Fichas de Procesos PDF

4.5.
La ficha de descripcin de un proceso
Una vez identificados los grandes procesos (macroprocesos), as como los procesos que los componen (subprocesos), interesa describir de forma exhaustiva en especial los procesos clave, es decir aquellos dirigidos directamente a dar servicio a los usuarios y familiares de stos. Para ello, se va utilizar un formato de ficha normalizada que homogenice y sistematice dicha definicin. La definicin en detalle de los procesos se debe realizar utilizando unos modelos normalizados de fichas, que incluyen informacin relativa a los mismos. De este modo se intenta dar una homogeneidad a los documentos de toda la organizacin. Su formato se describe a continuacin:
37
La estructura de la ficha que define el proceso del Sistema de Calidad sera similar a la siguiente NDICE: 1. 2. 3. OBJETO ALCANCE NORMATIVA APLICABLE
P R I N C I PA L E S
QUE DEFINEN UN PROCESO
PA R M E T R O S
4.
DESCRIPCIN DEL PROCESO 4.1. 4.2. 4.3. 4.x Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad ltima
5. 6.
REPRESENTACIN GRFICA DE LAS ACTIVIDADES QUE COMPONEN EL PROCESO (FLUJOGRAMA) INVENTARIO DE DOCUMENTOS Y FORMATOS
Un ejemplo aplicado al proceso de suministros y compras podra ser el siguiente:
38
GUAS
EN LA
D E A P OYO A L A CA L I DA D G E S T I N P B L I CA L O CA L . G U A 6
P R I N C I PA L E S
PA R M E T R O S
39
QUE DEFINEN UN PROCESO
5.
M EDICIN ,
ANLISIS Y MEJORA DE LOS PROCESOS
Slo lo que se puede medir se puede conseguir Tom Peters (1982) La creacin de valor del proceso se podr juzgar en base al anlisis de tres Parmetros bsicos: la eficacia, la eficiencia y la flexibilidad o adaptabilidad (capacidad para el cambio y anticipacin al mismo). Los indicadores podrn medir los resultados de los procesos o de las actividades y tareas que lo componen, siendo anticipadores que nos advierten de los resultados que se obtendrn.
Figura 24. Medicin del funcionamiento de los procesos
41
FUENTE: MARTN CASTILLA, 2005.
ANLISIS Y MEJORA
5.1.
En primer lugar, se identificarn las principales actividades que realiza la organizacin. A continuacin, se definirn las necesidades de informacin a partir del anlisis de las expectativas de los clientes y de los gesto-
MEDICIN,
Principales hitos en la definicin de los indicadores del proceso
DE LOS PROCESOS
res. Por ltimo, se identificarn y seleccionarn los indicadores en funcin de las necesidades de informacin definidas en la etapa anterior. De esta forma, se podr formalizar el sistema de indicadores con la ayuda de cuadros de mando.
Figura 25. Principales hitos en la definicin de los indicadores del proceso
42
Es preciso que los indicadores que integren el sistema de informacin permitan extraer informacin acerca de aquellos aspectos clave para los responsables de la organizacin o unidad dentro de sta. Por ello, es necesario que a la hora de seleccionar cada indicador ste sea: Importante: Referido a un elemento significativo y que sea significativo de algo tanto para quien efecta el control como para el agente cuya actividad es objeto de control Especfico: Que defina bien aquello a lo que se refiere. Numricamente medible: Los parmetros a los que se refiere el indicador son medibles.
GUAS
EN LA
Consistente en el tiempo: Es decir, que el indicador sea comparable consigo mismo en distinto momentos del tiempo Fcil de obtener: De clculo inmediato y utilizando pocos recursos, y si es posible, electrnicamente o de modo mecanizado. Obvio: Fcil de comprender y de sacar conclusiones. Objetivo: Lo menos subjetivo posible y que con independencia de la persona que tome los datos, stos no varen. Fiable: Que refleja la realidad sin distorsiones. Comparable: Que permita la comparacin con otras unidades u organizaciones similares. Ofrezca una relacin coste/utilidad en la toma de decisiones razonable. Nmero Adecuado: Un nmero de indicadores adecuado, que presente una operatividad ptima. Una vez aplicados los criterios anteriores, los indicadores que resulten seleccionados debern someterse a una evaluacin de conjunto con relacin a: 1. 2. El nivel de respuesta a las necesidades de informacin de la organizacin o unidad administrativa. El nivel de detalle, la validez y la confianza de la informacin suministrada con relacin a los diversos objetivos de gestin y a los aspectos crticos del entorno. El coste global de obtencin de la informacin, procurando que no comporte un aumento sensible de la carga administrativa.
ANLISIS Y MEJORA
43
3.
Si el resultado de dicha evaluacin es positivo, podremos definir el contenido del sistema de informacin para la gestin. A continuacin se van a analizar los mencionados anteriormente tres parmetros para la medicin del funcionamiento de los procesos: Eficacia, Eficiencia y Flexibilidad.
5.2.
Eficacia del proceso
La eficacia del proceso nos mostrar el nivel en que el proceso ha contribuido a la consecucin de los objetivos estratgicos de la organiza-
DE LOS PROCESOS
MEDICIN,
cin, es decir, y en trminos de valor aadido para el cliente, el grado en que los outputs del proceso han satisfecho las necesidades de los clientes (externos o internos) de dicho proceso. La eficacia del proceso se medir pues a travs del anlisis de los resultados alcanzados en base a indicadores de rendimiento, e indicadores de percepcin de los clientes.
Figura 26. Algunas reflexiones para el anlisis de la eficacia de los procesos
44
Ejemplos de indicadores que podran ayudar a medir a la organizacin el nivel de eficacia del proceso podran ser los siguientes: Nivel de cobertura de los servicios a todos los ciudadano. Accesibilidad de los servicios. Accesibilidad de las personas clave. Instalaciones adecuadas para la atencin al pblico. Comunicacin e informacin clara y orientada a las necesidades del ciudadano. Trato dispensado. Adecuacin del servicio/producto a las necesidades y expectativas del ciudadano.
GUAS
EN LA
Imagen o reputacin de la organizacin. Nivel de fidelidad con respecto al servicio ofrecido por la organizacin.
5.3.
Eficiencia del proceso
La eficiencia del proceso analiza los resultados alcanzados (o output del proceso) en relacin a los recursos invertidos en su consecucin (input). En este caso, ejemplos de indicadores de eficiencia podran ser los siguientes: costo por unidad producida, costes de la no calidad, ciudadano atendidos con respecto al total de la poblacin de referencia potencialmente destinatarios del servicio, cumplimiento de los presupuestos, auditoras internas, tasa de retorno de las inversiones, valor aadido por empleado, etc.
5.4.
Flexibilidad o adaptabilidad del proceso

45
Es la capacidad del proceso para adaptarse o anticiparse al cambio. El ciudadano tiene una serie de expectativas latentes, a las que la organizacin pblica local debe anticiparse, buscando exceder en todo momento en la satisfaccin de sus necesidades y expectativas. Asimismo, la evolucin constante y la aparicin de nuevas tecnologas posibilita la mejora continua de los productos y servicios y el valor aadido que puede incorporar el proceso. Posibles ejemplos de indicadores de la flexibilidad de un proceso seran los siguientes: nmero de nuevos servicios puestos a disposicin del ciudadano, innovaciones y mejoras introducidas en los procesos, reducciones de tiempos de tramitacin, servicios nuevos y adicionales ofrecidos al ciudadano, nivel de integracin de los colaboradores aliados o proveedores en el proceso de prestacin del servicio, etc.
ANLISIS Y MEJORA
La definicin de los procesos debe tener como finalidad, su mejora continua, a travs de la medicin de su funcionamiento y el establecimiento de unos objetivos o estndares.
MEDICIN,
5.5.
Criterios de priorizacin de los procesos a mejorar
DE LOS PROCESOS
La mejora de los procesos debe abordarse de forma continua, gradual y no de golpe y de forma global. La mejora y el cambio requieren tiempo y su maduracin dentro de la organizacin, por lo que es preferible hacer las cosas paso a paso. Por ello, es preciso seleccionar los procesos a mejorar, estableciendo unos criterios de priorizacin que optimicen el proceso de mejora. Entre los criterios para la priorizacin en la seleccin de los procesos a mejorar son fundamentales los siguientes: 1. Importancia o peso relativo del proceso en la organizacin Parece lgico que la organizacin centre sus esfuerzos en mejorar aquellos procesos crticos, que inciden de forma directa en los resultados que alcance la organizacin y en la consecucin de su misin, visin (hacia dnde se desea dirigir la organizacin) y a sus objetivos estratgicos. Asimismo, la organizacin no habr que olvidar la sostenibilidad del servicio pblico. 2.
46
Impacto en el ciudadano Por otra parte, la organizacin deber orientar sus esfuerzos de mejora hacia la orientacin de los procesos a la satisfaccin de los ciudadanos o clientes internos y, por tanto, priorizar sobre aquellos procesos cuya mejora tenga un impacto positivo en stos, aportndole mayor valor, introduciendo nuevos procesos, reduciendo errores o reclamaciones, contribuyendo a la mejora de la reputacin de la organizacin etc.
3.
Impacto sobre las personas La direccin de la organizacin pblica local deber tener presente las posibles barreras al cambio que pudieran frenar el desarrollo de la mejora de un determinado proceso, si existen los recursos humanos adecuados, as como los posibles impactos sobre la satisfaccin y motivacin de las personas que la integran, as como en el desempeo de su trabajo. En dicho sentido, tambin ser fundamental acompaar las medidas de mejora de otras tales como la formacin, la involucracin y la implicacin en la mejora.
GUAS
EN LA
4.
Requerimientos y costes de la mejora Resulta tambin fundamental analizar la mejora en trminos de eficacia, eficiencia y flexibilidad. De este modo, se debern analizar los recursos precisos, la variacin de costes en los que se incurren y las mejoras que se podran conseguir en trminos de tiempos, rendimiento, racionalizacin en la gestin de los recursos y en los costes incurridos, etc.
5.
Impacto sobre la organizacin y riesgo Se deber analizar tambin el posible impacto sobre la cultura y estructura de la organizacin. Asimismo, habrn de analizarse los riesgos sobre la organizacin derivados de la mejora de los procesos (por ejemplo, si sta posee los recursos adecuados para desarrollarla, la estructura de costes, las posibles influencias en el posicionamiento a corto plazo en la calidad del servicio ofrecido, etc.). Por otra parte, est claro que se deber actuar primero sobre aquellos procesos que poseen mayor peso dentro de la organizacin, con mayores oportunidades de mejora y que contribuyen en mayor medida a mejorar el posicionamiento.
47
6.
Grado de aplicabilidad o extensin de los posibles resultados a la mejora de otros procesos Con vistas a la optimizacin del proceso de mejora continua, el aprovechamiento de sinergias y economas de escala, a la hora de seleccionar los proceso a mejorar, la organizacin deber considerar el grado en que las actuaciones desarrolladas y los resultados obtenidos podran ser extrapolables a la mejora de otros procesos similares. Para ello, es fundamental establecer una clasificacin de procesos atendiendo a grupos funcionales. En base a los seis criterios sealados anteriormente (o a otros que identificase la organizacin), sta puede desarrollar un anlisis multicriterio que permita valorar la oportunidad de la mejora para cada uno de los procesos. Dicho anlisis se basa en ir dando una valoracin numrica relativa a cada proceso analizando uno a uno cada uno de los criterios de juicio.
ANLISIS Y MEJORA
DE LOS PROCESOS
MEDICIN,
Figura 27. Anlisis multicriterio en la priorizacin de procesos a mejorar (ejemplo)
48
Por otra parte, tambin se pueden realizar evaluaciones considerando dos criterios al mismo tiempo, como pueden ser la oportunidad de mejora y el impacto sobre el cliente, empleando como herramienta una Matriz de priorizacin de la mejora de los procesos en funcin de OportunidadImpacto.
Figura 28. Matriz de priorizacin en funcin de Oportunidad-impacto
GUAS
EN LA
Puede concluirse que la organizacin que se orienta a la excelencia gestiona las actividades en trminos de procesos. Dichos procesos debern aportar cada vez ms valor a los clientes y otros grupos de inters y estar siempre alineados con la misin, estrategia y objetivos. Para ello, es preciso su mejora continua, que debe partir primero del conocimiento e identificacin del mapa de procesos de la organizacin, segundo de la definicin de los procesos y tercero de la medicin de su funcionamiento, en trminos de eficiencia, eficiencia y flexibilidad o capacidad para adaptarse al cambio. Para la mejora es fundamental conocer bien los procesos, sus agentes y los elementos que los definen. As, es preciso identificar en todo momento las necesidades y expectativas de los clientes con respecto al output del proceso, orientando los mismos a la satisfaccin del cliente. Asimismo, es fundamental conocer las actividades que componen el proceso; en dicho sentido, el flujograma ofrece una valiossima herramienta de apoyo para la mejora. La mejora es algo siempre inacabado y en constante evolucin. Un proyecto de mejora de los procesos debe partir de una concepcin de continuidad, abordndola paso a paso, priorizando los procesos sobre los que va a centrarse en cada uno de los estadios, evaluando, revisando y adoptando las correspondientes acciones de mejora identificadas, para volver a realizar otro ciclo de mejora.
Figura 29. El ciclo de mejora continua y el despliegue de los procesos
49
ANLISIS Y MEJORA
DE LOS PROCESOS
MEDICIN,
Una vez definidos los procesos y analizado su funcionamiento a partir de las mediciones descritas, el siguiente paso ser la identificacin de las reas susceptibles de ser mejoradas, atendiendo al anlisis del valor aadido, la mejora de la eficiencia, la eliminacin de burocracia y duplicidades, la simplificacin, la reduccin de tiempos, la prevencin de errores, la normalizacin y estandarizacin, la posibilidad de automatizacin y/o informatizacin, etc.
50
GUAS
EN LA
6.
LA
GESTIN POR PROCESOS EN LA ADMINISTRACIN
LOCAL A TRAVS DEL MODELO EFQM DE EXCELENCIA
La sabidura es un edificio slido y completo, en el que cada pieza se mantiene en su sitio y lleva su marca Michel Eyquem de Montagne (1533-1592)
Por modelo de excelencia entendemos aquel referente estratgico estructurado en una serie de grandes captulos o materias clave dentro de la organizacin que, a su vez, se descomponen en reas que nos marcan las pautas o mejores prcticas a seguir para alcanzar la excelencia dentro de la organizacin. Para el Modelo EFQM de la Fundacin Europea para la Gestin de la Calidad, la excelencia supone el modo sobresaliente de gestionar la organizacin y obtener resultados, mediante la aplicacin de los siguientes 8 conceptos fundamentales: 1. Orientacin hacia los resultados: De este modo, la organizacin debe orientar sus actuaciones a la satisfaccin de las necesidades de todos los grupos de inters relevantes para la organizacin (las personas que la integran, los clientes, los aliados con los que establece relaciones de colaboracin y cooperacin, la sociedad en su conjunto, as como todos aquellos que tienen intereses econmicos en la organizacin), buscando el equilibrio y priorizando. Orientacin al cliente: As, la organizacin debe orientar sus procesos a satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes (tanto las presentes como las futuras que pudieran surgir), quienes son, en ltima instancia, los rbitros de la calidad del servicio/ producto. Liderazgo y coherencia: Segn lo cual, el equipo directivo de la organizacin debe estar concienciado, comprometido e implicado en la cultura de la excelencia, debe tener una capacidad de visin de cmo ser la organizacin en el futuro que sirva de inspiracin a los dems de forma coherente en toda la organizacin.
51
G E S T I N P O R P R O C E S O S E N L A A D M I N I S T R AC I N L O C A L A T R AV S D E L M O D E L O E F Q M D E E X C E L E N C I A
2.
3.
LA
4.
Gestin por procesos y hechos: La organizacin excelente gestiona las actividades en trminos de procesos, identificando los propietarios y definindolos con detalle, y desarrollando las correspondientes actividades de mejora en base a informacin relevante y aplicando sistemas de gestin de la calidad. Desarrollo e implicacin de las personas: Dado que las personas son el activo ms importante de la organizacin, sta debe procurar promover que se compartan los valores y propiciar un clima de confianza y asuncin de responsabilidades, as como del desarrollo personal y profesional de sus personas. Proceso continuo de aprendizaje, innovacin y mejora: Dentro de la organizacin debe existir una gestin adecuada del conocimiento, las experiencias, la creatividad e innovacin, en el marco de una cultura de mejora continua. Desarrollo de Alianzas: La bsqueda de la excelencia debe pasar por el establecimiento de relaciones de colaboracin/cooperacin, mutuamente beneficiosas, articuladas en la confianza, en compartir conocimientos y en una adecuada integracin, con el fin de aportar valor aadido y mejoras en el servicio a los clientes. Responsabilidad Social: La organizacin debe actuar desde posicionamientos ticos y objetivos ambiciosos de mejora continua en cuanto a perseguir ir ms all de las expectativas y las normativas de obligado cumplimiento.
5.
6.
7.
52
8.
Como puede observarse, la gestin por procesos es uno de los pilares de la organizacin orientada a la excelencia. Los criterios o dimensiones fundamentales que propone el Modelo EQFM para el anlisis de la realidad de la organizacin son ampliamente aceptados en nuestro entorno competitivo europeo y gozan de un reconocido prestigio por la rigurosidad y consenso con los que se han elaborado. El Modelo EFQM se estructura en base a 9 criterios bsicos, cinco a nivel de agentes facilitadores (Liderazgo, Poltica y Estrategia, Personas, Alianzas y Recursos y Procesos) y cuatro a nivel de resultados (Resultados en los Clientes, Resultados en las Personas, Resultados en la Sociedad y Resultados Clave).
GUAS
EN LA
Figura 30.
Estructura del Modelo EFQM de Excelencia
Por su parte, el criterio 5: Procesos se compone de los siguientes 5 subcriterios: 5a. Diseo y gestin sistemtica de los procesos 5b. Introduccin de las mejoras necesarias en los procesos mediante la innovacin, a fin de satisfacer plenamente a ciudadanos y otros grupos de inters, generando cada vez ms valor. 5c. Diseo y desarrollo de los productos y servicios basndose en las necesidades y expectativas de los ciudadanos 5d. Produccin, distribucin y servicio de atencin, de los productos y servicios 5e. Gestin y mejora de las relaciones con ciudadanos
Figura 31. Estructura del Criterio 5 del Modelo EFQM de Excelencia: Procesos
53
FUENTE: MARTN CASTILLA, 2002a.
LA
6.1.
Subcriterio 5a: Diseo y gestin sistemtica de los procesos
Entre otras, se pueden contemplar las siguientes reas relativas a cmo la organizacin: Identifica, define y documenta todos sus procesos, tanto clave o primarios como de apoyo o secundarios, necesarios para desempear sus funciones. Para la identificacin, habrn de conocerse las necesidades y expectativas del ciudadano. Establece el sistema de gestin de procesos que se caracterizar por: Identificar las limitaciones de la organizacin que puedan suponer una barrera en su competitividad. Identificar los procesos relacionados con los factores clave para la competitividad de la organizacin o modelo a seguir y definir su incidencia en la efectividad, eficacia y eficiencia, as como el posible efecto en la satisfaccin de las necesidades y expectativas del ciudadano. Normalizar los procedimientos clave. Acercar los servicios al ciudadano. Asignar los recursos y responsabilidades a cada proceso.
54
Definir las funciones y responsabilidades con respecto a cada proceso, en cada puesto de trabajo. Gestin por objetivos. Implicar a todos los agentes dentro de la cadena de valor: clientes internos y externos (ciudadanos, usuarios) y aliados (proveedores, colaboradores, otras Administraciones, etc.). Establecer instrumentos de seguimiento, evaluacin, control y modelizacin o prediccin de los procesos, tales como sistemas de indicadores de gestin, cuadro de mando, etc. Establecer estndares o valores deseables para dichos indicadores. Llevar a cabo una comparacin de los indicadores de gestin con respecto a los estndares y objetivos estratgicos, estableciendo los mecanismos necesarios para su ajuste y mejora.
GUAS
EN LA
Evaluar el desempeo de funciones y cumplimiento de objetivos del personal con respecto a los procedimientos. Identificar los puntos de ruptura entre las distintas actividades que componen los procesos, en las interrelaciones con otras unidades, as como con los aliados. Prever los mecanismos necesarios para afrontar y resolver los puntos de ruptura. Realizar anlisis comparativo con respecto a otras organizaciones consideradas modelo a seguir. Evaluar el nivel de satisfaccin de las necesidades y expectativas tanto del ciudadano como de las personas que integran la organizacin. Establecer un proceso de mejora continua de los procesos Desarrollar en la gestin de los procesos sistemas de gestin de la calidad (p.ej. Normas serie ISO 9000), de gestin medioambiental (p.ej. Normas serie ISO 14000), y de prevencin de riesgos laborales.
6.2.
G E S T I N P O R P R O C E S O S E N L A A D M I N I S T R AC I N
Entre otras, se pueden contemplar las siguientes reas relativas a lo que la organizacin hace para: Identificar las oportunidades de mejora de los procesos de prestacin de servicio. Priorizar los procesos a mejorar. Promover la creatividad, innovacin y participacin de las personas (tanto las pertenecientes a la organizacin como los ciudadanos, los aliados o colaboradores) en la mejora continua o modernizacin de la organizacin. Promover e implantar formas innovadoras de organizacin, gestin y operacin para mejorar los procesos. Aprovechar las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologas en la mejora de los procesos.
L O C A L A T R AV S D E L M O D E L O E F Q M D E E X C E L E N C I A
Subcriterio 5b: Introduccin de las mejoras necesarias en los procesos mediante la innovacin, a fin de satisfacer plenamente a ciudadanos y otros grupos de inters, generando cada vez mayor valor
55
LA
Establecer una ptima estrategia para la gestin del cambio, que incluye los siguientes aspectos: Objetivos estratgicos o a alcanzar. Anlisis del escenario futuro frente a la situacin actual e identificacin de parmetros de cambio. Valorar la necesidad de llevar a cabo el cambio. Evaluar posibles impactos y barreras. Diseo de un plan de accin para el desarrollo del cambio. Establecimiento de las estructuras de gestin adecuadas para llevar a cabo el proyecto de cambio. Asignacin de recursos. Diseo de mecanismos de seguimiento, control y evaluacin que permitan el ajuste y la mejora. Plan de contingencias ante posibles desviaciones que pudieran producirse.
56
Disear y desarrollar un ptimo plan de comunicacin interno (dirigido a sus personas y, en su caso, a los aliados) y externo (dirigido a los ciudadanos y a los aliados). Establecer los mecanismos oportunos de formacin y adiestramiento en cada puesto de trabajo de las personas dentro de la organizacin para optimizar el desarrollo y operatividad de los nuevos procesos, apoyndose en manuales, guas que describan los procedimientos, as como en material didctico. Dicha formacin y adiestramiento deber llevarse a cabo tanto antes de la implantacin como en las sucesivas fases de la misma. Establecer instrumentos de seguimiento, evaluacin, control y modelizacin o prediccin en la implantacin de los nuevos procesos, tales como sistemas de indicadores de gestin, cuadro de mando, etc. Establecer estndares o valores deseables para dichos indicadores. Llevar a cabo una comparacin de los indicadores de gestin con respecto a los estndares y objetivos estratgicos, estableciendo los mecanismos necesarios para su ajuste y mejora. Evaluar el desempeo de funciones y cumplimiento de objetivos de las personas con respecto a dichos nuevos procesos.
GUAS
EN LA
Desarrollar las oportunas actuaciones de rediseo y mejora de los procesos clave relacionados con la prestacin de servicio al ciudadano. Evaluar la eficacia y eficiencia derivada de la implantacin de las acciones de mejora desarrolladas en los procesos, con el objetivo de garantizar los resultados deseados y previstos y, en su caso, poder llevar a cabo los necesarios ajustes y mejoras sobre lo programado en un principio.
6.3.
Subcriterio 5c: Diseo y desarrollo de los productos y servicios basndose en las necesidades y expectativas de los ciudadanos
Las reas a contemplar incluiran qu es lo que hace la organizacin para: Conocer de las necesidades y expectativas del ciudadano, a travs de, entre otras, de las siguientes herramientas: Anlisis cualitativo y cuantitativo del entorno. Encuestas de necesidades/expectativas de los ciudadanos/ usuarios. Reuniones con agentes representativos (asociaciones de consumidores, etc.). Encuestas de opinin/satisfaccin y de percepciones a ciudadanos/usuarios. Encuestas a empleados sobre su percepcin del nivel de satisfaccin y las necesidades y expectativas de los usuarios. Grupos de mejora compuestos por personal de la organizacin. Grupos de trabajo con usuarios. Anlisis de sugerencias, reclamaciones e iniciativas de mejora tanto del ciudadano como de los empleados. Empleo de la tcnica de Cliente Annimo, es decir una persona que se hace pasar por un usuario, generalmente con alguna problemtica o particularidad extrema, para analizar el nivel de servicio que recibe. Comparacin con los servicios ofrecidos por otras organizaciones.
57
LA
Medicin de la evolucin de las necesidades y expectativas del ciudadano. Relacin entre las nuevas tecnologas y posibles nuevas necesidades o demandas de los ciudadanos (por ejemplo, la tramitacin telemtica). Identificar los parmetros o atributos del servicio que el ciudadano tiene en consideracin, a la hora de evaluar el nivel de satisfaccin obtenido en la utilizacin del mismo. Definir la importancia relativa que el ciudadano otorga a cada uno de los atributos del servicio/producto. Se definen los ejes de satisfaccin del ciudadano, es decir los distintos elementos que configuran la opinin del mismo. Identificar las diferentes tipologas de ciudadanos y segmentarlos, atendiendo a las diferentes necesidades y expectativas con respecto al servicio/producto. Conocer el ciclo de vida en la demanda de cada servicio/producto y anticiparse a las demandas previstas, con el fin de poder dar respuesta a los mismos, disear polticas ad hoc e introducir medidas de regulacin o satisfaccin de dicha demanda y determinar, de este modo, su viabilidad a corto, medio o largo plazo. Ir por delante de la demanda de servicios, en el sentido de aprovechar la creatividad e innovacin para identificar necesidades y expectativas potenciales y desarrollar nuevos servicios/productos o introducir mejoras en los actuales antes de que el usuario los demande. Llevar a cabo un anlisis comparativo con respecto a los servicios/productos ofrecidos por otras organizaciones consideradas modelo a seguir, pertenecientes tanto al mbito pblico como privado. Promover dentro de la organizacin la innovacin y la creatividad, reconociendo las iniciativas de mejora dirigidas a adaptar los servicios/productos al ciudadano y a poner a su disposicin nuevos. Implicar a los aliados (proveedores, colaboradores, otras Administraciones, etc.) para identificar posibles mejoras en el diseo y desarrollo de los servicios/productos.
58
GUAS
EN LA
6.4.
Subcriterio 5d: Produccin, distribucin y servicio de atencin, de los productos y servicios
Las reas a contemplar incluiran qu es lo que hace la organizacin para: Orientar el diseo y desarrollo de los servicios/productos a lo que precisa el ciudadano, ajustndose a sus necesidades y expectativas. Comunicar e informar de forma clara, concisa y orientada a las necesidades de los ciudadano acerca de los servicios que se prestan y sus derechos, a travs de documentacin, publicaciones, folletos, cartas de servicios, hojas de instrucciones, circulares, Internet, puntos automticos de informacin/consulta, etc. Facilitar mltiples modalidades de acceso al servicio/producto, propiciando el acercamiento al ciudadano. Dar informacin gil, puntual y adecuada del estado de tramitacin de los expedientes. Dar informacin al ciudadano sobre la caducidad de las autorizaciones temporales y la necesidad de su renovacin. Dar informacin al ciudadano sobre las necesidades de subsanacin de errores u omisiones por su parte. Dar informacin al ciudadano sobre los riesgos inherentes a determinadas actuaciones, sus derechos y obligaciones. Llevar a cabo con diligencia y rapidez la subsanacin de posibles errores, omisiones o irregularidades achacables a la organizacin, intentando minimizar y compensar los posibles daos derivados sobre el ciudadano. Dar informacin al ciudadano acerca de sus datos disponibles en bases de datos de la organizacin y posibilitarle la correccin de posibles errores en los mismos. Dar informacin al ciudadano sobre nuevas prestaciones, modificaciones o valor aadido a los actuales servicios/productos, a travs de los cauces precisos.
59
LA
6.5.
Subcriterio 5e: Gestin y mejora de las relaciones con los ciudadanos
Las reas a contemplar incluiran qu es lo que hace la organizacin para: Identificar la percepcin de los ciudadanos con respecto a la calidad del servicio/producto, desagregando en funcin de los diferentes atributos que caracterizan el servicio/producto. Determinar la diferencia entre las percepciones y las expectativas (nivel de calidad percibido frente al esperado) y el grado de satisfaccin con el servicio/producto recibido y articular las medidas necesarias para reducir dicha diferencia. Segmentar los ciudadanos atendiendo a las diferentes tipologas de necesidades y expectativas con respecto a la organizacin. Mantener contacto de forma continua con el ciudadano a 4 niveles: Antes de acudir a la organizacin. Mientras se le presta el servicio o suministra el producto.
60
Con posterioridad a la prestacin del servicio o suministro del producto. En todo momento, para mantenerle informado, de forma transparente, sobre la gestin pblica llevada a cabo por la Administracin Pblica.
Analizar el proceso de prestacin del servicio o de suministro del producto y la percepcin de los empleados en la atencin al pblico sobre la calidad del servicio ofrecido. Desarrollar actuaciones de rediseo de los procesos clave relacionados con la prestacin de servicio al ciudadano siempre que sea precisa la mejora de los mismos. Disponer de un servicio de atencin al ciudadano, con suficiente entidad dentro de la organizacin, de atencin de sugerencias, quejas y reclamaciones que responda a todos y articule mecanismos de ajuste y mejora oportunos y giles. Disponer de la figura del Defensor del Ciudadano que sea garante de sus derechos y de la calidad del servicio que recibe, as como interlocutor ante sus quejas, reclamaciones o sugerencias.
GUAS
EN LA
Asegurar el desarrollo de sistemas de seguimiento, control y evaluacin de la calidad del servicio que permitan articular mecanismos de ajuste y mejora oportunos y giles. Analiza la evolucin en el tiempo de la percepcin del ciudadano con respecto al servicio. Llevar a cabo un anlisis comparativo con relacin a los resultados en los ciudadanos de otras organizaciones e identificar las posibles causas y soluciones ms adecuadas. Promover el desarrollo de iniciativas para la mejora del servicio, basadas en la creatividad e innovacin, tales como: la tramitacin telemtica, facilitar la participacin del ciudadano a travs de sugerencias y reclamaciones por telfono, e-mail, etc., inicio de tramitacin de expedientes por telfono, aperturas de horarios innovadoras, puntos automticos de informacin y gestin, acercamiento del servicio a zonas poco accesibles a travs de servicios itinerantes (oficinas mviles, etc.), realizacin de encuestas sobre percepcin va Internet, etc.
61
LA
7.
LA
GESTIN POR PROCESOS EN LA
LOCAL DESDE LA VISIN DE LAS
A DMINISTRACIN NORMAS ISO 9000
Las cosas que se han de hacer no se han de decir, y las que se han de decir no se han de hacer Baltasar Gracian (1601-1658) La familia de Normas ISO 9000 de Sistemas de Gestin de la Calidad es un conjunto de normas internacionales (promovidas, desde su publicacin inicial en 1987, por la Asociacin Internacional de Normalizacin) que pretenden asegurar la calidad de los procesos y actividades de la organizacin, promoviendo la mejora continua y el logro de la satisfaccin del cliente. Dichas normas fueron modificadas en el ao 2000 y con posterioridad la primera de ellas fue actualizada en 2005. La familia de las Normas UNE-EN-ISO 9000 del ao 2000 estaba constituida por tres normas bsicas, complementadas con un nmero reducido de otros documentos (guas, informes tcnicos y especificaciones tcnicas). Las cuatro normas bsicas de la familia ISO 9000 son:
63
UNE-EN-ISO 9001: Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos UNE-EN-ISO 9004: Sistemas de gestin de la calidad. Directrices para la mejora del desempeo. UNE-EN ISO 19011:2002: Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental. Los protocolos ISO requieren que todas las normas sean revisadas al menos cada cinco aos para determinar si deben mantenerse, revisarse o anularse. La versin de 1994 de las normas pertenecientes a la familia ISO 9000, fue revisada por el Comit Tcnico ISO/TC 176, publicndose el 15 de diciembre del ao 2000. La primera de ellas (ISO 9000) fue revisada en septiembre de 2005, publicndose una nueva versin, que incluye nuevas definiciones, ampla algunas de las ya existentes y actualiza el contenido de algunas notas.
L O CA L D E S D E L A V I S I N D E L A S N O R M A S I S O
UNE-EN-ISO 9000:2005: Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y Vocabulario, que derog a finales de 2005 y sustituy a la Norma del mismo ttulo del ao 2000: UNE-EN-ISO 9000:2000.
LA
9000
AENOR (Asociacin espaola de Normalizacin) public con la misma fecha las normas UNE-EN-ISO 9000 del ao 2000, versin oficial en espaol de las normas ISO 9000 del ao 2000 y en noviembre de 2005 public la versin espaola de la ISO 9000:2005. Los principales beneficios que pueden aportar los sistemas de gestin de la calidad como las normas ISO 9000 pueden concretarse, segn Hayashi (1991), en las siguientes: 1. Se pueden establecer unos objetivos especficos para las actividades de control de calidad conduciendo a la mejora de la calidad. Permite la valoracin y registro del estado de las actividades de control de la calidad, de forma justa, imparcial y neutral por una tercera parte en base a unos controles estandarizados en todo el mundo. Permite una normalizacin, de forma que el resultado de la valoracin y del registro se convierte en un pasaporte comn para los mercados internacionales, y existe la posibilidad de evitar la repeticin de exmenes innecesarios en los distintos pases.
2.
3.
64
7.1.
Requisitos de la norma ISO 9001:2000
Los requisitos de la ISO 9001:2000 se estructuran en los siguientes mbitos: 1. Responsabilidad de la direccin: De acuerdo con la norma, la alta direccin debe tener en cuenta los siguientes aspectos para desarrollar y mantener un sistema de gestin eficaz y eficiente capaz de alcanzar los objetivos previstos. Incluye los siguientes aspectos: Poltica de Calidad. Objetivos de Calidad. Sistemas de gestin de la Calidad. Representante de la Direccin. Manual de Calidad.
GUAS
EN LA
Control de la Documentacin. Control de Riesgos. Revisin por la Direccin. Requisitos de los Clientes. 2. Gestin de recursos: cuyo objetivo es determinar y proporcionar en el momento adecuado los recursos necesarios para establecer y mantener el sistema de Gestin de Calidad. Incluye los siguientes aspectos: Personal. Equipos. Espacio de trabajo. Mantenimiento. Servicios de Apoyo. 3. Realizacin del producto o servicio: Que contempla los siguientes aspectos: Procesos relacionados con clientes. Diseo y desarrollo del producto o servicio. Compras. Actividades de produccin y de prestacin del servicio. 4. Medida, Anlisis y mejora: Que contempla los siguientes aspectos: Seguimiento de la satisfaccin del cliente. Auditorias internas. Control de las no conformidades. Anlisis de datos para la mejora. Mejora: acciones correctoras y acciones preventivas.
65
LA
9000
Figura 32.
Los procesos en el sistema de gestin de la calidad segn la norma ISO 9000:2005
66
FUENTE: ISO 9000:2005.
7.2.
Los ocho principios de la gestin de la calidad segn las recomendaciones de la norma ISO 9004:2000
Por otra parte, en la norma ISO 9004:2000 de Sistemas de Gestin de la Calidad, recoge como recomendaciones para llevar a cabo la mejora los siguientes ocho principios de gestin de calidad: 1. ORGANIZACIN ENFOCADA AL CLIENTE
Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberan comprender las necesidades actuales y futuras de los mismos, satisfacer sus requisitos y esforzarse en exceder sus expectativas. 2. LIDERAZGO
GUAS
EN LA
Los lideres establecen la unidad de propsito y la orientacin de la direccin de la organizacin. Ellos deberan crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organizacin.
3.
PARTICIPACIN DEL PERSONAL
El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organizacin y su total implicacin posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organizacin. 4. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
El resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. 5. ENFOQUE DEL SISTEMA HACIA LA GESTIN
Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema que contribuye a la eficacia y eficiencia de una organizacin en el logro de sus objetivos. 6. MEJORA CONTINUA
La mejora continua en el desempeo global de la organizacin debera ser un objetivo permanente de sta. 7. ENFOQUE HACIA LA TOMA DE DECISIONES
67
8.
RELACIN MUTUAMENTE BENEFICIOSA CON EL PROVEEDOR
Una organizacin y sus proveedores son interdependientes, y una relacin mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor.
7.3.
Principales hitos en la implantacin de un sistema de gestin de la Calidad conforme a la Norma ISO 9001
De forma general, se podran diferenciar las siguientes tres principales fases en la implantacin de un Sistema de Gestin de la Calidad conforme a la Norma ISO 9001:2000: a) Anlisis y diagnstico.
Las decisiones eficaces se basan en el anlisis de los datos y la informacin.
LA
9000
b) c) 7.3.1.
Implementacin. Mejora del sistema de gestin de la calidad. Fase I: Anlisis y Diagnstico
Incluye a su vez tres etapas: a) Identificacin de los objetivos generales que la organizacin quiere alcanzar: Ser ms eficiente, producir productos y servicios que cumplan coherentemente los requisitos del cliente, lograr la satisfaccin del cliente, incrementar la cuota de mercado, mantener la cuota de mercado, mejorar la comunicacin y la moral de la organizacin, reducir costes y pasivo, incrementar la confianza en el sistema de produccin, etc. Identificar las expectativas sobre la organizacin de otros agentes: Clientes, personal, proveedores, etc. Obtener informacin sobre las normas ISO 9000: Para ello se ofrece informacin ms detallada en la Norma ISO 9001. Fase II: Implementacin
b) c)
68
7.3.2.
Incluye a su vez seis etapas:

a)
Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestin de calidad y su aplicacin a travs de la organizacin: Se focalizar en analizar cules son los procesos, quines son los clientes destinatarios de cada proceso, cules son los requisitos de estos clientes, etc. Aplicar las normas ISO 9000 en el sistema de gestin de la organizacin: Cuyo objetivo ser decidir si lo que se busca es la certificacin de que su sistema de gestin de la calidad es conforme con la Norma ISO 9001, o si se est preparando para optar a un premio nacional a la calidad. Diagnosticar la situacin actual: Tratar de determinar las diferencias existentes entre el sistema actual de gestin de la calidad y un sistema que cumpla, mediante autoevaluacin o evaluacin externa.
b)
c)
GUAS
EN LA
d)
Identificar los procesos necesarios para suministrar los servicios a los clientes: Cuyo principal objetivo ser revisar los requisitos del captulo 7 Realizacin del Producto de la Norma ISO 9001 para determinar si son aplicables al sistema de gestin de la calidad los requisitos, incluyendo: Procesos relacionados con el cliente, Diseo y desarrollo, Compras, Produccin y prestacin del servicio, Control de los dispositivos de seguimiento y medicin. Desarrollar un plan para eliminar las diferencias entre el sistema de calidad actual y el sistema que cumpla: Cuyo objetivo ser identificar las acciones necesarias para eliminar las diferencias existentes, asignar recursos y responsabilidades para llevar a cabo estas acciones, y establecer un programa para completar las acciones necesarias. Implementar el plan: Cuyo principal objetivo ser implementar las acciones identificadas y hacer un seguimiento del progreso del programa. Fase III: Mejora del Sistema de Gestin de la Calidad:
69
e)
f)
7.3.3.
Incluye a su vez seis etapas: a) Realizar auditorias internas peridicas: Que se realizarn conforme a la Norma ISO 19011 como orientacin para la auditora, la calificacin del auditor y la gestin de los programas de auditora. Certificacin de la conformidad por un organismo de registro/certificacin independiente: Incluye la contratacin de una entidad acreditada para llevar a cabo una auditora y certificar la conformidad del sistema de gestin la calidad. Evaluar la informacin que genera el sistema de calidad para determinar nuevas acciones de mejora: Cuyo objetivo ser la revisin de la eficacia e idoneidad del sistema de gestin. La Norma ISO 9004 proporciona una metodologa para la mejora.
b)
c)
d)
7.4.
Camino a la excelencia
LA
Una vez implantado un Sistema de Gestin de la Calidad segn la norma UNE-EN-ISO 9001:2000, el camino que queda por realizar es toda-
9000
va muy amplio. En dicho sentido, la Direccin ptima y obligada a la que se debera dirigir una organizacin pblica sera hacia la mejora continua de la calidad a travs de un enfoque basado en Modelo EFQM de Excelencia.
70
GUAS
EN LA
8.
A LGUNAS EXPERIENCIAS EN LA A DMINISTRACIN
EN GESTIN POR PROCESOS LOCAL
Quien volviendo a hacer el camino viejo aprende el nuevo, puede considerarse un maestro Confucio (551-470 a.C.)
8.1.
La experiencia del Departamento de Formacin de la Diputacin Provincial de Alicante en la gestin por procesos
INTRODUCCIN El Departamento de Formacin de la Diputacin Provincial de Alicante presenta su sistema de calidad basado en la gestin por procesos e indicadores de gestin. Pensamos humildemente que aportamos una experiencia original, slida y eficaz, til para la gestin de un departamento de formacin pero sin duda trasladable a cualquier otro mbito de la Administracin. Es original sobretodo porque el mapa de procesos, flujogramas de procedimientos, actividades, etc., estn conformados en soporte informtico. Adems de ahorrar papel, facilita enormemente su consulta por todos los miembros de la organizacin. Slida por el tiempo que ya venimos trabajando con este sistema (es el tercer ejercicio) y eficaz porque facilita la deteccin y correccin de errores y la toma consecuente de decisiones. Breve presentacin El Departamento de Formacin de la Diputacin de Alicante tiene unos 15 aos de existencia. Obviamente, desde entonces, ha variado mucho en su trabajo y en los recursos de que dispone. El Departamento de Formacin se ha organizado teniendo en cuenta su Misin, es decir,Proporcionar formacin y reciclaje permanente a los
71
EXPERIENCIAS EN GESTIN
ALGUNAS
POR PROCESOS EN LA
A D M I N I S T R AC I N
L O CA L
empleados pblicos que prestan servicios en la administracin Local de la provincia de Alicante: Ayuntamientos, Mancomunidades y otras entidades locales, la propia Diputacin y sus Organismos autnomos. La poblacin potencial a la que nos dirigimos la constituyen alrededor de 16.500 empleados pblicos. En este sentido, la gestin de los cursos propiamente dicha se descarga en 3 negociados operativos: negociado de Formacin Continua , Negociado de Formacin Informtica y Negociado de Formacin Interna. De manera transversal, dando apoyo a todos ellos desde la parte econmica y administrativa, hay un cuarto negociado denominado Administracin de cursos. A nivel directivo, todo esto se coordina desde la jefatura de seccin, que se encarga ms de la direccin interna, mientras que el jefe de servicio se ocupa de las relaciones externas, dar cuenta a la Direccin del rea y Diputado Delegado y del establecimiento y mantenimiento de la red de contactos (INAP , FEMP , IVAP , otras instituciones provinciales del Estado, etc.).
72
El Staff tcnico lo conforman 3 puestos de trabajo y hay tambin 4 profesionales de apoyo que se encargan de la atencin a profesores y alumnos y preparacin de aulas y materiales, en turnos de maana y tarde en los dos centros de formacin: C/ Ferr Vidiella y aulas de formacin del Hogar Provincial. En cuanto a nuestra Visin, aspiramos a liderar la formacin de los empleados pblicos que prestan servicios en la Administracin Local de la provincia y ser el punto de referencia en cuanto a modelos de formacin de la Administracin Pblica de todo el Estado. Concebimos la formacin como una herramienta estratgica clave en las polticas municipales de cambio y modernizacin. Nuestra filosofa como departamento viene recogida en nuestra Declaracin de la Calidad, y se sustenta en tres pilares, que conforman nuestros valores; Servir de forma satisfactoria a nuestros clientes. Normalizacin y mecanizacin de la gestin. Participacin del personal.
GUAS
EN LA
Nuestro recorrido por la Calidad Nuestra andadura por la Calidad comienza en el ao 1995, momento, en el que el equipo de gobierno de esta Institucin asumi como uno de sus objetivos el impulso de la Calidad en los departamentos de la Diputacin. Podemos sintetizar la evolucin a lo largo de esta dcada en tres etapas: 1. etapa.Tras algunas incursiones errticas por el Modelo EFQM, y unas primeras autoevaluaciones, el Departamento de Calidad de la Diputacin se decant por las Normas ISO, en concreto, en nuestro caso, para la certificacin por la Norma ISO 9002:1994. En un principio encontramos muchas dificultades para la adaptacin a un servicio como el nuestro de esta Norma, pensada esencialmente para la produccin. En paralelo seguimos investigando sobre modelos de calidad y de ese modo llegamos a conocer el mtodo CEDEO/Q*For, especfico para organismos de formacin, y que se basa, fundamentalmente, en la solvencia institucional, la calidad tcnica y profesional y, sobre todo, en la satisfaccin manifestada por los clientes.
73
ALGUNAS
2. etapa.Con nuevos nimos, y siguiendo las directrices que se marcaban en la propia Diputacin comenzamos a trabajar con la documentacin de las ISO, con la mirada puesta en la obtencin de la certificacin correspondiente. Al final de 2001, obtuvimos la certificacin ISO 9002:1994 de AENOR.
POR PROCESOS EN LA
Esta certificacin que tiene una validez de tres aos, la renovamos en 2001, y de nuevo en 2004. Tambin en estos casos, el nivel de satisfaccin de los clientes entrevistados, ha sido del 100 %.
Este reconocimiento externo supuso un importante elemento de motivacin para todo el personal que compona el Departamento, ya que nuestros clientes (el 100 % de los entrevistados) manifest sentirse satisfecho o muy satisfecho con los servicios prestados.
L O CA L
Trabajamos en ello y accedimos a esta certificacin, nos sometimos a su auditora y en noviembre de 1998 nos convertamos en el primer departamento de formacin de una Administracin Pblica espaola que obtena la certificacin de calidad por el mtodo europeo CEDEO/Q*For.
Sin embargo, no sentimos ninguna satisfaccin especial. Muchas veces suframos la norma como un trabajo suplementario que adems no aada valor a nuestro sistema de gestin. El error haba sido intentar adaptar nuestro trabajo a lo que la Norma deca, en lugar de interpretarla con arreglo a nuestra necesidad y sistema de funcionamiento. Haba una disociacin entre cmo trabajbamos y cmo decamos en la norma que debamos hacerlo. 3. etapa.Las normas del 94 dejaban de estar vigentes y debamos adaptar nuestro sistema a las ISO 9000:2000. Ante esta tesitura, tenamos dos opciones. Una, la ms fcil, consista en reconvertir los procedimientos en procesos (exigencia de la nueva norma), y realizar algunas pequeas adaptaciones para someternos a la auditora con el nuevo sistema. La otra opcin, era olvidarnos de todo lo hecho, y partir desde cero, elaborando nuestro mapa de procesos, flujogramas, actividades, etc. Optamos por la segunda sin dudarlo. El sistema de trabajo, ahora, fue radicalmente distinto. En primer lugar: un perodo de formacin de una parte del equipo en gestin por procesos, y de todos los miembros del comit de calidad en las novedades y requerimientos de las normas ISO 9001:2000; apostamos decididamente por un verdadero trabajo en equipo para la definicin de nuestros procesos clave, estratgicos y los de soporte, delimitando as nuestro mapa de procesos. La descripcin de cada uno de ellos la realizaron los profesionales directamente implicados en la gestin; cada uno los suyos. Con todo el trabajo realizado y el correspondiente debate, qued aprobado por consenso nuestro mapa de procesos. En noviembre de 2003, obtenamos la certificacin por la norma ISO 9001:2000. Nos sentimos satisfechos del resultado, pues sobre todo era algo muy nuestro. El mapa de procesos, ahora, reflejaba fielmente nuestro trabajo. Ahora, los procesos se sentan como propios y ya no exista la dicotoma entre cmo trabajo y cmo dice el proceso que debo trabajar. Las auditoras ya no se viven como una amenaza. Al contrario, todos estamos deseosos de explicar y rebatir -si procede- al auditor sus observaciones.
74
GUAS
EN LA
EL MAPA DE PROCESOS Nuestro Mapa de Procesos, lo conforman los 13 siguientes: Procesos estratgicos: Sistema de Gestin Mejora continua Procesos clave: Anlisis de necesidades y determinacin de la oferta formativa Planificacin y Gestin de los cursos Evaluacin Gestin y control de certificados Procesos de soporte: Elaboracin y ejecucin de presupuestos Tramitacin de asistencia a acacciones formativas externas Gestin de la documentacin Compras de material Control de Almacn Tramitacin de expedientes administrativos Formacin del personal
75
ALGUNAS
Por ltimo, de cada una de las actividades que aparecen en el flujograma citado, hemos elaborado una ficha descriptiva, en la que aparece el responsable de dicha actividad, sus entradas y salidas, fecha de aprobacin y estado de revisin.
POR PROCESOS EN LA
De esta ficha, pasamos al despliegue del proceso. Se trata del procedimiento asociado, descrito en forma de flujograma. Se caracterizan en el mismo, tanto las actividades que hay que desarrollar (y su interrelacin), como las responsabilidades de cada funcin, segn el momento, en el que nos encontramos del procedimiento.
De cada proceso, hemos elaborado una ficha descriptiva. Si es subdivisible en subprocesos, sealaremos en cuales, as como sus entradas y salidas. Por ltimo, relacionamos la documentacin de referencia del mismo y los anexos, que son documentos de nuestro sistema que establecen criterios o instrucciones de trabajo, necesarias para el desarrollo del proceso. Tambin se identifican los indicadores de medida.
L O CA L
Cada persona del departamento, desde su ordenador, puede acceder a este mapa de procesos, con lo que cualquier consulta a la hora de resolver dudas sobre la forma de proceder en el desarrollo de una actividad, es automtica, sin necesidad de tener que buscar en un documento tradicional Para determinar nuestro mapa de procesos, hemos seguido los siguientes criterios: Reflejar lo que somos: Evidentemente, desde el principio estamos pretendiendo que nuestro mapa de procesos sea una fotografa fidedigna de nuestro departamento, de tal forma que, todos y cada uno de los componentes (y lo que hacemos) nos veamos reflejados en l. Simplificar: perseguimos la normalizacin, simplificacin y mecanizacin Hemos podido conseguir el gran reto de plasmar en 13 procesos, lo que antes significaban ms de una veintena de procedimientos.
76
Adecuarnos a la norma: respetando escrupulosamente lo que la norma dice, pero interpretndola en funcin de cmo concebimos nuestro trabajo. En todos los procesos, pero como mnimo en los considerados claves, fijar objetivos e indicadores de calidad.
OBJETIVOS E INDICADORES DE GESTIN Cada uno de los procesos tiene definido al menos un indicador cuantitativo. En el caso de los procesos clave, algunos de los indicadores (un mnimo de uno por proceso), tienen asociados, a la vez, objetivos de cumplimiento. Comenzamos con este sistema de gestin en el ejercicio 2003. Establecimos un total de 17 indicadores que afectaban (entonces) a 8 de los procesos. A su vez, 7 de estos indicadores, tenan asociado un objetivo de cumplimiento y un nivel de tolerancia o criterio de aceptacin. En 2004 pasamos a 23 indicadores, y 9 de ellos con objetivo asociado. Conseguimos que todos los procesos (clave, soporte y estratgicos) tuvieran algun indicador establecido.
GUAS
EN LA
Este ejercicio 2005, hemos anulado algunos que no nos aportaban valor, hemos modificado varios de ellos y hemos incorporado alguno nuevo. Son ya 26, 9 de ellos con objetivo asociado. Los sealamos en el siguiente cuadro:
PROCESO INDICADOR OBJETIVO
Mejora continua Anlisis necesidades y determinacin oferta formativa
Quejas recibidas y contestadas en un perodo de tiempo Cursos nuevos realizados respecto total nuevos plan Ejecucin cursos Ediciones celebradas en un perodo de tiempo Ediciones celebradas fuera de la capital % ediciones convocadas en un plazo determinado
Contestar en plazo el 100% de las quejas/sugerencias recibidas Programar ediciones de 64 cursos nuevos o actualizados 150 cursos distintos Variable (58-98-15-74) 95 ediciones El 85% de las ediciones convocadas en plazo superior a 5 das
Planificacin y gestin de cursos
Evaluacin Gestin y control de certificados Elaboracin y ejecucin presupuestos
Ediciones evaluadas que no alcanzan una determinada puntuacin % tramitaciones certificados fuera plazo Situacin trimestral ejecucin del presupuesto
77
Que el 100 % alcance el 2,97 Tramitar 100% peticiones dentro del mes siguiente a la fecha de finalizacin Ejecutar el 90% del presupuesto
Los otros 17 indicadores de 2005, que no estn asociados a un objetivo de cumplimiento, pero que cada comit de calidad trimestral revisa su evolucin, son los siguientes:
ALGUNAS
POR PROCESOS EN LA
L O CA L
PROCESO
INDICADOR
Sistema de Gestin Mejora Continua
N. de das demora sobre fechas previstas reuniones comit de calidad No conformidades en un perodo de tiempo Ejecucin de ediciones % de solicitudes vlidas
Planificacin y Gestin de cursos
% total de rehusados, renuncias y no presentados sobre total de convocados N. fotocopias licencia CEDRO
Evaluacin
% encuestas annimas sobre total de encuestas Tiempo transcurrido desde recepcin hasta envo certificado (Plan 2005) Tiempo transcurrido desde recepcin hasta envo de certificado (Plan 2004) Expedientes tramitados Control del uso de formatos % de facturas no conformes recibidas N. de horas utilizacin videoproyectores
Gestin y Control de certificados
Tramitacin asistencia acciones formativas externas Gestin de la documentacin Compras de material
78
Control de almacn Tramitacin expedientes administrativos
Incidencias en medios auxiliares, por familias N. expedientes realizados Ejecucin programa de formacin Relacin horas de formacin y horas trabajadas
Formacin del personal
Para el seguimiento y control de los indicadores (y cumplimiento de objetivos), trimestralmente, los propietarios (responsables) de cada uno de ellos, coordinados por la Jefa de seccin, dan cuenta al comit de calidad. En este rgano, que componen el jefe de servicio, la jefa de seccin, los jefes de negociado y la tcnico responsable de calidad, se analizan los datos aportados y se deciden acciones a emprender en el caso de que se perciba una desviacin importante respecto a lo planificado. Este seguimiento de indicadores, se vehicula a travs de una ficha diseada al efecto que consta de tres partes:
GUAS
EN LA
Definicin del indicador: se recogen todos los datos que lo identifican; proceso al que afecta, denominacin del indicador, cdigo, forma de hacer los clculos, objetivo asociado y criterio de aceptacin (si procede), plazo de consecucin, frecuencia de medicin, referencia trimestral (si se ha establecido), responsable etc. Datos cuantitativos: una segunda parte de la ficha, recoge los datos cuantitativos, que van arrastrndose de trimestre a trimestre, de tal forma que podamos observar, tanto los datos de un perodo, como el acumulado. Este dato cuantitativo se ilustra adems con un grfico. Datos cualitativos: una tercera y ltima parte, recoge los comentarios cualitativos y en su caso, las decisiones o recomendaciones que se adoptan en el comit de calidad. Toda vez que a cada comit de calidad le sigue una reunin de todo el equipo, se informa a los interesados de los acuerdos adoptados. Por otra parte, toda esta documentacin de seguimiento, est en la red local del departamento, a la que tienen acceso todos los miembros del equipo. El anlisis de esta informacin es vital para la marcha del departamento, por cuanto posibilita la adopcin de acuerdos para mantener o corregir la tendencia apuntada en estos controles. Gracias a este sistema, es posible: Tomar conciencia de nuestra capacidad organizativa y de planificacin, de tal forma que sabemos cuantos cursos podemos desarrollar en un tiempo determinado.
EXPERIENCIAS EN GESTIN L O CA L
79
Establecer los ritmos de actividad en los distintos perodos de tiempo. Conocer las variables que afectan directamente en el desarrollo de los cursos. Determinar planes de mejora para la resolucin de problemas de funcionamiento detectados. Proponer y adoptar cambios organizativos y de responsabilidades sobre la base del anlisis de datos cuantitativos. Establecer nuevos objetivos anualmente basndonos en lo conseguido el ao anterior.
ALGUNAS
POR PROCESOS EN LA
VALORACIN QUE HACEMOS DE NUESTRO SISTEMA DE GESTIN POR PROCESOS
Originalidad La incorporacin de la Normativa ISO en 1994 como procedimiento administrativo de gestin supuso un funcionamiento excesivamente burocrtico y poco flexible, con lo que como consecuencia de esto observamos que no se consultaba. Por este motivo, cuando adecuamos la norma a los requerimientos de la ISO 9001:2000, decidimos presentarlo en formato digital con nuestros medios y lo instalamos en nuestra Intranet, para que todos los miembros del departamento (desde el equipo directivo hasta los ordenanzas) pudieran acceder al Mapa de procesos y tuvieran la posibilidad de consultar de manera gil, fcil y eficaz, cualquier procedimiento, actividad, etc. del mismo para resolver toda duda que pudiese surgir sobre el funcionamiento de nuestro Departamento. Con este fin creamos esta herramienta y pensamos que lo hemos conseguido. Tan es as que incluso los propios auditores, cuando lo analizaron en 2003, nos hicieron partcipes de su sorpresa y nos felicitaron por esta innovacin. Participacin Como ya explicamos en el apartado recorrido por la calidad, para llegar a implantar este sistema de gestin, hicimos un trabajo de abajo a arriba. Esto es, los propios interesados definieron los procesos y disearon los procedimientos que fueron aprobados en una jornada maratoniana, en la que participamos todos los profesionales del Departamento. Por lo tanto, no es de extraar que los miembros del Departamento los sientan como suyos. Con este objetivo, adems, intentamos crear instrumentos para facilitar la asimilacin de nuestro Modelo de Gestin entre quienes participan por vez primera con nosotros o se incorporan a nuestra plantilla (Libro del Buen Profesor, Plan de Acogida, etc.) Por otra parte, el mapa de procesos virtual est ideado y realizado ntegramente por el propio personal del departamento, utilizando exclusivamente los recursos disponibles.
80
GUAS
EN LA
En este sentido, nos enorgullece decir que se trata de un producto hecho por nosotros, para nosotros y con nuestros medios. No obstante, queremos sealar que la participacin del personal conforma una de nuestras seas de identidad ms importantes, y como tal, aparece como uno de los 3 valores fundamentales (junto con la satisfaccin de clientes y normalizacin-simplificacin de la gestin) en nuestra declaracin de calidad del departamento. Dado que esta cuestin de la participacin, motivacin y satisfaccin del personal interno nos preocupa, a comienzos de 2005 hicimos una encuesta de satisfaccin interna. La nota obtenida fue de un 7,25. Posibilidad de adaptacin a otras administraciones Nuestro sistema de gestin por procesos y el cuadro de mando de indicadores son suficientemente verstiles y flexibles en su aplicacin como para poder implantarse en cualquier departamento, unidad administrativa, o servicio de cualquier nivel de administracin, sobre todo en aquellos casos en que se opte por implantar la NORMA ISO 9001:2000. Actualmente, tal cual lo tenemos, ha merecido el inters de los departamentos de formacin de administraciones locales, institutos de Administracin pblica de diferentes Comunidades Autnomas y reas de formacin de la Administracin central. Nos consta que algunas de ellas estn inicindose en esta lnea, inspirados por nuestra experiencia. Como se menciona en el punto anterior, se utilizaron los recursos disponibles en el Departamento. Todo el mapa de procesos se sustenta en el programa PowerPoint incluido en el paquete de Microsoft Office, lo que lo hace casi universal. En cuanto al cuadro de mando y seguimiento de indicadores, se ha utilizado el programa Microsoft Excel, disponible tambin en cualquier Administracin. El bajo coste, casi nulo, unido al ahorro que ocasiona, (eliminacin de documentacin en papel y sucesivas actualizaciones) lo hace un producto perfecto para su exportacin.
81
ALGUNAS
POR PROCESOS EN LA
L O CA L
Valoracin externa En la auditora de certificacin por la norma ISO 9001:2000, realizada por AENOR, con fecha 12 de noviembre de 2003, se seala en el apartado Punto fuerte del resumen de la auditora lo siguiente y citamos textualmente:
Destacar la identificacin de los procesos, as como su secuencia e interaccin (incluyendo la definicin de las fichas de los procesos) a travs de la presentacin informtica de los mismos. Por otra parte, dicha aplicacin incluye la vinculacin de los procesos con los procedimientos y otros documentos del sistema. Los cuales facilitan su comprensin por parte del personal de la organizacin. Por otra parte, y en la lnea anterior, se valora positivamente el esfuerzo realizado por la organizacin por la simplificacin documental del sistema de gestin, aprovechando la herramienta informtica anterior.
82
En segundo lugar, en la auditora interna realizada el 30 de septiembre de 2004, por la empresa KPMG, nos enorgullecen las conclusiones que, como puntos fuertes, destacaron y citamos textualmente: Importante compromiso e implicacin de la Direccin del Departamento de Formacin y del resto del personal del mismo en la asuncin de funciones del Sistema de Gestin de la Calidad, as como en las acciones de mejora continua. El grado de desarrollo de la gestin de indicadores asociados a procesos y su relacin directa con los objetivos del Departamento. La gestin informtica de la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad implantado. Dentro del sistema de gestin documental hay que destacar el grado de desarrollo del control de registros. Con todo esto, nos satisface mostrar, hasta la fecha, nuestro palmars de reconocimientos internos y externos, y que son: Certificados en Calidad por el mtodo europeo CEDEO/Q*For en el ao 1998 (primer departamento de formacin de una Administracin pblica en conseguirlo).
GUAS
EN LA
Certificados en Calidad por la norma ISO 9002:1994 en el ao 2001 (tambin fuimos el primer departamento de formacin de una Administracin pblica en conseguirlo). Certificados en Calidad por la norma ISO 9001:2000 en el ao 2003. Primer premio a la calidad a los materiales didcticos en soporte papel, concedido por el INAP en la primera convocatoria (2002/2003). Accsit a la calidad a los materiales didcticos en soporte papel, concedido por el INAP en la segunda convocatoria (2003/2004). Accsit a la calidad a los materiales didcticos en soporte papel, concedido por el INAP en la tercera convocatoria (2004/2005) Primer premio a la Calidad en la Diputacin de Alicante en las dos ocasiones en que hemos concurrido (aos 2000 y 2002). Primer premio de la Revista Capital Humano en la categora Poltica estratgica de Formacin y Desarrollo en 2005. (Primera organizacin de la Administracin Local en conseguirlo en esta categora) Puede consultarse en:
83
http://www.capitalhumano.es/portada.asp?idRev=580&mes=8&anyo=2005
En la misma lnea, este sistema permite una redistribucin del trabajo y de las responsabilidades entre los miembros del equipo, mucho ms
ALGUNAS
POR PROCESOS EN LA
Trabajar con un cuadro de mando, basado como es el caso- en la medicin cuantitativa de indicadores de gestin, facilita enormemente la adopcin de decisiones. Es como si las objetivaras, pues las ests tomando en base a datos y cifras muy concretos. Me atrevo a decir, incluso, que con este medio, la asuncin de responsabilidades que conlleva un puesto de direccin, es mucho ms sencilla.
Trabajar con este sistema te ayuda en la formalizacin de procesos y procedimientos; por decirlo de alguna manera, te obliga a ordenar el departamento de formacin, tanto en los aspectos de planificacin como de gestin de los recursos y evaluacin. Te emplaza a volver la mirada hacia tus clientes, pues lo que va a preocuparte es la satisfaccin de los mismos.
L O CA L
EPILOGO
racional. Cada profesional es responsable de uno o varios procesos o de parte de los mismos. La evaluacin del desempeo puede hacerse sobre datos contrastados, al menos en los aspectos de cumplimiento de objetivos. A la vez, este sistema, favorece la incorporacin de nuevos profesionales y la rotacin y promocin. Aunque somos partidarios de establecer planes de acogida, y designar tutores que acompaen a los que se incorporan, es indudable que el hecho de tener los procesos, procedimientos, instrucciones de trabajo, etc. detallados, ser muy ventajoso para estos nuevos profesionales. Por tanto, gestionar con estos parmetros de calidad, impulsar el propio aprendizaje de los gestores de formacin, y de la propia organizacin. En definitiva, un sistema de este tipo, te hace cambiar de forma de trabajar, y te permite avanzar en una doble vertiente: calidad en la gestin de la formacin pero tambin calidad en los procesos de enseanzaaprendizaje. Alicante, septiembre de 2005
84
Jos A. LATORRE GALICIA Jefe de Departamento
GUAS
EN LA
ALGUNAS
EXPERIENCIAS EN GESTIN L O CA L
85
POR PROCESOS EN LA
8.2.
La gestin por procesos en el Ayuntamiento de Esplugues de Llobregat
Datos generales de la organizacin

ENTIDAD LOCAL QUE PRESENTA LA PROPUESTA (Departamento, rea, servicio): AYUNTAMIENTO DE ESPLUGUES DE LLOBREGAT PERSONA DE CONTACTO Apellidos y nombre: Cargo/ocupacin: Direccin: Provincia: Telfono: GINER RODRGUEZ, ENRIC GERENTE
PLAA SANTA MAGDALENA, 5-6 BARCELONA 933 71 33 50 C. Postal: Fax: 08950 E-Mail: eginer@ajesplugues.es
933 72 29 10
1.
Marco general de la poltica de calidad en el Ayuntamiento de Esplugues de Llobregat
86
El MODELO DE GESTIN del Ayuntamiento define el Marco general de la Poltica de Calidad desde 1.996 Ha sido elaborado, evaluado y revisado peridicamente atendiendo los principios de la gestin de calidad, los resultados de la autoevaluaciones y la participacin de todos los empleados.
El MODELO DE GESTIN expresa los valores y principios que orientan nuestro modo de pensar y hacer las cosas para cumplir con nuestra Misin y alcanzar nuestra Visin. Se define por: La Misin o razn de ser de la organizacin. La Visin o adnde queremos llegar. Los Valores que compartimos, y que deben inspirar en el da a da las conductas ms adecuadas para alcanzar la Visin y cumplir con nuestra Misin. Los Principios Estratgicos que orientan la manera de llevar a cabo todas las actuaciones. De acuerdo con ellos definimos nuestro Sistema de Gestin.
GUAS
EN LA
Cmo alcanzar nuestra visin? Compartiendo unos valores que inspiren el da a da las conductas ms adecuadas y definan nuestra manera de ser como organizacin. Con un sistema de gestin adecuado a nuestros valores y efectivo en el cumplimiento de nuestra misin.
NUESTRA VISIN
Queremos ser: El Ayuntamiento mejor valorado por sus ciudadanos. Una Corporacin que obtiene excelentes resultados de una manera eficiente y respetuosa con el medioambiente. Una Corporacin reconocida por la gestin innovadora de los servicios pblicos. Una Corporacin con un entorno de trabajo que propicia el desarrollo de las personas, la innovacin y la asuncin de responsabilidades. Una Corporacin unida por valores.
Desarrollo de los valores Para desarrollar nuestros valores es necesario: Que los directivos acten como modelo de referencia Reforzarlos mediante la aplicacin de un sistema de incentivos y reconocimientos que premie los comportamientos y actuaciones de las personas que sean congruentes con estos valores.
NUESTROS VALORES
Son: Voluntad de servicio. Profesionalidad. Mejora continua.
L O CA L EXPERIENCIAS EN GESTIN
87
Trabajo en equipo. Confianza. Eficiencia. Respeto medioambiental
De acuerdo con los valores hemos definido, nuestro Estilo de Direccin para que todos los directivos acten como modelo de referencia y deban esforzarse en actuar de acuerdo con ellos. Algunos ejemplos de comportamientos definidos en nuestro Estilo de Direccin son: Comprometido con la Direccin, Orientado al Ciudadano, Comunicativo (en todas direcciones), Formador, Generador de confianza, etc. Sistema de gestin Un Sistema de Gestin es el conjunto de estructuras, procedimientos, tcnicas y recursos que utiliza la organizacin para llevar a cabo sus fines
ALGUNAS
POR PROCESOS EN LA
Los principios estratgicos de nuestra organizacin, orientan y dirigen la manera de llevar a cabo todas las actuaciones. De acuerdo con ellos, definimos nuestro Sistema de Gestin de manera que fuera adecuado a nuestros valores y efectivo en el cumplimiento de nuestros fines. Nuestros principios son: Gestin por Compromiso: El propsito de este principio es poner al ciudadano en el centro de la mejora continua Gestin por procesos: El propsito de este principio es gestionar la organizacin de forma ms integral y coherente. Gestin por competencias: El propsito de este principio es desarrollar todo el potencial de las personas de la organizacin Gestionar basndonos en hechos y datos: Desarrollamos un amplio sistema de indicadores, de rendimiento y de entorno que nos permiten hacer operativo el ciclo de mejora REDER, y transformamos la informacin en conocimiento comparando los datos con los objetivos acordados y con los resultados conseguidos en el pasado.
88
2.
El porqu de la gestin por procesos
La gestin por procesos es uno de los principios de gestin de la calidad. Se basa en la creencia de que un resultado se alcanza de forma ms eficiente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. En organizaciones como la nuestra, con un sistema de gestin departamental o funcional, la aplicacin de este principio supone un cambio de enfoque de enormes consecuencias en la gestin. La necesaria adaptacin de la organizacin a un entorno cambiante, caracterizado por una mayor complejidad y un nivel de exigencia cada vez superior, requiere la aplicacin de una mejora continua en el conjunto de actividades y funcionamiento de la organizacin. Uno de los mayores obstculos o limitaciones que tenemos para alcanzar ms eficientemente unos resultados ms exigentes, es decir, ms acordes con las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas especialmente los ciudadanos es precisamente la tradicional gestin departamental. Prueba de ello es que la lamentacin que escu-
GUAS
EN LA
chamos con ms frecuencia en nuestras organizaciones es la falta de coordinacin entre departamentos. Con una somera observacin llegamos fcilmente a la conclusin de que no puede ser de otra manera, puesto que para conseguir prcticamente cualquier resultado se precisa la cooperacin de varios departamentos. Algo que parece tan sencillo como proporcionar una informacin completa y veraz a los ciudadanos que la solicitan, no est al alcance de ningn departamento, ni siquiera en el de Atencin al Ciudadano. Para producir los resultados deseados es necesario gestionar los procesos de extremo a extremo, y en ambos extremos se sitan los intereses de las partes interesadas. En el inicio, sus necesidades y expectativas y al final del proceso, los bienes productos y servicios que pueden satisfacerlas. Para ello, es necesario identificar y definir los procesos de la organizacin que producirn los resultados deseados, as como nombrar un responsable de la gestin y mejora permanente de cada proceso, con independencia de los departamentos que deban concurrir o cooperar para alcanzar el resultado o propsito de cada proceso. De hecho, la diferencia fundamental de la gestin por procesos respecto a la gestin departamental estriba en que los resultados de los departamentos estn en funcin del resultado final de los procesos en los que est implicado cada departamento. Con este cambio de enfoque se pone el acento en los resultados relevantes de la organizacin, se integra la coordinacin de los departamentos en la misma gestin del proceso y se asignan responsabilidades por encima de los departamentos con el fin de asegurar una mayor sincronizacin de las actividades y recursos, y en definitiva conseguir una mayor eficacia y eficiencia de la organizacin. Por otro lado, desde la perspectiva de las personas este nuevo enfoque de gestin permite visualizar mucho mejor el valor que aportan las personas con sus actividades diarias. 3. Experiencia prctica en el despliegue de la gestin por procesos
89
El Ayuntamiento de Esplugues de Llobregat adopt el modelo de Excelencia de la EFQM para modernizar su gestin en 1996.
ALGUNAS
POR PROCESOS EN LA
L O CA L
Como resultado de la 1. autoevaluacin se elabor el primer Plan de Calidad. El Plan de Calidad contemplaba, entre otras, dos grandes actuaciones: Definir la poltica general de la organizacin: Misin Visin, Valores y Principios Estratgicos. Introducir el enfoque de gestin por procesos. Esta ltima actuacin la llevamos a cabo a travs del Proyecto DIANA, cuyos objetivos eran los siguientes:
90
El proyecto se estructur en dos etapas. La 1. se desarroll durante el segundo semestre de 1996 y 1997, y la 2. etapa durante los aos 1998-1999. La secuencia lgica del desarrollo del proyecto fue la siguiente:
1.
Identificacin de los procesos
La identificacin de los procesos de la organizacin la llev a cabo el Comit Tcnico de Direccin del Ayuntamiento con el soporte metodolgico de una empresa externa. La metodologa empleada fue la siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Estudio de los departamentos funcionales y sus interrelaciones. Anlisis de los servicios prestados. Identificacin de todos los procesos de la organizacin. Priorizacin. Determinacin de los procesos clave.
GUAS
EN LA
La sntesis de la informacin obtenida, con el estudio de los departamentos y el anlisis de los servicios, nos permiti identificar todos los procesos de la organizacin. Durante la identificacin de los procesos seguimos dos premisas bsicas: Los procesos tenamos que concebirlos sin prejuicios estructurales. Los procesos tenan que orientarse al futuro, contemplando potenciales actividades an no desarrolladas. El resultado fue la identificacin de 37 procesos, que al cabo de un ao se concentraron en 22, definiendo en cada uno de ellos los siguientes aspectos: mbito de aplicabilidad. Eventos que desencadenan el proceso. Cobertura. Macrotareas / Subprocesos. Resultados. Criticidad. Relacin con otros procesos. reas implicadas.
91
Servicios asociados. 2. Determinacin de los procesos clave
La identificacin de los procesos clave la efectuamos jerarquizando los procesos en funcin de los siguientes criterios: Impacto en el ciudadano. Impacto econmico. Satisfaccin de los empleados. El resultado fue la identificacin de 12 procesos clave, los que tienen como resultado la prestacin de los servicios ms relevantes del Ayuntamiento y aquellos que ofrecen un soporte de vital importancia en un proceso de cambio del sistema de gestin de la organizacin, como Planificacin Estratgica (hoy Desarrollo Estratgico), Gestin de la Calidad (hoy Organizacin y Calidad) y Gestin de los Recursos Humanos (hoy Gestin de las Personas).
ALGUNAS
POR PROCESOS EN LA
La determinacin de los procesos clave tena como finalidad identificar los procesos en que debamos volcar nuestros esfuerzos de mejora. 3. Construccin de los procesos La construccin de los procesos clave la efectuamos en dos fases: Fase 1: Identificacin de la situacin actual del proceso. Fase 2: Definicin de la situacin futura. La finalidad era alcanzar objetivos ambiciosos o mejoras significativas mediante un rediseo completo de los procesos clave. La metodologa empleada fue la siguiente: Anlisis de la situacin actual del proceso. Identificacin de los requisitos de calidad. Grupos focales con ciudadanos. Priorizacin de los requisitos identificados mediante encuestas.
92
Definicin de estndares o compromisos de servicio. Definicin de la situacin futura del proceso (cambios). Implantacin de grupos de cambio (programar, ejecutar, y evaluar los cambios de los procesos).
Establecimiento y publicacin de compromisos de servicio con los ciudadanos. Control del cumplimiento y mejora continua. Las tcnicas ms utilizadas fueron: Grupos focales con ciudadanos. Brown paper para definir de forma participativa los flujos del proceso. Los cuadros RECI para definir las responsabilidades de cada actividad e identificar sntomas de disfunciones organizativas. En el rediseo de los procesos se incluy de manera sistemtica un anlisis de las posibilidades de automatizacin total o parcial, aprovechando las T.I.C. especialmente las de groupware, que facilitan el traba-
GUAS
EN LA
jo en grupo, el flujo de la documentacin y la disminucin de papel. Por ltimo la implantacin de los cambios se efectu mediante la ejecucin de un Plan que incluye acciones, responsables y fecha lmite de ejecucin. Las actividades desarrolladas durante la implantacin han sido entre otras: comunicacin, formacin, desarrollo de soportes (plantillas, instrucciones, guas, etc.), actividades de seguimiento y validacin de las nuevas aplicaciones, medicin y evaluacin de resultados Durante el proyecto se impartieron 1773 horas de formacin y participaron 194 empleados. El resultado fue el rediseo y optimizacin de 10 procesos clave, el desarrollo y puesta en prctica de 5 aplicaciones informticas: Registro de entrada y salida. Quejas y sugerencia de los ciudadanos. Mantenimiento de la va pblica y edificios municipales. Actividades pblicas. Gestin de salas municipales.
93
As como la publicacin de 58 Compromisos de Servicio en la reas de Atencin al ciudadano y gestin de trmites. Va pblica y parques y jardines. Seguridad ciudadana. El impacto de estos resultados en los ciudadanos supuso un incremento superior al 5 % de la media de satisfaccin en todos los servicios asociados a los Compromisos de Servicio y la valoracin global de la gestin del Ayuntamiento pas de 6,38 puntos sobre 10 en 1995 (ltima toma de datos anterior al proyecto) a 7,21 puntos despus de mejorar los servicios y publicar los Compromisos de Servicio con los ciudadanos. 4. Confeccin del Cuadro de Mando
La confeccin del Cuadro de Mando se realiz en la 2. etapa del Proyecto DIANA (1998-1999).
ALGUNAS
POR PROCESOS EN LA
El Cuadro de Mando se construy identificando para cada uno de los servicios los siguientes parmetros: Requisitos de Calidad, que son las cualidades ms apreciadas por el ciudadano. Indicadores de Servicio, que son los estadsticos que controlan directamente el cumplimiento de los requisitos de calidad anteriores Tareas clave, son las tareas de cada proceso cuya ejecucin incide principalmente en la obtencin de los valores de un indicador. Indicador de tarea, cuyo objeto es conocer el grado de cumplimiento de las tareas clave. La secuencia, Requisito Indicador Tarea Clave Indicador de Tarea
garantiza la orientacin hacia la satisfaccin del ciudadano y su gestin permite centrar la operativa del Ayuntamiento hacia las tareas de mayor impacto en la satisfaccin.
94
Posteriormente, cada uno de los indicadores, se defini en una tabla que contiene la informacin necesaria sobre su identificacin y descripcin, clculo matemtico, responsabilidades, niveles ptimos, representacin grfica de la evolucin de las mediciones. Para reportar el resultado de las mediciones se cre una aplicacin informtica que recoge los valores ltimos y los acumulados de los indicadores y que puede ser consultada por todos los empleados que disponen de ordenador en su puesto. Una vez definidos e implantados los indicadores, y optimizados los procesos se redactaron los Compromisos de Servicio con los ciudadanos. Es importante establecer un perodo de medicin de los estndares de servicio una vez implantadas las mejoras antes de publicar los Compromisos de Servicio. La redaccin de los Compromisos de Servicio significa la culminacin de un largo proceso de aprendizaje y mejora. Constituyen la respuesta del Ayuntamiento a los requerimientos del servicio manifestados por los ciudadanos, la manera de demostrar que su gestin se orienta hacia esos objetivos y que su cumplimiento es la devolucin al ciudadano de unos servicios ofrecidos como consecuencia de su contribucin impositiva.
GUAS
EN LA

Fichas de Procesos PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Fichas de Procesos PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

4.5.

La ficha de descripcin de un proceso

QUE DEFINEN UN PROCESO

Un ejemplo aplicado al proceso de suministros y compras podra ser el siguiente:

QUE DEFINEN UN PROCESO

ANLISIS Y MEJORA DE LOS PROCESOS

FUENTE: MARTN CASTILLA, 2005.

Principales hitos en la definicin de los indicadores del proceso

FUENTE: MARTN CASTILLA, 2005.

Eficacia del proceso

Eficiencia del proceso

Flexibilidad o adaptabilidad del proceso

Criterios de priorizacin de los procesos a mejorar

Figura 27. Anlisis multicriterio en la priorizacin de procesos a mejorar (ejemplo)

FUENTE: MARTN CASTILLA, 2005.

GESTIN POR PROCESOS EN LA ADMINISTRACIN

LOCAL A TRAVS DEL MODELO EFQM DE EXCELENCIA

Estructura del Modelo EFQM de Excelencia

FUENTE: MARTN CASTILLA, 2002a.

Subcriterio 5a: Diseo y gestin sistemtica de los procesos

Subcriterio 5d: Produccin, distribucin y servicio de atencin, de los productos y servicios

Subcriterio 5e: Gestin y mejora de las relaciones con los ciudadanos

GESTIN POR PROCESOS EN LA

LOCAL DESDE LA VISIN DE LAS

A DMINISTRACIN NORMAS ISO 9000

Requisitos de la norma ISO 9001:2000

Los procesos en el sistema de gestin de la calidad segn la norma ISO 9000:2005

FUENTE: ISO 9000:2005.

PARTICIPACIN DEL PERSONAL

RELACIN MUTUAMENTE BENEFICIOSA CON EL PROVEEDOR

Las decisiones eficaces se basan en el anlisis de los datos y la informacin.

Implementacin. Mejora del sistema de gestin de la calidad. Fase I: Anlisis y Diagnstico

Incluye a su vez seis etapas:

A LGUNAS EXPERIENCIAS EN LA A DMINISTRACIN

EN GESTIN POR PROCESOS LOCAL

Mejora continua Anlisis necesidades y determinacin oferta formativa

Planificacin y gestin de cursos

Evaluacin Gestin y control de certificados Elaboracin y ejecucin presupuestos

Sistema de Gestin Mejora Continua

Planificacin y Gestin de cursos

Gestin y Control de certificados

Tramitacin asistencia acciones formativas externas Gestin de la documentacin Compras de material

Formacin del personal

VALORACIN QUE HACEMOS DE NUESTRO SISTEMA DE GESTIN POR PROCESOS

La gestin por procesos en el Ayuntamiento de Esplugues de Llobregat

Datos generales de la organizacin

Marco general de la poltica de calidad en el Ayuntamiento de Esplugues de Llobregat

Trabajo en equipo. Confianza. Eficiencia. Respeto medioambiental

El porqu de la gestin por procesos

Identificacin de los procesos

Servicios asociados. 2. Determinacin de los procesos clave

You might also like