Formacin de Auditores Internos ISO 9001:2008 ISO 19011:2005

Elaborado para

Esquema de la Presentacin

INTRODUCCIN

TERMINOS Y DEFINICIONES ACTIVIDADES DE AUDITORA APLICACIN ISO 9001:2008

Introduccin

Auditora
Es una evaluacin sistemtica e independiente para determinar si las actividades de calidad y los resultados relacionados con la misma cumplen con las disposiciones planificadas y comprobar si estas disposiciones estn implementadas de manera efectiva y son adecuadas para lograr los objetivos.

Tipos de Auditora
Auditora

Auditora INTERNA

Auditora EXTERNA

Auditora DE 2 PARTE

Auditora 3 PARTE

Tipos de Auditora Auditora Interna: se realizan en nombre de la propia empresa con fines de control interno. Auditora Externa: incluyen auditoras de segunda y tercera parte.
Auditora de segunda parte: se llevan a cabo por partes que tienen inters en la organizacin, por ejemplo cuando somos auditados por un proveedor. Auditora de tercera parte: se llevan a cabo por organizaciones auditoras que proporcionan la certificacin de conformidad de acuerdo a los requisitos de una Norma o estndar.

Para qu se audita?
Para asegurarnos que estamos haciendo lo que habamos planeado hacer. Para asegurarnos que estamos haciendo lo que decimos hacer. Para comparar las prcticas con los procedimientos. Para mejorar nuestra organizacin.

Los requerimientos de ISO 9001:2008

Un procedimiento de auditora documentado definiendo responsabilidades y requisitos para la planificacin y realizacin de las auditoras. Auditoras planificadas que cubran todas las actividades. Registros de cada auditora que permitan las acciones correctivas y preventivas. Actividades de seguimiento, verificacin de las acciones tomadas y revisin de los hallazgos.

Esquema de la Presentacin

INTRODUCCIN

TERMINOS Y DEFINICIONES ACTIVIDADES DE AUDITORA APLICACIN ISO 9001:2008

Trminos y definiciones (ISO 19011:2005)

Criterios de auditora: conjunto de polticas, procedimientos o requisitos y se utilizan como una referencia frente a la evidencia de la auditora. Evidencia de la auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
Hallazgos de la auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada, pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditora como oportunidades de auditora.

Trminos y definiciones (ISO 19011:2005)

Conclusiones de la auditora: Resultado de una auditora, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora. Alcance de la auditora: El alcance de la auditora incluye una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la organizacin, las actividades, los procesos, as como el periodo de tiempo cubierto.

Esquema de la Presentacin

INTRODUCCIN

TERMINOS Y DEFINICIONES ACTIVIDADES DE AUDITORA APLICACIN ISO 9001:2008

Actividades de auditora (ISO19011:2005)

INICIO DE LA AUDITORA
REVISIN DE LA DOCUMENTACIN

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE auditora IN SITU

PREPARACIN DE LAS ACTIVIDADES DE auditora IN SITU

PREPARACIN, APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL INFORME DE AUDITORA

FINALIZACIN DE LA AUDITORA

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE LA auditora

Actividades de auditora (ISO 19011:2005)

Inicio de la auditora: Seleccin del equipo auditor Designacin del lder del equipo auditor, Definicin de los objetivos, Definicin del alcance y los criterios de auditora.

Revisin de la documentacin: Revisin de los documentos pertinentes del sistema de gestin, incluyendo los registros.

Actividades de auditora (ISO 19011:2005)

Preparacin de las actividades de auditora in situ: Preparacin del plan de auditora y de los documentos de trabajo, y asignacin de tareas del equipo auditor. Realizacin de las actividades de auditora in situ:
Reunin de apertura Responsabilidades de los guas y observadores Recopilacin y verificacin de la informacin Generacin de los hallazgos de auditora Preparacin de las conclusiones de la auditora y realizacin de la reunin de cierre.

La auditora
Planee y Revise Elimine las acciones correctivas pendientes Revise las listas de verificacin existentes (auditoras previas) Realice la auditora Seguimiento Pngase de acuerdo con la accin a tomar Haga sus registros y prepare el informe

Esquema de la Presentacin

INTRODUCCIN

TERMINOS Y DEFINICIONES ACTIVIDADES DE AUDITORA APLICACIN ISO 9001:2008

APLICACIN ISO 9001:2008

8.2.2 Auditora Interna. La organizacin debe llevar a cabo a intervalos planificados auditoras internas para determinar si el sistema de gestin de la calidad a) es conforme con las disposiciones planificadas (vase 7.1), con los requisitos de esta norma y con los requisitos del sistema de gestin de la calidad establecidos por la organizacin, y b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

APLICACIN ISO 9001:2008

8.2.2 Auditora Interna (Cont.) Se debe planificar un programa de auditoras tomando en consideracin el estado y la importancia de los procesos y las reas a auditar, as como los resultados de auditoras previas. Se deben definir los criterios de auditora, el alcance de la misma, su frecuencia y metodologa. La seleccin de los auditores y la realizacin de las auditoras deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditora. Los auditores no deben auditar su propio trabajo.

APLICACIN ISO 9001:2008

8.2.2 Auditora Interna (Final). Deben definirse, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para la planificacin y la realizacin de auditoras, para informar de los resultados y para mantener los registros (vase 4.2.4). La direccin responsable del rea que este siendo auditada debe asegurarse de que se toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificacin de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificacin (vase 8.5.2).

ETAPAS DE UNA AUDITORA

1. PREPARACIN 2. EJECUCIN 3. INFORME 4. SEGUIMIENTO

INFORMACIN PREVIA

Informes de auditoras anteriores. Documentos del SGC: procedimientos, mtodos, manuales, etc. Legislacin y otros requisitos aplicables. Reclamos de partes interesadas. Necesidades de la Gerencia.

PREPARACIN DEL AUDITOR

ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS Mapear el sistema Procesos Entradas y salidas Controles Secuencia de procesos Interacciones Elaborar el Plan de Auditora

PREPARACION DEL AUDITOR El auditor debe prepararse para Seguir el proceso de un extremo hasta el otro verificando la efectividad del control. No limitarse meramente a determinar la conformidad de las actividades. Evaluar tambin, y sobre todo, si el proceso es capaz y produce los resultados esperados. El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad de los procesos y del sistema para alcanzar los objetivos!

PLAN O AGENDA DE AUDITORIA

Objetivo y alcance. Lugares, fechas y recursos. Documentos o requisitos aplicables. Integrantes del equipo de auditora. Cronograma de actividades, con tareas asignadas a los auditores.

Debe ser acordado con el auditado.

PREPARACIN DE LA AUDITORA

El equipo de auditora debe: Definir objetivos y alcances de la auditora. Establecer sectores y actividades a auditar. Recopilar la informacin previa necesaria. Elaborar el Plan de Auditora. Preparar los documentos de trabajo:
Listas de verificacin Plan de auditora

CUESTIONES A INVESTIGAR Y SECUENCIA

1. El SGC est diseado conforme a las normas aplicables? 2. El SGC est implementado y funciona segn la planificacin? 3. El SGC es eficaz? Es capaz para lograr los objetivos y alcanzar la satisfaccin de las partes interesadas?

Secuencia tradicional

Secuencia sugerida

LISTA DE VERIFICACIN Gua para asegurar la continuidad de la Auditora. Mantiene claros los objetivos. Ayuda a administrar el tiempo Define el camino de la investigacin Organiza la toma de notas.

LISTA DE VERIFICACIN

Mal uso de la Lista de Verificacin: Omisin de investigar temas importantes por no estar incluidos. Realizar un ejercicio de preguntas y respuestas (obstruccin de la comunicacin) Tener una perspectiva estrecha del sistema de Calidad.

EJECUCIN DE LA AUDITORA

ETAPAS Reunin inicial Recopilacin de evidencias Reunin final

REUNIN INICIAL

Se establecen las reglas generales para la realizacin de la Auditora Contenidos:

Presentaciones Exponer cul es el propsito de la Auditora Revisin del Plan de Auditora Identificar los responsables de las reas a ser auditadas (interlocutores vlidos)

REUNIN INICIAL Contenidos (cont.):

Aclarar que la Auditora es una muestra. Arreglos logsticos. Aclaracin de dudas. Acordar horario de la reunin final. Acordar visitas guiadas a las instalaciones (si es necesario).

La reunin inicial no se debe suprimir!

EVIDENCIAS OBJETIVAS

Informacin verificable Se basan en:

Entrevistas Examen de documentos Observacin de actividades y condiciones Resultados de mediciones y ensayo Registros

ENTREVISTAS

TCNICA DE PREGUNTAS Las preguntas

Deben dirigirse a la informacin relevante No deben sugerir respuestas No deben contener expresividad o implicancias emocionales

ENTREVISTAS

TCNICA DE PREGUNTAS
Incorpore las preguntas en la conversacin. No responda con preguntas. Evite hacer un ejercicio de preguntas y respuesta.

ENTREVISTAS Tcnicas de preguntas:

Qu Porqu Cundo Cmo Dnde Quin

Mostrme

Usar correctamente las preguntas:

Cerradas Dirigidas

GESTIN DE LA AUDITORA

Las relaciones entre auditores y auditados son crticas para lograr una auditora exitosa

GESTIN DE LA AUDITORA

Crear un buen clima para la comunicacin Espacio Tiempo Contacto visual Lenguaje corporal Trato respetuoso

GESTIN DE LA AUDITORA

ESPACIO Ubicacin correcta Mnima distraccin El escritorio puede ser una barrera Auditor y auditados deberan ser un solo equipo

GESTIN DE LA AUDITORA

Creando el clima para la comunicacin!

Hacerlo fcil para el resultado Eliminar temores Explicar el propsito Explicar las notas Mantener al auditado informado de los hallazgos

ENTREVISTAS

Los malos hbitos: Prdida de atencin Preocupacin Sobre reaccin Interrumpir al auditado Escuchar sin mirar Escuchar slo lo que deseamos or.

ENTREVISTAS

El arte de escuchar: Eliminar distracciones Prestar atencin al contenido Evitar juicios Programar tiempo adicional Buscar las clarificaciones

RECOPILACIN DE EVIDENCIAS

El auditor mantiene el control Lista de participantes Auditar dentro de la actividad planeada Tomar notas Recabar evidencias objetivas en todas sus formas.

RECOPILACIN DE EVIDENCIAS

Investigar todo lo necesario Seguir la pista de auditora Tomar muestras representativas Verificar la coincidencia entre procedimientos escritos y la realidad

RECOPILACIN DE EVIDENCIAS

Verificar lo expuesto durante las entrevistas. Comunicar al auditado las No Conformidades. Determinar si las No Conformidades constituyen casos aislados o si son generalizadas. Registrar las No Conformidades.

NO CONFORMIDADES

Qu es un No Conformidad ?...
No cumplimiento de un requisito del cliente o de otras partes interesadas.
Requisito: necesidad o expectativa establecida o implcita. Requisito legal o regulatorio

Una Oportunidad para mejorar el desempeo, los resultados y la satisfaccin de partes interesadas.

NO CONFORMIDADES HALLAZGO DE LA AUDITORA Para que un hallazgo se defina como NC se requieren 2 condiciones mnimas: Debe estar basado en evidencias objetivas Debe demostrarse incumplimiento de requisitos:
De normas (ISO 9001; ISO 14001 u OHSAS 18001) y otros estndares aplicables. Procedimientos, planes u objetivos/metas. Requisitos legales o regulatorios.

INFORME DE NO CONFORMIDAD

CONTENIDO 1. 2. 3. 4. Dnde se detect Cul es el hecho o hallazgo (evidencia objetiva) Requisito no cumplido (siempre debe incluir el de norma) Porqu es una NC (explicacin de la NC)

EL AUDITADO

El autoritario El provocador El que pierde el tiempo El colaborador El que usa tcticas evasivas

EL AUDITADO

El que presenta conflictos continuos. El inferior El ausente y el olvidadizo

REUNIN FINAL

Agradecimientos Objetivos y alcance de la Auditora Aclarar que la Auditora fue una muestra No conformidades presentadas por cada auditor

REUNIN FINAL

Conclusiones:
Existe un SGC? Est implementando? Es eficaz?

Acordar fechas de verificacin de acciones correctivas Aclaracin de dudas.

INFORME DE AUDITORA

rea auditada Lugar y fecha Equipo de auditora Participantes Documentacin aplicable Objetivo y alcance Resumen de los resultados Comentarios sobre las No Conformidades Conclusiones y recomendaciones

BENEFICIOS DE LAS AUDITORAS

Dar confianza a la gerencia. Dar confianza a los clientes. Detectar problemas operativos. Proveer oportunidad de mejora. Proveer realimentacin para acciones correctivas y preventivas.

MUCHAS GRACIAS!!!