Estrategias BYOD (Traer propio dispositivo) para la empresa: Flexibles, Dentro de las normas y Seguras

Desde 2008, las investigaciones de Aberdeen vienen observando que se ha producido una radical transformacin en la empresa: un creciente nmero de organizaciones estn permitiendo, incluso alentando, a los empleados a utilizar sus dispositivos mviles personales en temas de trabajo. Aunque en principio parece que esto reducira radicalmente los costos de comunicacin mvil de la empresa y extendera la productividad y las ventajas de comunicacin a un grupo ms grande de empleados, tambin introduce nuevos riesgos y puede incrementar significativamente los costos si no se maneja adecuadamente.

Septiembre de 2011

Opinin del analista Las Percepciones de Aberdeen proporcionan la perspectiva del analista, obtenida de la visin agregada de las encuestas, entrevistas y anlisis de datos de la investigacin. Por qu BYOD? El fenmeno BYOD ha surgido en parte debido a que satisface simultneamente las necesidades tanto de la empresa como de sus empleados en lo relativo a extender la comunicacin mvil y sus beneficios:
Para la organizacin: ofrece la oportunidad de reducir el costo global en comunicacin mvil transfiriendo los costos de los equipos a los empleados, reduciendo significativamente el presupuesto de gastos de capital. Aunque tiende a incrementar la complejidad de la infraestructura mvil, si se gestiona correctamente, puede realizarse sin aumentar significativamente el presupuesto operativo para apoyo tcnico y gestin de la comunicacin mvil. Para los empleados: aunque es innegable que la comunicacin mvil puede provocar que la jornada laboral se extienda a lo que de otra forma sera tiempo libre, tambin da la posibilidad al empleado de controlar cundo y dnde tiene lugar esa interrupcin de su vida personal. Adems, permite que su vida personal / social est ms presente en sus horas de trabajo si es necesario, ofreciendo la posibilidad de conseguir un sano equilibrio entre vida laboral y personal.

La invasin de BYOD
En el estudio de diciembre de 2008 Gestin de la comunicacin mvil: Tiene sentido la subcontratacin?, Aberdeen inform que el porcentaje de organizaciones con dispositivos mviles adquiridos por los empleados que eran usados para temas de trabajo se haba cuadruplicado en comparacin con el ao anterior. Habitualmente, estos dispositivos se denominan "Responsabilidad del empleado" (E-L por sus siglas en ingls) o "Traer el propio dispositivo" (BYOD por sus siglas en ingls). Este temprano hallazgo presagi un cambio fundamental en la adquisicin, pago, gestin y asistencia tcnica de los dispositivos mviles. Aunque este fenmeno surgi primero en investigaciones en Norteamrica, tambin se ha manifestado en otras regiones del mundo. El estudio de julio de 2011 La gestin de la comunicacin mvil de la empresa se vuelve global: La comunicacin mvil se convierte en un elemento importante para el departamento de informtica revel que el 75% de las organizaciones estaban permitiendo el uso de dispositivos personales para temas relacionados con el trabajo (Figura 1).

Este documento es el resultado de una investigacin primaria realizada por Aberdeen Group. Los mtodos de Aberdeen Group ofrecen una investigacin objetiva basada en los hechos y representan el mejor anlisis disponible en el momento de la publicacin. A menos que se indique lo contrario, todo el contenido de esta publicacin posee copyright de Aberdeen Group, Inc. y no puede ser reproducido, distribuido, archivado o transmitido en forma alguna ni por medio alguno sin previo consentimiento por escrito de Aberdeen Group, Inc.

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Figura 1: Dispositivos mviles personales para uso laboral

Clase de madurez de Aberdeen
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Est permitido BYOD? dispositivo, S, cualquier YES any device, 51% 51% 75% ninguno, none, 25% NO, NO, 25% YES, S, solo compliant dispositivos only, normas, que cumplan ciertas devices 24%

En el informe de julio de 2011 La gestin de la comunicacin mvil de la empresa se vuelve global: La comunicacin mvil se convierte en un elemento importante para el departamento de informtica, Aberdeen utiliz tres criterios clave de rendimiento para distinguir a las Mejores en su Clase de las organizaciones de Rendimiento Medio en el Sector y las Rezagadas: El porcentaje de empleados que tienen acceso mvil remoto seguro a la red de la compaa El porcentaje de dispositivos mviles perdidos o robados y nunca recuperados o desmantelados El cambio en la velocidad de toma de decisiones del encuestado durante los 12 meses anteriores Mejores en su Clase: el 20% con el mejor rendimiento Rendimiento Medio en el Sector: el 50% que se sita en el centro Rezagados: el 30% inferior

Porcentaje de encuestados (n = 415)

Fuente: Aberdeen Group, julio de 2011

Un 51% del total de encuestados indicaron que estaban permitiendo que los dispositivos de los empleados accedieran a la red corporativa y al correo electrnico, una prctica frecuente que conlleva cierto riesgo potencial de violaciones de la seguridad de los datos y no recomendada por Aberdeen (ver el cuadro lateral BYOD Riesgo o Recompensa en la pgina siguiente). El veinticuatro por ciento (24%) indic que exigan que todos los dispositivos propiedad de los empleados cumplieran las polticas de la empresa antes de permitirles acceder a la red corporativa, una buena prctica recomendada. Aunque los mtodos para implementar ese cumplimiento varan de una organizacin a otra, el estudio document las prcticas de las empresas que mejor lo hacan, a las que se llam las Mejores en su Clase (ver cuadro lateral). Como se ve en la Figura 2, las motivaciones comerciales para poner en prctica la poltica de BYOD son diferentes entre las Mejores en su Clase y el resto de los encuestados (combinadas las de Rendimiento Medio en el Sector y las Rezagadas). A las Mejores en su Clase las motivan las ganancias de productividad provocadas por la mayor extensin de la comunicacin mvil en toda la organizacin que el fenmeno del BYOD permite.

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Figura 2: Motivaciones de BYOD

BYOD: Riesgo o recompensa?
Los empleados consiguen productividad adicional La compaa est cmoda con el cumplimiento de las normas y los riesgos La empresa reduce costos al no pagar los dispositivos El departamento corporativo de informtica no tiene recursos para dar apoyo tcnico a todos los dispositivos 0%

57% 46% 46% 36% 52% 56% 28% 31% 10% 20% 30% 40% 50% Porcentaje de encuestados, n=415 Mejores - - en su Clase Todos los dems 60%

Las recompensas financieras de una estrategia BYOD bien implementada son relativamente directas: un menor gasto de capital inicial, equilibrado con costos operacionales potencialmente ms elevados, ya que dar apoyo a una gran variedad de dispositivos de los empleados es inherentemente ms complejo que hacerlo a un conjunto limitado y controlado de dispositivos comprados por la empresa. Aunque habitualmente no se le presta atencin, existe un mayor riesgo de exposicin financiera debido al acceso no autorizado a datos protegidos almacenados en dispositivos mviles que sean robados o que se pierdan. En el estudio de julio de 2011 La gestin de la comunicacin mvil de la empresa se vuelve global: La comunicacin mvil se convierte en un elemento importante para el departamento de informtica, se les solicit a los participantes que calcularan la exposicin financiera mxima de su organizacin que podra ser causada por un error en el cumplimiento de las normas y regulaciones locales tras la prdida o el robo de un dispositivo mvil. En la parte inferior del espectro de riesgo, la exposicin era de $3.010 por error; en la parte superior de $179.270 por error. Y un solo dispositivo puede contener muchos errores en el cumplimiento de las normas. Cmo pueden las organizaciones no afrontar la seguridad y el cumplimiento de las normas de los dispositivos mviles pertenecientes a sus empleados?

Fuente: Aberdeen Group, julio de 2011

Tambin estn ms cmodos con los temas de cumplimiento y riesgos, ya que es ms probable que gestionen todo su ecosistema mvil utilizando las mejores prcticas de Gestin empresarial de comunicaciones mviles (EMM por sus siglas en ingls) (Figura 3). Figura 3: EMM esencial
Porcentaje de encuestados, n=415 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
Mejores - - en su Clase Media del Sector

83% 72% 56%

79% 69% 57% 45% 39% 33%

Rezagados

52% 35% 21%

51% 42% 31%

Autenticacin de dispositivo/usuario

Configuracin de dispositivo

Bloqueo y Aprovisionamiento borrado remotos de aplicaciones

Control de dispositivo/red

Fuente: Aberdeen Group, julio de 2011

Las Mejores en su Clase tambin reconocen que las buenas prcticas de EMM no empiezan y terminan en el dispositivo; incluyen la gestin de usuarios, aplicaciones y redes a lo largo de toda la vida til del mvil. Para ms detalles sobre EMM, consulte el informe de julio de 2011, La gestin de la comunicacin mvil de la empresa se vuelve global: La comunicacin mvil se convierte en un elemento importante para el departamento de informtica. Por contraste, la Figura 2 revela que el resto de los encuestados estn motivados por diferentes factores. Tienden a enfocarlo con una visin ms a corto plazo, centrndose en la reduccin de gastos de capital como motivacin principal, admitiendo francamente que no cuentan con recursos de informtica para dar apoyo tcnico a todos los dispositivos mviles de la
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forma adecuada. El problema con este enfoque de corto plazo es que en lugar de reducir el costo global, puede ocurrir que el Costo total derivado de la propiedad (TCO por sus siglas en ingls) sea mayor. Por ejemplo, puede provocar que exista una facturacin no agregada de los operadores que provocara que los gastos de telecomunicaciones fueran inmanejables. Los costos de apoyo tcnico tambin pueden incrementarse debido a una infraestructura de telefona mvil mal diseada y que no cumpliera las normas de la empresa.

Acciones recomendadas
De cara a prepararse para la invasin BYOD, Aberdeen recomienda que el departamento de informtica tome las siguientes acciones: Comenzar con la Gestin de dispositivos mviles (MDM por sus siglas en ingls). Solo el 23% de los Rezagados gestionan centralizadamente sus dispositivos mviles inalmbricos (OTA por sus siglas en ingls). La Gestin de dispositivos mviles inalmbricos es una funcin bsica de la mayora de las soluciones EMM, y es un primer paso crucial para establecer el control del departamento de informtica sobre el ecosistema mvil. Elija una solucin MDM diseada para pasar a una solucin EMM completa cuando su organizacin est preparada para ello. Asegurar los tablets. Dejndose llevar por el apuro de aprovechar la promesa de productividad de los tablets, el 75% de las empresas Mejores en su Clase los han autorizado sin aplicarles las ms bsicas medidas de seguridad, como el bloqueo y el borrado de los dispositivos robados o perdidos. Aplique a los tablets el mismo rigor y principios de gestin del servicio de informtica que se utilizan para el apoyo tcnico a las computadoras porttiles y los smartphones. Ponga al departamento de informtica otra vez a cargo. Si su organizacin no lo ha hecho ya, ha llegado el momento de consolidar todas sus iniciativas de comunicacin mvil al cuidado atento y orientado a los procesos del departamento de informtica. Las organizaciones Mejores en su Clase han liderado la integracin de sus esfuerzos de EMM segn los principios de Gestin de servicio del departamento de informtica, parte del movimiento global hacia la estandarizacin de las prcticas de informtica. Asegurar que se aplica la poltica de la compaa y se hace cumplir. No es suficiente desarrollar una exhaustiva poltica de informtica sobre los dispositivos de los empleados; esa poltica tiene que ser comunicada e implementada. Por ejemplo, permitir solo ciertos tipos de plataformas mviles, restringiendo otras. Estas actividades deberan automatizarse siempre que sea posible. Las compaas Mejores en su Clase solo tienen una probabilidad un 25% mayor que las Rezagadas de tener establecida una poltica de seguridad, pero aplican esta poltica para los datos de la empresa en

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los dispositivos propiedad de los empleados un 96% ms que las Rezagadas. Crear y mantener un inventario de dispositivos actualizado. Dispositivos de huella digital, as como tambin dispositivos y usuarios individuales para conseguir una visibilidad y control total de los dispositivos que intentan conectarse a la red. El sesenta y siete por ciento (67%) de las Mejores en su Clase mantienen un inventario de todos los dispositivos mviles con acceso a la red, frente a solo un 38% de las Rezagadas. Planificar la posibilidad de que cada usuario tenga varios dispositivos inteligentes. El tpico usuario de negocios tiene en la actualidad ms de un dispositivo mvil asignado (p. ej. Computadora porttil, smartphone y/o tablet). Las soluciones EMM que asumen que solo hay un dispositivo por usuario, como aquellas basadas nicamente en direcciones de correo electrnico ActiveSync, por ejemplo, pueden ser inadecuadas. Procure adecuar los recursos de la red, como las direcciones IP, autenticacin y ancho de banda; integre esos recursos siempre que sea posible. Las compaas Mejores en su Clase tienen un 70% ms de posibilidades que las Rezagadas de seguir el nmero de dispositivos gestionados bajo EMM, por lo cual les resulta ms fcil controlar y gestionar el nmero de dispositivos mviles por usuario. Evolucione hacia sistemas de Gestin de la comunicacin mvil de la empresa (EMM). MDM se centra en la gestin de los dispositivos mviles, lo que es un buen punto de partida; pero no es tan completo como el enfoque de ciclo de vida completo de los dispositivos mviles de la EMM, que tambin presta atencin a la gestin de datos y de acceso. Para ms informacin sobre la EMM, consulte La gestin de la comunicacin mvil de la empresa se vuelve global: La comunicacin mvil se convierte en un elemento importante para el departamento de informtica. Compare el comportamiento de su organizacin con sus homlogos y las Mejores en su Clase, y reciba un cuadro de indicadores personalizado sobre su rendimiento, realizando esta breve evaluacin en lnea: http://assessment.aberdeen.com/3kOdV7b14x/index.aspx

Realizando los pasos descritos anteriormente, los departamentos de informtica pueden gestionar de forma econmica su ecosistema de dispositivos mviles, a la vez que apoyan las motivaciones de la empresa en lo relativo al fenmeno BYOD. Esto tambin servir para fomentar la visibilidad, influencia y, a fin de cuentas, el valor percibido del propio departamento de informtica. Para ms informacin sobre este y otros temas de investigacin, visite por favor www.aberdeen.com.

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Desde hace ms de dos dcadas, las investigaciones de Aberdeen han ayudado a corporaciones de todo el mundo a convertirse en las Mejores en su Clase. Habiendo creado un modelo de referencia para ms de 644.000 empresas, Aberdeen cuenta con una posicin privilegiada para ofrecer a las organizaciones los datos que realmente importan: los hechos que les permiten tomar la posicin ms avanzada y obtener resultados. Por eso es por lo que ms de 2,5 millones de lectores de ms de 40 pases confan en nuestras investigaciones, el 90% de las empresas de la lista Fortune 1.000, y el 93% de la Technology 500. Como empresa de Harte-Hanks, las investigaciones de Aberdeen proporcionan perspectivas y anlisis a la comunidad de ejecutivos de marketing de Harte-Hanks a nivel local, regional, nacional e internacional. En combinacin con ellos, ayudamos a nuestros clientes a aprovechar el poder de nuestros conocimientos para generar innovadores programas de marketing multicanal que proporcionan resultados en negocios cambiantes. Para ms informacin visite http://www.aberdeen.com o llame al (617) 854-5200, o si desea saber ms acerca de Harte-Hanks, llame al (800) 456-9748 o visite http://www.harte-hanks.com. Este documento es el resultado de una investigacin primaria realizada por Aberdeen Group. Los mtodos de Aberdeen Group ofrecen una investigacin objetiva basada en los hechos y representan el mejor anlisis disponible en el momento de la publicacin. A menos que se indique lo contrario, todo el contenido de esta publicacin posee copyright de Aberdeen Group, Inc. y no puede ser reproducido, distribuido, archivado o transmitido en forma alguna ni por medio alguno sin previo consentimiento por escrito de Aberdeen Group, Inc. (2011a)

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