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9 conseils pour optimiser vos runions

Werner Tiki Kstenmacher Dunja Riehemann

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Sommarie
Rsum pour la direction ........................................................ 3 9 conseils pour une approche optimale des runions en ligne .................................................................... 4
1. Employez judicieusement le temps gagn ............................. 4 2. Soyez slectif ..................................................................... 4 3. Bannissez le dsordre ds le dbut ...................................... 4 4. Habituez-vous aux runions brves ...................................... 5 5. Prparez les confrences Web aussi scrupuleusement que les rencontres sur le terrain ............................................ 5 6. Appliquez les rgles du savoir-vivre ....................................... 5 7. Fixez un cadre temporel la runion ..................................... 6 8. Privilgiez la qualit sur la quantit ........................................ 6 9. Alternez entre le Web et le terrain ......................................... 6

Citrix Online ............................................................................ 7

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Rsum pour la direction

Un employ dpense environ 60 % de son temps de travail en broutilles et en communication interne. Pour gagner son salaire (et si possible contribuer galement au bnce de lentreprise), il ne lui reste donc mme pas la moiti de son temps. Dsormais, lavantage concurrentiel dcisif nappartient plus aux entreprises qui offrent les produits les plus innovants ou appliquent la stratgie marketing la plus pointue. Il est lapanage de celles o lefcacit des employs est favorise. Certes, les entretiens personnels et les confrences sont indispensables mais le temps des personnes intresses est bien trop prcieux pour tre gaspill en trajets vers le lieu de rendez-vous. Simpliez-vous la vie et invitez vos interlocuteurs dans votre propre bureau : rencontrez-les par confrence Web directement sur votre lieu de travail, sans les cots, les dlais et les risques dun voyage. Tous les intresss y gagnent en srnit et en qualit de vie. Ainsi, les confrences Web sont de plus en plus apprcies : elles offrent le moyen de franchir les distances petites ou grandes en seulement quelques secondes et de rsoudre rapidement les questions et les problmes par le dialogue. Pour lessentiel, une runion en ligne se passe comme une rencontre en prsence. Internet et lcran de lordinateur remplacent sim-

plement le rtroprojecteur et lcran de projection pour la prsentation des contenus en runion : vos interlocuteurs voient directement le bureau de travail de votre ordinateur ou celui dun autre participant. La transmission du son par VoIP (voix sur IP), tlconfrence ou les deux la fois, permet aux participants de se parler. En quelques clics, toutes les parties prenantes sont runies dans la salle de confrence virtuelle. En outre, le cercle des participants peut tre largi en quelques secondes selon les besoins. Il suft de cliquer pour convier un dcideur supplmentaire ou un expert extrieur ; plus besoin de programmer leur intervention des mois lavance. Librez-vous de la planication fastidieuse des rendez-vous, du stress des voyages et de la fbrilit des jours de runion. Les possibilits ne manquent pas pour utiliser avantageusement le temps gagn : dvelopper de nouvelles ides, se ressourcer en passant plus de temps avec ses proches, etc.

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9 conseils pour une approche optimale des runions en ligne :

1. Employez judicieusement le temps gagn.
Lorsque vous optez pour une runion en ligne, ne consacrez pas ncessairement votre entreprise la totalit du temps gagn. Rservez-vous une partie des heures habituellement passes en trajet et en logement sur place et protez-en pour vous prparer sereinement ou prendre un vritable petitdjeuner. Consacrez-vous des activits que vous ngligiez auparavant mais qui vous tiennent cur (et sont en ralit bnques galement lentreprise) : dvelopper des ides cratives, pratiquer un hobby, entretenir ses relations avec les autres, passer plus de temps avec la famille et les proches.

2. Soyez slectif.
Choisissez un outil professionnel qui savre si simple installer et utiliser que vos collaborateurs non seulement sen servent, mais surtout lapprcient !

3. Bannissez le dsordre ds le dbut.

Limitez-vous un outil unique, exploitable sur tous les sites de lentreprise. Vous et vos partenaires pourrez ainsi collaborer efcacement et sans difcult.

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4. Habituez-vous aux runions brves.

Tenez plus souvent des runions rapides en ligne. Vous rduirez ainsi nettement le nombre de-mails ncessaires pour vous concerter sur une question avec vos interlocuteurs. Chacun sait depuis longtemps que le courrier lectronique noffre pas toujours un moyen de communication optimal surtout lorsquil sagit de mettre au point un document plusieurs, de grer des contenus visuels ou dclaircir rapidement des questions critiques. Une runion en ligne, en revanche, permet daboutir sans dlai un rsultat clair et dviter les quiproquos caractristiques de la communication par mail.

5. Prparez les confrences Web aussi scrupuleusement que les rencontres sur le terrain.
Une confrence Web peut inciter limprovisation. Ne vous laissez pas aller cette ide ; au contraire, prparez consciencieusement la runion, de mme que les lments destins aux participants : tablissez un planning et rassemblez tous les documents importants. Protez des avantages du workow numrique : vous navez plus rien photocopier ou imprimer, quelques clics sufsent pour regrouper les supports visuels et les rendre directement accessibles aux participants.

6. Appliquez les rgles du savoir-vivre.

Soignez les apparences : soyez ponctuel, nommez-vous, prsentez-vous en tant que modrateur ou participant. Les rgles de la courtoisie valent galement pour les runions en ligne. Utilisez une photo pour vous prsenter, lorsque que vous commencez une runion en ligne avec des participants que vous ne connaissez pas encore personnellement. De cette faon, vous tablissez une relation plus personnelle avec vos interlocuteurs. Une photo professionnelle va de soi. Noubliez pas : la manire de vous prsenter est galement votre carte de visite.

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7. Fixez un cadre temporel la runion.

Planiez systmatiquement une heure de dbut et une heure de n pour la runion. De ce fait, les participants sont obligs den venir rapidement lessentiel et les entretiens y gagnent en efcacit. Par cette mesure trs simple, vous rduisez considrablement les risques de discussions sans n et lajout de thmes de dbat imprvus.

8. Privilgiez la qualit sur la quantit.

Pour aboutir des accords rapides et des rsultats motivants, les runions doivent tre claires, interactives et surtout brves. Portez un regard critique sur les documents de prsentation utiliser en runion : moins il y en a, mieux cest. Quels sont les graphiques rellement ncessaires ? Les textes ne sont-ils pas trop longs ? La liste des points aborder nest-elle pas trop dense ? Faites preuve dautocritique an de russir une runion intressante, informative et concise.

9. Alternez entre le Web et le terrain.

Malgr tous les avantages dune runion en ligne, prenez rgulirement le temps de rencontrer en personne vos collgues et partenaires. Tous les rendez-vous ne sont pas transposables sur Internet. Les rencontres sur le terrain favorisent la cohsion et lesprit dquipe au sein de lentreprise. Vous ne pouvez pas non plus remplacer tous vos rendez-vous clientle par des confrences Web. En revanche, vous pouvez espacer ces rendez-vous et, dans lintervalle entre deux rencontres, poursuivre avantageusement la collaboration via le Web.

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Citrix Online, division Online Services de Citrix Systems, Inc. (NASDAQ:CTXS) met disposition des solutions sres et conviviales en vue de la collaboration en ligne mondiale. Quil sagisse de GoToMyPCTM pour laccs et le travail sur des sites distance, GoToAssistTM pour lassurance client, GoToMeetingTM pour les runions en ligne ou GoToWebinarTM pour les sminaires Web, les clients plus de 35.000 entreprises et des centaines de milliers de particuliers optimisent facilement et efcacement leur distribution, leurs formations et leur service grce aux produits GoTo. La collaboration Web permet aux internautes de partager lcran en direct pour diter ensemble textes, calculs, graphiques et autres documents. La communication visuelle en temps rel via Internet permet de rduire considrablement les temps et les cots de dplacement et daccrotre la productivit. Qui plus est, les utilisateurs contribuent activement protger le climat et lenvironnement.

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3.15.11/B-50216/PDF