SEMANA DEL CONTADOR 2013

EL CONTADOR Y SU DESPACHO CONTABLE

Expositora: Licda. Elizabeth Madrigal V.

Me falta experiencia pero tengo un ttulo

No tengo clientes, pero tengo los recursos para tener oficina

Despacho Contable: Organizacin de profesionales que presta servicios de naturaleza administrativa, contable, financiera, laboral y/o tributaria
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Definicin del sueo vs realidad

Puede existir un vaco entre un sueo y la realidad que slo se puede eliminar con planes cuidadosos.
Como emprendedor de un despacho contable se requiere: Plan para evitar obstculos Plan a donde vamos y cmo lo vamos a lograr Orden y precisin en las acciones Confiar en los planeamientos y presupuestos.
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PLAN DE NEGOCIOS
Plasmar las ideas, clarificarlas, aclararlas, pulirlas, dentro de lo posible Herramienta de reflexin

HACIA LA META!!!
Definicin de los pasos que debo realizar a partir de este momento para lograr mi objetivo. Iniciar un despacho contable Fortalecer el despacho contable Especializacin y alianzas estratgicas Es momento de que el despacho crezca Contratar personal ms especializado Es el momento de ser el Director General
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Plan de negocios
Diagnstico personal Capacidades Aspectos econmicos Viabilidad de la idea Despacho contable Servicio externo sin oficina formal Servicios brindados despus de la jornada laboral Crecimiento y diversificacin del Despacho
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Plan de negocios
Detallar la naturaleza propia de la idea Oportunidad de iniciar el proyecto Cules beneficios tendrn los clientes? Cules servicios se pueden brindar? Diagnstico Foda
Fortalezas con las que se cuenta Oportunidades externas que favorecen Debilidades que debo mejorar Amenazas que no favorecen la idea
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OPORTUNIDADES: 1. Imagen de la profesin contable 2. Cantidad de clientes en el mercado que requiere servicios contables 3. Cambios Tributarios y creciente fiscalizacin y regulacin 4. Mayor valor a los servicios de la profesin contable 5. Poco profesionalismo brinda la oportunidad a los que hacen las cosas bien 6. Avance Tecnolgico 7. Implementacin de Normas Internacionales AMENAZAS: 1. Competencia Desleal (Precios y tica) 2. Poco valor a las actividades desarrolladas en los servicios contables 3. Constante actualizacin tributaria 4. Falta de profesionalismo en otros contadores 5. Malas prcticas de los empresarios que pueden generar responsabilidad civil y penal a los contadores

FORTALEZAS: Posibilidad de alianzas estratgicas Personalidad de emprededurismo Capacidades especficas Capacidad de maximizar recursos Experiencia Especializacin en Niifs Comunicacin asertiva (habilidades sociales) 8. Bilinge 9. Contar con tecnologa (software y herramientas) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

DEBILIDADES: 1. 2. 3. 4. Falta de experiencia. Poco conocimiento de Niif`s Manejo de un segundo idioma Poca facilidad en el manejo de los cobros 5. Poca experiencia derecho laboral, aspectos tributarias. 6. Falta de capacitacin debido a la rapidez que surgen los cambios

Plan de Mercadeo
Definir el nicho o sector empresarial Mezcla de mercadeo Precios bajos vs precios competitivos Forma de promocionarse Definir la imagen Valores- Misin Visin- Colores- Logo
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ANLISIS DEL MERCADO

Conoce cules sern los clientes? Entiende sus necesidades y deseos? Ofrecer el tipo de servicio que los clientes pagarn? Sern sus servicios competitivos en calidad y en precio? Tiene un plan efectivo de promocin? Sabe cmo comparar su negocio con la competencia? Tiene su negocio la ubicacin adecuada para la gente a la que se propone servir?
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 MAYOR FUENTE: RECOMENDACIONES Crear marca: posicionamiento y la diferenciacin Forma de tratar al cliente El producto que se entrega El servicio abarca todas las necesidades administrativas- contables- financieras vs el servicio es especializado. Cubrir una necesidad tributaria vs ser el principal asesor en la empresa.
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Cmo encontrar clientes?

Ideas Fundamentales
Cules son las necesidades de nuestros clientes? Cumplimiento de obligaciones tributarias Exactitud Puntualidad Responsabilidad Costos bajos Ahorro

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Mercadeo
Promocionarse como expertos: opciones sutiles. Colaboraciones con medios de comunicacin especializados o generales. Asesoramiento constante Constante actualizacin de directrices legales y tributarias. Darse a conocer en grupos organizados o profesionales. Estar donde est el cliente Dar clases o escribir artculos y libros
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ASPECTOS LEGALES Y TRIBUTARIOS

Aspectos Normativos y Tributarios

Cul es la figura legal ms apropiada. Persona Jurdica o Persona fsica para ejercer liberalmente la profesin? Diferencias:
Impuesto de renta Gastos deducibles Financiamiento Libros legales Impuesto a las Sociedades Mercadeo Desarrollo de una marca
PROFESIONALES LIBERALES?

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IMPUESTO POR PAGAR

Ejemplo para un contador que gane 700.000 por mes
Gastos relacionados a la actividad econmica

INGRESOS Menos 25% Gastos RENTA GRAVABLE

9,600,000.00 2,400,000.00 7,200,000.00

PERSONA FISICA PERSONA JURIDICA Impuesto por pagar 526,150.00 Impuesto por pagar 720,000.00 Menos crditos Impuesto Neto 526,150.00 Impuesto Neto 720,000.00

Monto exento y crditos familiares

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AUTORIZACIN PARA EJERCER

Colegio de Contadores Privados
Examen por suficiencia: 5.000,oo Seminario de Incorporacin: 60.500,oo Examen de Idoneidad Profesional o Grado de Licenciatura en Administracin de Negocios Curso de tica Profesional
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Colegio de Contadores Pblicos

Derechos de Incorporacin: 185.000,00 2 aos de experiencia Documentos que comprueben la experiencia Seminario de Induccin

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LISTA DE PENDIENTES:
Inscripcin como sociedad Inscripcin como Despacho Contable Inscripcin ante la Direccin General de Tributacin Directa Inscripcin ante la CCSS Inscripcin ante el INS
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INSCRIPCIN COMO SOCIEDAD

Sociedad Civil: Sociedades profesionales, para profesionales incorporados a sus respectivo colegio profesional.
Constituir escritura pblica como sociedad civil, ante el Registro Pblico de Personas con su respectiva publicacin en La Gaceta

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INSCRIPCION COMO SOCIEDAD

Sociedad Annima, cuando dos o ms personas se unen.
Creacin de Junta Directiva (tres como mnimo) Asamblea de Accionistas Capital establecido por acciones

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INSCRIPCION DE DESPACHO CPA

Escritura de constitucin de la sociedad y su inscripcin en el Registro Pblico, (fotocopia fiel, debidamente certificada por un notario). Fotocopia de la Cdula Jurdica de la Sociedad, con su original (la cual se devolver una vez verificada su originalidad con la copia). Muestra de la papelera y otros documentos que sern utilizados por el despacho:
Papel Membretado Sobres Membretados Recibo por Dinero Membretado Factura Membretada
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INSCRIPCION DE DESPACHO CPA

Dos socios como mnimo, que al menos un socio sea Contador Pblico Autorizado, quin debe ser el Representante Legal del Despacho. En caso de que el Despacho contenga socios no colegiados, la participacin mayoritaria en el capital social, sea propiedad de quienes son los socios colegiados
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CUOTAS Inscripcin 98.000.00 Anualidad

(Despacho pequeo, 10 personas) 30.000.00 (Despacho mediano, de 11 a 20 personas) 75.000.00 (Despacho grande, ms de 20 personas) 300.000.00

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ASPECTOS ORGANIZACIONALES

rea de produccin
Preguntas fundamentales: Qu se requiere para ordenar todos los procesos y producir lo que el mercado quiere? Deseamos ser lderes del servicio? Qu se necesita para satisfacer las necesidades de los clientes? Qu forma bsica debe adoptar nuestra estrategia?

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Organizacin
Preguntas fundamentales:
En que medida se debe centralizar o descentralizar la autoridad para tomar decisiones? Cmo se deben disear los puestos? Cuntos puestos y personas son necesarios para lograr los objetivos?
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LISTA DE PENDIENTES
Toma de decisiones de la ubicacin del Despacho
En mi propia casa? Alquiler de oficina adecuada con una ubicacin accesible para mis clientes? Subarriendo de oficina con servicios incluidos Puedo remodelar mi casa a un costo razonable para llenar mis necesidades especficas? Puedo considerar alquilar con opcin de comprar?

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 Adquisicin de lnea telefnica Adquisicin de un dominio o creacin de cuenta de correo Adquisicin de acceso a Internet Mobiliario y equipo necesario Opciones de servicios auxiliares
Secretariado Mensajera Limpieza
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Aspectos organizativos
Crear un equipo que inspire total confianza y aumente el prestigio del Despacho. (prestigio del contador) Delegacin que genere al cliente tranquilidad, al saber que hay ms de una persona que le puede resolver un problema. Buscar profesionales complementarios de tal forma que se cubran todas las necesidades del cliente. Generar un buen soporte administrativo: Gestin de clientes, informacin y logstica. Apoyar la formacin y el crecimiento profesional
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ASPECTOS FINANCIEROS

rea financiera
Preguntas fundamentales: Cul es nivel de ventas a alcanzar? Cul es la rentabilidad que se puede lograr? Cules son los costos y gastos asociados? Cul es el presupuesto que todos en la organizacin debemos alcanzar?
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 Presupuesto Ventas
Servicios de contabilidad Servicios de auditora Servicios tributarios Certificaciones Consultoras

Gastos
Gastos iniciales Gastos fijos Gastos Variables
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Recordemos.
Cuentas bancarias ahorro del negocio separadas del familiar Presupuesto de gastos separado Mezcla de deudas del negocio vs deudas familiares Gastos del negocio vs gastos familiares Definicin de ingresos del dueo Si se toma dinero prstamo Muchas personas pueden colaborar y cumplir ms de un rol pero solo una persona se encargar del $$$ Cautelosos en decisiones importantes de inversin
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MANEJO DE OFERTAS

Tener una entrevista

Definicin de polticas: Imagen que se proyecta Poltica de vestimenta Puntualidad

Informacin que brinde al cliente informacin respecto al despacho o el servicio que se brinda
Tarjeta de presentacin Carta de perfil Pgina Web Brochure Papelera
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Cmo realizar una entrevista?

Buscar informacin en Internet Conocimiento de quien nos va a atender Tratar de investigar un poco sobre contabilidades similares Evaluacin del costo (viticos) para realizar la visita al cliente Planeamiento de entrevista bsica
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En la entrevista.
No apresurarse a hablar de costos antes de crear valor en el futuro cliente que le ofrece la competencia a menor precio Escuchar las dificultades y las metas de los clientes para luego atar los servicios a ambos. Conocimiento general del cliente:
Servicio o producto que brindan Tamao de la empresa Antigedad. Organigrama. Complejidad de operaciones. Expectativas de crecimiento.
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En la entrevista.
. Definicin especfica por parte del cliente:
Volumen de trabajo Necesidad de actualizaciones o obligaciones tributarias. Muestra de cantidad de facturas, cheques, estados bancarios, recibos, cantidad de empleados, etc. Orden en los documentos Sistemas informticos que cuenta Solicitar si han sido auditados, ltimo informe. Atrasos en la contabilidad

Tipo de servicio que requiere Forma de recopilar la documentacin. Periodicidad del servicio
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En la oficina
Valoracin de la capacidad y los recursos del despacho para brindar el servicio Conocimiento de la actividad econmica Ubicacin Tiempo que tomara hacer el trabajo Recurso humano adicional Orden observado en el cliente Situacin tributaria
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En la oficina
Servicios que pueden ofrecerse Posibilidades de negocios futuros Reportes que el cliente necesita Controles que requieren la empresa Cul va ser el procedimiento de entrega de documentos (el costo de mensajera). Valoracin de la legitimidad- riesgo de brindar el servicio
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Definicin de tarifas.

Ejemplo de una oferta de servicios:

Empresa desarrolladora de Software requiere contratar los servicios externos mensuales de contabilidad. Facturacin (30 facturas mensuales aprox.) Compuesta por 20 personas.
rea Administrativa rea Tcnica

Manejo de 4 cuentas bancarias:

Banco Nacional de CR y Bac San Jos.
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CALCULO DE HORAS Horas Horas Horas Horas Laborables diarias Facturables por semana por mes 8 5 25 105 5 21

60%

Horas de un servicio contabilidad Cantidad de contabilidades

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Definicin de precio: PUNTO DE EQUILIBRIO

Separar los costos de ventas y los gastos operativos en costos operativos fijos y variables Los costos fijos son una funcin de tiempo, no del volumen de ventas, y comnmente son contractuales Los costos variables cambian en proporcin directa con las ventas o la produccin, y son una funcin del volumen, no del tiempo.
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COSTOS VARIABLES
Costos Variables Mensajera Presentacin papelera Total

6,000.00 1,000.00 7,000.00

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Costos Fijos
Gastos Fijos Salario Alquiler de oficina Servicios pblicos Telfono Papelera y utiles de oficina Internet Combustible y transporte Afiliaciones TOTAL

Salario 600,000.00 Salario 108,000.00 18.00% CCSS 49,980.00 8.33% Aguinaldo 757,980.00 Gasto total

Mensual 757,980.00 200,000.00 25,000.00 25,000.00 15,000.00 9,500.00 80,000.00 4,500.00 1,116,980.00
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PUNTO DE EQUILIBRIO
Precio Contabilidad Margen de Contribucin 60,000.00 Precio- Costo Variable
Cantidad de contabilidades que necesito para cubrir los gastos totales

Punto Equilibrio Punto Equilibrio =

Gastos fijos Margen

1,116,980.00 53,000.00 21.07509434

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COSTO DE HORA PROFESIONAL

SALARIOS I SEMESTRE 2013

Salario Mnimo del Contador. 284.684,oo (TMED) Auxiliar de Contabilidad.. 303.137,oo Grado Acadmico Segn decreto actual
Diplomado 403.484.oo Bachiller 457.647.oo Licenciado 549.195.oo

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Costo por hora Costo de oportunidad 650,000.00

Lo que podramos ganar en relacin de dependencia

Ingreso neto anual Aguinaldo Aporte CCSS Remuneracin total Gastos Operativos Total de Gastos Total horas facturadas anuales Costo por hora

7,800,000.00 650,000.00 1,404,000.00 9,854,000.00 4,800,000.00 14,654,000.00 1,250.00 11,723.20

Lmite inferior para determinar el precio por hora

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Cobro de servicios de contabilidad externos?

Definicin de horas Definicin de servicios por brindar Definicin de responsabilidades Monto definido por el Colegio de Contadores Privados: Hora Profesional 19.850,oo

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Formalizacin de los servicios ofrecidos

Confeccin de Contratos formales Tipo de servicios ofrecidos Plazo Precio Responsabilidades Confidencialidad Revisin de Tarifa

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CUIDADO DE LOS CLIENTES

Servicios: la tendencia actual

En esencia, el cliente percibe el nivel de calidad del

servicio como la diferencia entre el servicio que

espera y el servicio que recibe. Por eso siempre debemos combinar un servicio y un producto, no vender solo uno de los dos.
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Las determinantes de un servicio de calidad actual son:

Confiabilidad: implica la constancia y coherencia del desempeo.

Capacidad

de respuesta: se refiere a la disposicin o actitud de los empleados para proporcionar el servicio.

Competencia:

significa poseer las habilidades y conocimientos necesarios para proporcionar el servicio.

Acceso:

implica facilidad de acercamiento y contacto

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.Cortesa:

significa amabilidad, respeto, consideracin y actitud amistosa en el momento de brindar el servicio.

Comunicacin:

significa mantener a los clientes informados en un lenguaje que puedan entender.

Credibilidad: Seguridad:

implica confianza, convencimiento y honestidad.

es estar libre de peligros, riesgos o dudas con respecto

al servicio.
Entender

al cliente: significa hacer un esfuerzo por entender sus necesidades.

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CONCLUSIN
En el mercado, el xito est reservado para unas pocas empresas. Anualmente nacen y mueren gran cantidad de negocios algunos logran mantenerse durante mucho tiempo en el filo de su punto de equilibrio, subsistiendo, pero nunca alcanzan a desarrollarse y crecer. Sin embargo, un grupo reducido y selecto crece hasta obtener la condicin de lderes
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MANOS A LA OBRA
DONDE HAY UNA EMPRESA DE XITO ALGUIEN TOM ALGUNA VEZ UNA DECISIN VALIENTE.

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