Trabajo Final Gestin de Proyectos

Manuela Palacio Velsquez Mara Fernanda Velsquez Restrepo Laura Jaramillo Uparela

Mara Cecilia Henao

EAFIT Medelln 2013

1. Descripcin del alcance del proyecto El proyecto comprende el desarrollo de todas las actividades requeridas para llevar a cabo un informe que comprenda el anlisis y los beneficios de realizar inversiones en el Centro Nacional de Investigacin Mdica, evidenciando casos exitosos de investigaciones realizadas a travs de los aos en el centro con donantes anteriores. Buscando as poder incentivar a pblico en general, gobernaciones, corporaciones, grupos de inters y fundaciones a invertir en esta labor social, buscar donantes potenciales dndoles a conocer los beneficios de las investigaciones que se llevan a cabo y de esta forma poder continuar con el mejoramiento de la calidad de vida de los pacientes de este centro de Investigacin, sus familiares amigos y personas externas que puedan necesitar nuestros servicios. Para completar con xito el este proyecto se contemplan los siguientes puntos: Estructura de Descomposicin de trabajo EDT

2. Diccionario de la EDT

1.1 Testimonio: manifestaciones reales, que evidencian la eficiencia del centro 1.1.1 Encuestas: Declaraciones escritas de nuestros pacientes y sus familiares acerca de sus experiencia en centro, las cuales demuestran su buen nombre 1.1.2 Entrevistas: Declaraciones en medios digitales, de forma ms directa de nuestros pacientes y sus familiares acerca de sus experiencia en centro, las cuales demuestran su buen nombre.

1.2 Campaas de promocin: a travs de medios masivos de publicidad para promocin del centro, mostrando los avances que el centro y sus esfuerzos de investigacin y su slida poltica fiscal 1.2.1 Radiales: medio a travs del cual se dar a conocer y promocionara el centro de investigacin a donantes potenciales a travs de programas relacionados y comerciales. 1.2.2 Televisivo: Medio de alta participacin en el cual se dar a conocer y promocionar el centro de investigacin a donantes potenciales a travs de comerciales que demuestren el xito de las investigaciones y su importancia. 1.2.3 Fsicas: Medio de impacto en el cual se dar a conocer y promocionar el centro de investigacin a donantes potenciales a travs de imagines y frases impactantes que muestren la veracidad de las investigaciones y los avances del centro. 1.3 Evidencias fotogrficas: demostracin fsica y real del resultado de nuestros estudios 1.3.1 Hospitales: Pruebas fsicas de un antes y un despus del uso de las evidencias encontradas por el centro de investigacin y muestra de sus beneficios 1.3.2 Clnicas: Pruebas fsicas de un antes y un despus del uso de las evidencias encontradas por el centro de investigacin y muestra de sus beneficios 1.3.3 Instalaciones de atencin mdica a largo plazo: evidencia de la aplicacin de los resultados de la investigacin del centro. 1.4 Fondos: es el medio de captar dinero a travs de donaciones. 1.4.1 Candidatos potenciales a donar: evidenciar los resultados de las investigaciones para involucrar a nuevas personas naturales y jurdicas a donar para un proyecto que demuestra grandes avances y una buena poltica fiscal que permite aprovechar mejor los fondos y las donaciones que se reciben. 1.4.2 Donantes anteriores: incentivar a los antiguos donantes a continuar con la obra a travs evidencias de los avance y el buen uso de los fondos y donaciones que se reciben. 1.5 Estudio donantes de alto potencial: Busca quien podra ser un potencial financiador del proyecto. 1.5.1 Bases de datos: indagar quienes podran ser los posibles donantes para tomar medidas que impulsen a sus donaciones y se garantice el target del proyecto.

1.6 Informes: Ilustra de forma breve, sencilla y fcil de leer, los beneficios de la investigacin del centro y su impacto en la vida de las personas 1.6.1 Redaccin: dirigida al adulto mayor; clara y fcil de leer 1.6.2 Diseo: "atractivo"; creativo, multicolor , con gran cantidad de fotografas alusivas al tema y grficas fciles de comprender 1.6.3 Impresin: se deben realizar la impresin de 5000000 copias para todos los grupos de inters 1.6.4 Envi: se enviaran 5000000 de copias para marketing y publicidad de los grupos de inters 1.7 Plan detallado y presupuesto: Es un gua que muestra como terminara el proyecto 1.8 Avances del centro: Demuestra la experticia y buena reputacin del centro. 1.8.1 Investigaciones: Avances que el centro est teniendo en sus esfuerzos de investigacin y que informan a estos grupos de inters de los adelantos 1.8.2 Polticas: slida poltica fiscal que permitir aprovechar mejor los fondos y las donaciones que se reciben alentando as a los donantes anteriores y potenciales a continuar con el proyecto 3. Liste los recursos para cada Estructura de Control o Lote de Trabajo que requerir para la ejecucin de proyecto, respetando la EDT. 1.1 Testimonio 1.1.1 Encuestas: Familiares de los pacientes, pacientes anteriores, plantilla fsica y por correo y software especializado que permita realizar por correo la encuesta 1.1.2 Entrevistas: Familiares de los pacientes y pacientes anteriores, cmara filmadora y grabadora de voz 1.2 Campaas de promocin 1.2.1 Radiales: publicista, contactos en la radio y locutor 1.2.2 Televisivo: Publicista, contactos en televisin, set de grabacin, escenario, personajes, guion. 1.2.3 Fsicas: publicista, contactos en peridicos y revistas, diseador grafico, valla 1.3 Evidencias fotogrficas:

1.3.1 1.3.2 1.3.3

Hospitales: evidencias de los pacientes recuperados, cmara fotogrfica y fotgrafo Clnicas: evidencias de los pacientes recuperados, cmara fotogrfica y fotgrafo Instalaciones de atencin mdica a largo plazo: evidencias de los pacientes recuperados, cmara fotogrfica y fotgrafo

1.4 Fondos:. 1.4.1 Candidatos potenciales a donar: promotores de los beneficios de la donacin, contactos en corporaciones, grupos de inters, gobierno, fundaciones y pblico en general 1.4.2 Donantes anteriores: promotores de los beneficios de la donacin y evidencia del correcto uso del dinero en donaciones pasadas contactos en corporaciones, grupos de inters, gobierno, fundaciones y pblico en general 1.5 Estudio donantes de alto potencial 1.5.1 Bases de datos: comprar y buscar bases de datos de posibles donantes potenciales. 1.6 Informes: 1.6.1 Redaccin: Escritor y editor 1.6.2 Diseo: publicista y empresas de diseo candidatas a realizar el proyectos 1.6.3 Impresin: informe listo, empresas litogrficas candidatas a realizar el proyecto 1.6.4 Envi: informe impreso, empresas de transporte candidatas a realizar el proyectos 1.7 Plan detallado y presupuesto: asistente financiero 1.8 Avances del centro: 1.8.1 Investigaciones: evidencias de los resultados encontrados, escritor y editor del informe. 1.8.2 Polticas: evidencias real del buen uso del capital donado y de que manera se ha usado 4. PMO del proyecto.

4.1.

4.2.

4.3.

4.4.

4.5.

Gerente del Proyecto: Persona encargada de realizar la estimacin del esfuerzo necesario para cumplir con los objetivos planteados en el proyecto, define la estrategia de desarrollo y estructura del mismo. Planifica, evala, controla, revisa y comprueba resultados. Soluciona incidencias que se presenten. Persona encargada de informar al sponsor de los avances y actividades terminadas del proyecto. Asistente: Persona encargada de tomar las fotografas, organizar todo lo relacionado con videos, encuestas, testimonios, grabaciones de vos. Los documentos correspondientes al proyecto, agendas, cronogramas Especialista en Marketing: Persona encargada de Realizar la planificacin, ejecucin y control de la estrategia global de marketing. Desarrolla estrategias para ptimos posicionamientos, optima comunicacin y fcil absorcin y entendimiento delos mensajes del proyectos. Encargado de fidelizar clientes Encargado de las plataformas y espacios publicitarios Escritor/Editor: Persona encargada de organizar y mejorar la redaccin del informe final, encuestas, videos y todo lo relacionado con el proyecto buscando un ambiente armnico en todo lo que deba presentarse al pblico y a los sponsor. Terceros: Contratistas que sean necesarios para poder llevar a cabo el proyecto, encargados de enviar cotizaciones y dems asuntos relacionados con actividades externas al staff del proyecto.

5. Matriz de Responsabilidades. E ejecuta, P participa, C coordina, R revisa, A autoriza

Especialista en Marketing

Gerente Proyecto

Escritor/Editor

Asistente E E E P P E/P C/R C/R C/R C/R E E P

Clave

Descripcin Responsabilidad

1.1 1.1.1 1.1.2 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.5 1.5.1 1.6 1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.6.4 1.7 1.8 1.8.1 1.8.2 1.9 1.9.1

Testimonio Encuesta Entrevista Campaas de Promocin Radio Televisin Fsicas Evidencias Fotogrficas Hospitales Clnicas Instalaciones Medicas a Largo Plazo Fondos Candidatos Potenciales Donantes Anteriores Estudio Donantes Alto Potencial Bases de Datos Informes Redaccin Diseo Impresin Envi Plan Detallado del Proyecto Avances del Centro Investigaciones Polticas Cierre Lecciones Aprendidas

A A/C A/C A A/C A/C A/C A A A A A A A A A A A E A A A E P C/P C/P P P/C P/C P/C P/R P/R C E E E E E P P E E

E E E E

6. Plan de comunicaciones e informacin y las reuniones con sus asistentes y periodicidades.

Terceros

Sponsor

7. Plan de adquisiciones y contrataciones Plan de gestin de adquisiciones PROCEDIMIENTOS: Para cada empresa de diseo, envi e impresin con la cual se licite o se coticen precios se le notificara al asistente segn su disponibilidad y con anterioridad al proveedor para el desarrollo correcto y oportuno de las labores. El director del proyecto debe aprobarlo. El asistente ser el encargado de revisar detalladamente la cotizacin y buscar la mejor opcin. Para los personas que den su testimonio y donantes se tendr una clausula de confidencialidad, para quien no desee que se conozca su identidad. Para las campaas de promocin el experto en marketing se encargara de realizar eficientemente las campaas con el fin de atraer el publico indicado, considerando precios acordes con los requerimientos. Para la adquisicin de bases de datos el encargado de marketing encontrar los proveedores adecuados y acordes con nuestro publico objetivo. COORDINACIN CON OTROS ASPECTOS DE LA GESTIN DEL PROYECTO: Contrato de diseo: - Encargado: Experto en marketing - Realizacin: Entre el 15 de junio Y 15 Julio

Contrato de impresin: - Encargado: Asistente - Realizacin: entres el 1 de octubre y el 15 de octubre Contrato de envi: - Encargado: Asistente - Realizacin: entre el 15 de octubre y el 15 de noviembre Contrato de grabacin de comerciales: - Encargado: especialista en marketing y asistente (fotgrafo) - Realizacin: Entre el 15 de julio y 30 de agosto Contrato de vallas - Encargado: Especialista en marketing y asistente (fotgrafo) - Realizacin: Entre el 15 de julio y el 15 de agosto Contrato de confidencialidad - Encargado: Todas las personas involucradas en el proyecto - Realizacin: durante la vida til del proyecto.

COORDINACIN CON LA GESTIN DE PROYECTOS DE LOS PROVEEDORES El pago de diseo se realizaran; la mitad por anticipado y la mitad al final de la entrega, siempre y cuando el consejo directivo lo apruebe. Los pagos de envi e impresin se realizara al momento que se entreguen los informes, siempre y cuando el consejo directivo lo apruebe.

RESTRICCIONES Y SUPUESTOS: Modificaciones en el presupuesto debido a cambios en el monto de las donaciones, haciendo que el capital reduzca para la realizacin del proyecto. Modificaciones en el cronograma pueden conllevar a renegociar y reasignar los contratos de diseo, impresin y envi, lo que podra generar aumento en las cotizaciones o no disponibilidad de los proveedores.

RIESGOS Y RESPUESTAS: Incumplimiento en las entregas de diseo, impresin, envo, vallas, comerciales, propaganda en revistas y peridicos: apalancamiento con los tiempos de holgura y contratos rgidos que tengan respuestas a incumplimientos. Falta de personas para realizar testimonios: incentivos para los pacientes y sus familiares. Falta de donantes: Obtener bases de datos nuevas ms efectivas con nuestro pblico objetivo.

Que el proyecto no sea aprobado por el consejo directivo: tener una segunda opcin ante los rubros que no sean aprobados.

MTRICAS: Para la eleccin de un proveedor se tomara como bases el mejor precio, calidad, tiempos de entrega y reputacin con sus clientes.