UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SIS-

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MDULO III TRMITE PAGO DE SALARIOS

Aprobado por: Lic. Carlos Estuardo Glvez Barrios Acuerdo de Rectora No. 2012-2008 de fecha 10 de septiembre de 2008
Elaborado por: Comisin Sistema Integrado de Salarios

Guatemala, Septiembre de 2008

DIRECTORIO
Lic. Estuardo Glvez Barrios Rector Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo Secretario General Lic. Carlos Rene Sierra Romero Director General de Administracin Dr. Jorge Solares Aguilar Director General de Extensin Universitaria Dr. Olmedo Espaa Caldern Director General de Docencia Lic. Miguel Angel Lira Trujillo Director General Financiero Dr. Antonio Francisco Mosquera Aguilar Director General de Investigacin Arq. Hctor Santiago Castro Monterroso Coordinador General de Planificacin Licda. Rosa Mara Ramrez Soto Directora de Asuntos Jurdicos

COMISIN ACTUALIZACIN SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS-SISLic. Uras Amita Guzmn Garca Asesor, Direccin General Financiera Licda. Sandra Leticia Morales de Noj Divisin de Desarrollo Organizacional Licda. Lucrecia Rossal de Glvez Divisin de Administracin de Recursos Humanos Aura Leonor Vliz Sierra Departamento de Proveedura Lic. Jorge Wotzbely Motta Girn Auditoria Interna Lic. Manfredo Elas Echeverra Castillo Departamento de Contabilidad Lic. Otto Ren Guzmn Rafael Departamento de Caja Ing. Jorge Gmez Mndez Departamento de Procesamiento de Datos Licda. Vilma Yolanda Arvalo Veras Departamento de Presupuesto Lic. Mario Ren Monzn Vsquez Direccin de Asuntos Jurdicos

PERSONAL DE APOYO Licda. Sandra Lucrecia Torres Barrios Departamento de Contabilidad Lic. Fredy Gmez Mendoza Auditora Interna Lic. Augusto Gmez y Gmez Divisin de Desarrollo Organizacional

Contenido
A. Presentacin B. Autorizacin

NDICE

Pgina

C. Objetivos Generales D. Normas Generales de Cumplimiento Interno E. Procedimientos del Sistema Integrado de Salarios Modulo IIII. Revisin y Autorizacin de Nmina de Sueldos.. II. Impresin de Nmina a) Pago por Acreditamiento Normas Especficas.. 1) Impresin de Nmina y pago de Sueldos por Acreditamiento a Cuenta Bancaria. 2) Eliminacin con o sin reposicin de acreditamiento previo al pago.. 3) Reposicin de pago por acreditamiento no aplicado por el banco. 4) Liquidacin de nmina .. b) Pago por Cheques Normas Especficas . 1) Impresin de Nmina y pago de Sueldos por Cheque. 2) Firma, anulacin y reposicin de cheques por la Comisin Fcsimil. 3) Anulacin y reposicin de cheques previo a la fecha de pago por medio de Tesorera.. 4) Anulacin y reposicin de cheques durante el proceso de pago.... 5) Anulacin de cheques sin reposicin.. 6) Anulacin y reposicin de cheques extraviados 7) Anulacin y reposicin de cheques revocados.. 8) Liquidacin de nmina III. Reintegros por sueldos pagados en exceso

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3 10 10 15 20 24 27 31 35 39 44 48 52 55 60 64 68

F. Formularios utilizados G. Anexos.

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A. PRESENTACIN
EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA, presenta a autoridades y trabajadores en general el Manual de Normas y Procedimientos del Sistema Integrado de Salarios SIS-, Mdulo III, Trmite de Pago de Salarios, con la finalidad de servir de gua al personal involucrado en el proceso de pago de sueldos por acreditamiento a cuenta y por cheque, desde la revisin de los documentos de soporte para la depuracin de la nmina de sueldos hasta la liquidacin correspondiente. Este conjunto de procedimientos forman parte del Sistema Integrado de Salarios y son de aplicacin en todas las Unidades Acadmicas y Administrativas de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Los mismos permitirn reducir el tiempo de ejecucin del registro de las operaciones y tener seguridad en la liquidacin de la nmina, dado que al disminuir el traslado fsico de documentos, se minimiza el riesgo de prdida u otra eventualidad que ponga en riesgo el patrimonio de la institucin. As mismo, permitir modernizar el procedimiento del pago de sueldos a los trabajadores de la Universidad de San Carlos de Guatemala, a travs de los servicios tecnolgicos y de comunicacin que ofrece el sistema bancario nacional, lo que permitir fortalecer las medidas de control interno, necesarias para el manejo del pago de sueldos de los trabajadores, definiendo las responsabilidades de funcionarios y dems trabajadores, afianzando la seguridad y confiabilidad a los trabajadores en el pago de su sueldo, innovando la forma de pago por medio de acreditamiento a cuenta bancaria, as como optimizar y reducir los costos para la institucin. El presente documento es de aplicacin inmediata y modifica lo contenido en los Acuerdos de Rectora Nos. 1180-2005 de fecha 5 de octubre del ao 2005 y 464-2002 de fecha 18 de junio del ao 2002. ID Y ENSEAD A TODOS

B. AUTORIZACIN
PROYECTO DE ACUERDO EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA, de conformidad con las atribuciones que le confiere el Artculo 17 de los Estatutos de la Universidad. Considerando: Que por medio de Acuerdo de Rectora No. 343-2007 se nombr la Comisin del Sistema Integrado de Salarios SIS-, para desarrollar sus funciones conforme lo establecen las normas, leyes y reglamentos de la Universidad de San Carlos. Considerando: Que es necesario dictar normas y procedimientos para la operativizacin y actualizacin del Sistema Integrado de Salarios de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Considerando: Que los procedimientos del Sistema Integrado de Salarios SIS- permitirn reducir el tiempo de ejecucin del registro de las operaciones y tener seguridad en la liquidacin de la nmina, dado que al disminuir el traslado fsico de documentos se minimiza el riesgo de prdida y otra eventualidad que ponga en riesgo el patrimonio de la institucin. Considerando: Que la liquidacin de la nmina que actualmente visa Auditora Interna, al concluir la actualizacin total del Sistema Integrado de Salarios SIS-, deber contemplarse como una funcin de la Divisin de Administracin de Recursos Humanos para finalizar el ciclo del proceso de nmina; para lo cual deber contar con el apoyo tcnico y los recursos financieros, humanos y fsicos de las dependencias involucradas para su reestructura y fortalecimiento. POR TANTO: Con base en lo considerado y el precepto legal citado: ACUERDA: PRIMERO: Aprobar la actualizacin del Mdulo III TRMITE PAGO DE SALARIOS que contiene los procedimientos siguientes: I. Revisin y Autorizacin de Nmina de Sueldos, II. Impresin de Nmina a) Pago por Acreditamiento 1) Impresin de Nmina y pago de Sueldos por Acreditamiento. 2) Eliminacin con o sin reposicin de Acreditamiento previo al pago. 3) Reposicin de pago por Acreditamiento no aplicado por el banco. 4) Liquidacin de nmina. b) Pago por Cheques 1) Impresin de Nmina y pago de Sueldos por Cheque. 2) Firma, anulacin y reposicin de cheques por la Comisin Fcsimil. 3) Anulacin y reposicin de cheques previo a la fecha de pago por medio de Tesorera. 4) Anulacin y reposicin de cheques durante el y III. proceso de pago. 5) Anulacin de cheques sin reposicin. 6) Anulacin y reposicin de cheques extraviados. 7) Anulacin y reposicin de cheques revocados. 8) Liquidacin de nmina Reintegros por sueldos pagados en exceso. SEGUNDO: Encargar a los(las) Tesoreros(as) o personal que hace sus veces de las unidades acadmicas y administrativas de la Universidad de San Carlos de Guatemala, Departamento de Caja, Divisin de Administracin de Recursos Humanos y Departamento de Procesamiento de Datos, velar por el cumplimiento de lo aprobado en el presente acuerdo. TERCERO: Dejar sin efecto los Acuerdos de Rectora Nos. 464-2002 de fecha 18 de junio del ao 2002 y el Acuerdo de Rectora No. 1180-2005 de fecha 5 de octubre de

2005 CUARTO: Derogar todas aquellas disposiciones que contradigan lo preceptuado en el presente acuerdo. QUINTO: Cualquier caso no previsto debe ser resuelto por la Divisin de Administracin de Recursos Humanos o Direccin General Financiera, segn sea el caso. SEXTO: El Manual de Normas y Procedimientos del Sistema Integrado de Salarios SIS- Mdulo III, entra en vigencia a partir del 1 de Septiembre del ao 2008. COMNIQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, General. a das del mes de del ao 2008. (ff) Lic. Estuardo Glvez, Rector; Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo, Secretario

C. OBJETIVOS GENERALES
1. Dotar a la administracin de una herramienta adecuada que contribuya a la eficiencia y eficacia en el trmite de emisin, pago, reposicin de pagos por acreditamiento a cuenta bancaria y liquidacin de nminas de sueldos. 2. Fortalecer el control interno a fin de asegurar el procedimiento de pago de sueldos y prestaciones en la Universidad de San Carlos de Guatemala. 3. Orientar y responsabilizar a los trabajadores que participan en los pasos y etapas de los procedimientos, respecto a las tareas que cada uno debe ejecutar. 4. Registrar oportunamente los pagos efectuados, as como los acreditamientos de sueldos no efectuados por el banco, cheques anulados y la reposicin de los mismos por medio de la actualizacin del Libro de Sueldos y el Libro Auxiliar de Bancos 5. Agilizar los procesos y contar con controles necesarios para evaluarlos. 6. Brindar seguridad y confiabilidad a los trabajadores en el pago de su sueldo as como optimizar y reducir los costos para la Universidad.

D. NORMAS GENERALES DE CUMPLIMIENTO INTERNO

1. Los rganos de Direccin y/o las Autoridades Nominadoras, son responsables de aprobar las contrataciones de acuerdo a la legislacin vigente. 2. Bajo ninguna circunstancia debe darse posesin a un trabajador, si no existe la contratacin previa emitida por el rgano de Direccin o Autoridad Nominadora competente. 3. El Tesorero o quien haga sus veces es responsable de elaborar oportunamente las variaciones a la nmina normal y nminas de complemento, contratos, nombramientos y otros documentos que sean necesarios para efectuar el pago de sueldos. As mismo, es responsable de verificar que a los nombramientos o contratos (Formulario SIS-03) se adjunte la documentacin que corresponde, que estn debidamente elaborados, certificar la disponibilidad presupuestaria y que dichas acciones se apeguen a la legislacin vigente. 4. La administracin de los procesos contenidos en el Modulo III, corresponde a cada unidad involucrada de acuerdo al mbito de su competencia. 5. Auditora Interna ser la encargada de evaluar permanentemente el ambiente y estructura de control interno derivado de la implementacin del procedimiento de Pago de Sueldos por Acreditamiento a Cuenta Bancaria, efectuando pruebas selectivas en las fases del mismo, de conformidad con el artculo 131 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 6. La Divisin de Administracin de Recursos Humanos y el Departamento de Caja calendarizarn la recepcin de documentos y los procesos contenidos en el presente manual. Las Unidades Ejecutoras debern cumplir con la entrega de la documentacin segn Circular que la Divisin de Administracin de Recursos Humanos emita, en caso de incumplimiento sern responsables por las consecuencias que de ello deriven. 7. Quedan sujetos a deduccin de responsabilidades, a solicitud de Auditora Interna y de la Divisin de Administracin de Recursos Humanos, en lo que a cada dependencia le compete, los trabajadores que intervienen en el proceso y que por negligencia en sus funciones, incurran en errores administrativos, que redunden en perjuicio de los intereses del personal y/o del patrimonio de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 8. El Departamento de Procesamiento de Datos debe mantener actualizado el programa del sistema de nmina. 9. Cualquier asunto no previsto ser resuelto por la Direccin General Financiera o Divisin de Administracin de Recursos Humanos, segn sea el caso.

E. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS MDULO IIII. REVISIN Y AUTORIZACIN DE NMINA DE SUELDOS
NORMAS ESPECFICAS 1. El Profesional de Recursos Humanos de la Divisin de Administracin de Recursos Humanos queda facultado para no incluir en nmina, cualquier documento que genere pago y que no cumpla con las disposiciones legales vigentes de aplicacin general y especficas de la Universidad de San Carlos de Guatemala (Reglamento de Relaciones Laborales entre la Universidad de San Carlos de Guatemala y su Personal, Reglamento de la Carrera Universitaria parte Acadmica RECUPA-, Normas Presupuestarias, disposiciones del Consejo Superior Universitario, Cdigo de Trabajo, Decretos y otros) y los documentos que contengan alteraciones, borrones y/o tachaduras. 2. El Operador de Informtica de la Divisin de Administracin de Recursos Humanos deber contar con el documento fuente debidamente firmado por el Profesional de Recursos Humanos (SIS-03, SIS-04, SIS-05, SIS-10 y otros) que le sea trasladado para su inclusin en la nomina, y ser responsable de los pagos o modificaciones generados que puedan ocurrir en el proceso de grabacin por el incumplimiento de la presente norma. 3. El Profesional de Recursos Humanos, es responsable del contenido de los reportes emitidos por el Operador de Informtica, que le sean trasladados al Departamento de Caja para la emisin de nmina de pagos. 4. El Profesional de Recursos Humanos debe informar a la Coordinacin de la Unidad de Sueldos y Nombramientos sobre la finalizacin de la revisin de la nmina mediante el Form. SIS-24 Informe de finalizacin de Nmina por dependencia el cual indicar el monto total de la nmina de la dependencia. 5. La Divisin de Administracin de Recursos Humanos informar al Departamento de Caja del monto por el cual debe ser emitida la nmina en forma global con un desglose por dependencias por medio del Form.SIS-25 Solicitud de Emisin de Pagos, autorizado por el Jefe de la Divisin de Administracin de Recursos Humanos. 6. Toda reposicin de pago anulado deber ser gestionada por el Tesorero o quien haga sus veces de cada unidad ejecutora por medio del Formulario SIS-10 SOLICITUD DE REPOSICION DE PAGO DE SUELDOS, el cual deber contener toda la informacin necesaria para la emisin de un nuevo pago, incluyendo el nmero de formulario SIS-21, partida, plaza, registro de personal, nombre del trabajador, sueldo (separado por rengln presupuestario), nmero de horas, detalle de descuentos, de tal manera que refleje la informacin exacta para la emisin de un nuevo pago.
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7. No se permitir la gestin del formulario SIS-10 SOLICITUD DE REPOSICION DE PAGO DE SUELDOS sin la respectiva constancia de pago anulado, formulario SIS-21 en original. 8. Los pagos efectuados en exceso debern ser reintegrados de acuerdo al procedimiento especfico para el efecto.

I. REVISIN Y AUTORIZACIN DE NMINA DE SUELDOS

Descripcin del Procedimiento

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Revisin y autorizacin de nmina de Mdulo III sueldos Inicia: Profesional de Recursos Humanos Unidad Responsable Hoja No. 1 de 3 No. de Formas: 2

Termina: Personal de Contabilidad Paso No. 1 Actividad

Recibe original de: Form. SIS-03, SIS-04 y SIS-05, firmando de recibido. Revisa y califica segn normativa institucional. Verifica modificaciones a la nmina, de lo que puede resultar: Documentos completos y correctos: continua paso 3 Documentos incompletos/ incorrectos: seala inconsistencias y devuelve para que se realicen las correcciones necesarias durante el periodo de revisin de nombramientos y variaciones calendarizado por la Coordinacin de la Unidad de Sueldos y Nombramientos. De no atenderse las mismas, devuelve por escrito al finalizar el proceso de revisin y autorizacin de nmina a Tesorera de la Unidad. Firma y sella de revisado, desglosa y archiva copia de formularios SIS-04 y SIS05, registra en controles de sueldos. Consolida expediente en sobre manila de traslado de documentos. Traslada sobre Manila a Operador de Informtica de Recursos Humanos. Recibe originales de formularios SIS-03, SIS-04 y SIS-05, en sobre Manila, graba, firma, sella de operado en formularios y sobre manila de traslado de documentos y emite reporte. Traslada a Profesional de Administracin de Recursos Humanos.

2 Profesional de Recursos Humanos de la Unidad de Sueldos y Nombramientos Divisin de Administracin de Recursos Humanos 3

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6 Operador de Informtica 7

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Revisin y autorizacin de nmina de sueldos Unidad Responsable Paso No.

Hoja No. 2 de 3

Actividad
Recibe originales de formularios SIS-03, SIS-04 y SIS-05 y reportes de grabacin coteja y verifica nmina prueba emitida por el Departamento de Caja. Al finalizar la revisin de la nomina prueba y realizar los cambios pertinentes, solicita a Operador de Informtica el informe de finalizacin de nmina por dependencia (SIS-24). Conserva nomina prueba y sus respectivas modificaciones. Imprime informe de finalizacin de nmina por dependencia y traslada. Recibe, coteja y firma informe. Traslada informe original a Coordinador de Sueldos y archiva copia. Firma y sella de revisado en sobre de traslado de documentos. Finalizada la revisin de nomina de sueldos, realiza carga de descuentos correspondiente a retencin de Impuesto Sobre la Renta e informa de su finalizacin a la Coordinacin de Sueldos y Nombramientos. Recibe informes por dependencia. Requiere al Operador de Informtica la emisin Solicitud de Emisin de pagos Form.SIS-25. Coteja los montos informados por los Profesionales de Recursos Humanos, firma y sella.

8 Profesional de Recursos Humanos de la Unidad de Sueldos y Nombramientos

Divisin de Administracin de Recursos Humanos

Operador de Informtica Profesional de Recursos Humanos de la Unidad de Sueldos y Nombramientos

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Profesional de Recursos Humanos encargado de ISR

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Divisin de Coordinador de la Administracin de Unidad de Sueldos Recursos Humanos y Nombramientos

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Revisin y autorizacin de nmina de sueldos Unidad Responsable Paso No.

Hoja No. 3 de 3

Actividad
Traslada a Profesional de Recursos Humanos encargado de ISR y Jefe de Divisin de Recursos Humanos para firma. Distribucin de Formulario SIS-25:

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Coordinador de la Unidad de Sueldos y Nombramientos

1/4 Departamento de Caja 2/4 Coordinador de la Unidad de Sueldos y Nombramientos 3/4 Profesional de Recursos Humanos encargado de ISR 4/4 Coordinador de Operaciones. Traslada original de formulario SIS-25 por medio de recepcin al Departamento de Caja adjunto a los sobres Manila, contina paso No. 20. Contina proceso de Impresin de nmina y pago de sueldos por acreditamiento a cuenta bancaria / por cheque Traslada todos los documentos que respaldan licencias, suspensiones, despidos y otros al Operador de Informtica, para registro en historial laboral, luego traslada al Encargado de Archivo para ser incluidos en la ficha de personal. Recibe los documentos descritos en el paso 18, depura y traslada a Operador de Informtica para su escaneo en la ficha digital.

Divisin de Administracin de Recursos Humanos

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Profesional de Recursos Humanos de la Unidad de Sueldos y Nombramientos

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Encargado de Archivo

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II. Impresin de Nmina

Normas Generales
1. El Departamento de Caja deber realizar las cargas correspondientes a descuento por prestamos del Plan de Prestaciones, BANRURAL y BANTRAB y emitir los pagos en estricto apego a los requerimientos formulados por la Divisin de Administracin de Recursos Humanos, en atencin a la Solicitud de Emisin de Pago Form. SIS-25. Caso contrario, los ejecutores involucrados sern responsables por sueldos emitidos sin respaldo. 2. El Departamento de Caja, es el responsable de emitir el formulario SIS-07 NMINA DE SUELDOS, SIS-08 CHEQUE VOUCHER y SIS-20 DETALLE DE PAGOS Y DESCUENTOS, as como, distribuir la produccin de las nominas, el da siguiente de haber efectuado el control de calidad. 3. El Departamento de Caja es responsable de asignar fondos en la cuenta que para el efecto tiene la Universidad previo a emitir orden de pago, as como de operar oportunamente el Libro Auxiliar de Bancos y Libro de Sueldos por el monto total de la nmina, incluyendo cheques y acreditamiento bancario y por cada uno de las anulaciones de cheques, eliminaciones de acreditamiento y acreditamientos no aplicados por el Banco, as como reposiciones de pagos. 4. El Departamento de Caja informar va electrnica a las Tesoreras, respecto a la fecha de entrega de nmina de sueldos para su revisin y tendr a disposicin de las Tesoreras, la copia de las nminas de sueldos, formas SIS-07 NOMINA DE SUELDOS, con 2 das de anticipacin a la fecha de pago.

Normas Especficas
a) Pago por Acreditamiento 1. Impresin de Nmina y Pago de sueldos por Acreditamiento a Cuenta Bancaria 1.1. El Departamento de Caja es responsable de cumplir con las operaciones siguientes: a. Trasladar al Banco la nmina de acreditamiento para el pago de sueldos. b. Asignar fondos en la cuenta que para el efecto tiene la Universidad. 1.2. El Banco remitir a la Universidad de San Carlos de Guatemala el archivo digital denominado Reporte de Acreditamientos Cuentas procesadas, por va electrnica, conteniendo todos los pagos efectuados que incluir el nmero de documento de cada operacin. El Departamento de Caja imprimir dicho documento y certificar su autenticidad para remitir a cada tesorera.

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1.3. Es responsabilidad del Tesorero, hacer entrega de las boletas de pago, a solicitud del interesado y responsabilidad del interesado el requerirlos dentro de los 10 das posteriores a las fechas de pago. 1.4. No es requisito que la boleta de pago sea firmada por el interesado para efectos de liquidacin, la cual ser impresa nicamente en original. 1.5. El Departamento de Contabilidad deber archivar los formularios SIS-22 DETALLE DE PAGOS ANULADOS Y OPERADOS y los documentos originales que le respaldan, y oportunamente deber cotejarlos contra los listados de remesas. 1.6. La Universidad de San Carlos no podr efectuar el retorno de sueldos pagados de ms en forma automtica, an cuando exista saldo en la cuenta bancaria del trabajador. A efecto de realizar el reintegro, deber considerarse lo que establece el procedimiento denominado Reintegros por Sueldos Pagados en Exceso. 1.7. En los casos en que los trabajadores laboren en ms de una dependencia, deber ser emitido acreditamiento por dependencia. 1.8. El Sistema deber realizar la carga automticamente al Sistema de nmina WEB y al Libro de Sueldos los nuevos pagos emitidos. 2. Eliminacin con o sin Reposicin de Acreditamiento previo al Pago 2.1. El Tesorero es responsable de la revisin de la nmina en su totalidad, previo al pago de la misma, de lo que puede surgir la necesidad de eliminar el acreditamiento con reposicin o en forma definitiva, por lo que deber solicitar, por escrito, al Departamento de Caja, la eliminacin de pagos por acreditamiento. 2.2. Al momento de recibir la solicitud de eliminacin del pago por acreditamiento, el Departamento de Caja deber: a) Eliminar del archivo digital, los acreditamientos que sean solicitados por las Tesoreras, previo al envo de informacin al Banco. b) Generar el formulario SIS-21 CONSTANCIA DE ANULACIN DE PAGO por cada pago eliminado, para registro automtico en el Libro Auxiliar de Bancos y Libro de Sueldos para su entrega a la Tesorera, en original y copia, en forma inmediata a la recepcin de la solicitud. c) Anular el formulario SIS-20 DETALLE DE PAGOS Y DESCUENTOS con sello de ANULADO POR DEPARTAMENTO DE CAJA. d) Emitir el formulario SIS-22 DETALLE DE PAGOS ANULADOS Y OPERADOS, y enviarlo al Departamento de Contabilidad diariamente, adjuntando la boleta original anulada. 11

2.3. De ser necesaria la reposicin del pago, el Tesorero debe gestionar ante la Divisin de Administracin de Recursos Humanos el formulario SIS-10 SOLICITUD DE REPOSICION DE PAGO DE SUELDOS, adjuntando el original del formulario SIS-21 CONSTANCIA DE ANULACIN DE PAGO, extendido por el Departamento de Caja, en un trmino de dos (2) das. 2.4. El formulario FORM SIS-10 SOLICITUD DE REPOSICION DE PAGO DE SUELDOS deber contener toda la informacin necesaria para la emisin de un nuevo cheque, incluyendo el numero de formulario SIS-21, partida, plaza, registro de personal, nombre del trabajador, sueldo, numero de horas, detalle de descuentos. 2.5. La reposicin del pago por acreditamiento eliminado por cualquier motivo deber ser emitido por el Departamento de Caja en el trmino mximo de tres das, generando un nuevo acreditamiento. 3. Reposicin de Pago por Acreditamiento no Aplicado por el Banco 3.1. El banco informar va electrnica al Departamento de Caja, sobre los pagos que no han sido aplicados y extornar a la cuenta monetaria de la Universidad, el monto correspondiente. 3.2. Al momento de recibir el correo electrnico de pagos no aplicados por parte del Banco, el Departamento de Caja debe: a. Registrar en el libro Auxiliar de Bancos y el Libro de Sueldos, los pagos no aplicados por el Banco. b. Emitir el formulario SIS-21 CONSTANCIA DE ANULACIN DE PAGO, el cual responder a una sola transaccin. c. Remitir el formulario SIS-21, en original y copia, a la Tesorera que corresponda. d. Emitir el formulario SIS-22 DETALLE DE PAGOS ANULADOS Y OPERADOS, y enviarlo al Departamento de Contabilidad diariamente, adjuntando copia del correo electrnico enviado por el Banco, certificado por las autoridades del Departamento de Caja. 3.3. En el momento en que se registre en el Libro Auxiliar de Bancos y Libro de Sueldos, el acreditamiento no aplicado por el banco, el sistema automticamente modificar la forma de pago, por lo que la reposicin del pago en este caso en particular, se har por medio de cheque. 3.4. El Tesorero o quien haga sus veces de cada unidad ejecutora ser responsable de dar trmite por medio del Formulario SIS-10 SOLICITUD DE REPOSICION DE PAGO DE SUELDOS, a las reposiciones de pagos no aplicados, reportados por el Banco de forma inmediata, adjuntando original de formulario SIS-21. 12

3.5. Para que al trabajador se le acredite su siguiente pago deber revalidar su cuenta de acuerdo al procedimiento establecido de Validacin y Aceptacin de Acreditamiento a Cuenta Bancaria y Modificacin en la forma de Pago. 4. Liquidacin de Nmina 4.1. El Departamento de Caja entregar por dependencia el Reporte de Acreditamientos de Cuentas Procesadas emitido por el banco y certificado por el Subjefe del Departamento de Caja, adjunto a la original de la nmina de sueldos. 4.2. El Tesorero deber adjuntar a la liquidacin, el Reporte de Acreditamientos de Cuentas Procesadas proporcionado por el Departamento de Caja. 4.3. Si como producto de la revisin de la nmina, se hubiera eliminado el pago por acreditamiento CON REPOSICIN, debe incluirse en la liquidacin de la nmina, la copia del formulario SIS-21 CONSTANCIA DE ANULACIN DE PAGO. 4.4. Si la anulacin del pago es en forma definitiva, debe adjuntarse a la liquidacin, el original y la copia del formulario SIS-21. 4.5. Es responsabilidad del Agente de Tesorera, presentar la liquidacin de nmina a Auditora Interna, a ms tardar diez das calendario despus de la fecha de pago. 4.6. Auditora Interna revisar el proceso de Liquidacin de Nmina, posteriormente a la ejecucin del mismo, informando a donde corresponda los resultados de la revisin, para que se tomen las medidas que sean pertinentes, de acuerdo al artculo 131 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 4.7. Cuando el Tesorero o persona que haga sus veces no haya cumplido con la presentacin de la liquidacin de la nmina de sueldos en el tiempo establecido, Auditora Interna, a travs del personal asignado a la Unidad Ejecutora, proceder a partir del onceavo da calendario, despus de la fecha de pago de sueldos, a solicitar al Jefe de la Unidad, instruya a quin corresponda la inmediata liquidacin de la nmina. 4.8. Las unidades descentralizadas entregarn la Liquidacin de la Nmina al Auditor delegado y las centralizadas a Auditora Interna a travs del Departamento de Caja. Siendo: Unidades centralizadas: son las unidades que no cuenta con Auditor delegado. Unidades descentralizadas: son las unidades que si cuentan con Auditor delegado.

4.9. En las dependencias que integran presupuestalmente a las unidades de Rectora, Secretara General, Direccin General Financiera y Direccin General de Administracin, la liquidacin de nmina requerir nicamente, la firma del Rector, Secretario General o Directores Generales, respectivamente, tanto en el original como en la copia rosada de la nmina, as como en el formulario SIS-13 LIQUIDACIN DE NMINA DE SUELDOS. 13

4.10. En el Centro de Estudios Conservacionistas CECN- de la Facultad de Farmacia, as como tambin en dependencias que integran a la Direccin General de Extensin, Direccin General de Investigacin y Direccin General de Docencia, la liquidacin de la nmina requerir la firma de los jefes de dichas dependencias. 4.11. Las dems dependencias requerirn la firma del Jefe de la Unidad Ejecutora, conforme lo establece el procedimiento. 4.12. Las boletas de pago sern custodiadas por el Tesorero hasta el momento de la liquidacin. Fuera de este perodo, sern desechadas, sin responsabilidad administrativa. 4.13. Si el trabajador solicita una boleta de pago fuera del perodo previo a la liquidacin, deber avocarse al Departamento de Caja para su emisin, previa solicitud escrita.

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1. IMPRESIN DE NMINA Y PAGO DE SUELDOS POR ACREDITAMIENTO A CUENTA BANCARIA

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Descripcin del Procedimiento

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Impresin de nmina y pago de sueldos Hoja 1 de 3 Mdulo III por acreditamiento a cuenta bancaria No. de Formas: 3 Unidad Responsable Paso No. Actividad
Viene Proceso de revisin y autorizacin de nmina de sueldos Recibe reportes y documentos fuente y traslada expediente a Coordinador de Operaciones. Recibe, revisa expediente, realiza la carga de descuentos de cuotas por prstamo al Plan de Prestaciones, Banco de los Trabajadores y Banrural y ejecuta proceso de control de calidad, segn programa diseado para el efecto. Asigna nmero correlativo de documento. Traslada expediente a Operador de Informtica. Recibe, genera, imprime, prepara y traslada:
- Pliza de Sueldos - Nmina de Sueldos FORM. SIS-07 y su resumen. - Detalle de pagos y descuentos FORM.SIS-20. - resumen de emisin de nmina - Nmina para acreditamiento en el Banco (Archivo Electrnico).

Recepcionista

Coordinador de Operaciones

Departamento de Caja

Resumen de emisin de pagos por dependencia (papel simple) 1/4 Departamento de Contabilidad 2/4 Departamento de Caja 3/4 Auditora Interna 4/4 Divisin de Administracin de Recursos Humanos Produccin Pliza de Sueldos 1/3 Departamento de Contabilidad 2/3 Auditora Interna 3/3 Departamento de Caja Produccin Nmina de Sueldos Form. SIS-07 y resumen Original y copia rosada: Unidades Acadmicas 3/5 celeste: Auditora Interna 4/5 verde: Divisin de Administracin de Recursos Humanos 5/5 amarilla: Departamento de Contabilidad

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SIS-

Hoja No. 2 de 3

Ttulo del Procedimiento: Impresin de Nomina y Pago de Sueldos por Acreditamiento a Cuenta Bancaria Unidad Responsable Paso No. Actividad
Produccin Detalle de pagos y descuentos Form. SIS-20 1/1 Interesado

3 Operador de Informtica

Nmina para Acreditamiento en el Banco (Archivo Electrnico) 1/1 Departamento de Caja

Traslada nmina para depsito y medio magntico al Cajero General. Traslada la emisin de plizas de sueldos, resumen de la emisin, reporte de emisin de acreditamiento por dependencia y su resumen al Departamento de Contabilidad para su registro contable Efecta controles conforme procedimiento interno. Coteja la Solicitud de Emisin de Pagos Form. SIS-25 emitida por la DARH, con el monto de nmina a acreditar. De lo que puede resultar: 29.1 Los montos nominales coinciden, firma y sella formulario SIS-25, gira la instruccin de pago. Remite copia firmada y sellada de formulario SIS-25 a la Unidad de Sueldos y Nombramientos. 29.2 Si los montos no coinciden, verifica el proceso de nmina y justifica ante la Divisin de Administracin de Recursos Humanos mediante oficio la discrepancia del mismo. Asigna disponibilidad monetaria para cubrir acreditamiento y guarda archivo con llave de seguridad Traslada archivo electrnico a Banco para pago. Recibe expediente y archivo electrnico y acredita a cuenta de trabajadores de la USAC. Emite reportes correspondientes y los traslada al Departamento de Caja.

Departamento de Caja

7 Cajero General

8 9 10 Banco Banco Designado 11

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SIS-

Hoja No. 3 de 3

Ttulo del Procedimiento: Impresin de Nomina y Pago de Sueldos por Acreditamiento a Cuenta Bancaria Unidad Responsable Paso No. Actividad
Recibe nota de dbito de la cuenta de la Universidad de San Carlos de Guatemala que transfiere los fondos, reporte de acreditamientos efectuados y reporte de acreditamiento no aplicado por el banco (si fuera el caso). Imprime Reporte de Acreditamientos Cuentas procesadas por dependencia, certifica reporte y traslada a Tesoreras. Recibe reporte de acreditamiento nmina. De ser necesario, contina Procedimiento de Eliminacin de Acreditamientos previo a la fecha de pago y Reposicin de pagos no aplicados por el banco, segn procedimientos establecidos. Recibe boletas de pago y orden de pago. Contina Procedimiento de Liquidacin de Nomina.

12 Departamento de Caja Cajero General 13

Unidad Ejecutora

Personal Designado de Agencia de Tesorera o Departamento de Caja

14

18

19

2. ELIMINACIN CON O SIN REPOSICIN DE ACREDITAMIENTO PREVIO AL PAGO

20

Descripcin del Procedimiento

UNIVERSIDAD DESAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Eliminacin con o sin Reposicin de Mdulo III Hoja No. 1 de 2 Acreditamiento Previo al Pago No. de Formas: 3 Inicia: Profesional de Recursos Humanos Termina: Personal Designado de Contabilidad Unidad Responsable Paso No.
1 Agencia de Tesorera Tesorero o Personal o Departamento de Designado Caja 2 3 4 5 6

Actividad
Recibe copia de nmina de sueldos con dos das hbiles de anticipacin a la fecha de pago. Revisa nmina y detecta incongruencias. Elabora nota acreditamiento. solicitando eliminacin de

Traslada nota de eliminacin. Recibe nota y procede a eliminar el acreditamiento requerido. Registra eliminacin en libro Auxiliar de Bancos y Libro de Sueldos. Imprime Form. SIS-21 Constancia de anulacin de pago. Produccin Constancia de anulacin de pago FORM. SIS-21 Original y copia a Tesorero Entrega original y copia de Form.SIS-21 a Agencia de Tesorera (Continua procedimiento en paso nmero 12) Registra e Imprime Form. SIS-22 Detalle de pagos anulados y operados, en original y dos copias. Produccin Detalle de pagos anulados y operados FORM. SIS-22 Original 1/3 Departamento de Contabilidad Copia 2/3 Autora Interna Copia 3/3 Departamento de Caja Adjunta nota de eliminacin de acreditamiento. Traslada a Contabilidad. (Continua procedimiento en paso nmero 21) Recibe Form.SIS-21, Constancia de anulacin de pago.

8 Departamento de Caja Cajero General

10 11 Agencia de Tesorera Tesorero o Personal o Departamento de Designado Caja 12

21

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SIS-

Hoja No. 2 de 2

Ttulo del Procedimiento: Eliminacin con o sin Reposicin de Acreditamiento Previo al Pago Unidad Responsable Paso No. Actividad
Eliminacin sin reposicin: Llena formulario de Liquidacin de nmina de sueldos, adjuntado Form.SIS-21 y SIS-20 y lo traslada al Departamento de Contabilidad (Continua procedimiento en paso nmero 21) De ser necesaria la reposicin de pago: Llena formulario de Solicitud de Reposicin de Pago de Sueldos Form. SIS-10 consignando toda la informacin de cmo debe emitirse el pago, adjuntando SIS-21. Traslada a Profesional de Administracin de Recursos Humanos. Recibe, revisa y confronta control de pagos registra en controles y entrega a Operador de Informtica, archiva copia SIS-10. .Ingresa informacin al computador, generando reportes del Form. SIS-11 Orden de reposicin de pago de sueldos y devuelve a profesional Recibe, revisa reporte, firma y traslada a Coordinador de la Unidad de Sueldos y Nombramientos, archiva copia SIS-10. Recibe, revisa, autoriza. Traslada al Departamento de Caja e inicia Procedimiento de Impresin de Nmina y pago de sueldos por Acreditamiento a Cuenta Bancaria. Recibe Form. SIS-20 y SIS-21 y ejecuta registro contable. Recibe SIS-22 y nota de eliminacin, sella, firma y devuelve la copia al Cajero General. Ejecuta registro correspondiente y archiva.

13 Agencia de Tesorera Tesorero o Personal o Departamento de Designado Caja

14

15 Profesional Operador de Informtica Divisin de Recursos Humanos Profesional Coordinador de la Unidad de Sueldos Coordinador de la Unidad de Sueldos 16

17

18 19

20

Departamento de Contabilidad

21 Personal designado 22

22

Universidad de San Carlos de Guatemala

Nombre de la Unidad: Sistema Integrado de Salarios Ttulo del Procedimiento: Eliminacin con o sin Reposicin de Acreditamiento Previo al Pago Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Pgina 1 de 1 Profesional de Recursos Humanos
Coordinador Unidad de Sueldos y Nombramientos

Tesorero o Personal Designado

Cajero General

Operador de Informtica

Personal Designado de Contabilidad

Recibe copia de nmina de sueldos con dos das hbiles de anticipacin a la fecha de pago

Recibe nota y procede a eliminar el acreditamiento requerido

Revisa nmina y detecta incongruencias

Registra eliminacin en libro auxiliar de bancos y libro de salarios

Elabora nota solicitando eliminacin de acreditamiento

Imprime Form SIS-21

Traslada

Entrega original y copia de SIS-21 A

SI Recibe SIS-21
Acreditamiento eliminado

Recibe formulario de Liquidacin de nmina de sueldos, SIS-21 y SIS-20

NO Registra e Imprime Form SIS-22 en original y 2 copias

Llena formulario de Liquidacin de nmina de sueldos, adjuntado SIS-21 y SIS-20

Llena formulario de solicitud de Reposicin de Acreditamiento Eliminado, adjuntado SIS-21

Ejecuta registro contable correspondiente

Traslada a Contabilidad

Traslada

Adjunta nota de eliminacin de acreditamiento

Traslada a Contabilidad

Recibe Form SIS-22 y nota de eliminacin, firma, sella de recibido y devuelve copia. Recibe, revisa y confronta control de pagos , registra y entrega a Coord. Unidad de S y N

Recibe, revisa, autoriza y traslada a Operador de Informtica.

Ingresa informacin al computador, generando reportes del Form SIS11 y devuelve a Coordinador

Ejecuta registro contable correspondiente

Recibe reporte revisa y firma.

Archiva

Inicia procedimiento de impresin nmina de pago mediante cheque

FINAL

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3. REPOSICIN DE PAGO POR ACREDITAMIENTO NO APLICADO POR EL BANCO

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Descripcin del Procedimiento

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Reposicin de Pago por Acreditamiento Mdulo III Hoja No. 1 de 2 no Aplicado por el Banco No. de Formas: 3 Inicia: Banco Designado Unidad Responsable Termina: Tesorero o Personal Designado de Caja Paso No.
1 Banco Banco Designado 2 3

Actividad
Detecta problemas acreditamiento. para no realizar

Enva reporte va electrnica del acreditamiento no aplicado. Recibe reporte y lo registra en Libro Auxiliar de Bancos y Libro de Sueldos. Emite Form.SIS-21 Constancia de anulacin de pago y lo enva a Tesorero de la unidad involucrada, contina procedimiento en paso nmero 6). Produccin Constancia de anulacin de acreditamiento FORM. SIS-21 Original y copia a Tesorero Registra e Imprime Form. SIS-22 Detalle de pagos anulados y operados en original y copia y los enva al Departamento de Contabilidad. Produccin Detalle de pagos anulados y operados FORM. SIS-22 1/3 Departamento de Contabilidad 2/3 Auditoria Interna 3/3 Departamento de Caja Recibe formulario SIS-21 en original y copia. Continua proceso de liquidacin de nomina Emite Form. SIS-10 Solicitud de Reposicin de pago de sueldos y entrega a la Divisin de Administracin de Recursos Humanos. Produccin Solicitud de Reposicin de pago de sueldos Form. SIS-10 1/3 Expediente de reposicin de pago 2/3 Profesional de Recursos Humanos 3/3 Tesorero Continua paso 14 del Procedimiento Eliminacin con o sin reposicin previo al pago.

4 Departamento de Caja Cajero General

6 Agencia de Tesorera o Departamento de Tesorero o Personal designado Caja 7

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Universidad de San Carlos de Guatemala

Nombre de la Unidad: Sistema Integrado de Salarios Ttulo del Procedimiento: Reposicin de Pago por Acreditamiento no Aplicado por el Banco Elaborado por: Divisin de Desarrollo Organizacional Pgina 1 de 1

Banco Designado

Cajero General

Tesorero o Personal Designado

INICIO

Detecta problemas para no realizar acreditamiento

Enva reporte va electrnica del acreditamiento no aplicado

Recibe reporte y lo registra en libro auxiliar de bancos y libro de sueldos

Emite SIS-21 y lo enva a Tesorero de la unidad involucrada

Recibe formulario SIS-21 en original y copia

Registra e Imprime Form SIS-22 en original y copia

Emite SIS-10 para reposicin de pago Y entrega a la Divisin de Admn. de Recursos Humanos

Enva original y copia de SIS-22 a Contabilidad para registro contrable

Inicia proceso de Impresin de nmina y cheques

FINAL

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4. LIQUIDACIN DE NMINA

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Descripcin del Procedimiento

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Liquidacin de Nmina Inicia: Agencia de Tesorera Unidad Responsable Mdulo III Hoja No. 1 de No. de Formas:

Termina: Departamento de Contabilidad Paso No. Actividad

Finalizado el procedimiento de Pago por acreditamiento a cuenta bancaria, procede a lo siguiente: Dependencias centralizadas: Remiten al Departamento de Caja para que complete formulario SIS-13: 1. Originales y copias de los formularios SIS-21 generados por acreditamientos eliminados en forma definitiva. 2. Copias de los formularios SIS-21 cuya reposicin fue gestionada.

Agencia de Tesorera

Tesorero(a)

Dependencias descentralizadas: Proceden a llenar Form. SIS-13 Liquidacin de nmina, consignando la informacin requerida. Produccin Liquidacin Form. SIS-13 de Nmina

Original 1/5 Departamento de Contabilidad Copia 2/5 Auditora Interna Copia 3/5 Departamento de Caja Copia 4/5 Divisin de Administracin de Recursos Humanos Copia 5/5 Agencia de Tesorera

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS -SISTtulo del Procedimiento: Liquidacin de Nmina Inicia: Agencia de Tesorera Unidad Responsable

Hoja No. 2 de 2

Termina: Departamento de Contabilidad Paso No. Actividad

Totaliza en original y copia rosada de la nmina el monto de los acreditamientos pagados y los anulados; firma y sella. Solicita firma de Autoridad Nominadora. Conforma expediente de liquidacin: Original de nmina, Reporte de acreditamiento por cuentas procesadas certificada por el Departamento de Caja, Copia del Formulario SIS-21 (si se ha efectuado trmite de reposicin de pagos), Original y copia del SIS-21(en caso de anulacin de pagos sin reposicin). Traslada expediente. Visa segn procedimiento interno, firma y sella y traslada al Departamento de Contabilidad. De ser necesario, Completa Form. SIS-14 Aviso de Auditora de Sueldos Nombramientos y Contratos. Remite a Autoridad nominadora, para su desvanecimiento con copia a la Divisin de Administracin de Recursos Humanos sella y firma. Produccin Aviso de Auditora de Sueldos, Nombramientos y contratos Form. SIS-14 1/4 Original destinatario 2/4 Profesional de Auditora Interna 3/4 Auditora Interna 4/4 Div. de Administracin de Recursos Humanos. Traslada expediente (sobre de documentos) a la Divisin de Administracin de Recursos Humanos para archivo y liquidacin al Departamento de Contabilidad. Recibe, revisa expediente y ejecuta registro contable correspondiente. Archiva expediente.

Agencia de Tesorera

Tesorero(a)

Auditora Interna

Personal delegado Auditoria

Departamento de Contabilidad

Profesional Contable

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30

NORMAS ESPECFICAS
b) Pago por Cheques 1. Impresin de Nmina y Pago de Sueldos por Cheque 1.1. Los cheques emitidos por reposicin deben ser firmados por el jefe del Departamento de
Caja cuando el total de los mismos no exceda de 150 cheques, caso contrario, deber convocarse a la Comisin Facsmil para su firma.

1.2. Por ningn motivo puede ser retenido un cheque por concepto de pago de sueldos si no existe orden de juez competente. Si se comprueba que no corresponde el pago deber procederse a su anulacin. 1.3. El Departamento de Caja est facultado para realizar anulacin de cheques mal impresos, para lo cual deber plasmar en el cheque voucher y copia, el sello de ANULADO POR DEPARTAMENTO DE CAJA, generar el formulario SIS-21, registrando en el Libro Auxiliar de Banco y Libro de Sueldos y adjuntar a la nmina original, la copia del cheque anulado y el original y copia del formulario SIS-21, de tal forma que el Tesorero pueda requerir la reposicin del mismo.

2. Firma, Anulacin y Reposicin de cheques por la Comisin Facsmil

2.1. El Director General Financiero autorizar el uso de facsmil para la firma de cheques de sueldos a los funcionarios que tengan firma registrada en la cuenta bancaria aperturada para el efecto. 2.2. Los funcionarios autorizados para el uso del facsmil y un delegado de Auditora Interna, conformarn la Comisin Facsmil quienes sern los responsables del proceso de impresin de firma y levantando del acta respectiva. 2.3. El proceso de impresin de firma por medio de facsmil se llevar a cabo cuando el nmero de cheques supere las 150 formas, a requerimiento del Cajero General. 2.4. La Comisin Facsmil, tiene potestad para anular y autorizar por medio del Departamento de Caja, cheques mal impresos durante la emisin de la nmina y/o por facsmil y la reposicin de los mismos, para el efecto debe imprimirse el sello de anulado en el cheque, en el voucher del mismo y en su respectiva copia. 2.5. Cuando en la reposicin de cheques, autorizada por la Comisin Facsmil, surja otro cheque mal impreso el Departamento de Caja deber anular el cheque y generar el Form. SIS-21 y solicitar la reposicin del mismo por medio del Form. SIS-10 SOLICITUD DE REPOSICION DE PAGO DE SUELDOS autorizado por el Cajero General y traslada directamente a impresin de cheque. 2.6. Los cheques originales anulados por la Comisin Facsmil, debern ser entregados en el Departamento de Caja para emitir el Form. SIS-21, documento que servir de respaldo al Operador de Informtica para la reposicin de cheques. 31

3. Anulacin y Reposicin de cheques previo a la fecha de pago por medio

de tesorera.
3.1 El Tesorero es responsable de la revisin de la nmina en su totalidad, previo al pago de la misma, de lo que puede surgir la necesidad de anular cheques sin reposicin o en forma definitiva, por lo que deber solicitar, por escrito, al Departamento de Caja, la anulacin de los mismos. 3.2 Al momento de recibir la solicitud de anulacin de cheque, el Departamento de Caja deber: a. Generar el formulario SIS-21 CONSTANCIA DE ANULACION DE PAGO por cada cheque anulado, para registro automtico en el Libro Auxiliar de Bancos y Libro de Sueldos para su entrega a la Tesorera, en original y copia, en forma inmediata a la recepcin de la solicitud. b. Anular el formulario SIS-08 CHEQUE VOUCHER con sello de ANULADO POR DEPARTAMENTO DE CAJA. c. Entregar al Tesorero la copia del cheque anulado. d. Al finalizar el da emitir el formulario SIS-22 DETALLE DE PAGOS ANULADOS Y OPERADOS, y enviarlo al Departamento de Contabilidad diariamente, adjuntando el cheque original anulado. 3.3 De ser necesaria la reposicin del pago, el Tesorero debe gestionar ante la Divisin de Administracin de Recursos Humanos, el formulario SIS-10 SOLICITUD DE REPOSICION DE PAGO DE SUELDOS adjuntando el original del formulario SIS-21 CONSTANCIA DE ANULACION DE PAGO, extendido por el Departamento de Caja, en un trmino de tres (3) das hbiles despus de finalizado el mes, para el caso de nminas normales y 3 das hbiles despus de la fecha de pago, para el caso de nminas complementos y prestaciones. Los pagos cuya reposicin no sea gestionada en ese trmino, debern ser anulados en forma definitiva y su reposicin se har a solicitud del interesado, en nmina complemento por medio de Tesorera.

4. Anulacin y Reposicin de cheques durante el proceso de pago.

4.1. Durante el proceso de pago de cheques, el Tesorero tiene la potestad de anular cheques por motivos plenamente justificados, para lo cual deber plasmar en el cheque, voucher y copia respectiva el sello de ANULADO POR TESORERA, y presentarlo al Departamento de Caja para su recepcin y registro. 4.2. Al momento de recibir la solicitud de anulacin de cheque, el Departamento de Caja deber: a. Generar el formulario SIS-21 CONSTANCIA DE ANULACION DE PAGO por cada cheque anulado, para registro automtico en el Libro Auxiliar de 32

Bancos y Libro de Sueldos para su entrega a la Tesorera, en original y copia, en forma inmediata a la recepcin de la solicitud. b. Anular el formulario SIS-08 CHEQUE VOUCHER con sello de ANULADO POR DEPARTAMENTO DE CAJA. c. Entregar al Tesorero la copia del cheque anulado. d. Al finalizar el da emitir el formulario SIS-22 DETALLE DE PAGOS ANULADOS Y OPERADOS, y enviarlo al Departamento de Contabilidad diariamente, adjuntando el cheque original anulado.

5. Anulacin de cheques sin Reposicin.

5.1. Todo cheque que sea anulado por medio de Tesorera por cualquier causa, deber tener sello de ANULADO POR TESORERA en el cheque voucher y copia respectiva y deber sin excepcin, ser presentado al Departamento de Caja para su recepcin y registro. 5.2. Al momento de recibir el original del cheque anulado, el Departamento de Caja deber: a. Generar el formulario SIS-21 CONSTANCIA DE ANULACIN DE PAGO por cada cheque anulado, para registro automtico en el Libro Auxiliar de Bancos y Libro de Sueldos para su entrega a la Tesorera, en original y copia en forma inmediata a la recepcin de la solicitud. b. Al finalizar el da, emitir el formulario SIS-22 DETALLE DE PAGOS ANULADOS Y OPERADOS y enviarlo al Departamento de Contabilidad diariamente, adjuntando el cheque original anulado. 5.3. Si no es necesaria la reposicin del cheque anulado, el formulario SIS-21 en original y copia deber ser incluido en la liquidacin de la nmina respectiva.

6. Anulacin y Reposicin de cheques extraviados.

6.1. Los cheques extraviados debern ser reportados por el interesado a la Tesorera por escrito. 6.2. El Departamento de Caja le corresponde solicitar el bloqueo del cheque extraviado, emitir el SIS-21 y remitir por escrito a Tesorera adjuntando la confirmacin del Banco. 6.3. La reposicin de cheque extraviado se llevar a cabo por medio del formularios SIS10 SOLICITUD DE REPOSICION DE PAGO DE SUELDOS adjuntando el formulario SIS-21 como respaldo de su anulacin. 33

6.4. Toda reposicin de cheque extraviado tendr tratamiento de un cheque anulado con reposicin registrndose en el Libro Auxiliar de Bancos y Libro de Sueldos.

7. ANULACIN Y REPOSICIN DE CHEQUES REVOCADOS.

7.1. Cuando un cheque es revocado por el Banco por causa justificada, previo al trmite de reposicin debe ser anulado y para el efecto se colocar el sello de ANULADO, nicamente en el original del cheque, para evitar su cobro posterior. 7.2. La reposicin de cheque extraviado se llevar a cabo por medio del formularios SIS10 SOLICITUD DE REPOSICION DE PAGO DE SUELDOS adjuntando el formulario SIS-21 como respaldo de su anulacin. 7.3. Toda reposicin de cheque extraviado tendr tratamiento de un cheque anulado, con reposicin registrndose en el Libro Auxiliar de Bancos y Libro de Sueldos.

8. LIQUIDACIN DE NMINA
Adicional a lo contenido en las normas para la liquidacin de nomina por acreditamiento a cuenta bancaria, es necesario cumplir con las siguientes normas especficas:

8.1. Si como producto de la revisin de la nmina se hubiera anulado un cheque con reposicin, debe incluirse en la liquidacin de la nmina, la copia del formulario SIS-21 CONSTANCIA DE ANULACIN DE PAGO. 8.2. Si la anulacin del cheque es en forma definitiva, debe adjuntarse a la liquidacin, el original y la copia del formulario SIS-21.

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1. IMPRESIN DE NMINA Y PAGO DE SUELDOS POR CHEQUE

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Descripcin del Procedimiento

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Impresin de nomina y Pago de Mdulo III Sueldos por Cheque Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: 9

Inicia: Divisin de Administracin de Termina: Departamento de Contabilidad Recursos Humanos Unidad Responsable Paso No. Actividad
Viene Proceso de revisin y autorizacin de nmina de sueldos Recibe reportes y documentos fuente y traslada expediente a Coordinador de Operaciones. Recibe, revisa expediente, realiza la carga de descuentos de cuotas por prstamo al Plan de Prestaciones, Banco de los Trabajadores y Banrural y ejecuta proceso de control de calidad, segn programa diseado para el efecto. Asigna nmero correlativo de documento. Traslada expediente a Operador de Informtica. Recibe, genera, imprime, prepara y traslada: - Pliza de Sueldos - Nmina de Sueldos FORM. SIS-07 y su resumen. - cheques FORM.SIS-08.
Resumen de emisin de pagos por dependencia (papel simple) 1/4 Departamento de Contabilidad 2/4 Departamento de Caja 3/4 Auditora Interna 4/4 Divisin de Administracin de Recursos Humanos Produccin Pliza de Sueldos 1/3 Departamento de Contabilidad 2/3 Auditora Interna 3/3 Departamento de Caja

Recepcionista

Coordinador de Operaciones

Departamento de Caja

Operador de Informtica

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SIS-

Hoja No. 2 de 2

Ttulo del Procedimiento: Impresin de nomina y Pago de Sueldos por Cheque Unidad Responsable Paso No. Actividad
Produccin Nmina de Sueldos Form. SIS07 y resumen Original y copia rosada: Unidades Acadmicas 3/5 celeste: Auditora Interna 4/5 verde: Divisin de Administracin de Recursos Humanos 5/5 amarilla: Departamento de Contabilidad Operador de Informtica Produccin Cheque Voucher Form. SIS-08 1/2 Interesado 2/2 liquidacin de nmina Traslada la emisin de plizas de sueldos, resumen de la emisin, reporte de emisin de cheques por dependencia y su resumen al Departamento de Contabilidad para su registro contable . Efecta controles conforme procedimiento interno. Coteja la Solicitud de Emisin de Pagos Form. SIS-25 emitida por la DARH, con el monto de nmina a emitir. De lo que puede resultar: 6.1 Los montos nominales coinciden, firma y sella formulario SIS-25, gira la instruccin de emisin de nomina. Remite copia firmada y sellada de formulario SIS-25 a la Unidad de Sueldos y Nombramientos. Contina proceso de Impresin y Anulacin de cheques por Comisin Facsmil. 6.2 Si los montos no coinciden, verifica el proceso de nmina y justifica ante la Divisin de Administracin de Recursos Humanos mediante oficio la discrepancia del mismo. Recibe nmina y coteja De ser necesario, contina procedimiento de Anulacin de cheques previo a la fecha de pago por medio de Tesorera. Recibe cheques y orden de pago. De ser necesario procede a anular cheques con/sin reposicin segn procedimientos establecidos. Continua Procedimiento de Liquidacin de Nmina

4 Departamento de Caja

Cajero General

Unidad Ejecutora

Personal Designado de Agencia de Tesorera o Departamento de Caja

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2. FIRMA, ANULACIN Y REPOSICIN DE CHEQUES POR LA COMISIN FACSMIL

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Descripcin del Procedimiento

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Firma, anulacin y reposicin de cheques por la Comisin Facsmil Mdulo III
Inicia: Comisin Facsmil

Hoja No. 1 de 3 No. de Formas: 4

Termina: Departamento de Contabilidad

Unidad

Puesto Responsable

Paso No.

Actividad
Durante el proceso de observacin y verificacin de la impresin del facsmil (firma autorizada) para el pago de cheques, la Comisin presencia el desarrollo de los mismos. Recibe simultneamente informe de cheques mal impresos por el Operador de Informtica del Departamento de Caja. Identifica cheques mal impresos tanto por facsmil como por impresin, anula en original y copia del cheque y estampa sello de anulado por la Comisin. Levanta Acta en Form. SIS-09 con orden de reposicin automtica de cheques anulados y adjunta los cheques y traslada. Produccin Acta SIS-09 Original y copia Auditora Interna 3/4 Direccin General Financiera 4/4 Departamento de Caja Recibe copia de Acta firmada por la Comisin Facsmil donde constan cheques originales anulados. Registra cheques anulados en el Libro Auxiliar de Bancos y Libro de Salarios. Imprime original y copia del Form. SIS-21 Constancia de anulacin de pago y traslada. Recibe el Form. SIS-21 en original y copia y procede a clasificarlo: Original adjunto a nomina de cheque repuesto copia adjunta a nomina normal, que ser trasladada al Tesorero para efectos de liquidacin

2 Integrantes de la Comisin Facsmil

Comisin Facsmil

5 6 Departamento de Caja Personal designado 7

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Hoja No. 2 de 3 SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Firma, anulacin y reposicin de cheques por la Comisin Facsmil Puesto Paso Actividad Unidad Responsable No. Imprime Orden de reposicin de pago de sueldos Form. SIS-11 Departamento de Caja
Operador de Informtica 9
Produccin Form. SIS-11 Orden de reposicin de pago de sueldos 1/4 Expediente 2/4 Profesional de Recursos Humanos 3/4 Operador Informatica DARH 4/4 Coordinador de Operaciones, Caja Central

Departamento de Caja

Coordinador de Operaciones

10

Personal designado

11

Cajero General o funcionario

12

Departamento de Caja
Personal designado

13

Recibe SIS 11, depura mediante control interno y asigna nmero de cheque. Remite a Departamento de Caja Repone cheques anulados segn procedimiento interno, de lo que puede resultar: Si la impresin esta correcta, contina paso No. 12 Si no esta correcta, inicia procedimiento de Anulacin con reposicin de cheques previo a la fecha de pago por medio de Tesorera. Recibe reposicin de cheques y firma contina paso No. 14. Separa original de cheques anulados y traslada. Adjunta a la copia del Form. SIS-21 lo siguiente: - Nueva nmina - Copia Acta Comisin Facsmil - Cheque original y copia Informa a las Tesoreras de unidades acadmicas y administrativas pasar a recoger nmina y cheques y espera orden de pago. Imprime el Form. SIS-22 Detalle de pagos anulados y operados, adjunta cheques anulados originales y traslada.
Produccin Form. SIS-22 Detalle de pagos anulados y operados 1/4 Contabilidad 2/4 Auditora Interna 3/4 Nmina 4/4 DARH

14

15

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Hoja No. 3 de 3 SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Firma, anulacin y reposicin de cheques por la Comisin Facsimil Unidad Puesto Responsable Paso No.
16 17

Actividad
Persona designada recibe el Form. SIS-22, cheques anulados originales, firma, sella de recibido y devuelve copia. Opera registro contable correspondiente y archiva.

Departamento de Contabilidad

Profesional Contable

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43

3. ANULACIN Y REPOSICIN DE CHEQUES PREVIO A LA FECHA DE PAGO POR MEDIO DE TESORERA

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Descripcin del Procedimiento

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS -SISTtulo del Procedimiento: Anulacin y reposicin de cheques Hoja No. 1 de 2 Mdulo III previo a la fecha de pago por medio de Tesorera No. de Formas: 2 Inicia: Tesorero Unidad Responsable Termina: Profesional Recursos Humanos. Paso No.
1 Agencia de Tesorera Tesorero 2 3 4 5 6 Departamento de Caja Personal Designado 7 8 9 10 Profesional Contable 11

Actividad
Recibe copia de nmina de sueldos con 2 das hbiles de anticipacin a la fecha de pago. Revisa nmina y detecta incongruencias. Elabora nota a caja solicitando anulacin de cheque y traslada Recibe nota, busca cheque y anula. Registra cheque anulado en el Libro Auxiliar de Bancos y Libro de Salarios. Imprime original y copia del Form. SIS-21 Constancia de anulacin de pagos. Entrega original y copia del Form. SIS-21 a Tesorero y copia del cheque anulado. Continua en paso No. 12 Imprime Form. SIS-22 Detalle de pagos anulados y operados en original y copia. Adjunta cheques originales al Form. SIS22 original y traslada. Recibe Form. SIS-22 y cheques originales, firma y sella de recibido y devuelve copia a Departamento de Caja. Opera Registro Contable correspondiente y archiva. Distribuye Form. SIS-21 de la siguiente manera: a) Llena formulario SIS-10 y adjunta el SIS-21 original y traslada a Profesional de Recursos Humanos. Contina en paso No. 13. Adjunta copia SIS-21 y copia de cheque anulado a la liquidacin y contina proceso de Liquidacin de Nmina.

Departamento de Contabilidad

Agencia de Tesorera

Tesorero

12
b)

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS -SIS-

Hoja No. 2 de 2

Ttulo del Procedimiento: Anulacin y reposicin de cheques previo a la fecha de pago por medio de Tesorera Unidad Responsable Profesional de Recursos Humanos
Divisin de Administracin de Recursos Humanos

Paso No. 13 14 15 16

Actividad
Recibe, revisa y confronta control de pagos con Operador de Informtica, archiva copia de SIS-10. Ingresa informacin al computador, genera reporte Form. SIS- 11 Orden de Reposicin de Pago de Sueldos. Revisa reporte y firma con Visto Bueno del Coordinador de la Unidad de Sueldos, para su traslado al Departamento de Caja. Contina Procedimiento de Impresin de Nmina y pago de Sueldos por Cheque.

Operador de Informtica Profesional de Recursos Humanos

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47

4. ANULACIN Y REPOSICIN DE CHEQUES DURANTE EL PROCESO DE PAGO

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Descripcin del Procedimiento

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Anulacin y reposicin de cheques duHoja No. 1 de 2 rante el proceso de pago. Mdulo III No. de Formas: Inicia: Agencia de Tesorera Unidad Responsable Termina: Departamento de Contabilidad Paso No.
1 Agencia de Tesorera Tesorero (a) 2 3 4 5 Departamento de Caja Personal designado

Actividad
Recibe copia de la nmina de sueldos con 2 das hbiles de anticipacin a la fecha de pago. Revisa nmina y detecta incongruencias. Anula cheque original y copia y traslada. Recibe cheque original anulado. Registra cheque anulado en el Libro Auxiliar de Bancos y Libro de Salarios. Imprime original y copia del Form. SIS-21.

Produccin Constancia de anulacin de pago FORM. SIS-21 Original y copia a Tesorero Entrega original y copia del SIS-21 a Tesorero.
Distribuye Form. SIS-21 de la siguiente manera: 1. Llena formulario SIS-10 y adjunta el SIS-21 original y traslada a Profesional de Recursos Humanos. Contina en paso No. 9 2. Adjunta copia SIS-21 y copia de cheque anulado a la liquidacin y contina proceso de Liquidacin de Nmina.

Tesorero (a) Agencia de Tesorera

Profesional de Recursos Humanos Divisin de Administracin de Recursos Humanos Operador de Informtica Profesional de Recursos Humanos

9 10 11 12|

Recibe, revisa y confronta control de pagos, firma y archiva copia del SIS-10 y traslada. Ingresa informacin al computador, genera reporte Form. SIS-11 Orden de Reposicin de Pago de Sueldos. Revisa reporte y firma con Vo. Bo. Coordinador de la Unidad de Sueldos, para su traslado al Departamento de Caja. Contina Procedimiento de Impresin de Nmina y Pago de Sueldos por Cheque.

49

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SIS-

Hoja 2 de 2

Ttulo del Procedimiento: Anulacin y reposicin de cheques durante el proceso de pago.

Unidad Responsable Paso No. Actividades Imprime Form SIS-22 Detalle de pagos anulados y operados. Produccin Detalle de pagos anulados y operados FORM. SIS-22 1/3 Original Departamento de Contabilidad 2/3 Copia Auditora Interna 3/3 Copia Departamento de Caja 14 15 Departamento de Contabilidad Profesional Contable 16 17 Adjunta cheques originales al Form. SIS-22 original. Recibe Form. SIS-22 y cheques originales, firma y sella de recibido y devuelve copia. Opera registro contable correspondiente. Archiva

Departamento de Caja

13 Personal designado

50

51

5. ANULACIN DE CHEQUES SIN REPOSICIN

52

Descripcin del Procedimiento

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Anulacin de cheques sin reposicin Inicia: Agencia de Tesorera Unidad Responsable Mdulo III Hoja No. 1 de 1 No. de Formas: 2

Termina: Departamento de Contabilidad Paso No.

1

Actividad
Recibe copia de nmina de sueldos con 2 das hbiles de anticipacin a la fecha de pago. Revisa nmina y detecta incongruencias. Anula cheque original y copia, traslada. Recibe cheque original anulado. Registra cheque anulado en el Libro Auxiliar de Bancos y Libro de Salarios. Imprime original y copia del Form. SIS-21 Constancia de anulacin de pago Entrega original y copia del SIS-21 a Tesorero y copia del cheque anulado, contina paso 10. Adjunta copia SIS-21 y copia de cheque anulado a la liquidacin. Contina nmina proceso de liquidacin de

Agencia de Tesorera

Tesorero (a)

2 3 4 5

Departamento de Caja

Personal designado

6 7

Agencia de Tesorera Tesorero (a)

8 9 10

Departamento de Caja

Imprime Form. SIS-22 Detalle de pagos anulados y operados. Adjunta cheques originales al Form. SIS22 original, traslada. Recibe Form. SIS-22 y cheques originales, firma y sella de recibido y devuelve copia Opera registro contable correspondiente. Archiva

Personal Designado 11 12

Departamento de Contabilidad

Profesional Contable

13 14

53

54

6. ANULACIN Y REPOSICIN DE CHEQUES EXTRAVIADOS

55

Descripcin del Procedimiento

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Anulacin y Reposicin de Mdulo III cheques extraviados Inicia: Interesado Unidad Responsable Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: 3

Termina: Departamento de Contabilidad Paso No. Actividad

Informa a Tesorera nota por escrito, en original y 2 copias, extravo del cheque y traslada. Interesado 1
Produccin nota interesado
1/3 Original adjunto a SIS-22 2/3 Copia a Tesorera para liquidacin de nuevo cheque 3/3 Copia al Interesado.

Agencia de Tesorera

Tesorero(a)

2 3 4

Departamento de Caja

Personal designado

Recibe nota en original y 2 copias, firma, sella y devuelve una copia al interesado y traslada. Recibe nota original y copia, sella y devuelve copia. Solicita bloqueo de cheque por medio de consulta virtual y por escrito Recibe consulta virtual, e informa lo siguiente: 1. Si el cheque ha sido cobrado informa al Departamento de Caja por escrito que no procede el bloqueo, contina paso No. 6. 2. Si el cheque no ha sido cobrado, bloquea el cheque e informa al Departamento de Caja por escrito, contina paso No. 7.

Agencia Bancaria

6 Departamento de Caja 7 Personal designado 8 9

Recibe nota del banco, notifica por escrito a Tesorera que el cheque ha sido cobrado, finaliza procedimiento. Recibe del Banco confirmacin por escrito. Registra en el Libro Auxiliar de Bancos y Libro de Salarios. Imprime original y copia del Form SIS-21 adjunta copia del bloqueo del banco y traslada a Tesorera, contina paso No. 11.

56

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Reposicin de cheques extraviados
Unidad Departamento de Caja Responsable Personal designado Tesorero(a) Profesional de Recursos Humanos Divisin de Administracin de Recursos Humanos Operador de Informtica Profesional de Recursos Humanos Paso No. 10 11 12 13 14 15 16 17 Departamento de Contabilidad 18 Profesional contable 19 20

Hoja No. 2 de 2

Actividades Emite detallo de pagos anulados y operados Form. SIS-22 y adjunta nota del banco y nota original de Tesorera. Llena formulario SIS-10 y adjunta el SIS-21 original Recibe expediente, revisa y firma Form SIS10 Ingresa informacin al computador, genera reporte Form SIS-11 ORDEN DE REPOSICION DE PAGO DE SUELDOS. Revisa orden de reposicin y firma con Vo.Bo. Coordinacin Unidad de Sueldos para su traslado. Contina Procedimiento de Impresin de Nmina y Pago de Sueldos por cheque. Adjunta copia SIS-21, copia nota de interesado, copia cheque bloqueado por el banco Contina Procedimiento de Liquidacin de Nmina. Recibe Form SIS-22 y bloqueo del banco firma y sella de recibido y devuelve copia. Opera registro contable correspondiente. Archiva

Agencia de Tesorera

Agencia de Tesorera

Tesorero(a)

57

58

59

7. ANULACIN Y REPOSICIN DE CHEQUES REVOCADOS

60

Descripcin del Procedimiento

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS -SISTtulo del Procedimiento: Anulacin y reposicin de cheques revocados por el Banco. Inicia: Interesado Unidad Responsable Mdulo III Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: 5

Termina: Departamento de Recursos Humanos Paso No. Actividad

Presenta a Tesorera por escrito en original y 2 copias que el cheque fue revocado por el banco, adjunta cheque revocado y traslada. Produccin: Original de nota y cheque revocado, departamento de Caja Copia de nota: tesorero a efectos de liquidacin de nuevo cheque Copia: interesado Recibe nota en original y 2 copias, firma y sella de recibido la copia del interesado y devuelve. Anula cheque revocado. Conforma expediente: Adjunta original de nota del interesado, cheque revocado Traslada a Departamento de Caja Recibe expediente, firma y sella de recibido en copia de nota del interesado. Registra cheque revocado en el Libro Auxiliar de Bancos y Libro de Salarios. Imprime original y copia del Form. SIS-21 Constancia de anulacin de pago. Entrega original y copia del SIS-21 a Tesorero. Recibe original y copia del SIS-21 a Tesorero y distribuye de la forma siguiente: a) Llena formulario SIS-10 Solicitud Reposicin de pago de sueldos y adjunta el SIS-21 original. Contina procedimiento en paso No. 10. b) Adjunto copia SIS-21 y copia nota interesado a la liquidacin. Contina Procedimiento de Liquidacin de Nmina.

Interesado

2 Tesorera Tesorero 3 4

5 Departamento de Caja 6 7 8

Profesional Designado

Agencia de Tesorera

Tesorero(a)

61

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS -SIS-

Hoja No. 2 de 2

Ttulo del Procedimiento: Anulacin y reposicin de cheques revocados por el Banco. Unidad
Departamento de Caja

Responsable

Paso No.
10

Actividad
Imprime SIS-22, Detalle de pagos anulados y operados. Adjunta originales de cheques revocado y nota del interesado al Form. SIS-22 original y traslada. Recibe Form. SIS-22 firma y sella de recibido, devuelve copia. Opera registro contable correspondiente y archiva. Recibe expediente, revisa y firma Form SIS-10 Ingresa informacin al computador, genera reporte Form SIS-11 ORDEN DE REPOSICION DE PAGO DE SUELDOS Produccin Orden de Reposicin de Pago de Sueldos FORM. SIS-11

Profesional Designado

Departamento de Contabilidad

Profesional Contable Profesional de Recursos Humanos

11

12

Operador de Informtica Divisin de Administracin de Recursos Humanos

13

1/4 Expediente 2/4 Divisin de Admn. de Rec. Humanos Profesional de Recursos Humanos 3/4 Operador de Informtica DARH 4/4 Coordinador de Operaciones, Departamento de Caja Revisa y firma orden de reposicin, y obtiene visto bueno de Coordinacin Unidad de Sueldos, para su traslado al Departamento de Caja. Contina Procedimiento de Impresin de Nmina y Pago de Sueldos por Cheque.

Profesional de Recursos Humanos

14

62

63

8. LIQUIDACIN DE NMINA

64

Descripcin del Procedimiento

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Liquidacin de Nmina Inicia: Agencia de Tesorera Unidad Responsable Mdulo III Hoja No. 1 de No. de Formas:

Termina: Departamento de Contabilidad Paso No. Actividad

Finalizado el procedimiento de Pago de Cheques, procede a lo siguiente: Dependencias centralizadas: Remiten al Departamento de Caja para que complete formulario SIS-13: 1. Copias de los cheques voucher ya firmados. 2. Originales y copias de los formularios SIS-21 generados por cheques anulados en forma definitiva. 3. Copias de los formularios SIS-21 cuya reposicin fue gestionada.

Agencia de Tesorera

Tesorero(a)

1 Dependencias descentralizadas: Proceden a llenar Form. SIS-13 Liquidacin de nmina, consignando la informacin requerida. Produccin Liquidacin Form. SIS-13 de Nmina

Original 1/5 Departamento de Contabilidad Copia 2/5 Auditora Interna Copia 3/5 Departamento de Caja Copia 4/5 Divisin de Administracin de Recursos Humanos Copia 5/5 Agencia de Tesorera

65

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS -SISTtulo del Procedimiento: Liquidacin de Nmina Inicia: Agencia de Tesorera Unidad Responsable

Hoja No. 2 de 2

Termina: Departamento de Contabilidad Paso No. Actividad

Totaliza en original y copia rosada de la nmina el monto de los cheques pagados y los anulados; firma y sella. Solicita firma de Autoridad Nominadora. Conforma expediente: 1. Original de la nmina SIS-07, 2. Copia del cheque voucher ya firmados, SIS-08, 3. Original del Formulario SIS-13, 4. Copia del Formulario SIS-21 (si se ha efectuado trmite de reposicin de pagos), 5. Original y copia del SIS-21(en caso de anulacin de pagos sin reposicin), y Traslada expediente.

Agencia de Tesorera

Tesorero(a)

Auditora Interna

Personal delegado Auditoria

Visa segn procedimiento interno, firma y sella y traslada al Departamento de Contabilidad. De ser necesario, Completa Form. SIS-14 Informe Auditora de Sueldos Nombramientos y Contratos. Remite a Autoridad nominadora, para su desvanecimiento con copia a la Divisin de Administracin de Recursos Humanos sella y firma Traslada expediente (sobre de documentos) a la Divisin de Administracin de Recursos Humanos para archivo y liquidacin al Departamento de Contabilidad. Recibe, revisa expediente y ejecuta registro contable correspondiente. Archiva expediente.

Departamento de Contabilidad

Profesional Contable

66

67

III. Reintegros por Sueldos Pagados en Exceso

NORMAS ESPECFICAS 1. Cuando un pago de sueldos o salarios no corresponda por: licencias sin goce de sueldo, suspensiones IGSS, despidos, renuncias y otros, el Tesorero o quien haga sus veces deber informar al trabajador mediante el formulario SIS-26 el motivo y monto del pago en exceso. 2. El trabajador a quien se le ha efectuado pagos en exceso, por voluntad propia deber efectuar el reintegro en un solo pago, por lo cual el tesorero deber extender el respectivo recibo 101-C. 3. Cuando el trabajador acepte pactar el pago hasta su extincin en un plazo de uno a cinco perodos de pago, que no debe exceder el periodo de contratacin del trabajador, as como, en los casos que se niegue a reintegrar lo pagado en exceso, el tesorero deber enviar copia del SIS-26 a la Seccin de Cobros. 4. En los casos referidos en el numeral anterior la Seccin de Cobros requerir al Departamento de contabilidad que se efecte cargo a Deudores. 5. Corresponde a la Seccin de Cobros, la carga mensual de los descuentos a cargo de deudores que se aplicarn a la nmina, mediante archivo electrnico y actualizar la cuenta corriente de cada deudor. 6. El Departamento de Contabilidad deber efectuar el registro correspondiente a pagos efectuados de ms, as como, su regularizacin por reintegros o descuentos efectuados. 7. La Seccin de Cobros en los casos en que los trabajadores no atiendan el requerimiento de cobro hecho por la tesorera, deber realizar una segundo requerimiento de cobro fijando un plazo de 5 das hbiles para su desvanecimiento, si nuevamente el trabajador no atiende a lo requerido, trasladar a la Direccin de Asuntos Jurdicos el expediente para que esta realice el cobro por la va judicial y simultneamente requerir al departamento de Contabilidad la reclasificacin contable con cargo a Deudores Judiciales. 8. El profesional de Recursos Humanos, al recibir la Orden Judicial para el cobro de pagos en exceso, proceder conforme al procedimiento interno de descuentos judiciales.

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Descripcin del Procedimiento

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Reintegros voluntarios por Pagos en Exceso Inicia: Interesado Unidad Responsable Mdulo III Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: 2

Termina: Interesado Paso No. Actividad

Revisa copia de la Nmina, establece pagos en exceso o atiende avisos del Profesional de Recursos Humanos o Profesional de Auditoria, sobre dichos pagos. Genera el formulario SIS-26 "Informe de pagos en exceso, notifica al trabajador. Se da por notificado y acude a la Tesorera a solventar su situacin. 1) Acepta voluntariamente a. En un solo pago (contina paso 5) b. En varios pagos ( contina paso 6) Emite recibo 101-C y lo reporta en informe diario de ingresos. Traslada expediente a la Seccin de Cobros Recibe expediente y revisa copia del SIS26 y solicita Cargo a Deudores al Departamento de Contabilidad y traslada. Recibe expediente y efecta registros contables, con cargo a Deudores. Mediante convenio con la Seccin de Cobros accede a reintegrar los pagos en exceso en un periodo no menor a cinco pagos. Incluye valor del pago convenido en archivo electrnico de descuentos deudores que se aplicar a la nmina conforme calendario. Efecta carga de descuentos a la nmina y enva archivos de la remesa a la Seccin de Cobros.

Tesorera

Tesorero

2 3 Unidad solicitante Trabajador 4

5 Tesorera Tesorero 6 Seccin de Cobros Personal Designado 7 8

Contabilidad

Analista Contable

Unidad Solicitante

Trabajador

Seccin de Cobros

Personal Designado

10

Departamento de Caja

Coordinador de Operaciones

11

69

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS -SISTtulo del Procedimiento: Reintegros voluntarios por Pagos en Exceso Inicia: Interesado Unidad
Departamento de Contabilidad

Hoja No. 2 de 2

Termina: Divisin de Administracin de Recursos Humanos Responsable

Analista Contable

Paso No.
12

Actividad
De acuerdo a la remesa de descuentos efecta registro contable regularizando la cuenta Deudores. De acuerdo a la remesa de descuentos efectuados a la nmina actualiza cuenta corriente, hasta extincin total de la deuda, lo cual informa a la Divisin de Administracin de Recursos Humanos, mediante certificacin de cancelacin de deuda, para que se adjunte a la ficha de personal. Adjunta Certificacin en ficha del Trabajador (fin proceso de reintegro voluntario).

Seccin de Cobros

Personal Designado

13

Divisin de Administracin de Recursos Humanos

Personal Designado

14

70

71

Descripcin del Procedimiento

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS SISTtulo del Procedimiento: Cobros por Pagos en Exceso Mdulo III Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: 2

Inicia: Interesado Unidad Responsable

Termina: Interesado Paso No. Actividad

Revisa copia de la Nmina, establece pagos en exceso o atiende avisos del Profesional de Recursos Humanos o Profesional de Auditoria, sobre dichos pagos. Genera SIS-26 "Informe de pagos en exceso, notifica al trabajador y traslada. Produccin Informe de pagos exceso FORM. SIS-26 Original Interesado Copia Ficha de personal DARH y segn sea el caso Copia Seccin Cobros Copia Contabilidad en

Tesorera

Tesorero 2

Unidad Solicitante Tesorera Seccin de Cobros Departamento de Contabilidad Seccin de Cobros

Trabajador Tesorero Personal Designado Analista Contable Personal Designado

3 4 5 6 7

Se da por notificado, pero no acepta efectuar los reintegros. Traslada expediente a la Seccin de Cobros para el trmite correspondiente. Recibe expediente, revisa copia del SIS26 y solicita Cargo a Deudores al Departamento de Contabilidad y traslada. Recibe expediente y efecta registros contables correspondientes. Para los casos de los trabajadores que se rehsan a reintegrar, la Seccin de Cobros elaborar una segunda notificacin. A) Acepta el pago mediante convenio ( se aplica Procedimiento de Reintegro Voluntario por pagos en exceso a partir del paso No. 4) B) Se rehsa a pagar (continua este procedimiento en paso siguiente.) Traslada el formulario SIS-26 a la Direccin de Asuntos Jurdicos para que proceda por la va judicial.

Unidad Solicitante

Trabajador

Seccin de Cobros

Personal Designado

72

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS -SISTtulo del Procedimiento: Cobros por Pagos en Exceso Inicia: Interesado Unidad
Seccin de Cobros Departamento de Contabilidad Direccin de Asuntos Jurdicos Divisin de Administracin de Recursos Humanos

Hoja No. 2 de 2

Termina: Divisin de Administracin de Recursos Humanos Responsable

Personal Designado Analista Contable Profesional Jurdico Profesional de Administracin de Recursos Humanos

Paso No.
10 11 12 13

Actividad
Solicita al Departamento de Contabilidad la reclasificacin contable, de cargo Deudores a Deudores Judiciales. Efecta registros contables Inicia cobro por la va judicial. Recibe Orden Judicial y procede a efectuar descuentos aplicando cdigo 5, de conformidad con el procedimiento especfico de Descuentos Judiciales

73

74

F. Formas o Formularios
FORM. No. SIS-07 DESCRIPCIN PRODUCCIN Original y copia rosada: Unidades Acadmicas Copia celeste: Auditora Interna copia verde: Divisin de Administracin de Recursos Humanos copia amarilla Departamento de Contabilidad 1 y 2/4 Original y copia Auditora Interna 3/4 Direccin General Financiera 4/4 Departamento de Caja 1/3 expediente de reposicin de pago 2/3 Profesional de Recursos Humanos 3/3 Tesorero 1/4 expediente 2/4 Profesional de Recursos Humanos 3/4 Operador de Informtica DARH4/4 Coordinador de Operaciones, Departamento de Caja RESPONSABLE DE ELABORACIN

DOCUMENTOS ADJUNTOS Resumen de Nmina por dependencia

Nmina de Sueldos

Departamento de Caja

SIS-09

Acta

Miembros Comisin Facsmil

Cheques originales anulados

SIS-10

Solicitud de Reposicin de Pago de Sueldos

Agente de Tesorera

SIS-21 original

SIS-11

Orden de Reposicin de Pago de Sueldos

Operador de Informtica, Divisin de Administracin de Recursos Humanos

SIS-10 y SIS-21 original

75

FORM. No. SIS-13

DESCRIPCIN

PRODUCCIN

RESPONSABLE DE ELABORACIN Agente de Tesorera

DOCUMENTOS ADJUNTOS Expediente de Contabilidad: Original de la nmina SIS-07, Copia del cheque voucher ya firmados, SIS-08, Original del Formulario SIS-13, Copia del Formulario SIS-21 (si se ha efectuado trmite de reposicin de pagos), Original y copia del SIS-21(en caso de anulacin de pagos sin reposicin) Reporte de acreditamiento por cuentas procesadas certificada por el Departamento de Caja, Expediente Agencia de Tesorera Copia rosada de nomina, SIS-07 Copia de liquidacin de nomina

Liquidacin de Nmina de Sueldos

Original 1/5 Departamento de Contabilidad Copia 2/5 Auditora Interna Copia 3/5 Departamento de Caja Copia 4/5 Divisin de Administracin de Recursos Humanos Copia 5/5 Agencia de Tesorera

SIS-14

Aviso de Auditora de Sueldos, Nombramientos y Contratos

Original destinatario 2/4 Profesional de Auditoria Auditoria Interna 4/4 Divisin de Administracin de Recursos Humanos 1/1 Interesado Original y copia a Tesorero

Profesional de Auditoria

SIS-20 SIS-21

Detalle de descuentos

pagos

Departamento de Caja Departamento de Caja

ninguno ninguno

Constancia de anulacin de pago

76

FORM. No. SIS-22

PRODUCCIN DESCRIPCIN Detalle de pagos anulados y operados Original 1/3 Departamento de Contabilidad Copia 2/3 Autora Interna Copia 3/3 Departamento de Caja

RESPONSABLE DE ELABORACIN Departamento de Caja

DOCUMENTOS ADJUNTOS Expediente original a Departamento de Contabilidad: Original de SIS-22 Cheques originales anulados Notas de solicitud de anulacin de cheque previo al pago Notas de solicitud de eliminacin de acreditamiento previo al pago Informe de bloqueo de cheque emitido por el banco Informe de pago no acreditado por el banco ninguno

SIS-24

Formulario Informe de finalizacin de nmina por dependencia Solicitud de Emisin de pagos

1/2 Original Coordinador de la Unidad de Sueldos 2/2 Archivo Profesional de Recursos Humanos 1/4 Departamento de Caja 2/4 Coordinador de la Unidad de Sueldos y Nombramientos 3/4 Profesional de Recursos Humanos Encargado de Impuesto Sobre la Renta 4/4 Coordinador de Operaciones. Original Interesado Copia Divisin de Administracin de Recursos Humanos Y segn sea el caso: Copia a la Seccin de Cobros Copia al Departamento de Contabilidad

Operador de Informtica, DARH

SIS-25

Operador de Informtica, DARH

Sobres de traslado de nmina

SIS-26

Requerimiento de Reintegro de Pagos en Exceso

Tesorero

77

G. ANEXOS

78

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA NMINA DE SUELDOS CORRESPONDIENTE AL MES DE TIPO: Fecha de Emisin: No. 625612 FORM. SIS-07

UNIDAD: PROGRAMA: PLAZA REGISTRO CODIGO Y TITULO DE LA PLAZA NOMBRE DEL EMPLEADO / CUENTA No.
BASE

S
017

U
012

E
041

O
NOMINAL

DESCUENTOS
LIQUIDO DOCUMENTO CODIGO VALOR

OTROS

79

ACTA No._________

FORM.SIS-09

En la Ciudad de Guatemala, siendo las __________ horas con _________ minutos del da___________ de ______________ del ao_______________, reunida en el Departamento de Caja de la Universidad de San Carlos de Guatemala, ubicado en la Ciudad Universitaria, Zona 12, la Comisin de Facsmil, nombrada por Acuerdo de Rectora No._____, integrada por las siguientes personas:___________________________________ representante de la Direccin General Financiera quien tiene firma registrada , __________________________ representante del Departamento de Auditoria Interna, ____________________________ representantes del Departamento de Caja, con el objeto de observar y verificar la impresin del Facsmil de la firma autorizada en los cheques de pago correspondientes a la nomina_____________________, dejando constancia de lo siguiente: PRIMERO: Se observ la impresin de facsmil en los siguientes cheques: No. Cuenta Banco Rango de Cheques Total

SEGUNDO: Se deja constancia que de un total de _____ cheques emitidos, se anularon ______ cheques, por mala impresin, los cuales corresponden a la siguiente numeracin:___________ TERCERO: Con base en el punto anterior esta Comisin ordena la reposicin automtica de los cheques anulados, los cuales debern ser firmados por el Cajero General. CUARTO: El facsmil queda bajo custodia del representante de la Direccin General Financiera, que tenga firma registrada. No habiendo mas que hacer constar, se da por finalizada la presente Acta, en el mismo lugar y fecha de su inicio, siendo las _____ horas ______minutos. Leda ntegramente los comparecientes la aceptamos, ratificamos y firmamos.

f)_________________________________ f)__________________________________ Representante, Direccin General Representante Auditora Interna Financiera

1 y 2/4 Original y copia Auditora Interna 3/4 Direccin General Financiera 4/4 Departamento de Caja

f)_________________________________ f)_________________________________ Representante del Departamento de Operador del Departamento de Caja Caja

80

UNIVERSIDA DE SAN CARLOS DE GUATEMALA COMISION SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS

SOLICITUD DE REPOSICION DE PAGO DE SUELDOS

, DIVISION DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS DEPENDENCIA SOLICITANTE:

FORM. SIS-10

A: Profesional de Recursos Humanos DE: Tesorero o quien haga sus funciones

Sirvase tomar nota que en la presente fecha fueron anulados los pagos que a continuacion se describen, de los cuales solicito su reposicin con base en los datos que se indican:
PAGO A REPONER

CHEQUE O ACREDITAMIENTO ANULADO No.

FORM. SIS-21 No.

No. PLAZA No. REGISTRO

PARTIDA NOMBRE DEL PUESTO APELLIDOS Y NOMBRES

CLASIFICACION MES AO

SUELDO NOMINAL
(DISTRIBUIDO POR RENGLON)

BONO MENSUAL

DESCUENTOS VALOR LIQUIDO CODIGO VALOR

Guatemala,
Elaborado por: f)____________________________
Agente de Tesorera Sello

PROFESIONAL DE RECURSOS HUMANOS FIRMA Y SELLO FECHA:________________________________

OPERADOR DE INFORMATICA FIRMA Y SELLO FECHA:________________________________

ANEXO

_____________ FORM. SIS-21 ORIGINAL

ORIGINAL: EXPEDIENTE DE REPOSICION DE PAGO

COPIA: ARCHIVO PROFESIONAL DE RECURSOS HUMANOS TESORERO

81

UNIVERSIDA DE SAN CARLOS DE GUATEMALA COMISION SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS

FORM. SIS-11

ORDEN DE REPOSICION DE PAGO DE SUELDOS

DE: DIVISIN DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS A: DEPARTAMENTO DE CAJA

De conformidad con la solicitud de reposicin de pagos, Form. SIS-10 debidamente autorizada y respaldada por los respectivos formularios SIS-21, de la dependencia ___________________________________________________, se solicita la emision de la reposicion de los pagos, con base en la informacion que se detalla a continuacion:
CHEQUE O ACREDITAMIENTO ANULADO No. FORM. SIS-21 No. DESCUENTOS PARTIDA PLAZA REGISTRO NOMBRE DEL TRABAJADOR SUELDO NOMINAL
(DISTRIBUIDO POR RENGLON) PAGO A REPONER

CODIGO

VALOR

BONO MENSUAL

VALOR LIQUIDO MES AO

PROFESIONAL DE RECURSOS HUMANOS OPERADOR DE INFORMATICA FIRMA Y SELLO f)____________________________ FECHA:________________________________

Sello

COORDINADOR UNIDAD DE SUELDOS Y NOMBRAMIENTOS FIRMA Y SELLO

ANEXO

_____________ FORM. SIS-10 y SIS-21 ORIGINAL COPIA: ARCHIVO PROFESIONAL DE RECURSOS HUMANOS OPERADOR DE INFORMATICA RRHH COORDINADOR OPERACIONES, DEPARTAMENTO DE CAJA

Guatemala,

ORIGINAL: EXPEDIENTE DE REPOSICION DE PAGO

82

U NI V E R S ID A D DE S A N C A RLO S DE G U A TE M A LA S IS T E MA IN TE G RA D O D E S A LA RI O S

F O R M S IS -13 P gina N o.

L IQ U ID ACI N D E N O MI NA D E S U E LD O S

Se or C onta dor G eneral La pr es en te liquidac i n inc luye t odos lo s c he ques y a cr editam ien tos que fueron pagad os y/o a nula dos c on o s in repos ic in s egn detalle :
U NI DA D E JE C UT O RA : T I P O D E N O MI NA : N O RM A L IGSS P R IM E R D IF E RI DO C O MP LE M E NT O P RE S T A CI O NE S P O R R E TI R O S E G UN DO DI FE R I DO O TR O A L No. A G UI NA LD O DI FE R ID O 1 2% B O NO 14 C DI G O : D EL M ES D E:

F O LI O S F O RM S I S -0 7 DE L No. F O RM A DE P A G O : C HE Q UE DE L: A CRE DI TA M IE N TO DE L: CO N CE P T O S T O T A L D O CU ME N TO S E MI T ID O S : (-) DO C UM E NT O S A NU LA DO S (Det allados abajo) A L: A L:

B A NC O : CA N TI DA D V A L O R NO M IN A L B O N O M E NS U A L V A LO R LI Q UI DO

TO T A L DO C UM E NT O S P A G A DO S : DE T ALL E D E P AG O S AN UL AD O S TI P O DO C UM E NT O No. RE G . P E R .

No. O RD . 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

N o. DO C UME NT O

V A LO R NO MI N A L Q .

B O NO ME NS U A L

V A LO R LI Q UI DO Q .

DO C UM E NT O E M IT ID O A F A V O R DE : A P E LLI DO S Y NO M B RE S

M O TI V O A NU LA CI N *

TO T A L Firma y S ello

Firma y Sello

A u dito ra In te rna

A g en te d e Tes ore ra * 1= Ch eq ue s a nu la do s p or la C om is in Fa cs im il 2 = Che qu e s an ulad os po r Ag en c ia s de Tes ore ra , co n o rde n d e rep os ic in

J e fe de la Un ida d Ejec ut ora 7 = E limina ci n co n rep os ic in d e a cre dita mien to p revio al pa go 8= A cre dita mien to n o a plic ad o p or e l ba nc o

3= Che qu es an ulad os po r A g en cia s de Te so rera , po r falta d e c ob ro. 4 = A n ulad os po r A g en cia s de Te so reria , sin re po si cion 5 = A nu la do po r e l De pa rtam en to d e Ca ja sin rep os icin 6= Elim in ac in s in rep os ic in d e a cre dita mien to p revio al pa go 1/5 De pt o. Con tab ilida d 2 /5 Au dito ra Inte rna 3/5 Dep to . d e Caja 4/5 Div. A d m n. de Rec . Hum . 5 /5 A g en cia d e Tes ore ra

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS

AVISO DE AUDITORA DE SUELDOS NOMBRAMIENTOS Y CONTRATOS

No. FECHA: A: Despus de haber efectuado la revisin de: Nmina Normal Complementos Nombramientos Contratos DEPENDENCIA:

Form. SIS-14

Otros

CORRESPONDIENTE A:

ESPECIFICACIONES DEL DOCUMENTO

No.Orden
NOMBRAMIENTO

Reg. Personal No.

Apellidos y Nombres

Partida Presupuestal

Plaza No.

SIS- 03 No.

MOTIVO DEL REPARO

_______________________________________ PROFESIONAL DE AUDITORA

__________________________________ COORDINADOR

1/4 Destinatario

2/4 Profesional de Auditora

3/4 Auditora Interna

4/4 Div. Admn. de Rec. Humanos

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS DETALLE DE PAGOS Y DESCUENTOS CORRELATIVO ..2008/02 FECHA .. REGISTRO BANCO... MONTO DEPOSITO. EN LETRAS DEPENDENCIA.: LUGAR, FECHA. 20051206 BANRURAL NOMBRE.. CUENTA No.. NMINA

FORM. SIS-20

DIRECCIN GENERAL FINANCIERA D ET A L L E

PARTIDA XXXXXXXXXX

PLZ XXXX

CLASIFICACION FUERA DE CLASIFICACION

N/PAGO 02/2008

NOMINAL XXXXXXX

DESCUENTOS 21 I.G.S.S. XXX 24 PLAN PRES. XX X

TOTAL DESCUENTOS.. TOTAL NOMINA.. TOTAL LQUIDO.. INFORMACIN ADICIONAL ESTE DETALLE INCLUYE BONO MENSUAL POR Q.

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SIS-24
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMAL SISTEMA INTEGRADO DE SALARIOS

INFORME DE FINALIZACION DE REVISION DE NOMINA

Atentamente pase a Coodinador Unidad de Sueldos y Nombramientos Division de Administracin de Recursos Humanos Por este medio informo que se ha concluido la revisin en forma analtica, de la nomina (generado automticamente por el sistema), de la dependencia (__________________________), codigo_____________. La entrega de la nomina garantiza que todos los casos incluidos en la misma cuentan con el respaldo legal y presupuestario respectivo, as como que se han efectuado y registrado los descuentos correspondientes a , timbre de colegio CCEE, descuentos judiciales, prestaciones pagadas de mas, suspensiones de trabajo sin goce de sueldo, pago deudores, cuota pendiente del Plan de Prestaciones, sueldos pagados de mas, faltas en el trabajo, cuota colegio de profesionales. As mismo, informo que se han incluido los documentos de soporte que respaldan los cambios efectuados en la nomina, dentro del sobre de Traslado de Nomina. PARTIDA NOMBRE DEL SUBPROGRAMA NOMINAL

TOTAL POR DEPENDENCIA

generado automticamente por el sistema),

Firma y sello

_______________________________ Profesional de Recursos Humanos

Original: Coordinador de Unidad de Sueldos y Nombramientos Copia: Archivo Profesional de Recursos Humanos

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S IS-25
U N IVE RSID A D D E S A N CA R L O S D E G U A T E M A LA CO MISIO N IN T E G R A D A D E S A L A R IO S

SO LIC ITU D D E EM ISIO N D E N O M IN A D E P AG O S

Seor C ajero Gen era l: Por es te m e d io se so licita se s irv a pro c ed er a la em isin de la nom ina , ch equ e s y a cred ita m ientos co rre spo nd ien te s al p ro ce so de ( ge n era do au tom tic a m en te po r e l s iste m a) , p or u n va lo r no m in a l d e ( gen er ado a uto m tica m en te por e l sis te m a) y va lor liqu id o de ( gen er ado au tom tic a m en te po r el siste m a) , tod a v ez la Div isi n d e ad m in istra ci n d e R ecu r so s Hu m a no s h a c on c lu ido la r ev isin y aplic ac i n d e d escu en to s de la m ism a, po r lo q ue s e tra slad a la do cu m en ta cin d e r espa ldo e n sobr es d e Tr a slado de Nom ina , ide ntif ic ado s por cd igo d e Dep e nd en cia.
La U nidad de Sueldos y N om br amientos de la D ivisin de Adm inistr ac in de R e cur sos H uma nos inf orma que ha c onc luido e l proc eso de re visin e n form a a na ltica , de la no mina (ge ner ado a utom tica m ente po r e l siste m a) , habiendo sido ver ific a dos los m ontos c orrespo ndie ntes a los sue ldos, m ism os qu e r esponden a la contra tac in de cada uno de los traba jadore s, a s com o los descue ntos corr espondie ntes a tim br e de colegio de las C ienc ia s Econm ic as, desc uentos judic iales , pre sta ciones pagada s de m a s, suspe nsiones de tra bajo sin goc e de sue ldo, p ago de udore s, c uota pend iente de l P lan de P re stacione s, sue ldos pagados de m a s, f alta s e n el tr aba jo, c uota c ole gio de pr ofe siona le s. As m ism o, inform o qu e se han inc luido los docum e ntos de soporte que re spa lda n los ca mbios efe c tuados en la nom ina , de ntro d el sobre de Tra slado de N om ina.
C O NT R O L T R AS L AD O D E D OC S C O D IG O D E P EN D E NC I A VAL O R NO M IN AL

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 20 21 23 24 25 26 27 28 29 31 32 33 34 35 38 39 40 45 46 47 48 49 54 55 56 57 61 63 64 65 67 68 69 70 71

R E C T O R A F AC F AC F AC F AC F AC F AC F AC U LT AD U LT AD U LT AD U LT AD U LT AD U LT AD U LT AD DE DE DE DE DE DE DE A G R O NO M A AR Q U IT E C T U R A C IE N C I AS J UR D IC AS Y S O C IAL E S C IE N C I AS EC O N M IC AS C IE N C I AS Q U M IC AS Y F AR MAC I A H U M A N ID AD ES IN G E N IER IA

F AC U LT AD D E C IE N C I AS M D IC AS F AC U LT AD D E O D O N T O L O G A F AC U LT AD D E M ED IC IN A VE T ER IN AR I A Y Z O O T EC N I A C U NO C E SC U E L A D E H IST O R IA E SC U E L A D E C IE N C I AS PS IC O L G IC AS C U NO R C E UR E SC U E L A D E C IE N C I AS D E L A C O M U N IC AC I N E SC U E L A D E C IE N C I A P O L T IC A B IE N E ST AR ES T UD IA NT IL D IR E C C I N G E N ER AL D E D O C E N C I A IIE S C U NO R I C U NO R O C CE MA F IN C A B U LB U XY A F IN C A S AB AN A G R A N D E F IN C A ME D IO MO N T E R E G IS T R O Y E ST AD ST IC A D IR E C C I N G E N ER AL F IN A NC IER A E XT E N S I N U N IVE R S IT A R I A C U N S UR C U N S UR OR I A UD IT O R A I NT E R N A E SC U E L A D E C IE N C I AS L IN G U IST IC AS E SC U E L A S U P ER IO R D E AR T E F IN C A S A N J U L IAN S EC R ET AR A G E NE R A L B IB L IO T E C A C E NT R A L S ER V IC IO S G EN E R A L ES E F PE M C E NT R O U N IV ER S IT A R IO D E C H IM AL T E N A N G O C E NT R O U N IV ER S IT A R IO D E J UT IAP A C U N S UR OC C U N S AR O F AR M AC IA U N IV E R S IT AR IA D IG I D IG A CUS A M CUDE P E SC U E L A D E T R AB A JO S O C IA L C U N IZ A B B C IE C E NT R O U N IV ER S IT A R IO MET R O PO L IT A N O C U MT O T AL ( ge ne r a do a ut om t ic a m e n te )

F ir m a y sello

________ _____________ __________ C o o rdi na d o r Unid ad d e S ueld o s y N o mb ra mien tos

El P r ofe si on a l en ca r g ad o d e la ap lica ci n de l Im p ue sto s o br e la R e n ta, c er t ifica q ue s e h a n r e a liz ad o la c ar ga de l d es cu en t o co r re s po n die nt e a l IMP U E S T O S O B R E L A R EN T A, s ie nd o el m is m o d e ( ge n er a d o a uto m t ic am en te p or el s iste m a ), _ __ _ __ _ __ _ __ _ _ __ _ _ __ _ __ _ __ _ _ __ _ F ir m a y s el lo Pr o f es io n al d e R e cu r so s H um an os

__ __ __ __ __ ___ __ __ __ __ __ __ ___ __ __ __ __ __ ___ __ __ __ __

F irm a y s ello J efe D ivis in de A dm inistracin de Rec ursos H um anos
E l Ca jero Ge neral d e la Un iv ersid ad de S an Carl os de G uate mal a certifi ca q ue el mo nto d e la no mi na emi ti da p o r este D ep artame nto co rresp o ndi en te al pro ceso d e (generad o auto m tica men te po r el s is tema), o bed ece a la s ol ici tud e mana da po r la D iv is i n de A d mi ni straci n d e R ecurso s H um ano s , p or lo q ue s e p roc ede a o rden ar la emi si n d e no mi na y pa go de che q ues y acred itamien to s. _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ __ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ Fi rm a y s ello Ca j ero G en er al

El C oo rd in ad or d e D es ar r o llo d e O pe r ac io n e s de l D e pa rt a m e nto d e C aja , ce rt if ic a q ue s e h a r ea liza do la c ar ga de los d e sc ue nto s co r r es po n die nt es a cu ota s po r c on ce pt o d e pr sta m o s de l Ba nc o de los T r ab a jad o res p or u n m on to d e ( ge n er a d o a ut om t ica m en te po r e l s is te m a) , B a nc o de D e s ar r o ll o R ur a l po r u n m o nto d e ( g e ne r a do a ut om t ic am en t e p or e l sis tem a y P la n d e Pr e sta cio ne s p o r un m o nto de ( g en er ad o a u to m t ic am en t e p o r e l s is te m a. F ir m a y se llo _ __ _ __ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ __ _ _ __ _ __ _ C o or din a do r D es ar r ollo d e O pe r a cion es

Original: Departamento de Caja Copia: Coordinador de Unidad y Sueldos Profesional Encargado de ISR Coordinador de Operaciones

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Universidad de San Carlos de Guatemala Sistema Integrado de Salarios

Requerimiento de Cobro Seor (a): Unidad Partida Reg. Personal

Form. SIS-26

REQUERIMIENTO DE REINTEGRO POR PAGOS EN EXCESO

Forma de Reintegro Yo Acepto reintegrar los pagos en exceso de la siguiente forma a) Efectuar el reintegro en un solo pago en efectivo con 101C No. b) El reintegro en perido de de pago con Seccion de Cobros a partir del mes Autorizo a la USAC para que sean descontados de Salario Pagado Diferencia 0 0 0 0 Seor 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Seor (a): Reg. Pers. Unidad Partida Plaza Habiendo transcurrido el plazo para solventar su situacin respecto al pago y al no haber efectuado convenio de pago, se le conceden 5 das hbiles para que suscriba convenio de pago, caso contrario se efectuar cobro por la via Judicial Nombre: Firma NOTIFICACIN Yo Reg. Personal Sueldo del seor: por lo que se solicita efectuar el respectivo cargo a deudores as: 1.1.10 Deudores 1.1.10.0. Deudores 4.1.1.01.01.011 Sueldos SEGUNDO AVISO DE NOTIFICACIN SECCION DE COBROS Firma Fecha c/u, de mi sueldo, a partir del mes de por constituirme deudor de la misma. cuotas por un monto por pagos de acuerdo a convenio Reg. Personal

Plaza Se le informa que en la nmina correspondiente al pago del mes de: Folios del al de fecha: Salario a pagar

Cheque No. se efectuarn pagos de ms de la siguiente manera CONCEPTO Base Antigedad 017 Comp. Salarial 12 Bono Mensual Descuentos IGSS Plan P ISR Plan P ISR Prestamo PP Cuota Seg. Credito STUSC SINDINUSAC OTROS DESC. Total Pagos Efectuados en Exeso Total descuentos efectuados de ms

Por lo que en el tmino de 5 das calendario deber: a) Proceder a reintegrar el valor total de los sueldos pagados en Exceso a esta Tesorera o b) Requerir a la Divisin de Recursos Humanos la devolucin de los descuentos efectuados en exceso c) Presentarse a la Seccin de cobros para convenir la forma en que ha de amortizar el pago de sueldos en exceso. De no atender a este requetimiento de pago, en el plazo sealado se proceder a registrar el importe de los mismos a cargo de la cuenta Deudores Nombre Tesorero: Firma Fecha NOTIFICACIN Yo Reg. Personal Me he dado por notificado del requerimiento de pagos y descuentos en exceso Firma Fecha

Me he dado notificado del requerimiento de pagos y descuentos en exceso Firma SECCION DE COBROS Seores: Departamento de Contabilidad en virtud de que el seor: no se present a efectuar convenio de pago y cobro se efectuar por la via judicial, por lo que solicito registro contable para la reclasificacin de la cuenta Deudores. 1.1.10.7 DEUDORES JUDICIALES 1.1.10.7 1.1.10.0 DEUDORES 1.1.10.0 DEUDORES VARIOS Fecha

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