Estandares internacionales-IIPARTE

Revista Cdice Vol.
2 No 2: 39-70 / Julio - diciembre de 2006
Sistemas archivsticos y modelos de gestin de documentos en el mbito internacional (Parte II)1

Joaquim Llans Sanjuan*
RESUMEN
El artculo, presentado como ponencia en el Seminario Pre-Congreso del XIV Congreso Internacional de Archivos (Sevilla, 2000), analiza la posible integracin de las nociones de sistema archivstico y de gestin de documentos en el mbito doctrinal iberoamericano. Para ello comienza definiendo sistema archivstico inclusive la incidencia de la Teora General de Sistemas, la evolucin de su implantacin en los pases iberoamericanos y del Caribe y sus caractersticas ms sobresalientes. Prosigue el trabajo analizando el concepto de gestin de documentos, su origen en Norteamrica, sus principios y rasgos ms destacados, su impacto en los organismos archivsticos internacionales (UNESCO, Consejo Internacional de Archivos), los modelos internacionales existentes (estableciendo una tipologa entre modelos originarios, modelos de segunda generacin, modelos por asimilacin y modelos en construccin, frente a las caractersticas de los modelos institucionales) y la aproximacin conceptual en los pases iberoamericanos. Como conclusin, el autor propone, ms que la bsqueda metodolgica de un modelo especfico de gestin de documentos para el rea iberoamericana, la aproximacin entre ambos conceptos a travs de una reflexin sobre la Palabras clave: gestin de documentos, sistema archivstico, modelos de gestin de documentos, Iberoamrica.
1 Este artculo fue presentado como ponencia en el Seminario Pre-Congreso del XIV Congreso Internacional de Archivos (Sevilla, 2000), bajo el ttulo de Sistemas de archivos y gestin de documentos. Desde la celebracin del Congreso a esta parte ha surgido en el mbito internacional la norma ISO 15489, que est llamada a establecer una pauta comn en el desarrollo de los sistemas archivsticos. Quedar por ver cmo las distintas tradiciones archivsticas interpretan la norma. A fecha de hoy, vspera de cambios de trascendencia, la ponencia mantiene su actualidad: la adaptacin que los diferentes sistemas nacionales hagan en cada caso, de acuerdo con las directrices de la norma ISO, muy probablemente partirn de su sustrato y evolucin originarios. * Director del Archivo General de la Universidad Pblica de Navarra, Licenciado con Grado en Historia, Magster en Archivstica, Profesor del Mster de Archivstica de la Universidad Carlos III de Madrid y de la Maestra en Archivos de la Universidad Internacional de Andaluca, Miembro del Grupo de expertos en gestin de documentos electrnicos del Ministerio de Cultura de Espaa, CARMEN (Control Archivstico de la Memoria Electrnica), Presidente de la Comisin de Archivos y Bibliotecas del Consejo Navarro de Cultura (Gobierno de Navarra) Correo electrnico: joaquim.llanso@unavarra.es Fecha de recepcin: diciembre 5 de 2005. Fecha de aprobacin: febrero 3 de 2006.
nocin de poltica de tratamiento de documentos concretamente su elemento programa, definida por Carol Couture y Jean-Yves Rousseau (en su obra Les Archives au XXe sicle, publicada en Montreal en 1982), y que ayude a ampliar la visin tradicional del ciclo de vida de los documentos por tipos de archivos (de gestin, intermedio e histrico) a una contemplacin en fases (activa, semiactiva e inactiva). A pesar del tiempo transcurrido desde su redaccin, el artculo mantiene su ms rabiosa actualidad, ya que con la aparicin en el ao 2001 de las normas ISO 15489-1 y 2, sobre gestin de documentos, y otra normativa relacionada, llamadas a establecer una pauta comn en el desarrollo de los sistemas archivsticos a escala internacional, este trabajo aporta los elementos imprescindibles para una reflexin previa a su interpretacin en los diferentes contextos nacionales, a todas luces necesaria, a considerar anteriormente a la aplicacin de las normas.
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Revista Cdice Vol. 2 No 2 / Julio - diciembre de 2006
ARCHIVAL
SYSTEMS AND RECORD
MANAGEMENT MODELS IN AN INTERNATIONAL CONTEXT
(PART II)
ABSTRACT
This article, originally presented in the Pre-Congress Seminar of the 14th International Congress of Archives (Seville, 2000), analyses the feasible integration between the notions of archival system and records management into the Latin American doctrinal field. Therefore, the article begins by defining the concept of archival system including the impact of the General Theory of Systems, the evolution of its implementation in Latin American countries and in the Caribbean and its most outstanding characteristics. The work continues by analyzing the concept of records management, its beginnings in North America, its principles and most important features, its impact on international archival institutions (UNES CO, International Council on Archives), on the existing international models (establishing a typology among original models, second-generation models, models by assimilation and models in construction, in front of the features of institutional models) and on the conceptual approximation in Latin America countries. In conclusion, the author proposes an Despite the time since it was first written, this article maintains its permanent actuality, with the publication in 2001 of norms ISO 15489-1 and 2, about records management and related normative development to unify the practice and development of records management and archival systems in the world; this work offers indispensable elements for a reflection previous to its interpretation in the different national contexts, evidently necessary, to consider before the application of these international norms. Key Words: records management, archival systems, records management models, Latin America. approximation between the two concepts through a reflection on the notion of records management policy precisely its program element defined by Carol Couture and Jean Yves Rousseau (in Les Archives au XXe Sicle, published in Montreal in 1982), which helps to enlarge the traditional view of the life cycle of records from types of archives (current, intermediate and historical) up to a consideration in phases (active, semi-active and inactive).
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LOS
MODELOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS
tin de documentos, pese a que no coinciden en todos sus extremos con la definicin del concepto y de la prctica que se lleva a cabo en los pases norteamericanos. Todas ellas constituyen valiosas aportaciones que contribuyen a enriquecer el concepto y, como realidades que son, merecen ser tenidas en cuenta. Sea como sea, el modelo norteamericano se erige en el modelo situado en la vanguardia y hace progresar esta disciplina. La diversidad existente a nivel internacional llev a James Rhoads en 1983 y 1989 a formular 4 niveles de implantacin de la gestin de documentos: 1. Nivel mnimo: aquellos pases que cuentan con instrumentos tales como calendarios de conservacin o tablas de evaluacin documental, gestionan sus documentos siguiendo las previsiones inscritas en dichos cuadros y transfieren los documentos con valor permanente a los Archivos Nacionales. 2. Nivel mnimo incrementado: aquellos pases que incorporan a los elementos del nivel mnimo la existencia de uno o ms depsitos intermedios. 3. Nivel intermedio: aquellos pases que incluyen al anterior otros subprogramas bsicos, como el diseo y gestin de formularios, gestin de la correspondencia e informes, desarrollo de sistemas de archivo y recuperacin de documentos, gestin de documentos activos, programa de documentos esenciales y planificacin ante posibles desastres.
LA GESTIN DE DOCUMENTOS COMO RECORDS MANAGEMENT

La definicin del trmino gestin de documentos que proporciona el Consejo Internacional de Archivos, contenida en el Dictionnary of archival terminology (1984), da idea de la posicin de liderazgo que detentan los Estados Unidos en esta prctica. Define el records management, y por tanto gestin de documentos, como el rea de gestin administrativa general relativa a conseguir economa y eficacia en la creacin, mantenimiento, uso y disposicin de los documentos. Tambin define claramente al profesional que se ocupa del records management. La definicin que hace en lengua francesa, as como las meras traducciones del trmino a otras lenguas, pone de relieve la dificultad en traducir el concepto: aqulla nicamente encuentra paralelismo en el trmino gestion des documents utilizado en Quebec, y su profesional, el gestionnaire de documents. Consecuentemente, hablar de gestin de documentos, en sentido estricto, es hacerlo partiendo de la referencia que constituye el modelo norteamericano: los organismos internacionales UNESCO, Consejo Internacional de Archivos, mediante las publicaciones que abordan esta cuestin han contribuido a generalizar el concepto gestin de documentos como traduccin literal del ingls y a divulgar el modelo norteamericano 2. Sin embargo, las operaciones archivsticas que se llevan a cabo en otros pases a lo largo del perodo comprendido entre la creacin de documentos y su eliminacin o transferencia a un archivo histrico se incluyen en la denominacin genrica de ges2
4. Nivel ptimo: aquellos pases que suman a los niveles anteriores la gestin de directrices, correo, telecomunicaciones y mquinas reproductoras de documentos; sistemas de ges-
Para mayor informacin consulte: Llans, J. Gestin de documentos. Definicin y anlisis de modelos: Bergara: Departamento de Cultura del Gobierno Vasco, 1993.
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tin de la informacin y utilizacin de tratamiento de textos en la generacin de correspondencia, informes y directrices, y en la cumplimentacin de formularios; utilizan sistemas de anlisis, automatizacin y tecnologa reprogrfica en mltiples aplicaciones. En los pases de tradicin anglosajona el records management trmino del que deriva, en su traduccin al espaol, gestin de documentos constituye una profesin distinta a la de archivero, con un entrenamiento y una formacin especficos, con asociaciones profesionales independientes y un proceso de certificacin propio. El debate entre archiveros y gestores de documentos por el control del ciclo de vida de los documentos, observable en la bibliografa de esos pases en los aos 80 y comienzos de los 90, parece haber languidecido, fundamentalmente por el vuelco sufrido por la teora archivstica debido a la incorporacin masiva de las nuevas tecnologas en el actuar de la Administracin y, consecuentemente, a la manera en que son creados, conservados y preparados para su difusin los nuevos documentos. Queda para la historia el debate sobre si la gestin de documentos activos constituye el primer estadio en la funcin archivstica, o bien si sta en su objetivo ltimo de asegurar la preservacin de los documentos de valor permanente es nicamente la etapa final en un programa integrado de gestin de documentos .
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los documentos, denominado en su origen teora de las tres edades4, que se corresponden con los documentos activos, semiactivos e inactivos. El objetivo de su formulacin es garantizar la presencia del archivero y de los mtodos que aplica, para que la documentacin reciba el tratamiento adecuado en cada una de las edades. James B. Rhoads5 (1983) distingue cuatro fases en el ciclo de vida de los documentos: fase de creacin, fase de la utilizacin y mantenimiento, fase de disposicin y fase de gestin de los documentos de valor permanente. 1. Creacin de los documentos: incluye el diseo y la gestin de formularios, la preparacin y la gestin de correspondencia, informes y directrices, el desarrollo de sistemas de gestin de informacin y las aplicaciones de moderna tecnologa a estos procesos. 2. Mantenimiento y uso de los documentos: incluye el desarrollo de sistemas de archivo y recuperacin, gestin de archivos de oficina, gestin de correo y telecomunicaciones, seleccin y gestin de mquinas copiadoras de oficina, desarrollo y mantenimiento de programas de documentos esenciales y de planificacin contra desastres, operacin de depsitos intermedios y aplicacin de sistemas de anlisis, automatizacin y reprografa a estos procesos6. 3. Disposicin de los documentos: incluye la identificacin y descripcin de las series, desarrollo
La clave en la definicin del concepto gestin de documentos reside en la nocin de ciclo de vida de
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La UNESCO, a travs de los estudios de Michael Cook y James B. Rhoads, haba defendido la necesidad de definir una norma universal para la formacin de archiveros y administradores de archivos vivos, y peda asimismo una orientacin comn y una formacin similar para ambos sectores. Michael Cook: una norma internacional para la formacin de archiveros y encargados de registros. La administracin moderna de archivos y la gestin de documentos: el prontuario RAMP.- Pars: Programa General de Informacin y UNISIST. UNESCO, 1985, p. 131-140 (PGI-85-WS/32). James B. Rhoads: The role of archives and records management in national information systems: a RAMP study. - Paris: General Information Programme and UNISIST. UNESCO, 1989 (PGI-89/WS/6). Dejamos para la historia de los archivos desentraar si fue Brooks, Posner, Schellenberg, Protin o Wyffels el padre de la teora. Pese a que han sido varios los autores (Ira A. Penn, Anne Morddel, Gail Pennix y Kelvin Smith en 1989, Jay Atherton en 1986, Joan Van Albada en 1991, Mary F . Robek, Gerald F . Brown y David O. Stephens en 1995, entre otros) que han abordado desde una perspectiva metodolgica la categorizacin por fases del ciclo de vida de los documentos, sigue predominando en el contexto internacional la formulada por James B. Rhoads: La funcin de la gestin de documentos y archivos en los sistemas nacionales de informacin: un estudio del RAMP. Pars: Programa General de Informacin y UNISIST. UNESCO, 1983 (PGI-83/WS/21). El 85% de los documentos archivados nunca son descritos. Del 15% que son utilizados, el 95% tiene una antigedad inferior a 3 aos. Slo un 6% de los documentos entran dentro de la categora de documentos esenciales. Ann Balough: Records classification: Part I. The Records & Retrieval Report 8 5 (1992): 12-13.
de cuadros de retencin y disposicin de documentos, seleccin y disposicin de documentos, y transferencia de documentos con valor permanente a los archivos.
tremos: la gestin de documentos cubre la totalidad del ciclo de vida del documento, en sus edades corriente e intermedia. James B. Rhoads7 identifica las ventajas de un buen
Queda excluida del objeto de la gestin de documentos la fase de gestin de los documentos de valor permanente, que incluira el diseo y equipamiento de los depsitos de archivo, mtodos y procedimientos para restauracin y conservacin de documentos, organizacin y descripcin de los contenidos de los depsitos, desarrollo de polticas de acceso, procedimientos del servicio de referencia y difusin de los archivos e informacin sobre los mismos.
programa de gestin de documentos: a) beneficios econmicos facilita la identificacin y cuantificacin mediante los calendarios de conservacin o tablas de valoracin de documentos, la disposicin de los documentos a lo largo del tiempo y la utilizacin al mximo de los depsitos intermedios; b) economas en eficiencia, mediante una gestin consistente del conjunto del proceso de creacin de los documentos control sobre el diseo, la generacin y la distribucin de formularios, informes, normativa y correspondencia, en el diseo de los sistemas de archivo y recuperacin, gestin de los documentos activos y gestin de las mquinas copiadoras; c) efectividad en la planificacin de actividades del gobierno; y d) uso juicioso y responsable de la automatizacin y la reprografa. Charles M. Dollar destaca el nfasis que la gestin de documentos tradicional da a los beneficios econmicos que resultan de hacer frente a la duplicacin innecesaria de los documentos, del uso de formularios normalizados, de la disposicin rpida de los documentos de valor temporal, y del bajo coste de almacenamiento de la documentacin valiosa a largo plazo8. Los elementos eficacia y eficiencia son resaltados habitualmente como otros factores esenciales, relacionados con la productividad (fundamentalmente mediante la definicin de ratios como informacin disponible, nmero de respuestas y tiempo empleado) y la calidad de las organizaciones (fundamentalmente inspiradas en las normas ISO 9000)9. Tampoco faltan las voces de aquellos que quieren in-
LOS
PRINCIPIOS: ECONOMA Y EFICACIA
Jos Maria Jardim diferenciaba a finales de los 80 dos posiciones enfrentadas en el concepto de gestin de documentos. Por un lado, el sector representado por el norteamericano Lawrence Burnet, para quien la gestin de documentos es una operacin archivstica, entendida como el proceso de reducir selectivamente a proporciones manipulables la masa de documentos caracterstica de la Administracin moderna, con vistas a conservar permanentemente aquellos que tienen un valor cultural futuro sin menospreciar la integridad sustantiva de la masa documental para efectos de investigacin. Por otro, existe la corriente que concibe la gestin de documentos como la aplicacin de la administracin cientfica con fines de eficiencia y economa, siendo considerados los beneficios para los futuros investigadores meros subproductos. La legislacin norteamericana se sita entre ambos ex-
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Vase: Rhoads (1989). Para mayor informacin consulte: Dollar, Ch. Electronic records management and archives in international organizations: a RAMP study with guidelines. Paris: PGI et UNISIST. UNESCO, 1986 (PGI-86/WS/12). A modo de ejemplo: Fraser J. Boyd: People and productivity in records management. Arma Records Management Quarterly 25 2 (1991): 28-33. Brumm, E. Managing records for ISO 9000 compliance. Milwaukee: ASQC Quality Pres., 1995. Son recurrentes en la bibliografa las referencias a la eficacia y economa.
cluir en la gestin de documentos la explotacin de las fuentes de informacin con finalidades culturales o de investigacin, contra el predominio de la eficacia y la economa dentro de la Administracin .
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Archivos (CIA). Es muy probable que, a travs de la determinacin que han mostrado a lo largo de las ltimas dcadas, mediante sus publicaciones y actividades, la gestin de documentos sea una prctica universalmente aceptada. La nica crtica, si sta pudiera existir, ira dirigida a la potenciacin excesiva del modelo norteamericano en perjuicio de otras prcticas existentes igualmente interesantes.
Las nuevas tecnologas han contribuido notablemente en la consecucin de esos objetivos. Por su parte, la UNESCO, fiel a su posicin conciliadora, mediante el Programa para la Gestin de Documentos y Archivos (RAMP), defina en 1979 gestin de documentos como el dominio de la gestin administrativa general con vistas a asegurar la economa y la eficacia de las operaciones desde la creacin, mantenimiento y utilizacin, hasta la afectacin final de los documentos. Economa y eficacia aplicadas al ciclo de vida, porque la nocin de gestin de documentos abraza todo el ciclo de utilizacin de los documentos, desde su creacin o recepcin hasta el momento en que los documentos no son necesarios en la conduccin de los asuntos corrientes de una organizacin o institucin La afectacin final dada al documento depende de la evaluacin que se haga de su valor y de su utilidad potencial, y puede tomar la forma de una transferencia a un depsito intermedio para su almacenamiento temporal, de su transferencia directa a un servicio de archivos, de una donacin a un depsito habilitado, de reproduccin antes de su destruccin o, por ltimo, de destruccin pura y simple.
EL PROGRAMA RAMP DE
LA
UNESCO
La UNESCO ha sido consciente del problema de hacer frente al volumen creciente de los documentos, y ha establecido dos objetivos de conjunto: favorecer la concienciacin y la comprensin del valor y la utilidad de los documentos como fuente de informacin de base, y ayudar a los pases a organizar y desarrollar los sistemas y servicios de gestin de documentos y archivos. Otros objetivos secundarios han sido definidos: promocin de la formulacin de polticas y planes de informacin; promocin de la difusin de mtodos, reglas y normas para el tratamiento de la informacin; desarrollo de infraestructuras de la informacin y de sistemas de informacin especializados; promocin de la formacin prctica y terica de los profesionales y usuarios de la informacin. El establecimiento del Programa para la Gestin de Documentos y Archivos (RAMP: Records and Archives Management Programme) por parte de la UNESCO obedeci a una voluntad de que los servicios de archivo fuesen un instrumento para la eficacia administrativa. El Programa General de Informacin (PGI) recibi el encargo de insistir en el establecimiento y desarrollo de lo que haba surgido en muchos estados miembros como sistemas y servicios de gestin de documentos.
LOS
ORGANISMOS INTERNACIONALES ANTE LA GESTIN DE DOCUMENTOS
Dos instituciones de carcter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los nuevos problemas que conlleva la gestin de documentos: la Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de
10 Cook, M. Directrices para la preparacin de programas de estudios sobre la gestin de documentos y la administracin de archivos modernos: un estudio del RAMP. Pars: Programa General de Informacin y UNISIST. UNESCO, 1982 (PGI-82/WS/16).
El PGI cre en 1979 un programa para el fomento del desarrollo de sistemas y servicios de gestin de archivos y de documentos, el RAMP. Exista conciencia de enfocar el desarrollo de los archivos con un criterio dinmico y orientado hacia el usuario, y apresurar a los Gobiernos para facilitar el acceso a la informacin contenida en sus documentos y en sus archivos, de manera que fuesen tiles a la planificacin y el desarrollo social y econmico. Prevaleci la insistencia en el valor administrativo de los archivos sobre su valor cultural, concentrndose en los sistemas y servicios de gestin de documentos como complemento a los programas tradicionales de archivo. El Programa alienta: la coordinacin y concentracin de proyectos y actividades relacionadas con el desarrollo de la gestin de documentos y archivos; el inters por reuniones regionales para la formulacin de planes nacionales de gestin de documentos y archivos; el establecimiento de directrices, normas y reglamentos; de manera especial, la creacin de sistemas y servicios modernos de gestin de documentos. Estas inquietudes se hallan asimismo reflejadas en sus publicaciones.
incluyendo el almacenamiento inmediato depsitos intermediosy la evaluacin documental (observable ya a partir de los aos 50). El tema ha sido tambin objeto de simposios y seminarios, generalmente por regiones, frecuentemente ideados y promovidos por la UNESCO. La gestin de documentos ha sido difundida adems mediante publicaciones de los Comits Tcnicos del Consejo, como es el caso del Boletn del Comit de Archivos Administrativos (iniciado el ao 1978).
LOS
PROGRAMAS DE GESTIN DE DOCUMENTOS
Los requisitos previos a la puesta en marcha de una sana poltica de gestin de documentos guardan una curiosa similitud con lo que previamente hemos definido como elementos de un sistema archivstico: a) un programa estructurado que abarque, adems de la descripcin del estado de la situacin, la misin, los objetivos y la estructura general del programa proyectado, los recursos financieros, materiales y humanos y un plazo global de realizacin;
ACTIVIDADES DEL CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS

El Consejo Internacional de Archivos (CIA) aborda la cuestin de la gestin de documentos mediante distintos elementos. El ao 1977 cre un comit mixto sobre los problemas de la gestin de documentos, establecido con la ayuda de la International Records Management Foundation. A travs de las Conferencias Internacionales de la Mesa Redonda de Archivos, que tratan concretamente aspectos profesionales del trabajo archivstico, el principal rea de estudio ha sido el de la gestin de documentos,
b) el apoyo de las autoridades y una base legislativa que regule la gestin de los documentos activos, semiactivos e inactivos; c) la creacin de un organismo central con autoridad reconocida y bien establecida a nivel jerrquico; y d) elaboracin de programas sectoriales y directrices especficos, pese a la existencia de un programa global. Un programa completo de gestin de documentos, incluye una serie de elementos constitutivos y de apoyo11. Entre los constitutivos figuran: 1) normas para la creacin, difusin y recepcin de los documentos; 2) tratamiento de los documentos activos
11 Para mayor informacin consulte: Couture, C. y Rousseau, J. Les archives au XX sicle. Montral: Universit de Montral, 1982. El programa hay que situarlo en un contexto ms amplio, el de poltica de tratamiento de los documentos, que incluye adems legislacin y reglamentacin y estructura (recursos humanos, fsicos y financieros).
(normas de clasificacin, recuperacin y conservacin en los espacios administrativos); 3) tratamiento de los documentos semiactivos (normas de transferencia y conservacin centralizada y rentable de los documentos); 4) tratamiento de los documentos inactivos (normas que regulen la adquisicin, conservacin, tratamiento, utilizacin y valorizacin de los documentos con valor secundario o cientfico); 5) tratamiento de los documentos esenciales (normas para el tratamiento particular de ciertos documentos que, si se perdieran o alteraran, ocasionaran serias dificultades a una organizacin). Por su parte, los elementos de apoyo estn representados por el inventario de documentos y el calendario de conservacin. El programa encuentra su plasmacin en un Manual, instrumento resultante de la definicin del programa. El manual incluye tanto elementos troncales como subsidiarios o perifricos (Doyle y Frenire, 1985). Entre los denominados troncales figuran: a) cuadro de clasificacin, b) calendario de conservacin o tabla de evaluacin documental, c) gestin de los depsitos centralizados de documentos semiactivos, d) transferencia y seleccin de los documentos inactivos destinados a ser conservados, e) eliminacin de documentos inactivos sin valor histrico. Principios directores y enunciados de procedimientos relativos a: manera de recuperar y reciclar el papel; mtodo de destruccin de los documentos confidenciales. Otros elementos subsidiarios o perifricos seran: a) seguridad de la informacin (proteccin de los documentos esenciales y la proteccin de las informaciones personales y de los documentos confidenciales), b) gestin de formularios, de informes y de correspondencia y correo, as como el reciclaje de los diferentes soportes de informacin, c) gestin de documentos sobre
microimgenes y la gestin de los documentos electrnicos. Cada uno de los elementos del programa cuenta con unos principios, prcticas, mtodos y tcnicas propias, as como con un nmero de tiles tecnolgicos que dan ms eficiencia, efectividad y economa. La gestin de documentos debe poner en relacin todos los elementos y explicar las relaciones a todas las personas y a todos los niveles dentro de la organizacin.
LA
PLANIFICACIN ESTRATGICA
Por su parte, existe una serie de elementos que integran el proceso de planificacin12: a) establecimiento de objetivos; b) presupuesto anual; c) programa anual; d) valoracin del coste probable de las actividades del programa; e) establecimiento del programa en fases sobre un perodo de tiempo largo, para evaluar el progreso mediante indicadores de calidad; f) contar con un plan estratgico completo para un determinado nmero de aos. La planificacin es ms importante cuando existe incertidumbre sobre el futuro que cuando ste es previsible, porque la incorporacin de nuevas prioridades hace posible una planificacin ms dinmica y flexible. Quienes trabajan en gestin de documentos deben plantearse la realizacin de planes estratgicos y de desarrollo para: a) conseguir efectividad en sus operaciones un plan es necesario si existe un objetivo; b) proporcionar flexibilidad el gestor de documentos debe ser capaz de desviar recursos y modificar objetivos de manera gil para hacer frente a los imponderables y a las discontinuidades; c) ase-
12 Vase: Newton, C. Strategic planning for records management and archives. Winchester: Society of Archivists. Records Management Group, 1984. Chacn, V. Funciones, objetivos y prioridades de una moderna y cientfica administracin y legislacin de archivos. Actes du 13e Congrs international des Archives (Pkin, 2-7 septembre 1996).- Archivum XLIII (1997): 168-177.
gurar la ptima utilizacin de los recursos su defecto o su exceso influyen negativamente en el servicio. El mtodo para la planificacin estratgica comprende los puntos siguientes: a) estudio del ambiente corporativo objetivos y organizacin de la institucin; b) estudio del ambiente externo tecnologa, legislacin, factores sociales y profesionales; c) estudio de los sistemas de documentos organizacin, actividades y recursos actuales y evaluacin de las necesidades; d) desarrollo del programa estratgico objetivos y escenarios, acciones dirigidas a satisfacerlos, criterios para el xito, recursos necesarios y resultados deseados; e) implantacin del programa plan de desarrollo a medio y largo plazo, y plan de operaciones a corto plazo.
Es difcil determinar las caractersticas que hacen que podamos hablar de la existencia de un determinado modelo. Existe, por una parte, una jerarqua entre los modelos: por un lado, aquellos que han alcanzado tal desarrollo que han acabado por influir directamente sobre otros modelos (tal es el caso del records management, la gestion des documents administratifs canadiense, el prarchivage francs, el registry ingls y la registratura alemana de la que deriva en ltimo extremo el protocollo italiano), a los que se podra denominar como modelos primarios; por otro lado, aquellos otros pases que han desarrollado sus propios modelos a travs de la influencia de modelos ajenos, fruto fundamentalmente de compartir tradiciones administrativas y archivsticas comunes (sera el caso de las antiguas colonias britnicas o francesas), a las que se podra denominar como modelos de segunda generacin. A estos dos grupos se les podra aadir un tercero, el de los modelos por asimilacin, que sin reunir las caractersticas de los anteriores han adoptado, con mayor o menor fortuna, elementos procedentes de reas que a priori pueden ser consideradas como ajenas a su propia tradicin administrativa y archivstica de origen (como podra ser el caso de Iberoamrica o frica)13, en algunos casos abocados actualmente en la bsqueda de un modelo que les sea caracterstico (como es el caso de Iberoamrica, a travs del trabajo del Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos, que quera hacer extensivo su modelo a las antiguas colonias portuguesas africanas). Otra caracterstica que podemos detectar entre los modelos, sean modelos primarios, modelos de segunda generacin o modelos por asimilacin, es la de estar dotados de cierta estabilidad, lo que en ltima instancia podemos considerar como consustancial a la nocin de modelo. En tanto los
MODELOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS, CARACTERSTICAS

Si bien la bibliografa sobre gestin de documentos impulsada por los organismos internacionales (UNESCO y CIA) ha contribuido a la difusin del records management norteamericano como modelo de gestin de documentos y, si se quiere, en menor medida, la gestion des documents administratifs canadiense, la plasmacin de los principios en la que estos pases fueron pioneros, dando lugar como ha puesto de manifiesto Theodore Schellemberg a la denominada archivstica moderna, no podemos pasar por alto otras realidades que, ajenas en algunos casos completamente a la idiosincrasia administrativa norteamericana y al papel que las autoridades archivsticas desarrollan en la articulacin de tales programas, tambin aplican una determinada metodologa, que les es caracterstica entre otras razones por tradicin administrativa o archivstica, sobre la gestin de la documentacin administrativa.
LOS
13 No disponemos de datos suficientes para categorizar otras reas como la Europa Oriental y el Prximo y Lejano Oriente. Salvo excepciones, entendemos leyendo entre lneas que el Consejo Internacional de Archivos tiende a considerar a esos pases como pases en desarrollo archivstico.
elementos de un programa de gestin de documentos que definan esos modelos en construccin no estn aposentados dentro de la prctica de la gestin administrativa y por extensin a la gestin de documentos, entendemos que no puede hablarse de un modelo como tal. Por otro lado, las realidades prximas nos demuestran que diferentes modelos pueden coexistir dentro de un mismo pas, en funcin del marco jurdico que rija las responsabilidades en la definicin de las polticas y los programas de gestin de documentos. El caso espaol puede resultar en este aspecto ilustrativo: el sistema estatal de archivos constituye un modelo en construccin la ausencia hasta el momento de una poltica en valoracin, seleccin y expurgo de documentos14 nos parece determinante a la hora de adscribirlo dentro de esa categora, por no llegar al nivel mnimo en la escala establecida por James B. Rhoads comentada anteriormente, mientras que la Comunidad Autnoma de Catalua, por citar slo un ejemplo que ha tenido amplia resonancia bibliogrfica, se encuadra dentro de los modelos por asimilacin, con todas sus polticas y programas operativos, despus de haber vivido un proceso gradual de transformacin adaptacin del prarchivage a la gestion des documents administratifs. Otra caracterstica es que el grado de implantacin de las polticas y programas de gestin documental es diferente, en la prctica totalidad de los modelos, en los diferentes niveles en que se estructura la Administracin de un pas a escala central, regional (autonmica, Federal), local o institucional, si bien la singularidad del modelo nacional suele llevar la impronta de las Administraciones centrales. Decir, por ejemplo, que todas las Administraciones de los Estados Unidos tienen perfectamente defini-
das sus polticas y programas de gestin de documentos sera una afirmacin totalmente errnea; sin embargo, conocen perfectamente cul es el referente (modelo) que deben seguir otra cosa es que tengan suficiente sensibilidad como para captar la necesidad de definir tales polticas y programas. Tambin podemos definir como caracterstica de la implantacin de las polticas y programas de gestin de documentos que, en su desarrollo, puede llegarse al modelo institucional, singular en su concepcin y naturaleza del modelo nacional, lo que explicara el hecho de que ante circunstancias idnticas, instituciones del mismo tipo puedan dotarse de unos elementos o de otros. Las caractersticas de este modelo institucional de gestin de documentos encontrara su equivalente en los sistemas institucionales de archivos definidos por Eduardo Nez, al reconocerles fondo, institucin y ciclo de vida de los documentos como los elementos caractersticos sobre los que se aplicarn las polticas y los programas.
LOS MODELOS PRIMARIOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS. RASGOS MS SOBRESALIENTES

ESTADOS UNIDOS: EL RECORDS MANAGEMENT
Aqu naci reconocido oficialmente a mediados
de este siglo el concepto gestin de documentos (records management).

La gestin de documentos apareci para dar so-
lucin a los problemas de inflacin de documental existentes en las Administraciones pblicas, especialmente en las agencias federales, como una subfuncin archivstica. Hubo desde un princi-
14 Quince aos despus de la promulgacin de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histrico Espaol no ha iniciado todava en Espaa su andadura la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, lo que podramos considerar como taln de Aquiles del sistema archivstico estatal. Sin poltica de valoracin, seleccin y expurgo de documentos, que de fluidez al sistema archivstico, no existe modernizacin archivstica ni gestin de documentos.
pio conciencia de la importancia de reducir al mnimo el volumen de la documentacin que deba conservarse por su valor histrico.
La actuacin inicial de la Administracin Fede-
La dualidad de intereses entre las agencias ges-
tin cotidiana de los documentos y la institucin de archivos preservacin de la documentacin con valor histrico ha llevado a la coexistencia de dos profesiones: records managers y archivists.
A pesar de que records managers y archiveros
ral en el terreno de la gestin de documentos la saturacin de los depsitos oblig a tomar una decisinse inscribi en una poltica de Estado previa, dirigida a la racionalizacin del conjunto de las prcticas administrativas.
Como consecuencia de esa poltica de Estado,
tienen diferentes objetivos, percepciones de los documentos y diferencias en la aplicacin de tcnicas de clasificacin e indizacin, tienen en comn la gestin de la informacin a travs de todos los estadios del ciclo de vida, lo que obliga a una conciliacin entre ambas profesiones especialmente en el sector privado.
Desde la aparicin del concepto records
la gestin de los documentos administrativos (records) se halla, en la actualidad, totalmente integrada en el engranaje administrativo federal.
Fuerte incidencia del factor econmico en la re-
duccin del volumen de la documentacin archivada y, posteriormente, en las fases de la gestin de la documentacin creacin, mantenimiento y uso y disposicin.
Preeminencia del factor rentabilidad sobre el
management se ha hecho evidente el inters por la racionalizacin del proceso: temprano establecimiento de los depsitos intermedios (records centers) y de las records schedules en el mbito de la Administracin Federal.
concepto patrimonio cultural como legado.

La prctica, consecuencia de la definicin y
El
National
Archives
and
Records
Administration (NARA) se ha reservado, a travs de la legislacin, el papel de organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos en la Administracin Federal.
Desigualdad en el tratamiento de los documen La iniciativa de hacer frente al problema causa-
adopcin de soluciones con las que atajar los problemas caractersticos de la Administracin moderna, ha precedido a la formulacin terica de los principios del records management.
tos en las Administraciones federal, estatal y local.

Fuera del sector pblico, y pese a que tanto
do por la documentacin en las fases de creacin y mantenimiento y uso una vez solucionado el problema de la inflacin documental mediante las tablas de evaluacin documental o records schedules procede de las propias agencias. Los archiveros federales intervienen en estas primeras fases para garantizar la preservacin de la documentacin con valor permanente. records managers como archiveros aceptan la divisin en fases del ciclo de vida de los documentos creacin, mantenimiento y uso, disposicin y administracin de archivos, se hace evidente, a travs de la bibliografa, una confluencia de intereses entre ambas comunidades en
hacerse cargo del control del ciclo completo de la vida de los documentos.
El records management se desarrolla con una
preeminencia del modelo norteamericano de gestin de documentos sobre los modelos del resto de pases, debido a que los problemas archivsticos que plantea la gestin de los soportes electrnicos nicamente pueden abordarse desde una perspectiva de unidad metodolgica.
gran energa y dinamismo en el sector privado, hasta el punto que puede identificarse como la vanguardia de esta disciplina dentro del modelo estadounidense.
El records management evolucion a comienzos
EL CANAD FRANCFONO: LA GESTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Gran vitalidad a partir de los aos 80, cuando
de los 90 hacia la Information Resources Management y dirige desde finales de los 90 su atencin hacia el Knowledge Management, nuevo concepto en el que participan otros profesionales de la informacin, como bibliotecarios, documentalistas y como consecuencia del impulso de las nuevas tecnologas informticos y gestores de sistemas de informacin.
Respaldo del Consejo Internacional de Archivos
empiezan a plasmarse las polticas y programas de gestin de documentos que singularizan el modelo.
Distinto modelo al existente en la parte anglfona
de Canad ste mucho ms cercano al modelo estadounidense, pese a que ambos pases forman parte de un mismo estado y tengan una legislacin federal comn, incluida aquella referente a archivos.
El concepto y la prctica de la gestin de docu-
(CIA) y la UNESCO al modelo de los Estados Unidos, lo que se manifiesta en sus publicaciones, especialmente en los estudios del RAMP y en los foros profesionales auspiciados por ambas instituciones.
Los Estados Unidos siempre han estado en la
mentos se encuentra muy bien definida a nivel legislativo y reglamentario.

Los Archivos Nacionales ejercen las funciones
vanguardia del desarrollo de esta disciplina, constituyendo el punto de referencia obligado para el resto de pases, inclusive aquellos que han desarrollado su propio modelo de gestin de documentos.
de control y tutela, desde la creacin de los documentos y a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de los documentos activa, semiactiva e inactiva.
Influencia del records management que se prac-
Fuerte incidencia que han tenido las nuevas tec-
tica en los Estados Unidos, evidenciada por la aparicin de un profesional en el interior de las Administraciones, el gestionnaire, homnimo del records manager estadounidense.
El peso del Conservador de los Archivos Nacio-
nologas el microfilm y, especialmente, la informtica en el desarrollo del records management.

Previsiblemente, el potencial tecnolgico del pas
y su influencia a escala mundial llevar a una
nales de Quebec en la fase activa de la documen-
tacin es cualitativamente ms importante que el que tiene el Archivero de los Estados Unidos, especialmente en cuanto a dependencia jerrquica y respaldo legal y reglamentario.
La importancia otorgada a la clasificacin, al ca-
FRANCIA: EL PRARCHIVAGE
Vinculacin a las prcticas tradicionales de la
Administracin francesa, lo que ha venido limitando su capacidad de innovacin.
lendario de conservacin y al inventario (rpertoire) de documentos considerados los elementos clave de todo sistema de gestin de documentos ha originado un importante debate en el mbito terico entre dos corrientes archivsticas en el mbito universitario, segn se prioricen las necesidades de la Administracin preeminencia del cuadro de clasificacin o la proteccin de los documentos con valor histrico preeminencia del calendario de conservacin.
Enorme desarrollo de la poltica de gestin de
Inexistencia de un cuerpo de funcionarios
especficamente formados responsables de la documentacin en su fase activa, en el seno de las Administraciones.

Poca incidencia de los Archivos Nacionales en
la organizacin de los archives courantes de la Administracin missions .

15
Central
mediante
las
Poco desarrollo legislativo o reglamentario que
regule el tratamiento de la documentacin en la fase de archivo de gestin, y que apoye la actuacin del archivero dentro de la Administracin creadora de la documentacin.
Las Administraciones no han sido capaces de
documentos semiactivos, mediante el establecimiento de calendarios de conservacin que prcticamente abarcan la totalidad de la organizacin administrativa del pas, y de centros de documentos semiactivos.
Importancia otorgada tanto en el mbito terico
generar una estructura organizativa responsable de la gestin de los documentos activos y hasta el ao 1969, con la puesta en funcionamiento del Centro de los Archivos Contemporneos de Fontainebleau de los depsitos intermedios. El vaco existente se pretende llenar desde los Archivos Nacionales mediante la institucin de las missions en los ministerios.
La institucin de archivos disfruta de un alto
como prctico al papel de las nuevas tecnologas especialmente la informtica en la gestin de la documentacin administrativa.
La incidencia del prarchivage francs en la doc-
trina y en la prctica de la gestin de los documentos activos y semiactivos en Quebec, del que hablan algunos autores, es ms terica que real desde los aos 80. Como modelo, se halla ms cercano al records management de los Estados Unidos, del que evidentemente ha partido para desarrollar un sistema que le es peculiar. prestigio a nivel de custodio de la documentacin histrica, pero debe hacer frente al desconocimiento y a las reticencias existentes en el seno de los ministerios en cuanto se refiere su
15 La definicin del prarchivage en Francia, aparecida en 1953, no fue reconocida como tal hasta 10 aos ms tarde, de forma no exenta de polmica. Vase: Avezon, R. Synthse des conclusions des reunions regionales darchivistes franais de 1963 sur le pr-archivage et lavenir des archives. La Gazette des Archives 44 (1964): 5-12.
intervencin sobre la documentacin en las fases activa e intermedia.

La clasificacin de la documentacin est legal-
El prarchivage no constituye ms que una parte
de lo que abarca el trmino records management. Ello se manifiesta en la casi inexistente intervencin de los Archivos Nacionales en la fase de creacin de los documentos, y en que su actuacin en el mbito de los archivos de gestin no tiene otro fin que el de preservar la documentacin con valor permanente, lo que le ha llevado a contemplar sin excesivo inters las necesidades cotidianas de la Administracin.
mente preestablecida desde el siglo pasado para la documentacin generada por los ministerios, departamentos, municipios y hospitales.
La formacin profesional del archivero especial-
mente la cole des Chartes se ha dirigido, tradicionalmente, ms hacia la gestin de los fondos histricos que hacia la documentacin con vigencia administrativa.
Importancia de la formacin del personal en los
REINO UNIDO: EL REGISTRY

Constituye el modelo de tratamiento documen-
tal ms extendido del mundo17.

Comparte con la registratur alemana el ser el
ministerios (los correspondants) a cargo de las missions, debido al vaco de profesionales expertos en gestin de documentos en el interior de las Administraciones.
La importancia de las nuevas tecnologas se hace
modelo ms arcaico (arranca en el siglo XVI, pudiendo rastrearse su origen en ltimo trmino hasta la antigua Roma).
Incidencia de las tradiciones administrativas a
evidente desde el punto de vista de aplicaciones sobre documentos de archivo, y menos desde la vertiente de gestin de documentos.
lo largo de su desarrollo en el tiempo, con enorme peso del derecho consuetudinario.

El acto de registrar un documento constituye
La aparicin y multiplicacin de los documen-
evidencia legal de su autenticidad.

Est desapareciendo la tendencia a registrar cada
tos
informticos
han
facilitado
una documento de forma individual, en el convencimiento de que el registro a nivel individual es un control excesivo, siendo suficiente aplicarlo sobre los expedientes que constituyen las series. Existe conciencia de la incapacidad del modelo en controlar eficazmente la cantidad creciente de documentos.
Los registries, organizados tanto centralizada
concienciacin sobre la necesidad de un cambio: el prarchivage tradicional no puede aplicarse sobre los nuevos soportes. Es preciso un replanteamiento, sin descartar la intervencin del archivero de una manera ms directa en la fase activa del ciclo de vida de los documentos.
Progresiva importancia de las tablas de evalua-
cin documental o tableaux de gestion, desde la perspectiva de preservacin de la documentacin con valor histrico16.
como descentralizadamente, disponen de cuadros
16 El 99% de los archivos transferido cada ao merecera destruirse directamente, y el 1% restante representa por s un volumen apreciable y de una utilidad a discutir. Vase: Joly, B. Les archives contemporaines ont-elles un avenir?. La Gazette des Archives 134, 135 (1986): 192. 17 Durante los siglos XVIII y XIX la British Colonial Office prescribi las prcticas de registro normalizadas para las secretaras de sus colonias en todo el Imperio Britnico, incluidas las americanas, donde se mantuvieron tras su emancipacin y pervivieron hasta 1912.
de clasificacin de documentos poco definidos, y los documentos se clasifican generalmente antes de que sean enviados a las oficinas de actuacin, separando expedientes de carpetas de asuntos. Existe el riesgo de que el registro de los documentos antes de ser enviados a los funcionarios para su tramitacin ralentice el proceso de decisin. Por otra parte, los registros altamente centralizados corren el riesgo de convertir en escpticos a los usuarios: peligro de copias indiscriminadas y retenciones prolongadas en las oficinas.
Parcelacin de las responsabilidades por lo que
de gestin e intermedios existe un cuerpo de funcionarios especficamente entrenados18. Se reserva, sin embargo, el papel de control e inspeccin para garantizar la preservacin de la documentacin con valor permanente.
El britnico es el nico modelo en el que, pese
al alto porcentaje de eliminaciones, el archivero no controla la totalidad del proceso de seleccin (appraisal) y eliminacin (disposal) hasta la second review, a los 25 aos de la produccin de los documentos.
El proceso y los instrumentos de eliminacin de
respecta a archivos corrientes, intermedios y definitivos. La responsabilidad en los documentos depositados en los archivos de gestin corresponde a la propia Administracin, que dedica un personal especializado, el registrar.
La responsabilidad de la gestin los documen-
documentos estn plenamente consolidados: listas de disposicin, primera revisin y segunda revisin. La actuacin que corresponde a la Administracin y a la institucin de archivos est perfectamente definida.
En el papel de la institucin de archivos preva-
tos depositados en los archivos intermedios o records centers corresponde preferentemente a la propia Administracin productora de los documentos. En Inglaterra, el Public Record Office ejerce un papel suplementario en caso de incapacidad de las Administraciones, que pueden recurrir a transferir sus documentos semiactivos al Limbo de Hayes, donde una nfima parte de su plantilla depende directamente del Public Record Office.
La crisis econmica de mediados de los aos 90
lecen las funciones de asesoramiento y ayuda sobre las competencias de inspeccin y control de los archivos de gestin e intermedios, debido a la confianza que la Administracin ha depositado en los registries para la correcta prctica administrativa.
Importancia que se otorga en los registries a la
codificacin en la descripcin y control de los documentos y expedientes (files). Preponderancia de la formacin de expedientes sobre el tratamiento del documento individual.
Una vez que la documentacin haya llegado a
oblig a un replanteamiento de la gestin de los depsitos intermedios por parte del Public Record Office, llegando a considerarse traspasar su gestin al Ministerio de Defensa.
El archivero no toma parte en la gestin directa
los archivos para su conservacin definitiva, los archiveros se reservan la aplicacin de un principio para devolver el orden originario cuando ste haya sido alterado por la Administracin de origen: el registry principle.
de la documentacin depositada en los archivos
18 Hasta 1947, momento en que se inician los programas de archivos en las Universidades de Londres y Liverpool, la existencia de archiveros y funcionarios de registro era muy limitada, hasta el punto de que algn autor ha sealado que la profesin de archivero no exista. Para mayor informacin: Walne, P . La formaci darxivers a la Gran Bretanya. Lligall 5 (1992): 215.
La irrupcin del records management proceden-
te de los Estados Unidos no ha supuesto una revolucin dentro de las prcticas archivsticas en los Ministerios. Su influencia es especialmente evidente, sin embargo, en la prctica de la periodizacin, seleccin y eliminacin de documentos y en la implantacin de depsitos intermedios.
tad de los ministerios afectados, segn sus propios criterios.

Fuerte centralizacin de las registraturas, con un
rgido sistema control de la documentacin en su fase de tramitacin.

Dificultad en conseguir eficacia. No existen estudios cientficos sobre procedi-
ALEMANIA: LA REGISTRATUR
Junto con el registry, es el modelo ms arcaico 19. Incidencia de las tradiciones administrativas
mientos administrativos.
La registratura no es una disciplina, sino una
derivadas del derecho germnico, lo que ha llevado a un fuerte rechazo a la burocracia, considerada una petrificacin de la vida activa. Existe, de hecho, un conflicto entre derecho romano y derecho germnico en el mbito de la Administracin.
La gestin de los documentos en la Administra-
funcin: carece de teora escrita, y se transmite a la siguiente generacin como una especie de aprendizaje.
Falta de reflexin sobre el procedimiento de
registratura.
Existencia de un cuadro de clasificacin estable-
cido a priori base de la registratura, traspasado a Italia en el momento de la creacin del Estado, por materias organizadas jerrquicamente en temas principales y secundarios, de estructura similar a la Clasificacin Decimal Universal, a partir de las funciones del organismo productor, sin intervencin de la institucin de archivos. La documentacin se clasifica una vez agotada la tramitacin administrativa, de acuerdo con los encabezamientos de materias del cuadro de clasificacin. El cuadro se completa con ndices de personas o temas.
Como en el caso del registry, una vez que la do-
cin es considerada algo banal y formal, de la que apenas se ocupa. En las Administraciones apenas se reflexiona.
Pese al papel reconocido de los archivos inter-
medios (Zwischenarchiv) para almacenamiento de documentos semiactivos y la evaluacin de su valor histrico, no existe colaboracin de la Administracin para llevar a cabo su labor.
En cuanto al papel de las registraturas en la crea-
cin, conservacin y utilizacin de los archivos de gestin, los Archivos Nacionales tienen slo una funcin consultiva sin control real.
En cuanto a eliminaciones y transferencias, el
cumentacin haya llegado a los archivos para su conservacin definitiva, los archiveros podrn hacer uso de un principio para devolver el orden originario cuando ste haya sido alterado por la Administracin de origen denominado
Bundesarchiv se remite generalmente a la volun-
19 Sobre el origen de la registratura vase: Brenneke, A. Archivistica. Contributo alla teoria ed alla storia archivistica europea. Milano: Archivio della Fondazione Italiana per la Soria Amministrativa, 1968. Tambin: Brachmann-Teubner, E. The formation of subject files and their registration in accordance with the German or so-called Buroreform tradition. Proceedings of the European Archival Conference on the Creation and Organization of Contemporary Records (Budapest, 23-26 april 1985).
registraturprinzip
en
Alemania
Se produjo en ese perodo una inversin de la tendencia desarrollada entre 1960 y 1980, cuando se elabor mucha normativa, se dedicaron recursos a la construccin de depsitos, se desarrollaron los calendarios de conservacin o tablas de evaluacin documental y se cuid especialmente transmitir una imagen de modernidad. Esa efervescencia archivstica, que se desarroll tanto en el sector pblico como en el privado, tuvo una seria consecuencia: llegaron el prestigio, el reconocimiento y los recursos a los archivos, pero se sobrepasaron los objetivos fijados, lo que deriv en una rpida saturacin de los depsitos. Ante la nueva problemtica, los archiveros se formularon la pregunta de quin deba soportar el coste de la gestin (la Administracin o la institucin de archivos), al tiempo que iniciaron un replanteamiento de sus prioridades, observando en primer lugar quines eran los usuarios ms numerosos de sus servicios (Administracin o investigacin). Por otra parte, la Administracin no cesa en reclamar a los archiveros su intervencin en la satisfaccin de sus actuales necesidades: recuperacin de la informacin contenida en documentos activos en todo tipo de soportes, especialmente el informtico; la identificacin y recuperacin de la informacin estratgica para la toma de decisiones y establecimiento de normas de conservacin para los soportes que utilizan las tecnologas de la informacin.
riordinamento en Italia.
Como en el caso del registry , la irrupcin del
records management no ha supuesto una revolucin dentro de las practicas de las registraturas. Su influencia es especialmente evidente en la implantacin de depsitos intermedios.
El modelo italiano del protocollo es una adap-
tacin del modelo alemn, al que aade la caracterstica de ser un instrumento para tener prueba y memoria jurdicamente vlida de que un documento existe, ha sido producido, recibido o expedido: la frmula de registrar documentos es garanta de autenticidad (cabe rastrear sus antecedentes en la Roma antigua). El protocollo se encuentra extendido en todos los niveles de la Administracin, donde los documentos se clasifican de acuerdo con una estructura predefinida, el titolario, cuya denominacin puede variar entre las distintas Administraciones, pese a tener la misma estructura.
LA
CRISIS DE LOS MODELOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS20
A mediados de los 90 existi en el seno de los modelos archivsticos ms desarrollados en el panorama archivstico internacional una fuerte corriente de replanteamiento del papel de las instituciones de archivos en la gestin de los documentos y archivos. La reflexin tuvo sus races en las fuertes restricciones presupuestarias generalizadas a fines de los 80 y un cambio en la percepcin del mbito archivstico, derivado de las nuevas necesidades de la Administracin.
LAS CONCLUSIONES DE LOS ARCHIVEROS HAN SIDO DISTINTAS EN NORTEAMRICA Y EN EUROPA

En Norteamrica, se ha determinado procurar dar respuesta eficaz a las necesidades de todos nues-
20 Para mayor informacin: Entre la gestion et la documentation historique de la recherche. Le pr-archivage en France et ltranger: hier, aujourdhui, demain. Journe dtude de lAssociation des archivistes franais (Paris, 27 janvier 1995). La Gazette des Archives 170-171 (1995). Interesan especialmente las aportaciones de Jean Le Pottier: Prsentation (335-336); Carol Couture: Lorganisation des archives intermediaries: du wagon de tte au wagon de queue. Exprience canadienne et qubcoise et comparaison internationale (337-355); Hilary Saw: Le pr-archivage des archives ministerielles anglaises et galloises (364-369); Franoise Durand-Evrard: Lvolution de la notion de pr-archivage en France (370-376); Jean Luquet: Plan archives pour lan 2000. Contribution des administrations centrales et tablisements publics nationaux (390-397) y Grard Naud: Un mtier de ntre temps: larchivage (426-443).
tros clientes: administradores, investigadores y ciudadanos en general, buscando nuevas soluciones para adaptarse a la nueva coyuntura. El eje de la reflexin se ha situado en el origen de la archivstica moderna, eso es, en la teora de las tres edades y el ciclo de vida de los documentos (correlacin archivo de gestin con fase activa, archivo intermedio con fase semiactiva y archivo definitivo con fase inactiva) y fundamentalmente en el concepto de gestin integral, que 1) reclama una unidad y continuidad de intervenciones sobre el conjunto de documentos, 2) articula y estructura las actividades en un programa de organizacin de archivos y 3) integra valor primario y valor secundario que presentan los archivos. Por otra parte, a la pregunta de que si existe verdaderamente la posibilidad de elegir, los archiveros norteamericanos han adoptado una actitud decidida en solucionar los problemas mediante la racionalizacin, concretada fundamentalmente en: 1) regular las transferencias a depsitos intermedios, 2) concretar perodos de conservacin, 3) concienciar a los administradores de que deben participar en los costes, 4) considerar el recurso a otros soportes de almacenamiento. Hay que evitar, a toda costa, devolver el problema a la Administracin. En Europa, la reflexin ha tenido unos resultados radicalmente distintos. Por una parte, en Inglaterra y Pas de Gales, el Public Record Office se decidi por abandonar la gestin del Limbo de Hayes (desde el 1 de enero de 1996 el responsable de su gestin iba a ser el Ministerio de Defensa, por ser el principal usuario del mismo), iniciando un repliegue hacia la gestin de la documentacin con valor permanente. Por su lado, Francia opt por una redefinicin del papel de las missions y del Centre
des archives contemporaines de Fontainebleau, llegndose a plantear incluso renunciar a la gestin del Centro de Fontainebleau. En el pas lleg a temerse la divisin de profesiones en el seno de la disciplina archivstica.
CONCEPTO DE GESTIN DE DOCUMENTOS EN IBEROAMRICA

Hasta finales de la dcada de los 80 no se haban planteado en la bibliografa archivstica iberoamericana cuestiones de fondo relacionadas con la gestin de documentos desde una perspectiva internacional. Debemos precisamente al Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos (creado en 1989) las primeras reflexiones sobre el concepto, como consecuencia de la creacin en 1988, en el seno del Consejo Internacional de Archivos, del Comit de Archivos Administrativos (Current Records Committee ICA/CRC): los pases iberoamericanos representados en el Comit, Espaa y Brasil, observaron que todos los trabajos estaban determinados por los principios establecidos sobre la base de dos modelos consolidados records management y prearchivage, de modo que esos pases se sentan ajenos a la mayora de las discusiones puesto que los conceptos manejados pocas veces podan ir ms all de una mera traduccin lingstica, por lo que determinaron que, para evitar las consecuencias catastrficas de la adopcin de soluciones de pases de tradicin totalmente distinta, slo mediante un anlisis de las races histricas se pueden sentar las bases para posibles soluciones adaptadas al contexto y tradicin de cada pas. Se trataba, en definitiva, de disear un tercer modelo adaptado a las caractersticas del contexto iberoamericano para evitar que los dos existentes fueran el nico punto de referencia21.
EL
21 En este sentido, debemos sealar y reconocer a Mara Luisa Conde Villaverde y a Jos Maria Jardim como los verdaderos introductores de la problemtica de los conceptos de gestin de documentos en Iberoamrica. Vase: Conde, M. La gestin de documentos desde la perspectiva del Grupo Ibero-Americano: diseo de un nuevo modelo y su implantacin en los pases del rea. Congreso BAD, Lisboa, 1994. - - -. Historia del Grupo y Jardn, J. O problema dos arquivos administrativos nos pases da America Latina. Criaao do Grupo Ibero-Americano de Tratamento de Arquivos Administrativos. Ambos en: Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos - GITAA: Archivos administrativos iberoamericanos. Modelo y perspectivas de una tradicin archivstica.- Colombia: Archivo General de la Nacin (1996): XIII-XIX y XXV-XXX.
Desde ese punto de partida, de reaccin contraria a los principios de los modelos de gestin de documentos presentes en los organismos internacionales, se asiste a su discusin en los foros profesionales y a la incorporacin de esos principios en los manuales de archivstica, de una riqueza que difcilmente encuentra equivalente en otros pases del contexto internacional y que no ha cesado hasta nuestros das22. Es innegable que la bsqueda de una identidad iberoamericana frente a modelos extraos ha sido el ms importante factor de desarrollo del tratamiento de los archivos administrativos y el que ms ha contribuido al cambio de una mentalidad casi exclusivamente historicista de los archivos a una concepcin integrada acorde con el ciclo de vida de los documentos. Sin embargo, el factor reaccin no ha sido el nico motor del progreso exponencial experimentado en el tratamiento de la documentacin administrativa. Como se ha visto en el apartado dedicado a la articulacin de los Sistemas Nacionales de Archivos en Iberoamrica, su inclusin en la legislacin ha sido considerada, ya desde los aos 70, como clave en el proceso de desarrollo archivstico en esos pases. Esas autnticas declaraciones de intencin han ido cristalizando en la adopcin y aplicacin de una serie de tcnicas, perfectamente delimitadas por el mimetismo generado por la comparacin con otros pases ms desarrollados, que permiten hablar de la existencia de un marco de actuacin ampliamente aceptado a nivel internacional promocionado por los mximos organismos archivsticos, CIA y el programa RAMP de la
UNESCO que cada pas ha procurado adaptar a su propia realidad administrativa. Las asociaciones profesionales han tenido mucho que ver en la progresin de la gestin de documentos en la dcada de los 90. Por ejemplo, la introduccin en Espaa de la metodologa de Michel Roberge tuvo su origen en un encuentro informal entre un grupo de archiveros catalanes, interesados en encontrar un mtodo que ayudara a encauzar el tratamiento de la documentacin administrativa a travs de un programa, y el propio Roberge, de cuyas obras se tena ya noticia, en el marco del Congreso Internacional de Archivos de Pars en 1988. Los excelentes resultados de su aplicacin parecen poner en entredicho la pretendida imposibilidad de la aplicacin de modelos extraos en entornos de tradicin administrativa y archivstica distintos, para lo que quiz sea slo necesaria una adaptacin, tras un minucioso proceso de anlisis, a la propia idiosincrasia institucional.
EL GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS (19891996)23

En lneas generales podemos decir que la razn de ser del grupo cabe situarla en el inters en la racionalizacin del tratamiento de los archivos administrativos y el estrechamiento de las relaciones entre las diferentes comunidades archivsticas de ambos lados del Atlntico, debido a que muchos de los problemas son comunes por lo que es posible encontrar y aplicar soluciones vlidas para ambos
22 Para el caso espaol, Pedro Lpez hace un exhaustivo balance de las aportaciones tericas que se han hecho en los ltimos aos en torno a la gestin de documentos: Lpez, P . Identificacin y valoracin de documentos en Espaa a partir de 1975 Anales de Documentacin 1 (1998): 75-97. 23 Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos (GITAA). Archivos administrativos iberoamericanos. Modelo y perspectivas de una tradicin archivstica.- Colombia: Archivo General de la Nacin, 1996. Interesan especialmente: Conde, M. Historia del Grupo XIII-XIX; Jardn, J. O problema dos arquivos administrativos nos pases da America Latina. Criaao do Grupo Ibero-Americano de Tratamento de Arquivos Administrativos XXV-XXX; la experiencia de Espaa 4-17; Herrera, J. y Ramrez, J. La experiencia de Mxico: Metodologa para la identificacin y la valoracin de fondos documentales acumulados 118-144; Hess de Mello, V. et al. A implantaao de um programa de gestao de documentos no Arquivo Nacional 214-218 (documento de 1990); Indolfo, A. y Varela, A. Identificaao de grandes volumenes documentais acumulados: a experiencia do Arquivo Nacional do Brasil 231-238 (documento de 1991); Arruda de Moura, M. A gestao de documentos: balano e perspectivas 300-304; Cardoso, I. A avaliaao, selecao e eliminaao de documentos em arquivo; o caso portugues 305-313, y las Actas de las reuniones del Grupo (9 reuniones, entre 1989 y 1996): 357-407. No hemos encontrado nuevas referencias bibliogrficas del Grupo posteriores a 1996.
casos. As, desde 1980, coincidiendo con el desarrollo espectacular de los archivos de esta rea (Mxico, Brasil, Colombia y Costa Rica), se constituye el Grupo de Archivos Iberoamericanos, para identificar los problemas y buscar soluciones, tratando de definir una metodologa de trabajo comn, respetuoso con las peculiaridades que pudieran existir en cada pas. La creacin del Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos (GITAA) en 1989 hay que ponerla en relacin con el proceso de modernizacin de los sistemas archivsticos nacionales de la Regin, iniciado en 1986 con la creacin el Grupo de trabajo de la Asociacin Latinoamericana de Archivos y el Comit de Archivos del Instituto Panamericano de Geografa e Historia, al que ya hemos hecho referencia en nuestro anlisis de los sistemas archivsticos iberoamericanos. Otro hecho que incidi poderosamente en la orientacin del GITAA fue la creacin del Comit de Archivos Administrativos (Current Records Committee ICA/CRC), en el que, como se ha sealado ms arriba, nicamente se manejaban conceptos procedentes de los dos modelos de gestin de documentos consolidados records management y prearchivage . El mundo iberoamericano reaccion buscando una metodologa de tratamiento y control de la documentacin que respondiera realmente a su tradicin e historia comn, ms all de buscar solucin a sus problemas de modernizacin y desarrollo. Se trataba, en definitiva, de disear un tercer modelo adaptado a las caractersticas del contexto iberoamericano para evitar que los dos existentes fueran el nico punto de referencia. Ese modelo no funcionara como nico patrn metodolgico, sino bus-
car alternativas tcnicas a partir del reconocimiento de problemas semejantes. Tampoco se trataba de reinventar la gestin de documentos bajo una ptica iberoamericana. Con esta orientacin, el Grupo Iberoamericano de Gestin de Documentos se cre en Madrid en octubre de 1989, reunindose un total de 9 veces hasta julio de 1996. Sus trabajos han concluido en: a) definir y contrastar las caractersticas histrico-administrativas y archivsticas del rea; b) adelantar la fase de clasificacin y ordenacin en referencia a la descripcin; c) singularizar como funciones independientes las transferencias y expurgos; d) despojar de la terminologa archivstica los conceptos de influencias forneas24; e) sistematizar y definir, mediante una perspectiva global de racionalizacin y conceptualizacin, cada una de las fases del tratamiento archivstico. Esta ltima realidad es la que, a nuestro juicio, ha contribuido con mayor notoriedad en el objetivo del Grupo, por cuanto aporta aspectos son novedosos en la teora archivstica internacional, especialmente en la definicin de los conceptos de identificacin y valoracin25 y en la elaboracin de metodologa para el tratamiento de los fondos acumulados26. Las etapas del tratamiento archivstico definidas por el Grupo son tres: a) Identificacin, entendiendo como tal el proceso de investigacin y sistematizacin de categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Operaciones: recogida de informacin (aspectos cuantitativos y cualitativos de los fondos y servicios archivsticos); estudio de la evolucin orgnica del sujeto productor, estudio de las disposicio-
24 En este sentido, una de las principales concreciones del Grupo ha sido el Diccionario de Terminologa Archivstica (vase nota 2). 25 Estas definiciones, acuadas en el seno del GITAA, han sido asumidas por el Comit de Archivos Administrativos del CIA, al ser presentadas en la reunin de Oslo de mayo de 1990. 26 No hemos observado en la bibliografa referencias a cmo se concreta la metodologa en cuanto a tratamiento de documentos en la fase de produccin, pese a ser definido como objetivo prioritario del Grupo.
nes legales que regulan sus funciones, estudio de normas de procedimiento que permiten poner en prctica esas funciones, estudio de las normas que controlan la circulacin interna y externa de los documentos en la fase de produccin; organizacin del fondo (clasificacin y ordenacin). Instrumentos resultantes: gua de fondos y servicios, fichero de organismos, fichero de disposiciones legales, cuadros de clasificacin, repertorio de series. b) Valoracin, que se define como el proceso de investigacin y anlisis de los testimonios administrativos, legales, jurdicos e informativos presentes en cada una de las series documentales que constituyen un fondo. Operaciones: recogida de informacin (delimitacin del fondo, perodo cronolgico y nivel de la valoracin); determinacin de los valores primarios y secundarios (anlisis de las disposiciones que regulan el trmite, anlisis de la informacin contenida en los documentos, localizacin de documentos recapitulativos, trascendencia de los testimonios tanto para la institucin productora como para la memoria colectiva); determinacin de los plazos de permanencia en cada uno de los archivos; determinacin de los plazos de conservacin; determinacin de los plazos de reserva de consulta. La aplicacin real de estos plazos dar como resultado las transferencias, los expurgos y la regulacin del acceso. Instrumentos resultantes: relaciones de series documentales accesibles y perodos cronolgicos de reserva, fiche-
ros de legislacin, relaciones de entrega, actas de entrega, relaciones de expurgo, actas de expurgo, manual de normas. c) Descripcin, definida como la fase del tratamiento archivstico destinada a la elaboracin de instrumentos de informacin para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos. En el futuro, se delimitar y definirn las operaciones que abarca y los instrumentos resultantes. El objetivo es el de sentar las bases para la difusin y el acceso de la informacin. En 1996, tras la 9 reunin del Grupo, se trazaron algunas perspectivas de futuro, entre las que destacan, junto con la continuacin de los trabajos programados, la introduccin de nuevos temas (produccin de fondos en nuevos soportes, la formacin en gestin de archivos administrativos al personal administrativo) y singularmente la ampliacin del Grupo hacia otros pases del rea iberoamericana y pases africanos de habla portuguesa. Desde 1996 la bibliografa disponible no recoge nueva informacin sobre los avances del Grupo.
LA EXPERIENCIA DE ESPAA27
El gran obstculo para la definicin de un modelo espaol de gestin de documentos, como le correspondera por su larga tradicin de los archivos administrativos y estructura de red28 desde el siglo XIX hasta las primeras dcadas del XX, ha sido y
27 Vase tambin: Burruel, E.; Conde, M., y Rodrguez, A. La identificacin y valoracin de los fondos documentales de la Administracin Estatal: problemas y metodologa. Iberoamrica: idntico tratamiento para una misma realidad. Actas de las Primeras Jornadas sobre metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales de las Administraciones Pblicas (Madrid, 20, 21 y 22 de marzo de 1991). Madrid: Direccin de los Archivos Estatales, (1992): 15-19; Conde,,M. La gestin de documentos desde la perspectiva del Grupo Ibero-Americano: diseo de un nuevo modelo y su implantacin en los pases del rea. Congreso BAD, Lisboa, 1994. Un antecedente espaol: Mara Luisa Conde: SCAA. Sistema de Control de Archivos Administrativos. Madrid: Subdireccin General de Archivos (1984): 1-2. 28 Segn sealan diversos autores, esa tradicin larga y estable en el diseo de una red se adelanta casi en un siglo a las formulaciones de la archivstica internacional en lo que se refiere a la teora de las tres edades de los documentos: la creacin del Archivo General Central de Alcal de Henares en 1858 supuso la aparicin del primer archivo intermedio de la historia. Por otra parte, desde 1894 uno o ms archiveros del Cuerpo Facultativo fueron asignados al archivo de cada ministerio. Jos Ramn Cruz Mundet se muestra algo escptico en lo que denomina visin romntica en el inters de algunos tericos en archivstica en enarbolar banderas de descubrimiento, defendiendo orgenes remotos y variados de la archivstica moderna. Los ejemplos aducidos por cualquiera de ellos son innegables, pero su validez a efectos doctrinales es cuestionable. Seala que fueron aplicaciones puntuales en el tiempo y en el espacio, y su plasmacin no fue precedida de un proceso de teorizacin cientfica, no fueron seguidos de debate en el seno de la comunidad archivstica y no fueron reconocidos como principios con entidad suficiente capaz de lograr un efecto en cadena. Para mayor informacin vase: Cruz, J. Hay una tradicin espaola en archivstica?. Asociacin de Archiveros de Castilla y Len: Historia de los archivos y de la archivstica en Espaa .- Valladolid: Universidad de Valladolid (1998): 261.
sigue siendo el de la acumulacin de fondos. Las leyes desamortizadoras del siglo XIX, desaparicin del Archivo General Central (que dej al sistema sin archivo intermedio durante 30 aos) y los cambios bruscos de rgimen y las transformaciones administrativas (como la Ley de Procedimiento Administrativo de 1958) y polticas acaecidas en 1931, 1936-39 y 1977 han sido sealados como los grandes culpables, junto con la concepcin historicista de la actividad profesional. Esta situacin ha fomentado el incumplimiento de las normas y plazos de transferencias, inexistencia en muchos casos de archivos centrales en organismos de la Administracin Central Perifrica, carencia crnica de personal cualificado en los archivos administrativos, falta de instalaciones adecuadas y suficientes, falta de normalizacin y racionalizacin del trmite administrativo. La recuperacin iniciada desde la Direccin de Archivos del Estado ha forzado la fijacin de unos conceptos claves, identificacin y valoracin, tal como han sido sealados anteriormente, de aplicacin tanto en los fondos acumulados como en los archivos de gestin y archivos centrales. La tardanza en la promulgacin del Reglamento de Archivos Estatales supone un serio obstculo, a nuestro entender, para la operatividad eficiente del proyecto. Las experiencias que se han llevado a cabo son: a) planificacin de transferencias de documentacin acumulada (INE, INSALUD, Ministerio de Hacienda, Direccin General del Registro y del Notariado, Ministerio de Sanidad y Consumo); b) cursos de capacitacin a funcionarios ministeriales y para el personal de archivos, para facilitar los trabajos de identificacin; c) jornada sobre identificacin y valoracin (1991); d) promocin y apoyo al Grupo Iberoamericano de Archivos Administrativos; e) Comisin del proyecto de Reglamento de Archivos; f)
Comisin de terminologa archivstica; g) manual de tratamiento de archivos administrativos (cuya autora es Mara Luisa Conde); h) elaboracin y publicacin de normas tcnicas; i) Grupos de trabajo para estudiar el tratamiento de distintos fondos acumulados generados por diferentes organismos (Administracin de Hacienda, Administracin de Justicia, Gobiernos Civiles, AISS). Estos grupos de trabajo merecen una especial atencin. Trabajan dando prioridad a los fondos documentales de las reas funcionales comunes a todos los rganos de la Administracin: documentacin relativa a gestin econmica y a gestin de personal, tomados como trabajos preparatorios para la puesta en funcionamiento de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos (art. 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol). Su metodologa es comn. Los Grupos fueron constituidos en 1990, y se centraron en la elaboracin de propuestas razonadas de seleccin y eliminacin de la mencionada documentacin estatal, teniendo en cuenta, para orientar los grupos, dnde se encontraba la documentacin voluminosa y repetitiva, por lo que las directrices y resoluciones de los grupos tendran mayor trascendencia a nivel nacional. Se ha concedido especial atencin a la documentacin producida por las funciones comunes antes que a las especficas. Su coordinacin corresponde a la Seccin de Coordinacin Archivstica de la Direccin de Archivos Estatales, reunindose generalmente una vez por trimestre. Se ha programado la puesta en marcha de nuevos grupos de trabajo en las reas de Educacin, Trabajo y Seguridad Social, Tribunal de Cuentas, Ministerio del Interior, etc. Cada uno de los Grupos obtiene como resultado de sus estudios un Manual de Normas que regular el tratamiento de los fondos con la estructura siguiente: introduccin histrica del organismo productor, funciones del organismo y normas por las que se regulan; organi-
grama de la institucin; cuadro de clasificacin general; desarrollo del cuadro de clasificacin (indicando organismo productor, funcin, repertorio de series documentales, fechas extremas de las series, ordenacin de la serie, fichas de tipos documentales con anlisis detallado de tipos y datos de transferencia acceso y conservacin y/o eliminacin); anexo de legislacin, anexo bibliogrfico.
mental, siguiendo un esquema de centralizacin normativa y descentralizacin operativa, acorde con los fundamentos del Sistema Nacional de Archivos y con las necesidades institucionales en la materia. La metodologa de la identificacin cubre tres campos: a) procedencia institucional, que permite conocer el organismo que gener la documentacin y, en consecuencia, la funcin de la cual deriva en relacin directa; b) caracterizacin documental, que informa de soportes, tipologa, volumen y organizacin; y c) descripcin informativa, que cubre contenido informativo, relacin entre serie y funcin (administrativa o sustantiva), perodo que cubre la informacin y relacin entre la serie en cuestin con otras series y otras fuentes de informacin afines. Estos tres elementos configuran el ncleo que identifica a una serie. Por su parte, la valoracin se divide en dos etapas: valoracin primaria (atiende exclusivamente a las vigencias o valores primarios de la documentacin, buscando establecer parmetros para las vigencias administrativa, legal y fiscal, y su carcter es estrictamente institucional) y valoracin secundaria (su fin es garantizar la proteccin de los documentos con valor social, ms all de las necesidades institucionales de conservar los documentos). Ambas son complementarias e indisociables. En Mxico, las actividades impulsadas desde el Sistema Red de Archivos han dado lugar a metodologas para obtencin de una serie de instrumentos, tales como estadsticas documentales, recepcin de solicitudes de valoracin, localizacin de acervos de evidente inters histrico, programa de identificacin y valoracin de grupos documentales, catlogo de disposicin documental y cuadros de clasificacin, cdula de disposicin documental, programas intensivos de depuracin, trabajo en los archivos de concentracin y actuacin frente a los sesmos de 1995.
LA EXPERIENCIA DE MXICO
Cabe destacar para Mxico los logros en lo que respecta al diseo de metodologas e instrumentos para la identificacin y valoracin de grupos documentales acumulados, y tambin en la etapa de produccin. Se han llevado a cabo procesos de identificacin y valoracin documental en las instituciones, desarrollo de catlogos de disposicin documental, registros generales de disposicin documental y cdulas de disposicin, precedidos de la ejecucin de diagnsticos y censos. El hilo conductor de las actividades ha sido el de propiciar, mediante el establecimiento de un registro central de disposicin documental, un manejo eficiente y confiable de las series documentales producidas por el Gobierno Federal en Mxico; garantizar, a travs del registro de valoracin secundaria, la conservacin permanente de las series documentales socialmente tiles; establecer un instrumento de control y seguimiento de las series documentales producidas por las dependencias del Gobierno Federal; formular un mecanismo de trabajo en materia de disposicin documental basado en la identificacin precisa de las series documentales y en la valoracin de su informacin. En Mxico, las bases institucionales estn dadas, tanto en su estructura como en su funcionamiento, en las propuestas del Sistema Red de Archivos, que cubre todas las reas afectadas en el manejo docu-
Los mayores logros han consistido en la creacin en todas las dependencias del Gobierno Federal de una unidad de administracin de documentos; creacin en el Archivo General de la Nacin de una divisin especialmente dedicada a la aplicacin de las regulaciones establecidas para el proceso de valoracin secundaria; el proceso administrativo mediante el que se llevan a cabo los procesos de identificacin y valoracin funciona tanto en cada dependencia, entre todas ellas y el Archivo General de la Nacin, esto es, funciona al nivel de Sistema.
sionales interesados en la poltica de recogida, evaluacin, seleccin y clasificacin de documentos corrientes, gestin de archivos intermedios y racionalizacin de la tramitacin documental. Ese hecho, junto con la creacin informal en 1985 de una Divisin de PrArquivo en Ro de Janeiro, propici una mayor proximidad entre el Archivo Nacional y los dems rganos federales. Como conclusin del proceso, la Ley federal de 1991 contempla una definicin de gestin de documentos (art. 3): conjunto de procedimientos y operaciones tcnicas referentes a su produccin, tramitacin, uso, evaluacin, archivo en fase corriente e intermedia, con vistas a su eliminacin o recogida para custodia permanente. Las actividades de identificacin se iniciaron en Brasil en 1983, cuando un equipo de DPADF intenta organizar los diversos fondos depositados en la Divisin. Los estudios concluyeron en que una metodologa de identificacin debera pautarse no slo a partir de la estructura de los rganos productores de documentos, sino de acuerdo con las funciones y actividades desempeadas por los rganos pblicos (a partir de organigramas y delimitacin de las grandes funciones y atribuciones del rgano detectando las actividades fin y las actividades medio y las unidades que tenan competencia legal para ejercerlas). De esta forma, la identificacin de los documentos, para su evaluacin y seleccin, evolucion a una metodologa estructural-funcional. Los trabajos se iniciaron en 1985 con un plan bsico de identificacin, utilizndose descriptores y palabras clave (aplicadas pieza a pieza), sobre las que se estructur una jerarqua que defini las series, las subseries y las agrupaciones por asuntos a ellas relacionadas. Como series se definieron las grandes funciones; como subseries las atribuciones
LA EXPERIENCIA DE BRASIL
La experiencia brasilea se concreta, por un lado, en el Programa de Gestin de Documentos del Archivo Nacional (PGD/AN), de 1989, centrada en el Archivo Nacional, para procurar mayor eficacia en el ejercicio de sus funciones, mediante la definicin e implantacin de una poltica de gestin de documentos sobre el sustrato metodolgico del Proyecto de Gestin de Documentos del Ministerio de Agricultura (MINAGRI), desarrollada por la Divisin de Pre-Arquivo en Brasilia. El Programa se desarroll en fases: levantamiento de la estructura organizativa del Archivo Nacional, levantamiento de la produccin documental, levantamiento del trmite documental, diagramacin de flujos, levantamiento de la situacin de los archivos sectoriales del Archivo Nacional y, finalmente, programa de gestin de documentos .
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Por otro lado, el trabajo de levantamiento de los fondos documentales acumulados se inici en 1981 en los ministerios cuya sede se encuentra en Ro de Janeiro, tomando como base los contactos con los Estados Unidos, Canad, Francia, Espaa e Inglaterra, por iniciativa de un grupo reducido de profe-
29 Desde el ao 1991 se han desarrollado nuevas rutinas y procedimientos con relacin a las actividades de protocolo y archivo corriente: 1) rutinas de recepcin y distribucin de correspondencia; 2) procedimientos para la produccin, expedicin y archivo de correspondencia; 3) relacin de asuntos que son objeto de actuacin; 4) cdigo de clasificacin de documentos por asunto; 5) registro de tramitacin de los documentos dentro de la institucin; 6) formato de cartasrespuesta a las consultas hechas sobre el acervo de la institucin; 7) nuevo formulario de prstamo de documentos en fase de archivo intermedio.
especficas de las unidades; como asuntos, se establecieron los descriptores o palabras clave .
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esta fase se analiza el problema de creacin de un gran archivo intermedio. 2 fase: 1988-1990. Se inicia cuando en 1988 el Instituto Portugus de Archivos asume la responsabilidad del trabajo de gestin de documentos, cuando los preceptos contenidos en la Ley32 aprobada ese ao dieron origen a innumerables solicitudes de apoyo tcnico por parte de las Administraciones y a dilatados trabajos de valoracin. Para satisfacer las demandas se edit un Manual de Gestin de documentos, a la vez que se llev a cabo un intenso trabajo de campo. La ausencia de articulacin entre el Instituto Portugus de Archivos y el Archivo Nacional de la Torre do Tombo y la inexistencia de una poltica consciente de incorporaciones por parte de ste creo impases en esta fase. 3 fase: 1990-1992. A finales de 1990 la estrategia
El trabajo de identificacin y organizacin de documentos en los archivos intermedios se ha completado con iniciativas del Archivo Nacional hacia el control de la produccin documental, mediante la organizacin sistmica de los archivos y la clasificacin de los documentos: divulgacin de metodologas aplicables a los servicios de archivo a travs de la publicacin de manuales, la prestacin de asistencia tcnica a los rganos gubernamentales y reciclaje de recursos humanos en cursos de gestin de documentos con nfasis en las cuestiones de clasificacin y evaluacin documental. Tambin estimula a que las unidades administrativas de la Administracin Federal creen cuadros de clasificacin y tabelas de temporalidad .
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LA EXPERIENCIA DE PORTUGAL
En Portugal la evaluacin y seleccin de documentos empez de modo sistemtico a partir de 1986, y es posible distinguir 3 fases: 1 fase: 1986-1988. Es la fase de vigencia del llamado Grupo de Pr-Arquivagem, constituido en el mbito de la Comisin de Reforma y Reestructuracin del Archivo Nacional de la Torre do Tombo. Fueron respuestas puntuales a solicitudes para la evaluacin y seleccin de conjuntos documentales acumulados, en situacin de riesgo, basadas en metodologa canadiense. Tambin se procur establecer una metodologa para un anlisis de la documentacin a seleccionar, con escasos resultados. En
del Instituto Portugus de Archivos para la gestin de documentos se vio profundamente alterada por la drstica reduccin de medios humanos. En este marco fue elaborado un proyecto de decreto ley para la valoracin, seleccin y eliminacin de documentos de archivo producidos y recibidos por la administracin directa e indirecta del Estado, que fue aprobado en 1992. En l se transfera a los tcnicos de las Administraciones las tareas ejecutivas del proceso de valoracin y seleccin de documentos, reservando para el Instituto Portugus de Archivos funciones de concepcin y coordinacin de los trabajos en curso. As se promocion la formacin del personal de la Administracin pblica, y fue posible una mayor implicacin de los servicios respectivos en los respectivos procesos de valoracin.
30 La aplicacin de la metodologa de identificacin presenta ventajas e inconvenientes. Por un lado, permite caracterizar el conocimiento global del acervo a ser identificado; permite mayor control y acceso y posibilita una destinacin correcta de los documentos. Sin embargo, entre las desventajas hay que situar el tiempo exigido y la imposibilidad de creacin de cuadros detallados de clasificacin por asunto pues se trataban, en muchos casos, de documentos procedentes de rganos desaparecidos o de rutinas en desuso. 31 Por lo que respecta a los cuadros de clasificacin, el Archivo Nacional ha elaborado una propuesta de clasificacin de documentos por asunto (QACA), y en cuanto a las tabelas de temporalidade, una Tabela de Classificaao por Asunto e Estimativas de Prazos de Guarda, para auxiliar en el proceso de evaluacin documental en la DPA en Brasilia y en Ro de Janeiro. 32 La nueva Ley provoc gran incomodidad a las administraciones, impedidas temporalmente de controlar su flujo documental y era altamente impopular por exigir al reconocimiento exhaustivo de las series documentales. Se exiga a los servicios pblicos, por imposicin del nuevo cuadro legal, una profunda inversin en sus archivos a nivel de identificacin y valoracin del acervo documental, inversin que no estaban dispuestos a realizar.
La respuesta al decreto fue establecer una metodologa de anlisis, identificando en primer lugar con rigor toda la documentacin de los servicios pblicos, adaptando el trabajo nicamente a las funciones-medio de la Administracin Central. De su anlisis result una indizacin pormenorizada de trminos completada con entrevistas directas que, a su vez, sirvi para la elaboracin de un cuadro comparativo de tiempos de retencin en archivo de cada conjunto documental. En cuanto a la evaluacin, se decidi que la eliminacin sumaria afectara slo a la documentacin duplicada, aquella que repeta contenido informativo y toda aquella otra que diera origen a documentacin de sntesis. En 1996 estaba en curso una reestructuracin de la Secretara de Estado de Cultura, destinada a integrar el Instituto Portugus de Archivos y el Archivo Nacional de la Torre do Tombo en un nuevo Instituto. Este hecho gener una enorme inquietud hacia la manera en que el nuevo Instituto encarara el problema de las incorporaciones, que hasta ahora no fue asumido por el Archivo Nacional como parte integrante de los procesos de valoracin, seleccin y eliminacin de documentos.
documentos pone en evidencia, a nuestro entender, la necesidad de un proceso de reflexin que ponga en relacin ambos conceptos. El nexo de unin no es otro que el de poltica de tratamiento de los documentos, del que deriva el de poltica de gestin de documentos y archivos (tambin denominado programa de gestin de documentos y archivos o sistema de gestin de documentos y archivos33). El concepto de poltica de tratamiento de los documentos no es nuevo: lo trataron Carol Couture y Jean-Yves Rousseau en una de las obras ms importantes de la archivstica reciente, publicada en 198234 y objeto de sucesivas reediciones. Carol Couture y Jean-Yves Rousseau definen poltica de tratamiento de los documentos como la forma concertada y reflexionada de establecer los medios que permitirn el tratamiento eficaz y rentable de los documentos producidos o acumulados por una Administracin. La poltica de tratamiento de los documentos debe tener por objetivo la planificacin, el establecimiento y el apoyo de todos los medios (reglamentacin-estructura-programa) que har posible un control racional, eficaz y rentable de la creacin, de la utilizacin, de la recuperacin y de la conservacin a plazo ms o menos largo de los documentos que esa Administracin produce o recibe en el ejercicio de sus actividades. Los elementos que componen la poltica de tratamiento de los documentos son:
Legislacin y reglamentacin, como elemento
ARCHIVSTICOS Y POLTICAS DE TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS. CONCLUSIONES: LA IMPORTANCIA DE UN PROGRAMA

La comparacin entre las caractersticas de los sistemas archivsticos y los modelos de gestin de
SISTEMAS
habilitador de la aplicacin de las soluciones propuestas para el programa de tratamiento.
33 Entendemos que la sustitucin de polticas por programas o sistemas obedece ms bien a la importancia que otorga la literatura actual a los programas dentro de las polticas. La adopcin de sistemas nos parece, en este contexto, una desviacin del concepto programas, en el sentido de identificar un grupo de elementos o componentes inherentes al tratamiento archivstico. Por otra parte, la mencin habitual a gestin de documentos y archivos pone de manifiesto la voluntad integradora en el tratamiento de los documentos: es necesario mencionar aqu que en los pases anglosajones existe una palabra records para referirse a los documentos con valor administrativo, y archives para los documentos con valor histrico. Por otra parte, la literatura iberoamericana ha analizado ya suficientemente cmo debera traducirse la expresin records management, por lo que no va a ser tratado aqu. Baste indicar que para los efectos de nuestro trabajo hemos preferido la traduccin literal de gestin de documentos. 34 Vase: Couture, C. y Rousseau, J. Les archives au XX sicle. Montral: Universit de Montral (1982): 13-25. A nuestro entender, el alcance de esta obra no ha sido suficientemente valorado en Iberoamrica.
Estructura, que comprende recursos humanos,
El sistema archivstico definido hasta ahora en Iberoamrica no ha incorporado el programa como un componente ms del sistema, cuando es precisamente ese programa el que caracteriza la gestin de documentos en su plasmacin como diferentes modelos. La dificultad destacada en el Grupo Iberoamericano de Tratamiento de los Archivos Administrativos (GITAA) de aplicar modelos extraos deriva directamente de la ausencia del componente programa en la nocin de sistema. El desarrollo y combinacin de sus elementos en cada pas, adaptados a su tradicin administrativa, ha dado lugar a los diferentes modelos de gestin de documentos35. La plasmacin del programa en los pases iberoamericanos, hasta el inicio de las actividades de modernizacin y desarrollo archivstico en esos pases, nicamente recoga la aplicacin del elemento tratamiento de los documentos inactivos. Las actividades de modernizacin y desarrollo, encauzadas como hemos visto a acercar los Archivos Nacionales a los servicios archivsticos de las Administraciones a travs de una reorganizacin y un fortalecimiento de los Archivos Nacionales mediante la frmula de articular Sistemas Nacionales de Archivos, ha llevado a asumir el elemento tratamiento de los documentos semiactivos como una nueva funcin archivstica36. El GITAA ha afrontado como reto la definicin de
fsicos y financieros, as como situacin en el organigrama de la institucin.

Un programa, que incorpora los elementos ne-
cesarios en el tratamiento completo, eficaz y rentable de los documentos de una organizacin. Comprende: a) Elementos constitutivos del programa, que desde el punto de vista terico pueden ser tratados aisladamente: 1) normas para la creacin, difusin y recepcin de los documentos; 2) tratamiento de los documentos activos (normas de clasificacin, recuperacin y conservacin en los espacios administrativos); 3) tratamiento de los documentos semiactivos (normas de transferencia y conservacin centralizada y rentable de los documentos); 4) tratamiento de los documentos inactivos (normas que regulen la adquisicin, conservacin, tratamiento, utilizacin y valorizacin de los documentos con valor secundario o cientfico); 5) tratamiento de los documentos esenciales (normas para el tratamiento particular de ciertos documentos que, si se perdieran o alteraran, ocasionaran serias dificultades a una organizacin). b) Elementos de apoyo, que slo pueden materializarse en relacin con los documentos constitutivos: 1) inventario de documentos, y 2) calendario de conservacin
los elementos de apoyo del programa (identificacin y valoracin), sin haber entrado a definir, con detalle, los elementos constitutivos del programa: ha centrado su actuacin en el elemento tratamien-
35 Nos cuesta encontrar la causa de la inexistencia de reflexin en cuanto a la utilidad del programa en el rea iberoamericana, y la tranquilidad con la que se ha afirmado la inaplicabilidad en los pases del rea de los principios metodolgicos existentes en los modelos ms desarrollados, basndose nicamente en la diferente tradicin administrativa e histrica. Quiz la causa radique en un problema terminolgico relacionado con la incorporacin del concepto de ciclo de vida de los documentos: la tradicional aproximacin de la literatura y la praxis iberoamericana a la problemtica de la documentacin contempornea caracterizada en contemplar el concepto del ciclo de vida de los documentos en el paso de un tipo de archivo a otro (del de gestin al central, de ste al intermedio y por ltimo de ste al histrico, con unos estrictos ritmos temporales) deba orientarse a considerar ese ciclo por las fases activa, semiactiva e inactiva, en el que la gestin de los archivos, contemplados como lugar fsico donde se conservan los documentos, sean un componente ms de un programa del tratamiento archivstico, pero no los nicos. La praxis de la valoracin de los documentos, sobre la base de las series documentales, ha puesto en cuestin esa aproximacin tradicional: los ritmos de permanencia de los documentos en cada archivo son distintos para cada serie, e incluso existen ritmos distintos para tipos documentales incluidos en una determinada serie documental. 36 Justamente empiezan a consolidarse en estos momentos los elementos de creacin, difusin y recepcin de los documentos, tratamiento de los documentos activos y tratamiento de los documentos esenciales, entre otros, en aquellas instituciones de Iberoamrica que han incorporado los programas a su sistema.
to de la documentacin semiactiva. De momento, la metodologa elaborada para el tratamiento de la documentacin acumulada, de la que nos habla la bibliografa (identificacin y valoracin), parece avanzar con xito. Falta, sin embargo, por comprobar su eficacia sobre la documentacin en fase de produccin que, a nuestro juicio, requerir la adopcin de al menos dos elementos constitutivos del programa: creacin, difusin y recepcin de los documentos y tratamiento de la documentacin activa. Slo quedar por poner en marcha el elemento constitutivo de tratamiento de los documentos esenciales, si bien existe la prctica archivstica habitual en los archivos histricos de la tcnica de la duplicacin, que puede y debe evolucionar hacia ese tratamiento de los documentos esenciales conforme vayan asumindose los nuevos elementos constitutivos y se tome conciencia de su importancia en hacer efectivo el control archivstico del ciclo de vida completo de los documentos. Los programas de gestin de documentos han obviado el elemento constitutivo tratamiento de la documentacin inactiva creemos que la causa reside en que era el nico elemento realmente consolidado conscientes de que el proceso de modernizacin requera acercarse a la Administracin y sus problemas, el primero de los cuales fue el del volumen y la necesidad de una eliminacin selectiva. La iniciativa en hacer frente a esta problemtica ha surgido en algunos modelos de la propia Administracin, con lo que la participacin de la institucin de archivos en determinados elementos del programa ha sido menor (records management), aunque los archiveros hayan conseguido determinadas capacidades de control y direccionamiento del ciclo de vida con una perspectiva archivstica en cuanto a su gestin. De hecho, la actuacin de los archivos se ha dirigido fundamentalmente a garantizar la conservacin de los documentos con valor permanente, lo que queda muy alejado de las prioridades y
problemas de la Administracin, quien por otra parte siempre ha reconocido a las instituciones de archivos su papel al servicio de la investigacin histrica. Provenga la iniciativa de los archiveros o de la Administracin, los diferentes modelos de gestin de documentos se distinguen principalmente por los diferentes desarrollos e interpretaciones dados a los elementos constitutivos, segn sus propias peculiaridades administrativas ms que archivsticas en sentido estricto: en este sentido, los modelos basados en registros son consecuencia de procesos de modernizacin de la Administracin realizados hace siglos y cuya prctica ha pervivido, con pequeas variaciones, hasta nuestros das, incluso a espaldas de las instituciones de archivos caso del registry britnico y de la registratur alemana. Si bien en la tradicin latina la legislacin y la normativa son aspectos esenciales de la vida administrativa (tambin, en contra de lo que pudiera parecer, en los pases norteamericanos), no sucede lo mismo en los pases donde el derecho germnico y la tradicin consuetudinaria ha convertido a las Administraciones en reacias, por lo general, a dotarse de estructuras e instrumentos legales demasiado rgidos. En definitiva, podemos concluir en que sistema archivstico y poltica de tratamiento de los documentos integradora de todos los estadios del ciclo de vida de los documentos deben acabar siendo sinnimos. Falta al sistema, en su definicin actual, aadir el componente programa que caracteriza a la poltica de tratamiento de documentos, y as, con una perspectiva absolutamente integrada, consideramos que se pondra punto y final a la discusin de cmo debe definirse el concepto de gestin de documentos desde una perspectiva iberoamericana. El avance metodolgico promovido por el GITAA en la identificacin, valoracin y descripcin debe actuar como dinamizador en el avance hacia el tra-
tamiento de los documentos progresando hacia la fase de produccin y en la incorporacin al tratamiento archivstico de los elementos constitutivos del programa. Entendemos que la lnea a seguir ya est trazada y los elementos identificados. Slo falta la decisin puramente archivstica, en muchos casos de querer llegar a ellos. La discusin debe sobrepasar, a nuestro entender, el objetivo de llegar a constituir un modelo determinado de gestin de documentos (sea iberoamericano o caribeo). Nuestro objetivo es satisfacer las necesidades de la Administracin o institucin a la que servimos desde nuestra particular esfera de actuacin. Las necesidades de la Administracin evolucionan rpidamente, marcadas por el desarrollo espectacular, creciente e incierto de las tecnologas de la informacin. La Administracin se esfuerza en adaptarse a las capacidades que ofrece la tecnologa para cumplir con su principal objetivo: el servicio al ciudadano. A nosotros nos corresponde a nadie ms parece importarle la difcil gestin de la informacin electrnica y, fundamentalmente, su preservacin a medio y largo plazo. A nadie se le escapa quin controla la tecnologa ms vanguardista en el tratamiento de la informacin, por lo que adivinamos de dnde procedern las soluciones. El mensaje lanzado a la industria por los organizadores del DLM-Forum99 en Bruselas no puede ser ms elocuente: todos los pases unidos en busca de una solucin. Posiblemente sta sea nica, o no, pero no parece que vayan a existir demasiadas alternativas. Nuestra propuesta consiste en situar en un segundo plano la bsqueda de un modelo, y dedicarnos ms bien a mejorar la gestin de la documentacin integrando un programa dentro del sistema. Quiz as lleguemos a la conclusin de que el modelo iberoamericano de gestin de documentos, aunque todava aparentemente y creemos que slo en apa-
riencia pobre archivsticamente hablando en comparacin con otros pases ms desarrollados, ya existe. Para entender cmo la aplicacin de unos mismos principios metodolgicos fundamentados en la nocin de sistema puede llegar a concretarse en realidades distintas, proponemos una formulacin de los elementos del sistema archivstico basada en distinguir aqullos que son irrenunciables desde una perspectiva metodolgica de aqullos que son influenciables por el entorno y que son, en definitiva, los que dan lugar a las diferentes realidades observables como modelos. En consecuencia, proponemos los siguientes elementos dentro de la nocin de sistema archivstico: 1. Elementos nucleares, irrenunciables desde una perspectiva metodolgica:
Adopcin de la archivstica integrada, sobre la base del ciclo de vida completo de los documentos.
Incorporacin de un programa, que contemple los documentos a partir de sus fases activa, semiactiva e inactiva, que a su vez complete la visin tradicional de los archivos centrada en sus tipos: de gestin, intermedio e histrico. Sus componentes identificacin, valoracin y difusin ayudarn en poner en relacin los elementos constitutivos del programa: normas para la creacin, difusin y recepcin de los documentos; tratamiento de los documentos activos; tratamiento de los documentos semiactivos; tratamiento de los documentos inactivos; tratamiento de los documentos esenciales. A stos se podran aadir los de gestin de los documentos electrnicos, gestin de los
documentos audiovisuales y gestin del manual de normas y procedimientos archivsticos.
Articulacin del sistema en redes o subsistemas de archivos, para dotar de fluidez al sistema y ser acorde con una poltica coherente de acceso a la informacin contemplando los diferentes usuarios.
Autoridad, traducida en posicin relevante de la institucin de archivos en el organigrama de la Administracin, con el fin de que la efectividad del sistema impregne a toda la organizacin. Esa autoridad permitir conseguir: a) recursos, tanto humanos como econmicos y en instalaciones; b) el ejercicio de una correcta planificacin y orientacin de servicios tcnicos, as como la aplicacin de recursos tecnolgicos. Marco para la actuacin, definido en el mbito legal y reglamentario, que establezca las responsabilidades de los diferentes actores dentro del sistema y la misin de la institucin de archivos. Sensibilidad poltica y tcnica: como revela la praxis en muchos pases, el marco, por muy bien definido que est, no es suficiente.
Evolucin del sistema en funcin de las necesidades y los ritmos de la Administracin en la que se integra la institucin de archivos, con atencin especial sobre los documentos en su etapa activa y semiactiva.
2.
Elementos influenciables por el entorno, cuya plasmacin da lugar a diferentes realidades o modelos:
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2 No 2: 39-70 / Julio - diciembre de 2006

Sistemas archivsticos y modelos de gestin de documentos en el mbito internacional (Parte II)1

Revista Cdice Vol. 2 No 2 / Julio - diciembre de 2006

SYSTEMS AND RECORD

MANAGEMENT MODELS IN AN INTERNATIONAL CONTEXT

40 / Joaquim Llans Sanjuan

Revista Cdice Vol. 2 No 2 / Julio - diciembre de 2006

MODELOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS

LA GESTIN DE DOCUMENTOS COMO RECORDS MANAGEMENT

Sistemas archivsticos y modelos de gestin de documentos en el mbito internacional / 41

Revista Cdice Vol. 2 No 2 / Julio - diciembre de 2006

42 / Joaquim Llans Sanjuan

Revista Cdice Vol. 2 No 2 / Julio - diciembre de 2006

PRINCIPIOS: ECONOMA Y EFICACIA

Sistemas archivsticos y modelos de gestin de documentos en el mbito internacional / 43

Revista Cdice Vol. 2 No 2 / Julio - diciembre de 2006

ORGANISMOS INTERNACIONALES ANTE LA GESTIN DE DOCUMENTOS

44 / Joaquim Llans Sanjuan

Revista Cdice Vol. 2 No 2 / Julio - diciembre de 2006

PROGRAMAS DE GESTIN DE DOCUMENTOS

ACTIVIDADES DEL CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS

Sistemas archivsticos y modelos de gestin de documentos en el mbito internacional / 45

Revista Cdice Vol. 2 No 2 / Julio - diciembre de 2006

46 / Joaquim Llans Sanjuan

Revista Cdice Vol. 2 No 2 / Julio - diciembre de 2006

MODELOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS, CARACTERSTICAS

Sistemas archivsticos y modelos de gestin de documentos en el mbito internacional / 47

Revista Cdice Vol. 2 No 2 / Julio - diciembre de 2006

LOS MODELOS PRIMARIOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS. RASGOS MS SOBRESALIENTES

de este siglo el concepto gestin de documentos (records management).

48 / Joaquim Llans Sanjuan

Revista Cdice Vol. 2 No 2 / Julio - diciembre de 2006

La dualidad de intereses entre las agencias ges-

concepto patrimonio cultural como legado.

tos en las Administraciones federal, estatal y local.

Sistemas archivsticos y modelos de gestin de documentos en el mbito internacional / 49

Revista Cdice Vol. 2 No 2 / Julio - diciembre de 2006

EL CANAD FRANCFONO: LA GESTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

mentos se encuentra muy bien definida a nivel legislativo y reglamentario.

Fuerte incidencia que han tenido las nuevas tec-

nologas el microfilm y, especialmente, la informtica en el desarrollo del records management.

y su influencia a escala mundial llevar a una

nales de Quebec en la fase activa de la documen-

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Administracin francesa, lo que ha venido limitando su capacidad de innovacin.

Inexistencia de un cuerpo de funcionarios

especficamente formados responsables de la documentacin en su fase activa, en el seno de las Administraciones.

la organizacin de los archives courantes de la Administracin missions .

Poco desarrollo legislativo o reglamentario que

Sistemas archivsticos y modelos de gestin de documentos en el mbito internacional / 51

Revista Cdice Vol. 2 No 2 / Julio - diciembre de 2006

intervencin sobre la documentacin en las fases activa e intermedia.

El prarchivage no constituye ms que una parte

REINO UNIDO: EL REGISTRY

tal ms extendido del mundo17.

lo largo de su desarrollo en el tiempo, con enorme peso del derecho consuetudinario.

La aparicin y multiplicacin de los documen-

evidencia legal de su autenticidad.

como descentralizadamente, disponen de cuadros

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