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Cmo controlar tu inventario

Autor: Mario Aguilar


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Presentacin del curso
La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda
empresa: obtener utilidades. La obtencin de utilidades obviamente reside en gran
parte de Ventas, ya que ste es el motor de la empresa, sin embargo, si la funcin
del inventario no opera con efectividad, ventas no tendr material suficiente para
poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se
disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.
Aprende con nosotros la importancia de este aspecto en cualquier empresa.
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1. Importancia del control de inventarios.
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La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda
empresa: obtener utilidades.
La obtencin de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que ste
es el motor de la empresa, sin embargo, si la funcin del inventario no opera con
efectividad, ventas no tendr material suficiente para poder trabajar, el cliente se
inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin
inventarios, simplemente no hay ventas.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la micro
y pequea empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes,
un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea.
EN TODOS LOS GIROS resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que
su descontrol se presta no slo al robo hormiga, sino tambin a mermas y
desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. En el
presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa
restaurantera, dado que ste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de
produccin y servicios.
Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante, las
fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten
automticamente en debilidades.
El objetivo principal del presente documento es proporcionar herramientas bsicas y
simplificadas del control de inventarios, a modo de hacer de esta funcin rutinaria
pero sencilla, que permita llevar a cabo la planeacin y la maximizacin de
utilidades.
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2. Problemas frecuentes en el control de inventariosa. Falta de registros
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a. Falta de registros
El microempresario, tambin conocido como "hombre orquesta", difcilmente encuentra tiempo para llevar a cabo
todas las funciones que en l han sido encomendadas: las compras, las ventas, la produccin, el manejo de
personal, manejo del efectivo... El empresario ocupa su tiempo ms en cuestiones operativas o tcticas que en
labores de orden estratgico.
En cuanto a la falta de registros (no slo de inventarios, sino de cualquier tipo de operacin) se oyen los
siguientes comentarios:
- Los registros son complicados y "slo los contadores los entienden".
- Se necesita un programa de cmputo "carsimo" y complicado de entender.
- "Necesito un encargado de almacn para llevar los registros bien y al da"
- "No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario"
Efectivamente, muchos de estos comentarios son ciertos en su momento, es por eso que nos hemos avocado a la
tarea de ir disminuyendo los inconvenientes.
El objetivo de contar con registros de inventario no es simplemente hacerlo porque las empresas grandes lo
hacen, o porque el contador lo pide (cuando lo pide) o porque los necesitamos para armar nuestro balance
general. El objetivo principal es contar con informacin suficiente y til para: minimizar costos de produccin,
aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario ptimo y comenzar a utilizar la tecnologa con la
consecuente disminucin de gastos operativos.
Los programas de cmputo son excelentes, sin embargo, el que estn bien estructurados no nos garantiza que
vayan a cubrir nuestras necesidades de informacin, si no los alimentamos con informacin real y constante.
Otro inconveniente que presentan es su alto costo y, en MLTIPLES ocasiones, la falta de soporte tcnico de parte
del proveedor. En otras palabras, es como si nos vendieran un avin y el piloto nos lo prestaran o alquilaran no
cuando lo necesitamos, sino el da que pueden, si es que pueden o quieren. Claro, esto no en todos los casos,
pero s en la mayora.
Recomendamos ampliamente la utilizacin de una de las herramientas ms sencillas pero ms poderosas que la
tecnologa actual nos ha brindado: la hoja de clculo.
El uso de la hoja de clculo para los registros de la empresa tiene los siguientes beneficios:
- Podemos hacer el formato que necesitemos con la informacin que necesitemos a un costo mnimo.
- La mayora de las computadoras nuevas cuentan ya con el programa de hoja de clculo ms popular en el
mundo (Excel de Microsoft)
- La operacin de una hoja de clculo se vuelve repetitiva, por lo que es fcil de aprender y fcil de ensear.
- El uso de hoja de clculo elimina tiempos muertos de personal de caja y administrativo, mismo del que
nos podemos apoyar para el control del inventario.
El problema en cuanto a la cuantificacin de los inventarios puede ser tan grande o tan pequeo como nuestra
gama de productos. No necesariamente una gama de productos extensa implica problemas grandes, lo que s
complica la operacin de nuestro negocio es una gran gama de productos dentro de la materia prima, es decir, si
vendemos pizzas, pero tambin vendemos sushi, tortas, tacos, arracheras, helados, tostadas y comida
internacional, entonces nos enfrentamos con una diversificacin excesiva que nos obliga a tener un inventario
demasiado alto.
Pasos para establecer el control de inventarios
El sistema sugerido para el control de inventario es el llamado ABC. El sistema ABC del control de inventarios se
basa en el supuesto de que tenemos productos "A", que componen al menos el 70% del valor total en dinero de la
materia prima, productos "B" que componen aproximadamente 20% del valor de nuestro inventario y "C" que son
el 10% restante, aproximadamente.
1. Anterior a cualquier clasificacin, es recomendable llevar a cabo un inventario fsico total, junto con la lista de
precios de los productos que componen el inventario.
2. Posteriormente, resultar de mucha utilidad el "unitizar" todos los productos de nuestro almacn, es decir, si
por ejemplo utilizamos frijol, no sera recomendable surtirlo a cocina proporcionndole el costal completo, sino
previamente debera ser porcionado y embolsado en paquetes. Digamos que cada carga de la olla express
puede recibir y hacer dos kilos de frijol, de modo que cada unidad sera igual a cada bolsa de dos kilos, en lugar
de cuantificarla por saco o simplemente por kilo.
3. Se llevara entonces a cabo la clasificacin ABC. Como ejemplo podemos tener el caso de una coctelera, que
tendra la siguiente composicin[ 1]:
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Los productos que ms valor tienen asignado en su inventario son prcticamente mariscos y bebidas, los cuales
son tambin su producto principal.
La clasificacin ABC sera entonces la siguiente

Atendiendo a lo anterior podemos decir que son los productos A (mariscos y bebidas) los que mayor utilidad le
dan a la empresa y por lo tanto, deben ser los que tenemos que cuidar y controlar ms.
No slo para el ramo restaurantero, sino tambin para cualquier empresa comercial se aplican estos principios.
Entonces, necesitamos un registro que cubra AL MENOS todos los productos que identificamos como tipo A y
tipo B, que son los que merecen de mayor resguardo, pero tambin mayor cuidado y atencin en cuanto a la
calidad que presentan.
Los productos C pueden controlarse empricamente o si se desea mediante hoja de clculo, sin embargo, no es
obligatorio un control estricto sobre ellos, pues esto aporta poco valor a la empresa y a sus utilidades y s puede
aumentar sus gastos operativos ya que aumenta el tiempo que el personal encargado tarde en realizar dicha labor.
4. Despus de clasificar los productos en ABC, se debe proceder a clasificarlos por origen, es decir, los
compramos en el mercado?, el proveedor nos los trae?, nos los mandan por paquetera?.
La clasificacin entonces quedara como sigue:

5. Una vez que hemos clasificado nuestro inventario por tipo y por origen podremos llevar a cabo una lista de
control cuyo ejemplo mostramos a continuacin:

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6. Una vez con el inventario inicial, podremos registrar -tambin en hoja de clculo- los consumos diarios de
nuestras unidades de productos, como "Entradas" y "Salidas", en el da en que sucedan.

Dicha lista de control nos servir en primera instancia para controlar los consumos diarios y semanales, as como
para elaborar una lista de compras que puede incluir el monto de dinero que vamos a gastar.
Mediante el control de inventarios se eliminan los tiempos muertos ya que cualquier cajera capacitada puede
llevar a cabo el registro, con el apoyo de la persona encargada de recibir el material.
Para el conteo fsico siempre se puede utilizar al personal operativo, de modo que sea ms rpido. El objetivo es
que el empresario siempre cuente con informacin valiosa para un mejor control de sus costos y su flujo de
efectivo.
[ 1] Datos ficticios
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3. Exceso de inventario
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Ya que el empresario por lo general se centra en tener altos niveles de inventario
para asegurar su venta, muchas veces se incurre en exceso de materiales para la
venta, lo que tiene como consecuencia principal el aumento de la merma y la
disminucin de la calidad en perecederos, lo que lleva como consecuencia una
menor calidad de los productos que se ofrecen.
En empresas meramente comerciales, el tener exceso de inventarios lleva a mayor
descontrol los mismos y una disminucin paulatina de la liquidez, es decir, para
mantener un alto nivel de mercanca la empresa debe contratar crditos con
proveedores y la recuperacin del efectivo va sirviendo para pagar dichos crditos y
gastos fijos de la empresa con dificultad, provocando que se viva "al da". Esta
situacin es ms acentuada cuando la empresa maneja crditos para sus clientes, ya
que entra en juego tambin la recuperacin de cartera que en nuestro pas siempre
es problemtica.
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4. Insuficiencia de inventario
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c. Insuficiencia de inventario
Su propio nombre lo indica: sin el inventario suficiente para vender, no slo
perdemos la venta sino que tambin podemos perder al cliente. El negar productos
demerita sobremanera la concepcin que el cliente tiene del negocio. El no contar
con cierto producto provoca que el consumidor asista a otro negocio, ya que la
competencia es cada vez ms agresiva.
d. Baja calidad de la materia prima dada su caducidad
Tomando de nuevo como ejemplo un restaurante, en numerosas ocasiones el cliente
no puede darse cuenta del tiempo de refrigeracin o tiempo de anaquel del
producto que est consumiendo: la receta y el sazn de nuestro cocinero es
excelente. Sin embargo, el cliente siempre se dar cuenta cuando un producto
excede sus expectativas por ser un producto del da y por lo tanto fresco.
Existen opiniones encontradas al respecto de comprar por volumen o comprar la
materia prima conforme se vaya necesitando. La experiencia nos ha mostrado que dadas las circunstancias de cercana y conveniencia
dadas las circunstancias de cercana y conveniencia, es mejor no comprar
material perecedero por volumen sino hacer que el proveedor nos entregue sus
productos en pequeas remesas o comprarlo y escogerlo nosotros mismos, esto
permitir contar siempre con materia prima de ptima calidad y la preferencia del
cliente. La calidad de los alimentos (as como del servicio ofrecido) justificar
nuestros precios.
Por otro lado, la compra por volumen nos abre la posibilidad de obtener mejores
precios por nuestros productos. En s, lo recomendable es comprar por volumen
los productos con caducidad mayor a 5 das. Los ms frescos como la carne, el
pollo, cerdo, pescados, mariscos y las verduras de poca duracin en refrigerador se
deberan comprar diariamente, dependiendo de la necesidad de la empresa y de la
motivacin del empresario para llevar a cabo todas las acciones tendientes a ofrecer
productos de la mxima calidad.
e. Robo
Desafortunadamente es usual que sean los mismos empleados (o an los clientes)
quienes lleven a cabo el robo hormiga, otro factor que lleva al aumento de costos
por falta de control del inventario.
f. Mermas
La merma de materiales constituye otro factor que aumenta considerablemente los
costos de ventas. Existen autores que consideran que una merma aceptable sera
desde el 2% hasta el 30% del valor del inventario. La realidad es que la nica merma
aceptable es del 0%: aunque se trate de una utopa el conseguirlo, nuestro objetivo
siempre debe estar orientado hacia el estndar ms alto y no ser indulgentes con la
obtencin de nuestras utilidades.
g. Desorden
Es un hecho que el desorden en bodega o en el rea de trabajo provoca graves
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prdidas a la empresa. Podemos desconocer que tenemos existencias en almacn y
comprar dems o bien, simplemente no encontrar material que necesitamos y este
pierda su vida til.
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5. Polticas de controla. Seguridad en bodega
[ http://www.mai l xmai l .com/curso-como-control ar-i nventari o/pol i ti cas-control a-seguri dad-bodega]
Un simple candado puede ser la diferencia entre utilidades o prdidas. Debe destinarse un
rea especfica para guardar las mercancas y materia prima que vamos a vender.
El acceso a bodega debe ser restringido a una o dos personas como mximo y solo debe
entrar ms personal cuando sea necesario llevar a cabo inventarios fsicos.
Mariscos, carnes, aves, refrescos, cervezas y cualquier material de alto costo deben
guardarse bajo llave si no se van a utilizar en el da, as como tambin si se encuentran en
congelacin.
Existen negocios en los que se han implementado el uso de cmaras, vigilantes, costosos
sistemas de cmputo, etc. El mejor control sin lugar a duda es aquel que le llamaremos
"democrtico": el costo del material faltante se reparte entre las personas que tengan acceso
al rea de bodega y/o preparaciones, resultando ser prcticamente todo el personal. Pero
esto no puede llevarse a cabo sino tenemos conocimiento de si en realidad nos falta o no
material, es decir, sin registros de control.
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6. Control de la calidad en expendios de comida preparada
[http://www.mai l xmai l .com/curso-como-control ar-i nventari o/control -cal i dad-expendi os-comi da-preparada]
Resulta obligatorio el que exista una persona encargada de supervisar que la materia prima se
encuentre en las condiciones ptimas para poder ofrecerla al pblico. Dicha persona verificara la
nota o factura de ventas contra el pedido hecho, revisara la calidad de los perecederos de acuerdo
con la tabla de control de la calidad de materia prima que se incluye como anexo 1.
El responsable puede ser el jefe de cocina o bien el empresario mismo. No es recomendable dejar
que esta labor sea desempeada por personal administrativo ya que no tendra el mismo nivel de
compromiso.
Como un factor de control del platillo una vez terminado, es necesario que tanto el jefe de cocina
como sus auxiliares prueben la preparacin en porciones mnimas, para asegurarse de que cumple
con el estndar de calidad que buscamos ofrecer al cliente. Esta prctica, si bien aumenta
marginalmente el costo de produccin, es un gran apoyo en la capacitacin de los ayudantes de
cocina y elimina las devoluciones de platillos casi en un 100%.
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7. Acomodo de las mercancas y Mtodo PEPS
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Indudablemente, el acomodo de las mercancas nos dar la pauta para un mejor control de
las mercancas, facilitando su conteo y localizacin inmediata.
El mtodo PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) facilita el control, disminuye los costos
al minimizar mermas y coadyuva a mantener la calidad.
Acomodo sugerido por tipo de producto:
En la grfica ejemplo se muestran varias consideraciones:
- No se indica una entrada y una salida de mercanca de la bodega. Por supuesto que
todo depende de la configuracin fsica del negocio, sin embargo, la opcin de tener un
slo acceso facilita el control.
- En primer lugar se muestran frutas, verduras y huevo que, de ser posible, deben ser
refrigerados para alargar su vida til.
- Posteriormente se encuentra el congelador, cuyo contenido ha sido fraccionado y
empaquetado previamente en el rea de preparacin al recibir la mercanca, en unidades
fciles de contar (marquetas, contenedores, "carteras", etc.)
- Los artculos de uso ms comn, se presentan cercanos a la entrada, as como
aquellos de menor duracin en almacenamiento.
- Los productos qumicos (artculos de limpieza) se almacenan en un extremo, slo
junto a productos que no se contaminen con facilidad (productos enlatados, en frasco o con
empaque sellado)
- No se incluyen bebidas refrigeradas ya que en teora, estas se encontraran junto al
rea de servicio.
Visto de frente, un anaquel tendra ms o menos la siguiente disposicin fsica:
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En la grfica ejemplo se muestran varias consideraciones:


- No se indica una entrada y una salida de mercanca de la bodega. Por supuesto que
todo depende de la configuracin fsica del negocio, sin embargo, la opcin de tener un
slo acceso facilita el control.
- En primer lugar se muestran frutas, verduras y huevo que, de ser posible, deben ser
refrigerados para alargar su vida til.
- Posteriormente se encuentra el congelador, cuyo contenido ha sido fraccionado y
empaquetado previamente en el rea de preparacin al recibir la mercanca, en unidades
fciles de contar (marquetas, contenedores, "carteras", etc.)
- Los artculos de uso ms comn, se presentan cercanos a la entrada, as como
aquellos de menor duracin en almacenamiento.
- Los productos qumicos (artculos de limpieza) se almacenan en un extremo, slo
junto a productos que no se contaminen con facilidad (productos enlatados, en frasco o con
empaque sellado)
- No se incluyen bebidas refrigeradas ya que en teora, estas se encontraran junto al
rea de servicio.
Visto de frente, un anaquel tendra ms o menos la siguiente disposicin fsica:
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En el grfico anterior podemos apreciar que se establecen "coordenadas" para localizar ms


fcilmente los productos almacenados, para mayor claridad se ilustra con el siguiente
ejemplo:

As, vemos que en el anaquel "C", espacio "1" (o "C1" de manera abreviada) encontramos un
producto desechable voluminoso pero de muy poco peso, que en caso de caer no daar al
trabajador ni se daar el producto en s.
Tambin se denota que en los espacios A5 y B5 no encontramos productos ya que son
anaqueles de alimentos. Esto no significa que no puedan utilizarse estos espacios para
almacenamiento, aunque por higiene, estos no debern ser perecederos que puedan ser
consumidos por animales rastreros.
Con las coordenadas establecidas se pueden localizar y contar los productos mediante listas
de manera extremadamente sencilla. Dichas listas pueden servir al supervisor o gerente
para verificar que lo que existe en papel, se encuentra efectivamente dentro de la bodega.
La laboriosidad que conlleva este mtodo de control resulta ms un beneficio que una tarea
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intil, ya que ayuda de manera natural a terminar con tiempos muertos del personal.
El acomodo PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) es bastante simple: aquellos
productos que entran en bodega en primer lugar, sern tambin los primeros en salir de la
misma, recorrindose los productos ms viejos hacia el frente del anaquel y los ms nuevos
se quedarn en la parte posterior. Con esto aseguramos an ms la frescura de los
productos que vendemos.
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8. Control de caducidades
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1.Las caducidades deben revisarse desde el momento que se reciba la mercanca.
2. Consultar con el proveedor el modo de leer su fecha de fabricacin y caducidad,
esto es en casos especficos como la cerveza, refresco, y de algunos otros productos
si es el caso.
3. Se llevara un control de caducidades mediante un formato el cual ser revisado
semanalmente por el encargado de almacn y verificado por la gerencia.
4. La mercanca con caducidad ms prxima es la primera a la que se le dar salida
y ser dada de baja en el control de caducidades una vez se haya transferido a algn
departamento.
5. No se recibir por ningn motivo mercanca de baja fecha de caducidad se
levantara un reporte de incidencia al proveedor y se avisar a la gerencia, chef jefe
de piso.
6. Revisar el control de caducidades de las dems reas, presionando en que se lleve
semanalmente y hacindoles selectivos para verificar que todo este en orden.
7. El acomodo de la mercanca perecedera y con fecha de caducidad debe ser con
forme a esta, los productos mas a la mano sern los que tengan la caducidad ms
prxima, para el momento de hacer transferencias dar la mercanca con la menor
fecha de caducidad.
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9. Control de mermas
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1. Se llevar un control de todas las mermas que haya por departamento en el
formato correspondiente, anotando el motivo de la merma.
2. Semanalmente se llevara a cabo la revisin de las mermas con el jefe de
departamento, firmando la revisin (formato) y siendo verificada por la gerencia.
3. Las mermas generadas por el mal manejo de mercanca o por mal uso de
productos debern ser registradas en un reporte de incidencias para tomar las
decisiones pertinentes en cada caso.
4. Las mermas producidas por circunstancias propias del producto ajenas a la
operacin se registrarn en un reporte de incidencias y se notificar al proveedor,
tratando de llegar a un acuerdo para el cambio fsico de dicha mercanca.
5. Se llevar un listado de mermas con el costo de cada producto mermado el cual
ser revisado semanalmente con la gerencia para tomar las decisiones pertinentes.
6. Se atacarn inmediatamente las mermas producidas por errores del personal,
teniendo como prioridad las de mercancas caras y las que se tengan como
reincidencias en varios departamentos segn el formato de control.
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10. Procedimientos de almacn
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1. Una vez recibida la mercanca se proceder a ponerla en el lugar asignado para
ella en el almacn.
2. Se ingresar en el sistema toda la mercanca recibida en el almacn.
3. Se revisar constantemente el acomodo de la mercanca para prevenir accidentes
y deterioro del producto.
4. Semanalmente se har un conteo selectivo de mercanca para verificar que todo
est en orden (checar la mercanca que ms se utiliza).
5. Se har un inventario fsico semanal del almacn cotejndolo con el que tenemos
en sistema.
6. Se revisarn semanalmente las caducidades de los productos dndole prioridad y
salida a los de ms cercana caducidad.
7. Se harn conteos diarios de la mercanca ms cara para llevar un control de esta
(items o productos hijos).
8. Las salidas de almacn a los diferentes departamentos se debern realizar
mediante el formato correspondiente y ser firmado por el encargado de almacn y
por la persona que realiza el pedido de mercancas.
9. Toda salida de mercanca hacia los dems departamentos deber ser registrada
en el sistema, esto es darle salida de almacn y entrada en el departamento al que
se haya hecho la transferencia.
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11. Procedimientos de recibo
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1. El recibo de mercanca se har por la parte posterior del negocio de ser posible.
2. Se le recibir a los proveedores conforme vayan llegando uno por uno, no habr
favoritismos salvo en el caso de necesidad extrema de cierta mercanca.
3. El recibo de la mercanca debe ser minucioso, es decir revisar cajas cerradas,
checar que la mercanca venga en ptimas condiciones, verificar peso de mercanca
que lo requiera, checar caducidades, etc.
4. En dado caso de que el proveedor traiga mercanca de menos o en condiciones no
ptimas para el negocio se avisara a la gerencia y se devolvern esos productos,
adems que se levantara un acta de incidencia si as se requiere.
5. Revisar facturas de mercanca recibida para cotejar que lo que se recibe
fsicamente es lo que dice la factura y, en dado caso de haber un error, tachar y
corregir en el documento la cantidad errnea.
6. La revisin de facturas se har en el momento de recibir la mercanca (o de
acuerdo con la poltica interna de la empresa), circulando las cantidades de
producto correcto y tachando y corrigiendo las que no.
7. Llevar un control en el formato de recibo de las mercancas que se reciben por
proveedor, al final del recibo solicitar firma de la persona representante del
proveedor o del mismo en dado caso que sea el que surta el producto.
8. Toda la mercanca recibida debe ser colocada en su lugar correcto en el almacn y
ser capturada en sistema.
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12. Procedimiento de toma fsica (Conteo de mercancas)
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1. La mercanca se contar de izquierda a derecha, de arriba haca abajo y de atrs haca adelante.
2. Se contar en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto.
3. Se dividir la bodega (anaqueles) por nmero para mejor distribucin y rpida deteccin de errores.
4. El contador y el auditor no contarn la mercanca del mismo lugar sino que uno empezar en el
primer anaquel y el auditor por el ltimo.
5. Se har un listado de mercanca en el cual se tomarn los productos encontrados en el anaquel de
izquierda a derecha, de arriba haca abajo y de atrs hacia delante, esto para facilitar ms el conteo.
6. Se bajara la mercanca que se tenga duda en su conteo y se regresar a su lugar una vez contada.
7. Se abrirn todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto
dentro de ellas.
8. Si se encuentra un producto que no est anotado en la lista se le dar un nmero de secuencia
intermedia dependiendo la ubicacin del producto y se anotar al final de la hoja.
9. Los nmeros de secuencia de la mercanca enlistada sern de 10 en 10 y por anaquel, es decir en
el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el nmero que se necesite segn la cantidad de
mercanca que haya, y en el anaquel 2 ser lo mismo comenzando por el nmero 10 y continuando de
10 en 10.
10. Al final del conteo se cotejarn las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no
haya errores, si hay habr que verificarlos y corregirlos, una vez que todo est bien checado y sin
ninguna anomala se proceder a ingresar el conteo en el sistema.
11. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningn faltante fsico de mercanca, en
caso de haberlo se volver a contar la mercanca con faltante y se buscar en todos los lugares
posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante real.
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13. Beneficios del control de inventarios
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El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes: venta
de productos en condiciones ptimas, control de los costos, estandarizacin de la
calidad... todo en aras de tener mayores utilidades.
Tambin en la operacin propia de la empresa, los beneficios son tangibles:
a. Planeacin de compras de la empresa.
Al controlar el inventario vamos creando informacin precisa, que nos ser til para
aprovisionarnos de producto sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos a
ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la poca del ao en
que estemos.
De acuerdo con el historial de ventas de la empresa podremos determinar la cantidad
necesaria para la compra semanal, tambin mediante hoja de clculo:

La hoja de clculo, una vez alimentada con informacin generada diariamente, nos
sugerir de manera aproximada qu tanto debemos comprar de cada producto del
inventario, una vez analizada la rotacin de cada producto durante un periodo de al
menos 3 meses.
b. Planeacin del flujo de efectivo.
Como fue citado en el apartado anterior, conoceremos el monto de la compra ya sea
diaria o semanalmente, lo que nos permitir saber cunto habremos de invertir en
pesos. As eliminaremos o postergaremos gastos no propios a la operacin de la
empresa, para no minar su liquidez.
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14. Formatos de control de inventarios
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Los siguientes formatos de control, pueden ser usados libremente para el control de
nuestro inventario. Dependiendo qu tantos aspectos queremos controlar, sern los
formatos que necesitemos.


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