REA: GESTO SUB-REA: Organizao e gesto em unidades de informao

PRINCPIOS DA GESTO ESTRATGICA E SUAS APLICAES NA BIBLIOTECA UNIVERSITRIA

ANDRADE, Marcos Vincius Mendona, M.Sc.1 marcosvinicius@vm.uff.br SANTOS, Ana Rosa dos2 ndcars@vm.uff.br Universidade Federal Fluminense
NDC Ncleo de Documentao Rua Visconde do Rio Branco s/n, Biblioteca Central Trreo. Campus do Gragoat Niteri RJ sir@ndc.uff.br

RESUMO Aborda as principais tendncias da Gesto Estratgica em unidades de informao com nfase nos estudos voltados para o gerenciamento de Bibliotecas Universitrias. Enfoca a evoluo dos conceitos e das principais ferramentas da gesto estratgica. Mostra quatro facetas que podem ser levadas em considerao na anlise do macroambiente da biblioteca universitria, com destaque para a tica e a responsabilidade social. Demonstra as principais diferenas entre gesto estratgica e planejamento estratgico. Enfatiza que a metodologia da gesto estratgica pode ser implementada em qualquer tipo de organizao, seja ela pblica ou privada. Palavras-Chave: Gesto Estratgica; Bibliotecas Universitrias; Responsabilidade Social; Gesto da Qualidade

Mestre em Sistemas de Gesto pela Universidade Federal Fluminense/RJ; MBA em Administrao e Sistemas de Informao; Especialista em Matemtica e Estatstica. Chefe da Biblioteca da Escola de Arquitetura e Urbanismo da Universidade Federal Fluminense. Professor da Universidade Estcio de S 2 Bibliotecria-Documentalista, Chefe da Biblioteca de Nutrio e Odontologia da Universidade Federal Fluminense.

1. INTRODUO

Os ltimos anos do sculo 20 caracterizaram-se, entre outras coisas, pelas novas propostas ou filosofias de gesto, aplicadas nas mais diversas reas empresariais, tanto nas de produo como nas de servio, como resposta crescente competio do mundo contemporneo. De maneira geral, as bibliotecas universitrias tambm foram englobadas nessa busca por um novo modelo de gesto, com maior ou menor sucesso. Entretanto, em pases em vias de desenvolvimento, como o caso do Brasil, a aplicao da gesto estratgica em bibliotecas universitrias no tem sido tarefa das mais fceis. Tarapanoff (1982) afirma que as unidades de informao3 que compem os Sistemas de Bibliotecas Universitrias foram e so instituies sociais sem fins lucrativos, cuja caracterstica como unidade de negcio a prestao de servios, para os indivduos e a sociedade, de forma tangvel (produtos impressos) ou intangvel (prestao de servios personalizados, pessoais, e hoje, cada vez mais, de forma virtual). Nesse cenrio, introduzir mudanas organizacionais e reordenar a gesto tambm uma necessidade das Bibliotecas Universitrias. Um dos caminhos que podero ser percorridos a gesto estratgica, tendo como premissas a valorizao do capital intelectual e a modernizao do processo produtivo. Do ponto de vista da gesto estratgica, preciso avaliar todo o ambiente, o mais exaustivamente possvel, mas sob um novo ponto de vista. Segundo ANDRADE (2004) quando evitamos tratar de todas as dimenses do ambiente organizacional, estamos deixando de obter algum apoio para alavancar a administrao.

Unidade de informao instituies voltadas para a aquisio, processamento, armazenamento e disseminao da informao (IBICT, 1989)

O pensar estratgico presume um aprendizado, uma percepo de oportunidades. Para tanto, necessrio reverter algumas posturas e perceber a Biblioteca como um elemento do macrossistema universitrio que tem peculiaridades culturais, mecanismos de avaliao e controle que conduzem a medidas especficas dentro de determinado ambiente de ao. Percebe-se que um dos pontos-chave da administrao das Bibliotecas Universitrias a autonomia do gestor. Ele pode, teoricamente, analisar o universo da gesto universitria, mas s pode agir in loco. O administrador de uma biblioteca universitria tem diante de si um grande desafio para transformar sua realidade, seja avaliando servios, formulando polticas ou estabelecendo novas metas de desempenho. Andrade (2004, p. 42) observa ainda que uma das maiores deficincias na administrao de unidades de informaes brasileiras a carncia de instrumentos gerenciais que permitam o levantamento e avaliao do desenvolvimento dos trabalhos e possibilitando um controle maior da qualidade dos servios prestados. O presente ensaio pretende analisar os fundamentos da gesto estratgica e tecer algumas consideraes sobre a sua implementao pelas Bibliotecas Universitrias

2. O MACROAMBIENTE DAS BIBLIOTECAS UNIVERSITRIAS

A gesto estratgia deve considerar a ambincia econmica, tecnolgica, poltica e social em suas tomadas de decises. A perspectiva estratgica presume que as decises administrativas misso, objetivos, metas, produtos e servios, rotinas dependem da qualidade da anlise do ambiente em que a biblioteca esteja inserida.

Figura 1: A organizao e seus ambientes

Na representao acima podemos observar o meio ambiente organizacional, suas divises e seus componentes. A seguir so destacados quatro fatores que passaram a influenciar o macroambiente das organizaes, inclusive das Bibliotecas Universitrias.

2.1 A GLOBALIZAO Em geral, quando se discute macroeconomia contempornea, o ponto de partida um longo discurso sobre globalizao e neoliberalismo. No Brasil das ltimas trs dcadas, observou-se uma desenfreada reestruturao dos antigos modelos de gesto. A construo organizacional pela composio de quadros de empregados fixos, baseada nas funes da organizao, vem dando lugar s parcerias e quadros mais enxutos. Juntamente com a desregulamentao dos mercados, cada vez mais globais na dcada de 80, novas propostas ou filosofias de gesto, aplicadas nas mais

diversas reas empresariais, tanto nas de produo como nas de servio, como resposta crescente competio do mundo contemporneo. As universidades, por sua vez, foram levadas a buscar um modelo de gesto mais robusto e eficiente, nem sempre com o sucesso esperado. Conseqentemente as bibliotecas universitrias passam a compreender a necessidade de dar maior visibilidade utilizao de seus recursos Isto porque algumas questes cruciais permanecem pendentes e precisam ser enfrentadas. Estes sistemas, os pblicos em especial, tm sofrido sistemticas redues oramentrias, e tm sido submetidos competio por recursos e insumos de toda espcie.

2.2 A REVOLUO DA TECNOLOGIA DA INFORMAO A revoluo tecnolgica conduziu o desenvolvimento da rea de comunicao e gerenciamento de dados e informaes desencadeando um volume de conhecimento sem precedentes na histria. A informtica, ou ainda de forma mais abrangente, a Tecnologia da Informao (TI) oferece possibilidades de racionalizao dos processos de trabalho que podem ser utilizadas como suporte para uma nova atuao do profissional da informao. Andrade e Santos (2004) destacam que utilizao macia de TI tem ainda outros papis importantes. Por meio dela pode-se consolidar uma parceria com a sociedade no controle social das aes das organizaes pblicas; divulgar mais facilmente informaes sobre as organizaes; produtos e servios oferecidos, dados estatsticos, campanhas de interesse coletivo, aplicao de recursos pblicos, entre outros.

2.3 AS COMPETNCIAS PROFISSIONAIS Num processo moderno de gesto, os trabalhadores tm a possibilidade de intervirem na gesto do trabalho e nas decises que afetam o processo produtivo, propiciando-lhes espaos para propor modificaes e sugestes de melhoria, permitindo a discusso sobre concepes, mtodos e procedimentos de trabalho, estimulando o aumento da autonomia e do poder de deciso. Para tanto, os espaos formativos, quer sejam de educao geral ou profissional, deveriam, em igual forma, propiciar a construo destas competncias, e isto implica em rediscusso dos seus mtodos de gesto e da formao de lideranas. Para que um modelo de gesto estratgica seja bem sucedido, fundamental a implantao de uma poltica de gesto de pessoas que facilite a adoo dos princpios da administrao gerencial e capacite os bibliotecrios e colaboradores para que eles sejam agentes estratgicos de mudana. 2.4 A TICA E A RESPONSABILIDADE SOCIAL Os autores Ferrell, Fraedrich e Ferrell (apud Alledi; Quelhas, 2003) afirmam que enquanto a tica compreende princpios, padres e regras de conduta que orientam as tomadas de deciso da organizao, a responsabilidade social consiste nos efeitos destas decises sobre a sociedade. dimenses da tica e da Responsabilidade Social. Uma representao grfica sobre estas afirmaes pode ser conferida na Figura 2 que ilustra as

Figura 2: A tica e a responsabilidade social

A elaborao de um Cdigo de tica pode ser o primeiro passo para uma organizao comear a seguir os caminhos da responsabilidade social. Segundo o Instituto Ethos4, a base da cultura de uma empresa formada pelos seus valores e princpios ticos. A atuao socialmente responsvel fruto de uma compreenso por todos da organizao de que as aes da empresa devem necessariamente trazer benefcios para a sociedade, propiciar a realizao profissional dos seus empregados, promover benefcios para os parceiros e para o meio ambiente, alm de trazer retorno aos seus investidores. Convm destacar que as circunstncias descritas tm incidncia no processo de tomada de decises e adoo de estratgias de atuao. Ao mesmo tempo, a Biblioteca Universitria exerce influncia nesta ambincia, numa relao sinrgica e que demanda, portanto, a percepo o mais precisa possvel do ambiente atual seus pontos fortes e fracos e dos cenrios futuros, das ameaas e oportunidades. Cabendo aos gestores adotarem a perspectiva estratgica de planejamento, desenvolvimento, controle e avaliao. (MACIEL; MENDONA, 2002)

3. GESTO ESTRATGICA: CONCEITOS, FERRAMENTAS E FASES O termo estratgia remonta de vrios sculos antes dos clssicos da Teoria das Organizaes. A palavra estratgia tem origem na Grcia e designava a arte dos generais Desde ento, a palavra estratgia esteve associada s atividades militares. Sua incorporao pela literatura gerencial se dar principalmente a partir dos anos 50, numa orientao afinada com o discurso filosfico preponderante da administrao cientfica de Taylor, Fayol e seus seguidores (MAXIMIANO, 2000).
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Sobre o Instituto Ethos. Disponvel em: www.ethos.org.br

Desta maneira, estratgia em negcios teria como significado a astcia, a tentativa de enganar ou superar o concorrente pela aplicao de um procedimento inesperado. De acordo com Certo e Peter (1993, p. 5) o conceito para gesto estratgica tem evoludo atravs do tempo e continuar a evoluir. Como resultado, perceptvel a falta de consenso sobre o que precisamente o termo significa. Apesar do impasse conceitual, a gesto estratgica executada em inmeras organizaes e muitas delas se beneficiam significativamente. Mintzberg, Ahlstrand e Lampel (2000) apresentam algumas consideraes sobre a natureza da estratgia nas organizaes. Como reas gerais a respeito da estratgia, os autores agregam que:

A estratgia refere-se tanto organizao quanto ao ambiente; essencialmente complexa; Afeta o bem-estar de toda a organizao; Envolve questes de contedo e de processo; As estratgias no so puramente deliberadas; Existem diversos tipos de estratgias; e, finamente, As estratgias envolvem vrios processos de pensamento

Porter (1999) sugere ainda que as estratgias so posies genricas, especificamente comuns e identificveis no mercado. Tais estratgias genricas so divididas em trs grupos: diferenciao ou a procura pela caracterstica distintiva dos produtos e servios em relao aos concorrentes; liderana de custo ou a oferta de produtos e servios mais baratos; e focalizao, esta relacionada identificao de um nicho para a explorao da melhor maneira possvel.

3.1 A GESTO ESTRATGICA A gesto estratgica refere-se a um modelo de gesto que incorpora os princpios de pensamento e ferramentas do planejamento, desenvolvimento, controle e

avaliao estratgicos e sua aplicao nos diversos subsistemas que compem o sistema administrativo de uma organizao. Oliveira (1998) detalha as trs fases do processo de gesto estratgica nas organizaes conforme exposto a seguir.

FASE 1 a do planejamento estratgico, que se desdobra em outras quatro subfases, a saber: o Diagnsticos estratgicos, quando so feitas as anlises internas (foras e fraquezas da empresa) e externas (oportunidades e ameaas ambientais); o Definio da misso da organizao, ou seja, a determinao do objetivo fundamental da organizao e do que a organizao pretende ser no seu ambiente de negcios; o Determinao dos instrumentos prescritivos e quantitativos tais como objetivos, metas, estratgias, polticas e projetos; o Definio do controle de avaliao (critrios e parmetros).

FASE 2 a do desenvolvimento estratgico, esta relacionada com a implantao organizacional das determinaes definidas na fase anterior.

Esta fase consiste em converter as determinaes em resultados e aes concretas, viabilizados atravs de planos tticos (planos dos nveis intermedirios da empresas) e operacionais da estrutura organizacional. Nela se pressupe uma mudana organizacional para incorporao de novos papis, nova matriz hierrquica, o sistema de retro-alimentao organizacional e as peculiaridades da estrutura de pessoal. FASE 3 refere-se ao controle estratgico, e considera as definies no plano estratgico da organizao e avalia periodicamente o grau de consecuo e desvio obtidos, relativamente aos padres determinados, de modo a corrigir distores e aperfeioar os resultados alcanados.

O controle estratgico possibilita a gerao de informaes teis para as duas fases anteriores, permitindo o aprimoramento das aes prescritas e praticadas, viabilizando o melhoramento contnuo, por mudanas de processos, e de adaptao a diferentes situaes surgidas ao longo do tempo.

Figura 3: Modelo da Administrao Estratgica5

Pelo exposto, a gesto estratgica, diferentemente das confuses conceituais, apresenta caractersticas que transcendem o planejamento estratgico. Deste modo, o processo de administrao estratgica procura se pautar em uma srie de etapas que so repetidas ciclicamente constituindo assim um processo integral, contnuo, flexvel e criativo que propicia um enquadramento que orienta os outros componentes da gesto (elaborao de planos tticos e operacionais, avaliao de recursos etc.). Como objetivos fundamentais da administrao estratgica, destacam-se (MAXIMIANO, 2002): A reorientao de recursos materiais, financeiros e humanos; O estabelecimento de padres de excelncia; Implantao do processo de melhoria contnua

Adaptado de Wheelen; Hunger. Strategic Management and Business Policy. New York: Prentice Hall, 1992

A definio de valores comuns; As formas de lidar com a incerteza; O fornecimento de uma base para o controle de avaliao

As principais etapas esboadas aqui so essenciais ao processo de gesto estratgica. Os gestores devem ser criativos para projetar e operar os sistemas com flexibilidade o bastante para adaptar seus usos s circunstncias organizacionais com que se defrontam.

4. A GESTO ESTRATGICA EM BIBLIOTECAS UNIVERSITRIAS

O processo de gesto estratgica seguramente aplicvel a qualquer tipo de organizao. Deste modo, suas orientaes so aplicveis tanto a instituies pblicas como privadas. Para as Bibliotecas Universitrias a adoo da gesto estratgica fomentaria a discusso sobre a autonomia, que procura promover maior liberdade administrativa nestas organizaes. O bibliotecrio-gestor deve ter um comprometimento no que se refere busca por alianas e parcerias, a valorizao dos profissionais, a gesto democrtica, fortalecimento e modernizao do processo decisrio, racionalizao e produtividade do sistema. O ambiente participativo e a descentralizao da autoridade, a participao na fixao de metas e objetivos do trabalho normal e da melhoria contnua so considerados essenciais no processo de implantao da gesto estratgica. Nestas organizaes, a adoo deste processo conduz a uma redefinio de responsabilidades, tarefas e participao dos seus vrios atores (direo, chefes, bibliotecrios, arquivistas, funcionrios e a comunidade acadmica) em todos os nveis. Deste modo, a importao do modelo de gesto estratgica ter implicaes positivas na postura da Biblioteca Universitria, evitando que esta fique sujeitas s variaes e s mudanas das polticas de nvel macroanaltico, numa atitude de mera reao s contingncias da sua implementao (TACHIZAWA; ANDRADE, 2001).

5. CONCLUSO O ato de planejar consiste em definir o que se almeja, tomar diretrizes para realizar aes, estabelecer metas e definir quais os mtodos para atingir as propostas traadas. Requer tambm um cuidado com as instrues e o treinamento das pessoas quanto aos objetivos a serem alcanados e no uso e orientao dos recursos (utilizao da infra-estrutura) e manter o foco nas atividades e tarefas a serem implementadas. (ANDRADE, 2004) A gesto estratgica e seus princpios se constituem numa proposta coerente com o ambiente turbulento no qual as organizaes contemporneas esto inseridas e que, apesar de ter seu vis metodolgico, inicialmente, direcionado s instituies empresariais, pode ser aplicada em qualquer organizao, resguardando, obviamente, as peculiaridades destas. A considerao da ambincia, a determinao da misso e a perspectiva de longo prazo deste modelo de gesto bem adequado s Bibliotecas Universitrias, na medida que possibilita o aprimoramento dos seus processos e das suas atividades. Deste modo, a adaptao e aprimoramento das proposies da gesto estratgica constituem elemento essencial para um modelo gesto bibliotecria integrativa que contempla os vrios fatores incidentes sobre a gesto da instituio, e que d o suporte necessrio para o desenvolvimento com qualidade das suas funes de suporte aos pilares da universidade pesquisa, ensino e extenso.

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