Cdigo: PROCEDIMIENTO GESTIN ALMACN DEL PROCESO GESTION SERVICIOS GENERALES GL-ABMIS-PR-01 Versi : 1 P!

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1# OB$ETIVO % CAMPO DE APLICACIN Definir las actividades del procedimiento Ges&i de A'(")* , referente al ingreso, salidas, administracin, custodia, conservacin y control de los bienes que hacen parte del almacn de la entidad. El procedimiento se desarrolla en la Superintendencia de notariado y registro, nivel central. Los clientes del procedimiento son los funcionarios del nivel central que requieren el suministro de bienes y servicios y las oficinas de registro de instrumentos pblicos y como clientes e ternos est!n las "otar#as Subsidiadas del $a#s y los organismos de control. ALCANCE: I i)i": &ngreso de los bienes al almacn +,-* .")e/ 'ecepcionar bienes Ter(i "% El suministro de los bienes a los solicitantes. (rden de egreso 0# RESPONSABLES: Res1o s"2'e es&r"&*gi)o: )oordinador del *rupo de Servicios *enerales. Res1o s"2'e o1er"&i3o: +uncionarios de Servicios *enerales% ,cnicos -dministrativos ./0, -u iliar -dministrativo y Secretario E1ecutivo. 4# DE5INICIONES: A'(")* : Espacio f#sico donde la entidad recepciona, ingresa, administra, conserva y controla los bienes que hacen parte del almacn. Do ")i : )uando por voluntad de una persona natural o 1ur#dica se transfieren gratuita e irrevocablemente para la Superintendencia una parte de sus bienes a favor de esta previa aceptacin del ordenador del gasto. Re1or&e de "'(")* i gresos6egresos: Se toman los ingresos que han sido asignados a una oficina o a un funcionario, para proceder a digitar esta informacin en la base de datos y establecer el nuevo responsable del bien adquirido. P72'i)" S-2"s&": )uando avaluados comercialmente los bienes dados de ba1a e cedan el monto previsto para los contratos de menor cuant#a reali2ando la comerciali2acin a travs del sistema del martillo del 3anco $opular. Des&r-))i : )uando comercialmente care2can de valor los bienes ob1eto de ba1a por obsolescencia, deterioro, aver#a, rotura o cualquier otro hecho ob1etivo que impida su venta o no la haga aconse1able. El ordenador del gasto de la

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S"' y el registrador de instrumentos pblicos en las ('&$s levantaran un acta indicando las ra2ones que sustentaron la determinacin de este mecanismo. Bie es M-e2'es e Bodeg" -De3o'-&i3os 8194:;: 'epresenta el valor de los bienes muebles. -dquiridos a cualquier t#tulo. 4ue tienen la caracter#stica de permanentes y cuya finalidad es que sean utili2ados en el futuro, en actividades de produccin o administracin. En esta cuenta no deben registrarse los bienes que se retiran del servicio de manera temporal o definitiva.5 Pro1ied"des< P'" &" = E>-i1o o E?1'o&"dos -Rei &egros 8194@;: 'epresenta el valor de los bienes muebles e inmuebles, que por caracter#sticas o circunstancias especiales, no son ob1eto de uso o e plotacin./ Esto es, son los bienes que aunque ya habiendo sido utili2ados por algn ,iempo, son reintegrados al almacn en espera de asignacin a otro funcionario u otra (ficina de 'egistro. Bie es de Co s-(o Co &ro'"do: Son bienes que no se e tinguen o fenecen por el primer uso que se hace de ellos, est!n su1etos al deterioro por el uso, en algunas oportunidades su costo no es representativo e inferior a medio S6L678 y aunque habiendo sido registrados directamente al gasto como consumo, la Entidad ha decidido controlarlos administrativamente. Bie es de Co s-(o: Son aquellos bienes de consumo final que se e tinguen o fenecen por el primer uso que se haga de ellos, su salida de almacn se produce de acuerdo a la necesidad de utili2acin que se tenga de los mismos. Bie es I ser3i2'es% Son aquellos bienes que por su estado f#sico y9o de obsolescencia, no son tiles a funcionario o dependencia alguna de la Entidad y son susceptibles de donacin o remate. :na ve2 identificados y clasificados este tipo de bienes, se deber!n dar de ba1a de la base de datos de inventarios y contablemente, reclasific!ndose a )uentas de (rden por su valor de reali2acin .valor de referencia del mercado0. $ermanecer!n en estas cuentas hasta tanto se adelanten las gestiones de donacin o remate que sean del caso. Bie es Des&r-idos: Son aquellos que por sus caracter#sticas f#sicas no son susceptibles de ser reintegrados al almacn para su posterior uso, rematados o donados. Estos bienes deber!n ser identificados y clasificados, pero solo retirados del activo, es decir, dados de ba1a, hasta tanto se determine su destinacin final y se adelanten las gestiones administrativas del caso. :na ve2 destruidos se dar!n de ba1a contablemente sin ser reclasificados en ningn momento a las )uentas de (rden. Bie es I &" gi2'es: Son aquellos bienes inmateriales, o sin apariencia f#sica, que puedan identificarse, controlarse, de cuya utili2acin o e plotacin pueden obtenerse beneficios econmicos futuros o un potencial de servicios y su medicin monetaria sea confiable. Co &ro' es&"dAs&i)o de' 1ro)edi(ie &o. Definir las herramientas estad#sticas b!sicas para el control del procedimiento gestin cartera. BoC"s de )!')-'o: $ara registrar informacin de almacn Bis&ogr"("s: $ara mostrar informacin de almacn.

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PBVA:

Planear Hacer

Formulacin del Plan de accin del proceso &ngresar bien a almacn. &ngresar bien a base de datos. Elaborar (rden de egreso de almacn. &ncorporar movimiento de egresos de almacn. Emitir informe peridico de e istencias de almacn. Legali2ar rdenes de egreso

Verificar Actuar

Verificacin de la ejecucin de las actividades del plan de accin del proceso Definir estrategias para el ingreso, conservacin, custodia, administracin y salidas de los bienes de almacn

;. )(",E"&D(% Se describe la actividad y se establecen los lin< con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas.

ACTIVIDAD ESENCIAL Re)i2ir< i gres"r e &reg"r Bie es#

DESCRIPCIN +CMO/ Des)ri1)i de ")&i3id"des: 5. 'ecibir los bienes al proveedor producto del contrato perfeccionado por la entidad.

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/. 7erificar que los bienes recibidos cumplan con las caracter#sticas estipuladas en el contrato. 8. $) 5% Si los elementos a recibir son de tipo ,cnico tales como% equipo de cmputos, :$S, impresoras, fotocopiadoras, soft=are, hard=are entre otros, para dar ingreso es necesario el acompa>amiento del supervisor y9o un funcionario tcnicamente competente para la validacin de las caracter#sticas del bien. Este funcionario debe emitir un concepto por escrito de la correspondiente aceptacin del bien. ;. $) /% Si dentro de las obligaciones del contrato de suministro se establece que el proveedor debe entregar los bienes directamente en las diferentes (ficinas los funcionarios del almacn se despla2an hasta las instalaciones del proveedor para continuar con el procedimiento. ?. $) 8% Si el bien recibido cumple con las caracter#sticas establecidas en el contrato, pasar al #tem @, sino se informar al proveer acerca de esta situacin para que sea solucionado con el supervisor. &ngresar elementos al almacn diligenciando 7er formato Aorden de ingresoB. C. $) ;% Si los elementos a ingresar son bienes de consumo -limentar la base de datos en E cel del D!rde y ubicarlos en los estantes ubicados en almacn. Si los bienes son devolutivos se identifican con plaquetas las cuales tienen informacin correspondiente a escudo de )olombia, nombre de la entidad, cdigo de barra y nmero del bien. 7er formato Saldos de -lmacn E. E. $) ?% Si los bienes son de entrega inmediata pasar al #tem FG si no, se procede a almacenar el bien en los estantes destinados para este fin hasta se programe su entrega. F. Diligenciar el formato A(rden de &ngreso o egresoB y se especifica al funcionario que va a tener a cargo el bien de acuerdo a lo establecido por el supervisor del contrato Ver 5or("&o I greso o Egreso 5H. Entregar el bien al Irea correspondiente% 55. $) @% Si el bien a entregar es para el "ivel )entral y9o las (rips de 3ogot! se entregan los bienes directamente al !rea correspondiente, si es para las oficinas resto del pa#s Se alista el bien de acuerdo a los requerimientos de la empresa trasportadora y se remite 1unto con el formato A(rden de &ngreso o egresoB

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E &reg" de 2ie es de3o'-&i3os = de )o s-(o e S&o)D

5/. El funcionario a cargo del bien firma el recibido del formato A(rden de &ngreso o egresoB y lo remite con destino al -lmacn. Responsable: Funcionarios de Servicios enerales: !cnicos "dministrativos #$%, "u&iliar "dministrativo y Secretario 'jecutivo( Supervisores de contrato de suministro, funcionarios de asistencia tcnica, funcionarios de las dependencias )ue tendr*n bienes a cargo( +onductor( +onocimiento: ,anejo de almacn y contratacin estatal Recursos esenciales: 'spacio f-sico y recurso .umano para el manejo del almacn( Valor agregado: "decuado ingreso, administracin y custodia de los bienes en almacn( /ormatividad: ley 01 de 2334 y ley 2251 de $116, decreto 177 de $110, resolucin 6537 de diciembre $0 de $115 #inservibles%, plan general de contabilidad p8blica 9erramientas de control: Verificar los ingresos, egresos y e&istencias Frecuencia: diario !ecnolog-a #,("(S%: sistemati:ado Des)ri1)i de ")&i3id"des:
5. 'ecibir por parte de las dependencias las solicitudes de

elementos mediante oficio.

/. El )oordinador del *rupo Servicios *enerales evala la

8.

;. ?.

@. C. E.

solicitud con el fin de establecer si esta corresponde a las necesidades reales de la dependencia. $) 5% Si la solicitud est! acorde, pasar al #tem ; si no se recha2a la solicitud y se informa al 1efe de la dependencia la causa de esta situacin a se modifican las cantidades y se pasa al #tem ;. El coordinador del *rupo Servicios *enerales aprueba la solicitud mediante un visto bueno. El funcionario designado elabora la orden de despacho de acuerdo a lo aprobado por el coordinador del *rupo Servicios *enerales. Ver 5or("&o Orde de Des1").o 'emitir el formato diligenciado +ormato de Despacho al almacn para el alistamiento de los elementos. Diligenciar el +ormato Aorden de &ngreso o egresoB, se descarga del D!rde . Entregar elementos a las dependencias, pasar a los #tem 55 y 5/ de la actividad esencial 'ecibir, ingresar y entregar 3ienes.

Res1o s"2'e: +uncionarios de Servicios *enerales% ,cnicos

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Rei &egro

-dministrativos ./0, -u iliar -dministrativo y Secretario E1ecutivo. )onductor. Co o)i(ie &o: 6ane1o E cel y de tabla din!micas Re)-rsos ese )i"'es: ,ecnolgicoJ equipos de cmputoJ y recurso humano V"'or "greg"do: -decuado ingreso, administracin, control y custodia de los bienes en almacn. Nor("&i3id"d: ley EH de 5FF8 y ley 55?H de /HHC, decreto H@@ de /HHE, resolucin C?F@ de diciembre /E de /HH? .inservibles0, plan general de contabilidad pblica. Berr"(ie &"s de )o &ro': 7erificar los ingresos, egresos, controles, custodia y e istencias de almacn. 5re)-e )i": diario Te) o'ogA" 8M#A#S;: sistemati2ado Des)ri1)i de ")&i3id"des: 1# .'ecibir el formato A+8 'eintegroB por parte del funcionario interesado en el reintegro. 0# El funcionario de la (ficina de Servicios *enerales verifica que .los0 elemento .s0 a reintegrar correspondan a la informacin consignada en el formato A+8 'eintegroB. 4# $) 5% Si la informacin corresponde a la consignada en el formato A+8 'eintegroB pasa al #tem ;, si no se le informa al funcionario sobre esta situacin y se regresa al #tem 5. E# Se recoge el bien producto del reintegro y se ubica en la bodega hasta completar un lote apro imado de // de elementos :# ,rasportar el lote al almacn y se clasifican en bienes reutili2ables e inservibles y se diligencia el formato de A(rden de &ngreso o egresoB 9# $) /% Si el bien es clasificado como reutili2able se de1a en Stoc< y se ingresa a la base de datos D!rde , si el bien se clasifica como inservible se almacena en el lugar destinado para tal fin. @# )on una periodicidad mensual se concilia con el !rea de contabilidad, los movimientos del almacn. F# $ara dar disposicin final a los elementos inservibles se levanta el acta de inspeccin ocular de inservibles. ver acta de inspeccin ocular de &nservibles donde se indica como inservible se almacena en el lugar destinado para tal fin.

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G# $) 8% Donacin% Si son )omputadores se ofrecen a )omputadores para educar, buscan entidades con beneficencia con personer#a 1ur#dica y se les ofrecen los bienes, las entidades dirigen un oficio a la )oordinacin del *rupo de Servicios *enerales aceptando los bienes, se reali2a resolucin autori2ando la donacin de los bienes, se levanta un acta firmada por el almacenista y el funcionario para computadores para educar o la entidad de beneficencia. Luego se hace la respectiva entrega de los bienes. Los funcionarios diligencian el formato de Aordenes ingreso o egresoB para su respectivo descargue en el D!rde 10#Re("&e: L" re'")i de 'os 2ie es ide &iHi)"dos )o(o s-s)e1&i2'e de re("&e se e 3A" " '" e &id"d )o '" >-e se &e g" )o 3e io 1"r" >-e i i)ie e' 1ro)eso de re("&e# 11#PC E: Si ."= re("&e '" e &id"d e 3A" ")&" de re("&e " '" OHi)i " de Ser3i)ios ge er"'es< 'os H- )io "rios de' "'(")* di'ige )i" e' Hor("&o de IOrde es de I greso o EgresoJ se des)"rg" de' K!rde? de i ser3i2'es 1"r" s- res1e)&i3" e &reg" de 'os 2ie es# 10#Des&r-))i : Se 'e3" &" ")&" res1e)&i3" Hir("d" 1or e' "'(")e is&"< Coordi "dor Gr-1o de Ser3i)ios Ge er"'es = 1erso " o e &id"d >-e se dedi)" " re"'iL"r re)i)'"Ce# 14# 1E# 'esponsable% +uncionarios de Servicios *enerales% ,cnicos -dministrativos ./0, -u iliar -dministrativo, secretario E1ecutivo y )oordinador *rupo de Servicios *enerales. 1:# )onocimiento% 6ane1o de almacn, tablas din!micas, ley de contratacin y la seguridad en el transporte del bien.

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1# OB$ETIVO % CAMPO DE APLICACIN Establecer los lineamientos y actividades para la toma f#sica de los bienes que han sido asignados con el fin de registrarlos y controlarlos de conformidad con la normatividad vigente. El procedimiento se desarrolla en el "ivel )entral y las (ficinas de 'egistro de &nstrumentos $blicos de la Superintendencia de "otariado y 'egistro. Los clientes internos son todos los funcionarios de la Superintendencia de "otariado y 'egistro, y los clientes e ternos son las aseguradoras, contratistas y los (rganismos de )ontrol. 1#1 ALCANCE: I i)i": &dentificaci ny clasificacin f#sica del bien asignado. +,-* .")e/ -dministrar y controlar los bienes muebles que posee la entidad. Elaborar cronograma semestral de traba1o para la 1ornada de inventario, inform!ndolo a travs de comunicaciones a todos los funcionarios. $roveer el respectivo material de traba1o, para el registro de la toma f#sica de los bienes. )onsolidar, confrontar y verificar los bienes registrados en los formatos establecidos. *enerar reporte de las diferencias de e istencias encontradas, con el fin de reali2ar las investigaciones respectivas, estableciendo las correcciones pertinentes. Ter(i "% )on la actuali2acin del consolidado general de inventario e informe e1ecutivo enviado al Superintendente de la S"'.

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1#0 DIAGRAMA DE 5LM$O:

0# RESPONSABLES:

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Res1o s"2'e es&r"&*gi)o: )oordinador *rupo -dministracin de 3ienes 6uebles &nmuebles y Seguros. /.5 Res1o s"2i'id"des: 'eali2ar y coordinar la 1ornada de inventarios, con el propsito de validar las e istencias f#sicas, detectando a tiempo las posibles desviaciones para la toma oportuna de decisiones. -dministrar y controlar los bienes que han sido asignados. 'endir informe e1ecutivo de la 1ornada de inventario al Superintendente. Res1o s"2'e O1er"&i3o: +uncionario encargado o delegado. $roveer el respectivo material de traba1o, para el registro de la toma f#sica de los bienes. )onsolidar, confrontar y verificar los bienes registrados en los formatos establecidos. *enerar reporte de las diferencias de e istencias encontradas, con el fin de reali2ar las investigaciones respectivas, estableciendo las correcciones pertinentes. 4# DE5INICIONES: I 3e &"rio: )onsiste en la relacin ordenada, completa y detallada e individuali2ada de los 3ienes de )onsumo )ontrolado y Devolutivo que representan el patrimonio de la Superintendencia de "otariado y 'egistro y (ficinas de 'egistro de &nstrumentos $blicos y que han sido entregados a cada uno se los servidores pblicos en planta, provisionales y contratistas, Estos son agrupados de acuerdo a su funcin y afinidad ba1o una determinada cuenta contable y que conduce a su descripcin y valoracin pormenori2ada, el cual debe permitir verificar, clasificar, anali2ar y controlar los bienes de la entidad, a fin de evitar un detrimento $atrimonial.

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Bie es: Son todos aquellos elementos materiales e inmateriales que posee la Superintendencia de "otariado y 'egistro y (ficinas de 'egistro de &nstrumentos $blicos, y que han sido dados ba1o la salvaguarda y conservacin a cada uno de los funcionarios y dependencias y forman parte del -ctivo de la Entidad. Bie es M-e2'es% Son aquellos bienes tangibles, que posee la Superintendencia de "otariado y 'egistro para el desarrollo de su cometido estatal, los cuales pueden ser trasladados y transportados en cualquier momento sin alterar ni su forma, ni su esencia, pudiendo continuar con su uso normal. Estos se clasifican en 3ienes de )onsumo )ontrolado y Devolutivos, de acuerdo al $lan de )ontabilidad $blica y se registran en el *rupo de $ropiedad $lanta y Equipo Bie es de Mso I di3id-"' % Son aquellos que son entregados a cada uno de los servidores pblicos y contratistas, para cumplir con sus funciones y est!n ba1o la custodia y salvaguarda, conservacin del mismo y tiene que ser reintegrado a la entidad, una ve2 se haya terminado su contrato, traslado o retiro definitivo de la entidad. Bie es de Co s-(o: Son aquellos que por su naturale2a con el primer uso que se hace de ellos, no son retornables y que se utili2an para el normal funcionamiento de la Entidad. "o son ob1eto de depreciacin, provisin y amorti2acin, se deben clasificar en la cuenta contable A 1910 Cargos DiferidosB, mientras no se utilicen, una ve2 entregados al uso se registran como gasto. Bie es de Co s-(o Co &ro'"do: Son bienes adquiridos por un valor igual o inferior a medio .K0 salario m#nimo mensual legal vigente de cada periodo fiscal. Estos ser!n registrados en el momento de su adquisicin en el gasto y la Superintendencia de "otariado y 'egistro los controla a travs de su inclusin en la base de inventario de bienes en uso, tienen asignacin de una placa de inventario, no est!n su1etos a depreciacin y es e igible su devolucin. Bie es De3o'-&i3os: Son aquellos bienes que por su "aturale2a son entregados al funcionario o contratista a quienes la administracin se los entrego para su uso, custodia y responsabilidad en el cumplimiento de sus funciones asignadas, est!n su1etos a Depreciacin, a1uste por inflacin y es e igible su Devolucin. Estos 3ienes deben ser identificados desde el momento de su &ngreso a la Entidad,

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con $laca de &nventario que se fi1ara en lugar visible y seguro, nmero se serie, marca y modelo soportada con su respectiva (rden de Egreso, Bie es e Mso Co(1"r&ido: Son aquellos usados por un equipo de servidores pblicos o contratistas, dentro de un mismo espacio y en cumplimiento de funciones o actividades institucionales denominados A Zonas Comunes, que est!n ba1o la responsabilidad del Lefe de cada Dependencia. "o obstante que todo servidor pblico y contratista velara por su buen uso, cuidado y salvaguarda del bien. A)&-"'iL")i de I 3e &"rios: Se mane1a el +ormato +5 que permite la informacin clara de los 3ienes que est!n ba1o la 'esponsabilidad de cada funcionario. Tr"s'"do de Bie es: Este se da cuando el bien se encuentra en buen estado y pasa ba1o la responsabilidad de otro +uncionario. .+ormato +/0. Bie es I ser3i2'es: Son aquellos bienes que por su estado y9o de obsolescencia, no son tiles a funcionario o dependencia alguna de la Entidad y son susceptibles de donacin o remate. :na ve2 identificados y clasificados este tipo de bienes, se deber!n dar de ba1a de la base de datos de inventarios y contablemente. $ermanecer!n en la parte contable hasta tanto se adelanten las gestiones de donacin o remate que sean del caso. Rei &egro de Bie es% Es la devolucin al -lmacn de 3ienes que no se requieren en una dependencia para el cumplimiento del ob1etivo al cual fueron destinadosG puede ser por supresin de la dependencia, obsolescencia pudiendo la administracin optar por la reparacin, redistribucin o ba1a. Bie es 5"'&" &es: Son todos aquellos bienes que aun estando incluidos dentro del consolidado general de inventario y en el registro contable, no se encuentran f#sicamente. Bie es So2r" &es: Son todos aquellos bienes que han sido omitidos o no incluidos dentro del consolidado general de inventario y en el registro contable. P'")": &dentificacin de los bienes, mediante asignacin de un s#mbolo material que contendr! el nombre de la entidad, siglas, cdigo de barras correspondiente a @ d#gitos,

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I Hor(e 5i "' de' I 3e &"rio: Documento que contiene los resultados obtenidos del producto de la toma de inventario en el cual se deber! detallar% Los bienes de uso institucional, como aquellos que no se encuentran en uso, reintegrados, trasladados, perdidos por negligencia o roboG adem!s debe incluir la relacin de los servidores pblicos que tienen a su cargo dichos bienes y los responsables de la redaccin del informe. V"'oriL")i : (peracin tcnica, administrativa y contable que consiste en fi1ar tcnicamente el valor monetario que corresponde a determinados bienes, que por ra2ones de e cepcin no cuenta con los documentos probatorios o que de e istir estos, resulta imposible obtenerlos. Es&"do M"'o: Es la condicin del bien que no recibe mantenimiento peridico, cuya parte e terna tiene deterioros f#sicos visibles, cuyo deterioro tcnico y f#sico hace presumir su inoperatividad M irrecuperable costo muy alto. Es&"do B-e o: Es la condicin del bien que est! operando en forma normal y tiene mantenimiento permanente. 4#E# PBVA:

Planear Hacer

;dentificacin y clasificacin f-sica del bien asignado "dministrar y controlar los bienes muebles )ue posee la entidad( Elaborar cronograma semestral de traba1o para la 1ornada de inventario, inform!ndolo a travs de comunicaciones a todos los

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funcionarios. Verificar Actuar $roveer el respectivo material de traba1o, para el registro de la toma f#sica de los bienes. )onsolidar la informacin de los inventarios del nivel central y las oficinas de registro de instrumentos pblicos.

+onfrontar y verificar los bienes registrados en los formatos establecidos *enerar reporte de las diferencias de e istencias encontradas, con el fin de reali2ar las investigaciones respectivas, estableciendo las correcciones pertinentes. enerar informe ejecutivo de los resultados de la actuali:acin del consolidado general de inventario de la S/R(

E# CONTENIDO: Se des)ri2e '" ")&i3id"d = se es&"2'e)e 'os 'i D )o Hor("&os< do)-(e &os< i s&r-)&i3os< 1ro&o)o'os< or("s< ")&"s#

ACTIVIDAD ESENCIAL

DESCRIPCIN +CMO/

LEVANTAMIENTO DEL Des)ri1)i de '" ")&i3id"d: INVENTARIO INDIVIDMAL 58. )omprobacin de la presencia f#sica del bien, su ubicacin y condiciones de uso, operatividad y estado de conservacin. 5;. 'egistrar los datos y detalles tcnicos de cada uno de los bienes asignados, en el formato *LJ-36&SJ$'JH5J+'JH5. 5?. :na ve2 registrados los datos y detalles tcnicos de los bienes asignados, el responsable del control de inventarios verificar! y confrontara la informacin. 5@. En caso de presentarse traslado entre funcionarios o retiro definitivo del personal se debe diligenciar el formato *LJ -36&SJ$'JH5J+'JH/, previo env#o de la informacin al funcionario responsable del control de los inventarios. 5C. En caso de reali2ar traslados de bienes entre oficinas, se debe elaborar la orden de egreso debidamente legali2ada, por

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las partes intervinientes. 5E. En caso de encontrarse el bien en estado 6alo, obsoleto o inservible, se debe registrar la informacin en el formato *LJ -36&SJ$'JH5J+'JH8. 5F. $ara los bienes de computo que se encuentren en 6al estado, obsoletos o inservibles como% )$:, 6onitor, 6ouse, ,eclado, $ort!til, *abinetes '-)D y :$S deben ir soportados con el diligenciamiento del formato% *LJ -36&SJ$'JH5J+'JH;. En las ('&$Ns lo diligenciar! el funcionario encargado o delegado del )entro de )mputo y en el "ivel )entral los funcionarios encargados o delegados de dar Soporte ,cnico. /H. -l finali2ar la toma del inventario individual se deben firmar los formatos que se requirieron por todos los responsables y se deben entregar al 1efe inmediato, para ser remitidos al funcionario responsable del control de los inventarios del "ivel )entral y de cada ('&$.

Res1o s"2'e: )ada uno de los funcionarios, el funcionario encargado o delegado del control de los inventarios, 1efes o coordinadores del !rea. Co o)i(ie &o% &dentificacin, clasificacin de inventarios y -dministracin de inventarios. V"'or "greg"do: *enerar confiabilidad y agilidad en la toma f#sica de los inventarios. Nor("&i3id"d: Ley C8; de /HH/, articulo 8; )digo Onico Disciplinario, 'esolucin E@85 del 5C de septiembre de /H5/, $lan *eneral de la )ontabilidad $blica y normatividad e pedida por la Superintendencia de "otariado y 'egistro. Berr"(ie &"s de )o &ro': +ormatos% )ontrol &nventario &ndividual y Ponas )omunes *LJ-36&SJ$'JH5J+'JH5G ,raslado de 3ienes entre funcionarios *LJ-36&SJ$'JH5J+'JH/G )ontrol de 'eintegros *LJ -36&SJ$'JH5J+'JH8% )oncepto ,cnico *LJ-36&SJ$'JH5J+'J H;. 5re)-e )i"% Semestral M +5G Espor!dico +/, +8 y +;. Te) o'ogA" 8M# A# S;: 6anual Qo1a Electrnica E cel.

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CONSOLIDAR % VERI5ICAR LA IN5ORMACIN DE INVENTARIOS

Descripcin de actividades% 5. :na ve2 recibido de cada uno de los 1efes de !rea del "ivel )entral, los formatos% )ontrol &nventario &ndividual y Ponas )omunes *LJ-36&SJ$'JH5J+'JH5G ,raslado de 3ienes entre funcionarios *LJ-36&SJ$'JH5J+'JH/G )ontrol de 'eintegros *LJ -36&SJ$'JH5J+'JH8% )oncepto ,cnico *LJ-36&SJ$'JH5J+'J H;, el funcionario responsable del control de los inventarios consolida y verifica la informacin en la base de datos +ormato )onsolidado *eneral de &nventario, *LJ -36&SJ$'JH5J+'JH? y para el caso de la bienes reintegrados consolida y verifica la informacin en el formato *LJ -36&SJ$'JH5J+'JH@. Esta actividad es considerada como un $unto de )ontrol M $). /. Las (ficinas de 'egistro Seccionales deben remitir el consolidado general de su inventario debidamente verificado a la (ficina $rincipal de su c#rculo registral correspondiente, la cual debe )onsolidar y verificar la informacin. Esta actividad es considerada como un $unto de )ontrol M $). La &nformacin deber!n remitirla dentro de un pla2o m! imo de seis .@0 d#as h!biles siguientes a la toma o actuali2acin del inventario al *rupo de -dministracin de 3ienes 6uebles, &nmuebles y Seguros de la S"'. 8. El funcionario encargado del control de inventarios del "ivel )entral, en caso de encontrar bienes sin la respectiva placa de inventario, proceder! a verificar y plaquetear o replaquetear los bienes. $ara el caso de los bienes de cmputo, deber! informar a los encargados de las (ficinas de 'egistro que plaqueteen en forma independiente y consecutiva cada uno de sus componentes, ubicando la placa en una parte visible del bien. ;. En caso de establecer bienes sobrantes se debe confirmar su origen con la orden de ingreso o egreso del almacn, compra por ca1a menor, contratacin o donacin segn como lo haya adquirido la entidad ?. En caso de comprobasen bienes faltantes, por perdidas

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siniestros, destruccin total o parcial, se debe denunciar ante las autoridades competentes, posteriormente se debe elaborar un informe indicando las circunstancias de tiempo, modo y lugar de los hechos, el cual se debe enviar al 1efe inmediato, con el fin de ser remitido al *rupo de -dministracin de 3ienes 6uebles, &nmuebles y Seguros, para gestionar ante la )ompa>#a de Seguros de la entidad, su reposicin o reembolso respectivo. @. En caso de bienes faltantes por descuido o dolo, debe informarse a la (ficina de )ontrol &nterno Disciplinario, remitiendo la documentacin necesaria que sustenta la ausencia del faltante como% (riginal de la Denuncia ante las autoridades competentes, informe indicando las circunstancias de tiempo, modo y lugar de los hechos. En caso de presuncin de responsabilidad de hecho por parte del funcionario, este debe reponer el bien o reali2ar la cancelacin directa del valor del mismo. C. 'esponsable% +uncionario encargado o delegado del control de los inventarios del "ivel )entral y ('&$NsG 'egistrador de &nstrumentos $blicos, )oordinador.a0 -dministrativo o quien hagas sus veces. )onocimiento% En -dministracin de inventarios. 7alor agregado% -segurar de forma confiable las e istencias de los bienes asignados. "ormatividad% Ley C8; de /HH/, articulo 8; )digo Onico Disciplinario, 'esolucin E@85 del 5C de septiembre de /H5/, $lan *eneral de la )ontabilidad $blica y normatividad e pedida por la Superintendencia de "otariado y 'egistro. Qerramientas de control% 3ase de Datos en E cel, +ormato )onsolidado *eneral de &nventario *LJ -36&SJ$'JH5J+'JH? y +ormato )ontrol de 3ienes &nservibles y obsoletos, *LJ -36&SJ $'J H5J+'JH@. +recuencia% Semestral. ,ecnolog#a .6. -. S0% 6anual.

GENERACIN IN5ORME INVENTARIO 5NSICO

Des)ri1)i de '" ")&i3id"d: F. El funcionario encargado del control de inventarios del "ivel )entral, debe generar un reporte de las diferencias de e istencias encontradas, con el fin de reali2ar las investigaciones respectivas, estableciendo las correcciones pertinentes.

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5H. :na ve2 subsanadas las diferencias de e istencias encontradas se debe mantener actuali2ado el +ormato )onsolidado *eneral de &nventario y el )ontrol de 3ienes &nservibles M (bsoletos. 55. $osteriormente, se debe generar el informe e1ecutivo de los resultados de la actuali2acin del consolidado general de inventario, el cual se enviara al Superintendente de "otariado y 'egistro, para establecer acciones de me1ora que permitan la optimi2acin del proceso. Res1o s"2'e: Direccin -dministrativa, )oordinador *rupo de -dministracin de 3ienes 6uebles &nmuebles y Seguros y el funcionario encargado o delegado del control de los inventarios. Co o)i(ie &o: En -dministracin de inventarios, )ontadur#a, E cel. V"'or "greg"do: *aranti2ar el control y la optimi2acin del proceso. Nor("&i3id"d: Ley C8; de /HH/, articulo 8; )digo Onico Disciplinario, 'esolucin E@85 del 5C de septiembre de /H5/, $lan *eneral de la )ontabilidad $blica y normatividad e pedida por la Superintendencia de "otariado y 'egistro. Qerramientas de control% +ormato )onsolidado *eneral de &nventario *LJ -36&SJ$'JH5J+'JH? y +ormato )ontrol de 3ienes &nservibles y obsoletos, *LJ -36&SJ$'JH5J+'JH@. +recuencia% Semestral ,ecnolog#a .6. -. S0 6anual.

:# DOCMMENTOS DE RE5ERENCIA.
'esolucin H8CF de /H5/ 'esolucin E@85 del 5C de septiembre de /H5/ 'esolucin C?F@ del /E de diciembre de /HH? Ley C8; de /HH/, articulo 8; )digo Onico Disciplinario. El $lan *eneral de la )ontabilidad $blica.

9# NOTAS DE CAMBIO% VERSIN 5ECBA NATMRALEOA DEL CAMBIO

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@# ANEPOS: 5ORMATOS: CDIGO: *LJ-36&SJ$'JH5J+'JH5 *LJ-36&SJ$'JH5J+'JH/ *LJ-36&SJ$'JH5J+'JH8 *LJ-36&SJ$'JH5J+'JH; *LJ-36&SJ$'JH5J+'JH? *LJ-36&SJ$'JH5J+'JH@ NOMBRE: )ontrol &nventario &ndividual y Ponas )omunes ,raslado de 3ienes entre funcionarios )ontrol de 'eintegros )oncepto ,cnico, )onsolidado *eneral de &nventario )ontrol de 3ienes &nservibles y obsoletos

E'"2or: Lulio )esar $edra2a )amacho 6artha &sabel "avarrete Le1n

Re3is: Daniel -lberto )astillo 'oa )oordinador *rupo -dministracin de 3ienes 6uebles e &nmuebles y Seguros

A1ro2: Luan )arlos ,orres 'odr#gue2 )oordinador *rupo 6E)& M )-L&D-D

*rupo -dministracin de 3ienes 6uebles, &nmuebles y Seguros. Luan )arlos ,orres 'odr#gue2 )oordinador *rupo 6E)& M Qeyner )arrillo 'omero )-L&D-D 5e).": 5e).": Septiembre ? de /H58 Septiembre F de /H58

5e).": Septiembre F de /H58