UNIVERSIDAD GRAN MARISCAL DE AYACUCHO VICERRECTORADO ACADMICO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES RELACIONADOS CON EL REGISTRO Y CANCELACION DE LAS CUENTAS POR PAGAR DE LA EMPRESA PETROCEDEO, S.A.

Informe de Pasanta Laboral Presentado Como requisito parcial para optar al Ttulo de Licenciado en Administracin de Empresas

Autor M!"#$, M!r#! Eu%&'(! C.I. N) *+.,*-.,., Tutor Go(t#!, Lu("

B!r/&0o'!, E'&ro -,*1

UNIVERSIDAD GRAN MARISCAL DE AYACUCHO

VICERRECTORADO ACADMICO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES RELACIONADOS CON EL REGISTRO Y CANCELACION DE LAS CUENTAS POR PAGAR DE LA EMPRESA PETROCEDEO, S.A. AO -,*-

Autor M!"#$, M!r#! Eu%&'(! C.I. N) *+.,*-.,., Tutor Go(t#!, Lu("

B!r/&0o'!, E'&ro -,*1

iii DEDICATORIA

Primeramente,

quiero

dedicar

este

trabajo

DIOS

TODOPODEROSO, a mi ngel de la

uarda OBATAL2 fuente de la

sabidura ! a YEMAY2 "eina #adre, por $aberme permitido reali%ar esta meta, manteni&ndome siempre en pie a lo largo de este camino' A mis PADRES, pilares fundamentales en mi (ida, seres incondicionales que me $an dado todo su apo!o, inculc)ndome (alores para $acer de mi lo que so!'

M!r#! E., M!"#$,

( AGRADECIMIENTO

Agrade%co a DIOS, OBATAL2 3 YEMAY2, porque $an estado conmigo en cada paso que do!, llen)ndome de salud, sabidura, fe ! una fortale%a infinita para continuar' A mis PADRES, quienes a lo largo de mi (ida $an (elado por mi bienestar ! educacin, siendo mi apo!o en todo momento ! quienes me $an mantenido firme para (er concretado este logro'

M!r#! E., M!"#$,

(ii INDICE

pp *E*ICAT+"IA iii A "A*ECI#IE,T+ ( I,*ICE (ii LI-TA *E C.A*"+i/ LI-TA *E "0IC+ (iii I,T"+*.CCI+, (iii CAPIT.L+ I 1 2'2' *escripcin eneral' 1 2'3' Cronograma de acti(idades !4o Tareas Asignadas 5 2'6' +bjeti(os 0ormulados para la Pasanta 5 2'6'2' +bjeti(o eneral 5 2'6'3' +bjeti(os Especficos 7 2'1' Importancia ! 8ustificacin' 7 2'5' "eferencia Terica' 9 2'5'2' El Proceso Administrati(o' 9 2'5'3' Procedimientos' : 2'5'6' Cuentas por Pagar' 23 2'5'1' Pagos' 21 2'5'5' Control Interno' 27 2'5'7' #ejoramiento del Proceso Administrati(o Contable' 2; CAPIT.L+ II 3< 3'2' Identificacin de la Empresa 3< 3'3' #isin = >isin 32 3'6' +rgani%acin ! 0unciones 33 3'6'2' 0unciones de la erencia de Administracin ! 0inan%as 37 3'6'3' 0unciones del *epartamento de Contabilidad 37

CAPIT.L+ III 6'2' *escripcin del *epartamento de Cuentas por Pagar' 6'2'2' Proceso Administrati(o del *epartamento de Cuentas por Pagar de la Empresa Petrocede?o, -'A' 3; 6'2'3' Acti(idades del *epartamento de Cuentas por Pagar' 3: 6'2'6' ,ormas Establecidas por el *epartamento para la Ejecucin de las Acti(idades' 61 6'2'1' Acti(idades administrati(as reali%adas en el *epartamento de Cuentas por Pagar de Petrocede?o, -'A' 65 6'3' An)lisis de la estin Administrati(a del *epartamento Cuentas por Pagar de Petrocede?o, -'A' 6'3'2' 0ortale%as ! *ebilidades de las Cuentas Por Pagar del *epartamento de Cuentas por Pagar' 6; 6'3'3' *eficiencias m)s 0recuentes detectadas en el *epartamento de Cuentas por Pagar' 1< 6'3'6' Procedimientos efectuados para la cancelacin de las Cuentas por Pagar' 12 1'2' Conclusiones' 1'3' "ecomendaciones "E0E"E,CIA- @I@LI+ "0ICA-

3; 3;

de 69

16 11 17

i/ LISTA DE CUADROS

pp' CUADROS 2 3 6 Cronograma de acti(idades 0ortale%as ! *ebilidades del *epartamento de Cuentas por pagar' Amena%as ! +portunidades del *epartamento de Cuentas por Pagar 5 6: 1<

(iii LISTA DE GR2FICO

pp' GRAFICOS 2 3 6 +rganigrama de Petrocede?o +rganigrama del *epartamento de Contabilidad +rganigrama del *epartamento de Cuentas por Pagar

31 35 6<

(iii

INTRODUCCION

Los continuos cambios por los cuales atra(iesa el sistema poltico, social, econmico ! financiero, obligan a que las empresas se desen(uel(an en un ambiente cambiante, caracteri%ado por una competiti(as donde se le e/ige cada (e% m)s a quienes tienen sobres sus $ombros la administracin de las empresas' Por consiguiente, esa situacin, e/ige ajustes graduales dentro de las organi%aciones, que permitan una buena adaptacin a ellos' Es necesario, que las empresas ! concretamente la administracin de estas, dispongan de $erramientas fundamentales que les suministren las ciencias administrati(as ! contables, con la finalidad de abordar cualquier situacin sobre bases cientficas ! comprobadas para no e/perimentar a ciegas' *entro de la estructura organi%ati(a de la empresa, se ubica el *epartamento de Contabilidad, el cual tiene como funcin dirigir ! coordinar las acti(idades relacionadas con el registro contable de las operaciones de la empresa, coordinar ! re(isar la codificacin de los asientos contables de conformidad con los documentos ! de acuerdo al cdigo de cuentas (igentes, a fin de garanti%ar la secuencia adecuada de los registros, mantener actuali%ada la lista de asientos de diario, se?alando documentos de soporte necesario periodicidad de emisin !

base legal del mismo a fin de garanti%ar que los saldos de las cuentas del libro diario sean confiables ! fiel reflejo de las operaciones, coordinar !

super(isar el cierre de los libros, la emisin de los asientos de ajuste ! regulari%acin de cuentas ! coordinar la preparacin mensual de las conciliaciones, a fin de mantener actuali%ados los saldos de las cuentas en las instituciones financieras' *ebido a la importancia de los procedimientos contables en la organi%acin, se $i%o necesario reali%ar un estudio en el departamento de cuentas por pagar de la Empresa Petrocede?o, -'A', por cuanto esta es el )rea encargada de originar todos los pagos por concepto de adquisicin de bienes ! ser(icios que le son suministrados a la empresa' Por medio de esta in(estigacin, se anali% todo lo relacionado con la formali%acin de los compromisos de la empresa con sus pro(eedores, el procesamiento de las obligaciones, las emisiones de los c$eques ! la entrega al beneficiario, con la finalidad que se puedan detectar las diferencias que pudieran estarse presentando ! que de no sol(entarse con prontitud pudiera comprometer el normal desarrollo de la empresa' *e lo anteriormente e/puesto, se deduce la importancia que tiene este *epartamento en lo referente a la consecucin de las metas de cuentas por pagar' Este, debe conducir eficientemente el proceso contable a fin de lograr las metas propuestas' Con la finalidad de simplificar la comprensin de la in(estigacin fue imprescindible una distribucin en captulos, los cuales se presentan a continuacin' CAPIT.L+ I' Presenta el dise?o de la pasanta, descripcin general, cronograma de acti(idades, objeti(os, importancia ! su referencia terica'

CAPIT.L+ II' Contiene el conte/to institucional de la empresa, su identificacin, misin, (isin ! estructura organi%ati(a' CAPIT.L+ III' Contiene el desarrollo de la pasanta, en el cual se describir)n las acti(idades ! el an)lisis de los resultados' CAPIT.L+ I>' En este Altimo captulo se reali%an las conclusiones obtenidas luego de culminar la in(estigacin ! las recomendaciones pertinentes'

CAPITULO I DISEO DE LA PASANTIA

*.*. D&"/r(4/(5' G&'&r!0.

Las pasantas, constitu!en un requerimiento curricular, reali%ado mediante acti(idades planificadas, coordinadas, super(isadas ! controladas' -u objeti(o es, brindar oportunidades al pasante de aplicar en la pr)ctica los conocimientos adquiridos en la .ni(ersidad' En la Escuela de Ciencias Administrati(as de la .ni(ersidad B ran #ariscal de A!acuc$oC, se denominan pasantas las acti(idades curriculares reali%adas en industrias, empresas, organismos o instituciones, pAblicas o pri(adas, para aplicar ! desarrollar los conocimientos, $abilidades ! destre%as obtenidas como producto del plan de estudio en la carrera' La pasanta, es una e/periencia que contribu!e a perfeccionar la formacion del estudiantado, ! a su (e%, a fa(orecer de manera pro(ec$osa los estudios' La relacin con el medio ! el uso de todos los conocimientos adquiridos a tra(&s del estudio de la carrera, permitir)n en su debido momento (alorar de manera m)s concisa las opciones que se presenten a futuro, igualmente, ser(ir)n para comprender que cada da se obtienen nue(os conocimientos' El informe de pasantas, plasma la e/periencia ! los conocimientos obtenidos del *epartamento de Contabilidad, especficamente en el *epartamento de An)lisis de

Cuentas por Pagar de la Empresa Petrocede?o, -'A', ubicada en Lec$eras, Estado An%o)tegui, en los das correspondientes entre el 9 de no(iembre de 3<23 ! 9 de enero de 3<26' *.-. Cro'o%r!6! 7& !/t(8(7!7&" 39o T!r&!" A"(%'!7!"
Cu!7ro *. Cro'o%r!6! 7& A/t(8(7!7&"
#eses4-emanas Acti(idades I' "e(isin @ibliogr)fica II' Identificar los distintos pagos que se desarrollan en el *epartamento de Contabilidad de la Empresa Petrocede?o, -'A' III' *escribir los procedimientos para el registro ! control de las cuentas por pagar que cumple el personal que labora en el *epartamento de Contabilidad de la Empresa Petrocede?o, -'A' I>' E/plicar los procedimientos efectuados para la cancelacin de las cuentas por pagar que emite el *epartamento de Contabilidad de la Empresa Petrocede?o ! su impacto en el proceso administrati(o' >' >erificar el cumplimiento de las normas de control interno para efectuar la cancelacin de las cuentas por pagar >I' "edaccin del Informe de Pasanta
-ept'

+ctubre

,o(iembre 22

*iciembre 23 26 21

Enero 25 27

3 6 1 5 7 9 ; : 2<

Fu&'t& E0 !utor

*.1. O:;&t(8o" For6u0!7o" 4!r! 0! P!"!'t#! *.1.*. O:;&t(8o G&'&r!0

Anali%ar los procedimientos administrati(os ! contables relacionados con el registro ! cancelacin de las cuentas por pagar de la empresa Petrocede?o, -'A', para el cuarto trimestre del a?o 3<23' *.1.-. O:;&t(8o" E"4&/#<(/o" Identificar los distintos pagos que se reali%an en la empresa' *escribir los procedimientos para el registro ! control de las cuentas por pagar' E/plicar los procedimientos efectuados para la cancelacin de las cuentas por pagar' >erificar el cumplimiento de las normas de control interno para efectuar la cancelacin de las cuentas por pagar' *... I64ort!'/(! 3 =u"t(<(/!/(5'. El proceso administrati(o de una organi%acin, b)sicamente, es la misma administracin, que es el proceso de planificar, organi%ar, dirigir ! controlar las acti(idades de los miembros de la organi%acin ! el empleo de todos los dem)s recursos organi%acionales, con el propsito de alcan%ar las metas establecidas para la organi%acin' Cabe se?alar, que un proceso es una forma sistem)tica de $acer las cosas' -e $abla de la administracin como un proceso para subra!ar el $ec$o de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o $abilidades personales, desempe?an ciertas acti(idades interrelacionadas con el propsito de alcan%ar las metas que desean'

El *epartamento de Contabilidad de la Empresa Petrocede?o, se encarga de dirigir ! coordinar las acti(idades relacionadas con el registro contable de las operaciones de la empresa, a fin que se puedan lle(ar a cabo las metas tra%adas acorde con los procedimientos de las cuentas por pagar' Los resultados del An)lisis del Proceso Administrati(o del *epartamento de Contabilidad de la Empresa Petrocede?o, -'A' brindar) la garanta del proceso de pago de pro(eedores, de anali%ar su e(olucin a tra(&s del tiempo, permitiendo incorporar los cambios necesarios en los procesos administrati(os que satisfagan los objeti(os de la empresa' *.>. R&<&r&'/(! T&5r(/!. *.>.*. E0 Pro/&"o A76('("tr!t(8o. Espino%a, A' D3<2<E, lo define como, conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la funcin de administracin e in(olucra diferentes acti(idades tendientes a la consecucin de un fin a tra(&s del uso ptimo de recursos $umanos, materiales, financieros ! tecnolgicos' *.>.*.*. E0&6&'to" ?u& /o'<or6!' &0 Pro/&"o A76('("tr!t(8o. El proceso administrati(o est) conformado por acti(idades interrelacionadas de planeacin, organi%acin, direccin ! control, las cuales simplifican el trabajo al establecer principios, m&todos ! procedimientos para lograr ma!or rapide% ! efecti(idad de la empresa' .na e/presin sumaria de estas funciones fundamentales de la administracin esF

2' Planeacin' Es necesaria para lograr metas u objeti(os concretos obtenidos' Asimismo, es necesario planificar para ejercer el control sobre los pasos ! recursos que $an de utili%arse en el desarrollo de las operaciones propias de la empresa' -e planifica para ponderar los resultados en corto, mediano ! largo pla%o, tambi&n para minimi%ar los riesgos, reducir los costos ! lograr un car)cter de permanencia de la empresa, es decir car)cter de durabilidad en el tiempo' "e!es, D3<<5E, e/presa que BLa planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que $a de seguirse, estableciendo los principios que $abr)n de orientarlo, la secuencia de operaciones para reali%arlo, ! la determinacin de tiempos ! nAmeros necesarios para su reali%acinG' Dp'275E' 3' +rgani%acin' Es importante resaltar, que la +rgani%acin, es de car)cter continuoH jam)s se puede decir que $a terminado, dado que la empresa ! sus recursos est)n sujetos a cambios constantes, lo que ob(iamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organi%acin' "e!es D3<<5E, la define como Gla estructuracin t&cnica de las relaciones que deben e/istir entre las funciones, ni(eles ! acti(idades de los elementos materiales ! $umanos de un organismo social, con el fin de lograr su m)/ima eficiencia dentro de los planes ! objeti(os se?alados'G Dp' 323E' 6' *ireccin' Es aquel elemento de la administracin en el que se logra la reali%acin efecti(a de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, !a sean tomadas directamente, !a con m)s frecuencia, delegando dic$a autoridad, ! se (igila simult)neamente que se cumplan en la forma adecuada todas las ordenes emitidas' -egAn Ioont% D2::1E, citado por "e!es D3<<5E, la

define como Bla funcin ejecuti(a de guiar ! (igilar a los subordinadosC Dp' 6<5E' 1' Ejecucin' Para lle(ar a cabo fsicamente las acti(idades que resulten de los pasos de planeacin ! organi%acin, es necesario que el gerente tome medidas que inicien ! continAen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea' Entre las medidas comunes utili%adas por el gerente para poner el grupo en accin est) dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, a!udar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creati(idad ! la compensacin a esto se le llama ejecucin' 5' Control' Todo control implica, necesariamente, la comparacin de lo obtenido con lo esperado' Pero tal comparacin puede reali%arse al final de cada periodo prefijado, o sea, cuando se $a (isto si los resultados obtenidos, no alcan%aron, igualaron, superaron o se apartaron de lo esperado' -egAn #addocJ, citado por "e!es D3<<1E, el control Bes la medicin de los resultados actuales ! pasados en relacin con los esperados, !a sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar ! formular nue(os planesC Dp' 11<E' *.>.-. Pro/&7(6(&'to". A medida que crecen las empresas, estas (an estableciendo normas ! pautas acerca de cmo lle(ar a cabo el trabajo de los empleadosH por esta ra%n se establecen procedimientos a seguir que a!uden a regular las situaciones que se presenten en el desarrollo de una acti(idad o trabajo' Al comentar sobre los procedimientos siguiente maneraF me% 0' D2::6E lo define de la

BEl procedimiento (iene a ser una norma detallada de comportamiento a la cual deben adecuarse todos los elementos ! recursos para que el sistema, en su conjunto funcione con eficiencia' Los procedimientos integran el sistema, o lo que es lo mismo, el procedimiento es un sistema del sistema total'C Dpp' 2K3E'

Por otro lado, #elinJoff D2::<E, se?ala que Blos procedimientos son la reali%acin de una serie de labores de forma org)nica ! guardando una sucesin cronolgica en la manera de reali%ar esas laboresC' Dp, 37E' *e lo antes e/puesto se entiende, que los procedimientos tienen una actuacin mu! importante en la consecucin de los objeti(os de toda organi%acin, puesto que ellos nos indican la manera de ejecutar las diferentes rutinas laborales que se lle(an a cabo, facilitando las funciones administrati(as' *.>.-.*. C0!"(<(/!/(5' 7& 0o" Pro/&7(6(&'to". Catacora D2::7E, clasifica los procedimientos en dos grupos, procedimientos contables ! no contables, defini&ndolo de la siguiente maneraF Procedimientos contablesF -e define como todos aquellos procesos, secuenciales de pasos e instructi(os que se utili%an para el registro de las transacciones u operaciones que reali%a la empresa en los libros de contabilidad' *esde el punto de (ista del an)lisis se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros'

Procedimientos

no

contablesF

En

contra

posicin

los

procedimientos anteriormente mencionados, nos indica que estos no afectan las cifras de los estados financieros' Dpp' 9<K92E El objeti(o de documentar los procedimientos, es el comunicar a los integrantes de la organi%acin el trabajo que deben reali%ar ! como lo deben lle(ar a cabo' En cuanto a las caractersticas de los procedimientos #elinJoff D2::<E, e/plica las m)s resaltantesF ,o son de aplicacin general, son especificasH es decir pueden elaborarse procedimientos para una misma labor dependiendo de las necesidades ! caractersticas particulares de cada organi%acin' -on continuos ! sistem)ticosH por lo tanto se aplican a las tareas que se repiten' -on establesH porque siguen una misma secuencia elaborada con antelacin' 0le/iblesH porque se adaptan a las e/igencias de nue(as situaciones ! circunstancias' La importancia es que son medios utili%ados para facilitar la reali%acin de las labores especficas ! reiterati(as que conforman las funciones administrati(as ! producti(as' Especficamente en el campo de la administracin se recurre a su implementacin para $acer m)s racional ! eficientes todas sus acti(idades' Lo m)s importante de los procedimientos a ni(el de empresas' #elinJoff D2::9E, e/presa es co$erencia ! sucesin cronolgica que estos deben guardarC Dp'61E'

*.>.1. Cu&'t!" 4or P!%!r. Al definir las cuentas por pagar, "osenberg D2::7E, se?ala que las mismas Bson un pasi(o representati(o de la cantidad que debe una empresa a un acreedor por las adquisiciones de mercanca o ser(icios, bas)ndose en un sistema de cuentas corrientes o cr&dito a corto pla%oC' Dp' 223E' Por su parte, para #eig D2::1E, e/presa lo siguienteF

L!" /u&'t!" 4or 4!%!r 'o "o0!6&'t& ('/0u3& 0!" /!'t(7!7&" ?u& !7&u7!' 4or 6&r/!'/#! 3 6!t&r(!0&"@ "('o to7!" 0!" o:0(%!/(o'&" 7& u' '&%o/(o &A/&4to !?u&00!" ?u& &"tB' r&4r&"&'t!7!" 4or :o'o" 3 4!%!r&". Lo" (64u&"to", 0o" "!0!r(o", 0! 0uC, 0! &'&r%#! 3 u'! 6u0t(tu7 7& otr!" 4!rt(7!", "& /o'8(&rt&' to7!" &' o:0(%!/(o'&" ?u& 7&:&' 8&r(<(/!r"&, /0!"(<(/!r"&, r&%("tr!r"& 3 4!%!r"& !0 /0(&'t&.D E4, >F+G

*.>.1.*. C0!"(<(/!/(5' 7& 0!" Cu&'t!" 4or P!%!r. -obre este particular Catacora D2::7E, clasifica las cuentas por pagar de la siguiente maneraF Cuentas ! documentos por pagar comercialesF pro(eniente principalmente de las compras de in(entarios, acti(o o de cualquier otro bien o ser(icio adquirido para la operacin normal de la compa?a' Cuentas por pagar a compa?as relacionadasF correspondiente a los pasi(os que se originan en ra%n del financiamiento obtenido de las compa?as relacionadas, principalmente de la casa matri%, para el

caso de las compa?as trasnacionales' Este financiamiento se obtiene por compras de materiales, materiales, maquinarias, asistencia t&cnica, regalas u otros conceptos' +tras cuentas por pagarF pro(enientes de operaciones no comerciales de la compa?a, puede incluir la reparacin de gastos de (iajes a empleados, pr&stamo de in(entario ! otros conceptos como por ejemplo las retenciones de impuestos' astos acumuladosF inclu!e el registro de los pasi(os

correspondientes a los gastos por ser(icios recibidos, tales como electricidad, tel&fono, agua, ser(icios publicitarios, $onorarios profesionales ! otros'C Dpp',395K397E En relacin a esta clasificacin Catacora Dob'citE indica lo siguienteF Lo" 4ro/&7(6(&'to" "&%u(7o" 4!r! &0 r&%("tro 7&0 4!"(8o 7& 0o" %!"to" !/u6u0!7o" o /u&'t!" 4or 4!%!r !/u6u0!t(8!", 7(<(&r&' 7& 0o" 4ro/&7(6(&'to" &"t!:0&/(7o" 4!r! &0 r&%("tro 7& 0!" /u&'t!" 4or 4!%!r /o6&r/(!0&" 3 7& otr!" /u&'t!" 4or 4!%!r@ "(' &6:!r%o, 0o" 4ro/&7(6(&'to" 4!r! 0! &6("(5' 7& 0o" 4!%o" "o' "(6(0!r&" 4!r! !6:!" /u&'t!"D. E4. -HIG. El registro de la obligacin, se inicia cuando se reali%a la transferencia de propiedad del bien, es en este momento cuando la compa?a se compromete a reali%ar el pago de acuerdo con las condiciones establecidas, al respecto Catacora D2::7E, e/plica lo siguienteF

E0 4ro/&"o 7& 0!" /u&'t!" 4or 4!%!r ('/0u3& 0o" 4ro/&7(6(&'to" /o't!:0&" 4!r! &0 r&%("tro 7& 0o" 4!"(8o", 8!0u!/(5' 7& 0!" /u&'t!" 4or 4!%!r J &' /!"o 7& 6o'&7! &Atr!';&r! K 3 &0 4!%o 7& 0!" /u&'t!" ! 0o" !/r&&7or&". E0 r&%("tro /o't!:0& 7&:& ('(/(!r"& /o' 0! r&/&4/(5' 7& 0! 6&r/!'/#!, 4!r! &"to "& /u&'t! /o' u' <or6u0!r(o ?u& 4u&7& 00!6!r"& !8("o 7& r&/&4/(5', &' &"t& <or6u0!r(o "& 7&:& ('7(/!r 0! 7&"/r(4/(5' 7& 0! 6!t&r(!, 0!" /!'t(7!7&" r&/(:(7!", <&/L! 7& r&/&4/(5', !7&6$" 7&:& &"t!r 4r&8("to 7& u' &"4!/(o 4!r! 0!" o:"&r8!/(o'&", &' /!"o 7& &A("t(r !0%u'!D. E4, -HIG *.>... P!%o". .na obligacin est) representada por una cuenta a pagar ! produce el egreso de acti(os, que generalmente es en dinero' *a% D2::3E, lo e/plica de la manera siguienteF BEs un conjunto de operaciones necesarias para cancelar una obligacin contrada' Esto implica una disminucin de disponibilidades ! por consiguiente tambi&n se producir) una disminucin de deudas'C' *.>...*. D(<&r&'t&" For6!" 7& P!%o. La operacin de pago puede tener di(ersas formas, esta depender) de la deuda que se cancela, el monto de la misma, el acreedor, la residencia, entre otras cosas' *a% Dob'cit,E, clasifica los pagos de la forma subsiguienteF Pago a pro(eedoresF Pago a pro(eedores por correspondenciaF Es el caso m)s comAn, en este se cancela la deuda que se contrajo con el pro(eedor en(iando un c$eque por correspondencia al domicilio del

pro(eedor' La constancia del pago se obtiene cuando el pro(eedor en(a el recibo correspondiente' Pago a cobradores del pro(eedorF Esta manera de Pago tiene el mismo funcionamiento que el pago a pro(eedores por correspondencia, con la diferencia que no se en(a el c$eque al pro(eedor, sino que es retenido en la empresa $asta que el pro(eedor se presente a retirarlo' Este caso se presenta cuando el pro(eedor se maneja mediante cobradores a domicilio' En este caso el recibo se reali%a ! se entrega en el momento del pago' Pago en las oficinas del pro(eedorF En este caso el c$eque es lle(ado directamente a las oficinas del pro(eedor ! el recibo se obtiene en el momento que se $ace efecti(o el pago' Pago en bancosF El pago debe ser efectuado directamente en la institucin bancaria' Esta se encargar) de acreditar esos importes al acreedor Dreciben el pagoE' Pago en efecti(o de gastos menoresF Para reali%ar estos pagos se utili%a un 0ondo 0ijo, del cual se e/trae el dinero necesario para reali%ar gastos menores, presentando luego los comprobantes necesarios para la justificacin de dic$os gastos' El 0ondo 0ijo debe mantenerse siempre en el mismo importe, entre dinero, comprobantes de gastos ! (ales' Pago de sueldos ! jornalesF Esta forma de Pago tambi&n suele $acerse en efecti(o, el cual es e/trado del banco en un monto necesario para abonar la nmina' Esta manera de pago por tratarse

de dinero en efecti(o necesita de controles ! procedimientos mu! particulares' *.>.>. Co'tro0 I't&r'o. La 0ederacin de Colegios de Contadores PAblicos de >ene%uela D2::7E en su publicacin t&cnica ,L 3 define el control interno de la siguiente maneraF

E0 /o'tro0 ('t&r'o /o64r&'7& &0 40!' 7& or%!'(C!/(5', to7o" 0o" 6Bto7o" /oor7('!7o" 3 0!" 6&7(7!" !7o4t!7!" &' &0 '&%o/(o, 4!r! 4rot&%&r "u" !/t(8o", 8&r(<(/!r 0! &A!/t(tu7 3 /o'<(!:(0(7!7 7& "u" 7!to" /o't!:0&", 4ro6o8&r 0! &<(/(&'/(! &' 0!" o4&r!/(o'&" 3 &"t(6u0!r 0! !7L&"(5' ! 0!" 4r!/t(/!" or7&'!7!" 4or 0! %&r&'/(!.D E4. 1*,G En otras palabras, la importancia que tiene para toda empresa un adecuado sistema de control interno, se?ala lo siguienteF BEl sistema de control interno debe quedar bajo la continua super(isin de la gerencia para determinar que est) funcionando tal como se defini ! que es modificado apro/imadamente en ra%n de cambio en las condiciones' Es decir, la e(aluacin del control interno constitu!e para la empresa una acti(idad permanente' *.>.>.*. Co'tro0 I't&r'o 7& P!%o". El acti(o que ofrece m)s dificultades es el dinero en efecti(o !a que es difcil su identificacin, de esta forma su control es m)s susceptible a errores' Tambi&n por su liquide% ! por el (olumen que representa en la

empresa, e/isten ma!ores probabilidades de que en su entorno se produ%can fraudes' Por este moti(o, se deben agudi%ar las medidas de control interno, para lograr minimi%ar errores ! e(itar fraudes' *a% D2::3E, clasifica el control interno de los pagos de la siguiente maneraF BLas normas de control interno se clasifican en las de car)cter general ! las normas sobre la operacin b)sica de pagosC' O4&r!/(5' B$"(/! 7& P!%o". En cuanto a las normas de control interno aplicables a las operaciones b)sicas de pagos, tenemosF 2' Pago en c$equesF Es la forma b)sica que rige a los pagos de la empresa' Casi se dira que es un principio general' Ello implica que todo pago De/ceptuando los de gastos menoresE debe ser efectuado mediante el libramiento de un c$eque, girado contra un saldo bancario' 3' 0orma de emisin del c$equeF *ependiendo de la forma en que el c$eque sea emitido, la circulacin del mismo estar) efectuada por un ma!or o menor riesgo' En principio, el c$eque puede ser emitido al portador, a la orden o no a la orden' 6' C$eque con dos firmasF Esta forma de control interno indica que los c$eques deben ser firmados por lo menor por dos funcionarios de la empresa' Con ello se logra que e/ista un control recproco entre ambos firmantes ! se pueden descubrir con ma!or facilidad errores en los Pagos' Adem)s se e(ita el riesgo que significa que un apoderado de la empresa pueda disponer por s solo de todos los fondos depositados en bancos'

1' Control de c$eques anuladosF Para cerrar el control en lo que se refiere al manejo de c$eques, debe adoptarse como norma de control interno que los c$eques que se anulan queden ad$eridos a la libreta de c$eques, o por lo menos que se destru!a del c$eque el )ngulo donde figura su numeracin ! se ad$iere al taln de la c$equera esa porcin del c$eque anulado' 5' E/istencia de fondo fijoF Para aquellos Pagos que por su importe o caractersticas no pueden efectuarse un c$eque, dada la necesidad de que sea' 7' Efecti(o, debe pro(eerse la e/istencia de un fondo fijo' La caja c$ica o fondo fijo debe estar en poder de una persona responsable' *.>.I. M&;or!6(&'to 7&0 Pro/&"o A76('("tr!t(8o Co't!:0&. Marrington, M' 8ames' D2::6E, e/presa que Bpara el mejorar un proceso, significa cambiarlo para $acerlo m)s efecti(o, eficiente ! adaptable, qu& cambiar ! cmo cambiar depende del enfoque especfico del empresario ! del procesoC' *.>.I.*. I64ort!'/(! 7&0 M&;or!6(&'to 7&0 Pro/&"o A76('("tr!t(8o Co't!:0&. La importancia de esta t&cnica gerencial, radica en que con su aplicacin se puede contribuir a mejorar las debilidades ! afian%ar las fortale%as de la organi%acin' A tra(&s del mejoramiento, se logra ser m)s producti(os ! competiti(os en el mercado al cual pertenece la organi%acin' Por otro lado, las organi%aciones deben anali%ar los procesos utili%ados, de manera tal que si e/iste algAn incon(eniente pueda

mejorarse o corregirseH como resultado de la aplicacin de esta t&cnica puede ser que las organi%aciones cre%can dentro del mercado ! $asta llegar a ser lderes' *.>.I.-. V&'t!;!" 3 D&"8&'t!;!" 7&0 M&;or!6(&'to 7&0 Pro/&"o A76('("tr!t(8o Co't!:0&. V&'t!;!" 2' -e concentra el esfuer%o en los procedimientos administrati(os ejecutados por el personal en el *epartamento de >entas' 3' Consiguen mejoras en un corto pla%o ! resultados (isibles en lo referente al Proceso Administrati(o' 6' -i e/iste reduccin de tiempo de respuesta, trae como consecuencia una mejora en la calidad de la labor reali%ada en el departamento' 1' Incrementa la producti(idad ! dirige a la Empresa $acia la competiti(idad' 5' Contribu!e a la adaptacin de los procesos administrati(os a los a(ances tecnolgicos' 7' Permite eliminar procesos repetiti(os' D&"8&'t!;!" 2' Cuando el mejoramiento se concentra en un )rea especfica de la Empresa se pierde la perspecti(a de la interdependencia que e/iste entre todos los miembros de la empresa'

3' "equiere de un cambio en todo la Empresa, !a que para obtener el &/ito es necesaria la participacin de todos los integrantes de la organi%acin ! a todo ni(el'

CAPITULO II CONTEMTO CONSTITUCIONAL

-.*. I7&'t(<(/!/(5' 7& 0! E64r&"!

Petrocede?o es una operadora petrolera que maneja de forma integrada la produccin, mejoramiento ! comerciali%acin de crudos pesados de la 0aja del +rinoco' Empresa mi/ta, filial de P*>-A Dcon 7<N de las accionesE en la que participan Total Dempresa francesa, con 6<'6NE ! -tatoilM!dro Dempresa noruega, con :,9NE' -u acti(idad medular es producir crudo e/trapesado, mejorarlo ! comerciali%arlo bajo la denominacin de BOuata -PeetC, crudo mejorado

de 63Q API, de amplia aceptacin en los mercados internacionales' *ebe su nombre al eneral de *i(isin B#anuel Cede?oC, quien particip en los triunfos republicanos dirigidos por el Libertador B-imn @ol(arC, en -an *iego de Cabrutica Dlugar en el que est) locali%ada la estacin Principal de ProduccinE' La operacin de Petrocede?o se desarrolla en el Estado An%o)tegui, en el oriente de la "epAblica @oli(ariana de >ene%uela', ubicado al sur, sobre la 0aja Petrolfera del +rinoco, se encuentra el campo ! la Estacin Principal, esta Altima cuenta con una capacidad de produccin de 3<< mil barriles diarios de crudo e/trapesado' En el norte, sobre la costa del mar Caribe, est) el #ejorador, especficamente en el Complejo Petrolero Petroqumico Industrial 8os& Antonio An%o)tegui' Esta planta puede procesar $asta 2;< mil barriles diariamente D#@*E de Ouata -Peet, 7 mil toneladas de coque ! :<< toneladas de a%ufre' La empresa tiene sus oficinas administrati(as en el Edificio Centro @a$a Po%uelos DC@PE, Piso 7, Ala -ur, -ector >enecia, Puerto La Cru%, Estado An%o)tegui' -.-. M("(5' J V("(5' M("(5'. Por medio de su participacin en el desarrollo de la 0aja del +rinoco, la misin de Petrocede?o es ma/imi%ar el (alor de los accionistas mediante la mejora continua en el desempe?o de sus operaciones, mientras genera beneficios para >ene%uela ! mejora el desarrollo de las comunidades locales donde Petrocede?o est) presente'

V("(5' -er reconocida como la compa?a lder en la produccin ! mejoramiento de crudo pesado, adem)s de tener un desempe?o superior al de otras compa?as D! asociacionesE comparables de crudo pesado en indicadores especficos' Tener una eficiente organi%acin orientada al negocio, capa% de ma/imi%ar el (alor para sus Accionistas ! la sociedad' -er una compa?a de mejoras continuas, la cual pro(eer) a sus empleados un ambiente retador ! dentro de una organi%acin para el aprendi%aje' *esarrollar todas sus acti(idades con un gran sentido de responsabilidad por el ambiente ! la seguridad' Promo(er altos (alores &ticos' Comprometerse con el desarrollo de todos sus empleados'

-.1. Or%!'(C!/(5' 3 Fu'/(o'&" La estructura organi%ati(a de la Empresa Petrocede?o, -'A', la conforman las diferentes Igualmente, est) la contables' >er 0igura 3' erencias, las cuales est)n bajo la direccin de erencia de 0inan%as, la cual se encarga del la Presidencia de la institucin de acuerdo al +rganigrama de la 0igura 2' control financiero de la empresa, que es el que maneja las funciones

Gr$<(/o N) *. Or%!'(%r!6! 7& P&tro/&7&No 0uenteF Petrocede?o, -'A'

31

Gr!<(/o -. Or%!'(%r!6! 7& 7&0 D&4!rt!6&'to 7& Co't!:(0(7!7. 0uenteF *epartamento de Contabilidad de Petrocede?o

35

-.1.*. Fu'/(o'&" 7& 0! G&r&'/(! 7& A76('("tr!/(5' 3 F('!'C!" Coordinar los sistemas de registros contables de transacciones financieras que reali%a la empresa, a fin de garanti%ar informacin actuali%ada para la toma de decisiones' Coordinar la elaboracin del presupuesto anual de la empresa a fin de consolidar la informacin ! cumplir con los requisitos econmicos de programas administrati(os ! operati(os a reali%arH as como coordinar acti(idades de administracin del presupuesto, a fin de controlar erogaciones ! preparar estatus de in(ersin' Coordinar ! controlar la gestin de ser(icios generales, a fin de garanti%ar el resguardo de los acti(os' -.1.-. Fu'/(o'&" 7&0 D&4!rt!6&'to 7& Co't!:(0(7!7 *irigir ! coordinar las acti(idades relacionadas con el registro contable de las operaciones de la empresa' Coordinar ! re(isar la codificacin de los asientos contables de conformidad con los documentos ! de acuerdo al cdigo de cuentas (igentes a fin de garanti%ar la secuencia adecuada de los registros' #antener actuali%ada la lista de asientos de diario se?alando documentos de soporte necesario periodicidad de emisin ! base legal del mismo a fin de garanti%ar que los saldos de las cuentas del libro diario sean confiables ! fiel reflejo de las operaciones' Coordinar ! super(isar el cierre de los libros, la emisin de los asientos de ajuste ! regulari%acin de cuentas'

37

Coordinar la preparacin mensual de las conciliaciones, a fin de mantener actuali%ados los saldos de las cuentas en las instituciones financieras'

39

CAPITULO III ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES RELACIONADOS CON EL REGISTRO Y CANCELACION DE LAS CUENTAS POR PAGAR DE LA EMPRESA PETROCEDEO, C.A.

1.*. D&"/r(4/(5' 7&0 D&4!rt!6&'to 7& Cu&'t!" 4or P!%!r.

La Licenciada Aracelis @rito, -uper(isora de Cuentas por Pagar de Petrocede?o, -'A', indica que el objeti(o principal del *epartamento es el control de las cuentas por pagar a los pro(eedores, identificando las prioridades de pago, para apro(ec$ar m)s eficientemente los recursos lquidos de la empresa ! no entorpecer las labores de compra' Ello, a fin de que pueda lle(ar a cabo las metas tra%adas acorde a las estrategias de planificacin ! organi%acin, proporcionando la informacin m)s precisa ! realista de la situacin de flujo disponible para cumplir con las obligaciones de pago' 1.*.*. Pro/&"o A76('("tr!t(8o 7&0 D&4!rt!6&'to 7& Cu&'t!" 4or P!%!r 7& 0! E64r&"! P&tro/&7&No, S.A. -egAn A .ILA", "osa D3<<7E, en su trabajo sobre el Proceso Administrati(o, se?ala queF Blos partidarios de la escuela del proceso administrati(o consideran la administracin como una acti(idad compuesta de ciertas subKacti(idades que constitu!en el proceso 3;

administrati(o Anico' Este proceso administrati(o formado por 1 funciones fundamentales, planeacin, organi%acin, ejecucin ! control' Constitu!en el proceso de la administracinC' 1.*.-. A/t(8(7!7&" 7&0 D&4!rt!6&'to 7& Cu&'t!" 4or P!%!r. Controlar de forma efica% todos los pagos a efectuar a pro(eedores, empleados, transportista, contratistas, etc' -uministrar informacin, la cual ser) utili%ada para manejar de manera m)s efica% el flujo de caja' -eleccin ! emisin de pagos con depsito o c$eque' Controlar toda la informacin relacionada con la retencin de I'-'L'"', I'>'A' ! A"KC>' #antener un control de c$equeras, que permite mantener un in(entario permanente de las mismas, con fines de control' La ejecucin de las diferentes acti(idades recae en el personal que all labora, en Petrocede?o, -'A', se tiene una estructura organi%acional que aplica el principio funcional o principio de la especiali%acin de funciones para cada tarea' Cabe se?alar, que este principio, separa, distingue ! especiali%a' Este modelo de estructura organi%ati(a se fundamenta en la consagrada organi%acin cientfica de 0redericJ Ta!lor, quien, segAn @aigorri D3<<1E, preocupado por las dificultades producidas por el e/cesi(o ! (ariado (olumen de atribuciones dadas a los jefes de produccin en la estructura lineal de una siderArgica estadounidense opt por la

3:

super(isin funcional'

El *epartamento de Cuentas por Pagar est)

estructurado de acuerdo al organigrama de la 0igura ,L 6'

Gr!<(/o 1. Or%!'(%r!6! 7&0 D&4!rt!6&'to 7& Cu&'t!" 4or P!%!r 0uenteF *epartamento de Contabilidad de Petrocede?o

A continuacin se describen cada uno de las unidades de trabajo que constitu!en el organigrama del *epartamento de Cuentas por Pagar' Asimismo, se indican las funciones de cada uno de los empleados que ejercen cada cargo, esta informacin fue facilitada por la Lic' Iell! Camac$o, -uper(isor #a!or de Contabilidad'

G&r&'/(! 7& Co't!:(0(7!7 J D(8("(5' 7& F('!'C! 6<

El

erente de Contabilidad, segAn el organigrama de la Empresa

Petrocede?o, es la m)/ima autoridad en el mismo' -e encarga deF 2' *irigir el proceso contable, (elando porque &ste sea completo, oportuno, fidedigno ! permanente' 3' Coordinar el desarrollo ! mantencin de sistemas de informacin financieroKcontable con el fin de registrar ! controlar los $ec$os econmicos ocurridos ! para apo!ar la gestin de la *ireccin de 0inan%as, de modo que permitan conocer ! e(aluar efica%mente el comportamiento financiero de la empresa' 6' -uper(isar las funciones relati(as a la contabilidad ! control de acti(os fijos e in(entarios, e/igiendo de ellas informacin cuantitati(a ! cualitati(a Atil para el apo!o de la gestin financiera del )rea' 1' "equerir ! anali%ar la informacin contableKfinanciera generada en la empresa, informar peridicamente acerca de su situacin patrimonial ! resultados, tanto en su conjunto como indi(idualmente' 5' 'Preparar ! sugerir normas financieroKcontable ! asesorar en estas materias ! en otras de car)cter tributario' 7' Apo!ar ! asesorar al *irector de 0inan%as en el estudio ! eleccin de fuentes de financiamiento bancario m)s apropiadas ! mantenerlo informado de otros ser(icios o productos que ofrece la banca regional' Con el fin de, $acer cumplir con los lineamientos establecidos por la Presidencia de la empresa' Fu'/(o'&" 62

aranti%ar la informacin financiera confiable, mediante la elaboracin ! an)lisis oportuno de los estados financieros conforme a las polticas, normas ! procedimientos establecidos en la organi%acin, a los lineamientos emanados de los participantes ! en concordancia con los principios de contabilidad de aceptacin general en >ene%uela D>E, AAPE ! las normas internacionales de contabilidad, apo!)ndonos en el equipo de Contabilidad, la optimi%acin de los procesos ! en la tecnologa de a(an%ada, con la finalidad de reflejar la situacin financiera de la corporacin ! apo!ar la toma de decisiones en la di(isin de finan%as, en las gerencias de Petrocede?o ! de los participantes' Su4&r8("or Cu&'t!" 4or P!%!r -e encarga de super(isar, e(aluar ! anali%ar la informacin contable relacionada con caja ! bancos de la compa?a, tanto en moneda nacional como en moneda e/tranjera' Contabili%acin, de las salidas por cuentas por pagar, Conciliaciones bancarias' Fu'/(o'&" Asegurar el pago oportuno a pro(eedores ! contratistas, de acuerdo a las normas ! procedimientos establecidos en la organi%acin, mediante el control, super(isin ! seguimiento del proceso de pagos, as como tambi&n atender ! responder a tiempo las consultas, requerimientos ! reclamos que presenten los pro(eedores, contratistas ! clientes tanto e/ternos como internos' Co'"u0tor 7& Pro/&"o" 7& P!%o" 63

-e encarga del an)lisis de Cuentas por Pagar, el registro de facturas en sistema, la (erificacin de facturas segAn normati(as, la generacin de retenciones ! de re(isar ! controlar todas las cuentas por pagar, efectuando las conciliaciones respecti(as' Fu'/(o'&". "eali%ar control pre(io de los documentos procesados por los representantes de cuentas, antes de generar los documentos definiti(os de pago, control sobre la antigRedad de los saldos de cuentas por pagar, soporte en la elaboracin de estadsticas del departamento' Co'tro0!7or 7& Do/u6&'to" -e encarga de recibir, clasificar, arc$i(ar ! resguardar la documentacin de 0inan%as mantenerla distintos ni(eles erenciales de la *i(isin de que debe ser organi%ada ! custodiada en la Empresa, por ! suministrarla de manera controlada ! oportuna a los

ra%ones del negocio, legales o de otra ndole, con la finalidad de requerimientos internos o e/ternos' Fu'/(o'&" "ecibir, clasificar, arc$i(ar ! resguardar la documentacin de distintos ni(eles erenciales de la *i(isin de 0inan%as que debe ser organi%ada ! custodiada en la Empresa, por ra%ones del negocio, legales o de otra ndole, con la finalidad de mantenerla ! suministrarla de manera controlada ! oportuna a los requerimientos internos o e/ternos' Co'"u0tor 7& Cu&'t!" 4or P!%!r 66

-e encarga de (elar por el cumplimiento de deberes formales sobre las facturas presentadas por los Pro(eedores, el registro de facturas, notas de cr&dito ! d&bito, an)lisis ! elaboracin de reportes de cuentas por pagar, conocimientos en legislacin fiscalF retenciones de I'>'A e I'-'L'", descarga de pago en el sistema administrati(o ! del control de arc$i(o' Fu'/(o'&". Asegurar el procesamiento oportuno ! preciso de la facturacin presentada por pro(eedores ! contratistas desde su ingreso a la empresa $asta la cancelacin ! depsito de las mismas, con el propsito de mantener buenas relaciones ! e/celente imagen de la empresa ante sus suplidores de bienes ! ser(icios, procurando la mejor a tencin a los mismos ! suministr)ndole toda la informacin requerida' 1.*.1. Nor6!" E"t!:0&/(7!" 4or &0 D&4!rt!6&'to 4!r! 0! E;&/u/(5' 7& 0!" A/t(8(7!7&". Las ,ormas establecidas deben ser acatadas por el personal, a fin de lograr la consecucin de los objeti(os de la institucin, estas se enumeran a continuacinF K K Puntualidad en el cumplimiento del $orario de trabajo' #antener un ambiente de trabajo agradable donde imperen los sentimientos de solidaridad, confian%a, integridad, cooperacin ! entendimiento' K Trabajar en equipo, compartiendo esfuer%os para el logro de las acti(idades que le competen a la unidad' 61

K K

E(itar establecer tertulias o reuniones sin moti(o en las oficinas en $ora de trabajo' Procurar mantener en buen estado los equipos ! materiales que se utili%an para reali%ar las diferentes acti(idades ! que pertenecen a Petrocede?o, -'A'

1.*... A/t(8(7!7&" !76('("tr!t(8!" r&!0(C!7!" &' &0 D&4!rt!6&'to 7& Cu&'t!" 4or P!%!r 7& P&tro/&7&No, S.A. Para cancelar las cuentas por pagar, se imprime un reporte de an)lisis de (encimiento de las facturas que $an sido, la empresa trabaja con cr&dito a siete D9E, quince D25E ! treinta D6<E das' Los pasos por los cuales se reali%an las acti(idades administrati(as de la empresa sonF 2' El departamento de administracin ! finan%as establece o aprueba un monto especfico en dinero para el pago a los pro(eedores de acuerdo al flujo de efecti(o o disponibilidad que tenga la empresa' 3' La analista de cuentas por pagar reali%a la planificacin de los pagos acorde al monto establecido ! distribuir) el dinero entre los pro(eedores de acuerdo al (encimiento de las facturas' 6' -e procede a la elaboracin de los c$eques' 1' *espu&s de sacar los pagos a los distintos pro(eedores, los c$eques son pasados al departamento de contabilidad, para su respecti(a re(isin ! (erificar el monto del c$eque ! retencin de impuesto' En caso de e/istir alguna diferencia, los c$eques son en(iados al departamento de cuentas por pagar para que sean corregidos o elaborados nue(amente' 5' Posteriormente los c$eques son lle(ados al departamento de finan%as para su respeti(a firma 65

7' *espu&s de firmar los c$eques son en(iados nue(amente al departamento de cuentas por pagar' 9' Los das de pagos se?alados por la empresa son los das martes' ;' Para los pagos a pro(eedores que est)n ubicados en otros estados del pas, se les solicita un nAmero de cuenta para que su pago pueda ser depositado en una entidad financiera, ! luego se le en(a a tra(&s de empresas de ser(icios de en(o ! encomienda o (a fa/, los comprobantes de retencin' Tambi&n se le e/ige al pro(eedor en(iar las facturas por esta misma (a' :' Los c$eques que son emitidos por el departamento de cuentas por pagar, en su gran totalidad son retirados en la empresa -er(icios ! Petrocede?o, -'A', por cobradores de los pro(eedores o por sus representantes' 2<' El comprobante de egreso debe ser firmado ! sellado por la persona que retira el c$eque, esta persona entrega las facturas originales, adem)s en ese momento se le entrega el comprobante de retencin tanto de I>A como de I-L", tambi&n el departamento de cuentas por pagar se queda con una copia del comprobante de retencin firmado como recibida por parte del pro(eedor 22' Prontamente al tener el recibo de egreso con su respecti(a factura se procede a arc$i(ar en orden correlati(o al nAmero de c$eque, para su f)cil ubicacin en caso de ser re(isado nue(amente el pago' 23' Para que los pro(eedores no sean objeto de retencin, deben presentar al departamento de cuentas por pagar el respecti(o recurso emitido por el -eniat, donde declara que son amparados por la le!' 67

1.-. A'$0("(" 7& 0! G&"t(5' A76('("tr!t(8! 7&0 D&4!rt!6&'to 7& Cu&'t!" 4or P!%!r 7& P&tro/&7&No, S.A. La implementacin de un proceso de mejora implica todo un cambio en la +rgani%acin, especialmente en la actitud de las personas, donde la cla(e es la calidad' Para implementar un plan de mejoras en el departamento de cuentas por pagar de Petrocede?o, -'A', se debe iniciar con una e(aluacin de los factores internos ! e/ternos, a tal fin se aplic el An)lisis 0+*A' El an)lisis 0+*A D0ortale%as, +portunidades, *ebilidades ! Amena%asE es una $erramienta que pro(ee los insumos necesarios al proceso de planeacin estrat&gica en la organi%acin, proporcionando la informacin necesaria para la implantacin de acciones ! medidas correcti(as ! la generacin de nue(os o mejores pro!ectos de mejoras' Por otro lado, las fortale%as ! debilidades corresponden al )mbito interno de la institucin, ! dentro del proceso de planeacin estrat&gica, se debe reali%ar el an)lisis de cu)les son esas fortale%as con las que cuenta ! cu)les las debilidades que obstaculi%an el cumplimiento de sus objeti(os estrat&gicos' Las fortale%as ! debilidades corresponden al )mbito interno de la institucin, ! dentro del proceso de planeacin estrat&gica, se debe reali%ar el an)lisis de cu)les son esas fortale%as con las que cuenta ! cu)les las debilidades que obstaculi%an el cumplimiento de sus objeti(os estrat&gicos El an)lisis 0+*A, es una $erramienta analtica que facilita sistemati%ar la informacin actual del *epartamento de Cuentas por Pagar de Petrocede?o, -'A, permitiendo de esta manera obtener un 69

diagnstico preciso que permita, en funcin de ello, elaborar la propuesta para mejorar la estin Administrati(a' 1.-.*. Fort!0&C!" 3 D&:(0(7!7&" 7& 0!" Cu&'t!" Por P!%!r 7&0 D&4!rt!6&'to 7& Cu&'t!" 4or P!%!r. Las Cuentas por Pagar, por ser obligaciones contradas con los pro(eedores o terceros, a tra(&s del suministro de bienes o prestacin de ser(icios, deben ser mu! tomadas en cuenta a la $ora de lle(ar a cabo sus cancelaciones, ! tal situacin obliga a la empresa a establecer sus fortale%as ! a cubrir sus posibles debilidades, por ende la importancia de se?alar cuales son tales fortale%as ! debilidadesH adem)s de las posibles oportunidades ! amena%as se presentan a continuacinF 0ortale%a' El *epartamento de Cuentas por Pagar, tiene en sus lineamientos ! objeti(os una buena comunicacin entre los trabajadores que laboran dentro de la misma, logrando as un mejor desempe?o de todas las acti(idades administrati(as' +portunidades. Con la mejora del sistema computari%ado ! el ptimo adiestramiento del personal del *epartamento de Cuentas por Pagar, se estar) garanti%ando el mejor desempe?o en sus funciones ! las mismas generaran ma!or produccin ! beneficios a la empresa' *ebilidades' Actualmente en el *epartamento de Cuentas por Pagar, el sistema -AP el cual no est) actuali%ado, continuamente se cae la cone/in del mismo, lo que acarrea retrasos en el proceso de tramitacin de las rdenes de Compras !4o -er(icios ! la 6;

desactuali%acin de los estados de cuentas de los pro(eedoresH adem)s de que los registros contenidos en su base de datos son f)cilmente alterados, !a que el sistema que actualmente se utili%a es de una (ersin desactuali%ada' Amena%as' El retraso en los pagos trae como consecuencia la p&rdida de confian%a de los pro(eedores' Cu!7ro NO-. Fort!0&C!" 3 D&:(0(7!7&" 7&0 D&4!rt!6&'to 7& Cu&'t!" 4or P!%!r.
Fort!0&C!" 0'2' El analista registra, controla ! (igila los mo(imientos generados en el sistema' 0'3' Al $acerle un seguimiento a los registro de manera continua Dfortale%a internaE permite corregir cualquier problema nacional o internacional donde el mercado es m)s competiti(o' D+portunidad e/ternaE D&:(0(7!7&" *'2'"etrasos e inconformidad en el pago generado por el sistema actual' *'3'La falta de $abilidad t&cnica Ddebilidad internaE combinada con la demanda de un mejor *'6' #al manejo de entrega de facturas ! de cancelaciones Ddebilidad internaE en combinacin

Fu&'t& E0 Autor Cu!7ro NO -. Co't.

Fort!0&C!" D&:(0(7!7&" 0'6' El analista estar) pendiente de *'1' *esactuali%acin del registro cualquier facturacin por despac$ar o ! control de las cancelar' En combinacin con las *'5' Cuentas por Pagar' -er(icio posibles soluciones para el pago atrasado computari%ado' o en espera' *'7' +portunidad e/terna' Con ' pro(eedores poco confiables debido a los costos ! al incumplimiento con las necesidades de la empresa' DAmena%a e/ternaE'

Fu&'t& E0 Autor

6:

Cu!7ro NO1. A6&'!C!" 3 O4ortu'(7!7&" 7&0 D&4!rt!6&'to 7& Cu&'t!" 4or P!%!r
A6&'!C!" A'2'Entrega a destiempo de las facturas para el despac$o de la materia prima o cancelacin de ser(icios a los pro(eedores' A'3'Las cancelaciones se $acen m)s tediosas para los compradores' A'6' ,o e/iste armona en el lugar de trabajo' O4ortu'(7!7&" +'2'C$equea S comprueba la coincidencia cronolgica de cada factura por fec$a de emisin para futuras cancelaciones' +'3' se (erifica la actuali%acin del sistema computari%ado con respecto a los datos ! los registros de cada comprador' +'6'E/isten buenas relaciones entre los pro(eedores nacionales ! e/tranjeros'

Fu&'t& E0 Autor 1.-.-. D&<(/(&'/(!" 6$" Fr&/u&'t&" 7&t&/t!7!" &' &0 D&4!rt!6&'to 7& Cu&'t!" 4or P!%!r. *e acuerdo a la informacin obtenida al reali%ar este informe de pasanta, se pudo conocer que e/isten deficiencia en el proceso de facturacin !a que no reali%a una orden de pedido, en la cual el asesor realice la (enta ! luego cargue en el sistema al cliente en caso de no estar Estas entre otras deficiencias e/istentes se encuentran diferencias cuando se emiten reportes e/trados del sistema, los cuales se $acen en un cuadro comparati(o de lo que se lle(a (endido ! cobrado contra el presupuesto de (entas ! cobros' todo ciertos' 1< Esta informacin la da el sistema directamente, sin embargo $a! casos en que estos reportes no son del

-egAn los resultados se detectaron como posibles causas de diferenciasF 2' Ausencia de #anuales de Procedimientos' 3' *eficiencia en la Comunicacin' 6' 0alta de automati%acin de los procesos diarios en el *epartamento de >entas' 1.-.1. Pro/&7(6(&'to" &<&/tu!7o" 4!r! 0! /!'/&0!/(5' 7& 0!" Cu&'t!" 4or P!%!r. Para cancelar las cuentas por pagar se imprime un reporte de an)lisis de (encimiento de las facturas que $an sido registradas Dane/o nL 7E, la empresa trabaja con cr&dito a siete D9E, quince D25E ! treinta D6<E das' El departamento de administracin ! finan%as establece o aprueba un monto especfico en dinero para el pago a los pro(eedores de acuerdo al flujo de efecti(o o disponibilidad que tenga la empresa' La analista de cuentas por pagar reali%a la planificacin de los pagos acorde al monto establecido ! distribuir) el dinero entre los pro(eedores de acuerdo al (encimiento de las facturas' -e procede a la elaboracin de los c$eques' *espu&s de sacar los pagos a los distintos pro(eedores, los c$eques son pasados al departamento de contabilidad, para su respecti(a re(isin ! (erificar el monto del c$eque ! retencin de impuesto' En caso de e/istir alguna diferencia, los c$eques son en(iados al

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departamento de cuentas por pagar para que sean corregidos o elaborados nue(amente' Posteriormente los c$eques son lle(ados al departamento de finan%as para su respeti(a firma' *espu&s de firmar los c$eques son en(iados nue(amente al departamento de cuentas por pagar' Los das de pagos se?alados por la empresa son los das martes' Para los pagos a pro(eedores que est)n ubicados en otros estados del pas, se les solicita un nAmero de cuenta para que su pago pueda ser depositado en una entidad financiera, ! luego se le en(a a tra(&s de empresas de ser(icios de en(o ! encomienda o (a fa/, los comprobantes de retencin' Tambi&n se le e/ige al pro(eedor en(iar las facturas por esta misma (a' Los c$eques que son emitidos por el departamento de cuentas por pagar, en su gran totalidad son retirados en la empresa -er(icios ! Construcciones La Pa%, CA, por cobradores de los pro(eedores o por sus representantes' El comprobante de egreso debe ser firmado ! sellado por la persona que retira el c$eque, esta persona entrega las facturas originales, adem)s en ese momento se le entrega el comprobante de retencin tanto de I>A Dane/o nL 9E como de I-L" Dane/o nL ;E, tambi&n el departamento de cuentas por pagar se queda con una copia del comprobante de retencin firmado como recibida por parte del pro(eedor

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Prontamente al tener el recibo de egreso con su respecti(a factura se procede a arc$i(ar en orden correlati(o al nAmero de c$eque, para su f)cil ubicacin en caso de ser re(isado nue(amente el pago'

Para que los pro(eedores no sean objeto de retencin, deben presentar al departamento de cuentas por pagar el respecti(o recurso emitido por el -eniat, donde declara que son amparados por la le!'

CAPITULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

..*. Co'/0u"(o'&". En cuanto a la recepcin de las copias de las facturas ! rdenes de compras emitidas por pro(eedores ! contratistas , se presentaron con frecuencia disparidad e inco$erencias en los datos, lo que origino que el *epartamento de Cuentas por Pagar proceder a de(ol(erlas, generando retrasos en el proceso de registro ! actuali%acin del sistema computari%ado -AP' El proceso de recepcin de facturas ! soporte suministrado por pro(eedores ! contratistas, al *epartamento de Cuentas por Pagar, 16

son entregadas los das que no corresponden con su procesamiento, lo que ocasiona p&rdida de tiempo' El sistema computari%ado -AP se encuentra desactuali%ado, debido a que no se pueden registrar las facturas ! cancelaciones suministradas por el *epartamento de Compras, a causa de errores en datos o por que las mismas son suministradas en los das no pre(istos para su tramitacin' El *epartamento de Administracin de Cuentas por Pagar, procede a tramitar los pagos de las facturas que tienen registrados en el, los cuales no coinciden con los estados de cuentas lle(ados por los pro(eedores, est) situacin ocasiona conflictos con los mismos lleg)ndose al e/tremo de suspender los cr&ditos $asta tanto no se salden las deudas con ellos adquiridas' -e presentan retrasos al momento de consignar la firma para los c$eques, por cuanto las Anicas personas autori%adas son el presidente ! el gerente de finan%as, lo que trae como resultado el retraso o la no emisin de c$eques por la ausencia de estas personas en la empresa' E/iste debilidad importante del control interno, lo que representa un aspecto negati(o, !a que puede correr el riesgo de tener des(iaciones en sus operaciones' ..-. R&/o6&'7!/(o'&" Coordinar con el *epartamento de Compras, los procesos de suministro de facturacin ! soportes para que sean (erificados antes 11

de ser lle(ado al *epartamento de Cuentas por Pagar, a fin de e(itar su rec$a%o, p&rdida de tiempo ! desactuali%acin en el sistema' Los pro(eedores ! contratistas, debe respetar las normati(as con relacin a los das para la tramitacin de las Trdenes de Compra ! de 0acturas, que se rigen en el *epartamento de Cuentas por Pagar, con respecto a la recepcin de las facturas correspondientes a los das destinados para cada tipo de mo(imiento de lo contrario se seguir)n presentando *e(oluciones desactuali%aciones del sistema' El -istema computari%ado -AP, deber) crear restricciones en los mdulos, con el propsito de aumentar la seguridad lgica ! e(itar el acceso del personal a los registros que no le corresponden manipular segAn su cargo ! responsabilidad dentro del *epartamento de Cuentas por Pagar, o en su defecto implementar otro para que se pueda interconectar con el sistema que maneja el *epartamento de Compra ! as optimi%ar el proceso de registro, tramitacin ! pago de las facturas por pagar' Establecer ni(eles de firmas con montos mnimos ! m)/imo para la autori%acin de pagos con c$eques, lo que a!udara a una ma!or fluide% de los pagos' "efor%ar el control interno para que e/ista una seguridad ra%onable de las operaciones que se reali%an en la empresa ! que son reflejadas en los estados financieros'

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REFERENCIAS BIBLIOGR2FICAS

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