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Manuales Administrativos
Concepto:
Son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, etc.). As como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeo de sus tareas.
Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o sectorial). Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Coadyuvar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones y directrices. Agilizar el estudio de la organizacin. Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de personal. Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relacin con el resto de la organizacin. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos que lo componen. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles. Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones. Servir como vehculo de orientacin e informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interacta la organizacin.
Son una fuente permanente de informacin sobre las prcticas generales y sectoriales de la empresa. Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitacin de nuevos empleados. Logran y mantienen un slido plan de organizacin. Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relacin con otros puestos de la organizacin.
Limitaciones:
Constituyen una herramienta, pero no la solucin para todos los problemas administrativos que se puedan presentar. Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez. Incluyen solo los aspectos formales de la organizacin dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes. Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al da. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.
Grandes flujos de informacin entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captacin, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo. En la actualidad las organizaciones estn adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfaccin de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que ms se adapte a sus necesidades.
Estructura de un Manual
Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:
Tabla de contenido Introduccin Instrucciones para el uso del manual Cuerpo del manual Flujo gramas Glosario de trminos Conclusiones Recomendaciones Anexos
CLASIFICACIN
A. Manual de organizacin B. Manual de procedimientos C. Manual de procedimientos de servicio
A. CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Portada Nombre de la Dependencia o Entidad, Logotipo oficial, Ttulo y alcance del documento (manual general o especfico), lugar y fecha de elabora- cin. ndice Dar una referencia numrica o alfanumrica a cada concepto, colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos incluidos, enunciar cada captulo con sus secciones, temas y nmeros de pgina. Presentacin Importancia de contar con un manual, metodologa utilizada en el desarrollo del trabajo, contenido del documento y una breve descripcin o propsitos bsicos que se pretenden alcanzar. Antecedentes Comprende una breve descripcin de cmo se origin la Dependencia o Entidad, la Ley o Decreto que le da sustento y los principales aspectos de su evolucin histrica hasta la actualidad. Marco Jurdico Constitucin, Tratados, Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, Leyes, Cdigos, Decretos, Reglamentos, Convenios, Acuerdos. Estructura Orgnica Es la representacin grfica de la estructura orgnica de la Dependencia o Entidad autorizada por las instancias correspondientes, misma que muestra de manera general los puestos o reas que la integran y establece los niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad y asesora Descripcin de Puestos Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgnica autorizada, que le permiten a la Dependencia o Entidad cumplir con sus atribuciones legales Directorio Relacin de los principales funcionarios del rea descrita en el manual y los cargos que ocupan dentro de la estructura de la Dependencia o Entidad Firmas de Autorizacin
Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Dependencia o entidad que autorizan el manual, as como de las reas que los elaboran y revisan.
B. MANUAL DE PROCEDIMIENTO Los manuales de proceso o procedimiento describe en detalle los procesos o procedimientos que ser realizan en una organizacin. Segn las caractersticas y necesidades de cada empresa es posible encontrar manuales que describen los procedimientos, los procesos o ambos.
Contenido de un manual de procesos Cartula ndice Introduccin y objetivos Mapa general de procesos o cuadro de ndice de los procedimientos incluidos Organigrama de la organizacin Polticas y reglas generales que guan la ejecucin de los procesos y procedimientos Glosario de trminos utilizados y smbolos Descripcin literal de cada procedimiento Plano de planta fsica (en ocasiones)
C. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE SERVICIO El manual de servicio deber de contener los siguientes detalles: 1.- PORTADA - Logo smbolo del SAT. - Datos del servicio. - Versin. - Datos del manual: En la parte inferior el nmero de la versin, la fecha de vigencia y el nmero de pginas.
2.- Formato de identificacin de firmas de validacin Garantizan que el manual este debidamente autorizado por los responsables de normar y establecer las reglas de negocio para la operacin del servicio y por los responsables de su operacin por los diversos canales definidos. 3.- NDICE Es la relacion de los apartados que integran el manual. La paginacin deber ser progresiva y en forma arbiga. ndice
4.- Introduccin 5.- Objetivo 6.- Polticas de operacin del servicio 7.- Flujo de operaciones del servicio 8.- Actividades del servicio y su detalle La relacion de actividades se debe vincular a una tabla con el detalle de las tareas que componen la actividad 9.- Glosario
Actividades de servicio y su detalle 10.- Control de versiones Permite identificar el histrico de las modificaciones que ha tenido el manual.
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 1.- Recopilacin de la informacin pertinente 2.- Redaccin propiamente dicha 3.- Encabezado Es recomendable que el encabezado incluya:
Identificacin de la organizacin Identificacin del manual Numeracin de las pginas Fecha de vigencia del manual Fecha de revisin del manual Responsable por la elaboracin del manual Responsable por la aprobacin y revisin del manual
Un ejemplo de encabezado:
Para los manuales en formato papel, algunos aspectos que es recomendable acordar son: Tamao y tipo de papel
Espacio para mrgenes, encabezado y pie de pgina Tipo y tamao de letra Tabuladores y sangra Interlineado de prrafos Uso de colores e imgenes Normas de redaccin Los manuales deben de ser claros breves y concisos y mostrar un estilo de redaccin profesional y uniforme. Algunos aspectos que se deben de tomar en cuenta al redactar son los siguientes: Se recomienda no utilizar la voz pasiva. Por ejemplo, en lugar de decir: Se firma por parte del jefe la factura es preferible decir: El jefe firma la factura Normas de redaccin
Los cuadros, tablas o graficas a incluir deben de tener ttulos, ser claros y agregar informacin relevante. Cuadro en un documento presentado en forma vertical, sea necesario incluir un cuadro apaisado, debe hacerse de tal forma que el cuadro o grafico se aprecie al girar 90 hacia la derecha. Edicin La edicin del manual procura verificar tanto la inexistencia de errores de tipografa y composicin como la uniformidad de los estilos e redaccin y formato.
5.- Manual del empleado 6.- Manual de contenido mltiple. 7.- Manuales de finazas 8.- Manuales del sistema 1. Manual de Organizacin Es la versin detallada por escrito de la organizacin formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura. Estos manuales contienen informacin detallada referente a los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura orgnica, funciones organigramas, niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, as como canales de comunicacin y coordinacin de una organizacin. Tambin incluyen una descripcin de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular. Debe contener: 1.- Identificacin
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Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Ttulo y extensin (general o especfico. Si es especfico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere). Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de revisin (en su caso). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin. Clave de la forma: en primer trmino las siglas de la organizacin; en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por ltimo el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o diagonal.
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2.- ndice o Contenido Relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento. 3.- Prlogo y/o Introduccin
Seccin en donde se explica qu es el manual, su estructura, propsitos, mbito de aplicacin y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organizacin, preferentemente del ms alto nivel jerrquico. 4.- Antecedentes Histricos Descripcin de la gnesis de la organizacin o del rea descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolucin y cambios significativos registrados. 5.- Legislacin o Base Legal Este apartado, contiene una lista de ttulos de los principales ordenamientos jurdicos que norman las actividades de la organizacin, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Es recomendable que las disposiciones legales sigan ste orden jerrquico: constitucin, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronolgica de su expedicin (fecha de publicacin en el Diario Oficial). 6.- Atribuciones Transcripcin textual y completa de las facultades conferidas a la organizacin, de acuerdo con las disposiciones jurdicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe sealarse el ttulo completo del ordenamiento, captulo, artculo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas). 7.- Estructura Orgnica Descripcin ordenada de las unidades administrativas de una organizacin, en funcin de sus relaciones de jerarqua. sta descripcin de la estructura orgnica, debe corresponder con la representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente al ttulo de las unidades administrativas, como a su nivel jerrquico. Adems, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarqua y las relaciones de dependencia. 8.- Organigrama Es la representacin grfica de la estructura orgnica que muestra la composicin de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerrquicos, canales formales d comunicacin, lneas de autoridad, supervisin y asesora. 9.- Funciones Especificacin de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgnica, necesario para cumplir con las atribuciones de la organizacin. Es conveniente que en la presentacin de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:
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Que los ttulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgnica.
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Que sigan el orden establecido en la estructura. Que la redaccin se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.
10.- Descripcin de Puestos Resea del contenido bsico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente informacin:
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Identificacin del Puesto (nombre, ubicacin, mbito de operacin, etc) Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisin, as como las relaciones de lnea y asesora. Funciones Generales y Especficas. Responsabilidades o deberes. Relaciones de comunicacin con otras unidades de puestos dentro de la organizacin, as como las que debe establecer externamente. Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad.
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CAPTULO I:
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Identificacin de la Empresa (Razn Social, Actividad Econmica, Direccin, Tecnologa). Resea Histrica.
CAPTULO II:
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Visin. Valores.
CAPTULO III:
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2. Manual de Polticas Es la descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organizacin, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participacin en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realizacin de las actividades institucionales agregadas en procedimientos. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. Ayudar a la coordinacin del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.
CAPTULO I: SECCIN A:
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Identificacin de la Empresa (Razn Social, Actividad Econmica, Direccin, Tecnologa). Resea Histrica.
SECCIN B:
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SECCIN C:
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Organigrama general. Funciones de las unidades organizativas. Organigrama especfico del rea del manual. Descripciones de cargos.
SECCIN D:
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CAPTULO II:
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CAPTULO III:
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Objetivo del procedimiento. Norma tcnica del procedimiento. Procedimiento (Playscript). Flujograma.
CAPTULO I: SECCIN A:
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Identificacin de la Empresa (Razn Social, Actividad Econmica, Direccin, Tecnologa). Resea Histrica.
SECCIN B:
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SECCIN C:
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Organigrama general. Funciones de las unidades organizativas. Organigrama especfico del rea del manual. Descripciones de cargos.
SECCIN D:
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SECCIN B:
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Normas Generales.
CAPTULO III:
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Actividades desarrolladas por la empresa. Breve resea histrica. Objetivos generales que se persiguen. Derechos y obligaciones de los empleados en general. Normas de comportamiento bsicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal. Servicios que la empresa presta a sus empleados.
Es decir, de poco serviran las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organizacin y las normas bsicas no son, claramente firmes y comprensibles.
8. Manuales de Finanzas
Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones numerosas y especficas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensin de sus deberes en todos los niveles de la administracin.