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DE PROCEDIMIENTOS
LJ
IYERSfOAD
ACIONAL
AUTNOMA
DE MXICO A
SECRETARA
DIRECCIN
ADMINISTRATIY
DE PERSONAL
GENERAL
GUrA
"
TECNrCA
"
"
PARA
LA
ELABORAcrON
DE MANUALES
DE PROCEDIMIENTOS
ENERO DE 1994
Esta edici6n y sus caractersticas son propiedad de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico
Ciudad Universitaria 04510 Mxico D.F. DIRECCIN GENERAL DE PERSONAL Impreso en Mxico ISBN 968-36-3550-4
(;llii\
CONTENIDO
PJ.!ina
INTRODUCCiN
OBJETIVO
DE LA GUA
LlNEAMIENTOS ACTUALIZACiN
11
CARACTERSTICAS
DE LOS MANUALES
DE PROCEDIMIE
'TOS
CONCEPTOS IMPORTANCIA
111
LlNEAl\lIENTOS
PARA
LA INTEGRACI
DE PROCEDIMIE.
TOS
7
7 8
3.
CARTULA
DEL PROCEDIMIE
TO
1.2 NDICE
.1.3 OBJETIVO
8 9
11
1.4 NORMAS
l.)
3.6
3.7
21
33
IV
LlNEAMIENTOS PROCEDIMIENTOS
PARA
LA INTEGRACIN
DEL MANUAL
DE
40
DEL MANUAL
40 41
TCNICA Y REGISTRO DEL MANUAL
42 43 44 45
DE PROCEDIMIENTOS
4.5
4.6
DEL MANUAL
46
4.7 4.8 4.9 PROCEDIMIENTOS GLOSARIO PARTICIPANTES EN LA ELABORACIN DEL MANUAL 47
.tS
49
50
O ACTUALIZACiN
DE
57
57 61
65 68 6S 69
Y REC;ISTRO OFICIAL
DE LA DIRECCIN
69
GLOSARIO
DE LA GUA
70
BIRLlOGRAFA
73
EN LA ACTUALlZACIN
DE LA CUA
74
INTRODUCCION
que: l'l'VI'tc
univcrs
it.uias
tellg;1Il
documentados
los
:. milnte:nga
de procedimientos
(it'ller,tI de I'erslllldl tiene entre sus funciones 1,1de hrindar la ases()ra a las ari.rs sobre ;ISpe([II,\ Ilh;tmlllllgi,-'os y tcllicilS 'IJH()piadas par,l elaborur o actualizar sus manuales y de eS!.1 turma est.rhlcccr uuiturmidad en Id pre\e:Ilt'lcill1. prorundiclad v en Ills elementos ;1 considerar COIl1() contenido h;sicII de: JIS m.uiu.rl, de procl'dil1lielltlls en 1;1 lJ~r\M, En este contexto. dependencias universu Por I() anteriur forma ttIS". v con Id fin;llid,d se el"hlm dt' Cllnt,lr 11l un ducunu-ruo que: orienre de maner.: sencilla
y prctica
1,1
de realizar!o.
1,11)I'e\C:llle "(iuil
Tcnic.:
de \1;lIlu,tles
de Procedirnien-
la cul t iene CIl1l111 ;\nlecedellk inrned i.u 1.\ "(;u;\ TJcl1iciI P;\I";\ 1,\ El.rbor.rcin de ~Llnu,tles e lnstrucuvos de Pr(l'dill1ielltll\" ,'milida e:1l It)?lX pt1r Ii\ elltlllh':t',\ Direccil'lil Gcner.d de Estudi()s Ad 111 i 11 ixtr:u iVI IS,
En primer elaboracin
trmino.
\e: e"i;lhlecell
JI, line.uniento-,
gellt'r,tle,
Ilhsen
ar 1;\, dependencia,
Id tuncin
para Ii\
1) aClllalililcil'l1l
de sus m.mu.rlc-,
\e:li;t!dlldl)
,ldc:m;\
que t iene la
Direccin
Genera:
En el segundl)
dpilrlildtl
en el documento cltlc'lIlllent;\dll~
tanto
uniforme
En la tercera
y cuarta
parte.
Y tecruc.r-.
t'spt'cficas
p;\r~\ el des.urulln
Illkgracl\ln del
y presentacin
mIS mI) ,
del manual.
ejemplo.
y rt'd;\Llilr
el contenido
1111.1 mettldldll~;\
p,\r;1 pl.uie.u.
IIrgdlll:\r.
d<::'\;lrr(lll;\r
Se recomiemla
leer el dllc'Ulllt'llltl
en <u 11ll:\liddd
: UIl.! \
L'Z
que teng;t
el conocimiento
"'''pecficds
UNIVERSIDAD
NACIONAL
Al m'NUMA
DE Mf:XIt 'O
OBJETIVO DE LA GUA
Establecer elaborar
los linearnientos y merodologa que deben observar o actualizar en forma clara, completa y uniforme
universitarias
rara
de Procedimientos
Administrativos,
(;UiA T('NIC'A
PARA LA ELAllORA(,](')N
DE MANUALES
DE P!<UCEDIMJENTOS
1
proced im ientos.
En cumplimiento de la Circular 06/93 de la Secretara Administrativa de la UNAM, las dependencias debern seguir las instrucciones contenidas en esta Gua para la elaboracin o actualizacin de manuales de
Es responsabilidad del titular de cada dependencia vigilar que se elaboren, implanten permanentemente los manuales de procedimientos de todas las reas que la conforman,
y actualicen
Para la elaboracin de los manuales de procedimientos de las dependencias, los procedimientos debern ser especficos, para lo cual se recomienda utilizar la tcnica de libreto que se explica en el apartado m de sta gua, La Direccin General de Personal a solicitud de la dependencia y herramientas tcnicas que se aplican hrindar consultora en materia en la elaboracin de manuales de de
En caso de requerir asesora previa a la elaboracin o actualizacin de los manuales, los titulares de cada dependencia universitaria debern enviar un oficio de solicitud a la Direccin General de Personal, en el que se indique el nombre de h persona responsable de su realizacin, con el fin de programar el servicio solicitado, Las dependencias una vez que hayan elaborado. implantado procedimientos, debern enviar un ejemplar de los mismos registro oficial. o actualizado a la Direccin internamente sus manuales de General de Personal para su
La Direccin General de Personal revisad los manuales que reciba de las dependencias dictamen tcnico que incluir el registro oficial o las recomendaciones pertinentes, Los Manuales de Procedimientos son propiedad permanezcan dentro de las reas de trabajo. de la Institucin,
y emitir
un
que stos
l '~!V!:R~!j)A[)
rn: ~l';X\{'O
II
2.1 CONCEPTOS BSICOS
Las siguientes definiciones representan
10:-' conceptos
ms
utiliz.ulus
en este docurnentu.
Manual Es un documento que integra informacin bsica y concisa Ejemplos: lo sustancial de una tema sobre la materia. Manual de estudio, da una visin integral y proporciona
de Procedimientos,
Manual
del
Operario.
Manual
de
Manual
Es el documento adrninistrauvo integrado por un conjunto de procedimientos corresponder a un rea especfica o a la totalidad de una dependencia. Ejemplos: Manual de Procedimientos de la procedimientos de esta dependencia).
Direccin
General
de
Personal
(contiene
todos
los
Manual de Procedimientos de la Unidad Adrninistrati a de la Direccin General de Personal (contiene todos I()!--procedimientos de un ,Irea especfica, en este CaSI), los de la Unidad Administrativa) . Manual de Procedimientos slo los procedimientos de Reclutamiento, Seleccin y Contratacin de Personal que estn inrerrelacionados con el ingreso del personal). (contiene
Procedimiento Es una serie de actividades relacionadas entre s y ordenadas cronolgicarnente, que muestran la forma establecida en que se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa quin, qu-'. cmo, cundo. dnde y CI)n qu se realiza cada una de las actividades. Ejemplo: Exped .in de Credencial de Trabajador ohj-:tivll!--. normas de operacin , que dexcrihen con prccis in las
Para efectos de esta Gua. Il)s procedimientos estarn int egrad., p\lr 'u, descripcin narrativa. diagramas de flujo formatos y dems ducumcnt.,
actividades
4
de un trahajo determinado
(;i1i\ r(TNWA
I'AlU\ LA ElAJ\ORA('!<')i':
DE MANUi\LES
DE I'R()( 'EU1MIENTOS
Actividad Es el conjunto de operaciones afines y sucesivas realizacin de un trabajo determinado. Ejemplo: que son ejecutadas por una unidad responsable para la
En la Direccin General de Personal se realiza el trmite (procedimiento) de" Expedicin de Credencial del Trabajador", en el cual, el "Encargado de la Ventanilla" (unidad responsable), realiza entre otras actividades, la siguiente: Enrnica la credencial.
necesarias
para ejecutar
una actividad
() labor determinada.
operaciones:
"Enrnica
la credencial"
est,l compuesta
Selecciona el tipo de mica: con () sin ventanilla. Introduce la credencial en la mica. Cubre la mica con papel trmico. Introduce todo el material en la enrnicadora.
Unidad Responsuhle Es el individuo. puesto u rgano administrativo el proced irniento. Individuo: Puesto: rganos administrativos: rganos acadrn icos: () acadmico que participa en las actividades descritas en
Consejo Tcnico.
Comisin
Dictarninadora.
ejecucin
de un trahajo determinado
que describen.
(l
y evitan desviaciones
malos entendidos
en la ejecucin
de un
I INIVERSIDAD
NA('I(
)NAL AI.IT(iN()MA
DE M (OX 1<.()
Facilitan la supervisin del trabajo y proporcionan a los jefes los elementos cumplimiento de las actividades de sus subordinados. Son una herramienta para capacitar al personal en el desempeo
necesarios
para verificar
el
de sus funciones.
Sirven como base para la realizacin de estudios de mtodos y sistemas, con la finalidad de lograr la agilizacin, simplificacin, automatizacin o desconcentracion de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias. Auxilian en las labores de auditora administrativa.
2.3
OLOSARIO
[)[l
totANUAl
SEPARAQR
_____
I
...
..
1
PROCEDIMIENTO .. N
I
I
1 1
I
I
08JET
"'ARRAlIVA ION
DE QPEkAC
I
I I I I I
IVO
DEl
PROCEDlJIUEHTO
!....................... ,
..
----------
1 1 1
DIAGRAMA DE50CRJPCIOH NORNAS CeJET IVO OEl IHOIeE CAHA'UlA
ROCEDINIENTO
1
I
DE OPERAC 10 PROCEDIJrOEHTO
............
I
1
I
I
OBJET 1 VO
NANUAL
SEPARAOOR
DE
DEl
MANUAL
PROCEDIMIENTOS
HHROOUCCIOH
DOCUtrolENTO DE ACTUAUZACION
U. N.A. M
DEL
DE
,;\lA
TI:('I'ICA
I'AI<!\
1.'\ 1:1.'\II')RAlJ().'\;
1)1: :v1!\~\"\I.I~~
1)1: l'I~')("I.III:v1I1:NT"\
III
3.1 CARTULA DEL PROCEDIMIENTO
Es la primera hoja del procedimiento. Ejemplo:
En este apartado, se descr ihirn los diferentes elementos que deben cuntener elabore () actualice antes de la integracin del manual de procedimientos.
I.!HioTII',)
1';..Jf\M
__ --------1-'1
IJIIU:("("II').'\ (;I;,"'f:III\L
~)I ,1:
,\1.
'1'.
I.A
1,,1
m:
l'f:IlSO.'\AL
1'111'1.11
[lI:1
1)(
('IIMI,:'\TII,\I.
\,H ,. 1,.1.
r
)IMIL.,'I
PR' ,.
MOVll\lIENTOS
!\IlKJL
DI: 1YY.1
I'NIVERSIDAD
NAI 'io
AL Al i'INlJMA
m. MXH
'C)
3.2
Es la parte del documento cuya final idad es relacionar su respectiva paginacin para facil itar su local izacin. Ejemplo:
~~I
~"~ ~~., , '=>4f6
I.N.A,M, HOJA OUJETIVO
ENC'ABE'"LADO
CERTIFICACIN
~,
rr. ILO os LA
NDICE
Pagi.na
TT(IUlllEI. DIMIENT(I
PRC)('E
1>1,,1.l'I{()('ElllMIENT()
!l1A<
RAMA DE I'LlIJCl
r- j\.'IIMERA(
IU I\I(;A
!'i\t,INi\("h")N 'II)N
(O()!"
ARA-
ANEXOS
14
cabo las
Los lineamientos a seguir para su redaccin y presentacin son: Iniciar con un verbo en tiempo infinitivo Especificar con claridad qu, para qu y para quines se ha elahorado el procedimiento. Evitar el uso de adjetivos calificativos, o subrayar conceptos, Utilizar una redaccin clara, precisa y en una extensin mxima de cinco renglones,
Ejemplo:
SECKETAKiA AO~lI:-;I!'TKATIVA DIRECCI:-; GE:-:EKAL DE 1'!::K!'O:-iAI.
HE.L PII.ClCE/)L\U;:i"T()
[Autorizur d pago de. ayuda de g uardcrfa particular] al [pco.onc! que lo solic itc] [paru dar cumplumento a los Coutrctos tolecuvos vigentes (l ';\,AMS'I1 'NAM y I ~AMAAIAt 'NA.\OI
UnIVCf'SIl.:no
de
3.4
ORMAS DE OPERACI
En los procedimientos se deben incluir todos los lineamientos que regulen la actuacin de los participantes en la ejecucin de las tareas. A este tipo de linearnientns se les denomina normas, las cuales se dividen en reglas y polticas. Para la elaboracin de las normas de operacin de los manuales de procedimientos debern tomar en cuenta las siguientes definiciones: de la Institucin se
Regla:
de un procedimiento
cuya
Poltica:
Es el marco de referencia que gua la toma de decisiones. delimitando hasta dnde se debe o puede actuar para ejecutar las actividades descritas en un procedimiento.
tINIVEK.SIllAIl
A('IO
AL AtlTc'I,
()MA
DE MEX)('o
Recomendaciones
para elaborar
Se redactarn claramente con el fin de que sean comprendidas que no estn familiarizados con el procedimiento, Se definir perfectamente del proced imiento. Se redactarn Debern en tiempo la responsabilidad del personal
por el usuario,
e incluso
por quienes
en la ejecucin
futuro o presente,
recomendndose
ser precisas,
concisas
En caso de que alguna norma se sujete a ordenarnientos jurdico que la sustenta (Leyes, Reglamentos, Acuerdos, Para su presentacin, procedimiento, Ejemplo:
Sf:('HETAHA
referencia
las normas
podrn
listarse
de acuerdo
en el
ADMINISTRATIVA
11IHJ,;CCIN CENERAL
DE I'EHSONAL
ENCABEZA LXI
PROCEDIMIENTO
NORMAS
DE Ol'ERACI61\'
l...)ucJ.:.m
xchudos
J~
e . I.;.IS prc..':;l:.'l'ion\'.t<:
';.11 rcrsnn;.i!
I,:l..lIltr.t:.IJ\) por
Honorarios
por Servicios
Profcr s ionalcs de anteojos s'.J indispensable cuando el tr..lh~j~IJl)r univcrsario lo requiera 1~)4.)~q51.
1'-.11'..1 e] Hlof~.lm;cnltl
po!" primera
vcz.
presentar
En el
l:;SQ
r~lr.1
el personal
administrativo.
deber 77.
("o.( ..
!)ro;.cn-
Mdicos
de LI t :NAM
ee '1.
()
3.5
DESCRIPCIN
Es la explicacin escrita, en forma lgica y secuencial responsable para efectuar un trabajo determinado.
3.5.1
CLASIFICACIN
DE LOS PROCEDIMIENTOS
Libreto
Por su
presentacin
Generales
Especfficos
Mixtos
POR SU PRESENTACIN
UBRETO La descripcin se realiza en tres columnas: la primera seala a la unidad responsable, el nmero consecutivo de la actividad y la tercera describe la actividad a desarrollar. sangra en aquellas actividades de excepcin, desviaciones o subactividades. Ejemplo: la segunda indica Se debe dejar una
PROCEDIMIENTO:
REEXPEDICIN
DE CREDENCIALES
AL PERSO
AL UNIVERSITARIO
RESPONSABLE
E CARGADO DE LA VENTANILLA CIALES 2. DE CREDE
ACTIVIDAD
Verifica que los datos d la documentacin sean Iegihles, que el "Recibo de Pago" corresponda a la ltima quincena de pago y qU S anexe el "Recibo de Pago por Derechos de Reposicin". 2. l Si la documentacin no est completa, usuario que el trmite no procede. Efecta el pago en la Ventanilla indica al
TRABAJADOR
2.2
de Informes
de
la D.G.P. y se presenta nuevamente en la Ventanilla de Credenciales para entregar el "Recibo de Pago por Derechos de Reposicin". ENCARGADO DE LA VENTANILLA
J. Archiva
\
DE CREDENCIALES
t
Unidad R~sp()nsable Se recomienda la utilizacin
consulta los procedimientos.
temporalmente el "Recibo de Pago" para efecto de llevar un control de ingresos por el concepto correspondiente...
D escnpcion l.
-
N arrranva .
por la facilidad
11
BLOQUE En una sola columna se describe el procedimiento, identificando cada actividad con numer acin progresiva y con sangras aquellas actividades que son de excepcin. desviaciones o subactividades: por lo que respecta a las unidades responsables de la ejecucin de las actividades. stas se indicarn en un subttulo. Ejemplo: Sangra Unidad Responsable
~========*===============================================~ J
ENCARGADO 2. DE LA VENTANILLA DE CREDENCIALES sean legible y que se anexe el "Recibo de Pago por Verifica que los datos de la documentacin Derechos de Reposicin". 2. I
Si el trabajador no cuenta con el recibo correspondiente, le indica que realice importe respectivo en la Ventanilla de Informes de: la D.G.P.
el pago del
TRABAJADOR 2.2 Efecta el pago en la Ventanil la de lnformes y se presenta nuevamente en la Ventanilla Credenciales para entregar el "Reci ho de Pago por Derechos de: Reposicin". de
DE LA VENTANILLA
DE CREDE, oficial.
CIALES
al trabajador al trabajador
que apare:cen
en la pantalla,
estn correctos,
/
Descripcin
POR SU PROFUNDIDAD GENERALES Describen de manera resumida las actividades a desarrollar indicando a las unidades responsables de realizar lo Ejemplo: para ejecutar un trabajo determinado,
PROCEDIMIE
TO: REEXPEDICI()N
DE CREDENCIALES
AL PERSO
AL U
IVERSITARIO
RESPONSABLE
TRABAJADOR l. Sol icrta rcexpe:dlcin
ACTIVIDAD
de su credencial. presentando la
documentacin
requenda.
12
2.
Revisa que la documentacin del interesado est completa. correcta y que haya realizado el pago correspondiente.
los
datos
del
trabajador
de autorizacin
y de conformidad
del
5,
Enrnica
y entrega
la credencial
al trabajador.
ESPECIFcos
Describen en forma detallada
determinado. Ejemplo:
indi 'ando
las unidades
cad,t una li las actividades que S realizan r~p()nsahls li llevar las a caho.
para la ejecucin
de un trabajo
PROCEDIMIENTO:
REEXPEDICiN
DE CREDENCIALES
AL PERSONAL
UNIVERSITARIO
RESPONSABLE
TRABAJADOR
l.
ACTIVIDAD
ue
E CARGADO DE LA VENTANILLA DE CREDENCIALES
necesaria
2. Verifica
que los datos de la documentacin sean leglhle, que el "Taln de Pago" corresponda <1 la ltima quincena de pago y que se anexe el "Recibo de Pago por Derechos de Reposicin". Si el trabajador no cuenta Pago", le: indica que realice respectivo en la Ventanilla D.G.P. Efecta con c:l "Reciho de el pago del importe de lnforme-, de la
2. I
TRABAJADOR
2.2
el pago en la Ventanilla
de Informes
y se
presenta nuevamente en I Ventanilla de Credenciales para entregar el "Recibo de Pago por Derechos de Repos.cin ". ENCARGADO DE LA VENT/\NILLA DE CREDENCIALES 3, Archiva temporalmente el "Recibo de Pago por Derechos de Reposicin", para llevar un control de ingresos por el concepto correspondiente .. 4. Solicita al trabajador una Identificacin oficial con fotografa y t rrna , veri ficando que corresponda a ste.
\?,
I '1'IVERSILlA[J
NA( 'IONAL
4. I
En caso qU l trabajador no cuente con una Identificacin, le solrcita firm en el rVa~() de la fotocopia del "Taln de Pago". y l ige en l
5. Accesa al IHllgrama de "Credenciales" men la opClon de reexpedicin. 6. Teclea sistema dientes. 6. l l R. F. C. realice
I()~
dd
trabajador
y espera internos
a qUe l corrspon-
procedimientos
Si el <istema vigente n
identifica
que
l R.F.C.
no sti
nmina ...
MIXTOS Es la descripcin narrativa en la que algunas actividades se redada" en torrna genrica y Iltra~ en forma es P ecf f ea . Esta combinacin obedece a que existen actividades que por su naturaleza (realizadas por una instancia externa o que se consideran obvias) pueden describirse en forma resumida. mientras que otras requieren describirse con ms profundidad para su f<kil comprensin. Ejemplo: Actividad Genrica
RESPONSABLE
ENCARGADO DE LA VENTANILLA DE CREDENCIALES 6. Consulta Verificar
ACTIVIDAD
en la computadora
su Vigencia.
para
<Iu verifique
SI e:--lStc crnlr.
efedta
las correcciones
neccsa-
L
, .ota:
Toma
:~~~glatia
al
t iahaj
ador e imprune
credenc.al
11
~~===--====-I
Actividad Especfica Por disposicin de Auditora Interna de la Instirucion. le),' Manuales de Procedimientos de las en forma especfica. salv las excepciones ya indicadas en narrativa mixta .
elaborarse
., reda . .:ciln en form.i gen2rica l'lJdr, n\'i:.tr~~ en j: ~, mamrilc: con el fin de dar Ur.,1 \, isirin resumida \le, nrocedimiento; sto n exc liyt: de qi.c rlvall,hl~Il1<..!lk ~" I'l!I.I;h.[r;l lo, rroct'diil1Jento<; t'\[h:':JJ:CI~.
',l""
1"[,':-'1".\
,'"k."
1_', U-"'l()RACI()'
3.5.2
y PRESENTACIN
DE LAS
A)
Cada actividad deber comenzar con un verbo conjugudo en tercera persona del singular en tiempo presente Cuando se redacten actividades que no forman parte de la secuencia principal del procedimiento y que se pueden referir a cpclllncs, desviaciones () subactividades. se ut il iz.arn trminos condicionales tales CO!l1(): "Si" ,"Cuandp" ,"En caso".
Verbo en tercera
persona
del singular
en tiempo
presente
ACTIVfDAD
ISolicita I al trabajador una identi ficacin oficial, con fotografa y firma, veri ficando que corresronda a ste.
4. I
L
B
1)
f En caso I LJue el trabajador no cuente con un- identificacin, le solicua que firme en el re\ er so de la totocopia del Taln tic:
L: redaccin de cada actividad lkhe',j ~c:r el.u a, concis ) precisa: responder siempre a las preguntas: Qu, Cmo y/o Con qu se realiza una actividad? Si el tipo cie actividad lo amerita. se recomienda preguntarse: A quin se canal iz.: el asunto trabajo? y Par,t qu') Ejemplo:
RESPONS.
BLE VENTANI-
ACTIVfDAD
/ Con qu
"\
Cmo
15
r:
:-IlVEI<SlllAll
'lA! 'I()\;AI.
.'\1 'T()!\'
C)
numerarse enteros,
las distintas
actividades
del procedimiento
en forma
progresiva
con nmeros
RESPO
TRABAJADOR
SABLE
ACTlVroAD
1, Entrega fotocopia del ltimo taln de pago al encargado de la ventani \la de credenciales,
ENCARGADO CREDENCIALES
DE
LA VENTANILLA
DE
2.
Verifica
y que se anexe
Reposicin"
3,.
Solicita
'"
O)
En !tlS casos en que a una actividad le prosigan otras (de excepcin). que no forman parte de la secuencia principal del procedirnienrn, stas dehern nurnerarse con fracciones decimales a partir de la actividad de la cual se desprenden, Para distinguir este tipo de actividades, se dehern analizar LIS posibles desviaciones derivadas del desarrollo de una actividad, presentando las alternativas de ~()luci(l1 que permitan el desarrollo normal y que conlleven al logro del ohjet ivn del procedimiento.
RESPONSABLE
E CARGADO DE LA VE LLA DE CREDE CIALES TA
ACTIVIDAD 17, Solicita al trabajador verifique que los datos (nombre dependencia de adscripcin). estn correctos,
7,1
etccta
n ecexa ria--.
Se procurar que cada una de las actividades algunos casos se justifica que contenga dos,
del procedimiento
contenga
Ejemplo:
RESPONSABLE
JEFE DE MOVIMIE TOS 3, [Firma revisor].
ACTlVIOAD
la "Forma
.
Unica "] y lIa turna al ~
de autorizacin
16
(d
1.'\
"111\
I',,\K'\
lA
1,IAI\(II0\('I<J,-':
1>1:l'I{()('I:IJlMII.:-'
ros
F)
actividades
se realicen
sirnultneamente.
en una forma
casi
() se consideren
de P()C~t importancia,
stas se redactarn
en un Sllll prrafo,
no rebasando
Ejemplo:
G)
que se realizan
Li
(11Il
una frecuencia
establecida.
se deber
indicar
la periodicidad
en
iniciar
el p<rr~If) de la actividad,
Ejemplo:
Period icidad
RESPONSABLE
DE PROYEC-
H)
Cuando
de una unidad se
responsable si fuera
a una sola
intervencin,
par"
efectos
prcticos ,
Ejemplo:
redactar
como
Lnidad
Responsable
que interviene
p roced i 111 i enr: 1 '\ ACTIVIDAD RESPONSABLE ENCARGADO DE LA VENTl\NILLA CREDENCIALES DE 7, Entrega
credencial
UNA VEZ QUE EL [JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOSI HA FIRMADO DE AUTORIZADO LA CREDENCIAL: 8, Enmica la credencial,
17
UNIVEK\IIJAIl
:-:,\(I()NAL.AI
T()N()~tA
DI: ,'v1I:XI,'()
apur ic in
d un procedimiento, S anotara el nombre completo de la unidad responsable en el m ismo: pl ist eriormenre ~e pnd r util izar un nombre ms curto
ACTIVIDAD
los dalos de la documentacin ~ean legihles
3.
Efecta
ENCARGADO
DE LA VENTANILLA
4.
el "Recibo
de Pago
por
Dere-
.!j
Cu.uulo una actividad implique la util izacin d algn furm.uo. '! ste h\ga su primera ap.uicin n el procedimiento, se deber anotar su nombre completo enn e comillas En el c\sn ,le con-.iderarse necexar io ,e anotar la palabra "Anexo" e incluirl ll el apartado correspond iente con xu rcxpect iv.: lnstructivo de llenado.' Adems se deber hacer referencia a las copias. tr;yectoria de su tr.unite y clest inn final. Si el nombre del tnrrnato eS extenso. se recomienda util izar .rnrevi.uurus. iniL'iaks un nombre simplificado, ClIyll tlS() dehed lclMt1'se en 1,1 primera uparicin dd tormat.: dClllJ'\l del proced imient
1) l.
Ejemplo:
Las" Formus
co. (Anexo
personal
acadrni-
"Relacin de Envo" en ori~inal (Anexo 2). Documentacin soport. Drskette (de xe.r el caso).
copia.
con
las anotadas
<:'11
la
Nombre
ahreviado
L(l~"':ol~\Y
- Cuando
_ P,lId ~L
en
hl'
qu..;
!'-I,"
d..:h..;
0:-.:11' UIl
.111";\1\
""1I}.
";1111":
.ltrn:..
fnnllat).
fl)r11WIII. \
(1,1
c l .. _'1'1"...:..:1\) Ikllad~,...1..; un
u:-;uitli,)
al
dc l d\'~ullll':llllJI.JU";
rccib ir
l)
";1}\
ar.
18
(;UfA
TcNICA
f'AkA
LA f:LA110I{AnN
OE: ,II\ANlIALl:.S
DE: !'!)('EOIMlENT()S
K)
A continuacin se muestra cmo redactar ciertas actividades especficas, que se debe anotar cada elemento componente del enunciado. - Cuando se enva, turna Ejemplo: Verbo de accin RESPONSABLE
REVISOR DEL REA DE MOVIMIENTOS ACADMICOS ,
II
ejemplificando
el orden en
entrega documentacin:
Receptor
ACTIVIDAD \
3. [Entrega] al [Jefe del Departamento de Movimientos Acadmicos] [para su autorizacin] la [siguiente documentacin] : :/
/
\
RESPONSABLE
REVISOR DEL REA DE MOVIMIENTOS ACADMICOS \
ACTIVIDAD
Fuente de consulta (cuando sea el caso) - Cuando se orclenan Ejemplo: Verbo RESPONSABLE
REVISOR DEL REA DE MOVIMIENTOS ACADMICOS \
documentos:
Ordenamiento
\
modo de clasificacin
_ Unicas"].
ACTIVIDAD
Nombre del docu~entll - Cuando se integra la documentacin en un paquete. Ejemplo: Verbo RESPONSABLE
REVISOR DEL REA DE MOVIMIENTOS
ACADMlCOS
que se clasifica
se anexa
7. [Anexa] el [original de la "Forma Unica"] a la [primera copia del "Aviso de Inscripciny al "Seguro de Vida"].
al que se anexa 19
L)
utilizados
en la descripcin
narrativa
LLENAR:
REQUISIT AR:
Cuando se anotan datos requeridos requerida para el trmite. Ejemplo: Requisita la "Forma
General
etctera.)
de Personal.
ELABORAR:
mensualmente
de las actividades
realizadas
por
el
ENVIAR:
Cuando
la actividad
() materiales
a otra rea.
Ejemplo: ENTREGAR:
directamente
al mensajero
de la dependencia
TURNAR:
Cuando
los documentos
se proporcionan
a otra instancia
Ejemplo: Turna al supervisor, para su autorizacin, la siguiente documentacin: "Forma nica" (original), "Acta de Nacimiento" (fotocopia) y "Comprobante de Estudios" (fotocopia) . Otros verbos que se pueden utilizar son los siguientes:
Actual izar Analizar Anexar Anotar Aprobar Archivar Asignar Autorizar Cancelar Clasificar Comparar Complementar Comprobar Confirmar Confrontar Controlar
Coordinar Corregir
Cotejar
Destruir Determinar Devolver Distribuir Disear Ejecutar Emitir Evaluar Expedir Firmar Fotocopiar Graficar Implantar
Incorporar Indicar Informar lnstrurnentar Investigar Obtener Preparar Presentar Procesar Producir Programar Proporcionar Recabar Recibir Recopilar Registrar
Remitir Revisar Sellar Separar Sol icitar S u perv isar Tramitar Validar Verificar
20
(;\liA
T('NI<'A
DE MANUALES
[lE I'R(WEDIMIENTOS
Explica a travs de smbolos y textos condensados, Permite al personal que opera los procedimientos, actividades eficazmente. Facilita la comprensin de un procedimiento
en cualquier
Facilita el anlisis e interpretacin de cada procedimiento, y la distribucin de las formas (origen y destino final). Permite analizar cada actividad por s misma Ahorra tiempo al usuario en el conocimiento
y
su
relacin
de un procedimiento.
3.6.1
Con la finalidad de unificar la aplicacin de los smbolos, a continuacin se presentan algunos pertenecientes a la ANSI (American National Standard Institute) que se utilizarn en la diagrarnacin de procedimientos.
SIMBOLO
NOMBRE
DESCRIPCION
Seala donde inicia o termina un procedimiento. Adems puede uti I izarse para indicar el nombre de la unidad responsable de ejecutar ciertas actividades.
ACTIVIDAD
21
II 'IVERSIDAD
NACIONAL
AtlT
SIMBOLO
NOMBRE
DESCRIPCION
Indica
las opciones
en alter-
DECISION
Mediante
este smbolo
CONECTOR
anterior.
CONECTOR DE PAGINA
en diferentes
ARCHIVO TE~PORAL
durante
un
ARCHIVO DEFINITIVO
permanente-
DOCU~ENTO
Representa escrito
un documento.
formato
o cualquier
o enva.
---[
o aclaracioen el lugar
NOTA
y se puede conec-
la anotacin
de ste smbolo
- El nombre
del procedimiento
que antecede
que se describe. se ha dividido - Tiempo neces?rio vi dad( es). - l.a s ) adividad(es) por una instancia
sto cuando el procedimiento en varios. para real izar cierta(s) genrica(s) acti-
que espordicamente
venga en el procedimiento.
(illfA
DE MANIIALES DE !'K()(,I:I>lMIENTOS
SIMBOLO
NOMBRE
DESCRIPCION
LINEAS DE DIRECCION
la secuencia en que
+------.
j
PUENTE ENTRE LINEAS DE FLUJO
r------,
I I
+
,.
Cuando en el diseo del diagrama existe la necesidad de pasar una I inea de flujo sobre otra ya existente. Representa un documento que dentro del procedmiento puede o no elaborarse, requerirse o ut iI izarse.
( 1+
(* )
" -"
- ..
DOCUMENTO OPCIONAL
DO
( TEXTO )
(*1
DOCUNENTO DESTRUIDO
TIEMPO O INTERCONEXION
Lapso que tarda una tercera instancia para reaI izar alguna actividad no relacionada con la unidad responsable en cuestiono (Trabajador. otra dependencia. etctera). Adicionalmente puede uti I izarse para representar la conexin con otro procedimiento.
(* )
Simbologfa AMERICAN no perteneciente STANDART a la ANSI
NATIONAL
INSTITUTE
3.6.2
CLASIFICACIN
DE LOS DIAGRAMAS
Vertical
Horizontal Tabular () Colurnnar
DE FLUJO
Por su presentacin
Por su profundidad
Blllque Detalle
23
UNIVERSIDAD
NAnONAL
AUTNOMA
DE MXH'O
POR SU PRESENT ACION VERTICAL Muestra en urden de arriba hacia abajo la secuencia de las actividades del procedimiento, indicando travs de smbolos de inicio o trmino a los responsables de ejecutar las diversas actividades. Ejemplo:
PROCEDIMIENTO: REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNA M AL PERSONAL UNIVERSITARIO
~--~
CACION,VERIFT
CANOO QUE CORRESPONDA A ESTE. SOLICnA. REEXPEDICION EN LA HILlA LA IDENTIFICA ICTON r:"": ,
DE CREDENCIAL
VENTA DE LA
D.G.P.
--
e.
selle lT A Al 1 RA8AJADOR F lRNE EN El REVERSO DEl "TALON DE PAGO" .
.. SI
1.-------1
TALON DE VIGENTE
PAGO F
DA
..,ERIFle . QuE lOS [lATOS SEAN LEGI8LES y SE ANEXE El "RECIBO rOA DERECHOS OE II:Er051(10H" E8E CORRESPONDER A LA ULTH4A OUINCEN.... DE PAGO ~
TAlON DE VIGENTE
PAGO
----
--,
..
01
2.1
e,
RECIEFECCON-
TROL
GRESOS.
DE
IN.....1
OENT IF ICAe ION
I
RECIBO POR DE RECHOS DE RE"051(ION o
f------,
,-_
...
" - , J
24
(;UfA TCNICA
PARA U\ ElABORACIN
DE MANUALES
DE f'I<OCEDlMlENTOS
HORIZONTAL
Muestra en orden de izquierda a derecha, la secuencia a travs de smbolos inicio o trmino a los responsable Ejemplo:
PROCEDIMIENTO REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNAM AL PERSONAL UNIVERSITARIO
indicando
I----+{
VER IF1CA QUE lOS OArOS SEA.N LEG lBLES I-----i>jy SE A.NEXE El
~ILLA
O.G.P.
DE
LA
"RECIBO
POR
lALON DE VIGENTE
PAOO ._---
~EBE A LA CENA
I REe I
01
<, - ~"
-;
ARCHIVA RECISOLICITA Al BO PARA EFECT RA6AJAOOR TOS DE CON UNA IDENT IF TROl DE IN-I-----i>lCACION,VERIFI ORESOS. CANDO QUE CORRESPONDA
ACCESA Al
SI
)",-----.1
ESTE.
MO
2.1
PIDE Al TRABAJADOR REALICE El PAOO EN LA VENT ANILLA DE INFORWES.
'.1
SOLICITA AL TRABA.JADOR FIRfr,iE EN El REVERSO DE l ., TALON OE F"A.OO ".
----_._~
O ..
25
IINIVERSLDAV
NA( IONAI.
AIIT(INUMA
DE MXI('(
TABULAR
O COLUMNAR
La hoja se divide en columnas y en el encabezado de cada una de ellas, se indicar la unidad responsable de ejecutar las actividades que les corresponden de acuerdo con la secuencia en que se realizan. Se recomienda procedimiento. Ejemplo:
PROCEDIMIENTO: REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNA M AL PERSONAL UNIVERSITARIO
un
T R A B A J A D
VERIFICA QUE LQS DATOS SEAN LEGIBLES Y SE ANEXE EL "RECIBO POR DERECHOS DE REPOSICION"
2.1
REALIZA EL PA GO y PRESENTA EL RECIBO DE PAGO ANTE LA VENTANILLA DE LA D.G.P. REC IBa POR DE RECHOS DE REPOS IC ION o
NO }------~
1----------------.1
ARCHIVA RECIBO PARA EFECTOS DE CONTROL DE INGRESOS.
SOLIC IT A AL TRABAJADOR UNA IDENTIFICACION. VERIFICANDO QUE CORRESPONDA A ESTE. IDENTIF ICAC ION
'6
26
(;{IA
T(;('NWA
"AlZA
lA
1:1.i\I!OIZA(,I()N
DE MANI.IALE~
I.>E I'!{()('EDIMIENT()S
POR SU PROFUNDIDAD
DE BLOQUE Las actividades del procedimiento se presentan en trminos util idad , en presentaciones que se real izan ante autoridades en detalle subsecuentes. Ejemplo:
PROCEDIMIENTO: REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNAM AL PERSONAL UNIVERSITARIO
generales: superiores
TRABAJADOR
INICIO
,----H
SOLICITA EN LA VENTANILLA DE CREDENCIALES LA REEX PEDIC ION DE 1--------------' su CREDENCIAL PRESENTANDO LA DOCU"ENTACION REOUERIRIDA
REVISA OUE LA DOCUI>4ENTACION ESTE CO"PLE TA, CORRECTA Y SE HAYA EFECTUADO EL PAGO CORRES PONDIENTE,
CAPTURA
EN LA
------'
COt.lPUTAOORA
fIN
UNIVERSIDAD
NACIONAL
AUTNOMA
DE MXWO
DE DETALLE Cada una de las actividades del procedimiento informacin requerida y en algunas ocasiones Ejemplo:
PROCEDIMIENTO: REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNAM AL PERSONAL UNIVERSITARIO
T R A B A
A D
oR
PRESENTA EN LA VENTANILLA ....--------------HY DE LA D.G.P. TALON DE PAGO Y SOLICITA REEXPEDICION DE CREDENC IAL
VERIFICA QUE LOS DATOS SEAN LEGIBLES SE ANEXE EL "RECIBO POR DERECHOS DE REPOSICION"
000
,
I
I POSICION __
/
RECHOS
POR DE DE RE-
01
2. 1
NO }-------I~
SOLIC IT A AL TRABAJADOR UNA IDENTlF 1CAClON. VERIFICANDO QUE CORRESPONDA A ESTE. IDENTlF ICAC ION
'~
Nota:
Auditor a Interna
de la Institucin.
recomienda
la utilizacin
28
(;liA
T('NWA
3.6.3
PRESENT ACIN
La diagramacin
de los procedimientos
deber
comenzar
en la parte superior
izquierda
de la hoja,
xnx xxxxxxuxxxx
xxxxxx xxxxxxxx
Cuando se diagrame en forma tabular se debern dibujar los smbolos en el centro de cada columna con el fin de lograr una adecuada distribucin de los mismos, pero si en la sucesin de los smbolos se presenta el de "decisin", se sugiere ubicar a la izquierda los smbolos para dar espacio a las actividades que se derivan de la decisin.
SI.SOlOS
CENTlt.AOOS
EN LA COlUNNA
SINBOlOS
U&ICADOS
A L.. IZQUIERDA
DE LA COLUMNA
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
La numeracin que indique la unin de los "conectores" deber ser igual, es decir que el nmero del corrector del cual se desprende la actividad ser igual al nmero de conector de la actividad donde se une,
29
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
La letra que indique la unin de los "conectores de pgina" deber ser igual, es decir que la letra del conectar del cual se desprende la actividad, ser igual a la letra del conector de la actividad donde se une.
PAGINA 1
y
~
,.
!
(~
I
PAGINA 2
Cuando se presente un documento en original y copias, deber indicarse en un slo smbolo de "documento", la letra "O" de original, un gu in (que significa "hasta") y el nmero de copias del documento.
0-7
Cuando se desee indicar cierto nmero de copias de un documento, se anotar el nmero de cada una de ellas separadas por una coma.
1,5,7
1-5,7-9
Las lneas de direccin que unen a los smbolos, deben representarse mediante lneas rectas y continuas, evitar los cruces y se debe utilizar ngulos rectos.
30
LINfAS
IIKOIIIII.ECTO
DE EN'RADA
,o~UCtO
Cuando existan dos o ms lneas de entrada para la descripcin de una actividad, stas se debern sealar mediante una sola lnea en la parte superior del smbolo, evitando sealamientos de entrada por debajo del sfrnbulo ,
=Q
L-..
,----.
o
lINEAS
INCOllUCTO
DE SALIDA
COUEcto
Las lneas de salida se iniciarn en la parte inferior del smholo, nunca en l lado superior.
y
lINfAS
ee
([NIJtAtWI.)
hojas, se podrn utilizar los extremos derecho e izquierdo de los smbolos para sealar la entrada u salida del flujo del procedimiento.
31
UNIVERSIDAD
NAClONALAlITNOMA
DE MJ:.xln)
El smbolo de decisin podr tener hasta tres lneas de salida y la lfnea de entrada se ubicar en la parte superior del
sfrnbolo.
SUElDO PARCIAL
{SALIDA}
(et.' SUELDO
TOTAL
L~
LICENCIA ES?
(SAL
lOA!
SIN SUELOO
(SAl lOA)
C{J~EC10
Es conveniente
mantengan
uniformidad en su tamao.
32
REDACCiN
Cada diagrama deber contar con un encabezado que especifique el nombre del procedimiento que se describe. Cada actividad o conjunto de actividades que sean realizadas por una unidad responsable, quedar claramente indicadas en el diagrama. debern
UIS actividades a desarrollar. debern expresarse en forma breve. precisa y con el smbulo correspondiente.
La redaccin de cada actividad deber comenzar con un verbo en tiempo presente y conjugado en tercera persona del singular.
Cada actividad se numerar en forma progresiva, de acuerdo con la secuencia indicada en la
descripcin narrativa.
Dentru del smbolo de "documento" se deber indicar el numbre del formato, documento, reporte etc.
Si el nombre del documento es muy extenso, slo la primera ocasin que se mencione se describir completo y en lo sucesivo se podr abreviar o anotar las iniciales. Cuando se desconozca el nmero u orden de la copia del documento que se est manejando, sta se podr indicar con la letra "C", en caso de que se identifique la copia del documento por su color, se indicar el color correspondiente. Cuando en el desarrollo de una actividad se mencione listados impresos por computadora, deber utilizarse el smbolo de documento y cada uno de ellos tendr que identificarse con nmeros arbigus precedidos de la letra "T" de tantos. Ejemplo: 2 T
3.7 ANEXOS
En este apartado se deben incluir las formas. instructivos de llenado y machotes utilizados para la ejecucin de un procedimiento.
DEFINICIONES Forma
O
formato:
Es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en blanco para
ser llenados con informacin variable. ~
FCA~UNAM,1990.
33
UNIVER.')llJAD
NAClONAI,AUT()N(lMA
DE M~Xj('O
Machote:
Es un escrito
representa
las caractersticas
para la
y constituye
DlkEl'TOk l'reserue.
(il:NEkAL
LJE PEI<SONAL
Me pc""ilO ~oli..:iI.:Jr NC me conceda Licencia l'rcjubiblO!"I" sueldo. con b".~e ,,1 Al1i..:ulo 4Q tic ID le)' dd ISSSTE. A pOl1ir del --;-c-,-----;--:-:-:---:c:--. la mismu cuU!;nr /lnj:1 por Jubilncicn.
con el conocumcnro
(ue ni trmino de
RkM.A
v.,
JIu
lIlellh
Instructivo
de llenado:
cmo
Para conformar
los anexos se recomienda considerar lo siguiente: de llenado y machotes de: acuerdo cun el orden de aparicin en el
En cada documento que se anexe, se deber anotar en el ngulo superior derecho la palabra" ANEXO" seguido del nmero consecutivo que le corresponda.
34
UE "K{)('EOIMJENTOS
3.7.1
Todo formato
de llenado,
Para su elaboracin,
se podr
Instructivo
con explicacin
directa,
B Instructivo C Instructivo
modelo.
A continuacin
se describen
A INSTRUCTIVO
CON EXPLICACIN
DIRECTA en reduccin del formato, la cual se pega en el centro de se explica cuales son los datos se deben de anotar en cada
Esta tcnica consiste en obtener una fotocopia una hoja y en los extremos, fuera del formato, espacio vacio. Para identificar con facilidad las instrucciones
se trazar
35
Ejemplo:
!~ ;~~
n.N.A.M. SOU(Tll.1D No ud,,;r 3"rev;"tuno.~.
En ,at~o de: ser mujer. fl!lolllr nombre
~E('Rf:TAltiA
1I11(~:f'('IN
ADMINISTRATIVA
t;F.NI-:RAI. O~: I'~:I(SONAL
'AGO
AvrOHOMA ce
ot
MUIICO
Anotar
dCllCmknc;,)'
CENERAl
'OtSQNAl
subdepcodeucm drm!.le recibe Sil l',,:u 1;1 rasi"n;ad<J al h~,b"J'.cJor por 1" J)( iI' ( el" l-n"as
SOLtCI1U[)
lJE flEGIS1RO
ti e: .~oll.:
A'O~!Xl SOUCIIANI[
"
(1I1i,,;us. n es tmli~l'ell'
~"lak Ikn:"
Indll;' Tnl'in,k
.~Il ""1""
"
m!.lo~
en In IINAM.
N.mero de vo . o
lddni.:o
.J"I1
1;,I"He mnyor
~e k 1'11,-'(1:1Iocnlizar
de horus ,
nllfUbajlKJOr.
Numcrc
un ."''''"
I"bon.,
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11N i\M.
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C 'lfICAC
A':
1:on mmenJj;
d,,,
m.. )'
",,,,.1.:
menur
micntfl!.ld
1'011
mimero~
;lI1biJ!.o~.
!'inll" lIulogl'urll 11.:: V.~tu IluCI1( Id Secrcurro o Jefe de 1" Ill1idrw.J Admin .tn."tv:o (en ,,;nllO
u ,u"_c"'_'. n.......,....~'.: ."'~'M' '" _"""~"'<XW',~ ~ ,." .. _ ,,,,,.,,,, . , .,.,. ,,,,, ....,..
1>1
!.le rechazo
.ir
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Nmero
CII
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lu 'l"in..:ell:l
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_" ... " . _'M' . ,,_,~' . ,,' ,. UVN ' '"''~''''' -_ , __ .G.. U< ~r_' . e, ., < o'"
< ""' -"""" , "'" "" -'-'
la causa
C,_."
mi~lIIo)
_"'
!.le 1:<IIYutlu
(,;011 m.imc-
pag o.
36
B) INSTRUCTIVO
CON EXPLICACiN
SEPARADA
DEL FORMATO
MODELO
Para el diseo de este tipo de instructivo, se toma un formato en el cual se asigna un nmero a cada uno de los conceptos y espacios destinados para ser llenados; en hojas en blanco se realizar la explicacin de cmo llenar cada espacio, siempre relacionando la explicacin de cada concepto a travs del nmeru que se asign al formato modelo. bajo la leyenda "REFERENCIA" y "DEBE ANOTARSE". Ejemplo;
UNIU[flSIO,'O
NACIONAL
AUTONOMA
DE M(XICO
O,MECC!ON
GENERAL
DE P(RSONAL
SOUCITUD
DE REGISTRO
Al PAGO
DE GUAROERIA
PARnCULAR
OATOS OH SOliCITANTE
00._11<:11.I0.
'A.HIGUU'AO
&
.(lf'OHO ':
,"",.,
,""pO""
$[
"'''TOl\lz.o."
, ,,,, I>l
J aU,",Cu.A
DE ..GO
"
"
"
"."'H~oO.__
"""''''~''
__
"'''''' _C<U""I>"COt_.
" ".,,.,.,.
"".(M>("
"""""''''' u., .'"(AA_e-':O"''' ,,. C.,.,""" .. ""_, 'Jf/ "'ur . o "",,.c"J<' lit ,ollNoOI"''' ~.'f"",'lu
_ """ WI _"_. C.SC .~., 'O<fS"
u,."',.
'1<_ Dt _
C.U ...,.., ~_ " "" ' . D"'" '" , . ".'."~'"
37
UNIVERSIDAD
NACIONAL
AUTNOMA
DE MD:ICO
U.N.A.M.
..
DEBE ANOT AR.SE donde recibe .u PDBo. por ID IXiI' (ver Formes (lnicu.
Nmero de expedj~te uiglUldo DI tnblljlldor No di indillpeMtlble lIe1Ulf elite eAp.cio). No incluir obreviatunu.
Incluir el indi. :ado en el Taln de I'DgO. En el que ectuahnente vive el tr.lblljlldor. En la que rc.:ibc su pago . Nombramiento ho~. que tiene en 1:1 dcpcndeI"M:wen 1:. que labore mayor numero de
, .. E
.,
Nmero de a08 Inborcdos en t a UNAM. 9 10 Nmero de hor.l8 que labor, et trabajedcr Nlnef"OlCldn...:odondc a la semana en 1:. UNAM.
l
NOIn:
38
OE I'WHCEUIMlENToS
Cl INSTRUCTIVO
CON EXPLICACION
Existen formatos que desde que fueron diseados o reirnpresos se determin incluir el instructivo de llenado en el reverso del mismo. Cuando las instrucciones que se indiquen al reverso del formato sean claras y precisas no es necesario elaborar otro tipo de instructivo.
ANVERSO
REVERSO
INSTRUCTIVO
\,NV{MIDI\O ".CIOf<oA Auro_. O( __
oco
CLAV";
tU
DE LA DEPE","UENCIA:
/vtI:it
NMOtO
"""
Fonr&I
u..;....
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Al'IoTE
1"
<
.....
.. ~ 1
En lA 'f.C ~ NorntmLmiel"ljo
. pelO.
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o,jOoC
lat>ote lJ"IIIyO<
,_..."
SEMAI'1AL:
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MlA .., . en la
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. ..... .. ........ ..
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VO.UO.:
s....TCt io
A.dminitt ti
(en 50 . ",..1""'0
,.
"0
Nota:
Las dependencias universitarias que utilicen forrnatos emitidos por la Administracin Central, debern solicitar a sta, los intructivos de llenado respectivos. En los casos de que un formato sea diseado por la propia dependencia, sta deber elaburar el intructivo de lIenadu correspondiente.
39
UNIVEkSlOAO
NACIONAL AUTNOMA
DE MD:Il"O
IV
4.1 CARTULA DEL MANUAL
Cuando los procedimientos han sido elaborados, stos se deben integrar para tal efecto, a continuacin se describe cada uno de sus elementos.
a un manual de procedimientos.
Es la primera hoja del documento, cuya finalidad es identificar al manual. Los elementos que debe contener debern ajustarse a los lineamientns establecidos en el apartado 4,11 "Linearnientos para la presentacin del Manual de Procedimientos".
Ejemplo:
NOfl.U1kE DE U! INS'Tn rn')~ DE LA UNIVEKSIDA)) NACIONAL AlJTNOMA SEl'HETARiA AII;\IINISTIf.ATIVA III1U:c'nN Gt.:NEKAL m: I'EKSONAI. U1~MEXICO LOl ;OTU'O DE LA DEPENDEN"'" (NO IN(IISPENSArU_EI
toconro
IINAM
SIlBS.STEMA
AL
OIIE
PERTENE"E
NOMBRI;. llE~NllENI'IA
VE
LA
MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS
1)11-
EN MATERIA
S.IBTn1LO
ru~bk (cpcnen..:~, 'ub ,1.:p.:nen"l:i, l:imento, 1;, lr:.b:.jo I"bI;"lcmoo. n:.lu.-lez;, lr1m.k) lie""rlid :'ir.;:.) " por (, le m:.,
DE ADMINISTRACiN
DE "ERSONAL
p", ~"'"'
40
(illIA TH'NIt'A
I'AI<A lA
UAhu!tAClN VE MANIJAU:S
U1: '}<OC1:lJlf-ill:NTOS
ENt'AIJEZAIXJ
Ti"IIU
tJJi
HtJJA
--t---------------.
APROBAC1111'\ AI'TIIALl7~t-IN TECNlt"A
lA
CONTENIDO
DEI. M\Nlj\1,
"1 RE(;ISTRO
DEL .\tANI
AL
1ll:.I'IHJ("ElllMIENTns
APARTA/)OS
l'ERSoNAL
IINIVERS1TARI1I
im",nl\ll< . v h <le:
. tr.'..h
M", ;m",nt~
"e ,vnlr
."'~-.~
:..dmllll~lr,'h"O
41
UNIVERSIDAD
NACIONAL
AUTNOMA
DE MD::ICO
Ejemplo:
rrnn,o
HOJA
DE LA
de
r--..
clllbonKlo por revisado por PUESTO Y REA VE LA I'EkSONA QUE REVIS
l'UESTu
y REA
y lluLOn:u,do por
, ,
El prc.cnl", docwncnLO, KEA QUE to CUSTOUIAR NOMBRE Y FI RMA DE LA f'ERSO NA QUE REVIS
'll(:orporn 111Mllnuul d", I'roced imientoa cou 1;,fu.:.lidad de dllf ut.6 D cnr o ue:
----- 1-----------.
---- ----
----REVIS
->
AIITORJZ
ElABOk
42
(UIA TECNlI'A
PAI{A LA ELAB()I{A('N
DE MANUALES
DE PkOCEUIMlENTOS
Ejemplo:
ACTUALlZAu6N
TI'1.JLO
HOJA
I>E I'ROCEI>IMIENTOS
oa
DE
LA FE<'HA __ I__ I _
El Inunual
de prQl.:cdilni""IO~del1olnil1ado en vigor
:l
partir del
dio.
,,,
Pego
de Gucrderfa
Pnrticu-
formato en el cU31 Be soliche copio Iotostdtico del ecm de nacimiento de! menor,
,.
Reexpedicin
de Credencia-
se
A tu
documenurcin adiciona:
requeridn
pUI'lI
el ill~n:llo de pcl'llonul.
El dn mientos
43
lINIVERSIIJAIJ
NAI'IONALAlITN(IMA
DE MfJW'O
ENI'ABEZAUO
f~ ~,,-'?r~
~~
U.N.A.M. l-"
Le U;r"",,,j6n f.n::.ho: J de rrori"ia,
TiTttLO
HOJA
UE
t-----------------un di~
Il'Io'TR(H)UCCJN
FlfNI'IONES y ATRIBlIIONES-I--------
como
furu:;<)I\"';
qu" f:,eilil"
1:. r"",liz:-.c;n
(BREVEMENTE)
que tiene
encOl!lend;.dal Uireccin.
la flU'lCionC4
encomen~
:. ala
pf()C"dimien~.
norrn:c.s
1M
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P~OISITO llSIIARIOS
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pbn adOf;
44
l;'f1A TE('NICA
I'AAA LA ELAUOKAClN
LJE MANUALES
UE 1'~(K'ELJIMlENT(l~
Iniciar con UI1 verbo en tiempo infinitivo Especificar con. claridad qu, para qu y para quines se ha elaborado
Evitar el uso de adjetivos calificativos. No subrayar conceptos. Utilizar una redaccin clara, precisa y en una extensin Ejemplo:
el manual.
mxima
de cinco renglones.
EN"A
BEZAlxI
~~~~ ~-_r.s ~
U,N,A.M.
'-
QlJ
IE.toblccer
IOII!
trIIci61\ de k"cunoa
II. Ob!lC'... une ..
linenmientos y dillpo!liciolll:ll nortnmivas en materin de !>dmini~, HWTlll.no~ efecto de r"gular.su aplicacinl y vigilar AU
ependenciWl univerMitorbHI.
RA I'A
Qt.llNES
PARA QlI
45
UNIVERSIDAD
NACIONAL AUTNOMA
UE MDcWc)
4.7 PROCEDIMIENTOS
Este apartado constituye la parte fundamental del manual, ya que agrupa los procedimientos previamente elaborados, ya sea por rea de responsabilidad o por la naturaleza de un trabajo. Los lineamientos para la integracin y presentacin de procedimientos y IV correspondientes de esta Gura. se estipulan en los apartados 1Il
Ejemplo:
,
I I I
..............................
,
1 1
DIAGRAMA DEseRIPeION NORMAS OBJETIVO DEL INDICE CARATUlA SEPARADOR ANEXOS DE FLUJO NARRATIVA
SEPARA DOR
I
I
I I
I
PROC EDINIENTO.
I I I
1
I
DE OPERAeION PROCEDIMIENTO
I I I
I I
---------------I
_
..... _
I I
..---------------1
ANEXOS
I
I
I I
PROCEDINIENTO I
DE FLUJO NARRATIVA
:
I
I I
1
I
OBJETIVO
Del INOIeE
I I
I
1-
CARATUlA SEPARAOOR
1-
~._
I
..
1)-
46
(itllA
TECNWA
I'ARA lA ElAliOIU\<:J('lN
DE MANt/ALE<.;
OE Pk{)('EOIMlENTOS
4.8 GLOSARIO
Est compuesto por la definicin II explicacin de palabras o trminos poco usuales o con diferentes acepciones utilizados en el manual y que se considera requieren ser definidos en este apartado para facilitar su comprensin y uniticar el lenguaje utilizado.
Ejemplo:
S~XRETAKA
ADMINISTRATIVA
nIlU:CClN
GENERAL
1>1-: "ERSONAL
EN("ABEZAIXI U.N.A.M.
GLOSARIO
ORDEN POR GRlIPOSALFABETlI'OS
_-------------+TiTIIW
+
I
~.
A
.-UEFINU'INC 'LARA.( '01'0
~ /lVIOAO
IKIn .:j':":Ul!KJ.1I por
CRETA Y f'oRRECTA
V
TERMINUS /'"
opero.:;or,,:>! ufulefi y .~u':.:HivlL' que U1\!l Wlitlad re>lllions:.bk par . 1:. r.:.:oti:ta.::t6n d un trabajo dercnninado
E.<!.,d conjunto de
,...--
TUlIOOI1_ de"cdlOfi
e
('ONTkATlJ
l'ccto.
la.. Jl'llla
.:nl r.:
I>ES<:uNCENTKAClON
Fonn:l de: ors.llnw..::ln :adml1\i~Ir:llivll que !I': int.:grll ":011rgunOR:I 1_ qu.: !I.: la eucomiendu la rGIIIiz.l:..::in de: delenninnda.~ lI..:tivido.da y qu.: no pierden 1:1 1'1:111ein jerrquica .::on el rgano centrr1.
47
I INIVERSIVAU
NACIONAL AUTNOMA
UE M80:ICO
~ ~~
U.N.A.M
OE I'IWEDIMJENTuS
AUTORlZ
Lic .. Dnecror
COORDIN
LA.
Subdrrector ..
REVIS
Le..
EUJjOR
MECANOGRAFI
48
UE MANUALE'i VE 1'1{<X'EI>IM1ENTos
4.10
DIRECTORIO
En el reverso de la portada se debed incluir el Directorio Institucional de la Universidad, seguido del de la dependencia que elabora el manual, debindose anotar los nombres completos y cargos de lus diferentes funcionarios del primer y segundo nivel jerrquico.
IINIVE.RSIUAO
NA<"tUNAL
AIITNVMA
DE MXWo
de ('''''Iro
Romo Ac:.dtmi"""
Serr-.mo Mipll6n
A~do(;.e,~r 1
ESClIELA
VE E$T1IVIOS
PROFE.')IONALE.')
..
Lie.
Oirutor
49
IrNIVER'ifl)Al)
NACIONAL AUTNUMA
OE M8<U'O
4.11
Los manuales de proced irnientos que elaboren las dependencias universitarias debern presentarse de acuerdo con los siguientes linearnientos establecidos por la Direccin General de Personal.
A) Cartula del Manual
Ejemplo:
i-u-+. r
6.0 cm. 3.0 5
_
_
Al... _. _.
AH~1I1'o1STlC.An"'A _
IIIKt;.',01'l'
':~:N~:lotALllEl"':J(MlNAI._.
-~l~ ~
N
]~
i
I
4.5
__
_.
__
__
._
~I"NU"LHE 1'}{O<.:EIUMIENToS
EN MATERIA
DE AIIMINISTRACIN
HE PERSoNAL
~------------------------------------~_.--. I I
l----------------~21~.5~tm~
~I-
50
OE MANIJALES OE "lmn::'OIMIENToS
Ejemplo:
.:h-'I ~ 1i
._._ :=l
1
, ,
, .
~qS
l1.N.A.M
==-=============;J--'
MANUAL DE PROCE[)IMIENTOS EN MATERIA [lE A[)MINI~'TRACI(N !lE I'ERSONAL
-_
I._._,_ik============d_, I
\50 5.5
L
1,
:
i
,
_,_,
,9
e m
IElllIlblecer
1011
linell.mienlO!l
y dispoaicionea nonmllivllII en materia de udnmlltr .lca efecto de re gulcar su capli.::acinl y vigilur su obseruniversilnri' . I.
_1
~II
SI
UNIVERSIDAU
NACIONAL AUTNOMA
VE Mf:xWO
Ejemplo:
e~~~a:~r
-i
. . __
. __ . __
. .
-f-. --'-1=:':>'
. _ -. -' l/.N.A.M.
~~~~
- -1 \5 -:
. I
0
- _._.
e e
u
:) .5cm. I ,
I
19. 5
e m
~ ~ ~ ~
M(JVIMIE~~rOS ATRAVF..5
UE FORMA
NICA
===-,--==::=
-t.,
..p5
L------------------------t--~,4.5
--------------~21~.~5~c~m~.----------------~~
52
lil!lA TECNWA
'ARA LA 1;IAUOkAClN
OE MANIfAIES
OE l'k()t'I~I)IMII;NT{)~
D) ndice, Ejemplo:
Objetivo,
y Descripcin
Narrativa
de los Procedimientos.
_",-5.0:,-:---+
~ 2.5
-:._
-+---\--;--I
'JNjg~~:"' -. , ;.., I I
"f"
I
SECRt..-rARA ADMINI~-rRATIVA . .
DUU::CClN CENERAL
m: "F.RSONAI.
l'Octk.""rs
U.N A M
tr-
I'ROCEDIMIENT()
-4----
-~========================~
IlE,'iCHI!>CIN NAIO(ATIVA AfTIVIIlA()
o
N
EI""I\II.';AIIO
!lE LA VENTANILLA
IH~
2.
---. ~ la !lh; de
--f--.
I I I
6.5 cm.
. ~ <k""'I.01~1C:~ el R""itoode 1"'1.por (Ic~ II.cJl'Oll"ci6n", :!.I !'ii el l~bOIjador el I'Xibo .and,.. 'f'A"
'Tlf'O"\C
1-.;>
""'nI~
.'('101
P'). :li.en&c. le
"".1"""
I
I
16.5 cm.
n:ap:ti...., en I~ Vent~
1\l1I~ de Inforrn::<!
1_
ENCAK' ,AII()
t-u
vc,ir . 'lI'" Iot .ht<'lS <k bo dQ..~-t6n "aco po< Ilcc~~ de kcr__ id(ln~.I
"fI-'
:<ii ,,1 \ ... t-.ooj:ocJOI no ".:n~~ ~ .. , el .".';bQ .:o;>'_j>Olldie" .le.;'ldi~ . '1"" ruli"" ,,1 ratO del iHlpo",", .pc;..."1ivo "" l:I V(rluuti!~ de Inform.:.a de la 1l.t.;.P.
lR . 8AJ . UOIt 2.2 Ef. ~u. ,,1 PUlO "" la V", . o.niIlQde Info"'""'5 r "" I'r.o$Cnlllma:.varncme en I~ V"m~ niJIa de CrWc ... 1.os pQr\I. ':Rlt'Cpr ,,1 'Kt:<.-;bQ de f'a~o PO' Oc:redlO de R.::JlOl .in
53
UNIVERSIDAD NAClUNALAtfTI"NOMA
lE M8W'(I
El Diagramas
Ejemplo:
2.0
c~l. =.
_PROCEDIMIENTO
TRABAJADOR
EIKARGADO DE LA VENTANIllA
\1[111' le..
QUE
OUOS
1-
'-
-+1 ~[~~
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()[ ell[()CNe ''''L
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'011 DEI ~[CI105 1)( ~[. l'O'HClOOl~ _ el
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NO
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O.G.'.
I-
_ol"
N!CIII\lA II[CllIO'A.IlA VEeros O( COIiT~l O( INGflESO!o, lI(el80 '011 O( IIECHOS ()[ ~['051C1011 o
fOf\)lES.
f---~
SOLtCII" "l lRA&.JAOO~ VII'" I[;[NllfC"'C ION , \lE"'IF IC.~OO OUt COIIUS'ONOA
" [~l[,
10('"
I~ IC.oc 1011I
f--------------------------!-!---!,
Nota:
-tot
=1
cm.
En el caso de diagramas de tlujo extensos los cuales no Se deseen presentar en hojas por separado. se recomienda imprimirlos en hojas amplias y efectuar dobleces hasta igualar t!I tamao carta. otra opcin es realizar reducciones. cuidando que no se pierda la legihilidad del documento.
54
t;! 'lA
I Lt "i'W"/\
'AI(\
lA
1>1:I'kt Il 'UJIMILi'Tt
l~
F) Instructivos
de Llenado
Ejemplo:
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H
I
i
lIli
SEC~ETAHA AUMINISTH.\T1V\
-1
1
1
1.0
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.,
In
55
UNIVERSIOAO
NACIONAL
AUTNOMA
DE ~.I':xICO
G) Separadores
Con la finalidad
debern utilizar
de localizar rpidamente cada uno de los procedimientos que integran el manual, separadores, los cuales se disearn de acuerdo con las siguientes indicaciones:
se
Debern ser elaborados en cartulina br istol de color blanco de tamao carta y cun pestaas de 1.5 cms. de ancho por 6 cms. de largo. Cada pestaa deber tener anotad u el nombre del procedimiento que se trate.
escalonadas
H) Encuadernacin
indicaciones:
La colocacin En aquellos
incluyendo
los anexos.
elaborados
debern
hacia la
parte interior
Las pastas debern ser de tamao carta de material del documento y de la dependencia.
as como identificarse
con el nombre
Con el fin de facilitar la u ..:tualiz . rcin de los manuales, se sugiere presentarlos carpeta de argollas y en tornos de 150 hojas corno mximo para su adecuado vigilando en todo momento el trmino de cada apartado del manual.
correspondientes
a las Secretaras
y Unidades
Administrativas
56
carfA TCNICA
VE MANUALES
VF. I'ROCEDIMJE.N'TOS
v
Las etapas a realizar son las siguientes:
En este apartado se presenta una metodnlogfa, la cual tiene como propsito orientar al usuario sobre las etapas que se deben llevar a cabo para la correcta elaboracin o actualizacin de los procedimientos de una dependencia.
Se refiere a la designacin, por parte del Titular, de las unidades responsables de la elaboracin o actualizacin del Manual de Procedimientos de la dependencia; puede tambin tratarse de un comit que se integre exclusivamente para desarrollar esta actividad. Este responsable se encargar de la planeacin y coordinacin del proyecto.
57
11NIVEHSI!JAl> NACJONALAUTNOMA
DE MXU'()
Documentos Jurdicos y Administrativos de la Institucin tales como: Leyes. Decretus , Estatutos, Acuerdos, Oficios. Circulares y Memurandos. Esta informacin tambin puede servir de base para la redaccin de las normas de operuckin (polticas y reglas) de los prucedimieruus que se elaboren o actual icen. Informes de las Auditorfas aplicadas a 14:1 dependencia. con la finalidad en la elaboracin o actualizacirin del Manual de Procedimientos. Entrevista con el Titular de la Dependencia, con el propsito alcance y los recursos disponibles para llevarlo a cabo. de considerar sus recomendaciones
de determinar
la prioridad
del proyecto.
su
Entrevista con encargados de las unidades () reas responsables que integran la dependencia, para conocer las caractersticas y el nmero de procedimientos que se aplican en dichas reas. as COlnO para saber quines pueden participar en la elaboracin o actualizacin del manual. Gua Tcnica para la Elaboracin Personal. con el tin de consultar Manual de Procedimientos actualizar () a incorporar. anterior de Manuales de Procedimientos. emitida y seguir los lineamientos que establece. (en caso de existir). para identificar por la Direccin General de
Manual de Organizacin de la depemlencia para obtener cada rea responsable. conocer el tipo de activid.ules que
informacin
se realizan y determinar
Es importante mencionar que en el manual que se elabore () actual ice. s(lIo se deben considerar procedimientos vigentes, es decir, aquellos que operan actualmente. ms no as las propuestas de modificacin o las suposiciones de cm debera real izarse el trabajo.
5.1.3
Con base en la informacin recabada en el paso anterior. se establecer en forma clara y concreta. el objetivo que se pretende alcanzar con la elaboracin del Manual de Procedimientos de la dependencia. Para esta actividad Se debern tomar en cuenta los lineamientos de redaccin y presentacin establecidos en el punto 4.6 de esta Gua.
5.1.4
El desarrollo
"el proyecto
y consiste
en:
Establecer en orden cronolgico, hH.I.S y cada una de las actividades que se deben realizar para elaborar el Manual de Procedimientos, desde las actividades necesarias para integrar el equipo de trabajo que lo desarrollar, hasta las requeridas para obtener la autorizacin interna y registro oficial de la Direccin General de Personal.
58
(j
a cuntas
se investigara
Determinar
el programa
el tiempo que se estime necesario para realizar cada una de las actividades de trabajo, obtenindose as el calendario de actividades del proyecto.
que comprende
Asignar a cada una de las actividades los recursos humanos, materiales, financieros, tcnicos y de apoyo administrativo que se requerirn. Este punto est en funcin de los recursos asignados para el proyecto. Para facilitar la elaboracin del Programa que se muestra a continuacin. Ejemplo: de Trabajo, se recomienda utilizar una grfica de Ganu, corno la
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'n,o.o'
-LK '(Rk~..oo'vll"
59
! JNIVERSIVA[)
DE MI?xU'()
5.1.5
AUTORIZACIN
El Programa de Trabajo elaborado se presenta ante las autoridades de la dependencia con el propsito de que se conozca, autorice y proporcione el apoyo necesario para la elaboracin del Manual de Procedirnientos, en este sentido, se debern establecer los mecanismos de comunicacin interna (reuniones de trabajo, circulares internas, rnernorandos, entre otros), que sirvan para facilitar las actividades de investigacin.
5.1.6
INTEGRACIN
En este momento
Para la organizacin
se debe designar
se proponen
Que el proyecto se realice por un rea de apoyo tcnico Planeacion, Sistemas. etc.)
Que el
de la dependencia
(Organizacin
y Mtodos.
proyecto
se realice por cada una de las unidades o reas responsables que les corresponda,
de la dependencia
con los
procedimientos
bajo la coordinacin
de la Secretarfa
o Unidad
Administrativa.
Que el proyecto lo real ice una comisin temporal integrada por personal de cada una de las reas responsables de la dependencia, coordinado por la persona que designe el Titular de la misma.
documental
y de campo
para
la integracin
de los procedimientos
de las
Redactar los procedimientos, para lo cual se debern definir y acordar sean necesarios para homogeneizar el lenguaje que se utilizar. la uniformidad documento definitivo. Verificar en el estilo de redaccin, la profundidad
con anticipacin
los criterios
que
del anlisis
y la presentacin
del
El responsable del proyecto, presentar el programa de trabajo a los integrantes del equipo. a efecto de disipar cualquier duda y contar con su colaboracin: asimismo, les explicar el contenido de la Gua Tcn 1 para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos, a fin de que conozcan los lineamientos y metodologa que se deben seguir para la elaboracin o actualizacin del manual.
60
;lA T(:t'NWA
DE "!<t)('EDIMIENTos
5.2
PARA LA OBTENCiN
Simultneamente
a la elaboracin
de trabajo se determinarn y disearn las herramientas documental y de campo; dichas herramientas podrn ser:
documental.
directa.
5.2.1
INVESTIGACIN
DOCUMENTAL
seleccionar
disposiciones
analizar
11
procedimientos
ya documentados,
que fundamenten
5.2.2
ENTREVISTA
Es una tcnica de investigacin en la cual a travs de la conversacin directa con el persunal involucrado, permite obtener informacin sobre las actividades que conforman los procedimientos. Este mtodo es til para reunir informacin de aquellas personas quienes tienen dificultad para expresar sus ideas u conocimientos por escrito o que nu disponen de tiempo para llenar cuestionarios. Las entrevistas se clasifican en dirigidas y no dirigidas:
al Entrevista
Esta tcnica
dirigida
consiste en que el entrevistador selecciona de antemano los temas relacionados con las
actividades
conversacin.
que
se
investigarn,
para
as
contar
con
los elementos
de referencia
para
dirigir
la
Para aplicar esta tcnica es necesario contar con una gua de entrevista en la que se plantean a xrOHO modo las dudas o temas de inters a investigar; el orden que debe seguirse es secuencial y el objetivo es obtener respuestas concretas.
61
IINIVERSIDAD
NAC"IONALAlrlN{)MA
I)E M8<U"(J
b) Entrevista no dirigida En esta tcnica se puede utilizar una gua de entrevista que no necesariamente sigue un urden preestablecido para obtener la informacin; la hilacin entre los temas surge espontneamente y tiene la ventaja de dar la oportunidad al entrevistado para explayarse adems de permitir al entrevistador profundizar sobre los temas especticos que tenga duda. En la aplicacin de esta tcnica se puede omitir la utilizacin de la gua de entrevista, siempre y cuando: el entrevistador posea un amplio conocimiento sobre el tema, los aspectos a investigar sean mnimos o se tenga la suficiente experiencia y habilidad para realizar la entrevista.
RECOME
El xito de una entrevista depende de la hahilidad del entrevistador y de la preparacin que se recomienda: Tener bien definido el objetivo de la entrevista antes de aplicar!a.
Determinar cules son los aspectos a conocer o aclarar e incluirlos
ordenadamente
en una gua de
entrevista. Ejemplo:
OBJETIVO DE LA E TREVISTA: Conocer como se realiza el trmite para la expedicin de constancias de trabajo para el personal extranjero. ASPECTOS A INVESTIGAR: Descripcin del trabajo Personal o reas que lu real izan Mtodos de registro y control Formatos que se utilizan y como se llenan Bases normativas de este procedimiento Tiempo en que se real iza el trabajo Estadsticas del volumen de trabajo
Concertar cita con el entrevistado informndole el asunto a tratar, esto con el fin de programar su tiempo y prepararse para la entrevista. De preferencia, llevar a cabo la entrevista en un lugar privado, evitando as las interrupciones. Comenzar la entrevista con algn comentario breve o de actualidad que motive a la persona sentir confianza para que se interese por la entrevista" 62
y le haga
(lilA
!A 1:1A!I(lkAt
Utilizar
un lenguaje
sencillo
que facilite
la entrevista,
evitando de valor,
no emitir juicios
informacin
que se considere
de la entrevista
se ha alcanzado,
es conveniente
corroborar
la informacin
5.2.3 CUESTIONARIO
Es un documento que contiene una serie de preguntas ordenadas obtiene informacin sobre un rema o asunto en parricular. 1'lgicamentt:!, a travs de las cuales se
En este caso se trata de cuestionarios que se aplican a las personas involucradas directamente en la realizacin de un trahajo determinado. por lo que es necesario que el contenido de los mismos, comprenda aspectos especficos sobre los temas {\ asuntos relacionados con el trabajo del cual se desea obtener
informacin .
De acuerdo
L':O!l
en las respuestas,
ser:
al De respuesta abierta Es aquel cuest ionario que da al encuestado y profundidad que desee. l ihertad para que proporcione sus respuestas con la ampl itud
b) De opcin mltiple"
respuesta
cerrada de
En este tipo de cuestionarios, cada pregunta que se formula va acompaada de dos {} ms opciones respuesta, por lo que el encuestado estara Iimitado ti responder a s\lo una de ellas. cl Mixtos Estos cuestionarios son una combinacin de los dos tipos anteriores, que se necesita investigar con diferente grado de detalle,
al tip" de intorrnacin
UNIVERSIDAU
NACIONAl. A!rNOMA
IJE MfXI('()
Las preguntas debern formularse de manera que no sugieran la respuesta. Cada pregunta deher limitarse a una sola idea. Las preguntas debern ordenarse de acuerdo con las necesidades de informacin del estudio. Deben agruparse todas las preguntas de un mismo tema. Evitar el empleo de trminos ambigos. tcnicos
O
poco usuales.
Se debern incluir preguntas que investiguen las actividades que se realizan cotidianarnente (diarias); con
cierta periodicidad (dos veces a la semana, semanal, quincenal, mensual); en forma espordica (ocasional,
temporal y eventual).
Ejemplo;
CUESTIONARIO
MIXTO
l. 2.
Con qu nombre(s)
SI;!
conoce al procedimiento
Describa con detalle qu acrividndcs se realizan cotidnnnmcntc puesto qlJ(; ejecuta cada actividad. Qu actividad (es realiza cotidinnumcntc
3.
Cuent:l con algunos de los siguicllles documentos que !tI oriente c{mll se rcahza el procedimiento?
( ) Manual de Organizacin ( ) Manual de Procedimientos ( ) Manual de Pclicus ( ) Manual de Operaciones
( ) Otro
5.
_
IlI)fIIHlS
de operacin
) Si
) No En 6.
C:lSO
_ procedimiento?
) Si
) No En caso afirmativo 7. Anexe a este cuestionario los formato e instructivos
i.Cule.~ son?
64
(UIA TrN1CA
DE MANUALE.'i
UE 1'l<uCEIJIMIENTo.')
5.2.4
Este mtodo permite obtener informacin que no se consigue a travs de otros medios y consiste en acudir al lugar de trabajo para ver y analizar crnc la(s) personas) realiza(n) su trabajo; su adecuada aplicacin facilita adjudicarse de informacin importante y fidedigna para complementar o corroborar la informacin adquirida por otros medios. Para utilizar esta tcnica de manera objetiva se sugiere que el investigador aplique las siguientes normas: Antes de comenzar la observacin sobre el rea de trabajo, se debe tener bien claro el objetivo as como el contexto de las actividades a estudiar. Preparar un formato de registro donde se anotarn las actividades de las personas, la fecha y lugar donde se real izar la observacin.
Colocarse en una posicin que le facilite la ubservarvacin, sin interferir en la actividad LId trabajador.
Registrar lo que observe en el momento en que ocurren los hechos. Las notas deben ser revisadas lo antes posible con objeto de anotar en ellas las correcciones y adiciones
necesar.as.
Es importante sealar que independientemente del rnetodo de investigacin utilizado, deben estudiarse los hechos y no las opiniones, no hay que confiar en la memoria y ser objetivos con la informacin recabada.
5.3
ANLISIS DE LA INFORMACIN
El anlisis de la informacin constituye una de las partes ms importantes del estudio de procedimientos ya que para su adecuada elaboracin o actual izacin se requiere realizar un examen detallado de la informacin recopilada en el levantamiento de informacin documental y de campo.
El anlisis consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de informacin 1I grupos de datos a fin de someterlos a un examen crtico que. a su vez. permita conocer en todos sus aspectos y detalles
6S
IINIVEkSlllAD
NA('IONALAIJTNOMA
DE Ml~j{'{J
secuencia de pasos:
Conocer
el hecho o situacin
Describir
ese hecho u esa situacin. con el fin de conocer todos sus detalles y aspectos. cada elemento o componente del hecho.
Descornponerlo Examinarlo
Depurar Ordenar Definir conjunto, Un enfoque eficaz la
de clasificacin.
considerado tanto individualmente como en
cada elemento
en el
momento
del anlisis
de
los datos
es responder
a seis
cuestionamientos
fundamentales
La
para el analisis
son las
siguientes:
QU TRABAJO
SE HACE?
Se
cuestiona cumplimiento
sobre acerca
se llevan
cabo para el
QUIN
LO HACE?
Se refiere
desarrollo
de un
que
intervienen
en el
CMO SE HACE?
la
forma
dependencia.
Tambin
y tcnicas aplicados para realizar sido adoptados y adaptados en 1" interroga acerca de los equipos e instrudel procedimiento.
en el desarrollo
CU
DO SE HACE?
Se refiere a la informacin
sobre la periodicidad
tiempos
Se refiere a la departamental
llevan l caho las actividades
izacin
o reas de trabajo
donde se
que se analizan.
POR QU SE HACE?
Se pretende
conocer
con mayor
detalle
las actividades
que integran
un procedimiento,
de sta manera
entender
los cuesuonamienros
antes sealados.
66
(UfA TE('NICA
DE MANUAU:'S
UE I'KOCl:.llIMJENTO,")
PROCEDIMIENTO:
QU SE HACE'
REEXPEDICIN
.QUIN LO
HACE?
DE CREDENCIALES
.CMO SE HACE?
AL PERSONAL
DNDE SE HACE'
VENTANILJ.J\
UNIVERSITARIO.
OBSERV ACION ES
CUNDO SE HACE'
AL MOMEI'TO EN QUE [1. TI<AIINA IIOR LO .~JLI('ITE,
ENCAM(,Allu
01: lA DE
VuNTANILLA CRE!>Er'WIAl.E!-;
INIIWANIH) lA l.JOCUMEN TM'I()N NECE.<;ARIA PARA EL TR','ilTE ("ONIo1}.TENTE EN: LTIMO TAl.~jl'l
I<E(:1800E 1',0.00
['E
(;REDEI'(;IAl.
os
1',0.00
POR !llORE
eH'J,~ OE
REI'O.'o'Of)N
NOMIlRA'-IIENTO, COPIA EN ('A,.'OO I>E !-;ER TRA8J\JAOOR A('ACI~I co. EN EL ('A.~) na QUE EL TRA IIAJACIOR YA CLIENTE CON U'. [}')(:UMENTACI6N, 1010 LE SOLICITA MI~A. SE REVISA LA Of)CUMEI'< TACIN !lEL INTERf.S.4.UO ENCAkGAl)O
OE QU E
ENTREGUE
U'.
EN EL M()MENTO QUE EL TRAJINA OOR ENTREGA lOS OVfTOS. VENTANILLA (;RElIEI'(;IALES
W\
LA
VENTANILLA CKEOENC1Al.E.<;
ue
DE
ue
.POR QUE SE HACe! PARA VERIF('AR VUE EL 11', TERE.'iAO( E.<,TE VIGENTE EN t'I<JMINA Y QUE SE flAYA INGRE.<;A,IIu EL IMI'ORTE DEL 1',0.(;0 W\ ('RE[IEN
EL TALI'l PAC CI). RRE.~I'ON(JA A LA LTIMA !,JlIIN('ENA Y QUE SE ANEXE "I<E<.:IIIO OE !'ACO I''OR DE, REf'lt().<; OE IIEf'().<'1nN".
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VENTANILLA SULWITE,
Una vez concluido el anlisis se deber depurar la informacin con el objeto tle eliminar la que corresponda a otro tema o que es innecesaria para la elaboracin o actualizacin de un procedimiento; terminado sto, se deber clasificar la informacin de acuerdo a su naturaleza para poder integrar cada uno de los procedimientos. Se sugiere llevar el siguiente orden para la integracin de cada uno de los siguientes apartados: Nombre Diagrama Descripcin Formas Normas Objetivo del procedimiento de flujo narrativa
y reglas)
67
IJNIVER.~llJAD
NM'IONALAUTNOMA
VE MXU"O
Cuando ya se tienen integrados los procedirnientos, cabe la posibilidad de que se presenten dudas o se detecte que falt obtener informacin Ante esta situacin se considera conveniente acudir nuevamente con el personal que la proporcion para hacer las aclaraciones pertinentes. Nota: Existen apartados que se pueden realizar simultneamente o cambiar el orden propuesto, dependiendo de las habilidades del personal encargado de elaborar o actualizar los prucedirnientus.
5.4
En esta etapa se presentarn y redactarn los procedimientos, se disearn los diagrarnas y se elaborarn los instructivos de los forrnatos conforme a los "Linearnientos para la integracin de procedimientos" que se encuentran en el apartado 1II de esta Gua Tcnica. Es muy importante que exista uniformidad en el estilo de redaccin y diagramacion de dichos procedimientos, para lo cual se recomienda r evisarlos detenidamente y en su caso, realizar los ajustes necesarios. De esta forma cada procedimiento estar integrado por:
Cartula
ndice Objetivo
de identificacin
de flujo
5.5
Cartula
del Manual
Introduccin
Glosario de los trminos u palabras que aparecen en los procedimientos
68
El manual de procedimientos deber quedar ordenado de acuerdo con lo establecido en los "Lineamientos para la Integracin del Manual de Procedimientos" que se encuentran en el apartado IV de esta Gura Tcnica.
5.6
VALIDACIN
Cuando se haya concluido el manual, es necesario presentarlo a los Jefes de las reas responsables y personal involucrado para sorneterlo a una rigurosa revisin final; lo anterior, con la finalidad de verificar si la informacin contenida en el manual est completa y corresponde a la realidad. Asimismo, esta revisin permitir comprobar que no existen incongruencias o imprecisiones. Si el rea responsable
debern ser consideradas
manifiesta
observaciones
con respecto
al contenido
de lus procedimientos,
pertinentes.
stas
en su caso, efectuar
5.7
Finalmente, el manual de procedimientos definitivo deber ser sometido a la consideracin del Titular la dependencia para su autorizacin. Hecho sto se deber enviar un ejemplar a la Direccin General Personal a efecto de solicitar su revisin, dictamen tcnico y asignacin del registro oficial.
de de
Cuando se reciba en la dependencia el dictamen aprobatorio de la Direccin General de Personal se proceder a su reproduccin y difusin a las reas responsables encargadas de aplicar los procedimientos descritos en el manual. Asimismu, se har llegar un ejemplar a la persuna o rea responsable de su custodia dentro de la dependencia.
69
UNIVERSIDAD
NACIONAL
AUTNUMA
DE MX!C()
GLOSARIO DE LA GUA
A ACCIN Se aplica para establecer divisiones de trabajo o para distinguir actos especializados.
O
diferenciar
AUDITORA
Tcnica que tiene por objeto la comprobacin, modificacin y evaluacin de actividades, mediante la investigacin u observacin de hechos y registros. Frecuentemente va acompaada de un adjetivo o de una frase descriptiva que indica el propsito y tipo de auditorfa. Examen constructivo y comprensivo de la estructura de una institucin, en cuanto a sus planes y objetivos, mtodos y controles, su forma de operacin asf de sus recursos humanos y ftsicos. Proceso de sustitucin del trabajo humano por mecanismos, mquinas y sistemas automticos que son regulados sin la intervencin directa del hombre.
AUDITORA ADMINISTRATIVA
AUTOMATIZACIN
e
COROLARIO Proposicin que se deduce de lo demostrado anteriormente.
CONCATENAR
DESCENTRALIZACIN
Traslacin de parte del poder o de la autoridad, a unidades que siguen perteneciendo al mismo todo organizado. El propsito de la descentralizacin es el cumplimiento de los fines, gracias a una mayor y relativa independencia. Proceso que implica la transferencia de funciones a organismos con personalidad jurfdica y patrimonio propios, asf como autonoma orgnica y tcnica. Forma de organizacin administrativa que se integra con rganos a los que se les encomienda la realizacin de determinadas actividades y que no pierden la relacin jerrquica con el rgano central.
DES CONCENTRACIN
70
ESTUDIO TODOS
DE
M-
Registro y examen cricn. sistenuitico de los modos existentes y proyectados de llevar a cabo un trabajo. como medio de idear y aplicar mtodos ms sencillos y eficaces y as reducir los costux.
EFICACIA
en el lugar. tiempo,
calidad y cantidad.
las metas y
EFICIENCIA
E:- el logro de
11l~
ohj.!tivo:-. al menor
Ctl~tll.
GlIA TI~CNICA
Ducumeutu que contiene la Illc[lldtdog:t. I,\s insuucciunes y la informacin esencial para dirigir ti urientar la I.:!ltlhoracit)1l de diversos tipos de documentos tcnico .ulministrutivo.
INSTRUCTIVO
Documento dades.
que contiene
lineamicntus
especfficos
rara realizar
unu onuis
activi-
LlNEAMIENTO
Directriz que establece lo!-- lmite!' dentro de los cuales hall de realizarse actividades. a~ como 1;ls C<1r;lctl!r:-.tica~generall!s que stas deher.in tener
Ias
MTODO
l fin de
71
UNIVER'iIDAIl NACIONAL
AUTNOMA
UE M8::J('O
METODOLOGA
Disposicin lgica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un anlisis ordenado.
PLAZA
Unidad o posicion individual de trabajo que no puede ser ocupada por ms de un empleado a la vez y que tiene una adscripcin determinada. De esta manera, puede entenderse como el conjunto de labores y responsabilidades asignadas en forma permanente a un s610 empleado en determinada adscripcin.
PUESTO
Unidad de trabajo especfico e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que deben realizarse y aptitudes que debe reunir un titular, en determinadas condiciones de trabajo.
TCNICA
Procesamiento que la investigacin cientfica o la experiencia han comprobado que es eficaz para alcanzar determinado propsito.
TRMITE
concluye su atencin.
u
UNIDAD SABLE RESPONEs una rea acadmica u administrativa orgnica de una dependencia. que se identifica dentro de la estructura
72
tlA
Tt('NII'A
('ARA LA ElABOkAn(N
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Quiroga
I;}
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y mtllllos en la administraci6n
nhlica,
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Rodrtguez
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Rojas Soriano
sociales.
FCPyS-U N AM,
13.
Secretara
de Comunicaciones
y Transportes,
Mxico,
1984.
73
UNIVERSIDAl>
NACIONAL AUTNOMA
DE M8clCO
RESPONSABLES
Subdirector de
trativos
Estudios Adminis-
COORDINARON
Lic.
Luis Sarmiento de
Castillo Pro-
Coordinador yectos
Estudios y
Jefe de
REVISARON Y ELABORARON
Lic. Fe! ipe Fernndez Mercado Jefe de Depto. de Proyectos l Lic. Jorge Arias Gonzalez Analista Lic. Enriqueta Lpez Chavarra Aux il iar Martn Caldern
Segura
Secretario Lic.
Analista
MECANOGRAFIARON
74
Secretar
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General
Fernarulo Serrano
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LA PRF"SENTE
PUUUCACION FUE IMPRESA EN: SISTEMAS E IMPRESOS PLAYA TECOLlfll.A 46<) REFOR.\1A IlT,\CCIIIUATL CON UN TlRAJE DE I.OCO EJEMPI . \RES. MEXICO. JULIO DI:. 1<)<)1
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