El Outsourcing

1. Introduccin 2. Definicin de Outsourcing 3. Las cinco razones para adoptar Outsourcing 4. Las cinco razones estratgicas ms importantes 5. Sistemas Outsourcing de suministros de equipos de oficina, muebles y enseres 5.1 Costes del departamento de compras 5.2 Costes de distribucin 5.3 Costes de almacenamiento 5.4 Costes de contabilizacin y pagos 5.5 Costes financieros 6. Ventajas 7. Beneficios Adquiridos 8. Entrevista 9. Conclusin 10. Bibliografa 11. Apndice 1. INTRODUCCIN El outsourcing es una operacin de actualidad en la que el objetivo principal de la empresa es la reduccin de gastos directos, basada en la subcontratacin de servicios que no afectan la actividad principal de la empresa. En este tema desarrollaremos aspectos muy importantes como algunas razones para adoptar el outsourcing as como tambin las razones estratgicas ms importantes. Se ha hecho un estudio basado en sistemas de outsourcing de suministros de equipos de oficina, muebles y enseres. Destacndose las ventajas obtenidas, beneficios adquiridos. Finalmente se incluye una entrevista con una administradora en la que se hace una serie de preguntas directas sobre los beneficios, alcances, servicios y beneficios que ve al utilizar el outsourcing, sin olvidar los riegos que ello conlleva.

2. DEFINICIN DE OUTSOURCING El outsourcing es una tendencia que se est imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste bsicamente en la contratacin externa de recursos anexos, mientras la organizacin se dedica exclusivamente a la razn de su negocio. El outsourcing hasta hace tiempo era considerado simplemente como un medio para reducir significativamente los costes; sin embargo en los ltimos aos ha demostrado ser una herramienta til para el crecimiento de las empresas.

3. LAS CINCO RAZONES PARA ADOPTAR OUTSOURCING - Reducir o controlar el gasto de operacin. En un estudio realizado por el Outsourcing Institute se encontr que las comp aas redujeron costes en un 90%. -Disponer de los fondos de capital. El outsourcing reduce la necesidad de tener que incluir fondos de capital de funciones que no tienen que ver con la razn de ser de la compaa.

-Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor. -Manejar ms fcilmente las funciones difciles o que estn fuera de control. El outsourcing es definitivamente una excelente herramienta para tratar esta clase de problema.

4. LAS CINCO RAZONES ESTRATEGICAS MS IMPORTANTES -Enfocar mejor la empresa. Permite a la compaa enfocarse en asuntos empresariales ms ampliamente. -Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes. -Acelerar los beneficios de reingeniera. -Compartir riesgos. -Destinar recursos para otros propsitos. El outsourcing es aplicable a diferentes reas de la organizacin, como por ejemplo, personal, compras, ventas, etc.

5. SISTEMAS OUTSOURCING DE SUMINISTROS DE EQUIPOS DE OFICINA, MUEBLES Y ENSERES. Los estudios realizados por Booz Allen en el ao 1994 determinaron una serie de situaciones como las siguientes. El coste de c omprar en las empresas flucta el entre un 15% y un 30% del coste total de las compras y que estn compuestas por los siguientes costes: 5.1 Costes del departamento de compras El proceso de elaboracin de rdenes de compra, atender vendedores, solicitar cotizaciones, realizar y coordinar el comit de compras, atender o solucionar problemas en cuanto a calidad o tiempos de entrega de los productos, eleccin de proveedores. 5.2 Costes de distribucin Recepcin de los requerimientos por rea, separacin, empaque y distribucin de los artculos, actualizacin de las tarjetas de inventarios y el generado por el transporte y manejo de las transportadoras tanto a nivel urbano como nacional. 5.3 Costes de almacenamiento Valor del alquiler del rea asignada, el personal que trabaja en el almacn y todos los procesos que se tienen que llevar a cabo para almacenar y despachar la mercanca. 5.4 Costes de contabilizacin y pagos El que se genera en el departamento de Contabilidad al tener que revisar, archivar, generar cheques para las facturas para cada uno de los proveedores. 5.5 Costes financieros Coste de oportunidad del dinero invertido en el inventario.

6. VENTAJAS -Rebaja en los costes totales de los bienes y servicios adquiridos. -Una mejora en la calidad del servicio obtenido, comparado con el que exista antes. -Los trabajadores de la compaa pueden dedicar su tiempo al verdadero objeto de su negocio. -Atencin especializada, permitiendo un trabajo en equipo con el departamento de organizacin y mtodos para mejoramiento o eliminacin de procesos. -Suministrar al sitio que el cliente le indique. Un solo estado de cuenta total indicando los consumos por cada centro de coste o puesto de trabajo esto solo se hace posible mediante la implantacin del EDI, intercambio electrnico gracias a la conexin en red que posee. -Alianzas estratgicas. -Reduccin de espacio. 7. BENEFICIOS ADQUIRIDOS -Seguridad y confianza Seguridad de contar con un proveedor integral que mantendr un inventario, para realizar suministros de ms de 6000 referencias para aseo, cafetera equipos y muebles de oficina de las marcas ms preferidas en el mercado. -Reduccin de costes Disminuyendo de una manera significativa el coste de comprar entre estos se tienen los siguientes: coste de almacenamiento, coste de distribucin, de contabilizacin y pagos, as como el coste financiero.

8. ENTREVISTA Articulo entrevista a Norma Esperanza Macias, administradora de la empresa Arp Colmena -Qu es outsourcing? Es contratar y delegar a largo plazo uno o ms procesos no crticos para nuestro negocio, a un proveedor ms especializado que nosotros para conseguir una mayor efectividad que nos permita orientar nuestros mejores esfuerzos a las necesidades neurlgicas para el cumplimiento de una misin. -Qu busca un servicio de outsourcing? Un servicio as busca resolver problemas funcionales y/o financieros a travs de un enfoque que combina infraestructura, tecnolgica y fsica, recursos humanos y estructura financiera en un contrato definido a la rgo plazo. -Cmo es el sistema de contratacin de outsourcing? La subcontratacin tiende a usarse para proyectos o componentes de proyectos especficos, normalmente para ser ejecutados en corto plazo los convenios de outsourcing tiene mayor alcance puesto que son la delegacin de la administracin de actividades que tienden a firmarse por perodos entre 3 y 10 aos; no se orientan slo a labores de bajo nivel, eventualmente entregan actividades no esenciales y repetitivas, pero tambin pueden llegar a ser una asociacin donde se comparte el riego y utilidades. -Qu logra la compaa contratante con el outsourcing?

La compaa contratante logra r en trminos generales, una "f uncionalidad mayor" a la que tena internamente con "Costes Inferiores" en la mayora de los casos, en virtud de la economa de escala que obtienen las compaas con su contratista. -Cules son las consecuencias del outsourcing? Outsourcing total: implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista. Outsourcing parcial: slo se transfiere algunos de los elementos anteriores. -Cules son los servicios del outsourcing? -Infraestructura computacional. -Operacin de telecomunicaciones. -Diseo. -Implantacin y administracin de redes. -Administracin y atencin de contingencias de centros de cmputo. Administracin de datos y bases de datos. -Recursos humanos. Aplicaciones. Consultora. -Por qu utilizar outsourcing informtico? -Actualizacin tecnolgic a: la empresa prestataria del servicio asumir los costes y continuos cambios tecnolgicos. -Soporte: la empresa prestataria del servicio se encargar de contar con personal especialista y calificado en el rea de sistemas. -La empresa usuario de servicio se dedicar a especializar sus actividades de negocio. -Qu beneficios tiene el outsourcing? -La empresa se preocupa exclusivamente por definir la funcionalidad de las diferentes reas de su organizacin, dejando que la empresa de outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnolgicos, manejo de proyecto, implantacin, administracin y operacin de la infraestructura. -Poseer lo mejor de la tecnologa sin enganchar y entrenar personal de la organizacin para manejarla. -Disponer de servicios de informacin en forma rpida considerando las presiones competitivas. A travs de soluciones de outsourcing se logra la contratacin de servicios con idntica funcionalidad y disminucin de costes. -Aplicar el talento y los recursos de la organizacin a las reas claves. -Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios. -Qu riesgos presenta el outsourcing? -No negociar el contrato adecuado. -Eleccin del contratista. -Puede quedar la empresa en mitad de camino si falla el contratista. -Incrementa el nivel de dependencia de entes externos. -Incrementa en el coste de la negociacin del contrato. -Inexistente control sobre el personal del contratista.

9. CONCLUSIN Podemos finalizar considerando que en la actualidad uno de los objetivos ms buscados por todas las empresas es la mayor eficiencia al menor coste, sin dejar por un lado los estndares de calidad y servicio al cliente.

Tambin podemos concluir que debido a las diferentes posibilidades de outsourcing de servicios o productos, las empresas deben elegir la que ms se acomode de acuerdo a sus recursos y necesidades. 10. BIBLIOGRAFA -Ofiexpress, Empresa dedicada a sistemas outsourcing de suministros de equipos de oficina, muebles y enseres. -Entrevista a Norma Esperanza Macias, Administradora de Arp Colmena.

11. APNDICE Artculos de Internet: http://sedesur.uanarino.edu.co/~accesod/outsour.html Trabajo enviado por: gustavo@cargoexpreso.com Fuente: www.monografias.com