You are on page 1of 21

CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS

GUA CR 1. REDACCIN DE HALLAZGOS

Guatemala, junio e !""#

GUA CR 1. REDACCIN DE HALLAZGOS

NDICE

Conteni o 1. Definicin

$%&ina 1

2. Objetivos 1

3. Responsables

3.1 Auditores gubernamentales

3.2 Encargado

3.3 Supervisor

. !rocedimientos

.1 Estructura de "alla#gos

.1.1 $%tulo

.1.2 &ondicin

.1.3 &riterio 3

.1.

&ausa

.1.' Efecto

.1.( Recomendaciones

.2 !rocedimientos para la Redaccin de "alla#gos 3

.2.1 $%tulo

.2.2 &ondicin

.2.3 &riterio '

.2.

&ausa '

.2.' Efecto

.2.( Recomendaciones

.3 Documentacin de los "alla#gos

&orroboracin de los "alla#gos *

Evaluadas .' .( Obtencin de &omentarios de los Responsables de las +reas , -ndicios de Actos -legales , ,

'. !roductos Ane.os , /o. 1 Resumen de Atributos de "alla#gos 10

/o. 2 Recomendaciones Espec%ficas para la Redaccin de "alla#gos 11

/o. 3 1ormato &2dula &entrali#adora de "alla#gos 12

GUA CR 1. REDACCIN DE HALLAZGOS


1. DE'INICIN "alla#gos son todas a3uellas situaciones de importancia4 3ue se 5an detectado como resultado de la aplicacin de las pruebas de cumplimiento 6 sustantivas en la ejecucin de la auditor%a4 6 3ue tienen un efecto importante sobre los objetivos

previstos4 as% como en la calidad de la informacin 6 las operaciones del ente p7blico evaluado4 por lo 3ue deben incluirse en el informe como situaciones 3ue merecen reportarse. El proceso m8s importante de la labor de auditor%a es el desarrollo 6 presentacin de 5alla#gos. 9os 5alla#gos fundamentan las conclusiones 6 recomendaciones del informe de auditor%a4 6 deben ser comunicados a los funcionarios responsables 6 autoridades superiores de la entidad auditada.

1. !. O()ETI*OS 1. 2.1 Evaluar si la evidencia obtenida satisface los objetivos espec%ficos definidos en la planificacin. 2. 2.2 Establecer la suficiente satisfaccin respecto a las apreciaciones 3ue corresponden a cada 8rea o cuenta e.aminada. 3. 2.3 -ncluir en el informe los 5alla#gos sobre las deficiencias o aspectos sobresalientes4 debiendo contener en forma lgica 6 clara los asuntos de importancia en forma comprensible para los lectores del informe. . 2. Redactar los 5alla#gos4 de tal manera 3ue no condu#can a conclusiones errneas 6 3ue su contenido est2 plenamente justificado por la labor efectuada. 2. +. RES$ONSA(LES
En el proceso de identificacin 6 redaccin de 5alla#gos interviene el personal 3ue integra el e3uipo de auditor%a4 siendo responsables: Auditores ;ubernamentales4 Encargados 6 Supervisores. +.1 Au ito,e-Gu.e,namentaleSon responsables de identificar 6 redactar los 5alla#gos en los papeles de trabajo4 de acuerdo a la metodolog%a establecida en la presente gu%a 6 documentarlos 6 evidenciarlos adecuadamente en los papeles de trabajo. +.! En/a,&a oSon responsables de evaluar si el trabajo reali#ado por los auditores gubernamentales para la identificacin de los 5alla#gos4 es suficiente4 lo mismo 3ue la evidencia obtenida 6 3ue est2n adecuadamente identificados en los papeles de trabajo. Adem8s4 deben orientar a los auditores gubernamentales en la aplicacin de los criterios 3ue se utili#ar8n para seleccionar las deficiencias4 anomal%as etc. 4 3ue califi3uen como 5alla#gos 6 3ue su redaccin est2 de acuerdo a la metodolog%a establecida en la presente gu%a. +.+ Su0e,1i-o,eSon responsables de evaluar4 conjuntamente con los encargados4 el proceso de la identificacin 6 desarrollo de los 5alla#gos4 asegur8ndose 3ue los

mismos 5a6an sido seleccionados 6 desarrollados aplicando la t2cnica adecuada 6 3ue en general4 se encuentran debidamente sustentados. Es asimismo4 responsable junto al encargado4 de discutir los 5alla#gos con los funcionarios 6 responsables de la entidad auditada. 2. $ROCEDI3IENTO El proceso m8s importante de la labor de auditor%a es el desarrollo de 5alla#gos4 para 3ue estos sean t2cnica 6 adecuadamente desarrollados4 se debe cumplir el siguiente procedimiento: 2.1 ESTRUCTURA DE LOS HALLAZGOS $odo 5alla#go debe estructurarse 6 redactarse siguientes atributos: tomando en cuenta los

< < < < < < 1. 2.

= $%tulo = &ondicin = &riterio = &ausa = Efecto = Recomendacin 2.1.1 T4tulo 2.1.! Con i/i5n Se refiere en forma resumida 6 general al nombre del 5alla#go4 el cual debe 5acer referencia al problema principal 3ue se 3uiere informar. Se refiere a la descripcin del funcionamiento actual del sistema4 el procedimiento4 etc. en los 3ue se 5a identificado una deficiencia4 irregularidad etc.4 cu6o grado de desviacin debe ser demostrada. >causa ? efecto@ 2.1.+ C,ite,io Se refiere a la forma como debi funcionar o reali#arse lo 3ue se esta evaluandoA generalmente el criterio se encuentra establecido en le6es4 reglamentos4 manuales etc. Si el criterio no se encuentra descrito e.pl%citamente en los documentos anteriores4 el auditor define el mismo con base en su e.periencia4 tomando en cuenta los re3uisitos m%nimos de control interno 3ue deben estar incorporados a los sistemas4 procesos 6 operaciones. 2.1.2 Cau-a Es la ra#n fundamental por la cual ocurri la condicin4 o el motivo por el

3ue no se cumpli el criterio. Su identificacin re3uiere de la 5abilidad de an8lisis4 investigacin 6 juicio profesional del auditor gubernamental4 lo cual servir8 de base para el desarrollo de una recomendacin constructiva. 2.1.# E6e/to Se establece como resultado de la comparacin de los atributos anteriores >condicin?criterio@ para determinar una situacin real o potencial4 cuantitativa o cualitativa4 o lesin patrimonial4 3ue tiene un impacto importante en las operaciones4 los resultados 6 en la imagen institucional de la entidad. 2.1.7 Re/omen a/i5n Son sugerencias constructivas 3ue el auditor gubernamental propone 3ue se adopten para mejorar la calidad de los controles internos 6 las operaciones4 las cuales deben estar dirigidas a eliminar la causa de los problemas detectados. 2.! $ROCEDI3IENTOS $ARA LA REDACCIN DE HALLAZGOS !ara desarrollar 5alla#gos se re3uiere diseBar 6 ejecutar un proceso de obtencin de evidencia4 6 la aplicacin del juicio profesional e independiente del auditor en su an8lisis4 para 3ue en forma objetiva se describa 6 documente la situacin encontrada >condicin@4 la cual debe ser comprobable 6 convincente con base en la calidad de dic5a evidencia. 9os 5alla#gos deben desarrollarse tomando en cuenta los siguientes aspectos:

< = Cue los 5ec5os detectados tengan la importancia necesaria para darse a conocer en el informe. < = Cue se 5a6a obtenido la evidencia suficiente4 competente 6 pertinente4 3ue sustente lo 3ue se necesita informar. < = 9a posibilidad de 3ue los 5ec5os sean corregidos 6 produ#can beneficios futuros. < = Cue el costo 3ue se necesita incurrir para la adopcin de las recomendaciones4 se vea compensado con beneficios futuros 3ue superen dic5o costo. < = Cue t2cnicamente sea factible la implantacin de las recomendaciones 3ue se formulen.
&ada uno de los atributos descritos con anterioridad4 deben desarrollarse bajo las siguientes directrices: 2.!.1 T4tulo Debe indicar claramente 6 en forma resumida4 lo 3ue se detect seg7n la condicin4 de manera 3ue el lector comprenda f8cilmente4 en 3u2 consiste el

problema. 2.!.! Con i/i5n Debe describir con el detalle necesario 6 en forma clara4 en 3u2 consiste la deficiencia o la desviacin observada4 la cual debe ser probada concretamente 6 sustentada con los papeles de trabajo correspondiente 6 dem8s evidencia obtenida. !ara ello es 7til referirse a las siguientes preguntas: DCu2 fue lo 3ue sucediE DDnde sucediE D&u8ndo sucediE D&u8ntoE >cantidad o valor 3ue 5a causado un efecto@ DCu2 aspecto legal o normativo se incumpliE 2.!.+ C,ite,io Debe e.presar concretamente las pol%ticas4 normas 6 regulaciones incumplidas 3ue 5an dado origen a la ocurrencia del 5ec5o 3ue se 5a calificado como 5alla#go. 9as preguntas b8sicas a formularse son las siguientes: DDnde esta contenido el criterioE >le6es4 pol%ticas4 manuales4 normas etc.@ D&u8l es el 8mbito de aplicacinE >un departamento4 un proceso un sistema etc.@ DCu2 vigencia tieneE >actual4 pasado4 permanente@ Asimismo4 se pueden utili#ar las siguientes referencias concretas:

< = &mo debi reali#arse una operacin seg7n las le6es4 reglamentos 6 dem8s disposiciones internas de la entidad. < = &mo deber%a 5acerse tomando como base la tecnolog%a disponible < = &mo deber%a reali#arse tomando como base la forma en 3ue se llevan a cabo las mismas operaciones en otras instituciones similares. < = &mo deber%an estar funcionando los procedimientos m%nimos de control.
2.!.2 Cau-a Debe e.presar la ra#n fundamental de la desviacin del cumplimiento del criterio4 este es un re3uisito b8sico4 6a 3ue de la identificacin verdadera de la causa4 depender8 la calidad 6 lo apropiado de la recomendacin. El auditor gubernamental debe tener presente 3ue ante una condicin dada4 pueden e.istir mas de una causa4 por lo 3ue debe reali#arse un trabajo e.tensivo con el fin de detectar dic5as posibilidades4 6 como consecuencia4 la recomendacin 3ue se formule debe ser integral 6 enfocarse a cubrir las causas identificadas4 con el fin de evitar 3ue las deficiencias persistan.

9as causas de las deficiencias4 el auditor gubernamental las puede identificar al e.plorar las siguientes 8reas: $e,-onal Elemento alrededor del cual pueden concurrir las siguientes situaciones: ?Cue est2 mal ubicado ?Cue no sea el adecuado ?Cue no se le 5a6a brindado capacitacin ?Cue no se le 5a6a motivado ?Cue se 5a6a dado muc5a rotacin ?Etc.

$ol4ti/a-, $,o/e imiento-, Le8e-, 3anuale-, O,&ani9a/i5n, et/ .

De la misma manera pueden ser el origen de ciertas deficiencias debido a los siguientes factores: ?Cue sean obsoletos ?Cue est2n siendo mal interpretados o aplicados ?Cue est2n desactuali#ados ?Cue no e.istan ?Cue est2n mal elaborados etc. = A1an/e- te/nol5&i/oEl no aprovec5amiento4 la mala 6 subutili#acin de la tecnolog%a tambi2n pueden ser la manifestacin de determinadas deficiencias encontradas. = In6,ae-t,u/tu,a Es otro factor 3ue puede constituirse en el origen de algunas deficiencias4 como ejemplo se pueden enumerar los siguientes factores: ?-nstalaciones insuficientes o no apropiadas ?Edificios mal ubicados ?-nstalaciones inseguras ?Servicios b8sicos deficientes >energ%a4 agua etc.@ ?-nstalaciones mal diseBadas ?Etc. 9o anterior pone de manifiesto la necesidad 3ue el auditor gubernamental defina el alcance necesario de su trabajo 6 5aga uso de toda su 5abilidad 6 juicio profesional para identificar en todo el 8mbito institucional las causas de las deficiencias.

2.!.# E6e/to Dependiendo de la forma cmo se enfo3ue la redaccin de este atributo4 las autoridades superiores de la entidad evaluada 6 los responsables directos del 8rea e.aminada4 pueden valorar la importancia del 5alla#go 6 convencerse de la necesidad 6 los beneficios 3ue se obtendr8n al implementar el cambio propuesto a trav2s de la recomendacin. El efecto debe demostrar en t2rminos cuantitativos o cualitativos el impacto de la condicin4 tanto en relacin con el 8rea o cuenta auditada4 como la probabilidad de 3ue dic5o impacto se e.tienda a la entidad en su conjunto4 de manera 3ue el mismo motive a los niveles jer8r3uicos correspondientes4 a la adopcin de las medidas correctivas oportunas4 para el control de los riesgos identificados. 9a evaluacin del efecto de un 5alla#go debe e.tenderse como m%nimo a identificar los siguientes aspectos:

0 = &u8nto se 5a visto afectada el 8rea o cuenta evaluada4 o la entidad4 e.presado en: a@ valores monetarios4 b@ calidad de bienes 1 o servicios4 c@ cantidad de unidades producidas o servicios prestados etc. < = Cui2nes o 3u2 funciones b8sicas de control 5an resultado afectadas: por ejemplo: la autori#acin4 registro 6 custodia de operaciones4 de bienes4 valores e informacin de la entidad. < = Cu2 per%odos 5an afectado: el efecto puede e.tenderse a diferentes per%odos 3ue pueden ser aBos4 meses4 semanas4 d%as4 5oras4 etc. dependiendo de la naturale#a de la entidad 6 sus operaciones. < = &u8l 5a sido el impacto institucional en relacin con: a@ la eficiencia de las operaciones4 c@ el logro de los objetivos 6 metas 6 c@ la imagen institucional.
2.!.7 Re/omen a/i5n $oda recomendacin debe contener los datos necesarios 3ue permitan a las personas responsables de su cumplimiento4 tener una comprensin amplia 6 clara 3ue facilite llevarlas a la pr8ctica4 por lo 3ue deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos: = Evaluar el costo frente al beneficio = !resentar los beneficios del cambio cuantificado o cualificado seg7n el &ubrir todos los aspectos del cambio propuesto $omar en cuenta los criterios vertidos por los responsables del 8rea Orientar las acciones 5acia la eliminacin de las causas del problema !rocurar fortalecer los controles e.istentes4 aumentando la eficiencia 6 Orientar a la unificacin de criterios de operacin 6 control

< < caso < = < = e.aminada. < = < = seguridad < =

2.+ DOCU3ENTACIN DE LOS HALLAZGOS $odo 5alla#go4 debe estar sustentado con evidencia suficiente competente 6 pertinente4 3ue constar8n en los papeles de trabajo debidamente referenciados al borrador del informe 6 a la c2dula centrali#adora de 5alla#gos. (Ver formato de cdula centralizadora de hallazgos en anexo No. 3). 9a evidencia 3ue sustenta los 5alla#gos debe ser convincente incluso para una persona 3ue no 5a participado en la auditor%a. 2.2 CORRO(ORACIN DE HALLAZGOS : RECO3ENDACIONES !revio a la inclusin definitiva del informe4 los 5alla#gos detectados deben discutirse con los funcionarios 6 responsables de la entidad auditada4 6 de ser necesario4 con personal t2cnico idneo4 con el objeto de corroborar los mismos 6 ratificar la calidad de la evidencia obtenida4 6 asegurarse de la viabilidad 6 aplicabilidad de las recomendaciones. Esta fase del proceso de la auditor%a permitir8 tambi2n 3ue el auditor gubernamental se asegure de 3ue fue entendido el 5alla#go 6 la recomendacin propuesta para eliminar las causas del problemaA asimismo4 facilita la discusin final del informe con las autoridades superiores4 con el objeto de asignar a los responsables4 recursos 6 pla#os para tomar las acciones correctivas correspondientes. 2.# O(TENCIN DE CO3ENTARIOS DE LOS RES$ONSA(LES DEL ;REA E*ALUADA. $odo 5alla#go debe incluir los comentarios 3ue los responsables del 8rea evaluada necesiten 5acer despu2s de la discusin de los mismosA estos comentarios pueden ser en diferentes sentidos: a@ aceptando e.presamente el 5alla#go 6 proporcionando informacin o e.plicaciones adicionales 6 b@ mostrando inconformidad total o parcial. En el 7ltimo caso4 lo importante es 3ue el auditor est2 en capacidad de demostrar la valide# de sus aseveraciones4 con base en la evidencia obtenida 6 la correcta interpretacin de la misma. 2.7 INDICIOS DE ACTOS ILEGALES Dentro de los 5alla#gos detectados4 e.iste la posibilidad de 3ue se 5a6an cometido 5ec5os anmalos o il%citos4 por lo 3ue el auditor gubernamental debe detectar dic5a posibilidad4 identificar posibles responsables 6 delimitar

el tipo de responsabilidad 3ue corresponda4 para iniciar las acciones administrativas 6 legales respectivas4 as% como asegurarse 3ue la evidencia disponible es suficiente 6 competente para sustentar el procedimiento legal 3ue deba seguirse4 para ello debe solicitar el apo6o de la asesor%a jur%dica de la &ontralor%a ;eneral de &uentas4 a efecto de coordinar las acciones 3ue se seguir8n para 3ue su funcin sea efectiva. #. $RODUCTOS 9a aplicacin de la presente gu%a dar8 como resultado la presentacin de 5ec5os descritos en forma lgica 6 comprensible4 3ue motiven a las autoridades superiores de la entidad 6 a los responsables de las 8reas evaluadas4 a brindarle la atencin inmediata de los 5ec5os reportados4 en virtud de 3ue 5an sido e.puestos de tal manera 3ue permiten una visuali#acin completa del problema4 las causas4 efectos 6 la recomendacin concreta de las acciones 3ue deben tomarse para evitar 3ue vuelvan a suceder. 9os 5alla#gos4 constitu6en la parte sustantiva del informe de auditor%a por lo 3ue la calidad del mismo depender8 de la forma t2cnica 6 profesional con 3ue se informan los resultados4 lo 3ue a su ve# promover8 el reconocimiento del valor agregado de la funcin de la &ontralor%a ;eneral de &uentas. 7. ANE<OS /o. 1 Resumen de Atributos de los "alla#gos /o. 2 Recomendaciones Espec%ficas para la Redaccin de "alla#gos /o. 3 1ormato de "oja &entrali#adora de "alla#gos

ANE<O No.1 RESU3EN DE ATRI(UTOS DE LOS HALLAZGOS


CONDICION
=UE
... !rocesoFfuncin 1uncinFpro6ecto Autori#acinFregistr o ......

CRITERI O
DONDE ESTA 9e6es
Ganuales !ol%ticas !rincipios /ormas Sistemas

CAUSA
$ERSONAL . /o
adecuado . Sin capacitacin . Sin motivacin ...

EFECTO
CUANTO
Halor C. &alidad Inidades producidas

RECOMENDACIO N
ANALIZAR . &osto?
beneficio . Jeneficios del cambio propuesto

DONDE
... Departamental /acional -nternacional ......

=UE CU(RE
In departamento In proceso In sistema 9a Organi#acin El !a%s El e.terior

$OLITICAS $ROCEDI3IENTOS LE:ES SISTE3AS ORGANIZACIN REGISTROS IN'OR3ES

=UIENES
... Autori#aron Registraron &ustodiaron

CONTENIDO
. &ubrir todos los aspectos del cambio propuesto . -ncluir los criterios de los responsables del 8rea evaluada

. Obsoletos . Gal interpretados . Desactuali#ados . -ne.istentes . /o observados . Gal elaborados

. Orientadas a eliminar las causas

CUANDO
... !eriodo 1ec5as Evento especial ...

*IGENCIA
Actual !ermanente !asado

TECNOLOGA
. /o utili#ada . Subutili#ada . -ne.istente . Obsoleta ...

$ERIODOS
ABos Geses D%as

(ENE'ICIOS
. 1ortalecer controles internos e.istentes . !romover la eficiencia 6 la seguridad . Inificar criterios de operacin 6 control

CUANTO
.. Gontos !orcentajes

INSTALACIONES
... . -nsuficientes . Gal ubicadas . -nseguras . Sin servicios . Gal diseBadas

I3$ACTO EN
9as operaciones 9os resultados 9a imagen

ANE<O No. ! RECO3ENDACIONES ES$EC'ICAS $ARA LA REDACCIN DE HALLAZGOS

1. 1. 9os 5alla#gos deben desarrollarse de acuerdo a la estructura descrita4 pero sin identificar en forma particular a trav2s de t%tulos4 cada uno de los atributos. 2. 2. 9o 7nico 3ue se debe identificar con un t%tulo son: a@ el nombre del 5alla#go4 b@ la recomendacin 6 c@ los comentarios de la administracin. 3. 3. -dentificar cada 5alla#go con un nombre breve4 3ue en forma gen2rica identifi3ue el problema principal4 para evitar 3ue el mismo se repita cuando se describa la condicin4 por ejemplo: KDeficiente segregacin de funciones incompatibles en el 8rea de tesorer%aL . . Evitar redactar en un mismo 5alla#go4 diferentes problemas de distintas oficinas. '. '. /o incluir como causa solamente la percepcin personal4 sin antes 5aber agotado los procedimientos necesarios para establecer el verdadero origen de las deficiencias. (. (. En caso de utili#ar la t2cnica de entrevista4 identificar a la persona idnea para indagar sobre el origen de la deficiencia4 >un t2cnico4 un especialista etc.@ 6 cuestionar las respuestas 3ue nos den como e.plicacin de las causas4 5asta estar satisfec5os. Si el problema es de tal importancia4 es necesario obtener una segunda versin de una fuente distinta para comparar ambas respuestas ). ). Anali#ar las causas del problema bajo el ambiente institucional interno 6 e.terno en 3ue opera la entidad. *. *. Asegurarse 3ue la recomendacin 3ue se 5a formulado est2 dirigida a la eliminacin de la causa del problema. ,. ,. 9os comentarios de la administracin4 son para obtener la aceptacin o revelar cual3uier inconformidad en relacin con el 5alla#go informado 6 acordar el responsable 6 pla#o para cumplir lo recomendado. 10. 10. Evitar describir parte de los procedimientos de auditoria empleados4 cuando se redacta la condicin por ejemplo: KAl revisar la conciliacin bancaria ......L. o KDentro de la muestra seleccionada se encontr.......L 11. 11. Entre cada p8rrafo de los atributos4 se debe iniciar con frases o palabras de enlace para 3ue la lectura no pierda continuidad 6 sentido4 por ejemplo: Seg7n la norma /o. ......L K9o anterior se debe a .....L4 K9a deficiencia anterior 5a causado.....L

ANE<O No. + H>H 3INISTERIO DE SEGURIDAD NACIONAL AUDITORA A LA LI=UIDACIN DEL $RESU$UESTO DE INGRESOS : EGRESOS, E)ERCICIO !""? C@DULA CENTRALIZADORA DE HALLAZGOS

Re6. $>T
EA! 1

DESCRI$CIN
$M$I9O DE9 "A99AN;O &ondicin &riterio &ausa Efecto Recomendacin

CO3ENTARIOS
A3u% se deja evidencia de lo discutido con los responsables de la entidad De esta discusin se puede concluir si el 5alla#go se 3ueda firme o se desvanece4 con base en la presentacin 6 evaluacin de las pruebas.

CONCLUSIONES
A3u% se redacta la conclusin a 3ue se 5a llegado despu2s de la discusin.

3ARCAS

Se inclu6e en el informe Desvanecido: no se inclu6e en el informe.

OOO.contraloria.gov.doFguiaauditoria.doc

Comunicacin de los resultados


El formato y contenido de los informes puede variar dependiendo del tipo de trabajo realizado. Sin embargo, los reportes debern contener por lo menos las siguientes secciones: Objetivos: Incluye los objetivos del trabajo y establece las razones de por qu se realiz el mismo y cules eran las metas a alcanzar. Alcance: !efine las actividades a realizar en la auditor"a e informaci n de soporte como tiempo asignado a cada una. Se deben describir la naturaleza y e#tensi n de los procedimientos realizados. Hallazgos: Incluyen la condici n, criterio, causa, efecto y recomendaci n sobre la debilidad o e#cepci n encontrada. Esta secci n debe tambin incluir las mejoras realizadas por la unidad desde la $ltima auditor"a para proveer una perspectiva y balance apropiados en el reporte. %os &allazgos deben documentarse de la siguiente forma: Criterio: 'ol"tica o estndar que se audita (lo que deber"a e#istir) Condicin: %a evidencia de la e#cepci n o resultado de la prueba (lo que e#iste) Causa: !escribe la raz n fundamental por la cual ocurri la situaci n encontrada por el auditor. 'or qu sucedi *. Es lo que e#plica el incumplimiento del criterio. (Ej.: falta de entrenamiento, falta de pol"ticas y procedimientos adecuados, falta de controles en el sistema, etc.)

Efecto: El riesgo, o e#posici n, a la organizaci n si la situaci n no se resuelve (el impacto). Se refiere al resultado observable o la consecuencia real o potencial de no &aber cumplido con uno o ms criterios y lo que ello &a significado para la instituci n. Si una situaci n observada no tiene efectos negativos reales o potenciales sobre los resultados de la entidad, no &ay &allazgo. Si se identifica alg$n posible efecto, el auditor implementar los procedimientos necesarios para determinar si se incurri en errores, irregularidades o actos ilegales y medir sus consecuencias+ esto incluye, entre otros procedimientos, realizar una consulta sobre la tipificaci n de presuntos delitos. Recomendacin: %o que necesita ser realizado para corregir la debilidad. ,o debe s lo establecer lo que es obvio. Se debe proveer ms informaci n o alternativas para asistir al auditado en la correcci n de la situaci n. (valor agregado) Conclusiones: 'ara poner los &allazgos en perspectivas con base en sus implicaciones para la organizaci n. Comentarios de la Gerencia: Sobre los &allazgos, conclusiones y-o recomendaciones. Puntuacin de Auditora: El informe deber ser evaluado por .uditor"a Interna, atendiendo a tres posibles calificaciones: Satisfactorio, ,ecesita /ejor"a, Insatisfactorio. 'odr opcionalmente incluirse un color que identifica cada puntuaci n.
&onclusin $rabajo de &ampo Reunin de &ierre de Auditor%a 0 Emisin Jorrador del -nforme 12 Respuesta de Auditado 0 Emisin del -nforme 1inal

. continuaci n presentaremos los tiempos que deben transcurrir entre las diferentes fases de la entrega del reporte

!"as %aborables

final: 5ttp:FFideaf.orgFOebFinde..p5pEoptionPcomQcontentRtasSPvieORidP30R-temidP(

REDACCIN DE HALLAZGOS FINALES

Tomando en consideracin los atrib tos antes mencionados !condicin" criterio" ca sa" e#ecto$" se %rocede a la redaccin de los &alla'(os) *ara e#ectos de na %resentacin m+s detallada de cmo deben ser redactados los &alla'(os de a ditor,a" se( idamente %resentar- nos c adros . e a/ dar+n a la com%rensin / orientacin de la redaccin de cada no de los atrib tos . e deben contener -stos" de manera tal . e sea entendible %or el s ario del in#orme) El C adro N0 1 se re#iere a la Condicin" esta debe res%onder a ciertas %re( ntas . e %ermiten bicar con ma/or %recisin el %roblema)
C2ADRO N0 1
ATRIBUTOS CONDICI N PREGUNTAS QU ? CMO ? DNDE ? CUNDO ? CUNTO? RESPUESTAS De%artamento *roceso *ro(rama *ro/ecto Acti3idad4Obra4Ren(ln 5iolacin de le/es Inobser3ancia de %rocesos Intencional4col sin De%artamental Nacional Internacional *er,odo . e %ertenece Fec&as en . oc rri E3ento es%ecial E3ento re( lar 6ontos in3ol crados Cantidades *orcenta7es

Las res% estas a estas %re( ntas dar+n la dimensin del %roblema / la bicacin concreta . e este tiene) El C adro N0 8" se re#iere al Criterio9 de la misma manera tiene s s %re( ntas . e &acen %osible . e se bi. e con claridad el doc mento" le/" sistema" %roceso" entre otros" donde consta la re( lacin . e tiene . e 3er con el &ec&o detectado)
ATRIBUTOS CRITERIO PREGUNTAS DNDE EST ?

QU CUBRE ?

C2ADRO N0 8 RESPUESTAS Le/es 6an ales *ol,ticas *rinci%ios Normas Sistemas 2n De%artamento 2n %roceso 2n sistema La Or(ani'acin El %a,s El e:terior

VIGENCIA ?

Act al *asado

*ermanente

Las res% estas a estas %re( ntas dar+n las %a tas de dnde bicar el criterio mencionado" la e:tensin . e c bre el criterio mencionado" as, como la 3i(encia del mismo) El C adro N0 ;" se re#iere a la ca sa" (eneralmente tiene n n<mero indeterminado de %re( ntas /a . e todo el conte:to instit cional" % ede con3ertirse en ca sa de los %roblemas . e a. e7an a la instit cin o al sector e3al ado" %ero se debe estar consciente de . e el %ersonal es la ma/or ca sa de los %roblemas internos / e:ternos . e % eden oc rrir" sin de7ar de lado los otros elementos" sin embar(o considero . e el %ersonal o rec rso & mano" es el . e &ace #actible . e los or(anismos o instit ciones alcancen los ob7eti3os . e se %ro%onen" el %ersonal es el . e le da e#iciencia o ine#iciencia a las o%eraciones / %or ende los res ltados con los e#ectos . e se ori(inen)
ATRIBUTOS CAUSA PREGUNTAS PERSONAL

POLTICAS PROCEDIMIENTOS LEYES SISTEMAS ORGANIZACIN REGISTROS INFORMES

C2ADRO N0 ; RESPUESTAS No adec ado 6al bicado Sin ca%acitacin Sin moti3acin Sin tecnolo(,a Obsoletos 6al inter%retados Desact ali'ados Ine:istentes No obser3ados 6al elaborados 6al concebidos No tili'ados

Las res% estas de la misma manera" %ermiten bicar con ma/or #acilidad la ca sa del %roblema / el % nto donde se debe atacar con n estras recomendaciones" /a . e las recomendaciones . e da el a ditor interno" deben ser %ara eliminar las ca sas de los %roblemas" o en otras %alabras" los ries(os e:istentes) El C adro N0 =" se re#iere al E#ecto" . e (eneralmente es de 3aloracin" tiene s s %re( ntas . e a/ dan a medir lo . e &a ca sado el %roblema en t-rminos monetarios" de calidad" e#iciencia" entre otros)
C2ADRO N0 = ATRIBUTOS PREGUNTAS RESPUESTAS

EFECTO

CUNTO ?

5alor monetario Calidad del %rod cto" del ser3icio 2nidades %rod cidas Horas in3ertidas A tori'aron Re(istraron C stodiaron In#ormaron A>os 6eses D,as En las o%eraciones En los res ltados En la ima(en del ente Acciones de %re3encin !*ro/eccin de errores$

QUINES ? PERODOS ? IMPACTO ? SIN EFECTO ?

E?E6*LO REDACCIN DE HALLAZGOS Como na ( ,a orientacin %ara la redaccin de los &alla'(os" a contin acin e:%on(o n e7em%lo sencillo de este as%ecto" en el entendido . e tal 3e' el mismo % diera ser &asta me7orado@ El Instit to AC entos %or lo Gr+#icoB ad. iri 18 Com% tadoras *ersonales marca c&imbocln %or n monto total de Cs) 8=)DDD)DDD"DD" a n %ro3eedor ocasional desconocido en el mercado / a . ien no se le solicit (arant,a de los bienes" %resentando -stas %osteriormente da>os irre%arables en s estr ct ra interna !Condicin$) Al res%ecto" en el art,c lo 1E de las Normas Internas %ara la Ad. isicin de Cienes Nacionales del re#erido Instit to" se establece la obli(atoriedad de e:i(ir (arant,a a los %ro3eedores de bienes nacionales !Criterio$) El Gerente del De%artamento de Com%ras mani#est . e tal com%ra se &i'o %or la r(encia . e ten,a la Gerencia General de dis%oner de los e. i%os / %or el &ec&o de a%ro3ec&ar n costo o%ort nidad" /a . e los e. i%os ad. iridos costaban en el mercado Cs) =)DDD)DDD"DD %or 2nidad" lo c al le & biera costado en t-rminos totales Cs) =E)DDD)DDD"DD9 obteniendo de esta manera n a&orro de Cs) 8=)DDD)DDD"DD" con lo c al consider a%artarse de la normati3a interna 3i(ente !Ca sa$) El &ec&o de &aber lle3ado a cabo la com%ra de los e. i%os de com% tacin %rescindiendo de la normati3a e:istente en el Instit to" % ede ocasionarle (ra3es da>os %atrimoniales a s estr ct ra #inanciera" como en este caso" donde s % estamente se %erder+n Cs) ;F)DDD)DDD"DD) !E#ecto$) CONSIDERACIONES FINALES Es%ero . e este traba7o contrib /a con toda & mildad a a/ dar / aclarar las d das . e m c&as 3eces en esta materia se les s scitan a los a ditores en el momento de redactar los &alla'(os de a ditor,a en el Sector *<blico" si esto es as," 3ali la %ena entonces desarrollarlo)

You might also like