ITSTB

Compilacin de apuntes para la materia:

DISEO ORGANIZACIONAL
Unidad VI

Tcnicas de organizacin

Lic. Angel Rodrguez Castillo

Periodo escolar Agosto 13 - Enero 14

Introduccin

El presente trabajo, es una compilacin de apuntes solo con fines didcticos, tomados de diferentes autores de Libros, Internet, artculos de revistas, y de experiencias propias. Dista mucho de ser un libro de texto, por lo que algunos temas posiblemente se repitan y en algunos casos no haya continuidad, por lo tanto el crdito corresponde a los autores de las fuentes de informacin que se listan al final de este texto, mismas que debern ser consultadas por el alumno para conocer ms sobre el tema.

TECNICAS DE ORGANIZACION Las tcnicas de organizacin ayudan a la empresa a tener un efectivo control sobre las actividades y/o funciones que se deben de realizar. Tambin ayudan a delimitar que los puestos no realicen ms actividades de las que estn a su cargo.

Tipos de tcnicas de organizacin Anlisis de puestos Organigramas Diagramas de flujos Diagramas de procedimientos Manuales administrativos

Anlisis de puestos El administrador de una pequea, mediana, grande o microempresa, debe analizar actividades que se van a desarrollar y determinar el numero de puestos que se ocuparan. El anlisis de puestos es un proceso donde el analista debe listar los conocimientos, las habilidades y otras caractersticas que deben tener los empleados para poder desempear eficientemente el puesto, con el fin de que stos cumplan tanto sus propias expectativas como las de la empresa. (Mnch). las

En el libro de Administracin de pequeas empresas menciona que un administrador no debe seleccionar al personal basndose en su propio criterio sino que debe tomar en cuenta todas las habilidades con las que cuenta el personal para que tenga un mejor desempeo. MNCH
(2008)

El contenido del anlisis de puestos es: Identificacin del puesto: contiene aspectos generales como son, el titulo del puesto, de quien depende, de que departamento depende, contactos y posicin en el

organigrama. Descripcin genrica: consiste en una definicin breve y precisa de las actividades del puesto. Descripcin especfica: consiste en una exposicin detallada de las actividades que realiza cualquier trabajador en un puesto determinado. Requerimientos del puesto: es la enunciacin precisa de los requisitos que debe satisfacer el trabajador para desempear el puesto. Perfil del puesto: es la especificacin precisa de las caractersticas necesaria que una persona debe tener para desempear el puesto ptimamente, como son la edad, sexo, estado civil, rasgos fsicos deseables, etc. Herramientas para el levantamiento de la informacin. Existen varios mtodos mediante los cuales, vamos colectar la informacin, uno puede ser la entrevista, la observacin directa y la observacin indirecta. Algunos ejemplos de cuestionario, se presentan a continuacin:

Cuadro No. 1. Cuestionario del Anlisis del Puesto CUESTIONARIO DEL ANALISIS DEL PUESTO Instrucciones: Lea con atencin y conteste cada una de las siguientes preguntas, tomando en consideracin su situacin como trabajador de esta empresa. A. Identificacin del puesto Nombre del puesto__________________________________________________________ De que depto. o seccin depende?_____________________________________________ Puesto de su jefe superior____________________________________________________ Cual es su jornada normal de trabajo en este puesto? De___hrs. a_____hrs. Con que otros deptos. Mantiene contacto?_____________________________ B. Descripcin genrica Describa en forma general las actividades que realiza en este puesto _________________ _________________________________________________________________________ C. Descripcin especifica Enliste las actividades que se realizan en el puesto y especifique con que frecuencia o en que periodo se llevan a cabo. Actividad Das Semanas Meses Eventuales

D. Requerimientos del puesto Seale que requisitos deben cumplirse para este puesto Escolaridad: Primaria ( ) Secundaria ( ) Bachillerato ( ) Experiencia: Que tiempo se requiere?__________________________________________________ Requisitos fsicos y mentales: Seale que esfuerzos mentales y/o visuales se requieren en el puesto________________ ______________________________________________________________________ E. Perfil del puesto Que perfil debe cubrir el trabajador para ocupar este puesto? Edad: ____ Sexo: ( ) femenino ( ) masculino ( ) no importa el sexo Estado civil: ( ) soltero ( ) casado ( ) no importa Rasgos fsicos deseables: ___________________________________________ Caractersticas psicolgicas deseables: _______________________________

Fuente: MNCH Galindo ( 2008), p. 152 153

Otra herramienta, es el formato para el levantamiento de actividades:

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA INVENTARIO DE ACTIVIDADES ( 1 ) Escriba su nombre empezando por su apellido paterno. ( 2 ) Escriba el nombre de su puesto. ( 3 ) Ponga el horario en que normalmente trabaja. Ejemplo: De 8:00 a 15:00 Hrs. ( 4 ) Ponga el rea a la que pertenece. Ejemplo: Recepcin ( 5 ) Escriba el nombre de su jefe inmediato empezando por el apellido paterno. ( 6 ) Ponga la fecha de cuando llen el formato. ( 7 ) Escriba el nmero de subordinados bajo su cargo y el nombre de cada puesto. Ejemplo: 2 intendentes, 1 jardinero ( 8 ) Escriba brevemente cul es el objetivo general de su puesto. Ejemplo: Intendencia.Mantener las instalaciones limpias y en ptimas condiciones diariamente. ( 9 ) Anote la clave que corresponda a la frecuencia con que se lleva a cabo la actividad de acuerdo a la siguiente tabla: D = Diaria S = Semanal Q = Quincenal M = Mensual BM = Bimestral TM = Trimestral SM = Semestral A = Anual O = Otros (especificar) ( 10 ) Describa brevemente la actividad que desarrolla para cumplir el objetivo de su puesto. Ejemplo: Barrer y limpiar el rea de oficinas ( 11 ) Anote el nmero de veces que realiza dicha actividad. Ejemplo: 6 ( 12 ) Anote los recursos que utiliza para realizar dicha actividad. Ejemplo: Agua, escoba, jabn, etc. ( 13 ) Anote el tiempo total que dedica a dicha actividad. Ejemplo: 15 min. por aula por 6 aulas = 1 hr. 30 min. Puede utilizar tantas hojas como crea necesario, anotando en la esquina superior derecha el nmero de hoja y la cantidad total. Ejemplo: HOJA 1 DE 3.

Diagramas de flujo Los diagramas de flujo son conocidos como graficas de flujo o flujogramas. Estos diagramas son utilizados para representar procesos que se tiene que seguir durante una operacin. Los diagramas de flujo se pueden definir como la representacin simblica y grafica de la secuencia lgica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos, y los puestos de trabajo que intervienen en n procedimiento detallado (Mnch) Importancia de los diagramas de flujo Registra y transmite, sin distorsiones, su seguimiento, aplicacin y evaluacin referente al funcionamiento de las actividades de oficina representada en el procedimiento. Ayuda a la sistematizacin de las actividades; destacando simblicamente documentos, archivos, unidades de trabajo, etc. Uniforma y controla el cumplimiento de las actividades y evita su alteracin arbitraria. La importancia que tienen los diagramas de flujo es que dentro de una organizacin, equilibra el grado de autoridad y responsabilidad de cada puesto, as como tambin ayuda a conocer cules son los procedimientos que se han seguido para realizar las actividades.

Simbologa utilizada en un diagrama de flujo

Nombre Smbolo Funcin Representa el inicio y fin de un programa. Tambin puede Terminal representar una parada o interrupcin programada que sea necesaria realizar en un programa.

Sirve para enlazar dos partes cualesquiera de un diagrama Conector entrada / salida a travs de un conector en la salida y otro conector en la entrada. Normalmente se le pone un nmero o letra, que debe ser el mismo del que conecta. Cualquier tipo de operacin que pueda originar cambio de Proceso valor, formato o posicin de la informacin almacenada en memoria, operaciones aritmticas, de transformaciones, etc. Indica operaciones lgicas o de comparacin entre datos Decisin (normalmente dos) y en funcin del resultado de la misma determina (normalmente si y no) cual de los distintos caminos alternativos del programa se debe seguir Sirve para enlazar dos partes cualesquiera de un diagrama Conector misma pgina a travs de un conector en la salida y otro conector en la entrada. Se refiere a la conexin en la misma pagina del diagrama

Indicador de direccin o lnea de flujo

Indica el sentido de la ejecucin de las operaciones

Documento

Se utiliza para mostrar datos o resultados el llenado de un documento.

Tipos de diagrama de flujo Lineales o verticales: El flujo de las actividades va representado de arriba hacia abajo. De bloque u horizontales: La secuencia de las actividades representando en columnas diferentes reas. Panormicos: En una sola hoja se presenta el proceso completo con dibujos y las reas que intervienen pueden se representadas en columnas (Mnch) va de izquierda a derecha,

Los diagramas de flujo, a travs de su simbologa, permiten una mayor simplificacin del trabajo, combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para que exista una mejor circulacin fsica, elimina las demoras y tiempos muertos, y logra hacer una mejor distribucin de la planta.

Diagramas de proceso
George Terry los define como: la representacin grfica que muestra la sucesin de los pasos de que consta un procedimiento. Los diagramas de procedimiento permiten: a) Una mayor simplificacin del trabajo. b) Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulacin fsica. c) Mejorar alguna operacin, combinndola con otra parte del proceso. d) Eliminar demoras e) Una mejor distribucin de la planta.

Simbologa
En los diagramas de flujo se utilizan los siguientes smbolos (de acuerdo con la OIT): Operacin: Se dice que hay operacin cuando algo est siendo creado, cambiado o aadido. Inspeccin: Cuando algo es revisado, verificado o inspeccionado, sin ser alterado en sus caractersticas. Transporte: Acto de mover de un lugar a otro. Espera o demora: Etapa en que algo permanece ocioso en espera de que algo acontezca. Almacenamiento: Cuando se almacena o archiva algo para ser guardado con carcter definitivo.

MANUALES ADMINISTRATIVOS Los manuales administrativos son una importante herramienta de la administracin porque le permite a la empresa, independientemente del giro o actividad a que sta se dedique, sistematizar las funciones que hay dentro de la misma, as como tambin establece un adecuado canal de comunicacin entre los subordinados y permite que stos se instruyan sobre el buen funcionamiento de la misma.

Antecedentes de los manuales administrativos Los manuales, como herramienta de la Administracin, comenzaron a utilizarse durante la Segunda Guerra Mundial, debido a la necesidad de contar con personal ms capacitado y que estos conocieran las formas de operar de una organizacin. Los primeros manuales fueron en forma de circulares, memorndums, instrucciones internas, pero presentaba muchos defectos tcnicos.

Concepto de los manuales administrativos Con la creacin de los manuales fue posible que la organizacin tuviera un control sobre las polticas que sta manejara, estructura funcional, los procedimientos as como sobre el personal.

Algunos autores definen al manual de la siguiente forma:

Agustn Reyes Ponce. Un manual es una serie de elementos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano para la empresa.

George Ferry. Un registro inscrito de informacin e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo. Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin para registrar y transmitir ordenada y sistemticamente tanto la informacin de una organizacin como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempee mejor sus tareas.

Los manuales son un valioso instrumento para la organizacin, por que son rutas que deben seguir los subordinados de una empresa para poder cumplir con los objetivos de la misma, de manera sistemtica y oportuna.

Objetivos de los manuales administrativos Los objetivos de un manual administrativo es el de ser un medio de comunicacin para la toma de decisiones, as mismo precisa las funciones de cada departamento que la conforma, con el fin de definir responsabilidades, evitar la duplicidad de funciones. De acuerdo con Gmez Ceja: los objetivos de un manual son: Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin de las funciones con el fin de evitar la repeticin de las instrucciones. Determinar la responsabilidad de cada puesto respecto de la organizacin. Servir como vinculo de orientacin e informacin para toda la estructura de una organizacin. Clasificacin de los manuales: Los organismos, tanto pblicos y privados, elaboran manuales de acuerdo a sus necesidades y propsito que desean lograr. Los manuales se clasifican de la siguiente manera:
Por su contenido: De historia del organismo. De organizacin. De polticas. De procedimientos. De contenido mltiple. De adiestramiento o instructivo. Tcnicos. Por funcin especifica: De produccin De compras De ventas De finanzas De contabilidad De personal Generales ( se ocupan de dos o mas funciones operacionales) Fuente: RODRIGUEZ (2002).

Los manuales son un elemento muy eficaz para la toma de decisiones en la administracin y proporcionan la orientacin precisa que requieren todo el personal que labora en la empresa

A continuacin, brevemente se explican cada uno de los manuales administrativos de acuerdo a su contenido (Gmez Ceja):

 Manual de historia del organismo: su objetivo principal es mostrar informacin sobre la empresa, comienzos, logros, administracin y posicin actual (Gmez). Manual de organizacin: su propsito principal es expone de manera detallada, la estructura organizacional, la finalidad y funcin de cada elemento de la organizacin Manual de polticas: su objetivo es describir en forma detallada los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Manual de procedimientos: incorpora informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de las operaciones. Manual de contenido mltiple: es aquel que combina dos o mas manuales, ya que puede contener material diverso. Manual de adiestramiento o instructivo: su objetivo es explicar las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular. Manual de tcnicas: es un manual de contenido mltiple que trata de los principios y tcnicas de una actividad determinada. Los manuales se clasifican por su funcin especfica en (Mnch) Manual de produccin: su objetivo principal es dictar las instrucciones para coordinar el proceso de fabricacin, es decir, la inspeccin, ingeniera industrial y el control de produccin. Manual de compras: su objetivo es definir todas las actividades que se relacionan con las compras, y es de mucha utilidad para los compradores (Rodrguez). Manual de ventas: su objetivo es sealar los aspectos esenciales como son las polticas de ventas, procedimientos, controles. Manual de contabilidad: sealan los principios y tcnicas de la contabilidad Manual de finanzas: son manuales que respaldan el manejo y la distribucin de los recursos econmicos en todos los niveles de la organizacin.

Manual de personal: su objetivo es comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere a personal.

Manuales generales: son documentos que contiene informacin global de una organizacin segn su estructura, funcionamiento y personal. (Franklin).

EL MANUAL DE ORGANIZACIN Hoy en da muchas empresas, ya sean micro, medianas o grandes empresas, no cuentan con ningn documento que detalle la razn de ser de la empresa y mucho menos su estructura. Lo ideal seria que las empresas, contaran con un documento actualizado el cual detalle sistemticamente cada puesto y funciones que realiza el mismo, con el fin de instruir a personal y evitar fuga de responsabilidades. Los manuales de organizacin exponen con detalle cual es la estructura organizacional de la empresa, sealando los puestos, la responsabilidad, el grado de autoridad de cada puesto, en fin todos estos aspectos, el cual ayuda a que la empresa sea ms eficiente y productiva. Concepto de manual de organizacin Un manual de organizacin es una tcnica til, para una organizacin ya que disea una adecuada estructura organizacional, sistematizando tericamente las relaciones de las partes que la componen, evitando duplicidad de mando, indisciplina, improductividad de trabajo y responsabilidad. El manual de organizacin es un documento oficial cuyo propsito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organizacin, as como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo.(Rodrguez) Objetivos de un manual de organizacin Los objetivos del manual de organizacin son: Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

Evitar la repeticin de instrucciones, as como la duplicidad de funciones o tareas a realizar. Delimitar la responsabilidad de los puestos que integran a la estructura orgnica. Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporacin a la empresa.

Importancia del manual de organizacin

Para un administrador su tarea principal, es la de planear, organizar, delegar y controlar toda una secuencia de actividades con el fin de cumplir con los objetivos de la empresa. Sin embargo, es importante que cuente con una tcnica tan importante como lo es un manual de organizacin, ya que permite a un trabajador de nuevo ingreso el poder incorporarse con mayor facilidad a una organizacin, sin que exista la necesidad de preguntar hacia quien se debe dirigir, o quien es su jefe, cuales son sus responsabilidades, etctera.

Es decir, el manual de organizacin, son de gran utilidad porque explica de forma detallada y precisa, todos los aspectos que hay dentro de la empresa lo cual permite que el personal se familiarice con la misma, con el fin de reducir los costos e incrementar la eficiencia.

Tipos de manuales de organizacin

Los manuales de organizacin pueden clasificarse de la siguiente forma: Manuales generales de organizacin: son aquellos que abarcan toda una empresa, por lo general contienen los antecedentes histricos de la empresa Manuales especficos de organizacin: son aquellos que se ocupan de un departamento Preparacin del manual de organizacin

Para preparar un manual se tiene que determinar que es lo que se desea alcanzar con su realizacin, cuales son los objetivos del organismo al crear un manual, y cuales sern los beneficios que esperan obtener.

Adems de alcanzar los objetivos, y saber cuales son los beneficios que se esperan recibir, el manual debe ayudar a planear por escrito cuales sern estos, con el fin de ayudar a todo el personal para que cumplan con los objetivos. Contenido del manual de organizacin El contenido de un manual de organizacin vara con el tipo y cantidad de material que desee detallar la empresa. Los apartados que debe contener un manual de organizacin son los siguientes: 1. Identificacin 2. ndice o tabla de contenido 3. Introduccin 4. Directorio 5. Antecedentes histricos 6. Base legal 7. Organigrama 8. Estructura funcional (Valencia)

Identificacin Dentro de este apartado se debe incluir: Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere. Titulo y extensin del manual (general o especfico). Niveles jerrquicos que comprende. Lugar y fecha de la elaboracin. Numero de revisin, en su caso Unidades responsables de su elaboracin

ndice o tablas de contenido Es una relacin de los captulos que constituyen la estructura del documento. Para desarrollar un ndice o tabla de contenido de un manual de organizacin debe contener:

Proporcionar detalles. No debe limitarse a enunciar los encabezados de las secciones, sino que debe incluir conceptos de cada seccin. Dar referencia apropiada para cada elemento, ya sea numrica o alfanumrica y colocarlas en la izquierda, para que los usuarios puedan enlazar fcilmente los conceptos (Rodrguez). Introduccin Consiste en una explicacin detallada de lo que es el documento, mencionando el origen de la elaboracin y propsitos bsicos que se pretenden cubrir con el manual (Gmez). Es importante que la introduccin sea breve, indicando como a los usuarios como debe de usarse. Deben mencionarse los objetivos, el mbito de aplicacin del manual, quien dio autorizacin para realizar el manual (Rodrguez).

Directorio Documento en el que constan los nombres y los puestos de las personas comprendidas en el manual, pueden adicionarse, telfonos, correos electrnico y horario de atencin (Franklin). Antecedentes histricos Breve descripcin histrica de la empresa. Debe contener el origen (causas que dieron lugar a su creacin) y desarrollo (sealar modificaciones que se hayan efectuado en cuanto a estructura, funciones, etc).(Rodrguez) Base legal

El apartado contiene una lista de los principales ordenamientos jurdicos que norman las actividades de la organizacin, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.

Organigrama

En este apartado

se debe representar grficamente la estructura orgnica, y reflejar de manera

esquemtica la posicin de las unidades administrativas que componen a la organizacin.

01 Consejo universitario

02 Rector

03 Secretario General

30

40

50

60

Fuente: Libro Como elaborar y usar los manuales administrativos RODRIGUEZ (2002)

Estructura funcional Es la especificacin de las tareas y/o actividades de cada uno de los cargos contenidos en la estructura orgnica (Rodrguez). En la presentacin de las funciones deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos: Que los ttulos de las unidades y/o cargos correspondan a los utilizados en la estructura orgnica. Que sigan el orden establecido en la estructura. Que la redaccin se inicie con un verbo en infinitivo.(Franklin)

Bibliografa.
MNCH Galindo Lourdes (2008) Fundamentos de administracin, Mxico, Ed. Trillas, 8 Edicin GOMEZ Ceja Guillermo (2004) Planeacin y organizacin de Empresas, Mxico, Ed. McGraw Hill, 8 Edicin RODRIGUEZ Valencia, Joaqun (2002) Como elaborar y usar los manuales administrativos, Mxico, Ed. Thompson Internacional FRANKLIN Benjamn, Enrique (2008) Organizacin de Empresas, Mxico, Ed. McGraw Hill, 2 Edicin.