El rea de Caja.

Depsitos y Cancelacin de Cuentas. El Manejo de las Cuentas de Huspedes. El Cierre de Turno del Cajero.

Crditos
Esta es una publicacin de la Escuela Nacional de Hotelera, dentro del proyecto NIC/018, financiado conjuntamente por los gobiernos de la Republica de Nicaragua y el Gran Ducado de Luxemburgo.

Compilacin y Adecuacin de Contenido:

Leonel Hernndez Faria

Revisin y Aprobacin:

Miriam Espinoza

Se permite la reproduccin total o parcial de la presente obra, haciendo referencia a la fuente.

Managua, Nicaragua Diciembre 2008.

Unidad I: Materiales y Equipos del Cajero de Recepcin

Con esta unidad el alumno desarrollar la capacidad de Identificar los diferentes equipos y materiales a utilizar en el rea de caja, haciendo nfasis en su utilizacin y cuidados a tener en cuenta.

UNIDAD I: Materiales y Equipos del Cajero de Recepcin

El Cajero de Recepcin: Funciones y Herramientas de Trabajo.
Importancia
El rea de Caja pertenece al departamento de Recepcin. En los hoteles con un gran nmero de habitaciones, sta rea es considerada prcticamente independiente del rea de Telfono y el rea de Reservaciones y las funciones de la misma se le otorgan al Cajero de Recepcin, bajo el control del Gerente de Habitaciones y el Supervisor de Recepcin. En establecimientos pequeos o medianos, con organizacin familiar, la caja de recepcin asume las funciones de una caja central. Ya en este caso, el recepcionista, realiza las funciones de telefonista, reservacionista y cajero, debido a que no existe la divisin de reas del Departamento de Recepcin, como en el caso de hoteles con mayor nmero de habitaciones. El sistema de trabajo del rea de Caja, puede manejarse ya sea manual, o informatizado, en dependencia del tipo de hotel en que nos encontremos, sus recursos y de los mecanismos establecidos por el Departamento de Contabilidad de cada empresa hotelera. Los cajeros de del rea de Recepcin, deben seguir los procedimientos administrativos establecidos por el hotel, para brindar a los clientes un servicio de Caja y Facturacin amable y diligente. El cajero de Recepcin, es un miembro del Departamento de Recepcin, pero trabaja segn las normas que recibe del Departamento de Contabilidad del Hotel. La persona que ocupa el cargo de cajero debe presentar siempre un aspecto impecable, al igual que el resto del personal de Recepcin. A menudo se trata del empleado que recibe, mantiene permanente contacto y despide al husped durante su estada y por ello es especialmente importante, que la impresin que le brinde al cliente sea la ms grata posible.

El rea de Caja

Funciones del rea de Caja

Las funciones especficas del rea de Caja son: Control de Cargos Realizados por los Huspedes. Cambio de Moneda Extranjera. Manejo de Cajas de Seguridad. Recepcin de Depsitos a Clientes de Eventos. Cobro de Cuentas de Huspedes. Cierre de Caja Control del uso de los Impresos

Facturacin y Caja

Control de Cargos Realizados por los Huspedes

Todos los consumos efectuados por los huspedes a travs de la caja de recepcin y/o a travs de las diferentes reas de servicio del hotel, deben registrarse en los estados de cuenta de la habitacin que corresponda. ste proceso puede llevarse de manera manual o a travs de sistemas hoteleros.

Cambio de Moneda Extranjera

Las operaciones de cambio de moneda extranjera, se realizan en los hoteles de acuerdo a las polticas de cada establecimiento. Debe considerarse como servicio al husped, la posibilidad de pagar su cuenta en moneda local o moneda extranjera. Casi todos los hoteles del mundo aceptan el dlar americano como segunda moneda y a nivel nacional en la mayora de los casos se aceptan tanto crdobas, dlares americanos y/o euro como forma de pago. Para las operaciones de cambio de dlares, los hoteles establecen una tasa de cambio, que no necesariamente es la oficial y adems cobran un porcentaje de comisin por cada cambio, que le realizan a sus huspedes.

El rea de Caja

Manejo de Cajas de Seguridad

Las cajas de seguridad, es un servicio que brinda el hotel a sus huspedes, sin cargo alguno. La utilizacin de cajas de seguridad individuales, es similar a las de los bancos, ya que el husped deposita sus valores y el hotel se limita a dar seguridad y controlar el acceso a la misma, pero no se responsabiliza por el contenido de las cajas, puesto que no lo controla. El husped es responsable por la llave (convencional o magntica) ya que es nica. Si sta se pierde el hotel deber romper la cerradura y este costo ser incluido en la cuenta del husped. Las cajas de seguridad que se utilizan en los hoteles, pueden ser de dos tipos, segn su ubicacin: Sistema Central y Sistema Habitacional.

Sistema Central
Estas cajas estn ubicadas en el rea de Recepcin, dentro de una gran caja de seguridad que alberga a todas. Este sistema permite que el Departamento de Recepcin controle cada caja y solicite al husped la firma de un formato en cada uso. Con este sistema casi no hay robos, ya que el ladrn debera consumar el hecho en la Recepcin, donde siempre hay personal del hotel.

Sistema Habitacional
Este tipo de cajas de seguridad se encuentran ubicadas generalmente en las habitaciones del hotel, dentro del closet. No hay duda de que este sistema representa un excelente servicio, ya que las cajas (dependiendo del tipo) solo abren ya sea con una llave convencional, cdigo electrnico o tarjeta de crdito personal del husped.

Facturacin y Caja

Recepcin de Depsitos a Clientes de Eventos

Esta funcin es realizada por el Cajero de Recepcin generalmente cuando el Personal de Contabilidad, no se encuentra en el hotel, quienes son los encargados de recibir el depsito y/o cancelacin de los eventos que se realizan en el hotel. Estos depsitos y/o cancelaciones por eventos son reportados en los movimientos de caja como cualquier otra cancelacin de habitacin de un husped.

Cobro de Cuentas de Huspedes

El proceso de check out se inicia cuando el husped, despus de haber dejado libre la habitacin, entrega la llave en Recepcin. En este proceso se mantiene el ltimo contacto del husped con el hotel e implica una serie de pasos que por su importancia, enlistaremos de forma separada: Solicitud de Llave de Habitacin y Caja de Seguridad. Consulta de cmo se Desarrollo la Estancia. Revisin de la Habitacin. Ingreso a la Cuenta de Consumos de ltima Hora. Presentacin y Cobro de la Cuenta. Agradecimiento y Ofrecimiento de una futura estancia en el Hotel.

El rea de Caja

Cierre de Caja
Este proceso es realizado por cada Cajero de Recepcin, al finalizar el turno y consiste en la entrega del reporte de ingresos y egresos, junto con las facturas y formatos correspondientes a cada transaccin al Departamento de Contabilidad, para su debida auditoria. Adems este proceso incluye el arqueo que el Cajero realiza a su fondo de efectivo.

Controlar el Uso de los Impresos

El Cajero de Recepcin, debe controlar el correcto uso de las facturas y formatos, informando de cualquier falta en el orden consecutivo de la numeracin al Departamento de Contabilidad y al Gerente de Habitaciones y/o Supervisor de Turno.

Materiales y Equipos del rea de Caja Equipo Definicin Tcnica

Se utiliza con el objetivo de ingresar cargos a las cuentas de los huspedes, facturacin y cierres de caja, todas stas actividades se realizan contando o no, con un sistema hotelero

Imagen

Computadora

Facturacin y Caja

Equipo

Definicin Tcnica
Se utiliza para imprimir los reportes relacionados con la ocupacin del hotel, Lista de Huspedes, Facturas, Fichas de Registro y Estados de Cuenta.

Imagen

Impresora

El rea de Caja

Fax

Se utiliza para el envo de documentos a los huspedes tanto internacionales como nacionales, tales como confirmaciones de reservaciones.

Ponchadora

Se utiliza para obtener una impresin de la tarjeta de crdito al momento del check in, cuando sta es dejada en garanta de pago. Se utiliza para obtener los preautorizados de las tarjetas de crdito de los huspedes y para realizar los cobros a las tarjetas de crdito al momento del check out. Permite imprimir los reportes de todas las transacciones realizadas por los recepcionistas durante su turno, adems de realizar el cierre de las transacciones que se realizan por turno La troqueladora, realiza las mismas funciones que la ponchadora manual y su diferencia radica en que la troqueladora se puede utilizar nicamente conectada a la corriente elctrica

P.O.S. Punto de Venta. Point of Sale

Troqueladora

Facturacin y Caja

Equipo

Definicin Tcnica

Imagen

Calculadora

Utilizada para verificar los saldos de las cuentas de los huspedes y/o para realizar los cambios de moneda extranjera a crdobas.

El rea de Caja

Radio Comunicadores

Se utiliza para revisar la habitacin antes de la salida del husped y para verificar los consumos de ltima hora en el minibar de la habitacin

Lpiz detector de dlares

Se utiliza para autenticidad de americanos

verificar la los dlares

Cajas de Seguridad

Las cajas de seguridad, son utilizadas en el Departamento de Recepcin para resguardar el efectivo utilizado por los recepcionistas durante su turno. Las cajas de efectivo pueden ser asignadas de manera personal a cada recepcionista o puede existir una caja nica para todos los recepcionistas Los sellos son colocados en la factura de cancelacin del husped al momento del check out.(PAGADO/ CANCELADO). Y el sello de RECIBIDO es colocado en las correspondencias que son dejadas para los huspedes en Recepcin

Sellos

Facturacin y Caja

Equipo

Definicin Tcnica
Estas cajas son utilizadas para resguardar los valores de los huspedes. Cada caja tiene doble cerradura, una para la llave maestra que permanece en el Departamento de Recepcin y la otra para ser entregada al husped. nicamente con las dos llaves, es posible abrir cada caja Este sistema es utilizado para configurar las llaves electrnicas, de acuerdo a la habitacin asignada al momento del Check In

Imagen

Cajas de Seguridad y Llaves Maestra

El rea de Caja

Software para Llaves Electrnicas y Llaves Electrnicas.

Materiales
1. Materiales de Oficina: Papel Engrapadoras Lpices Bitcora de caja Sobres membretados etc. 2. Reloj de Pared 3. Rack de llaves 4. Rack de habitaciones 5. Porta Check - In 6. Campana para botones

Imagen

11 12 1 2 10 9 3 4 8 7 6 5
6

1 2

8 9 10

Facturacin y Caja

Formatos del rea de Caja Formatos para Asignar Cajas de Seguridad a los Huspedes.

Llave de Seguridad
Llave No. ________ Fecha: ______________

El rea de Caja

Yo: _____________________________________, autorizo a la ENAH, a realizar el cargo de U$50.00 dlares americanos a mi cuenta, en caso de extraviar la llave de seguridad # _____, la cual me comprometo a entregar al momento de mi salida de la Escuela.

Firma del Recepcionista

Firma del Husped.

Funcin Este formato respalda a la organizacin, en el caso de que sea necesario cobrar (nicamente por prdida) la llave de la caja fuerte que se le asign al husped, al momento de solicitar este servicio.

Control de Utilizacin de Cajas de Seguridad. Fecha Nombre Husped Nmero Habitacin Nmero de Caja Firma Husped Firma Recepcionista

Hora

Funcin Este formato, es llenado por el Cajero de Recepcin, en cada ocasin que el husped solicita acceso a su caja fuerte, en caso de que stas se encuentren en el rea de Recepcin. Al terminar de utilizar la caja fuerte, el husped nicamente firma el control de acceso.

Facturacin y Caja

Control de Caja de Seguridad/ Safety Deposit Key Record. Llave Num./ Key No.
Nombre del Husped/ Guest Name Habitacin Num./ Room No. Direccin/ Adress
FIRMA/ SIGNATURE NOMBRE Y FIRMA DEL CAJERO NAME AND SIGNATURE OF THE CAHIER

Fecha/ Date

El rea de Caja

Importante: La Escuela Nacional de Hotelera, se hace responsable nicamente hasta la cantidad de C$ 5,000.00 crdobas Para su proteccin, no tenemos duplicado de su llave y es necesario comunicarse con la compaa Mosler para que abran su caja y este proceso en algunos caso toma hasta 48 hrs., el costo es de U$ 100.00 dlares americanos. La Cia Mosler no trabaja sbados, domingos o das festivos. MUCHAS GRACIAS. LA GERENCIA Important: The maximum liability of the Escuela Nacional de Hotelera is C$ 5000.00 crdobas. For your protection we have no duplicate keys. When the key is lost we must call the Mosler Company to open your box and in some cases it takes as long as 48 hours with an aproximate cost of US 100.00 american dollars. Mosler Co does not work Saturday, Sunday or Holiday THANK YOU THE MANAGER ------------------------------------------------------------------Mediante la presente hago entrega de la llave de la caja de seguridad N ____ y certifico que todos los bienes depositados han sido retirados y estn en mi poder, por lo que relevo de toda responsabilidad a la ENAH. I hereby surrender my key to box N ____and certify that all property placed or stored incide has been withdrawn and is now in my posesin. Therefore I hereby relieve ENAH from all responsability. FECHA DE ENTREGA/ DATE ISSUED FIRMA/ SIGNATURE

NOMBRE Y FIRMA DEL CAJERO/ NAME AND SIGNATURE OF CASHIER. Funcin: Este formato es entregado al husped por el Cajero de Recepcin, cuando las cajas de seguridad se encuentran en las habitaciones y en el rea de Recepcin solo se hace entrega de la cerradura de la caja de seguridad.

Facturacin y Caja

Pago de Moneda Extranjera

Control de Pagos en Moneda Extranjera

Ruc: 150266-9504

No. 6753 Nombre: ___________________________________________________ Nacionalidad: __________________ Pasaporte: ________________ Hab. No. ___________

El rea de Caja

Moneda Extranjera

Tipo de Cambio

Comisin

Crdobas

Total Moneda Extranjera

Total Crdobas

Cantidad en Letras: __________________________________________________________________ En Concepto de: _____________________________________________________________________ Firma Husped Firma Cajero

Funcin Este formato es utilizado por el Cajero de Recepcin, para recibir depsitos (en Dlares/Euros), por habitacin o para la cancelacin parcial o total de el consumo de los huspedes. Es importante solicitar la firma del husped para respaldar la operacin.

Facturacin y Caja

Cambio de Moneda Extranjera

Funcin Este formato es utilizado por el Cajero de Recepcin, para realizar cambio de Dlares/ Euros a moneda nacional. En este formato se refleja la comisin del 2% que cobra el hotel por realizar esta transaccin. Es importante solicitar la firma del husped para respaldar la operacin.

Control de Cambio de Moneda Extranjera

Ruc: 150266-9504

No. 5674 Nombre: __________________________________ Hab. No. ___

Nacionalidad: ______________ Pasaporte: ________________

El rea de Caja

Moneda Extranjera

Tipo de Cambio

Comisin

Crdobas

Menos % Total Moneda Extranjera Total Crdobas

Cantidad en Letras: _______________________________________ Firma Husped Firma Cajero

RECIBO
Fecha: __________ Nombre:______________________________ Hab. No._______ Cantidad en nmeros: _____________ Cantidad en letras: ____________________________________ _____________________________________________________ Por concepto de: ______________________________________ _____________________________________________________ Efectivo: Firma Husped Firma Cajero

Recibo Pago Crdobas

Funcin Este formato es utilizado por el Cajero de Recepcin para recibir depsitos (en moneda local) por habitacin o para la cancelacin parcial o total del consumo de los huspedes. Es importante solicitar la firma del husped para respaldar la operacin.

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Facturacin y Caja

Desembolso
Funcin Este formato es utilizado por el Cajero de Recepcin, para respaldar cualquier anticipo de efectivo (en moneda local o extrajera) solicitado por los huspedes. Al realizar cualquier desembolso, tambin es necesario cobrar comisin (5%) la cual se refleja en el formato MISCELNEO

Desembolso
Fecha: ____________ Nombre: _________________________________ No. 0025 Hab. No. ___

El rea de Caja

Observaciones

Valor

Firma Cajero

Ajustes y Descuentos
Fecha: ____________ No. 1155

Ajuste
Funcin

Nombre: _____________________________________________ Hab. No. ______________ CONCEPTO: Valor : ____________________

Preparado: Caja de Recepcin

Firma Husped:

Gerente de Habitaciones

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepcin, para retirar cargos de las cuentas de los huspedes (total o parcialmente), estos cargos pueden ser retirados porque el husped, se niega a pagar un consumo o servicio y/o porque un vale fue cargado por equivocacin a la cuenta del cliente. La cantidad a ajustar, se refleja en crdobas, explicando la razn del ajuste, previamente autorizado por el supervisor de turno, el gerente de habitaciones o el gerente de turno.

Facturacin y Caja

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Miscelneo
Funcin Este formato es utilizado por el Cajero de Recepcin, para reflejar las comisiones que recibe el hotel por cambio de moneda extranjera. Tambin es utilizado para reflejar la comisin que el hotel cobra por adelanto de efectivo a los huspedes, cuando esta transaccin se realiza ya sea a travs de su tarjeta de crdito o cuando lo solicita en efectivo.

Miscelneos
Fecha: ____________ Nombre: _________________________________ No. 0025 Hab. No. ___

El rea de Caja

Observaciones

Valor

Factura
Funcin

Firma Cajero

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepcin, para reflejar la cancelacin de los servicios que el hotel brind al husped a lo largo de su estada.

Hotel Escuela ENAH FACTURA N 11111

Nombre: _____________________________________________ Hab. N ________ Fecha Ingreso:__________ Fecha Salida: _________ Tarifa:

Fecha

Descripcin

Cargo

Total

Balance

TOTAL Acepto todos los cargos que aparecen en esta cuenta los cuales he revisado a mi entera satisfaccin.

TRASPASO A PARTICULARES

Firma del Husped: ______________

Telfono: 2559120 Fax: 2559121 Email: enah.inatec@gmail.com

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Facturacin y Caja

Remisin de Fondos

Remisin de Fondos
Fecha: ____________ ___________________ Departamento.: _________________________

Cajero: _______________________________ Turno de: _________________a.m. - p.m

Recibido: Pagado: Neto: Sobrante o Faltante en Caja: Importe a remitir: CONTENIDO DEL SOBRE Cheque segn relacin: Billetes/Monedas de: 500 100 50 20 10 5 1 Contenido total: Cambio pendiente de reembolso:
Funcin Este formato es utilizado por el Cajero de Recepcin, para enviar el total de Dlares y Crdobas que recibi durante su turno, al Departamento de Contabilidad. Se entrega un sobre por Crdobas Recibidos, por Dlares Pagados y por Dlares Cambiados

El rea de Caja

Facturacin y Caja

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Planilla de Pagos
Planilla de Pagos. Efectivo C$ Efectivo U$ TC U$ TC C$ Nombre del Cajero: ________________________ Fecha: __________________________________ Turno: __________________________________

El rea de Caja

INGRESOS # Documento Efectivo C$ Efectivo U$ TC C$ TC U$

Total

C$

U$ EGRESOS

TC C$

TC U$

# Documento

Efectivo C$

Efectivo U$

Total Total a Entregar Efectivo C$ Efectivo U$ TC U$ TC C$

C$

U$ Observaciones: __________________ ______________________________

__________________________ __________________________

Recib Conforme Funcin

Entregue Conforme

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepcin, para reportar al Departamento de Contabilidad, las facturas y formatos utilizados para recibir los depsitos y/o pagos y los desembolsos de efectivo, que los huspedes realizaron durante su turno.

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Facturacin y Caja

Formato para Salida del Husped (Check Out).

Funcin Este formato es entregado por el Cajero de Recepcin, al husped nicamente cuando ha cancelado su cuenta con el hotel. Lo anterior con el objetivo de que el botones, tenga la seguridad de que ningn husped sale del hotel sin haber pagado su factura por los servicios que se le han brindado. PLEASE HAND THIS CARD TO BELL BOY Room No. ___________ Cashier ___________

Fondo de Caja de Recepcin.

Como cualquier otro empleado que maneja dinero, cada Cajero de Recepcin tiene a su cargo un fondo de caja facilitado por la empresa (individual un solo fondo, el cual es entregado y recibido por cada cajero que termina e inicia turno respectivamente). El cajero es responsable de su fondo, y en cualquier momento podr hacrsele un arqueo de comprobacin.

El rea de Caja

PLEASANT TRIP

De contarse con un sistema hotelero, a cada Cajero de Recepcin, se le asignara un cdigo personal (iniciales, clave o cdigo secreto) para hacer uso del software de gestin hotelera, este cdigo permite identificar todas las operaciones en que cada cajero interviene. Los Cajeros de Recepcin tambin dispondrn en el mostrador de su propio cajn con llave, y tendr una de las cajas de seguridad del hotel para guardar su fondo, as como su material de trabajo cuando no est en turno, lo anterior nicamente en el caso de que cada Cajero tenga un fondo asignado.

Movimientos de Caja de Recepcin.

Todos los movimientos (ingresos y egresos de efectivo) que realice el Cajero de Recepcin a travs de su caja, debern de registrarse en la Planilla de Pagos. Este proceso incluye tres momentos: Apertura de Caja. Registro de Ingresos. Egresos y Cierre de Caja. Apertura de Caja. Cada turno de caja de recepcin (dependiendo del hotel) debe hacer la apertura y el cierre de las operaciones de caja. Para la apertura deben anotarse en los formatos correspondientes los siguientes datos: Nombre del Cajero de Recepcin Fecha de Turno Hora de Turno de Trabajo Nmero de los ltimos comprobantes empleados por el turno anterior, para demostrar ingresos y egresos.

Facturacin y Caja

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Fondo Fijo, que es la cantidad en efectivo, que establece el Departamento de Contabilidad, para realizar las operaciones del Cajero de Recepcin. Por lo general los hoteles establecen la utilizacin de dos fondos fijos: uno en crdobas y otro en dlares americanos. Arqueo del Dinero Recibido como Fondo Fijo. (En caso de que el cajero del turno anterior haya realizado cualquier movimiento de caja que altere el total del fondo fijo que establece el Departamento de Contabilidad. Firma de los Cajeros de Recepcin, tanto del que entrega turno como del que recibe turno. Registro de Ingresos y Egresos. Todos los ingresos de dinero (en efectivo y/o tarjeta de crdito) y los egresos en efectivo (crdobas y/o dlares) deben registrarse con el importe correspondiente y nmero de comprobante utilizado. En algunos hoteles tambin se anota en la Planilla, el nombre del husped que realiza el pago. Cierre de Caja. Al terminar su turno de trabajo, el Cajero de Recepcin debe cerrar su planilla, para que el siguiente turno le reciba, el fondo de caja. Para el cierre de caja (crdobas y dlares) se debe aplicar la siguiente formula:

El rea de Caja

Fondo Fijo + Ingresos Egresos + Sobrante Faltante = Total a Remitir.

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Facturacin y Caja

Unidad I: Principales Tipos de Depsitos y Cancelacin de Cuentas de Huspedes.

Con esta unidad el alumno desarrollar la capacidad de Identificar los diferentes tipos de depsitos y cancelacin de cuentas de los huspedes

Unidad I: Principales tipos de depsitos y cancelacin de cuentas de huspedes.

Manejo de depsitos y cancelacin de cuentas de huspedes
Dinero en Efectivo.
Las formas ms utilizadas por los huspedes para realizar depsitos por habitacin y/o para cancelacin de cuentas son: Efectivo Tarjeta de Crdito Cuenta por Cobrar Cheques de Viajero Voucher de Agencia de Viajes o Tour Operadoras. Cuenta Canje.

Efectivo
En este tipo de pago, debe tenerse en cuenta la legitimidad de los billetes recibidos. Actualmente hay gran cantidad de sistemas (econmicos y accesibles) para la deteccin de billetes falsos. Es importante contar frente al husped el dinero recibido, lo mismo que el cambio que entregamos. Si la estancia se garantiz mediante un pago por adelantado, se ajustar el importe total de lo gastado, devolviendo o cobrando la diferencia que corresponda al momento del check out.

Tarjeta de Crdito.
Si la garanta de la estancia se realiz con tarjeta de crdito, debe cobrarse la diferencia al husped al momento del check out, quien decidir la forma en que quiera cancelar el monto total de su factura. Para elaborar el voucher de la tarjeta de crdito, deben tomarse en cuenta los siguientes pasos: 1. Solicitar la tarjeta de crdito y la identificacin del husped. 2. Comprobar que el nombre del tarjetahabiente sea el mismo que el de la ficha de registro. 3. Verificar que la tarjeta de crdito este vigente (fecha de vencimiento). 4. Elaborar el voucher en Ponchadora deslizar la tarjeta de crdito por el P.O.S. 5. Solicitar la autorizacin correspondiente mediante el autorizador (P.O.S /Telfono). 6. Una vez obtenida la autorizacin, solicitar la firma del husped. 7. Entregar tarjeta de crdito e identificacin al husped.

Depsitos y Cancelacin de Cuentas

Facturacin y Caja

Carta de Compromiso de Pago

Cuando el hotel tiene acuerdos con empresas del Estado o Privadas, que se responsabilizan de los gastos de los huspedes que envan, se emitir la factura correspondiente para que el husped la firme. Posteriormente segn el acuerdo firmado, se cobrarn a la empresa las facturas generadas. Ejemplo:

Managua, 10 de Julio 2008. Sres.

Hotel Escuela Nacional de Hotelera

rea de Reservaciones.

Reciban cordiales saludos de nuestra parte. Por medio de la presente, queremos dejar constancia de que Mexce en Nicaragua, se har cargo de todos los gastos en que incurra el Lic. Lus Castillo, durante su estada en el hotel, comprendida, entre los das 16/05/08 al 20/05/08.

Depsitos y Cancelacin de Cuentas

Favor enviarnos la factura a nuestras oficinas a nombre de Mexce en Nicaragua Agradeciendo su atencin, les saludamos.

Contador General.

Arturo Cruz

Facturacin y Caja

Cheques de Viajero.
Este tipo de cheques son emitidos por instituciones bancarias contra depsitos en efectivo y poseen impresa la cantidad en nmeros redondos: 10, 20,50 y 100, as como la firma del portador del cheque. Cuando se paga con ellos, uno o varios segn el monto de la cuenta, el husped debe firmarlos realizar una segunda firma en el cheque frente al Cajero de Recepcin, quien deber verificar que las dos firmas coincidan, para aceptar el cheque como forma de pago o depsito por habitacin.

Voucher de Agencia de Viajes o Tour Operadoras.

Cuando una persona compra un paquete turstico en una agencia de viaje, sta le extiende un voucher, con el cual canjear el servicio utilizado previamente pagado a la agencia. El voucher se solicita generalmente al momento del check in y le permite al hotel cobrarle al agente de viajes los servicios brindados a los clientes que reciben por su intermediacin.

Depsitos y Cancelacin de Cuentas

Facturacin y Caja

Cuenta Canje.
Muchos de los servicios que contrata el hotel como empresa (publicidad) son pagados parcial o totalmente a sus proveedores con los servicios que ofrece, en este caso se extienden vales de canje al proveedor, con los cuales cancelaran sus cuentas, los huspedes que enven estas empresas. En el cobro de este tipo de cuentas, deber tenerse en cuenta la informacin que se gener en la reservacin y en el check in, en cuanto a: Quin paga la cuenta? y Qu paga de ella?. Ejemplo:

Managua, 10 de Julio 2008.

Sres.

Mario Fernndez

Presentador Programa Buenas Noticias. Reciba un cordial saludo de mi parte. El motivo de la presente es confirmarle su habitacin de cortesa en nuestro hotel, para las noches del 17,18 y 19 del corriente mes, como canje por la publicidad que usted har del Hotel Milton en su programa de televisin Buenas Noticias a partir del 20/07/08, por espacio de un mes. De acuerdo a nuestra conversacin, el chef del hotel, elaborar un platillo dos veces por semana en su espacio de televisin, con un tiempo al aire de 15 minutos como mximo. Agradeciendo su amable colaboracin, me despido.

Depsitos y Cancelacin de Cuentas

Gerente General Hotel Milton

Homero Castillo

Facturacin y Caja

Unidad I: Control de Cuentas de Huspedes.

Con esta unidad el alumno desarrollar la capacidad de Identificar el procedimiento para controlar las cuentas de los huspedes de acuerdo a las normativas del Departamento de Recepcin.

Unidad I: Control de Cuentas de Huspedes

La Revisin del Rack de Habitaciones
Cuentas de Huspedes
Los cargos, son el soporte de un servicio en la cuenta abierta de un husped de hotel. Es decir el cargo se produce cuando un cliente hace un determinado consumo y su costo es agregado a su estado de cuenta. El cargo tiene como justificante el llamado vale o comanda, el cual es generado en el rea del hotel en donde el husped realiz el consumo o solicit el servicio. Desde la llegada de los sistemas hoteleros, algunos cargos se generan automticamente a las cuentas de los huspedes Hotel ENAH. (hospedaje, llamadas) y Emitido: 20/08/2008 otros son ingresados a los Hora: 13:40:10 sistemas manualmente Hab: 806 (restaurante, lavandera, Resumen de Cuenta PersonaL internet, fotocopias, fax, masaje, doble ocupacin, Nombre del Husped: Diego Hernndez pagos de taxi, adelantos de Empresa: Federacin Mexicana de Football efectivos, lustre de zapatos, etc.). Independientemente Fecha Habitacin Concepto Cdigo Monto del sistema de trabajo con 11/08/08 806 Habitacin 01 C$ 1500.00 11/08/08 806 IVA Habitacin 02 C$ 225.00 el que cuente el hotel, 11/08/08 806 Habitacin Transfer 201 01 C$ 1,330.00 el Cajero de Recepcin, 11/08/08 806 IVA Habitacin Transfer 201 02 C$ 199.50 deber estar pendiente de 12/08/08 806 Telfono Local 03 C$ 95.00 los cargos en las cuentas 12/08/08 806 IVA Telfono Local 04 C$ 14.25 de los huspedes, para 12/08/08 806 Doble Ocupacin 11 C$ 750.00 evitar cobros excesivos a los 12/08/08 806 IVA Doble Ocupacin 12 C$ 112.50 clientes o cobros inferiores al 12/08/08 806 Internet Transfer 201 13 C$ 68.00 12/08/08 806 IVA Internet Transfer 201 14 C$ 10.20 monto total de las cuentas. 13/08/08 806 Minibar 07 C$ 190.00 Un detalle a tener en cuenta 13/08/08 806 IVA Minibar 08 C$ 28.50 es que los cargos tienen una 13/08/08 806 Desembolso Transfer 201 15 C$ 380.00 numeracin consecutiva, lo 13/08/08 806 IVA Desembolso Transfer 201 16 C$ 57.00 que facilita el identificar 14/08/08 806 Restaurante 09 C$ 360.00 individualmente cada uno de 14/08/08 806 IVA Restaurante 10 C$ 54.00 ellos, independientemente 14/08/08 806 Telfono Local Transfer 201 03 C$ 20.00 14/08/08 806 IVA Telfono Local Transfer 201 04 C$ 3.00 que ste haya sido generado 14/08/08 806 Telfono Local Transfer 201 03 C$ 85.00 por el Cajero de Recepcin 14/08/08 806 IVA Telfono Local Transfer 201 04 C$ 12.75 o por el encargado de 15/08/08 806 Lavandera 05 C$ 65.00 cualquier otra rea del 15/08/08 806 IVA Lavandera 06 C$ 9.75 hotel. 16/08/08 806 Telfono Internacional 17 C$ 200.00 Adems cabe mencionar que los cargos que no son generados directamente por el Cajero de Recepcin a la cuenta de los huspedes,
16/08/08 17/08/08 17/08/08 806 806 806 IVA Telfono Internacional Telfono Internacional IVA Telfono Internacional 18 17 18 Sub T. IVA Total C$ 30.00 C$ 100.00 C$ 15.00 C$ 5,143.00 C$ 771.45 C$ 5,914.45

Manejo de las Cuentas de Husped

Facturacin y Caja

tambin son entregados por los responsables de las diferentes reas del hotel al Cajero de Recepcin, puesto que es en ste departamento donde se encuentra el Rack de Habitaciones, lugar donde se resguardan todos los consumos de los huspedes.

Hotel ENAH. Emitido : 20/08/2008 Hora : 13:40:10 Hab : 806

Resumen de Cuenta Maestra.

Nombre del Husped: Marcelo Barquero Empresa: Federacin Mexicana de Football Fecha 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 19/08/08 Habitacin 806 806 806 806 806 806 806 806 806 806 806 806 806 806 806 806 806 806 806 806 806 806 806 806 806 806 Concepto Habitacin IVA Habitacin Habitacin Transfer 201 IVA Habitacin Transfer 201 Habitacin Transfer 302 IVA Habitacin Transfer 302 Habitacin Transfer 405 IVA Habitacin Transfer 405 Habitacin Transfer 202 IVA Habitacin Transfer 202 Habitacin Transfer 110 IVA Habitacin Transfer 110 Habitacin Transfer 305 IVA Habitacin Transfer 305 Habitacin Transfer 418 IVA Habitacin Transfer 418 Habitacin Transfer 309 IVA Habitacin Transfer 309 Habitacin Transfer 228 IVA Habitacin Transfer 228 Habitacin Transfer 227 IVA Habitacin Transfer 227 Habitacin Transfer 204 IVA Habitacin Transfer 204 Habitacin Transfer 203 IVA Habitacin Transfer 203 Cdigo 01 02 01 02 01 02 01 02 01 02 01 02 01 02 01 02 01 02 01 02 01 02 01 02 01 02 Monto 1500.00 225.00 1,330.00 199.50 1,330.00 199.50 1,330.00 199.50 1,330.00 199.50 1,330.00 199.50 1,330.00 199.50 1,330.00 199.50 1,330.00 199.50 1,330.00 199.50 1,330.00 199.50 1,330.00 199.50 1,330.00 199.50 17.460.00 2,619.00 20,079.00

Saldo Excedido de Huspedes.

Se consideran saldos excedidos aquellos en los cuales el crdito del husped ha superado un saldo lmite al permitido por la gerencia y la poltica de crditos del hotel, por lo que se proceder a comunicar al cliente dicho saldo excedido para su posterior liquidacin. Este lmite de crdito no es igual para todos los huspedes, pues presentar variantes en dependencia la estada de cada cliente y sobre todo estar en dependencia de la garanta de pago que el Cajero de Recepcin haya solicitado al momento del check in.

Nota: Facturar a nombre de: Grupo Casa Real

C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$ C$

Manejo de las Cuentas de Husped

Cierre de Cuentas de Huspedes

Al tener conocimiento de que un husped, ha avisado de su salida del hotel, el Cajero de Recepcin, deber llamar por telfono y/o radio comunicador a todos las reas donde puedan haber cargos pendientes de ingresar (sistema rack de habitaciones) por cualquier consumo de ltima hora, para que puedan ser incluidos en la cuenta de la persona que va saliendo del hotel. Generalmente esto se aplica al rea de Restaurante por desayunos y al Responsable de Minibares. El husped despus de que el Cajero de Recepcin le muestra su estado de cuenta y si est de acuerdo con los cargos que en el se le presentan, pagar su cuenta en efectivo, mediante tarjeta de crdito o la firmar para ser cargada a crdito segn lo acordado. En el caso de cuentas a crdito el Cajero de Recepcin, comprobar que la factura tiene todos los datos y soportes necesarios para pasarla al cobro (carta de compromiso de pago, voucher de la agencia y soportes de consumo). Siempre es aconsejable que el cliente firme la factura final en seal de conformidad con sus cargos. En caso de que el husped, no acepte uno o varios cargos de su estado de cuenta, el Cajero de Recepcin, deber mostrarle los vales en los cuales se justifican los montos cargados a su habitacin, los cuales muestran la fecha en que se gener el cargo y adems reflejan la firma del husped. Si despus de haber justificado los cargos, el husped continua negndolos el Cajero de Recepcin, deber informarle a su Supervisor de rea y/o Gerente de Habitaciones, para que autoricen un Ajuste a la cuenta del husped, en caso de considerarlo necesario.

Facturacin y Caja

Unidad I: Consolidacin de Ingresos y Egresos del Cajero.

Con esta unidad el alumno desarrollar la capacidad de Identificar el procedimiento para realizar el cierre de caja, de acuerdo a las normativas del Departamento de Recepcin.

Unidad I: Consolidacin de Ingresos y Egresos del Cajero

Cierre de Turno.
El trabajo del Cajero de Recepcin debe realizarse en forma ordenada y cuidadosa. Al final de cada turno, el cajero cerrar la relacin de los movimientos de su caja (crdobas y dlares) en la Planilla de Pagos y cuadrar con la cantidad que indica el ordenador (en caso de contar con un sistema hotelero). En caso de no contar con un sistema hotelero, el Cajero de Recepcin, deber totalizar sus ingresos y egresos (crdobas y dlares) en la Planilla de Pagos y cuadrar sus montos en efectivo y tarjetas de crdito manualmente. De igual manera el Cajero de Recepcin deber enviar a Contabilidad la cantidad total en dlares que se recibi de los huspedes en concepto de cambio de moneda extranjera, para su posterior reembolso en crdobas. El Cajero de Recepcin se asegurar sobre todo del arqueo de su caja antes de entregar el turno y repasar todas las operaciones que han tenido lugar en su turno de trabajo. El Cajero de Recepcin nunca recibir el turno con trabajo pendiente del turno anterior y/o con faltantes de efectivo tarjeta de crdito, sin que esto haya sido anotado en las observaciones de la Planilla de Pagos, por el Cajero que esta saliendo de turno. El dinero en efectivo que enva cada Cajero de Recepcin en concepto de pagos recibidos y cambios realizados al finalizar su turno al Departamento de Contabilidad, deber ser entregado en sobres de remisin y depositados en una caja fuerte, para su posterior revisin de parte del Cajero General del Hotel. Las copias de las facturas pagadas y las facturas de crdito, tambin deben ser depositadas en un espacio determinado por el Departamento de Contabilidad, para su posterior revisin por parte del auditor nocturno del hotel.

Resumen de Pasos para el Cierre de Caja.

Consolidar en la Planilla los ingresos y egresos en crdobas y dlares, realizados en el turno. Consolidar en la Planilla el total de pagos recibidos en tarjeta de crdito. Cerrar sobres de Remisin: Pagos Crdobas, Pagos Dlares y Cambios Dlares. Generar el reporte y cierre de tarjetas de crdito en el P.O.S. Anotar en la bitcora de cajeros los montos que se estn enviando al Departamento de Contabilidad. Guardar el fondo de efectivo en la caja departamental, en caso de que cada Cajero de Recepcin trabaje con un fondo individual y no sea un fondo para todos los turnos.

El Cierre de Turno del Cajero

Facturacin y Caja