Unidad1.

Generalidades de la Planificacin Actividad- Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad Usted es delegado para implementacin el Sistema de Gestin de la Calidad conforme a la norma ISO 9001:2008 en la empresa Saludable. En este momento la compaa se encuentra organizando la planeacin para implementarlo, por lo tanto, estn gestionando algunos recursos para que el proceso sea exitoso. Entonces la empresa le solicita una propuesta o plan de trabajo para implementar el SGC y finalmente obtener la certificacin. Para realizarlo le proporcionan la siguiente informacin: La empresa: Cuenta con la misin, visin y objetivos organizacionales definidos en el ao 2000. No cuenta con manual de calidad, ni definicin de procesos. Tiene 3 sedes institucionales. Estn definidos procedimientos en los departamentos de compras y recursos humanos. Cuenta con 65 trabajadores; 20 de nmina y 45 contratistas. Hace parte del sector salud ofreciendo servicios de odontologa y consulta mdica general. De acuerdo a lo anterior usted debe: Realizar un anlisis situacional de la empresa con base en la informacin suministrada. R/ La empresa con una misin, visin y objetivos desde el ao 2000 al parecer no lo tienen claro ya que se evidencia muy pobres en sus objetivos como empresa, no cuentan con un manual de calidad ni definen procesos en estos ya que a partir de estos 3 se mide la calidad de una empresa y a donde quiere llegar, hay que cambiar y renovar estos 3 la misin, vision y objetivos. Por lo dems al parecer si lo tienen claro pero de todas maneras si no hay objetivos claros muy probables que estos procedimientos en los dems departamentos y trabajadores pueda fallar.

Definir qu actividades debern plantearse para realizar un adecuado proceso de documentacin, implementacin, seguimiento y posterior certificacin del Sistema de Gestin de la Calidad. R/ 1. Establecer un comit de Calidad: Se debe de definir los directivos que formaran parte del comit de la calidad para que coordine, establezca y comunique lo siguiente: Establecer la poltica de calidad.

Establecer los objetivos de calidad La estructura de la organizacin del modelo. La responsabilidad y jerarqua de cada puesto y persona. El nombramiento de los lderes de los procesos, hombres clave, y supervisores y tcnicos. El programa de trabajo general de todos los involucrados. La implantacin y seguimiento del modelo de calidad. Las correcciones y adecuaciones que se requieran. La gestin de los recursos necesarios. Se debe decidir quines son los responsables dentro del comit en todo el proceso desde el diseo hasta la implantacin del modelo de calidad. 2. Socializacin y sensibilizacin. Es importante que los funcionarios conozcan y participen activamente en la implementacin del sistema de gestin de la calidad en la entidad; para esto se recomienda realizar jornadas de sensibilizacin a travs del desarrollo de actividades ldicas a todos los funcionarios, adems, es necesario que la totalidad de los interioricen la misin, la visin, la poltica de calidad de la empresa y las ventajas de trabajar bajo esquemas de calidad.

3. Establecer el Mapa de Procesos En esta etapa se establecen y registran los procesos actuales de la empresa para tener una mejor visin de estos y as conocer su interaccin con otros departamentos y reas, para saber qu tipo de informacin fluye entre ellos. Preparar el mapa de procesos, para visualizar grficamente los procesos que interactan y conforman el SGC en la organizacin. 4. Caracterizar los procesos y servicios Identificar las entradas y salidas de cada proceso las cuales te servirn para reflejar tal informacin en un documento til y de gua donde se describa las caractersticas generales y la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso o la llamada caracterizacin de procesos. Esta Caracterizacin nos permitir ver la relacin con los dems procesos de la organizacin, de manera sencilla. 5. Elaboracin de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo La documentacin de los procesos y procedimientos se llevan a cabo en esta

etapa y es donde vamos a plasmar todo lo que hacemos, como lo hacemos, los alcances y quines son los responsables de cada actividad En los siguientes elementos deben existir procedimientos documentados: Requisitos de la Documentacin, Seguimiento y Medicin, Control de Producto No Conforme, y Mejora. 6. Elaboracin de documentos en un Sistema de Gestin de Calidad El Manual de Calidad Contiene todos los procedimientos documentados de la organizacin en todos sus niveles. El tamao de este manual puede diferir, dependiendo de la organizacin, alcance, productos, complejidad de procesos y competencia del personal. Manual de Procedimientos Manual de Instrucciones de Trabajo Manual de Registros o Formatos. 7. Capacitacin al personal de la Organizacin Esta etapa es la ms difcil de todas, ya que significa cambiar la mentalidad del recurso humano hacia un cambio basado en normas y procesos controlados. Siempre existen personas en la empresa que se van a resistir al cambio, pero debemos de ser insistentes y constantes en la concientizacin para lograr un cambio en donde todos estemos en el mismo barco. Si esto no sucede, simplemente el sistema no va a funcionar. En esta etapa debemos capacitar a todo el personal sobre el tema ISO, como una herramienta para mejorar las actividades de la empresa y hacerlos conscientes de lo que significa trabajar con un Sistema de Administracin de Calidad. Hacerles ver todo lo que conlleva la certificacin, cuales son los objetivos y las nuevas polticas, cuales son las ventajas de trabajar con el nuevo sistema de calidad total, cuales son los controles e indicadores a seguir, cuales son las herramientas que se van a utilizar para las acciones correctivas y preventivas, etc. 8. Implementacin Una vez creado, desarrollado el SGC y estructura todo, adems de la capacitacin al personal, llega la etapa de la implementacin, en donde se pone en marcha todo el sistema y el personal comienza con el uso de esta herramienta. Lo que antes se haca de una manera, en esta etapa se deja de hacer como antes, y se comienza con la nueva estructura. 9. Primera Auditora Interna En un Sistema de Gestin de Calidad siempre deben de haber revisiones a dicho sistema para ver cmo est operando, observar las fallas para corregirlas y detectar oportunidades de mejora para el crecimiento del mismo.

Se deben de realizar auditoras internas peridicamente, comenzaremos por la primera, para ver como realmente se ha implementado el sistema y detectar posibles fallas para corregirlas antes de la pre-auditora externa, que posteriormente nos llevar a la auditora externa y a la certificacin. 10. Revisin General por el comit de la Calidad Se debe hacer una revisin general de cmo est resultando la implementacin y de cmo est funcionando el nuevo sistema. Revisar las fallas encontradas en la Primera Auditora Interna y ver la manera de corregirlas y evitar que vuelvan a suceder, por medio de acciones correctivas y preventivas dependiendo del caso Tambin revisar y observar detenidamente las partes o actividades que estn impactando de manera positiva al sistema de calidad total, para reforzarlas e implementarlas en las reas en donde el sistema este dbil y necesite un empuje mayor. 11. Acciones Correctivas y Preventivas Generar las Acciones Correctivas y Preventivas de los resultados de la primera auditora interna y la revisin general, para comenzar a trabajar sobre las observaciones y/o No Conformidades encontradas en el Sistema de Gestin de Calidad. Lo recomendable en esta etapa, es crear un sistema que te permita gestionar las solicitudes de las acciones correctivas y preventivas y que ayudarn a darle un seguimiento a estas solicitudes. 12. Segunda Auditora Interna (Opcional): Para asegura que todo este marchando de la mejor manera antes de la auditora externa, y que las acciones correctivas y preventivas resultantes de la primera auditora interna se estn resolviendo desde su causa raz y en tiempo, una segunda auditora interna se puede llevar a cabo. Esta auditora es opcional, si con la primera auditora interna es suficiente como para saber que tu sistema est realmente funcionando como debe, entonces no es necesaria esta etapa, pero a lo mejor le hace falta una pequea afinacin, entonces es recomendable que se realice esta segunda auditoria. 13. Acciones Correctivas y Preventivas Al igual que la primera auditora interna, estas acciones correctivas y preventivas se generan de la segunda auditora interna, la cual tambin puede ser opcional. 14. Procesos de Anlisis y Mejora Se analizan los resultados obtenidos durante las auditorias y las acciones correctivas implementadas y completadas. De esta manera vamos se puede

identificar que observaciones fueron No Conformidades y que observaciones fueron Oportunidades de Mejora. Las Oportunidades de Mejora se tienen que agrupar en un sistema aparte, para que posteriormente se le d su debido seguimiento, e ir implementando estas mejoras dentro del Sistema de Gestin de Calidad, incrementando as la madurez del sistema y mejorando cada vez ms su gestin para detectar a mayor detalle nuevas Oportunidades de Mejora o No Conformidades, y que nos ayuden a mejorar la calidad del producto. 15. Auditora Externa En esta parte del proceso ya debe haber pasado por una pre-auditora externa por parte de un organismo externo. Esta pre-auditoria nos va a servir para ver como estamos preparados ante la auditora externa antes de la certificacin por parte del organismo certificador. Al trmino de la pre-auditoria, debemos hacer las solicitudes de acciones correctivas y preventivas que se necesiten para trabajar sobre las observaciones encontradas durante esta. Se programa posteriormente la auditora externa y se ejecuta. Al trmino de esta, al igual que la pre-auditoria, se hacen las solicitudes de acciones correctivas y preventivas que se requieran segn lo que los auditores externos hayan encontrado como No Conformidades Mayores y/o No Conformidades Menores. 16. Certificacin En caso de encontrar No Conformidades, el organismo auditor da un plazo prudencial para que la empresa trabaje sobre estas No Conformidades solucionndolas desde la causa raz. En caso de que la empresa no cierre estas No Conformidades en el tiempo estipulado, la certificacin es rechazada por el organismo certificador, y la empresa tendra que pasar nuevamente por todo el proceso. En caso de que la empresa cierre sus No Conformidades a tiempo, el organismo certificador aprueba la certificacin y enva el certificado a la empresa Este certificado esta registrado ante los organismos internacionales.

Realizar un diagrama de Gantt, en el cual usted deber incluir por cada actividad definida: los objetivos, recursos necesarios para la ejecucin, tiempo estimado de ejecucin, costos ($) en los que se incurren para el desarrollo de la actividad y los responsables en el proceso de ejecucin y supervisin. Recuerde que para realizar un diagrama de Gantt debe consultar el documento que se encuentra en el botn Documentos de

apoyo/ Documentos complementarios/ Documentos complementarios unidad 1, del men del programa de formacin. R/ Semanas
Nombre actividad Diagnostico Sensibilizacin Capacitacin Implementacin Mejoramiento Auditoria interna No conformidades 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 34 36 38 40 42 44 46 48

XXX X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
X X X Responsable: Director de calidad Gerente Descripcin de actividades: Diagnostico: Estudio del sistema actual de calidad y acciones a seguir en implementacin en SGC. Sensibilizacin: Dar a conocer las bondades de trabajar en equipo, del SGC y cumplir los requisitos del cliente. Capacitacin: Dar a conocer y sensibilizar los fundamentos del SGC para la organizacin. Implementacin: en todas las reas de la empresa. Mejoramiento: en todas las reas de la empresa, observar cambios en documentacin. Auditora interna: en todas las reas de la empresa. No conformidades: En todas las reas de la empresa. X X

DESC Definir los recursos que la empresa debe tener en cuenta en el Rubro 1 Calidad de su presupuesto anual organizacional, para mantener y mejorar el Sistema de Gestin de la Calidad despus de su certificacin.

Teniendo en cuenta el documento de apoyo donde se fija el rubro fijado para la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad y realizndole ajustes a precios reales, tenemos que en la implementacin se tendra:

Recursos necesarios Humanos

Concepto

Valor mes

Valor anual

Explicacin

Jefe de aseguramiento Calidad Auditor de Calidad

$ 6.000.000

$72.000.000 Responsable sistema de Calidad $24.000.000 Planeacin y ejecucin de auditoras de calidad $ 2.040.000 Muebles, escritorio, sillas. $ 960.000 Resmas de hojas, tinta para impresin lapiceros, carpetas, archivadores, fotocopias, CD, USB $ 1.200.000 Software que facilita la

$ 2.000.000

Fisico

Bienes de Oficina calidad Papelera

$ 170.000 $ 80.000

Tecnolgico

Software: profesional

$ 100.000

Rubro es el nombre que agrupa a un conjunto de cuentas: al realizar un presupuesto, ste deber dividirse en rubros, de acuerdo al tipo de presupuesto que se haga van a existir diferentes rubros. Ej. desarrollo organizacional, motivacin, metrologa y calibracin, entre otros.

Internet

Otros

Medio de comunicacin Presupuesto

Auditoria de mantenimiento Consultora

Asesoramiento en las acciones correctivas

elaboracin de diagramas de flujo y diseo de redes de procesos $ 70.000 $ 840.000 Servicio y acceso permanente a la red $ 70.000 $ 840.000 Fax, telfono, Celular $ 600.000 $ 7.200.000 Capacitacin Presupuesto para entrenamiento al personal fuera de las instalaciones de la empresa $10.000.000 $10.000.000 Dos auditoras de mantenimiento al ao $ 8.000.000 $ 8.000.000 Soporte a la empresa durante el proceso de certificacin para que se desarrolle adecuadamente. $ 1.000.000 $ 1.000.000 Mediante un plan de acciones correctivas identificado previamente durante la auditoria como paso previo a la obtencin del Registro de Empresa o Acreditacin de la Certificacin.

TOTAL:

$ 28,020,000 $127,240,000

Si se analiza que el presupuesto fijado en la tabla anterior esta para un ao para lograr la Planeacin, ejecucin, evaluacin seguimiento y control de la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad. Una vez implementado considero que para el mantenimiento y mejorar el Sistema de Gestin de la Calidad despus de su certificacin, es mnimo el rubro a invertir y se pudiera estar considerando en un 20% del planteado para la implementacin.

Conclusiones: Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad. El implementar un sistema de gestin de la calidad muestra la necesidad de la adecuacin organizativa de las actividades que se planean durante el tiempo estipulado, organizando un presupuesto acorde a las necesidades que exija el sistema de gestin y as saber cules sern los costos mensuales que incurrirn en su implementacin. Dentro de la planificacin esta el presupuesto y el diagrama de actividades para empezar un sistema de gestin de la calidad. Lo ms importante es hacerle saber al gerente que implementar este sistema de gestin de calidad no es un gasto es una INVERSION y que de esta manera har mas competente a la empresa en un futuro.

Criterios de Evaluacin Analiza y propone mejoras ante una situacin organizacional. Reconoce los pasos para implementar un sistema de calidad. Define los recursos necesarios para implementar actividades tendientes a implantar un sistema de calidad. Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.