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2. Adquisicin de medicamentos y dispositivos mdicos.

Es el proceso por el cual la institucin compra los medicamentos que requiere para cubrir la demanda en un perodo determinado a los proveedores que se encuentren inscritos en el krdex, en las cantidades necesarias y a los precios ms asequibles. Despus de definir un listado bsico de insumos hospitalarios esenciales (IHE), se hace necesario saber a quin se le van a comprar, cunta cantidad, dnde se va a almacenar y cmo se va a distribuir a las direcciones territoriales de salud, a las instituciones o dentro de la institucin segn el caso; en tal forma que se hagan todas las operaciones y actividades bien y que al final del proceso se genere un servicio con calidad sin sobrecostos para la institucin. Las compras de los insumos y equipos requeridos por el sector salud son uno de los aspectos ms importantes y complejos de todo el sistema de suministros, debido al origen de estos productos. Objetivo El proceso de adquisiciones tiene por objeto obtener insumos de la calidad especificada, en la cantidad requerida, en el momento oportuno y al precio ms favorable posible. Existe una gran cantidad de variables no controlables que inciden en l y que exigen una adecuada integracin de este componente en el sistema de suministro, lo cual implica una estrecha relacin de las personas encargadas del mismo (cuya idoneidad es fundamental) con el personal asistencial, mediada por un flujo de informacin adecuado y la optimizacin de los procedimientos mediante la definicin de actividades y responsabilidades. Para el proceso de adquisiciones es esencial la calidad de los insumos que se desean comprar y es este el punto que mayor importancia reviste y mayores polmicas genera. El Estado, las Empresas Promotoras de Salud y las Instituciones Prestadoras de Salud como responsables directos de la salud del pueblo colombiano, al igual que los propios usuarios deben dirigir su esfuerzo a determinar cules son las condiciones y requerimientos que deben cumplir los elementos que se utilizan en la prestacin de los servicios de salud, en trminos de la satisfaccin de las necesidades reales de salud, so pena de perderse en la maraa de ofertas y alternativas existentes. Un punto crtico en la adquisicin de insumos hospitalarios es la calidad, es decir, no hay puntos intermedios debido a que estos son o no de calidad como s puede ocurrir con otros productos. Por esta razn deben definirse los criterios necesarios para garantizar la calidad de los productos que ingresan a la institucin, superando concepciones mecanicistas y sin fundamentos reales como el comprar slo por el precio (lo ms caro o lo ms barato). Otro punto critico en la adquisicin de insumos hospitalarios es la existencia de un comit que se responsabilice en forma directa de este proceso (Comit de Compras), el cual se convierte en el mecanismo para garantizar un desarrollo tcnico, confiable y transparente. En este comit deben participar como mnimo el administrador o similar como documentado de la situacin financiera de la institucin, el encargado de la seccin de suministros (Qumico Farmacutico, Regente de Farmacia) como sabedor de los insumos que se requieren; y el gerente o director de la institucin, como ordenador del gasto. En todos los casos el comit se debe definir teniendo en cuenta como mnimo: integrantes, funciones, tareas de cada uno de sus integrantes; y debe oficializarse a travs de una resolucin. De toda reunin que realice el Comit debe quedar un acta, la cual debe tener como mnimo la siguiente informacin: fecha, lugar, orden del da, desarrollo de la reunin, proposiciones y varios, tareas, anexo del cuadro de adjudicaciones hechas por el comit, firmas del administrador y el gerente.

Programacin de las Adquisiciones. Planeacin Para la programacin de adquisiciones debe definirse un poltica clara en cuanto a la forma como se van a hacer las compras, teniendo en cuenta para ello la legislacin vigente y las condiciones especificas de cada institucin en cuanto a su capacidad de negociacin y su ubicacin dentro del sistema de salud. Para ello, igual que para tomar las decisiones finales sobre las compras debe contarse en el caso de Instituciones prestadoras de servicios de salud con el equipo interdisciplinario que conforme al comit de compras con el fin de asegurar la transparencia y la racionalidad en las compras. En el desarrollo de la planeacin deben evaluarse factores determinantes tales como: Periodo para el cual se van a realizar las compras.(depende de presupuesto, duracin de contratos, etc) Tipo de proveedores que se van a manejar ( Fabricantes, Mayoristas, Minoristas). Productos a comprarse a cada proveedor. Mtodo para determinar necesidades. Proveedores: Son cada una de las empresas exteriores que abastecen a otras de materias primas, materiales de consumo, servicios y todo aquello que necesite y que no pueda satisfacerlo por si misma. Dentro de los proveedores de medicamentos podemos encontrar tres grandes tipos de proveedores : Fabricantes.(Laboratorios productores de medicamentos y dispositivos mdicos). Mayoristas.(Depsitos mayoristas, cooperativas de hospitales, Pooles de clnicas). Minoristas.(Drogueras, Farmacias Drogueras). El siguiente cuadro presenta las ventajas y desventajas generales de cada una de estas fuentes: VARIABLE Variedad de productos ofrecidos Mejores Precios Calidad garantizada. Relacin Necesidad-Compra. Capacidad para surtir en Emergencias. Facilidad de Evaluacin y control del proveedor

FABRICANTE

MAYORISTA

MINORISTA

+ + +

+ +++ ++-

++++ -

Situacin desfavorable Situacin favorable + De estas variables debe tenerse en cuanta que siempre las mas importantes con las tres primeras Las cooperativas de hospitales suelen superar algunas dificultades de los depsitos mayoristas tales como: Mejores precios, Calidad garantizada, etc. Los distribuidores minoristas son la fuente que menos ventajas presenta y solo debe considerarse como fuente valida en casos de emergencia.

Seleccin y valoracin de los proveedores. Es una actividad muy importante dentro de la programacin, la cual se inicia con la publicacin en una cartelera institucional de los productos que se requieren con sus cantidades y con su denominacin genrica (SELECCIONADOS) para que los proveedores se enteren y presenten sus ofertas. A estos proveedores se les solicita la siguiente informacin:

Registros del Ministerio de Salud o del INVIMA de los productos Certificado de cmara de comercio. Registro nico de proponentes dado por la cmara de comercio. Certificado de Buenas Practicas de Manufactura

Compromisos de entregas oportunas. Compromisos de aceptar devoluciones. Listados de Precios. Descuentos.

Los proveedores que cumplan con los requisitos anteriores pueden inscribirse en el krdex de la institucin, el cual debe contener como mnimo la siguiente informacin:

Nombre o razn social. Direccin. Telfono, fax. Nombres, cargos y telfonos de los representantes. Productos que vende o fabrica. Condiciones generales de pago. Descuentos. Calificacin del proveedor.

Los criterios anteriores deben ser complementados con otros que a juicio de los comits de Farmacia y Teraputica o de Compras sean pertinentes para las condiciones particulares de la Institucin. La valoracin de los proveedores se refiere a la evaluacin que se les debe hacer a travs de un registro escrito de todo lo relacionado con su desempeo en el proceso de adquisicin. Se debe tener en cuenta la calidad desde el punto de vista del producto y del servicio para lo cual es importante tener definidos unos parmetros y unos puntajes asociados con cada uno de estos parmetros, los cuales pueden ser:

Calidad. Oportunidad. Servicio. Oferta. Tiempos de entrega.

Para adelantar una valoracin confiable y objetiva se debe abrir una carpeta por proveedor y en ella ir archivando toda la informacin . Los criterios para evaluar al proveedor con respecto al producto son:

Problemas detectados con el uso del producto (falta de efectividad, presencia de eventos adversos). Incumplimiento de las especificaciones establecidas en la farmacopea. Defectos encontrados al momento de la recepcin.

Los criterios de valoracin del servicio son: Cumplimiento en el sostenimiento de ofertas. Cumplimiento en las entregas de pedidos. Rapidez con que se atienden los reclamos. Disposicin a la atencin de reclamos. Volumen de devoluciones realizadas por ao. Los criterios anteriores deben ser complementados con otros que a juicio de los comits de Farmacia y Teraputica o de Compras sean pertinentes para las condiciones particulares de la Institucin. Para el proceso de valoracin se deben asignar valores numricos a cada criterio (lo debe

hacer el comit de compras) y establecer el de cada proponente. Previamente se debe establecer el puntaje mnimo que debe obtener un oferente para ser considerado como proveedor y permanecer inscrito en el krdex institucional. Estimacin de Necesidades de Medicamentos y dispositivos Mdicos Para una adecuada programacin de las compras es requisito fundamental un buen proceso de estimacin de necesidades, el cual tiene como finalidad establecer los requerimientos de medicamentos necesarios para cierto periodo de tiempo (cantidad, calidad y momento oportuno). Cuando se tiene claro que es lo que se va a comprar, es necesario determinar en que cantidades debe comprarse para suplir las necesidades por un periodo de tiempo determinado. Lo ms importante para la adecuada estimacin de las cantidades a adquirir es contar con informacin actualizada y permanente, y tener en cuenta las tendencias y perspectivas futuras, como por ejemplo el aumento de la demanda de insumos por nuevos contratos, la supresin de un programa, o las variaciones en la oferta de productos en el mercado. Metodologa para Estimar Necesidades de Medicamentos y D.M. Para este proceso se debe tener muy claro los clientes y usuarios de los servicios de la institucin. Mtodo por consumos histricos (Ms conocido y utilizado). Se recopila la informacin de los elementos (krdex, comprobantes de entrega, formatos de consumo, etc.) que evidencien cmo ha sido el movimiento de los medicamentos en la institucin, durante un tiempo determinado (mnimo durante seis meses). Con base en esta informacin se establece el consumo promedio mensual (CPM) de cada producto. Con base en el consumo promedio mensual, el tiempo que transcurre entre el momento en que se inicia el proceso de adquisiciones y el que llega el medicamento a la institucin (tiempo de reposicin), se determinan los niveles mnimos y mximos de existencias, el punto de reposicin (cantidad de existencias a la cual le debe iniciar el proceso de adquisiciones) y la cantidad a pedir. Criterios que son fundamentales para la programacin y ejecucin de las adquisiciones. Consumo promedio mensual (CPM). Para conocer este dato se debe obtener el consumo de cada insumo durante los ltimos seis meses (tres meses como mnimo, en caso de no contar con informacin de seis meses), datos que se obtienen directamente de las tarjetas del krdex, las cuales deben ser actualizadas constantemente con informacin veraz. Para calcular el consumo promedio mensual, se suman los consumos de los meses analizados y se divide por el nmero de stos. A continuacin se presenta un ejemplo de la forma correcta como se debe desarrollar esta actividad: Si se estn analizando los ltimos tres meses y slo hubo consumo en uno de ellos an habiendo existencia de l, es necesario que se pase esta informacin al comit de Farmacia y Teraputica para que l analice qu est sucediendo con el insumo. Si se estn analizando los tres ltimos meses y solamente se cuenta con uno o dos datos y la causa es que el producto estaba agotado en el mercado o la institucin no lo haba podido adquirir por alguna causa, los ceros no se deben incluir en el promedio y debe buscarse la informacin de los tres ltimos meses en los que hubo existencias del insumo. Ejemplo si los movimientos son: Enero Febrero 120 ampollas 0 ampollas

Marzo

0 ampollas

La situacin es que en enero se consumieron 120 ampollas, pero en febrero y marzo, no hubo consumo por no tenerlo disponible. No se debe dividir el 120 por tres, se busca la informacin de meses anteriores, as: Diciembre Noviembre Octubre Septiembre 80 ampollas 70 ampollas 55 ampollas 80 ampollas

Se toman los meses de enero, diciembre y noviembre para determinar el promedio:

CPM

80 70 120 90 3

Perdidas Evitables (PE) Es lo que se pierde del Insumo por Fugas, Vencimientos o deterioros, Lo ideal es que sea cero. Inventario (E) Corresponde a lo que se tiene en existencias del insumo en la farmacia o el almacn de la institucin. Tiempo de reposicin.(TDR) Es la fraccin de tiempo que se requiere para llevar a cabo todos los trmites administrativos necesarios para la adquisicin, sumndole adems, el tiempo que se gasta el proveedor en entregar el pedido a la institucin. Cada unidad debe definir su tiempo de reposicin, el cual depender de los medios de transporte, vas de acceso a la unidad, del flujo de los trmites administrativos y de la ubicacin geogrfica de la institucin (los ms lejanos al domicilio de los proveedores, tendrn un tiempo de reposicin generalmente mayor) La importancia de este parmetro se fundamenta en que si no se tiene en cuenta el tiempo gastado en los trmites administrativos y el tiempo que gasta el proveedor para entregar el pedido se incurre en el error de no pedir la cantidad adecuada, lo que conllevara a desabastecimientos o a realizar demasiados pedidos del mismo insumo durante un mes. Esto genera desgaste administrativo y trastornos en el funcionamiento de la unidad. Una vez determinado el tiempo de reposicin, se debe definir el perodo para el cual se harn los pedidos, de acuerdo a la poltica de compra de la institucin: uno, dos, o tres meses; dependiendo de la capacidad financiera de la empresa, de la capacidad de almacenamiento de que se disponga y ESENCIALMENTE de la clasificacin ABC. Nivel mnimo de existencias (NmE). Se define como la cantidad de insumo que se debe tener en existencia en almacn o Farmacia segn sea el caso, necesaria para cubrir un tiempo de reposicin. La importancia de manejar este parmetro consiste en que esta cantidad acta como una reserva de seguridad y que debe permanecer siempre como tal. Permite, disponer del insumo durante un tiempo de reposicin en las situaciones en las que aumenta el consumo, realizar pedidos por debajo del punto de reposicin (comprar siempre al mismo tiempo) y cubrir emergencias mientras llega un nuevo pedido. A continuacin se presenta una propuesta de frmula para calcular este parmetro:

Nme CPM FraccionTDR (Respecto a un mes)


Punto de reposicin (PR). Se define como el momento en el cual hay suficiente cantidad del insumo para cubrir su gasto hasta que llegue el nuevo pedido sin utilizar el nivel mnimo de existencias, NmE. En otras palabras es el punto en el cual se deben empezar a realizar los trmites de pedido para garantizar abastecimiento oportuno. Es importante porque permite visualizar el momento preciso en el cual debe iniciarse el proceso de adquisicin para no sufrir agotamientos. Para ello entonces, debemos tener en cuenta el nivel mnimo de existencias ms un tiempo de reposicin que se consumir mientras llegue el nuevo pedido sin que se agote el nivel mnimo. A continuacin se presenta una propuesta de frmula para calcular este parmetro: PR = NmE + Consumo durante un tiempo de Reposicin = 2NmE Nivel mximo de existencia (NME). Se define como la cantidad mxima que se debe tener en existencia de un insumo determinado, an habiendo acabado de recibir un nuevo pedido, es decir, es el lmite superior del cual no nos debemos pasar en existencias. La importancia de manejar este parmetro radica en permitir mantener en existencia las cantidades adecuadas para un perodo determinado por la poltica de su compra, sin necesidad de hacer inversiones en cantidades exageradas, lo cual ayuda a optimizar el presupuesto de la unidad. El nivel mximo de existencias o NME se calcula teniendo en cuenta la cantidad mnima que se debe tener como reserva (NmE) ms la cantidad que se consume durante el perodo para el cual se compra (CPM*meses para los cuales se adquiere).

A continuacin se presenta una propuesta de frmula para calcular este parmetro: NME = NmE + CPM * MESES PARA LOS CUALES SE COMPRA Cantidad a pedir (CAP). Se define como la cantidad de insumo que se debe solicitar a un proveedor para reestablecer aquellos que se han consumido durante el perodo para el cual se compra. Es importante manejar tcnicamente este parmetro porque permite calcular, de una manera mas precisa y no al tanteo, la cantidad que realmente se requiere para ese perodo, debido a que para ello se tienen en cuanta las existencias del insumo al momento de iniciar los trmites de adquisicin. Para calcular la cantidad a pedir se debe tener en cuenta el Punto de Reposicin (PR), la cantidad que se consume durante el perodo para el cual se compra (CPM*meses para los cuales se adquiere) y las existencias al momento de empezar a hacer el pedido. A continuacin se presenta una propuesta de frmula para calcular este parmetro: CAP = (PDR +CPM ) * MESES PARA LOS QUE SE COMPRA - EXISTENCIAS Como se observa, todos los parmetros tcnicos que nos permiten gerenciar los insumos hospitalarios esenciales, dependen del consumo promedio, razn por la cual este valor debe estar muy bien calculado y para ello se requiere que el krdex est siempre actualizado y con informacin veraz.

Ejemplo Supngase que se va a adquirir penicilina benzatnica para el mes de junio de 1998, el trmite se va realizar el da 15 de ese mes, fecha a la cual se tienen en existencia 200 ampollas, adems el tiempo de reposicin es de 8 das, la poltica de compra de este insumo es mensual y los consumos histricos son los siguientes: Febrero/98 Marzo/98 Abril/98 Mayo/98 600 frasco-ampollas 500 frasco-ampollas 0 frasco-ampollas (no haba en el mercado) 400 frasco-ampollas

Con la informacin anterior determine todos los parmetros: 600 + 500 + 400 CPM = --------------------- = 500 frasco-ampollas 3 NmE = CPM(500)*Fraccin del tiempo de reposicin con respecto a un mes(8/30) NmE = 500*0.25 = 125 frasco-ampollas. PR = 2NmE = 2*125 = 250 frasco-ampollas. NME = NmE + CPM*meses para los que se adquiere =125 + 500*1=625 frasco-ampollas. CAP = (PR + CPM*meses para los que se adquiere) Existencias CAP = (250 + 500*1) - 200 = 550. Anlisis: Se interpreta entonces, que mensualmente la institucin consume 500 frascoampollas de penicilina Benzatnica, que debe tener permanentemente como mnimo 125 Ampollas, que el nuevo pedido lo empezar a tramitar cuando hayan en existencia 250 frascoampollas (PR) y que nunca podr tener mas de 625 frasco-ampollas en existencia mientras el consumo promedio sea de 500 y la poltica de compra sea mensual. Obsrvese que a pesar de que el pedido se realiza en una cantidad inferior al punto de reposicin (200< 250), no se presenta agotamiento. Esto debido a que se tiene definido el nivel mnimo; de ah su importancia. Cuando el pedido llegue se tendr una existencia de 75 ampollas (si en un mes se consumen 500, en una semana 125, y 200-125=75), lo fundamental es evitar pedir por debajo del NmE, debido a que a la llegada del producto seguramente ya se tuvo demanda no atendida, sin embargo lo correcto es iniciar los trmites en el punto de reposicin. Tambin se observa que pedir por debajo del punto de reposicin es un riesgo, debido a que pueden consumirse an los insumos del nivel mnimo de existencia, por tanto debe evitarse iniciar los trmites en el nivel mnimo de existencia y nunca por debajo de l (vemos en el ejemplo que se queda con saldo negativo que indica desabastecimiento), adems cuando llega el pedido vamos a tener mas de la cantidad mxima que es 625 y esto debido a que al hacer el clculo se tiene en cuenta lo que se gasta durante el perodo de desabastecimiento (50 unidades que se dejaron de suministrar). Una vez definidas las cantidades a adquirir, se pide cotizacin como mnimo a tres de los proveedores inscritos en el krdex. Mtodo por perfil epidemiolgico. De acuerdo con el perfil epidemiolgico definido se establecen las cantidades de los

medicamentos necesarios para cada tratamiento y se multiplica la frecuencia (ocurrencia) de la enfermedad por la cantidad de medicamento necesario para el tratamiento. Este mtodo es de mucha utilidad cuando se van a incluir nuevos medicamentos para el tratamiento de una patologa y por lo tanto, inicialmente no se dispone de informacin de su movimiento.

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