MANUAL DE FUNCIONES.

Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compaa. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organizacin. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en prdidas de tiempo sino tambin en la dilucin de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma seccin. El presente manual aplica a la empresa ALMACENES POZA RICA S.A. DE C.V. DEFINICIONES *Manual de Funciones: Es un instrumento de informacin en el cual se describen en forma secuencial y cronolgica, las operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una Dependencia o Entidad, o varias de ellas. Especficamente, el Manual de Organizacin, es la versin detallada de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos

puestos de trabajo que componen la estructura de la Organizacin. *Funciones Bsicas: Es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades bsicas que describa adecuadamente los lmites y la esencia del cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripcin de las funciones bsicas no se debe entrar en detalles, ya que esto se trata especficamente en el manual de procedimientos establecido para la empresa. *Identificacin del cargo: En esta parte se describe el nombre del cargo, el nivel del cargo, la dependencia a la que pertenece, el nmero de cargos y el cargo de su jefe inmediato. DESCRIPCION DE FUNCIONES DE LOS CARGOS. *GERENTE DE PLAZA.1.- Realizar los actos de administracin y gestin ordinaria de la sociedad. 2.- Organizar el rgimen interno de la sociedad, usar el sello de la misma, expedir la correspondencia y cuidar que la contabilidad est al da.

3.- Representar a la sociedad y apersonarse en su nombre y representacin ante las autoridades judiciales, administrativas, laborales, municipales, polticas y policiales, en cualquier lugar de la Repblica o en el extranjero. 4.- Asistir, con voz pero sin voto, a las sesiones del Directorio, salvo que ste acuerde sesionar de manera reservada. 5.- Asistir, con voz pero sin voto a las sesiones de la JGA, salvo que sta decida lo contrario. 6.- Expedir constancias y certificaciones respecto del contenido de las actas de JGA o de sesiones de Directorio, de libros contables y registros de la sociedad. 7.- Someter al Directorio, para su aprobacin, los proyectos de la memoria y los estados financieros, los presupuestos de la sociedad para cada ao, as como los programas de trabajo y dems actividades. 8.- Delegar total o parcialmente las facultades que se le conceden en el estatuto de la sociedad. 9.- Ejecutar el Plan de Negocios aprobado por el Directorio y proponer modificaciones al mismo. 10.- Preparar y ejecutar el presupuesto aprobado por el Directorio y proponer modificaciones al mismo.

11.- Celebrar y firmar los contratos y obligaciones de la sociedad, dentro de los criterios autorizados por el Estatuto y el Directorio de la sociedad. Delegar su celebracin, desconcentrar la realizacin de las licitaciones o concursos, contratar a personal que desempee cargos de nivel directivo. *ASISTENTE DE GERENCIA GENERAL.1.- Conducir las unidades asignadas a la gerencia general. 2.- Velar por el adecuado mantenimiento de las unidades asignadas a la gerencia general. 3.- Ejecutar actividades de apoyo administrativo. 4.- Realizar trmites administrativos requeridos por la gerencia general. 5.- Ejecutar actividades de seguridad y custodia de los activos fijos e instalaciones de corporacin. * GERENTE DE COMPRAS.1.- Identificar las necesidades de cada uno de sus clientes. 2.- Informarse, documentarse y asesorarse sobre las caractersticas ideales de los productos a comprar.

3.- Manejar y controlar racionalmente los inventarios requeridos. 4.- Estar atento a todas las ofertas de productos nuevos que puedan llegar a beneficiar a la parte de produccin. 5.- Evaluar permanentemente los costos de los insumos a comprar, mediante anlisis comparativos tanto de precios como de caractersticas de calidad, a fin de controlar los costos de produccin del negocio. 6.- Buscar permanentemente proveedores confiables que le permitan llevar a cabo su trabajo. 7.- Mantener permanente relacin y comunicacin tanto con su cliente (usuario del objeto de sus compras) como con sus proveedores. * ASISTENTE DE GERENTE DE COMPRAS. 1. Elaborar y mantener actualizado el registro de proveedores de la empresa y suministrar informacin a la Gerencia y Jefe de Ventas. 2. Solicitar cotizaciones para la compra de equipos, mercancas y materiales requeridos para el desarrollo de los objetivos. 3. Elaborar y tramitar las rdenes de compra aprobadas por Gerencia.

4. Preparar a la Gerencia un programa mensual de compras e informarle de su ejecucin. 5. Realizar el presupuesto de compras de la empresa. 6. Recibir los artculos y mercancas entregadas por los proveedores verificando que estn de acuerdo con las especificaciones, la calidad y cantidad estipulada en los pedidos. 7. Velar por la organizacin, codificacin de las existencias en Almacn y mantenerlas dentro de los lmites mximos y mnimos. 8. Confirmar por escrito a los proveedores la asignacin de la compra. 9. Mantener la retroalimentacin de la informacin con los proveedores mediante comunicacin escrita; sobre rechazos, devoluciones y dems observaciones sobre los productos. GERENTE DE VENTAS MAYOREO. 1.- Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes.

2.- Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea, son mas idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar ser el nmero uno en un mercado determinado, mientras que los objetivos son mas precisos y a plazos mas cortos. Un objetivo sera vender diez millones en el prximo trimestre. 3.- Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando nuestra participacin en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho pronstico debe ser lo mas preciso posible porque de esto dependen otros compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplidores o cualquier otro compromiso con acreedores. 4.- Determinar el tamao y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe tratar el mismo, es quien esta llamado a estructurar el departamento. 5.- Reclutamiento, seleccin y capacitacin de los vendedores. Esta funcin del gerente de ventas, depender de la estructura de la empresa, porque en muchos casos, estos procedimientos son realizados por el departamento de recursos humanos, aunque la forma idnea sera que Rec. Humanos, reclute y

seleccione previamente y luego se le presente al gerente solo los mejores candidatos para ser incorporados a la empresa. 6.- Delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estndares de desempeo. Esto es as, porque al gerente se le entregan sus responsabilidades como cuotas generales de ventas y territorios amplios. Para cumplir estas cuotas el gerente debe dividir el total de las ventas entre su equipo de vendedores, tomando en cuenta las posibilidades de cierre de cada vendedor y sus zonas geogrficas, de modo tal, que cada representante conozca sus cuotas y la sumatoria de estas, den como resultado el objetivo de venta al gerente. 7.- Compensa, motiva y gua las fuerzas de venta. La compensacin y la motivacin, son dos prcticas similares porque lleva satisfaccin al vendedor, la cual es transmitida por el mismo, a sus clientes, con una sensacin de confianza. Los planes de compensacin, son muy variados y dependern del producto que se este trabajando y de cmo este organizada la estructura de ventas. 8.- Conducir el anlisis de costo de ventas. Toda planificacin debe tener incluido un anlisis de costos. Dentro de esos anlisis debe estar definida cual sera el costo para alcanzar las ventas deseadas y como es el gerente quien conoce las estrategias para alcanzar

los objetivos, es quien debe analizar los gastos en que incurrir la compaa en el desarrollo de su plan. 9.- Evaluacin del desempeo de la fuerza de ventas. El gerente debe de calificar el desempeo de sus vendedores bsicamente comparando el perodo actual con los anteriores y a los vendedores unos con otros. 10.- Monitorear el departamento. Es misin del gerente velar porque todo el procedimiento de ventas, se este llevando cabo de la forma idnea y que sus representantes sean buenos ciudadanos corporativos. SUPERVISOR DE VENTAS. 1.- coordinar el trabajo de los vendedores para garantizar que los clientes reciban el mejor de los servicios. 2.- planear las estrategias de ventas. 3.- realizar estudios enfocados al anlisis de indicadores para incrementar e ir abarcando ms mercado para la venta de los bienes y/o servicio. 4.- administra y optimiza los recursos materiales y financieros con los que cuenta papelera, refacciones...etc. 5.- disear y asignar las rutas a la fuerza de ventas.

6.- reclutamiento, seleccin y capacitacin del personal que ingresa al rea de ventas. Verifica que los aspirantes cumplan con el perfil solicitado. 7.- presentar un reporte donde informe los pormenores de las ventas. 8.- realizar el clculo de comisiones de cada uno de los vendedores que tiene a su cargo de acuerdo a la venta que hayan realizado, la existencia de productos y la entrega de los mismos al cliente. VENDEDOR DE MOSTRADOR. 1.- Responsable de la venta de Repuestos en Oficina. 2.- Atender solicitudes o requerimientos de cotizacin de repuestos y rdenes de compra. 3.- Proporcionar precios, disponibilidad y alternativos de los repuestos solicitados por los clientes. 4.- Proporcionar soporte tcnico de repuestos a los clientes en oficina. 5.- Proporcionar informacin sobre promociones de repuestos y nuevos servicios que la empresa brinde.

6.- Realizar todo el proceso de venta de Repuestos, desde la generacin del pedido hasta la facturacin. 7.- Atender y dar solucin a devolucin de repuestos.