LA TIPOLOGA DOCUMENTAL Y LAS EDADES DE LOS DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE EMPRESA

PILAR RIVAS QUINZAOS

Historiadora del Arte y Archivera de la Fundacin Cultural del Colegio Oficial de Arquitectos de Madrid

Segundas Jornadas- 22 y 23 junio Archivo y Memoria

LOS ARCHIVOS SON LOS GRANEROS DE LA HISTORIA

sta es la acertada definicin dada por Charles Braibant, una de las mximas autoridades de la archivstica francesa. Por supuesto, entre esos graneros tenemos los grandes desconocidos - los archivos econmicos y de empresa. Han sido desconocidos por dos motivos: porque pertenecen a entidades particulares y porque no estn sometidos a una reglamentacin especfica como los de las administraciones pblicas. Sin embargo, los fondos documentales custodiados en este tipo de archivos son una fuente de informacin esencial para la historia econmica, social y cultural de nuestro pas.
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IMPORTANCIA
Hasta hace relativamente poco tiempo la historia de la mayora de las empresas espaolas slo era conocida fragmentariamente por los datos aportados por la administracin pblica con competencias sobre el sector industrial o comercial, porque estaban cerrados a la investigacin. En cambio ahora, muchas empresas se han percatado de la importancia que tiene dar a conocer la memoria histrica y su propia gestin, no slo para la afrontar la poltica interna, sino como parte de la propia imagen empresarial.
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El archivo de la empresa debe reflejar la organizacin, la estructura, los procedimientos y la poltica econmica y empresarial.
La complejidad de estos archivos es debido a la dinmica de la propia actividad (por las absorciones, compras, disoluciones, fusiones o segregaciones), al mbito de actuacin y la gestin administrativa de ellas y, por ello, es difcil hacer generalizaciones. Sin embargo, la mayora elaboran y conservan una serie de documentos exigidos por el Cdigo de Comercio, por las obligaciones fiscales, laborales y sociales y por la propia actividad de la empresa.
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Tipologa documental Desde el punto de vista archivstico es el anlisis y estudio de los distintos tipos o clases de documentos generados por una funcin o trabajo determinado de una oficina o departamento. Son documentos de la misma naturaleza, tienen el mismo modo de transmitir la informacin y idntica configuracin fsica; es decir, tienen el mismo soporte, formato y forma. La documentacin generada por una empresa puede ser amplia o amplsima, depender del tiempo de su actividad y, al mismo tiempo, es variada y compleja, dependiendo de si ha tenido fusiones, absorciones, escisiones o han creado nuevas empresas.
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Tipologa documental

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1. HISTORIA ECONMICA

Documentos de constitucin, cambios de composicin del capital de la empresa, accionistas, administracin y gestin econmica, obligaciones fiscales .

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Tipologas documentales
Escrituras de constitucin de la sociedad Inscripcin o inscripciones en el Registro Mercantil Libros de Registro de Socios (en sociedades de responsabilidad limitada) Libros de Actas (del Consejo de Administracin, Asambleas o Juntas Generales, Juntas Extraordinarias, rganos colegiados de la sociedad) Informes de gestin Estadsticas Memorias anuales Reglamentos Libros de Diario Libros de Inventarios y Balances IVA. Libros de facturas recibidas Libros Mayor Libros de Compras Libros de Cobros Liquidaciones de impuestos sobre operaciones societarias Libros de Registro de Acciones Nominativas (en sociedades annimas y en comandita) Documentos de fusin, escisin o creacin de nuevas empresas Cuentas anuales

Informes de auditoras Estatutos Correspondencia (relaciones con otras empresas, con la Administracin, etc.) Informes sobre actividad Cuentas de Prdidas y Ganancias Balances anuales IVA. Libros de facturas emitidas Libros de Gastos Libros de Ventas Libros de Pagos

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2. HISTORIA SOCIAL
Reflejan bien el papel que la empresa ha desempeado en la sociedad, las condiciones de laborales y poltica de empleo, obligaciones con la Seguridad Social, etc.
Libro de Matrcula de trabajadores Expedientes de personal Altas y bajas laborales Formacin del personal Libro de Visitas e Inspecciones Nminas

Jubilaciones

Ofertas y peticin de empleo

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3. HISTORIA DE LA TCNICA Y DE LA INDUSTRIA

Documentacin sobre actividad industrial, vinculada a lo que hoy se entiende por arqueologa industrial: mtodos de trabajo y produccin, maquinaria, desarrollo tecnolgico, etc.
Adquisicin de maquinaria y equipos Patentes de invencin Adquisicin de vehculos

Certificados de modelos de utilidad

Expedientes de propiedad industrial

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4. HISTORIA DEL PATRIMONIO HISTRICO Y URBANO

La instalacin de la empresa en la ciudad, su influencia en el entorno, su patrimonio inmueble y mueble
Escrituras de compra de inmuebles (suelo, edificios e instalaciones) Inventarios de bienes inmuebles Escrituras de arrendamiento de inmuebles (suelo, edificios e instalaciones) Inventarios de bienes muebles

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5. COLECCIONES GRAFICAS Y RECORTES DE PRENSA

La mayora de las empresas tienen un fondo fotogrfico y audiovisual importante como parte de la gestin y control. As mismo guardan celosamente toda su imagen corporativa: folletos, logotipos, publicidad y recortes de prensa en donde se menciona a la empresa o se anuncia.

Colecciones fotogrficas Cartografa

Colecciones audiovisuales Imagen corporativa

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MARCO LEGAL - NORMATIVA

La obligacin de conservar la documentacin sobre la creacin de la empresa y todo lo que atae al mbito de gestin administrativa est regulado por el Cdigo de Comercio y las leyes aplicables a los distintos tipos de sociedades. La documentacin contable, segn establece la legislacin fiscal, debe ser guardada durante cinco aos. El resto depende de la propia administracin de la empresa y la normativa interna, ya que no existen normas estatales o autonmicas que regulen la produccin documental en este sector. Sin embargo, hay gran nmero de empresas que conserva la mayora de su documentacin, muchas desde la poca de su creacin. Hay algunas se remontan al siglo XIX.
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MEMORIA E IDENTIDAD DE LA EMPRESA

Estos archivos, adems de ser la memoria e identidad de la empresa, forman parte del patrimonio documental y son fuentes de conocimiento, estudio e investigacin. Tambin en ellos est reflejada la historia del desarrollo industrial y empresarial en las distintas regiones, la evolucin de las nuevas tcnicas y avances tecnolgicos y la creacin de los nuevos tipos de edificios industriales y comerciales. A travs de ellos se puede estudiar la formacin del tejido urbano en determinadas zonas de las ciudades, con las distintas implantaciones industriales y empresariales. Actualmente, tambin se pueden estudiar las transformaciones por la erradicacin y cambios de uso, debido a los cambios de propiedad de amplios espacios industriales y de almacenamiento, con lo que eso supone de prdida de identidad, abandono y desaparicin de las grandes instalaciones fabriles, como por ejemplo en las zonas de Villaverde o Fuencarral en nuestra ciudad.
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DESAPARICIN DE INSTALACIONES FABRILES

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