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PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS

CUENTAS POR COBRAR PARA LA EMPRESA
PURIFICADORES MILENIUM C.A.

Por:

RAQUEL YAJAIRA SOTO RIVAS

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO
ESPECIALIZACIN EN CONTADURA
MENCIN AUDITORA

BARQUISIMETO, 2003

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Por:

RAQUEL YAJAIRA SOTO RIVAS

Trabajo Especial de Grado para optar al Grado de

Especialista en Contadura. Mencin Auditora

DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA
ESPECIALIZACIN EN CONTADURA. MENCIN AUDITORA

BARQUISIMETO, 2003

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APROBACIN DEL TUTOR

En mi carcter de Tutor del Trabajo Especial de Grado presentado por:

SOTO RIVAS, RAQUEL YAJAIRA C.I. 9.603.277

Para optar al ttulo de Especialista en Contadura, Mencin Auditora,
considero que dicha tesis rene los requisitos y mritos suficientes para ser
sometida a la presentacin pblica.
En la ciudad de Barquisimeto, a los _________ das del mes de
_______________________ del ao dos mil tres.

LIC. JUAN LEAL MELO
Tutor

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INDICE
Pg.

AGRADECIMIENTO ........................................................................ vi
RESUMEN ...................................................................................... vii

INTRODUCCIN ............................................................................ 1

CAPITULO
I EL PROBLEMA .................................................... 3
Planteamiento del Problema .................................. 3
Objetivos de la Investigacin ................................. 7
Objetivo General .............................................. 7
Objetivo Especfico ........................................... 7
Justificacin e Importancia . 8
Alcance y Delimitaciones ........................................ 9

II MARCO TERICO .............................................. 10
Antecedentes ........................................................ 10
Bases Tericas ..................................................... 13
Bases Legales 43
Sistema de Variables . 44
Glosario de Trminos ............................................ 47

III MARCO METODOLOGICO .............................. 49
Naturaleza del Estudio ........................................... 49
Poblacin y Muestra .............................................. 50
Tcnica de Recoleccin de datos ........................... 51
Instrumento ............................................................ 52
Validacin .............................................................. 53
Confiabilidad .......................................................... 53
Tcnica de Anlisis de Datos ................................. 54

IV ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS
RESULTADOS ......................................................

55
1. Aplicacin del Cuestionario A. Estrato A ... 55

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Pg.

2. Anlisis cuantitativo cuestionario B, Estrato B.. 64
3. Anlisis e Interpretacin de los Datos.
Cuestionario C, Estrato C

67

V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 70
Conclusiones ......................................................... 70
Recomendaciones ................................................. 71

BIBLIOGRAFA ............................................................................... 73

ANEXOS

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AGRADECIMIENTO

A DIOS TODOPODEROSO, y a la VIRGEN por darme luz, claridad y
fuerza de voluntad para poder llegar al final de este camino.

A Mi madre MARA INMACULADA, base principal de mis triunfos y
logros.

A Mi padre, hermanos, sobrinos y cuados, por ser incondicionales
dndome siempre cario y respeto.

A Mis hijos RENY y PEDRO LUIS, y a mi Esposo PEDRO ROJAS, el
logro ms maravilloso que he obtenido en mi vida, fuentes de amor,
comprensin, confianza y estabilidad.

A Mis compaeros y amigos EDUARDA, LILIBETH, RAQUEL
LEAL, SIMN, PETIT, RAL, porque sin su ayuda no hubiese sido
posible este logro.

A Los profesores Juan Leal, Jacqueline Viera, gracias por su apoyo y
preocupacin

. A TODOS MUCHAS GRACIAS .....

vi

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ESPECIALIZACIN EN CONTADURA
MENCIN AUDITORA


Autor: Raquel Yajaira Soto Rivas
Tutor: Lic. Juan Leal Melo
Ao: 2003

RESUMEN

El presente trabajo de investigacin tuvo como finalidad la propuesta de un
Sistema de Control Interno de las cuentas por cobrar para la empresa
Purificadores Milenium, C.A., ubicada en Barquisimeto Estado Lara, el cual se
presenta como una alternativa para solucionar la problemtica existente en
dicha empresa. Es una investigacin de naturaleza descriptiva, documental y
con diseo de campo, la poblacin estuvo conformada por las personas que
laboran en la empresa objeto de estudio y la muestra la comprende el Asistente
Administrativo, el Jefe de Cobranza y toda la clientela en general, las tcnicas
metodolgicas seleccionadas para obtener informacin, fueron la revisin
bibliogrfica y la encuesta, el instrumento de recoleccin de datos un
cuestionario, cuyos tems estn relacionados directamente con las variables de
estudio y poseen la claridad y cobertura deseada, el instrumento se estructur
en una serie de preguntas, referentes al control interno de las cuentas por
cobrar y el rea de cobranzas, a fin de concretar las respuestas. Para el anlisis
de los resultados los datos fueron transferidos en tablas estadsticas en donde
aparecen las frecuencias de respuestas del marco muestral y el porcentaje
respectivo. De los resultados obtenidos se presenta una serie de conclusiones y
recomendaciones las cuales sustentan el propsito que se persigue con la
presente investigacin.

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INTRODUCCIN
Las actuales transformaciones socioeconmicas que vive el pas, hacen
que las organizaciones estn en una continua bsqueda de nuevas tcnicas y
procedimientos que se adapten al nuevo entorno donde deben desarrollarse.
Este gran reto obliga a las empresas, tanto pblicas como privadas, a contar
con nuevos instrumentos que le permitan hacer un anlisis de su gestin, esto
se debe a que las prcticas tradicionales que durante dcadas se mantuvieron
vigentes, son insuficientes para mantener su ejecucin.
El presente trabajo de investigacin tiene como finalidad el Diseo de
un Sistema de Control Interno de las cuentas por cobrar para la Empresa
Purificadores Milenium C.A., basndose en la estructura conceptual de control
interno denominado Informe COSO, segn Mantilla (1999), (Commite of
Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), el cual est
integrado por cinco (05) componentes bsicos: Ambiente de Control,
Actividades de Control, Informacin y Comunicacin, Riesgo de Control y
Monitoreo.
Esta investigacin est contenida en cinco (05) captulos donde est
enmarcada toda la informacin necesaria para su desarrollo.
Captulo I, describe el problema, as como los objetivos de la
investigacin, su justificacin, alcance y delimitacin.
Captulo II, referente al Marco Terico, donde se trata lo relativo a la
teora de cuentas por cobrar y del control interno, as como las bases legales y
tericas que apoyan la investigacin.
Captulo III, se expone el Marco Metodolgico empleado en la

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realizacin del presente trabajo y se define el tipo de investigacin que se
realiza y las tcnicas de recoleccin de datos utilizadas.
Captulo IV, referente al Anlisis e Interpretacin de los Resultados.
Captulo V, correspondiente al cuerpo de Conclusiones y
Recomendaciones, las cuales dan respuesta a los objetivos de la presente
investigacin.
Finalmente, se transcriben las Referencias Bibliogrficas en estricto
orden alfabtico y los anexos inherentes al estudio.

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CAPTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
En Venezuela el desarrollo de la empresa bajo un ambiente econmico
decado, compromete sanamente la capacidad de las mismas para cumplir sus
objetivos, donde logran alcanzarlos los ms emprendedores, sino los ms
fuertes. Fortaleza que se puede alcanzar con la aplicacin de adecuadas
estrategias que le permitan incorporarse a las economas globalizadas y de libre
comercio, las exigencias para esta incorporacin son variadas, siendo la
competitividad ante la demanda de productos de ptima calidad y mejor precio
una de ellas.
La adopcin de medidas para ejercer el control tanto en las operaciones
administrativas ms contables, son un camino seguro hacia el logro de los
objetivos y metas planteadas por la organizacin para alcanzar mayor
eficiencia, que coadyuve al desarrollo de una actividad econmica sostenida y
perdurable en el tiempo.
Preparar una plataforma firme y consistente que permita obtener la
informacin y el grado de eficiencia y efectividad en el desempeo de la
actividad econmica de una organizacin, es la razn por la cual deben
revisarse los procesos y mtodos para realizar las operaciones en una entidad.
El control interno es una herramienta que conduce a la gerencia a
administrar adecuadamente el negocio, logrando que se operen
cuidadosamente las polticas fijadas por la empresa y se cumplan los objetivos,
sin prdida de tiempo y dinero.

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Todas las empresas buscan con la implementacin del control interno
fijar fraudes, ya que los usos indebidos de los activos por parte de cualquier
integrante de la empresa impiden que la informacin financiera sea precisa y
confiable, y de este modo se tomen decisiones inadecuadas.
En tal sentido, de acuerdo a la definicin contenida en el Informe COSO
segn Mantilla (1999), (Commite of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commissin), sobre Control Interno, ste es un proceso ejecutado
por el consejo de directores, la administracin y otro personal de una entidad,
diseado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecucin de
objetivos en la categora de efectividad y eficiencia en las operaciones,
confiabilidad en la informacin financiera, cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables.
El informe busca enfatizar las responsabilidades de la gerencia para el
control, ayudando a la administracin del negocio y a mejorar el control de las
actividades de las organizaciones, concluyendo que el control interno es una
herramienta y no un sustituto de la gerencia.
Dicho informe desde septiembre de 1992, se ha constituido en un
fenmeno mundial y su aceptacin ha ido creciendo en todos los sectores
vinculados con los negocios. Esta gran aceptacin del nuevo enfoque del
control interno viene dada por dos razones importantes, las cuales son:
Primero, que el informe COSO incorpora en una sola estructura
conceptual los distintos enfoques a escala mundial para solucionar las
mltiples dificultades que originan confusin entre la gente de negocios, los
legisladores, los reguladores y otros. En segundo lugar, logra actualizar la
prctica del control interno, los procesos de diseos, implantacin y

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evaluacin.
De igual manera el COSO es un proceso, ya que es un medio para lograr
un fin, es una herramienta usada por la administracin. Este es ejecutado por
personas, ya que el mismo no slo comprende los manuales de polticas y
normas, sino que es ejecutado por todo el personal de la organizacin, lo que
comprende al consejo de directores, as como la administracin u otras
personas. Y por ltimo, ste puede proporcionar seguridad razonable y la
probabilidad de conseguir dicha seguridad razonable que est afectada por las
limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno.
El control interno est engranado por la consecucin de objetivos
ubicados dentro de diferentes categoras pero interrelacionados entre s. De
manera que en la actualidad, se ha podido observar que en la mayora de las
empresas, las cuentas por cobrar a clientes han presentado mayor movimiento
en comparacin con otras cuentas, debido al incremento de las ventas a crdito,
originado entre otros, por la situacin econmica del pas la cual va en
decadencia desde aproximadamente el ao 1984, lo cual ha trado como
consecuencia que la poblacin consumidora tenga poca disponibilidad de
dinero efectivo.
Por tal motivo, estas empresas se ven obligadas a establecer sistemas de
crdito, para as lograr realizar sus inventarios y poder satisfacer las
necesidades de la poblacin en general, sin embargo, cabe destacar, que para
que tales sistemas de crdito funcionan efectivamente, sin afectar de manera
negativa la liquidez y rentabilidad de la empresa, es indispensable llevar un
control interno efectivo en las cuentas por cobrar que proporcione una
seguridad razonable.

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Con base a lo aqu planteado, se tom como empresa objeto de
estudio, a la Empresa Purificadores Milenium, C.A., la cual es un ente con
personalidad jurdica creada con el fin de venta de plantas de tratamiento de
agua, accesorios y prestacin de servicio tcnico, cuya poltica de venta est
basada en la modalidad del crdito a largo plazo, afectando notablemente el
rubro de las cuentas por cobrar.
Ahora bien, debido al sostenido crecimiento la empresa ha adquirido un
alto volumen de clientes y no ha formalizado de la manera ms apropiada las
medidas organizativas que permitan tener una estructura de control bien
definidas, para garantizar el manejo apropiado de los crditos y as lograr
negociar en un ambiente econmico complejo y competitivo, aceleradamente
cambiante que se est viendo en el pas.
La empresa Purificadores Milenium, C.A., tiene dentro de su activo
circulante, cuentas por cobrar a clientes que representan un 60% del total del
activo, de acuerdo a los estados financieros correspondientes al cierre de
ejercicio del ao 1999, con gran influencia en el capital de trabajo, debido a
que las operaciones de ventas se realizan bajo la modalidad de crdito y sin
ningn control, lo que implica un mayor control para hacer frente a todos los
riesgos potenciales que puedan presentarse en la recuperacin de ste, por
cuanto se evidencia que no estn siendo recuperadas de una manera eficaz,
segura y confiable, lo que impide la obtencin de un equilibrio, que adaptado a
las circunstancias del negocio, proporcione un saludable ndice de rotacin de
las cuentas por cobrar, acompaado de un porcentaje razonable de utilidades
mximas.
Debido a esto se denota la importancia de proponer el diseo de un
Sistema de Control Interno donde se establezca la segregacin adecuada de las

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funciones, de autorizacin, suspensin, custodia, registro y control en los
procesos relacionados con las cuentas por cobrar, para as lograr obtener un
registro oportuno de transacciones y eficiencia, en todas las operaciones. De
este modo, el presente estudio se justifica porque se determin la situacin
actual de las cuentas por cobrar de la empresa objeto de estudio, se
establecieron parmetros de control interno y por ltimo se propone un Sistema
de Control Interno en dicha rea para el logro de los objetivos.
Dentro de este marco de ideas, la investigacin posee gran importancia,
sirve de incentivo para que el personal involucrado en el rea de cobranza
realice sus labores de la manera ms eficiente posible, transformndose la
propuesta en un instrumento para disuadir a cualquier miembro de la
organizacin a cometer irregularidades en dicha rea.
Objetivos de la Investigacin
Objetivo General
Proponer el diseo de un Sistema de Control Interno de las cuentas por
cobrar para la empresa Purificadores Milenium, C.A.
Objetivos Especficos
- Analizar los procedimientos que actualmente utiliza la empresa
Purificadores Milenium, C.A., para la optimizacin de la cobranza.
- Describir las polticas, normas y procedimientos, que rige el rea de
cobranza.
- Enumerar los formularios y documentos legales utilizados para llevar un
control estricto en el rea de cobranza.

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- Determinar los elementos necesarios para el establecimiento del control
interno en el rea de cobranza.
Justificacin e Importancia
La propuesta de investigacin se justifica por cuanto el control interno
constituye una herramienta que permite a la gerencia de Empresa Purificadores
Milenium C.A., administrar su propio negocio en trminos de efectividad y
eficiencia, obtener ptimos resultados administrativos y eficiencia de los
sistemas y operaciones, con el fin de maximizar el rendimiento de los
negocios, y minimizar las posibilidades de que se cometan fraudes, errores,
desperdicios y obsolescencia de los activos.
De igual manera, el estudio adquiere relevancia tcnica-contable, por
cuanto la Empresa Purificadores Milenium, C.A., tiene como objeto principal
vender plantas de tratamiento de agua y prestar el servicio tcnico, basndose
su poltica de venta en la modalidad del crdito a corto plazo, lo que afecta
notablemente el rubro de las cuentas por cobrar. Es importante acotar que la
propuesta se justifica debido a que no existe un adecuado Sistema de Control
Interno (SCI), para este rubro que representa el 60% del activo circulante
segn los Estados Financieros, correspondientes al cierre del ejercicio
econmico del ao 1999, y son fuente de recuperacin de ingresos de la
empresa en estudio.
Asimismo, se justifica la propuesta del sistema de control interno para el
rubro de cuentas por cobrar comerciales, por cuanto a travs de ste se lograr
mejorarlas de una forma ms eficiente, debido al gran crecimiento que se ha
presentado ltimamente en la cartera de clientes, a pesar del riesgo que pueda
implicar, ya que forman parte de los activos ms importantes de la empresa,

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porque son las que tienen mayor movimiento de transacciones y poseen un
saldo representativo en el activo circulante del balance; repercutiendo
considerablemente en el anlisis financiero y en el capital de trabajo, ndice de
solvencia, liquidez, y otros.
Alcance y Delimitaciones
La presente investigacin tiene como alcance proponer al Departamento
de Cobranzas de la Empresa Purificadores Milenium C.A., el diseo de un
Sistema de Control Interno de las cuentas por cobrar, por constituir un
instrumento basado en los principios de contabilidad generalmente aceptados y
en las polticas internas establecidas por la organizacin y poder alcanzar las
metas y objetivos organizacionales establecidos.
La investigacin se delimita al Departamento de Cobranzas de la
Empresa Purificadores Milenium C.A., ubicada en la ciudad de Barquisimeto,
Estado Lara, en el lapso comprendido entre Julio y Diciembre del ao 2000.

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CAPTULO II
MARCO TERICO
Antecedentes de la Investigacin
Los antecedentes de investigacin reflejan exclusivamente trabajos
efectuados a nivel local, regional o nacional sobre control interno. A efecto de
este estudio se seleccionaron aquellos que se consideraron ms relevantes.
En este sentido, Castillo (1998), en el trabajo Diseo de un Manual de
Control Interno para las cuentas por cobrar de la Empresa Automotriz, pudo
constatar que la organizacin adoleca de controles eficaces sobre reas de la
organizacin, tales como el rubro de las cuentas por cobrar, adems de poseer
controles inadecuados, lo que conduce a la obtencin de prdidas por crditos
mal manejados. No obstante pudo confirmar la autora que la aplicacin de un
manual de control interno de las cuentas por cobrar a clientes no debe superar
en costos los beneficios que ste pueda generar en la empresa, concluyendo
adems que esta aplicacin ser responsabilidad directa de la gerencia
administrativa, especficamente del auditor interno, determinando que la
ejecucin de un Manual de Control Interno no puede impedir completamente el
incumplimiento de las normas, pero s detectar oportunamente errores, e
irregularidades que se produzcan, las cuales podrn ser corregidas
oportunamente y tomar las medidas pertinentes a fin de mejorar el tratamiento
de las cuentas por cobrar.
Sequera y otros (2000), en su investigacin Diseo de una Estructura
Conceptual de Control Interno para instrumentos derivados, constataron la
existencia de un bajo nivel en el uso de instrumentos derivados, debido al
escaso conocimiento tcnico por parte de la gerencia, motivo por el cual

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disearon una propuesta que define recomendaciones en cada uno de los
elementos de control interno aplicables a instrumentos derivados. Los autores
concluyeron que la adopcin de herramientas de control interno permite un
manejo efectivo de dichos instrumentos.
Cristfano y otros (2000), en el trabajo Diseo de un Manual de Normas
y Procedimientos en el Area de Facturacin y Cobranza de la Empresa
Inverpieles C.A., tuvo como objetivo establecer mecanismos de supervisin
que permitan evaluar al personal y a los procesos como tal, para poder prevenir
desviaciones en un momento dado.
Morillo y otros (2000), en el trabajo Evaluacin de Control Interno en el
rea de efectivo, cuentas por cobrar e inventarios de mercanca en la Empresa
Neve Industria, C.A., pudieron determinar la importancia que posee el control
interno en toda organizacin, ya que establece normas y procedimientos a
seguir en cada actividad, incluyendo la descripcin de las funciones,
obligaciones, tareas y responsabilidades de cada cargo. La situacin aqu
analizada permiti destacar que la empresa no cuenta con manuales
actualizados que suministren una adecuada segregacin de funciones, para
evitar la duplicidad y fallas en las actividades realizadas y detectar
irregularidades que podran afectar el patrimonio de la organizacin, para lo
cual se present una propuesta que proporcionara fortalezas y oportunidades
para mejorar las debilidades de control interno detectadas.
Reyes y otros (2000), en el trabajo Diseo de un Modelo de Control
Interno para las Oficinas de Atencin al Cliente de la Regin Interna de C.A.,
Energa Elctrica de Barquisimeto, basado en una estructura conceptual
integrada, encontraron que la existencia de manuales no actualizados, permite
el incumplimiento por parte del personal, lo que trae como consecuencia fallas

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en los procedimientos. Y al determinar el grado de eficiencia del control
interno corrobora la falta de conocimientos de las normas de control que
establece la empresa, adems de la inconstante actualizacin y evaluacin del
desempeo de las mismas, hecho que impide minimizar riesgos y costos de la
organizacin.
Prez (2000), en su trabajo de investigacin Efectos de la ausencia de
una Estructura de Control Interno eficaz en los Ciclos de Ventas y Cuentas por
Cobrar de las principales Empresas Distribuidoras de Papelera, ubicadas en
Valencia, Estado Carabobo, cuya modalidad es de campo de tipo descriptivo,
utiliz el mtodo de observacin, obtenindose la informacin de fuentes
primarias y secundarias y a travs de la tcnica de la entrevista, pudiendo
afirmar que existe la necesidad de implementar una serie de controles internos.
Concluy la autora que la problemtica detectada imposibilita aprovechar las
oportunidades que brinda el medio y la fortaleza, con que cuenta la compaa,
ya que aumentarn los riesgos de errores e irregularidades ocasionando de esta
manera problemas de crecimiento y productividad econmica en sus
operaciones.
Jimnez (2000), en el trabajo Diseo de un Manual de Normas y
Procedimientos Administrativos de Facturacin y Cuentas por Cobrar para la
Empresa CONSOICA, segn normas ISO 9000, Barquisimeto, Estado Lara,
abord un diseo de carcter no experimental apropiado bajo una investigacin
tipo de campo, nivel descriptivo, y una poblacin y muestra de cuatro (04)
personas, la informacin requerida fue obtenida a travs de entrevistas,
encuestas y observacin directa, lo que permiti hacer el diagnstico
correspondiente. El autor concluy que el manual propuesto servir como gua
para obtener una informacin oportuna al momento de la toma de decisiones.

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Campins (2001), en el trabajo Lineamientos Generales para la toma de
decisiones administrativas en el control interno de la empresa Gran Mayor
Caribe, C.A., Barquisimeto, Estado Lara, seala que el estudio se enmarc en
una investigacin descriptiva, transeccional en el marco de un diseo no
experimental. La poblacin estuvo conformada por dos unidades de anlisis,
miembros que ocupan el rol de gerentes. La informacin se obtuvo mediante la
observacin participativa y cuestionarios de preguntas abiertas, cuyos
resultados se vaciaron en una matriz FODA. En relacin con los resultados
obtenidos se detect que la empresa objeto de estudio no cuenta con un
liderazgo gerencial, debido a lo cual se toman decisiones sin ningn concenso,
y el liderazgo que reina es el autocrtico, en el que los gerentes toman las
decisiones sin el conocimiento de los subalternos, as como tambin la empresa
no aplica mecanismos de control interno sobre todo en el proceso
administrativo, descuidando la organizacin y la direccin; acentuando su
inters hacia la organizacin y el control.
Bases Tericas
El referencial terico se inicia con una conceptualizacin referida a
cuentas por cobrar para lo que se seleccion la definicin de Romero (1997),
las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas,
servicios prestados, otorgamiento de prstamos o cualquier otro concepto
anlogo (p.12), as mismo, establece que la clasificacin de este rubro
depende de su exigencia inmediata o a largo plazo. Se consideran cuenta a corto
plazo, aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un lapso no mayor
de un ao, posterior a la fecha del balance. Estas cuentas, deben presentarse en
el balance general inmediatamente despus del efectivo y de las inversiones en

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valores negociables. Las cuentas por cobrar a largo plazo, deben ser
presentadas fuera del activo circulante.
Las cuentas por cobrar nacen de las transacciones con los clientes, se
fundan en siglos de costumbres y leyes. El hecho ms comn que da origen a
unas ventas y a un deudor concomitante, es la entrega de artculos que ha
solicitado un cliente, o la hecha a un transportador u otro agente para entregar a
un cliente: punto en el cual se transfiere la propiedad. (Romero, op.cit).
Las empresas conceden crditos a fin de aumentar las ventas. Sin
embargo, es frecuente que se concentren en este objetivo y pierdan de vista los
costos vinculados con las decisiones de concesin de crdito. Las ventas a
crdito con frecuencia generan la necesidad de crear un departamento para:
1. Investigar los antecedentes de crdito del cliente.
2. Aprobar la concesin de crdito a los clientes.
3. Intentar el cobro de cuentas vencidas.
Toda empresa mide su efectividad por varios indicadores que son el
resultado de su gestin.
El incremento de las ventas y de las utilidades es, si se quiere, el fin que
persiguen todas las empresas. El proceso de facturacin en este sentido, tiene
el objetivo de controlar, procesar y registrar todas las actividades u operaciones
que tienen como finalidad mantener y aumentar las ventas de una empresa.
El ciclo de facturacin y cuentas por cobrar, es fundamental para la
empresa, porque de ste dependen sus ingresos. En la mayora de las empresas
se mide el crecimiento o tamao a travs de las cifras de ventas. Esta cifra de

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ventas es significativa tanto en unidades monetarias como en unidades de
ventas, su incremento constante dar indicios de una empresa, en expansin,
con posibilidades de inversin.
Segn Millar (1999), las cuentas por cobrar se definen como las
cantidades por cobrar en cuenta abierta a deudores por operaciones propias del
negocio.
En los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (1996), en
el Boletn C-3 de la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de
Venezuela, se seala que las cuentas por cobrar representan los derechos
exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de
prstamos o cualquier otro concepto anlogo.
Whittington, R. (2000), seala que:

las cuentas por cobrar no slo se derivan del reclamo de los
derechos frente a los clientes que previenen de la venta o servicio,
sino tambin por prstamos a altos ejecutivos o empleados,
prstamos a subsidiarias, derechos frente a diversas firmas, derechos
por reembolso de impuestos y avances a proveedores. (p.15).

As mismo corrobora que las cuentas por cobrar son susceptibles de
fraudes en su manipulacin y en razn de que la liquidacin normal de una
cuenta por cobrar resulta en un ingreso de efectivo, pueden darse retenciones
fraudulentas o superposiciones, no registros de cuentas en los mayores entre
otros.
Provisin para cuentas incobrables
Segn Brito (1994), esta cuenta, tambin conocida como provisin

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para cuenta de cobro dudoso y provisin para cuentas malas, representa la
parte de las cuentas y efectos por cobrar que la empresa estima que no ser
cobrado (p.18).
Toda organizacin est sujeta a riesgos en el otorgamiento de crditos,
por tal motivo se suele traducir en prdida alguno de stos. Por esta razn el
principio de conservatismo establece: La conveniencia de no reflejar beneficios
hasta que stos se hayan realizado, mientras que por el contrario tratar de
prever cualquier posible disminucin patrimonial, aunque la misma no se haya
hecho efectiva, siempre y cuando, por supuesto, exista fundados indicios de
que pueda ocurrir, por esto se recomienda que antes de determinar la ganancia
neta del ejercicio se estime la provisin. Y el principio de perodo contable se
refiere a que tanto los ingresos como los egresos deben ser registrados dentro
del perodo econmico en que se produjeron; permitiendo enfrentar los
ingresos obtenidos en un perodo con los egresos en los que fue necesario
incurrir para generar aquellos. Entre los principios objetivos de la provisin
tenemos:
- Que cada perodo econmico soporte sus propias prdidas.
- Indicar el valor real de sus crditos, con la mayor aproximacin posible.
Mtodos para estimar la provisin para cuentas incobrables
Segn Romero (1997):
- Anlisis de cuentas por antigedad de saldo: Este mtodo consiste en el
anlisis y estudio de cada uno de los saldos de las cuentas por cobrar
tomando como base la fecha de vencimiento de las facturas, la morosidad y
el tiempo transcurrido desde el vencimiento hasta la fecha de cierre. El

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porcentaje que debe ser aplicado ser mayor en la medida que las facturas
tengan ms tiempo de vencida, por cuanto existe mayor probabilidad de que
resulte incobrable; y tomando en cuenta las polticas de crdito de la
empresa.
Este mtodo es ideal, por ser el ms objetivo y exacto, y puede ser
utilizado en aquellas organizaciones que tengan pocas cuentas por cobrar.
Existen casos donde se encuentran facturas no vencidas que son de cobro
dudoso, como tambin facturas vencidas que son cobrables.
- Porcentaje fijo sobre el saldo de las cuentas por cobrar: Para estimar la
provisin basndose en el saldo de las cuentas por cobrar, se hace mediante
la aplicacin de un porcentaje sobre el monto de las cuentas por cobrar
existentes para la fecha de cierre del ejercicio anterior, y luego se aplica ese
porcentaje al saldo de las cuentas por cobrar del ejercicio que se cierra. El
estimar la provisin basndose en lo realmente perdido, permite que se
calcule en forma exacta y adecuada, pues es lgico pensar, que sin en un
ao lo que realmente se perdi, por decir un ejemplo, es un diez (10%) por
ciento, de las cuentas por cobrar, en el siguiente ejercicio las prdidas por
ese concepto deben estar en un porcentaje cercano.
- Porcentaje sobre las ventas: Para estimar la provisin basndose en las
ventas a crdito, generalmente se determina apoyado en la experiencia. Se
considera este mtodo como el ms equitativo, pues las prdidas se debitan
a los gastos en el mismo perodo en el cual se realizan las ventas.
Control Interno para cuentas por cobrar
El control interno en el rea de cuentas por cobrar, debe implementarse
tomando en consideracin las necesidades particulares de cada empresa.

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Redondo (1995), seala: en las cuentas y efectos por cobrar el control
interno ser tan estricto, como en la cuenta que controla el efectivo (p.27),
el mismo autor indica: el control interno debe ser muy eficiente en todo lo
relacionado con las cobranzas, que es donde se suelen cometer los principales
actos dolosos (p.28). El control interno en este rubro contribuye a que se d
cumplimiento a los procedimientos y polticas establecidas por la gerencia.
En el proceso de cobranza es fundamental la separacin de las funciones
de cobranzas, registros, autorizaciones y depsitos. Ningn sector debe
ejecutar el control total de las operaciones registradas en la contabilidad, es
decir, entre las funciones que deben realizarse en forma separada estn:
- El registro en los libros principales y en el auxiliar de cuentas por cobrar.
- La recepcin del efectivo.
- Aprobaciones y autorizaciones de crditos.
- Manejo de documentacin que soporte las operaciones.
Con esta separacin de funciones se logra una comprobacin automtica
de la exactitud en el cumplimiento de las diferentes tareas y a su vez, se
acrecienta la posibilidad de detectar errores, omisiones o fraudes. As mismo
tanto para las cobranzas como para los registros y dems operaciones es vital la
debida autorizacin por parte de los funcionarios designados.
Para las cobranzas y sus registros debe existir un proceso que conforme
y verifique que se hayan cumplido todos los procedimientos y los controles
presentes en el sistema, por ejemplo deben existir claves de acceso de la
informacin contenida en la base de datos y no pueden ser usadas por otros
funcionarios distintos al usuario.

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Es importante el cumplimiento de estos controles para que la
informacin sea confiable, es decir est libre de errores u omisiones, tomando
en consideracin que este control contable tiene por objeto suministrar
informacin para la toma de decisiones.
El control interno en el rea de las cuentas por cobrar, de acuerdo con el
Boletn 5110-5 del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos (1994), est
referido a la autorizacin, procesamiento y clasificacin de transacciones, la
salvaguarda fsica de verificacin y evaluacin. El mismo boletn seala que el
control est referido a que los registros contables reflejen:
- Las cuentas por cobrar y los ingresos originados por las actividades propias
del ente.
- Registros de las operaciones en el perodo que corresponden.
- Control de la fecha de vencimiento de las cuentas por cobrar.
- Conciliacin de los libros auxiliares contra los libros mayores, en forma
peridica.
- Arqueos sorpresivos y peridicos de los soportes de las cuentas por cobrar,
por personal independiente de las cuentas por cobrar y del efectivo.
- Fianza de fidelidad para el personal que tiene la responsabilidad de las
cuentas por cobrar.
- Restringir el acceso a las cuentas por cobrar y establecer una adecuada
custodia de las mismas.
- Confirmacin de las cuentas por cobrar, en forma peridica y por personal
distinto al que lleva el registro y efecta las cobranzas.

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- Segregacin adecuada de las funciones de recepcin de pedidos, crditos,
embarques, facturacin, cobranza, devoluciones y contabilizacin.
Ventas
Segn el Cdigo Civil Venezolano (ao 1982), en su artculo 1474,
define las ventas como un contrato por el cual el vendedor se obliga a
transferir la propiedad de una cosa y el comprador a pagar el precio (p.229).
Segn Warden (1996), recogen transacciones con salida, entrega de los
bienes o servicios objeto de trfico de empresa, mediante precio. Tambin
sitan remesas devueltas por clientes por incumplimiento de condiciones de
pedido u otros motivos, as como documentos similares de carcter comercial
(p.587).
De lo antes expuesto, se deduce que las ventas a crdito pueden
fcilmente convertirse en una ayuda o en una carga para la empresa, si las
mismas son controladas es susceptible que exista un aumento en ellas y se
causan de satisfaccin y contento entre la clientela, si es manejada en forma
descuidada, cabe que sea responsable de una inversin excesiva en cuanto al
cobro de una elevada cifra de saldos morosos y de quiebra para la empresa.
Existen dos formas de realizar las ventas: a contado y a crdito:
- La venta de un bien o prestacin de un servicio, pero con la condicin que
deben ser pagadas en efectivo a la entrega del mismo; se define como venta
de contado.
- Las ventas a crdito no son ms que aquellas operaciones comerciales que
realiza la empresa con determinados clientes a fin de vender sus productos,
sin exigirles la cancelacin inmediata de su cuenta o deuda, mientras que a

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contado deben ser canceladas en el momento de la compra del bien o
servicio.
De acuerdo a lo expuesto anteriormente, se puede decir que las
empresas al conceder crdito estn conscientes de las ventajas que obtiene al
otorgar dichos crditos.
- Amplan el mercado de ventas, debido a que se realizan operaciones con los
clientes de bajos ingresos, ofrecindole a la empresa mayor rotacin de
inventarios, al vender mayor nmero de unidades.
- No hay exigencias de pagos al comprador.
- Aumenta el riesgo de cobranza y queda el capital inmovilizado en artculos
retirados por el cliente.
Crdito
Segn Acedo (1999), es el valor de una promesa de pagar en dinero
los bienes y servicios recibidos. A ttulo de crdito, prestatario o un comprador
se compromete a pagar en el futuro, y aceptada su peticin, se incurre en una
deuda que se deber pagar en determinada fecha (p.29).
Efectos del Crdito
Segn Acedo (1999), el crdito aumenta la utilidad del capital y el
capital mismo, por cuanto es un efecto multiplicador de ste, ya que el capital
pasa de la mano de quien lo tiene inactivo, a los del empresario que la utilizar
en la produccin (p.31). Otro efecto del crdito es ofrecer a algunas personas
que no posean otros bienes de fortuna, salvo del crdito de que gozan, la
posibilidad de obtener dinero de estas operaciones. Con ese dinero se pueden

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obtener bienes de consumo o desarrollar a travs del hmelo de los bienes de
produccin.
Tambin el crdito puede producir aumento de capitales fijos, como
ocurre, por ejemplo a travs del financiamiento que se obtiene para ampliacin
de plantas o adquisicin de maquinarias, etc.
Para realizar las ventas a crdito es necesario tener un lmite mximo
por sobre el cual no se permite que suba el saldo de la cuenta en ningn
momento, es decir, se fija un mximo de crdito a cada cliente.
Poltica de Crdito y Cobranza
Acedo (1999), seala las medidas que se adoptan con el fin de evitar,
al mximo posibles errores en la administracin de cuentas. En el anlisis de
implementacin de las polticas de crdito y cobranza, se debe tener en cuenta:
- Calidad de las cuentas aceptadas.
- Lapsos de crdito.
- Descuentos concedidos.
- Nivel de gastos de cobranza.
Con el fin de aumentar las ventas e incentivar al cliente a cancelar los
documentos pendientes de pago, se tienen dos modalidades de descuentos:
- Descuento Comercial: De acuerdo con Cepeda (1997), son recomendados
por los constantes cambios de precio que se presentan en el mercado o para
cotizar precios diferentes por las distintas cantidades compradas, ayudando
a que los competidores no conozcan el verdadero precio de la factura. Se

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acostumbra a deducir el descuento comercial del precio de lista y cobrar al
cliente el importe neto.
- Descuento por pronto pago: Se ofrecen como incentivo para que el pago se
efecte con prontitud. Las empresas que no aprovechan el descuento en
ventas no estn empleando ventajosamente su dinero.
El mtodo ms simple y ms usado para registrar las ventas y los
descuentos relacionados con ellas, consiste en asentar la cuenta por cobrar y la
venta con su importe bruto. En esta forma, los descuentos en ventas slo se
reconocen en las cuentas cuando el pago se recibe dentro del perodo de
descuento. Los descuentos en ventas se presentan luego en el estado de
resultados como una deduccin a las ventas para llegar a las ventas netas.
Control
Segn Cepeda (1997), el control quiere decir comprobacin, lo cual es
hecho con el propsito de preservar la existencia de cualquier organizacin y
apoyar su desarrollo para que as se cumpla el objetivo de contribuir con los
resultados esperados.
Tipos de Control
- Control Administrativo: Segn Nenwith (1990), incluy el plan de
organizacin, los procedimientos y registros relacionados con los procesos
de decisin que llevan a la autorizacin de las transacciones por parte de la
direccin. La autorizacin est asociada con el logro de los objetivos de la
organizacin y es el punto de partida para el establecimiento de control
contable.
- Control Contable: Segn Meigs (1994), el control contable comprende el

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plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos cuya misin es
salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros; los
cuales deben disearse de manera que brinden la seguridad razonable de
que:
o Las transacciones se registran segn se requiere, para permitir la
separacin de los estados financieros de conformidad con los
principios de contabilidad generalmente aceptados, o cualquier
otro criterio aplicable a dichos estados y para mantener el
registro contable de los activos.
o El acceso a los activos se permite con la autorizacin de la
gerencia.
En base a lo anteriormente expuesto fortalece la existencia y aplicacin
de controles, mediante sistema, procedimientos, mtodos, prcticas y polticas
de carcter administrativo y contable que permita realizar correctamente todas
las operaciones propias de control y las disciplinarias.
Segn lo sealado por Cepeda (1997), las operaciones se realizan de
acuerdo a las autoridades de la administracin y deben registrarse debidamente
para:
a. Facilitar la preparacin de estados financieros de acuerdo a los principios
de contabilidad generalmente aceptadas.
b. Lograr salvaguardar los activos.
c. Poner a disposicin informacin suficiente y oportuna para la toma de
decisin.

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d. El acceso a los activos slo se permite de acuerdo en autorizacin de la
administracin.
El control interno consiste en un conjunto de elementos, normas y
procedimientos, prescritos por la gerencia de cualquier organizacin y
ejecutado por todos los niveles de la misma, con la finalidad de obtener
informacin confiable y oportuna, lograr la proteccin de los activos dentro de
la organizacin y que se cumplan las polticas establecidas, as como disminuir
los riesgos de errores e irregularidades y asegurar que se cumplan los objetivos
pautados.
Principios de Control Contable
- Justificar por escrito de los hechos sujetos a registro.
- Registro cronolgico de los hechos.
- Divisin del trabajo y mutuo control.
- Especializacin y control del personal.
- Contabilizacin rpida y metdica de todas las operaciones.
La aplicacin y cumplimiento de estos principios le proporciona un
marco razonable y objetivo al registro de las operaciones.
Control Interno
El control interno consiste en un conjunto de elementos, normas y
procedimientos, prescritos por la gerencia de cualquier organizacin y
ejecutado por todos los niveles de la misma, con la finalidad de obtener
informacin confiable y oportuna, lograr la proteccin de los activos dentro de

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la organizacin y que se cumplan las polticas establecidas, as como disminuir
los riesgos de errores e irregularidades y asegurar que se cumplan los objetivos
pautados.
Segn la Publicacin Tcnica N 2 (1996), cita que el control interno:

Comprende el plan de organizacin, todos los mtodos coordinados
y las medidas adoptadas en el negocio para salvaguardar sus
activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos
contables, promover la eficiencia de las operaciones y estimular la
adhesin a las polticas ordenadas por la gerencia. (p.310).

Cepeda (1997), define el control interno como:
conjunto de planes, mtodos y procedimientos adoptados por una
organizacin, con el fin de asegurar que los activos estn
debidamente protegidos, con los registros contables son fidedignos
y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo
a las polticas trazadas por la gerencia, en atencin a los objetivos y
metas previstas. (p.51).

Objetivos del Control Interno
Entre los objetivos que persigue el control interno se podra citar: los
establecidos en el boletn E-02 del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos
(1997), donde se encuentran resumidos de las siguientes maneras:
- Proteccin de los activos de la empresa.
- La obtencin de informacin financiera.
- La promocin de eficiencia en la operacin del negocio.
- La ejecucin de las operaciones se adhieren a las polticas establecidas por

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la administracin de la empresa.
Principios de Control Interno
Segn Cepeda (1997), el ejercicio del control interno implica la
implementacin de los siguientes principios:
- Igualdad: Consiste en que el sistema de control interno debe velar porque
las actividades de la organizacin estn orientados efectivamente hacia el
porcentaje general.
- Moralidad: Se refiere a que todas las operaciones deben realizarse no slo
acatando las normas aplicables a la organizacin, sino tambin a los
principios ticos y morales que rige la sociedad.
- Eficiencia: Vela por la igualdad de condicin en cuanto a calidad y
oportunidad para la previsin de bienes y/o servicios a un mnimo costo,
con la mxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.
- Celeridad: Consiste en que el principal aspecto sujeto a contar debe ser la
capacidad de respuesta oportuna.
- Imparcialidad de costo ambiental: Consiste en obtener la mayor
transparencia en las actuaciones de la organizacin.
- Valoracin de costo ambiental: Consiste en la reduccin al mnimo del
impacto ambiental negativa, debe ser factor importante en la toma de
decisiones y en la conduccin de sus actividades rutinarias.
Puede considerarse como el punto de partida en la implementacin del
SCI, la aplicacin de estos principios ya afecta significativamente el manejo
eficiente de las operaciones.

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Restricciones de Control Interno
Sobre el tema, COSO (1999), manifiesta que el control interno no es
una panacea, pues no importa lo bien diseado u operado, este slo podr
proporcionar seguridad razonable, y no absoluta a la administracin, en cuanto
a la consecucin de los objetivos, salvo en casos de presentar eventos o
condiciones que est fuera del control administrativo y ente proporcionando
seguridad necesaria.
Limitaciones del Control Interno
- J uicios: Fallas humanas en toda de decisiones.
- Resquebrajamiento: Interpretacin incorrecta de las instrucciones que
puedan generar juicios equivocados.
- Desbordamiento de la Administracin: Violacin de polticas y
procedimientos preestablecidos con propsitos legtimos, es decir, que el
personal acreciente la condicin financiera de la entidad.
- Colusin: Fallas de control de perpetrar o encubrir una accin de deteccin
e irregularidad de manera de no ser identificados por el sistema de control.
- Costo v/s Beneficios: Limitaciones de recursos disponibles para ejercer el
control y los beneficios que presente.
Objetivos del Control Interno en el ciclo de facturacin y cobranza
De acuerdo a Gmez (1997):
- Integridad: El proceso fundamental es el registro oportuno de todas las
transacciones se tendr una subestimacin en las cifras de ventas y cuentas

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por cobrar
- Existencia: Su objetivo es el adecuado registro de transacciones vlidas
realizadas por la entidad; la existencia de los registros que no corresponden
a ventas realizadas, crean problemas de subestimacin.
Procedimiento de Facturacin y Cuentas por cobrar
Segn Catacora (1996), seala que toda empresa mide su actividad por
varios indicadores que son el resultado de su gestin. Todo gerente de
mercadeo, independientemente de las estrategias utilizadas, tiene como objeto
principal el incrementar las ventas. Se puede decir que el incremento de las
ventas y de las utilidades, es el objetivo que persiguen las empresas. El proceso
de facturacin en este sentido, tiene como finalidad controlar, procesar y
registrar todas las actividades u operaciones, lo cual a su vez, tiene como fin, el
mantener las ventas de una empresa. En la mayora de las organizaciones se
mide su incremento o tamao a travs de las cifras de ventas; las mismas darn
indicios de una empresa en expansin, con posibilidades de inversin.
Sistema
De acuerdo a lo sealado por Melinkoff (1990), se define como:

Un sistema representa una secuencia de procedimientos y mtodos,
utilizados para realizar una labor especfica dentro de las tantas
funciones en una organizacin, o para elaborar un producto. Los
sistemas son de gran utilidad en el campo de la administracin y
comnmente se recurre a la instalacin de stos, para ser ms
racional y eficiente en la actividad productiva y administrativa.
(p.25).

Igualmente, Gmez (1997), considera que se llama sistemas a:

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un conjunto de reglas, funciones y principios lgicamente
organizadas e interrelacionadas los cuales mediante acciones
coordinadas conllevan al logro de determinado objetivo, siendo a la
vez de marco referencial y patrn de comportamiento. El sistema
debe considerarse siempre en su totalidad. (p.57).

Desde este punto de vista, los sistemas son una estructura organizada
mediante la cual se recogen la informacin de una empresa, como resultado de
sus operaciones valindose de recursos como familiares, libres, entre otros y
que presentados a la gerencia, le permitirn a la misma, tomar decisiones
financieras. Un sistema son normas, pautas, procedimientos, para controlar las
operaciones y suministrar informacin financiera de una empresa por medio de
la organizacin, clasificacin y cuantificacin de la informacin administrativa
y financiera que se suministra.
Al respecto, los sistemas por ser amplios se podrn clasificar de acuerdo
a su necesidad, o naturaleza, sean de produccin, administracin, contable,
social u otro. Para efectos de este trabajo, los sistemas se enfocarn desde el
punto de vista de la administracin debido a que se trabajar con
procedimientos administrativos de facturacin y cobranza.
Partiendo de la concepcin de sistema, se puede decir que en toda
organizacin existe un conjunto de elementos que se interrelacionan entre s
para poder subsistir y cumplir con los objetivos trazados por sta. De aqu se
desprende que la contabilidad es un sistema que proporciona informacin
sobre todas las operaciones Inter.-departamentales.
Con lo anterior expuesto se hace referencia que dentro de toda empresa
existe tanto los sistemas administrativos, como los sistemas contables:
1. Sistema Administrativo: Estn basados en una estructura de relaciones

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formales, que implican la definicin de la informacin, disear los reportes
de datos y la descripcin de las actividades administrativas que se dan en
cada sector de la organizacin, dando origen a procesos de programacin,
delegacin, control, manuales de organizacin, de procedimientos en los
cuales son definidas las funciones, tareas y actividades, que debern llevar a
cabo las unidades orgnicas con el resto de los elementos que componen el
sistema.
2. Sistema Contable: Los mtodos y registros establecidos para identificar,
reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una
entidad, as como para mantener la contabilizacin para el activo y pasivo
correspondiente, definicin que estableci el Instituto Norteamericano USA
en 1989.
Siendo de gran importancia para la organizacin, ya que la
administracin para ser dinmica y eficiente precisar de la ayuda de los
sistemas contables, los cuales le suministran la informacin relacionada con su
gestin con objeto de tomar sus futuras decisiones en formas tcnicas,
razonadas y eficientes.
Los resultados esperados en toda organizacin no podrn ser alcanzados
sin un control previo que permita lograr los objetivos establecidos, es de ah la
necesidad de definir el control como:
Un proceso por medio del cual las actividades de una organizacin
quedan ajustadas a un plan preconcebido de acciones y ese plan se ajusta a las
actividades de la organizacin (Cfr. Gmez Ceja, 1997).
Es enfrentar una situacin y manejarla con capacidad fsica y mental
para ejecutar procedimientos de acuerdo con los planes y polticas

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establecidas (Cfr. Gmez, Ceja, 1997).
Es a travs de un buen control que toda organizacin realiza con xito el
resultado de sus operaciones, de tal manera que sino existe ningn tipo de
control dentro de ella ste se vera imposibilitada de alcanzar las metas
trazadas en cuanto al logro de la buena marcha de la entidad.
Caractersticas de los Sistemas
Segn Gmez (1997), la caracterstica inicial de un sistema consiste en
estar compuesto por partes que ejercen interaccin, cada una de las cuales
revisten porcentajes propios, sin esa interaccin el estudio de sistema sera
relativamente poco interesante, pues ellos son los que enriquecen el
comportamiento de un sistema y hacer de su anlisis una tarea muy compleja.
Todo sistema, cualquiera que sea su naturaleza, tiene tres caractersticas
bsicas:
- Todo sistema contiene otros sistemas, subsistemas y a su vez est contenida
en otros sistemas de carcter superior.
- Todos los componentes del sistema, como sus interrelaciones, actan y
operan orientados en funcin de los objetivos del sistema.
- La alteracin o variacin de una de las partes o de sus relaciones inciden en
las dems y en su conjunto.
Control Interno como estructura conceptual integrada (COSO)
El anlisis que a continuacin se presenta sobre la estructura conceptual
integrada est totalmente basado en la traduccin realizada por Mantilla
(1999), sobre el documento del COMMITE OF SPONSORING

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ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMISION (COSO), el cual
indica que:

El Control Interno es un proceso ejecutado por el Consejo de
Directores, los administradores y otro personal de una entidad,
diseado para proporcionar seguridad razonable con miras a la
concesin de objetivos en las siguientes categoras: a) efectividad y
eficiencia de las operaciones; b) confiabilidad en la informacin
financiera; c) cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
(p.14).

La primera de estas categoras se refiere a que las metas de la
organizacin estn encaminadas hacia el mejor desempeo y rentabilidad,
adems de la salvaguarda de sus recursos tanto fsicos como financieros; la
segunda categora se fundamenta en que los Estados Financieros que realice la
entidad sean dignos de crdito y rentabilidad susceptibles de auditar en todo
momento; la tercera enfoca el apego a las leyes y normativas, a las que la
entidad est sometida, ya sea por su actividad y/o naturaleza.
El Informe COSO revolucion al control interno, no slo por las
categoras antes indicadas, sino que tambin integra en una sola estructura
factores nuevos que permiten unificar los componentes de la empresa e
implantar tcticas de administracin que contribuyan a lograr las metas
trazadas.
El control interno debe verse ms que como una simple herramienta
para salvaguardar los activos de la empresa, pues sta tambin busca la
consecucin de las metas y objetivos de la organizacin en su concepto global.
En su concepcin ms simple, el control interno como estructura conceptual
integrada es un aliado de la empresa que le permite a la organizacin establecer
los procedimientos por medio de los cuales se efectuarn sus actividades, pero

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adems puede aprovecharse para contratarlas y asegurar el correcto desempeo
de los mismos
Seala adems, que establecer y mantener un Sistema de Control
Interno (SCI), es una responsabilidad importante de la Gerencia. El sistema de
Control Interno debe quedar bajo la continua supervisin de la gerencia para
determinar que est funcionando tal como se defini y que es modificado
apropiadamente de acuerdo a las condiciones, con el fin de que la alta gerencia
de la empresa pueda obtener los mayores beneficios posibles a travs de un
buen control.
Caractersticas del COSO
- Es un proceso: Ya que es un conjunto de operaciones encaminadas hacia el
alcance de metas de inters comn en la organizacin, el cual no forma
parte de una circunstancia, constituye un medio para un fin, no un medio
en s mismo (p.14), en los negocios, que se conducen a travs de las
estructuras orgnicas con las funciones de planeacin, ejecucin y
monitoreo, el control interno es parte funcional de este proceso, siendo una
herramienta para la administracin.
- Es realizado por personas: Se suman al proceso de control interno todo el
personal que labore en la entidad, quienes deben conocer sus
responsabilidades y lmites de autoridad. Los administradores proporcionan
la mayor supervisin, direccin y aprueban ciertas polticas y transacciones,
por lo tanto son elementos de significacin en el control interno.
- Proporciona seguridad razonable: El control interno puede proporcionar
seguridad razonable a la administracin y al consejo de directores en
funcin de la obtencin de los objetivos de una entidad, pero la posibilidad

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de alcanzarlos est afectada por aquellas limitaciones inherentes a todos los
sistemas de control interno, de manera tal que ellas incluyen la realidad de
que, las decisiones humanas a veces, no son las ms adecuadas para la
entidad, y que ello puede acarrear costos, o en otros casos beneficios.
- Establecer objetivos: En cuanto a operaciones, informacin financiera y
cumplimiento de leyes, los cuales estn interrelacionados.
- Est compuesto por cinco (05) componentes: Ellos son ambiente de
control, valoracin de riesgos, actividad de control, informacin y
comunicacin, y el monitoreo.
Componentes del COSO
De acuerdo con el SAS-55 (1997), Evaluacin de la Estructura de
Control Interno en una Auditora de Estados Financieros y el Comit
Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (1997), los
componentes del control interno son los siguientes:
El control interno est compuesto por cinco (05) componentes
interrelacionados, los cuales se derivan de la manera como la administracin
dirige un negocio, los cuales son:
1. Ambiente de Control: Segn el Informe COSO:

Establece el tono de una organizacin, para influenciar la conciencia
de control de su gente, las entidades efectivamente controladas se
esfuerzan por tener gente competente. Tiene influencia profunda en
la manera como se estructuran las actividades del negocio, se
establecen los objetivos y se valoran los riesgos, es fundamental
para el resto de los componentes proporcionando disciplina y
estructura. (p.25).

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Resulta importante estudiar cada uno de los factores que estn presentes
en el ambiente de control, de acuerdo al Informe COSO, stos son:
Factores de Control Interno
Integridad y Valores ticos: La integridad es un pre-requisito para el
comportamiento tico en todos los aspectos de las actividades de una empresa
y los valores de la alta gerencia deben equilibrar lo que concierne a la empresa,
a sus empleados, proveedores, clientes, competidores y pblicos. La conducta
tica y la integridad administrativa son productos de la cultura corporativa.
(p.26).
Compromiso para la competencia: Se refiere al conocimiento y a las
habilidades que deben poseer los trabajadores para realizar las tareas,
orientados a la consecucin de los objetivos, estrategias y planes de la entidad.
Con este factor del ambiente de control se menciona la necesidad de establecer
niveles de competencia para sus empleados, segn su grado de inteligencia,
entrenamiento y experiencia. (p.29).
Consejo de Directores y/o Comit de auditora: Ellos afectan
notablemente al ambiente de control, tales factores incluyen la independencia
frente a los administradores. Este cuerpo debe estar integrado por directores
internos y externos para establecer el balance requerido, es decir, debe poseer
un grado apropiado de experiencia administrativa, tcnica y otras, con las que
se logre desempear correctamente el gobierno, la orientacin y gerencia
necesaria. (p.30).
Filosofa y Estilo de operacin de la administracin: Se refiere a la
manera como la empresa es manejada, incluyendo el conjunto de riesgos
normales, estilo de operacin, seleccin de principios contables, conciencia y

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conservadurismo de los estimados contables y el procesamiento de
informacin (p.31).
Estructura Organizacional: Se refiere a la estructura conceptual
mediante la cual se plantean, ejecutan, controlan y monitorean sus actividades
para la consecucin de los objetivos globales. Los aspectos significativos para
el establecimiento de una estructura organizacional, incluyen la definicin de
las reas claves de autoridad y responsabilidad y establecimiento de las lneas
apropiadas de informacin. (p.31).
Asignacin de autoridad y responsabilidad: Factor que implica la
asignacin de cada una de las responsabilidades y autoridad a los individuos
que forman parte de la entidad. (p.32).
Poltica y Prctica sobre recursos humanos: Suele ser el recurso de
ms significacin en una entidad porque de la actuacin de l depender el uso
y desarrollo de todos los dems recursos con los que cuenta una organizacin.
Por tal motivo resulta de vital importancia la aplicacin sobre los individuos de
prcticas tales como: captacin, orientacin, entrenamiento, evaluacin,
promocin y compensacin, vinculado a la entidad personal de alto nivel
educativo, experiencia, logros pasados y sobre todo que muestre un excelente
comportamiento tico.
El proceso de educacin debe ser continuo, por lo tanto en las empresas
se deben establecer polticas en las que el personal va continuamente
capacitado y actualizado, a travs de cursos, charlas, seminarios entre otros; es
importante que el personal est preparado para enfrentar nuevos cambios y
retos sin vacilaciones o posibles errores que puedan llevar a la desintegracin
de la organizacin. Otra poltica que debe implementarse es la rotacin del

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personal y las promociones orientadas al desempeo peridico, evaluado; los
programas de compensacin competitivos que sirven para motivar y reforzar
los resultados de desempeo y las acciones disciplinarias, contribuyen a
concienciar a los empleados sobre las consecuencias de las violaciones de
normas de la organizacin. (p.33).
2. Valoracin de riesgos
Todas las organizaciones por grande o pequea que sean, deben
enfrentar riesgos desde el momento en que se crea una organizacin hasta el
desempeo del da a da. Sin embargo, an y cuando no existe una frmula que
garantice la eliminacin total de los riesgos, si existen maneras de
minimizarlos y de tratarlos para preparar a la empresa y enfrentarlos de la
forma ms ventajosa.
Considerando lo anterior, la forma ms adecuada de determinar los
riesgos de una organizacin por medio de la definicin de los objetivos de la
empresa, enfocndose a lo que realmente quiere lograr y los riesgos que
implica alcanzar dichas metas.
Para ello, deber establecer primero su organizacin y estructura, si bien
es cierto, que la diferencia de los objetivos no es un componente del control
interno, est claro que es por medio de stos que se conocen los puntos a los
cuales deber ir enfocando el control. Estos deben estar representados por los
valores y la misin de la misma, se deben establecer objetivos estratgicos y
especficos de acuerdo a la actividad y la dimensin de la empresa.
Los objetivos estratgicos se refieren a las prioridades y
responsabilidades ms importantes de la entidad, es decir, abarcan tanto las
fortalezas y debilidades, como las ventajas y desventajas de la organizacin en

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forma general o global.
En cuanto a los objetivos especficos el Informe COSO (op.cit), los
define de la siguiente manera:
De la estrategia amplia de la entidad fluyen objetivos ms
especficos. A nivel de la entidad estn enlazadas e integradas con
los objetivos ms especficos establecidos para actividades varias,
tales como ventas, produccin e ingeniera, asegurando que ellos
sean consistentes. Tales sub-objetivos u objetivos de nivel de
actividad, incluyen el establecimiento de metas y deben relacionarse
con los objetivos de lneas de producto, mercado, financiacin y
utilidades. (p.40).

Objetivos
Adems de esta distincin el Informe COSO divide a los objetivos en
tres (03) categoras principales, los cuales son a saber:
- Objetivos de Operaciones: Se relacionan con la consecucin de la misin
bsica de una entidad, razn fundamental de su existencia. Incluyen sub-
objetivos relacionados con las operaciones, dirigidos a engrandecer la
efectividad y la eficiencia, orientando la empresa hacia sus metas ltimas
(p.41). Para el Informe COSO los objetivos de operaciones, son aquellos
que se determinan dependiendo de las inclinaciones, decisiones y polticas
de la organizacin.
- Objetivos de Informacin Financiera: Son aquellos que se determinan
para asegurar los Estados Financieros de la empresa.
o Factores Externos
- Los desarrollos tecnolgicos pueden afectar la naturaleza y oportunidad de

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la investigacin y desarrollo hacia la procura de cambios.
- Las necesidades o expectativas cambiantes de los clientes pueden afectar al
desarrollo del producto, el proceso de produccin, el servicio del cliente, los
precios o las garantas.
- La competencia puede alterar las actividades de mercado o servicio.
- La legislacin y regulacin reciente puede forzar cambios en las polticas y
en las estrategias de operacin.
- Las catstrofes naturales pueden orientar los cambios en las operaciones o
en los sistemas de informacin y hacer urgente la necesidad de planes de
contingencia.
o Factores Internos
- Una ruptura en el procesamiento de los sistemas de informacin puede
afectar adversamente las operaciones de la entidad.
- La calidad del personal vinculado y los mtodos de entrenamiento y
motivacin pueden influir el nivel de conciencia del control de la entidad.
- Un cambio en las responsabilidades de la administracin pueda afectar la
manera cmo se efectan ciertos controles.
- La naturaleza de las actividades de la entidad y el acceso de los empleados
a los activos, pueden contribuir a una equivocada apropiacin de los
recursos.
- Un comit de auditora que no acta o que no es efectivo puede
proporcionar oportunidades para indiscreciones.

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La evaluacin de riesgos es el proceso mediante el cual se identifican,
analizan y valoran los medios de control diseado para minimizar las
posibilidades de errores o irregularidad en las entidades.
Manejo de Cambio
Este elemento es de vital importancia debido a que est enfocado a la
identificacin de los cambios que influyen en la efectividad de los controles
internos, identifica las condiciones ambientales, econmicas, industriales y est
ligado con el proceso de anlisis de riesgos y debe ser capaz de proporcionar
informacin, para identificar y responder a las condiciones cambiantes. Dentro
de los cambios tenemos nuevo personal, sistema de informacin nueva o
modificada, crecimiento rpido, nueva tecnologa, reorganizaciones, cambios
en las leyes y reglamentaciones y otros aspectos de igual trascendencia.
Actividades de Control
Se deben formular polticas y procedimientos para garantizar el
cumplimiento de las instrucciones emanadas de la gerencia. Se dan a todo lo
largo y ancho de la organizacin, en todos los niveles y en todas las funciones,
incluyen un rango diverso de actividades: aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones, revisin del desempeo de operaciones,
seguridad de activos y segregacin de actividades.
Tipos de Actividades de Control
- Revisin de alto nivel: Son las que se realizan sobre el desempeo actual
frente a los presupuestos, pronsticos, perodos anteriores y competidores
para efectuar los correctivos correspondientes.
- Funciones directas o actividades administrativas: Son las relacionadas

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con las revisiones del desempeo, tales como autorizacin, verificaciones y
aprobaciones.
- Procesamiento de informacin: Se refiere a la forma cmo la informacin
es procesada, autorizada y cotejada contra los documentos fuentes y
verificadas contra las cuentas correspondientes.
- Controles Fsicos: Se refiere a la forma cmo son contados y comparados
con las cantidades presentadas en los registros de control, los equipos e
inventarios, valores y otros activos, para asegurar su existencia fsica.
- Indicadores de desempeo: Son los que se realizan para comparar los
datos operacionales o financieros, con el fin de investigar y corregir las
acciones, sirven como actividades de control.
- Segregacin de responsabilidades: Se relaciona con la forma en que se
dividen o segregan las responsabilidades entre los diferentes empleados
para reducir el riesgo de error o acciones inapropiadas.
- Polticas y procedimientos: Las actividades de control usualmente
implican dos elementos, el establecimiento de una poltica que pueda
cumplirse y sirviendo como base para el segundo elemento es un
procedimiento para llevar a cabo esa poltica. Pudiendo ser comunicada
oralmente o escrita.
Informacin y Comunicacin
Se refiere a cmo la organizacin identificada, captura y comunica
informacin pertinente financiera y no financiera relacionadas con actividades
y eventos tanto internos como externos. Esta informacin es procesada,
capturada y reportada a travs de los denominados sistemas de informacin; la
interrelacin de estos sistemas ayuda al personal de la actividad en el

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cumplimiento de sus objetivos. Estos sistemas deben ir cambiando de acuerdo
con el desarrollo de la organizacin y brindan a la gerencia informacin para la
toma de decisiones.
Monitoreo
Es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control
interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica,
cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. El monitoreo se lleva a
cabo mediante accin ongoing, evaluaciones separadas o una combinacin.
El monitoreo Ongoing
Es el que se realiza en el curo de las operaciones, incluye las
actividades regulares de administracin y supervisin, as como otras
actividades personales tomadas en el desempeo de sus obligaciones, este
monitoreo asegura que el control interno continua operando efectivamente,
este proceso implica la valoracin por parte del personal apropiado, del diseo
y de la operacin de los controles en una adecuada base de tiempo y realizando
las acciones necesarias.
Evaluaciones Separadas
Son las que dependen primeramente de la valoracin de riesgos y la
efectividad de los procedimientos del monitoreo ongoing. Las deficiencias del
control interno deben reportarse hacia arriba, informando los asuntos
dedicados a la gerencia o junta directiva.
Bases Legales
Es la normativa legal aplicable y que regula a las actividades que

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guarden relacin con las cuentas por cobrar, como lo son:
Cdigo Civil
Instrumento de carcter jurdico que a travs de sus artculos del 1549
hasta el 1557, establece las normas que regulan los crditos u otros derechos
que versan sobre la cesin o venta de un crdito, de un derecho o una accin,
entendiendo por cesin de un crdito el acto en el cual un nuevo acreedor
sustituye el anterior, tambin contempla que no existe derecho contra terceros,
sino despus que la cesin sea notificada al deudor.
El deudor libera su deuda cuando ste paga al cediente; quien cede un
crdito responde con la existencia de los mismos, por otra parte el cedente no
responde por la solvencia del deudor solamente si ste lo ha prometido y est
expresamente en los trminos de la cesin.
Cdigo de Comercio
En sus artculos del 486 al 488, establecen disposiciones en relacin al
pagar y los artculos 527 al 530 regulan las condiciones.
En su Ttulo XV, de la Compraventa y de la Cesin de Derechos en su
artculo 147 reza de la siguiente manera:
El comprador tiene derecho a exigir que el vendedor firme y le
entregue factura de las mercancas vendidas y que ponga al pie
recibo de precio o de la parte de este que se hubiere entregado

Sistema de Variables
Segn Balestrini (1997), las variables representan a los elementos,
factores o trminos que pueden asumir diferentes valores cada vez que son

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examinados, o que reflejan distintas manifestaciones segn sea el contexto en
el que se presentan (p.36).
En los trabajos de investigacin las variables constituyen el centro del
estudio y se presentan incorporados en los objetivos especficos, motivo por el
cual debe identificarse y definirse conceptualmente.
Por tal motivo, la definicin conceptual de la variable es la expresin
del significado que el investigador le atribuye y con ese sentido debe
entenderse durante todo el trabajo.
Cuadro N 1
Identificacin y Definicin de las Variables

OBJETIVOS ESPECFICOS VARIABLE DEFINICIN CONCEPTUA L
Analizar los procedimientos que
actualmente utiliza la empresa
Purificadores Milenium C.A.,
para la optimizacin de la
cobranza
Procedimientos
optimizacin
cobranza
Se definen como los pasos que
sigue la empresa para cobrar con
eficiencia los crditos concedidos
Describir las polticas, normas y
procedimientos que rige el rea
de cobranza
Polticas, normas y
procedimientos del
rea de cobranza
Se conceptualiza como los
lineamientos, normas y pasos a
efectuar.
Enumerar los formularios y
documentos legales utilizados
para llevar un control estricto en
el rea de cobranza
Formularios y
documentos legales
para el control del
rea de cobranza
Son los formatos elaborados con la
finalidad de llevar un mejor control
de las cuentas por cobrar
conducente a evitar cualquier
fraude.
Determinar los elementos
necesarios para el
establecimiento del control
interno en el rea de cobranza
Elementos de
control interno rea
de cobranza
Se definen como los
procedimientos que garantizan la
solidez de la organizacin mediante
registros e informes.
FUENTE: Soto, R. (2003)

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Definicin Operacional
Representa el desglosamiento de la misma en aspectos cada vez ms sencillos
que permiten la mxima aproximacin para poder medirla, las cuales se agrupan bajo
las denominaciones de dimensiones, indicadores.
Las dimensiones representan el rea del conocimiento que integran la variable
y de la cual se desprenden los indicadores. Los indicadores son los aspectos que se
sustraen de la dimensin, los cuales van a ser objeto de anlisis en la investigacin.
Cuadro 2
Operacionalizacin de Variables
INSTRUMENTOS VARIABLE DIMENSIN INDICADORES
A B C
N de empleados 1
Rotacin 2
Recurso Humano
Incentivos 3
Requisitos
Condiciones 1 4 3
Otorgamiento del
Crdito
Lmite 3 5
6
7
Proceso de
Cobranza
8
Requisitos 9
Condiciones 1 10 3
Herramientas
Gerenciales
Lmite 3 11
N de empleados 12
Rotacin 13
Registro de la
informacin y
control de los
procesos
Incentivos
Requisitos 14
Condiciones 1 3

SISTEMA DE
CONTROL
INTERNO DE LAS
CUENTAS POR
COBRAR EN LA
EMPRESA
PURIFICADORES
MILENIUM C.A.
Ambiente de
Control
Lmite 3

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Continuacin
INSTRUMENTOS VARIABLE DIMENSIN INDICADORES
A B C
N de empleados 15
Rotacin 16
Valoracin del
riesgo
Incentivos 17
Polticas y Procedimientos 18,19,20 1,4,6 Actividades de
Control
Segregacin de
responsabilidades
21,22 5,7
Comunicacin externa 5 23,24 2 Informacin y
comunicacin
Comunicacin interna 25

SISTEMA DE
CONTROL
INTERNO DE LAS
CUENTAS POR
COBRAR EN LA
EMPRESA
PURIFICADORES
MILENIUM C.A.
Monitoreo Confiabilidad en los reportes 26,27

Glosario de Trminos Bsicos
Control: Comprobacin, intervencin o inspeccin de las operaciones de una
organizacin.
Criterio: Pauta, norma, regla para conocer la verdad, juicio, discernimiento
frente a un asunto determinado.
Desempear: Hacer aquello a lo que uno est obligado, lo cual debe estar
garantizado en un alto grado por los mecanismos de control.
Diagnstico: Anlisis que permite determinar el conjunto de sntomas o
caractersticas de la evolucin o el desarrollo de un proceso determinado, el
cual resulta muy til para conocer el grado de desarrollo y fortalecimiento del
sistema de control interno de una organizacin.

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Diseo: Bosquejo formal de un proceso o casa. Diseo de los elementos y
mecanismos del sistema de control interno.
Economa: Administracin recta y prudente de los bienes. A este requisito que
debe tener toda organizacin debe contribuir permanentemente el sistema de
control interno.
Eficacia: Virtud, fuerza y poder para obrar. La eficacia es una cualidad que
debe tener el sistema de control interno.
Eficiencia: Logro de metas y objetivos en trminos de cantidad y calidad.
Virtud y facultad para lograr un efecto determinado. Es una caracterstica que
debe tener toda organizacin. El sistema de control interno debe ser una
garanta en el logro de los resultados previstos.
Etica: Parte de la filosofa que trata de la moral y de las obligaciones del
hombre.
Evaluar: Valorar, estimar el valor de las cosas o situaciones.
Evaluacin: Valoracin del sistema de control interno para conocer su grado
de desarrollo, operatividad y eficiencia.
Evidencia: Certeza clara y manifiesta.
Implantar: Establecer y poner en ejecucin doctrinas nuevas, institucionales,
prcticas y costumbres.
Indicador: Es un indicio que se expresa numricamente o en forma de
concepto sobre algo que se requiere verificar, analizar y evaluar. El uso de
indicadores hace parte del Sistema de Control Interno (SCI).

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CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
Naturaleza del Estudio
La naturaleza del tema objeto de estudio determina el mtodo a utilizar
para su abordaje, es decir, la seleccin de los mtodos, tcnicas e instrumentos
de recoleccin de datos debe hacerse en funcin de las caractersticas propias
tanto del objeto como de los objetivos de la investigacin.
Ahora bien, de acuerdo a su propsito, el estudio se ubic en la
modalidad de una investigacin de campo de carcter descriptivo, por cuanto
se centra en las propiedades del objeto y a travs de ella se determinar la
situacin del rea de cobranzas de la empresa Purificadores Milenium C.A.
A tal efecto, Sabino (1994), seala que:
es de campo, ya que se refiere a los mtodos a emplear cuando
los datos de inters se recogen en forma directa de la realidad
mediante el trabajo concreto del investigador. Por lo tanto el diseo
de campo se basa en informaciones obtenidas directamente de la
realidad. Su valor reside en que le permite al investigador
cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han conseguido
los datos, haciendo posible su revisin o modificacin en el caso de
que surjan dudas respecto a su realidad. Esto en general, garantiza
un mayor nivel de confianza para el conjunto de la informacin
obtenida. (p.28).

El mismo autor, seala que es descriptiva, por cuanto su preocupacin
primordial radica en describir las caractersticas fundamentales de conjuntos
homogneos y de los fenmenos observados.

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La investigacin est enmarcada en un diseo no experimental, ya que
no se manipula deliberadamente la variable. Segn Hernndez (1994),
menciona al respecto que en la investigacin no experimental no se construye
ninguna situacin, sino que se observan situaciones ya existentes, no
provocadas intencionalmente por el investigador (p.189).
Asimismo, este estudio se apoy en el diseo bibliogrfico para soportar
las bases tericas, mediante el anlisis de textos especializados y fuentes
documentales que hayan sido recolectadas o analizadas por otras
investigaciones, los cuales se extrajeron con el fin de sustentar el trabajo
investigativo.
Poblacin y Muestra
Segn Sabino (1994), la poblacin es un conjunto de unidades que
constituyen el universo (p.104). De igual manera, Busott (1991), la
poblacin constituye el conjunto de elementos afines en una o ms
caractersticas, tomando como una totalidad sobre la cual se generalizan las
conclusiones de la investigacin. (p.111).
La poblacin en este estudio est conformada por veintids (22) sujetos
discriminados en quince (15) clientes de la empresa; tres (03) sujetos adscritos
al Departamento de Administracin y cuatro (04) integrantes del Departamento
de Cobranza.
La muestra es estratificada, por cuanto la poblacin se desagrega en
sub-conjuntos menores, homogneos internamente, pero heterogneos ente s.
(Sabino, 1994).
La poblacin en este estudio se fragment en estratos o categoras de

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unidades, as se tiene:
ESTRATO A: 15 clientes externos.
ESTRATO B: 3 sujetos adscritos al Departamento de Administracin.
ESTRATO C: 4 sujetos adscritos al Departamento de Cobranza.
La muestra presenta caractersticas no probabilsticas e intencional,
segn Hernndez (1994), este tipo de muestra es aquella en donde la seleccin
de elementos depende del criterio del investigador.
Tcnicas de Recoleccin de Datos
Las tcnicas en las que se incurri para la recoleccin de toda la
informacin necesaria para el desarrollo de esta investigacin fueron las
siguientes:
Observacin Directa
Mediante la cual se obtuvo una visin ms clara del problema y se
determin la situacin real y se emple una gua de observacin (ver anexo).
Entrevista
De igual manera se emple la tcnica de la entrevista y como
instrumento una gua de entrevista.
A tal efecto, Papua (1989), expresa que:

la entrevista es una forma especfica de interaccin social, que
tiene por objeto recolectar datos para una indagacin. El
investigador formula preguntas a las personas capaces de aportarles
datos de inters estableciendo un dilogo peculiar donde una de las

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partes busca recoger informaciones, y otra es la fuente de la misma.
El propsito de esta tcnica es conferenciar de manera informal,
sobre algn tema establecido previamente y, a la vez reunir datos.
(p.28).

Por lo tanto, la entrevista que se realiz durante el proceso investigativo
fue de tipo no estructurada, por cuanto se caracteriza por la libertad para
formular las preguntas y las respuestas, adems no se gui por un cuestionario
o modelo rgido, sino que discurri con cierto grado de espontaneidad, de
acuerdo al tipo concreto de entrevista que se realiz (ver anexo).
Instrumento
Se disearon como instrumentos de recoleccin de datos, tres
cuestionarios compuestos por preguntas cerradas, que contienen categoras o
alternativas de respuestas dicotmicas (SI-NO). La aplicacin de un
cuestionario de preguntas cerradas es ventajoso, puesto que presenta a los
sujetos las posibilidades de respuestas sin que ellos tengan que redactarlas,
otras ventajas son el ahorro del tiempo, la fcil codificacin y preparacin de
sus anlisis.
El cuestionario A, est dirigido al ESTRATO A, referido a quince (15)
clientes seleccionados de la cartera de la Empresa Purificadores Milenium
C.A. Dicho instrumento consta de quince (15) preguntas distribuidas en las
dimensiones: otorgamiento de crdito, proceso de cobranza, registro de la
informacin y control de los procesos, ambiente de control, valoracin del
riesgo y por ltimo informacin y comunicacin. El cuestionario B, est
dirigido a tres (03) sujetos integrantes del ESTRATO B, adscritos al
Departamento de Administracin, consta de veintisis (26) preguntas
distribuidas en las dimensiones: recurso humano, otorgamiento del crdito,

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proceso de cobranza, herramientas gerenciales, registro de la informacin y
control de los procesos, ambiente de control, valoracin de riesgo, actividades
de control, informacin y comunicacin y monitoreo. Por ltimo el
cuestionario C, est dirigido a cuatro (04) sujetos adscritos al Departamento de
Cobranza, ESTRATO C, est compuesto por ocho (08) preguntas distribuidas
en las dimensiones: otorgamiento del crdito, valoracin del riesgo, actividades
de control y por ltimo informacin y comunicacin.
Validacin
La validez se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la
variable que pretende medir.
Se realiz mediante el mtodo de Juicio de Experto, para lo cual se
seleccion a dos especialistas en la materia y un metodolgo, a los cuales se les
entreg copia de la matriz de variables, objetivos de la investigacin, para que
determinarn la claridad, la congruencias de las preguntas de cada unidad de
los instrumentos y si medan lo que se pretenda medir en la investigacin.
(Ramrez, 1999).
Confiabilidad del Instrumento
Se determin la confiabilidad de los instrumentos aplicando el
coeficiente de confiabilidad Kuder-Richardson (KR-20), el cual se emplea
cuando se utilizan preguntas cerradas, y dio 0.90 lo que significa que el
instrumento es altamente confiable, dado que requiere una sola administracin
del instrumento de medicin y produce valores que oscilan entre 0 y 1. Su
ventaja reside en que no es necesario dividir en dos mitades a los tems del
instrumento de medicin, simplemente se aplica la medicin y se calcula el
coeficiente.

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Tcnica de Anlisis de Datos
Para el anlisis e interpretacin de los datos se emplearon las tcnicas
propias de la estadstica descriptiva, por cuanto el anlisis e interpretacin de
los datos se efectu tomando como punto de referencia las tendencias
porcentuales de las respuestas ms significativas en relacin a la percepcin de
los sujetos de estudio sobre el control interno de cobranzas, representado en los
enunciados de los tems de los instrumentos de recoleccin de datos.
Aplicados los instrumentos los datos se representaron en cuadros, en
donde se indicaron los ndices porcentuales y luego se ilustraron en grficos de
barras, a fin de visualizar con mayor claridad los resultados de la investigacin.

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CAPTULO IV
ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS
El anlisis e interpretacin de los datos permite conocer en primer lugar
la situacin actual y real de la unidad objeto de estudio y sus funciones
referentes al rea de cuentas por cobrar y en segundo lugar sirve para proponer
una serie remodificaciones cambios e innovaciones en lo que respecta al
establecimiento de un sistema de control interno que garantice un adecuado y
confiable proceso en las operaciones.
Una vez recolectada la informacin en los cuestionarios se procedi a
analizar e interpretar los resultados para obtener un diagnstico de la situacin
actual y luego proponer un Sistema de Control Interno para las cuentas por
cobrar de la empresa Purificadores Milenium C.A.
De acuerdo a lo antes planteado, el anlisis del cuestionario A, el cual
consta de quince (15) preguntas, se obtuvo interpretando los tems
correspondientes a cada una de las dimensiones, para ello se vaciaron en
cuadros estadsticos en donde se presentan las frecuencias de las respuestas
obtenidas junto a su valor porcentual y fueron ilustradas posteriormente en
grficos de barra para facilitar el anlisis. Los cuestionarios B y C, que constan
de veintitrs (23) y ocho (08) preguntas respectivamente, se analizaron
interpretando los tems por dimensiones y luego se arroj la informacin en
matrices de anlisis referidas a los resultados obtenidos. Las matrices estn
compuestas por tres (03) columnas: N de tem, enunciado y anlisis.
1. Aplicado el cuestionario A al ESTRATO A, de la muestra referido a
clientes externos de la empresa objeto de estudio, se procedi a tabular y a

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analizar los datos los cuales se vaciaron en cuadros estadsticos y se ilustraron
mediante grficos de barras.

Cuadro N 3
Distribucin de Frecuencias y Porcentajes segn nivel de respuesta en
relacin a la dimensin: Otorgamiento del Crdito

SI NO Item
N
Valoracin de Riesgo
F % F %
Qu requisitos le exige la empresa para
otorgarle el financiamiento de la pliza de
seguro?

- Registro de comercio 1 7 14 96
- Cdula de identidad 15 100 - -
- Estados Financieros - - 15 100
- RIF 6 40 9 60
- Contrato de Financiamiento firmado 11 74 4 26
- Referencias bancarias - - 15 100

1
- Referencias comerciales - - 15 100
2 Usted firma giros al momento de hacer
el contrato de financiamiento?
5 100 - -
Las condiciones del crdito que se
establecen para los giros son:

- 6 meses - - 15 100
- 9 meses 2 13 13 87
- 12 meses 11 74 4 26

3
- ms de 1 ao 2 13 13 87
PROMEDIO (X) - 35.09 - 64.91
n = 15

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En el cuadro 3 se evidencia que el mayor porcentaje de respuesta se
ubic en la categora NO, con un sesenta y cuatro punto noventa y uno por
ciento (64.91%) y el restante treinta y cinco punto nueve por ciento (35.09%)
se ubic en la categora SI, de lo que se infiere que los requisitos para
otorgarles el crdito son: registro de comercio (7%), cdula de identidad
(100%), RIF (4%), el contrato de financiamiento firmado (74%), por lo cual se
puede notar que no existe una normativa en cuanto a los requisitos para otorgar
los crditos. Para el tem 3 que tiene que ver con las condiciones del crdito: 9
meses (13%), 1 ao (74%), y ms de un ao (13%). De esto se infiere que la
poltica de crdito aplicada por la empresa es mayor a un (01) ao, evitando as
la disponibilidad del circulante a corto plazo, y es de esta forma que la empresa
se esta descapitalizando.
Grfico N 1
Perfil de respuestas segn promedio alcanzado en relacin a la dimensin:
Otorgamiento del Crdito
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
SI NO
SI NO


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Cuadro N 4
relacin a la dimensin: Proceso de Cobranza
SI NO Item
N
Valoracin de Riesgo
F % F %
4 Le son cobradas las cuotas justamente a
la fecha de vencimiento
7 47 8 56
Usualmente cul es la forma de cobranza
que la empresa utiliza?

- Mediante visitas de cobradores 13 87 2 13
- Envo de estados de cuentas - - 15 100
- Envo de cartas con recordatorios - - 15 100
- Llamadas telefnicas 8 53 7 47
- Envo telegrama de cobro - - 15 100
- Cobranza por medio de agencias - - 15 100
- Recurso legal - - 15 100
- Otros - - 15 100

5
- Ninguna de las anteriores - - 15 100
6 Se le otorga descuento por pronto pago
si cancela una cuota antes de la fecha de
vencimiento?
5 33 10 67
7 Se le presenta el efecto de cobro en
varias oportunidades?
5 33 10 67
8 Cancela las cuotas por las oficinas? 10 67 5 33
En caso de ser afirmativa la pregunta
anterior, por qu cancela por las
oficinas?

- Se le es ms fcil 9 60 6 40
- No visita el cobrador al vencimiento 6 40 9 60

9
- Otros - - 15 100
PROMEDIO (X) - 26.25 - 73.75
n = 15

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En el cuadro 4 se evidenci que el setenta y tres coma setenta y cinco
por ciento (73.75%) de respuesta del marco muestral se ubic en la categora
NO, y el restante veintisis coma veinticinco por ciento (26.25%) en la
categora SI, lo que denota que los procedimientos de cobranzas que emplea la
empresa no son los adecuados, por cuanto se detect que no se les cobra a los
clientes las cuotas a la fecha de vencimiento, lo que redunda en perjuicio para
la organizacin.

Grfico N 2
Proceso de Cobranza y Cobranzas

0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
SI NO
SI NO


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Cuadro N 5
relacin a la dimensin: Valoracin de Riesgo

SI NO Item
N
Valoracin de Riesgo
F % F %
.Cul cree usted que es la causa de atraso
al momento de pago de un giro?

- La situacin econmica del pas 9 60 6 40
10
- Prdida del poder adquisitivo 14 93.33 1 6.67
11 Cree que la inexistencia de una cobranza
efectiva constituye un elemento de riesgo
para la organizacin?
13 86.66 2 13.34
12 Considera usted que al no ser peridicas
las visitas del cobrador corre riesgo la
empresa?
15 100 - -
PROMEDIO (X) - 85 - 15

n = 15

En el cuadro 5 se observ que el mayor porcentaje de respuestas del marco
muestral recay en la categora SI con un ochenta y cinco por ciento (85%) y el
restante quince por ciento (15%) en la categora NO, lo que significa que el
atraso por parte de la cartera de clientes en la cancelacin de los giros debido a
la prdida del poder adquisitivo, aunado a que la empresa adolece de una
cobranza efectiva determinan que existe un alto nivel de riesgo en la misma, lo
que ratifica la propuesta que se presenta referente a un sistema

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de Control Interno de las cuentas por cobrar para la empresa Purificadores
Milenium C.A.

Grfico N 3

Valoracin de Riesgo

0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
SI NO
SI NO


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Cuadro N 6

relacin a la dimensin: Informacin y Comunicacin

SI NO Item
N
F % F %
13 Recibe mensualmente estados de cuenta
de su saldo?
- - 15 100
14 Se le deja una notificacin de cobro en
caso de estar ausente en su hogar u
oficina.
6 40 9 60
15 Se le informa mediante material
propagandstico de nuevos planes de la
empresa?
7 46.66 8 53.34
PROMEDIO (X) - 29 - 71

n = 15

En el cuadro 6 se evidenci que el mayo porcentaje de respuestas de os
sujetos encuestados se ubic en la categora NO con un setenta y uno por
ciento (71%) y el restante veintinueve por ciento (29%) se ubic en la
categora SI, de o que se infiere que la empresa debe mejorar las
comunicaciones e informacin para que pueda optimizar los procesos de
cobranzas y la toma de decisiones.

BI BLI OTECA

Grfico N 4


0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
SI NO
SI NO


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2. Anlisis Cualitativo Resultados Cuestionario B, ESTRATO B.
Cuadro 7
Matriz de Anlisis
Dimensin Item N Items Anlisis
1 Existe rotacin del personal
encargado del Departamento
de Cobranza?
2 Cree usted que el nmero
actual de cobradores es
suficiente para mantener la
cobranza al da?
Recurso Humano
3 A los cobradores se les da
incentivos de cobro?
En la dimensin que tiene
que ver con el recurso
humano se tiene que no
existe rotacin de la prensa
encargada del
departamento de cobranza.
En cuanto al nmero de los
cobradores, con que se
cuenta, a saber, la
encuestada opina que es
suficiente para mantener la
cartera al da. Por ltimo
en cuanto a los incentivos a
los cobradores, la respuesta
fue negativa.
4 Se le fija algn lmite para
otorgar crditos?
Qu requisitos exige la
empresa para otorgar el
crdito?
-Registro de Comercio
-Fotocopia cdula de
identidad.
-Estados financieros
-Fotocopia RIF
-Contrato de financiamiento
firmado
-Referencias Bancarias
-Referencias Comerciales
-Recurso Legal
-Otros
Otorgamiento del
Crdito
5
-Ninguno de los anteriores
Segn los datos
suministrados por la
Asistente Administrativa
de la empresa se tiene que
para otorgar
financiamiento de un
crdito a un cliente slo se
exigen como requisitos la
fotocopia de la cdula de
identidad y el contrato
firmado en caso de ser una
persona natural, y
fotocopias del RIF, ms el
contrato firmado si se trata
de una persona jurdica. En
cuanto al lmite para
otorgar crdito la
encuestadora dice que a
ella no se le fija ningn
lmite.

BI BLI OTECA

Continuacin ...
6 Son planificadas las tareas
en el rea de cobranza?
7 Se emplean todas las tareas
planificadas de manera
eficiente?
Proceso de
Cobranza
8 Se establecen prioridades
para la cobranza de acuerdo
al monto de la cuota?
Segn datos suministrados
se tiene que no existe una
planificacin en el
departamento de cobranza,
es decir, que las tareas se
realizan de forma
espontnea. En cuanto a la
prioridad de la cobranza,
sta se establece por la
fecha de vencimiento.
9 Conoce la existencia de
manuales de Normas y
Procedimientos de Cobranza?
10 Existen polticas de
cobranza?
Herramientas
Generales
11 De ser afirmativa la pregunta,
se cumplen a cabalidad
dichas polticas?
En la informacin
recolectada, el Asistente de
administracin, se dio a
conocer el hecho de no
conocer la existencia de
manuales de normas y
procedimientos. En cuanto
a las polticas, existen
polticas tales como los
requisitos para otorgar
crditos, sin embargo no
estn formalmente por
escrito.
12 Al momento de que el
cliente hace la solicitud de
financiamiento, se lleva un
formado de solicitud?
Registro de
Informacin y
Control de los
Procesos
13 El cliente firma giros al
momento del contrato de
financiamiento?
Se conoci que se utiliza el
formulario de solicitud de
financiamiento, y mediante
la observacin directa se
detectaron otros formula-
rios tales como la noti-
ficacin de cobro de cuotas
entregadas al cobrarlos, el
telegrama entre otros, sin
embargo con respecto a los
giros por cobrar no se
utilizan documentos
legales.
Ambiente de
control
14 Existe un departamento de
caja y otro de cobranza en la
empresa?
Mediante el instrumento,
se dio a conocer que en la
empresa existen un
departamento de caja y
otro de cobranza, lo cual es
recomendable para todas
las empresas

BI BLI OTECA

15 El sistema de computacin
utilizado presenta problemas
constantes que dificulte el
trabajo?
16 Cree que los cambios
econmicos pueden tener un
impacto sobre la solicitud de
crditos por parte de la
poblacin en general?
Valoracin y Riesgo
17 Se guardan los elementos
por cobrar (giros firmados) en
un lugar seguro, bajo llave y
al cuidado de la persona que
no maneja caja ni los
registros de documentos por
cobrar?
En lo que respecta a este
tems, se puede decir que
todas las empresas se
enfrentan a riesgos internos
y externos. En el caso de
Purificadores Milenium,
C.A., mediante el
cuestionario se identific
un riesgo interno que ha de
ser tratado: las fallas
constantes en el sistema de
computacin. Y como
riesgo externo: los cambios
econmicos los cuales
repercuten en la poblacin.
18 Existen manuales de
polticas y procedimientos de
cobranza?
19 Se preparan regularmente
relaciones de saldos de los
auxiliares de cuenta por
cobrar?
20 Se concilian estas cuentas de
control del mayor general por
un empleado que no sea el de
las cuentas por cobrar?
21 Son analizados peridica-
mente los saldos de las
cuentas por cobrar, segn su
antigedad?
Actividades de
Control
22 Con respecto a la pregunta
anterior, son revisadas por
un funcionario de la
compaa que: tenga acceso
directo a los cheques o al
efectivo. Participa en la
aprobacin de crditos?.
En esta dimensin se
observ que s existen
manuales de polticas y
procedimientos, que se
preparan regularmente
relaciones de saldos de los
auxiliares de cuentas por
cobrar, que estas cuentas
conciliadas con el mayor
general por la misma
persona que maneja las
cuentas por cobrar, segn
su antigedad, y por ltimo
que este anlisis lo efecta
una persona fuera del rea
de cheques y efectivo en la
compaa y de la
aprobacin de los crditos.

BI BLI OTECA

23 Como empleado, Se siente
cierta presin para tomar
decisiones rpidas al
momento de otorgar los
crditos?
24 Existen canales de
comunicacin para informar a
sus supervisores cualquier
problema de cobranza?
Informacin y
Comunicacin
25 Si es afirmativo, les son
atendidos a tiempo los
problemas comunicados?
Segn las respuestas dadas
en el instrumento en lo que
tiene que ver con la
dimensin informacin y
comunicacin se observa
que no existe la adminis-
tracin y el personal
subordinado.Las respuestas
muestran que s se siente
presin al momento de
tomar decisiones.Se afirma
que existen canales de
comunicacin. Sin embar-
go, lo que es comunicado
no se da atencin a tiempo,
segn la respuesta
Monitoreo 26 Con confiables los reportes
que arroja el sistema de
computacin al compararlos
con la realidad?

n = 3

3. Anlisis e interpretacin de los datos cuestionario C, ESTRATO C,
dirigido al Departamento de Cobranzas
Cuadro N 8
relacin a la dimensin: Crdito y Cobranzas
SI NO Item
N
Crdito y Cobranza
F % F %
1 Existen manuales de polticas y
procedimientos de crdito y cobranza?
- - 4 100

BI BLI OTECA

Continuacin
SI NO Item
N
Crdito y Cobranza
F % F %
2 Son atendidos a tiempo los problemas de
cobranza presentados al otorgar crditos
personal subordinado?
4 100 - -
3 Existe un lmite para otorgar crditos por
la empresa?
- - 4 100
4 Se preparan regularmente relaciones de
saldos de los auxiliares de las cuentas por
cobrar?
- - 4 100
5 Se concilian estas cuentas de control de
mayor general por un empleado que no
sea el de la cuenta por cobrar?
4 100 - -
6 Son analizados peridicamente los
saldos de las cuentas por cobrar segn su
actividad?
4 100 - -
Con respecto a la pregunta anterior, son
revisadas por un funcionario de la
empresa que:

- Tiene acceso directo a los cheques o al
funcionamiento de la organizacin
2 50 2 50
7
- Participe en la aprobacin de crditos 3 75 1 25
8 Existe provisin para las cuentas de
cobro dudoso?
4 100 - -
PROMEDIO (X)

n = 4

En el cuadro 8, se evidenci que el mayor porcentaje recay en la
categora de respuestas SI con un cincuenta y ocho punto treinta y cuatro por
ciento (58.34%), y el restante cuarenta y uno punto sesenta y seis por ciento
(41.66%) se ubic en la categora NO. Del anlisis efectuado se infiere que el
Departamento de cobranzas adolece de un Manual de Polticas y

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Procedimientos de Crdito y Cobranza, adems de determin que no existe un
lmite para otorgar crditos por la empresa y no se preparan regularmente
relaciones de saldos de los auxiliares de las cuentas por cobrar y crecen de un
anlisis peridico de los saldos de las cuentas por cobrar segn su actividad, lo
que denota la inminente necesidad de la empresa de elaborar un sistema de
control interno de las cuentas por cobrar que redunde en beneficio para la
organizacin al lograr mayor eficiencia y eficacia en sus productos de
cobranza, lo que se traduce en mayor rentabilidad.
Grfico N 5
Crdito y Cobranzas

0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
SI NO
SI NO


BI BLI OTECA

CAPTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Efectuado el proceso investigativo se concluy que los procedimientos
que emplea en la actualidad la empresa Purificadores Milenium C.A., para la
optimizacin de la cobranza no proporcionan seguridad razonable en cuanto a
la consecucin de los objetivos trazados por la organizacin en el rea de
cuentas por cobrar, dado que no se hace un registro oportuno de las
transacciones, lo que conlleva a una subestimacin en las cifras de ventas y
cuentas por cobrar.
De igual manera, es importante sealar que la empresa no lleva
procedimientos de facturacin y cuentas por cobrar adecuados que le permita
contar con un sistema de procedimientos y mtodos racional y eficiente que
mediante acciones coordinadas que conduzcan al logro de las metas y objetivos
organizacionales.
En cuanto a las polticas, normas y procedimientos que rige el rea de
cobranza se detect que el personal no est continuamente capacitado y
actualizado a travs de cursos, charlas, entre otros, para enfrentar nuevos
cambios y evitar errores que redunden en perjuicios del rea de cobranza
especficamente en lo relativo al acatamiento de las polticas y normas que
coadyuven al mejoramiento de los procedimientos de esta rea fundamental
para la organizacin.
En lo que respecta a los formularios y documentos legales utilizados
para llevar un estricto control en el rea de cobranzas estn algunos

BI BLI OTECA

desactualizados, lo que impide obtener mayor eficiencia y eficacia en el
manejo de las cuentas por cobrar.
De igual manera, se detect que algunos de los elementos necesarios
para el establecimiento del control interno en el rea de cobranza deben
actualizarse tales como las referidas al procesamiento de informacin,
comunicacin y monitoreo.
Recomendaciones
Se sugiere a la empresa Purificadores Milenium C.A., disear un
Sistema de Control Interno de las Cuentas por cobrar que le permita optimizar
la cobranza.
En este sentido, se recomienda que se prevea un ambiente de control
con personal competente y se estudien cada uno de los factores del control
interno tales como la integridad y valores ticos como parte fundamental de la
cultura corporativa de la empresa; el compromiso para la competencia en
funcin al grado de inteligencia, entrenamiento y experiencia de sus
empleados, la estructura organizacional que incluye la definicin de las reas
claves de autoridad, responsabilidad y establecimiento de las lneas apropiadas
de informacin, asignacin de autoridad y responsabilidad a los individuos
integrantes de la empresa.
De igual forma se sugiere a la organizacin tomar en consideracin la
valoracin de riesgos mediante la definicin de los objetivos de la empresa, y
los riesgos que implica la consecuencia de las metas que se establezcan en el
diseo propuesto en lo relativo al control interno de cuentas por cobrar y as
lograr los objetivos operacionales, relativos a la consecucin de la misin

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bsica de la entidad y los cuales se formulan en concordancia con las polticas
de la organizacin.
Asimismo, es importante el logro de los objetivos referidos a
informacin financiera, por cuanto permitirn la optimizacin del proceso de
cobranzas.

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BIBLIOGRAFA

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Companies-Colombia.

BI BLI OTECA

A N E X O S

BI BLI OTECA

ANEXO A

INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE DATOS

BI BLI OTECA

ESTRATO A
ESTIMADO SEOR: Se le agradece que brinde un momento de su tiempo,
para que responda este cuestionario, cuyas respuestas tienen fines acadmicos.

Item
N
Otorgamiento del Crdito SI NO

1
Qu requisitos le exige la empresa para
otorgarle el financiamiento de la pliza de
seguro?
- Registro de comercio
- Cdula de Identidad
- Estados Financieros
- RIF
- Contrato de financiamiento firmado.
- Referencias bancarias.
- Referencias Comerciales.

2 Usted firma giros al momento de hacer
el contrato de financiamiento?

3
Las condiciones del crdito que se
establecen para los giros son:
- 6 meses
- 9 meses
- 12 meses
- ms de 1 ao

BI BLI OTECA

Item
N
Proceso de Cobranza SI NO
4 Le son cobradas las cuotas justamente a
la fecha de vencimiento

5
Usualmente cul es la forma de cobranza
que la empresa utiliza?
- Mediante visitas de cobradores.
- Envo de estados de cuentas
- Envo de cartas con recordatorios
- Llamadas telefnicas.
- Envo telegrama de cobro
- Cobranza por medio de agencias.
- Recurso Legal
- Otros
- Ninguna de las anteriores

6 Se le otorga descuento por pronto pago
si cancela una cuota antes de la fecha de
vencimiento?

7 Se le presenta el efecto de cobro en
varias oportunidades?

8 Cancela las cuotas por las oficinas?

9
En caso de ser afirmativa la pregunta
anterior, por qu cancela por las
oficinas?
- Se le es ms fcil
- No visita el cobrador al vencimiento
- Otros

Item
N
Valoracin de Riesgo SI NO
10 Cul cree usted que es la causa de atraso
al momento de pago de un giro?
- La situacin econmica del pas
- Prdida del poder adquisitivo

11 Cree que la inexistencia de una cobranza
efectiva constituye un elemento de riesgo
para la organizacin?

BI BLI OTECA

Item
N
Valoracin de Riesgo SI NO
12 Considera usted que al no ser peridicas
las visitas del cobrador corre riesgo la
empresa?

Item
N
Informacin y Comunicacin SI NO
13 Recibe mensualmente estados de cuenta
de su saldo?

14 Se le deja una notificacin de cobro en
caso de estar ausente en su hogar u
oficina.

15 Se le informa mediante material
propagandstico de nuevos planes de la
empresa?

BI BLI OTECA

ESTRATO B
Item N Items
1 Existe rotacin del personal encargado del Departamento de Cobranza?
2 Cree usted que el nmero actual de cobradores es suficiente para mantener la
cobranza al da?
3 A los cobradores se les da incentivos de cobro?
4 Se le fija algn lmite para otorgar crditos?
5 Qu requisitos exige la empresa para otorgar el crdito?
- Registro de comercio
- Fotocopia cdula de identidad
- Estados financieros
- Fotocopia RIF
- Contrato de financiamiento firmado
- Referencias Bancarias
- Referencias Comerciales
- Recurso Legal
- Otros
- Ninguno de los anteriores
Item N Items
6 Son planificadas las tareas en el rea de cobranza?
7 Se emplean todas las tareas planificadas de manera eficiente?
8 Se establecen prioridades para la cobranza de acuerdo al monto de la cuota?
9 Conoce la existencia de manuales de Normas y Procedimientos de cobranza?
10 Existen polticas de cobranza?
11 De ser afirmativa la pregunta, Se cumplen a cabalidad dichas polticas?
12 Al momento de que el cliente hace la solicitud de financiamiento, se lleva un
formato de solicitud?
13 El cliente firma giros al momento del contrato de financiamiento?
14 Existe un departamento de caja y otro de cobranza en la empresa?

BI BLI OTECA

Item N Items
15 El sistema de computacin utilizado presenta problemas constantes que
dificulte el trabajo?
16 Cree que los cambios econmicos pueden tener un impacto sobre la solicitud
de crditos por parte de la poblacin en general?
17 Se guardan los elementos por cobrar (giros firmados) en un lugar seguro, bajo
llave y al cuidado de la persona que no maneja caja ni los registros de
documentos por cobrar?
18 Existen manuales de polticas y procedimientos de cobranza?
19 Se preparan regularmente relaciones de saldos de los auxiliares de cuenta por
cobrar?
20 Se concilian estas cuentas de control del mayor general por un empleado que
no sea el de las cuentas por cobrar?
21 Son analizados peridicamente los saldos de las cuentas por cobrar, segn su
antigedad?
22 Con respecto a la pregunta anterior, son revisadas por un funcionario de la
compaa que: tenga acceso directo a los cheques o al efectivo. Participa en la
aprobacin de crditos?
Item N Items
23 Como empleado, Se siente cierta presin para tomar decisiones rpidas al
momento de otorgarlos crditos?
24 Existen canales de comunicacin para informar a sus supervisores cualquier
problema de cobranza?
25 Si es afirmativo, les son atendidos a tiempo los problemas comunicados?
26 Son confiables los reportes que arroja el sistema de computacin al
compararlos con la realidad?

BI BLI OTECA

ESTRATO C
Item
N
Crdito y Cobranza SI NO
1 Existen manuales de polticas y
procedimientos de crdito y cobranza?

2 Son atendidos a tiempo los problemas de
cobranza presentados al otorgar crditos
personal subordinado?

3 Existe un lmite para otorgar crditos por
la empresa?

4 Se preparan regularmente relaciones de
saldos de los auxiliares de las cuentas por
cobrar?

5 Se concilian estas cuentas de control de
mayor general por un empleado que no
sea el de la cuenta por cobrar?

6 Son analizados peridicamente los
saldos de las cuentas por cobrar segn su
actividad?

7 Con respecto a la pregunta anterior, son
revisadas por un funcionario de la
empresa que:

- Tiene acceso directo a los cheques o al
funcionamiento de la organizacin

- Participe en la aprobacin de crditos
8 Existe provisin para las cuentas de
cobro dudoso?

BI BLI OTECA

ANEXO B

MATRIZ DE VALIDACIN JUICIO DE
EXPERTO

BI BLI OTECA


Revisin y Validacin del Instrumento Diseado

Apellidos y Nombres: _______________________________________
Ttulo que posee: _______________________________________
Especialidad: _______________________________________
Lugar de trabajo: _______________________________________
Cargo que desempea: _____________________________________
Instrucciones
Se le presenta el siguiente instrumento con una serie de temes con
los cuales sern marcados con una X dentro del cuadro:

SI NO, si el tem rene o no las caractersticas de aplicacin
para el estudio propuesto y las observaciones que a bien tenga realizar al
respecto.

BI BLI OTECA

ESTRATO A: PLANILLA DE VALIDACIN
Congruencia Claridad Tendenciosidad
N de Items SI NO SI NO SI NO Observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

BI BLI OTECA



Ttulo que posee: _______________________________________
Especialidad: _______________________________________
Lugar de trabajo: _______________________________________
Instrucciones

respecto.

BI BLI OTECA

ESTRATO B: PLANILLA DE VALIDACIN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

BI BLI OTECA


18

19

20

21

22

23

24

25

26

BI BLI OTECA



Ttulo que posee: _______________________________________
Especialidad: _______________________________________
Lugar de trabajo: _______________________________________
Instrucciones

respecto.

BI BLI OTECA

ESTRATO C: PLANILLA DE VALIDACIN

1

2

3

4

5

6

7

8

BI BLI OTECA

ANEXO C
GU A DE OBSERVACI N

BI BLI OTECA

GUA DE OBSERVACIN
NO PARTICIPANTE
UNIDAD:
PROCESO O ACTIVIDAD OBSERVADA:

FECHA.
ASPECTO OBSERVADO RESULTADOS

BI BLI OTECA

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