2010 - 2014

SAT: SERVICIO DE ADMINISTRCION TRIBUTARIA DE LIMA PLAN ESTRATGICO

NDICE 1. MARCO TEORICO 2. VISIN 3. MISIN 4. CULTURA SAT 5. VALORES 5. LINEAMIENTOS GENERALES 5.1 DE LA SOLICITUD DE DOCUMENTOS

5.1.1 Usuario Interno: a) La solicitud de documentos podr realizarla todo el personal de la institucin, siempre y cuando se trate de documentacin enmarcada dentro del cumplimiento de sus funciones. b) La solicitud se realizara por correo electrnico al buzn Unidad de Archivo o por memorndum. c) En la solicitud se deber especificar el motivo de la misma e indicar el tipo de atencin: - Prstamo del documento original, para consulta - Transferencia del documento original , que pasara a formar parte de otra serie. - Copia Certificada - Copia Simple - Imagen escaneada - Consulta en sala. d) Los datos de los documentos solicitados deben estar debidamente detallados segn la serie o sub serie documental, yal como se describe en los Anexos N 1 y N2 Tablas para solicitud de documentos . 5.1.2 Usuario Externo: a) Las personas naturales o jurdicas solicitaran documentos a travs de la Unidad de Mesa de Partes. Debern consignar los datos necesarios; segn el tipo de documento a solicitar, en el formato de Solicitud de Copia de Documento. b) Las entidades pblicas (Poder Judicial, Ministerio Publico, Polica Nacional del Per, etc.) realizaran la solicitud a travs de un oficio presentado a la Unidad de Mesa de Partes. 5.2 DE LA DERIVACION DE LAS SOLICITUDES DE DOCUMENTOS Las solicitudes de documentos realizadas por las personas naturales o jurdicas bajo sus diversas formas, sern recibidas y atendidas por la Unidad de Archivo, a excepcin de os documentos coactivos y documentos de deuda sealados en los siguientes puntos: a) Las solicitudes de los siguientes documentos coactivos sern derivadas de la Unidad de Mesa de Partes a la Divisin de Cobranzas Tributarias, segn corresponda para su atencin: Expedientes Coactivos (Tributarios y No Tributarios) Resoluciones de Media Cautelar Resoluciones de ejecucin coactivas no tributarias b) Las solicitudes de los siguientes documentos de deuda sern atendidas por la Divisin de Control de Deuda

5.3

Resolucin de Ejecucin Coactiva Tributarias Resolucin de Determinacin y Ordenes de Pago (Valores) Resolucin de Sancin Constancia de Imputacin de Responsabilidad DE LA ATENCION DE DOCUMENTOS

5.3.1 Usuario Interno a) Una vez que el solicitante enva su pedido al Buzn Unidad de Archivo , el personal a cargo del Servicio realizara la bsqueda del documento solicitado en los repositorios de la Unidad de Archivo, en la base de Pedidos, en la Base de Transferencia (Excel) y/o inventarios fsicos. b) Una vez ubicado el documento, se proceder a sacar una copia, escanear o preparar el documento para ser presentado o transferido. Una imagen escaneada podr reemplazar una copia simple, previa coordinacin con el solicitante. c) Para el caso de la atencin de solicitudes de prstamo de documentos originales, podrn estar en poder de los solicitantes por un periodo de quince (15) das hbiles. d) Se entender como transferencia, cuando el documento es solicitado para ser incluido dentro de otra serie documental o expediente compuesto. e) Sera responsabilidad del solicitante salvaguardar la documentacin mientras se encuentre dentro de su Unidad Orgnica. f) El tiempo considerado para la atencin de solicitudes de documentos depender de la cantidad de pedidos y el volumen de documentacin solicitada. g) Cuando la Unidad de Archivo no posea la documentacin solicitada por estar prestada, transferida o no remitida, informara sobre ello al solicitante va correo electrnico o memorndum (segn el medio como realizo la solicitud);sobre la unidad y el responsable que tenga el documento. 5.3.2 Usuario Externo a) Las solicitudes de documentos de personas naturales y entidades externas, se atendern exclusivamente mediante copias certificadas. En caso sta ultima solicite original del documento bajo Mandato Judicial o responsabilidad funcional, se enviar lo solicitado, previa coordinacin con la Oficina de Secretaria General. b) Si las entidades externas, como el caso de la Polica Nacional, requieren realizar pericias grafotecnica, a los documentos ubicados en archivo, se coordinara con los peritos designados por dicha entidad, a fin de determinar el da y la hora en que se llevara a cabo dicho peritaje dentro de las instalaciones de archivo, de modo de evitar que dicha documentacin salga de las instalaciones de nuestra institucin .

c) Cuando se preste un documento original a una entidad externa, se proceder a sacarle copia, la cual deber ser fedateada y adjuntada al cargo del oficio de respuesta. Dicha copia fedateada reemplazar al documento original mientras est se encuentre en calidad de prstamo. d) El plazo mximo considerado para la atencin de solicitudes de documentos de usuarios externos es de siete (07) das hbiles. e) La Unidad de Archivo solicitar a las diferentes unidades orgnicas los documentos requeridos, habiendo verificado previamente, que no se encuentre n en la Unidad de Archivo. f) Cuando la Unidad de Archivo no posea el documento solicitado, se comunicar mediante carta u oficio emitido por la Oficina de Secretaria General sobre la ubicacin del documento solo en caso se haya transferido a otra entidad. 5.4 DE LOS DOCUMENTOS NO UBICADOS a) Un documento ser calificado como no ubicado si se cumple las siguientes condiciones: No se ha encontrado fsicamente en los ambientes de la Unidad de Archivo. No existen registros del documento en la base de datos de prstamo de documentos. No se ha encontrado registros del documento en la base de datos de trasferencias, es decir, no hay evidencia de que haya sido transferido el documento a la Unidad de Archivo. No se ha encontrado el documento en la unidad orgnica generadora

b) Una vez determinada la no ubicacin de un documento, la Unidad de Archivo deber responder al solicitante interno o externo del siguiente modo: Si se trata de una entidad, responder mediante oficio indicando la no ubicacin del documento. Si se trata de un usuario externo, responder mediante carta, comunicando la no ubicacin del documento. Si se trata de un usuario interno, responder mediante memorando o correo electrnico (segn como se haya solicitado), indicando la no ubicacin del documento.

c) Al final de cada trimestre, el responsable de la Unidad de Archivo, emitir un informe dirigido a la Oficina de Secretaria General, indicando la relacin de documentos no ubicados durante el trimestre.

d) La Oficina de Secretaria General remitir va memorando el informe emitido por la Unidad de Archivo, a la Gerencia de Recursos Humanos y la Gerencia de Asuntos Legales. e) La Gerencia de Recursos Humanos, deber iniciar las acciones que correspondan, a fin de investigar los hechos y determinar el tipo de sancin correspondiente de acuerdo con el artculo 43 del Reglamento Interno de Trabajo. f) La Gerencia de Asuntos Legales, a travs de la Divisin Jurdica, de acuerdo con el informe remitido por la Unidad de Archivo, en el que se explica el detalle de los documentos no ubicados, evaluara en cada caso la posibilidad de iniciar las acciones legales correspondientes. 5.5 DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS a) Los datos de la documentacin solicitada y el tipo de servicio brindado, se registran en la base de atencin de pedidos (Excel) cuya copia de seguridad ser guardada en el File Server. b) Realizada la bsqueda y obtenido el documento, se imprimir una Constancia de Atencin de Servicio, donde se consignar los datos del documento solicitado. Este formato deber ser firmado por el personal responsable de la atencin, el jefe y/o coordinador de los archivos segn sea el caso y el usuario solicitante, quien deber colocar su nombre, fecha y hora en que recibi el documento. c) En el caso de las solicitudes de documentos realizadas por las personas naturales o entidades externas, el personal a cargo del servicio, proceder a dar por atendido en el Sistema de Gestin Documentaria (SGD; detallando la fecha y numero de constancia de atencin o adjuntando el proyecto de carta u oficio de respuesta segn sea el caso. d) La Unidad de Archivo reportara trimestralmente, de ser solicitado por la Oficina de Secretaria General, los resultados de la atencin de solicitudes de documentos , indicando principalmente: 5.6 Documentos ms solicitados Cantidad de atenciones por unidad orgnica Cantidad de documentos prestados y pendientes de devolucin Tiempos de atencin de solicitudes de documentos Porcentaje de solicitudes pendientes de atencin Grado de satisfaccin del cliente interno y externo(encuestas)

DEL RETORNO DE DOCUMENTOS

6. OBJETIVOS ESTRATEGICOS 6 .1. Objetivos Estratgicos actuales 6.2. Objetivos Estratgicos propuestos 7. MANUAL DE FUNCIONES: 7.1. Secretaria General 7.1.1. Objetivos del Cargo 7.1.2. Funciones Especficas 7.1.3. Personal Asignado 7.2. Especialista de Archivo 7.2.1. Objetivos del Cargo 7.2.2. Funciones Especficas 7.2.3. Personal Asignado 7.3. Tcnico de Archivo 7.3.1. Objetivos del Cargo 7.3.2. Funciones Especficas 8. PROCESOS 9. RECOMENDACIONES 10. CONCLUSIONES 11. ANEXOS

ANEXO 1 ANEXO 1 ANEXO 2 ANEXO 3 ANEXO 4 ANEXO 5 ANEXO 6 ANEXO 7

ORGANIGRAMA DEL SAT PROCESO DEL PLAN ESTRATGICO SAT CUADRO DE OBJETIVOS ESTRATGICOS CUADRO DE OBJETIVOS Y TAREAS DE ARCHIVO FLUJOGRAMA CUADRO DEL MAPA ESTRATEGICO CUADRO DE PROCESO DE GESTION DE ARCHIVO CUADRO DE CARACTERIZACION DE ACTIVIDADES

MARCO TEORICO

1. QUIENES SOMOS? El Servicio de Administracin Tributaria de Lima SAT fue creado mediante los Edictos N. 225 y N. 227 publicados el 16 de abril y 17 de mayo de 1996 como un organismo pblico descentralizado de la Municipalidad Metropolitana de Lima con autonoma administrativa, econmica, presupuestaria y financiera que tiene por finalidad organizar y ejecutar la administracin, fiscalizacin y recaudacin de todos los conceptos tributarios y no tributarios de la municipalidad. 2. MISION: Somos una institucin que facilita al ciudadano el cumplimiento de sus obligaciones con transparencia y buenas prcticas en gestin pblica y con un equipo humano altamente comprometido.

3. VISION: Ser una institucin lder a nivel internacional en gestin pblica a partir de la excelenci a de sus servicios al ciudadano. 4. CULTURA SAT: Orientacin al ciudadano: es nuestro principal eje impulsor de las acciones que realizamos. Nos orientamos a innovar: Somos un equipo de profesionales con experiencia y formacin de alta nivel que nos orientamos a mejorar permanentemente. Trabajamos en equipo: Todos somos responsables de nuestras actitudes para contribuir al buen funcionamiento del equipo. Comunicacin: Promovemos no solo hablar bien sino tambin saber escuchar. Hacia los resultados: Hacemos que da a da sea un habito obtener resultados de nuestra gestin.

5. VALORES: Confianza: Generamos un ambiente basado en la igualdad de los ciudadanos y la administracin. Honestidad: Actuamos respetando los principios de verdad y justicia. Equidad: Difundimos la igualdad en las acciones para avanzar en una sociedad ms justa. Compromiso: Nos esforzamos par cumplir nuestras promesas con el ciudadano. 6. OBJETIVOS ESTRATEGICOS: 6.1. OBJETIVOS ESTRATEGICOS ACTUALES Incrementar el nivel de cumplimiento de pago voluntario Incrementar la satisfaccin del ciudadano respecto de los servicios del SAT Mejorar el clima laboral Se agrega un objetivo estratgico que permitir evaluar la eficiencia de los procesos del soporte interno del SAT. 6.2. OBJETIVOS ESTRATEGICOS PROPUESTOS Incrementar la efectividad de la recaudacin Incrementar el nivel de satisfaccin de nuestros clientes respecto de la atencin y de los dems servicios del SAT.

Mejorar el Clima Laboral Mejorar la Gestin de Soporte SAT

1. ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA OFICINA DE SECRETARIA GENERAL Jefe de Oficina de Secretaria

Tcnico Administrativo

Especialista de Mesa de Partes

Especialista de Prensa

Especialista de Archivo

Anlisis de Cumplimiento Tcnico de Mesa Tcnico de

7. FUNCIONES DEL SECRETARIO GENERAL 7.1.1. OBJETIVOS DEL CARGO: Conducir las actividades de la oficina de Secretaria General, desarrollando el proceso de organizacin y control de la documentacin y del sistema de archivo del SAT, asimismo dirigir, coordinar las actividades de comunicacin institucionales con los diferentes medios de prensa. 7.1.2. PERSONAL ASIGNADO: Especialista de Prensa Especialista de Archivo Especialista de Mesa de Partes Analista de cumplimiento Tcnico de Archivo Tcnico de Mesa de Partes 7.1.3. FUNCIONES ESPECFICAS: a) Formular el plan operativo y el plan de accin para la oficina. b) Revisar peridicamente y analizar los resultados de su gestin. c) Administrar el presupuesto de la Oficina.

d) Velar por el cumplimiento de la normatividad externa e interna en el mbito de su competencia. e) Coordinar, Organizar y conducir las actividades de prensa tendentes a brindar una informacin esclarecedora y veraz de la Entidad. f) Apoyar a la alta Direccin en su poltica de establecer y mantener un efectivo sistema de comunicacin a la opinin pblica. g) Organizar el Protocolo Institucional. h) Coordinar y liderar la elaboracin de la memoria institucional. i) Organizar y supervisar las actividades de trmite documentario de la Entidad, as como velar por cumplimiento de las disposiciones vigentes en la materia. j) Administrar el acervo documentario de la Jefatura. k) Supervisar la custodia de la documentacin operativa, administrativa y audiovisual generada por la Entidad, que ha sido transferida la unidad de Archivo. l) Proponer la designacin de los fedatarios de la Entidad, evaluar y supervisar el control de su desempeo. m) Supervisar las acciones atencin y pedidos de informacin en el marco de la ley de transparencia de la informacin pblica. n) Supervisar el proceso de elaboracin y ejecucin de convenios de intercambio y/o cooperacin con otras entidades. o) Revisar la documentacin al ser emitida por el Jefe del SAT, a fin de velar que se cumpla con los requisitos para su emisin p) Supervisar las labores de administracin del canal del circuito cerrado. q) Realizar la difusin de las normas emitidas por el jefe del SAT, a las unidades orgnicas correspondientes. r) Realizar otras actividades realizadas a su mbito de accin, que le sean encomendadas por el jefe del SAT.

UNIDAD FUNCIONAL DE ARCHIVO

OBJETIVO FUNCIONAL Organizar y preservar la documentacin que es derivada de las diferentes unidades orgnicas y atender las solicitudes de documentos.

COMPOSICION La unidad funcional est a cargo del Especialista de Archivo, y est por los siguientes cargos:

Especialista de Archivo Tcnico de Archivo

7.2.

FUNCIONES DE ESPECIALISTA DE ARCHIVO

7.2.1. OBJETIVOS DEL CARGO: Planificar y dirigir las actividades para asegurar la organizacin y custodia de la documentacin que es derivada a la unidad funcional a su cargo y garantizar un optimo servicio de atencin de solicitudes de documentos. 7.2.2. FUNCIONES ESPECFICAS: a) Elaborar el Plan Anual de Trabajo para la administracin, organizacin y servicios archivsticos, presentarlo al Archivo General de la Nacin y velar por su cumplimiento. b) Velar por que se cumpla con las normas archivistas establecidas por el ente rector de los archivos pblicos. c) Supervisar el ingreso o transferencias de la documentacin de los diferentes rganos de la Entidad a la Unidad de Archivo. d) Hacer seguimiento a la atencin de solicitudes de documentos. e) Coordinar las actividades de los Tcnicos de Archivo. f) Proponer la actualizacin de la tabla de Retencin de documento. g) Velar por la seguridad, organizacin y conservacin de la documentacin en custodia. h) Velar por la seguridad de la informacin documental de la entidad, que ha sido derivada a la unidad de Archivo. i) Proponer los documentos a eliminar j) Realizar otras actividades, relacionadas a su mbito de accin, que le sean encomendados por el Jefe de Oficina de Secretaria General.

7.3.

FUNCIONES DEL TECNICO DE ARCHIVO

7.2.1. OBJETIVOS DEL CARGO: Organizar y conservar la documentacin del archivo y atender las solicitudes de documentos. 7.2.2. FUNCIONES ESPECFICAS: a) Recibir la documentacin que es transferida a la Unidad de Archivo.

b) Organizar la documentacin transferida al archivo de acuerdo a las normas archivsticas. c) Realizar inventarios de las series documentales designadas y mantener un registro. d) Atender las solicitudes de pedidos de documentos, realizados por las diferentes unidades orgnicas del SAT. e) Apoyar en la seleccin de documentos a eliminar. f) Realizar otras actividades, relacionadas a su mbito de accin, que le sean encomendadas por el jefe de Oficina de Secretaria General.

RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES ANEXOS

PROCESO DE GESTIN DE ARCHIVO

Satisfaccin del Cliente Interno del Cliente Interno
Orientacin al Ciudadano Registro de DDJJ y Solicitudes Registro y Atencin de Reclamos

Atencin de Solicitudes de Documentos

Organizacin de Documentos Conservacin de Documentos Entrega de documentos o Imgenes

Bsqueda de Informacin

Atencin

Organizacin y Conservacin de Documentos

Soporte Tecnolgico Soporte Logstico Soporte Financiero

Correo Electrnico

Ambientes de conservacin de documentos Estanteras Metlicas

Computadoras Escner

tiles de Oficina