T.C.

ANADOLU NVERSTES YAYINI NO: 2965 AIKRETM FAKLTES YAYINI NO: 1920

TOPLANTI VE SUNU TEKNKLER

Yazarlar r.Gr. Orkun EN (nite 1-4) Do.Dr. Hasan ALIKAN (nite 5, 6)

Editr Yrd.Do.Dr. Ahmet Atilla DOAN

ANADOLU NVERSTES

Bu kitabn basm, yaym ve sat haklar Anadolu niversitesine aittir. Uzaktan retim tekniine uygun olarak hazrlanan bu kitabn btn haklar sakldr. lgili kurulutan izin almadan kitabn tm ya da blmleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayt veya baka ekillerde oaltlamaz, baslamaz ve datlamaz. Copyright 2013 by Anadolu University All rights reserved No part of this book may be reproduced or stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means mechanical, electronic, photocopy, magnetic tape or otherwise, without permission in writing from the University.

UZAKTAN RETM TASARIM BRM Genel Koordinatr Do.Dr. Mjgan Bozkaya Genel Koordinatr Yardmcs Do.Dr. Hasan alkan retim Tasarmclar Yrd.Do.Dr. Seil Banar r.Gr.Dr. Mediha Tezcan Grafik Tasarm Ynetmenleri Prof. Tevfik Fikret Uar r.Gr. Cemalettin Yldz r.Gr. Nilgn Salur Kitap Koordinasyon Birimi Uzm. Nermin zgr Kapak Dzeni Prof. Tevfik Fikret Uar r.Gr. Cemalettin Yldz Grafiker Glah Karabulut

Dizgi Akretim Fakltesi Dizgi Ekibi

Toplant ve Sunu Teknikleri

ISBN 978-975-06-1627-3
1. Bask

Bu kitap ANADOLU NVERSTES Web-Ofset Tesislerinde 20.000 adet baslmtr. ESKEHR, Ocak 2013

ii

indekiler
nsz .... iv

1. Toplantlara Kavramsal Yaklam 2. Toplant Trleri 3. Toplant Ynetimi 4. Toplantlardaki Grev ve Sorumluluklar 5. Etkili Sunular ve zellikleri:Hazrlk Aamas 6. Sunu eriinin ve Grsellerin Dzenlenmesi . . .. . .

2 28 60 88 116 148

iii

nsz
Sevgili renciler, Baz sektrlerde alma hayat toplantlar zerine kuruludur denilebilir. zellikle yneticiler iin gnlk alma sresinin bir blm eitli toplantlara katlmakla gemektedir. Yneticiler ve ynetim kademesine yakn alanlarn mesaisi; toplant ncesi alma, toplantya katlma ve toplant sonras alma olarak e ayrlabilir. Yaplan aratrmalar karar alma srelerine ynelik alan kadrolarn daha ok toplantya katldn gstermektedir. Toplantlar; bilgi almak, bilgi vermek, sorun zmek, karar almak, eitmek, koordine etmek, farkl grleri renmek veya benzeri birok amala dzenlenir. Birok trleri vardr. Ancak tmnn ortak zellii iletiim ortamlar olmasdr. Yneticiler bu iletiim ortamlarn iyi ynetebildikleri takdirde baarl olacaklarn iyi bilirler. Bu nedenle etkin ve verimli toplant iin baz temel ilkelere dikkat etmek gereklidir. Toplant ve Sunu Teknikleri ders kitabnda yer alan teorik bilgiler, yneticilerin, ynetici asistanlarnn ve konuyla ilgili dier elemanlarn yararlanabilecei biimde ele alnm ve rneklenmitir. Bylece konu ve yntemler uygulamaya dnk ve alanla ilgili herkese daha yararl hale getirilmitir. Her nitenin sonuna, hemen her gn ynetici asistanlarnn veya toplant dzenleyicilerinin karlaabilecei problem rnekleri konularak bunlar analiz etme, eletirme olana yaratlmtr. Kitap alt niteden olumaktadr. Birinci, ikinci ve nc nitede toplantlara kavramsal yaklamlar, toplant trleri ve toplant ynetimi konular ele alnmtr. Drdnc nitede toplantlardaki grev sorumluluklar ayrntl olarak incelenmitir. Beinci nitede ise etkili konuma incelenmitir. Son nitede ise bilginin grsel sunumuna deinilerek etkili bir sunum iin kullanlacak grsellerde dikkat edilecek hususlara yer verilmitir. Sevgili renciler, nitelerin sonunda yer alan Kendimizi Snayalm adl blm nite iinde anlatlan konulara ilikin oktan semeli bir snavdr. Ltfen bu sorulara cevap vermeye aln ve yanl cevapladnz her soru iin nitenin ilgili ksmn yeniden okuyun. Bu sizin konuyu daha iyi anlamanza yardmc olacaktr. niteleri alrken karlaacanz ynlendirmelerin de incelenmesi ve gereinin yerine getirilmesi, konunun pekitirilmesi ynnden yararl olacaktr. Bylelikle rendikleriniz kalc olacaktr. Bu yaynn hazrlanmasnda emei geen herkese, zellikle de alan uzman, Yrd.Do.Dr. Nuran ztrk Bapnara teekkrlerimi sunarm. Bu kitabn yneticiler ve ynetim kademesine yakn alanlar bata olmak zere; kariyerine g katmak isteyen herkesin toplant ynetimi ve sunumuna katkda bulunmasn dilerim.

Editr Yrd.Do.Dr. Ahmet Atilla DOAN

iv

1
Amalarmz
Toplant Grup Takm Ama

Bu niteyi tamamladktan sonra; Toplant kavram ve tanmn aklayabilecek, Toplantlarn amalarn sralayabilecek, Toplant srecini aklayabilecek, Toplantlar nasl denetlenebileceini aklayabilecek, Toplant kltr kavramn aklayabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz.

Anahtar Kavramlar
Toplant Kltr Denetleme Toplant Sreci

indekiler
Giri Toplant Kavram ve Tanm Toplantlarn Amalar Toplant Sreci Toplant Denetimi Toplant Kltr Ek-1:Dzen Kurallar Ek-2:Toplant Tutanaklar

Toplantlara Kavramsal Yaklam

GR
Katlmclarn bilgi sahibi olmalar, dnce ve nerilerin ortaya konmas ve yeler arasnda birlik ve beraberlii tevik etmek gibi nedenlerle toplantlar dzenlenmektedir. Toplantlar insanlarn bir araya gelerek belirli konularda grmelerine olanak tanmaktadr. Toplantlar ayrca; insanlar arasnda iletiim salamak, yaratc fikirler retmek, dolayl eitim yapmak gibi amalar iin nemli bir konumda bulunmaktadr. Toplant ya da konferans planlandnda hazrlklar informal bir biimde yneticilerin brolarnda ve ynetici asistanlar tarafndan yrtlebilmektedir. Ya da ynetim personelinin almalarnn byk bir ksmn oluturacak ekilde bu i iin rgtlenmi bir birimde de gerekletirilebilmektedir. Ayrca belirli bir cret karlnda arac grevi stlenerek profesyonel toplant dzenleyicilerinden de destek alnabilmektedir. Mevcut rgt yaplarnda faaliyetlerin baarl bir ekilde gerekletirilebilmesi iin ynetim uygulamalarnn etkili bir biimde uygulanmas rgtlerin ncelikli amalar arasnda yer almaktadr. Bu amalara ulama yolunda yneticinin ynetsel yetenei ve ayn zamanda toplantlar verimli bir biimde ynetebilme becerisi nem tamaktadr. Yneticilerin toplantlar ynetebilme becerisi, toplantlarn geliimini etkileyen faktrlerin bilinmesiyle daha da verimli bir hal alacaktr. Bu faktrler: Proje merkezli almalar, apraz faaliyet gsteren ekipler (rgt iinde yer alan farkl birimlerin i birlii ve koordinasyonu), Kendi kendilerini yneten ekipler, nemli mteriler ile yaplan ortaklklar, Pazar ilikileri, Kaynak yaratm faaliyetleri, ve d balantlar, ve d danmanlklar, rgtlerin kendi ilerindeki youn ilikiler, rgtlerin bymesi ve toplant gereksinimi duymalar, Uluslararas ve ulusal resmi, yar resmi rgtlerin ve ok uluslu irket saysndaki art ve bunlarn toplant yama gereksinimi duymalar, Bilimsel, teknolojik ve mesleki uzmanlklarn ve bilgilerin gelimesi ve bu alanlarda bilgi alverii gereinin domas, Yeni rnlerin tantlmas amacyla yaplan sergi ve fuar etkinlikleri yannda toplantlarn dzenlenmesi,
3

Sektrel ilikilerin gelimesi, Toplant organizatrlnn bir meslek olarak gelimesi, Toplantlarn, turlarla birletirilerek turistik bir olgu durumuna getirilmesi, Turizm iletmelerinin toplant pazarna ilikin almalar ve Toplant teknolojilerinin gelimesi biiminde sralanabilmektedir.

TOPLANTI KAVRAMI VE TANIMI

Toplant; yneticilerin ortak problemleri zmlemek amacyla bir araya gelip belirli konular zerinde tartmalar sreci, bir gndem zerinde grmek amacyla ilgililerin katlmasyla gerekletirilen birleim olarak ifade edilmektedir. TDK szlnde ise toplant; birden ok kimsenin belirli amalarla bir araya gelmesi, itima; bir meclisin bir yl iindeki birleimlerinin her biri; toplanma, bir araya gelme biiminde tanmlanmaktadr. Toplantlar insanlarn iletiimlerini saladklar ortak yntemlerden biri olmakla birlikte bir gndem zerinde grmek amacyla ilgililerin katlmalaryla yaplmaktadr. Toplantlar, insanlarn belli bir zaman ve yerde bilgi alverii yapmak ya da bir karara varabilmek iin nceden belirlenmi biimde bir araya gelmeleri ve kolektif dnce retme teknii olarak ifade edilmektedir. Literatrde yer alan eitli toplant tanmlar ise; Birden ok kiinin bir sorun, olay veya olgu zerinde grme yapmak amacyla bir araya gelmeleri, zel bir i konusunda grmek zere iki ya da daha fazla kiinin bir araya gelmesi, Bir grup insann belirlenmi bir konuyu, bir bakann yneticiliinde tartmak zere bir araya gelmeleri, veya daha fazla kiinin bir araya gelerek yz yze bir alma iine girmeleri, Birden ok kimsenin belli bir amala bir araya gelmesi, toplanmas, Bir gndeme balanm, gndemde buluunan konular grmek iin ilgililerin katlmyla yaplan birleim olarak ifade edilmektedir.

Toplant genel anlamda ifade edilmek istenirse; sorular cevaplandrmak, sorunlar ortaya karmak, zmek, anlamaya varmak, personeli aydnlatmak vb. amalarla bir kiinin bakanlnda ya da birden ok kiinin yz yze gelerek oluturduklar iletiim ortam ve bu ortamda gerekletirilen faaliyetler olarak tanmlanr. letiim ortam kavram gemiken unu da belirtmek gerekir ki gnmzde yzyze gelme teknoloji aracl ile de gerekletirilmekte, telekonferans teknolojisi ile farkl mekanlardaki kiiler online iletiim olanaklaryla bulunduklar mekanlardan ayrlmadan yzyze grme, toplanma frsat bulabilmektedirler.

hayatnn verimli, dzenli, sistemli olmas ve birlikte almann temini iin toplantlar yaplmaktadr. Toplantlar insanlar tarafndan ynetilir, toplantlara insanlar katlr ve sonu olarak insanlar iin toplantlar yaplr. hayatnn verimli, dzenli, sistemli olmas ve birlikte almann salanmas iin toplantlar yaplmaktadr. Fakat toplant kavram konusunda yaplan en sk hatalardan biri toplant yaplmasnn gerekten gerekli olup olmadna verilen kararn doruluu konusundadr. Sadece nceden planland iin yaplan toplantlarn zaman kaybndan baka bir anlam olmamaktadr. Toplantlarn yaplmasnn gerekli olduu durumlar: Belli bir konunun aydnlatlmas ihtiyacnn olmas, Ekiple paylalacak dncelerin olmas,
4

Gruptan bilgi almak istendiinde, Bir soruna zm yolu aramak veya bir konuda karar vermenin gerekli olduu durumlarda, Motive etmek, geri bildirim salamak, ikna etmek, eitmek ve gelitirmek, staty glendirmek istendiinde ve alanlardan toplant yaplmas ynnde bir istek geldiinde toplantlar gerekletirilmelidir.

letiim Arac Olarak Toplantlar

Toplant ve konferans gibi karlkl iletiimin bulunduu ortamlarda katlmclar yz ifadelerini deitirmekte, dncelere dalmakta veya glmsemektedirler. Gzlenilen bu davranlara gre de davranlara yn verilir ve olumlu ya da olumsuz tepkiler gsterilebilmektedir. Toplantlarda iletiimsizlik mmkn olmamakla birlikte toplantlardaki her katlmc szle veya beden diliyle dierlerine mesaj ulatrmaktadr. Bu ulatrlan mesajlar dorultusunda ise davranlar belirlenmektedir. Baarl bir iletiim iin davranlardaki karmakln kontrol altna alnmas gerekmektedir. rnek olarak toplantlardaki iletiimlerde bireyler aras verilen tepkiler, alnan veya alglanan yantlar farkl ipularnn gzlemlenmesi ile anlam kazanmaktadr. Beden dili, tutum ve davranlar, kullanlan kelimeler, ifadeler ve ses tonu bahsi geen ipularna rnek olarak gsterilebilir. letiim arac olarak toplantlar toplant fonksiyonlar dahilinde verimli bir dzeye ulaabilmektedir. Hzl karar verme: Gelecek hakkndaki grlerin neredeyse tamam, deiim srelerinin gitgide hzlandna ve bununla baa kabilmek iin baz gereksinimleirn ortaya kacana iaret etmektedir. Bu nedenle karar verme ilevi eskiye oranla daha fazla ilerlik kazanmak zorundadr. Bir rgtn bnyesinde alanlarn tmn etkileyebilecek konularda sz sahibi kiilerin biraraya gelip sorunlar tartmalar ve zme kavutumalar iin toplantlarn nemli bir ara olduu kesindir. Bilginin yaylmas: Yazl notlar halinde datld zaman pek ak ya da ilgi ekici olmadndan gz ard edilen baz bilgiler, toplant araclyla gerekli kiilere etkili bir biimde aktarlabilmektedir. Toplantlarn biimi iki ynl iletiimin gereklemesine olanak vermektedir. alanlarn toplantlara katlm ne kadar artarsa, kendilerine sunulan bilgi ve fikirlere o kadar ok sahip karlar. sel deiiklikler: eitli sorunlar ya da kendilerini dorudan etkileyen uzun vadeli planlar konusunda kendilerine danlmadn hisseden alanlar, altklar rgtte yaanacak deiiklikleri benimseme ve uygulama konusunda isteksiz olabilirler. Yeni bir politika izlemek ya da ynn deitirmek isteyen rgtler alanlar olabildiince sk bir araya getirmelidir. Yeni politikalar ve sreler zerinde grmek, deiim gereksinimlerinin ve deiim iin gereken uygulamalarn daha kolayca ortaya kmasn salamaktadr. Bu nedenle isel deiiklikler konusunda toplantlar dzenleyerek alanlar iin iine katmak onlar karanlkta brakmak politikasna gre ok daha baarl olacaktr. Dsal deiiklikler: ou rgt iin da dnk alma ortamlarnda ylesine hzl bir deiim yaanmaktadr ki rgt bnyesinde alanlar arasnda bilgi alverii byk nem kazanmtr. rnek olarak; rakip firmalar, ekonominin genel durumu, rnler hakknda basna yaplacak aklamalar gibi konular alanlar tarafndan renilmelidir. Her gn mterilerle yzyze gelen sat elemanlar, piyasann deien taleplerini st dzey yneticilere oranla daha yakndan izlemektedirler. Toplantlar, bu gibi bilgilerin dier blmlere ya da karar verme yetkisi bulunan yneticilere kolayca aktarlmasn salamaktadr. Dzenli olarak tekrarlanan toplantlar, farkl blmlerden gelen nemli bilgilerin bir araya getirilmesi, verilen kararlarla oluacak deiikliklerden etkilenecek alanlarn tablonun tmn grmelerini salamaktadr. Bu durumda da toplantlarda verilecek kararlara itenlikle katlm ve ibirlii daha kolay elde edilebilmektedir. Fikir ve deneyimlerin transferi: rgt bnyesinde datlan yazl notlar yalnzca bilgilerin aktarlmasn salarken, toplantlar bu bilgiler zerinde yorum yaplmasn ve ortaya kan fikirlerin gelitirilmesini de desteklemektedir. eitli grlere sahip kiilerin bir araya gelmesiyle yeni fikirlerin ya da daha nce akla gelmeyen zm yollarnn kmasna olanak tannm olur. Uzun zamandr sren
5

baz sorunlara kar yeni yaklamlarn elde edilmesine yararl olacak ilgin yaratc yntemler de bu toplantlarda ortaya kabilmektedir. Ekip almasnn gelitirilmesi: Herhangi bir rgtn alanlarnn yakn bir ibirlii iinde olmalar gerektii zaman yaplacak toplantlar, bilinmeyene duyulan korku ya da kukularn datlmasn salayacaktr. Ayn zamanda hi de salkl olmayan rekabet duygusunun ortadan kalkmasna destek olacaktr. zellikle ksa bir sre nce gerekleen deiiklikler alanlara aklanmad zaman bunlara benzer yaklamlarn ortaya kmas olasdr. Toplantlardan iyi bir sonu elde etmek iin toplantlarn, katlanlar arasnda karlkl sayg ve anlay gelitirmesi ve onlar ibirliine ynlendirmesi gerekmektedir. Toplantlar in Anahtar Sorular Bir ynetici her toplantya, elinde drt anahtar sorunun bulunduu bir listeyle katlyordu. Her gndem maddesine sra geldiinde de bu sorular soruyordu. Toplant her zaman tartmayla sonulanyor ve uygulamaya geecek bir karar kyordu. Tartma baka alanlara kaydve bu yzden sorular cevaplanmad zaman ynetici sorular tekrarlyordu. eitli toplantlara katldktan ve bu yntemi uyguladktan sonra ynetici bir farkllk grd. Katld toplantlar, sonu veriyordu. Toplant, sadece bir komiteyi bir araya getirmekten ok sonu veren gndem maddeleri ieriyordu. Toplantlara liderlik de yapsanz herhangi bir ynetici olarak da katlsanz bu sorular klavuz olarak kullanlabilmektedir. Bu sorular zerinde srar ettiinizde toplantlarnzn deerli ve retici olacandan emin olabilirsiniz. Bu problemi zmekten kim sorumlu? Dierleri ona nasl yardm edebilir? Nasl bir yaklamda bulunulmaldr? Sre nedir?

Kaynak: Micheal C. Thomsett, Toplant Sanat, s.24.

Toplantlarn yararlar neler olabilir?

Toplant htiyac
rgtlerin byk ounluu toplantlar olmadan ilevlerini yerine getirememektedirler. Baz toplantlarn yaplmas ise yasa gerei zorunlu olmaktadr. dare heyeti toplantlar, derneklerin genel kurul toplantlar bunlara rnek olarak gsterilebilir. rgtlerde gerekletirilen toplantlarn says rgt iinde yaplan ie ve toplantlarn amacna gre deiebilmektedir. Ancak genel olarak bakldnda; dzenli bir takvimle ayn gn ve saatte toplantlarn yaplmas nerilmektedir. Toplantlar yneticilerin en byk silah, ynetim sanatnn ise kalbi olarak tanmlanmaktadr. Bireylerin kariyerleri gelitike daha ok toplantya katlmaya balarlar. Toplantlar ilham ve enerji verici ve ayn zamanda elendirici olmakla birlikte, motivasyon bozucu ve skc da olabilmektedir. Ekip almas bal bana bir unsur olmaktadr: Ekip kendi kimliini gelitirmekte ve toplantlar yoluyla nasl allacan renmektedir. Toplant ihtiyacna verilecek en kestirme cevap baz eyleri tartmak iin olacaktr. Fakat bu cmle balamnda takip eden nasl ve niin sorularnn nemi zerinde genellikle ok fazla durulmamaktadr. Bu sorulara verilecek cevap ise ou zaman eitli kararlar alabilmek iin olmaktadr. Bu cevap ile birlikte karar almann en iyi yolunun toplant yapmak olduu da kesinlik kazanm bir yarg deildir. Karar almak iin belli bir eylem biimine ynelik bir taahhtte bulunmak gerekebilir ve bylesi bir durumu grup elemanlarnn hepsinden almak ok zor olabilir.
6

Toplantlar yaygn olarak st ya da alt kademe yneticileri tarafndan, kendilerine gre nemli grdkleri bilgileri sunma arac olarak da kullanlmaktadr. Buna ramen toplantlar, muhtemelen bilgilendirmek iin kullanlabilecek en etkisiz yol olmaktadr. Sylenilenlerin byk ounluu yazl olarak desteklenmedii srece unutulmaya mahkum olmaktadr. Toplantlarn ou u sebeplerden dolay dzenlenmektedir: Tartmak, Karar vermek, Emir vermek ve Ortadan kaldrmak.

Eer toplantlarn kalitesini arttrlmak isteniyorsa, dzenlemeye szkonusu toplantlarn neden ve niin yapldna ynelik net bir dnceye sahip olarak balamak gerekmektedir. Toplantlar dzenlemek iin bir ok gl sebep mevcuttur: Bilgi alverii yapmak ve deerlendirmek: Ekipteki elemanlarn neler yaptn, ie uygunluunu grebilmek ve tekrarlar engellemek iin nemlidir. Bir grup, belli bir bilgiyi eitli bak alarn n plana getirerek, bir bireyden daha iyi deerlendirebilir. Bylece yanl anlamalarn ve deerlendirmelerin de says azalmaktadr. Bunun iin bilgi toplamak, bunlar dierlerine aktarmak ve deerlendirmek karar verme asndan ncelikle yaplmas gereken faaliyetlerdir. Mteriler ve satclar arasnda yaplan danmanlk toplantlar bu gruba verilecek tipik bir rnei oluturmaktadr. Bilgilendirme toplantlar bilginin belli bir ekilde el deitirmesini ve deerlendirilmesini salamaktadr. Ekip lideri, nasl etkileneceklerini grebilmeleri asndan st dzey karar ve deiiklikleri, ekip yelerine aklar. Buna karlk olarak ekip yeleri sylenenleri doru anlayp anlamadklarn kontrol eder, deiikliklerin kendi ilerini nasl etkileyeceini deerlendirir ve bu kararlara ynelik bir taahhtte bulunurlar. Bilgilendirme toplantlar ekip yelerinin deiime ynelik tepkilerini aktarmaya ynelik iyi bir frsat da sunar. Sorunlar zmek: Ynetimle ilgili toplantlarn ou bir ekilde belli sorunlarn zlmesini de kapsamaktadr. Grubun belli bir sorunu zebilme baars, toplu dnme kalitesine de baldr. Sorunlar bir ekilde tatminsizlik yaratan durumlar ya da durumlardaki deiikliklerden kaynaklanan glkler olabilmektedir. Sorun zmnde baarl olamayan gruplar uzman bilgisine ihtiya duyarlar. atmalar sona erdirmek: rgtlerde atmann kaynann bulunmas, bunu deerlendirmek iin farkl bak alarnn gelitirilmesi ve atma ile baa kabilmek iin deiik imkanlarn aratrlmas gerekmektedir. atmalarn sona erdirilmesine ynelik en iyi rnek olarak mzakereler rnek olarak gsterilebilir. Bir grup iindeki atmalar herhangi bir sebepten dolay ortaya kabilmektedir. lham vermek: Toplantlar, dier yaplanlarla balant kurarak, yaplan ilere bir anlam kazandrmaya ve ayn zamanda ortaya kan sorunlar topluca ele almaya imkan tanrlar. Grubun destei bireylere enerji ve motivasyon kazandrarak, daha iyi bir performans gstermelerine imkan tanmaktadr. Kendilerine gre bir hedef ortayakoyan grup elemanlar, kendi amirlerinin isteklerinden daha ok kendilerinden talepte bulunmaktadrlar. Toplant arlar ancak iyi bir neden varsa yaplmaldr: Bilgi vermek ya da herhangi bir konuda tavsiyelerde bulunmak iin grubun tamamn bir araya getirmek gerekiyorsa, Bir kararn alnmasna ya da herhangi bir sorunun zmne ekibin katlmas isteniyorsa, Bir bir grmeyle halledilmesi mmkn olmayan bir sorunu aydnla kavuturmak gerekiyorsa, Bir bilgiyi, bir baary ya da bir endieyi grubun tamamyla paylamak ya da herkes belli bir durumdan haberdar edilmek isteniyorsa,
7

Farkl bak alarna ya da farkl gndemlere sahip grup yelerinin katksna ihtiya gsteren bir sorunla uralyorsa, Bir sorun ya da alan konusundaki sorumluluun netlie kavuturulmas gerekiyorsa, Grubun bir toplantya ihtiyac olduu iddetle dnlyorsa.

Fakat aadaki gibi durumlar yaanyorsa toplant ars yaplmamaldr: Konu, bire bir grmeyle ele alnmay gerektiren bir personel sorunu ile ilgiliyse, Hazrlk yapmaya zaman yoksa, Baka bir iletiim yntemi daha yararl olabilecek veya daha iyi sonu verebilecekse, Sorun zaten karara balanmsa, Konu herkesin zamann almaya deecek kadar nemli deilse, Grubun, sz konusu anlamazl ya da hayal krkln hep birlikte ele almadan nce, bir miktar zamana ihtiya duyacak kadar kafas karksa.

Toplantlar sayesinde yz yze yaplan grmelerle birok probleme zm bulunmakta, belli konularda kararlar alnabilmektedir.

TOPLANTILARIN AMALARI
Bir iin gerektii biimde tamamlanmas bir amaca ulaldn ifade etmektedir. Bu nedenle herhangi bir uygulamann baarsndaki en nemli faktr amacn net ve ak olarak belirlenmesi olarak ifade edilebilir. Ama kavram belirli bir zaman diliminin sonunda ve faaliyetler gerekletirildikten sonra iinde bulunulmay arz edilen durumu tanmlamaktadr. Amaca ulald fark edilmedii takdirde elde edilen sonularn olumlu geri beslemeleri alnamamaktadr. Hedeflenen ama gereki ve uygulanabilir olmal, hedef kitlesini tevik etmeli ve ulamak iin belirli bir aba sarfedilmesi gerekmektedir. Toplant ihtiyac belirlendikten sonra toplantnn amacnn tanmlanmas gerekmektedir. Toplantnn amacnn iyi bir biimde belirlenmemesi halinde katlmclar konunun baka yntemlerle daha etkili biimde ele alnacan dnebilirler, tatminsizlik yaayabilirler ve bu toplant iin ayrlan zaman kayp olarak nitelendirebililer. Bu nedenle toplantlar dzenleyen kiilerin toplantnn saptanm amalarn katlanlara aklamas gerekmektedir.

Toplanty dzenleyecek olan kiilerin ilk nce dnmesi gereken nokta, toplantnn hangi amala yaplaca olmaldr. Toplantlarn belirlenen amalara ulamas ve katlmclarn toplantlar zaman kayb olarak grmemeleri iin toplantlarn etkin bir biimde ynetilmesi ve organize edilmesi gerekmektedir. Grup ve rgtlerin byk ounluunun toplantlar olmadan fonksiyonlarn yerine getirememesi sebebiyle toplantlarn zaman kazandrmas, etkin ve verimli bir biimde yaplmas gerekmektedir. Hangi katlmclarla ne tr bir toplant yaplaca ve hangi durumlarda toplant yaplaca sorularnn cevaplanmas toplantlar iin byk nem tamaktadr. Toplantlar srkleyen kavramn ama olduu unutulmamaldr. Problem zc bir toplantda, katlmclar ncelikle sorunu tanmlarlar, bunun ardndan sorunu zmlemeye alrlar. Bu trden bir toplantnn katlmclar sorunun ne olduunu anlayabilmeli ve sorunu giderici enerji ve uzmanla da sahip olmaldrlar. Karar toplantlarnda ise, grup uygulanacak bir zmde karar klar. Baarl olabilmesi iin grubun daha toplantnn banda karar alma sreci konusunda fikir birlii salamas gerekmektedir. Dier toplant biimleri ise bilgilendirici niteliktedir ve genellikle grup enerjisine ihtiya yoksa yaplmamas tavsiye edilmektedir. Bu tr konularda toplant yerine e-posta iletisi gndermek ok daha verimli bir yol olabilmektedir.
8

Toplantlarn farkl amalar bulunmakla birlikte balcalar aada belirtilmitir: Bilgi vermek Bilgilenmek Sorunlar zmek Bak alarn tartmak Motive etmek atmalar uzlatrmak Karar vermek Geri bildirim salamak kna etmek Eitmek ve gelitirmek renmek Teknoloji alveriinde bulunmak Staty glendirmek Katlmal ynetim gerekletirmek.

Bir toplantnn daha retken olabilmesi iin neler yaplabilir? rgt ynetimlerine gre toplant iletiimi arttrd iin nemlidir gibi bir dnceye sahip olmak tamamen doru bir ifade iermemektedir. Bu durum llemez olduu gibi kiiden kiiye gre de deimektedir. Eer olumlu sonulara ulalmak isteniyorsa, bu sonular deerlendirilebilir ve somut sonular olmaldr. Bu sonular resmi bir toplant yaplmadan elde edilebiliyorsa toplant iin srar edilmesinin de bir anlam bulunmamaktadr. Bir toplant, katlmclarn ve liderin fayda salamasn, zaman verimli kullanmay garanti edecek niteliklere sahip olmaldr. Bu hem materyallerin hem konularn yeterince kapsaml planlanmasn, toplantya katlan herkesin katlmn ve somut, deerlendirilebilecek sonular elde etmeyi gerektirmektedir. alanlar, toplant odasnda iki saat zaman harcamak, kendilerini ve departmanlarn ok az ilgilendiren ya da ok az ilgilendiren tartmalar dinlemek istemezler. Hi bir katklarnn olmadn hissetmemek iin de toplanty terk edemezler. Aktif katlm toplant salonundan ieri girerken, toplantnn ama ve hedeflerini bilmeyi gerektirir. Bu durum, toplantnn trne gre bilgi almak veya vermek, bireyler renmek, belirli bir politika belirlemek ya da kararlar almak biiminde olabilir. Bir toplant her zaman bir takibin yaplmasn gerektirmektedir. yi dzenlenmi toplantlar baz zellikler iermektedir: Snrl katlm: Katlan herkes gndemle ilgili olmaldr. Toplantlarda gereksiz kiiler yer almaya balad zaman sorunlar da balyor demektir. Belirli gndem maddeleri: Toplant, snrl sayda tartlacak ve zm getirilecek konular ieren bir gndem erevesinde dzenlenmelidir. Geni ereveli, genel bir tartma sadece daha ok zaman kayb ve daha az sonu anlamna gelmektedir. Zaman snrlamalar: Toplantlar daima zamannda balamal ve ne kadar srecei nceden belirlenmelidir. Zaman dolduunda toplant da sona erdirilmelidir. Bu zaman snrlamalar, katlmclarn gndem dna kmasn engeller.
9

Kontrol: Katlm, olumlu bir fikir olmakla bearer kendi iinde baz snrlar da vardr. Katlmclar toplantya belli bir oranda katkda bulunmaldrlar ancak bir toplantda tam anlamyla demokratik bir ileyi olmamaldr. Toplantlar daima bir kii tarafndan kontrol altnda tutulmaldr. Toplantdaki katlm ekli toplanty yneten kii tarafndan ynlendirilmelidir. Alternatifler: Bir toplantnn en byk yarar herhangi bir kiiden gelebilecek zmlerdir. Katlmclara, sorunlara serbeste zm nerme ans verilirse, en iyi sonulara ulamak daha da kolaylamaktadr. Takip: Bir toplant ancak alnan kararlar toplant sayesinde alnmsa ve bu kararlar alndktan sonra uygun bir ekilde harekete geirilmise yararl bir toplant saylabilir. Ne yaplaca hakknda herkesin ayn fikirde olmas yeterli deildir. Birisinin takip ilemleri iin zel bir sorumluluk almas da gereklidir.

Toplantnn Planlanmas
Toplantnn amalar zerinde ve sonu olarak herkesin ne ekilde yararlanabilecei konusunda younlama salandktan sonra dier farkl seeneklerin de gz nne alnmas gerekecektir. Toplantya kimlerin katlmas gerektiine ve daha da nemlisi kimlerin katlmasnn gerekli olmadna karar verilmelidir. Bylelikle herkes iin hayal krkl yaratan bir duygu olan gereksiz yere zaman kaybetme endiesi de ortadan kalkm olmaktadr. Dzenli, olaan yaplan toplantlara kimlerin katlaca genellikle sorun yaratmamaktadr. Baz durumlarda ise uzmanlar davet edilerek rgt dndan kiiler toplantlara arlabilir. Bu kiiler nerilerde bulunup, yeni gr alar ne srerek toplantlar canlandrabilirler. Ayrca katlanlar asndan tarafsz gr bildirecekleri varsaylan nc kiilerin de toplantya katlmalarn salamak yararl olabilecektir. Bu tr kiiler pazarlklar gibi noktalarda arabuluculuk grevini stlenebilirler. Toplantlara arlmas gerekli olan kiiler genellikle: Toplantya katlanlara bilgi verecek konumda olanlar Toplantdan bilgi edinerek ayrlacak olanlar Toplantya sunabilecek deneyimleri olanlar yeri protokol uyarnca davet edilmesi gerekenler istikrarszlk ya da eliki durumlarnda denge yaratabilecek olanlar Verilen kararlar uygulamaya koyacak yetkiye sahip olanlar olarak sralanabilir.

Toplantlarn zellikleri
Toplantlar; katlan kii saysna, konusuna, ne sklkta yapldna, katlmclarn yapsna ve motivasyonuna baklarak belirlenmektedir. Kii says: Daha az sayda insann katld toplantlar, zmler retmeye daha yakndr nk kimin sorumluluk alaca daha kolay belirlenmektedir. Byk bir grupta ise zellikle departmanlarn zel sorunlar zerine tartlarak ok fazla zaman harcandnda, kimin harekete geme sorumluluunu stlenecei tartmas hibir zaman sonulanmaz. Konu: letiimin, gerek ve hissedilebilir bir dzeyde olduu bir rgt yapsnda her toplant, hazrlanan bir n gndem ile beraber planlanmaktadr. Gnden son eklini almadan nce her katlmc kendi fikrini syleme ansna sahiptir. Byle bir ortamda, gndeme eklenecek veya gndemden karlacak konular hakknda yeterince etkili olabilme ans domaktadr. Fakat gerekte pek ok toplant hazrlan(a)mayan gndemle balar. ou zaman da gndem varsa bile katlmclar bunu toplantya geldiklerinde renirler. Bylece herhangi bir konu hakknda tartmak iin hazrlanma frsatna sahip olamazlar. Genellikle ise toplantda tartlacak eyler hakknda yorum yapma ans ok az kiiye tannmaktadr. Ne sklkta yapld: Toplantlar, ne sklkta yapldklarna baklarak da belirlenebilmektedir. Kendine zg tek toplantlar olabilecei gibi dzenli olarak yinelenen toplantlar da olabilmektedir. rgt
10

yaplarnda genellikle yinelenen toplantlar ar basmaktadr. Bu toplantlar arasnda; bte toplantlar, proje toplantlar, aylk rapor verme toplantlar vb. toplantlar gsterilebilir. Katlmclar: Baz kk rgt yaplarnda belirli sayda yinelenen toplantlara tm personel katlmaktadr. Bu durum avantaj olarak nitelendirilebilir: letiim daha kolaydr nk herkese kolaylkla ulalabilmektedir. Byk rgt yaplarnda ise katlan kiilerin sayca fazlal ve faaliyet alannn farkll toplant sorununu kark bir hale getirmekte ve farkl zmler bulunmasn gerektirmektedir. Tepedeki yneticiler ve st dzey alanlar, dzenli olarak toplant yapmaya alt kademedekilerden daha fazla ihtiya duyarlar. Ancak btn alanlarn katldklar toplantlara da ihtiya vardr. Motivasyon: Toplantlar, ak bir hedef ya da ama belirlendii ve o amaca ulamak iin en etkili yol olduu srece ynetimde kullanlan en retici almalardan biri olmaktadr. Ancak toplantlarn amalarna kiisel etkilemeler ve politikalar karrsa, kalite hemen dmektedir.

TOPLANTI SREC
Belirli aralklarla yinelenen toplantlarda toplanty yneten kii, baz belirgin davran biimleri bulunduunu grecektir. Grubun davran ve dncelerini derinden etkileyecei iin toplant yneticisinin bu belirgin davran biimlerini gz nnde bulundurma ve kontrol altnda tutma yeteneklerini gelitirmesi gerekmektedir.

Gruplar Anlamak
Herhangi bir toplantda ortaya kan en gl ilgi alan, toplantnn dzenlenme amacndan ok, katlanlarn temel insani gereksinimlerinin varldr. Bu gereksinimler: Ekonomik adan iyi durumda olmak Ait olma duygusu Kabul edilme gereksinimi Kiinin zel yaamn kontrol altnda tutabilmesi.

Bu gereksinimler aka belirtilmese bile toplant boyunca srekli olarak ortaya kacaktr. Bu faktrleri alglayarak ve kiilerin ilgi alanlarna hitap ederek, toplantnn gndemini desteklemek ya da tam tersine zayflatmak olasdr. Bu faktrler gruplarn bir araya geli biimini etkilediinden ve daha sonra verilen grev zerinde ortak bir bak as oluturduundan toplant yneticisi bu durumu kesinlikle gzard etmemelidir.

Grup Davran
Grup davranlarn daha iyi deerlendirmek hem ynetici hem de tm katlmclarn toplantda olup bitenleri daha iyi anlamalarna yardmc olmaktadr. nsanlarn syledikleri anlatmak istediklerinden farkl olabilmektedir. ounlukla nasl ve niin syledikleri daha nemli olmaktadr. Bu durum zellikle u noktalarda yneticiye yararl olmaktadr: Grubun gelimesinin belirli aamalar analiz ve tahmin edilebilir. Yararsz ekimelerin kaynaklarnn ou tahmin edilip nceden zmlenebilir.

Kabul Edilmek ve Dhil Edilmek

Tm insanlar belirli bir dereceye kadar bir gruba ait olma ve bu grubun iinde bir kiilik kazanma abas iindedir. Bu durum yalnzca alma yaamnda deil, aile iinde ve sosyal evredeki roller zerinde de etkili olmaktadr. Kurulu dzene sahip yeni bir gruba katlanlar, eskiler tarafndan kabul edilmeleri gerektiinin farkndadrlar. Bu nedenle derhal kendi kiiliklerini ortaya karmak yerine, grup tarafndan onaylanm davran biimlerine uyum salamay yelerler.

11

Toplant Yneticisinin Yaklam

Eer kendi grlerini sergileme konusunda srar ederek glerini gstermek isteyen bir grubun toplantsna yeni bir ynetici gelirse dier katlanlar tarafndan direni ve antipatiyle karlanabilir. Yeni yneticiler popler olma peinde komasalar bile katlanlar tarafndan kabul edilmedikleri srece pek baarl olamayacaklarn ok abuk fark edeceklerdir.

Yeni Kurulan Gruplar

Bir grup yeni kurulurken kuramsal olarak tm katlanlar kabul edilmek iin aba gsterecek ya da bir grup kimlii kazanmak iin alacaktr. Bylelikle balang noktas en azndan herkes iin eit olacaktr. Yine de herkes birbirinden farkl olduundan, harcadklar aba ve yarattklar etki derecesi deiik olsa bile bir ksm dlandn hissederken dierleri grubun ekirdeini oluturduunu dnecektir. Toplant yneticisinin stlendii rollerin en nemli blmlerinden biri, yeleri grubun snrndan ieri ekmek, onlar tanmaya alp katkda bulunmalarna destek olmak ve yeler arasnda bir denge kurmaktr.

Grup inde letiim

Katlanlarn birbirleri hakknda deil yalnzca grlmesi gereken konu zerinde bilgi sahibi olmalar gerektii varsayld iin ok sayda toplantnn baarszlkla sonuland grlmtr. nsanlarn birlikte alabilmeleri iin aralarndaki ortak noktalar bulup ortaya karmalar nemli bir konudur. Aile yaplar ya da ortak ilgi alanlar bile birbirlerini daha iyi anlamalarna, aralarnda iletiim kurmalarna yardmc olmaktadr. Herhangi bir toplantya katlanlar meslektalarnn deneyimlerini ya da uzmanlk dallarn bilip sayg duyduklar takdirde birbirlerinin katklarn daha rahat kabul etmektedirler. letiim kurulup bilgiler paylaldka, toplantya katlanlarn arasndaki ilikiler glenmekte, gerek fikir ve dnceleri aklamak iin yeterli gveni kazanmaktadrlar.

Grubun Amalar
Toplantya katlanlarn sarfedecekleri bireysel amalar, gsterecekleri abann anlamn kolayca ortaya karmaktadr. Fakat gruplarn amalarn ortaya karmak bu kadar kolay olmamaktadr. Katlanlarn, ou zaman birbirleriyle elien amalar olacaktr ya da saptanan grup amalar belki de gizli gndemi rten bir maske olmaktan ileriye gidemeyecektir. Ayn ekilde, toplant yneticisinin de dier katlanlara kabul ettirmek istedikleri kendi amalar olabilecektir. Amalar konusundaki belirsizlik ya da eliki, toplantnn salayaca yararlar ortadan kaldracaktr. Herkesin ve zellikle toplant yneticisinin uygun amalar saptamas ve kabul etmesi son derece nemlidir. Bu fikirbirlii salanmad srece yaplacak toplantlar, ibirliinin ya da katklarn ortaya kmasn desteklemeyecei gibi katlanlarn harekete gemesi iin gerekli drtleri de oluturmayacaktr.

Grubun Gelimesi
Temel gereksinimler Kabul edilme letiim (Bilgi ak) Amalar (Hedefler)Denetim Gereksinimlerin karlandnn belirtileri: Kabul edilme Kendine gven Bakalarna gven tenlik Drst geri besleme
12

Aklk Yaratclk birlii Ballk Sorunlarn zlmesi

Gereksinimlerin karlanmadnn belirtileri: Korku Kuku Geri ekilme ekimserlik rkek strateji lgisizlik Rekabet Kendi kendilerini lider ilan edenler

Toplant yneticisi bu modeli kullanarak; kabul edilme, iletiim, amalar ve denetim olarak tanmlanan temel gereksinimlerin karlanp karlanmad konusunda sorular sorabilmektedir. Toplant yneticisi kendi grubunun davran biimlerini srekli kontrol ederek gereksinimlerin karlanp karlanmadn anlamaya almaldr.

Grup Gereksinimlerinin Karlanmas

Grubun gereksinimlerinin tmyle karlanabilmesi ou zaman olanakszdr fakat yine de gereksinimleri olabildiince karlamaya almak yapc grup davrannn ortaya kmasna ve daha fazla gelimeye yardmc olmaktadr. Birbirleriyle iyi kaynam bir grup temel grevlerini, her biri ayr yne giden, kendini dnen bireylerin bir araya gelmesinden ok daha baarl bir biimde yerine getirmektedir. Her grup yesi uygun bir biimde birletirilen abalarn, kendi bireysel abasndan ok daha fazlasn elde etmeye yaradn kolayca fark edecektir.

Grup Normlar
Bir toplantnn greceli olarak baarl ya da baarsz olmas, neredeyse tmyle katlmclarn arasndaki iletiim ve ilikiye dayanmaktadr. Bir araya gelen tm insanlar gibi katlmclarn oluturduu grup da ekillenme, kavgalama, standartlama ve i yapma olarak tanmlanan drt aamadan geecektir. ekillenme: nsanlarn bir araya gelerek bir grup oluturmaya balarken konumlarn ve etkilerini deneme aamasdr. atma: Deerler, ynemler ya da yalnzca verilen grevler zerinde fikir ayrlklarnn ortaya kt dnemdir. Bu ayrlklarn yzeye karlp zme kavuturulmas, bask altnda tutulup gelecekte tekrar ortaya kmalarna sebep olmaktan ok daha iyi bir yntemdir. Standartlama: Grup yelerinin ounluun uyum gsterecei, ie yarayan kurallar saptadklar dnemdir. nsanlarn beklentileri ya da standartlar, bir gruptan dierine ok byk farkllklar gsterebilir. Daha nce hi bir araya gelmemei bir grup bile kendi standardn ok gemeden saptayacaktr. nsanlar birbirleriyle ilk kez tantklarnda, bu toplantnn ilk birka dakikasnda, bundan sonraki havas ve dzeyi hakknda saptamalarda bulunurlar. Grup standartlarna uyan davranlar dllendirilecek ya da desteklenecek, uymayanlar ise engellenecek ya da cezalandrlacaktr. Bu nedenle toplant yneticisinin, her toplantda katlanlarn etkileyebilecek olan grup standartlarn ok yakndan tanmas nemli bir noktadr. yapma: Grubun tm yeleri ellerinden gelenin en iyisini yapmaya balam olmaldr. Grubun saptad amalara ulamak iin onaylanan kararlarn ve kurallarn herkes tarafndan aka bilinmesi gereklidir.

Sizce baarl toplant nasl olur?

13

TOPLANTI DENETM
Toplantlar genellikle rgt ierisinde yaplan en maliyetli iletiim kurma yollarndan biridir. Bu maliyet kalemleri iin dikkat edilmesi gereken baz noktalar bulunmaktadr: Gelirler Toplant ncesi ve sonras ynetimle ilgili masraflar Seyahat masraflar Ekipman satnalma ve/veya kiralama maliyetleri Toplant yaplan yerin masraflar Bask ve posta masraflar Telefon ve telekonferans maliyetleri Yiyecekler ve iecekler Toplant esnasnda karlan frsatlar (Toplant katlmclarnn ilerine ara vermeleri nedeniyle gerekletiremedikleri satlar vb.). (Tamamen deil) 123456 (Tamamen) Baarl bir toplant gerekletirebilmek iin toplant dzenleyenlerin aadaki sorulara 1 ile 6 arasnda puan vermeleri gerekmektedir: Toplant gerekli miydi? Amac net miydi? Amacna ulat m? Yeteri uzunlukta yapld m? Uygun bir zamanda dzenlendi mi? Zamannda balayp zamannda bitti mi? Toplant yeri uygun muydu? mknlar yeterli miydi? Toplant gndemi zamannda elinize geti mi? Gndem yeteri kadar detayl myd? Gereken herkes katld m? Size yeteri kadar nem verildi mi? htiya duyduunuz tm bilgiler size gnderildi mi? htiya duyduunuz tm belgeler size gnderildi mi? Toplantnn zamanlamasna dikkat edildi mi? Oturum bakan toplanty uygun bir ekilde kontrol etti mi? Toplant notlar iyi bir ekilde tutuldu mu? Karar alma prosedr tatmin edici miydi? Toplantdan kaynaklanan faaliyetler net miydi? Toplant zaman, katlmclar arasnda eit datld m?
Kaynak: A. Barker, Nasl Daha yi Toplant Dzenleme

14

rgtlerin ok az toplantlar denetleyebilmektedir Bunu yapmann en iyi yolu ise toplantya katlanlar arasnda, toplantnn ardndan bir anket dzenlemek olabilir. Tm katlmclarn anket sorularna bireysel olarak cevap vermeleri gerekmektedir. Toplantlar denetlenirken: Nelerin yolunda gittii gzlemlenmeli, uygun bir biimde takdir edilmelidir. Gelitirilmesi gereken alanlar belirlenmelidir. Nelerin daha ok, daha az ve daha farkl yaplmas gerektiine karar verilmelidir. Sorumluluk alanlar belirlenmelidir. zerinde gr birliine varlan deiikliklerin bir sonraki toplantdan sonra gzden geirilmesi salanmaldr.

Toplantlar, dardan birinin devreye girmesiyle daha etkili bir biimde denetlenebilmektedir. Bu tr kiiler, daha sakin ve tarafsz bir biimde gzlem yaparak, neyin yolunda gittiini, neyin gelitirilmesi gerektiini beilrleyebilirler. Bu kiiler ayn zamanda grupla bir btn olarak iletiim kurarak, nasl gelime gsterilebilecei konusunda tavsiyelerde bulunabilirler. Denetim yntemleri eer gereinden fazla karmak ya da ok kat olursa, toplantnn ilerlemesi engellenebilir: Fazla karmak: nerilerde bulunma ya da harekete geirme ilemlerinin yaps ok kark olursa salam, yaratc fikirler bu karmaa iinde kaybolup gider. Ortaya kmay baaran fikirler ise genellikle yaratc yn daha az olan yelerden gelir nk onlar konuyla ilgilenmek yerine yntemlerin yapsn inceleyip baa kmay yelerler. ok kat: Kat kurallar bireysel giriimleri sindirecek ve toplantnn salad katlmclk erevesini ilemez hale getirecektir. rnek olarak, sorunlara yaratc zmler bulma gibi noktalarda neri getirebilecek kiiler bu kurallara en fazla kar kan ve hayal krklna urayanlar olacaklardr. Bu durumlarn ortaya kard sorunlardan biri ise, toplantya katlanlarn harekete geme sorumluluunu toplant yneticisine ya da toplanty dzenleyen kiiye ykleme abasdr. Eer toplantnn yaps ama ve ieriine uygun olur, aka anlalr ve katlanlar tarafndan kabul edilirse, sonuta etkili bir ekip almasna, gre ve yetkilerin gerekli biimde datlmasna yardmc olacaktr.

Toplantlarda dzenli bir kontrol mekanizmas kurmak iin yaplmas gerekenler neler olabilir?

TOPLANTI KLTR
Toplantlar baz rgtlerde vakit kayb, igzarlk, gz boyama olarak alglanrken; baz irketlerde de nemli bir iletiim arac, karar alma yeri, sorun zme merkezi eklinde deerlendirilir. te bu iki farkl bak as o irketin toplant kltryle yakndan ilgilidir. Toplant kltr, baarl rgtleri dierlerinden ayran nemli zelliklerden biridir.

Demokratik ve ada iletmecilik anlay ile ynetilen rgtlerde toplant kltr, rgt kltrnn nemli bir parasdr. Bu tr rgtlerde toplantlara byk nem verilmekte; yeterli sayda ve dzenli olarak toplantlar yaplmakta; toplant ynetimi konusunda en st kademeden en alt kademeye kadar tm alanlar eitilmekte ve eitimlerin yan sra baarl toplant dzenleme ve ynetimi konusunda el kitapklar hazrlanarak tm alanlara verilmektedir. Toplant kltrnn olutuu rgtler ile buna nem vermeyen rgt yaplar arasnda nemli farklar vardr.
15

Tablo 1.1: rgtlere gre toplant kltr

Toplant Kltr Olan rgtler st ynetim dzenli zamanlarda toplant dzenlemenin yararna inanr. Toplantlar ada ynetim anlaynn vazgeilmez paras anlay hkimdir. Dzenli olarak toplant yaplr. Gndemsiz, tutanaksz toplantlar dzenlenmez. Toplant zamannda balar ve zamannda biter. Bakandan sonra toplantya kimse giremez. lgili kiiler katlr. Katlmclar hazrlkl gelir. Cep telefonlar kapatlr. Dedikodu ya hi yoktur ya da ok azdr. alanlar arasnda dncesi olmaz. ifte standart yapld

Toplant Kltr Olmayan rgtler st ynetim toplantlarn yararna inanmaz. Emirler vererek irketi ynetir. Verilecek talimatlar, yaplmas gerekenler iin yeterlidir anlay hkimdir. Toplantlar dzenli olarak yaplmaz. Gndem hazrlanmaz, tutanak tutulmaz. Toplant zamannda balamaz ve zamannda bitmez. steyen istedii anda toplantya girer. lgili ilgisiz herkes katlr. Katlmclar hazrlk yapmazlar. Sk sk cep telefonlar alar. alanlar arasnda dedikodu fazlasdr. alanlar arasnda ayrmclk yapld gr hkimdir. alanlar konumaktan korkarlar ya da gerekli olmadn dndkleri iin susarlar. inanc Hibir sorunun zlmedii ve zlmeyecei gr hkimdir. Ynetim tarafndan hissederek kendilerini grmezler. nemsenmediklerini irkete ait gibi

alanlar zgrce fikirlerini tartrlar. Toplantlarda vardr. sorunlarn zlecei

Ynetimin kendilerini nemsediini dnrler ve irketlerine olan ballklar yksektir. Sorunlar toplantlarda zlr. Sonular takip edilir ve ilgili kiilere sonular iletilir.

Problemler kapal kaplar ardnda zlr. Toplantnn sonular takip edilmez.

Toplantlarn nemli bir ilevi de tm rgt yelerini rgtn amalarna katkda bulunmaya zendirici olmalar, onlar sorumlulua iten bir ortam salamalardr. Toplantlar rgtsel renmenin vazgeilmez aracdrlar. Ynetimde salkl bilgi alverii, sorunlarn tartlmas ve rasyonel kararlar alnmas ancak toplant yntemiyle salanabilir. Toplantlar personeli ynetici etrafnda birletirebilir ve btnletirebilir. Toplantlar ynetimde ilke birliini salar; dedikodu yaplmasn, sylenti kmasn engellemeye ve fslt gazetesinin yaylmasn nlemeye yardmc olabilir.

Toplant Katlmclar
Toplanty yapan toplant yneticisi kendi ekibinin tamamn toplantya arabilir. Hatta destek personelinde toplantlara katlmas nerilir. lke toplantlara daha az sayda insann katlmas tercih edilir. nk byk gruplarla yaplan toplantlarda tartmalar ok zaman alabilir. Toplant katlmclar iyi seilmemise; karar uygulayclarn etkili karar alabilmeleri olas deildir. Onun iin gerekli kararlarn uygulanmasn salayacak anahtar kiiler saptanmal ve toplantya arlmaldrlar.

Toplantlarn trne gre katlmclar deiebilmektedir. Sorun zme toplantlarna zme ulamak iin kimlere ihtiya duyuluyorsa arlmaldr. Ayrca sorunun yaand blmn alanlar da bu tr toplantlarda hazr bulunmaldr. Bilgi toplantlar iin; kimin bilgilendirilmeye ihtiyac var veya kimden bilgi edinilebilir sorularna verilecek cevap katlmclar belirler.
16

Katlmclar doru kiiler mi? Toplantnn nemine olan uygunluklar nedir? Bunlar belki de: Anahtar karar alclar, uzman ya da bilgi aktarclar, bilgiye ihtiya duyan kiiler, dnce oluturucular, alnmas gereken kararla ilgili st dzey yneticiler, potansiyel anlamazlklara hakemlik edecek olan kiiler, arkadalar, danmanlar ya da konuklar olabilir. Bu kiiler geni bir bak asn yanstyor mu? Katlabilecekler mi? Toplant asndan nemleri arttka, katlma ihtimalleri de bir o kadar azalyor mu? Herhangi bir yardmc ya da son dakika temsilcisi kabul edebilir mi? Katlmclarn doal bir grup oluturabilmeleri iin, birbirlerini iyi tanyp tanmadklarn, ilgi alanlarn, amalarn, tutkularn, ya da birbirleri hakkndaki izlenimlerinin ne olduunu renmekte yarar vardr. Tm bu bireysel davranlar ve ilgi alanlar grup iinde bir arada olabilecek mi? Bu sorularn cevaplarn renmekte her zaman fayda vardr. Toplantya kimlerin katlaca amaca ulamada ok nemli bir olgudur. Toplant amacn oluturan bir sorun varsa ve sorun tek kiiyle tartarak zlebilecekse, o toplantya sadece o kii arlmaldr. Genel olarak katlmclarn says az olduu zaman verimlilik ve katlm yksektir. Kk gruplarda sohbet etme zorluu grlr. Klik oluturma tehlikesi dktr. Kk gruplar, ekip almasn engelleyen sorunlar zlebilirse verimli almalar yaparlar. Byk gruplar, sunu toplantlarnda ynetmek kolaydr. Byk gruplarda yaplan toplantlar, ok kapsaml n hazrlk, geni apl ynetim olanaklar, iyi bir rgtlenme gerektirir. Geni gruplarda anlama zorluu daha ok ortaya kabilir. Bu nedenle ister bir kii olsun ister on kii olsun gerekenden fazla kii toplantya arlmamaldr. Katlacaklarn listesi hazrlanrken katlmclar amalar dorultusunda objektif olarak belirlemek de ok nemlidir. Listeyi olutururken kiilerin sempatik veya antipatik olular deil, katkda bulunma olaslklar n planda tutulmaldr. Katlmclardan etkin olarak yararlanmak iin dikkat edilmesi gereken noktalar: Toplantya gerekten katlmas gereken kii arlmaldr: Birisi yerine gnderilen kiilerle toplanmaktan kanlmaldr. Baz karar alma toplantlar, yneticileri tarafndan yetki verilmeyip, sadece toplantda bulunmakla grevli kimselerin (herhangi bir uyar olmakszn) katlmyla hibir sonuca ulaamaz. Sadece dinlemek ve rapor vermekle grevli olduklarndan bu durum ncelikle kendilerini zor duruma sokar, dier katlmclar da bir karara varamadklar iin tkenirler. Bu nedenle karar alma toplantlarna karar alma yetkisi bulunmayan kimsenin katlmasna yol almamaldr. Eer katlmc toplantya katlamyorsa ve yetkisini delege etmeye hazr deilse, toplanty ertelemek daha doru olabilir. Eer toplant ertelenemiyorsa, bu durumda katlamayanlara, yokluklarnda alnan kararlar kabul etmi saylacaklar, bunu istemiyorlarsa ya yerlerine yetki verdikleri birini yollamalar ya da ilerini ayarlayarak toplantya katlmalar gerektii hatrlatlmaldr. Toplant bakan konusunda dikkatli seim yaplmaldr: Deneyimli yneticilerin ii ele almasndan iddetle saknlmaldr.. st dzey yneticilerin varl en etkili toplant yneticisini bile etkileyebilir. Kimileri srf toplantnn arl olsun diye tepe yneticileri davet etme taraflsdr. Alnacak karar bakmndan ynetimin yetkisine ihtiya varsa bu geerli olabilir. Fakat onlar toplant ynetmeye fazlasyla alkn olduklarndan kendiliinden toplant yneticisi konumuna geiverirler. Durumun byle gelimesinde insanlarn genel olarak en yal ya da yetkili kiiye sorun bildirip, yorum yapmaya ynelmesinin de etkisi vardr. Sadece statye dikkat edilmemelidir: Toplant katlmclarn sadece stats yznden davet etmekten saknlmaldr. Blm bakanlarndan birini davet ediyorsam dier blmn de bakanlarn davet etmeliyim aksi halde ayrm yapldn dnrler diye kimse toplantya arlmamaldr. Onlar da kendilerini ilgilendiren bir konu yoksa toplantda iki saat harcamak yerine, daha retici bir ey yapmay tercih edebilirler. Bunlara dikkat edilirse toplantlarn belirlenen hedeflere ulamas daha da kolaylar.

Toplantya Katlanlarn Grevleri

Katlmclarn toplant ncesi grevleri:
17

Aksi bildirilmedike, resmi bir kyafet giyip gitmek. Toplantya mutlaka zamannda ve gnlk tral, koyu renk takm elbiseli olarak, kalem, kat, evrak, belge, dosya, rapor, mevzuat vb. gerekli olan eyler tedarik ederek gidilmelidir. Gndemi okuyup toplantya hazrlarak katlmak gereklidir. Gndemde olmayan bir konuya dikkat ekmek isteniyorsa bu durum neriler, dilekler gibi bir balk altnda toplanmaldr. Gndemde olmayan ama byk bir nem tad dnlen konunun, gndeme eklenmesini toplantdan hi deilse i gn nce nermek ve toplantdan nce sirkle edilmesini salamak. Bir nceki toplantnn tutanaklarn okuyup, verilen grevlerin ne kadarnn gerekletiini belirlemek. Ziyaretiler ve telefon grmeleri nedeniyle toplantdan arlmamak iin nlemler almak. Toplantya zamannda katlabilmek iin ileri dzenlemek. Gndeme koyulacak maddeleri unutmamak. nerilen gndem maddeleriyle ilgili bilgi ve materyallerin hazrlanp yelere verilmesi. Gndem belirlenmi ise gndeme ilikin hazrlklar gzden geirmek. Toplantya katlnamayacaksa yerinize katlabilecek varsa bu kiiyi belirlemek ve toplanty dzenleyen birime bildirmek. (Yerinize katlabilecek kimse yoksa bu durumu da bildirmelisiniz).

Katlmclarn toplant srasndaki grevleri: Belirlenmi olan oturma planna uymak. ou toplantnn, artk alkanlk haline gelmi bir oturma plan vardr (genellikle masann ba bakana aittir). Ancak toplantda protokol dzeni yoksa, oturacanz yeri iyi seebilmek ve toplantda etkili olabilmek iin toplant saatinden birka dakika nce gelmekte yarar vardr. Toplant bakan sizin yneticiniz ise, ona yakn oturmak etkili olur. Deilse, ok yaklamamak daha uygun olur. Toplantnn resmi yneticisi yoksa, kontrol ele alacak bir yere oturmak en iyisidir. (Toplant masasnn ortas egemenlik noktasdr. Toplantda konuma yapmak, nerilerde bulunmak ve etkili olmak iin masann orta merkezine oturmakta yarar vardr. Toplantlarda genellikle hasmlar karya, destekiler bakann sana ve soluna otururlar.) Not tutmak iin kt kalem bulundurmak ya da tablet bilgisayar ile gitmek. Ak konumak. Ne istediini ve dndn aka belirtmek. Sormak istediini ve dndn aka sylemek. Sz almadan ve sz verilmeden konumamak. Karlkl konumamak, toplant bakanna hitaben konumak. Az ve z konumak. Sk sk sz almamak. Konudan konuya gememek. Dikkati konunun zerinde younlatrmak, sorunlara zm aramak. Tartmalara katlmak, seyirci kalmamak. Grlerin veya itirazlarn gerekeleriyle birlikte sylenmesi. Hayr diyebilmek. Nutuk ekmeden, doal konumak.
18

Konuulanlar iyi dinleyip, not almak. Kabul edilemeyecek teklifler sunmamak. Sylenecek eyin kabul edilebilirlii nceden dnlmelidir. Baka biri kabul edemeyeceiniz bir fikir ileri srerse aklamasn istemek. Varsaymlar zerinde konumamak (Daha ok zamanmz olsayd gibi) t vermemek. Saygl olmak. Toplantda kiiler alayc, krc ve ykc bir ekilde eletirilmemeli ve ktlenmemelidir. Eletirileri kiiye deil ie ynelik yapmak. Yaplan nemli ve baarl almalar mutlaka tebrik ve takdir etmek. Ses tonuna dikkat etmek. Konuma srasnda ses tonu fazla ykseltilmemelidir. Bararak konuma yaplmamaldr. Heyecan denetlemek: Bir tartma ortamnn heyecanl ve cokulu olmas doaldr. Ancak heyecan denetlenmelidir. Konuma srasnda ar el-kol hareketleri yaplmamal; masaya vurma, barma ve hakaret etme gibi nezaket d hareketlere de bavurulmamaldr. Ar heyecan krcla ve konu zerindeki hkimiyetin kaybolmasna yol aar. Dinlemesini bilmek: Dinlemesini bilmek nemlidir. Kar taraf konuurken dinleyen ne syleyeceini tasarlamaktan vazgeip, sadece dinlemelidir. ekilme hakkn kullanmak: Toplantya katlanlarla aranzda herhangi bir konuda ciddi bir gr ayrl varsa o konunun grld oturumdan ekilmeye veya o organdan istifa etmeye karar verebilirsiniz. Bir toplantdan ekilmeye karar verdiyseniz, bunun mutlaka tutanaa geirilmesini istemelisiniz ki, daha sonra varlan kararlar desteklemediiniz bilinsin. stifaya karar verirseniz, bunu dorudan bakana hitaben yazacanz bir yazyla bildirmelisiniz. stifanzn yrrle girmesi iin bir sonraki toplanty beklemeniz gerekmez.

n Toplant
Toplantnn gndemini belirleme ve toplant dzenleme sorumluluu toplant bakanna aittir. Yneticiyi de buna dahil etmek gerekir. Toplantnn ynetimini bir bakasna devretmeden oturum bakan olarak yeterli etkinlii gstermek mmkn deildir; ynetici, tm resim iinde kendine bir yer bulamazsa faydal bir ekilde katkda bulunamaz. Bu nedenle toplantdan nce niin, kim, nerede, ne zaman, ne, nasl gibi konular netletirmek iin toplant ncesi, ksa bir toplant dzenlenmelidir.

Bir toplantnn organize edilmesi ne kadar gse verimsiz olma ihtimali de o kadar artacaktr. Toplant karar alnrken, konunun ve snrlarnn da iyi belirlenmesi gereklidir. Daha sonra toplantdan beklenen ktlar listelenmelidir. Toplant hazrlklarn yrtecek olan sorumlularn (merkez grubun) belirlenmesi de n toplant srasnda yaplmaldr. Toplant trne karar verme, hazrlklarn nasl yaplaca, yer seimi, ara gerelerin belirlenmesi toplantya katlacak kiilerin, katlanlarn says, toplant sresi ve toplant gndeminin belirlenmesi gibi konular toplant ncesi gzden geirilmelidir. Ayrca toplantya katlacaklarn gerekli hazrlklar yapabilmeleri iin nceden toplantnn bildirilmesine ve toplantnn uygun bir ortamda dzenlenmesine zen gsterilmelidir. Katlmclarn belirlenmesinde en nemli lt toplantdan beklenen ktlarn elde edilmesine yapacaklar katk ve konuya ilgileridir. Toplant yerinin belirlenmesinde dier faktrlerle birlikte maliyet ve finansman da snrlayc etkendir. Ayrlan bte ve zaman gz nne alndnda toplantlarn i iletiime katks yadsnamaz ancak n toplant ile toplantlarn belirlenen hedeflerine ulaabilmesi iin
19

neler yaplmas gerektii ortaya konulmaldr. Sonu olarak ntoplant n toplant; toplantlarn belirlenen toplant hedeflerine ulamak iin zaman ve rgtn dier kaynaklarn kullanarak nelerin yaplmas gerektiini ortaya koymaktadr.

Verimli Bir Toplantnn lkeleri

Verimli bir toplant, belirlenen amalarn daha az zamanda ve istenilen dorultuda gereklemesini salayacak bir organizasyon halini alr. Bu nedenle uyulmas nerilern birtakm ilkeler vardr: Toplant gndemi, nceden ynetici ile tespit edilerek yazlmal, aka tanmlanm zel amalar belirlenmelidir. Toplantnn gndeminde; yapsal olarak bir eksiklik olursa gndem etkili olamaz. Gndem maddeleri toplant ncesi datlmaldr. Her konu iin, nceliine gre zaman snrlamal bir gndem bastrlp toplantdan nce katlmclara datlarak hazrlanmalar salanmaldr. Mmknse katlmclarn, gndemin hazrlna katkda bulunmalar salanmaldr. Toplantnn yaplaca yer, tarih ve saat doru saptanmaldr. Katlmclarla toplant konusunda etkin iletiim salanmaldr. Toplantya katlacak kiilere haber verilmelidir. Toplant meknnn toplantnn amacna uygun olarak dzenlenmesi salanmaldr. Masa ve koltuk dzeni ayarlanmal, katlmclarm isim kartlar oturma ekline gre yerletirilmeli, meknn havalandrma, stma, aydnlatma ilemlerinin yeterli dzeyde olmas salanmal, gerekli olan ara-gereler temin edilmeli ve ikram edilecek yiyecek ve iecekler hazrlanmaldr. Toplanty ynetmek iin bir toplant bakan, notlar almak iin ve zaman kontrol etmek iin de birer yetkili belirlenmelidir. Toplant belirlenen zaman planna uygun yrtlmelidir. Toplantlarn balang ve biti saati nceden belirlenmeli ve bu sreye uyulmaldr. Aralksz iki saatten fazla sren toplantlar tercih edilmemelidir. ok uzun bir toplant yerine gerekiyorsa ayn konu iin ek bir toplant yaplmaldr. Toplant zaman ve sresini tespit etme ii katlmclara braklabilir. Toplant konusunun dna klmasna izin verilmemelidir. Bu zaman kaybna ve dikkatlerin dalmasna neden olur. Toplant notlarnn toplantdan hemen sonra datlmas salanmaldr. Notlarn, doru noktalara temas ettiinden emin olunmaldr.

Toplantdaki konumaclarn gerekli bilgiye, uzmanla sahip, konu ile ilgili kiiler arasndan seilmesine dikkat edilmelidir.

Verimsiz Toplantlarn Nedenleri

Yneticiler, bilgi aktarmak, bilgi alverii yapmak, herkesin ayn bilgiyi ayn zamanda ve ayn ekilde renmesini salamak ve gerekli kararlar almak iin sk sk toplant yaparlar. Ancak baz toplantlar da baarsz olurlar.

Toplantlarn baarsz olmalarnn birinci nedeni toplant dzenleyenlerin toplant ynetimi konusunda eitilmemi ve yetimemi olmasdr. Toplant amacna uygun olmayan ortam, uygun olmayan oturma dzeni, kiisel atma ve srtmelerin toplantya yansmas, toplantnn amacndan uzaklamas, karlkl sulama ve eletiriler, yneticinin grubu idare etmede glk ekmesi, grubun kendi aralarnda konumas, kontroln srekli
20

eletirenlerin eline gemesi, karlkl gven bunalmnn olumas, katlmclarn gr ve nerilerinin dikkate alnmamas durumlar da verimsiz toplantlarn nedenlerindendir. Genel olarak verimsiz toplantlarn nedenleri ve bunlardan kanmann yntemleri aada belirtilmitir: Zamanlamaya Dikkat Edilmemesi: Baarl bir toplant gndemi hazrlamadan nce, bir toplantnn gerekten gerekli olup olmadna karar verilmelidir. Sadece daha nceden planlanm olmasndan dolay yaplan bir toplantnn, zaman kaybndan baka bir anlam yoktur. Bu nedenle toplantlarda zellikle zaman kavramna dikkat edilmelidir. Toplantnn yararl olmas her eyden nce zamann iyi kullanlmasna baldr. Toplant, gnn ya da haftann yanl bir zamannda yaplmamaldr. Kararlatrlan zamann toplantya katlacaklar asndan uygun olup olmadna, yapmalar gereken dier ilerle akp akmadna dikkat edilmelidir. Aratrmalar, karar almak ve salkl dnmek asndan en ideal zamann sabah erken saatlerin uygun olduunu gstermektedir. Gnn son saatlerinde dzenlenen toplantlar, katlmclarn bir an nce eve gitme istei yznden yeterli itina ile yaplamayabilmektedir. Toplantlarda grlen en byk zaman kayplarndan birisi toplant bakannn veya kilit adamn gecikmesi veya ani bir ii kmas sonucu hi gelmemesidir. kincisi de, sohbet veya tartmalarla toplantnn uzayp gitmesi ve zaman kaybedilmesidir. Toplantlarda zaman kayb, toplantya zamannda gelmemekle balar. Bu en ok ikyet edilen ama dzeltilemeyen bir hatadr. Toplant bakan toplantya ge gelirse, toplant ge balar. Elbette vaktinde balayan ilk toplantya birka kii ge gelebilir. Nasl toplantlarn zamannda balamas bakann otoritesine balysa, toplantlarn vaktinde bitmesi de bakann konuya arln koymasna baldr. Her eyden nce, bakan toplanty zamannda bitirme konusunda kararl olmaldr. Sreyi yi Ayarlayamama: Toplantnn uzun olmas, daha iyi olduu anlama gelmez. Bir toplantnn baars, ne kadar uzun srd ile deil, katlmclarn ne kadar katkda bulunduu ile llr. ok uzun toplantlar katlmclar skmaktadr. Eer bu vaktin almas zorunluysa, yemek ve ay-kahve molalar iin ksa aralar verecek ekilde bir program yaplmaldr. Uzun sren toplantlarda ara verildiinde katlanlarn dinlenmesi, ihtiyalarnn giderilmesi yolundaki ek olanaklarn temini salanmaldr.

Hibir toplant ya da toplantnn bir blm 90 dakikay amamaldr. Fiziki Hazrlklar Dikkate Almama: Toplant salonunun souk ya da scak olmas, fazla gne olmas, lo olmas, oturulan koltuklarn rahatsz edici olmas, salonun havalandrlmam olmas ve benzeri sebepler yznden toplantya katlanlar rahatsz olabilirler ve toplantnn bir an nce bitmesi iin sorulara cevap vermezler, konulara itirak etmezler ve toplantdan bir an nce kurtulma eilimi gsterirler. Toplantya katlanlarn nerelere oturtulaca nceden belirlenmelidir. Duyuru Yapmama ve Gndem Hazrlamama: Bazen toplantya katlacak olanlara yeterince erken haber verilmez. Toplantya girdiklerinde nemli ilerini ortada braktklar iin genellikle sinirli olurlar ve toplantda tartmaya katlmazlar. ou zaman da toplantnn konusu ve amac nceden ilgililere bildirilmez. Toplant konusu ve amac gndem hazrlanarak gnderilmesi gerekirken gndem hazrlanmaz. Bu nedenle de katlanlar hazrlksz geldikleri iin toplantda olumlu katklar olmaz. Toplantnn gndeminin bulunmamas veya gndemin nceden gnderilmemesi, ilgili ilgisiz her konunun konuulmasna ve bylece toplant sresinin uzamasna neden olmaktadr. Yetersiz Toplant Bakan: Eer ad toplant olduu halde ynetici hep kendisi konuur yani konferans verirse, konumak isteyenleri de susturursa artk toplantlar oturup, dinleyip gitme ekline dnr. Bunun dnda yetersiz toplant bakan katlmclar zerinde kontrol salayamaz, toplanty ynetmede zorluk yaar. Baz kiiler toplantda kendi aralarnda konumaya balayabilir. Bakan onlar gcendirmeden nasl susturacan da bilemez. Toplant bakan pasifse; bakan rehberlik yapamayan, tartmaya ak olmayan katlmclar sindiren ve beklenen i birliini salayamayan birisi olursa toplant etkin olamaz. Bakan, katlanlarn duygularna, gereksinimlerine duyarl olmal, sz almayanlar tartmaya davet etmeli, ar konuanlar da kstlamaldr. Fikirleri olanlar ie dnk, sessiz insanlar
21

olabilir. Bakan, toplantda sessiz kalanlar konumaya katmay bilmiyorsa, deerli fikirlerinden yararlanma imkn bulamam olur. Toplantlarda ska rastlanan bir sorun da, ounlukla esas konudan uzaklama eilimi olmasdr. Bu toplant bakannn ynetim tarz, toplantya hkimiyeti ve otoritesi ile ilgili bir konudur. Sonu olarak, toplantlarn baarl ve yararl olmas, her eyden nce, toplant bakannn, toplant ynetimiyle ilgili temel ilkeleri ve teknikleri iyi bilmesine ve uygulamasna baldr.

Bir toplanty etkileyebilmek iin kullanabileceiniz yntemler neler olabilir?

EK-1: DZEN KURALLARI

Resmi toplantlara bakanlk eden herkes dzen kurallarnn temel kavramlarn yakndan tanmaldr. yi bir bakann ve etkili katkda bulunan katlmclarn bulunduu ideal ortamda bu kurallarn gerei yoktur. Ama yine de bunlar bilmenin yarar vardr nk belirli koullarda ok ie yarayacaklar kesindir: Ksa sren belirli tartmal maddeler iin Kat resmi kurallarla yaplan yardm dernekleri ve sivil toplum kurulularnn toplantlar iin.

Resmi toplant ilemlerinin anahatlar aada sralanmtr: 1. 2. 3. 4. Her maddenin tartmaya alabilmesi iin nerilmesi ve desteklenmesi gerekir (Bylece konunun tartmaya deer olup olmad ortaya kacaktr). Bakan yaplan her neriyi tekrarlayarak herkes tarafndan anlalmasn salamaldr (Bakann toplanty denetim altnda tutmasn da salar). Grubu harekete geirecek her ana madde teker teker ele alnmaldr. Bir ana madde, ek bir maddenin ortaya atlmasyla deitirilebilir. Ana madde tartlp oylanmadan nce, ek maddenin tartlp oylanmas gerekmektedir. Ama bu ilemin yaplabilmesi iin ncelikle ana maddenin tartmaya alm olmas gerekir. zellikli neri kavramnn anlam tm toplant iin harekete geirilmesini salamaktr. rnein, Toplantya ara verilmesini neriyorum. Bu neri dier madde ve erilerden nce gndeme alnr ve tartmaya ak deildir. Daha nceki oylamay gndeme getiren herhangi bir neri ancak oylamada nde giden tarafa ortaya atlabilir. Toplantya katlanlardan biri bir nceki soruya dnlmesini istedii zaman, bu davrann anlam tartmann sona erdirilip oylamaya geilmesinin istenmesidir. Bir tek kii bile bu neriye kar karsa, tartmann srdrlmesi gerekir. Eer biri kp bir nceki soruyu nerirse ve bir bakas da bunu desteklerse, oylamaya geilip geilmemesi konusunda oylama yapmanz gerekir. Eer oylama kabul edilmezse, tartmaya devam edilir. Genel bir kural olarak, kuruluun politikasn ya da kurallarn etkileyen herhangi bir kararn resmi bir toplantda tek bir cmleden uzun olmamasna dikkat edilmelidir. Konu baka bir komiteye ya da alanlara aktarlmaldr.

5.

6. 7.

8.

22

EK-2: TOPLANTI TUTANAKLARI

Grlen konularn, henz hem katlanlar hem de toplant sekreteri unutmadan, tutanaklarnn zaman yitirilmeden yazlmas gerekir. Tutanaklar ksa ama toplantda konuulan tm konular kapsayacak biimde olmaldr. e yarayan bir sistem gelitirmek iin her toplant numaralanmal ve aadaki maddelerin tm kayda geirilmelidir: Toplant hangi tarihte ve nerede yapld? Toplant bakan kimdi? Kimler katld? Kimler katlmayacan bildirip zr diledi? Gndemden uzaklalmadn gsteren bir not. rnein, bir nceki toplant tutanann kabul edilip imzalanmas. Okunan raporlarn birka satrlk zetleri. zetlerin dosya numaralarn kapsamas, gerektii zaman yelerin kopya karmalar asndan yararl olacaktr. Raporlar izleyen tartmalar varsa, bunlarn zetleri de eklenmelidir. Tm neri ve deiiklikler bakan tarafndan ortaya atld biimde tutanaklara geirilmelidir. Her neri ve deiiklii ortaya atan ve destekleyen kiileirn isimleri. Grmelerin ana noktalarnn zeti Oylamaya katlanlarn says Her neri iin alnan kararlar Kimin ne zaman, hangi adm ataca Bir sonraki toplantnn tarihi

Tutana yazarken toplant sekreterinin grevi, toplantnn havasn ve katlanlarn ortaya attklar fikirlerin gcn, katlamayanlara aktarmaktr. Katlanlar da kendi yaptklarnn ve meslektalaryla tartp karara vardklar noktalarn onaylandn bilmek isterler. Bylece ileride hangi kararlara varld hakknda tartmalarn kmas nlenir. znel olmayan bir ifade kullanp, diyaloglar ya da uzun konumalarn paralarn tutanaklara katmamak daha dorudur. Bu ifade biimi verilerin glgelenmesini ve gereksiz ayrntlarla boulmasn nler. Uzun tartmalar ana noktalar belirten ksa cmleler haline getirmek ve bo laflar tutanaa katmamak gerekmektedir. Baz toplantlarda tutanaklar derhal yazlp onaylanr. Bu durumda bakan tartmann her iki ynn zetleyen ana konular, varlan karar ve kimin hangi grevi stlendiini tekrarlar. Toplant sonunda toplant sekreteri bakann yazdrdklarn bir kez daha okur ve genel olarak katlanlar daha fazla tartmaya gerek grmeden onayladklarn belirtir.

Toplantdan Sonra
Tutanan kopyalar zaman yitirmeden konuyu bilmesi gereken herkese gnderilmelidir. Eer tutanan yazlmas zaman alacaksa ncelikle ksa bir zet hazrlanp gnderilebilir. Bakann genellikle gnderilmeden nce tutana inceleme frsat vardr. Bylece baz hatalar ve yanl anlamalar nlenmi olur. Toplanty doru olarak yanstan tutanaklar srekli toplantlarn ya da komitelerin ilerlemesi ve sonuca ulamas asndan ok nemlidir.

23

zet
Katlmclarn bilgi sahibi olmalar, dnce ve nerilerin ortaya konmas ve yeler arasnda birlik ve beraberlii tevik etmek gibi nedenlerle toplantlar dzenlenmekte ve toplantlar insanlarn bir araya gelerek belirli konularda grmelerine olanak tanmaktadr. Toplantlar ayrca; insanlar arasnda iletiim salamak, yaratc fikirler retmek, dolayl eitim yapmak gibi amalar iin nemli bir konumda bulunmaktadr. Toplant genel anlamda ifade edilmek istenirse; sorular cevaplandrmak, sorunlar ortaya karmak, zmek, anlamaya varmak, perseoneli aydnlatmak vb. amalarla bir kiinin bakanlnda ya da birden ok kiinin yz yze gelerek oluturduklar iletiim ortam ve bu ortamda gerekletirilen faaliyetler olarak tanmlanr. Gnmzde yzyze gelme teknoloji aracl ile de gerekletirilmekte, telekonferans teknolojisi ile farkl mekanlardaki kiiler online iletiim olanaklaryla bulunduklar mekanlardan ayrlmadan yzyze grme, toplanma frsat bulabilmektedirler. Baarl bir iletiim iin davranlardaki karmakln kontrol altna alnmas gerekmektedir. rnek olarak toplantlardaki iletiimlerde bireyler aras verilen tepkiler, alnan veya alglanan yantlar farkl ipularnn gzlemlenmesi ile anlam kazanmaktadr. Beden dili, tutum ve davranlar, kullanlan kelimeler, ifadeler ve ses tonu bahsi geen ipularna rnek olarak gsterilebilir. Toplant ihtiyac belirlendikten sonra toplantnn gerekmektedir. amacnn tanmlanmas Toplantnn amacnn iyi bir biimde belirlenmemesi halinde katlmclar konunun baka yntemlerle daha etkili biimde ele alnacan dnebilirler, tatminsizlik yaayabilirler ve bu toplant iin ayrlan zaman kayp olarak nitelendirebililer. Bu nedenle toplantlar dzenleyen kiilerin toplantnn saptanm amalarn katlanlara aklamas gerekmektedir. Toplant ierisindeki grubun davran ve dncelerini derinden etkileyecei iin toplant yneticisinin grubun sergiledii belirgin davran biimlerini gz nnde bulundurma ve kontrol yeteneklerini gelitirmesi altnda tutma gerekmekte ve toplant sreci dahilinde bunu gerekletirmelidir. Toplantlar, dardan birinin devreye girmesiyle daha etkili bir biimde denetlenebilmektedir. Bu tr kiiler, daha sakin ve tarafsz bir biimde gzlem yaparak, neyin yolunda gittiini, neyin gelitirilmesi gerektiini beilrleyebilirler. Bu kiiler ayn zamanda grupla bir btn olarak iletiim kurarak, nasl gelime gsterilebilecei konusunda tavsiyelerde bulunabilirler. Toplantlarn nemli bir ilevi de tm rgt yelerini rgtn amalarna katkda bulunmaya zendirici olmalar, onlar sorumlulua iten bir ortam salamalardr. Toplantlar rgtsel renmenin vazgeilmez aracdrlar. Ynetimde salkl bilgi alverii, sorunlarn tartlmas ve rasyonel kararlar alnmas ancak toplant yntemiyle salanabilir. Toplantlar personeli ynetici etrafnda birletirebilir ve btnletirebilir. Toplantlar ynetimde ilke birliini de salamakta; rgt ierisinde toplant kltrnn de olumasn salamaktadr.

24

Kendimizi Snayalm
1. Aadakilerden geliimini etkileyen almaz? a. Pazar likileri b. Kaynak yatrm faaliyetleri c. Amortisman giderleri d. ve d balantlar e. rgtlerin bymeleri 2. Aadakilerden hangisi toplant fonksiyonlar arasnda yer almaz? a. kna etme b. Hzl karar verme c. sel deiiklikler d. Bilginin yaylmas e. Deneyim transferi 3. Aadakilerden hangisi toplant arlarnn yaplmas gereken durumlar arasnda yer alr? a. Hazrlk yapmaya zaman olmadnda b. Sorun zaten karara balanmsa c. Bilgi vermek iin grubun tamam bir araya getirilmek isteniyorsa d. Farkl bir iletiim yntemi daha yararl olabilecekse e. Konu herkesin zamann almaya deecek kadar nemli deilse 4. Aadakilerden hangisi iyi dzenlenmi toplantlarn zellikleri arasnda yer almaz? a. Takip b. Kontrol c. Belirlenmi gndem maddeleri d. Snrl katlm e. Geri bildirim salanmas 5. Aadakilerden hangisi zellikleri arasnda yer almaz? a. Kii says b. Gndem c. Konu d. Ne sklkla yapld e. Katlmclar
25

hangisi faktrler

toplantlarn arasnda yer

6. Aadakilerden hangisi aamalar arasnda yer almaz? a. ekillenme b. yapma c. Ballk d. Standartlama e. atma

grup

normlar

7. Aadakilerden hangisi bir grubun gereksinimlerinin karlandnn belirtileri arasnda yer alr? a. Kabul edilme b. Geri ekilme c. ekimserlik d. Rekabet e. Kendi kendini lider ilan edenler 8. Aadakilerden hangisi toplantlar denetlenirken dikkat edilmesi gereken noktalar arasnda yer almaz? a. Nelerin yolunda gittii gzlemlenmelidir b. Sorumluluk alanlar belirlenmelidir c. Gndem belirlenmelidir d. Gelitirilmesi gereken alanlar belirlenmelidir e. Yaplan deiikliklerin bir sonraki toplantdan sonra gzden geirilmesi saanmaldr 9. Aadakilerden hangisi katlmclarn toplant ncesi grevleri arasndadr? a. Belirlenmi oturma planna uymak b. Ak konumak c. Sz almadan ve verilmeden konumamak d. Karlkl konumamak e. Gndeme konulacak maddeleri hazrlamak

toplantlarn

10. Aadakilerden hangisi verimsiz toplantlarn nedenleri arasnda yer almaz? a. Sreyi iyi ayarlayamama b. Zamanlamaya dikkat edilmesi c. Yetersiz toplant bakan d. Fiziki hazrlklar dikkate almama e. Gndem hazrlamama

Kendimizi Snayalm Yant Anahtar

1. c Yantnz yanl ise Giri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 2. a Yantnz yanl ise Toplant Kavram ve Tanm balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 3. c Yantnz yanl ise Toplant Kavram ve Tanm balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 4. e Yantnz yanl ise Toplantlarn Amalar balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 5. b Yantnz yanl ise Toplantlarn Amalar balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 6. c Yantnz yanl ise Toplant Sreci balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 7. a Yantnz yanl Toplant Sreci balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 8. c Yantnz yanl ise Toplant Denetimi balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 9. e Yantnz yanl ise Toplant Kltr balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 10. b Yantnz yanl ise Toplant Kltr balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.

riskli sonularn domasnda nemli roller oynaya bireysel dncelerle alnan kararlarn neden olduu bir durumdur. Bir toplanty ynetmek iin arldnzda, gruplarn nasl altn ve nasl ilediini bilmek, toplantya etki eden gleri anlamakta size ok yardmc olacaktr.

Sra Sizde 3
Bir toplantnn baarsnn % 80inin, toplant ncesinden belli olduu sylenir. Bir gndem oluturmak, katlmclara toplant hakknda nceden fikir verecei iin nemli bir unsurdur. Toplantlarn baarsn etkileyen bir baka unsur da katlmclarn belirlenmesinde dikkatli davranmaktr. Konular zerinde anlamaya varmak toplantya, doru kiilerin katlmasyla daha kolay olur. Rahat bir ortam salamak, herkesin asl konu zerinde younlamasn kolaylatrr. Ayrca gndem balklarn, zaman dilimlerine blerek ele almak, toplantnn genel yapsn oluturan bir plann mevcut olduunu gsterir. Bir toplantnn dzenlenmesinde bu noktalar zerinde durmak sadece iyi bir toplant ortam hazrlamakla kalmaz, almalarn doru bir admla balamasna da yardm eder.

Sra Sizde 4
Toplantlar hangi trden ve hangi amala yaplm olursa olsun, ulalmas gereken hedeflerin ve bunun iin yaplmas gerekenlerin akla kavumas size baldr. Buradaki rolnz, sadece nderlik etmek deil ayn zamanda srekli kontrol etmek ve insanlar doru rotaya ynlendirmektir. Dzenli bir kontrol mekanizmas kurmak iin hereyden nce kiilerin tmnn katlm salanmal, konudan olas sapmalar ve kiisel tartmalar nlemelisiniz. Toplanty baaryla sonuca balamak iin de uzlama salandndan ve herkesin ne yaplacan anladndan emin olmanz gerekmektedir.

Sra Sizde Yant Anahtar Sra Sizde 1

Toplantlar, bir amaca ulamak iin kullanlan aralardr. Kendi balarna bir ama deildirler. Bir toplantnn sonucu, birtakm etkinliklerin balangc veya en azndan baka bir toplantya hazrlk anlamna gelmektedir. Toplantlar, birtakm kararlara varmann yapc bir yolu olarak group nemsereseniz, abalarnz ne ekilde ynlendirmeniz gerektiini bulmakta fazla zorlanmazsnz. Bylelikle de dzenlediiniz toplant amacna ulam olur.

Sra Sizde 5
Bir toplanty etkileyebilmek iin ncelikle olas psikolojik ve politik akmlarn oynad rol saptamanz ve bunlardan yararlanmak iin gerekli teknik ve manevralar semeniz gerekir. Bu uygulamada kullanlan en yaygn yntemler ise; iin temelini belirli bir toplantdan uzak tutmak, kulis faaliyetleri, uzmanlk gc, dllendirme gc, basknn gc ve kiilik gc olarak ifade edilmektedir.
26

Sra Sizde 2
Bir toplantnn daha retken klnmas iin grnenin altnda neler olduunu dikkate almak gerekir. Bir grup insan bir araya geldiinde birlikte nasl almalar gerektiini renmeli ve uyumlu bir grup olmak iin hazrlanma, tartma, norm belirleme ve uygulama aamalarndan gemelidir. Grup basks, toplantnn seyrinin deimesinde ve bazen beklenenden ok daha

Yararlanlan Kaynaklar
Barker, A. (1999). Daha iyi nasl Toplant Dzenleme, stanbul: Tima Yaynlar. Bapnar, N.. ve Keskin, N. (2011). Toplant Ynetimi, Ankara: Nobel Yayn. Carnegie, D.B. (1905). The Art of Public Speaking, e-book; www.gutenberg.org, www.feedbooks.com. evik, H.H. (2004). Emniyet Tekilatnda Zaman ve Toplant Ynetimi, Polis Bilimleri Dergisi, Cilt: 6 (3-4). Kardam, A. (ev.) (2006). Toplant Ynetimi, Harward Business School Press, stanbul: Optimist Yaynlar. Keenan, K. (1997). Toplant Ynetimi, stanbul: Remzi Kitabevi. Linkemer, B. (1993). Verimli Toplant Nasl Yaplr? stanbul: Rota Yayn Tantm. Sherman, D. (1999). Kusursuz stanbul: Altn Kitaplar Yaynevi. Thomsett, M.C. (1997). Toplant stanbul: Epsilon Yaynclk. Toplant, Sanat,

Tutar, H., Bapnar N.. ve Altnz, M. (2004). Sekreterlik El Kitab, Ankara: Sekin Yaynclk.

27

2
Amalarmz
Klik Mttefik Mzakere Kriz

Bu niteyi tamamladktan sonra; Toplant trlerini aklayabilecek, Mzakereler ve zelliklerini aklayabilecek, Kriz deerlendirme toplantlarn aklayabilecek, Toplant kurallarn tanmlayabilecek bilgi ve becerilere sahip olacaksnz.

Anahtar Kavramlar
Ekip Gndem Muhalif Oturma Plan

indekiler
Giri Toplant Trleri Mzakereler Kriz Deerlendirme Toplantlar Toplant Kurallar

28

Toplant Trleri
GR
Literatrde toplantlar genel anlamda rgt ii, rgtleraras, ilevlerine gre, grntl toplantlar gibi farkl trlerde ele alnmaktadrlar. Fakat yaplacak toplantnn tr ne olursa olsun formal kurallara itibar edilmelidir. Toplant bakan, zel ve katlmclara egemen bir yerde oturmal, varsa sorumlu olan dier kiilere zel bir yer ayrlmaldr. Toplant bakannn tm katlmclar tarafndan gzlenebilecekleri biimde oturmalarn salamak esastr. Toplantlar literatrde formal ve informal olmak zere iki tre de ayrlmtr. hayatnda ok sk rastlanan ynetim kurulu ya da genel kurul gibi toplantlar formal (resmi) toplantlar olarak adlandrlrlar. Bu tr toplantlar nemlerinden dolay detayl kararlar gerektirmektedir. Dier i toplantlar ise informal toplant snfna girmektedir. Komite ya da sat toplantlar bu tr toplantlara rnek olarak gsterilebilir. Literatrdeki farkl toplant trleri aada ksaca aklanmtr: Konferans: Yeri, zaman, konu ve konumacs daha nceden ilan edilen, ounlukla bir kiinin konumac olarak katld herkese ak toplantlardr. Panel: Toplumun byk ounluunu ilgilendiren ve zerinde fikir birlii varlmasnda yarar umulan, belirli bir konunun birden fazla konumac tarafndan dinleyiciler nnde tartld toplant trdr. Ak oturum olarak da adlandrlan panelde, birok konumacnn bir tek konuyu tartmas amacyla dzenlenmektedir. Kongre: Bir konu zerindeki aratrma ve incelemelerin ele alnd toplant veya devletler arasndaki ilikiler zerinde durmak amacyla yaplan uluslararas toplantlardr. Dernek, parti, sendika ve irketlerin genel katlmla yaptklar toplantlara da kongre denilmektedir. Forum: Baz sorunlar, mmkn olduu kadar geni kitlenin tartmasna olanak verecek ekilde dzenlenen ak toplant trdr. Forumlar, gndemdeki bir konunun konumaclar tarafndan tartld ve toplantda bulunan herkesin konuma hakkna sahip olduu toplantlardr. Seminer: Bir uzmann ynetiminde yaplan, belirli bir konunun etraflca irdelenmesine ynelik zel mesleki almalardr. Seminerler, mesleki bilgileri gelitirmek amacyla dzenlenmektedir. Brifing: Belli bir konuda ayrntl bilgi vermek amacyla yaplan toplantlardr. Brifingde bilgilendirilmesi gereken ahslar bir araya getirilir ve uzman ahslar tarafndan yaplan aratrma veya herhangi bir konu kantlaryla birlikte ortaya konmaya allr. Bu saylan toplantlarn dnda toplantlar; gnlk toplantlar, haftalk ya da aylk toplantlar, program d toplantlar, zel proje toplantlar gibi snflandrmak mmkndr. Ayrca kurul toplantlar ve komite toplantlar da toplant trleri arasnda yer almaktadr.

Toplantya hazrlanma aamasnda oturum bakan ile greceiniz konular neler olabilir?

29

TOPLANTI TRLER
Literatrdeki eitlilie ramen, toplant trleri, toplant amalarna gre farkllk gsterir. rnein irketin imzalayaca yeni bir anlama, proje veya yeni bir rnn tantlmas iin yaplan toplantlar sreklilii olmayan ve bu saylan faktrler ortaya ktnda yaplan toplantlardr. Bunun dnda irketin yapsna gre periyodik yaplan toplantlar da vardr. irkette yaplan dier bir toplant tr ise daha kk yapda olan haftalk toplantlardr. Bu toplantlar st dzey yneticiler tarafndan gerekletirilir. irket ierisindeki her trl konunun daha ksa srede zmlenmesine yardmc olur. Bu toplant iin de belirli bir gndem hazrlanr, bu gndem dorultusunda toplant srdrlr ve sonulandrlr. Toplant trlerinin birok ayrm olmasna ramen bu nitede genel bir at altnda toplantlar; rgt ii toplantlar, rgtler aras toplantlar, ilevlerine gre toplantlar, grntl toplantlar, ekip toplantlar, mzakereler ve kriz deerlendirme toplantlar ad altnda incelenecektir.

rgt i Toplantlar
Kamu kurulularnda ya da zel kurulularda grev yapan yneticiler zaman zaman belirledikleri konularla ilgili toplant yapma gerei duymaktadrlar. Bu gereksinim rgt ii ileyi, rgt alanlar vb. birok konuyla ilgili olabilir. rgt ii toplantlar kapsamnda kurumlarn ve rgtlerin yapsna gre periyodik olarak yaplan ynetim kurulu toplantlar da vardr. Ynetim kurulu ile ynetilen kurumlar, olaanst bir durum gereklemedii srece, genellikle ayda bir kez ynetim kurulu toplants dzenlemektedir. Bu toplantlar, genellikle kurumlarla ilgili tm konularn konuulup ortak bir karara varlmasn amalayan toplantlardr. Ynetim kurulu bakan ve yeler, ncelikle toplant gndemindeki konular tartrlar ve ortak bir karara varrlar. Ynetim kurulu ve komite toplantlar, brifingler, toplantlar, tevik toplantlar ve basn toplantlar en sk aralklarla yaptklar toplantlardr. Daha ok lider ve maddelerini veya olaand konular konuup tartmak lekli yaplan toplantlardr. rn tantm toplantlar, mesleki ve teknik rastlanan ynetici dzeyindeki kiilerin dzenli yneticilerin kendi aralarnda belirli gndem ve karar almak iin bir araya geldikleri, kk

rgt ii toplantlar irket merkezinde yaplabilecei gibi, kiileri rahatlatmak, daha verimli hale getirmek, baz sorunlar bertaraf etmek ve onlara nem verildiini hissettirmek iin farkl meknlarda da yaplabilir. Bu farkl meknlarn banda da oteller gelmektedir.

rgt ii toplantlarda katlmc saysn tahmin etmek kolaydr, kesin katlmc says nceden bellidir ve katlmclar homojendir. rgtlerde ve irketlerde yaplan dier bir toplant tr ise daha kk yapda olan haftalk toplantlardr. Haftalk toplantlar rgt ilgilendiren her trl konunun daha ksa srede zmlenmesi amacyla st dzey yneticiler tarafndan gerekletirilmektedir. Btn toplant trlerinde olduu gibi rgt ii toplantlar iin de belirli bir gndem hazrlanr, bu gndem dorultusunda toplant srdrlr ve sonulandrlr. Toplantlarn kayt altna alnmas amacyla, ynetici sekreterler tarafndan gerekli notlar tutulur. Toplant gndeminde grlecek ok konu varsa ya da toplant sresi uzayacaksa, toplant detaylarnn karlmamas amacyla dikte makinesiyle kayt tutma yntemine bavurulabilmektedir. Emir Toplants: Ynetimde yneten ve ynetilen srekli bir emir komuta ilikisi iindedir. Ynetici "emreden", ynetilen de "emredilen" mevkiindedir. Ancak, ynetici ve ynetilenler arasndaki emirkomuta sisteminin salkl ve baarl ileyebilmesi iin, nce her amirin emir verme tekniklerini iyi bilmesi ve uygulamas gerekmektedir. Emir toplantlar otoriter bir nitelik tamaktadr. Yneticiler tarafndan astlarna belli bir grev vermek veya gelecekteki davranlar ynlendirecek kurallar bildirmek iin yaplr. Emir verme toplantlarnda kararlar ynetici verir, sonularndan da o sorumludur. Toplantya kimlerin geleceine, hedeflerin ne olacana, hangi iin yaplacana ynetici karar verir ve bildirir. Bunun baarl olabilmesi iin yneticinin karar verme yeteneinin olmas ve emirlerinin uygulanacan iyi bilmesi gerekmektedir.
30

Danma Toplants: Danma (istiare) toplantlar karlkl bilgi alveriinde bulunmak iin yaplmaktadr. Bu toplantlar genellikle danma niteliindedir ve karar almay hedeflemez. Koordinasyon Toplants: Koordinasyon rgtte meydana gelen karklklarn nlenmesi, uygulanmas alanlar arasnda ilikilerin gelitirilmesini ve sorunlarn zlmesini salayan nemli bir kavramdr. Koordinasyon en ksa biimde, bir i birlii sistem ve mekanizmas olarak tanmlanabilir. Baka bir deile koordinasyon, bir rgtn dzenli ve srekli alabilmesi iin, amalar, faaliyetler, organlar ve bireyler arasnda uyum ve i birliinin salanmasdr. Bir rgtn dzenli bir biimde alabilmesi iin btn blm ve birimleri arasnda i birliinin bulunmas gereklidir.

Koordinasyonun salanmasnda ynetici bir orkestra efi gibi olmaldr. Kurul Toplants: Kurul toplantlarnda eitli gruplarn temsilcileri, ortak bir konuda karar verebilmek iin bir araya gelirler. Kurul toplantlar saptanan sorunlarn ve bu sorunlara kar retilen zmlerin deerlendirildii toplantlardr. Tzel kiilie sahip olan zel ve kamu kurulularnda yneticilerin bakanlnda yelerden oluan ynetim veya yrtme kurullarnda, rgtn ynetimiyle ilgili olarak planlamaya ve icraya ynelik idari, mali, hukuki ve teknik konularda karar almak amacyla yaplan toplantlardr.

Kurul toplantlarnda kararlar genellikle oylamayla alnr, ounluu salayanlarn fikirleri benimsenir. Eitlik halinde bakan kendi oyunu da kullanarak bu eitlii bozar. alma Gruplar: alma grubu toplants belirli konularda bilginin veya becerilerin gelitirilmesine ynelik olarak ksa sreli toplant faaliyeti veya eitim srecine verilen isimdir. alma grubu; belli grev ve sorunlar ile ilgilenen kk grup oturumlar ya da bilim adamlar ve uzmanlarn bir konuda n hazrlk yapmak zere katld inceleme ve deerlendirme toplants olarak da tanmlanr. Genellikle eitmenler tarafndan yetenek eitimi eklinde ifade edilmektedir. Herkesin katlmnn sz konusu olduu yz yze grmeler eklinde gereklemektedir. Heyet Toplants: Heyet toplantlar ayn stat veya profesyonel bilgi ve beceriye sahip kiiler arasnda yaplr. Herkes, kendi dalnda profesyonel bir yeterlik ve saygnlk kazanmtr. Bu toplantlar, arlan kiilerin profesyonel bilgi ve yeteneklerinden yararlanmak, bir sorunun zlmesi ve alnan kararlarn etkilerini tartmak iin yaplr. Bu gibi toplantlarda kararlar, genellikle herkesin oyuna bavurularak alnr. Kiilerden biri fikir ayrlna derse, yeterli bir neden gstermek ve baka bir seenek getirmek zorundadr.

Heyet toplantlarnda alnan kararlarn sorumluluu herkese aittir. Brifingler: Brifing, bir konuda zet olarak verilen bilgi ya da aklama, bilgilendirme anlamlarnda kullanlmaktadr. Brifingler; hedefleri saptamak ve herkesin yapaca ii belirlemek, bir konuyu grmek amacyla st dzey yneticilerin ya da bir alma topluluu yelerinin aralarnda yaptklar toplantdr. Bu toplantlar belirlenen bir konuda ayrntl bilgi vermek amacyla yaplr. Pazarlk Toplantlar: Pazarlk toplantlarnda kararlar oylamadan ok, bir pazarlk ve uzlama temeline dayanmaktadr. Her iki tarafn farkl amalar, ancak ortak karlar vardr. Her iki taraf da en iyi koullar arar. Bu gibi toplantlarda ortak karara varlr ve taraflar alnan bu ortak karar uygulamak zorundadr.

31

rgt ii toplantlarda karlalan bir takm olumsuzluklar da bulunmaktadr. Profesyonel ynetime geememi rgtlerde grlen olumsuzluklar: Toplantlar dzenli bir biimde yaplmaz. Pratik sorunlardan rgtle ilgili hayati problemlere kadar birok durumda acele ve yeterince dnlmeden kararlar alnmaktadr. Toplantlarn gereklemesi iin katlmclar gerekli zeni gstermezler. Alkanlktan veya kurallarn ilerlii zayf olduundan toplantlara ge kalrlar. irket ii veya d ilerini bahane ederek toplantya gelmeyen kiilerden bu tr irketlerde muhakkak bir veya birka tane bulunmaktadr. Toplant iin bir gndem veya program yaplmaz. Rastgele balanr. Oturumlarda tam bir karmaa hkm srer. Toplantlarda hazrlksz, geliigzel ve ksa konuulur. Herkes iimiz bitse de gitsek diye dnr. Aklda yaplacak baka iler olduu iin toplantya konsantre olunmaz. Not tutulmaz. Dolaysyla konunun takip edilmesi olduka zordur. Toplantlarn sonular takip edilmez. Bu nedenle irket ii toplantlarn varlk sebebi olan sonularn deerlendirilmesi ve problemlerin zmlenmesi gibi ana amalar gerekleemez. Toplantya arlacak kiiler konusunda gerekli zen gsterilmez. Bazen ilgisiz kiiler katlr. Bazen de ok gerekli kiiler katlmaz ya da arlmazlar.

Profesyonel ynetime gemi irketlerde toplantlarda karlalan olumsuzluklar ise: Toplantlar ok fazla dzenlidir. Toplantsz hibir eye karar verilmez. Bir noktadan sonra insanlar zamanlarn toplantlarda geirir hale gelirler. Bireyler toplantnn amacn unutarak, ne kadar zeki, bilgili ve deneyimli olduklarn kantlamaya alrlar. Toplantnn ne kadar uzun srecei nem tamaz. Toplant gndemi mutlaka madde madde ve uzunca yazlr. Bylece gndem gereksiz bir ekilde imeye balar. Toplantlar uzun srd iin katlmclar arasnda uyuklamalar balar. ok uzun ve sonradan kimsenin okumayaca notlar tutulur. Hatta bunun iin bir raportr de vardr. Toplantlar ar programldr. yle ki belli bir program yoksa toplant yersiz grlr. Bir mddet sonra ara deil, sorumluluu ortada brakmak iin ama halini alrlar. Toplantlar genellikle kalabalk yaplrlar ve sonular geerliliini kaybetmi olsa bile takip edilirler.

rgtler Aras Toplantlar

rgtler aras toplantlar rgtlerin kendi bnyesinde ya da dier kurumlar ile bilgi alveriini destekleyen nitelikteki toplantlardr. eitli konularda geni bir kitleye ulamann yollarndan biri de rgtler aras toplantlar dzenlemektir. Hzla gelien bilim ve teknolojiye yetiebilmek iin gerekletirilen bu tip toplantlar, ayn zamanda bilgi alveriinin sosyal bir ynn de ifade etmektedir. Kongreler: Kongreler ulusal veya uluslar aras dzeyde, en az 300 kiinin katld, karlkl bilgi alverii ortamnn yaratld byk apl toplantlardr. Kongre deyimi, dzenli yaplan toplantlar iin kullanlmaktadr. Modern tarihteki ilk kongre ise Viyana Kongresidir(18 Temmuz 18149 Haziran 1815). Trkiyede ilk kongreler 1969 ylnda stanbulda iki gn ara ile dzenlenen Dnya Uluslar aras Kzlha Kongresi ve Dnya Ticaret Odalar Kongresidir. Kii says belirli olmamakla birlikte, kongreler ulusal veya uluslar aras dzeyde en kalabalk katlml toplantlardr.
32

Uluslar aras Dernekler Birlii tanmna gre uluslar aras kongreler; En az % 40 lke dndan gelen 300 veya daha fazla sayda katlmcya ev sahiplii yapan, En az 5 deiik lkeden katlm salanan, En az 3 gn sreli toplant gemiine sahiptir.

Uluslar aras Toplant ve Kongreler Birliine gre ise kongreler; Dzenli olmal, yani her sene veya iki ylda bir gibi belirli zaman aralklar ile yaplmal, En az 4 deiik lkeden katlm salanmal, En az 50 kiinin katlm ile gerekletirilmelidir.

Kongreler, kiilerin daimi konakladklar veya altklar yerler dnda uzmanlk gerektiren bilimsel alanlarda veya meslek konularnda, belirli bir konuda bilgi alverii yapmak amacyla bir araya gelmelerinden ortaya kan seyahat, konaklama, olay ve ilikilerin tmdr. Kongreler tasarlanrken, ehre ulam kolayl, merkezin fiziki tasarm, yiyecek-iecek kalitesi, servisinin ve grsel-iitsel tehizatn kalitesi gibi konulara zen gsterilmelidir. Gvenlik, ana salon, konumac giyinme-soyunma odalar, sergi alanlar, basn odas, stdyo olanaklar gibi hususlara dikkat edilmelidir. Bu tr faaliyetler genellikle sosyal ieriklidir. Yani yeme, ime, gezme, elenmeyi de ierir, kapsam genitir. Bu nedenle genellikle oditoryum, otel, kongre merkezleri gibi yerlerde gerekletirilirler. Toplantnn yer alaca merkezde yaplan iler ksaca unlardr: Toplant salonunun dzenlenmesiprovalar, sahneleme-haber merkezi ve basn odas dzeni, delege elerinin arlanmas, kayt masas, turlar, transferler, banketler, men seimi, davetler, klandrma, seslendirme, havalandrma, dekorasyon gibi ok sayda ayrnt ve zen gerektiren iler. Kongreler, annda simultane tercme, zel gece programlar, davetiye hazrlama ve datm, eitli lkelerden gelen ziyaretilere eitli transferler, deiik otellerde almalar, medya ile toplant katlmclarnn bir araya getirilmesi, grup almalarnn ynlendirilmesi, kongre binas ve merkezinin ayarlanmas, bildirilerin deerlendirilmesi ve derlenmesi, karlama programlarnn dzenlenmesi, eler iin ayr tur paketlerin hazrlanmas, bildirilerin gruplanarak salonlara datlmas gibi detayl ve profesyonel beceri gerektiren organizasyonlar da iermektedir.

grevleri Kongre dzenleme sorumluluu, ok eitli gerektirdiinden, genellikle bu sorumluluk bir kiiye verilmez. Bir takm oluturulur ya da profesyonel bir organizasyonla allr. Konferans: Konferans; mesleki veya teknik alanda herhangi bir konuda, alannda uzman bir kii tarafndan dinleyicilere bilgi vermek amacyla yaplan uzun, bilgilendirici konuma trdr. 50-300 arasnda katlmc bulunabilir. Konferanslar dzenli olmayabilir. Konferans, bilim, sanat, yazn, ekonomi, politika gibi alanlarda herhangi bir konuda, alannda uzman biri tarafndan dinleyicilere bilgi vermek iin yaplan uzun, bilgilendirici konuma tr olarak tanmlanmaktadr.

Konferanslar yeri, zaman, konu ve konumacs daha nceden ilan edilen, ounlukla bir kiinin konumac olarak katld, herkese ak toplantdr. Bir konferans merkezi, ses geirmeyen duvarlara ve konumacnn ses dzenini, klandrma ve havalandrmay kontrol edebilecei, toplant haricinde kullanlabilecek sosyal tesislere sahip olmaldr. Konferans hazrlanrken ncelikle yaplmas gereken i, konferansn konusu hakknda geni bir kaynak taramas yapmaktr. ncelenmesi gereken konu iin ansiklopedilerden balayarak deiik yaz ve incelemeler gzden geirilmeli, bylelikle salam ve derli toplu bir malzeme hazrlanmaldr. Bu
33

malzemeye konferans kendi gr ve dncelerini de katarak ncelikle konferansn plnn dzenlemelidir. Konferans plannda dikkat edilmesi gerekenler: Hitap cmlesi, Konunun sunuluu, Konferansn amac, Konunun almas ve anlatlmas, Sonu, Sorular ve cevaplar.

Konferanslarda konumaya, genellikle konferans dzenleyenlere ve dinleyicilere sayg bildiren ve iltifat edici szlerle balanr. Sonra konunun erevesi izilir ve ortaya konulur. Bundan sonra konumac, amacna gre konusunu aar, o konudaki eitli grleri krc olmayan ve aalama iermeyen ifadelerle belirtir ve dinleyicilere aktarr. Seminer: Seminer szlkte bir konuyla ilgili, aratrmaya dayal bilgiler vermek ve bu bilgiler zerinde tartmak amacyla birka yetkilinin ynetimi altnda dzenlenen bilimsel toplant olarak aklanmaktadr. Seminerler genellikle birka oturum devam eder. Seminerde birden fazla konumac hazrladklar bildirileri sunarak konuyu deiik alardan ele alrlar. Seminerler belirli bir bilim dalndaki gelimeleri, belli bir bilgi dzeyine sahip kimselere tantmak amacyla dzenlenen ve konunun deiik blmlerinin, bu bilim dalnda otoritesi ve yetenei kabul edilen kiiler tarafndan akland bilimsel toplantlardr. Ortalama 20-50 arasnda katlmc bulunmaktadr. Seminerler mesleki veya teknik bir konuda eitim ya da bilgi verme amacna dnktr ve yneticilerin denetimindedir. Ancak yksek retim kurumlarnda, retim yesinin ynetimi altnda, rencilerin yaptklar aratrmalarla ilgili rapor hazrlama, tartma biiminde yrtlen seminerler bu tanmn dndadr. Kurulu, rgt ve birlikler kendi iinde veya dnda seminerler dzenleyebilirler. ounlukla yeni bir gelimeyi anlatmak iin eitim seminerleri yaplr. Seminerler her yerde dzenlenebilir, otel, ticaret odas vb. Bilimsel seminerler daha ok teknik konularla ilgili olduundan niversitelerde, bilim ve aratrma kurumlarnda gerekletirilmektedir.

Seminer sresince genellikle sosyal program yoktur, seminer sabahtan akama kadar srebilir. Paneller: Paneller, toplumun byk ounluunu ilgilendiren ve zerinde fikir birliine varlmasnda yarar umulan, belirli bir konunun birden fazla konumac tarafndan -says 6ya kadar kabilendinleyiciler nnde tartld toplant trdr. Paneller bir panel yneticisi tarafndan ynetilir ve konumaclar, belirli bir sra ve zaman snrlamas iinde konuurlar. Genellikle bilimsel, sosyal ya da siyas bir konuyu tartmak amacyla yaplan toplu grmelerdir. Panel szlkte, bir konumac topluluunun katlmasyla, genellikle bir bilimsel, toplumsal ya da siyasal konuyu dinleyiciler nnde tartmak amacyla dzenlenen tartmal toplant olarak tanmlanmaktadr. Bakan, konumaclarn ortasnda yer alr. Konumaclar, bir masann evresinde toplanrlar. Panelde en az , en ok alt konumac bulunur. Sempozyum: Toplumu yakndan ilgilendiren herhangi bir konu ya da olay hakknda dinleyiciler karsnda farkl uzman kiilerin konu ya da olayla ilgili yapt seri konumalarn btnne sempozyum denir. Sempozyumlar belirli bir konuyu aydnlatmak amacyla, bilim insan ve aratrmaclarn bir araya geldikleri ve konumaclarn konunun belirli blmlerini sunduklar tartmal toplantlardr. Bu tip toplantlar bilimsel ierikli olup, bilimsel merkez, niversite, hastane gibi merkezlerde dzenlenir.
34

Bilimsel yerlerde dzenlenmelerinin nedeni maliyeti drmek ve daha rahat alma olana elde etmektir. Sempozyum katlmclar tebli sunarken, oturum sonlarnda izleyicilerin katk veya sorularla katlm beklenmektedir. Sre bir ile gn arasnda olup bazen ok az sosyal faaliyette bulunulur. Sempozyum ile kongre dzenleni asndan birbirine benzemektedir. Sempozyum, dier konuma trlerine gre daha ilmi ve ciddi bir sohbet havasnda geer. Konumaclar konuyu kendi ilgi sahalar asndan ele alr. Sempozyum bir bakan ve ile alt arasnda deien yelerden oluur. yelerin konuma sreleri 15-20 dakikay amaz. Konunun uzunluuna gre sempozyum iki oturum veya iki gn de srebilmektedir. Sempozyumdaki ama, konuyu tartmak deil, konunun ilgili kiiler tarafndan olumlu veya olumsuz ynlerinin ortaya konulup zme gtrlmesidir. Sempozyumun sonucunda bakan konuyu zetleyerek kan sonucu dinleyicilere aktarr. Kolokyum: Kolokyum szlkte bilimsel bir sorunun ya da siyasal, ekonomik, diplomatik sorunlarn ele alnd, tartld bilimsel toplant eklinde tanmlanmaktadr. Kolokyumlar bilimsel konular tartmak zere yaplan akademik toplantlardr. Kolokyumlarda katlmc says genellikle 50 kiinin altndadr. Kolokyumlarda bilim adam ve aratrmaclar bir araya gelerek, konunun bir bilim adam veya ekip tarafndan sunulmas ve tartmas eklinde yaplrlar.

Kolokyumlarda belirlenebilir.

toplantnn

ierii,

katlmclar

tarafndan

da

Forum: Forum szlkte, bir konuda dzenlenmi olan, konumaclarn yan sra dinleyici durumundaki kimselerinde sz alabildii toplant eklinde tanmlanmaktadr. Forum genellikle n-son tartmann olduu, panelistler ya da bakanlar tarafndan yrtlen bir toplant eididir. Forumlarda izleyici katlm beklenmektedir ve forumlar ift tarafl soru-cevap eklinde gemektedir. Bakan grleri zetlemekte ve tartmay yrtmektedir. Forumlarda izleyiciler soru sorma hakkna sahiptirler. Genel Kurul: Ynetim planlama, rgtlenme, yneltme, koordinasyon ve kontrol etkinliklerinin tmdr. Genel Kurullar bu adan ok nemlidir. nk kural olarak: Btn irket ortaklarnn katlabildii, Grlerini aklayabilecei, Oy kullanabildii, irket faaliyetlerinin deerlendirildii, irketin idare btnln ortaya koyduu, Gemiin deerlendirilmesini ve gelecee dair yol haritalarnn belirlenmesini salamaktadr.

Resmi toplantlardan biri olan genel kurul toplantlar dierlerine gre farkllk gsterir. Yasalara gre, genel kurul toplantlarnda duyuru mektubunun her yenin eline gemesi ve toplant ieriinin ak bir ekilde verilmesi gereklidir. zellikle lkemizde, genel kurul toplants ile ilgili gnderilecek mektuplarn taahhtl ya da kargo ile kiiye teslim kouluyla gnderilmesi uygundur. Bylelikle mektubun postada kaybolmas ya da ilgili kiinin eline gememesi riski ortadan kalkacaktr. Ama btn bunlardan nce genel kurul iin; Karar alnmal Karar notere tasdik ettirilmeli Ziraat Bankasna komiserlik creti yatrlmal Dileke ile Sanayi Ticaret Bakanl l Mdrlne mracaat edilerek gn alnmaldr.
35

Yine hazrlk olarak genel kurulun; Gndemi, Hazirun cetveli, Ynetim kurulu faaliyet raporu, Denetim kurulu raporu, Grlen yln bilno ve gelir tablolar hazrlanmaldr.

Genel kurul sonrasnda ncelikle; Gndem (onayl), Hazirun cetveli (pay sahiplerinin son durumu, imzal), Seimli genel kurulsa; grev dalm, temsil ve ilan karar kartlmas, Ynetim kuruluna yeni seilenler varsa onayl nfus czdan rnei alnmas, Ynetim kuruluna yeni imza yetkisi-yetkilileri ve imza beyannameleri kartp tescil edilmesi gerekmektedir.

Genel kurul toplantsna arlanlarn katlp katlamayaca belli olduunda ise, katlamayacak yelerin yerlerine vekleten bir bakasn gndermek isteyip istemedikleri renilmelidir. Eer ye, kendisini temsilen bir kiiye veklet verirse, ynetici asistan bu veklet belgesini de toplant dosyasna eklenmeli ve yeni kiinin katlmn salamaldr. Ancak ye veklet vermi olmasna ramen, toplantya bizzat katlrsa, yeni bir belge dzenlenerek, nceki belgenin iptal edilmesi gerekir.

levlerine Gre Toplant Trleri

Toplantlarda drt ana ilev vardr. Her toplant tr bu drt ilevden biri zerinde yaplanmaktadr. Bu ilevler; enformasyon ya da haber verme, bilgi alverii ya da sorunlar saptama, sorun zme ve karar almadr. Bunlarn her biri de toplant yapmak iin geerli sebeptir ve her birinin kendine zg bir biimi ve kendine zg kurallar vardr. Sunu Toplantlar: Sunu toplantlar sunulan bilgi ya da haberi dierlerinin iyice anlamasn salamak iin dzenlenir. Bilgiyi sunacak olan kii, sunuunun hazrlanmasndan sorumludur. Bunun iin kapsaml bir hazrlk yapma sorumluluunun bilincinde olmaldr. Sunularda vurgulamak istenilen noktalar grsel malzemeyle desteklenmelidir. zenle hazrlanm ema ya da posterler, bir slayt gsterisi, hatta en basit tablolar bile sylenilenlerin izlenmesini ve anlalmasn kolaylatracaktr. Bir mesajn nasl duyurulaca nemlidir.

Sunu toplantlarnda bilgiyi sunan toplantnn odan oluturur, toplantya katlanlar dinleyici konumundadrlar. Bilgi Alverii Toplantlar: ok sayda fikrin ortaya kmas amalanan toplantlar bilgi alveri toplantlar olarak adlandrlmaktadr. Bu tr toplantlarda sorunlar ortaya karlmaya allr. Bu bir beyin frtnas toplants ya da herkes dilediini sylesin toplants olabilir. Beyin frtnas uygun bir tanm olmakla birlikte, doru ynetildiinde, asla herkesin dilediini syledii bir toplantya dnmeyecektir; toplantya katlan herkesin bu konudaki fikri alnr ve hi kimsenin syleyecek bir fikri kalmayana kadar bu ilem devam eder. Sonra iyi grlmeyen fikirler elenir ve dierleri dikkate alnr. Bilgi ve/veya Haber Verme Toplantlar: Bir toplantnn arlk merkezini bir konu hakknda bilgi ya da haber verilmesi oluturuyorsa bu bir bilgi ya da haber verme toplantsdr. Eer iletiime ortak olan iki tarafda bir arada ise ve kaynaktan alcya sadece bir bilgi ak sz konusu ise; byle toplantlara bilgilendirici toplant ad verilebilir. Bu tip toplantlarda yneticinin rgt ile ilgili konular katlanlara
36

aktarmas ve onlar bilgilendirmesi sz konusudur. Konferans tr toplantlar buna rnek olarak gsterilebilir. Bilgi veren toplantlarn uygun olduu durumlar: Lider veya grup yesi, bir konferansta ya da bilgi gezisinde rendiklerini gruba aktarmak istediinde, rgt dndan arlan bir danman grubunun yeni gelimelerden alanlar haberdar etmesinde, Liderin, bir st ynetimde alnan kararlar ve bu erevede oluturulan hareket planlarn kendi grup yelerine aktarmak istediinde.

Bilgi veren toplantnn amac personeli srekli eitmek, lider veya alanlar srekli bilgilendirmektir. Bu tr toplantlarda sorun zmeye giriilmemeli, katlmc says da snrlandrlmamaldr.

Bilgi veren toplantlarn sonunda personele soru sorma frsat verilmeli, konunun anlalp anlalmad kontrol edilmeli, tepkilerinin ne olduu llmelidir. Bilgi Alverii ve Sorunlar Saptama Toplants: Katlmclar sorunlar belirtmek ve olas zm yollarn nermek iin bir araya geliyorsa bu bir bilgi alverii ve sorunlar saptama toplantsdr. Bu toplantlarn amac kurumda dile getirilen veya getirilemeyen sorunlar tespit etmektir. rgt iindeki orta dzey ile teknik ynetim elemanlarnn uralarna ilikin dnce, gr ve neriler toplantlarla ortaya kar. Her sorun st ynetime ulamayabilir, bu sebeple ynetim sorunlarn getirilmesini beklemek yerine sorunlara gitmelidir. eitli teknikler (Listeleme Yntemi vb.) kullanlarak toplantya katlanlarn kurumda yaanan sorunlar tespit etmesi eklinde uygulanr. Sorun zme Toplantlar: Sorun, aslnda deitirilmek istenen bir durumdur veya yeni getirilmi olan kurallarn ortaya kard bir karmaklktr. Sorun zme toplantlarnda, sorunun temel nedenleri aratrlr, alternatif zmler tartlr, deerlendirilir ve uygun hareket tarznn salanmas iin gerekli kararlar alnr. Bu toplantda nce sorun tam olarak ortaya konur ve akla kavuturulur, daha sonra deiik gruplar tartma ve karar alma yntemleri ile (bunlar beyin frtnas, balkkl teknii, pareto analizi, delphi teknii vb.) belirlenen soruna zm aranmas aamasna geerler. Sorun zme toplantlarnda herkesin gr nemlidir. Bu tr toplantlarda herkesin bir sorun olduunu kabul etmesi, bir zm bulunmas gerektiini dnmesi ve zmn birlikte alnacak kararlarla salanabileceine inanmas gerekir. Eitim Toplantlar: Baz toplantlar, belirli bir grubun bilgi seviyesinin ykseltilmesini amalamaktadr. zellikle orta dzey yneticilerin yetitirilmesine ynelik yaplan bu toplantlarn amac eitimdir. Bazen de katlanlara bir ynetim veya uygulamann benimsetilmesi amacyla yaplrlar. Eitim toplantlar, bilgilendirici toplantlara benzeyen toplantlardr. Ancak bilgilendirici toplantlar, ok belirgin davran deiikliini gerekletirmek amacn tamazlar. Eitici toplantlarda ise katlanlarn davranlarn istenilen ynde deitirmeleri sz konusudur. Yeni bir yntem ya da uygulamann benimsetilmesi iin yaplan bir toplant buna rnek olarak verilebilir. Karar Verme Toplantlar: Karar verme, belirli bir alternatifler arasndan seim yapma ilemidir. Karar verme toplantlar sorun zme toplantlarna ok benzerler. Karar verme toplantlarnda herhangi bir sorunla ilgili alternatifler sralanr, bunlar tartlr ve sonunda bunlar arasndan bir seim yaplr. zellikle, kurulular iin nemli olan konularda bu tr toplantlarn yaplmasnda olduka yarar vardr. Alnan kararlardan etkilenecek bireylerin, sz konusu kararlara katlmalar, sz sahibi olmalar ve onlarn fikirlerinin alnmas, uygulamadaki direnci azalacaktr. Ynetim ve ekip almalarnn bir gerei olarak da bu tr toplantlara gnmzde daha fazla arlk verilmektedir. Kararlara birden fazla kimsenin
37

katlmas, znel deerlendirmelerin yol aaca zarar da azaltacaktr. Alnan kararlar daha gl olarak ortaya kacak ve uyulmas kolaylaacaktr.

Karar verme toplantlarnda toplant bakannn amac uygun ortam yaratarak oy birlii ile ya da oy okluu ile karar alnmasn salamaktr. Koordinasyon Toplantlar: Koordinasyon toplantlarnn amac koordinasyonu salamaktr. Dier bir ifade ile katlmclarn ayn anda bilgilendirilerek, aralarnda birlik ve beraberliin salanmas ya da glendirilmesi istenir. Bylelikle belli bir grubun belli bir konuda ayn ekilde dnmesi ve hareket etmesi mmkn olur. Koordinasyon toplantlarna ayn dzeyde yneticiler katlr. Toplantya sunulan bilgiler deerlendirilir, uyum ve ibirlii hedeflenir.

Grntl (Sanal) Toplantlar

Tm katlmclarn bir masa etrafnda oturduu eski, bilinen i toplantlarnn modeli deimeye balamtr. Telekomnikasyon alanndaki ilerlemeler ve katlmclarn dnyann drt bir tarafna dalm olmas sebebiyle sanal toplantlar gnmz rgt yaplarnda nemli bir model haline gelmeye balamtr. Literatrde ve sahada halen en iyi toplantlarn yzyze yaplan toplantlar olduu dnlmektedir. Nitekim, ok tartmal sorunlar sz konusu olduu zaman ya da konular doalar gerei duyarlysa ancak yzyze toplantlarda verimli zmler salanabilir. Fakat gnmz i dnyasnn gerei, alanlarn artk ayn binada, ayn ehirde ya da ayn ktada almyor olmasdr. Bunun sonucu olarak alanlar sanal toplantlar dzenlemekte, katlmclar birbirlerine teknoloji araclyla balanmaktadrlar. Yzyze toplantlar iin hangi kurallar geerliyse sanal toplantlar iin de byk oranda ayn kurallar geerli olmaktadr. Sanal toplantlarda kullanlan teknoloji aralar aada belirtilmitir: Videokonferans: Videokonferans uygulamasnn bugnk durumu halen ilkel bir biimdedir. Videokonferans biimde yaplan toplantlar genellikle tatmin edici olmamaktadr. Bunun nedeni ise katlmclarn videokonferans teknolojisini retim deerleri kalitesinin ok yksek olduu televizyon ile kyaslamasndan kaynaklanmaktadr.Profesyonel klandrma ve seslendirme kalitesinden yoksun olan videokonferans, katlmclar iin yorucu ve amatr grnl bir deneyim olmaktadr. Videokonferanslarn en iyi kullanld durumlar taraflarn birbilerini nceden tandklar ve karlkl gvene sahip olduklar durumlar olmaktadr. Videokonferanslar katlmclarn birbirlerini grmelerini salamaktadr. Birbirinden uzakta bulunan alanlar dzenli toplantlarda bir araya getirmek bakmndan yararl ve zaman kazandrc bir yoldur. nternet Destekli Telekonferanslar: alanlar telefon kullanmna alk olduklar ve telefonu kullanrken kendilerini rahat hissettikleri iin uzak katlmclar arasnda balant kurma ve bu balanty kurarken grsel malzeme ve veri aktarm yapma ihtiyac duyuluyorsa, videokonferansa nemli bir alternatif internet destekli telekonferanstr. Yksek miktarlarda veri aktarm yaplyorsa her iki taraftada yksek hzl internet balants olmas gerekmektedir. Balantlar toplant balamadan nce test edilmeli, katlmclar kullanlan yazlma ya da web sitesine yabanclk ekiyorsa ksa ve hzl bir kurstan geirilmelidir. Webkonferans: Webkonferans terimi web sitesi zerinden basit slayt paylamndan video filme kadar ok geni bir yelpazeyi kapsamaktadr. Ne kadar byk bir bant genilii gerekiyorsa ve akullanlmak istenen aktarm ne kadar karmaksa, teknolojinin iyi almama olsal da o kadar yksek olacaktr. Teknoloji daha nceden test edilmeli ve olabilecek en basit balant tr tercih edilmelidir. Sohbet Odalar ve Canl Web Balantlar: Baz rgtler birbirlerinden uzakta olan ekipler arasnda annda iletiim kurma yolu olarak mesajlama ve sohbet odalaryla deneyler yapmaktadrlar. Bu tr dzenlemeler sradan sohbetler ve hzla yantlanmas gereken sorular iin uygunken resmi toplantlar iin
38

uygun bir yol olmamaktadr. Sohbet odalar doalar gerei, i ie geen konumalara yol amakta ve i ortamnda ok fazla yararl olmamaktadrlar.

Ekip Toplantlar
Ekipler sk sk bir araya gelmeye ihtiya duymaktadrlar. Dzenli toplantlarn tehlikelerinden biri de bir sre sonra rutinlemeleridir. Bir sre sonra toplantlar, ilgiden ziyade can skntlarna sebep olabilirler. zm yolu ise, toplantlarn gerekletirme biimini deitirmek yoluyla olabilmektedir. Yaplacak olan grevleri dier katlmclarla paylatrma konusunda istekli olan bir ekip lideri, ekip toplantlarn daha aktif, elenceli ve daha baarl bir hale getirebilir. Ekip lideri gndemi toplantdan nce belirler. Katkda bulunmak isteyen bir katlmc, bir not gndererek gndem konusunda dncelerini belirtebilir. Toplantnn banda gndemin son halinin verilmesi gerekmektedir. Her katlmc, gndeme kendi ekledii maddeyi dorulamakla sorumlu olmaldr. Ekip, szkonusu maddenin toplant iinde tartlmas gerekip gerekmediini belirleyebilir. Gndemdeki her maddeye belli bir zaman ayrlmaldr. Tm toplantnn, ekip lideri tarafndan belirlenen toplam bir sresi olmal ve bu sre almamaldr. Ama toplant sresinin hepsini kullanmak deil, toplanty mmkn olduunca abuk bitirmek olmaldr. Her madde ortaya atlan katlmc tarafndan sahiplenilmelidir. Her maddenin sahibi bir sonraki maddenin detaylarn kaydeder ve bunlar toplant salonunun duvarndaki kartonlara yazarak herkesin grmesini salar. Zamanlamaya kesin bir biimde uyulmaldr. Bu durumun sorumluluu tm katlmclara aittir. Toplantnn sonunda kararlar ve eylemler ekip lideri tarafndan zetlenir. Lider ayn zamanda bir sonraki toplantya ynelik nerilerde bulunmas iin katlmclar tevik etmelidir.

Bu prosedr, ekiplerin toplanty daha ok sahiplenmesine imkan vermektedir. Aklk ortamnda tm grler rahat bir biimde ifade edilir ve zmler zorlama ile deil gnll olarak uygulamaya sokulur.

Ekip Toplants ve Performans Deerlendirmesi

Ekip brifingi, ekip toplantsn ynetimsel adan bir bilgilendirme sistemine dntrebilmektedir. Ekip brifinginin amac katlmclar, kendilerinin ve dierlerinin rgt iinde tam olarak neyi, niin yaptklarn anlamasn salamaktr. Ekip liderleri ve ekip elemanlar sk ve dzenli olarak bir araya gelmeli, yarm saat kadar bir sre iinde ilerini ve kendilerini yakndan ilgilendiren olaylar konumaldr. Ekip liderinin kullanaca brifing bilgileri bir st dzey ynetici tarafndan temin edilir; fakat bunun yan sra ekip liderleri de kendilerine ynelik notlar hazrlamaldr. Ekip brifinginin faydalar: Ynetimi destekler: Ekip brifingi, ekip liderinin yneticilik yapmas iin bir frsattr. Bu durum zellikle balang kademesindeki yneticiler iin geerlidir, onlara ilerini, sorumluluklarn hatrlatr. Ekip brifingi, ynetici olabilme asndan yarar salar ve ekibin bir st dzey yneticiden bilgi almasn salar. Kararll arttrr: Brifing, ekibin hedeflerine ve rgte ynelik kararlln arttrr. Bir iin yaplmas kadar o iin niin yaplmas gerektiinin bilinmesi de nemlidir. Yanl anlalmalar nler: Dedikodu ve speklasyon her zaman iin moral ve etkin almaya ynelik bir tehdittir. Brifing, bu tehditleri ortadan kaldracaktr. Deiimin uygulanmasn kolaylatrr: P.Sengee gre, insanlar deiime deil deitirilmeye kar kmaktadrlar. Ekip brifingi, ekiptekilere neler olup bittiini anlama frsat vermeli ve onlara deiimin kurban olmaktan ziyade, deiim srecine katkda bulunma imkan salanmaldr.
39

st dzey iletiimi gelitirir: nsanlardan bo yere dnce retmelerini istemek, beyin hcrelerini kullanmadan dnmelerini istemekle edeer olmaktadr. Kiiler kendilerinden istenmedii srece, dnce retimi konusunda gnll olmayacaklardr. Brifingler, st dzey yneticilere byle bir istekte bulunma imkan verir. Ayn zamanda srekli bir geri bildirim ve st dzey iletiim asndan da gerekli kanallarn almasn salar. Ekip brifingleri dier toplantlarn aksine ekip lideri tarafndan yrtlmelidir. Brifingi verecek olan kiinin ekibin almalarndan hesap sorma gereklilii olduu iin bu ii st dzey yneticilerden ok srekli ekibin ierisinde olan ve onlarn grevlerini bilen birinin yapmas daha aklc bir yol olacaktr. Brifingi verecek olan kiinin seilmesi ekibin byklnden de etkilenebilmektedir. Eer ekipler ok kk ya da ok bykse; iletiim, kontrol ve karlkl etkileim gibi unsurlar zarar grebilecektir. Ekip performans deerlendirmeleri, ekip brifinglerini bir adm daha ileri gtrmektedir. Katlmclarn hedefleri gz nne alnarak kendi performanslarn ve birarada nasl altklarn deerlendirmelerine imkan tanmaktadr. Ekip brifingleri ve performans deerlendirmeleri sadece kriz anlarnda deil dzenli aralklarla yaplmaldr. Bu dzenli aralklarn en uygun ekli aylk toplantlardr ve herkesin katlmas salanmaldr. Toplant mesai saatlerinin banda yaplmaldr. Her zaman belirlenen zamanda dzenlenmelidir. Toplantnn sresi 10-40 dakika arasnda gerekletirilmelidir. Toplant, iyerinin grltden ve d mdahalelerden uzak bir yerinde dzenlenmelidir. Scak ve olumlu bir atmosfer oluturulmaldr.

Ayn zamanda dikkat edilmesi gereken hususlarn da zerinde durulmaldr: Geliim: Mmkn olduu kadar bireysel gelimeler de gz nne getirilmelidir. Balangtan bu ana kadar hedeflere ulamak iin yaplanlar ekibe yanstlmaldr. ncelikle olumlu bir balang iin baarl olan ilerle balanmaldr. Politika: rgt iinde uygulanan farkl politikalar u anda yaplanlar nasl etkiliyor? nsanlar: Ekip yelerini etkileyen ve ekibi glendirecek durumlar nelerdir? Eylem noktalar: Gelecekte ne yaplmas gerekiyor? Yeni hedeflerin ya da zel eylem noktalarnn belirlenmesi. st dzey yneticilerden gelen bilgiler aktarlrken, sunumunun uygun bir biimde yaplmas gerekmektedir. Gelebilecek sorulara hazr olunmaldr. rgtn ya da yneticilerin deil, ekibin kulland dil ve konuma tarz kullanlmaldr. Dncelerin desteklenmesi adna somut kantlar kullanlmal; sorular ak yreklilikle cevaplanmal ya da daha sonra cevaplanmas iin not edilmelidir.

Danmanlk ve Mteri Toplantlar

Bir mteri ile kar karya gelindiinde mutlaka satlacak bir ey olmaktadr. Bunun sonucu olarak da toplant iinde ufak aplda olsa bir sunum yaplmas gerekecektir. Eer nceden mterilerin gereksinimleri uygun bir biimde tespit edilmemise toplantnn baarszla uramas kanlmazdr. Hazrlk, temel ilke olmal ve mterinin alma alan, gemii, tarz ve u anki durumu bilinmelidir. Bunun iin de aadaki temel sorular sorulmaldr: Neden yardm istiyorlar? Otorite kimin elinde, bteyi kim kontrol ediyor ve nerilen zm uygulamak isteyen kim? Tam olarak ne isteniyor? Ne zaman isteniyor? Balangta ve sre boyunca katk asndan ne isteniyor?
40

Mteri isteklerinin tam olarak netletirilmesi ve sorunu tanmlamak amacyla toplant ncesinde bir toplantnn yaplmas yararl olacaktr. Yaplacak bu toplant yazl olarak dklerek, toplant ncesinde mteriye gnderilebilir. Herhangi bir zm teklif edilmeden nce aamal dnce sistemi kullanlarak mterinin tam olarak ne istedii netletirilebilir. Toplant iin ise aadaki durumlar takip edilebilir: Mteri ile scak bir dostluk kurulmaldr: Mterinin durumunun anlald belirtilmelidir. Bu duruma nasl uygunluk gsterilecei ve neler yaplabilecei gsterilmeli, gerekirse dier mteriler rnek olarak gsterilmelidir. Mterinin ihtiyalar tanmlanmaldr: Sorunun tanmlanmas gerekmektedir. Sorunun incelenmesi iin zaman istenmeli ve bu sorunun zlmesi iin istekli olunduunun gsterilmesi gerekmektedir. zm sunulmaldr: zm zet olarak aklanmal, paralara ayrlmaldr. Szkonusu durum iin en uygun zmn neden bu olduu aklanmaldr. Teklif detaylaryla aklanmaldr: Teklif aamal olarak anlatlmaldr. Nasl gerekletirilecei deil, sonu olarak mterinin ne gibi avantajlar elde edecei zerinde durulmaldr. Mterinin yneltebilecei itirazlar tahmin edilmeye allmaldr: Mteri itirazlar dile getirmeden nce bu itirazlar cevaplanmaldr. Teklifin yinelenmelidir: zetlenerek, bir tartma balatlmas gerekmektedir. Tartma sunumdan ayr tutulmaldr: Mterinin sorular cevaplanarak konumun glendirilmesi salanmaktadr. Toplant sonunda tm sorular yantlanm olmaldr: Mteri annda m karar verecek? Toplant yaptnz kiiler mesaj bakasna m aktaracak? Kim kiminle temasa geecek? Srete bir sonraki aama nedir? gibi sorular cevaplandrlmaldr.

Toplant Trne Karar Verilmesi

Toplant trlerini belirleyen eitli faktrler vardr. Bunlardan bir ksm aada yer almaktadr: Toplantnn konusu (bibliyografya, dokman, basn, din, etik, sosyal bilimler, hmanizm, ilim, hukuk, kamu ynetimi, teknoloji, sosyal yaam, ekonomi, finans, uluslar aras ilikiler, spor, elence, meslekler, iverenler, tarm, sanat, radyo, sinema, ticaret, sanayi, ulam, seyahat, salk, eitim, genlik, politika vb.), Toplantya katlanlarn says ve zellikleri (50 kiiye kadar; seminer, kolokyum, alma gruplar, denetim kurullar, tartma gruplar, komisyon toplantlar, yuvarlak masa toplantlar, 50300 katlmcya kadar; genel kurullar, konferans, sempozyum, 300 zerinde katlmc; kongre, genel kurul), Konumac says, Toplant sresi, Toplantnn yntemi, Toplantda ne ekilde bilgi verilecei (sadece tebli okunmas ya da tartma almas), Toplantnn ak.

Toplant trlerini belirleyen en nemli faktrlerden biri konumac says dieri ise katlmc saysdr.

41

MZAKERELER
Her ynetici mzakere yapmak zorunda kalmaktadr. Hedeflere ulamak iin mzakere yaplmas kanlmazdr ama mzakerenin kendisi bir sonu deil sadece aratr. Baarl bir mzakerenin sonunda herkes memnun ayrlr; mzakereyi yapan kii ise sonunda geni apl bir anlalmaya varlmasndan dolay memnunluk duyar. Mzakerenin en temel gerei iki tarafl olmasdr. Belli bir sre sonra taraflar birbirlerine stnlk kurabilmek amacyla temel strateji haline getirirler ve mzakere karmak bir srece dnr. Mzakerelerin dmanca olduuna ynelik sessiz grler stres yaratr, zaman kaybna sebep olur ve sorunlu anlamalar ortaya karr. Bu dncenin hakim olduu mzakereler her zaman sorun yaratmakta, kararllk azalmakta, verilen szler yerine getirilememekte, ilikiler yaralanmakta ve rgtsel poplarite ypranmaktadr. Eer mzakere yaplyorsa sorumluluk, anlama yolu yapmakla salanacaktr. Bunun en gzel rnei; herkesin kolaylkla kabul edebilecei bir eylem plan ortaya koymaktr. Sadece grubun sosyal amalarna nem vermek suretiyle her iki tarafnda katlmda bulunmas salanabilir. Bunun iin de grup geliim modelinin drt aamas dikkatle ele alnmaldr.

Oluma
Bir mzakerenin balangcndaki iliki doal olarak dmanca olabilir. Mzakere, gemiteki eski bir atmaya ynelik dzenleniyor olabilir ya da katlmclar karlkl olarak belli bir riske girdiklerini dnebilirler. Gemite yaananlar ne olursa olsun, katlmclar, bundan nceki deneyimleri hep bu ynde olduklar iin belli bir dmanlk beklentisi ierisinde olacaklardr. Eer gerek bir anlama yoluyla bu dmanlk ortadan kaldrlmak isteniyorsa, toplantnn banda katlmclar arasnda scak bir iliki balatmak iin sk bir biimde allmaldr. Mzakere yapmak isteniyor mu? Mzakerenin konusu tam olarak nedir? Her iki taraf iin de uzun ve ksa vadeli hedefler ne olacaktr?

Bu sorular sorulurken ne istendii bilinmelidir. Neye ihtiya duyulduu, neler yaplabilecei ve tatmin olunacak eylerin belirlenmesi ve bunun her iki taraf iinde yaplmas gerekmektedir. Rakamlar, zel ve kamuya ak aklamalar, raporlar vb. aratrmalarn yaplmas gerekmektedir. lk izlenimler aldatc olabilir. Taraflarn konumlar anlalmaya allmal ve belirsizliklere hazrlkl olunmaldr.

alkalanma
alkalanma aamasnda farkl olan alanlar ortaya koyulmal ve bu farkllklarn sebepleri incelenmelidir. Bu aamada hedeflerin farkll olarak grnenler, geree ynelik farkl alglamalar olabilmektedir. Normlarn belirlenmesi iin aba sarfedilmelidir; greve ynelik normlar (her iki tarafn da zerinde anlaabilecei ham bilgi, tatminin llmesi) ve davrana ynelik normlar (nelerin kabul edilebilir bulunaca ya da neye izin verilecei). Her iki taraf iin de kendi konumunu korumak amacyla saldrgan bir tutum taknmak ya da kar taraftan gelen nerilere boyun emek uygun bir davran biimi olmayacaktr.

ekillenme
Belirlenen normlardan hareket ederek muhtemel zmlere ulamaya allmaldr. Kararl ve sabrl olunmal, sohbetin dank bir tutum izlemesine hazrlkl olunmaldr. Soruna farkl alardan bakmann ve onu ele almann yollar aranmaldr. Teklifler nerilmeli ve seenekler ak tutulmaldr. n yarglarla mcadele edilmeli ve dncelerin incelenmeden reddedilmesi alkanl ortadan kaldrlmaldr.
42

Tkanan noktalar tespit edilmeye allmaldr. Bu noktalarn; kkl farkllklar m, davransal kalplarn ya da farkl bak alarnn bir sonucu mu olduklar belirlenmelidir. Durum tamamen tkandnda ilk aamaya geri dnlmeli ve niin buradayz?, amacmz nedir? sorularnn yantlar aranmaldr.

Faaliyet Gsterme
Anlama yapldna ynelik farkndalk ok nemlidir. Mzakereler ou zaman mzakerecilerin ne zaman anlamaya varldnn fark edilmemesi sonucu baarszla uramaktadr. Mzakerelerin kart doas da hibir zaman anlamaya varlamayaca gibi yanl bir temele dayanan bir anlay ortaya karmaktadr. Taraflar birbirlerini kendilerinin halkla ilikiler birimi olacakm gibi grmelidirler. Taraflar birbirleri iin ne diyorlarsa ayn zamanda yle gryorlar demektir. Bir mzakereci olarak elde edilen hret, gelecekteki mzakerelerde kullanlabilen en nemli varlk olacaktr.

Mzakere rnei iin http://www.abgs.gov.tr/files/AB_Iliskileri/AdaylikSureci/MuzakereCercevesi/Muzakere_Ce rcevesi_2005.pdf adresine gz atabilirsiniz.

KRZ DEERLENDRME TOPLANTILARI

Tp alannda ve sosyal bilimlerde yaplan kriz tanmlamalarnda; genellikle oluumuna mdahale etmede yetersiz kalma durumlar olarak grlmektedir. ster tehdit ister frsat olsun beklenmeyen ve nceden sezilmeyen olaylar, rgtleri krize sevk edebilmektedir. Kriz kelimesi incede iki harfle yazlmakta; bunlardan biri tehdit, dieri ise frsat anlamna gelmektedir. Bu anlamlar deiime uyum salamada baarl ya da baarsz olma ile ilgilidir. Kriz denilince kavramsal olarak iletmenin hayatn tehdit eden gelimeler, beklenilmeyen ve nceden sezilemeyen ve iletmeleri zor durumda brakan gerilim durumlar akla gelmektedir. letmelerin hayatlar boyunca eitli dnemlerinde karlaabilecekleri kriz, en kapsaml bir ekilde, beklenilmeyen ve nceden sezilmeyen, abuk cevap verilmesi gereken, rgtn nleme ve uyum yntemlerini yetersiz hale getirerek, mevcut deerlerini, amalarn ve varsaymlarn tehdit eden gerilim durumu olarak tanmlanmaktadr.

Kriz, rgtn st dzey hedeflerini tehdit eden, iletmenin yaamn tehlikeye sokan ve iletmenin hzla tepki gstermesinin zorunlu olduu zel durumlardr. Kriz, iletmeler iin nemli bir risk tamaktadr ve gereken nlemlerin alnmamas durumunda, bunun maliyeti yksek olmaktadr.

Krize Sebep Olan Etmenlerin Belirlenmesi

Literatrde rgtlerin krizle karlamalarnn temel nedeni, rekabetin acmasz koullarnda geri kalmalar olarak belirtilmektedir. ou kriz ani olarak veya kendisini hissettirerek ortaya kmakta, krizin iaretleri kriz ortaya ktnda grlmektedir. Kriz durumlarn olaan durumlardan ayran zelliklere bakldnda: letmenin st dzey hedeflerini ve hatta varln tehdit etmesi, nceden baarya veya baarszla gtren nleme mekanizmalarnn ilemez hale gelmesi, Baz krizlerin ortaya kmasnn ani olmas, bazlarnn ise uzun dnemde meydana gelmesi, Acil mdahale gerektirmesi ve zaman basks olmas,
43

Endie, stres, gerilim ve panik gibi faktrleri bir arada barndrmas, Karar vericiler yani yneticiler zerinde gerilim yaratmas, letmenin imajn tehlikeye drmesi, letme zerinde basn, medya ve kamuoyu basksnn olumas, Baz durumlar frsat haline dntrebilmek iin iletmelerin suni krizler yaratabilmesidir.

rgtlerde yaanmas muhtemel krizler yle sralanmaktadr: Yangn, deprem, su baskn gibi doal afetler, rn kusuru, rn tahrifatlar, rn geri ekme gibi rnle ilgili sorunlar, bilgisayar verilerinin kayb, sabotaj, gasp, bomba ya da bomba tehdidi, beklenmeyen bir dava almas. Problem bir rnden, bir olaydan, bir yntemden, ynetimden veya personel sorunundan domakta ve medyann ie karmasyla kriz haline dnmektedir.

rgtlerde yaanabilecek olas krizlere kar alnabilecek acil nlem konular neler olabilir?

rgt i Faktrler
Krizin rgtlerin ynetsel ve rgtsel yaps zerindeki etkilerini artrc faktrlerden ilki rgt ii faktrlerdir. Ynetsel ve rgtsel yap denildiinde rgt yneticilerinin yneticilik ve liderlik tarzlar, yetki ve sorumluluklar, ast-st ilikileri, rgt ii formel ve informel iletiim, karar verme ve ynetimin merkezilii gibi konular anlalmaldr. Herhangi bir durumun kriz olarak adlandrlabilmesi iin krizin zelliklerinin bilinmesi gerekmektedir: Kriz, nceden bilinmeyen ya da ngrlemeyen baz gelimelerin makro dzeyde devlet; mikro dzeyde ise firmalar iin ciddi sonular ortaya karmaktadr. Kriz, bu adan beklenmedik biimde ortaya kan ciddi bir sorun olarak dnlmelidir. Rutin gelimeler ve sorunlar kriz deildir. Krizin en nemli zellii nceden tahmin edilemeyen ya da bilinemeyen bir anda ortaya kmasdr. Krizin bir dier nemli zellii, kiiler ve rgtler iin hem bir tehlike ve tehdit oluturmas, hem de yeni frsatlar yaratmasdr. Bu anlamda kriz, genellikle dnld gibi tamamen negatif karakter tayan bir kavram deildir. Krizler, ksa ya da uzun sreli olabilirler. Krizlerin rgtler zerindeki etkisinin ksa ya da uzun srmesi, rgtn krize kar koyabilecek tedbirleri zamannda almasna ve uygulamasna baldr. Krizlerin bir dier zellii bir bulac hastalk gibi yaylma etkisi gstermesidir. Herhangi bir rgt yapsnda ortaya kan bir kriz dier sektrleri de etkisi altna alabilir. Ya da bir rgtte yaanan krizler, bu rgtle iliki ierisinde olan dier yaplar da krize sokabilir.

Kriz Ynetim Ekipleri

rgtlerin ou, disiplinler aras kriz takmnn nemini anlamtr. Krizlerde takmlarn bykl ve eitlii ok nemlidir ve bu konuda dikkatli kararlarn verilmesi gerekir. nk takmlarn bykl veya eitlilii kriz ynetimi srecini yavalatabilecek unsurlardandr. Kriz ynetim ekibi bu konuda eitimli, birlikte nasl allacan bilen kiilerden olumaldr. Ekip kriz ncesinde olas olaylarn nasl ele alnacan anlatan bir kitapk gelitirerek, ihtiya duyulduunda bu bilgileri deerlendirmeye alabilir. Kriz iletiimi iin ayrca bir takm kurulabilecei gibi kriz ynetim takmnn kriz iletiimini de ynetmesi tercih edilebilir. Kriz iletiim takm kriz boyunca bilgileri aklamaktan ve sorular
44

cevaplamaktan sorumlu olacaktr. Seeger, kriz ynetim takmnn kriz boyunca olumlu sonular yaratabilecek kiilerden olumas gerektiini sylemektedir.

Kriz ekibi, kriz ynetim planlarn gelitirmekte bylece krizde rgtn nasl harekete geecei de belirlenmektedir. Ekip, balant grevlilerinden yararlanarak aktif biimde bilgi toplanmas ve bilgi toplama plannn yaplmasn, bilginin kriz ynetim ekibince ve ynetim birimi iinde kullanlmasn, rgt politikalarnn risklerin krize dnmesini engelleyecek durumda olup olmadn belirleyip gzden geirilmesini salayarak krizleri nlemeye alr. Ayrca rgtlerde meydana gelen krizlerin ynetilmesinde ortaya kan kriz ynetim ilkeleri u ekilde deerlendirilmitir: Problem zerinde odaklanmak iin gnlk ilerle ilgilenen bir kriz ekibinin oluturulmas: Bilgi ak kriz ekibi tarafndan merkezi hale getirilmeli ve kontrol edilmelidir. Seilmi szcler bulunmaldr. Medyaya sadece seilmi ve iyi hazrlanm szclerin bilgi vermesi gerekmektedir. Szcler gelimekte olan rgtn imaj ve imaj stratejisi konusunda almaldr. En kt senaryolara gre bir stratejinin belirlenmesi: Olabilecek en kt eyler dnlmeli ve bunlara gre bir strateji seilmelidir. Basklar gzetmeksizin ierie odaklanlmas: Medya iin problemi uygun bir perspektife yerletirmek gerekmektedir. Potansiyel mttefiklerin bilinmesi ve grlmesi: Kriz srasnda ibirlii yaplabilecek ulusal ve zel gruplarn tannmas ve destek grubunun oluturulmas gerekmektedir. Detayl bir kriz hareket plan oluturulmas: Bu plan ilgili tm ahslara datmak gerekmektedir. Ekibe yeni elemanlar geldiinde, mutlaka kriz plan onlara da anlatlmaldr. yi hazrlanan programlar her zaman baarl olmayabilir. Bunun nedeni yeni elemanlarn hi kimse tarafndan aydnlatlmamasdr. Ekibinin kiiliklerine bakmadan krizin zm ile ilgilenmek ve tarafszln aka belli etmek zorunda olan kriz ynetimi, kriz durumunu deerlendirerek alnmas gereken nlemleri belirler ve ayrca nitelikli elemanlarn, zmn belli aamasnda grevlendirir. Kriz ekibinin bandaki ynetici rgtn en st dzey yneticisidir. Halkla ilikiler yneticisi ise ba danmandr. Dier yeler (retim, personel, pazarlama v.d.) blm yneticileridir. Ekip ba olan ynetici ekipte bir eksiklik gryorsa, rgt dndan danman kurmaylar istihdam edebilir. Kriz ynetim ekibinin kadrolamas ve eitilmesi ok nemlidir. Bu ekip, deiik tecrbe, bilgi ve eitime sahip kiilerden olumaldr. Kriz ynetim ekibinin rol, kriz semptomlar ve etkileri hakkndaki pheleri retip zmektir. Uygun dzeltici hareketi gerekletirmek iin ekibin rgt faaliyetleri konusunda uzmanlam, karar verebilme yetenei ve yetkisine sahip kiiler arasndan seilmesinin yan sra etkili bir iletiim sisteminin neminin de daima gz nnde bulundurulmas gerekmektedir. Ynetici, rgt alanlarna her gn danman gibi hizmet verecek ve onlara yol gsterecektir. Gerekirse onlardan bir eyler renecek ve kendisi de onlara bilgilerinden faydalanma frsat tanyacaktr. Bylelikle herkes bir takm olarak alacak ve zorluklarn stesinden gelmek daha kolay olacaktr.

Krizlerde profesyonel danmanlarla almak gerekmektedir. Kriz zamanlarnda, rgtlerin kendi kriz ynetim takmlarn kurmas kadar rgt dndan profesyonel danmanlarla da allmas tercih edilmektedir. zellikle, teknik konularda, hukuk, iletiim ve psikoloji gibi alanlarda profesyonel danmanlar etkin ve hzl kararlar vererek kriz ynetimine katk salamaktadrlar. Dier bir tercih ise, rgt iinden yetkili kiilerin ve profesyonel danmanlarn bir arada bulunduu karma kriz ynetim takmlar oluturmaktr.

45

Kriz ynetim ekibinin sreklilik arz eden amalar belirlemesi gerekir ki bu hedefler ana balkta toplanabilir; basnla iyi ilikiler gelitirilmesi, basnn ynlendirilmesi; dier rgtlerin benzer krizlerdeki yaklamlarnn izlenmesi ve potansiyel krizler belirlenerek senaryoya dayal bir planlamaya gidilmesi gerekmektedir.

Kriz Durumunda Gerekli Aralar

Kriz durumunda gerekli teknolojik aralar; telefon, belgegeer, bilgisayar, projeksiyon, barkovizyon, akll tahtalar, tepegz, video DVD/CD oynatcs ve yazclardr. rgtteki kriz ekibi yelerinin, bilgiye gsterdikleri tepki krizi amada byk rol oynamaktadr. 24 saat boyunca etraftaki iletiim kanallar ak olmaldr. Neyin iletilip neyin iletilemeyeceini akla kavuturmak iin, kriz ekibinin devaml olarak hazrlkl olmas gerekmektedir. Kriz gibi zor gnlerde iletiim kurmak esastr. letiim kanallar, duygularn ve dncelerin rgt iine ve dna tamann tek yoludur. Hangi mesajlarn iletilmeye deer olup, hangilerinin iletilmeye deer olmadna lider-ynetici karar vermelidir. Bu iletiim tarz rgtn deer yarglarnn bir aynas olacaktr. Bu da ancak ayrntlara nem vermekle gerekleebilmektedir.

Kriz durumunda konu ile ilgili tm bilgiler War Room veya Situation Room adl kriz ynetim odasnda bir araya getirilir. Kriz ile ilgili elde edilen tm bilgiler kriz ynetim odasnda toplanr, bu bilgiler hemen deerlendirilir, gerekli kararlar verilerek gerekli stratejiler gelitirilir. Kriz ynetim odasnda kriz ynetim ekibinin ihtiyac olan tm materyaller bulundurulmaldr. Kriz odasnda yaz tahtas hazr bulunmaldr. yelerin hepsi birbirini grecek biimde oturmaldr. Ekip yeleri iin bulunmas gereken malzemeler ise; bilgisayar sistemi, bilgisayara yklenmi gerekli programlar, tepegz, video, slayt, tahta, not almak iin gerekli aralar ve uygun bir oturma dzeni eklinde sralanr. Kriz odasnn genellikle sa alt kesinde blme ile ayrlm acil bilgi merkezi yer alr. Acil bilgi merkezi, kriz dneminde bilgilerin topland ve krizle ilgili olan eitli gruplarla (alanlar, medya, tketiciler, kamu rgtleri vb) iletiimin kurulduu merkezlerdir. rgt dndan gelen bilgiler deerlendirilerek, kriz ekibine ulatrlr. Kriz ekibinin ald kararlar dorultusunda da d dnyaya kontroll olarak yazl ve szl aklamalar yaplr. Bylelikle, kriz ynetim ekibi bilgi alveriiyle birlikte vakit kaybetmeden gerekli almalarna devam eder.

Kriz Ekibi ile letiim

Ekibinin kiiliklerine bakmadan krizin zm ile ilgilenmek ve tarafszln aka belli etmek zorunda olan kriz ynetimi, kriz durumunu deerlendirerek alnmas gereken nlemleri belirlemekte ve nitelikli elemanlarn, zmn belli aamalarnda grevlendirmektedir. Kriz ekibi, rgt faaliyetleri konusunda uzmanlam, karar verebilme yetenei ve yetkisine sahip kiiler arasndan seilmesinin yan sra aralarnda etkili bir iletiim sisteminin nemi daima gz nnde bulundurulmaldr. Kriz ekibindeki herkesin grev ve sorumluluklarnn belirlenmesi ve kriz annda derhal harekete geecek ekibin, kendi iindeki kuraca iletiimde de aksaklk olmamas gerekmektedir. Bu sebeple elemanlarn hepsinin telefonlar ve adresleri kartlara yazl halde olmal, bunlar bilmesi gereken herkese datlmal ve herkeste bulunmaldr. Bir krizin ortaya kmas durumunda greve arlacak personelin halkla ilikiler birimleri tarafndan belirlenmesi ve bu kapsamda ayrntl bir kriz ar plan oluturulmas yerinde olacaktr. Bu ar plannda bulunmas gerekenler ise aada belirtilmitir: ar ncelii srasna gre, kilit personelin adlarnn ve srekli bulunduklar telefon numaralarnn saptanmas,
46

Kademeli ar plan oluturulmas ve bu plann bir ok grevliyi kapsayacak biimde geni tutulmas, ar plannn belli aralklarla denenmesi ve srekli gncelletirilmesi, Geni kapsaml uygulama almalarnda ar plannn, birinci aama olarak ele alnmas, Telefonla grme sresini asgariye indirmek ve sreyi iyi kullanmak iin ilgili personele bilgi verme iinin snrl tutulmas gerekmektedir.

Kriz ynetiminde kriz ekibi ile etkili bir iletiim sisteminin kurulmas iin ise aadaki nlemlerin alnmas gerekmektedir: rgt iinde etkin bir bilgi ak salanmaldr. Kriz ynetimince alnan kararlar, Kriz Ynetim Merkezi Koordinatrl bnyesinde basna, vatandalara ve ncelikle grevli personele iletilmelidir. zellikle abartl, yanl, gerek d, moral bozucu, ypratc, panik ve korku yaratc ve tahrip edici dedikodulara, bilgi ve haberlere kar derhal gereki ve aydnlatc aklamalar yaplmaldr.

Kararlarn Raporlanmas
rgt ynetimine t vermek, i ve d hedef kitleler ile iletiim kurmak iin iletiim kanallarn aktif, drst ve aklc bir giriimle kullanarak rgtn mesajlarn iletmek ve ynetime iletiim destei vermek halkla ilikiler biriminin temel grevlerinden biridir. Bu balamda, kriz ynetiminde rgtn hedef kitle olarak dnebilecei evrelerden, hedef grup veya kiiler eitlilik gsterebilecek, eitli kamu ya da zel kesim yneticileri, alanlar, alanlarn yaknlar, kullanclar, tketiciler, hissedarlar, finans evreleri gibi bir dizi grupla iliki kurmak gerekecektir. Her hedef kitleyle deiik yol ve biimlerde iletiim kurulacak olmasna karn, onlara gnderilecek mesajlarn birbiriyle elimemesine, tutarl olmasna son derece zen gstermek ve dikkat etmek gerekmektedir. Her kriz, gerek medya gerekse konuyla ilgili olan evreler iin nemli bir haber olmaktadr.

rgt kriz ynetim ekibi iin kriz iletiimini ynlendirmek, krizi ynlendirmek kadar nem tamaktadr. letiim hatalarndan oluan her boluk dedikodu, sylenti, yanl anlama ve samalamalarla doldurulacaktr. Bu da hedef kitleleri yorumsuz brakmak ve bilgiyi gizli tutmak, speklasyonlara sebep olarak ortaya kan durumun ok daha farkl boyutlara gelmesine zemin hazrlamaktadr.

TOPLANTI KURALLARI
Verimli bir toplant, belirlenen amalarn daha az zamanda ve istenilen dorultuda gereklemesini salayacak bir organizasyon halini alr. Bu nedenle birtakm ilere zen gsterilmelidir: Toplant gndemi, nceden ynetici ile tespit edilerek yazlmal, aka tarif edilmi zel amalar belirlenmelidir. Toplantnn gndeminde; yapsal olarak bir eksiklik varsa gndem etkili olamaz. Gndem maddeleri toplant ncesi datlmaldr. Mmknse katlmclarn, gndem hazrlanmasna katkda bulunmalar salanmaldr. Toplantnn yaplaca yer, tarih ve saat saptanmaldr. Toplantnn nerede ne zaman yaplaca; katlmclara toplant gn, saati ve nerede yaplaca iletilemezse etkin olamaz. Bu iletiim iyi salanmaldr. Toplantdaki konumaclarn gerekli bilgiye, uzmanla sahip, konu ile ilgili kiiler arasndan seilmesine zen gsterilmelidir.

47

Toplantya katlacak kiilere haber verilmelidir(Yazl davetiye, ilan tahtas, mektup, telefon, email vs.). Her konu iin, nceliine gre zaman snrlamal bir gndem bastrlp toplantdan nce katlmclara datlarak hazrlanmalar salanmaldr. Toplant meknnn dzenlenmesi salanmaldr. Masa ve koltuk dzeni ayarlanmal, katlmclarn isim kartlar oturma ekline gre yerletirilmeli, meknn havalandrma, stma, aydnlatma ilemlerinin yeterli dzeyde olmas salanmal, gerekli olan ara-gereler temin edilmeli, ikram edilecek yiyecek ve iecekler hazrlanmaldr. Toplant belirlenen zaman planna uygun yrtlmelidir. Toplantlarn balang ve biti saati nceden belirlenmeli ve bu sreye uyulmaldr. Aralksz iki saatten fazla sren toplantlar tercih edilmemelidir. ok uzun bir toplant yerine, gerekiyorsa ayn konu iin ek bir toplant yaplmaldr. Toplant zaman ve sresini tespit etme ii katlmclara braklabilir. Toplant konusunun dna klmasna izin verilmemelidir. Bu, zaman kaybna ve dikkatlerin dalmasna neden olur. Toplant notlarnn toplantdan hemen sonra datlmas salanmaldr. Notlarn, doru noktalara temas ettiinden emin olunmaldr.

Toplantlarda; toplanty ynetmek iin bir toplant bakan, notlar almak iin ve zaman kontrol etmek iin de birer yetkili belirlenmelidir. Toplant bakan ve katlmclarnn uymas gereken baz grg ve protokol kurallar vardr. Bunlara uyulduu takdirde toplantnn baar oran artacaktr: Toplantya ge kalnmamaldr. Toplantya katlamayacak olanlar mazeretlerini bildirmelidir. Toplant sresince cep telefonlar kapal tutulmal, sabit hatlarla da ok gerekmedike telefon grmesi yaplmamaldr. Toplant sresince sigara iilmemelidir. Toplant sresince konu d ikili grme yaplmamal ve fslt ile konuulmamaldr. Toplant bakan, salona girdiinde tm katlmclar selamlamal, gler yzl, rahat grnml ve gven verici olmaldr. Toplantya arlanlara ne iin toplanacaklar aklanmaldr. Toplant gndeminin nceden belirlenmi ve katlmclara datlm olmas, katlmclarn hazrlkl gelmelerini salayacak, toplantnn daha ksa sreli, dinamik ve verimli olmasn salayacaktr. Toplantda bir karar alnacak ise herkesin gr alnmaldr. Toplantda alnan kararn hangi katlmcy ilgilendirdii, hangi katlmcnn grev almas gerektii mutlaka kayda geirilmelidir. Bir sonraki toplantda eski gndem hzl bir ekilde gzden geirilmeli ve gerekletirilen aksiyonlar ile ilgili bilgi alnmaldr. Toplanty yneten kiinin unvan ne olursa olsun, kendisine daima Sayn Bakan diyerek; katlanlara da unvanlaryla veya soyadlaryla hitap edilmelidir. Toplant bakan, toplant bitiminde katlmclara teekkr edip, iyi almalar dilemelidir.

48

Etkili Toplant in Altn Kurallar Her toplant kendine zgdr. Kendi amalar vardr. Her toplantnn amac kendine zg ve esiz olmaldr. Belli bir amaca ynelik olmayan toplantlar ok pahal oyuncaklardr. Eer toplant yapmak iin tanmlanabilir bir ama ortada yoksa ya da bu amalara daha farkl ekillerde ulamak da mmknse, o zaman toplantnn gerekli olup olmad sorgulanmaldr. Bu zellikle de; haftalk, ekip, proje ve komite toplantlar gibi dzenli toplantlar iin geerlidir. Bir toplantnn baars sonular ile deerlendirilir. Yaplan her toplantnn ardndan bir eylem listesini kaleme almak alkanlk haline getirilmelidir (Toplant bittikten sonra neler olacak? Bunlardan bazlarn toplanty yapmadan nce kararlatrma ya da yapmas iin bir bakasna devretmeniz mmkn olur muydu? Bunlara ynelik sorumluluklar ilgili kiilere net bir ekilde izah edildi mi? Yaplmas gerekenler belli bir zaman dilimi iinde mi yaplmal? Gelimeyi kim kontrol edecek?). Eer bir toplantnn sonunda yaptmz her ey, bir sonraki toplanty ayarlamaya ynelikse, ciddi anlamda bir eyler yolunda gitmemi demektir. Toplanty yrtmek, btn bir grubun sorumluluundadr. Bundan sadece toplant bakan sorumlu deildir. Toplantyla ilgili ilk elden sorumluluk tabii ki oturum bakanna (toplanty dzenleyene) aittir. Ama her katlmc toplantnn yolunda gitmesi iin elinden geleni yapmaldr. Toplantnn zamann kontrol eden kii, oturum bakanna toplantnn zamanlamasn ayarlamada, zerinde gr birliine varlan eylemleri kontrol etmede ve toplantnn geliimini ve sonularn kaydetmede aktif olarak yardm edebilir.

Kaynak: N.. Bapnar ve N. Keskin, Toplant Ynetimi, s.80.

Toplant Gndeminin Hazrlanmas

Her toplantnn bir gndemi mutlaka vardr ve olmaldr. Her ne kadar nerilmesede bu gndem yazlmam, konuulmam ya da tartlmam olabilir. Yine de belli bir gndem vardr. Gndemi kim kontrol ediyorsa, toplanty da o kii kontrol ediyordur. Eer gndem nceden ilan edilmemise, toplantnn gizli gndemlerle sabote edilme tehlikesi vardr. Bunun sonucu olarak ise kafa karkl, moral bozukluu ve baarszlk ortaya kabilecektir. Yazl bir gndem herkesin toplant ncesinde, toplant srasnda ve toplant sonrasnda neler yapmas gerektiine odaklanmasna imkan tanyacaktr. Gndem: Hazrla yardmc olmas asndan toplantnn plan, Toplantnn geliimini kontrol etmek iin tarafsz bir kontrol arac ve Toplantnn baarsn lmek iin bir kriter olarak fonksiyon grecektir.

Toplantnn gndemini belirleme sorumluluu oturum bakanna aittir. Yneticilerin de bu srece dahil edilmesi gerekmektedir. Toplant ynetiminin bir bakasna devredilmeden oturum bakan olarak yeterli etkinlii gstermesi mmkn olmayacaktr. Ynetici, tm resim ierisinde kendine ait bir yer bulamazsa, toplantlar iin faydal olamayacaktr.

49

Gndemin erii
Gndem toplantda neler olacan gstermelidir. Her madde aslnda bir grev nitelii tamaktadr. Gndemdeki bal, grevin ne olduunu, nasl ele alnacan ve grubun buna ynelik ne karar vereceini gstermelidir. Bundan dolay gndemdeki her madde, grubun ne yapmas gerektiini gstermesi asndan en azndan bir eylem ifadesi iermelidir. Madde 1: ABC Sistemi biimindeki bir ifade katlmclarn hazrlanmas iin yeterli bilgi vermemektedir. Bunun yerine; Madde 1: ABC Sistemi Mehmet Bey, gz nnde bulundurulan sistemin temel zelliklerini ve gereksinimlerini sunacak, Grup ise, sistemin satn alnp alnmamasna ynelik bir karar verecektir, ifadesi katlmclar asndan daha aklayc olacaktr. Resmi gndemler, srasyla aada belirtilen unsurlar kapsamaldr: Toplantnn bal, Zaman, tarih, mekan, Katlamayanlar iin zr yazs, Bir nceki toplantnn notlar, nceki toplantdan kaynaklanan durumlar, Karar verilmesi ve tartlmas gereken dier unsurlar, Yukardakilere ynelik eylemler, Alt komiteden gelen raporlar, Konuk konumaclarn yapaca katklar, Dier sorunlar, Bir sonraki toplantnn zaman, tarihi ve mekan, Her maddenin tartlmasna ayrlan zaman ve Her maddeden sorumlu olan kii.

Gndem iin gerekli maddeler toplanrken aadaki noktalar da gz nnde bulundurulmaldr: Mantkl bir sralama yaplmas, Belli bir akn olmas(maddeler birbirleri ile balantl olmaldr), Rutin maddeler(balanga yakn bir yerde olmaldr), zel unsurlar(toplantnn sadece belli bir ksmna katlmas gereken, erken gelmesi ya da ge ayrlmas gereken kiiler gibi), Zor ya da detayl maddeler, Acil ve nemli maddeler arasndaki denge.

Gndem doal bir ekil takip etmelidir. En zor maddeler toplantnn ortalarna, katlmclarn zihinsel ve fiziksel uyanklnn en st seviyede olduu zaman dilimine gelecek biimde yerletirilmelidir. Bilgilendirme maddeleri, acil meseleler gibi kolaylkla ele alnabilecek maddeler toplantnn balangcna
50

yerletirilebilir, zel olarak bazlarn ilgilendiren maddeler ve konuklarn konumalar sonlara yerletirilebilir. Gndem ayn zamanda takip edilecek dnce srecini de yanstmaldr. Gndemlerin ok az, zel maddelerin gerektirdii farkl dnme ekillerine gereken nemi vermektedir. Sorun zmlemesi, bilgi deerlendirmesi ve atmalarn sona erdirilmesi gibi farkl amalar, farkl yaklamlar gerektirmektedir. Projenin farkl aamasnda bulunan ya da ilk kez biraraya gelen gruplar farkl ekillerde dneceklerdir. Grup olarak dnmeyi gerektirecek bir grev temel olarak aamadan gemektedir: Kant: Konu hakknda bilgi toplama, datma ve organize etme. Yorumlama: Konu hakkndaki dnceler, farkl bak alar ve yan etkiler. Eylem: Yorumlamalar nelerin yaplmasn neriyor? Eldeki greve uygunluu ne olursa olsun, bu aamalar gndemde yer almaldr. Her zaman iin katlmclarn bir aamadan dierine atlama, kantlarla yorumlamay birbirine kartrma ya da yorumlama zerinde yeterince dnmeden belli bir eylem biimi nermesi gibi tehlikeler mevcuttur. Bu aamalar, gndem ierisinde net bir biimde aklamak, grup olarak gerekletirilen dnme oturumlarnn daha etkin ynetilmesine imkan salayacaktr. Gndemin biraraya getirilmesi konusunda dikkat edilmesi gerekenler: Gereksiz maddelerin ayklanmas, Her maddenin detaylandrlmas, Her maddenin grubun ne yapacan grmesi asndan bir eylem iermesi, Her maddeye belli bir zaman verilmesi, Madde ile ilgili zellikle konumas gereken kiilerin iaretlenmesi, Kaybolma ihtimaline kar ekte sunulan katlarn not edilmesi, Kolay referansta bulunulmas iin yaplmas gerekenlerin ayr bir kada yazlmas gerekmektedir.

Farkl sorunlardan kesinlikle uzak durulmaldr. Bu toplantlarn amacn saptran en byk etmenlerden biridir. Birdenbire eski tartmalar gndeme gelebilir ve eski dmanlklar ortaya kabilir. Eer tartmaya deer birey varsa bu gndemde olmaldr. Eer son dakikada kritik bir gelime yaanmsa gndemi deitirebilmek iin bir prosedr olmaldr. Farkl sorunlardan nasl kanlabilecei aada belirtilmitir: Katkda bulunmak isteyenler iin ham bir gndem datlmal, Sonradan grlmesini istedii bir sorunu olan katlmc, toplant balamadan nce toplant yneticisi ile temasa gemeli, Son dakikada gelen istekler toplant yneticisinin inisiyatifine braklmal, Toplantnn banda, oturum bakan son dakika deiikliklerini gereken zaman dzenlemesi ile birlikte duyurmal ve Toplantda baka birey konuulmasna kesinlikle izin verilmemelidir.

Baarl bir gndemde, gndem maddelerinin sralanmas ok nemlidir. Bir maddenin tartlmas bir sonrakini etkiliyorsa, nce etkileyen madde, daha sonra da ondan etkilenecek gndem maddeleri sralanmaldr.

Toplantlarda retken olmann nemi nedir?

51

Toplantya Katlacaklarn Belirlenmesi

Toplantlarn amac katlmclar ynetecektir. Katlmclarn arasnda yer alanlar doru kiiler mi? Toplantnn nemine uygunluklar nelerdir? Toplantya katlanlanlar; Anahtar karar alclar, Uzmanlar ya da bilgi aktarclar, Bilgiye ihtiya duyan kiiler, Dnce oluturanlar, Alnmas gereken karara ilgi duyan st dzey yneticiler, Potansiyel muhaliflere hakemlik edecek olan kiiler, Danmanlar ya da konuklar olabilmektedir.

Bu kiilerin geni bir bak asn yanstp yanstmadklar ve toplantya katlabilirliklerinin sorgulanmas gerekmektedir. Toplant asndan nemleri arttka, katlma ihtimallerinin azalp azalmadna ve herhangi bir yardmcnn ya da son dakikada gelen temsilcinin kabul edilip edilmeyeceine karar verilmelidir. Toplantya katlanlar doal bir grup oluturuyor mu? Birbirlerini ne kadar iyi tanyorlar? lgi alanlar, amalar, tutkular ya da birbirleri hakkndaki izlenimleri nelerdir? Tm bu bireysel davranlar ve ilgi alanlar grup iinde birarada olabilecek mi? Aralarndaki benzerlikler nelerdir? gibi sorularn cevaplanmas etkili bir toplant iin gereklidir.

Toplant katlmclarn seerken uyulmas gereken standartlar nelerdir? Bir toplantnn faydas, toplantya katlanlarn says ile yakndan ilgilidir sz unutulmamaldr. Bir i toplants iin ideal rakam 6-9 katlmc arasndadr; Bu byklkteki bir grubun yksek verim oran vardr. Bireyler kalabalk ierisinde kaybolmam olurlar. Kliklerin oluma ihtimali azalmaktadr. Grubu kontrol etmek kolaylaacaktr.
Tablo 2.1: Toplantlarda kii saysnn avantajlar ve dezavantajlar.

Avantajlar Kk Gruplar (2-5) Sekin Yksek verim Katlmclar grnr Dk devamllk Dk klik oluturma tehlikesi Geni Gruplar (+10) Daha iyi bilgi deerlendirmesi Sabotajclar zerindeki grup basks Toplant ii toplantlar

Dezavantajlar Geni beceri alanlar Sohbet etme zorluu Yetersiz bilgi deerlendirmesi Sosyal iliki tehlikeleri

Anlama zorluu Daha ok kontrol ihtiyac Katlmclar susmaktan korkar Yksek devamszlk Klik oluma tehlikesi

Kaynak: A. Barker, Nasl daha iyi toplant dzenleme, s.27.

52

Katlmclarn toplantya hazrlanabilmek iin neye ihtiya duyduklar, katlmclara son yaplan toplantnn notlarnn ve raporlarnn m yoksa konular ieren bir brifing mi verilmesi gerektii sorularnn cevaplar da bulunmaldr.

Toplant Yerini Belirlemek

Toplantnn ne zaman ve nerede yaplaca toplantnn baarsn etkileyecek en nemli faktrlerdendir. Zaman ve mekan konusunda en iyi seenein bulunmas iin alma ortamnn kendisinden kaynaklanan kstlayc unsurlar ierisinde en uygun kararn verilmesi gerekmektedir.

Toplant Yeri
Toplant yerinin iyi seilip seilmedii, atmosferinin nasl olduu, katlmclarn kendilerini rahat hissedip hissetmedikleri gibi sorularn cevaplarnn verilmesi gerekmektedir. rnek olarak, eer toplant bir otelde dzenlenecekse; toplantnn yaplaca yer, zaman, saylar, cathering ve ekipman ihtiyalar gibi sorunlar konusunda otel yneticileri ile iletiime geilmesi gerekecektir. Toplant yeri seimi konusunda aadaki durumlarn gz nne alnmas gerekmektedir: Akustik, Istma, aydnlatma ve havalandrma, Sandalyeler; say ve rahatlk asndan deerlendirilmelidir, Masalar; l, esneklik ve salamlk asndan deerlendirilmelidir, Ekipmanlar ve g niteleri, Prosedrler; yangn talimatnameleri, tuvaletler ve telefonlar, Dikkat databilecek unsurlar; havalarndrma, tren yolu, yakndaki inaat vb. unsurlar,

Mobilyalar ve dier ekipmanlar asndan ise; Sabit; duvarlar, pencereler, kaplar, Yar sabit; eklemeli blmler, koltuklar, projektr ekranlar, yaz tahtas vb. Hareketli; sandalyeler, masalar ve ekipman.

Sabit demeli bir toplant odasn yar sabit olarak dnme hatasna dlmemelidir. Aksi takdirde toplant odasn amalara gre dzenleme imkan karlm olur. Mobilyalarn yerleme dzeni, toplantnn ierii tarafndan da tayin edilecektir. Oturum bakan kendi mttefiklerini ya da potansiyel olarak sorun karabilecek katlmclar kontrol edebilecei bir dzen ierisinde oturtmay tercih edebilmektedir. Toplant yneticisi ise, not alrken tm katlmclarla rahata iletiim kurabilecei yerleri tercih etmelidir. Tm katlclar tahtay ya da projektr ekrann rahata grebilmeli, birbirlerine bir kol mesafesi kadar yaknda oturmaldr. Aksi takdirde katlmclarn toplantdan uzaklamalar gndeme gelebilir ve bu durum da grup dinamikleri asndan saknca dourur. Fiziksel Yerleme: Toplant iin seilen yerin toplant amacna uygun olup olmadnn belirlenmesi iin nceden ziyaret edilmi olmas gerekmektedir. Eer katlacak kiilerin says belirsizliini koruyorsa oturma plannn esnek olmas gerekmektedir. rnek olarak, daha fazla yer alabilmesi iin baz eyalarn dar karlabilmesi mmkn m? gibi. Eer belirlenen yer uygun deilse, baka bir yer bulunmas iin yeterli zamann olduundan emin olunmaldr.

53

Toplant yerinin olanaklar hakknda da kontrol listesi hazrlanmaldr: Yeterli sayda sandalye var m? Gerektii takdirde kullanlabilecek masalar, grsel aralar vs. var m? Elektrik prizleri kullanlacak aralarla uyum salyor mu? Ara ve gerelerin kiralanmas ya da toplant odasna getirilmesi sorumluluu kime ait? Toplantya rahatlk salayacak yeterli k, s ve havalandrma var m?

Yerleim Plannn Hazrlanmas: Toplant yaplacak odann tm katlmclar arasnda iyi bir iletiim kurulmasna olanak vermesi ok nemlidir. Herkes birbirini rahata grebilmeli ve duyabilmelidir. Odann boyutlar toplantnn rahatlkla srdrlebilecei kadar geni fakat katlmclarn kendilerini birbirlerinden ok uzak hissetmelerine yol aacak kadar da byk olmamas gerekmektedir. zellikle uzun sreli toplantlarda sandalyelerin rahatl da nemli bir rol oynamaktadr. Katlanlarn srekli olarak aryan srtlarn rahatlatabilmek iin kpardanmalar yerine tm dikkatlerini grlen konuya vermeleri her zaman yelenecek bir konudur. Oturma Plan: Toplant bakan toplant sresince tm katlmclarla her an iletiim kurabilmelidir. Bu nedenle bakann herkesi rahata grebilecei ve toplanty kolayca ynlendirebilecei merkezi bir noktada oturmas gerekmektedir.

ekil 2.1: 20den az katlmc iin uygun toplant masas.

ekil 2.2: 30dan az katlmc iin uygun olan U biimli toplant masas.

54

ekil 2.3: Snf biimi dzenleme.

ekil 2.4: Tiyatro biimi dzenleme.

Toplant masalarnn biimine bal olarak farkl oturma planlar, toplant bakannn toplantya daha kolayca hakim olmasn salamaktadr. rnek olarak; eer fikir ayrlklarnn kaca tahmin ediliyorsa, potansiyel rakiplerin kar karya oturtulmas yerine, toplant bakannn iki yanna oturtulmas daha yararl olacaktr.

55

zet
Literatrde toplantlar farkl trlerde ele alnmaktadrlar. Fakat yaplacak toplantnn tr ne olursa olsun formal kurallara itibar edilmelidir. Toplant bakan, katlmclara egemen bir yerde oturmal ve tm katlmclar tarafndan gzlenebilecekleri biimde oturmaldr. Literatrdeki eitlilie ramen, toplant trleri, toplant amalarna gre farkllk gstermektedir. irketin yapsna gre periyodik yaplan toplantlar, kk yapda olan haftalk toplantlar gibi toplantlar yaplmaktadr. Bu toplantlar st dzey yneticiler tarafndan gerekletirilir ve irket ierisindeki her trl konunun daha ksa srede zmlenmesine yardmc olur. rgt ii toplantlar; emir toplants, danma toplants, koordinasyon toplants, kurul toplants, alma gruplar, heyet toplants, brifingler, pazarlk toplantlar olarak snflandrlabilir. rgtler aras toplantlar ise; kongre, konferans, seminer, panel, sempozyum, kolokyum, forum, genel kurul olarak snflandrlr. levlerine gre toplant trleri ise; sunu toplantlar, bilgi alverii toplantlar, bilgi ve/veya haber verme toplantlar, bilgi alverii ve sorunlar saptama toplantlar, sorun zme toplantlar, eitim toplantlar, karar verme toplantlar ve koordinasyon toplantlar olarak snflandrlr. Ayrca ekip toplantlar, danmanlk ve mteri toplantlar, mzakereler ve kriz deerlendirme toplantlar da dier toplant trleri arasnda yer almaktadr. letmelerin hayatlar boyunca eitli dnemlerinde karlaabilecekleri kriz, en kapsaml bir ekilde, beklenilmeyen ve nceden sezilmeyen, abuk cevap verilmesi gereken, rgtn nleme ve uyum yntemlerini yetersiz hale getirerek, mevcut deerlerini, amalarn ve varsaymlarn tehdit eden gerilim durumu olarak tanmlanmaktadr. Ekibinin kiiliklerine bakmadan krizin zm ile ilgilenmek ve tarafszln aka belli etmek zorunda olan kriz ynetimi, kriz durumunu deerlendirerek alnmas gereken nlemleri belirlemekte ve nitelikli elemanlarn, zmn belli aamalarnda grevlendirmektedir. Kriz ekibi, rgt faaliyetleri konusunda uzmanlam, karar verebilme yetenei ve yetkisine sahip kiiler arasndan seilmesinin yan sra aralarnda etkili bir iletiim sisteminin nemi daima gz nnde bulundurulmaldr. Verimli bir toplant, belirlenen amalarn daha az zamanda ve istenilen dorultuda gereklemesini salayacak bir organizasyon halini almaktadr: Toplant gndemi, nceden ynetici ile tespit edilerek yazlmal, aka tarif edilmi zel amalar belirlenmeli, Katlmclarn, gndem hazrlanmasna katkda bulunmalar salanmal ve Toplantnn yaplaca yer, tarih ve saat saptanmal, Toplantdaki konumaclarn gerekli bilgiye, uzmanla sahip, konu ile ilgili kiiler arasndan seilmesine zen gsterilmeli, Toplantya katlacak kiilere haber verilmeli, Her konu iin, nceliine gre zaman snrlamal bir gndem bastrlp toplantdan nce katlmclara datlarak hazrlanmalar salanmal, Toplant meknnn dzenlenmesi salanmal, Toplant belirlenen zaman planna uygun yrtlmeli, Toplant konusunun dna klmasna izin verilmemeli ve Toplant notlarnn toplantdan hemen sonra datlmas salanmaldr.

56

Kendimizi Snayalm
1. Yeri, zaman, konu ve konumacs daha nceden ilan edilen, ounlukla bir kiinin konumac olarak katld herkese ak toplantlara ne ad verilir? a. Konferans b. Panel c. Kongre d. Forum e. Seminer 2. Baz sorunlar, mmkn olduu kadar geni kitlenin tartmasna olanak verecek ekilde dzenlenen ak toplant tr aadakilerden hangisidir? a. Konferans b. Panel c. Seminer d. Brifing e. Forum 3. Aadakilerden hangisi toplantlar arasndadr? a. Emir toplants b. Konferans c. Paneller d. Sempozyum e. Kolokyum 4. Bilimsel bir sorunun ya da siyasal, ekonomik, diplomatik sorunlarn ele alnd, tartld bilimsel toplant aadakilerden hangisidir? a. Forum b. Kongre c. Seminer d. Kolokyum e. Panel 5. Aadakilerden hangisi grup geliim modelinin drt aamas arasnda yer almaz? a. Oluma b. Hareketlenme c. alkalanma d. ekillenme e. Faaliyet gsterme
57

6. Kriz ile ilgili aadaki ifadelerden hangisi yanltr? a. Rutin gelimelerin ve sorunlarn da kriz olarak ifade edilmesi b. nceden tahmin edilememesi c. Tehlike yannda frsatlar yaratmas d. Bulac hastalk gstermesi 7. Aadakilerden bulunmas gereken almaz? personelin a. Kilit saptanmas gibi yaylma etkisi

e. Ksa ya da uzun sreli olmas hangisi ar plannda zellikler arasnda yer telefon umaralarnn

b. Kademeli ar plannn oluturulmas c. ar plannn son aama olarak ele alnmas d. ar plannn belirli aralklarla denenmesi e. Teefonla grme indirilmesi rgt ii sresinin asgariye

8. Aadakilerden hangisi kk gruplarn avantajlar arasndadr? a. Toplant ii toplantlar b. Dk devamllk c. Anlama zorluu d. Geni beceri alanlar e. Klik oluturma tehlikesi 9. Aadakilerden hangisi toplant yeri seimi konusunda dikkat edilmesi gereken durumlar arasnda yer almaz? a. Akustik b. Masalar c. Prosedrler d. Kat plan e. Ekipman ve g niteleri 10. Toplant kurallar ile ilgili aadakilerden hangisi yanltr? a. Toplant notlar datlmaldr. izleyen haftalarda

b. Toplant konusunun dna klmasna izin verilmemelidir. c. Toplant belirlenen zaman planna uygun yrtlmelidir. d. Toplant mekannn salanmaldr. e. Toplantya verilmelidir. katlacak dzenlenmesi kiilere haber

Kendimizi Snayalm Yant Anahtar

1. a Yantnz yanl ise Giri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 2. e Yantnz yanl ise Giri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 3. a Yantnz yanl ise Toplant Trleri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 4. d Yantnz yanl ise Toplant Trleri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 5. b Yantnz yanl ise Mzakereler balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 6. a Yantnz yanl ise Kriz Deerlendirme Toplantlar balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 7. c Yantnz yanl ise Kriz Deerlendirme Toplantlar balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 8. b Yantnz yanl ise Toplant Kurallar balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 9. d Yantnz yanl ise Toplant Kurallar balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 10. a Yantnz yanl ise Toplant Kurallar balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.

Sra Sizde Yant Anahtar Sra Sizde 1

Eer bir toplantya yneticilik ediyorsanz, oturum bakannn yapt hazrlklara katlmal, en azndan bilgilendirilmelisiniz. Toplantnn oturum bakan ile; toplantnn amacn, kimlerin katldn, gndemde neler olacan ve size toplanty kaydetmenizde yardm dokunacak bilgilerin konuulmas gerekmektedir.

Sra Sizde 2
Kriz olmadan, krize kar acil nlem rehberi hazrlamakta yarar vardr. Bu rehberde kriz durumundaki acil eylemler yer alr. Rehber aadaki konulardan oluur: Eylem plan: Kriz durumunda uygulanacak standart bir acil eylem plan hazrlanarak, iyerinde zel bir dolap iinde srekli bulundurulur. Telefon rehberi: sletmenin kilit pozisyonundaki kiilerin telefonlar; konulara gre hazrlanm eitli kriz ekibi yelerinin telefonlar; medya temsilcileri, devlet adamlar gibi kriz dneminde iletiim kurulmas gerekebilecek kiilerin telefonlar bulunur. Telefon hatt: Kriz dneminde kullanlmak zere direkt bir telefon hatt hazrlanr, bu hatta grevli personel zel eitimden geirilir. Sloganlar: eitli krizlere ynelik olmak zere kriz dnemlerinde kullanlabilecek sloganlar hazrlanr. letiim: iletiim iin gerekli hareket basamaklar hazrlanr. nemli nc kiilere kars gelitirilecek tepkinin aamalar ortaya konur. alanlarla, medyayla, tketicilerle, devletle ilikiler belirlenir.

58

Sra Sizde 3
Ynetilen toplantlara kar tutumlar, toplantlarn retken olup olmayaca konusunda nemli lde belirleyicidir. Bir eyler elde etmeye kar olan isteksizlik, o toplanty dzenemenin gereksiz olduunu gstermektedir. Beklentiler ne kadar fazla olursa, toplantlar o kadar retken olmakta ve takdir kazanlmaktadr.

Yararlanlan Kaynaklar
Barker, A. (1999). Daha iyi nasl Toplant Dzenleme, stanbul: Tima Yaynlar. Bapnar, N.. ve Keskin, N. (2011). Toplant Ynetimi, Ankara: Nobel Yayn. Carnegie, D.B. (1905). The Art of Public Speaking, e-book; www.gutenberg.org, www.feedbooks.com. evik, H.H. (2004). Emniyet Tekilatnda Zaman ve Toplant Ynetimi, Polis Bilimleri Dergisi, Cilt: 6 (3-4). Kardam, A. (ev.) (2006). Toplant Ynetimi, Harward Business School Press, stanbul: Optimist Yaynlar. Keenan, K. (1997). Toplant Ynetimi, stanbul: Remzi Kitabevi. Linkemer, B. (1993). Verimli Toplant Nasl Yaplr? stanbul: Rota Yayn Tantm. Sherman, D. (1999). Kusursuz stanbul: Altn Kitaplar Yaynevi. Thomsett, M.C. (1997). Toplant stanbul: Epsilon Yaynclk. Toplant, Sanat,

Sra Sizde 4
Toplant katlmclarn seerken u standartlar uygulanmaldr: Toplantlara katlan herkes, bir ekilde faydal olmaldr. Toplantda ad geen herkesin orda olmas gerektiinden, konularla dorudan ilgili olduundan ve amaca uygun zmler, fikirler retebileceinden emin olunmaldr.

Tutar, H., Bapnar N.. ve Altnz, M. (2004). Sekreterlik El Kitab, Ankara: Sekin Yaynclk.

59

3
Amalarmz
Rol Takip Etme Zaman Kayda Geirme

Bu niteyi tamamladktan sonra; Toplantlarn nasl ynetebileceini ifade edebilecek, Toplant ynetim srelerini aklayabilecek, Toplantlarda sohbet ve sorun zme konusunu aklayabilecek, Toplant sonras takip srecini ifade edebilecek bilgi ve becerilere sahip olacaksnz.

Anahtar Kavramlar
Sohbet Sorun zme Eylem Plan

indekiler
Giri Toplanty Ynetmek Toplant Ynetim Sreleri Toplantlarda Sohbet ve Sorun zme Toplant Sonras Takip Ek-1

60

Toplant Ynetimi
GR
Verimli toplantlar rastlantlar sonucu olumazlar. yi bir ef tarafndan altrlm bir orkestrann sonucu gibi olurlar. ou zaman toplant ncesi, toplant srasnda olduundan ok daha youn bir altrma gerektirirler. Toplantnn kendisi, buz dann stnde grnen ksma benzemektedir. Suyun altnda kalan blm ise toplanty verimli klmak iin yaplan planlama ve hazrlk almalardr. Toplant katlmclar salonda yerlerini almaya baladklarnda ve devamnda toplant aldnda dikkat, imdiki zamana younlatrlmaldr. Bir toplantnn belirleyici an, balangcdr. Toplantnn havas, ne ynde ilerleyeceini toplant bakanlar belirlemektedir. Toplantnn tonunu ynetici belirler eklindeki yaygn anlay u anda olduu gibi gelecekte de geerli olacaktr. Ciddi, kendini iine adam, sorunlar zmeye kararl bir tutum ierisinde olan toplant yneticisi dier katlmclarnda ayn biimde davranmalarn salamaktadr. Eer ok fazla ve yanl espriler yaplrsa bu durum bulac olduundan toplantya yanl bir renk verilmi olacaktr. Toplantnn odak noktas toplant yneticisi deil, toplantnn hedefleri olmaldr. Toplant yneticisi, szl ve szsz btn ipularn yakalamaya her an hazr olmaldr. Toplantlar insani olaylar olduklar iin, toplantya katlan herkesin belli gereksinimlerinin, duygularnn ve dncelerinin olduu gzden karlmamaldr. Katlmclarn ou kendi kiisel gndemlerini kendileri belirlemitir. Katlmclarn bu deerlerini gzden karmadan toplantnn belirlenen hedefler dorultusunda srdrlmesi gerektii unutulmamaldr. Toplant katlmclarnn hangisinin ne kadar sre ile konuaca, hi susmayan veya bir trl konuya giremeyen katlmclara nasl bir ekilde mdahele edilmesi gerektii nemlidir. Toplant ierisinde bir konu, birden toplantnn odak noktas olarak toplantnn ana hedefini saptrrsa toplantnn nasl tekrar rayna oturtulmas gerektiinin zerinde durulmaldr. Toplantnn ne ynde gelimesi istediini toplant yneticisi aka belirtmeli ve denetlemelidir. Ayrca katlmclarn deerlerine duyarl olunmaldr. Toplantlarn sresi grlecek konuya, katlanlarn gereksinimlerine ve toplantnn yapld mekana uygun olmaldr. Toplantlarn sresi ne olursa olsun, nasl sona erdirilecei nasl balatlaca kadar nemlidir. Son dakikaya kadar beklenip tartmann orta yerinde zamanmz doldu, toplanty kapatyorum biimindeki yaklamlarda bulunulmamaldr. Toplanty sona erdirme ilemi gndemdeki nemli bir madde gibi zaman ayrlarak gerekletirilmelidir. Toplantnn banda nasl ama ve gndem aklanyorsa, toplant bitiminde de varlan sonucun zetlenmesi ve hedefe ne kadar yaklaldnn belirtilmesi gerekmektedir.

TOPLANTIYI YNETMEK
Toplant yneticisinin grevi toplanty dikkatle hazrlanm bir gndeme uygun olarak ynlendirmektir. Katlmclarn deer ve duygularna kar duyarl olmal, olumlu katklar ne karmal ve olumsuz gleri bastrmaldr. Katlmclarn tmnn toplantlarda alnacak kararlar etkileme gc vardr ve genellikle bu gten yararlanlmamaktadr. Toplant yneticisi; az konuan kiilerin toplantya katkda bulunmalarn salamal, ok fazla konuanlar belli bir noktadan sonra engellemeli ve katlmclarn konudan ayrlmamalarn salamaldr.
61

Aktif Rol
Lider, atmosferi ayarlayabilen kiidir. Bir toplant; retici, dinamik, ilerici ya da engelleyici olabilir. Toplant, katlmclarn olumlu bir ortamda fikirlerini serbeste sylemelerini de salayabilir, dnceler zerinde bask kurmak iin de kullanlabilir. Lider, gndem zerinde sk bir kontrol de kurabilir, toplantnn organize olmam, ynlendirilemeyen bir alma haline gelmesine de neden olabilir. Lider, toplant ynetiminde pek ok rol oynamaktadr. Snrl bir zaman dilimi ierisinde, tm gndem maddelerine deinilmesini salamak, liderin sadece grnen en ak grevidir.

stenen Sonulara Ulamak

Etkili bir lider olmak iin toplantnn neyi baarmas gerektii zerine younlalmaldr. Ancak ncelikle belirlenen gndem iin en uygun yntemin toplant olup olmadna da karar verilmelidir. Daha sonra toplant ynetiminin aamasn kontrol edebilmek iin hazrlanlmaldr: nceden Planlama: Toplant ncesinde alnacak nlemler, toplantnn etkinliini byk lde belirleyecektir. Toplantda kimlerin bulunmas, toplantnn ne kadar srecei ve hangi konunun tartlaca? Toplantdan nce, gereksinim duyulan raporlar hazrlamalar, materyalleri salamalar ve cevaplanmas gereken sorular bilmeleri iin hangi katlmclar grlmek zorunda? Gndem ne zaman belirlenecek? Gndem konular hakknda yazl bilgilerin, katlmclarn kendileri hazrlamas iin toplantdan nce hazrlanmas gerekmektedir. Toplanty Ynlendirme: Toplant boyunca nasl davranlmaldr? Gerek anlamda deneyim ve iyi ynetebilme istei olduu zaman, baarl bir liderlik izleyiciler karsnda fazla bir aba gstermeyi gerektirmemektedir. Baz yneticiler, aklk ve kontroll olmak arasnda bir denge kurmann ne kadar gerekli olduunun farknda deildirler, bu yzden toplantlar ok kat kurallar erevesinde dzenlenir. Bu sebeple toplantlara kimse katkda bulunamaz. Dierleri de toplantlar ok yakndan kontrol etme hevesine der ve hemen hemen hibir liderlik gsteremezler. Bu iki durumun ortasnda yer alan; rahat, ak, ancak kontroll bir toplant, en uygun toplant ortam olacaktr. Liderler, iyi ve drst bir ynetim tarz gsterdikleri, cevaplar zerinde bask kurmak yerine aklkla sorular sorduklar ve toplant boyunca ok fazla konumadklar zaman gerekten etkili olabilirler. Takip: Toplant baarl m? Bir toplant ancak tm faktrler gerekletii zaman baarl saylmaktadr. Bu durum sadece; toplantnn zamannda balamas veya bitmesi, toplant yneticisinin liderlik becerilerini baaryla uygulamas ya da herkese belirli grevler verilmesi anlamna gelmemektedir. Bu zellikler nemlidir fakat gerek hareket aamasnn sadece altyapsn oluturmaktadrlar. Asl i toplant bittikten sonra balamaktadr. Liderin en byk sorumluluklarndan biri verilen grevlerin yerine getirilmesini salamaktr. Etkili bir grev dalm yapabilir, i bitirme sreleri belirleyebilir ve toplantnn baarl getiine inanabilir. Ancak baar, sadece katlmclar kendilerinden bekleneni yaparsa mmkn olabilmektedir. Bu yzden lider, toplanty izleyen gnler ve haftalar boyunca dier katlmclarn beklenildii gibi uygulamalara geip gemediklerini izleyebilecek konumda olmaldr. Lider, toplantda verilen grevler hakkndaki gr ayrlklarn da bilmelidir. zel bir istekte bulunulmu ve bu istek kabul edilmi olsa bile, baz katlmclarn dnceleri toplantdan sonra deiebilmektedir. Bu yzden liderin takip etme grevi sadece toplantda dikkatli ve youn ilikiler ierisinde olmay deil, ayn zamanda toplantdan sonra da srdrmeyi gerektirmektedir.

Liderlik Aralar
yi bir lider, iyi bir planlamac ve rgtleyici toplant sonras uygulamalarda hem srarc hem de iyi ilikiler kurabilen biri olmak zorundadr. Toplant ncesi, toplant srasnda ve toplantnn ardndan baarl bir lider olmay salayacak baz koullarn yaratlmas gereklidir: Fiziksel evre: Toplantlarn uygun bir ortamda dzenlenmesine dikkat edilmelidir. nsan trafiinin olduu, srekli telefonlarn ald ve ilgiyi baka yne ekecek eitli etkenlerin olduu ortamlardan kanlmaldr.
62

Materyaller: Raporlarn fotokopileri, grafikler, tablolar ya da dier grsel malzemelerin hazrlanmasna ihtiya olup olmad belirlenmelidir. Toplant yneticisinin ve katlmclarn ihtiya duyaca her ey kolay ulalabilir bir yerde bulundurulmaldr. Materyalleri salayacak kiiler farklysa, bu kiilerin toplantda hazr bulunmalar gerekmektedir. Gndem: Belirli ve snrl bir gndem toplantya geerlilik katmakta ve toplantlarn gerekliliini ifade etmeye yaramaktadr. Katlmclardan dzenlenen bir toplant hakkndaki gereksiz ve retici olmad gibi dnceleri drste ortaya koymalar beklenmemelidir. zellikle de ilk amirleri ve yneticileri toplantda bulunduklar zaman, katlmclar daima gerei sylemekten kanmaktadrlar. Katlmclara konuma ans tanyacak, herkesin kabul edecei sonular retecek, ak ve net bir iletiim ortam salanmal ve bu niyetlerle bir toplant yaplmaldr. Bu varsaymlarn snanmas iin gndem tekrar gzden geirilmelidir. Konular, belirli balklar altnda ve ksa aklamalarla basit bir biimde listeleyen bir gndem, katlmclar iin geleneksel gndem trlerinden daha kullanl olmaktadr. Gndem, katlmclara ynelik belirli bir program zerinde kurulmusa, toplantnn ieriini daha iyi kontrol edebilme, konu hakknda tartlmasn salama ve sonulara ulama ans artmaktadr.

Toplantlarn Atmosferi
Toplant iin yaplacak hazrlklar, katlmclar ve katlmclarn amalar gz nne alnarak yaplmaldr. Katlmclar toplantdan; rnek olarak, sorunlarn zlmesi, yanl anlalmalarn akla kavuturulmas, risklerin belirlenmesi vb gibi bir yarar saladklar zaman gelecek toplantlarda da birlikte almaya daha scak bakacaklardr. Dzenlenen toplantlarn atmosferini gemi toplantlarn baarlar etkilemektedir.

Aktif ve Pasif Liderlik

Arka planda kalacak bir tutum sergilemek, pasif liderlikle ayn ey deildir. Arka planda kalacak bir liderlik sergilemek dier katlmclar, katlm konusunda engellememek ve toplant sadece sizin toplantnzm gibi davranmamak anlamna gelmektedir. Karlatrma yaplrsa, pasif liderlerin ynetim ve kontrol gleri, ou zaman da hibir gndemleri olmamaktadr. Aktif fakat arka planda kalacak bir lider daima kontrol salar, eitli fikirler ne srerek ve kararlar alma konusunda grubu cesaretlendirerek en iyi sonulara ular. Bu durumun baarlmas ise toplantnn amalarna eitli bak alarndan yaklamay gerektirmektedir. Organizasyon ve amalar: Toplant srecinde ne srlen ve sonulandrlan kararlar ve uygulamalar, tm rgt faaliyetlerinde olduu gibi organizasyonun genel amacna uygun olmaldr. Eer toplantnn nitelii bu durumun dna karsa alnan kararlarn geerli olmas beklenemez. Liderlerin karlaaca bir sorunda her rgt yapsnn aka ifade edilmi ve iyi anlalm bir amaca sahip olmamasdr. Toplantnn lideri varsaymlarla hareket etmek yerine organizasyonun amacn aratrma ve balant kurma sorumluluunu stlenmelidir. Departmanlarn amalar: Toplantda ne srlen, departmanlara ait amalarn neler olduu belirlenmelidir. Be ya da alt farkl departman yneticisi toplantya arldysa bu yneticiler sadece gndem maddeleriyle ilgilenmeyecek ayrca kendi bak alarn, nceliklerini ve ilgilerini de belirteceklerdir. Baarl bir lider farkl amalar ayrt edebilecek, her konuyla ilgili nihai kararn bir paras olarak her bak asnn dinlenmesini, sayg grmesini ve dikkate alnmasn salayacaktr. Bireysel ncelikler: Toplantdaki herkesin kendine ait bir gndemi vardr. Bu durum, rgtn amac ve departmann hedefi ile atma iinde de olabilir. Bununla birlikte bireysel nceliklerin yanl ya da uygunsuz olduu sylenemez, bireylerin rgtlerden daha fazla nemsedii olaylar da vardr. Takmn ilgi alan: Bir rgt, tpk her departmann kendi iinde oluturduu gibi bir takm demektir. Bir toplant sadece oturum srasnda oluan kendine zg bir takmdr. Bir takm topland zaman, kiisel ve departmanlara ait almalarn yansra ortak bir ilgi alan da olumaktadr. Lider, sonu elde etmek iin bu farkllklar uzlatrabilmeli ve benzerlikleri n plana karabilmelidir.
63

Kontrol Elde Tutmak

Bir toplantya liderlik eden herkes, kontrol sorunuyla kar karya kalacaktr. Bu durum, toplant katlmclar kontrol altnda tutulmaldr anlamna gelmemektedir. Gsterilen kontroln derecesi yneticinin stilini veya katlmclarn anlay derecesini ifade etmemektedir. Toplantlarda kontrol; tartmalarn etkin bir biimde gndem maddeleri erevesinde tutulmas, sorumluluklarn katlmclara devredilmesi, grevlerin tanmlanp datlmas ve sz verilen ilerin tamamlanp tamamlanmadnn takibi olarak ifade edilebilir. Bir toplant lideri bahsedilen tm bu hedeflere ulaabilme sorumluluunu tayabilmelidir. Bu hedefler, pozisyondan kaynaklanan otoritenin kabul edilmesi, sreklilii olan net bir bak as belirlemeyi, dikkatli ve btn tanmlar yapmay gerektirmektedir.

Temel Kurallar Oluturmak

Toplant yneticisi, toplantlara mantkl temel kuralar koyma hakkna ve sorumluluuna sahiptir. Fakat bu kurallardan kast, mutlaka uyulmas gereken kat ve kesin kurallar deil katlmclarn ortak amalara ulamasn hedefleyen baz standartlardr. Tamamen kat bir yap, tartmay ve konumay engeller ve toplantlarda ayrlk yaratr. Kontroln salanaca iki dzlem vardr; ilki, katlmclarn mevkii toplant yneticisinden yksek olsa bile, toplantya liderlik edileceinin varsayld dzlem ve ikinci olarak, genelde katlmclarn idare edildii ve iyi bir toplant ynetimi iin saduyu kurallarnn uyguland dzlemdir. Toplantlar iin belirli standartlar belirlemede ama; olumlu ve baarl bir iletiimin hakim olaca dzenli bir ortam yaratmak olmaldr. Bireylerin bir araya geldii her toplantda belirli bir dzen gereklidir. Kimin konuacana liderin ya da bakasnn karar vermesi konusunda tam bir uzlama salanmaldr. zerinde ayrntlaryla durulmu bir gndem planlayarak ve oluturularak toplant ncesinde katlmclarla dorudan ilikiye geilerek ve hedefleri her zaman aklda tutarak iyi bir toplant liderlii sergilemek mmkn olmaktadr. Belirli konular zerinde konumak, zmler belirlemek ve takip ilemlerinden sorumlu olacaklar belirlemek iin toplantlar yaplmaktadr.Toplantlar, olumlu ve retici bir ortamda ynetmek isteyen liderler, toplantlarn genel hatlarn belirleyip uygulamaya koyduklar srece hedeflerine ulaabilmektedirler.

Katlm Yaratmak
Bir lider, inanlarn katlmda bulunmak iin kendilerini zgr hissedecekleri bir oturum oluturmay baarabilmelidir. Bu durum, iyi bir planlama, dnme ve katlmclarn olumlu ynde cesaretlendirilmelerini gerektirecektir. Konuan ya da konumayan tm katlmclar, toplantnza deerli katklarda bulunabilirler. Buna ramen lider, katlm etmenlerini dengelemek durumundadr. Bir nedenleri olduu srece, konuan grubun konumalarna izin verilmelidir. Ancak daha ok pasif olan gruptan yorumlarda bulunmalar, fikirler ne srmeleri ve grevler almalar istenmelidir. Katlm yaratmann farkl bir yolu da toplantdan nce pasif katlmclarla konumaktr. Onlarn zel ilgisine ynelik bir konu ele alnmal ve toplantnn bir blm bu katlmclara ayrlmaldr. Pasif bir katlmcdan rapor hazrlamas, fikir ne srmesi ya da prosedrlerde deiiklik yapmas istenmelidir.

Kontrol in Uygulama Plan

Katlmclara iyi bir toplant ortam salamak iin uygulanmas gerekenler unlardr: Kurallarn deil genel erevenin belirlenmesi: Katlmclar, belirli kurallar dayatlmas yerine genel ereveye bal kalmaya tevik edilmelidir. Katlmclarla iliki iinde olunmas: Toplantdan nce katlmclarla grlmesi ve katlmlarnn planlanmas. Toplantnn gidiatndaki deiiklikler iin daima gndemin esas alnmas: Kiisel konulardan kanlmal ve toplantnn belirlenmi hedeflere ulamasnn nemi vurgulanmaldr.
64

Toplantnn balang ve biti zamannn belirlenmesi: Snrlarn dna klmamas iin gereken aba gsterilmeli fakat esnek olunmaldr. Her toplant ayn snrlara uymayabilir. Konu ok acil ise gndem d konumalara izin verilmesi: Baz tartmalar, zmlenmesi gereken baka konularn almasna yol aabilir. En iyi dzenlenmi gndemde bile lider her zaman her toplantnn ve gndemin neyi kapsayacan nceden bilemeyebilir. Katlm iin teyit alnmas: zel bir gndem konusu baz katlmclar gerektiriyorsa, bu kiilerin toplantda bulunacandan ve ne tr katklarda bulunacaklarn nceden planlayacaklarndan emin olunmas gerekmektedir. Toplantdaki herkesin deer yaratacak katkda bulunmaya tevik edilmesi: Katlmclarla nceden grerek ve onlarn ilgisi olan konular gndeme alnarak katlm yaratlmaldr. ine kapank bir kii, rapor sunmas ya da neride bulunmas iin cesaretlendirilerek toplantnn bir paras olmas salanmaldr. Toplantlardaki katlmn anlay ve incelikle kontrol edilmesi: Eer sadece bir ya da iki kii konuuyorsa, dier katlmclara yorumlar ve dnceleri sorulmal, denge salanmaldr. Liderlik rolnn eletirel bir gzle deerlendirilmesi: Eer toplant amacna ulamyorsa ya da katlmclar konumuyorsa ar saldrgan bir liderlik uygulanp uygulanmad ve performans art iin yaplabilecek eyler olup olmad sorgulanmaldr.

Takip Etme
Bir lider, sadece toplanty deil daha sonrasn da ynetmelidir. Uygulamalar takip etmek iin yaplanlar toplantnn rgt iin deerli olup olmadn da belirlemektedir. Sadece grev vermek yeterli deildir, lider ayrca grev verilen kiinin ya da departmann bu grevleri yerine getirmesini de garanti altna almaldr. Toplantnn ardndan doru uygulamalarla grevlerin zamannda tamamlanmasn, grev verilen kii grev verenin st olsa bile salayabilir. Ne yaplmas gerektiinden sorumlu olan birey, dierlerini grevleri dorultusunda harekete geirebilmelidir. Takip konusu ileriki blmlerde ayrntlaryla aklanacaktr.

Ynetilen ya da Harcanan Zaman

Herkes i toplantlarnn ok zaman kaybettirebileceini bilmektedir. Eer katlmclar kontrol edilmezse daha az retken, daha az etkin olunmasndan ve ileri yapamaz duruma gelmekten kanlamaz. Her toplant nemli bir soruyla deerlendirilmelidir: Bu toplant gerekli mi? zellikle sorunlar ve zmler asndan bu tanmlama nemlidir. Bir toplantnn gereklilii sonularn elde edilme oranna bakarak anlalabilmektedir. Toplant dzenleyen birok kii ayn zamanda zaman konusundaki dzenlemeleri de yapmak ya da bu konuda aktif bir rol oynamak durumundadr. Pek ok durumda toplantya katlm istenmese dahi katlmaya zorlanlr ve bu durum kiinin seimine braklmamaktadr. Bu sorunun stesinden, yararsz bir toplantya katlmanz veya toplanty ynetmenizi isteyen kiiye toplantnn neden gerekli olduunu ya da toplantda ne baarmak istediini ieren sorular sorulmaldr. Toplantlarda eylemlerden ok tartmalar n plana kmaktadr. retici olmayan tartmalara kar olan tepkiler ya tartmaya katlmak ya da tartmaya kar kmak eklinde olmaktadr. Katlmclar tartmay brakp sorunlar zmeye karar verdikleri zaman ise ilgin durumlar ortaya kabilmektedir. Sorunlara genel olarak terimlerle yaklamak daha kolay olmasna ramen harekete geip sorunun zerine gidilmesini istemek daha retici olacaktr. Sonu elde etmek istemeyen katlmclar hibir zaman memnun olamazlar. Toplantlar genelde sorunlar zmek istemeyen ya da sorunlarn zerine nasl gidileceini bilmeyen kiiler tarafndan dzenlenmektedir. Sorun zc roln stlenen ve zmlerin iinde aktif olarak yer alan bireyler ise abalarndan dolay takdir grrler.
65

Harekete geme, tanmlama ve yant teorileri her zaman ie yaramamaktadr. Dier katlmclara zarar vermeyecek biimde zmler retilmelidir. Toplantnn belli bir gndemi olmasna karn katlmclarn kendi ve liderle arasnda farkl dncelerin olabilecei unutulmamaldr. Bu durum, hem gerek konularn neler olduu hem de bireylerin ya da gruplarn bunlar nasl ifade edip zmlediiyle alakaldr.

Toplant Akn Ynlendirmek

Baz toplantlar belirli konular tanmlamak adna geni ve genel bir yapda oluturulmaktadr. rnek olarak haftalk bir ynetici toplants; sorunlar ortaya karmak ya da ileriye dnk planlar yapmak iin dzenlenebilir ve bu toplantlar ksa tutulmaldr. Zaman iyi ynetmek iin dikkat edilmesi gereken noktalar vardr: Baz yneticilerin toplantya katlmasnn maliyeti yksektir, bu yzden toplantlar eer mmknse- denetilerle yapmak toplantnn ksalmasn salamaktadr. Bir zaman snr koymak, toplant sresince zamann daha iyi kullanlmasn salamaktadr. Bir konu ne kadar uzun tartlrsa, zme ynelik o kadar az ey yaplmaktadr. zm iin her gndem maddesi ortaya konulmal, aklanmal ve uygun yneticiye sorumluluk verilmelidir.

Katlma kar toplanty kontrol altnda tutma sorunu, planlama ve iyi bir liderlik gerektirmektedir.

Zaman nceliklerini Tanmlama

Toplantnn sresi, etkili bir liderlik sergileyerek ve gndemi kontrol altnda tutarak nceden belirlenebilmektedir. Her tartmann sresi hesaplanarak dzenlenmi bir gndeme baz katlmclar olumsuz tepkiler gsterebilirler. Buna ramen her konunun ne kadar tartlacana karar verilmelidir. Lider tartmay kesme konusunda hibir zaman srarc davranmamaldr. Bu durum aadaki tekniklerle salanabilmektedir: Konunun dar tutulmas. Genel tartmalardan kanlmas ve zmlere ynelinmesi gerekmektedir. Lider, konuyu n plana karmal ve katlmclarn konu dna kmamasn salamaldr. Katlmclar, uzun tartmalardan kanmal ve onlardan uygulamaya geilmesini istemelidir. Zaman sorununun ne srlmesi. Tartma, istenilen konunun dna kt zaman, toplantnn bir zaman snr olduu hatrlatlarak tartma sonlandrlmaldr. Takiple ilgili notlarn saklanmas. Grevlerin ve dier uygulamalarn izlenmesi iin toplant tutanaklarnn kullanlmas gerekebilir. Gelecekte yaplacak bir toplant ya da baz durumlarda denetilerin olaylar takibi, toplantda belirlenen kararlar, uygulamalar ve teslim tarihleri esas alnmaldr. Gndeme yeni bir konu eklenmemesi. Tamamen hazr bir gndemde bile her lider beklenmedik durumlarla kar karya kalabilir. Eer ortaya bir kriz karsa gndeme eklenmelidir. Ancak planlanmam konular gerekten acil deildir. Katlmclar gndem konularna dikkat ederek ve planlanmam konular ortaya getirmeyerek toplantnn programa uygun kalmasna yardmc olabilirler. Toplantnn zamannda bitirilmesi. lk gndem maddeleriyle genellikle ok zaman harcand iin tm gndem grlmemi olsa bile, toplant zamannda bitirilmelidir. Daha az aciliyeti olan konular gndemin sonuna konulmal ve belirlenen zaman snrlar iinde kalmaya allmaldr.

Toplant Skln Snrlamak

ok sayda toplantya katlmak reticilik iareti olmamaktadr. Bir rgtn gerek ileri genellikle toplantlarda yer almamaktadr. Hareketin merkezi departmanlardr ve toplantlar, almaya yardm ederek almann ynn belirleyerek harekete gemeye en iyi ekilde yardmc olurlar. Eer bir ynetici, departmann uygun bir ekilde ynlendiremez ve toplantlarda ok fazla zaman harcarsa, yaplan iin kalite ve miktar dmektedir.
66

Toplantlarda harcanan zaman azaltmak iin baz yntemler gerekletirilebilir: Toplantlar tamamen iptal etmek ve onlarn yerine daha az resmi iletiim yntemleri kullanmak. Belirli toplantlar daha az sklkla dzenlemek. Katlmc listesinde herkesi bulundurmak zorunda kalmayacak ekilde, baz sorunlar departman yneticileri arasnda zmek.

Toplant zaman asndan aadaki yanllarn yaplmamas gerekmektedir: Bask altnda hissetmek. Toplantya sadece bir baka yneticiyi krmamak iin katlnmamaldr. Katlnmas gereken baz toplantlar vardr ancak baz durumlarda seim yapmak gerekmektedir. Soruna eklemeler yapmak. retici olmayan toplantlarda konuularak toplant sresi uzatlmaktadr. Uzak durulmas gereken bir davran biimidir. Tanmlamada baarsz olmak. Toplantnn amac katlnmadan nce sorulmaldr. Sorunlar zmek zere yaplan toplantlar belirli konular iermeli ve bir zmle sonulanmaldr. Pratikte bir toplant eitim, bilgi verme ya da beyin frtnas amacyla dzenlenmektedir. Toplantnn liderinin, dzenlenen toplantlarn trn bilmesi ve ulamak istedii hedefi belirlemesi gerekmektedir. Zaman iyi ynetmenin ve zamana dier katlmclarn saygl davranmasnda srarn yansra toplantlara nceden iyi bir biimde hazrlanlmas gerekmektedir. Bu ekilde toplantlardan daha ok yarar salanacaktr.

Toplanty Kayda Geirmek

Toplantda konuulanlarn tutanaklara geirilmesi, alnan kararlar ve kimin, hangi grevi yapacann kesin olarak bilinmesi asndan gereklidir. Eer aklc ve tedbirli davranlmak isteniyorsa, katlmclarn toplant hakkndaki grleri de alnmaya allmaldr. Toplanty kaydetme grevinin, yneticiye verilmesi pratik bir yntem olmad gibi pek istenen bir ey de deildir. Bu i iin genellikle profesyonel asistanlardan yardm alnmaktadr. Tartmann kontroln salama zerinde younlamak zaten toplant yneticisinin btn zamann alacandan, kayda geirme grevini bir bakasnn yapmas ideal bir yntem olacaktr. Bu seim yaplrken, byle bir grevin neler gerektirdii mutlaka gz nnde bulundurulmaldr.

Toplant Srasnda
Toplant srasnda kayt tutacak kiinin unlara dikkat etmesi gerekmektedir: Gndemdeki her maddenin yanna, tartmadaki ana noktalar not etmek; alnan kararlar ve bu kararlar kimin uygulayaca gibi. Dzeni kavradktan sonra, toplantnn ileyii hakknda nerilerde bulunmak. Gndemle birlikte nceki toplantlarn tutanaklarn da elde bulundurmak. htiyac olanlara verilmek zere kopyalarn da getirmek yararl bir davrantr. Her konu iin ayrlan zaman dilimini kontrol etmek. Ayrca, tartma srasnda zaman hakknda bilgi verebilmek iin toplantlardan nce bir yntem belirlenebilir.

Genelde kelimesi kelimesine kayt gerekmemektedir ama gerekli olduunda tutanaktan sorumlu kii iin, kimi zaman sylenen hereyi kaydetmek, kimi zaman da nemli konumalar not almak benimsenebilecek en uygun yntemdir. Tutanak tutan kii sylenenleri dikkatle dinlemeli ve sadece en temel noktalar ile anahtar kelimeleri kaydetmeyi bilmesi gerekmektedir. Ayrca kayt edilirken cmleleri kuran katlmclarn isimleri de kelimelerin yanna not edilmelidir.

67

Toplantdan Sonra
Toplant bittikten sonra kaytlar bilgisayara veya medya ortamna geirilmelidir. Konuulanlar daha tazeyken hemen yaplmaldr. Kayt aadakileri iermelidir: Toplantnn konusunu belirten bir balk ve toplant tarihi Katlmclarn adlar Katlmayan kiilerin mazeretleri Her gndem maddesi hakknda verilen kararn zeti ve buna nemli katklarda bulunan kiilerin adlar Kimin ne yapaca hakknda bir zet

Kayt tutmak, toplantda olup bitenin tarafsz ve resmi bir dille, ksa ve z biimde yazlmasn gerektirir. Bunun iin aadakilere dikkat edilmelidir: Yazlar gemi zamanda yazmak (-di, -d gibi) Kiisel gr belirtmeden sadece olanlar anlatmak Yaplmasna karar verilen faaliyetleri koyu yazyla belirtmek veya bunlara, kii adlarna ya da grev balklarna gre dzenlenen ayr bir stun ayrmak

Tutanak son halini almadan nce yazlanlarn gvenilir olduundan emin olunmaldr. Belirsizlik tayan bir rapor kolaylkla yanl anlalmalara neden olabilecektir. Hangi biimde olursa olsun tutanan tek amac, kiilerin olup bitenler ve zerinde anlalan konu hakknda bilgi sahibi olmalarn salamaktr.

Toplanty Deerlendirmek
Toplantnn bir deerlendirmesinin yaplmas pek sk grlen bir durum deildir. ou katlmc toplantnn bitmi olmasndan ve bunu kolayca atlattklarndan dolay mutludur ve daha fazla yorum yapmak istemezler. Ancak toplant hakknda katlmclardan fikirlerini almak yararl olacaktr. Bunun iin katlmclardan, toplanty terk etmeden nce ksa, hazrlanm bir formu doldurmalar istenebilir: Bu toplant sizin iin yararl oldu mu? htiya duyduunuz hereyi syleme frsat bulabildiniz mi? Toplantnn ynetili biimi size tatmin etti mi? Toplantda varlan sonuca gre neler yapmanz gerektiini biliyor musunuz? Baka yorumlarnz var m? Evet/Hayr Evet/Hayr Evet/Hayr Evet/Hayr Evet/Hayr

Bunun gibi sorulara alnacak cevaplar sayesinde toplantdaki performans deerlendirilip, daha sonra yaplacak olan toplantlar iin bilgi alnm olacaktr.

Toplant ieriinin yazl olmasnn nemi nedir?

Toplantlara Kar Olan Tutum

Toplantnn retken olabilmesi iin ynetim konusunda becerikli olunmas gerektii kadar olumlu bir tutum da sergilenmesi gerekmektedir. Rollerin gereini yerine getirip sorumluluk almak, toplantdan beklenen sonularn elde edileceine ve tm ilerin yaplacana dair gvence vererek iyi bir i kartlabilir.

68

Sorumluluk Yklenmek
Bir toplantnn etkili olabilmesi toplant yneticisinin baarsna baldr; ancak bunun iin ynetici kendisini sorumluluk yklenmeye hazr hissetmelidir. Aksi takdirde toplantdan fazla bir ey beklememek gerekecektir. Sorumluluk yklenmek, unlar gerektirecektir: Diktatrlk gibi alglansa bile yneticinin, isteklerini dierlerine kabul ettirme iznini vermesi. stlenilen grevin toplant yneticisine, toplanty ynetme yetkisi verdiini hatrlatmas. Toplant yneticisinin kendisini, bu ii yapabileceine ve ayn zamanda bu iten zevk alacana ikna etmesi.

Katlmclar, toplant yneticisine toplantya nderlik etmelerini ve yaplacaklar konusunda sorumluluk stlenmesini bekleyeceklerdir. Katlmclar bunu kendileri yapamayacaklar iin, toplant yneticisi de yapmazsa, toplant tehlikeye atlm olacaktr.

En yisini Beklemek
Toplantlardan beklentiler ne kadar fazlaysa, iyi sonulara ulamak da o kadar olasdr. Bunun iin yapc bir yaklam iinde bulunmak gerekecektir. Toplantnn gerekten nemli olduu: Eer bu ekilde dnlmyorsa, o toplant hi yaplmamaldr. Katlmclarn hepsinin gerekten gerekli olduu: Eer katlmclarn oradaki ilevlerinin neminden kuku duyuluyorsa, onlarn fikir ve grleri saygyla karlanamayacaktr. Harcanacak zamana deecei: Eer zamann kazanl bir biimde kullanlaca dnlmyorsa, bu durum davranlardan aka belli olacaktr. yi sonular kaca: Eer toplantdan iyi sonular kaca umuluyorsa hibir amaca ulalamayaca aikardr. Zaten alnacak sonu da beklenilenden pek farkl olmayacaktr. Toplantya kar gelitirilen tutum, o toplantnn sonucunu daha batan belirlemektedir. Toplant yneticisinin zerindeki basky katlmclara aktarmas, onlarn sadece moralini bozmakla kalmaz, toplantnn sonucunu da olumsuz ynde etkiler. Toplant yneticisi ne kadar iyimser grnrse, katlmclara kar ne kadar ilgili ve gleryzl olursa, toplant da o kadar olumlu bir havada balayacak ve yle devam edecektir.

Harekete Gemek
Bir toplantnn baars, gsterilen toplu abalarn tmne bal olmaktadr. Eer toplant yneticisi ve katlmclar grevlerini yerlerine getirmezlerse hibir sonu alnamaz. Toplantnn ie yaramas iin u grevler yerine getirilmelidir: Kimin ne yapmas gerektiini belirten tutana okumak. zerinde anlalan bir zaman dilimi ierisinde ilerin nasl yrtlecei zerinde almak. Sorumluluklarn kendiliinden ortadan kalkacan ummak yerine giriimlerde bulunmak.

Bir an nce giriimlerde bulunmak, ilerin stesinden gelme konusunda ok yardmc olacaktr. Bu durum ayrca sorumluluktan kama eiliminin de nne geecektir. Eer herkes zerine den grevi yaparsa, toplantnn baarya ulaaca kukusuzdur.

TOPLANTI YNETM SRELER

Toplant ynetmek fizik bilimi gibi deildir. Basit kurallara dikkat etmek toplantlar zaman kaybna ve probleme dntren yaygn sorunlarn bazlarndan kanmaya yardmc olacaktr.

69

Toplantnn Yetkiyle Almas

Sorumluluk en batan alndnda toplantlar sorunsuz yrtlebilmektedir. Amacn, sorunlarn ve belirlenmi ak usllerin batan belli olmas toplantnn baars iin gerekli ortam yaratacaktr. Toplantnn zamannda balatlmas: Birka katlmc eksik olsa bile toplant balatlmaldr. Ge kalan katlmclar geldiklerinde baz nemli noktalar kardklarn grecekler ve bir dahaki sefere ge kalmamalar gerektiini anlayacaklardr. Baa dnlmesi ge gelenleri dllendirmek anlamna geldiinden yaplmamaldr. Tartlacak konularn takdim edilmesi: Grubun toplant gndemini, hedeflerini ve varlmak istenen sonularn bildiini kesinletirmek amacyla tartlacak konular ksaca belirtilmelidir. Eer gerekli grlrse deiiklikler yaplmaldr. Temel kurallarn tespit edilmesi ya da tekrarlanmas: Yapc bir toplant yapabilmek iin grup yelerinin zerinde anlam olmalar gereken davran ve ilkeler kastedilmektedir. Bu temel kurallarn bazlar: Toplantnn balama ve biti saatine uyulmas, Gndeme kimlerin katkda bulunabilecei konusunda gr birlii salanmas, Kararlarn nasl alnacann aklanmas, Tek tek her sorunun zlmesine ya da kararn alnmasna ne kadar zaman ayrlacann belirlenmesi. Herhangi bir konuya ayrlm zaman yetmiyorsa konunun tartlmasna devam edilmesi iin grubun onaynn alnmas, Herhangi bir soruna ilikin snrlandrmalar varsa aklanmas, Her gndem maddesi konusunda nihai karar kimin vereceinin belirlenmesi, Tartmaya herkesin katlmas ve yeni fikirlere ak olunmas, Herkesin birbirini dinleyecei konusunda fikir birliinin salanmas ve insanlarn birbirlerinin szn kesmesine izin verilmemesi.

Toplant katlmclar birbirlerini tanmyorlarsa, tantrmaya zaman ayrlmaldr. Bu tantma; kiinin ad, blm, toplantdaki rol vb. biimlerde yaplmaldr.

Toplantnn Ustaca Ynetilmesi

Profesyonel bir toplant yneticisi olmak iin bu konularda ustalalmas gerekmektedir: Gndeme bal kalmak: ncelikli ynlendirici ilke budur. Btn hazrlk almas gndemi oluturmak ve toplantnn baarl gemesi zerine oturtulmaldr. Toplant baladktan sonra gndem d konular iinde boulmamak ve gndeme olabildiince bal kalmak gereklidir. Gndem dna kld takdirde odak noktasnn yitirilme ihtimali de artmaktadr. Toplantya kolay sorunlarla balamak snma asndan iyidir. Bu durum, ilerideki zor konulara geii de kolaylatrabilecek bir etmendir. Herhangi bir konu tartlrken konu dikkatlice takip edilmelidir.

Kk toplantlarda gndem grece gevek tutulabilir. Fakat byk gruplarda gndem ne kadar yaplandrlm olursa toplantnn etkinlii de o derece yksek olacaktr. Btn grlerin dile getirilmesi: Lider, herkesin dncesini duymak ister. Aksi takdirde baz fkeli katlmclar toplantdan sonra kendilerinin dlandklarn lidere ya da bakalarna belirtebilirler. O nedenle, dzenli aralklara geri bildirim alnmaldr.
70

Geribildirim almann birka yolu vardr: Unuttuumuz bir ey var m? gibi genel bir soru sorulmas, Sessiz duranlara konuma imkannn verilmesi ya da aka sz alp konumalarnn istenmesi, On katlmcdan fazla kiinin katld bir toplant yaplyorsa, grup ikiye ya da e blnerek her alt grubun rapor sunmasnn salanmas, Gruba dnme zaman verilmesi, oylamaya geilmesi ya da karar alnmas iin acele edilmemesi gerekmektedir.

Toplantnn odandan saptrlmamas: Herkese fikrini aklamaya davet etmekle birlikte toplanty gndemdeki grevlere odaklanm tutabilmek nemli bir kavramdr. Bu, toplantnn kaydettii ilerleme sk sk zetlenerek ya da deerlendirilerek yaplabilir. Belli bir konuda dile gelen fikirler kaydedilmelidir. Bir gndem maddesinden ya da bir hedeften dierine geilirken aka belirtilmelidir. Zaman zaman mdahale edilip gruba nereden nereye gelindii ve nereye doru gidilmekte olduu konusunda uyarlarda bulunulmaldr. Liderin, kendi konumunun farknda olmas: Lider konumunun ve bal sorumluluklarnn her an farknda olmaldr. Bu davranlar katlmclar katkda bulunmaya ve tartmay rotasnda tutmaya tevik eden bir ortam yaratacaktr. Toplant ynetilirken aklda tutulmas gereken baz noktalar: Lider, tartma zerinde hakimiyet kurmadna emin olmak iin katlm dzeyine dikkat etmelidir. Sessiz ya da cesaretsiz katlmclarn katkda bulunmasna imkan verilmelidir. Katlmclarn syledikleri eyler konusunda yapc ve tevik edici olunmaldr. vc szler sylemek katlmclar mutlu etmenin basit ve etkin bir yoludur. Konumac baka bir yenin katksn eletirdiinde ya da ona saldrdnda mdahale edilmelidir.

Toplantnn Kapatlmas
Toplantnn alna ve bitiine ou zaman nem verilmemektedir. Hemen hemen her toplantda ortam hazrlayan al blm ise, sonulandrma blm de toplant amacnn fiilen gereklemesini salamaktadr. Toplantnn zetlenmesi: zetleme evresi toplanty kapatr. Bu ilevi ya lider ya da katlmclardan biri yerine getirebilmektedir. Kilit noktalar, kararlar ve hangi grevi kimin stlendiini, atlmas gereken sonraki admlar mutlaka tekrar edilmelidir. Bylelikle akta kalan ular balanm ve varsa yanl anlalmalar giderilmi olur. Bu ayn zamanda ksa bir motivasyon mesaj vermek iin de uygun bir zamandr. Toplantnn nemli noktalarnn kayda geirilmesi: nemli noktalar (kilit gndem maddeleri, nemli tartma konular, alnan kararlar ve zerinde anlamaya varlan sorumluluklar, bunlar kimin stlendii ve gerekletirmesi iin tannan sre) iin toplant sonrasnda yazya dken bir yazman mutlaka bulundurulmaldr. Toplant sonras tutanak tutulmasa dahi atlacak kilit admlarn neler olduunu gsteen ksa bir zet kesinlikle yazlmaldr.

Toplant Evreleri ve Bu Evrelere likin Grevler

Btn toplantlar birbirinden ayr evresi olan bir faaliyet olarak dnlmelidir; al, alma ve kapan. Her evrenin lider ya da katlmclar tarafndan gerekletirilen kendine zg grevleri vardr.
71

Al
Toplant ortamnn oluturulmas ve grubun toplantya ynlendirilip almaya hazr hale getirilmesi. Katlmclara ho geldiniz denilmesi, yeni yelerin tantlmas. Toplantnn amacnn ve alnmak istenen sonularn tekrarlanmas. Gndemin tekrarlarnmas ve uygunsa neri istenmesi. Toplantnn amac ve gndemi konusunda fikir birlii salanmas. Temel kurallarn belirlenmesi ya da tekrarlanmas. Yazman da dahil kilit rollerin ve kimin ne yaptnn tekrarlanmas. Eer uygun dyorsa, kararlarn nasl alnaca ve grubun hangi konularda yetkili olduu konusunda fikir birliinin salanmas. Toplant sonrasnda ele alnabilecek sorunlarn bir listesinin karlacann belirtilmesi. Gerekiyorsa, zellikle uzun toplantlarda, almann ayrntlarnn tekrarlanmas: Zaman plan ve molalar, tuvalet imkanlarna eriim, cep telefonu kullanm vb.

alma
Toplantnn grev ve sorunlar zerindeki fiili alma. Gndeme bal kalarak toplant hedeflerine ulalmasn salayc bir alma yaplmas. Tartmann ve karar almann kolaylatrlmas. Anlamazlklarn ynetilmesi ya da zlmesi. Toplantnn dnda kalan sorunlarn izlenebilmesi iin liste karlmas ve her sorun iin bir sorumlu atanmas. Sz kesme ve kabul edilemez davranlar konusunda caydrc olunmas. Toplant ilerledike zaman kullanmnn gzlemlenmesi. Gndemdeki ilerin yaplmamasnn salanmas ya da katlmclarn katksn alabilmek iin grup yapsnda deiiklik yaplmas. Yazmann ya da not tutan kiinin tartlan konularn, kilit noktalarn ya da alnan kararlarn ve dier ayrntlarn not edildiinin temin edilmesi. Grubun bilgilenmesi gereken konular kayda geirmek ya da ne karmak iin flipchart (yaz tahtas) kullanlmas. Katlmclarn katk yapmasnn kolaylatrlmas ve iletiim kanallarnn ak tutulmas.

Kapan
Toplantnn net ve yapc bir ekilde sonulanmasnn salanmas. Toplantnn kaydettii yolun zetlenmesi. nemli tartmalarn ya da salanan fikir birliklerinin ve verilen taahhtlerin ksaca tekrarlanmas. Yaplabiliyorsa sorunlarn kapatlmas. Eer yaplamyorsa askda kalan sorunlarn nasl ele alnacana dair bir yntem (tamamlayc bir toplant yaplmas ya da bir komisyon kurulmas gibi) bulunmas.

72

Grubunda katksyla toplant sonrasnda atlacak admlarn tespit edilmesi. Her adm iin bir sorumlu atanmas ve takvim belirlenmesi. Eer uygunsa grubun yrtt alma konusunda geribildirim istenmesi. Yantlanmam herhangi bir soru ya da ifade edilmemi herhangi bir gr kalp kalmadnn sorulmas ve bunlarn bizzat yantlanmas ya da yantlayabilecek durumda olan bir kiiye aktarlmas. Akta kalan noktalarn-mmknse- sonuca balanmas. Katlmclara birtakm geribildirimlerde bulunulmas ve eer uygun dyorsa motive edici bir kapan konumas yaplmas. Katlmclara katklarndan dolay teekkr edilmesi. Eer belli ise bir sonraki toplantnn lojistiinin tekrarlanmas; toplantnn zaman ve yeri, gndemin gnderilip gnderilmeyecei vb.

Toplant bakannn ve katlmclarn toplantya katk salamalarna ynelik ipular neler olabilir?

TOPLANTILARDA SOHBET VE SORUN ZME

Her toplantnn temel noktas, iinde gelien sohbettir. Bu ekilde katlmclarn birbirlerine ynelik dnceleri ve ilikileri ifade edilmektedir. Eer toplantlar gelitirilmek isteniyorsa toplant ierisinde gelien sohbetlerin kalitesi de buna paralel olarak arttrlmaldr.

Sohbetin Dinamikleri
Sohbet, szel bir danstr. Dans figrleri gibi sohbetin de kendilerine zg kural ve figrleri vardr. Farkl tr sohbetlerin farkl tr amalar olmaktadr. Bazlar ok basit bir ekilde anlalabilirken, dierleri detaylar ile dikkatli bir biimde dile getirilmelidir. Sohbeti en iyi ifade eden terim diyalog tur. Diyaloun amac; sohbet vastasyla yeni ve paylalan bir anlam yaratmaktr. Katlmclar birbirlerinin alglamalarn inceler, tahlillerini nerirler ve kendi dnce ekillerini dierlerinin dncelerinin nda dile getirirler. Bu durumu en iyi baaracak olan unsur ise sohbettir.

Konuma ve Dinleme
Sohbetin dinamikleri iki unsurdan olumaktadr: Konuma ve dinleme. Bu iki unsur sras ile deil e zamanl olarak gelimektedir. Sohbet ierisindeki her katlmc sras ile hem konumac hem de dinleyici olmaktadr.

Zt Dnme
Sohbetlerde dzeni oluturmak adna tartma denilen kavram ortaya kmtr. Tartma zt dnce geliimini beslemektedir; zt dnme ok yaygn bir grupsal dnme trdr. Szl bir tartma oluturmak adna daha ok iki kar dncenin birbirini alt etmeye alt bir sava yaplmaktadr. Sonu olarak da sa kalabilen dnce doru kabul edilmektedir. Tartmann kurallarna gre kar tarafn dncesinin yanl olduu ispatlanrsa, dier tarafn dncesi bir ekilde doru kabul edilmektedir; her iki dnce de yanl olabilir, her ikisi de ksmen doru olabilir. Kart dncenin ar olarak kstlanmas da zarar vermektedir. Farkl dncelerin atmas genellikle insanlar dnce aratrma ve gelitirmekten soutmaktadr. Toplantlarda kart dncelerden kanmak ok zordur ve genellikle drt farkl tarzda kendilerini gsterirler: Eletirel dnce: ou kii iin birisi hakknda dnmek, o kiinin yanl taraflarn aramaya almakla edeer olmaktadr. Genellikle ilk yaplan tespitler eletirel tespitlerdir. Bu mantn arkasnda ise; bir eyin zayf tarafn ortaya karabilirsek onu gelitirebileceimiz dncesi yatmaktadr. Fakat bu
73

tr eletiriler nadiren bamsz bir biimde ele alnmaktadr. Genellikle herhangi bir eletiri karsnda dnceler daha ok savunulmaya balar ve eletirilere kar cephe alnr. Bencil dnce: Kart dnme srasnda kiiler kendilerini ok fazla kaptrmakta, dncelere yneltilen eletiriler kiisel olarak alglanmaktadr. Tartma, daha ok kardakini keye sktrmak iin kullanlmakta ve mantk, duygularn arasnda kaybolup gitmektedir. Toplantlarda, tartmalarn duygularn altnda kalmamas iin byk aba sarfedilir fakat tartmann dinamikleri duygusal atmalar kanlmaz hale getirmektedir. Kat dnce: Tm dnceler gereklie ynelik karsamalardan balamaktadr. Kart dnceler ise bu karsamalar birbirlerine kar yerletirir ve bu karsamalarn manalarn ve sonularn kstlar. Kart dnce sz konusu karsamalar adapte edecei ya da deitirecei yerde daha da kklemesine sebep olmaktadr. Kat dnceler genellikle u sebeplerden ortaya kmaktadr: Otoriteye boyun eme (mdr bunu bu ekilde gryorsa doru olmal), Mterinin etkisi, Alkanlk, Gnll cahillik (bu ekilde dnmek, bizi detaylar konusunda aratrma yapmak zahmetinden kurtarr).

Politik dnce: Dnceler kiilerle birlikte tanmland zaman, kiiler bir eylemi gerekletirmek iin szkonusu dncelerle ve bunlar ortaya koyan kiilerle bir safta bulunmak gerektiini dnebilirler. Kat dnce, dncelerin geliimini snrlad iin nerilere kar ya saldr ya da savunma yaplmaktadr.

nce Dinleme Sanat

Sohbetin kalitesi dinlemenin kalitesine bal olmaktadr. Dinleme, susmann tesindedir. Dinleyici, kendi bedensel hareketleri ile konumacnn davranlarn kontrol etmektedir. Yetersiz dinlemenin yan etkileri: Bir dncenin aka knanmas, Konumacnn sunum eklini eletirme, Birinin sylediinin sadece bir ksmna cevap verme, Sz kesme, Hayal kurma, Dikkat datc eylerle ilgilenme, Ayn anda baka biri ile konuma, Mevzudan kama, Duygusal kelimeler kullanma, Uyuklama.

Dinleme becerisini gelitirme yolunda atlabilecek ilk adm mevcut engellerin farknda olmaktr. Bu engellerin bazlar kontrol edilebilirken bazlarna katlanmak zorunda kalnmaktadr:

74

Szel Engeller Konumak Tartmak Farkl sohbetler yapmak Gereksiz sorular sormak Konuyu deitirmek Konunun etrafnda dolanp durmak Karklk Konumann detaylarna hakim olmama Konumann uzun ve ok detayl olmas Psikolojik Engeller Utangalk Sinirlilik Gz korkutmak Otoritenin yanl kullanlmas Kiisel atmalar n yargl olma Adam kayrma Ayrmclk yapma Kltrel alkanlklar

Davransal Engeller Gz temasndan kanma Sklm bir ekilde bakma Yanl sinyaller gnderme Esneme Devaml kprdanma Srekli saate bakma Yanl yorumlanabilecek hareketler yapma Kltrel aknlk Fiziksel Engeller Grlt Dier kiiler Dier toplantlar Toplant ii toplantlar Dardan gelen grltler Teknik donanmdan kaynaklanan grltler Yetersiz havalandrma Ar scak ve souk Uzun sreli oturma Rahat oturamama

Sohbet, her katlmc iin iki trl olarak ortaya kmaktadr; birincisi harici sohbet, ikincisi ise dncelerin iinde oluturulan i sohbettir. Her ikisi de dinlenmeli ve gereken notlar alnmaldr. Yaratc Dinlemenin On Kural Konumay kesin. Etrafnzla konumayn, konuurken dinleyemezsiniz. lginizi gsterin. Gz temas kurun. Arkanza yaslann ve anladnz gstermek iin banz sallayn, sorular sorun, notlar aln ve zihninizde canlandrmalar yapn. 3. Mdahale etmeyin. Verilen aralarn sizin tahamml srenizi gemesine izin verin. Konumacnn laflarn azna tkmayn. Dierlerinin de mdahale etmemesi iin gzclk edin. 4. Kendinizi konumacnn yerine koyun. Kendinizi onun yerine koyarak grevini ve zorluklarn anlamaya aln, size ne gzle baktn tahmin edin. 5. gdlerinize kulak verin. Konumacnn beden dili, ses tonu ve gz temasndan bireyler karmaya aln. gdlerinizi sorular sorarak test edin, belki de drst bir yant alabilirsiniz. 6. Yaratc ilhamlar iin dinleyin. Daha sonra aratrmak isteyeceiniz dnceleri bir kenara not edin. Yeni dnceler ve uygulamalara yol aabilecek kk noktalar, mimikleri ve konuma figrlerini gzden karmamaya aln. 7. Cesaretlendirin. Konumacya devam etmesini istediinizi bir ekilde gsterin. Yarglamaktan, eletirmekten ve ztlamalardan kann. Fiziksel durumu dinleyiciyi rahatlatmak iin kullann. Devaml bir biimde gzlerinin iine bakmayn, bylelikle onlar da gzlerini dinlendirme frsat bulabilirler. 8. Anlayp anlamadnz kontrol edin. Uygun bir zamanda konumacnn size sylediini tekrarlayn. Sylenenleri farkl bir ekilde dile getirin ama konumacnn dilini kullann. 9. Daha baka ne? sorusunu yneltin. Ne tr eklemeler yaplabilir, sylenenleri nasl gelitirebilirsiniz, bunlar aratrn. 10. Konumay kesin. Bu ilk ve son ilke olmaldr, dierleri de bunlara baldr. 1. 2.
75

Grup Olarak Dnceyi Gelitirme

Sohbet, birlikte dnmenin farkl bir yoludur. Sylenenler, dncelerdir. Dnme henz yneticilik becerileri arasnda yer almamaktadr. Bu nedenle dnmeye ynelik bir dizi yanl inan ortaya kmtr: Dnmek yapmaya bir alternatif deildir: Dnme, bir eyleri yapmamak iin mazeret olarak kullanlabilir ve dnmeden de hareket edilemez. Bu ikisinin ok sk yaplmasnn sebebi, her ikisinin de birbirinin tersi olarak grlmesidir. Fakat deildir. Etkili dnme yaplanlarn da etkisini arttracaktr. Yaplanlar ise iyi dncelerden oluan zengin bir kaynak olacaktr. Dnmek zekice deildir: Zekadan arnm bir dnce de bir eyleri yerine getirebilir. Ama dncesizlikle beslenen zeka faydal bir ey deildir. Dnmek eitim ile ilgili bir fonksiyon deildir: Yksek eitim alm kimselerin mutlaka iyi birer dnr olmalar gerekmemektedir; nitekim, ok az eitim alm ama ok etkili dnebilen birok insan vardr. Dnmek akll olmak deildir: Bilgilerde meydana gelen art, dnmek demek deildir. Bu basit bir istifilik anlamna gelmektedir. ok fazla bilgi, etkili ekilde dnmeye bile engel olabilmektedir. Dnmek sadece mantk yrtmek deildir: Ayn zamanda aratrmay, incelemeyi, semeyi, tasarlamay, deerlendirmeyi ve igdleri kullanmay kapsamaktadr. Bununla birlikte ncelikleri, amalar, alternatifleri, sonular ve dier kiilerin dncelerini de deerlendirmek anlamna gelmektedir.

Dnmenin ki Aamas
Dnme eylemi iki aamal bir sre olarak deerlendirilebilir: Dnmenin birinci aamas; alglamayla ilgilidir. Birey, daha nceden mevcut olan zihinsel kalplara uygun olduu iin tanmlanabilir. Bu zihinsel kalplar dnce olarak aklanabilir. Dnceler, tecrbelerin zihinlerdeki ayarlanm ekilleridir ve deneyimleri anlamlandrmaya imkan verirler. Birinci aamal dncelerde deneyimlerin ifresi yle zlr ki ikinci aamal dncelerde de kullanlabilir. Bir nesne ya da olay isimlendirilebilir; kark bir eylem basit bir denkleme dntrlebilir; bir yap diyagram izilerek basitletirilebilir. Dnmenin ikinci aamasnda ise; kodlar ynlendirilerek deneyimlere ynelik yargya varlmaktadr. rnek olarak herhangi bir ey, bardak olarak adlandrlarak onun bardak olarak etkinlii ynnde mantk, alkanlk ve estetik gelitirilir. Dnceleri ynetmeye; Iki aamal dnceleri birbirinden ayrarak, Hangi noktada hangi aamal dnce sisteminde olunduunun farknda olarak, Bu aamaya uygun teknik ve aralar kullanlarak balanabilmektedir.

Bireyler, ikinci aamadaki dnme konusunda iyidir. Mantk ve argman srecinde eitilmeleri ayn zamanda bireylere dili nasl kullanabileceini de retmektedir. Hatta bireyler ikinci aamal dnceyi gerekletirebilecek aralar bile retebilirler. Bireyler dnmenin ilk aamasnda ise olduka zayf kalmaktadr. Alglamal dnce konusundaki beceriler o kadar yetersizdir ki btn olarak dnmede zorlanld gibi bunda da zorlanlmaktadr. Alglamalar gelitirebilme konusunda bireylere yeterli bir teknik retilmemektedir. lk aamal dnce sisteminde yaanan bir deiikliin, ikinci aamal sistemde olduka hissedilir etkileri olabilmektedir.

76

Sorunun zm
Genel bir kabul olmakla birlikte ynetim ile ilgili her toplant az da olsa sorun zmlemesi iermektedir. Sorun zme bir takm artlar, tercih edilen baka bir duruma dndrme sreci olarak tanmlanmaktadr. Hedeflere giden yolda sk sk istekleri yapmaktan alkoyan sorunlarla karlalmas normaldir. Bu tr sorunlarn stesinden gelmek iin yaplanlar sorun zme olarak adlandrlabilir. Sorun zmlemek, biyolojik yapnn insan hayatn idame ettirmeye ynelik paralarndan biridir ve dolaysyla kendiliinden gelien bir sretir. Genellikle bir sorunla karlaldnda sorunu anlama, zm getirme gibi evreler farknda olmadan yaanmaktadr. Bu farknda olmama durumu sorun zme yeteneini gelitirme karsndaki en byk engeldir. Engelin bir paras da sorun zmenin kendisinin olduka geni bir fikir olmasdr. Bir kez incelenmeye baland zaman iin iine hemen hemen her ey girmektedir. Tudor Rickards be trl sorun olduunu ifade etmektedir: Tek doru cevapl sorunlar: Okulda karlalan sorunlarn tm bu kategoride yer ald iin hayat boyunca karlalan sorunlarn mutlaka bir zm olduuna inanlmaktadr. Gerekte dorusu tek olan sorunlarn says olduka azdr. Sorun, tam anlam ile tanmlamal ve zamanla deiiklik gstermemelidir; iyerindeki sorunlarn ou yetersiz bir biimde tanmlanmakta ve devaml ekil deitirmektedir. Kavray sorunlar: Bu tr sorunlarn cevaplar aratrmadan ziyade keif yoluyla bulunmaktadr. Kavray sorunlarna ynelik sorunlarn mantkl ipular olabilir fakat bu sonulara mantk kullanlarak ulalamamaktadr. Bunlar ispatlanacak derecede doru olmayabilirler fakat doru olduklar hissedilir. lgn sorunlar: Bu tr sorunlarn cevaplar deneme yoluyla bulunabilmektedir. Sorunlarn ou bu gruba girmektedir: Sorunlar zmek, umulmayan tahmin etme kabiliyeti ve cesaret gerektiren zm uygulamaktan daha zor olabilir. Tehlikeli sorunlar: Bu tr sorunlar daha ok sorunlara yol aabilecek zmler ortaya karmaktadr. Puslu sorunlar: Bu tr sorunlarn snrlar net olarak belli olmad iin zm olduka zordur. lgn ve tehlikeli olarak tanmlanan sorunlar genellikle bu snfa dahildir. yerindeki kiilerden kaynaklanan sorunlar da bu snfa dahil edilmektedir. Karar verme ve sorun zmleme arasnda bir ayrm yapmak gerekmektedir. Her ikiside birbiriyle ilgili olmasna ramen farkl dnme ekileri gerektirmektedirler. Karar, belli bir eylem biimine ynelik bir taahht altna girmektir; belli saydaki alternatifler arasndan seim yapmak ve bu seime ynelik mantkl ve duygusal bir kararllk gstermektir. Teknik, ynetim, bte ve personel gibi alanlar szkonusu olduunda bir nebze sorun zmleme faaliyetini de iermektedir. Sorun zmleme ise tek bana bir eylem gerekletirmeye srklemektedir; bir karar ise genellikle byle bir eylem biimi ile sonulanr.

Sorun zmne Hazrlanma

yerindeki sorunlarn sahipleri olduu iin, bu tr sorunlar karlalan dier sorunlardan farkllk gstermektedir. Baz sorunlar kendiliinden zlmektedir; fakat sahibi olmayan sorunlar zlmekten ziyade sorun olarak kalmaya devam etmektdir.

Sorunun Sahibi
ncelikle sorunun sahibi tanmlanmaldr. Szkonusu kii sorun zmleme oturumunda grev lideri olarak ilev gsterecektir. Sorunu zme konusunda en ok motive olan kii kim? Birey yapmak istiyorlar m? Harekete gemek iin yetkileri var m? Ne tr bir eylem biimi gerekletirebilirler? Ne tr kaynaklar var?
77

Sorun sahibinin halihazrda bir zm var m? Yeni bir zm bulmak istiyorlar m? Sorunun sahibi zm bulma konusunda kararl m? Toplant, herhangi bir zm yolunun bulunmadn ispatlamak iin mi kullanlyor?

Sorun sahibi sorunu gruba tanmlayarak sorun zm srecini balatabilir. Daha sonra sorunun nasl ortaya kt, onlar nasl etkiledii ve ne tr zmler arand netletirilir. Grup buna sorunu snflandrarak cevap verir, soruna uygun zm teknikleri gelitirir ve bundan hareketle bir zme ulalr.

Sreci Yaplandrma
Sorun zme sreci yaplandrlmaldr. Gruptaki herkes bu yapy, ne tr teknik ve davranlarn kullanlmas gerektiini ve her aamada ne tr davranlara izin verildiini bilmelidir. Sorun ne olursa olsun, dnme evresi mmkn olduu kadar basit tutulmaldr. Sorunu tanmlamak Sorun hakknda dnmek Bir zm gelitirmek

Grup bu srece doru ynlendirilmelidir. Gruptan birisi srecin dzenini salamal, dnce retimini tevik etmeli, dncelerin geri dnn kontrol etmeli ve kiilerin aamalar arasnda atlama yapmasn engellemelidir. Bunu yapacak en iyi aday ise sorun sahibinden baka biri, rnein oturum bakan olabilir. Oturumdaki dier katlmclar sorun sahibinin bilgi kaynan olutururlar, bu kiilerin dnce retmeleri ise oturum bakan ya da sre yneticisi tarafndan idare edilmektedir.

Yaplandrlm sorunlar ne ifade etmektedir?

Sorun zme Aamalar

Sorunlarn zlmesi iin aamal dncelerin iyi gerekleebilmesi gerekmektedir. Bu, srecin her aamas iin de geerlidir.

Aama 1: Sorunu Tanmlamak

Eer bulunulan yerden ulamak istenilen yere gitmek isteniyorsa, ncelikli olarak nerede bulunduumuzu belirlemek gerekmektedir. Bunun iin de soru sormak yeterli olacaktr: Mevcut durum nedir? Mevcut durum ile arzu edilen durum arasnda bir boluk mevcut mu? Szkonusu boluu kapatmak iin hali hazrda tatmin edici bir zme sahip olmadmzdan emin miyiz?

ou sorun zmleme oturumlarnda bu tr sorularn sorulmad aktr. Sonu olarak gruplar, mevcut olmayan ya da gereksiz sorunlar zmeye alarak zamanlarn israf etmektedir. Sorun sahibine, sorununu gruba anlatmas istenmelidir. Tam olarak ne dedii dinlenmeli ve grubun bunlar daha iyi anlamasn salamak iin onay gerektiren sorular sorulmaldr. Bu arada zm nermekten kesinlikle kanlmaldr. Grup yeleri vakit gemeden zm bulmak iin acele etmeye balayacaklardr. Bulduklar zmler bir kenara not edilmeli ve baka alternatifler zerinde dnmeleri istenmelidir. Eer birisi bulduu bir zm ortaya atarsa, bu zm herkesin grebilecei bir duvar panosuna yazlmal ve devam edilmelidir.

78

Sorunu Tanmlama: ncelikli Kontrol Listesi Ne? Sorun nedir? Paralara ayrlabiliyor mu? Bir parasnn dierleri zerinde ncelii var m? Bu sorunla ilgisi olan baka sorunlar var m? Sorunun arka plan nedir? Sorun ne kadar byk; geni, orta boyutlu ya da kk? Eer sorun zlmesze ne olacak? Eer sorunun zm geciktirilirse ne olacak? Niin? Sorun neden ortaya kt? Niin daha nceden farkedilmedi? rgt niin bu sorunu zmek iin harekete gemedi? Ne zaman? Sorun ilk olarak ne zaman farkedildi? Sorunun zamanlamas dikkat ekiyor mu? Tekrar nkseden bir sorun mu; dzenli, sezonluk ya da bir kalbn paras m? Ne zamana kadar zmlenmesi gerekiyor? Aamalar halinde mi zlmesi gerekiyor? Nasl? Sorun, ilk olarak nasl gze batt? Performans nasl etkiledi? Daha nceden nasl ele alnd? Sorunla imdi nasl baa kabiliriz? Nerede? Sorun nerede ortaya kt? Bir blmle mi snrl? Lokal mi global mi? Sorunun olduu yer zel bir yer mi? Sorun baka bir yerde ortaya kabilir mi? Kim? Sorunun sahibi kim? lk olarak sorunu kim grd? Sorunun tekrar ortaya kmasndan kim sorumlu? En ok ya da en kt etkilenen kim? Sorundan en ok kazanc olan kim? Kime danlmal? Kararn sahibi kim?

Aama 2: Sorun Hakknda Dnmek

Sorun tanmlandktan sonra greve ynelik en uygun teknik ve aralar uygulanmaya balanabilir. Bulmacalar: Bulmaca, sunulmu bir sorundur. Sunulmu bir sorunun temel noktas ise bireyin dnda gelimi birey olmasdr. Mevcudiyeti ile ilgili bir sorumluluk yoktur fakat zmek ya da onunla birlikte yaamann yeni bir yolunu bulmak gibi sorumluluklar vardr. Bir soruna bulmaca gibi baklarak, soruna tarafsz bir biimde yaklamak mmkn olmaktadr: Mantkl bir analizini yapmak, sorunun sebeplerini aratrmak, sorunu paralara ayrarak ve her bir paray sistematik olarak ele almak gibi. Bir bulmaca ile etkin bir biimde baa kabilmek iin bulmacaya mmkn olduunca net bir yap verilmelidir.
79

Baarlar: Baarlar da sunulmu sorunlardr fakat bulmacalardan fark kiiyi etkilemeleridir. Kiiye ac vererek sorunun bir paras olduunu gsterir. Ortaya kmasndan kiiler sorumlu deildir fakat kiinin kendisi de dahil olduu iin ilerini etkileyebilir ve sorunun sonularna katlanma sorumluluunu ykler. Sorunun mevcudiyetinden sorumlu olmama fakat sonularna katlanma bir eit baars ortaya karmaktadr. Planlama sorunlar: Planlama ile ilgili bir sorun yaplandrlm bir sorundur. z, kii tarafndan yaratlm olmalardr. Bu sorunlara, sorun zerinde alan ben biiminde deil, sorunla yaayan ben biiminde yaklamak gerekmektedir. Planlama toplantlar, ynetim alannda en ok karlalan unsurlardr. Yaplmas gereken faaliyetlerin saysna gre deiim gstermekle birlikte, dz bir yapya sahip olabilirler ya da tamamen karmakark olabilirler. Belli bir alternatifi kesin zm olarak dnmek, bir sorunu baka bir sorun ile zme yanlna srklemektedir. Detaylarn karkl iinde kaybolmak ve bu arada hedefi gzden karmak olduka kolaydr. Yaratc sorunlar: Bu tr sorunlar, puslu ve yaplandrlm sorunlardr. Bir sorun ne kadar az tanmlanrsa yaratc bir uygulama o kadar uygun olacaktr. Yaratc sorunlarla tesadfen kar karya kalnmaz. Bundan dolay yaratc yaklam bilinli bir biimde seilmelidir.

Aama 3: zm Gelitirmek
lgilenilen sorunun tr ne olursa olsun, bulunan zm yolunun gerek hayatta uygulanabilir olup olmadn anlamak asndan deerlendirilmesi gerekmektedir. zm deerlendirmek: Bunu yapmann en iyi ve kolay yolu zmn artlarn, eksilerini ve ilgin yanlarn sras ile ele almaktr. Bu safhalarn hepsini dzenli bir biimde dinlemek, zmn geneline tarafsz bir biimde yaklama imkan verecektir. Nasl/Nasl analizi: Bu dnce, belli bir eylem biimine ynelik alternatif gelitirmek iin faydal bir aratr. Nasl ieren bir ifade seilip, bunun tercih edilen eylem biimi olduu varsaylr. Birka eylem belirlenir, her biri iin sras ile nasl baarlabilecekleri sorulur, -drt aama sonra, bir dizi eylem biimleri karlm olur ve her aamada biraz daha detaylandrlr. Baarszlk nleme analizi: Bu analiz, bir kararn uygulanmasnda yolunda gitmeyecek ileri tahmin etmeye ynelik sistematik bir tekniktir. Muhtemel baarszlklar tahmin ederek, onlar ortadan kaldrmaya ynelik planlar yaplabilir ya da meydana gelme olaslklar azaltlabilir. Kaynak analizi: zmn baarl bir biimde uygulanabilmesi iin ihtiya duyulabilecek kaynaklarn listesinin yaplmasdr. Teknik kaynaklar, mevcut bina ve ofis alan, bte, personel, uzmanlk, i ve d ortaklklar, ynetimle ilgili kaynaklar gibi hususlar gz nnde bulundurulmaldr. Hissedar analizi: Bu analiz de bir ekliyle kaynak analizine benzemektedir. zmden etkilenecek ya da etkilenebilecek kiilerin bir listesi yaplr: zellikle de zmn uygulanmasna bizzat katkda bulunmas gerekenleri. Bu kiiler, zme gsterecekleri etki bakmndan snflandrlr ve zm fikrine muhtemelen ne kadar destek verecekleri ya da kar kacaklar dnlr.

TOPLANTI SONRASI TAKP

yi bir biimde toplant ynetmenin en ihmal edilen ksm iyi takip iidir. Enerjik takip, toplanty ve daha sonraki toplantlar baarya ulatrmak iin yaplabilecek en nemli eydir. letiim ve eylem plan olmadan biten toplantlarn toplant salonu dnda yaam ans olmamaktadr. Ama ounlukla toplantnn kendisi deil, o toplantnn rn olan eylemdir.

Toplant Sonrasnn Gvence Altna Alnmas

Toplant sonrasnda olacaklar etkileyebilmenin baz yollar mevcuttur. lki, btn katlmclara ve dier yarardalara hem toplanty hem de atlacak admlar (neredeyse kimsenin okumadklar tutanaklar deil) zetleyen bir e-posta iletisi ya da not gndererek onlarla iletiim kurulmasdr. Bunun ardndan,
80

toplantdan memnuniyetsiz ayrldn dndnz katlmclarla konumaya zaman ayrlmaldr. Ayn zamanda katlmclara, toplant sonrasna ilikin bireysel grevlerini yerine getirmek iin ihtiya duyacaklar kaynaklar temin edilmelidir. Fakat en nemlisi harekete gemektir. lerin yavalamasna ya da unutulup gitmesine izin verilmemelidir. Alnan kararlar dorultusunda harekete geilip ortam canl tutulmaldr.

letiim ve eylem planlarna sorumluluk, ykmllk ya da szleme gzyle baklmas hayata geirilme olaslklarn arttrmaktadr.

letiim ve Eylem Plannn Gelitirilmesi

letiim ve eylem planna sahip olmak toplanty kapatmak anlamna gelecei gibi bir baarmlk duygusu da yaratacaktr. Ayn zamanda btn yarardalar kilit kararlar konusunda uyaracak ve herkese ayn mesaj veya enformasyonun gitmesini gvence altna alacaktr. Bir iletiim eylem plannn unsuru olmaldr: Ne: Toplantdan ne karar ve sonular kt ve toplant sonrasnda yaplmas gereken grevler nelerdir? Kim: Bu grevlerden kimler sorumlu? Eer bu kiiler sz konusu grevleri toplant katlmclar sfatyla dier katlmclarnn nnde grnll olarak stlenmilerse, onlar yerine getirme olaslklar daha yksek olacaktr. Ne zaman: Grevler ne zaman tamamlanacaktr? Katlmclarn kendilerini taahht altna soktuklar zaman plann gereki tutmak, o grevlerin fiilen yerine getirilmesini garanti altna almak bakmndan yararldr. Toplant srasnda tahta zerine kaydedilmi ve yazman tarafndan tutulmu notlar temelinde, toplantnn baard eylerin ayrntlar aktarlmaldr. Toplantda hazr bulunmayan bir kiinin de ne olup bittiini anlayabilmesi iin bu iletiimin yazl olmas gerekmektedir. Plan unlar iermektedir; Katlanlar, Toplantnn hedefleri, Grlen kilit konular, Alnan kilit kararlar, Atlmas gereken admlar ya da eylem plan, Bir sonraki toplantnn ya da takip toplantsnn tarihi, Katlmclara teekkr.

zel nitelikli toplantlar iin, iletiim ve eylem plan daha zgl maddeler ierebilir. rnein sorun zc bir toplantnn iletiim ve eylem plan u trden zgn enformasyon ierebilir; Sorunun tanm, Analiz yntemi, Grlen alternatifler, Karar kriterleri, Karar, Kimin hangi tarihe kadar takip edecei, Beklenen sonu.

letiim ve eylem plan zerinde gerekli ince ayarlar yapldktan sonra izleme notu biiminde btn katlmclara gnderilmelidir. Ayrca not toplantya katlmam olmakla birlikte bilgilendirilmesi gereken btn kiilere de gnderilmelidir.
81

Tatminsizliklere ve Honutsuzluklara Kulak Verilmesi

Honutsuz grlen kiilerle toplant sonrasnda gayri resmi olarak biraraya gelinmelidir. Baz katlmclarn toplant sonularndan honut olmad ya da toplantya dierleri kadar katkda bulunmadklar dikkat ekmi olabilir. Bu insanlarn pei braklmamaldr. Onlardan toplant sreci, gndem maddeleri, hedefler ve eylem planlar gibi konularda yararl geribildirimler almak szkonusu olabilmektedir. Ayn zamanda honutsuz alma arkadalarn yattrma ve genel grup ilikilerini iyiletirme imkan da bulunabilmektedir.

Toplantnn Deerlendirilmesi
Toplantnn etkin olup olmad nasl anlalr? Bu soruya sonulara bakarak karar verilebilir. Hedeflere varld m? Toplantya katlan kiiler doru kiiler miydi? Toplantya geldiler mi? arlanlarn ounluu orada myd? Grup etkin olarak bir alma yapabildi mi? Deerlendirmeler olumlu muydu? Eer iyi bir i karldysa bu sorularn ouna yant evet olacaktr. Eer durum buysa, sade bir kutlama hakedilmi demektir. Herhangi bir toplanty doru bir biimde ynetmek hi kolay deildir.

Toplantlardan sonra uygulamalar etkin bir biimde takip etmek iin ne tr yntemler uygulanabilir?

Toplant Ynetimi in Kontrol Listesi

Eer toplantlarn beklenilenden daha verimsiz olduu dnlyorsa aadaki konulardan birinin ya da birkann yeterince dikkate alnp alnmadnn kontrol edilmesi gerekmektedir.

Toplantlarda Olup Biteni Anlamak

Eer bir toplant ynetilirken, baz katlmclarn davranlarnn anlalmasnda glk yaanyorsa gruplarn retken hale gelmeden nce getikleri baz ngrlebilir aamalar yeterince deerlendirilmemi olabilir. Ya da insanlarn tek balarna olduklarndan daha farkl davrandklar grup almalarnn, bireyler zerinde yarat bask yeterince nemsenmemi olabilir.

Toplantlar Dzenlemek
Eer bir toplant zamannda balamamsa, konular zerinden sra takip edilerek geilmemise, kayt tutmak iin kimse grevlendirilmemise ve ikramlar bir trl gelmemise sorunun temelinde yatan kesinlikle organizasyon eksikliidir. Toplantdan nce ilgili kiilere gnderilecek ve onlarn yeterli hazrl yapmalarna olanak salayacak bir gndem saptanmamsa, o toplantdan verimli bir sonu da beklenmemelidir.

Toplantlarda Kontrol Elde Tutmak

Toplant sresi belirlenen zaman ayor, bir konu baka bir konunun tartmaya alaca zamana kadar karara balanamyor ve hikimse bir konunun nasl karara baland ya da alnan kararlarn, yaplacak iler zerinde ne trden etkileri bulunduu konusunda herhangi bir yargya varamyorsa toplant kontrol edilemiyor demektir.

Toplantlar Kayda Geirmek

Eer toplantda konuulanlar gerektii gibi tutanaa geirilmemise bunun nedeni, nasl bir tutanak istendiinin aka belirtilmemi olmas olabilir. Tutanak, belirlenmesi gereken btn noktalar iermiyor da olabilir; nk toplant bittikten ok sonra yazlmtr.

Toplantlara Kar Tutum

Eer toplant yeterince nemsenmez ve toplantdan baarl bir sonu beklenmezse, alnacak sonu da baarl olamaz. Unutulmamaldr ki, toplanty yneten kiinin tutumu, o toplantnn baarl olup olmayacan belirlemede ok nemli bir faktrdr.

82

EK-1

83

zet
Toplant baladnda ve devamnda toplant aldnda dikkat edilmesi gereken nokta imdiki zamana younlama olmaldr. Bir toplantnn belirleyici an, balangcdr. Toplantnn havas, ne ynde ilerleyeceini toplant bakanlar belirlemektedir. Toplantnn tonunu ynetici belirler eklindeki yaygn anlay u anda olduu gibi gelecekte de geerli olacaktr. Ciddi, kendini iine adam, sorunlar zmeye kararl bir tutum ierisinde olan toplant yneticisi dier katlmclarnda ayn biimde davranmalarn salamaktadr. Eer ok fazla ve yanl espriler yaplrsa bu durum bulac olduundan toplantya yanl bir renk verilmi olacaktr. Toplantnn odak noktas toplant yneticisi deil, toplantnn hedefleri olmaldr Toplant yneticisinin grevi toplanty dikkatle hazrlanm bir gndeme uygun olarak ynlendirmek, katlmclarn deer ve duygularna kar duyarl olmak, olumlu katklar ne karmak ve olumsuz gleri bastrmak olmaldr. Katlmclarn tmnn toplantlarda alnacak kararlar etkileme gcnn olmasna ramen genellikle bu gten yararlanlmamaktadr. Toplant yneticisi; az konuan kiilerin toplantya katkda bulunmalarn salamal, ok fazla konuanlar belli bir noktadan sonra engellemeli ve katlmclarn konudan ayrlmamalarn salamaldr. Toplantlarda eylemlerden ok tartmalar n plana kmakta, retici olmayan tartmalara kar olan tepkiler ya tartmaya katlmak ya da tartmaya kar kmak eklinde olmaktadr. Katlmclar tartmay brakp sorunlar zmeye karar verdikleri zaman ise ilgin durumlar ortaya kabilmektedir. Sorunlara genel olarak terimlerle yaklamak daha kolay olmasna ramen harekete geip sorunun zerine gidilmesini istemek daha retici olacaktr. Toplantda konuulanlarn tutanaklara geirilmesi, alnan kararlar ve kimin, hangi grevi yapacann kesin olarak bilinmesi asndan gereklidir. Eer aklc ve tedbirli davranlmak isteniyorsa, katlmclarn toplant hakkndaki grleri de alnmaya allmaldr. Toplantnn yetkiyle almas, toplantnn ustaca ynetilmesi, toplantnn kapatlmas, toplant evreleri ve bu evrelere ilikin grevler toplant ynetim srelerinin ana noktalarn oluturmaktadr. Her toplantnn temel noktas, iinde gelien sohbet olmaktadr. Bu ekilde katlmclarn birbirlerine ynelik dnceleri ve ilikileri ifade edilmektedir. Eer toplantlar gelitirilmek isteniyorsa toplant ierisinde gelien sohbetlerin kalitesi de buna paralel olarak arttrlmaldr. yerindeki sorunlarn sahipleri olduu iin, bu tr sorunlar karlalan dier sorunlardan farkllk gstermektedir. Baz sorunlar kendiliinden zlmektedir; fakat sahibi olmayan sorunlar zlmekten ziyade sorun olarak kalmaya devam etmektedir. yi bir biimde toplant ynetmenin en ihmal edilen ksm toplant sonras iyi takip iidir. Enerjik bir biimde yaplan takip, toplanty ve daha sonraki toplantlar baarya ulatrmak iin yaplabilecek en nemli eydir. letiim ve eylem plan olmadan biten toplantlarn toplant salonu dnda yaam ans olmamaktadr. Ama ounlukla toplantnn kendisi deil, o toplantnn rn olan eylemdir.

84

Kendimizi Snayalm
1. Aadakilerden hangisi toplant ynetiminin aamasndan biridir? a. Toplanty ynlndirme b. Gndem c. Materyaller d. Bireysel ncelikler e. Fiziksel evre 2. Toplantdaki herkesin kendine ait bir gndemi olmas aadakilerden hangisine aittir? a. Organizasyon ve amalar b. Departmanlarn amalar c. Bireysel ncelikler d. Takmn ilgi alan e. Fizikse evre 3. Aadakilerden hangisi toplantlar iin yapc yaklamlar arasnda yer almaz? a. Toplantnn gerekten nemli olduu b. Katlmclarn hepsinin nemli olduu c. Harcanacak zamana deecei d. yi sonular kaca e. Yneticinin vermesi toplanty ynetme yetkisi 6. Aadakilerden hangisi tarzlarndan biri deildir? a. ronik dnce b. Eletirel dnce c. Bencil dnce d. Kat dnce e. Politik dnce 7. Aadakilerden arasnda yer alr? hangisi szel engeller kart dnce

a. Gz temasndan kanma b. Tartmak c. Utangalk d. Grlt e. Rahat oturamama 8. Aadakilerden hangisi Tudor Rickards n ifade ettii sorun trleri arasnda yer almaz? a. Kavray sorunlar b. lgn sorunlar c. Tehlikeli sorunlar d. ki doru cevapl sorular e. Puslu sorunlar 9. Belli bir eylem biimine ynelik alternatif gelitirmek iin faydal bir aratr biiminde tanmlanan zm yolu deerlendirme tekniidir? a. Nasl/nasl analizi b. Baarszlk nleme analizi c. Kaynak analizi d. Hissedar analizi e. zm deerlemesi 10. Aadakilerden hangisi iletiim ve eylem plannn ierdii zellikler arasnda yer almaz? a. Katlanlar b. Toplantnn hedefleri c. Alnan kilit kararlar d. Atlmas gereken admlar e. Planlama sorunlar

4. Aadakilerden hangisi toplantlarn alma evresi iinde yer alr? a. Yeni yelerin tantlmas b. Gndemin tekrarlanmas c. Temel kurallarn belirlenmesi d. Zaman kullanmnn gzlenmesi e. Kilit rollerin tekrarlanmas ve kimin ne yaptnn

5. Aadakilerden hangisi geribildirim almann yollar arasnda yer almaz? a. Unutulan bir ey var m? gibi genel bir soru sorulmas b. Tartmalar zerinde hakimiyet kurulmas c. Sessiz katlmclarn katkda bulunmasna imkan verilmesi d. Gruba dnme zaman verilmesi e. Katlmc saysnn fazla olduu toplantlarda alt gruplarn rapor sunmasnn salanmas
85

Kendimizi Snayalm Yant Anahtar

1. a Yantnz yanl ise Toplanty Ynetmek balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 2. c Yantnz yanl ise Toplanty Ynetmek balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 3. e Yantnz yanl ise Toplanty Ynetmek balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 4. d Yantnz yanl ise Toplant Ynetim Sreleri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 5. b Yantnz yanl ise Toplant Ynetim Sreleri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 6. a Yantnz yanl ise Toplantlarda Sohbet ve Sorun zme balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 7. b Yantnz yanl ise Toplantlarda Sohbet ve Sorun zme balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 8. d Yantnz yanl ise Toplantlarda Sohbet ve Sorun zme balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 9. a Yantnz yanl ise Toplantlarda Sohbet ve Sorun zme balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 10. e Yantnz yanl ise Toplant Sonras Takip balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.

Sra Sizde Yant Anahtar Sra Sizde 1

Toplantnn ieriini kayda geirmek, ok byk nem tamaktadr. Yazl bir kantn yokluu, konularn sadece lafta kalmasna sebep olur; bu da gvenilir bir yntem saylamaz. Tutanak ksa ve z olmal ve hemen toplantdan sonra yazya geirilmelidir. Ayrca katlmclar tevik edici bir nitelik tamaldr. Bu yzden rapor ne kadar ak ve net olursa, insanlarn varlan kararlar ve grevleri hakknda bilgi sahibi olmas o kadar kolay olur. Ayrca zerinde anlalan konularn hayata geirlmesi sreci de hzlanacaktr.

Sra Sizde 2
Tartma zerinde hakimiyet kurulmadndan emin olunmaldr. Katlmclarn syledikleri eyler konusunda yapc ve tevik edici olunmaldr. Herkesin katks kaydedilmelidir. Herkesin katksnn alnabilmesini iin salonda dolalarak herkese katkda bulunmak isteyip istemediinin sorulmas gerekebilir. Beden dili sinyallerine dikkat edilmelidir. Henz sz almam olanlara konumak isteyip istenmedikleri sorulmaldr. Katlmclarn dinleme ihtiyacna duyarllk gsterilmelidir. Btn grler dile gelmedike, oylama yaplmasnda ya da karar alnmasnda acele edilmemelidir.

86

Sra Sizde 3
Yaplandrlm sorunlar bireylerin kendi kendilerine yaratt engellerdir. Sorun kii yaratmad srece ortaya kmamaktadr. Tam olarak ters giden bir eylerin olmas gerekmez ama ihtimallere ynelik ilgi sorun olarak grlen birtakm sorunlar ortaya karabilmektedir. Yaplandrlm sorunlarn en belirgin zellii ise mevcut durum ile istenen durum arasndaki yaplandrlm boluklardr. Bu tr sorunlar ortamdaki tansiyonu ykseltmektedir.

Yararlanlan Kaynaklar
Barker, A. (1999). Daha iyi nasl Toplant Dzenleme, stanbul: Tima Yaynlar. Bapnar, N.. ve Keskin, N. (2011). Toplant Ynetimi, Ankara: Nobel Yayn. Carnegie, D.B. (1905). The Art of Public Speaking, e-book; www.gutenberg.org, www.feedbooks.com. evik, H.H. (2004). Emniyet Tekilatnda Zaman ve Toplant Ynetimi, Polis Bilimleri Dergisi, Cilt: 6 (3-4). Kardam, A. (ev.) (2006). Toplant Ynetimi, Harward Business School Press, stanbul: Optimist Yaynlar. Keenan, K. (1997). Toplant Ynetimi, stanbul: Remzi Kitabevi. Linkemer, B. (1993). Verimli Toplant Nasl Yaplr? stanbul: Rota Yayn Tantm. Sherman, D. (1999). Kusursuz stanbul: Altn Kitaplar Yaynevi. Thomsett, M.C. (1997). Toplant stanbul: Epsilon Yaynclk. Toplant, Sanat,

Sra Sizde 4
Uygulanacak takip ilemleri toplant planna dahil edilmelidir. Teslim tarihleriyle birlikte dalmlar yaplmaldr. zel grev

Grev verilen kiiye teyit onaylama notu gnderilmelidir.

amacyla

Kritik grevler iin gvenilen kiilerden yardm alnmaldr. Daha nceden grevlerini tamamlamay ihmal eden kiilere grev vermekten kanlmaldr. Daima takipte olunmaldr. Alnan kararlara dikka ekmek iin toplant tutanaklar tutulmaldr. Grev dalmnn en iyi nasl yaplaca renilmelidir. stlere grev iletilmelidir. verirken dikkatle rica

Tutar, H., Bapnar N.. ve Altnz, M. (2004). Sekreterlik El Kitab, Ankara: Sekin Yaynclk.

87

4
Amalarmz
Katlmc Karar Alma Sorumluluk Davetliler

Bu niteyi tamamladktan sonra; Grup kararlarnn nasl alndn aklayabilecek, Katlmclarn kimlerden olutuunu aklayabilecek, Toplant asistannn grevlerini aklayabilecek bilgi ve becerilere sahip olacaksnz.

Anahtar Kavramlar
Politika evre Toplant Asistan

indekiler
Giri Grup Kararlar Katlmclar Toplant Asistan Ek-1-Toplantlarn Deerlendirilmesi Ek-2-Toplantya Katlmn Deerlendirilmesi Ek-3-Toplantda Sunu Aamalar Ek-4-Toplantlar Deerlendirme

88

Toplantlardaki Grev ve Sorumluluklar

GR
Toplantlar belli bir eylem ve faaliyet iinde olan gruplardr. Sz konusu bu gruplar, ikinci kez bir araya gelen gruplar olabildii gibi dzenli olarak toplanan ekipler de olabilmektedir. Katlmclarn gruplar ierisinde nasl davrandklarnn bilinmesi ise aadaki durumlarda kolaylk salayacaktr: Bir toplantda gerek anlamda ne olup bittiini anlayabilme Bireyler arasndaki sohbetlerle grup ierisindeki sohbetlerin farkllklarn anlayabilme atmalarn tahmin edilerek baedilebilmesi Grup davranlarn kontrol edebilme Toplantnn sonularn ya da ktsn gelitirebilme

Gruplar ile belli bir amaca ynelik olarak birlikte alan ekipler arasnda fark bulunmaktadr. Kendilerini bir ekip olarak grsn veya grmesin herhangi bir toplantya katlanlar da mutlaka bir grup yesi gibi davranacaklardr. Gruplarn iki trl amalar vardr: (1) Grevle ilgili amalar ve (2) sosyal amalar. Grevle ilgili amalar, yaplmas gereken ve grup dndan da empoze edilebilecek bir grevle ilgilidir. Sosyal amalar ise grubun belli bir kimlik duygusu gelitirmesi, kimlik yaps, grup yelerinin birbirleri ile ve dier gruplarla olan ilikileri gibi unsurlar iermektedir. Bu amalar genellikle grup iinde geliirler. Toplant yapan bir grup iki amac da gerekletirmeye almaktadr. Sosyal amalarn ile ilgili olanlardan baskn kmas (grubun ok fazla iyi vakit geirmesi), ile ilgili olanlarn sosyal olanlar ok geride brakmas (grevin bask ile yaptrlmaya allmas ya da grubun stres altnda olmas vb.) ya da iki amacn birbiri ile atmaya girmesi durumunda sorunlar ortaya kacaktr. Bir grup ne kadar birbirine balysa o kadar retkendir grne halen inanlmaktadr. Bir grubun birbirine olan ball, grup yeleri arasndaki karlkl olumlu etkilenmeden ortaya kar ve kendisini grev ve sosyal amalar eklinde ifade eder. Eer hem sosyal hem de grevle ilgili amalar zayfsa, hem grubun birliktelii zannedildii kadar gl olmayacak hem de performans dk olacaktr. Toplantlarn ou, hem gruplarn kimliininin hem de grevlerinin net olmamasndan dolay baarszla uramaktadr. Bu durumlarda grubun gerekletirdii sohbet karkla ve dmanla sebep olacaktr. Gl grev amalar ve zayf sosyal amalar belli bir ekilde etkili olabilir: Toplant birtakm hisleri; endie, moral bozukluu, stres, dmanlk gibi kt bir atmosferde yaptrabilir. Grev amalarn baarma sosyal birliktelii de glendirecektir. Dier taraftan, grev amalar hakknda net bir hedefi olamayan gl sosyal amalar da zarar verici olabilmektedir. Btn katlmclarn kendilerini n plana karmaya alt bir toplantnn sonular da phesiz verimli olmayacaktr.

89

Toplant ierisindeki grup davranlar kategori altnda toplanabilir: Grev davranlar: Toplantnn hedefi olan ie yaplan katk davranlar syle sralanabilir: Harekete geme; sorunu tanmlama, yeniden tanmlama, nerilerde bulunma, yeni bilgiler sunma, zmler gelitirme Bilgi arama Bilgi verme Standartlar belirleme Koordine etme; dnceleri birbirleri ile balantn hale getirme, bilgileri kyaslama na etme; dnceleri gelitirme, rnekler verme, detaylar ekleme ve senaryolar yaratma zetleme; yeniden belirtme, bilgiyi yeniden organize etme, tekrarlama, netletirme Deerlendirme; deer ya da geerlilik bakmndan Tehis koyma; sorunun sebeplerini aratrma Grbirlii ya da anlamazlk iin test etme

Sre davranlar: Grubun gelimesine ynelik yardm davranlar yle sralanabilir: Cesaretlendirme; olumlu bir biimde karlk verme, takdir etme, kabul etme Dier katlmclarn katkda bulunmasna yardm etme Durdurma; verimsiz olan ya da bir trl zlemeyen bir argman sona erdirme Takip etme; dinleme ve dierlerinden laf almaya alma Bir kiiden dierine yeniden ynlendirme Grup hissini ifade etme atma annda arabuluculuk etme Ara vererek ya da bir espri yaparak gerginlii drme

Fonksiyonsuz davran: Toplantnn gerek grev gerekse sre hedeflerine ulamasn engelleyen ya da yavalatan her trl davran biimi yle sralanabilir: Saldrganlk Engelleme Kendini n plana karma Rekabet yaratma lgin isteklerde bulunma lgi toplamaya alma Olumsuz ve saldrgan bir espri anlay sergileme Geri ekilme
90

GRUP KARARLARI
Gruplarn kararlar aldklar karar alma toplantlar aldatc dzeylerde olabilmektedir. Bunun gibi toplantlarda toplant yneticilii ayrca bir nem tamaktadr. Toplant lideri, hazrlklarn iyi bir biimde yapmal toplant srecini dikkatle tasarlamaldr.

Karar Alma Toplantlar

Karar alma toplantlarna hazrlanmak ayrca bir nem gerektirmektedir. Karar alma toplantlarndan nce belli bir hazrlk safhas mutlaka geirilmelidir. Toplantdan nce alnacak nlemler sayesinde en azndan ngrlebilir bir ak oluabilecektir: Toplantnn amacnn bir karara varmak olduunu btn katlmclarn anladndan emin olunmas Nasl bir karar alma srecinin yaanacann tm katlmclara anlatlmas Grubun bilgiye dayal bir karara varabilmek iin ihtiyac olan her trl uzman grnn ve arkaplan enformasyonunun derlenip tm katlmclara ulatrlmas Toplantnn balangcndan itibaren tm katlmclarn ayn noktada olduunun garanti altna alnmas ve bu amala herkesin toplant ncesi enformasyonunun gzden geirilmesine zendirilmesi iin katlmclarla grlmesi ya da e-posta iletileri gnderilmesi (bu yntemle toplantya hazrlksz gelenler nceden uyarlm olunur).

Toplant ncesi hazrln en nemli ksmn karar alma srecini tespit etme aamas oluturacaktr. Toplant aldnda, kararn ya da kararlarn nasl alnaca bir kez daha tekrar edilmelidir.

Oy okluu ile Karar Alma

Oy okluu kavram, karar almann en yaygn, en kabul gren ve en allagelmi biimi olarak kullanlmaktadr. Her durumda olduu gibi bu ynteminde stnlkleri ve sakncalar bulunmaktadr. stnlkleri; Oy okluu genellikle ksa bir srede karar alnmasn salamaktadr. Sorunlar karara balamann adil yolununun genellikle bu olduu dnlmektedir. Sakncalar ise; Oylama ak yaplyorsa, insanlar oylanan sorun konusunda herkesin gz nnde tutum almaya zorlanabilir. Bu durum da kiileri ya kazanma ya da kaybetme durumuna sokabilmektedir. Kaybeden tarafta yer alanlar ou zaman grlerini dile getiremedikleri duygusuna kaplmaktadrlar. Alnan karar her benimsemeyebilir.

Grup Uzlam ile Karar Alma

Sre konusundaki yanl anlamalar yznden karar alma aamasnda grup uzlamas ynteminden genellikle kanlmaktadr. Grup uzlamas, tm katlmclarn anlad, destekleyebilecei ve uygulanmasna yardmc olmaya istekli olduu bir karar alnd anlamna gelmektedir. Tekil yeler kendi fikirlerinin daha tercih edilir olduunu dnyor olsalar dahi, gerek uzlama ancak btn yeler belli bir hareket tarz zerinde birletiklerinde sz konusu olmaktadr. Uzlam ile karar almak aadaki koullarda nerilmektedir: Yaplmas art olan deiiklik btn taraflarn tam olarak anlamasn ve benimsemesini gerektiriyorsa Kararlarn tasarlanmas ve uygulanmas tm grubun uzmanln gerektiriyorsa
91

Grup uzlamayla karar almada deneyimliyse

Grup uzlama ile karar alma ynteminin de bir takm stnlkleri ve sakncalar bulunmaktadr. stnlkleri: Bir uzlama genellikle btn taraflarn kararlarn ve sonularn anlamasyla neticelenmektedir. Btn taraflarn onayn alma olasl ok yksek olmaktadr.

Sakncalar: Uzlama salamak zellikle grup srece yabancysa ou zaman zor olmaktadr. Uzlama genellikle dier karar alma yaklamlarna nazaran daha fazla zaman gerektirmektedir. Zaman zaman ortaya uzlama salayamama durumu ortaya kmakta ve bu durumda karar almak mmkn olamamaktadr.

Kiiler uzlamayla alnan kararlar desteklemeye daha yatkndr. Ama sre ou zaman geri ekilmeyi gerekli hale getirmektedir. Bu durum, kstl zamanda bir uzlamaya varlamamas durumunda ortaya kan bir seenektir. Dolaysyla, acil durumlarda kararlarda uzlama aranmas pratik olmamaktadr ki sonutan sadece liderin sorumlu olduu durumlarda bu yntem pek bir ie yaramamaktadr.

Karar Liderin Almas

Karar liderin almas baz bakmlardan, oy okluuyla karar almaya benzemektedir. nk liderin katlmclarn dncelerini dinlemesi ve byk olaslkla ounluun gryle ayn fikirde olmas gerekmektedir. stnlkleri ise: Karar almann en hzl yollarndan biridir ve zaman kstlysa ya da bir kriz durumu sz konusuysa en iyi yaklam genellikle bu yntem olmaktadr. Eer toplant katlmclarnn hepsi karar liderin aldn ve bunun nedenini biliyorlarsa karar onaylama olaslklar onaylamama olaslndan daha yksektir (Eer lidere sayg duyuluyorsa).

Sakncalar: Toplant katlmclar kendi grlerinin dikkate alnmad duygusuna kaplabilirler. zellikle kendilerine fikirlerini belirtme olana verilmemise. Toplant katlmclarnn karar benimseme olaslklar dier karar alma yaklamlarna kyasla daha dktr.

Karar Alma Srecinde Yol Gsterme

Karar alma srecinde nasl bir yntem kullanlrsa kullanlsn etkin bir karar alma toplants yaplmasna yardmc olacak genel ynlendirici ilkeler mevcuttur: Zaman ok kstl da olsa, toplant katlmclarnn hepsinin, grlerini dile getirdikleri duygusunu yaamalar iin, grlerinin belirtilmelerine zendirilmesi. Bir gr dile getirildikten sonra bir kez de liderin tekrar etmesi ve grn eletirilmeden, doru bir biimde aktarlmas. Katlmclarn yapt eitli yorumlar arasndaki balantlara iaret edilerek, ortak bir anlay temeli yakalanmaya allmas. Karar alndktan sonra uygulama iin yaplmas gereken temel almalarn ortaya koyulmas. Atlacak admlarn tespit edilip sorumluluklarn belirlenmesi sonucunda katlmclar alnan karar ve uygulama iin atlacak admlar kabullenmeye daha yatkn olacaklardr.
92

Toplantdaki Rol ve Sorumluluklar

Toplant iin hazrlk yaplrken, btn nemli rol ve sorumluluklar mutlaka paylatrlmaldr. Bir toplantda ayn kii birden fazla rol stlenebilmektedir. Balca roller: Lider: ster dorudan ynetiyor olsun isterse olmasn, toplantnn amacn, hedeflerini, kstlarn ve yetki kapsamn akla kavuturur. Takip iinin sorumluluunu stlenir. Kolaylatrc: Toplantnn tartma, sorun zme ve karar alma evrelerinde gruba yol gstericilik yapar. Toplant ncesi ve sonras lojistikten sorumlu olabilir. Yazman: Toplantdan kan kilit noktalarn, fikirlerin ve kararlarn kaydn tutar. Toplant sonras not taslaklarn da hazrlayabilir. Katkc: Fikir katksnda bulunarak ve tartmalarn rayndan kmasna yardmc olarak toplantya aktif olarak katlr. Uzman: Gerek duyulduka, belli sorunlarda uzman bilgisi katksnda bulunur. Ekibe dzenli katkda bulunan birisi deilse, ekibe katks gerekli enformasyonu sunmakla snrl olabilmektedir.

Toplantlarda uzmann rolnn ne olaca zenle belirlenmelidir ve ondan nasl bir katk istendii toplantdan nce kendisine bildirilmelidir. Uzman toplantnn hangi blmlerinde hazr bulunaca konusunda bilgilendirilmelidir.

Toplant ncesi Zorunlu Bilgilerin Tamamlanmas

Toplantnn amac ve katlacak kiiler belirlendikten sonra, yeri ve sresine, verilecek rol ve sorumluluklara karar verildikten ve gndem oluturulduktan sonra toplantnn retkenlii iin yaplacak birka faktr daha vardr. Gndemin datlmas: Gndem mutlaka datlmaldr. Ama ve hedefler konusunda bir aklama, elde edilmek istenen sonularn bir listesi ve her meseleye ayrlmas nerilen zaman da gndeme eklenmelidir. Arka plan materyalinin sunulmas: Eer katlmclar birtakm arka plan materyaline ihtiya duyuyorlarsa ilgili belge ve veriler derlenerek toplantdan nce ellerine ulamas salanmaldr. Bu durum tm katlmclara ayn bilgi kmesi zerinden hareket etme imkan verecei iin zellikle yararl olabilmektedir. Ayrca grup uzla salanmas ve uygulanabilir kararlar alma olasl da ykselecektir. Katlmclarn toplant ncesi materyalleri okumalar konusunda zendirici olunmaldr. Ama bu materyalin toplantdan nce herkes tarafndan kesinlikle okunaca konusuna da gvenilmemelidir. Katlmclarn fikir ve hedefleri konusunda toplant ncesinde yaplacak bir konuma, onlarn toplantya hazrlkl gelme olaslklarn da arttracaktr. Katlmclarn fikirlerine gsterilecek olan bir miktar ilgi, olumlu karlk alma ansn da ykseltecektir. Tepedekilerin ihmal edilmemesi: Toplantya katlmayacak olsalar bile sonularna ilgi duyan yneticilerin ve dier st yneticilerin mutlaka bilgilendirilmesi gerekmektedir. Gndem ve dier arka plan materyalleri gerektii biimde onlara da ulatrlmaldr.

Herhangi bir konuda hz kazanmak amacyla katlmclar nceden yeterince bilgilendirilerek, aklama yapmak zorunda kalnmadan ve bilgisi nceden verilmi tartmalara girilerek toplant sresi daha etkin bir biimde kullanlabilir.

Toplantda salanan uzlamann gerek bir uzlama olup olmad nasl anlalabilir? Tartnz.
93

KATILIMCILAR
Daha nceki nitelerde deinildii gibi toplantnn amac katlmclar ynetecektir. Bu kiilerin doru kiilerden oluup olumad ve toplantnn nemine olan uygunluklar mutlaka sorgulanmaldr. Ayrca toplantya katlacak kiiler geni bir bak as yanstabiliyorlar m, toplantya katlabilecekler mi, toplant asndan nemleri arttka katlma ihtimallerinin azalp azalmad gibi sorular kesinlikle cevaplanmaldr.

Davetliler Listesi
Toplantlara kimlerin davet edilecei, her toplant ncesinde mutlaka planlanmas gereken bir konudur. Sosyal ierikli bir toplantda davetli listesi ne kadar dikkatli bir biimde planlanrsa toplantnn iyi geme ihtimali de o kadar artacaktr. Benzer bir biimde, her toplantda doru kiiler davet edilirse toplant daha baarl olacaktr. Tekrarlanan toplantlarn kronik sorunlarndan biri, davetli listesinin genilemesidir. Bir lider, haftalk toplantsna bir kere katlm birinin artk her toplantya davet edilmesi gerektiini dnmektedir. Aksi takdirde o kii alnacak ve zlecektir. Aslnda durum bu ekilde olmamaktadr. Motivasyonu yksek, baarl yneticiler ya da elemanlar katklarnn olabilecei toplantlara davet edilmeyi nemserler. Ancak kendileriyle ya da departmanlaryla hibir ilgisi olmayan toplantlara katlmalar beklendiinde de hayal krklna urayp sinirlenme ihtimalleri de yksek olacaktr.

Davetlileri Belirlemek
Toplant, bir sorunu ya da sorunlar zmek, yaplan iin seyrini izlemek, katlanlar bilgilendirmek ya da yaplm bir i hakknda bilgi almak iin dzenlense bile davet edilen kiilerin, orada bulunup bulunmamas gerektiinin gzden geirilmesi gerekmektedir. Toplantnn amac, eleri asndan deerlendirilmelidir. Toplant srasnda ortaya atlacak konularn zm iin hangi elere ihtiya duyulacann belirlenmesi gerekmektedir. Katlmclar seilirken belirli standartlar uygulanmaldr: Toplantlara katlan herkes, bir ekilde faydal olmaldr. Bir gndem oluturulsa bile, toplantda bulunan herkesin (1) orada olmas gerektiinden, (2) konularla dorudan ilgili olduundan ve (3) amaca uygun zmler ve fikirler retebileceinden emin olunmaldr. Bu standartlarn uygulanmas kolaydr ve katlm listesinden gereksiz katlmclarn karlmasna da yardm etmektedir. Bylece katlmda bulunamayacak ve konuyla ilgisi olmayan kiilerin de boa zaman harcamas engellenmi olmaktadr. Baz toplantlar, ofis ii yazmalar yeterli deilse, yeni politikalar ve bilgileri duyurmak iin dzenlenmektedir. Cevap verme ya da iletiim gerektirmeyen bilgilendirmeler iin toplant yaplmasndan iddetle kanlmaldr. Ayrca, teke tek yaplacak, resmi olmayan bir toplantnn, genellikle ie yarad da bir gerektir. Kstlanm katlmc listelerinden biri de grev toplantlar iin hazrlanm olanlardr. Baz iler, grup almasn gerektirmektedir. Bu tr bir toplant dzenlendii zaman bunun bir tartma ortam deil, ile ilgili bir alma ortam olmasna ve katlacak kiilerin seimine dikkat edilmelidir. zlenecek ynteme dorudan katkda bulunmayacak kii i toplantsnda bulunmamaldr. Bu tr bir toplantnn iki ya da kiiyle snrlandrlmas byk bir anstr. Katlmc listesi kiinin stne kmaya balad zaman sonu elde etme ans o oranda azalacaktr.

Listeyi Snrlamak
Bir toplant lideri, zellikle toplantya katlacan uman baz kiileri bir toplantnn dnda tuttuunda, o kiilere anlayl ve nezaketle davranmas gerekmektedir. Kiileri toplantya davet etmek ya da toplant dnda tutmak baz politik amalar dorultusunda da kullanlabilmektedir. Bu durumdan kanmann yolu, (1) ncelikle toplant dzenleme ve (2) kimin katlacana karar verme konusunda geerli nedenlere sahip olmaktr.
94

kincil Toplant
Eer bir kii toplantda yer almak istiyorsa ancak gndemin sadece bir ksmyla ilgiliyse, bu sorun farkl biimlerde zlebilmektedir: Ayr bir toplant dzenlemek: O kiinin bireysel olarak tartmak istedii gndem maddeleriyle ilgili kiiler dikkatlice seilmelidir. Bu konuyla ilgili ksa bir toplant dzenlenmeli ve konu, ana toplantnn gndem maddesinden karlmaldr. Ksmi katlm iin davette bulunmak: O konu gndemin ilk srasna yerletirilmeli ve konuyla ilgili kii toplantya davet edilmelidir. Bylece sadece o konuyla ilgili olan kii, kendisini ilgilendirmeyen dier konularn konuulmasn beklemek zorunda kalmaz ve iine geri dnebilir. Ayr bir toplant yaplmasn nermek: Bu seenek, toplant dnda tutulmu kiinin, zmek istedii konular ieren bir gndem zerinde younlam zel bir toplant yapmasn, bylece tm grubu megul etmemesini ve zaman kaybna yol amamasn salamaktadr. Ek toplantlar nermek ve bu tr toplantlara katlmak kesinlikle kanlmas gereken ar brokrasiye yol aabilmektedir. Toplantlarda harcanlan zaman kadar toplantyla ilgili olarak katlmclarn beklentileri de gz nnde bulundurulmaldr. alma zaman ile toplant zaman dengelenirse ar toplant yapmaktan da kanlacaktr. Bu durumun baarlabilmesi iin: Toplantlarn birletirilmesi: Eer ayn katlmclarla ilikili konular hakknda bir dizi toplant yaplmas planlanyorsa bu toplantlarn iki ya da daha fazlas birletirilebilir mi? Her toplantda ayn konularn tartlmasndan kanlmal ve toplant iin harcanan zaman ekonomik kullanlmaldr. n toplantlarla tartma konularnn azaltlmas: Toplant ncesinde kark bir konunun ele alnarak tartlmas, katlmclarn ounun zamann gereksiz harcamasn nlemektedir. Teke tek bir grme ile bir sorun zlebiliyorsa bu durum dier katlmclarn zaman kazanmasn salayabilmektedir.

Listenin Deerlendirilmesi
Katlmclarn seilme konusundaki etkinlii nasl deerlendirilecektir? Baarl liderler, kendi performanslarn daima sorgular ve deerlendirirler, dierlerinin eletirilerini dinler ve prosedrleri gzden geirirler. yi bir toplant dzenlenip dzenlenmedii ve doru kiilerin arlp arlmad konusunda aadaki kriterler gz nnde bulundurulmaldr: Amac baarmak: Toplant beklenen amalara ulat m? Gndemin zamannda tamamlanmad, hibir kararn alnmad ve toplantnn gidiatnn kontrol edilemedii durumlarda katlmc listesi yeniden gzden geirilmelidir. Byk ihtimalle yanl ve ok sayda insan bir araya gelmi demektir. Dierlerinin yorumlar: Katlanlar toplantdan yaknyorlar m? Toplant uzun mu srd, uygunsuz tartmalar m yapld ya da grubun ihtiyac olan liderlik uygulanamad m? Kimse lidere bu konular konumak zere yaklamda bulunmuyorsa, lider, gvendii birisinden toplanty eletirmesini istemelidir. Sylenenler dinlenip dier toplantya daha iyi hazrlanmak ve daha baarl olmak iin eitli yollar belirlenmelidir. Toplantlarn skl: Belirli sklklarda toplant dzenlenmesine ihtiya var m? Lider ok fazla toplantya katldn dnyorsa, yksek olaslkla hakldr. Toplantlar birletirmek, baz katlmclar elemek ve her toplantnn gerektirdii zaman ksaltmak iin eitli yollar aranmaldr.

Kstlamalar Yapmann nerilmesi

Toplantlarn saysn ya da rgt brokrasisini azaltmay nermek farkl frsatlar dourabilir. Pek ok alan, prosedrleri basitletirme giriimine kar kacaktr. Olumlu ynde olsa bile deiime kar durmak insann doasnda vardr. Bu yzden toplantlar azaltmay nermek, duyarllk ve byk bir dikkat gerektirmektedir.

95

Zaman ve abadan tasarruf, toplantlara katlan insan saysn azaltmak ve toplantlarn sk yaplmasna engel olmak esas ama olarak hatrlanmaldr. Bu ama srekli vurguland srece, dncelere gelecek her eletiri, hem rgt hem de katlmclar iin neyin iyi olaca asndan daha kolay anlalabilmektedir. Yaplmas gereksiz bulunan tm toplantlarn iptal edilmesi her zaman mmkn olmayabilir. Sadece iki toplantnn birletirilmesi ya da haftalk bir toplantnn yaplmasndan kanmak bile durumu dzeltebilmektedir. Toplant nerisi geldiinde, yaplmasnn gerekten gerekli olup olmad sorulmaldr. ou zaman, toplant dzenlemek, zellikle zme ulamak iin kiileri biraraya getirmeyi gerektirmiyorsa, harekete gemekten kanmann bir yoludur.

Davetli Listesi in Uygulama Plan

Davetliler listesi hazrlanrken aadaki admlar hatrlanmaldr: Toplantya katlmla ilgili alglaylar konusunda dikkatli olunmas: Baz insanlar toplant dnda tutulacaksa, onlarla dorudan konuulmal ve aklama yaplmaldr. Esnek davranlmas: Katlmalar gerekmeyen kiileri, eer istiyorlarsa toplantya davet etmek akllca bir davran olabilmektedir. Mmkn olduunca kk, teke tek toplantlar dzenleyerek toplantlar iin gerekli zamann azaltlmas. Tm grubu ilgilendirmeyen konular gndeme geldiinde, dier katlmclara n toplantlar dzenlemeleri ve bunlarn zetlerini tm gruba raporlamalarnn nerilmesi. Tekrar edilen toplantlarda katlmc saysnn artmasna izin verilmemesi: En verimli toplant bile davetli listesi genilerse deer kaybetmektedir. Baz kiiler ayrca toplant yapmak isterlerse, bu kiilere tm grupla ele alnamayacak ne tr bir konunun tartlmak istendiinin sorulmas: Sonuca ynelik bir diyalog, ou kez konu zerinde younlamaya yol aacaktr. Ayr toplant yaplmas gereken durumlarn fark edilmesi: Baz katlmclar herkesin nnde konumaktan korkabilirler, biraz dndkten sonra deerli fikirler bulabilirler ya da baz eyleri gizlice tartma ihtiyac duyabilirler.

Toplant ncesi
Bir i toplants sz konusuysa ncelikle toplantnn neden dzenlendii renilmeli daha sonra da hazrlk yaplmaldr. Her toplant ciddi olarak planlanmal ve sadece katlm olmak iin katlmak gibi hatalara dlmemelidir. retici bir fayda salamak niyetinde olunduu srece, katlm her toplant iin deerlidir. Bilgilendirici fikirler, nemli bilgiler ve yapc dnceler gibi deerli katklarla, toplantnn amacna byk katklar salanabilmektedir.

Hazrlanma nerileri
Hazrlanma ve organizasyon arasnda fark vardr fakat bu iki nitelik hep birbirine kartrlmaktadr. Toplantya katlanlar, gndemi anladklar ve kendi grlerini oluturduklar zaman organize olmaktadrlar. Ayrca toplantlarda kimin hangi konuda konuacan ve kendilerinin ne zaman konuup ne zaman sessiz kalacaklarn rendikleri zaman, politik olarak organize olurlar. Hazrlanan katlmclarn toplant ncesi bilgi toplamalar zaman almaktadr. Tm bunlar, raporlarn fotokopilerini hazrlamak, gndemi gzden geirmek ve ortaya atlacak konular hakknda notlar almakla snrl kalmamaktadr. Gerekten hazrlanan bir katlmc, bir tutum belirleyen, o tutumu aklayan ve gerektiinde de savunabilecek bir konumda olan olarak ifade edilmektedir.
96

Hazrlk aamas, katlm retici klacak ve rgt iindeki etkinlii arttracaktr. Toplantlardaki en byk hayal krklklarndan biri konutuklar konularda katlmclarn sylediklerini ispatlayacak hazrlklara sahip olmamalardr. Eer tm katlmclar nceden hazrlanrsa, toplant boyunca herey aka anlalabilecektir. Toplantya katlan ok sayda insan, profesyonel alma yntemleriyle, toplant arasnda iliki kuramazlar. En iyi yneticinin bile toplantlara hazrlksz gelme ihtimali her zaman vardr. Bu durum liderin hedefine ulamasn engeller ve hayal krkl yaratr. Katlmclar tartmay ve fikirler ne srmeyi amalayabilir ancak sadece birka toplant iin nceden hazrlanr. Toplantya hazrlanmak iin aadaki kurallar uygulanabilir: Gndemin bir fotokopisinin alnmas: Bir toplantya davet geldiinde yaplacak ilk ey neyin tartlacann renilmesi olmaldr. Eer gndem hazrlanmamsa, renilmeye allmaldr. Neyin uygulanabileceine karar verilmesi: almalara dayanarak gndemdeki her konu gzden geirilmelidir. Konu nasl uyarlanabilir? Departman, kararlardan etkilenecek mi? Eer gndemin nemli maddeleri kiiyi etkilemiyorsa, kii neden arldn renmeli ve toplantya nasl katkda bulunacan aratrmaldr. Tutum belirlenmesi: rgt, departman ve kiinin kendisi iin nelerin iyi olaca konusunda fikirleri bulunmaktadr. lgilenilen her gndem konusu bu alglar bir ekilde etkileyecektir. Bu yzden yapc bir tutumla hazrlk yaplyorsa, dnceler mutlaka iletilebilmelidir. Kant oluturulmas: Gndemin kartlklar ierdii ve katlmclarn farkl grleri olduu varsaylmaldr. Eer bu varsaym doruysa, tartmaya hazrlanlmaldr. Tartma iin ise kantlara ihtiya duyulmaktadr. Eer sylenilenler yazl belgelerle desteklenirse, dier katlmclarn nne geme ans da artacaktr. Kazancn ne olduunun sorulmas: Kazanmann en iyi yolu, hi kimsenin rtemeyecei kantlar sunmaktr. Her i konusunda karlar sormak, en iyi sorulardan biridir. Bu konu, kararlar her zaman etkilemitir, bu yzden her olay bu konu zerine oluturulmaldr. Karllk kiinin kendi grleriyle badatrlmaldr. Uzlamazlklarn planlanmas: Tutumu salam bir olayla destekleyecek ekilde hazrlanmak yeterli olmayabilir. Eer konulara yabanc olunmuyorsa, kar fikirler de bilinecektir. Kii sadece kendi grlerini deil, kar grlerin de itiraz ve tartmalarn ortaya koymaldr. Aslnda en gl savunmann, kar grlerin zerine kurulmu bir savunma olduu ifade edilmektedir. Geri ekilme tavr gsterilmesi: Kiiler sadece kendi yolunda gidemez. Bu durum baarszlk anlamna gelmemektedir. Dier katlmclar grlerini daha gl ya da ikna edici sunmu olabilirler. Bir uzlama nerisi gelitirilerek byle durumlara hazrlanlmas gerekmektedir. Toplantnn gzden geirilmesi ve uyarlanmas: Toplantlardaki baarlar gzden geirilmelidir. Kii hangi sklkla kazanyor, hangi sklkla kaybediyor? Hangi neriler ya da tartmalar nceden tahmin edilemedi? Bir sonraki toplantda daha iyi neler yaplabilir? neriler ve stratejiler gzden geirilip dzeltildiinde, toplantlardaki performans ve baar oran da artacaktr.

Gndemleri Ayrmak
Dier katlmclarla ayn gndeme sahip olunduu hibir zaman dnlmemelidir. Basl olarak alnan gndemler sadece bir klavuz grevi grmektedirler. Gerekte, tm katlmclarn kendilerine ait gndemleri vardr ve bu gndem katlmclarn grlerini, bak alarn ve sylenen her eye verecekleri cevaplar temsil etmektedir.

Bazen toplantlarn gerek amalar konuulmaz ve kat zerinde yazya dklmez.

97

Her katlmcnn toplantya kendi gndem konularyla geleceinin farknda olunmal ve aadaki neriler dikkate alnmaldr: Tek tarafl olmamak: Yaplacak en iyi sunu, kart fikirleri de ieren ve zmlerin ie yarayacan gsteren sunutur. Gr ayrlklarn gz nnde bulundurmak: yle olmasa bile dier katlmclarn ayr gre sahip olduklarn dnmek gven vermektedir. Bu durum pek ok nedenden dolay geerli bir varsaymdr. Eer bir deiiklik neriliyorsa, insanlarn daima deiikliklere kar koyaca bilinmelidir. Uzlamazlklarla sakince baa kma: rgt konularn dorudan ilgilendirmeyen konumalardan kanlmaldr. Pek ok konuyla ilgilenen st dzey bir ynetici iin uygunsuz tartmalar sinirlendirici fakat deimez bir deneyimdir. nsanlarla deil konularla uramak: Bir konu tartlrken, bir taraf yapsa bile, konu kiiselletirilmemelidir. Konunun dna klmamaldr. Toplantlar kiisel kavgalara dnrse, faydal hibir ey elde edilemez. Ortak noktalar bulmaya almak: Toplantlarda eilim geleneksel olmaktan yanadr. Dorudan bu konu tartlmamal, Bu fikirler ile ilgili bir sorununuz var m? sorusu sorulmaldr. Bir toplantya hazrlanmann yollar bilindikten sonra, rgt ve dier katlmclar iin deer yaratacak fikirler nerilmeye hazr hale gelmektedir.

Katlm Tamamlamak
Herkesin istedii bir toplant, her katlmcnn fikirlerini zgrce ifade edebildii ve en azndan duruma gre nerilerinin onayland bir toplantdr. Toplantlar, katlan herkesin sistemi gelitirme ans olduu zaman hareketli olmaktadrlar. nsanlar toplantlardan holanrlar. Toplantlar doru bir biimde organize edilip dzenlendii zaman, rgt ierisinde en retici zaman kullanm ekillerinden biri olurlar. Toplantlarn kalitesi, katlmclarn nerileriyle ykselebilir. Eer toplantlarn yaps ve ierii deitirmeye allp toplantlara katlma sreci devam ederse, yetkiler ne olursa olsun bir farkllk yaratlabilmektedir. Nasl daha etkin bir katlmc olunabilecei belirlenmeli ve olumlu roller stlenilmelidir.

Konuma Korkusu
dnyasndaki herkesin hemfikir olduu bir konu vardr: Konumak, risk almaktr. Toplantlarda farkllk yaratmadan nce aadaki iki byk korkunun nne geilmelidir: atma korkusu: ounluun kar alnmas byk bir risktir. Bu durum kiinin kariyerini bile etkileyebilmektedir. Ancak grler gereklerle desteklenirse, temel salam atlm demektir. Dikkat ekme korkusu: Bu durum, insanlarn iinde konumaktan ekinme ile ayndr. ok az insan konumaktan ve bir fikri savunmaktan rahatsz olmamaktadr. atmadan korkmak pek ok rgt iin doaldr, nk st dzey yneticilerin kart fikirleri duymak isteyeceklerinden kesin olarak emin olunamamaktadr. Onlarn uzlama ve fikir birlii isteyecekleri, konumann sorun yarataca dnlmektedir.

Konuma zgrl
Baz toplantlarn yaps tek bir katlmcnn konumasna, dierlerinin ise sessizce dinlemelerine izin vermektedir. Durumu gelitirmeye yardmc olmann tek yolu, nasl katkda bulunacann sorulmasdr. ok kk bile olsa, katkda bulunmann yollar aranmaldr. Konuma zgrl, pek ok dzeyde varolabilmektedir. Toplant, zellikle de bu zgrln olmad bir toplant en az etkili toplant trdr. Fikirleri zgrce ifade edebilmenin yollar aranmaldr. Btn alanlar dncelerini aklamak ve sayg grmek isterler. Bu durum ise dncelerin dinlendii ve eer dnceler geerliyse uyguland zamanlar mmkn olmaktadr.
98

Konuma zgrl toplantlar dnda da geerliini korumaktadr. Bir deneti, ynetici hatta dmanca tavr alm bir kiiyle bile dorudan konumanz gerekirse, fikirlerin sunulaca yer olarak sadece toplantlar beklenmemelidir.

Katlmclar in Uygulamalar
Toplantlarda aadaki nerilerin izlenmesi nerilmektedir: Bir gr belirleyip konumann risklerinin tanmlanmas: Gerek risk tanmlandktan sonra ne kadar kat bir biimde konuulaca anlalacaktr. Katlmn tanmlanmas ve toplantya katlm ncesi ne beklendiinin sorulmas: Olumlu bir katkda bulunabilmenin yollar aranmaldr. Tartmalar dinlenirken, mantkl ve yararl kararlar ya da sonular almann yollarnn aranmas: neriler gruba bildirilmelidir. Grleri toplant dna tamann ihmal edilmemesi: Fikirler; eflerle, dier yneticilerle hatta kart grtekilerle tartlmaldr. Toplantda sunu yaplaca zaman, mmkn olduunca ksa konuulmas: Sadece nemli balklarn vurgulanp ayrntlarn raporlara braklmas nerilmektedir. Bu durum, dier katlmclarn ilgisini ekecek ve konumacnn doru anlalmasn salayacaktr. Grubun, uygulamaya gemek iin eyi bilmesi gerektiinin hatrlanmas: kim, ne ve ne zaman? Kim harekete geecek, ne yaplacak ve i ne zaman tamamlanacak? zmleri tamamlamaya ynelik sorular ileri srld zaman daima nazik davranlmas: Lider, tartmay ynlendirmelidir, ancak baarsz da olabilir. Bu durumda olay stlenildii ve sorular sorulduu zaman, istemeden de olsa lider konuya yabanclaacaktr.

Toplantdan Sonra
Bir katlmc olarak, toplant bittikten sonraki sorumluluklarn bilinmesi gerekmektedir. Katlnan toplantlarn geerliini snamann bir yolu da kiinin kendisine hangi grevleri aldm ve imdi bunlara nasl bir karlk vereceim? sorusunu sormaktr. Eer bu sorunun cevab iyi bir biimde alnamazsa, toplantdan ne gibi yararlar saland sorgulanmaldr. Dier katlmclar iin ok yararl olmu olabilir fakat baz katlmclar iin de hibir ey ifade etmeyebilir.

Brokrasi Sorunu
rgtler geniledike, uygulamalar ve brokrasi ilemleri arasnda atmalar meydana gelmektedir. nsanlarn dzen arzular, olumlu nedenlerden dolay olsa bile, olaylar organize etmeyi ve izlemeyi amalayan i mekanizmalar iinde kaybolabilmektedir. Dzen oluturulduu srece bir sistem deerli olmaktadr. Ancak krtasiyecilik iin kendisinden daha nemli olmaya balad zaman sonu brokrasi olmaktadr. Brokratik sorunlar, grevleri tamamlamak iin gerekli almalarn ounu engelleyerek ilerlemenin nn kesmektedir. Bu durum, toplant sonrasnda uygulamaya gemek isteyen birinin engellenmesi demektir. Toplantnn, bir grup almas olduu ve bireylerin kendilerine ait grevleri yerine getirmelerine izin verildii zaman ie yarad unutulmamas gereken bir konudur. Grup dnceleri toplantlar iin deerli olabilir fakat eer grup dalrsa ii birey stlenebilmelidir. Brokratik dnceyle karlaldnda aadaki stratejilerin uygulanmas nerilmektedir: zel bir grev alnmas: Toplantlar bazen net bir karar alnmadan sonulanr. Harekete gemenin uygun olaca dnlyorsa, toplant srasnda gnll olunmal ve toplant liderinden net ve belirli bir grev istenmelidir. Takm yaklamnn kullanlmas: Takm almas ok ey ifade etmektedir. Pek ok insan takm, birka kiinin ortak ve iyi tanmlanm bir ama dorultusunda almas olarak grmektedir. Ancak bir takm, sadece hedefleri iyi belirlenmi ve anlalmsa o ama dorultusunda alabilmektedir. Takmn dier yelerinin sorunu ve zmleri farkl algladklarn renmeleri hayal krkl yaratacaktr.
99

Direnmelerle uralmas: Drst ve istekli bir kiinin karlaaca en byk hayal krklklarndan biri, drst olmayan ya da haksz itirazlarla karlamaktr. Direnme konusunun, insanlarn olayn dnda brakld zaman meydana geldii konusu netlik kazanmaldr. Eer bir takm oluturulmazsa, hedeflere ulamak iin dier katlmclarn gnll olarak almas beklenemez. zellikle de kararlarn dnda brakldklar zamanlarda. Direnmenin bir dier nedeni de uygulamalarn, insanlarn gvenliini tehdit ettiinin dnlmesidir. Aklayc not yazlmas: nsan davranlar, byk bir toplant ya da teke tek bir grmede, yanl anlalmalara ok aktr. Szl iletiim zor bir sanattr. Durum yazyla daha iyi anlatlabilmektedir. Ksa bir not ile, bir kararn arkasndaki nedenler aklanabilir, nemli noktalar eitli grlere dayanlarak sunulabilir ve aklamalar tartlmadan, sz kesilmeden ya da yanl anlalmadan yaplabilmektedir. Tamamlanmam bir rapor sunulmas: Dier katlmclardan yardm almak iin herey yaplabilir ancak onlar konunun iinde yer almalar iin ikna edemeyebilirsiniz. Grevler, her zaman dier katlmclarn yardm olmadan tamamlanamamaktadr. Fakat yardm almadan hazrlanan raporun dier katlmclarn almasn gerektiren blmleri braklmaldr. Olabilecek bir gecikme de tahmin edilmeye allmaldr. Kantlarn baka bir yerden edinilmesi: Grevin hazrlanmas iin ihtiya duyulan bilgilerin elde edilmesi baka birisine balysa ve o kii bu bilgileri vermeyi reddetiyse, bu bilgileri kiinin kendisi bulmaldr. Baka yerlere bavurulmal, gerekirse fazladan zaman harcanmal ve kii kendi varsaymlarn kendi kendine gelitirmelidir.

Toplant Sonras Uygulamalar Kontrol Listesi

Uygulamaya geilmeden nce, belirli bir grev alndndan emin olunmaldr: Aklk isteniyorsa toplant lideri ziyaret edilmeli ve uygulamaya geilip geilmeyecei teyit edilmelidir. Alnan greve dier katlmclar da dahil edilmelidir: Takm almas, toplant srasnda ie yarad gibi toplant sonrasnda da ie yaramaktadr. Direnle karlaldnda kiiyle deil, direnle uralmaldr: Kardaki kiinin neden yardm etmeyecei renilmeli ve amacn aklanmas iin aba gsterilmelidir. Rica, yazya dklmelidir: Dier katlmclara; projeyi, amac ve ne tr bir yardm istendiini anlatan bir not gnderilmelidir. Emir-komuta zinciri kullanlmaldr: Eer bir bakasnn efinden bir rica yaplacaksa protokol srasna uygun davranlmaldr. Dier katlmclarn zaman ve kaynak snrllklarnn farknda olunmaldr: Kiilerin kar koyular dorudan size ynelik olmayabilir, sadece sizin istediiniz kadar abuk yant vermek iin yeterli zamanlar ve personelleri olmayabilir. stek onaylandktan sonra aklayc bir notla takip edilmelidir: Onaylanan ve sonulanan noktalar listelenmelidir. Eer dier katlmclar toplanty farkl alglamlarsa not, bu durumu dzeltme ans verecektir. nsanlara yardmlar iin teekkr edilmelidir: Minnet gsterildii zaman, ileride de insanlardan yardm beklenebilir. Ayrca yardmc olan kiilerin eflerine de onlarn yardmlarn takdir ettiinizi ve profesyonel anlamda altklar bildirilmelidir. Teslim tarihi geirilmemelidir: Katlmc olarak, kii kendine bir kural belirlemelidir; alnan grev daima sz verilen tarihle baaryla teslim edilecektir. Grev erken tamamlanrsa, teslim tarihine kadar doruluu kontrol edilerek beklenmelidir: Erken teslim dier katlmclar iin sorun yaratacaksa, sonular teslim tarihine kadar bekletilmelidir.

100

Katlmclar in Politikalar
Toplant ortam katlmclara deerlendirebilecekleri frsatlar sunmaktadr. rgt ierisinde baka hibir yerde konuulmadan kalan bu kadar ok ey bulunmamakta ve rgt hayatnda hibir ey bu kadar karmak deildir. Ancak olumlu uygulamalara geebilme frsatlar yakalanarak bir toplant, profesyonel deneyimlerin yapc ve deerli bir paras da yaplabilmektedir. Toplantlarn politik etkileri ve olumlu yntemleriyle baa kabilme renilmelidir. Herkes politik konularla uramaktadr fakat bu konular olumsuz bir nitelik tamak zorunda deildirler. Her rgt yneticisi toplantlardan en iyi biimde yararlanabilmenin yollarn aramaldr.

Gr Farkll htiyac
Katlnan toplant says ok az sayda olsa bile gndemin her zaman gerek amac iermedii ngrlebilmektedir. Toplantlardan; konular tartmak ve zmek, uygulama planlarna karar vermek ve retici i grmelerine yol amak iin yararlanlabilmektedir. Ancak bu durum sadece katlmclarn retici bir grme yaratmas halinde gerekleebilecektir. Baarl bir toplantnn temel gereklilii olan bir karara ulamak sz konusu olduunda, toplantda ne olup bittiinin anlalmas gerekmektedir. Toplantlarda ortaya atlm bir soruya, btnyle objektif ve ak bir bak asyla yaklamak hemen hemen imkanszdr. Tm katlmclar kendilerine Bu durum beni nasl etkiler? ve Departmanm bu durumdan sonra nasl etkilenecek? biiminde sorular sorar. Bu gerek, toplantdaki katlmc says ile arpldnda herkesin bu sorular sorduu ve bu yaklam gsterme sorumluluu olduu kantlanr. Toplantlarda kiisel bir bak as tamayan hibir sorunla karlalmamaktadr. Bir toplantda olup bitenler, katlmclarn bak asnn yannda bireysel bak as ile de deerlendirilmelidir. Toplantdaki tm katlmclar, sorun hakknda farkl bir gre ve farkl bir zm anlayna sahiptir. Gdler, istenen sonular hatta bir yanl hakkndaki basit tartmalar bile grubu toplant boyunca anlaml bir sonuca ulatrmaktan kolayca uzaklatracaktr. Toplantlar sonucunda bir karara kolayca ulalamad iin aadaki nerilerin gz nnde bulundurulmasnda fayda olacaktr: Tartmann bir gereklilik olduunun kabul edilmesi: Gr birliine varlmadan nce tartmak hem gerekli hem de reticidir. Bu sadece genel olarak anlalm bir sorunun zmlerini tartmak iin deil, ayrca sorunun kendisini tanmlamak iin de gereklidir. Gr farkllklarnn saptanmas: Gr farkllklarnn saptanmas iin frsatlar kollanmaldr. Uzun bir tartma ya iyi bir iletiim frsat olacaktr ya da hibir yere varamayacaktr. nk iki taraf da sorun karsnda farkl grlere sahiptir. Farkllklar aka ortaya konularak toplantya katkda bulunulmaldr. Kart grlerin ortaya atlmas: Bir noktaya iaret edilmek istendii zaman, ayn konuya farkl bir adan bakmak konumu glendirecektir. Toplant srasndaki tartmalar, katlmclar sorunun ne olduu hakknda fikir birlii iinde olduu srece olumlu ve yapc faaliyetler olarak ifade edilmektedir. Tartmaya nerme ile balanmas: Yapc bir tartma, sadece katlan herkes ayn konuya younlat srece mmkn olmaktadr. Bir nerme ortaya koyulduunda fikirlerin sadece sunulmasndan daha ok fayda salanabilmektedir. Amalarn anlalmas: Bir konuya dorudan deinilse bile, toplantda uygunsuz bir konuma politik adan yanl olacaktr. Dier katlmclar ve toplant liderini neyin ynlendirdiinin bilinmesi gerekmektedir. Toplantya katlan dier katlmclarn farkl grleri kavrandnda, dier katlmclar da olumsuz bir havaya girmeyeceklerdir. Konulara deinilmeli ayrca tanmlanmaldr. Toplant boyunca konuulmayan pek ok sorun iletiimi zorlatrmaktadr. Politik gerekler ortaya koyularak ve her gre eit derecede nem verilerek bu durumun stesinden gelinebilmektedir. Amalar ne kadar ak olursa olsun, politik ynleri anlalmadan toplantda gerek bir ilerleme salanmas hayal olacaktr.
101

Kendine Hizmet Etme Durumuyla Baa kmak

retici bir toplant iin elden gelen hereyi yapmak, i politikalar iler klmann olumlu yollarndan biridir. Toplantlar kendi amalar dorultusunda kullanan birinin yaratt durumlarla uramak ok daha zordur. Genel olarak gndem maddelerinin tartlmak ve zme ulatrlmak iin oluturulduu varsaylr. Fakat baz toplantlar, kiiler tarafndan, kendi glerini ve etkilerini bakalar zerinde kullanmak amacyla dzenlenmektedir. Karlkl meydan okumalar karsnda nasl davranlacana karar verebilmek zordur ve toplantnn amac ve retkenliini olumsuz ynde etkilemektedir. Bu durumla baa kmak iin aada baz neriler verilmitir: Toplantnn amacnn farknda olunmas: Toplant, kiisel anlamazla dnnce durumu dorudan deitirme ans ok az olacaktr. Baz kiilerin toplantlar ynettiklerinin ve kanlmaz kabul ettiklerinin bilincinde olunmaldr. Bu tr toplantlarda byk riskler gze alnmazsa, katkda bulunma ans hi olmayacaktr. Sonularn toplantnn dnda elde edilmesi: stenilen yapc sonularn elde edilmesi iin toplantlara bal kalnmamaldr. Lo kl toplantlar zaman kayb olarak nitelendirildiklerinden katlnmas nerilmemektedir. Ancak katlm zorunluysa, herhangi bir fikir ne srlerek toplant uzatlmamaldr. Katlmama: Kt ynetilen bir toplantda, anlamazlk iinde olan iki ya da daha fazla kii tartyorsa, ate hattnn dnda kalnmaldr. Olumsuz bir durumun deitirilmesi iin ok az ey yaplabilecei dnlmelidir. Tarafsz bir tutum srdrlmesi: Kii kendini herhangi bir konuya taraf olma zorunluluunu hissetmemelidir. Bu tr g atmalar byk bir zaman ve enerji kaybdr. Kavgann dnda kalnmal ve baarlmak istenen grevlere konsantre olunmaldr. Sadece baz kanallar kullanarak ikayeti olma: Olumsuz bir durumdan ikayeti olunacaksa, uygun kanallarn kullanlmas gerekmektedir. nce efle grlmeli ve mesajn bir st kademeye aktarlmas istenmelidir.

Toplantlarda Diplomasi
Her rgtte, en iyi tepe ynetim bile i politikalara tolerans gstermek ve bu politikalar olumlu bir g olarak kullanmak zorundadr. Her igren ne zaman kar durmas gerektiini ya da baz durumlarda btnyle kar kmamaya karar verebilmelidir. Tamamen drst olmakla, tamamen hilekar olmann arasnda bir orta dzey vardr ve bu nokta, diplomatik bir alann, kariyerini srekli ykselttii noktadr. Doruyu sylemekle diplomasi uygulamak arasndaki dengeyi salamak iin aadaki standartlarn uygulanmas nerilmektedir: Konumadan nce dnmek: Bi toplant srasnda doruluk her zaman ie yaramamaktadr. Nasl ki herkesin iinde size kar klmasna sinirlenirseni, siz de birinin szlerini herkesin iinde sorgulayamaz ve olumlu sonular bekleyemezsiniz. Bu fikri ifade etmenin pek ok yolu vardr. Birine dorudan meydan okumadan, grne katlmadnzn yollar aranmaldr. Tartma srasnda kullanlan kelimelere dikkat etmek: Sadece o anki mevut konuya kar klaca unutulmamaldr. Hemen reddetme seeneinin uygulanmas yerine, baz koullarla kabul etmenin eitli yollar olabilmektedir. Kesin konumalardan kanmak: Birisinin yanl olduundan bahsedilerek tartmadan kanmak imkanszlar ve sadece kutuplama ve gr ayrlklar daha da glenir. Tartmay kazanmann yolu az da olsa dier fikirle ilgili ortak bir nokta bulmak ve oradan harekete gemek olmaldr. Dnceleri kantlarla sunmak: Kart bir gr sunulduu zaman sadece fikir belirtilmi olmaktadr. ounluk, fikrin dorululundan phe duyabilir ve fikre kar kabilir. Bu yzden dnceler salam, rtlemeyecek kantlarla savunulmaldr. Yanl anlalan ya da beenilmeyen bir fikir daima zayf kalmaktadr. Ancak kantlar ve gerekler hibir zaman yadsnamaz.
102

Ortak inanlara sayg gstermek: Herkesce kabul gren yaygn pek ok inancn mantkl olarak ele alnd, hatta sadece sorguland zaman bile zayf ve yetersiz olduu grlmektedir. Fakat istenilenler, bu yaygn inanlarla dalga geerek veya ne kadar gereksiz olduklarn syleyerek elde edilemezler. Ya bu ortak ve yanl fikirler erevesinde allacak ya da yaplacaklar bu iananlarn dna kmadan kabul ettirilecektir. Sadece konu olsun diye fikir ayrl yaratmamak: Toplantlarda ok sk fikir ayrl yaratlrsa saygnlk yitirilecektir. Her eyi sorgulayan bir insan olarak bilinmek deer kaybna ve uzun vadede de etkinliin yok olmasna sebep olacaktr. Ak fikirli olmak: Herkesin beenip kabul edecei bir fikir sunulamayacaksa, fikirler deitirilmeye hazr olmaldr. Baz durumlarda bilinmeyen! Nedenlerden dolay ounluk hakl olacaktr. Konuyla ilgili yeni bir boyut gndeme geldiinde hata kabul edilmeli ve baa dnlmelidir.

Toplantlarda kant elde etmenin nemi nedir? Aklaynz.

En yi evreyi Oluturmak
Katlmc ya da lider olarak iinde bulunulan toplantlar, zmlere aktif olarak katkda bulunma ya da rgte karlar salama ans tanmaktadr. Dncelerin ifade edildii ortamlar olarak toplantlar, ynetime katlanlarn ne kadar deerli olduklarn da gsterirler. Ancak tm bu durumlar; yalnzca sorunlar zlebildiinde, brokrasi erevesinde alldnda ve rgtn ncelikleri gz nnde bulundurulduunda gerekleebilmektedir. Bir toplant lideri olarak, sadece gndemle ilgili sorunlar uygulama ve takip etme baznda ele almann yansra dier katlmclarn ilgisini ve isteklerini de artrmanz gereken bir pozisyondasnzdr. Motivasyonu yksek bir katlmc olarak ise, toplant liderinin deerli bir yardmcs ve kayna olabilirsiniz. Bu durum gerekletii zaman sadece toplant ortamnn dzeyi artrlmakla kalnmaz ayn zamanda rgt iin nemli bir kaynak olarak alglanmanz da salanr. Hevesli ve uygun bir biimde motive edilmi her katlmc, toplantdan bir fayda elde edebilmektedir. Toplantlar; en iyi almalar yapabilme, abalar onaylatabilme ve dnceleri gruba sunup onlarn yapc eletirilerini ve deerlendirmelerini alarak test edebilme frsat olarak grlmelidir. Katlmclar, katlm dzeylerini aadaki nerilerle artrabilmektedirler: Toplant lideriyle konuma: Liderin ne istedii ve neler bekledii renilmelidir. Bir katlmc olarak size nasl katkda bulunabilirim? sorusu sorulmaldr. Liderin, katlmclar motive edip edemediini deerlendirmek: Liderin eksikleri kadar gl noktalar da aratrlmaldr. Toplantnn retici olabilmesi iin katlm dzeyi deitirilmelidir. Tekrarlanan toplantlar dier katlmclarla birlikte tartmak: Dier katlmclarn izlenimleri renilmeli ve karlatrlmaldr. Ortak genel yarglarn yanl olduu fark edilebilir, gelecekte toplantnn kalitesini artrmak iin beraber allabilir. Toplant srasnda pasif bir rol almamak: Birine zel olarak bir grevin sorumluluu verilse bile katkda bulunabilmenin yollar aranmaldr. Her gndem maddesinin zme ulaabilmesi iin uygulamaya ynelik nemli sorular sorularak grubun mantkl sonular elde etmesine yardmc olunmaldr: Sorun nedir, nasl yardm edilebilir, sorumlu kim ve ne gibi uygulamalara geilebilir? Sorun bir soru olarak sunulduu zaman, grup konuya daha ok ilgi gsterecektir.

103

Toplantlar ve Kariyer
rgt ynetiminin alanlara zgrce hareket etme hakk tand varsayldnda retici ve sonu alc toplantlar dzenlenecektir. Ayn zamanda toplantlar kariyerlerin olumlu bir biimde ykseltilecei ortamlarda olabilir. rgt ierisinde yaplacak her hareket, dier alanlarn nasl etkilendii fark edildii srece, alma hayatnda herkesin tercih edecei olumlu bir ortam yaratmakla etkili olabilir. Baarl rgtler incelendiinde baarlarnn yeterli, retici ve sra d takm ynetimine dayal olduu grlmektedir. rgt ynetimi alanlarn dnmeye ve dndklerini aa vurmaya zorlarsa, srekli ilerleme kaydetmek kanlmazdr. alanlarnn destei ve alma arzusuyla tepeden ynetilen bir rgt baarya ulaabilir. Gelien bir rgt yapsnn, tatmin duyan, olaylarn iinde yer alan alanlar sadece bire bir iletiimlerde deil ayn zamanda toplantlarda da konuabilirler. Toplantlarn kalitesi, toplantlarn trlerine baklarak deerlendirilebilmektedir. Artan saydaki toplantlar, zellikle st dzey yetkililerin toplantlar, baz insanlarn inancnn tam aksine, iletiimin artt anlamna gelmemektedir. Ne kadar sklkla toplant dzenlendii nemli deildir, nemli olan insanlar bir araya getirmenin sonulardr.

TOPLANTI ASSTANI
Ynetici asistanlar genellikle toplantlarda toplant asistan grevini stlenmektedirler. Toplant asistanlarnn gerekletirdikleri pek ok grev ve stlendikleri sorumluluklar toplantlarn baar ya da baarszlkla sonulanmasna yol amaktadr.

Toplantda Asistann Grevleri

Toplantnn amacna ve trne gre toplant iin gerekli olan her trl aracn getirilmesi gerekmektedir. Bunun iin uzman kiiler arlacak ise, onlara hazrlanmalarna yetecek kadar bir zaman verilmesi gerekmektedir. Toplant hazrlklarn yapmak, asistann grevidir: Toplantdan nce yneticiyle grerek amaca uygun bir toplant mekan ayarlamak. Toplant gndemini, nceden ynetici ile tespit ederek yazmak, toplantya katlacak kiileri, toplant yeri, saati, tarihi konularnda bilgilendirmek. Yneticinin toplant srasnda ihtiya duyaca tm bilgi ve belgeleri hazr bulundurmak, kendisini uyarmak, toplantya katlanlarn gerekli bilgiye, uzmanla ve deneyime sahip kiiler olmasna dikkat etmek. Toplant srasnda kullanlacak belgelerin katlmc says kadar oaltlmasn ve toplantya katlmas gerekenlerin nemli bir mazeretleri olmadka toplantya katlmalarn salamak. Toplant mekanndaki tm dzenlemelerle ilgilenmek, ehir dndan gelecek katlmclar iin otel rezervasyonu yaptrmak, gerekirse ulamlarn organize etmek. Basn duyurusu yaplcaksa; hazrlklara katlmak, toplant tutanaklarnn hazrlanmasn salamak ya da bizzat hazrlamak, toplant gndemleri iin ne kadar srenin ayrld, toplantnn balang sresi gibi biti sresini de belirtmek. Toplant sonrasnda alnan kararlarn toplantya katlanlara sunulmasn salamak, toplant bittikten sonra gerekli tutanaklarn datlmas, demelerin kontrol ve teekkr mektuplarnn yazmn takip etmek ya da gerekiyorsa yapmak. Toplantda baz komitelerin kurulmas kararlatrlmsa, bunun ilgililere duyurulmasn salamak, alnan kararlara gre ilgili kii ya da kurululara teekkr ya da tebrik mektuplar yazmak. Alnan kararlar erevesinde yneticinin yapmas gereken iler konusunda hatrlatc ve yardmc olmak ve toplantya ait tm evrakn dosyalamasn yapmak.
104

Kimi toplant dzenleyicileri, toplantnn gndemini, toplantnn yaplaca tarihten bir hafta nce katlmclara datrlar. Bu ok uzun bir sredir. Katlmclar bu sure ierisinde genellikle gndemi ya kaybederler ya da unuturlar. ya da drt gn nceden gndemin katlmclara datlmas verimlilik asndan daha uygun bir sredir.

Bir toplant ile ilgili ilemler; toplant gndemini ve katlmclar belirlemek gibi ilerle snrl deildir. Toplant asistannn toplant ncesinde, srasnda ve sonrasndaki grevleri kabaca aada verilmitir: Toplantdan nce: Yneticiye danarak bir gndem hazrlamak, oaltmak, yneticiye ve yelere ulatrmak Gerekiyorsa konaklama, ulam vb. rezervasyonlar yaptrmak Ynetici ile grerek amaca uygun bir toplant mekan ayarlamak Tartlacak konu hakknda gerekli olan belgeleri temin etmek Toplantda yazm iin gerekli olan kat vb. gerekli krtasiyeleri salamak nceki toplantnn gndemini ve toplant kaytlarn salamak Katlamayacak yelerden gelen vekaletnameleri salamak Katlmclarn listesini salamak Herhangi bir referans kitab, tzk vb. gerekli olacaksa salamak Toplant mekan dzenlemeleriyle ilgilenmek

Toplant Srasnda: Toplant salonuyla ilgili dzenlemeleri yapmak Toplant salonunun bulunabilmesi iin gerekli iaretleri yerletirmek Protokoln oturum srasnn doruluunu kontrol etmek Her yenin yeterli derecede krtasiyeye sahip olmasn salamak Su, kraker vb. salamak, yerletirmek En son toplantnn gndemini, zr mektuplarn ve dier metinleri okumak Gerektike toplant esnasnda dosyalardan yneticiye bilgi salamak Verilen kararlarn detaylarn kaydetmek Toplantnn blnmesini engellemek

Toplant Sonrasnda: Toplant salonuna gtrlen tm dokmanlarn broya geri gtrlmesini salamak Bakann onaylad toplant dakikalarnn bir plann yapmak yelere datlacak toplant tutanan hazrlamak Toplant sonucu ile ilgili herhangi bir belgeyi yazmak Toplantda kullanlan tm yazmalar dosyalamak Yneticinin ajandasna bir sonraki toplant tarihini not etmek Toplant salonuna getirilen tm ara ve gerecin yerlerine gnderilmesini salamak Alnan kararlara gre ilgili kii ya da kurululara teekkr mektubu yazmak
105

Toplantya Katlacaklar Bilgilendirme

Toplant salonuyla ya da yeriyle ilgili dzenlemeler yapldktan sonra katlacaklar bu konuda bilgilendirlmelidir. Eer katlmclar rgtn dier elemanlarysa telefon ya da e-posta yoluyla bilgilendirme yaplr. Bundan sonra ise toplantdan birka gn nce katlmclarla yeniden iletiime geilerek toplant hatrlatlr. Katlmclar rgt dndan ise, telefon ya da e-posta ile bilgilendirilmeleri mmkndr. Ancak mektup formunda yazl bir belge kullanm esastr. Telefonla aranlan kiilerin katlp katlmayaca renilmi olsa bile kendilerine yazl olarak davetin de yaplmas gerekmektedir. Toplantnn gerekleecei tarihin uzaklna ya da yaknlna baklmakszn katlmclara toplantnn yeri, zaman, tarihi, sresi ve amac konusunda bilgi sunulmaldr. Asistan toplant hakknda bilgilendirdii kiilerden, katlmc olup olmayacaklarn rendiinde, mutlaka kendi listesinde gerekli iaretlemeleri yapmaldr. Toplantnn duyurulduu kiilerin tmnden olumlu ya da olumsuz cevap alndnda ise, yneticiye bildirmelidir. Ynetici toplantya katlacaklar ya da katlamayacaklar da say ve isim olarak bilmelidir. Genellikle yneticier asistanlarna iki ya da farkl toplant saati vermektedirler. Asistanlar, toplanty duyurmak iin aradklar kiilere, bu saatlerden hangisinin kendileri iin daha uygun olacan, hangi saati tercih ettiklerini sorarlar. Kiilerden alnan cevaplar hangi saatte younlarsa, toplantnn o saatte olmas kararlatrlmaktadr. Genel olarak 9-11 ya da 14-15 arasndaki saatler ksa toplantlar iin uygun olmaktadr. Gnn son saatlerinde dzenlenen toplantlar, katlmclarn bir an nce eve gitme istei yznden yeterli itina ile yaplamayabilmektedir. Yneticinin beklenmedik bir gelime karsnda zaman deiiklii yapmas gerekirse, deiiklik ilgililere mutlaka zamannda bildirilmelidir. Asistan, daha nce haber verilen kiilerle, tek tek irtibata geerek deiiklii duyurmaldr. Belirtilen bu dzenlemeler rutin olmayan, belirli periyodik takvimle tekrarlanmayan toplantlar iin geerli olmaktadr. Dzenli olarak belli zaman aralklaryla yaplan toplantlarda, bu tr dzenlemeler yaplmaz.

Rapor zeti Hazrlama

Toplantdan sonra zet rapor hazrlama grevi asistana aittir. zet raporun, hemen toplantdan sonra henz bilgiler tazeyken dzenlenmesi daha uygun olacaktr. Hazrlanacak rapor, ak ve zet biiminde olmaldr. Ancak, hangi kararlarn alnd, alnan kararlar dorultusunda hangi eylemlerin yaplacan ve bunlarn kimler tarafndan ne kadar srede gerekletirileceini iermelidir. nce zet raporun kabaca detaylarnn hazrlanmas ve bunun toplant bakanna sunularak grlerinin alnmas yerinde bir dnce olacaktr.

Toplant Tutanann Hazrlanmas

Toplant ak kaydedilirken anlatm tarzna dikkat edilmelidir. Bunun iin de; notlar toplantya katlamayanlara uygun bir tarzda kaleme alnmal, yeterince aklayc olmaldr. Nelere karar verildiinin ksa bir zeti yaplmaldr. Ne yaplacak? Kim tarafndan, ne zaman ve nerde? Yaplacak eylemler farkl bir yaz tarz kullanlarak n plana kartlmaldr. Alnan notlar oturum bakanna ve dierlerine datlmadan nce kontrol edilmelidir. Gndem maddelerine ynelik ekstra katklar, ayr bir paragraf iinde gsterilmelidir. nemli ve detayl hususlar iin alt balklar ve ana paragraflar kullanlmaya allmal, bir paragraf drt satrdan fazla uzatlmamaldr. Cmleler yirmi be kelimeden uzun olmamaldr. Bir cmle ok fazla bilgi ierdii iin normal olarak uzun olacaktr. Ana konuyu tamamlayarak balamal, bunun haricindekiler bal bana bir cmle olarak izah edilebilmelidir. Eer fazla nemli deilseler tamamen de atlabilirler.
106

Alnan kaytlar tarafsz olmaldr. Kullanlan zaman kaytlarn da raporlarn zetlenmesinde gz nne alnmas gerekir. Ancak imdiki zaman kullanmndan srarla kanmann da gerei yoktur. Aksi takdirde yazlanlar doalln kaybedebilir. Ayrca alnan notlar tarihlendirilmitir. Bundan dolay baz ifadelerin imdiki zamanda kullanlmamalarnn bir mant da bulunmamaktadr. Her zaman iin kayt notlarnn btn cmleler biiminde yazlmasna gerek kalmamaktadr. Anlam bozulmasnn olmad durumlarda, ksaltlm notlar da olduka etkili bir yntem olabilmektedir. Tutanaklar hemen hazrlama konusunda kararl olunmaldr. Ayrntlarn daha doru anmsanmas bakmndan nemli olmakla birlikte baz eylemlerin harekete gemeden nce tutanaklar beklemesi asndan da nemlidir. Ayrca tutanaklar iin abuk hareket etmek toplant sonras iin iyi bir izlenim yaratmaktadr. zel rapor tasla ynetici tarafndan okunup onaylandktan sonra mantki bir sra iinde ve kolayca takip edilecek ekilde yazlr. Asistan, yazm tamamlanan rapordan yeterli sayda kopya alarak, toplant bakannn verilmesini uygun grecei kiilere ulatrr.

Toplant Sonucunu Takip Etme

Asistann toplant sonrasnda, rapor hazrlamann dnda da bir ok grevi bulunmaktadr. Bu grevlerden birisi de toplant salonunun temizlenmesi ve eski haline getirilmesinin salanmasdr. Toplant sona erdiinde asistan, alnan ara ve gerelerin geri verilmesini, oturum dzeninde yaplan deiiklikler varsa eski haline getirilmesini salar. Toplantya katlanlarn unuttuu ya da brakt malzemeleri toplatr.

Toplant tutanann kontrol srasnda nelere dikkat edilmesi gerekir?

EK-1-TOPLANTILARIN DEERLENDRLMES
1. 2. Birey olarak aadaki cmlelerin onaylanp onaylanmadna karar verilmesi Grup olarak her madde zerinde oybirlii ile karara varlmas ve her maddede bakann rolnnn srayla stlenilmesi

Onaylyorum / Onaylamyorum 1. 2. 3. 4. 5. Toplantlar zaman kaybdr. Katlanlar katkda bulunmalar iin desteklenmelidir. Toplantnn baarl olmas gl bir bakana baldr. Bir toplantya katlacaklarn ideal says be ile yedi arasndadr. Bir komitede sessiz kalanlar hakknda endie edilmemelidir, nk onlarn sessizlii konuulanlar onayladklarn gsterir. 6. Tm katlanlarn davet zerinde katkda bulunduu ve doruca bakana hitap ederek konutuu toplantlar genelinde yararl sonular verir. 7. Eer toplantlar srekli olarak tekrarlanacaksa, bakan rolnn katlanlar arasnda srayla deitirilmesi iyi bir fikirdir. 8. Bakann toplantya kar yaklam grup yelerinin birbirine olan yaklamna yansr.
107

EVET/HAYIR EVET/HAYIR EVET/HAYIR EVET/HAYIR EVET/HAYIR

EVET/HAYIR

EVET/HAYIR

EVET/HAYIR

9.

Bakan elinden gelenin en iyisini yapt zaman onu aka eletirmemek ve davranlarna hata bulmamak daha dorudur.

EVET/HAYIR

10. Baz sorunlarn halledilmesi iin bazen demokratik grup yntemlerinden vazgeilmesi gerekebilir. 11. Bir grup kararna varabilmek iin bazen baz insanlarn duygularn gz ard etmek gerekir. 12. Karara varma toplantlarnda yelerin sonutan tatmin olup olmadklarnn zerinde, varlan kararn en iyisi olup olmadna oranla daha fazla durulur. 13. Bakan ana konuya bir an nce geerse ve katlanlarn neler yapmalarn istediini belirtirse, herkesin toplantya kar olan ilgisi biraz daha artar. 14. yeler arasndaki rekabet olgularn tartmak yerine gzard eden toplantlar daha yararldr. 15. Bakann toplantnn ak zerinde mutlak bir disiplin salad durumlarda, tipik toplantlar kolayca gelitirilebilir.

EVET/HAYIR

EVET/HAYIR

EVET/HAYIR

EVETHAYIR

EVET/HAYIR

EVET/HAYIR

EK-2-TOPLANTIYA KATILIMIN DEERLENDRLMES

Aadaki maddeler daha fazla katlmn salanmas iin gereken ana unsurlardr. Katldnz toplantlar her maddeye uygun olarak deerlendirebilirsiniz: 1. Katlanlar toplantya ait olduklarn ne dereceye kadar hissediyorlar? Katlanlar ait olduklarn hi hissetmiyorlar Pek yakn deiller ama dosta ilikileri var Ortalama bir aidiyet duygusuna sahipler Aidiyet duygusunu fazla tayorlar Aidiyet duygusu ok gl 2. Katlanlar birbirlerini ne kadar dinliyor? Hi dinlemiyor ok az dinliyor Orta derecede dinliyor yi dinliyor saylabilir Kesinlikle dinliyor 3. Toplant ne derece ak ve drst? Hi ak deil Biraz ak saylr Orta derece ak saylr Olduka ak saylr nemli lde ak
108

4.

Olup bitenlere ne derece ilgi gsteriliyor? (ilemlere, iletiime, duygulara) Hi ilgi gsterilmiyor ok az ilgi gsteriliyor Biraz ilgi gsteriliyor Olduka ilgi gsteriliyor ok ilgi gsteriliyor

5.

Grevlere ne denli ilgi gsteriliyor? (rnein teknik iler) Hi ilgi gsterilmiyor ok az ilgi gsteriliyor Biraz ilgi gsteriliyor Olduka ilgi gsteriliyor ok ilgi gsteriliyor

6.

Kararlar nasl alnyor? Karara varlamyor Bir ya da birka kii karara katlyor ounluk oyu ile alnyor Aznlk oyunu katmak iin giriimde bulunuyor Herkes atlyor ve oybirliine varlyor

7.

Liderlik gereksinimleri nasl karlanyor? Karlanmyor, dolanp duruyor Liderlik tek bir kiinin zerinde younlayor Liderlik biraz paylalyor Liderlik fonksiyonlar datlyor Liderlik fonksiyonlar grev ve kiilere en uygun biimde datlyor

8.

Kaynaklardan nasl yararlanlyor? Bir ya da iki katk oluyor Birka kii katkda bulunmaya kalkt ama engellendi Grup kaynaklarndan orta derecede yararlanlyor Grup kaynaklar iyi kullanlyor ve destekleniyor Grup kaynaklar sonuna kadar, en etkili biimde kullanlyor

109

EK-3-TOPLANTIDA SUNU AAMALARI

EK-4-TOPLANTILARI DEERLENDRME
Deerlendirme, ilerlemenin anahtardr. Yalnzca toplantlardaki katlmnz ve liderliinizi deerlendirerek gelecekteki performansta bir ilerleme bekleyebilirsiniz. Bir toplanty sona erdirdikten sonra aadaki sorular cevaplanmaldr: 1. Konularla uratnz m? Liderler: Gndeme uygun olarak grubu ynettiniz mi, ciddi konular karsnda bir tavr gelitirdiniz mi, zm arayna girdiniz mi? Toplanty karar aamasna getirdiniz mi? Grevleri dattnz m? Katlmclar: Frsat ktnda konuup tutumunuzu belirttiniz mi? nerilerinizi kantlarla desteklediniz mi? Gelecek toplantlar iin tavrnz nasl gelitirirsiniz? 2. stediiniz performans gsterdiniz mi? Liderler: Tutarl, iddial ve ayn zamanda tm katlmclara kar adil davrandnz m? Dierlerini konumalar ve fikirlerini ifade etmeleri iin cesaretlendirdiniz mi? Katlmclar: Toplantnn amacna ulamas iin lidere yardmc oldunuz mu? Aktif bir katlmc olarak nasl daha yararl olursunuz? 3. Yeni fikirleri nasl ele aldnz? Liderler: Yeni fikirler ortaya atld m? Siz bunlara ak grllkle olanak tandnz m? Konumacya aklama frsat verdiniz mi? Katlmclar: Konulara yeni bir yaklamla baktnz m? Yeni fikirleriniz olduunda, bunlar sze dktnz m? Gelecek toplantlarda, bu sorunlarn nasl stesinden gelirsiniz?
110

4.

Katlm uygulamaya geirdiniz mi? Liderler: Grubu idare ederken adil miydiniz? Herkese sz hakk verdiinizden emin misiniz? Sorular sorup grev datmn iyi yaptnz m? Katlmclar: Katlmnz deerli klmann yollarn aradnz m? Grevler iin gnll oldunuz mu? Gelecek toplantlar iin deerinizi nasl artrrsnz?

5.

Toplantnn kalitesini ykseltecek davranlarda bulundunuz mu? Liderler: Toplantlarnz bir ncekinden daha iyi yapmak iin belirli uygulamalarda bulundunuz mu? Gelecekteki toplantlarn daha iyi olmas iin hemen atlmas gereken admlar tanmlayabilir misiniz? Katlmclar: Toplantya deer katmak iin katlmnz nasl deitirebilirsiniz? Liderle konuup yardm etmeyi nerdiniz mi? Gelecek toplantnz iin gndemi incelediniz mi?

111

zet
Toplantlar belli bir eylem ve faaliyet iinde olan gruplardan olumaktadr. Sz konusu bu gruplar, ikinci kez bir araya gelen gruplar da olabilir, dzenli olarak toplanan ekipler de olabilir. Katlmclarn gruplar ierisinde nasl davrandklarnn bilinmesi ise u durumlarda kolaylk salayacaktr; bir toplantda gerek anlamda ne olup bittiini anlayabilme, bireyler arasndaki sohbetlerle grup ierisindeki sohbetlerin farkllklarn anlayabilme, atmalarn tahmin edilerek baedilebilmesi, grup davranlarn kontrol edebilme, toplantnn sonularn ya da ktsn gelitirebilmesi olarak ifade edilebilir. Grev amalarn baarma sosyal birliktelii de glendirecek bir unsurdur. Grev amalar hakknda net bir hedefi olamayan gl sosyal amalar da zarar verici olabilmektedir. Btn katlmclarn kendilerini n plana karmaya alt bir toplantnn sonular da phesiz verimli olamayacaktr. Gruplarn kararlar aldklar karar alma toplantlar aldatc dzeylerde olabilmektedir. Bunun gibi toplantlarda toplant yneticilii ayrca bir nem tamaktadr. Toplant lideri, hazrlklarn iyi bir biimde yapmal ve toplant srecini dikkatle tasarlamaldr. Kararlar; karar alma toplantlar ile, oy okluu ile, grup mtabakat ile ve liderin karar almas biiminde gerekletirilmektedir. Katlmclarn toplant ncesi materyalleri okumalar konusunda da zendirici olunmaldr. Fakat materyallerin toplantdan nce herkes tarafndan kesinlikle okunaca konusuna da gvenilmemelidir. Katlmclarn fikir ve hedefleri konusunda toplant ncesinde yaplacak bir konuma, onlarn toplantya hazrlkl gelme olaslklarn da arttracaktr. Katlmclarn fikirlerine gsterilecek olan bir miktar ilgi, olumlu karlk alma ansn da ykseltecektir. Toplantnn amac katlmclar ynetecektir. Bu kiilerin doru kiilerden oluup olumad ve toplantnn nemine olan uygunluklar mutlaka sorgulanmal ayrca toplantya katlacak kiiler geni bir bak as yanstabiliyorlar m, toplantya katlabilecekler mi, toplant asndan nemleri arttka katlma ihtimallerinin azalp azalmad gibi sorular kesinlikle cevaplanmaldr. Tekrarlanan toplantlarn kronik sorunlarndan biri de davetli listesinin genilemesidir. Bir lider, haftalk toplantsna bir kere katlm birinin artk her toplantya davet edilmesi gerektiini dnmekte ve yanlgya dmektedir. Gerekte motivasyonu yksek, baarl yneticiler ya da elemanlar katklarnn olabilecei toplantlara davet edilmeyi nemserler. Yaplmas gereksiz bulunan tm toplantlarn iptal edilmesi her zaman mmkn olmayabilmektedir. ki toplantnn birletirilmesi ya da haftalk bir toplantnn yaplmasndan kanmak bile durumu dzeltebilmektedir. Toplant nerisi geldiinde, yaplmasnn gerekten gerekli olup olmad sorulmaldr. ou zaman, toplant dzenlemek, zellikle zme ulamak iin kiileri biraraya getirmeyi gerektirmiyorsa, harekete gemekten kanmann bir yoludur olarak grlmektedir. Toplantlarda toplant asistan grevini genellikle ynetici asistanlar stlenir. Toplant asistanlarnn gerekletirdikleri pek ok grev ve stlendikleri sorumluluklar toplantlarn baar ya da baarszlkla sonulanmasna yol amaktadr. Toplantnn amacna ve trne gre toplant iin gerekli olan her trl aracn getirilmesi gerekmekte ve bunun iin uzman kiiler arlacak ise, onlara hazrlanmalarna yetecek kadar bir zaman verilmesi gerekmektedir. Toplantyla ilgili hazrlklar yapmak; toplant ncesinde, toplant srasnda ve toplant sonrasnda asistann grevidir.

112

Kendimizi Snayalm
1. Aadakilerden hangisi katlmclarn gruplar ierisinde nasl davrandklarnn bilinmesi durumuna kolaylk salayan etmenlerden biri deildir? a. Toplantlarda ne olup bittiini anlayabilme b. Toplantlarn sonularn gelitirebilme c. Bireyleraras sohbet ile gruplar aras sohbetin farkllklarn anlayabilme d. atmalarn tevik edilmesi e. Grup avranlarn kontrol edebilme 2. Grubun belli bir gelitirmesini salayan aadakilerden hangisidir? a. Sosyal amalar b. Grevle ilgili amalar c. Grupla ilgili amalar d. Bireysel amalar e. Fonksiyonel amalar 3. Toplantnn amacn, hedeflerini, kstlarn ve yetki kapsamn akla kavuturan rol aadakilerden hangisinde doru olarak verilmitir? a. Kolaylatrc b. Katkc c. Yazman d. Lider e. Uzman 4. Aadakilerden hangisi oy okluu ile karar almann stnlkleri arasndadr? a. Ksa bir srede karar alnmasn salanmas b. Oylanan sorun konusunda herkesin gz nnde tutum almann zorluu c. Kazanma ya da kaybetme gibi sfatlarn taklmas d. Alnan her kararn benimsenmeyebilecei e. Kaybeden tarafn grlerini getiremedikleri hissiyatna kaplmalar dile kimlik grup duygusu amac 5. Aadakilerden hangisi toplantya hazrlanmak iin uygulanmas gereken kurallar arasnda yer almaz? a. Gndemin fotokopisinin alnmas b. Neyin uygulanabileceine karar verilmesi c. Toplantlarn tekrar edilmesi d. Tutum belirlenmesi e. Kant oluturulmas 6. Aadakilerden hangisi toplantlar sonucunda bir karara kolayca ulalmad zaman gz nnde bulundurulacak neriler arasnda yer almaz? a. Tartmann bir gereklilik olduunun kabul edilmesi b. Gr farkllklarnn saptanmas c. Tartmaya nerme ile balanmas d. Amalarn anlalmas e. Benzer grlerin ortaya atlmas 7. Aadakilerden hangisi katlmclarn katlm dzeylerini artrma nerileri arasnda yer alr? a. Fikir ayrl yaratmamak b. Toplant lideriyle konumak c. Kesin konumalardan kanmak d. Dncelerin kantlarla sunulmas e. Ak fikirli olmak 8. Aadakilerden hangisi toplant asistannn toplantdan nceki grevleri arasnda yer almaz? a. Yneticiye danarak bir gndem hazrlamak b. Ynetici ile grerek amaca uygun bir toplant mekan ayarlamak c. Tartlacak konu hakknda gerekli olan belgeleri temin etmek d. Toplant yapmak salonuyla ilgili dzenlemeleri

e. Katlmclarn listesini salamak

113

9. Aadakilerden hangisi genel olarak ksa toplantlarn yaplmas iin uygun grlen zaman dilimi arasndadr? a. 08:00-10:00 b. 11:00-12:00 c. 14:00-15:00 d. 16:00-17:00 e. 17:00-18:00 10. Aadakilerden hangisi grev davranlar arasnda yer almaz? a. Harekete geme b. Grup hissini ifade etme c. Bilgi verme d. zetleme e. Tehis koyma

Sra Sizde Yant Anahtar Sra Sizde 1

Aadaki gibi yorumlar uzlamann gerek bir uzlama olup olmadnn ipularn verebilir: Seenek A konusunda birtakm ihtiyat kaytlarm varsa da, yaplacak en iyi eyin bu olduunu dnyorum Seenek A ilk tercihim deilse de, herkesin ihtiyalarna yant verdiine inanyorum. Seenek Ann btn ltlerimizi yzde yz karlamadn dnyorsam da, bu seenei hayata geirmek iin elimden gelen hereyi yapmaya hazrm.

Sra Sizde 2
Toplantnn ieriini kayda geirmek, ok byk nem tamaktadr. Yazl bir kantn yokluu, konularn sadece szde kalmasn salar; bu da gvenili bir yntem saylamaz. Tutanak ksa ve z olmal ve hemen toplantdan sonra yazya geirilmelidir. Ayrca katlmclar tevik edici bir nitelik tamaldr. Bu yzden rapor ne kadar ak ve net olursa, katlmclarn varlan kararlar ve grevleri hakknda bilgi sahibi olmas o kadar kolay olur. Bylece, zerinde anlalan konularn hayata geirilmesi sreci de hzlanacaktr.

Kendimizi Snayalm Yant Anahtar

1. d Yantnz yanl ise Giri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 2. a Yantnz yanl ise Giri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 3. d Yantnz yanl ise Grup Kararlar balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 4. a Yantnz yanl ise Grup Kararlar balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 5. c Yantnz yanl ise Katlmclar balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 6. e Yantnz yanl ise Katlmclar balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 7. b Yantnz yanl ise Katlmclar balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 8. d Yantnz yanl ise Toplant Asistan balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 9. c Yantnz yanl ise Toplant Asistan balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 10. b Yantnz yanl ise Giri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.

Sra Sizde 3
Toplantnn tr, yeri, gn, tarihi yazlm m ? Toplantnn varsa ad ve katlmclarn says belirtilmi mi? Katlmclar listesi tam m? Bakann ve yazmann imzas var m? Ele alnan konular doru olarak yazlm m? Tutanak herhangi bir pheye yol amayacak kadar ak m? Kararlar ve dilekler tam ve olduu gibi kaydedilmi mi? Karar uygulamak iin bir sre ve tarih belirlenmi mi?

114

Yararlanlan Kaynaklar
Barker, A. (1999). Daha iyi nasl Toplant Dzenleme, stanbul: Tima Yaynlar. Bapnar, N.. ve Keskin, N. (2011). Toplant Ynetimi, Ankara: Nobel Yayn. Carnegie, D.B. (1905). The Art of Public Speaking, e-book; www.gutenberg.org, www.feedbooks.com. evik, H.H. (2004). Emniyet Tekilatnda Zaman ve Toplant Ynetimi, Polis Bilimleri Dergisi, Cilt: 6 (3-4). Kardam, A. (ev.) (2006). Toplant Ynetimi, Harward Business School Press, stanbul: Optimist Yaynlar. Keenan, K. (1997). Toplant Ynetimi, stanbul: Remzi Kitabevi. Linkemer, B. (1993). Verimli Toplant Nasl Yaplr? stanbul: Rota Yayn Tantm. Sherman, D. (1999). Kusursuz stanbul: Altn Kitaplar Yaynevi. Thomsett, M.C. (1997). Toplant stanbul: Epsilon Yaynclk. Toplant, Sanat,

Tutar, H., Bapnar N.. ve Altnz, M. (2004). Sekreterlik El Kitab, Ankara: Sekin Yaynclk

115

5
Amalarmz
Sunu Etkili Sunu Hedef Kitle Konumac Mesaj

Bu niteyi tamamladktan sonra; Sunu yapma nedenlerini belirleyebilecek, Etkili sunularn zelliklerini ifade edebilecek, Sunularn bileenlerini tanmlayabilecek, Hedef kitlenin zmlemesini yapabilecek, Sunu kaygs ile baa kmann yollarn ifade edebilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz.

Anahtar Kavramlar
Kanal Dinleyici Geribildirim Sunu Kaygs Etkililik, Verimlilik, ekicilik

indekiler
Giri Sunu Yapma Nedenleri Etkili Sunularn zellikleri Sunuun Bileenleri Sunu Hazrl ve nemi Hedef Kitle zmlemesi Sunu Kaygs ve Kaygyla Baa kma

116

Etkili Sunular ve zellikleri: Hazrlk Aamas

GR
Gnlk yaantmzda, sabah uyandmz andan gece uykuya dalana kadar aslnda birok kez sunu yaparz. Sunu kavram hayatmzn bu kadar iindedir. nk sunu, kendimizi, dncelerimizi ve duygularmz nasl ifade ettiimizle ilgilidir. Kendimizi, etrafmzdakilere deiik konularda bilgi verirken, sorulan bir soruyu cevaplarken veya dierlerini bir konuda ikna etmeye alrken farkl ekillerde ifade ederiz. Bu sunularn bazlar etkili olurken, bazlar da istediimiz etkiyi yapmayabilir. Hayatn kendisinin bir sunu olduu gereinden yola karsak, hayatta da ok nemsediimiz veya daha az nemsediimiz sunularn olduunu syleyebiliriz. rnein, einize veya aile bireylerinizden birine kahvaltda o gn i yerinizde yaplacak bir toplantnn konusunu ve nemini anlatrken ya da arkadanz telefonda neden o akam birlikte dar kmanz gerektiine ikna etmeye alrken aslnda ok da hazrlk yapmak zorunda hissetmeyebilirsiniz. Bu konumay neden yapyorsunuz? Sze nasl balamalsnz? Konumanzdaki nemli noktalar nelerdir? Nasl devam edeceksiniz ve nasl bitireceksiniz? Bu sorulara ok fazla zaman ayrmak istemeyebilirsiniz. te yandan, i yerindeki bir toplantda stlerinize yapacanz bir sunu iin ya da evlenmek istediiniz insana evlenme teklifi yapmak iin daha fazla hazrlk ihtiyac hissedebilirsiniz. nk bu tr sunularda bir hedefiniz vardr ve o hedefe ulatnzdan emin olmak istersiniz. Bu durumda, yukarda sorduumuz sorularn her biri daha fazla nem kazanacaktr. Konumanz veya sunuunuz hakknda daha fazla dnmek, baka bir deyile sunuunuzu planlamak zorunda hissedersiniz. uras da bir gerektir ki, paylaacamz dnceler ve duygular konusunda hazrlanarak, plan yaparak yaptmz sunularda daha baarl olma ansmz arttrmaktayz.

SUNU YAPMA NEDENLER

ou zaman sunu yaparken, neden bu sunuu yaptmz veya karmzdakilerin bu sunutan neler kazanacan ayrntlaryla dnmeyiz. Dierleri ile bir eyler paylamamz gerekiyorsa, bu o an iin yaplmas gereken bir eydir ve yaplr. rnein, yeni rendiimiz bir haberi, gelimeyi veya bilgiyi, arkadalarmzla, hatta stlerimizle eitli ekillerde paylamak isteyebiliriz. Bunun iin, mmknse hemen odalarna gidip yz yze konumay tercih edebilir veya duruma gre e-posta, anlk ileti, telefon vb. yntemleri kullanabiliriz. Eer bu karar kendimiz veriyorsak, sahip olduumuz zamana, paylaacamz bilgilerin niteliine, miktarna, gizliliine, o andaki imkanlarmza ve daha bir ok nedene dayanarak paylam yntemlerinden birini tercih ederiz. Ancak bazen, bu tr bilgileri ve gelimeleri nasl paylaacamza kendimiz deil, bakalar karar verir. Yine yukarda saydmz nedenlerden veya stlerinizin talepleri dorultusunda, bu bilgileri sunu yoluyla paylamamz gerekebilir. imdi, aadaki rneklere bir gz atalm: rnek 1: Ahmet, sabah kahvaltsn yaparken, televizyondan izledii sabah haberlerinde, ok uzun sredir arkadalar ile zerinde paylap, tarttklar bir konuda gelimeler olduunu, konu ile ilgili kanun maddesinin resmi gazetede yaynlanarak yrrle girdiini renir. Hemen bu bilgiyi arkadalar ile paylamak ister. nce telefonla arayp onlar durumdan haberdar etmeyi dnr. Daha sonra bunun zaman alacan, bunun yerine hepsine telefondan mesaj atabileceini dnr. Daha sonra bundan da vazgeer ve i yerinde yz yze sylemeye karar verir. En sonunda daha fazla sabredemeyeceini
117

anlayarak, mobil telefonundan bir sosyal paylam ana balanarak, arkadalarna haberi buradan verir. Bu yntem daha hzldr. rnek 2: Ayn haberi, Ahmetin i yerindeki insan kaynaklar mdr de izlemitir. O da bu yeni dzenlemenin ne kadar nemli olduunu ve alanlarnn bu gelimelerden haberdar olmas gerektiini dnmektedir. alanlar bu dzenlemeden mmkn olduunca abuk haberdar edilirse, iler aksamayacak ve yeni dzenleme hemen uygulanmaya balayacaktr. Bunun nasl olabileceini dnrken, Ahmeti aramaya karar verir. Ahmeti arar ve hafta sonuna kadar, ilgili personelin yeni dzenlemeler konusunda bilgilendirilecei bir sunu hazrlamasn ve sunuu da bizzat Ahmetin yapmasn rica eder. Aslnda her iki durumda da, Ahmet, birilerine bir eyler aktaracak, onlarla bir takm gelimeleri paylaacaktr. Birinci durumda, yani Ahmetin kendi yakn evresini bilgilendirecei durumda yaplacak hazrlklar ve paylam yntemi ile, ikinci durumdaki hazrlk ve yntem arasnda belirgin farklar olaca kesindir. Ahmetin sunu yolu ile aktaraca bilgilerin amac farkllam ve paylamn, dolays ile Ahmetin sorumluluu artmtr. rneklerde de grdnz gibi, bilgilerimizi, dnce ve duygularmz bazen hazrln yaptmz sunu yolu ile bazen de daha farkl yntemlerle paylarz. Bu tercih hakk bazen bizde, bazen de bizim dmzdaki kaynaklarda olabilir. Durum ne olursa olsun, sunu yolu ile paylamak, dier gnlk paylamlarmzdan daha fazla bir hazrlk, plan ve sorumluluk bilinci gerektirmektedir.

Sunular, kiinin kendisinin tercih ettii bir paylam yntemi olabilecei gibi, kendisine verilen bir grev de olabilir. te yandan, bazen sunular kiilerin ilerinin bir gerei olarak ok sk yapt rutin iler de olabilir. i gerei bu ekilde rutin sunular yapan kimseler, sunular konusunda deneyimlidir ve sunu onlarn gnlk etkinlikleri arasnda yer alr. Ancak, sunu konusunda fazla deneyimimiz yoksa, biraz heyecan ve hatta korku hissetmemiz kanlmazdr. Bu heyecan ve korku duygusu, aslnda son derece doaldr. Bu nitede ve izleyen nitelerde, sunu konusundaki heyecan ve korkularnz en aza indirecek ve belki de sonlandracak bilgileri bulacaksnz. Hangi nedenle olursa olsun, sahip olduumuz bilgileri, deneyimleri ve duygular sunu yolu ile paylamaya karar verdiimizde, baz sorularn cevaplarn aramamz gerekecektir. Bu sorular ve benzerleri, yapacamz sunuu planlamamzda ve daha etkili sunular yapmamzda bize yol gstereceklerdir: Bu sunuu neden yapyorum? Bu sunuun sonunda katlmclardan ne bekliyorum? Bu bilgiyi paylamann, sunu yapmaktan daha iyi (etkili) bir yolu var m? Sunu yapacam konuda gereken tm bilgiye sahip miyim? Bu sunu iin yeterli zaman ve olanaklarm var m?

Bu tr sorular sormaya baladmzda, sradan bir sunutan ok, daha planl ve amal sunular yapmaya altmz anlalr. Bu sorularn cevaplar bizim iin ne kadar aksa, sunuumuzu planlamamz o kadar kolay olacaktr. Bu noktada, ilk sorunun cevab, ilerleyen blmlerde de greceimiz gibi, sunuumuzun genel amacn oluturacaktr. Sunular, birok nedenle yaplabilir. imdi bu nedenleri yakndan inceleyelim. Sunular genellikle; Dierleri ile paylaacak haber, duygu veya dnceleriniz olduunda, Bir grup insan, sahip olduunuz bilgilerle ilgilendiinde veya syleyeceklerinizi duymak istediinde,

118

Bir grup insann, belirli bir seim yapmalarn, dncelerini belirli bir ynde deitirmelerini, bir takm davranlar tercih etmelerini salamak istediinizde, Belirli bir saydaki insana, bir takm becerileri veya bilgileri belirli bir zamanda retmeniz gerektiinde, nsanlar biraraya getirerek, ortak bir kar salamak, sinerji oluturmak veya aidiyet duygusunu gelitirmek istediinizde, Yeterli zaman, enerji ve kararllnz olduunda, Paylamay, sunu yapmay sevdiinizde yaplmaktadr.

Yukarda sralanan nedenler, etkili bir sunu hazrlamak iin iyi birer balang gerekesi olabilir. te yandan, baz durumlarda sunu yapmak en iyi seenek olmayabilir. rnein; Her Pazartesi sunu yapld iin, sunu yapmak zorunda hissetmeniz, Katlmclarn, paylatnz bilgi, beceri veya tutumlara zaten sahip olmalar ve kazanacaklar yeni bir ey olmamas, Katlmclarn paylaacaklarnza ynelik ilgisi veya ihtiyac olmamas, Katlmclarn sunuunuzda neden bulunduklar konusunda bir fikri olmamas ve sizin bu sunuu neden yaptnz konusunda emin olmamanz, Sunua ynelik belirli bir takm amalarnzn olmamas, Katlmclarn, sunuunuzda bulunmaktan daha iyi eyler yapabileceklerini dnmesi, Sunu yapmak konusunda isteksiz olmanz ve ekincelerinizin olmas durumunda, sunu yapmak, duygu ve dncelerimizi paylamak iin etkili bir yntem olmayabilir.

Sunularn nedenlerinden bahsettiimizde, aslnda ne tr sunular yapldndan bahsetmekteyiz. Dier insanlarla birarada yaadmz srece, farkl birok konuda ve ekilde sunular yapp paylamak zorunda kalabiliriz. te yandan, i hayatnda sunular genellikle daha zel bir takm nedenlerle yaplr. Bu nedenler; mal veya hizmetlerin satn salama, alanlar veya mterileri bilgilendirme, alanlarn motivasyonunu arttrma, yeni personelin oryantasyonu, alanlarla biraraya gelme, grme, ynetime durum raporu sunma, imaj ve kurum kimlii oluturma ve alanlar eitme, yetitirme olarak sralanabilir. Baz kaynaklar sunular mesleki veya mesleki olmayan sunular olarak snflandrrken, bazlar da aklayc veya ikna edici olarak snflandrmaktadr. En geni anlamyla sunular aadaki nedenlerle yaplr: Bilgilendirmek kna etmek, etkilemek Eitmek, yetitirmek Mteri edinmek, sat yapmak Elendirmek

imdi, etkili sunularn yaplarn ve zelliklerini biraz daha yakndan inceleyelim.

ETKL SUNULARIN ZELLKLER

Etkili bir sunuun yaps ve zellikleri, beendiiniz ve etkili olduunu dndnz bir kitabn veya filmin zellikleri ve yaps ile ok benzerdir. ncelikle, okuyucular ve izleyiciler gibi, sunuun katlmclar da paylalacak konuya ynelik merak tamaldr. Beendiiniz filmin senaryosunda veya kitabn kurgusunda olduu gibi, sunuun da kurgusu ve senaryosu salam, mantkl, etkileyici olmaldr.

119

Nasl ki kitabn veya filmin iinde kaybolmak istemezsek, sunu srasnda da kaybolmak istemeyiz. Bu yzden, paylalan konular mantkl bir yap ve dzen iinde olmaldr. Seilen szckler, mmkn olan en ak ve anlalr biimde paylalmaldr. Nasl ki bir kitabn grn, sayfa dzeni veya bir filmin grnt ve ses kalitesi bizim iin nemlidir, katlmcnn sunu hakkndaki izlenimi de o kadar nemlidir. Sunuta kullanlan grseller, metin ve ses geleri, katlmcnn rahata grebilecei ve anlayabilecei zellikler tamaldr. Bir filmde veya kitapta olduu gibi, bir sunuun da baars iin en nemli faktr o sunua katlanlarn tepkileri ve tutumlardr. nsanlar beenmedikleri, ihtiya duymadklar, ilgin bulmadklar bir kitab okumaya veya filmi izlemeye nasl zorlayamazsak, ayn ekilde gereksiz bulduklar, amacn anlamadklar ve ilgin bulmadklar bir sunua batan sona katlmalarn da bekleyip, onlar katlmaya zorlayamayz. Sunu boyunca, katlmclarn tutumlar, tepkileri ve ihtiyalar ok nemlidir ve gz ard edilmemelidir. zetle, karmzda istekli ve merakl, tepki veren bir katlmc kitle olmadan, etkili bir sunutan bahsetmek mmkn deildir. Peki, batan sona etkili bir sunu iin her zaman ie yarayan bir reete veya zm olabilir mi? Konumac, her zaman batan sona hereyin kontroln salayp, dinleyicilerin her birini memnun edebilir mi? Aslnda bu sorunun cevab hayrdr. Ancak, iyi bir sunu hazrl ve plan yapldnda, katlmclarn ounluunun sunutan memnun ayrlmas salanabilir. Sunularda her zaman mkemmeli yakalamak veya aramak doru deildir. O halde, sunularmz iin neyi hedeflemeliyiz? Hedefimiz, sunula paylamak istediimiz mesaj en ak ve yaln ekilde katlmclara aktarp, ilgilerini srekli canl tutmak ve gerektii yerlerde onlar sunuun iine katmak olmaldr. Sunua katlm, katlmclarn paylalan konu hakknda dnmelerini, tepki vermelerini ve eitli yorumlar ve karlatrmalar yapmalarn gerektirir. Katlm ayrca, tartmay, sorular sormay ve bireylerin fikirlerini paylamalarn da gerektirir.

Etkili bir sunu, genel olarak katlmclarn, o gn sunutan gerek mesleki gerekse bireysel yaamlar iin bir eyler kazandklarn dnmelerini salamaldr. Sunuun etkili olduunu dnen bir katlmc, bu paylam sonucu edindii bilgilerle bireysel olarak gerek yaamda ne yapacan, nasl kullanacan bilir ve ataca bir sonraki adm iin kafasnda ok fazla soru iareti kalmamtr. Sunuu hazrlayan kimse olarak bunlar salamann yolunun, ncelikle katlmclar hakknda bilgi sahibi olmaktan getiini bilmeliyiz. Sunular etkili yapan birok zellik bulunmaktadr. Sunularn etkililiinden bahsederken; konumac ve dinleyicilerdeki bireysel farkllklar, sunua olan ihtiyac, sunuun balamn, vb. deikenleri gz nnde bulundurmamz gerekmektedir. Ancak yine de, dinleyici kitlerlerinin beendii ve etkili bulduu sunularn bir takm ortak zellikleri olduunu sylemek mmkndr. Bu ortak zellikleri, kendi sunularmzda ie kotuumuzda, sunuumuzun daha baarl olma ansn arttrabiliriz. Etkili sunularn zellikleri aadaki gibi sralanabilir: Sunuun, belirli bir amaca hizmet etmesi, bu amac herkesin anlamas Konumacnn konusunda bilgili olmas ve bu bilgileri karya aktarabilmesi Konumacnn yeterince hazrlk yapmas ve bu hazrl dinleyicilerin takdir etmesi Etkili bir giri yaplmas ve konunun neminin vurgulanabilmesi Herkesin anlayabilecei bir dil kullanlmas, mesleki jargon ve teknik kavramlardan kanlmas Konumacnn ses tonunu, beden dilini ve hzn iyi ayarlamas (etkili iletiim) Dinleyicilerle gz temas kurulmas ve sunutan kopmalarnn nlenmesi Konumacnn heyecann kontrol edebilmesi ve heyecann sunuu engellememesi Farkl etkinliklerin kullanlmas ve herkesin bu etkinliklere katlmnn salanmas
120

Konumacnn konu ile gerek yaam arasnda kpr kurmas, dinleyicilerin bunu anlayabilmesi Sunuun farkl ortamlarla desteklenmesi, kullanlan materyallerin dikkat datmamas Sunu srasnda ve sonunda gelen sorularn cevaplanabilmesi Sunu srasnda olabilecek aksaklklarn profesyonelce giderilebilmesi Sunuun aklda kalc bir final ile bitirilmesi, temel noktalarn yinelenmesi Sunuun belirtilen zamanda balamas ve bitmesi

Yukardakiler ve bunlara benzer bir takm zellikler, sunularmz baarl klan, insanlarn katldklar sunularda bilgilenmelerini, ikna olmalarn veya elenmelerini salayan zelliklerdir. Kendi sunularmzn da bu zellikleri tamasna zen gstererek etkili, verimli ve ekici sunular dzenleyebiliriz. Sunularn etkili olabilmesi, bata belirlenen amalara ulalp ulalmad ile ilgilidir. rnein, sunuu yapmaktaki amacmz insanlar yeni kurallar konusunda bilgilendirmek ise, artk sunu sonunda herkesin bu yeni kurallardan haberdar olmas beklenir. Sunu ancak o zaman etkilidir. nsanlar, sunuumuzdan sonra hala bu kurallardan habersiz ise, sunuumuzun ok da etkili olduunu syleyemeyiz. Sunuun verimlilii, sunu iin harcanan tm emek, aba, zaman ve parann boa gitmemesi, sonuta bir deer retilmesi ile ilgilidir. Sunuumuzla ulaacamz sonular, harcanan zamana, emee ve paraya demelidir. Ancak bu durumda verimli bir etkinlik gerekletirdiimizi syleyebiliriz. Herhangi bir kurumda, sadece birka kiiyi ilgilendiren bir bilgilendirme toplants iin, tm personelin leden sonra bir salona toplanmak zorunda brakldn dnelim. Yaplan sunuta, yeni bir takm gelimeler herkesle paylalm olsun. Byle bir sunuta, olayla ilgisi olmayan alanlarn ou, niye orda toplandklarn, bu yeni gelimelerin ne anlama geldiini veya nemini kavrayamayacaktr. Bu durumda, leden sonra sunu iin harcanan onca zaman ve emek boa gitmitir. Oysa bunun yerine, sadece ilgili personel ile kk bir toplant yaplabilir, hatta bu kiiler teknolojinin olanaklarndan yararlanlarak da bilgilendirilebilirlerdi.

Sunularn ekicilii, en az etkili ve verimli olmalar kadar nemlidir. ekicilik, adndan da anlalaca gibi, dinleyicilerin sunuumuza ne kadar istekle katldklar, konuyu ne kadar sevdikleri, unu ortamnda geirdikleri zaman sresince ne kadar mutlu olduklar ile ilgilidir. nsanlar, ancak kendilerini rahat hissettikleri ortamlarda beklenen katlm gsterirler. Kendilerine deer verildiini, grlerinin nemsendiini hissettikleri ortamlarda onlar da paylar, sorunlara ortak zmler gelitirmeye alrlar. Byle ortamlarda, bunu salayan konumacya daha ok sayg duyarak, ilgilerini konuya daha fazla verirler. Dinleyiciler, zellikle de yetikinler, bu tr ortamlar katldklar her sunuta arayacaklardr. te bu anlamda sunularmzn dinleyeciler iin ekicilii, bizim iin ve sunuumuzun etkili olabilmesi iin hayati nem tamaktadr.

Etkili Sunularn Yararlar

nsanlar, belirli nedenlerle sunulara katlrlar. Bu nedenler arasnda iki tanesi daha sk gzleyebileceimiz nedenlerdir. Birin neden, insanlarn kendilerinin, bireysel veya mesleki geliimlerine ynelik ihtiyalarn karlama istekleridir. Bu tr durumlarda kiiler daha ok isel olarak gdlenmilerdir ve bu gd, onlarn sunua daha etkin bir ekilde katlm salamas asndan son derece nemlidir. Kendi isteiniz ile katldnz bir sunuu, eitimi veya etkinlii hatrlayn. Bu tr bir etkinlikte daha etkin bir dinleyici olduunuzu, dikkatinizi ok daha iyi toparladnz ve paylalanlar daha iyi kavradnz hatrlayacaksnz. kinci neden ise, insanlarn kendileri dndaki faktrlerin etkisi sonucunda sunulara katlmak zorunda kald bir takm durumlardr. Bu tr zorlayc d faktrler; stler ve talepleri, uyulmas zorunlu olan grev tanmlar, kurumun rutin toplant alkanlklar ve benzeri durumlar olabilir. Bu tr durumlarda kiilerin dal gdlendikleri ve etkin katlm salamakta zorlanabilecekleri ifade edilir. Aslnda, sunularn iyi yaplandrlmas ve etkili olmas ihtiyac da tam bu noktada daha nemlidir. nk, bu tr dsal faktrlerle gdlenmi katlmclarn ounlukta olduu bir sunuta, plan ve program hayati nem
121

kazanacaktr. Rastgele ve plansz bir sunu, zaten fazla gdlenmemi bu tr bir kitleyi ok fazla cezbetmeyecektir. Bu tr katldnz sunularda nasl isteksiz olduunuzu, dikkatinizi toparlayamadnz, anlatlanlarla kendi yaantlarnz arasnda iliki kurmakta zorlandnz hatrlayacaksnz.

En son katldnz bir sunuu, eitimi veya benzer bir etkinlii dnn. O etkinlikte hangi nedenle bulunduunuzu, yukarda paylalanlar dorultusunda neler hissettiinizi bir dnn. ster isel isterse dsal gdlenmi olsunlar, insanlar sunulara bir ekilde katlrlar ve aadaki konularda beklentileri vardr: Para kazanabilmek veya daha fazla tasarruf edebilmek Zaman kazanabilmek veya daha az aba harcayabilmek Daha rahat olabilmek Daha salkl yaayabilmek Daha sorunsuz yaayabilmek Daha popler veya tannr olabilmek Kar cinsi daha fazla etkileyebilmek Frsatlar deerlendirebilmek Ailesini veya iini koruyabilmek Daha stil sahibi olabilmek htiyalarn tatmin etmek Dieri gibi olabilmek Daha gzel eylere ulaabilmek yi fikirler edinebilmek Uzman bak as kazanabilmek Alannda tek olabilmek nvan veya hretlerini koruyabilmek Kontrol ele alabilmek Gven salayabilmek dl veya takdir alabilmek Sahip olduklarn elinde tutabilmek Mutluluklarn arttrabilmek Meraklarn giderebilmek Uygun seimler yapabilmek Uzmanlklarn onaylayabilmek, dorulayabilmek Sorunlarn zebilmek Elenebilmek Farkl bir bak as yakalayabilmek Kararlarn dorulayabilmek Yeni pazarlara alabilmek Eletirilerden kanabilmek Sorunlardan kanabilmek

Bazlar eer paylaacaklarnz bunlardan birini yapmyorsa, paylamayn der. Biz bu kadar kat yaklamasak da, sunularmzn baarl veya etkili olabilmesi, yukardakilere benzer yararlar salayabilmeleri ile yakndan ilgilidir diyebiliriz. Baka bir deyile, sunularmz bir amaca hizmet etmeli, ve sonunda da o amaca ulamaldr. Aada iki sunu rnei verilmitir. Bu rnekleri dikkatlice inceleyelim. Sunu 1: Sunu, nemli bir otomobil fuarnda her yarm saatte bir, standn etrafna toplanan potansiyel alclardan oluan kk gruplara, firmann uzman bir teknik personeli tarafndan veriliyor. Sunu srasnda anlatlan araba bir bir platformun zerinde, yannda da gzel bir bayan olduu halde yavaa dnyor. Etrafta, izleyicilerin hemen ulaabilecekleri, renkli, gsterili tantm brorleri var. Stand zerinde ayrca birok sat sorumlusu ve otomobilin farkl yollarda performansn sergileyen bir tantm vidyosununu gsteren byk bir ekran bulunuyor. Brorler, vidyoda gsterilen grntlerle ilgili yeterince ak ve anlalr bilgiye sahip. Sunucu, dier tarafta bir perdeye projeksiyon cihaz yardmyla sunuundaki metinleri yanstarak sunu yapyor. Aslnda yapt, yanstt her bir ekran yava bir ses
122

tonu ile okumak. Sunu ekranlar, brorlerde anlatlan belirli ayrntlarn tekrar eklinde hazrlanm teknik bilgileri ieriyor. Aslnda kendisi teknik anlamda ok baarl birisi, ancak etkili bir sunucu deil. Sunu yaklak 5 dakika sryor ve bittiinde, izleyicilerin arasna kararak olas sorular cevaplyor. Kendisine bu sunuun neden yapld sorulduunda dier standlarda herkesin sunu yaptn, dolaysyla kendisinin de sunu yapmak zorunda olduunu sylyor. Sunu 2: Sunu, bir niversitenin uluslararas renci deiim programlar sorumlusu tarafndan, kampsteki ilgili fakltelerin dekanlarna, program sorumlularna ve dier ilgili birim sorumlularna yaplyor. Deiim programnda baz deiiklikler yapld ve bir sonraki dnemde ilgili birimlerin herhangi bir aksama olmadan veya sorun yaamadan bu deiiklikleri gz nnde bulundurarak renci deiim hareketlerini tamamlamas gerekiyor. nk niversite ynetimi iin bu nemli ve prestijli bir konu. Faklte ynetimleri ve birim sorumlular ayrca, programn bugne dek nasl yrd, baars, aksayan ynleri hakknda kesin bilgilere sahip deil. Bu nedenle sunuu gerekletirecek olan sorumlu aadakileri gerekletirmek istiyor: ncelikle, deiim programn genel hatlar ile tantmak, ortak anlay oluturmak, Programn niversite ve dier niversiteler asndan nemini vurgulamak, Mevcut durumu ve bugne dein yaplanlar aktarmak, Yeni deiiklikleri ve bunlar ile ilgili yaplmas gerekenleri paylamak, Birim sorumlularndan gelecek sorular yantlamak.

Kendisine neden bu sunuu yapt sorulduunda, sunuunda aadaki amalar gerekletirmeyi planladn sylyor: Katlmclarn programn nemini kavramasn salamak, Yeni deiikliklere gre yaplmas gerekenleri planlamalarna yardmc olmak, Daha fazla rencinin deiim programlarndan yararlanmasn salamak.

Deiim program sorumlusu sadece bu amalar belirlemekle kalmayp, ayrca, sunuundan nce, fakltelere ve birimlere e-posta gndererek sunuunda hangi konulara arlk vermesi gerektii konusunda gr ve neriler alyor. Sunuunu ve ieriini de bu nerilere ve isteklere gre ayarlamaya alyor.

Sizce, yukardaki iki sunutan hangisinin daha etkili veya baarl olma ans var? Neden? rneklerde de incelediiniz gibi, baz sunular dierlerine gre daha planldr ve belirli bir amaca ynelik yaplr. Sunular etkili klan, belirli amalarnn olmas, sunuun bu ama erevesinde planlanmas ve yaplandrlmas, hedef kitlenin iyi tannmas ve ihtiyalarnn bilinmesi gibi zelliklerdir.

Sunu Senaryosu
Yukarda, sunularn da bir film gibi senaryosu olabileceini ifade etmitik. Senaryo, grnt ve sese dnecek olan duygu veya dncelerin yazyla ifade edilmesi srecidir. Baka bir deyile senaryo, paylalacak duygu ve dncelerin yerine ulaabilmesi iin yrtlen bir hazrlk, planlama aamasdr. zlediimiz film veya dizilerin senaryo dediimiz ksa yklerine bir gz atarsak, ekranlara veya perdeye dtklerinde nasl grnecekleri, bize hangi srada neyi nasl aktaracaklar ve sonuta hangi mesaj nasl verecekleri konusunda bir fikir sahibi olabiliriz. te, yapacamz sunuun da bu ekilde ksa bir yksn hazrlamak veya dnmek, sunuun planlamasnda olduka yararl olacaktr. Diyelim ki eiticilerin eitimi konulu bir sunu yapacaz. Bu sunua ynelik bir senaryo oluturmaya alalm. Aslnda senaryo olutururken yapacamz ey, sunuun nasl balayacana, nasl gelieceine
123

ve nasl sona ereceine karar vermek ve bu dncelerimizi yazya dkmektir. Buna, sunuun ksa yks diyebiliriz. Aadaki ksa sunu yksne bir gz atalm. Sunu, imdiye kadar ne tr eitim etkinliklerine katldnz? sorusu ile balayacak. zleyicilerden bu soruya ynelik tepkiler alnacak. Daha sonra, farkl eitim durumlarndan rnekler paylalacak. Bir takm kurumlarda deiik amalarla yaplan eitim etkinlilerinden rnekler verilecek. Bunun iin farkl vidyolar izlenecek. Bu rneklerde, eiticileri baarl klan ve eitimleri etkili yapan konular paylalacak. Daha sonra, baarl eiticilerin sahip olmas gereken yeterlikler zerinde durulacak. Bunlar srasyla, alan bilgisi, genel kltr ve iletiim becerileri olarak ifade edilecek. Daha sonra, retim tasarm, yntemler, ortamlar ve lme ve deerlendirme konular zerinde durulacak. Her biri ayrntlar ile paylalacak. Bu ayrntlar, grsel malzemelerle desteklenerek verilecek. Gerektiinde tablolar, grafikler ve zet bilgiler paylalacak. Her bir konudan sonra, katlmclarn grleri sorulacak ve etkinlikler yaptrlacak. Bu etkinlikler, katlmclarn ekipler halinde dnmesini, karar vermesini gerektirecek etkinlikler olacak. rnein, birlikte bir konu belirleyecekler, retim amac gelitirecekler, konuya ilikin ortam ve yntemleri seerek, nasl deerlendirme yapacaklarn belirleyecekler. Konular tamamlandnda, katlmclardan belirledikleri konular ve tasarmladklar eitimleri 5er dakikada dierleri ile paylamalar istenecek. Her bir grup paylatnda, dierlerinin gr ve nerileri alnacak. Tm gruplar bitirdiinde, birlikte ksa bir son deerlendirme yaplarak, sunu bitirilecek. Yukardaki rnekte, eiticilerin eitimi konulu bir sunuun nasl gerekleeceine ynelik ksa bir yk belirledik. Baka bir deyile, sunuun senaryosunu belirledik. Aslnda sunulardan nce byle bir senaryoyu her zaman oluturmak zorunda deilsiniz. Ancak, olaylarn nasl ve hangi srada gelieceine dair yapacamz byle bir hazrlk, bize sunuumuzun bundan sonraki planlama aamalarnda olduka yardmc olacaktr. nk bu senaryoya bakarak, artk sunuumuzun giri, gelime ve sonu blmlerini tasarlayabilir; amacn, temel dncelerini ve destekleyici noktalarn daha rahat gelitirebiliriz.

SUNUUN BLEENLER
Eer sunu yapmaya yeni balyorsanz veya bu konuda kendinizi tecrbesiz olarak deerlendiriyorsanz, sunu yaparken, baka bir deyile dierlerine bireyler aktarrken aslnda neler olduuna yakndan bir gz atmak faydal olacaktr. Ne tr sunu yaparsak yapalm, genel olarak bir sunu etkinliinde yedi unsur n plana kmaktadr. Bunlar; konumac, mesaj veya ileti, kanal, dinleyici veya katlmc, geribildirim, grlt ve balam veya durum olarak sralanabilir. zleyen blmlerde, sunu yaparken bu bileenlerin nasl bir etkileim iinde bulunduunu ayrntlaryla reneceksiniz.

Konumac
Sunu, doas itibar ile bir iletiim srecidir ve kaynak durumunda olan bir konumac ile balar. Telefonunuzu kullanarak, bir arkadanz aradnzda ve konumaya baladnzda, o anki iletiim srecinde konumac durumundasnzdr. Arkadanz da doal olarak sizi dinledii iin dinleyicidir. te yandan, siz susup arkadanz bir eyler sylemeye baladnda ise artk o konumac, siz de dinleyici konumundasnzdr. O halde, genel bir iletiim sreci iin, konumac ve dinleyici olma hali srekli deil, deiken bir durumdur denebilir. Ancak, bu deikenlik, sunu yaparken bu kadar sk yaanmayabilir. nk yapacanz sunularda, genel olarak siz konumac, duygu ve dncelerinizi paylatnz kitle de dinleyici konumunda olacaktr. Elbette ki, arada srada dierleri de konuacak, soru soracak veya sizin sorduunuz bir takm sorular cevaplayacaktr. Ancak, temelde siz konumacsnzdr. yerinde, stlerinize verdiiniz bir birfte, genelde sunuu batan sona siz yrtr, gerektiinde sorular cevaplarsnz. Konumac olarak baarmz, yine kendimize baldr. Bireysel olarak inandrclmz, konutuumuz konu hakkndaki bilgimiz, konumaya ynelik hazrlmz, konuma tarzmz, dinleyicilere ve konuya ilikin sergilediimiz duyarllk veya ilgi de bizim baarmz ile dorudan ilikili olacaktr. Etkili bir sunu, coku ve heyecan gerektirir.
124

Eer siz, konutuunuz konuda yeterince cokulu deilseniz ve heyecan duymuyorsanz, karnzdaki dinleyicilerin de paylatklarnza ilgi duyup heyecanlanmalarn bekleyemezsiniz. Etkili sunular yapabilen baarl bir konumac olmak iin, kendi sunu becerilerimiz konusunda bir fikir sahibi olmamz gerekir. Sunu becerilerimizi deerlendirmeden nce, genel konumac tr ve zelliklerini gzden geirelim. Mandele (2000) gre, drt tip konumac eilimi vardr. Bunlar; Kanma, Diren gsterme, Kabul etme ve

Frsat yaratma olarak ifade edilebilir. Bu eilim trlerinden biri bizim ne tr bir konumac aday olduumuzu tanmlamaktadr. Kanma eilimi gsteren bir konumac, herhangi bir hedef kitlenin nnde bir ey sunmamak iin elinden geleni yapacaktr. Hatta baz durumlarda bu tr kiiler, i tanmlar arasnda bu tr konuma veya sunu yapma grevi olmayan meslekleri tercih ederler. Diren gsterme eilimindeki bir kii, kendisinden bir sunu istendiinde kayglanacaktr. Bu kaygnn dzeyi olduka yksek olabilir. Bu tr kimseler, ilerinin bir gerei olduundan, sunulardan kaamayabilirler, ancak yaptklar sunular hi bir zaman kendileri tercih etmezler. Konuma yapmak zorunda kaldklarnda, bunu byk bir rahatszlk ve isteksizlikle yerine getirirler. Kabul etme eilimindeki konumaclar, ilerinin gerei sunular yaparlar, ancak kendileri bu frsatlar yaratmay ve kullanmay tercih etmezler. Sunular kabul etmelerinin veya yapmalarnn bir nedeni de stlerinin kendilerinden bunu beklemesidir. Bu tr konumaclar ara sra sunu yapsalar da, baz sunularnn baarl olduunu dnebilirler. Nadiren de olsa, baz sunularnn amacna ulatn, dinleyicileri etkileyebildiklerini dnrler. Frsat yaratma eiliminde olan konumaclar ise, sunu yapmak iin frsat kollar, bulduklar her frsat deerlendirmeye alrlar. Onlar iin sunu, mesleki ve bireysel gelime anlamnda bir frsattr. Duyulan heyecan, sunu srasndaki gdlenmeyi salayacak olan olumlu bir duygudur. ok sk konuma yaparak, mesleki iletiim becerilerini ve z-gvenlerini artrabileceklerinin ve yeni frsatlar yakalayabileceklerinin farkndadrlar. Aada verilen ifadeler, yine Mandel (2000) tarafndan, sunu konusunda kendimizi deerlendirmemiz iin oluturulmutur. Bu deerlendirmeyi yapabilmek iin, ifadelerin her birine 5 ile 1 arasnda puan vermemiz gerekiyor. 5, ifade edilen beceriyi hep, 1 ise hi gstermediimiz anlamna gelmektedir. 3 ise, ifade edilen beceri konusunda kararsz olduumuzda verilmelidir.

125

izelge 5.1: Konumac becerilerini deerlendirme ltleri. Mandel (2000, s.12)den uyarlanmtr.

fadeler 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Hedef kitle hakknda, birden fazla yntemle ayrntl bilgi toplarm. Sunuumu planlamaya balamadan nce sunuumun amacn belirlerim. Sunuumu yaplandrmama yardmc olacak temel dnceleri belirlerim. Sunu yapm, temel dncelerim ve bunlar destekleyen fikirlerden oluur. Bunlarn hepsine deinirim. Sunuumu yaplandrrken giri, gelime ve sonu blmlerini planlarm. Gelime blmmde, sunuumun ierii belirli bir dzen ve yap iinde verilir. Gerekli rnek, istatistik ve etkinliklerle desteklenir. Sonu blmm, aklda kalcdr, sunuun amac dorultusunda nemli noktalar yineler. Hedef kitlemin dikkatini ekecek bir giri hazrlarm. Grseller ve grafiklerim sade, ak ve anlalrdr. Sunuumu yaparken, gerekli enerji ve motivasyonu salarm. Yeterli dzeyde bir heyecanla baa kabilirim ve onu lehime kullanrm. Hedef kitlemin sunutan beklentilerine nem veririm ve kazanacaklar yeterlikleri anladklarndan emin olurum. Fikirlerimi cokulu bir ekilde ve istekle paylarm. Sunu notlarmdan okumak yerine, dinleyicilerimle iletiim kurarak sunuumu yaparm. Sunu notlarm sadece ksa, hatrlatc notlardr. Sunuumu uzun metinler okuyarak yapmam. Sunu gnnden nce gerek sunu gibi prova yaparm. Olas sorulara nasl cevap vereceim konusunda alrm. Hedef kitlemle srekli gz temas kurarm. Beden dilim, verdiim mesajlarmla uyumludur. Heyecanm ve tedirginliimi kontrol edebilirim. Ses tonum gl ve yeterince anlalrdr. Monoton bir tonla konumamaya alrm. Sunutan nce, sunu mekann, oturma dzenini ve teknik aralar kontrol ederim. TOPLAM

Hep Hi 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1

Puanlamamz bitirdikten sonra, aldmz toplam puana bakarak, konuma becerilerimiz hakknda bir fikir sahibi olabiliriz. Bu durumda; 80 ve zeri puan, bizim baarl olduumuzu, ufak tefek eksikleri zamanla deneyim kazanarak gidereceimizi ifade eder. 60-80 aras puan, ok etkili bir konumac olmasak da, baarl bir konumac olmak iin yksek bir potansiyelimiz olduunu ve daha fazla sunu yaparak deneyimlerimizi arttrmamz gerektiini ifade eder. 40-60 aras puan, konumalarmzda olduka etkisiz bir performans sergilediimizi, bir dizi eksiklerimiz olduunu ve sunular konusunda okuyarak ve eitsel etkinliklere katlarak becerilerimizi arttrmamz gerektiini ifade eder. 40 puann alt, sunu konusunda olduka yetersiz olduumuzu, bilinli veya bilinsiz, sunulara ve dier insanlarla paylamaya fazla nem vermediimizi ifade eder. Eer sunu becerileri konusunda ok iyi bir durumda deilsek, yapabileceimiz bir takm eyler olduunu bilmeliyiz. Aslnda, belirli srelerden geerek, belirli bir zaman iinde etkili sunular iin gerekli olan becerilere ve tekniklere sahip olabiliriz. Kald ki etrafmzda bunun birok rnei bulunmaktadr. Bu konuda daha etkin olabilmek iin, etrafmzdakilerle daha fazla iletiim kurmaya, kendimizi daha iyi ifade etmeye almaya, bunlar yaparken sk sk deerlendirmeler yapmaya ve etrafmzdakilerin geribildirimlerini deerlendirmeye zen gstermeliyiz.
126

Etkili bir sunu iin etkili bir konumac arttr diyebiliriz. Ancak, etkili bir konumacnn, syleyecek bir sz, aktaracak bir mesaj olmas gerekmektedir.

Mesaj
Mesaj, sunuu yapan kimsenin, karsndaki dinleyicilerle paylatklardr. Telefonda arkadanza bu akam saat 7de yurt binasnn nnde bulualm dediinizde, bu isteiniz, sizin paylatnz mesajnzdr. Ayn ekilde bugnk toplantmzn amac, yeni ynetmelikle birlikte irketimizin mterilere kar ne tr yeni sorumluluklar yklendiini paylamak dediinizde, bu ifadeniz, yine sizin mesajnzdr. Aslnda, mesajdan sz ederken, paylatklarmzn sadece bu szl ifadeler olmadn, ayn zamanda bir takm szsz iletiim gelerini de paylatmz bilmeliyiz. Bu szsz iletiim geleri arasnda; sesimizin tonunu, grnmz, beden dilimizi, yz ifadelerimizi ve gz temasmz rnek olarak saymak mmkndr. Sunulardaki nihai amacmz, paylamak istediimiz mesajn karmzdaki kitleye gitmesidir. Bu, ancak neyi (szl mesaj) nasl (szsz mesaj) sylediimizle mmkn olacaktr. imdi, yle bir durum dnelim: Bir alannz ie ge geldi ve siz de ona neden ge kaldn? diye soruyorsunuz. Burada siz konumac, alan dinleyici ve paylatnz mesaj da neden ge kaldn? sorusudur. Aslnda buraya kadar bir sknt yoktur. Sknt, bu mesaj nasl paylatnzla ortaya kmaktadr. Bu soruyu gerekten merak eden ve bilgi almak isteyen bir kiinin yumuak ses tonu, beden dili ve yz ifadesi ile sorduunuzda, karnzdakinin taknaca tavr ile, onu azarlamak ve cezalandrmak zere sesinizi ykselterek sorduunuzdaki taknaca tavr farkl olacaktr. Mesaj paylatnz kii ilkinde bize nerede kaldn, gerekeleri ile sakin bir ekilde aklamaya alrken, ikincisinde savunmaya ekilecek, belki o da ses tonunu ykselterek, istenmeyen bir tartmann balamasna neden olacaktr. Szsz iletiim geleri karmzdakilere sadece bizim kzgn veya sakin olduumuzu aktarmayacak, ayn zamanda paylatmz konu hakknda bilgili olup olmadmz, konuya nem verip vermediimiz ve karmzdakilere sayg duyup duymadmz gibi daha birok mesaj da aktaracaktr. O halde, mesajlarmz sadece szl ifadelerimizle deil, ses tonumuzla, beden dilimizle, yz ifademizle de aktardmzn farknda olarak sunularmz yapmalyz. Dinleyicilerin, amaladmz bilgi ve becerileri kazanmas, bizi ilgi ile dinlemesi, bizi inandrc bulmas ve ikna olmas gibi tm sonular, bu gelerden etkilenecektir. Sonu olarak, sunularda paylatmz mesaj ok nemlidir, ancak onu nasl paylatmz, kar tarafa nasl aktardmz da bir o kadar nemlidir. Mesajlarmzn kar tarafa aktarlmasnda hayati nem tayan bir dier konu da, mesajlarmz tayan ortamlar, yani iletiim kanallardr.

Herhangi bir arkadanza veya baka birine bana yardm eder misin? sorusunu deiik ses tonu ve yz ifadeleri ile sylediinizi dnn ve hatta uygulayn. Sizce karnzdaki kii hangi durumlarda size beklediiniz ekilde davranacak?

Kanal
Kanal, iletiim srecinde mesaj tayan herhangi bir ey olarak tanmlanr. Yani, mesajn karya neyle, nasl aktarld ile ilgilidir. Bataki rneklerde, telefonla aradmz arkadamzla birey paylarken kullandmz kanal, telefondur. nk kar tarafa sesimizi tayan ara, o an telefondur. Bir arkadamzla yz yze konutuumuzda kullandmz kanal ise, sesimizi ona tayan, aktaran havadan baka bir ey deildir. O halde, gnlk paylamlarmzda, yani yz yze bireyleraras iletiimde ska kullandmz iletiim kanal havadr. Buna yz yze iletiim de diyebiliriz. Genellikle, i yerlerimizde veya baka mekanlarda yaptmz sunular yz yzedir. te yandan, sunularda mesajlarmz karmzdakilere aktarmak iin, genellikle birden fazla kanal kullanabiliriz. Bir lke liderinin yapt konumann, yani sunuun tm radyo ve televizyon kanallarndan yaynlandn dnn. Hatta, gnmzde buna interneti de eklemek mmkndr. Ayn konuma, belirli
127

bir internet adresinden de canl olarak takip edilebilir. Sunuu, sadece radyodan takip edenler, liderin sadece sesini duyacaklar, televizyondan takip edenler, hem sesini duyacak, hem de grntsn izleyecekler, internetten takip edenler de, yine ses ve grntnn yannda, sunula ilgili dier izleyicilerin anlk yazl yorumlarn takip edebileceklerdir. Grdnz gibi, her bir kanal, dierine gre farkl zellikler, stnlkler ve snrllklar tayabilmektedir. Kk bir toplant odasnda, i yerindekilere yaptmz bir sunuda sesimizi daha iyi duyurabilmek iin bir mikrofon, baz eyleri yazarak veya izerek aklamak iin bir pano, hazrladmz sunuyu gstermek iin de bilgisayar ve projeksiyon cihaz ile bir perde kullandmz dnelim. Buradaki iletiim kanallar; mikrofon, pano ve bilgisayar-projeksiyon-perde aralardr. Sesimizi mikrofon kanal ile daha iyi duyururken, anlk eklemek isteyebileceimiz yaz ve izimleri pano yardmyla, dier metin, grafik, resim, fotoraf ve vidyo gibi sunuumuzu destekleyen unsurlar da bilgisayar ve projeksiyon yardmyla dinleyicilerle paylaabiliriz. te yandan, eer gerekirse, odadaki televizyonu ve cd/dvd oynatcy kullanarak, hazr bir dramay da dinleyicilerle paylaabiliriz.

Sunu yaparken, sadece sesimizle ve notlarmzla katlmclara mesajlarmz aktarmak zorunda deiliz. Pek ok farkl kanal kullanarak, mesajlarmz daha etkili ve estetik bir ekilde paylaabiliriz. Mesajlarmz birden fazla kanal ile aktarmak, bizim katlmclar zerinde farkl ve daha fazla etkiler brakmamzda nemli rol oynayacaktr. letiim kanallarn; yaz tahtas, basl malzemeler, brorler, afiler, tepegz, bir takm nesne ve objeler (rnein cansz bir manken, anlatlan bir makine veya cihazn modeli vb.), mobil cihazlar, tablet bilgisayarlar ve daha bunlar gibi mesaj aktarmak iin kullanabileceimiz pek ok ara-gere olarak oaltmak mmkndr. Sunularmzda birden fazla kanal kullanmak bize eitli yararlar salayacaktr. Bunlar yle ifade edilebilir: Sunu sresini ksaltr lgiyi canl tutar Paylamaya olan istei arttrr Soyut bir takm kavramlar somutlatrr Gereki yaantlar salar

Sunularmzda, her zaman tm bu kanallar kullanmak zorunda myz? Bu tr kanallar neye gre seeceiz? Genel tasarm srecinde olduu gibi, bu noktada da sadelik ilkesi, aslnda en etkili ilkedir. Burada sormamz gereken sorular, sunuu hangi neden veya nedenlerle yaptmz, katlmclardan ne beklediimiz ve mesajlarmz paylamakta en etkili yol veya yollarn neler olabileceidir. Gereksiz kanal kullanm, mesajlarmzn arka planda kalmasna, yanl anlalmasna ve etkilerini yitirmesine de neden olabilir. Tm bunlardan yola karak, kanal seimi konusunda belirli ltlerden yararlanldn ifade edebiliriz. Bu ltler yle sralanabilir: Sunuun amac Katlmclarn zellikleri Katlmc kitlenin bykl Sahip olduumuz sre ve maliyet Sahip olduumuz fiziki olanaklar

Genel olarak sunularmzda, mesajlarmz aktarmak iin bir veya birka kanaldan yararlanrz. Farkl kanallar kullanarak; dinleyicilerin farkl duyularna seslenir, onlarn bireysel farkllklarna daha ok zen gstermi oluruz. Daha fazla duyuya seslenerek ve bireysel farkllklara zen gstererek, etkili bir sunu

128

gerekletirmek iin ok nemli bir adm atm oluruz. Ancak, hangi kanal kullanrsak kullanalm, mesajlarmz ancak bir dinleyici kitlesine ulatnda anlam kazanacaktr.

Dinleyici
Dinleyici veya dier adyla katlmc, mesajlarmz aktardmz kimselerdir. Karmzda bir dinleyici kitlesi yoksa, sunutan, iletiimden bahsetmek mmkn deildir. Arkadamz ile telefonda konutuumuzda bir tek dinleyicimiz varken, snfta, toplant odasnda onlarca, hatta yzlerce dinleyicimiz olabilir. Saylar ne olursa olsun dinleyiciler, sunularmz planlarken alacamz birok kararda temel rol oynamaktadr. Konumacnn paylat mesaj, ancak ve ancak dinleyici ona bir anlam ykleyince nem tar. Dinleyici; bilgi birikimi, deneyimleri, amalar, deerleri ve tutumlarn kullanarak, dinlediklerine ve paylalanlara bir anlam ykler. Tm bu saylanlar, kiilerin referans erevesini oluturur. Yani dinleyiciler, referans ereveleri dahilindeki bu birikimleri ile iittiklerini, grdklerini ve deneyimlerine kattklarn anlamlandrrlar. Konumac ve dinleyici farkl bireyler olduundan, tamamen ayn referans erevelerinin olmas beklenemez. Takdir edersiniz ki, her insann farkl bilgi birikimleri ve deneyimleri olacaktr. Ancak, konumac ve dinleyicinin referans erevelerinde ne kadar ok benzerlikler veya ortaklklar olursa, anlamalar, benzer eyleri dnmeleri ve konumalar ihtimali o kadar ykselecektir. Ayn i yerindeki arkadalarnzla olan konumalarnz ile, ilk defa karlatnz kimselerle olan konumalarnz veya paylamlarnz dnn. Tandnz ve ayn yerde alan insanlarla, yeni tantklarnza gre daha fazla ortaklklarnz, gemiiniz olduundan, daha etkili iletiim kurabilirsiniz. Oysa yeni tantnz birini ok iyi tanmadnzdan, yani ortak bir referans ereveniz olmadndan, iletiiminiz ok etkili olmayacaktr. Gerekten dierleri ile bu kadar farkl ynler tayor muyuz? Evet, aslnda ayn kurumda, hatta ayn odann iinde alyor olsanz bile, dier insanlarla farkl bilgi birikimlerine, deneyimlere ve dncelere sahibiz. rnein, evrenizde tanyor olduunuzu dndnz bir grup insandan size herhangi bir eyay tarif etmelerini isterseniz diyelim ki bu bir sandalye veya dolap olsun, her birinin sadece kendi deneyimleri ve bilgileri dahilinde bir eyler tanmladn fark edeceksiniz. Sizin kafanzdaki sandalye veya dolab tarif edenlerle benzer referanslarnz, daha deiik tarif edenlerle de farkl referanslarnz bulunuyor demektir. Aslnda bu basit etkinlikle bile, etrafnzdaki kimselerin sandalye veya dolap konusunda nasl dndklerini belirlemi, onlar bu snrl konularda eskiye gre daha iyi tanm oldunuz. Buradan yola karak, konumacnn, dinleyicileri hakknda bilgi edinmesinin, onlarn farkl bilgilerine ulamasnn, paylaacaklarnn etkili olmas asndan son derece nemli olduunu syleyebiliriz. Bu ekilde birbirimizi tanyarak, birbirimiz hakknda bilgilenerek yapmaya altmz ey, onlarla ortak bir referans erevesi oluturmaktr. Bu ortak deneyimler, bilgiler arttka, iinde bulunacamz iletiimin etkili olma ihtimali de artacaktr. nsanlarn farkl referans ereveleri olacandan, konumac olarak, sunularmz bunu dikkate alarak yaplandrmal, dinleyici odakl dnmeye almalyz. Eer paylatmz bilgiler, duygu ve dnceler dinleyicilerimizin referans erevelerinin ok dnda ise veya onlar iin ok sradan ve nemsiz kalyorsa, anlattklarmz onlarn bilgileri, deneyimleri, ilgi ve deerleri ile ilikilendirmekte zorlanrz. Bu durumdan, ancak dinleyicilerimizi, yani hedef kitlemizi tanyarak, tanmaya alarak kurtulabiliriz. Bu hazrlklarla yaptmz bir sunuun sonunda, dinleyicilerin bu benim iin nemli deme olasl ykselecektir. Bu da, konumaya baary getiren anahtardr. Sunu ncesinde dinleyicilerimizi tanmak, tanmaya almak, sunuumuzun baars iin son derece nemlidir. Ancak bir o kadar nemli olan ey de, sunu srasnda dinleyicilerimizin bize salayaca geribildirimler olacaktr.

Geribildirim
Geribildirim, iletiim srecinde olmazsa olmaz kavramlardan biridir. Eer bir iletiim srecinde geribildirim yoksa, orada iletiimden bahsetmemiz mmkn deildir. Eer bir ortamda iletiim yoksa, zaten bir sunutan da bahsedemeyeceimiz aktr. O halde geribilidirim, sunu srasnda dikkat etmek zorunda olduumuz nemli bir konudur. Bir arkadanza gnaydn dediinizde onun da size cevaben gnaydn demesi, sizin geribildirim aldnzn, yani iletiimin gerekletiinin, srdnn
129

gstergesidir. Geribildirim, dinleyicilerimizin, sunuu takip edip etmediklerinin, sunu iinde kaybolup kaybolmadklarnn ve sunutan yararlanp yararlanmadklarnn bir gstergesi olarak deerlendirilmelidir. Geribildirim hemen annda alnabilecei gibi, bazen gecikmeli de olabilir. rnein, televizyondan belirli bir kitleye seslenen konumacnn, (eer canl bir yayn deilse), izleyicilerden hemen geribildirim alma olana bulunmamaktadr. te yandan, ayn sunu srasnda stdyoda konuk bulunuyorsa, konumac bu dinleyicilerden annda gerbildirim alabilecektir. Gecikmeli olarak izleyiciden gelecek geribildirimi izlenme oranlarna bakarak, sosyal medyadaki tartmalardan, kanala gelen elektronik veya normal postalardan edinmek mmkndr. Bunun yan sra, telefonda baka biriyle yaptmz konumada, karmzdaki ile annda geribildirim paylatmz syleyebiliriz. Sunularda genellikle, annda geribildirimden bahsetmekteyiz. nk bu kitaba konu olan sunular, dierleri ile yzyze yaptmz paylamlar ieren iletiim sreleridir. nsanlar herhangi bir sunua katldnda, anlatlan ve paylalan her eyi bir snger gibi emerek kaydetmez, anlamlandrmazlar. Anlatlanlar paylap anlamlandrmak pek ok eye bal olacaktr. ncelikle, ortak referans erevesi bilgilerinizi hatrlayn. Dinleyiciler, hereyden nce, eer paylalanlar kendi referans ereveleri dahilinde bir anlam tayorsa yeni aldklar bilgileri yeniden anlamlandrabilir, bunlara olumlu tepki, yani olumlu geribildirim verebilirler. te yandan, dinleyiciler herhangi bir eyi anlamadklarnda da hala geribildirim salamaktadrlar. Bizim iin burada nemli olan geribildirimlerin olumlu veya olumsuz olmas deil, dinleyicilerin sunu srasnda bizimle neleri paylatklar, nasl iletiim kurduklardr. Bu geribilidirimlerin bazlar evet, anladm, ok doru, katlyorum eklinde olurken, bazlar da nasl yani, katlmyorum, anlayamadm, sanmyorum eklinde de olabilir.

Dinleyiciler geribildirimlerini bize sadece szl olarak deil, beden dilleri ile de verebilirler. Anlattnz bir konuda karnzdakilerin yznze bo baklar, size anlatlanlar hakknda bir ey bilmedikleri, konuyu ok zor veya yabanc bulduklar anlamnda bir geribildirim nitelii tayacaktr. te yandan, paylatnz bir bilgi sonunda gznzn iine bakan, ban evet anlamnda sallayan, o srada anlattklarnzdan notlar alan dinleyicilerden de sylediklerinizi anlyorum geribildirimini alrsnz. Buradan yola karak, sunu srasnda, dinleyicilerimizin bize pek ok farkl ekilde geribildirim gnderdiini syleyebiliriz. Dinleyiciler sandalyelerinde dik oturup, gzleri ile sizi takip mi ediyorlar? Yoksa neredeyse masann zerine balarn koymak zereler mi? Yznze glmseyerek ve hayranlkla m bakyorlar? Yoksa baklarnda aknlk ve belirsizlik mi var? Gzlerini ap, can kula ile sizi dinler gibi bir halleri mi var? Yoksa baka eylerle ilgileniyorlar ve dikkatlerini size vermiyorlar m? Yaptnz akalara glyorlar m? Sorduunuz sorulara cevap vererek, yorumlarda bulunuyorlar m? Yoksa saatlerine bakmaya m baladlar? Arkalarda birisi srekli size birey demeye mi alyor? Sizi onaylamadklarn ve sylediinizin aksine grleri olduunu ifade eder gibi mi balarn sallyorlar? Tm bunlar, dinleyicilerinizin size salad geribildirimlerdir. Etkili bir sunu yapmaya alan bir konumac olarak, tm bu geribildirimleri dikkatle takip etmeli, gerektiinde, bu geribildirimlere gre ayarlamalar yapabilmelisiniz. nk ancak bu geribildirimleri dikkate aldnzda iletiiminiz, yani sunuunuz etkili bir ekilde devam edebilecektir. Dinleyicilerimizden alyor olacamz tepkilerin, geribildirimlerin genel olarak ortak noktalar olabilecei gibi, bazen toplumsal, kltrel farkllklar da tayor olabileceini ifade etmekte yarar vardr. rnein ban iki yana sallamak, hemen her ortamda bir onaylamama, katlmama ifadesi olarak alglanrken; yukardan aaya, biraz da glmseyerek sallamak, yine her ortamda onaylama, anlama ifadesi olarak yorumlanabilir. Bu ve benzer ifadeler evrenseldir diyebiliriz. Ancak, baz szl veya szsz iletiim ifadeleri toplumdan topluma, kltrden kltre farkllk gsterebilmektedir. rnein, siz sunu yaptnz srada dinleyicileriniz yumruklar ile masaya vurarak grlt yapmaya balayabilirler. Bazlar bunu bir onaylamama, protesto iareti olarak yorumlarken, bazlar da onaylama, takdir iareti olarak yorumlayabilirler. Dnyann baz yerlerinde gerekten de bu bir onaylama ifadesidir. Bu durumda konumay sonlandrmanz veya salondan kmanz bu dinleyiciler asndan olduka garip karlanabilir.
130

Baka bir durumda da konumac, dinleyicilerden gelen youn sorular ve istekleri, olmas gereken etkileim veya sunuya kar youn ilgi ve istek olarak yorumlayabilir. Oysa belki dinleyiciler sklmlar, bir ok eyi anlamamlar veya kafalar karmtr. O halde, konumac olarak, etkili bir sunuu srdrebilmemiz iin, bize gelen geribildirimleri doru zmlememiz ve gerektii ekilde davranmamz son derece nemlidir. Bazen bu zmlemeler baz grlt kaynaklar yznden yanl yaplabilmektedir. Grlt ve olas grlt kaynaklar, sunuumuzun etkili olarak devam edebilmesi asndan dikkat etmemiz gereken noktalardan biridir.

Grlt
letiim srecinde, dolaysyla sunularmzda, mesajlarn paylalmasn engelleyen her ey grlt olarak adlandrlr. Bu grltlerin kaynaklar ok eitli olabilir. rnein, konuma yaptmz srada dardan gelen bir takm sesler, baz dinleyicilerin yksek sesle kendi aralarnda konumas, telefonda konuurken kulamza gelen hrtlar, darda biri ile konuurken trafiin rahatsz edici sesi ve benzeri etkenler iletiimimizi olumsuz ynde etkileyecektir. Grlt, iletiim srecinde, sunularmzda istemediimiz bir eydir ve srmesi durumunda etkili bir paylama olmayacaktr. Bu durumda ne yapmak gerektiine deinmeden nce, grltye neden olabilecek baz temel kaynaklara deinmek yerinde olacaktr. letiimde grlt kaynaklar genel olarak aadaki gibi sralanabilir: Fiziksel Fizyolojik Toplumsal, kltrel Semantik grltler Psikolojik grltler Zaman Algda seicilik

Fiziksel grltler, sunu veya iletiim ortamndaki iletiim kanaln etkileyen evresel bir takm faktrlerdir. rnein trafiin uultusu, telefondaki czrt, televizyonun sesinin ksk veya grntnn karl olmas, internet hattnn kesik olmas, bulunduumuz ortamn klandrmasnn veya ses dzeninin iyi olmamas gibi fiziksel etkenler sunuu olumsuz ynde etkileyecek birer grlt kaynadr. Fizyolojik grlt kaynaklar, sunu srasndaki salk durumlarmz, karnmzn al, bamzn armas, sandalyemizin rahat olmamas ve dolaysyla belimizin armas gibi bir takm fizyolojik nedenlerdir. Bu nedenler, sunua etkin bir ekilde katlmmz engelleyerek, grlt oluturacaklardr. Toplumsal ve kltrel grltler, o anki sunu srasnda, katlmclarn bir takm sosyal, kltrel ve dini deerlerine kar tehdit alglayp alglamadklar ile ilgilidir. rnein, konumacnn paylat bir rnek veya syledii bir sz baz katlmclar yukardaki deerler erevesinde rahatsz edince, iletiim kopacak, bu katlmclar rahatsz olduklar bir durumda sunua kendilerini veremeyecektir. Semantik grlt tr, konumac ve dinleyicilerin, daha nce rendiimiz ortak referans ereveleri ile ilgilidir. Konumacnn ifadelerine ykledii bir anlam, dinleyicilerin ayn ekilde anlayamamas veya ok farkl anlamas semantik grlt oluturacaktr. Bu durumda da iletiim kesintiye urayacaktr. Psikolojik grltler, dinleyicilerin o an iinde olduklar psikolojik durumlarn, iletiime gemelerini, etkin bir katlm salamalarn, doru geribildirimler vermelerini engellemesidir. rnein, o an ok daha nemli olduunu dndnz bir ey iin farkl bir yerde olmanz gerektiini dnyorsanz, o anki sunu ortamndan ok uzakta olacaksnz. Fiziksel olarak orada olsanz da, psikolojik olarak binlerce kilometre uzakta olabilirsiniz. Korkularnz, endieleriniz, baka ve daha ncelikli ihtiyalarnz ve bunlara ynelik hisleriniz sizin ruhen salkl ve etkin bir ekilde o anki sunua katlmnz engelleyecektir. Baz uzmanlar, sunu ve eitim gibi bir takm etkinliklerdeki en youn ve baa klmas

131

zor grltnn, psikolojik grlt tr olduu konusunda birlemektedir. Gerekten de sunu salonunda olan herkesin, aslnda o an orada olduunu sylemek her zaman doruyu yanstmayabilir. Zaman olgusu, bazen insanlarn zerinde olumsuz bir bask oluturabilir, hem konumac, hem de dinleyiciler asndan iletiimi engelleyici bir unsur olarak ortaya kabilir. rnein konumac, paylaaca konular iin yeterli zaman olmadn dnyor olabilir. Dinleyicilerin ounluu ise, sunu ortamnda geirecekleri zamann, baka bir ey iin daha faydal olaca konusunda hemfikir olabilir. Byle durumlarda zaman faktr, hem konumac hem de dinleyiciler asndan bir grlt kayna olabilir. te yandan, paylalan bilgiler baz katlmclar iin, iinde bulunduklar zaman diliminde bir ey ifade etmiyor olabilir. Bu durumda, belirli bir zamanda paylalan bilgiler baz katlmclar asndan ncelik tamazken, dier bazlar iin ilk ncelikler arasnda alglanyor olabilir. rnein, depremi hi yaamam bir dinleyici kitlesine, depremde yaplmas gerekenler aktarlrken, o kitlenin anlatlanlara ilgisi ve katlm ile, yakn bir zamanda deprem yaam bir kitleye ayn konu aktarldnda, o kitlenin konuya olan ilgisi farkl olacaktr. Algda seicilik, aslnda bireysel farkllklar vurgulamaktadr. Ayn sunua katlan birok insan, yine o sunu iindeki farkl alanlara veya konulara younlaacaktr. Konumacnn nemle vurgulamak istedii baz eyler, dierleri iin nemli olarak alglanmayabilecektir. te yandan, sadece mesajlarna younlaan ve grnne, beden diline ve iletiim ortamna ok zen gstermeyen bir konumacnn ifadeleri, karsnda bunlara daha fazla nem veren bir dinleyici grubu tarafndan ilgi ile dinlenmeyecek ve sonuta iletiim kesintiye urayacaktr. O halde, bu kadar grlt kayna varken, konumac olarak bize den grev nedir? Daha nce de deindiimiz gibi, sunuumuza hazrlanrken, amacmz iyi ortaya koymak, dinleyici kitlemizi tanmaya almak bize bu konuda olduka yardmc olacaktr. Bunun yannda, olas bu tr grlt kaynaklarndan haberdar olmak ve bunu bilerek hareket etmek, bize sunu srasnda dinleyicilerden alacamz geribildirimleri doru deerlendirip zamannda ve yerinde davranma olana da tanyacaktr. Grlt kaynaklarndan haberdar olup, geribildirimleri annda deerlendirerek sunuumuzun etkili olma ansn arttrabiliriz. Ancak unu da unutmamamz gerekir ki, bu sunuun belirli bir amala ve o amaca uygun bir balamda gerekletirilmesi gerekmektedir. Bizim, dinleyicilerle paylamak zere olduumuz bilgi ve deneyimler, bunlar nasl paylaacamz ve dinleyicilerden alacamz geribildirimler, bu balam iinde ekillenecektir.

Balam
Her iletiim sreci bir balam iinde gerekleir. Dolaysyla, her sunuun da bir balam vardr. Balam, sunuun iinde getii zaman ve mekan ile ilgilidir. Arkadalarmza yapacamz sradan bir bilgilendirme sunuu ile, kurumdaki stlerimize yapacamz sunuun balamlar farkl olacaktr. Bir i bavurusunda kendimizi takdim ederken iinde bulunacamz durum ile, tantmz birine kendimizi tantmamzn balam da farkl olacaktr. letiim, bir balam iinde gerekleir ve bu balamdan etkilenmesi ve ekillenmesi kadar doal bir ey yoktur. Bu sebeple, sunuumuzun balam, bizim iin son derece belirleyici zellik tayacaktr. ok nemli bireysel veya mesleki konularmz, daha sessiz, sakin ve resmi ortamlarda paylamay tercih etmemiz doaldr. rnein bir i yemei iin setiimiz yer, daha sakin ve resmi bir yer olabilir. Arkadalarmzla elenmek ve stres atmak iin ktmz bir yemek iin daha canl, grltl yerler tercih ediyor olabiliriz. Her iki durumda da, paylaacaklarmzn ierii, paylama eklimiz, paylamaya balaymz, srdrmemiz ve sonlandrmamaz da farkl olacaktr. Herhangi birinin bir sredir beraber olduu kz arkadana evlenme teklifi ederken duygu ve dncelerini paylama ekli, o gne kadar olan paylamlarndan ok daha farkl olacaktr. nk bu olayn balam farkldr. Bir gn nce i yerinde yakn arkadamzla kurduumuz iletiim ierii ve ekli, o rahatszlanp hastanedeyken ok daha farkl geliecektir. altmz yerde iler ok iyi giderken katldmz bir toplantdaki sunu atmosferi ile, bir kriz annda yaplan sunu atmosferi olduka farkllaacaktr. Dinleyicilerin ok canl ve neeli olduu bir balamda, bizim ciddiyetimiz ve durgunluumuz nasl garip karlanacaksa, aksi durumda, onlarn sakin ve durgun olduu bir anda bizim cokumuz,
132

mutluluumuz da garip karlanabilir. irketin kurucusunun ansna dzenlenen bir sunutaki paylammz ile mevcut yneticinin adna verilen bir partideki sunuumuz da farkllklar tayabilecektir.

Konumac, sunuun balam hakknda bilgi sahibi olmal, nasl bir zaman ve mekan balamnda konumay yapyor olacan nceden bilmelidir. toplantlar, anma trenleri, cenazeler, mezuniyetler, ya gn kutlamalar, emeklilik kutlamalar vb. etkinlikler gndelik yaammzda ska karlaabileceimiz durumlardr. Bu durumlarn her biri kendine zg balamlar iermekte ve bu tr etkinliklerde yapacamz sunular veya kuracamz iletiimler bu balamlarn kendilerine zg ritelleri dikkate alnarak yaplmaldr. Bu noktada hatrlamamz gereken bir dier konu da, sunuun balamn gz nnde bulundururken sadece paylaacamz ierie deil, ayn zamanda fiziki dzenlemelere de dikkat etmek olmaldr. nk hem sunuumuz, hem de fiziki ortam birlikte bir btnlk salayacaktr. Buraya kadar, herhangi bir sunu etkinliinde belirli bir dinleyici kitlesine bir eyler aktarrken, sunuumuzda ne tr unsurlarn etkin olduunu ve bunlarn birbirleri ile olan etkileimini grdk. Bundan sonraki blmlerde sunuumuzu planlamak iin gerekli admlar zerinde durmaya balayacaz. Ancak, bu hazrlklardan nce sunularmzda nemli olan bir ka konuya daha deinelim.

SUNU HAZIRLII VE NEM

Sunular, ou zaman sadece kendi isteimiz dorultusunda yaptmz ve sonular sadece bizi ilgilendiren etkinlikler deildir. Sunularn sonucunda ulamaya altmz belirli amalarmz vardr. Bu nedenle, sunularn rastgele ve plansz olarak deil, belirli bir hazrlk aamasndan sonra yaplmas nemlidir. Hereyden nce, konumacnn, belirli bir dinleyici kitlesinin karsna getiinde kendine, kurumuna ve dinleyicilerine kar sorumluluklar vardr. Tek bana bu sorumluluk hissi bile sunulara hazrlk yapmak iin yeterli bir nedendir. Kendimiz asndan dndmzde, ne kadar hazrlkl ve ne kadar planl bir sunu yaparsak, sunuumuz o kadar etkili olacak ve takdir edilecektir. te yandan, dinleyiciler asndan da dnmemiz gerekmektedir. Yarm saatlik kt ve hazrlksz bir sunu yaptmzda, sadece kendi zamanmz deil, karmzdaki dinleyicilerin de zamann alm oluyoruz. Karmzda on kiinin olduunu bile dnsek, her birinin daha etkili kullanabilecei bu zaman boa gitmi olacaktr. Sunu hazrl, sadece zaman etkili kullanmak iin deil, etik anlamda da nem vermemiz gereken bir sretir. Karmzdaki dinleyici kitlesi ister i yerindeki yneticiler olsun, isterse de yakn arkada grubumuz, zerinde allm, hazrlanlm ve zen gsterilmi bir sunuu ve paylam hak edeceklerdir. Sunu hazrl; konunun seilmesinden(bazen konu kendilinden bir ihtiya olarak belirlenmi olabilir) amalarn belirlenmesine, ieriin dzenlenmesinden, grsel materyallerin hazrlanmasna, sunu ortamnn hazrlanmasndan sunuun provasnn yaplmasna kadar bir ok adm ieren bir sretir. zleyen nitede, bu srecin belirli admlarn daha yakndan tanma frsat bulacaksnz. Ancak burada hemen belirtmek gerekir ki, etik anlamda en ncelikli sorumluluumuz, sunu yapacamz konu hakknda bilgili ve donanml olmaktr. Bu konunun nemini aadaki gibi yaanm bir rnekle aklamak yerinde olacaktr. lk Yardm Sunuu niversitede yrtlen proje gelitirme derslerinden birinde, renciler ekipler halinde alarak farkl kurumlarda deiik sorunlara ynelik projeler tasarmlamakta ve etkinlikler dzenlemektedir. Bu almalarn birinde, bir renci ekibi bir ilkokulda alr. Be kiilik ekip, okulda kk kazalara ve olas tehlikelere kar farkndal arttrmak ve nasl davranlacan gstermek amacyla bir proje hazrlar. Bu projenin iindeki etkinliklerden biri de, ilkokul nc snf rencilerine basit kazalara kar nasl ilk yardm uygularz konulu bir sunutur.

133

Sunuu, ekibin kendisi gerekletirecektir. Aslnda hi birisi, sunacaklar bu konuda tam anlamyla kendisini yeterli grmemektedir. Bunun iin basl malzemelerden, internette ulatklar kaynaklardan ve kamps zerinde yer alan hastanedeki uzman kiilerden gerekli bilgileri toplarlar. Sonra, yapacaklar bir saatlik sunu iin, topladklar bu bilgileri dzenlemeye balarlar. Amalar aktr. rencileri ve retmeni gndelik yaamda karlaabilecekleri basit kazalara kar bilgilendirmek, temel ilk yardm becerilerini kazandrmak. Sonunda, hazrladklar ierii ve buna bal oluturduklar sunuyu, grselleri ile birlikte kampsteki uzman hekimlere yeniden gstererek onaylarn alrlar. eriin hazrlanmasndan sonra ekip, sunu iin de hazrlklara balar. Hazrladklar Power Point sunusunun yannda, ehirdeki bir takm kurumlardan ve salk merkezlerinden aldklar afileri, brorleri ve CDleri de sunularnda kullanmak zere hazrlarlar. Sunularnda, paylatklar konular ayrca uygulamal olarak da gstermek isteyen ekip, bu konuda da uzmanlardan yardm alrlar ve sunutan nce deneyim kazanrlar. Sunutan nce, kendi aralarnda tm ayrntlar ve etkinlikleri ile sunuun bir ka kez provasn yaparlar. Bu provalar srasnda gzlemledikleri aksaklklar dzeltme frsat bulurlar. Sunu gn geldiinde, ekip artk hazrdr ve sunularn planladklar gibi gerekletirirler. Hem anlatlanlar ilgilerini ektii iin, hem de uygulama blmleri olduu iin ocuklar dikkatle sunuu izlerler. Hatta uygulamalar srasnda, ekibin gnll renci istemesi zerine ou uygulamalara katlrlar. retmen de memnun olmutur. Sunu planland gibi zamannda biter. Bu sunutan yaklak bir-iki hafta sonra, ekip yelerinden biri, etkinlii yaptklar okuldaki snf retmeninden bir telefon alr. retmen, telefonda ekibe sunu iin tekrar teekkr ederken, geen gn snfta yaadklar bir olaydan bahseder. Bir renci, kalemini azna sokmu, ve kalemin arkasndaki bir kapak boazna kamtr. Ders srasnda nefessiz kalan rencinin arkadalar nce panik olmu, sonra hemen retmenlerine haber vermitir. retmen, ksa bir panik anndan sonra, gerekli ve doru mdahaleyi yaparak, ocuun boazndan nesneyi karabilmitir. retmen, ekip yesine tekrar teekkr ederken, bu sunuun ne kadar yerinde olduunu ve iyi ki bu sunua katldklarn sylemektedir. Evet, belki tm sunular bu kadar dramatik sonular ve etkiler brakmayacaktr, ancak amacna ulaan bir sunu ve dolaysyla konumac, en az bu rnekteki ekip kadar gurur tayacaktr. Eer sunuumuz iin bir ama belirlemi isek, bu ama ne olursa olsun, sunu sonucunda bu amaca ulamamz, sunuumuzun etkili olduunu gsterecektir. Bu ama bazen bir hayat kurtarmak, bazen dierlerini etkilemek, bazen bilgilendirmek, bazen de bireyi retmek olabilir. Bir sunuun etkili olabilmesinin, o sunuun amacna ulamasyla ilgili olduunu daha nce ifade etmitik. rnekteki ekibin sunutan nce bir ama belirlemeleri, bu ama etrafnda bilgi toplamalar, bu bilgileri dzenlemeleri, bir takm destekleyici materyaller kullanmalar ve sunuun akn planlayp prova yapmalar, onlarn sunu iin planladklar amalarna ulamalarn salamtr. Gerekten de, sunu konumuz ne olursa olsun, sunuumuza ynelik detayl bir aratrma ve planlama sreci, bize sadece etkili bir sunu olarak deil, kendimize, kurumumuza ve dinleyicilerimize kar tadmz sorumluluun sonucunda etik davranmann mutluluunu da getirecektir. Etkili bir sunu yapabilmek iin bir dier nemli konu da, sunuu yapacamz dinleyici grubu, yani hedef kitlemizi tanmak olacaktr.

Hedef kitlemizi iyi tanr ve zmlersek, sunuumuzun baarsn arttrmak iin nemli bir adm atm oluruz.

HEDEF KTLE ZMLEMES

Hedef kitlemiz hakknda ne kadar ok bilgiye sahip olursak ve bu bilgileri ne kadar ok sunuumuza katarsak, sunuumuzun onlarn ilgisini ekmesi, beklentilerini karlamas ve planladmz etkileri brakmas o kadar kolaylaacaktr. Gerekten de, kendileri hakknda hi bir bilgimiz olmayan bir dinleyici grubunu, sunu srasnda etkilemek, onlar iin iine katmak ve ilgilerini canl tutmak ok zor olacaktr.
134

Bu bilgileri, sunu hazrlmz srasnda batan toplamak ve sunuumuzu planlarken gerektii gibi kullanmak, sunuumuzun istediimiz gibi yrmesini salayacaktr. Bilgi ve dncelerimizi paylatmz insanlar tanmak, tanmaya almak sadece sunularmz iin deil, ayn zamanda gndelik yaamlarmzda dierleri ile kurdumuz iletiimlerde de nemlidir. Karmzdaki insan ne kadar iyi tanyorsak, onun mesajlarn o kadar iyi anlar ve ona gre hareket ederiz. Yeni tantmz insanlar anlamakta glk ekmemizin nedeni, onlar hakknda fazla bilgiye sahip olmamamzdr. Yukardaki blmlerde bahsettiimiz ortak refeans erevesini ancak bu yolla oluturabilir ve gelitirebiliriz. Konumac, dinleyicileri ile ilgili ne kadar ok bilgiye ularsa, ortak noktalar bulup, bu ortak noktalar, mesajlarnn anlalrln arttrmak zere kullanabilir. Aada, bu konuya ilikin iki rnek verilmitir. imdi bu rnekleri inceleyelim: atma Van depremi sonrasnda, deprem blgesine giden bir yardm ekibi, buradaki deneyimlerini aktarrken, oradaki ilk gnlerinde yaadklar bir olay paylatlar. Ekip, gece kaldklar bir binada art sarsntya yakalanr ve etraftakilerin de uyarlaryla kendilerini darya atarlar. Bu srada darda silah sesleri duyan ekip daha bir telalanr. lk dndkleri, daha nceki medyada grdkleri haberlerin de etkisiyle, ehirde terrist gruplarla gvenlik gleri arasnda atma kt ve kendilerinin de tehlike altnda olduudur. Depremin ardndan, bir de atma arasnda kaldn dnen ekip, korkmutur ve ne yapacaklarn bilemezler ve telal bir ekilde beklerler. Ortalk sakinleince ve sarsntlar geince, etrafndakilerle konuma frsat bulurlar ve olayn asln renirler. Aslnda ehirde atma olmamtr. Silahlar, ok daha farkl bir ama iin patlamtr. ehirde, gece bu ekilde depremler olduunda, insanlar uyarmak iin bazlar dar kp silahlar ile havaya ate etmekte, bu ekilde dierlerini uyarmaktadrlar. Orada yaayan insanlar da bunu bildikleri iin, silah sesini bir uyar olarak alglamakta ve daha byk bir deprem olaslna kar bulunduklar binalar terketmektedirler. Ekip yeleri bunu bilmedii iin, bu silah seslerini farkl bir ekilde, atma olarak yorumlamlardr. Oysa, birbirleri ile daha ok paylam ve ortak deneyimleri olan ehir halk, mesaj doru anlamlandrmlardr. Bu konuda paylaacamz bir baka rnek de, bir kyde geiyor. Kyde, nfus planlamas ve doum kontrol yntemleri konusunda bir bilgilendirme sunuu yaplyor. Ayrntlar rneimizde inceleyelim. Doum Kontrol Yntemleri Bykehirde bulunan bir sivil toplum kuruluu, kyde yaayan belirli bir hedef kitleye ynelik bilinlendirme etkinlikleri dzenlemektedir. Bu etkinlikler kapsamnda yaplanlardan biri de uzman bir grubun, kye giderek, oradakilere doum kontrol yntemleri ve nemi konusunda bir sunu yapmas olarak planlanmtr. Uzman grup, konusunda bilgili, deneyimli bir gruptur. Ekip, erkek ve bayan hekimlerden olumaktadr. Sunular iin ok fazla aratrma yapmaya gerek duymayan ekip, sunularn grsellerle destekleyerek hazrlamay, vidyo, afi, bror ve benzeri basl malzemeler kullanmay da planlarlar. Planlarna gre, insanlar ky okulunun bir snfnda toplayacaklar, hem grsel, hem iitsel materyallerden yararlanarak, sunularn yapacaklardr. Yeri geldike sorular cevaplayacak, baz doum kontrol aralarn gerek nesneler olarak gsterecekler, kullanmlarn da gsterimlerle ve grafiklerle aklayacklardr. Vidyolarda, konunun nemini dile getiren dramalar yer almaktadr. Sunu, iki oturum halinde gerekleecek, erkekler ve kadnlar, isteyen dier aile bireyleri ile sunua katlacaklardr. Muhtardan, telefon yoluyla gerekli bilgilendirmeleri yapmasn isterler ve okuldaki olanaklar konusunda bilgi alrlar. Okulda sadece elektrik vardr ve bilgisayar, projeksiyon vb. aralar kendileri tamin edeceklerdir. Sunu gn gelir. Sunuun ilk oturumunda, ekip salonda yeterli katlmn olmadn dnse de, snfta bulunan 15 kadar katlmc ile sunua balarlar. Snfta tane erkek katlmc
135

bulunmaktadr. Yaadklar evrenin de gerei olarak, katlmclar etkin bir katlm salamamakta, sorulara sessiz kalmay tercih etmektedir. nk paylalan ierik onlar iin toplumda her zaman paylatklar, hele kadnlar ve erkekler olarak birlikte konutuklar konular deildir. Kald ki bu konularn ou onlar iin ayptr. len arasndan sonra yaplan ikinci oturumda, sunuu yapan ekip, snfta muhtarn yakn olan 4 bayan katlmcdan baka kimse gremezler. Sunua devam ederler ve arada dattklar bror ve dier basl malzemeler konusunda katlmclarla konutuklarnda, snftakilerin byk ounluunun okuma yazma bilmediini renirler. Ekip sunuu bitirir. Ancak, o gn yaadklarndan ve sunuun sonucundan hi biri memnun deildir. Yukardaki rnekler, iletiim kurduumuz insanlar tanmadmzda, paylatmz mesajlarn beklenen etkiyi yapamayacan ve yanl yorumlanacan gsteren iyi birer rnektir. Gerekten de, dinleyici kitlemiz haknda toplayacamz baz temel bilgiler bile, bazen sunuun gidiatn deitirebilir, hatta bizi gnn yldz yapabilir. Aksi durumlar ise, sonular ne konumacy ne de dinleycileri tatmin etmeyen sunular olacaktr. Peki hedef kitelemize ynelik hangi bilgileri toplamamz ve kullanmamz gerekir? Bu sorunun cevab, sunutan sunua deikenlik gsterebilir. rnein, i yerimizde yaptmz bir sunuta dinleyicileri tanmaya almak iin gstereceimiz aba ve toplayacamz bilgilerle, yukardaki rnekte olduu gibi bir durumda gstereceimiz aba ve toplamaya alacamz bilgiler gerek hacim, gerekse ayrntlar asndan farkl olacaktr. Alk olduumuz bir dinleyici kitlesinin belirli zelliklerini, sunuumuzu planlayp hazrlarken gz nnde bulundurmak yerinde olacaktr. Bu zellikler; onlarn bir takm genel zellikleri ile daha zel, bireysel zellikleri olarak iki grupta toplanabilir. Genel zellikler; saylar, renim durumlar, cinsiyetleri, yalar, toplumsal nitelikleri, kurumdaki statleri, beklenti ve tutumlar gibi katlmclarn bir takm genel zellikleridir. Daha zel olan bireysel zellikleri ise; ilgi alanlar, sunua ynelik gdlenme dzeyleri, yetenekleri ve renme biimleri gibi bir takm bireysel/eitsel zelliklerden oluur. Tandmz bir dinleyici kitlesine ynelik bu tr bilgiler iin nceden bir takm izlenimlerimiz veya bilgilerimiz bulunabilir. Ancak, durum ne olursa olsun, bu zellikleri sunuun ncesinde yeniden gzden geirmekte, zellikle de tanmadmz bir dinleyici kitlesine ynelik bu tr bilgileri aratrrken biraz daha dikkatli ve zmleyici olmakta yarar vardr. Yukarda rnek verilen bilgiler bir veya birden fazla ara veya yntemle toplanabilir. Bu yntemlere genel olarak veri toplama teknikleri ad verilir. Hedef kitle zmlemesi yaplrken, ne kadar ok veri toplama teknii kullanlrsa, o kadar doru bilgilere ulalaca varsaylr. Gerekten de, tek bir arala topladnz bilgiler daha s olacak, tek bir ay resmedecektir. rnein, baz bilgilere dorudan kiilerin kendilerine sorarak ulaabiliriz. Bunda hi bir sknt yoktur. Ancak, buna ek olarak bu kiilerin kurumdaki dosyalarndan da eitli bilgiler edinebilir, kendilerinden aldmz bilgilerin dorulamasn da yapabiliriz. Bu ekilde birden fazla veri toplama tekniini ie komak, bize daha fazla, yansz ve doru veri toplama frsatn verecektir. Veri toplama teknikleri aadaki gibi eitlenebilir: Kurumsal belgeler/kaytlar Kiilere konu ile ilgili anket uygulama verenlerle grme alanlarla grme Odak grup grmeleri Kurumda konu ile ilgili gzlemler Konu ile ilgili test uygulamas Yaplan alma rneklerini inceleme

Bu tekniklerin her birini burada ayrntlar ile incelemeyeceiz. Ancak unu bir daha ifade etmek gerekir ki, hedef kitlemiz hakknda ne kadar fazla veri toplama teknii kullanrsak, o kadar ok veriye ulama ansmz olacaktr. Ayrca, her bir tekniin birbirine kar stnlkleri ve snrllklar
136

bulunmaktadr. rnein, hedef kitleye sadece bir konu ile ilgili anket uyguladmzda, sadece o anketteki sorularla snrl olacak ekilde veri toplayabiliriz. Anketi uyguladktan sonra bir daha soru ekleme veya karma ansmz olmayacaktr. Ancak, bu ekilde, ksa srede pek ok kiiden veri toplamamz mmkn olacaktr. te yandan, insanlarla grerek veri toplarken, ilave sorular sorabilir, grme gndemini istediimiz gibi ynlendirebilir ve deitirebiliriz. Ancak, grme iin daha fazla zaman ayrmamz, planl davranmamz ve grtmz insanlarn takvimine uymamz gerekecektir. Bu ekilde, tekniklerin birbirine kar stnlk ve snrllklarn bildiimizde, uygun teknikleri bir arada kullanarak daha fazla ve yararl veri toplamak mmkn olacaktr. Gndelik yaamda, sunularmza hazrlk yaparken, her durumda bu veri toplama tekniklerini ie komamz iin yeterli zamanmz ve abamz olmayabilir. Bu durumda, hedef kitle ile ilgili bir takm genel ve bireysel bilgileri kurumdan ve dier kaynaklardan saladktan sonra, hedef kitleyi temsil eden bir grup insan ile yapacamz yz yze veya telefon grmesi de bize faydal veriler salayacaktr. Zaten ou durumda, hedef kitlenin her birine ulamak mmkn olmayabilir. Bu ekilde belirleyeceiniz bir grup insandan aadakilere benzer verileri salamaya alabilirsiniz: Bu konu sizin ilginizi ekiyor mu? Neden? Bu konuyla ilgili nelerin ncelikli olduunu dnyorsunuz? Bu konu ile ilgili ne tr deneyimleriniz var? Ya da etrafnzdakilerin deneyimleri neler? Bu konu ile ilgili ne tr sorunlar yaadnz? Yaamaktasnz? Bu konu ile ilgili olumlu neler syleyebilirsiniz? Bu konu ile ilgili sormak istediiniz sorular var mdr? Bu konu hakknda nasl bilgilenmek istersiniz? Bu konu dndaki mesleki veya bireysel ncelikleriniz nelerdir?

Bu ve benzer sorular, hedef kitlemizi temsil eden bir grup insanla paylatmzda, ncelikli konular, olas sorunlar, kiilerin deneyim birikimlerini, renme tercihlerini vb. daha bir ok konuyu, planlama srecimize dahil etmek iin kapsaml veriler elde etmi oluruz. Bu verilerle, hem daha etkili bir sunu planlayabilir, hem de sunu ncesinde ve sunu srasnda yetikinlerle olan etkileimimizi arttrabiliriz. Yetikin renme kuram, yetikinlerin planlama srecine dahil edildiklerinde, daha ok gdlendiklerini ve renme veya dier iletiim srelerine daha etkin katldklarn sylemektedir.

imdiye dek yaptnz bir sunuu dnn. Hedef kitlenizle ilgili bilgileri hangi yntem veya yntemlerle topladnz? Hedef kitlemiz hakknda edindiimiz bilgileri, bundan sonra yapacamz planlamalarda ie komak, sunuumuz iin belirlediimiz amalara ulamamz salayacaktr. Ancak, unu unutmamak gerekir ki, sunuumuzun baars, yalnzca hedef kitleyi iyi zmlemeye bal deildir. Hesaplayamadmz daha bir ok d etken, sunuumuz iin olumsuz bir zemin oluturabilir. rnein, sunuumuzu yaptmz gn, sunua katlan karar vericilerin, bir st dzey yneticinin veya kurumun kendisinin gndemindeki ok beklenmedik bir gelime veya daha ncelikli bir durum, bizim sunuumuzun etkisini azaltabilir veya sunuumuzu ok olumsuz bir ekilde etkileyebilir. Bu tr beklenmedik durumlarda, konumac olarak ok fazla hareket ansmz yoktur. Byk bir firmann yeni rnnn lansman sunuu, o gnn sabahnda lke genelinde ekonomik veya politik bir krizin patlamas sonucu medyann fla haberleri yannda ikinci plana itilebilir, hatta hi nemsenmeyebilir. Bu durumda nceden planlayp, yaplabilecek pek bir ey yoktur. Baz etkenler, kontrolmzn dndadr. Pek ok konumacnn, bu ekilde yaplacak pek bir eyin olmadn dnd bir dier konu da sunularda duyulan kayg ve heyecandr. Onlara gre baz insanlar bu konuda ansl, bazlarnn ise yapacak bir eyi yoktur. zleyen blmde, sunu kaygs ve bu kaygyla baa kmak iin neler yapabileceimiz anlatlmaktadr.
137

SUNU KAYGISI VE KAYGIYLA BAA IKMA

Sunu kaygs ve heyecan, hemen herkesin bir ekilde yaad veya en azndan bakalarnda gzlemledii bir konudur. En deneyimli ve baarl konumaclar bile, ilk sunularnda ne kadar heyecanlandklarndan, seslerinin nasl titrediinden bahsetmektedir. Sunu veya konuma becerisi, deneyim kazandka gelien bir beceridir. nsanlarda en sk grlen fobiler arasnda ilk sralarda sosyal fobi yer almaktadr. Sosyal fobi tr, topluluk iine kamama, topluluk iinde konuamama, yeni insanlarla tanamama vb. korkular, kayglar iermektedir. Sosyal fobinin kendisini gsterdii alanlardan biri de insanlarn sunu yaparken yaadklar kayg ve heyecan duygusudur. Yurt dnda, niversite genleri arasnda yaplan bir aratrmada, genlere en ok yaadklar kayg trleri sorulmutur. Genler, % 74 oranla yabanclarla birarada bulunma kaygsn birinci sraya yerletirirken, topluluk nnde sunu yapma kaygsn % 70le ikinci srada belirtmilerdir. Bu kayglarn arasnda, otorite sahibi olan dier kimselerle konuma ve i grmesi yapma kayglar, st sralarda yer almasa da dikkat ekmektedir. Tm bu kayglarn ortak yan; kiinin kendisini veya fikirlerini, duygularn dierlerine ifade etmede ve paylamada yaad heyecan ve korkulardr. Gerekten de, gerek ocuk, gerekse de yetikin alarda, eitim-retim ortamlarnda yaanlan kayglarn banda, dier insanlarn karsnda yaplmak zorunda kalnan sunularn geldiini syleyebiliriz. Heyecan ve kayg, herhangi bir stresli ortama girildiinde artmaktadr. Dier insanlarn, zellikle tanmadmz dinleyicilerin karsnda sunu yapmak da stresli bir ortamdr. Herhangi bir stresli ortamda, vcudumuz ekstra adrenalin retmeye balar. Bu adrenalin ykselmesi, kalbimizin daha hzl arpmasna, ellerimizin titremesine, daha fazla terlememize, dizlerimizin bann zldn hissetmemize neden olur. Dier yandan, sunu kaygsnn son derece normal, hatta belirli bir oranda istenen bir olgu olduunu da ifade etmek gerekir. Kayg ve heyecan, belirli bir oranda yaandnda, performansmz olumlu ynde etkileyen bir faktr olarak deerlendirilir. Pek ok nl atlet, sanat, mzisyen ve dier profesyoneller, bu heyecan, tatl bir duygu ve performanslarn olumlu ynde etkileyen bir unsur olarak tanmlamtr. Dahas, onlara gre bu duygu retkenliklerini de pekitirmektedir. Sahne performans sergileyenlerin, sahne heyecann, izleyicilerin karsna kncaya kadar yaadklar heyecan, ancak daha sonra zevkli bir paylama dnen bir duygu olarak tanmlamalar rastlant deildir.

Sunu kaygmz ve heyecanmz kontrol edebilirsek, bunu sunuumuz iin olumlu bir etkene evirme ansmz arttrabiliriz. Kaygnn, belirli bir oran sunuun banda doaldr, gereklidir. Yeter ki onu, sunuumuzun banda yaanmas gereken olumlu bir etken olarak kabul edelim.

Kaygyla Baa kma

Sunu kaygsnn belirli bir dzeyde yaanmasnn aslnda performansmz olumlu ynde etkileyeceini yukarda ifade ettik. Bunun dnda, sunuun genelinde duyacamz ar kayg ve heyecan aza indirgemek ve sunuumuzun baarsn glgelemesini engellemek iin uygulayabileceimiz baz zmler vardr. Aada, bu zm yollarn, baka bir deyile kayg ile baa kma yollarn bulacaksnz. Aslnda, biraz kayg ve heyecann gerekli olduunu dnerek, bunu kabullenerek, sunu deneyimi iin belirli bir mesafe kaydetmi durumdayz. Gerekten de, ister sradan olsun, isterse de ok tannm, insanlar dierleri ile birlikte veya onlarn karsnda bireyler yaptklarnda belirli bir dzeyde heyecan duyarlar. Oyuncular kamera karsnda veya sahnede, politikaclar krsde, sporcular oyun balamak zereyken sahada veya salonda, okuldakiler tahtada, tez savunmasn yapanlar jri nnde bu kaygy yaarlar. En deneyimli konumaclarn bile, sahneye veya krsye kana dek kayglandklar, heyecanlandklar, ancak krsye ktklarnda veya konumaya baladklarnda bu duygunun giderek azald sylenir. Uzmanlar bu durumun, kiilerin zihinsel olarak kendilerini sunua ve performanslarna hazrlamalarna, konsantrasyonlarn salamalarna yardmc olduunu kabul ederler. Kendine ar gven
138

duyan ve bu heyecan yaamayan baz konumaclar, baz durumlarda, konumalarnn sonunda performanslarndan memnun olmadklarn ifade edebilmektedir. nl bir yazar ve konumac olan I. A. R. Wylie bu durumu, Bunca yllk deneyimimden sonra unu syleyebilirim ki, ne zaman bir sunu iin krsye ynelsem, boazm dmlenir ve kalbim hzla arpar. Ama bilirim ki bu duygular, sunuumun baarl olmasn salayacak, beni dinleyicilere olumlu gsterecek duygulardr. Kendime ok gvendiim ve bu heyecan hissetmediim bir ka sunuta ise, kendi amdan sonucun tamamen bir baarszlk olduunu syleyebilirim diye ifade etmitir. Kendine gven, kendinden emin olma ve heyecann kontrol edebilme duygular elbette ki nemli ve istenilen becerilerdir. Ancak, yukarda bahsedilen, bu tr bir emin olma duygusunun, bizi gerekli olan ve motivasyon kaynamz olabilecek, belirli bir dzeydeki heyecandan mahrum etmesi; hevessiz, yaptmz iten zevk almayan ve sunu srasnda bu isteksizlii dinleyicilere de aktaran bir konumac durumuna sokmasdr. Zaten byle bir sunutan ne dinleyiciler, ne de kendimiz zevk alabiliriz. zetle, sunu yapan hemen herkesin belirli bir oranda kayg duyacan kabul etmemiz gerekir. Sorun, bu kayg duygusunu, heyecanmz nasl kontrol altna alp, onu nasl olumlu bir duygu haline dntrebileceimizdir. Bunun iin ilk yapmamz gereken, bu kayg ve sinirlilik haline olumlu bir anlam yklemektir. Bu duygular olmas gereken ve srecin gerekli bir paras olarak kabul etmekle ie balayabiliriz. Kayglarmzn kurban olmak yerine, bu kayglar kabul edip, kontrol altnda tutmay, bunlarla gdlenmeyi salayabiliriz. Bu kaygy, bir sunu korkusu veya sahne korkusu olarak deil de, yaamamz gereken bir n aama olarak deerlendirmek, etkili bir sunu yapmann n koulu olarak kabul etmek, durumu daha farkl deerlendirmemize neden olacaktr. Bu bak asn kazandmzda, artk kayg ile baa kmak iin aadaki gerekli admlar atabiliriz. Aadaki neriler, kayglarnz olumlu gce dntrmek iin yapabileceiniz eyleri gstermektedir.

Sunu Yapma Deneyiminizi Arttrn

Tanmadnz insanlarla dolu bir ortama ilk girdiinizde, ie baladnz ilk gnde, kz veya erkek arkadanzla ilk kez bulutuunuzda, bir i bavurusu srasnda, sizin iin nemli bir snava girerken, sizi deerlenriren bir jrinin karsnda, araba kullanmay renirken ve bunlara benzer durumlarda nasl heyecanlandnz, kayglandnz bir dnn. Tm bu rneklerdeki kayglarmzn balca sebebi, bu durumlarn daha nceden bilmediimiz, deneyim sahibi olmadmz, karlamadmz durumlar olmalardr. Ancak, belirli bir zaman getiinde ve bize rahatszlk veren duruma altmzda, ilk zamanlardaki kayglarmzn azaldn ve hatta zaman iinde kaybolduunu grrz. Bu durum, sunularmz iin de geerlidir. Sunu konumuz ile ilgili aratrp okuduka ve zellikle yaptmz sunularn says arttka, kayglarmzn azaldn grrz. Bu nedenle, sunu konusundaki deneyimlerimizi arttrmaya almal, sunu yapma frsatlarn deerlendirmeli ve bu konuda kendimizi gelitirmeye abalamalyz.

Hazrlk Yapn
zlediiniz bir tiyatro eserinin, konserin veya spor etkinliinin arkasnda gnler, haftalar ve hatta aylarca yaplan alma, emek ve hazrlk vardr. Dinleyici veya izleyici olarak ahit olduumuz birka saatlik gzel bir performans, onu gerekletirenler iin o kadar sreyle snrl kalmayacaktr. Sunularmz iin de ayn durum geerlidir. Hangi konuda, hangi hedef kitleye sunu yaparsak yapalm, mutlaka hazrlanmalyz. Buradaki sloganmz; hazrlk, hazrlk ve yine hazrlk olmaldr. Peki, yapacamz sunularn hazrl iin ne kadar sre ayrmalyz? Bu konu ile ilgili alanyaznda baz kaynaklar, sunuumuzun her bir dakikas iin, en az bir saat zaman ayrmay ngrmektedir. Bu sre, sunu konusundaki deneyimlerimize, sunu iin ne kadar aratrma yapmamz gerektiine ve amacmza gre deikenlik gsterebilecektir. Sre, her ne kadar fazla grnse de, sonular dnldnde buna deecei sylenebilir. Yine alandaki bir uzman, iyi yaplan bir hazrln, sunu kaygsn % 75 orannda azaltacan ifade etmektedir. Bu nitede ve izleyen nitede aklanan konulara dikkat ederek sunularnz hazrladnzda, bu konuda nemli bir aama kaydetmi olacaksnz.

139

Olumlu Dnn
Sunuumuz hakknda olumlu dnmek, bizim kendimize olan gvenimizi arttracaktr. Genellikle, baarmak iin yola kan, baaracana inanan insanlarn sonunda amacna ulaacaklar kabul edilir. nanmak, baarmann yarsdr szn hatrlayalm. Unutmayalm ki, kendimize inanmadmz, gvenmediimiz durumlarda baary yakalamak neredeyse imkansz hale gelir. Tabi ki bu inancn ve gvenin salam zeminlere oturmas gerekmektedir. Biz, gerekli hazrlklar yaptmzda, paylaacamz konuya hakim olduumuzda, hedef kitlemizi tandmzda ve sunu planmz iyi yaptmzda, bu inancn ve gvenin temelleri de atlm olacaktr. Aada, sunuumuzdan nceki baz olumsuz dncelerimizi olumluya evirmenin yollarn greceksiniz.
izelge 5.2: Sunularla ilgili olumlu ve olumsuz dncelerimiz.

Olumsuz Dnceler Keke bu sunuu yapmasaydm! Hi iyi bir konumac deilim. Sunu yaptmda ok fazla heyecanlanyorum. Syleyeceklerim kimsenin ilgisini ekmeyecek!

Olumlu Dnceler Bu sunu, benim iin fikirlerimi paylama ve sunu konusunda deneyim kazanma frsat! Kimse mkemmel deil ve ben yaptm her sunula daha ok deneyim kazanacam. Herkes heyecanlanabilir. Eer dierleri yapabiliyorsa, ben de yapabilirim! yi bir konuda sunu yapyorum ve ok iyi hazrlandm. Sonu olarak beni dinleyecekler.

Kaynak: Lucas. The Art Of Public Speaking, s.12.

Uzmanlar, sunu yapmak gibi belirli bir stres altnda yaplan etkinliklerde, olumlu dncelerin olumsuz dncelere oranla be kat fazla olmasn nermektedir. Baka bir deyile, iimizdeki her bir olumsuz dnce ve kayg iin, be tane olumlu dnce gelitirmemiz ve bunlarn gerektirdii gibi davranmamz gerekir. Bu ekilde, olumsuz dncelerimizi zayflatabilir ve kontrol altna alabiliriz. Sonu olarak, sunuumuza daha ok konsantre olarak, dinleyici kitlesine mesajlarmz daha etkili aktarabiliriz.

Kaygnn ou Dardan Alglanmaz

ou kez insanlar, kayglarnn ve heyecanlarnn dinleyicilere de yansyacan, onlarn gznde deer kaybedeceklerini dnerek, daha ok kayglanrlar. nsanlarn nnde gergin, acemi, gvensiz grndmz dnrken, olaya hakim olmamz ve kontrol salamamz olduka zordur. unu aka ifade etmek gerekir ki, iimizde hissettiimiz bu kayg ve heyecann sadece ok kk bir blm dinleyiciler tarafndan fark edilmektedir. nl bir konumac; sinir sisteminiz belki size binlerce uyaran gnderiyor olabilir, ancak dinleyiciler bunlarn sacede bir ka tanesini fark eder demitir. Her ne kadar avu ilerimiz terlese ve kalbimiz hzla arpsa da, souk kanl davranmaya ve sakin grnmeye almak iin elimizden gelen abay gstermeliyiz. Bylece, dinleyicilerin gerginliimizi, bizim korktuumuzdan daha az hissetmelerini salayabiliriz. Yllar sonra, baz sunu grntlerini arkadalaryla birlikte izleyen pek ok insan, burada heyecandan lmek zereydim diye aklama yaparken, aslnda durumun hi de o an hissettikleri kadar kt olmadn dnmtr. Dier yandan, sunuumuzu aksatmadka ve mesajlarmzn paylalmasn engellemedike, belirli bir dzey heyecann da, dinleyiciler tarafndan beklenen bir ey olduunu ve genellikle ho grldn belirtmekte yarar vardr.

Sunuu Hayalinizde Canlandrn

Hayal kurmak, insanolunun yaratclnda ve geliiminde ok nemli bir yer tutar. Sunularmz hayalimizde canlandrmak, bizi psikolojik olarak sunuumuza hazrlar ve sunuumuz hakknda olumlu dnmemize yardmc olur. Bunu yaparken, olumsuz noktalar mmkn olduunca dnmememiz ve sadece gl olabileceimiz noktalara odaklanmamz nerilir. Bu ekilde hayal etme, elbetteki gerek
140

sunu provasnn yerini tutmayacaktr, ancak dier admlarla birlikte yerine getirildiinde, bizi zihinsel anlamnda olaya hazrlayaca ifade edilmektedir. nl bir atlet, yarlara hazrlanrken, zaman zaman kendisini yarta koarken hayal ettiini, bu hayalinin iine dier yarlar da yerletirdiini, onlar teker teker getiini, yar srasnda olabilecek aksaklklara kar nasl davranacan zihninde canlandrdn ve sonuta biti izgisine vardn hayal ettiini ifade etmitir. Sonuta, bu atlet, katld her yar kazanamamaktadr. Ancak, yapt fiziksel hazrlklarn yannda, bu tr canlandrmalarla zihinsel olarak da olaya hazrlandn syleyebiliriz. Bu hayali, sunuumuz iin de kurmamz hem olumsuz dncelerden uzaklamamza, hem de bilisel olarak hazr bulunmamza katk salayacaktr. nitenin banda bahsettiimiz sunu senaryosunu, nasl bir giri yapacamz, rneklerimizi hangi srada nasl vereceimizi, hangi sorular nasl ve ne zaman soracamz, bize sorulan sorular nasl cevaplayacamz, sunuun finalini nasl yapacamz hayalimizde canlandrmak, daha sonra yapacamz sunu provalarmz iin de bir hazrlk oluturacaktr.

Mkemmeliyeti Olmayn
Sunu konusundaki kayglarmz kontrol etmenin bir dier yolu da, mkemmel sunu diye bir eyin her zaman her yerde olmadn kabul etmektir. Herkesin, sunu yaparken, istemeden de olsa yapt hatalar, planlarnn dna kt durumlar, keke yapmasaydm dedii eyler olmutur ve olacaktr. Zaten hayatmz da byle deil midir? Hayatnn sonuna kadar mkemmel bir ekilde yaamay kim hayal edebilir ki? Bir kaynakta, bu ini ve klar, bir kalp grafiine benzetilmektedir. Kaynaa gre, hayatmzda ini ve klar yoksa, ok da yaadmz sylemek mmkn deildir. Hayatta olduu gibi, sunularmzda da inilerimiz ve klarmz olmas doaldr. nemli olan, olas olumsuzluklarn, sunuumuzun akn aksatmasna izin vermemektir. Bazen, sunuumuz devam ederken, belirli bir zaman ve yerde vermeyi planladmz bir rnei veya olguyu unutarak getiimizi fark edebiliriz. Bu durum dnyann sonu deildir. Sunu iinde aklmza geldii anda veya gerekli grrsek baka bir yerde geriye ksa bir dn yaparak bu tr eyleri paylaabiliriz. Kald ki, bizim neleri hangi srada, nasl syleyeceimizi, dinleyicilerin bilmesi mmkn deildir. O halde bu tr olaylar olduunda, sunuumuzu devam ettirmek ve alacamz pratik kararlarla mesajlarmz aktarmaya devam etmek en doru davran olacaktr. Bu tr davranlar, zamanla, sunu konusunda deneyim kazandka daha rahat sergileyebileceimiz davranlardr.

Sunu yaparken mkemmeliyeti olmaya almak, kayg ve heyecanda olduu gibi, belirli bir dzeyde tutulduu srece olumlu bir davrantr. Ancak, tamamen mkemmeliyetilie konsantre olmak, bizi gereksiz yere strese sokacak ve sonuta da gerginlik ve hata kanlmaz olacaktr. te yandan, hata yapmak, herkesin kolaylkla gsterebilecei bir davrantr ve bu yzden insanlar genellikle hatalara olgunlukla yaklamay tercih eder. Elbette ki, dinleyicilerin arasnda hatalarmz bu kadar olgunlukla karlamayacak kimseler de yer alabilir. Bu insanlar asndan, sunularmzda zellikle bilimsel hatalar yapmamaya zen gstermemiz nemlidir. Yani, paylaacamz mesajn, ieriin doru bilgileri iermesi, ilevsel ve ie yarar neriler getirmesi gerekir. Bu sorunu da, paylaacamz konuya ilikin yeterince aratrma ve hazrlk yaparak, uzman grleri alarak, sunuumuzun akn, nemli noktalar ve destekleyici unsurlar planlayarak ve bol tekrar yaparak aabileceimizi syleyebiliriz. Sunu kaygsyla baa kmak iin, yukardaki nerilerin yan sra, aadaki nlemleri de dnmekte yarar olacaktr: Sunu gn gerek fiziksel, gerekse zihinsel olarak dinlenmi olun. Sunu ncesi, sunu gnnn sabahna kadar ayakta olmak, hala sunu zerinde alyor olmak veya elenmek iin darda zaman geirerek uykusuz kalmak bize yarardan ok zarar getirecektir. Konumaya balamadan nce, bacak kaslarnz yavaa skp geveterek veya ellerimizi skp brakarak gerginliimizi biraz hafifletebiliriz. Bu egzersizler, adrenalinin neden olduu gerginliin atlmasna yardmc olacaktr.
141

Konumaya balamadan nce, yavaa derin birka nefes aln. nsanlarn ou, gergin olduklarnda ksa nefesler alr. Oysa bu ksa nefeslerin kaygy arttrd, pekitirdii sylenir. Aldmz derin nefesler, gerginliin srekliliini keserek, sinirlerimizin yatmasn salayacaktr. zellikle sunuunuzun ilk blm olan giri blmne zen gsterin. Aratrmalar, konumaclarn kayg dzeylerinin, sunuun ilk bir dakikasndan sonra anlaml bir ekilde dtn sylemektedir. Giri blmn planladmz biimde getikten ve istediimiz etkiyi yarattktan sonra, konumann dier blmlerinde daha rahat hissediyor olacaz. Dinleyicilerinizle mmkn olduunca gz temas kurun. Unutmayn ki, karnzdaki bu kitle sadece bir kalabalk deil, her biri farkl birer kiiliktir. Dahas, bu kimseler ou durumda sizin tandklarnz veya arkadalarnzdr. Sunu kaygnz veya heyecannz dnmekten daha ok, dinleyicilerinizle iletiim kurmaya aln. Kendinizi sunuunuza verdiinizde, dinleyicilerin de ilgisini ektiinizi greceksiniz. Dinleyecilerle iletiim kurduunuzda da, kayglarnzdan uzaklamaya balayacaksnz. Sunuunuza yardmc olacak ekilde grsel materyaller kullann. Grseller; ilgi uyandrr, dinleyicilerin dikkatini sizin zerinizden konuya eker ve kendinizi daha az bask altnda hissetmenize yardmc olur. Sunuunuzun belirli bir blmn dinleyicilerle birlikte etkinlik yapmaya ayrn. Onlara sorular sorun, dierleri ile birlikte dnmelerini, sorun zmelerini salayn, gerekirse oyunlar oynayn. Bu tr etkinlikler bize rahatlamamz ve kendimize gven duymamz asndan frsat salayacaktr. te yandan, bu ve benzeri etkinliklerin kullanlmas, paylatmz konuya ve sunuun balamna da baldr. Ancak, bu tr etkinliklerin, sunularn ou iin geerli olduunu syleyebiliriz.

Yukardaki nerilerin yannda, yaptmz sunular sonucu kazandmz deneyimler ve bunlardan kardmz dersler, bizim kendimize gvenen ve etkili bir konumac olmamzda nemli rol oynayacaktr. Kendimize olan gvenimiz arttka, sunu heyecanmzdan ok mesajlarmza, bunlar paylama eklimize ve dinleyicilerimizle olan etkileimimize daha ok nem vermeye, onlara odaklanmaya balarz. Sunu konusunda kazanacamz gven ve baarnn, hayatmzda ok nemli bir yeri olduu, tartmasz bir gerektir. nk sunu becerimiz ve bu konudaki z-gvenimiz, hayatmzn dier alanlarndaki giriimlerimiz ve baarlarmz iin ok nemli bir temel yap oluturacaktr.

142

zet
Dier insanlarla birarada yaadmz srece, farkl birok konuda ve ekilde sunular yapp paylamak zorunda kalabiliriz. te yandan, i hayatnda sunular genellikle daha zel bir takm nedenlerle yaplr. Bu nedenler; mal veya hizmetlerin satn salama, alanlar veya mterileri bilgilendirme, alanlarn motivasyonunu arttrma, yeni personelin oryantasyonu, alanlarla biraraya gelme, grme, ynetime durum raporu sunma, imaj ve kurum kimlii oluturma ve alanlar eitme, yetitirme olarak sralanabilir. Baz kaynaklar sunular mesleki veya mesleki olmayan sunular olarak snflandrrken, bazlar da aklayc veya ikna edici olarak snflandrmaktadr. En geni anlamyla sunular aadaki nedenlerle yaplr: Bilgilendirmek kna etmek, etkilemek Eitmek, yetitirmek Mteri edinmek, sat yapmak Elendirmek Sunu hazrl, sadece zaman etkili kullanmak iin deil, etik anlamda da nem vermemiz gereken bir sretir. Karmzdaki dinleyici kitlesi ister i yerindeki yneticiler olsun, isterse de yakn arkada grubumuz, zerinde allm, hazrlanlm ve zen gsterilmi bir sunuu ve paylam hak edeceklerdir. Sunu hazrl; konunun seilmesinden(bazen konu kendilinden bir ihtiya olarak belirlenmi olabilir) amalarn ieriin dzenlenmesinden, belirlenmesine, grsel materyallerin hazrlanmasna, sunu ortamnn hazrlanmasndan sunuun provasnn yaplmasna kadar bir ok adm ieren bir sretir. Etik anlamda en ncelikli sorumluluumuz, sunu yapacamz konu hakknda bilgili ve donanml olmaktr. Hedef kitlemiz hakknda ne kadar ok bilgiye sahip olursak ve bu bilgileri ne kadar ok sunuumuza katarsak, sunuumuzun onlarn ilgisini ekmesi, beklentilerini karlamas ve planladmz etkileri brakmas o kadar kolaylaacaktr. Gerekten de, kendileri hakknda hi bir bilgimiz olmayan bir dinleyici grubunu, sunu srasnda etkilemek, onlar iin iine katmak ve ilgilerini canl tutmak ok zor olacaktr. Bu bilgileri, sunu hazrlmz srasnda batan toplamak ve sunuumuzu planlarken gerektii gibi kullanmak, sunuumuzun istediimiz gibi yrmesini salayacaktr. Sunu yapan hemen herkesin belirli bir oranda kayg duyacan kabul etmemiz gerekir. Sorun, bu kayg duygusunu, heyecanmz nasl kontrol altna alp, onu nasl olumlu bir duygu haline dntrebileceimizdir. Bunun iin ilk yapmamz gereken, bu kayg ve sinirlilik haline olumlu bir anlam yklemektir. Bu duygular olmas gereken ve srecin gerekli bir paras olarak kabul etmekle ie balayabiliriz. Kayglarmzn kurban olmak yerine, bu kayglar kabul edip, kontrol altnda tutmay, bunlarla gdlenmeyi salayabiliriz. Bu kaygy, bir sunu korkusu veya sahne korkusu olarak deil de, yaamamz gereken bir n aama olarak deerlendirmek, etkili bir sunu yapmann n koulu olarak kabul etmek, durumu daha farkl deerlendirmemize neden olacaktr. Bu bak asn kazandmzda, artk kayg ile baa kmak iin aadaki gerekli admlar atabiliriz.

Etkili bir sunuun yaps ve zellikleri, beendiiniz ve etkili olduunu dndnz bir kitabn veya filmin zellikleri ve yaps ile ok benzerdir. ncelikle, okuyucular ve izleyiciler gibi, sunuun katlmclar da paylalacak konuya ynelik merak tamaldr. Beendiiniz filmin senaryosunda veya kitabn kurgusunda olduu gibi, sunuun da kurgusu ve senaryosu salam, mantkl, etkileyici olmaldr. Nasl ki kitabn veya filmin iinde kaybolmak istemezsek, sunu srasnda da kaybolmak istemeyiz. Bu yzden, paylalan konular mantkl bir yap ve dzen iinde olmaldr. Seilen szckler, mmkn olan en ak ve anlalr biimde paylalmaldr. Bir kitabn grn, sayfa dzeni veya bir filmin grnt ve ses kalitesi bizim iin nasl nemliyse, katlmcnn sunu hakkndaki izlenimi de o kadar nemlidir. Sunuta kullanlan grseller, metin ve ses geleri, katlmcnn rahata grebilecei ve anlayabilecei zellikler tamaldr. Ne tr sunu yaparsak yapalm, genel olarak bir sunu etkinliinde yedi unsur n plana kmaktadr. Bunlar; konumac, mesaj veya ileti, kanal, dinleyici veya katlmc, geribildirim, grlt ve balam veya durum olarak sralanabilir.
143

Kayglarmz olumlu bir gce dntrmek iin; Sunu yapma deneyimimizi arttrmak, hazrlk yapmak, olumlu dnmek, kaygnn ounun dardan alglanmayacan bilmek, sunuu hayalimizde canlandrmak ve mkemmeliyeti olmamak yararl olacaktr. Bunlarn dnda; Sunu gn gerek fiziksel, gerekse zihinsel olarak dinlenmi olmaya, Konumamzdan hemen nce, stres azaltacak egzersizler yapmaya, Konumaya balamadan nce, nefesimizi kontrol etmeye, Sunuumuzun ilk blm olan giri blmne zen gstermeye, Dinleyicilerimizle mmkn olduunca gz temas kurmaya, Dinleyicilerimizle iletiim kurmaya, Sunuumuzda grsel yardmc materyaller kullanmaya, Sunuumuzun belirli bir blmnde dinleyicilerle birlikte etkinlik yapmaya zen gstermeliyiz.

144

Kendimizi Snayalm
1. Aadakilerden hangisi en sk grlen sunu nedenlerinden biri olamaz? a. Dinleyicileri elendirmek b. Dinleyicileri analiz etmek c. Dinleyicileri bilgilendirmek d. Dinleyicileri yetitirmek e. Dinleyicileri ikna etmek 2. Aadakilerden hangisi etkili bir sunu hazrlamak iin iyi bir balang gerekesi olabilir? a. Kurumda her aramba gn sunu yaplmas b. Sunuun amalarnn henz belirlenmemi olmas c. Katlmclarn, paylalacak olan bilgilere ihtiya duymamalar d. Katlmclarn bir kuruma ilikin aidiyet duygusu tamamalar e. Katlmclarn paylalacak bilgi, beceri ve tutumlara halihazrda sahip olmalar 3. Aadakilerden hangisi etkili sunularn zelliklerinden biridir? a. Sunuun srekli ayn yer ve saatte yaplmas b. Sunua mutlaka yneticilerin katlmas c. Sunuun belirli bir amaca hizmet etmesi d. Sunuun konusunu ynetimin belirlemesi e. Sunuun konusunun nemli olmas 4. Kendisine leden sonra bir sunua katlmas bildirilen personelin, sunua ynelik gdlenmesi asndan, aadakilerden hangisi en doru tanmlamay ifade etmektedir? a. Personel sunu iin dal gdlenmitir b. Personel sunu iin isel gdlenmitir c. Personel etkili olarak gdlenmitir d. Personel verimli olarak gdlenmitir e. Personel kurumsal olarak gdlenmitir 5. Aadakilerden hangisi etkililiini en iyi tanmlar? a. Sunuun en az 5 ama iermesi b. Sunuun en az iki oturum srmesi c. Sunu salonunun tam olarak dolmas d. Sunuun grsellerle desteklenmesi e. Sunuun amalarna ulamas
145

6. Aadakilerden hangisi sunularn ekici olmas asndan en doru tanmlamadr? a. Sunu srasnda kullanlan gsterili ve ilgin olmas b. Dinleyicilerin sunu noktalar not almas grsellerin nemli

srasnda

c. Dinleyicilerin sunu srasnda ilevsel sorular sormas d. Dinleyicilerin sunuta anlatlanlarn ounu anlamas e. Dinleyicilerin almas katldklar sunutan zevk

7. Aadakilerden hangisi bileenlerinden biri deildir? a. Kanal b. Dinleyici c. Mesaj d. Sahne e. Konumac

sunularn

8. Aadaki sunu bileenlerinden hangisi paylalan bilgi, beceri veya dnceleri kapsamaktadr? a. Kanal b. Dinleyici c. Mesaj d. Sahne e. Konumac 9. Aadakilerden hangisi sunuu yapan kimselerin gsterebilecei eilimlerden biri deildir? a. Kanma b. Analiz yapma c. Frsat yaratma d. Diren gsterme e. Kabul etme 10. Aadakilerden hangisi sunu kaygs ile baa kmann etkili yollarndan biri deildir? a. Mkemmeliyeti olmak b. Sunu hazrl yapmak c. Sunula ilgili olumlu dnmek d. Sunu konusunda deneyim kazanmak e. Yaplacak sunuu hayal etmek

bir

sunuun

Kendimizi Snayalm Yant Anahtar

1. b Yantnz yanl ise Sunu Yapma Nedenleri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 2. d Yantnz yanl ise Sunu Yapma Nedenleri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 3. c Yantnz yanl ise Etkili Sunularn zellikleri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 4. a Yantnz yanl ise Etkili Sunularn zellikleri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 5. e Yantnz yanl ise Etkili Sunularn zellikleri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 6. e Yantnz yanl ise Etkili Sunularn zellikleri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 7. d Yantnz yanl ise Sunuun Bileenleri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 8. c Yantnz yanl ise Sunuun Bileenleri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 9. b Yantnz yanl ise Sunuun Bileenleri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 10. a Yantnz yanl ise Sunu Kaygs ve Kaygyla Baa kma balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.

Sra Sizde Yant Anahtar Sra Sizde 1

Katldnz sunular, genellikle belirli bir konuda bilgilendirmek, belirli bir davran tercih etmeye ikna etmek veya elendirmek amacyla yaplyor olacaktr. Bu etkinliklere kendi isteimizle katlacamz gibi, ou durumda da stlerimizin istei dorultusunda katlrz.

Sra Sizde 2
niversitenin uluslararas renci deiim programlar sorumlusu tarafndan yaplan ikinci sunuun baarl olma ans daha yksektir. nk, konumac, hangi amala, kime ve nasl bir sunu yapmas gerektii konusunda ayrntl bir hazrlk ve planlama yapmtr.

Sra Sizde 3
Bu durumda, yardm istediiniz kiinin sizi nazik, yardma ihtiyac olan biri olarak alglamas nemlidir. Sesiniz sert ve emredici bir tonda olursa ve yz ifadelerinizle beden diliniz de bunu desteklerse, byk bir ihtimalle istediiniz yardm alamayacaksnz.

Sra Sizde 4
Hedef kitle ile ilgili bilgileri; kurumsal belgeler/kaytlar, kiilere konu ile ilgili anket uygulama, iverenlerle grme, alanlarla grme, odak grup grmeleri, kurumda konu ile ilgili gzlemler, konu ile ilgili test uygulamas, yaplan alma rneklerini inceleme gibi tekniklerle toplayabilirsiniz. Burada nemli olan, birden fazla teknii ie koarak, mmkn olan en kapsaml bilgiye ulamaktr. Her bir tekniin kendi iinde stnlkleri ve snrllklar vardr.

146

Yararlanlan Kaynaklar
Bradbury, A. (2006). Successful Presentation Skills, PA: Kogan Page. Emden, Joan van & Becker, L. (2004). Presentation Skills For Students, NY: Macmillan. Lucas, S. E. (2009). The Art Of Public Speaking, NY: The McGraw-Hill. Mandel, S. (2000). Effective Presentation Skills: A practical guide to better speaking, Boston: Course Technology. Siddons, S. (2008). The Complete Presentation Skills Handbook, PA: Kogan Page.

147

6
Amalarmz
Sunu erii ktlar Genel Ama Ana Fikir Temel Dnce

Bu niteyi tamamladktan sonra; eriin dzenlenmesinin nemini tartabilecek, Sunuun temel blmlerini ve ilevlerini aklayabilecek, Genel ama, kt, ana fikir ve temel dnce kavramlarn ayrt edebilecek, Temel dncelere ilikin destekleyici fikirler gelitirebilecek, Grsellerin sunu iin nemini tartabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz.

Anahtar Kavramlar
Destekleyici Fikir Bala Grsel Sunu Notu Sunu Ortam

indekiler
Giri eriin Dzenlenmesi Grsellerin Dzenlenmesi Sunu Notlarnn Hazrlanmas Sunu Ortamnn Hazrlanmas ve Kontrol

148

Sunu eriinin ve Grsellerin Dzenlenmesi

GR
Dzenleme veya dier adyla organizasyon becerisi, bireysel ve mesleki hayatmzda bize olumlu deerler katan bir beceridir. Zamann, gndelik ilerini, mesleki sorumluluklarn, okul sorumluluklarn ve zel hayatndaki dier alanlar dzenleyebilen insanlar iin, hayatn daha kolay ve rahat olduu sylenir. Gerekten de yledir. Snavlara dzenli bir ekilde hazrlanmak, mutfakta yemek yaparken belirli bir dzen salamak, odamzdaki eyalar dzenli tutmak, bunlar yapmayanlara gre bize birok fayda salayacaktr. Bu faydalar; daha fazla baar, istediimiz gibi kullanacamz serbest zaman, dzenli bir mutfak ve daha lezzetli yemekler, temiz ve istediimizi rahata bulabileceimiz dzenli bir oda olarak sralanabilir. Sunularda paylaacamz ieriin belirli bir dzen iinde planlanmas ve sunulmas da, bize belirli faydalar getirecektir. ncelikle paylatmz mesaj herkes anlayacak, sunuumuz amacna ulaacak ve hedef kitle zerinde istediimiz etkiyi yaratacaktr. Bunun yannda, insanlarn daha rahat takip edebilecei, iinde kaybolmayaca bir sunu gerekleecek, sunuun etkili, verimli ve ekici olmas ihtimali glenecektir. Dzen becerisi, etkili bir sunu iin nem verilip, sergilenmesi gereken bir beceridir.

ERN DZENLENMES
niversite rencileri zerinde yaplan bir aratrmada, rencilerin belirli bir dzen iinde sunulan bilgilerle, karmak bir ekilde sunulan bilgilere ynelik tepkileri gzlenmitir. Bir profesr, iyi dzenlenmi bir konuma metninden oluan sunuyu bir gruba, ayn metnin karmak halini de baka bir gruba sunmutur. Her iki konumadan sonra, dinlediklerinden ne kadar rendiklerini lmek zere gruplara test verilmitir. Beklendii ekilde, belirli bir dzen iinde verilen bilgileri dinleyen grup, testte dier gruba gre daha baarl olmutur. ki yl sonra, ayn aratrma baka bir okulda denenmitir. Ancak bu kez, rencilerin sunulardan ne kadar rendikleri deil, sunulardan sonra konumaclara kar ne tr tutum sergileyecekleri llmeye allmtr. Bu kez iki farkl profesr, yine iki farkl gruba dzenli ve dzensiz bilgilerden oluan sunular yapmtr. Aratrmann sonunda, iyi dzenlenmi bilgilerin olduu konumay dinleyenlerin, konumacnn sylediklerine daha ok inandklar, konumacy ise, dier sunutaki konumacya gre konusunda daha yeterli ve gvenilir olarak deerlendirdikleri ortaya kmtr. Bu rnekler ve daha birou, dinleyicilerin sunularda bir dzen ve btnlk istediklerini gstermektedir. Ne yazk ki sunularda, basl materyallerde olduu gibi, anlamadmz sayfalara tekrar geri dnp okuma ansmz yoktur. O yzden, mesajlarmz dzenlemek, bir dzen dorultusunda sunmak, etkili, verimli ve ekici sunular asndan olduka nem tamaktadr. Bu nitenin izleyen blmlerinde, sunularmzn ieriini nasl dzenleyeceimizi birlikte inceleyeceiz. Etkili bir sunuun znde, dinleyicilerle paylaacamz bilgiler bulunur. Gereinden ok bilgi, dinleyicilerin kafalarnn karmasna neden olurken, gereinden az bilgi de onlarn sunutan bilgilenmeden ayrlmalarna neden olacaktr. Bu noktada, bir nceki nitede deindiimiz hedef kitle analizi byk nem tamaktadr. Dinleyicilerimizi zmleyerek tanmak, paylaacaklarmzn miktarna ve kapsamna karar vermemizde bize byk yarar salayacaktr. Ancak, tek bana bunun yeterli
149

olmayacan syleyebiliriz. Hedef kitlemizi tandktan sonra, ierie ilikin sahip olduumuz veya topladmz bilgilerle nasl bir sunu yapacamza, hangi bilgileri n plana karp hangilerini kullanmayacamza ve nelerin daha nemli olup, nelerin olmadna karar vermemiz gerekecektir. Buradaki anahtar kavram sunuumuzun sonunda hedeflediimiz ktlardr.

Sunu ktlarnn Belirlenmesi

Sunuumuzun ktlar, sunu sonunda hedef kitlenin gstermesi beklenen davranlar aklayan ifadelerdir. Sunu ktlarn belirleyerek, ieriimizin iskeletini, sunu srasnda kullanacamz ortamlar ve materyalleri ve sunuumuzun nasl deerlendirileceini belirlemi oluyoruz. ktlarn; ksa cmlelerle ifade edilmesi, ak ve anlalr olmas gerekmektedir. kt ifadeleri, konumacnn veya sunuun deil, hedef kitlenin ne yapacan ifade etmelidir. Hedef kitlenin kazanmasn istediimiz davranlar, llebilir ve gzlenebilir davranlar olmaldr. Son olarak, ktlarmzda ifade ettiimiz davranlar, belirli bir zaman iinde kazandrlabilecek, ulalabilir ve inandrc davranlar olmaldr. zleyen blmde, retim etkinliklerinin tasarmlanmas konusundaki bir dizi sunuun belirli bir blmne ilikin ktlar paylalmaktadr. Konumac, bugnk bir saatlik sunuunda, dinleyicilerin, birbirleri ile ska kartrlan retim amac ve etkinliklerini ayrt etmelerini, dinleyicilerinin uygun retim amalar ve etkinlikleri yazmalarn istiyor. imdi, sunuun ktlarnn nasl ifade edildiini inceleyelim: Bu sunuun sonunda katlmclar; retim etkinliklerini tanmlayacak, retim etkinliklerinin nemini aklayacak, retim etkinlikleri ve retim amalar arasndaki ilikiyi ifade edecek, Amalar ve etkinlikleri birbirinden ayrt edebilecek, Verilen bir konuya uygun amalar ve etkinlikler gelitirebilecekler.

Yukardaki ktlara bakarak, sunuta anlatlacak konular, bunlarn srasn ve sunu srasnda neler yaplabileceini tahmin etmek mmkndr. Buradan yola karak, sunuta nce etkinliin ne olduu tanmlanacak, sonra nemi konusunda konuulacak, ardndan bu etkinliklerle amalarn ilikisine deinilecek. Buraya kadar, konumacnn eitli etkinlik ve ama rnekleri vereceini, bunlar zerinde dinleyicilerle konuulacan da anlayabiliyoruz. Daha sonra konumac, farkl amalar ve etkinlikleri paylaarak, bunlarn birbirinden nasl ayrt edileceini aklayacak. Burada yine konuyla ilgili rnek ve altrmalar yaplacan anlayabiliyoruz. Son olarak farkl konularda ama ve etkinliklerin nasl gelitirilecei aklanacak ve buna ilikin etkinlikler yaplacak. Tam olarak olmasa da, yukardaki ktlara bakarak, gereine yakn bir sunu senaryosu karmaya altk. Gerekten de, ktlarmz belirledikten sonra, sunuumuzun ak az ok ortaya km olacaktr. te yandan, bu ktlar belirledikten sonra, sunuumuzun temel dncelerini belirlemek de kolaylaacaktr. Sunuumuzun temel dncelerini ve nasl gelitirildiklerini izleyen balklarda aktaracaz. Ancak bundan nce, sunuumuzun temel yapsn oluturan blmlerden bahsedeceiz.

Giri, Gelime ve Sonu Blmleri

Sunuumuzun belirli bir dzen iinde olduunun en nemli gstergelerinden biri de, temel olarak blmden olumas ve bu blmlerin dinleyiciler asndan anlalr olmasdr. Bu blmler; giri, gelime ve sonu olarak isimlendirilir. Sunuumuzda, bu blmn her birinin stratejik bir rol vardr. Giri blm sunuun al blmdr ve genellikle dinleyiciler paylalacak ierie kar hazrlanrlar ve gdlenirler. Konumac ve dinleyiciler karlkl tanr ve dinleyiciler sunuun ktlar konusunda bilgilendirilir. Bu blmde ayrca, aktarlacak olan temel dncelerin bir zeti de paylalr. Bylece, dinleyicilerin ierie ynelik hazr bulunuluu salanm olur. Sunuun gelime blm, sunuun ktlarna paralel olarak, paylalacak olan bilgi, beceri ve/veya duygularn aktarld blmdr. Bu blmn kendi iinde anlaml kk paralara ayrlmas, sunuun anlalmas ve takip edilebilmesi asndan nemlidir. Bu kk paralar, sunuun ktlarndan ve temel
150

dncelerinden yola klarak dzenlenebilir. Bunlara, gelime blmnn iindeki alt bilgi kmeleri de diyebiliriz. Her bir bilgi alt kmesi sadece belirli bir konuya odaklanmaldr. Ayrca, bu alt kmelerin de, kendi iinde bir giri, gelime ve sonu blmleri olmaldr. Yani, sunuun geneli iin oluturmaya altmz yapy, kk bilgi kmeleri iinde de oluturmalyz. Bu etkili bir sunu asndan olduka nemlidir. Sonu blm, sunuun sonunda yer alan ksa ve z bilgilerin yer ald blmdr. Burada yer alan bilgiler, sunuun genel amacnn tekrarlanmas ve ana fikrin pekitirilmesi amacyla ie koacamz bilgiler olmaldr. Bunlar yaparken, temel dncelerin zerinden ksaca tekrar geilebilir. Giri ve sonu blmleri zerinde, izleyen sayfalarda biraz daha duracaz. Bu noktada, gelime blmn biraz daha yakndan tanmaya alalm. Genel olarak uzmanlar, ncelikle sunuun gelime blmnn dzenlenip, daha sonra giri ve sonu blmlerinin hazrlanmasn nerirler.

Sunuun tm blmleri nemlidir ama, gelime blmleri, sunularn en uzun ve en stratejik blmleri olarak kabul edilebilir. nk bu blm, asl mesajlarmz verdiimiz, insanlar bilgilendirdiimiz veya ikna ettiimiz, rneklerimizi verdiimiz, etkinliklerimizi yaptmz blmdr. Gelime blm dier blmlerin ortaya kmas asndan da nem tar. Sunularmz iin etkili ve dikkat ekici bir girii, ancak gelime blmn etkili bir ekilde dzenleyebilirsek yapabiliriz. Gelime blmn dzenlerken, sunuun tr, genel amac, ktlar ve ana fikri gibi kavramlar belirlemi olmamz gerekmektedir.

Sunuun Tr, Genel Amac, ktlar ve Ana Fikri

Sunuumuzun genel amac, sunuumuzla hedef kitlede ne tr bir etki veya deiiklik yaratmak istediimizi ifade eder. Sunuumuzun ktlar, sunuun sonunda katlmclarda beklediimiz davran deiiklikleridir. Sunuumuzun ana fikri ise, konumamzn anahtar cmlesi veya z mesaj olarak dnlebilir. Sunuumuzun genel amac ve ktlar ile ilgili herhangi bir sknt yaamayacamz tahmin ediyoruz. nk, sunua karar verdiimizde sunuu hangi ama erevesinde gerekletireceimizi ve katlmclardan hangi ktlar bekleyeceimizi zaten biliyor olmamz gerekir. te yandan, eer sunu bize bir grev olarak verildiyse, stlerimiz tarafndan hangi amala ve beklentilerle gerekletirilecei de belirlenmi olacaktr. Bu yzden niteye, genel ama ve ktlar zerinde durmaktansa, ana fikir zerinde younlaarak devam etmekte fayda gryoruz. Ana fikir ifadesi, sunuumuzun genel amacnn yeniden ifadelendirilerek yazlmas, belki de altnn bir kez daha izilmesi olarak dnlebilir. Dahas, ana fikir, bir sunuun en can alc noktasdr. Sunuumuzun tamam, bu ana fikir etrafnda geliecektir. O yzden, sunuumuza dahil ettiimiz her ey, bu ana fikri gelitirmeli, aklamal, rneklemeli ve desteklemelidir. Sunuumuzdan sonra, insanlar ne paylatmz anlamakta glk ekiyorsa, ana fikrimiz ile ilgili bir sorun var diyebiliriz. Bazen sunuumuzun ana fikrini, genel ama ifademiz belirler. Bazen de ana fikrimizi ancak ayrntl bir aratrma yapp ieriimiz hakknda bilgileri derledikten sonra belirleyebiliriz. Bu durum, sunu konumuzla, bizim o konudaki hazrlmzla veya konuya ne kadar hakim olduumuzla ilgilidir. Sunuumuzun ana fikir cmlesini etkili bir ekilde gelitirmek iin, aadaki noktalar gz nnde bulundurmalyz: Her sunuun tek bir ana fikri olmaldr. Ana fikir cmlesi, sunuun iskelet yapsn ortaya koymaldr. Ana fikir cmlesi, bireysel grlerimizi ve yarglarmz ifade etmemelidir. Ana fikir cmlesi, soru ifadeleri eklinde yazlmamaldr. Ana fikir cmlesi, bir konu baln deil, bir dnceyi ifade etmelidir. Ana fikir cmlesi ak, anlalr ve zl olmal, deiik yorumlara yol amamaldr.
151

Ana fikir cmlesi sunuun konusu hakknda fikir vermelidir. Ana fikir cmlesi, aklanmaya, rneklenmeye, karlatrmalara, nedenlerin ifade edilmesine, etki ve sonularn belirtilmesine, yani gelitirilmeye uygun olmaldr. Dinleyicilerimiz konumann sonunda baka her eyi unutsalar da, ana fikri hatrlamaldr. Ana fikir cmlesi giri blmnde ifade edilmeli, ayrca sonu blmnde de tekrarlanarak, pekitirilmelidir.

Ana fikir cmlemizi gelitirirken, kendimize; bu sunuta vermek istediim en nemli mesaj ne? ve dinleyicilerimin bu sunutan sonra en ok neyi hatrlamasn istiyorum? sorularn sormamz gerekir. te bu sorularn cevab, bizim ana fikrimizi oluturacaktr. Aada verilen ana fikir cmlelerini inceleyelim: Fabrikalarda seri retimde robotlarn kullanlmas, hata orann azaltarak kaliteyi ykseltir. Yetikinlerin eitimi, ocuklarn eitiminden farkldr. Trmanma; gvenli ve heyecan verici bir spordur. Evlerinizde bulunduracanz gaz detektr ile gaz kaa kazalarn nleyebilirsiniz. ehir merkezindeki park alanlarnn arttrlmas, insanlarn bo zamanlarn daha iyi deerlendirmesine katk salayacaktr.

Yukardaki her bir ana fikir cmlesine baktmzda, sunularn hangi konuda yaplacan, sunu genelinde hangi temel mesajn verileceini rahatlkla tahmin edebiliriz. Bu fikirler etrafnda, bir takm bilgilerin, rneklerin ve etkinliklerin nasl gelitirilip paylalacan, sunuun akn zihnimizde canlandrabiliriz. imdi aadaki dier ana fikir rneklerine gz atalm: Bence, bilgisayarlarla uzun sre almak boyun ve srt arlarna neden oluyordur. Karbonmonoksidin neden olduu zehirlenmeler Gnmzde dnya zerinde hangi diller konuuluyor? Piyano alrken gz nnde bulundurulmas gereken eylerin; grnm, fiyat, marka, l ve garanti olduunu dnyorum. Snflarmzda kullanlan teknolojiler

Yukardaki cmleler, etkili birer ana fikir ifadesi olmaktan uzaktr. nk bazlar bireysel yarglar, bazlar bir soruyu, bazlar da sadece belirli bir konu baln ifade etmektedir. Bu ve benzeri ifadeleri ana fikir olarak belirtemeyeceimizi hatrlayalm. nk artk, ana fikir ifadelerinin ne tr zellikler tamas gerektiini biliyoruz. Bu blm aadaki rnekle bitirerek, sunuumuzun gelime blm iin temel dncelerin gelitirilmesine geeceiz. imdi rneimizi inceleyerek; sunu tr, genel amac, ktlar ve ana fikrinin nasl ifade edildiine dikkat edelim: Sunuun Tr : Bilgilendirme

Sunuun Genel Amac : Katlmclar, uzaktan eitim sistemi iin retilecek olan e-kitap materyalinin retim sreci konusunda bilgilendirmek. Sunuun ktlar : Bu sunu sonunda katlmclar; a. retim amalarn ve deerlendirme kriterlerini belirleyebilecek, b. erikte kullanlacak olan etkileim trlerini belirleyebilecek, c. Katlmclarn ierik konusundaki geribildirimlerini deerlendirebilecek, d. Gerekli dzeltme ve eklemeleri yaparak, materyali hazr duruma getirebileceklerdir.
152

Sunuun Ana fikri

: e-Kitap hazrlama sreci; zmleme, tasarm, gelitirme, uygulama ve deerlendirme aamalarndan oluur.

imdi sunuumuzun gelime blmn dzenlemeye, temel dncelerimizi oluturarak devam edelim.

Siz de, belirleyeceiniz bir konuda yapacanz bir sunu hayal edin. Bu sunuun; sunu trn, genel amacn, ktlarn ve ana fikrini yukardaki rneklere benzer ekilde gelitirmeye aln.

Sunuun Temel Dnceleri

Temel dnceler, sunuumuzun ana hatlar olarak dnlmelidir. Sunuumuzun temel dncelerini olutururken dikkatli olmal, bu dnceleri iyi ifade etmeli ve dzenleyip sralarken stratejik davranmalyz. imdi, yukardaki rneimizi yeniden gzden geirelim ve temel dncelerimizi oluturmaya alalm: Sunuun Tr : Bilgilendirme

Sunuun Genel Amac : Katlmclar, uzaktan eitim sistemi iin retilecek olan e-kitap materyalinin retim sreci konusunda bilgilendirmek. Sunuun ktlar : Bu sunu sonunda katlmclar; a. retim amalarn ve deerlendirme kriterlerini belirleyebilecek, b. erikte kullanlacak olan etkileim trlerini belirleyebilecek, c. Katlmclarn ierik konusundaki geribildirimlerini deerlendirebilecek, d. Gerekli dzeltme ve eklemeleri yaparak, materyali hazr duruma getirebileceklerdir. Sunuun Ana fikri Temel Dnceler : e-Kitap materyali retim sreci; tasarm, gelitirme, uygulama ve deerlendirme aamalarndan oluur. : I. e-Kitap hazrlama srecinin ilk aamas, retim amalarnn ve deerlendirme kriterlerinin belirlendii tasarm aamasdr. II. kinci aama olan gelitirme aamasnda, ieriin renenlerle olan etkileimleri ve bu etkileimlerin trleri belirlenir. III. Uygulama aamasnda, hazrlanan rnek e-Kitap ierikleri, hedef kitle zerinde denenir ve geribildirimler alnr. IV. Son aama olan deerlendirme aamasnda hem uygulamadaki sorunlar dzeltilir, hem de e-Kitabn yaygnlatrlmas konusunda son kararlar verilir. Yukardaki rnekte de grld gibi, sunuun drt tane temel dncesi bulunmaktadr. Sunuun genel amacna, ktlarna ve ana fikrine gz atacak olursak, e-kitap retim srecinde; tasarm, gelitirme, uygulama ve deerlendirme olmak zere drt aama bulunmaktadr. O halde, sunuun da, mantk erevesi iinde bu drt aama zerinde ekillenen, drt tane temel dncesi olmas son derece doaldr. imdi, bu temel dncelere bakarak, sunuumuzun gelime blmnde hangi konulara deineceimizi, hangi konular rnekleyip, inceleyeceimizi kolaylkla anlayabiliriz. Bazen, sunuumuzun temel dnceleri, yine sunuumuzun genel amacnda, ktlarnda veya ana fikrinde bu kadar aka belirtilmiyor olabilir. Byle durumlarda da, yine genel ama, kt ve ana fikir ifadelerinden yola karak yapacamz aratrmalar ve toplayacamz verilerle temel dncelerimizi oluturmaya alrz. Aadaki rnei inceleyelim:
153

Sunuun Tr

: retme

Sunuun Genel Amac : Katlmclarn, retim amac yazabilmelerini salamak. Sunuun ktlar : Bu sunu sonunda katlmclar; a. retim amacnn bileenlerini belirleyebilecekler, b. yi yazlm ama ile iyi yazlmam bir amac ayrt edebilecekler, c. Kendilerine verilen bir konuda retim amac yazabileceklerdir. Sunuun Ana fikri Temel Dnceler : retim amalar, retim programnn sonunda hedef kitlenin sahip olmas beklenen bilgi, beceri ve tutumlar ifade eder. : I. retim amalar renenlerin eitim sonunda ne yapyor olacan ifade etmelidir. II. retim amalar llebilir ve gzlenebilir eylemler olmaldr. III. retim amalar verilen sre ve imkanlar dahilinde ulalabilir olmaldr. Yukardaki rnek iin gelitirdiimiz temel dnceler, ne genel ama ifadesinde, ne ktlarda, ne de ana fikir cmlesinde, ilk rnekte olduu gibi aka ifade edilmemektedir. Ancak, yine bunlardan yola karak; retim amac gelitirirken neleri bilmemiz gerekir? ve benzeri sorular erevesinde yaptmz aratrmaya ve uzmanlardan aldmz bilgilere dayanarak, yukarda grdnz temel dnceyi belirledik. nk, herhangi bir konuda retim amac gelitireceksek, bu konuyu mutlaka bilmemiz gerekecektir. Bu bilgiyi bize, aratrmamz sonucu ulatmz alanyazn, uzmanlar veya dier kaynaklar salad. Belirlediimiz bu satr balar da sunuumuzun temel dncelerini oluturmutur. Buraya kadar rendiklerimizi pekitirmesi iin aadaki rnekleri inceleyelim. lk rneimizdeki sunu, ikna amal bir sunu: Sunuun Tr : kna etme

Sunuun Genel Amac : Katlmclar, dilerini dzenli fralamaya ikna etmek. Sunuun ktlar : Bu sunu sonunda katlmclar; a. Dilerin vcut iin nemini ifade edebilecek, b. Salksz dilerin neden olabilecei sorunlar tartabilecek c. Dilerini dzenli bir ekilde fralamay tercih edeceklerdir. Sunuun Ana fikri Temel Dnceler : Di salmz, vcudumuzun sal ve dier sistemlerin doru almas iin de son derece nemlidir. : I. Dilerimiz besinleri paralamak, tmek gibi grevlerin yannda, konumamz ve grnmmz iin de son derece nemlidir. II. Di salnn bozulmas, vcuttaki dier organlar da etkileyebilir. III. Salksz diler, enfeksiyona neden olarak; kalp, bbrek ve eklemler iin tehlike oluturur. IV. Dilerimizi dzenli fralamak, bu riskleri azaltacaktr. kinci rneimizdeki sunuun amac ise retmek: Sunuun Tr Sunuun ktlar : retme : Bu sunu sonunda katlmclar; a. Dilerin doru fralanmas ile ilgili basamaklar syleyebilecek, b. Dilerini doru ekilde fralayabileceklerdir. Sunuun Ana fikri : Salkl dilere sahip olmak iin, dilerimizi dzenli olarak fralamalyz.
154

Sunuun Genel Amac : Katlmclarn, dilerini doru bir ekilde fralamalarn salamak.

Temel Dnceler

: I. Di fralamann ilk adm doru di fras seimidir. II. Di fras 45 derecelik a ile tutulur ve oval hareketlerle bastrmadan diler fralanr. III. Dilerin i yzeyleri de ayn ekilde fralanr. IV. ineme yzeyleri fra ileri geri hareket ettirilerek fralanr. V. Fralama ilemi gnde en az iki kez ve yaklak olarak iki- dakika srmelidir.

Yukarda verilen biri ikna, dieri de retme amal iki sunuun konular ayndr. Ancak, genel amalar ve hedeflenen ktlar farkllatka, ana fikirler ve sunuta ele alnan temel dnceler de farkllamaktadr. Yukardaki iki rnekte bu farkllklar dikkatlice inceleyelim. kna amal sunuta, katlmclarn dilerini dzenli bir ekilde fralamay tercih etmeleri amalanm ve onlar buna ikna etmek zere ana fikir ve temel dnceler belirlenmitir. Bu sunuta temel dnceler belirlenirken, dilerimizin vcudumuzdaki yeri ve nemi, salnn bozulmas sonucunda olas tehlikeler ve neden olabilecei dier problemler verilmeye allmtr. Bu temel dnceler oluturulurken, konumac ilgili alanyazn aratrm, internet kaynaklarn incelemi ve belki de bir di hekiminden neriler almtr. Sonu olarak, insanlar bu konuda ikna etmek iin dikkatlerini hangi temel konulara ekmek gerektiini yukardaki gibi belirlemitir. Amac dileri doru bir ekilde fralamay retmek olan ikinci sunuta ise, ana fikir salk dilere ancak dzenli fralamakla sahip oluruz eklinde yeniden ifadelendirilebilir. Buradan hareketle, yine yukarda bahsedilen veri kaynaklarndan elde edilen bilgiler sonucu temel dnceler doru di fralamann admlar eklinde ifade edilmitir. Sunuumuzda, dilerimizi doru bir ekilde fralamak iin gereken bu admlara srasyla deinerek, amacmz yerine getirmek mmkn olabilecektir.

Temel Dncelerin Says

Sunularmzda deineceimiz temel dncelerin says konusunda kesin bir yargda bulunmak doru deildir. Ancak, temel dncelerimizin saysn etkileyecek olan baz deikenler vardr. Bunlar; sunuumuzun konusu, hedeflediimiz ktlar ve sunu iin ayrdmz sredir. Sunular genellikle ile be arasnda deien sayda temel dnceden oluur. Bunun bir nedeni de, yukarda belirttiimiz gibi genellikle sunular iin ayrlan sredir. Yaklak bir saat srecek olan bir sunuta on, onbe tane temel dnceye deinmek ok da olas deildir. Sunuumuzun sresi ne olursa olsun, aratrmalarmz sonucu topladmz bilgilerden yola karak aklmza gelen temel dnceleri alt alta sralamak doru bir yoldur. Bu sralama sonucu, temel dncelerimizin saysnn ok fazla olduunu veya bazlarnn ayrntlar dile getirdiini dnyorsak, bunlarn bazlarn tek bir ifade altnda toplama yoluna gidebiliriz. Bylece, daha kesin ve doru bir sayya yaknlam oluruz. imdi aadaki rnee bir gz atalm: Sunuun Tr : retme retim tasarm srecini kavrayarak, uygulamalarn

Sunuun Genel Amac : Katlmclarn, salamak. Sunuun ktlar

: Bu sunu sonunda katlmclar; a. retim tasarm srecini tanmlayabilecek, b. Tasarm srecinin zmleme aamasn belirleyebilecek, c. Tasarm srecinin tasarm aamasn belirleyebilecek, d. Tasarm srecinin gelitirme aamasn belirleyebilecek,
155

e. Tasarm srecinin uygulama aamasn belirleyebilecek, f. Tasarm srecinin deerlendirme aamasn belirleyebilecek, g. Etkili renme etkinlikleri tasarmlayabilecek, h. Verimli renme etkinlikleri tasarmlayabilecek, i. ekici renme etkinlikleri tasarmlayabilecektir. Sunuun Ana fikri : retim tasarm, zmleme, tasarm, gelitirme, uygulama ve deerlendirme basamaklarndan oluan ve belirli amalar etrafnda etkili, verimli ve ekici renme etkinlikleri dzenlemeyi hedefleyen bir planlama srecidir. : I. II. retim tasarm renme ve retme ilke ve kuramlarnn, etkili, verimli ve ekici renme etkinliklerine dntrlmesi srecidir. retim tasarm srecinin ilk aamas zmlemedir.

Temel Dnceler

III. retim tasarm srecinin ikinci aamas tasarmdr. IV. retim tasarm srecinin nc aamas gelitirmedir. V. retim tasarm srecinin drdnc aamas uygulamadr.

VI. retim tasarm srecinin beinci aamas deerlendirmedir. VII. Kalc renme iin, renme ve retme sreleri etkili olmaldr. VIII. Kalc renme iin, renme ve retme sreleri verimli olmaldr. IX. Kalc renme iin, renme ve retme sreleri ekici olmaldr. Yukarda rnekte, sunuun ktlarnn says ve bunlardan yola karak gelitirilen temel dncelerin says olduka fazladr. Bu kadar kalabalk bir kt ve temel dnce serisi, sunuumuzun ieriini dzenlerken hem yanltc olabilecek, hem de btnln dalmas gibi bir risk tayabilecektir. te yandan, dikkatli bir inceleme ile bu ktlarn ve dncelerin ounun belirli gruplar altnda toplanabileceini, ktlarn ve temel dncelerin saysnn bu anlamda azaltlarak, daha anlalr klnabileceini syleyebiliriz. imdi, aadaki rnei dikkatlice inceleyelim ve iki sunuun ktlarn ve temel dncelerini karlatrmaya alalm: Sunuun Tr : retme Katlmclarn, retim tasarm srecini kavrayarak, uygulamalarn salamak. Bu sunu sonunda katlmclar;

Sunuun Genel Amac : Sunuun ktlar :

1. retim tasarm srecini tanmlayabilecek, 2. retim tasarm srecinin aamalarn belirleyebilecek, 3. Verilen bir konuda bir saatlik etkili, verimli ve ekici bir retim etkinlii tasarmlayabilecektir. Sunuun Ana fikri : retim tasarm, zmleme, tasarm, gelitirme, uygulama ve deerlendirme basamaklarndan oluan ve belirli amalar etrafnda etkili, verimli ve ekici renme etkinlikleri dzenlemeyi hedefleyen bir planlama srecidir. I. retim tasarm renme ve retme ilke ve kuramlarnn, etkili, verimli ve ekici renme etkinliklerine dntrlmesi srecidir. II. retim tasarm sreci; zmleme, tasarm, gelitirme, uygulama ve deerlendirme aamalarndan oluur. III. renme ve retme sreleri etkili, verimli ve ekici olursa, kalc renme daha kolay gerekleir.
156

Temel Dnceler

Grdnz gibi, ikinci rnekte, ktlardaki ve temel dncelerdeki birbiriyle ilikili ifadeler daha genel gruplarda birletirilerek, hem hedeflenen ktlarda hem de deinilecek temel konularda sadeletirme yaplmtr. Bylece, sunuumuzun plann inceleyen herhangi birinin, hedeflenen ktlar ve sunuun temel dncelerini anlamas kolaylaacaktr.

Temel Dncelerin Sralanmas

Temel dncelerimizi belirli bir sayda oluturduktan sonra, bu dnceleri hangi srada sunacamza karar vermemiz gerekir. Aslnda, temel dncelerimizin sunu sras temel nokta zerinde yaplandrlr: Sunu konumuz Sunu amalarmz Hedef kitlemiz

Gerekten de, konumuz zerinde yaptmz aratrmalar ve gerektiinde uzmanlarn grleri, bize az ok neyin hangi srada olacan iafet edecektir. Bunun dnda, sunuumuza ynelik belirlediimiz amalarmz ve bu amalarn sras da temel dncelerin srasn belirlerken bir referans kaynadr. Son olarak, hedef kitlemizin zellikleri, ihtiyalar ve konu hakkndaki n bilgi ve becerileri de temel dncelerin sralanmasnda etkin rol oynayabilecektir. Yukarda belirtilen temel noktann dnda, genel olarak sunularda temel dncelerin dzenlenip sralanmasnda, be farkl yaklam kullanlmaktadr. Bu yaklamlar yle ifade edilebilir: Zaman sralama Uzamsal sralama Neden-sonu sralama Problem-zm sralama Konu sralama

imdi bunlar biraz daha ayrntlaryla inceleyelim. Zaman sralama yaklamyla dzenlenen konumalarda temel dnceler, belirli bir zaman dilimi iindeki gerekleme zamanlarna gre sralanrlar. Aadaki rnei inceleyelim: Sunuun Genel Amac : Sunuun Ana fikri Temel Dnceler : : Katlmclar, Boazii bilgilendirmek. Kprsnn yapm aamalar hakknda

Boazii Kprsnn al, alt temel aama halinde gereklemitir. I. Kprnn inaatna 20 ubat 1970de temel atma treni ile baland. II. Ocak 1972de her iki taraftaki kulelerin inaat tamamland. III. Haziran 1972de dikey kuleler teller ile birbirine baland ve tellerin gerilim ve bkm ileri balayarak ala kadar srd. IV. Aralk 1972de kprye gerilen elik halatlara kpr zemini olan tabliyeler montajlanmaya baland. V. Mart 1973de son tabliye eklenerek, 60 adet tabliye birbirine montajland. Bylece ilk kez yryerek Asyadan Avrupaya geildi. VI. Kpr, 30 Ekim 1973de, Cumhuriyetin 50. ylnda trenle ald.

Zaman sralama, ayrca, bir sreci veya herhangi bir eyin nasl yapldn aklamak zere yaplan sunular iin de kullanlr. Aadaki rnei inceleyelim:
157

Sunuun Genel Amac : Katlmclar, kelime ilemci yazlmla hazrlanan bir belgenin ktsn nasl alacaklar konusunda bilgilendirmek. Sunuun Ana fikri Temel Dnceler : Kelime ilemci yazlmla hazrlanan bir belgenin ktsn almak iin drt basamak ilem gerekletirilir. : I. Belge akken stte bulunan Dosya/File mensne tklanr. II. Dosya/File mensndeki Yazdr/Print komutu seilir. III. Alan Yazdr/Print penceresinde gerekli seimler yaplr (yazc, kopya says, sayfa aral vb.). IV. Yazdr/Print dmesine tklanr. Yukardaki rneklerde de grdnz gibi, zaman srlama yaklam, zellikle bilgilendirme ve retme amal sunular iin daha sk kullanlmaktadr.

Temel dncelerin hangi yaklamla, nasl sraland anlatlrken, verilen rneklerde, yerden kazanmak iin sadece genel amalar, ana fikirler ve temel dnceler verilmitir. Kendi sunularnz ve temel dncelerinizi gelitirirken, sunuunuzun ktlarn da yazp, referans olarak kullanmanz yararnza olacaktr. Uzamsal sralama yaklamn kullanan sunularn temel dnceleri; yukardan aaya, soldan saa, nden arkaya, ierden darya, merkezden kenara, doudan batya vb. gibi belirli bir uzam veya mekan yaps ierirler. Bu yapy, aadaki rneklerle daha iyi anlayabiliriz: Sunuun Genel Amac : Katlmclar, hcrenin yaps hakknda bilgilendirmek. Sunuun Ana fikri Temel Dnceler : Hcre, ieriden darya doru temel yapdan oluur. : I. Hcrenin en i ksmnda ekirdek bulunur. II. ekirdei sitoplazma ad verilen yap evreler. III. En d ksmda ise hcre zar bulunur. Uzamsal sralama ile ilgili aada baka bir rnek verilmektedir. Bu rnei de inceleyelim: Sunuun Genel Amac : Katlmclar, Karadeniz blgesinin da yaplar hakknda bilgilendirmek. Sunuun Ana fikri Temel Dnceler : Karadeniz Blgesinin da yaps; bat, orta ve dou olmak zere corafi blmde incelenebilir. : I. Bat Karadeniz Blgesinde dalar birbirine paralel sra halinde uzanrlar. II. Orta Karadeniz Blgesinde dalar kydan uzaklaarak, tek sra halinde uzanrlar. III. Dou Karadeniz Blgesi ise blgenin en yksek dalarna sahiptir ve da sralar arasnda ovalar ve vadiler yer alr. Kronolojik sralamada olduu gibi, uzamsal sralama da bilgilendirme ve retme amal sunularda ska kullanlan bir yaklamdr. Neden-Sonu sralama yaklam, temel dncelerin belirli bir neden-sonu ilikisi iinde dzenlenmesini gerektirir. Konumamz neden-sonu ilikisi balamnda dzenlediimiz zaman, genel olarak iki temel dncemiz vardr. Bunlarn biri bir olayn nedenlerini, dieri de sonucu ifade etmektedir. Bazen ilk temel dncede nedenleri, ikincisinde sonular anlatabiliriz. Bazen de, nce sonular, sonra nedenleri verilebiliriz. Bunu hangi srada yapacamz konumuz belirleyecektir. Aadaki rnee gz atalm:
158

Sunuun Genel Amac : Katlmclar, alanlarn i yerinde gvenlik konusunda eitimli olmasnn nemi konusunda ikna etmek. Sunuun Ana fikri : Yeterince bilgi sahibi olmayan ve gvenlik tedbirlerini uygulamayan alanlar, i yeri gvenlii ve retimin sreklilii asndan tehdit oluturmaktadr. : I. Kurumda alanlar i yeri gvenlii ve olas kazalara kar nasl davranlaca konusunda gerekli bilgi ve becerilere sahip deiller. II. alanlarn bu konudaki eksiklii devam ederse, kurum zarara urayacak, retim aksayacaktr. Yukardaki rnekte verilen temel dncelerin ilkinde neden belirtilmi, ikincisinde ise olas sonuca deinilmitir. Konumamzda bahsedeceimiz sonular halihazrda olmusa veya yaanmsa, bu durumda sonulardan balayp, nedenleri sonraya brakmay tercih edebiliriz. imdi aadaki rnei inceleyelim: Sunuun Genel Amac : Katlmclar, deprem gerei ve depreme kar hazrlkl olmann nemi konusunda bilgilendirmek. Sunuun Ana fikri Temel Dnceler : Deprem doal bir afettir ve gerekli nlemler alnmazsa ve insanlar eitilmezse ykc sonular kanlmazdr. : I. 1999 depremi, Trkiyede birok blgeyi etkilemi ve deprem sonucunda resmi rakamlara gre yaklak 18 bin insanmz hayatn kaybetmitir. II. Yerleim yerleri ve binalarn depreme kar planlanp, yaplmamas ve insanlarn deprem srasnda ne yapacaklarn bilmemesi can kayplarnn balca nedenlerindendir. Neden-sonu ilikisini pek ok sunuta grmek mmkndr. Bu tr dzenlenen sunular, ikna, bilgilendirme ve eitme amacyla kullanlabilir. Problem-zm sralama yaklam, iki blmden oluur. lk blmde herhangi bir sorunun varlndan ve neminden bahsedilir. kinci blmde ise soruna ynelik bir zm ifade edilir. Aadaki rnei inceleyelim: Sunuun Genel Amac : Sunuun Ana fikri Temel Dnceler : : Katlmclar, sokak hayvanlarnn beslenmesi ve korunmasna ynelik eyleme gemeye ikna etmek. Ar scak havalarda, sokak hayvanlarnn yiyecek ve suya kolayca ulamasna yardmc olarak, hayatlarn kurtarabiliriz. I. Ar scak havalar, sokak hayvanlarnn yiyecek ve suya ihtiyacn arttrmakta ve hayatlar iin byk risk oluturmaktadr. II. Sokaklarda, belirli yerlere konacak yiyecek ve su, sokak hayvanlarnn hayatn kurtaracaktr. Problem-zm yaklam, genellikle ikna amal kullanlr. Ancak, dier amalarla kullanld da glebilmektedir. Konu sralama yaklam, konumann alt konu balklarna ayrlarak, her bir alt baln bir temel dnce gibi ele alnmasn ifade etmektedir. Mustafa Kemal Atatrkn kiiliini ve baarlarn paylatmz bir sunuyu dnelim. Bu sunuda temel dnceleri; zaman, uzamsal, neden-sonu veya problem-zm yaklamlaryla srlamaktansa, Atatrkn farkl kiilik zelliklerinin her birini ayr balklar olarak ele almak daha mantkl ve etkili olacaktr. Aadaki rnei inceleyelim: Sunuun Genel Amac : Katlmclar Mustafa Kemal Atatrkn kiilii ve baarlar konusunda bilgilendirmek. Sunuun Ana fikri : Atatrkn belirgin kiilik zellikleri, Onun baarlarnn anahtaryd.
159

Temel Dnceler

Temel Dnceler

: I. II.

Gereki bir kiilik. Yaratc ve yksek bir zeka

III. nanadrc ve etkileyici bir kiilik IV. Sorunlar iyi belirleme ve analiz gc V. leri grllk ve ngr yetenei

VI. Cesaret ve risk alma VII. Etkili bir konumac VIII. Derin ve geni bir kltr Ykardaki temel dnceler, belirli sralamaya ait deildir. Her biri bamsz bir zellik veya konu olarak ele alnabilir. te yandan, bu zelliklere daha pek ou eklenebilir. Bu temel dnceler, bir neden-sonu, problem-zm ilikisi iermez. Herhangi bir konumac bunlar kendi iinde farkl bir sralamaya koyabilir. Bu dncelerin srasn belirleyen ey, konumuzun doas ve ktlarmz olacaktr. Konu odakl sralama yaklam, genel olarak bilgilendirme amal kullanlsa da, dier amalara da hizmet edebilir. Yukardaki rneklerde, sunu amacmz ve ana fikrimizi belirledikten sonra, temel dncelerimizi nasl sralayabileceimizi grdk. Bu temel dncelerin her birini, konumamzn satrbalar, deinilecek ve ayrntlar ile irdelenecek konu balklar olarak dnmeliyiz. Temel dncelerimizin dzenlenmesi konusunda dikkat etmemiz gereken bir ka nokta daha bulunmaktadr. Bu noktalar yle zetleyebiliriz: A. I. II. III. lk admda oyun belirlenir. kinci admda oyuncular seilir. nc admda, provalar yaplr ve sonra oyun sahnelenir. Temel dncelerin her biri dierinden bamsz olmal, bir dierini iermemelidir. B. I. II. III. lk admda oyun belirlenir. kinci admda oyuncular seilir. nc admda provalar yaplr.

IV. Drdnc admda oyun sahnelenir. Yukardaki iki rnekte, herhangi bir sunuun temel dncelerini gryoruz. A, rneindeki son temel dnce iki adm veya dnceyi iermektedir. O yzden, B rneindeki gibi ifade edilmesi daha etkili olacaktr. A. I. II. III. lk admda oyun belirlenir. Sonra oyuncular seilir. En sonunda provalar yaplr ve sonra oyun sahnelenir. Temel dnceler ayn ekilde ifade edilmeli, farkl yaplar kullanlmamaldr. B. I. II. III. IV. lk admda oyun belirlenir. kinci admda oyuncular seilir. nc admda provalar yaplr. Drdnc admda oyun sahnelenir.

Yukardaki iki rnekte, A ve B rneklerindeki temel dncelerin suralannda farkl szckler kullanlmtr. B rneinin admlarnn daha net ve anlalr olduuna dikkat edin. A. I. II. III. %70 %25 %5 Konumada, her bir temel dnceye ayrlacak zaman dengelenmelidir. B. I. II. III. %30 %30 %40
160

C. I. II. III. %20 %30 %50

Temel dncelerimiz, sunuumuzda ok nemli bir yere sahiptir. Bu yzden, sunuumuzun amacna ulaabilmesi iin her birinin gerektii ekilde vurgulanmas nemlidir. Bu da, konuma srasnda her bir temel dnceye yeteri kadar zaman ayrarak mmkn olacaktr. Yukardaki rneklerde, sunularn temel dncelerine ayrlan zamanlar gryorsunuz. A rneindeki dalm ile B ve C rneklerini karlatrdmzda, Ada temel dncelere ayrlan zamanlarn dengeli olduunu sylemek mmkn deildir. Neredeyse zamann tamamna yaknnda brinci temel dnce paylalm, dierlerine ok az zaman ayrlmtr. Temel dncelerimizin hepsine ayn zaman arln vermek zorunda deiliz. Uygulamada, bu durum her zaman olanakl olmayabilir. Ancak, zaman arlklar kabaca birbirine yakn olmaldr. Yukarda hem B hem de C rneinde verilen zaman dalmlar, kabul edilebilir dalmlara rnek verilebilir. Her bir temel dnceye ayracamz zaman, konumann amacna, ktlarna, ana fikrine ve verilen zamana gre deiiklik gsterecektir. Ancak, bu konudaki en belirleyici unsur, her bir dnceye ynelik kullanacamz destekleyici fikirlerin says ve younluudur.

Seeceiniz bir rnek zerinde, zaman sralama yaklamn kullanarak, temel dncelerinizi dzenleyiniz.

Destekleyici Fikirlerin Belirlenmesi

Sunuumuzun ieriini dzenlerken belirlediimiz temel dnceler, tek balarna sadece birer fikir veya saptamadr. Dinleyicilerin, sylediklerimizi kabul etmesi veya ikna olmas iin bir takm destekleyici fikirlere, materyallere ihtiyac vardr. Sunuumuzun imdiye dek oluturduumuz yapsna destekleyici fikirleri eklediimizde, karmza daha ayrntl bir tablo kmaktadr. Aadaki rnekte, amac katlmclar ikna etmek olan bir sunu rnei verilmitir. Bu sunuta konumac, katlmc grubu yeni bir bilgisayar sistemine gemeye ikna etmeye alyor. Aadaki rnei inceleyelim: Sunuun Tr : kna etme Sunuun Genel Amac : Katlmclar, yeni satn alnacak bilgisayar sistemi ve avantajlar konusunda bilgilendirerek, eski sistemin deimesi konusunda ikna etmek. Sunuun Ana fikri : Kurumda u an kullanlan sistem eitli sorunlar yaratmakta ve gereksiz harcamalara neden olmaktadr. Bunun yannda, yeni nerilen sistemin kapasitesi ve avantajlar eskisine gre daha fazladr. Eski sistem deimelidir. : I. u an kullanlan sistemin yaratt sorunlar II. nerilen sistemin kapasitesi III. nerilen sistemin avantajlar imdi, yukarda verilen rnee ilikin temel dncelerimizi, hangi fikirler ve materyaller ile destekleyeceimizi dnelim. Bunun iin her bir temel dncede belirttiimiz fikri nasl ele alacamz, bu konuda neleri anlatacamz veya rnekleyeceimizi planlamamz gerekir. Bu destek fikirleri veya materyalleri, her bir temel dncenin altna yazyoruz. Daha sonar, bu destek dnceler iin kullanacamz rnekleri veya aklamalar da bunlarn altnda belirtiyoruz. Bylece, sonunda, yapacamz sunu iin karmza daha ayrntl ve dzenli bir sunu plan kyor. imdi aadaki rnei dikkatlice inceleyin. Bu rnekte, temel dnceler her zaman olduu gibi Roma rakamlaryla, destekleyici dnceler byk harflerle ifade edilmitir. Kk harfler ise, destekleyici fikirlerin nasl rnekleneceine veya anlatlacana ait dnce veya materyalleri temsil etmektedir. Sunuun Tr : kna etme

Temel Dnceler

Sunuun Genel Amac : Katlmclar, yeni satn alnacak bilgisayar sistemi ve avantajlar konusunda bilgilendirerek, eski sistemin deimesi konusunda ikna etmek. Sunuun Ana fikri : Kurumda u an kullanlan sistem eitli sorunlar yaratmakta ve gereksiz harcamalara neden olmaktadr. Bunun yannda, yeni nerilen sistemin avantajlar daha fazladr. Sistem, deimelidir.
161

Temel Dnceler

I. u an kullanlan sistemin yaratt sorunlar A. Eski sistem gncel deildir ve gnmzde ok yetersiz kalyor. a. Sistemin kurulma tarihi (1987) ifade edilecek. b. Sistemin eskiliini gstermek iin 1987den bu yana olan gelimeler verilecek. (Sunu slaytlar 1-5) c. Eski sistemin alt yaps ve teknolojisinin, gnmzdeki teknolojilerle nasl uyumlu olmad anlatlacak. (Sunu slaytlar 6-11) B. Eski sistem yeni yazlmlar kullanamyor. a. Eski sistemle birlikte kullanlamayan yeni yazlmlardan ve zelliklerinden rnekler verilecek. (Video ilk 3 dk.) b. Eski sistemin, yeni yazlmlara yetersiz kald durumlar anlatlacak. C. Eski sistemin kullanlmaya devam etmesi, maliyetleri arttryor. a. Artan maliyet rnekleri verilecek. (Sunu slaytlar 12-18) D. Eski sistem sk sk kyor ve i kayb yaratyor. a. Sistemin son bir aydaki kme rakamlar verilecek. (Sunu slaytlar 19-20) b. Yaanan bu skntlarn nelere yol at paylalacak. c. Sistemin sk sk kmesi nedeniyle yaanan dier sorunlar verilecek. (Sunu slaytlar 21) E. Eski sistemin bakm zor ve paralarnn deimesi uzun zaman alyor. a. Bakm masraflar ve para deiimi iin gereken zamana rnekler verilecek. b. Bu zamann kurumda hangi skntlara neden olduu paylalacak. II. nerilen sistemin kapasitesi A. Yeni sistemin teknolojisi blmler aras iletiimi daha etkin klyor. a. Yeni sistemin iletiim olanaklarn nasl arttracana ynelik rnekler ve rakamlar verilecek. (Sunu slaytlar 22-24) b. Blmleraras iletiimin artmasnn gereklilii anlatlacak. B. Yeni sistem tasarm srelerinin otomasyonunu salyor. a. Tasarm srelerinin otomasyonunun ne anlama geldii sylenecek. (Sunu slaytlar 24-27) b. Otomasyon ile neler kazanlaca rneklenecek. III. nerilen sistemin avantajlar A. Yeni sistem kurum d bamll azaltyor. a. Eski sistemde ne kadar fazla kurumdan mal ve hizmet alnd aklanacak. (Sunu slaytlar 24-25) b. Yeni sistemin bunlar nasl azalttna dair rnekler verilecek. B. Yeni sistem kurumun rekabet gcn arttryor. a. Kurumun rakipleri ve rekabet alanlar ksaca rneklenecek. (Sunu slaytlar 25-26) b. Yeni sistemin rekabete salayaca avantajlar anlatlacak. (Sunu slaytlar 26) C. Yeni sistem, gncel sreler ve rnler gelitirmeye olanak tanyor.
162

a. Eski sistemle gncel rnler ve srelerin gelitirilememesine rnekler verilecek ve kayplar aklanacak. (Sunu slaytlar 26-28) b. Yeni sistemle, hengi gncel rn ve srelerin gelitirilebileceine ynelik rnekler verilecek. (Sunu slaytlar 29) Temel dncelerimizi belirledikten sonra, bunlar hangi fikirlerle destekleyeceimizi de belirledik. Bylece, sunuumuz iin hangi temel dnceleri, hangi dzen iinde; hangi srada ve derinlikte sunacamz daha ak bir ekilde grebiliyoruz. Sunuumuzun temel yapsn oluturan dnceleri, hangi fikirlerle destekleyeceiz ve bunlar yaparken neleri kullanacaz sorularnn cevaplar da artk bizim iin olduka ak. Peki, tm bu fikirlerin arasnda gezinirken, birisini bitirip, dierine balarken nasl davranmamz gerekiyor? Bu fikirlerin arasndaki akcl nasl salayacaz? te burada balalar devreye giriyor.

Balalar: Balant Szckleri, Ara Geiler, Ara zetler ve aretler

Temel dnce ve destekleyici fikirlerin belirlenmesinden sonra, bizim iin nemli olan bir dier konu da, bu fikirleri aktarrken ne tr balalar kullanacamzdr. Balalar, sunuumuzdaki temel dnceleri, onlar destekleyen fikirlerle birlikte paylarken, izleyicilerimizin sunu iinde kaybolmamalar, bizi rahat takip edebilmeleri ve hedeflediimiz amalara ulaabilmeleri iin kullandmz gei szckleri veya szck gruplardr. Balalar, sunuumuzun akcln salayarak ve dncelerimizi birbirine balayarak bir tr imento grevi grmektedir. Bu zelliiyle balalar, sunuumuzu bir btnlk ve uyum iinde tamamlamamza yardmc olurken; etkili, verimli ve ekici bir sunuun gerekletirilmesinde de nemli rol oynarlar. Sunularmzda en sk kullandmz balalar; balant szckleri, ara geiler, ara zetler ve iaretlerdir. Balant szckleri, konumacnn bir dnceyi bitirip, yeni bir dnceye baladn bildiren szck veya szck gruplardr. Aadaki rneklerde, balant szcklerinin alt izilerek gsterilmektedir. Bu rneklerde, alt izili szcklerin, nasl bir dncenin sona erip, yeni bir konu veya dncenin baladn iaret ettiine dikkat edin. Buraya kadar, mevcut eski sistemin kurumumuzdaki tarihinden ve bize katt deerlerden bahsettim. imdi de, dilerseniz, bu sistemin bize kaybettirdiklerinden bahsedelim. Bu yararlar aklmzn bir kesinde tutarak, isterseniz bir de ne gibi kayplarmz var, bunlar irdeleyelim. Ara geiler de, konumacnn yeni bir konuya gemek zere olduunu ifade eder. Ancak ara geiler, balant szcklerinden daha ayrntl bir ekilde ifade edilir. Ara geileri, balayacamz bir konunun n-zeti veya n izlemesi olarak grebiliriz. imdi aadaki rnei dikkatlice inceleyin: Eski sistemin deimesi konusundaki fikirlerimi sizlerle paylaacam bu sunuta, ncelikle eski sistemin kurumumuza yaratt sorunlarndan, daha sonra da yeni sistemin kapasitesinden ve avantajlarndan sz etmek istiyorum. Yukardaki cmlenin tamam, bir ara geitir. Bylece dinleyiciler, biraz sonra neyi, hangi srada dinliyor olacaklar konusunda bilgilenir ve dikkatlerini ona gre toplarlar. Bazen ara geiler, balant szckleri ile birlikte kullanlr. Aadaki rnei dikkatlice inceleyin: (Balant szc): Eski sistemin bize yaratt sorunlar bu ekilde ifade ettikten sonra, dilerseniz imdi yeni sistemin kapasitesi zerinde konumak istiyorum. (Ara gei): Yeni sistemin kapasitesini anlatmak iin; ilk olarak yeni sistemin teknolojisinin blmler aras iletiime olan katksndan, daha sonra da yeni sistemin tasarm srelerinin otomasyonunu salamadaki stnlnden bahsedeceim. Konumamzdaki her bir temel dnce veya onlar destekleyen grler iin bu ekilde ara geiler dzenlemek zorunda deiliz. Bu ara geilere karar verirken, konumaclara nerde, neyin yararl
163

olacan, onlarn konumamz dinlerken nerde nasl dikkatlerini ekmemiz gerektiini dnmek, bize yol gsterecektir. Ara zetler, ara geilerin tam tersi olarak dnlebilir. Ara zetler, srada neyin geleceini deil de, az nce ne sylendiini ifade eden, daha dorusu zetleyen ifadelerdir. Ara zetler, zellikle karmak veya ok nemli olduu dnlen bir blmn ardndan gelir. Bylece konumac, bu blmn anlalmasn ansa brakmaz. Aadaki rnekleri dikkatlice inceleyin: Yeni sistemin yararlarn bir kez daha ifade edecek olursak; kurum d bamll azaltyor, rekabet gcmz arttryor ve gncel rn ve sreler gelitirmemize olanak tanyor. Veya: imdi ksa bir sre arkamza dayanalm ve yeni nerilen sistemin bize salayaca yararlar bir kez daha tekrar edelim: ncelikle kurum d ball azaltyordu, sonra rekabet gcmz arttryordu ve son olarak da yeni rn ve sre gelitirmemizi salyordu. Yukarda, ayn rnek zerinden yola karak, farkl ekillerde nasl ara zet yapabileceimizi grm olduk. aretler, dinleyicilere sunuun neresinde olduklarn belirten ksa ve ak ifadelerdir. aretler ayrca, sunuumuzdaki nemli ve anahtar rol oynayan dncelere vurgu yapmak iin de kullanlr. Aadaki rnekleri dikkatlice inceleyerek iaretleri daha iyi anlamaya aln. Bu rnekte konumac, kurumda bilgisayar sisteminin neden deimesi gerektiinin nedenlerini aklarken, iaretlerden (alt izili szckler) yararlanyor. Bunun iin bir sralama yapyor: Birinci neden, sistemin gerekten ok eskimi olmas ve an gereklerine ayak uyduramamas. kinci neden, sistemin gncellemelere olanak tanmamas. nc neden de, bakm ve onarm masraflarnn ok fazla olmas ve uzun zaman almasdr. Bylece konumac sistem deiikliinin nedenlerini sralarken, dinleyiciler de iaretler sayesinde konuyu daha kolay takip edebiliyorlar. aretlerden yararlanmann bir dier yolu da, temel dncelerin soru eklinde ifade edilmesidir. Peki, bu sistemin kurumumuza yaratt sorunlar var mdr? Bu sorunlar nedir ve nelere mal oluyor? Evet, gerekten de eski sistemin kurumumuza ar derecede sorun yarattn syleyebiliriz. Bu sorunlar yle sralayabiliriz... Yukardaki rnekte, temel dncenin soru olarak sorulmas ile, dinleyiciler konumada nerede olduklarn ve neden bahsedilmek zere olunduunu anlayacaklardr. Yukarda iaretlerin ayrca, sunuumuzdaki nemli ve anahtar rol oynayan dncelere vurgu yapmak iin de kullanldn sylemitik. Aadaki rnei dikkatlice inceleyin: Eski sistemle ilgili vurgulanmas gereken en nemli sorun, gncellemelere ak olmay ve dolaysyla yeni rnler gelitirmeye olanak tanmaydr. Yukarda alt izili szcklerle, dinleyicinin bu konudaki en nemli soruna dikkati ekilmi olur. Bu balamda kullanlabilecek kalplardan bazlar yle ifade edilebilir: unu unutmaynz ki..... Her eyden te, unu unutmamak gerekir ki... Bu sunutan karacamz en nemli ders belki de... imdi syleyeceim ey, sunuun geri kalan ksmn daha iyi deerlendirmeniz iin hayati nem tamaktadr. Bunlar ve benzeri ifadeler dinleyicilerin dikkatini, sunuta bizim istediimiz belirli yerlere ekmekte yararl olacaktr. Konumuza ve ieriimizin zelliklerine gre bu tr balalarn bazlarn veya ounu bir arada kullanabiliriz. Bu balalarn tanmlarndan ok, ilevleri nemlidir ve etkili bir ekilde
164

kullanldklarnda, bir konumay daha etkili, verimli ve ekici yapamaktadrlar. zleyen blmde, sunuumuzun giri ve sonu blmlerini nasl planlayacamz zerinde duracaz.

Kendi seeceiniz bir rnek zerinde ara gei balacn nasl kullanabileceinizi dnn.

Giri ve Sonu Blmleri

Yukardaki blmde, sunuumuzun ieriini, baka bir deyile gelime blmn dzenledik. Bu blm ayrntlaryla dzenledikten sonra, dilerseniz imdi de sunuumuzu nasl balatacamz ve sonlandracamz dnmeye balayalm. Sunuumuzun giri ve sonu blmleri, sunuumuzun stratejik blmleridir diyebiliriz. lkinde bir karlama ve hazrlama, dierinde ise kapatma ve uurlama hakimdir. uras bir gerektir ki, sunuumuzun en temel blm olan gelime blm, iyi hazrlanm giri ve sonu blmleri ile daha da etkili olacaktr. rnein giri blm, dinleyicilerin gelime blmndeki ierii dinlemeleri, bilgilenmeleri ve renmeleri asndan hazrlayc, motive edici ve pekitirici zellikler tamaldr. Lucas (2009), giri blmnn neminden bahsederken, u rnei vermektedir: 26 Ocak 1988 gnnn akamnda, orkestra efi New York ehrinin Majestik Tiyatro Salonunda sahneye kt, sopasn nota sehpasna vurdu ve kollarn havaya kaldrarak, karsndaki orkestra elemanlarna balamalar iin iaretini verdi. Saniyeler iinde, salondaki Amerikal mzikseverler, Operadaki Hayalet mzikalinin ihtiaml al mziini dinliyordu. Bugn, bu sahne 8,500den daha fazla yinelendi ve yinelenmeye devam edecek. Eser, Broadway tarihinin en uzun sre sahnelenen mzikali oldu. Gerekten de, Operadaki Hayaletin al, birok mzikalde olduu gibi seyircinin dikkatini eken etkileyici bir mzikle balar. Dinleyicilerin, bu etkileyici giriten etkilenmeyip, dikkatlerini sahneye ve performansa vermemeleri neredeyse imkanszdr. Bugn, ayn eseri, byle bir giri olmadan hayal etmeye altmzda, gnmzdeki baarsna ulamasnn imkansz olacan dnrz. Giri iin geerli olan ne varsa, eserlerin finalleri, yani sonu blmleri iin de geerlidir. Mzikallerin ou benzer ekilde sonlanr. Karakterlerin hepsi sahnededir, hikayedeki karmaa zlmtr, mziin temel blmleri bir ekilde tekrarlanr ve mzik nihayet dramatik bir dorua ular. Artk sorular cevaplanm, gizemler aa km, sulular cezalandrlm, sevenler veya iyiler bir ekilde huzur bulmulardr. Seyirci veya dinleyiciler sona gelindiini anlam, tansiyonlar dm ve kendilerini kapana hazrlamtr. Derken, beklenen olur ve sahne kapanr. Okuduumuz kitap, film ve dier sanat eserleri iin de ayn durum geerlidir. Bunun yan sra, katldmz tm sunularda; etkileyici bir girile merakmzn artmasn, kendimizi vererek sunua katlmay, bilgilenip renmeyi ve nihayet, memnun kalacamz bir ekilde etkinlikten ayrlmay bekleriz. Bu memnuniyet; etkili, verimli ve ekici bir giri, gelime ve sonu blmyle mmkn olacaktr.

Giri
Hemen herkes, ilk izlenimlerin ok nemli olduunu kabul eder. lk izlenim, sunularmz iin de ok nemlidir. Baarsz ve etkisiz bir giri, sunuumuzla amaladmz etkiyi brakmayacak, belki de telafisi olmayacak ekilde dinleyicilerin konudan uzaklamalarna neden olacaktr. te yandan, etkili ve ekici bir giri sayesinde, daha nce de bahsettiimiz gibi sunu kaygmz azalacak, kendimize olan gvenimiz artacak ve sunuun dier blmlerindeki baarmzn temeli atlm olacaktr. Konumalarda, giri blm genellikle u amalarla kullanlr: Hedef kitlenin dikkatini ekmek ve ilgisini konuya ynlendirmek Sunuun konusunu aklamak Sunula ilgili gvenilirliinizi ve iyi niyetinizi pekitirmek Sunu plannz paylamak
165

Yukardaki amalar gerekletirmek iin, girilerde (ve bazen sonu blmnde) eitli aralardan yararlanrz. Bu aralar; ksa ykler, mizahi geler, katlmc sorular, retorik sorular, sarsc ifadeler ve baka kaynaklardan yaplan alntlardr. Aada bu aralar ayrntlaryla verilmektedir. Ksa ykler, herhangi bir fikri rneklemek veya aklamak zere kullanlrlar. ykler, konunun doasna gre mizah veya dram ierebilir. Ksa ykler, deinilecek konuya hazrlk veya giri niteliinde olabilecei gibi, az nce anlatlan bir konuyu amlamak iin de kullanlabilir. Mizahi geler, dinleyicilerdeki durgunluu ve katlmama durumunu krmak iin gl bir ara olarak kullanlabilir. Ancak, mizahi rnekleri kullanrken ok dikkatli olmak gerekir. Mizah amal kullanlan anlatm veya rnekler, hedef kitlenin zelliklerine, konunun ieriine ve sunuun doasna uygun olmaldr. Anlatlan mizahi geler, kiilerin cinsiyetleri, kltrleri, dinleri, meslekleri veya dier bireysel zelliklerine ters dmemeli, baka bir deyile grlt oluturmamaldr.

Eer bir fkra anlatmadan nce, aklnza acaba anlatmal mym? gibi bir soru taklyorsa, anlatmamanz daha doru olacaktr. Sunuun daha giriinde, konuyla ilgili olmad halde anlatlan mizah ierikli bir hikaye veya gereksiz yaplan bir akadan daha kts olamaz. Byle bir durumda dinleyicilerin gznde inandrclmz ve gvenilirliimiz sarslacaktr. Katlmc sorular, iki trl sorulabilir. Birincisinde, dinleyicilere ak ulu sorular sorulur. Ancak, bu tr sorularda dikkatli olmalyz. nk kardan herhangi bir cevap gelmeyebilir veya ok farkl cevaplar verilebilir. Bu duruma nceden hazrlk yapmal, byle bir durumda nasl devam edeceimizi bilmeliyiz. kincisinde ise, dinleyicilere herhangi bir konuya katlp katlmadklar veya bir duruma, lte uygun olup olmadklar sorulur. Bu soru tr daha gvenlidir. Retorik sorular, cevab belirli ve kesin olan sorulardr. Cevabn zaten bildiimiz veya tahmin ettiimiz bir soruyu sorma nedenimiz, dinleyicilerin dikkatini syleyeceklerimize ekmektir. Sarsc ifadeler, dinleyicilerin dikkatini ekmek iin kullanlan istatistikler, rnekler, benzetimler, karlatrmalar vb. rnek durumlardr. Bu tr ifadelerde ama, verilen srad rnek durumlar, benzetimler veya rakamlarla dinleyicileri artarak, konunun nemini anlatmaktr. Alntlar, dier canl veya cansz kaynaklardan alarak kullandmz rnek durumlardr. Alntlar ksa ve anlalr olmal, genel olarak bir iki cmleyle snrlanmaldr. Alnt yapldnda, yazl veya szl, alntnn kayna mutlaka verilmelidir. Sunuun giriinde konuyla ilgili nemli ahsiyetlerden, otorite figrlerinden veya tarihi nemi olan ahs veya kaynaklardan yaplan alntlar, dinleyicilerin konunun nemini kavramasna yardmc olacak, baz kavramlar somutlatrmalar asndan yararl olacaktr.

Sonu
Sunularn giri blmleri iin, ilk izlenimlerin son derece nemli olduundan bahsetmitik. Ayn ekilde, kapan, yani sonu blmlerinin de nemli olduunu syleyebiliriz. Gerekten de, sunuumuzu toparladmz, son szlerimizi sylediimiz bu blm, sunuumuzun etkili, verimli ve ekici olmas asndan olduka nemlidir. Nasl ki orkestra mziin doruk yapt bir anda almay durdurduunda, mzikten zevk almayacamz dnrsek, hi beklemediimiz bir anda sunuun bitivermesini de istemeyebiliriz. Mzikte olduu gibi, sunularda da finale hazrlanmak, hazr olmak isteriz. nk byle bir durumda, kafalardaki sorular henz yant bulamam, dinleyiciler orda bulunma nedenleri olan ihtiyalarn giderememitir. Sunuumuzu hangi amala yaparsak yapalm, sonu blmnn sunuumuzun yaps iinde iki temel ilevi vardr: Dinleyicileri, sunuun sona erdii konusunda haberdar etmek. Ana fikirde belirttiimiz dnceye kar, dinleyicilerin anlayn pekitirmek.

Peki, sunuumuzu sonulandrrken kullanabileceimiz aralar nelerdir? Bu noktada, hemen unu ifade etmek gerekir ki, giri blmnde kullandmz aralar; ksa ykler, mizahi geler, katlmc
166

sorular, retorik sorular, sarsc ifadeler ve baka kaynaklardan yaplan alntlar, sunuumuzun sonu blm iin de kullanabileceimiz aralardr. Sunuumuzun sonu blmn de etkili ve ekici bir ekilde gerekletirmek iin bu aralar ie koabiliriz. Sonu blmnde dier aralar ister kullanalm isterse kullanmayalm, mutlaka kullanmamz gereken bir ara vardr. Bu ara, sunuumuzun temel dncelerinin tekrarlanmas iin kullandmz zetleme blm olarak ifade edilebilir. Sunuumuzu kapatrken, bu sunuta hangi temel dnceler zerinde durduumuzu son bir kez daha tekrarlamak, sunula iletmek istediimiz ana fikrin yerine ulamas asndan son derece nemlidir. te, yukarda belirttiimiz dier aralar, bu blmn bana veya sonuna ekleyerek, etkili, verimli ve ekici bir kapan gerekletirebiliriz.

GRSELLERN DZENLENMES
Eski bir sz bazen bir resmin binlerce sze eit olduunu syler. Gerekten de, bazen bir ka sayfa ile anlatabileceimiz veya dakikalarca konuarak aklamaya alacamz eyleri, tek bir resimle daha etkili ifade edebiliriz.

Resim 6.1: Kuraklk ve daha bir ok evre sonunu, kresel snmann kanlmaz sonular olarak insanolunun hayatn tehdit etmektedir.

Yukardaki resim, kresel snma ve sonular konulu bir sunuta kullanlan grsellerden biri olsun. Resimde, bir tekne, kum ynlarnn zerinde yan yatm halde duruyor. Etraf llemi ve hi bir canl yok. Dinleyicilere, snma sonucu su kaynaklarnn bittii, denizlerin kuruduu ve evrenin lletii szel olarak anlatlrken perdeye yanstlacak bu resim, hem konuulanlar pekitirecek, hem de dinleyicilerde szcklerden daha fazla bir etki yaratacaktr. Yukardaki resmi anlatmak iin hangi szckleri seerdiniz? Bu resmi nasl ifade ederdiniz? Bir dnn.

Herhangi bir sunuta szel ifadeler grsel olarak desteklendiinde, dinleyicilerin konuya ilgisi artar, konu daha iyi anlalr, renilir ve kalc olur. Yaplan bir aratrmada, grseller kullanan sradan bir konumacnn, hi grsel kullanmayan daha uzman bir konumacya gre, dinleyiciler tarafndan daha etkili, daha hazrlkl ve daha profesyonel olarak deerlendirildiini gstermitir. Ayn almada, grsellerin, bir sunuun ikna gcn %40 orannda arttrd ifade edilmitir. te yandan, grseller, sunu kaygsn da azaltmaktadr. Grseller konuya olan ilgiyi arttrdndan, ilgiyi konumacdan konuya ekerek, konumacnn sunu boyunca kendisini daha rahat hissetmesini ve sonu olarak heyecann kontrol edebilmesini salar.
167

Sunularmzda kullanabileceimiz farkl trde grseller bulunmaktadr. Bunlar, yle sralanabilir: Gerek nesneler Modeller Fotoraflar izimler Grafikler izelgeler Slaytlar Videolar okluortam sunular Konumacnn kendisi

Gerek nesneler, sunuumuzla ilgili deiik eyalar olarak dnlebilir. rnein, fotoraf makinesini konu alan bir sunu yaptmzda, makinenin kendisini sunu srasnda gsterip kullanmak olduka etkili olacaktr. te yandan, baz nesneler, sunua getirilmek iin uygun olmayabilir. Bu durumda, dier grsellerden yararlanmak daha mantkl olacaktr.

Resim 6.2: Konumacnn sunuunda kulland fotoraf makinesi, gerek nesnelerin kullanmna iyi bir rnektir.

Modeller, gerek nesnelerin unua getirilmesi mmkn olmad durumlarda, onlarn yerine kullanlabilecek temsili nesnelerdir. rnein, ilk yardm becerilerinin paylald bir sunuta, suni solunumun nasl yaplacan gstermek zere, cansz bir manken sunu ortamnda model olarak kullanlabilir. Ayn ekilde, vdumuzun i organlarn anlatmak iin, insan vcudu maketi model olarak kullanlabilir. Modeller, dinleyicilerin de etkinlie katlmasn salayan ve uygulama imkan veren nesnelerdir.

168

Resim 6.3: Sunu ortamnda bulunan cansz manken model nesne olarak kullanlarak, tm katlmclara sunua etkin katlma ansn tanr ve edindikleri becerileri uygulamalarn salar.

Fotoraflar, gerek bir nesnenin veya modelin kullanlamad durumda, paylalan konuyu somutlatrmak iin kullanabileceimiz aralardr. Fotoraflar paylarken, herkesin grebildiinden ve anlayabildiinden emin olmamz gerekir. Fotoraflar genellikle, PowerPoint veya dier oklu ortam programlar ile birlikte kullanlarak, yanstlrlar. Bylece, grnlrlkle ilgili sorun ortadan kalkm olur. Sunuumuzda, kendi ektiimiz fotoraflar kullanabileceimiz gibi, web kaynaklarndan elde ettiimiz fotoraflar da kullanabiliriz. Burada dikkat etmemiz gereken bir nokta da, telif haklar ve adil kullanm ilkeleridir. Herhangi bir kaynaktan aldmz bir fotoraf ancak belirli snrlar iinde ve izinler dahilinde kullanabiliriz. izimler, diyagramlar, emalar ve karalamalar gibi fazla maliyet gerektirmeyen ve daha kolay ulalabilen aralar olarak deerlendirilir. izimler, gnmzde sunu salonunda bulunan pano, evirmeli yaprak veya tahtaya yaplabilecei gibi, teknolojinin olanaklarn kullanarak, bilgisayar ortamnda da anlk olarak oluturulabilir. izimler, belirli karmak kavram veya srelerin, sunu srasnda somutlatrlmasna ve amlanmasna hizmet ederler.

Resim 6.4: Diyagramlar, ister elektronik ortamda isterse de geleneksel ortamlarda olsun, sunularda ska kullandmz grsellerdendir.

Grafikler, dinleyicilere belirli istatistiki dalmlar veya zmlemeleri gstermek zere kullanlan aralardr. Grafikler, zellikle bilgisayar yazlm ve donanm teknolojilerinin gelimesi zerine daha kolay oluturulabilmekte ve yine sunum teknolojileri sayesinde daha etkili, ekici ve verimli olarak dinleyicilerle paylalabilmektedir. Stun, izgi ve pasta bata olmak zere deiik grafik trleri, dinleyicilerin karmak rakamlar ve eilimler iinde kaybolmadan sunuu takip etmesine yardmc olmaktadr.
169

Resim 6.5: Grafikler, zellikle gelimi bilgisayar yazlmlar sayesinde, verileri ok daha etkili ve ekici aklamamza ve sunmamza olanak tanmaktadr.

izelgeler, farkl bilgi kmelerinin gruplanarak gsterilmesi amacyla kullanlan grsel aralardr. izelgeler ayrca, bir srecin admlarn anlatmakta da yararl olur. izelgelerle ilgili en sk yaplan hatalardan biri de, izelgelerde ok fazla bilgi ve ayrnt kullanmaktr. izelge sade olmal ve zet niteliinde bilgiler tamaldr. Aada rnek olarak, 5. nitede verdiimiz bir izelgeyi grmektesiniz.
izelge 6.1: Sunularla ilgili olumlu ve olumsuz dncelerimiz. Kaynak: Lucas (2009, s.12)

Olumsuz Dnceler Keke bu sunuu yapmasaydm! Hi iyi bir konumac deilim. Sunu yaptmda ok fazla heyecanlanyorum. Syleyeceklerim kimsenin ilgisini ekmeyecek!

Olumlu Dnceler Bu sunu, benim iin fikirlerimi paylama ve sunu konusunda deneyim kazanma frsat! Kimse mkemmel deil ve ben yaptm her sunula daha ok deneyim kazanacam. Herkes heyecanlanabilir. Eer dierleri yapabiliyorsa, ben de yapabilirim! yi bir konuda sunu yapyorum ve ok iyi hazrlandm. Sonu olarak beni dinleyecekler.

Video, sunuumuzdaki baz dnceleri veya sreleri dramatize etmek gerektiinde kullandmz bir grsel aratr. Dramatik yaplar, insanlarn tutumlarnn deimesi veya bir konuda ikna edilmesi gerektiinde etkilidir. Trafik kurallar ve kazalar konulu bir sunuta, ar hzn sonularn anlattmz dnelim. Byle bir sunuta, belirli bir hzdaki arabann bir yere arpmas sonucu iindekilerin urayaca zarar, otomobil arpma testlerini gsteren videonun ar ekim grntlerinden baka hangi grsel ara daha dramatik ve gereki anlatabilir ki? Video grntler, artk tmleik teknolojiler sayesinde dorudan bilgisayardan ve hatta web zerinden oynatld iin, eskiye gre daha eriilebilir aralardr. Bu konudaki bir rnee, aadaki balantdan ulaabilirsiniz.

http://www.youtube.com/watch?v=ND9iwDiJ4Ss Sunuumuzda kullandmz video grntlerin uzun sreli olmamasna ve dinleyicilerin dikkatlerini sunu konusundan uzaklatrmamasna dikkat etmeliyiz. Eer mmknse, videonun sadece bize uygun blmlerinin kullanlmas, gereksiz grntlerin dinleyicilere izlettirilmemesi daha doru olacaktr. Bunun iin, baz kurgu yazlmlarndan yararlanarak, videolar istediimiz uzunlukta hazrlayabiliriz. Ayrca, izlenilen videolarn beklediimiz etkiyi yapabilmesi iin, setiimiz videolarn grnt kalitesinin yksek olmasna ve izlenilenlerin anlalr olmasna dikkat etmemiz gerekmektedir. okluortam sunular, ayn anda birden fazla ortamn (grnt, ses, metin) bir arada kullanlmasyla gerekleen sunulardr. Gnmzde bilgisayar sistemleri, bu ortamlarn hemen hepsini bir araya
170

getirebilen bir teknolojidir. Bilgisayar ve bilgisayarla birlikte kullanlan tmleik sistemler, okluortam sunularnn vazgeilmez ortamlardr. Ancak, okluortam kavram znde birden fazla ortamn bir arada kullanlmasyla ilgilidir. Bu durumda, rnein bir sunu srasnda konumac panoyu, tepegz ve duvara nceden ast afileri kulanarak sunuunu gerekletirdiinde de, okluortam sunusu gerekletirmi olacaktr. zetle, okluortam sunular konuma srasnda ileri teknolojinin kullanlmasndan ok, birden fazla ortamn veya aracn bir arada kullanlmasyla ilgilidir. Sunuumuzda, belirli bir dengeyi gzetmek artyla farkl ortamlar kullanmak, dinleyicilerin farkl duyularna hitap etmemizi salayacaktr. Bireysel farkllklar bu ekilde dikkate aldmzda, dinleyicilerin ounun etkili, verimli ve ekici bir deneyim kazanmasn garanti etmi oluruz. Eski bir in atasz bunu u ekilde ifade eder: itirsem unuturum, grrsem hatrlarm, yaparsam anlarm. okluortam sunular iin kullanlan eitli yazlmlar bulunmaktadr. Bunlarn en yaygn olanlarndan biri, Microsoftun PowerPoint yazlmdr.

Resim 6.6: Artk sunu ortamlarnda, gelien teknolojiye paralel olarak, ok daha fazla ve etkili ortamlar birarada kullanabiliyoruz.

Konumacnn kendisi de sunularda grsel bir yardmc ilevini grebilir. Konumac, kendi bedenini, baka bir deyile beden dilini ve koordine kas hareketlerini kullanarak, dinleyicilere grsel mesajlar iletebilir. rnein, bir spor salonunda katlmclarna yeni hareketleri anlatan konumac, hareketlerin nasl yaplmas gerektiini gsterirken, mesajlarn kendi bedenini kullanarak aktarmay tercih edecektir. Bu tercih, ayn hareketlerin grntlerini perdeye yanstmaktan veya videosunu gstermekten daha etkili olacaktr.

Resim 6.7: Konumac, kendisinin ve gerektiinde katlmclarn bedenlerini bir ara gibi kullanarak, mesajlarn daha etkili aktarabilmektedir.

171

Kendi bedenimizi kullanarak yapacamz bu tr gsterimlerde, ou durumda dinleyici kitle de etkinlie katlr. Byle durumlarda zamann etkili kullanlmas olduka nemlidir. Bu noktada, sunu ncesi provalarn, zaman etkili kullanmadaki baarmz arttracan tekrarlamak yerinde olacaktr. Sunularmzda hangi tr grselleri kullanrsak kullanalm, istediimiz etkiyi yaratmak iin belirli ilkeleri gz nne bulundurmak gerekir. zleyen blmde, grsellerin kullanlmasyla ilgili baz genel ilkeleri bulacaksnz.

Grselleri Hazrlama ve Kullanma lkeleri

Sunuumuzda kullanacamz grselleri seerken veya kendimiz bu grselleri olutururken kullanabileceimiz baz ilkeler bulunmaktadr. Bu ilkeler gz nne alndnda, grsellerin etkili, ekici olmas ve konumamz destekleyerek, beklediimiz sonuca ulamas olasl olduka artacaktr. Aada, grsellerin hazrlanmasnda veya seilmesinde kullanabileceimiz bir takm ilkeler sralanmtr: Grseller, belirli bir zaman ncesinden hazr olmaldr. Grseller olabildiince sade ve anlalr olmaldr. Grseller, birlikte kullanlaca aralar da dnlerek, sunu ortamnda tm katlmclar tarafndan grlebilecek ve okunabilecek ekilde oluturulmaldr. Grsellerdeki metinlerde kullanlan yaz tiplerinin sade ve gz yormayacak zelliklerde olmasna dikkat edilmelidir. Sunu boyunca snrl sayda, hatta gerekirse ayn yaz tipi kullanmaya dikkat edilmelidir. Grsellerdeki renklerin kullanmnda denge zelliine dikkat edilmeli, dikkati datacak renk fazlalndan kanlmaldr. Renk kullanrken, zemin ve n plan renklerinin uyumuna dikkat edilmeli, gz yoran ve okumay gletiren elemelerden kanlmaldr.

Grsellerin hazrlanmasnda ve seilmesinde kullanabileceimiz ilkeler olduu gibi, grsellerin sunulmas srasnda da baz ilkeler bulunmaktadr. Aadaki ilkeleri gzden geirin: Gerekmedike, sunu ortamnda bulunan tahtaya veya panoya yazarak sunu yapmayn. Bu hem zaman alacak, hem de dinleyicilerle etkileiminizi aralklarla koparacaktr. Zorunda kalndnda ise, tahtaya yazld srada konumaya devam edilmemeli, yazl mesajlar en ksa srede yazlarak, konumaya devam edilmelidir. Grselleri, dinleyicilerin grebilecei ekilde yerletirin veya yanstn. Grselleri, zerinde tartma yaptnz srece gsterin. Baka bir konuyu paylarken, ilgisi olmayan grselleri paylamaya devam etmeyin. Sunuu yaparken grsellerinizden ok, dinleyicilerinizle ilgilenin ve daha ok onlarla etkileimde bulunun. Grsellerinizi ksa ve net bir ekilde aklayn. Yansttnz veya paylatnz her bir grsel iin bireyler paylamaya aln. Sunu provanz yaparken, grsellerinizin hazr olduundan ve ieriiniz iinde ilgili yerlere yerletirildiinden emin olun.

SUNU NOTLARININ HAZIRLANMASI

Sunuumuzda, grsellerin yannda kullanabileceimiz bir dier destek materyal de sunu notlardr. Her sunuta mutlaka sunu notu kullanmak gerekmese de, sunu notlar kullanmann belirli yararlar olduu kesindir. Sunu notlar, aadaki amalar dorultusunda kullanlr:
172

eriin nemli blmlerini vurgulamak, pekitirmek. Dinleyicilerin sunuu takip etmesini kolaylatrmak. Dinleyicilerimize, ierikle ilgili referans kaynak salamak.

Sunu notlar bazen sunutan hemen nce, bazen sunu srasnda, bazen de sunutan hemen sonra dinleyicilerle paylalr. Sunuun hemen ncesinde paylalan notlar, dinleyicilerin paylaacaklarmza nceden bir gz atmasn salayacak, ierie ynelik hazr bulunuluklarn arttracaktr. Sunu ncesinde verilen notlarla ilgili en byk sorun, konumacnn konutuu srada insanlarn dinlemekten ok okumakla megul olmalardr. Bu sorun, notlarn dinleyicilerle belirli bir zaman nce paylalmasyla giderilebilir. Sunu srasnda paylalan notlar, eer bir etkinliin parasysa veya bir amaca hizmet ediyorsa, etkili olabilir. rnein konumac, datlan notlarn nceden dinleyicilerde olmamas gerektiine ve notlarn sunu srasnda grlmesi gerektiine dair bir strateji gelitirmi olabilir. Byle bir durumda, sunuun belirli bir blmnde notlar dinleyicilere datlr. Notlarn sunu srsnda hzlca datlmas salanmaldr. nk, bu srada oluacak boluk, dinleyicilerin konudan uzaklamasna ve ilgilerini yitirmelerine neden olabilir.

Sunu notlarn, sunuun sonunda da paylaabiliriz. Bu durumda katlmclara, sunuun sonunda kendilerine sunu notlar verileceini sylemek yerinde olacaktr. Bylece, katlmclar gereksiz notlar almaya almaktan vazgeebilir ve dikkatlerini daha ok bize ve konuya verebilirler. Konumacnn notlar dinleyicileriyle ne zaman paylaacana dair karar, hedef kitle analizinden elde edecei veriler ve konumann amac ve kapsamyla ekillenecektir. Diyelim ki konumac, sunuunun banda yapt hedef kitle analizi sonucunda, hedef kitlenin katld sunularda sunu notu almaya alk olduunu, bu notlar diyelim ki- sunutan nce almay tercih ettiklerini, genellikle sunu notlarnda, sunu srasnda konumacnn kulland slaytlarn birer dkmn grmeye alk olduunu belirlemi olsun. Bu durumda katlmcnn sunu notlarna ynelik verecei kararla, yapt hedef kitle analizi sonucunda daha farkl verilere ulaan baka bir konumacnn kararlar farkl olacaktr. Bazen, bu ve benzer kararlar, kurumlarda nceden verilmi olabilir. Byle durumlarda, kurumlardaki rutin sunularda, sunu notlarnn ne zaman hazr olaca, ne zaman datlaca ve hatta sunuun sresi ve benzeri kararlar nceden verilmitir.

SUNUUN ORTAMININ HAZIRLANMASI VE KONTROL

Sunu yapacamz ortam nceden grmek veya en azndan bu ortam hakknda eitli bilgilere sahip olmak nemlidir. Gerekten de, sunuumuzu balatmadan belirli bir sre nce sunuu yapacamz salona gitmek, kullanacamz aralar kontrol etmek, oturma dzenine ve salona hzlca bir gz atmak, bazen felaketleri nleyebilecek derecede nemlidir. Aadaki rnei inceleyin. Ali, alt kurumun dnda ilk defa bir sunu yapacak. Bu durumun da heyecanyla gerekten ok alt ve hazrlklarn tamamlad. Sunuunu nceden tamamlayarak, gerekli provalarn yapt ve kendini hazr hissediyor. Biraz heyecanl, nk ilk kez kurumunun dnda stlerine ve dier katlmclara sunu yapacak. Ayn zamanda kendine gveniyor, nk hazrlklarn yapt ve sunuun provasnda bu gvenini bir kez daha tazeledi. Kendi kurumunda benzer sunular birok kez yaptndan, sunuun yaplaca yere erken gitmeye gerek grmedi. Sunuunda PowerPoint sunumu kullanyor. Sunu ortam ile ilgili tek yapt kontrol, salonda bilgisayar ve projeksiyon cihaznn olup olmadn sormakt. Kendisine sylenene gre, salonda projeksiyon cihazna bal bir bilgisayar mevcuttu. Hazrlad sunumu tanabilir belleine kopyalayan Ali, baka bir ey gtrmeye gerek duymad.

173

Salona girdiinde katlmclarn yava yava salona toplandn grd. Az sonra, yneticiler de geldi. Ali bu srada tanabilir belleini bilgisayara okutmakla meguld. Normal artlar altnda, herkes yerine yerleirken, birka dakika alan bu ilem, tahmininden uzun srd. Bir sorun vard ve Ali giderek endielenmeye balad. Sorun bykt. Evde sunuu hazrlad yazlm srm, salondaki bilgisayarda bulunan srmden yksekti ve sunum belgesi okunmuyordu. Ali, ksa bir bocalamadan sonra, grselleri olmadan sunuu yapmaya karar verdi, zaten yapacak baka bir ey de yoktu. Allahtan, sunu slaytlarnn bir ktsn yannda getirmiti. Aksaklk iin zr dileyerek konumasna balad: Evet, tekrar zr diliyorum. Teknoloji ite... Bazen byk bir kurtarc, bazen de ayakba olabiliyor... Yukardaki rnein veya benzerlerinin, oumuzun bana gelmi olma ihtimali yksektir. Aslnda burada sorun teknolojiyle ilgili deil, konumacnn kk bir adm nemsemeyerek atlamasyla ilgilidir. Ali sunu ncesinde, konumann geecei salonu ve ortam olas sorunlar nceden belirleyip zmek iin kontrol etmemi veya en azndan, salondaki donanm ve yazlmlar hakknda gerekli bilgileri edinmemitir. Yukardakine benzer ska yaanan bir baka sorun da, konumaclarn, sunular srasnda planladklar bir takm etkinlikleri, sunu ortamndaki oturma dzeni ve yerleim eklini nceden kontrol edip fikir sahibi olmadklar iin yapamamalardr. rnein, sunuunda ekip almalar yaptrmay dnen ve buna ynelik etkinlikler planlayan konumac, daha nceden bilgi sahibi olmad iin, salona girdiinde sabit sralardan oluan bir oturma dzeni iinde bu etkinlikten vazgemek zorunda kalacak, sonu olarak sunuun plan ve ak zorunlu olarak deiecektir. Byk bir ihtimalle byle bir durumda, sunula amalanan ktlara da ulalamayacaktr. O halde, sunuumuzun yaplaca ortamdaki belli bal kontrolleri yle sralamak mmkndr: Salonun bykl Oturma dzeni Iklandrma Bilgisayar donanm ve yazlmlar nternet balants Kendi cihazlarmza ynelik adaptrler Tahta, pano vb. aralar Perde Kalem, tebeir, silgi Mikrofon Fotokopi makinesi Yazc

Yukardaki maddelere sunuun yapsna ve amacna gre daha pek ok ey eklenebilir. Ama genel olarak, bu maddelere ynelik nceden gsterilecek kk duyarllklar, olas byk sorunlarn zamannda nlenmesini salayabilir. Ayrca, sunu srasnda kullanacamz ve dinleyicilere datmay dndmz belirli materyallerin oaltlmas iini mmknse sunu gn ve saatine brakmamalyz. oaltma iini nceden kendimizin ayarlamas, genellikle en kestirme yoldur. Yukarda da belirtildii gibi, sunu salonuna kendi cihazlarmz gtryorsak ve bunlar sradan cihazlar deilse, bunlara ait her trl adaptr, g kablosu ve dier balant aralarn yanmzda gtrmemiz her zaman en doru zm olacaktr.

174

Buraya kadar, sunularmzn ieriini dzenlemek zere farkl admlar attk: Sunuumuzun amacn, ktlarn, ana fikrini ve temel dncelerini belirledik. Temel dnceleri destekleyen farkl fikir ve materyalleri gelitirdik veya setik. Daha sonra, sunuumuzu farkl grsellerle destekledik, sunu notlarmz hazrladk. Tm bu sre dahilinde, sunu gnnden nce, sunuumuzun bir provasn yapmann ne kadar nemli olduunu grdk. Ayrca, sunu ortamn kontrol ederek, gerekli hazrlklar yaptk. Unutmayalm ki, tm bu hazrlklar ve dzenlemeleri yapmamzn en bata gelen nedeni, sunu yoluyla paylatmz mesajlarn dinleyiciler tarafndan alnmas, anlamlandrlmas ve bize beklediimiz geribildirimleri vermeleridir. Bu da ancak, sunuumuzun etkili, verimli ve ekici olmasyla mmkn olacaktr. 5. ve 6. nitelerde, sunularmzn etkili, verimli ve ekici olmalar iin neler yapmamz, nelere dikkat etmemiz gerektiini paylatk. Bu nitelerdeki rendiklerinizi uyguladka ve daha da nemlisi, yeni sunular yaptka, sunu konusunda deneyim kazanacak, deneyimlerinizi, yeni sunularnzdaki hatalarnz gidermek zere kulanacaksnz. Sunu konusuna deinmeye baladmzda, sunularn hayatmzn tam da merkezinde bulunduundan, hatta hayatn kendisinin bir sunu olduundan bahsetmitik. te bu anlayla sunu konusuna, mesleki hayatmzdaki zorunluluklar veya grevler olarak deil de, hayatn bir gerei olarak yaklarsak ve bu nitelerde bahsetmeye altmz ilke ve sreleri, i veya zel hayatmzda dier insanlarla olan tm paylamlarmzda ie komaya alrsak, daha baarl ve z gvenli bireyler olabiliriz. Bu baar ve z gven duygular da, hayatmzn tm sunularnda baarl olmamz ve hedeflerimize ulamamz salayan faktrler olacaktr.

175

zet
Sunuumuzun belirli bir dzen iinde olduunun en nemli gstergelerinden biri de, temel olarak blmden olumas ve bu blmlerin dinleyiciler asndan anlalr olmasdr. Bu blmler; giri, gelime ve sonu veya zet olarak isimlendirilir. Sunuumuzda, bu blmn her birinin stratejik bir rol vardr. Giri blm sunuun al blmdr ve genellikle dinleyiciler paylalacak ierie kar hazrlanrlar ve gdlenirler. Sunuun gelime blm, sunuun ktlarna paralel olarak, paylalacak olan bilgi, beceri ve/veya duygularn aktarld blmdr. Sonu blm, sunuun sonundaki ksa ve z bilgilerin yer ald blmdr. Sunuumuzun genel amac, sunuumuzla hedef kitlede ne tr bir etki veya deiiklik yaratmak istediimizi ifade eder. Sunuumuzun ktlar, sunuun sonunda katlmclarda beklediimiz davran deiiklikleridir. Sunuumuzun ana fikri ise, konumamzn anahtar cmlesi veya z mesaj olarak dnlebilir. Temel dnceler, sunuumuzun ana hatlar olarak dnlmelidir. Sunuumuzun temel dncelerini olutururken dikkatli olmal, bu dnceleri iyi ifade etmeli ve dzenleyip sralarken stratejik davranmalyz. Sunularmzda deineceimiz temel dncelerin says konusunda kesin bir yargda bulunmak doru deildir. Ancak, temel dncelerimizin saysn etkileyecek olan baz deikenler vardr. Bunlar; sunuumuzun konusu, hedeflediimiz ktlar ve sunu iin ayrdmz sredir. Sunular genellikle ile be arasnda deien sayda temel dnceden oluur. Temel dncelerin dzenlenip sralanmasnda, be farkl yaklam kullanlmaktadr. Bu yaklamlar yle ifade edilebilir: Zaman sralama Uzamsal sralama Neden-sonu sralama Problem-zm sralama Konu sralama alglanmaldr. Bu ifadeler, tek bana birer dnceden veya iddiadan te gidemez. Dinleyicilerin, sylediklerimizi kabul etmesi veya ikna olmas iin bir takm destekleyici fikirlere, materyallere ihtiyac vardr. Temel dnce ve destekleyici fikirlerin belirlenmesinden sonra, bizim iin nemli olan bir dier konu da, bu fikirleri aktarrken ne tr balalar kullanacamzdr. Balalar, sunuumuzdaki temel dnceleri, onlar destekleyen fikirlerle birlikte srasyla paylarken, izleyicilerimizin sunu iinde kaybolmamalar, bizi rahat takip edebilmeleri ve hedeflediimiz amalara ulaabilmeleri iin kullandmz gei szckleri veya szck gruplardr. Balalarn en ok rastlanlanlar; balant szckleri, ara geiler, ara zetler ve iaretlerdir. Sunuumuzun ieriini, baka bir deyile gelime blmn dzenledik. Bu blm ayrntlaryla dzenledikten sonra, dilerseniz imdi de sunuumuzu nasl balatacamz ve sonlandracamz dnmeye balayalm. Yani, giri ve sonu blmlerimizi. Sunuumuzun giri ve sonu blmleri de, gelime blm kadar nem tar. Sunularn giri blmlerinde (ve bazen sonu blmnde) eitli aralardan yararlanrz. Bu aralar; ksa ykler, mizahi geler, katlmc sorular, retorik sorular, sarsc ifadeler ve baka kaynaklardan yaplan alntlardr. Sunuumuzu hangi amala yaparsak yapalm, sonu blmnn sunuumuzun yaps iinde iki temel ilevi vardr: Dinleyicileri, sunuun sona erdii konusunda haberdar etmek. Ana fikirde belirttiimiz dnceye kar, dinleyicilerin anlayn pekitirmek. Sunularmzda kullanabileceimiz farkl trde grseller bulunmaktadr. Bunlar, yle sralanabilir: Gerek nesneler, modeller, fotoraflar, izimler, grafikler, izelgeler, slaytlar, videolar, okluortam sunular, konumacnn kendisi. Sunuumuzda kullanacamz grselleri seerken veya kendimiz bu grselleri olutururken kullanabileceimiz baz ilkeler bulunmaktadr.
176

Sunuumuzun ieriini dzenlerken belirlediimiz temel dnceler, sunuumuzla ilgili dnceler, iddialar veya aklamalar olarak

Bu ilkeler gz nne alndnda, grsellerin etkili, ekici olmas ve konumamz destekleyerek, beklediimiz sonuca ulamas olasl olduka artacaktr. Her sunuta mutlaka sunu notu kullanmak gerekmese de, sunu notlar kullanmann belirli yararlar olduu kesindir. Sunu notlar, aadaki amalar dorultusunda kullanlr: eriin nemli pekitirmek. Dinleyicilerin kolaylatrmak. blmlerini sunuu ierikle takip ilgili vurgulamak, etmesini referans

Dinleyicilerimize, kaynak salamak.

Sunu yapacamz ortam nceden grmek veya en azndan bu ortam hakknda eitli bilgilere sahip olmak nemlidir. Gerekten de, sunuumuzu balatmadan belirli bir sre nce sunuu yapacamz salona gitmek, kullanacamz aralar kontrol etmek, oturma dzenine ve salona hzlca bir gz atmak, bazen felaketleri nleyebilecek derecede nemlidir.

177

Kendimizi Snayalm
1. Aadakilerden hangisi sunuu oluturan temel blmlerden biridir? a. Ana fikir blm b. Temel dnce blm c. Gelime blm d. Destek fikir blm e. kt Blm 2. Aadakilerden hangisi giri blmn en iyi ifade eder? a. rnekler vermek b. ktlar paylamak c. Konuyu zetlemek d. Sorular sormak e. Etkinlik yapmak 3. Sunularn ana fikir ifadeleri aadakilerden hangisi dorudur? a. Sunularn olmaldr. ktlar kadar ana iin 6. Temel dncelerle ilgili aadakilerden hangisi yanltr? a. Temel dnceler sunuun iskeletini oluturan ifadeler olmaldr. b. Temel dnceler sunuun ktlarna bakarak gelitirilebilir. c. Temel dnceler sunuun saysndan daha fazla olabilir. ktlarnn

d. Temel dncelerin says ktlarn saysnn iki kat olmaldr. e. Temel dnceler, belirli admlarn ifade edebilir. bir srecin

7. Aadakilerden hangisi temel dnceleri sralamak iin kullanlan yaklamlardan biridir? a. erik sralama b. Konu sralama c. Soru sralama d. Kavram sralama e. Belge sralama 8. Aadakilerden hangisi temel dncelerin her birine ayrlan zaman dnldnde, daha dengeli bir karar ifade eder? a. I. % 5 ; b. I. % 5 ; II. % 20 ; III. % 75 II. % 25 ; III. % 70 III. % 50

fikirleri

b. Ana fikir sunuun balnn tekrar olmaldr. c. Ana fikirler en az bir paragraf olmaldr. d. Ana fikir cmleleri yorumlara ak olmaldr. e. Her sunuun bir tane ana fikir cmlesi olmaldr. 4. lk yardm bilgisi hayat kurtarr ifadesi aadakilerden hangisi ile ilgilidir? a. Ana fikir b. Genel ama c. Sunu tr d. Temel dnce e. Sunu kts 5. I. lk adm, hastann yere dzgn bir ekilde yatrlmasdr ifadesi aadakilerden hangisi ile ilgilidir? a. Ana fikir b. Genel ama c. Sunu tr d. Temel dnce e. Sunu kts
178

c. I. % 30 ; II. % 30 ; III. % 40 d. I. % 15 ; II. % 35 ; e. I. % 60 ; II. % 10 ; III. % 30 9. Aadakilerden hangisi sunu ieriini dzenlerken kullanlan balalardan biri deildir? a. Balant szckleri b. Ara geiler c. Ara zetler d. aretler e. Etkinlikler 10. Fotoraf konulu bir sunuta, konumacnn sunu salonuna getirdii bir fotoraf makinesi, aadaki grsel gruplarndan hangisini temsil eder? a. Gerek nesne b. Model c. Grsel d. oklu ortam e. Fotoraf

Kendimizi Snayalm Yant Anahtar

1. c Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 2. b Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 3. e Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 4. a Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 5. d Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 6. d Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 7. b Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 8. c Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 9. e Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 10. a Yantnz yanl ise Grsellerin Dzenlenmesi balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.

Sra Sizde 2
Seeceiniz bir rnek zerinde, zaman sralama yaklamn kullanarak, temel dncelerinizi dzenleyiniz. Zaman sralama yaklamnda, temel dnceleri belirli bir zaman dilimi iindeki gerekleme zamanlarna gre sralamaktaydk. Siz de setiiniz konuda gelitirdiiniz temel dnceleri zaman yaklamna gre dzenlemek istediinizde, olaylar kronolojik olarak sralayarak, dzenlemenizi yapabilirsiniz. rnein, bir kiinin akademik hayatn anlattmz bir sunu yaptmz dnelim. Sralamamz az ok yle olacaktr: I. 1977 ylnda dodu. II. 1994te liseyi bitirdi. III. 1999da lisans eitimini tamamlad. IV. 2003 ylnda Ykseklisans eitimini bitirdi. V. 2009da doktora derecesini ald. VI. u an retim yesi olarak ayn niversitede alyor. Siz de gelitirdiiniz rnei, yukardaki ve nite iindeki dier rnekler ve alternatif yaklamlarla karlatrn ve kendinizi rahat hissedinceye kadar rneklerinize devam edin.

Sra Sizde 3 Sra Sizde Yant Anahtar Sra Sizde 1

Herhangi bir konu belirleyerek, sunu trne karar verin. Sunuunuzu ister birilerini bilgilendirmek, ister bir ey retmek, isterse de bir konuda ikna etmek amacyla dzenleyeceksiniz. Bu sizin sunu trnzdr. Sunuunuzun genel amacn yazarken, sunuunuzla hedef kitlede ne tr bir etki veya deiiklik yaratmak istediinizi ifade etmeye alacaksnz. Sunuunuzun ktlarn yazarken, sunuun sonunda katlmclarda beklediiniz davran deiikliklerini dneceksiniz. Sunuunuzun ana fikrini ise, konumanzn anahtar cmlesi veya z mesaj olarak dnerek yazmalsnz. Yazdklarnzla, nitede verilen rnekleri karlatrn. Unutmayn, bu konuda daha fazla rnek gelitirip yazdka, daha fazla deneyim kazanacaksnz. Kendi seeceiniz bir rnek zerinde ara gei balacn nasl kullanacanz dnn. Ara gei balalar, konumacnn yeni bir konuya gemek veya balamak zere olduunu ifade ediyordu. Ara geileri, konumamzda balayacamz bir konunun n-zeti veya n izlemesi olarak da gryorduk. rnein, konumac: Dilerseniz imdi de temel dncelerimizi ve destekleyici fikirlerimizi paylarken ne tr balalardan yararlandmzdan bahsedelim. Bu konuda ncelikle balacn ne olduundan, sonra da srasyla A, B, C, ve D bala trlerinden bahsedeceim dediinde, bir ara-gei balac kullanarak yeni konuya gei yapm olur. Siz de kendiniz bir rnek gelitirerek, verilen rneklerle karlatrn.

179

Yararlanlan Kaynaklar
Bradbury, A. (2006). Successful Presentation Skills, PA: Kogan Page. Emden, Joan van & Becker, L. (2004). Presentation Skills For Students, NY: Macmillan. Fotoraf Makinesi, http://digital-photographyschool.com/wp-content/uploads/2012/05/teachphotography-children.jpg Lucas, S. E. (2009). The Art Of Public Speaking, NY: The McGraw-Hill. Mandel, S. (2000). Effective Presentation Skills: A Practical Guide To Better Speaking, Boston: Course Technology. Siddons, S. (2008). The Complete Presentation Skills Handbook, PA: Kogan Page.

Yararlanlan nternet Kaynaklar

http://www.sosyaldersleri.net/kuraklik3.jpg (Eriim tarihi: 16.09.2012). http://digital-photography-school.com/wpcontent/uploads/2012/05/teach-photographychildren.jpg (Eriim tarihi: 16.09.2012).
http://blog.masslive.com/nie/2009/04/large_cpr.jpg

http://www.mostphotos.com/preview/968345/bus inessman-drawing-a-flowchart.jpg (Eriim tarihi: 17.09.2012). http://designshack.net/wp-content/uploads/wfcharts-1.jpg (Eriim tarihi: 17.09.2012). http://www.kronehotel.at/images/mainimg/verans taltungsraeume.jpg (Eriim tarihi: 14.09.2012). http://i.milliyet.com.tr/SSArticleDetailWide/2012 /07/18/fft68_mf55366.Jpeg (Eriim tarihi: 17.09.2012).

180