SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El control interno se refiere a la organizacin de una empresa, sus procedimientos y el personal con el que cuenta, que se encuentran debidamente estructurados con la finalidad de alcanzar tres objetivos fundamentales: a) La obtencin de informacin financiera veraz, confiable y oportuna. b) La proteccin de los activos de la empresa c) La promocin de eficiencia en la operacin del negocio. Existen m ltiples definiciones sobre el !istema de "ontrol #nterno$ a continuacin se mencionan algunas de ellas.

INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES La estructura de control interno de una entidad consiste en las polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad

CPA JOQUIN GONZALEZ MORFIN El control interno consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, las funciones de los empleados y los procedimientos establecidos, de tal manera que la administracin de un negocio puede depender de estos elementos para obtener una informacin ms segura, proteger adecuadamente los bienes de la empresa, as como promover la eficiencia de las operaciones y la ad esin a la poltica administrativa prescrita

PAUL GRADY El control interno contable comprende el plan de organizacin y procedimientos coordinados usados en un negocio! a" #ara salvaguardar sus activos de p$rdidas provenientes de fraudes o errores, b" %erificar la e&actitud y confianza de los datos contables que la administracin usa para sus decisiones y, c" #romover eficiencia en sus operaciones y fomentar la ad esin a las polticas adoptadas en aquellas reas, en las cuales la contabilidad y los departamentos financieros tienen responsabilidad directa o indirecta

COMIT DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DEL INSTITUTO NORTEAMERICANO DE CONTADORES PBLICOS. El control interno comprende el plan de organizacin y todos los m$todos y medidas de coordinacin adoptados para proteger los activos, como son! verificar la e&actitud y veracidad de los datos contables, fomentar la eficiencia de las operaciones y alentar el apego a las polticas de administracin prescritas en una empresa

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El "ontrol #nterno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones, las pol%ticas, los m&todos, procedimientos y mecanismos de prevencin, control, evaluacin y de mejoramiento continuo de la entidad que le garantizar una funcin administrativa transparente, eficiente, cumplimiento de la "onstitucin, leyes y normas que la regulan, coordinacin de actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona y una alta contribucin al cumplimiento de la finalidad social. 'ara lograr el cumplimiento del objetivo fundamental del !istema de "ontrol #nterno, se (an definido los siguientes objetivos estrat&gicos: )bjetivos de "ontrol de "umplimiento )bjetivos de "ontrol Estrat&gico )bjetivos de "ontrol de #nformacin )bjetivos de "ontrol de Ejecucin )bjetivos de "ontrol de Evaluacin

OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO Establecer las acciones que permitan garantizar el cumplimiento de la funcin administrativa de las entidades, bajo los preceptos y mandatos que le impone la "onstitucin, la ley, sus reglamentos y las regulaciones que le son propias. *efinir las normas administrativas provenientes de la autorregulacin que permite la coordinacin de actuaciones de la entidad. *ise+ar los instrumentos de verificacin y evaluacin pertinentes para garantizar que la entidad cumpla con la reglamentacin que rige su (acer.

OBJETIVOS DE CONTROL ESTRATGICO "rear conciencia en todos los empleados sobre la importancia del "ontrol, mediante la creacin y mantenimiento de un entorno favorable que conserve sus fundamentos b,sicos y favorezca la observancia de sus principios. *isponer los procedimientos de planeacin y mecanismos adecuados para el dise+o y desarrollo organizacional de la entidad, de acuerdo con su naturaleza, caracter%sticas y propsitos. *ise+ar los procedimientos e instrumentos necesarios que permitan a la entidad proteger sus recursos, buscando su adecuada administracin ante posibles riesgos que los afecten.

OBJETIVOS DE CONTROL DE EJECUCIN *eterminar los mecanismos de prevencin, deteccin y correccin que permitan mantener las operaciones, funciones y actividades institucionales en armon%a con los principios de eficacia, eficiencia y econom%a. -elar porque todas las actividades y recursos de la entidad est&n dirigidos (acia el cumplimiento de su funcin constitucional. Establecer los mecanismos y procedimientos que garanticen la generacin y registro de informacin oportuna y confiable, necesaria para la toma de decisiones internas y el cumplimiento de obligaciones. *ise+ar los instrumentos que permiten llevar a cabo una efectiva comunicacin interna y externa a fin de dar a conocer la informacin de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que la operacin de la entidad p blica se ejecute adecuada y convenientemente, as% como el conocimiento por parte de los diferentes grupos de inter&s de los resultados de la gestin.

OBJETIVOS DE CONTROL DE EVALUACIN .arantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestin de la entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de correccin y de mejoramiento. *isponer de mecanismos de verificacin y evaluacin permanentes del "ontrol #nterno que brinden apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos institucionales.

.arantizar la existencia de la funcin de evaluacin independiente del !istema de "ontrol #nterno y de /uditor%a #nterna, como mecanismos neutrales y objetivos de verificacin del cumplimiento a la gestin y los objetivos de la entidad. 'ropiciar el mejoramiento continuo de la gestin de la entidad y de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de inter&s. Establecer los procedimientos que permiten la integracin de las observaciones provenientes de los rganos de control a las acciones de mejoramiento de la entidad.

OBJETIVOS DE INFORMACIN *isponer los mecanismos necesarios a garantizar la generacin de informacin base, para la elaboracin de los reportes de informacin y cumplimiento de las obligaciones de la entidad. Establecer los procedimientos que permitan la generacin de informacin legalmente establecida por los diferentes rganos de control, que tiene a su cargo la vigilancia de la entidad. -elar por la generacin de informes y elaboracin de reportes que en uso de su derec(o de informacin, soliciten los diferentes grupos de inter&s. *isponer de la informacin legalmente obligatoria y proveniente de la autorregulacin de la entidad.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Los elementos del sistema de control interno son los siguientes: /mbiente de "ontrol -aloracin de 0iesgos /ctividades de control #nformacin y "omunicacin 1onitoreo

AMBIENTE DE CONTROL El ambiente de control es el elemento que representa la combinacin de factores que impactan las pol%ticas generales y espec%ficas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles. Es el fundamento de todos los dem,s componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen: la integridad, los valores &ticos y la competencia de la gente de la entidad$ la filosof%a y el estilo de operacin de la administracin$ la manera como la administracin asigna autoridad y responsabiliza, y cmo organiza y desarrolla a su gente$ y la atencin y direccin proporcionada por el consejo de directores.

VALORACIN DE RIESGOS La valoracin de riesgos permite y facilita el cumplimiento de todos los principios del !istema de "ontrol #nterno$ sin embargo, propicia en especial la Eficacia dado que suministra la informacin pertinente para manejar los riesgos m,s altos que pueden afectar la entidad. La adopcin de una metodolog%a para la -aloracin de 0iesgos constituye en s% misma un proceso de /utorregulacin de la funcin administrativa de la entidad$ su aplicacin a nivel de los procesos, las ,reas o los cargos permite la /utogestin y el /utocontrol. La valoracin de riesgos es la identificacin y el an,lisis de los riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos.

ACTIVIDADES DE CONTROL Las actividades de control son las pol%ticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. /yudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos (acia la consecucin de los objetivos de la entidad. Las actividades se dan a todo lo largo de la organizacin, en todos los niveles y en todas las funciones. #ncluyen un rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempe+o operacional, seguridad de activos y segregacin de funciones.

INFORMACIN Y COMUNICACIN *ebe identificarse, capturarse y comunicarse informacin pertinente de manera que los empleados puedan cumplir con sus responsabilidades, ya que los sistemas de informacin producen reportes, contienen informacin operacional y financiera relacionada con el cumplimiento que (ace posible operar y controlar la empresa. Esta informacin tiene relacin con eventos tanto internos como externos que son necesarios para la toma de decisiones. La comunicacin debe darse en un sentido amplio, de manera %ntegra, es decir, (acia arriba, a lo largo y (acia arriba. La informacin que reciba el personal deber, ser totalmente clara y debe expresar concretamente lo que la gerencia decida sobre las responsabilidades de control que deban aplicarse.

MONITOREO Es proceso que valora la calidad del desempe+o del sistema en el tiempo. El monitoreo ocurre en el curso de las operaciones. #ncluye actividades regulares de administracin y supervisin y otras acciones personales realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones separadas depender,n primeramente de la valoracin de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de monitoreo. Las deficiencias de control interno deber,n reportarse a lo largo de la organizacin, informando a la alta gerencia y al consejo solamente los asuntos serios.

MTODOS INTERNO

DE

EVALUACIN

DEL

SISTEMA

DE

CONTROL

La evaluacin del sistema de control interno define las fortalezas y debilidades de la organizacin empresarial mediante una cuantificacin de todos sus recursos 1ediante el examen y objetivos del control interno, registros y evaluacin de las operaciones de una empresa, se crea la confianza que la entidad debe presentar frente a la sociedad. La evaluacin del sistema de control interno basado en principios, reglas, normas, procedimientos y sistemas de reconocido valor t&cnico son el fundamento de la realizacin de una buena auditor%a. Los m&todos m,s comunes que existen para evaluar el control interno son los siguientes: a) 1&todo *escriptivo b) 1&todo "uestionario c) 1&todo .r,fico o *iagrama de 2lujo d) 1&todo ")!)

MTODO DESCRIPTIVO "onsiste en la descripcin de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, (aciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos. La descripcin debe (acerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicar, en forma aislada o con subjetividad. La informacin se obtiene y se prepara seg n lo juzgue conveniente el "ontador ' blico, por funciones, por departamentos, por alg n proceso que sea adecuado a las circunstancias. Vent ! "# El estudio es detallado de cada operacin con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa. !e obliga al "ontador ' blico a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al an,lisis y escrutinio de las situaciones establecidas.

De"$ent ! "#

!e pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales. 3o se tiene un %ndice de eficiencia.

Ejemplo de aplicacin del m&todo descriptivo

MTODO DESCRIPTIVO C%&' () *XYZ+ C%nt,%- Inte,n%.In/,e"%" Pe,0%1%#22222222222222

4ec(o por: 2ec(a: 0evisado por: 2ec(a:

5555555555555 5555555555555 5555555555555 5555555555555

0eferencias

La compa+%a recibe sus ingresos de efectivo de la siguiente forma: por medio de cobradores, las cuentas de extranjeros se reciben por correo y cuando los agentes de ventas extranjeros cobran facturas expiden un recibo y env%a por correo los c(eques. La cobranza local lo recibe el empleado encargado de cuentas por cobrar directamente del cobrador, a trav&s de las relaciones de cobranza, las cuales no son firmadas por el cobrador cuando recibe las facturas y contra6recibos, ni tampoco por el encargado de cuentas por cobrar cuando le recibe el efectivo y los documentos no cobrados. La correspondencia es abierta por el gerente general de la compa+%a. La cobranza recibida es entregada al encargado de cuentas por cobrar sin dejar constancia en una relacin de cobros recibidos por el correo, el (ec(o de la entrega del efectivo para su depsito. La mayor%a de los ingresos de efectivo son en c(eques a nombre de la compa+%a. En general los ingresos son depositados al siguiente d%a (,bil, excepto cuando la cobranza es por cantidad peque+a que puede dejarse para otro d%a. El encargado de cuentas por cobrar prepara la relacin de cobros recibidos y con base en estas las fic(as de depsitos. La misma persona se encarga de efectuar el depsito en el banco. "on base en la relacin de cobros recibidos y la fic(a de depsitos el contador elabora la pliza de ingresos.

MTODO CUESTIONARIO El m&todo cuestionario consiste en elaborar un listado de preguntas b,sicas de un sistema de control interno y posteriormente deber,n ser contestadas por los responsables de las diferentes ,reas de la entidad sujeta a examen. 'or medio de las respuestas dadas, el auditor obtendr, evidencia que deber, constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudar,n a determinar si los controles operan tal como fueron dise+ados.

La aplicacin de cuestionarios ayudar, a determinar las ,reas cr%ticas de una manera uniforme y confiable. Ejemplo de aplicacin del m&todo cuestionario
MTODO CUESTIONARIO C%&' () *XYZ+ C3ent " '%, 4%5, , Pe,0%1%#2222222222222222

Re"'3e"t N6 P,e/3nt SI O,/ n08 409n 7 =Existe segregacin de funciones en cuanto al cr&dito concedido, facturacin, control de mercanc%a, contabilizacin, de adeudos> =Existen pol%ticas en cuanto a> a) "r&dito b) 0ebajas, devoluciones, bonificaciones. c) Estimacin de cuentas incobrables 9 =!e efect an estados de cuenta peridicos de los clientes> : =!e realiza c&dulas antig?edad de saldos> ; por NO N7A O5"e,$ 4.

=Existen notas prenumeradas>

de

cr&dito

< =Existe una persona encargada de autorizarlas>

Re"'3e"t N6 'ersonal @ =Existen cursos de entrenamiento para el personal que control cuentas y documentos por cobrar> P,e/3nt SI NO N7A O5"e,$ 4.

=!e capacita a los trabajadores de nuevo ingreso que llegan a ocupar puestos claves en la seccin de cr&dito y cobranzas>

=!e califica el trabajo de los empleados de cr&dito y cobranzas para observar su eficiencia o ineficiencia>

7C

=!e investiga a los empleados para cerciorarse de su (onradez y moralidad>

77

=Existe un tabulador de sueldos adecuado para los empleados de cada departamento>

Re"'3e"t N6 P,e/3nt SI !upervisin 78 =Existe una supervisin, adecuada del personal a nivel t&cnico y moral> NO N7A O5"e,$ 4.

79

=Los supervisores t&cnicos pertenecen al departamento de cr&dito y cobranzas>

7:

=Existe supervisin, en cuanto a control por parte de otros departamentos> a) "ontabilidad b) 'roduccin c) "ompras d) -entas e) )tros ")3"LD!#)3E! 0E-#!#)3E! ')!EE0#)0E! 8C55558C55558C55558C5555

4ec(o por: 2ec(a: 0evisado por: 2ec(a:

555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555 5555555555555555555555555555555555 5555555555555555555555555555555555

METODO GR:FICO Eambi&n llamado de flujogramas, consiste en revelar o describir la estructura org,nica las ,reas en examen y de los procedimiento, utilizando s%mbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad.

Vent ! " #dentifica la ausencia de controles financieros y operativos. 'ermite una visin panor,mica de las operaciones o de la entidad. #dentifica desviaciones de procedimientos. #dentifica procedimientos que sobran o que faltan. 2acilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos contables o financieros.

Ejemplo de aplicacin del m&todo gr,fico

C%&' () *XYZ+ M;t%1% /,<=04% P,%4e10&0ent% 1e ,e4e'409n 1e 'e101%"

4ec(o por: 2ec(a: !upervisado por: 2ec(a:

55555555 55555555 55555555 55555555

0egistro de 'eriodos

'eriodo del cliente

Lista l%mites de cr&dito

)rden de -enta

)rden de -enta 3H 9

"ontrol de 'roduccin

"lient e

'repare /note F de orden de venta

-erifique l%mite de cr&dito

)rden de -enta 3H 8

/l cliente

'edido del cliente

/ ventas

/note

! iG 3 o

'rocedimiento de investigacin de cr&dito.

'edido cliente
)rden de -enta 3H 7

/note en el registro de pedidos 7. 2ec(a de recepcin 8. 3 mero de pedido 9. 3ombre del cliente

)rdenes pendientes

3um&ric o

:. 3 mero de orden de venta

MTODO COSO Es una visin de control interno menos general y m,s espec%fica, que apunta (acia los aspectos m,s importantes que involucran desde la filosof%a de la administracin (asta las actividades normales de operacin. Dno de los aportes importantes es el comprometer de forma m,s profunda a la administracin la implementacin, mantenimiento y evaluacin del control interno, es decir, el informe ")!) es una visin sino compleja, m,s integral del control interno.

M ,4% 0nte/, 1% 1e 4%nt,%El control consta de cinco componentes interrelacionados que se derivan de la forma cmo la administracin maneja el negocio, y est,n integrados a los procesos administrativos. Los componentes son:

/mbiente de control Evaluacin de riesgos /ctividades de control #nformacin y comunicacin !upervisin y seguimiento del sistema de control.

Ejemplo de aplicacin del m&todo ")!) C%&' () *XYZ+ M;t%1% COSO C%&'%nente B n4%" Las cuentas bancarias que la empresa posee, est,n debidamente aprobadas por la junta general de accionistas. Los valores por transferencias son detallados en la conciliacin bancaria, sin embargo con el estado de cuenta que emite el banco central muc(as veces los valores no coinciden por lo que se debe solicitar un informe al banco para verificar cu,l fue el valor por el cual se realiz la transferencia.

'ara la autorizacin de un c(eque el nico funcionario que puede firmarlos es el *irector 2inanciero y en caso de que el no este lo (ar, el .erente .eneral. Las cuentas bancarias que posee la empresa se encuentran registradas en los libros a nombre de la compa+%a. Los c(eques que se emiten cuentan con la respectiva numeracin, la misma que es pre6 impresa. El talonario de los c(eques que (an sido emitidos es revisado sorpresivamente por un funcionario encargado. /dem,s los c(eques anulados son mutilados para evitar su reutilizacin, sin embargo son arc(ivados para el debido control. 3o se expiden c(eques ni en blanco ni al portador ya que est, pro(ibido en la Ley. Lo que se recauda diariamente en la empresa es depositado al siguiente d%a a primera (ora, el encargado de realizar el depsito debe presentar una copia de la papeleta y el comprobante que emite el banco para fines de control. La conciliacin bancaria se lo realiza mensualmente, el encargado de realizar este proceso no es el mismo que elabora y emite los c(eques. C%n4-3"09n# Esta cuenta no presente mayores inconvenientes, ya que se cumplen los lineamientos que permiten mantener un control continuo de las operaciones que se realizan en la empresa, sin embargo presentan problemas con los valores transferidos por importaciones, por lo que se recomienda tener mayor cuidado en este aspecto.

4ec(o por: 2ec(a: !upervisado por: 2ec(a:

55555555 55555555 55555555 55555555