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Objectivos Gerais
Reconhecer o papel das auditorias internas
Objectivos Especficos
Reconhecer os diferentes tipos de Auditorias Identificar os intervenientes Auditor e Auditado Execuo de auditorias
Auditorias Internas
1. Diagnstico 2. Desenvolvimento da
documentao de suporte
Porqu Auditar?
Para Ter:
Auditorias Ambientais
Para Dar:
A Confiana aos outros
Provar!
Objectivos de Auditoria
Determinar a conformidade dos elementos sistema com os requisitos especificados;
Auditorias Ambientais
do
Promover melhorias no sistema (dar oportunidades de melhoria); Satisfazer exigncias regulamentares; Avaliar a eficcia do SGA; Verificar se o sistema de gesto cumpre eficazmente a poltica e os objectivos e metas definidos pela organizao Permitir o reconhecimento de um sistema.
Auditoria
Ferramenta essencial de gesto para o cumprimento de objectivos
Auditorias Ambientais
Conceito de Auditoria
Processo sistemtico, independente e documentado, realizado com o propsito de obter evidncia de auditoria e avaliar a mesma de forma objectiva para determinar o cumprimento das polticas, procedimentos ou requisitos utilizados como referencia (critrios de auditoria).
Evidncias
Objectivas: Informao verificvel, registos ou constataes de factos relevantes para a implementao ou manuteno do SGA Critrios de Auditorias: Poltica, prticas, procedimentos, comportamentos, indicadores de desempenho, ou requisitos com os quais o auditor compara as evidncias objectivas acerca da matria auditada.
Auditorias internas: Auto avaliao peridica, visando obter informaes relativas gesto ambiental para orientar e melhorar o SGA e/ou desempenho ambiental da organizao.
A satisfao de um Requisito
Conformidade
A NO satisfao de um Requisito
NO Conformidade
No Conformidade requisito
No satisfao de um
Defeito - No satisfao de um requisito relacionado com uma utilizao pretendida ou especificada No conformidade = Defeito
Tipos de Auditoria
Finalidade
Produto Processo Sistema
Relaes
Internas Externas
Auditoria a:
Produto ou Servio
Tendo em conta a finalidade
Processo
Verifica se os requisitos do processo Procedimentos, ITs) esto a ser cumpridos. (mtodos,
Sistema
Determina se os requisitos do sistema (Manual, poltica, normas, regulamentos) esto a ser cumpridos. Um sistema pode ser encarado como um conjunto de processos que geram um produto/servio.
AUDITORIA
Total de Seguimento
Parcial
Mini Auditoria
Aplica-se a uma rea especifica ou delimitada. P.e. posto de Trabalho Tendo em conta a profundidade
Faseada
Acompanha o desenvolvimento de um projecto, processo ou produto medida que evoluem.
Parcial
executada apenas a uma rea funcional. P.e. Departamento ou seco
Total
Envolve o sistema no seu todo, de acordo com o mbito.
Seguimento
Permite observar se as aces correctivas solicitadas por uma auditoria anterior, foram implementadas e se so satisfatrias face ao sistema.
2 Parte
O cliente audita a nossa Organizao
Tendo em conta as relaes
CLIENTE
EXTERNA
Organizao
3 Parte
Auditoria por uma entidade (parte) Independente
(p.e. Certificao)
EXTERNA
INTERNA 1 Parte
Auditamos a nossa Organizao
FORNECEDOR
Auditorias de 3 parte
De Concesso
Auditorias de 3 parte
Auditoria realizada para efeitos de concesso da certificao / acreditao na sequncia da anlise do processo de candidatura. De Acompanhamento Auditoria realizada para efeitos de manuteno da certificao / acreditao. De Renovao Auditoria realizada para certificao / acreditao. efeitos de renovao da
De Extenso
Auditorias de 3 parte
Auditoria realizada para efeitos de tornar extensvel a certificao / acreditao a novos domnios (mbito) bem definidos, no abrangidos anteriormente.
De Seguimento Auditoria destinada a avaliar a adequabilidade e os resultados das medidas correctivas decorrentes de no conformidades verificadas em auditorias anteriores.
Cliente de Auditoria
Os Actores do Processo Pessoa ou organizao que requer a Auditoria
Auditado
Organizao a ser auditada
AUDITORIA
Equipa Auditora
Coordenador Auditor Tcnico Perito Observador
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Os Auditores
Auditor
Pessoa que possui qualificao para realizar auditorias.
Auditor Coordenador
Auditor responsvel pela conduo da Auditoria. O Auditor
Auditor Tcnico
Especialista no domnio do sector conhecimentos da norma de referncia. em apreciao, com
Perito Tcnico
Especialista no domnio do sector em apreciao, conhecimentos, especficos da norma de referncia. sem
Auditor Observador
Tcnico que, no tem responsabilidade directa na realizao da auditoria, mas acompanha os restantes elementos da Equipa Auditora.
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Referncias:
Atributos Pessoais
tico - Justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto. Esprito Aberto - disposto a considerar ideias e pontos de vista alternativos. O Perfil do Auditor Diplomtico - ter tacto ao lidar com os outros. Observador - activamente consciente do ambiente e das actividades sua volta. Perceptivo - instantaneamente consciente e capaz de entender situaes. Verstil - ajusta-se rapidamente a diferentes situaes. Tenaz - persistente, concentrado em atingir objectivos. Concludente - chega a concluses pensamento e anlise lgicas. atempadas baseadas em
Auto confiante - age e funciona independentemente enquanto interage com outras pessoas.
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A independncia do Auditor
Existem conflitos de interesse que podem afectar a independncia do auditor
O Perfil do Auditor
Emprego anterior na empresa auditada; Ser ou ter sido fornecedor do auditado; Ter sido consultor do auditado; Contactos em concursos para ser contratado para colaborador; Amizade com os colaboradores do Auditado; Ofertas (de valor) efectuadas pelo auditado; Outras actividades que possam o desempenho do auditor.
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Norma de referncia
NP EN 3011:1993
Referenciais
ISO 19011:2003
Referencial para a programao, planeamento e execuo de Auditorias. Aplicvel a auditorias Internas e externas
Etapas de Auditoria
Preparao da Auditoria Plano Tarefas da Equipa Etapas de Auditoria Analise dos Documentos do SGA Execuo da Auditoria Reunio de Abertura Realizao Execuo e Preparao do Relatrio Reunio de Auditoria / Encerramento Concluses da Auditoria
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Preparao da Auditoria
Para Auditorias Internas
Programao das Auditorias
Programa de Auditorias
So definidos:
Preparao da Auditoria
Para Auditorias Internas e externas
Plano de Auditorias
Plano de Auditoria
Define:
Tipo de Auditoria Data (s) da Auditoria Equipa Auditora Processos a auditar Departamentos a auditar Horas e Etapas
Comunicao interna Afixado para conhecimento de todos os intervenientes
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Etapas de Auditoria
Preparao da Auditoria Plano Tarefas da Equipa Etapas de Auditoria Analise dos Documentos do SGQ Execuo da Auditoria Reunio de Abertura Realizao Execuo e Preparao do Relatrio Reunio de Auditoria / Encerramento Concluses da Auditoria
Execuo da Auditoria
Para Auditorias Internas e externas
Tcnicas de Auditoria
Fontes de Informao
Entrevista
(Observao de actividades, envolvente, condies de trabalho)
Documentao
(do sistema implementado, regulamentos e legislao aplicvel)
Registos
(recolha de evidncias objectivas)
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COMO? PORQU?, O QU? QUANDO? OMDE? QUEM? Mostre-me por favor Posso ver Pergunta hipottica: O que sucederia.? ou Vamos supor que ? Desculpe mas no percebi, pode repetir por favor? Isso significa que ? Em situaes de dvida: SIM? ou NO?
Qualquer Pessoa da empresa pode ser contactada; Conduzidas no local de trabalho, sempre que possvel;
Na Entrevista:
Entrevista Fazer o possvel para que todos os intervenientes se sintam vontade; Tomar notas das constataes da Auditoria, explicitar essa necessidade; Cooperar; Efectuar perguntas curtas, claras, objectivas e abertas; Efectuar uma pergunta de cada vez; Pedir comprovativos; Analisar documentos e registos.
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A utilizao das listas de verificao (check lists), permite: Listas de Verificao Documentar que todos os aspectos relativos ao plano da Auditoria foram verificados; Fornecer a base para a reunio final e para o relatrio da auditoria; Fornecer evidncia objectiva de que a auditoria foi realizada; Evidenciar ordem e organizao.
Lista de Verificao
Etapas de Auditoria
Preparao da Auditoria Plano Tarefas da Equipa Etapas de Auditoria Analise dos Documentos do SGQ Execuo da Auditoria Reunio de Abertura Realizao Execuo e Preparao do Relatrio Reunio de Auditoria/Encerramento Concluses da Auditoria
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Preparao da Auditoria
Para Auditorias Internas e externas
Relatrio de Auditoria
Plano de Auditoria Identificao do auditado Objectivo e mbito Documento de referncia Data e durao Equipa Auditora Pessoas contactadas Lista de distribuio do Relatrio Quaisquer divergncias no resolvidas Concluses
E as No Conformidades?
Relatrio de Auditoria
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Constataes de Auditoria
No Conformidades
Constataes
Oportunidades de melhoria
Ps- Auditoria
Planear
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Diferentes auditores, a trabalhar de forma independente, chegam s mesmas concluses, em circunstncias semelhantes
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