Manual de Organizacin,

PRESENTACIN El Manual de Organizacin y Descripcin de Puestos, tiene como propsito fundamental ordenar adecuadamente la estructura organizacional, para contribuir al logro de los objetivos y metas establecidas en su Plan Estratgico, Plan de Desarrollo y Planes Operativos Anuales, lo que requiere una revisin anual al realizar los presupuestos multianuales o anuales. Sin embargo, debido a que ha tenido un crecimiento rpido ya que ha contado con el apoyo financiero de instituciones Internacionales, especialmente de la Agencia Espaola de Cooperacin Internacional (AECID), estos han financiado la ejecucin de proyectos especficos que permiten una actualizacin debido a la obligacin a la creacin de puestos, dejando la coordinacin y supervisin a cargo de una de las direcciones ya existentes en cuanto a estos puestos. Lo anterior en un periodo especfico ha creado una estructura orgnica en la cual se encuentran incluidas unidades, puestos, ejes estratgicos, recargando algunas direcciones en funciones, lo que implica que se dificulta el control de la ejecucin de los proyectos que estn bajo su responsabilidad. En cuanto al rea adjetiva es decir las reas Administrativa y Financiera, se cuenta con una Administracin General, que se encarga de ambas reas, sin embargo por las operaciones que actualmente se tienen es conveniente separar las funciones, administrativas y financiera para segregar funciones. El presente Manual trata de presentar propuestas de solucin a la problemtica indicada, elaborndose como resultado del proceso de recopilacin, revisin, anlisis, integracin y complementacin de informacin relacionada con la estructura orgnica y la definicin de las actividades que debe desarrollar el personal que presta sus servicios en la mancomunidad. Dicho manual contiene la propuesta de organizacin de la MANCOMUNIDAD COPANCHORTI, el organigrama funcional, para luego pre sentar organigrama de dependencias, a partir de las condiciones particulares de la Mancomunidad, debe ser adaptado o revisado peridicamente para ajustarlo a las condiciones particulares de acuerdo a los fondos que gestionen y las acuerdos con los cooperantes, tomando en cuenta las necesidades diagnosticadas en los municipios que la conforman. Luego de la descripcin de las funciones de las dependencias de la estructura orgnica de la mancomunidad, se presenta el org anigrama de puestos, describiendo en hoja tcnica de descripcin de puestos lo siguiente: identificacin del puesto, jefe inmediato superior, subalternos, naturaleza del puesto, atribuciones del puesto, relaciones de trabajo, autoridad, responsabilidad y especificaciones del puesto. Con lo anterior se fortalece los mecanismos de formulacin, aprobacin liquidacin del presupuesto multianual y anual as como las metas e indicadores de cumplimiento que se trazo la Junta Directiva aprobados por la Asamblea General. JUSTIFICACIN El presente Manual de Organizacin y Puestos deriva su importancia en la capacidad que al consultarlo o actualizarlo, las autoridades, empleados, consultores y asistentes tcnicos, cuentan con un documento para resolver dudas en cuanto a las actividades que les corresponde desarrollar, en cuales debe colaborar a quien o quienes deben rendir cuentas. Por otra parte la mancomunidad contara con un documento de induccin adecuada que podr ser utilizado para el personal de nuevo ingreso, la supervisin del personal y conocer la o las funciones que debe desarrollar cada una de las personas que laboran en la Mancomunidad.

Manual de Organizacin,
Adicionalmente a lo anterior este manual es importante para el proceso de reclutamiento, seleccin, evaluacin y contratacin de personal de acuerdo a las plazas vacantes que se presenten pues le permitir al responsable de recursos humanos contar con la informacin relacionada con los requisitos que deben llenar los aspirantes y pueda hacer la seleccin de la persona idnea para el puesto que se necesita bajo estndares adecuados de cantidad y calidad. Esto permitir fortalecer y mejorar las capacidades y los instrumentos de administracin y gestin de la Mancomunidad, de modo que se favorezca la formulacin, seguimiento y evaluacin de las polticas municipales de los municipios mancomunados.

OBJETIVOS DEL MANUAL A. General: Fortalecer y mejorar las capacidades y los instrumentos de administracin y gestin de la Mancomunidad, de modo que se favorezca la formulacin, seguimiento y evaluacin de las polticas establecidas. Especficos: Mejorar la prestacin de los servicios a las municipalidades, de manera que los mismos respondan a sus necesidades y expectativas y faciliten el cumplimiento de las competencias municipales Propiciar un mejor ordenamiento de la estructura organizacional de la mancomunidad y una definicin clara de funciones y relaciones del personal y unidades vinculadas a ella. Lneas de accin

B.

C.

Las lneas bsicas de accin de la mancomunidad, sern: Mantener informacin actualizada sobre la situacin y funcionamiento del personal. Establecer, en coordinacin con los Tcnicos, Comisiones para cubrir las diferentes necesidades tanto de la Mancomunidad como de las Municipalidades asociadas. Establecer mecanismos permanentes de apoyo y coordinacin con las municipalidades, dependencias gubernamentales y no gubernamentales e instituciones y organismos internacionales cooperantes con el desarrollo municipal e intermunicipal. Brindar asesora y asistencia tcnica a las diferentes comisiones de la Mancomunidad y de los Concejos Municipales sobre temas administrativos, financieros y de otra ndole, relacionados con la administracin municipal. Gestionar, eventos de formacin, capacitacin y actualizacin para el personal (hombres, y mujeres, indgenas y no indgenas) tanto de la Mancomunidad como de las municipalidades asociadas.

Manual de Organizacin,

1.

ORGANIZACIN DE LA MANCOMUNIDAD Dada la importancia de la organizacin adecuada de la mancomunidad y de acuerdo al marco legal que la regula, es necesario contar con una adecuada estructura organizacional, lo que permitir lograr una mejor administracin, coordinacin, supervisin y funcionamiento de las unidades o dependencias especficas establecidas para atender las actividades que presta. Con el objetivo de visualizar lo anterior seguidamente se presenta una estructura orgnica funcional, en la cual se incluyen rganos decisorios, control y consultivos, ejes estratgicos, dependencias y puestos. Seguidamente se presenta la estructura orgnica de dependencias mnimas necesarias para hacer funcionar a la Mancomunidad, en la cual se describen cada una de sus objetivos y funciones.

ORGANIGRAMA DESCRIPCION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

1.

ASAMBLEA GENERAL (1)

Constituye el rgano supremo y es la mxima autoridad de la Mancomunidad siendo la encargada de la toma de decisiones en aspectos relacionados con las actividades que se desarrollan, tendr validez cuando hubiere sido debidamente convocada, se renan como mnimo la mitad mas uno de los municipios mancomunados activos, salvo que sea necesaria una mayora calificada, en el lugar fecha y hora indicada en la convocatoria Visin:

La mancomunidad Copanchorti es una entidad funcional, fortalecida y capaz de operativizar planes, programas y proyectos, qu e apoyen y orienten a los actores sociales para aprovechar de manera sostenible los recursos, con el fin de generar desarrollo. Misin:

Promover, coordinar y ejecutar acciones tendientes a buscar el desarrollo sostenible de la cuenca Copanchorti. Objetivos:

Para el cumplimiento de la misin la Mancomunidad define los objetivos siguientes: a) Mejorar la calidad de vida de las personas o habitantes del rea de influencia de la mancomunidad, en forma sostenible distribuyendo equitativamente los recursos de la cuenca entre poblacin indgena y no indgena.

Manual de Organizacin,
b) Trabajar preferentemente en reas de gestin de ambiente y recursos naturales con nfasis en manejo de residuos slidos, educacin, salud, seguridad ciudadana, agricultura, comunicaciones, infraestructura y vivienda, desarrollo rural sostenible con enfoque territorial, econmico, cultural recreacin y deporte, equidad de gnero y organizacin, sin excluir otras que se consideren necesarias. Funciones: Para el logro de sus objetivos, la Asamblea General de la Mancomunidad cumplir las siguientes funciones: 1. 2. 3. Convocar a asambleas ordinarias (cada seis meses) y extraordinarias (cuantas veces sea necesario) de acuerdo a los estatutos, o cuando as lo soliciten uno o ms miembros activos. Enviar por escrito y a todos los miembros, la Convocatoria, pudiendo abreviar la misma por municipio bajo la responsabilidad del Alcalde Municipal, en la misma debe indicarse lugar, da y hora as como una propuesta de agenda. Convocar a asambleas generales como mnimo con quince das hbiles de anticipacin a la fecha de su celebracin.

(1) Artculos del 13 al 21 de los Estatutos. 4. Aprobar en Asamblea General, Planes Operativos Anuales, el Presupuesto Anual (que debe ser elaborado por la Junta Directiva), Reglamentos Internos, Estados Financieros del ejercicio contable, aumento o disminucin de cuotas de ingreso a la mancomunidad, cuotas ordinarias y fijacin de cuotas extraordinarias cuando sea necesario. 5. Aprobar o improbar la rendicin de cuentas que presente la Junta Directiva. 6. Elegir a los miembros de la Junta Directiva y Comisiones Especficas. 7. Remover total o parcialmente a los miembros de la Junta Directiva y Comisiones Especficas, cuando se compruebe negligencia, incapacidad o falta de responsabilidad en el cumplimiento de sus funciones con base en lo preceptuado en sus estatutos. 8. Tomar la decisin de vincularse o no a otras mancomunidades u otro tipo de entidades realizando y aprobando convenios de cooperacin y ayuda. 9. Fijar al presidente de la Junta Directiva los lmites en el ejercicio de la representacin legal respectiva. 10. Otras que sean inherentes a ella.

2.

JUNTA DIRECTIVA (2) Naturaleza Es el rgano ejecutivo y administrativo de la mancomunidad y se integra con los siguientes cargos: i) Presidente/a, ii) Vicepresidente/a, iii) Secretario/a, iv) Tesorero/a, v) Vocales I, II y III.

Objetivo Lograr que la mancomunidad COPANCHORTI sea dirigida con Transparencia, Solidaridad, Equidad y Sostenibilidad.

Funciones 1. Cumplir y hacer cumplir los estatutos, reglamentos y las resoluciones de la Asamblea General.

Manual de Organizacin,
2. 3. Promover actividades para mantener y ampliar los programas y proyectos de la mancomunidad. En defecto de disposiciones reglamentarias, disponer todo lo que concierne a la creacin modificacin y/o supresin de dependencias y puestos as como el rgimen de administracin del personal y contratacin de servicios en beneficio de la mancomunidad. Acordar el otorgamiento de mandatos especiales y designar a los mandatarios que debern ejercitarlos. Administrar el patrimonio de la mancomunidad.

4. 5.

(2) Artculos del 22 al 40 de los Estatutos. 6. Autorizar los gastos de funcionamiento y de inversin de la mancomunidad. 7. Discutir y analizar el plan de trabajo, el presupuesto anual, los informes sobre las actividades realizadas y los estados financieros contables para someterlos a consideracin de la Asamblea General. Nombrar al personal administrativo, tcnico y operativo de acuerdo a la propuesta o propuestas recibidas por la gerencia. Aprobar las consultoras que sean necesarias para mejorar la administracin de la Mancomunidad.

8. 9.

10. Aceptar o Rechazar legados y donaciones. 11. Conocer las faltas de los asociados para la aplicacin de las medidas disciplinarias correspondientes. 12. Crear las comisiones de trabajo de acuerdo a los ejes estratgicos definidos en el Plan Estratgico: Fortalecimiento Institucional; Ordenamiento Territorial; Gestin de riesgo; Salud; Recursos Naturales y Medio Ambiente; Educacin; y Fomento del Desarrollo Econmico Local. 13. Aquellas otras que le correspondan de conformidad con los estatutos, reglamentos y disposiciones de la Asamblea General, por su calidad de rgano ejecutivo y administrador de la mancomunidad.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA MANCOMUNIDAD A NIVEL DE PUESTOS Tomando en cuenta que la estructura organizativa de la mancomunidad, puede variar en funcin de las caractersticas propias de ella, de los recursos disponibles, de las necesidades sentidas segn el apoyo recibido de parte de instituciones nacionales y/o extranjeras, en este Manual se han incluido las unidades, puestos y funciones que, de acuerdo al anlisis realizado, es la forma en la cual se encuentra constituida actualmente, y de acuerdo a la experiencia se pueden ampliar en base a lo indicado al inicio del prrafo. Independientemente de la complejidad organizativa que se apruebe, el nmero de unidades puede ser menor o mayor. A continuacin de incluye el organigrama actual de la Mancomunidad, a nivel de puestos:

Manual de Organizacin,

ORGANIGRAMA DE PUESTOS

ASAMBLEA GENERAL

COMISIONES DE TRABAJO

OTC AECID

GRUPO BILATERAL

JUNTA DIRECTIVA

CONCEJO ASESOR

ASESORA LOCAL

GERENTE

CONCEJO TCNICO

AUDITOR INTERNO

COMIT INTER INSTITUCIONA L

COORDINADORA FORT. INST.

COORDINADOR DEL

COORDINADOR GAR

COORDINADOR AGUA Y SANEAMIENTO

COORDINADOR SALUD

COORDINADOR EDUCACION

COOR. ADMIN. FINANCIERA

TECNICAS DE GENERO

ENLACE DE PROY. MC-PyD

TECNICOS DESECHOS SOLIDOS

COORD. DESARROLLO SOCIAL

TECNICO ENLACE ODSAN

TECNICO GESTION ADM.

CONTADOR INVENTARIO

TECNICOS EMPRESARIALIDA D

TECNICOS ORD. TERR.

COORD. INFRAESTRUCTU RA

TESORERO

TECNICOS AGROPRODUCTIV OS

TECNICOS ESC. DE CAMPO

TECNICO AGUA

ENC. COMPRAS Y ALMACEN

COORDINADOR SEGUIMIENTO

CAPACITAACION Y DESARROLLO

ENCARGADO COMUNICACIN

Manual de Organizacin,
1. DESCRIPCIN DE PUESTOS DE LA MANCOMUNIDAD

Los puestos que se describen en esta seccin, pueden ser ocupados por hombres y mujeres, indgenas y no indgenas en condiciones de equidad, preferentemente originarios u originarias del lugar y en los casos donde se requiera debern dominar el idioma indgena predominante en el municipio, en tanto cumplan con los requisitos de educacin y experiencia que se indican en las especificaciones de l puesto. La Mancomunidad est integrada por el personal siguiente: Cdigo 01 02 03 04 05 06 07 Gerencia Administracin/Finanzas Contador/inventarios Tesorera Compras y Almacn Capacitacin y Desarrollo Limpieza y Apoyo Tcnico Unidad o dependencia administrativa Gerente Administradora General Contador Tesorero Encargado de Compras y Almacn Encargado de Capacitacin Encargado de Limpieza y Apoyo Tcnico Coordinadora Institucional de Fortalecimiento Puesto

08

Fortalecimiento Institucional

09

Gnero

Tcnicas de Gnero

10

Desarrollo Econmico Local

Coordinador DEL

11

Proyectos MC P y D

Enlaces de Proyectos

12

Empresarialidad

Tcnicos en Empresarialidad

13

Agro productividad

Tcnicos en Agro productividad

14

Gestin Ambiental y de Riesgo

Coordinador en Gestin Ambiental y de Riesgo Tcnicos en Desechos Slidos

15

Desechos Slidos

16

Ordenamiento Territorial

Tcnicos Territorial

en

Ordenamiento

17

Escuelas de Campo

Tcnicos en Escuelas de Campo

Manual de Organizacin,
18 Agua y Saneamiento Coordinadora Saneamiento de Agua y

19

Desarrollo Social

Coordinador de Desarrollo Social

20

Infraestructura

Coordinador Infraestructura

21

Agua Potable

Tcnicos en Agua

22

Seguimiento de Proyectos

Tcnico en Proyectos

Seguimiento

de

23

rea de Salud

Coordinador del rea de salud

24

ODSAN

Tcnico de enlace ODSAN

24

rea de Educacin

Coordinador rea Educacin

25

Gestin Administrativa

Tcnico en gestion administrativa

26

Comunicacin Social

Coordinador Social

de

Comunicacin

La descripcin de los puestos, se presenta a continuacin.

IDENTIFICACIN DEL PUESTO: UNIDAD ADMINISTRATIVA: TTULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto administrativo, responsable de planificar, programar, organizar, dirigir, y evaluar las actividades relacionadas con las actividades que se realizan en la Mancomunidad. ATRIBUCIONES DEL PUESTO: 1. 2. 3. 4. Supervisar constantemente las actividades del personal, mediante la revisin de informes y visitas al rea de trabajo. Coordinar con el personal, la planificacin y ejecucin de las actividades en forma semanal, mensual y anual y evaluar su cumplimiento. Presentar a la Junta Directiva informes de avance de los proyectos y actividades que realiza el personal. Verificar el cumplimiento de las ordenanzas emitidas y aprobadas por la Junta Directiva y aprobadas por la Asamblea General. Gerencia General Gerente Junta Directiva Personal Tcnico y Administrativo,

Manual de Organizacin,
RELACIONES DE TRABAJO: Con todo el personal que labora en la Mancomunidad para planificar, coordinar y evaluar el logro de objetivos de la Mancomunidad y para recibir instrucciones, presentar informes y dems gestiones internas de su competencia. Con los alcaldes de las municipalidades asociadas y representantes de las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales en asuntos de su competencia. Con Instituciones Internacionales que brindan cooperacin tcnica y financiera para solicitar asistencia para proyectos especficos o actividades puntuales

AUTORIDAD: Directa en lnea vertical inmediata. Esta autoridad le faculta para distribuir, supervisar y exigir el cumplimiento de las atribuciones al personal de la Mancomunidad. RESPONSABILIDAD: Velar por el buen funcionamiento de la Mancomunidad y que sean adecuadamente utilizados los recursos fsicos y financieros puestos a su disposicin. Que los planes, programas y proyectos relacionados con el trabajo de la oficina sean elaborados y presentados oportunamente, para su aprobacin. Presentar informes peridicos a la Junta Directiva sobre los resultados obtenidos sobre la problemtica existente y propuestas de solucin a la misma. Presentar oportunamente la informacin que debe ser incluida en la memoria anual de labores. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: Ser guatemalteco/a de origen, Preferentemente originario/a de los municipios mancomunados. Indgena y/o no indgena Que domine el idioma predominante en el municipio Ser mayor de edad. No tener antecedentes penales ni policacos. Ser una persona de reconocida honorabilidad. Educacin Como mnimo tercer ao de estudios universitarios, o poseer ttulo de educacin media y certificado de aptitud para el puesto demostrar experiencia en actividades relacionadas con el puesto. Conocimientos en la elaboracin, ejecucin y monitoreo de proyectos de desarrollo rural. Habilidades y destrezas Poseer habilidades y destrezas para manejar grupos de trabajo e iniciativa para tomar decisiones oportunas. Don de Mando. Buenas Relaciones Humanas. Otros conocimientos Tener conocimiento del Cdigo Municipal, Ley de Medio Ambiente, Constitucin Poltica de la Repblica, ordenanzas municipales, reglamentos de servicios, plan de tasas y otras regulaciones legales relacionadas con su mbito de trabajo. Manejo de programas de computacin.

Manual de Organizacin,

IDENTIFICACIN DEL PUESTO: UNIDAD ADMINISTRATIVA: TTULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: NATURALEZA DEL PUESTO: Oficina tcnica cuyo titular es el encargado de la promocin de las actividades que realiza la mancomunidad y las municipalidades asociadas, para que los habitantes de los municipios mancomunados reciban la informacin de los proyectos en ejecucin y su avance. ATRIBUCIONES DEL PUESTO: 1. Ejecutar y evaluar las estrategias de comunicacin de la Mancomunidad y cada una de las municipalidades asociadas con el apoyo de los delegados brindando asesora para el eficiente manejo de la comunicacin. Facilitar los procesos de comunicacin interna y externa de la Mancomunidad y las municipalidades asociadas. Coordinar el funcionamiento de la unidad de Comunicacin. Planificar, organizar y dirigir los eventos y/o actividades encaminadas a visibilizar las acciones que se realizan en los diferentes ejes estratgicos de la Mancomunidad. Desarrollar acciones encaminadas a proyectar y fortalecer la imagen institucional de la Mancomunidad y las municipalidades asociadas. Realizar acciones de relaciones pblicas de apoyo a la Gerencia de la Mancomunidad. Realizar acciones de carcter interinstitucional y con los medios de comunicacin. Supervisar el material promocional y de comunicacin de acuerdo a lo establecido en la estrategia de comunicacin. Generar acciones que le permitan el acercamiento y la permanente relacin con medios de comunicaciones locales, regionales y nacionales, para promover las acciones que realiza la Mancomunidad y sus municipios asociados. Verificar las notas de prensa para realizar la actualizacin de la pgina Web. Documentar las actividades que realiza la Mancomunidad y las municipalidades. Dar seguimiento y actualizar las estrategias de comunicacin. Coordinar y evaluar de las acciones de comunicacin que se realicen. Supervisar la creacin de un archivo fsico y digital de fotografas, documentos, y materiales de promocin producidos y de las actividades realizadas. Velar por que los productos promocionales tengan enfoque de gnero y multiculturalidad. Diseo y elaboracin de materiales audiovisuales e impresos. Supervisin de materiales y asistencias tcnicas en el rea de comunicacin Comunicacin. Encargado de Comunicacin. Gerente Ninguno

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

RELACIONES DE TRABAJO: Con su jefe inmediato para recibir instrucciones o planificar u organizar actividades relacionadas con el quehacer de su puesto. Con sus compaeros y compaeras de trabajo para coordinacin de actividades. Con personal tcnico de las Municipalidades o instituciones presentes en los municipios mancomunados.

AUTORIDAD: Ninguna.

Manual de Organizacin,
RESPONSABILIDAD: Por mantener una imagen positiva de la mancomunidad en su rea de influencia. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: 1234567Ser guatemalteco/a de origen. Preferentemente originario/a de los municipios miembros de la mancomunidad. Indgena y/o no indgena. Que domine el idioma indgena predominante en el municipio. Ser mayor de edad. No tener antecedentes penales ni policacos. Ser persona de reconocida honorabilidad.

Educacin Nivel medio con estudios avanzados en una carrera universitaria o experiencia en actividades relacionada con el puesto. Habilidades y destrezas Elaboracin de programas y proyectos de comunicacin. Poder de convocatoria. Facilidad de palabra. Capacidad para trabajar con grupos multidisciplinarios.

http://www.rp3.com.ec/ayuda/RP3_NegociosRetail/RP3_ManualFunciones/00300TIENDA S/0303SUPERVISORAVENTAS.htm