Archivist I CA

Archivstica.
Manejo y organizacin de
archivos (Manual del archivero)
Autor: juan valiente
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Presentacin del curso
Curso de Archivstica para el manejo y organizacin de archivos y documentos, a nivel privado o
pblico. El presente es un manual de archivero, pensado para la optimizacin de las labores de administracin de archivos
administracin de archivos. Conservar, clasificar, ordenar y proteger los archivos y documentos
(archivstica), es una tarea importantsima para el buen funcionamiento de cualquier organizacin.
Hoy queremos aportar en la labor de la administracin de archivos y documentos, presentando un
manual que nos permita re-encarar las tareas en el manejo de archivos, contemplando, seleccin,
descripcin, clasificacin, ordenamiento y conservacin de archivos y documentos, de manera
que el servicio de archivstica sea de calidad y aporte a la salud de la organizacin.
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1. Manejo de archivos y documentos. Introduccin
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MANUAL DEL ARCHIVERO
Introduccin:
Este manual est dirigido a todas aquellas personas (particularmente funcionarios y
servidores de la Municipalidad Provincial de Tambopata) que en el desarrollo de sus
actividades y responsabilidades estn encargadas del manejo de los archivos de
nuestra Institucin, como una herramienta til para el mejor desempeo de su
labor. Juntos, conoceremos por qu y cmo se archivarn en adelante nuestros
documentos.
En la actualidad (al igual que en casi todas partes) se tiene una idea totalmente
distorsionada de lo que son en la realidad los archivos, ya que por lo general nos
dan la impresin de constituir un cmulo de papeles desorganizados, donde los
documentos se van juntando (o, para ser precisos, arrumando) sin ningn criterio
y donde cada quien conserva o elimina lo que le parece oportuno para desocupar o
hacer espacio en la oficina.
Todo esto lo vamos a revertir con el objetivo que nos hemos trazado como reto para
transformar esa imagen en un conjunto de documentos importantes que se deben
conservar, clasificando y ordenando de manera tcnica y metdica. El rgano de
Administracin de Archivos (O.A.A.), se encargar de organizar previamente el
incremento documental en base a criterios nicos y legales y cuya consulta se har
en forma gil cuando tengamos a la mano los inventarios con la descripcin
correspondiente.
En el desarrollo de nuestro trabajo diario nos iremos convenciendo que el arte de
archivar es una labor apasionante, pero previamente requerimos de mucho
conocimiento y paciencia para organizar, describir, seleccionar, conservar y brindar
el servicio de documentos a los administrados y a nuestra propia Institucin.
Sin duda, en un tiempo no lejano veremos los frutos de nuestro trabajo, cuando
comprobemos el resultado eficaz de esta tarea que se traducir en una mayor
eficiencia de la administracin, en un mejor servicio al ciudadano y tambin en la
difusin de la informacin, conocimiento, cultura y la investigacin histrica.
Finalmente, recordemos que en nuestros archivos reposa la memoria de la Nacin,
por lo que somos responsables directos de proteger de manera integral y adecuada
el patrimonio cultural archivstico de nuestra Institucin y por ende, del Pas. (JVM)
2. Documento. Concepto y tipos de documentos
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1. DOCUMENTO
Qu es un documento?
Un documento es toda aquella informacin contenida y registrada sobre cualquier
soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones,
organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto,
un testimonio de la actividad humana.
Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos),
iconogrficos (mapas, planos, dibujos, fotografas, diapositivas, etc.), sonoros
(discos, cintas magnetofnicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video,
pelculas cinematogrficas), electrnicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.),
virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnolgico
pudiera plantear en el futuro.
Qu es un documento archivstico?
Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en nuestras
oficinas o dependencias forman parte, necesariamente, del archivo institucional. Por
ejemplo: las normas legales, boletines oficiales, diarios, publicaciones peridicas,
etc., si bien son documentos, NO HAN SIDO PRODUCIDOS POR LA INSTITUCIN, por
lo que no es documentacin original y permanecen all a efectos exclusivamente de
apoyo informativo, por lo que se conservarn slo mientras nos sean tiles.
Estos documentos deben separarse de nuestro archivo.
En consecuencia, un documento archivstico es aquel que es producido,
recibido y conservado por una institucin y contiene informacin relativa al
ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta institucin
desarrolla.
Qu son los tipos documentales?
Son las unidades de informacin contenidas en los documentos. Se clasifican en:
TIPO DOCUMENTAL SIMPLE
Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de
informacin. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un
libro de caja, recibo, etc.
TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO
Formado por dos o ms tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo
contenido mantiene una unidad de informacin. Se le conoce comnmente como
expediente. Ejemplos: el comprobante de pago, trmites para licencias, etc.
Qu es una serie documental?
Es el conjunto de documentos que tiene caractersticas comunes; el mismo tipo
documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado, usado,
transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones,
transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones,
Legajos de personal, Planillas, rdenes de compra, etc.
Qu es una seccin documental?
Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes
unidades orgnicas o dependencias de la Municipalidad Provincial de Tambopata.
Ejemplos: Alcalda, Gerencia Municipal, Secretara General, Gerencia de
Administracin y Finanzas, Gerencia de Planificacin, Registro Civil, Jefatura de
Personal, Tesorera, etc.
Qu es un fondo documental?
Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institucin
pblica o privada en el ejercicio de sus actividades. Ejemplos: Ministerio de
Transportes y Comunicaciones, Gobierno Regional de Madre de Dios, Instituto
Nacional de Cultura, Municipalidad Provincial de Tahuamanu, etc.
3. Archivo: concepto. Administracin de documentos
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2. ARCHIVO
Qu es un archivo?
Un archivo es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o
jurdicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y que son administrados,
organizados y conservados para difundir la informacin contenida en ellos. Tambin
se denomina archivo al espacio fsico o a la institucin.
Para qu son tiles los archivos?
Los archivos sirven a favor de:
La administracin pblica, para lograr una mayor eficiencia y una transparencia de
la gestin y como un antecedente y testimonio de sus funciones.
La ciudadana, para la defensa de sus derechos, la fiscalizacin de los actos
pblicos y como garanta de la transparencia administrativa que debe existir en todo
Estado de Derecho.
La investigacin y la difusin cultural, como un repositorio de la memoria de la
Nacin. Todos los documentos producidos por las instituciones que se vinculan con
los ciudadanos forman parte del Patrimonio Cultural Archivstico de la Nacin,
que se encuentra protegido por la legislacin archivstica vigente. De all que los
archiveros, o quienes sean responsables de administrar la documentacin
archivstica, estn obligados a conservarlos y protegerlos; a no apropiarse de ellos,
entregndolos a quienes los sucedan en sus funciones y a no eliminarlos sin
autorizacin de la administracin competente: el Archivo General de la Nacin o los
Archivos Regionales de sus respectivas jurisdicciones.
Ciclo vital de los documentos
Los documentos pasan por etapas de vida administrativa que a su vez dan lugar a
diferentes niveles de archivo.
PRIMERA ETAPA
Durante esta etapa el documento es de circulacin y tramitacin por los canales
regulares, en busca de respuesta y solucin al asunto que le ha dado origen y
adems hay un manejo frecuente de parte del funcionario responsable de su
tramitacin. Esta documentacin forma parte del ARCHIVO DE GESTIN y, en
algunos casos, del denominado ARCHIVO PERIFRICO.
SEGUNDA ETAPA
Una vez recibida la respuesta o solucin al asunto iniciado, el documento que la
sustenta ha de seguir siendo guardado. En este perodo formar parte del
ARCHIVO CENTRAL.
TERCERA ETAPA
Finalmente, en esta etapa el documento adquiere un valor permanente o histrico,
restringindose su consulta a su carcter cultural e informativo, principalmente con
fines de investigacin. Su archivamiento y conservacin ser definitivo en el ARCHIVO HISTRICO.
ARCHIVO HISTRICO.
4. Organizar archivos. Procesos tcnicos en la
administracin de archivos
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3. PROCESOS TCNICOS
Cmo organizamos nuestros archivos?
Muy a menudo y en todas partes, los archivos presentan inconvenientes que se
relacionan con el poco personal existente, la escasa capacitacin del mismo, locales
inadecuados, deficiencia logstica, abultada documentacin y un flujo insuficiente de
documentos.
Si nos hacemos cargo de un archivo que se encuentra desorganizado, optaremos por
seguir los siguientes pasos:
- Empezaremos por revisar el organigrama de la institucin, lo cual nos permitir
conocer sus divisiones o secciones internas particulares: alta direccin, rganos de
lnea, rganos de asesoramiento, rganos de apoyo, etc.; as como gerencias,
sub-gerencias, jefaturas, etc.
- Debemos informarnos acerca de la historia de la Municipalidad (fecha de creacin,
antigedad de las dependencias, variaciones en las funciones institucionales, etc.)
- Revisaremos los documentos de gestin institucional (ROF, MOF, TUPA, directivas
internas, etc.)
- Respetando el origen y la forma cmo han sido dispuestos originalmente los
documentos.
Es importante elaborar un diagnstico situacional que nos permita conocer la realidad
de nuestro archivo, previa evaluacin de las condiciones de infraestructura, volumen y
caractersticas de la documentacin y personal, etc.
Finalmente, por Ley, es funcin archivstica la gestin de documentos desde su
elaboracin hasta su eliminacin o conservacin permanente, de acuerdo a su ciclo
vital. Para ello existe un conjunto de procesos tcnicos archivsticos normados y
reglamentados que detallaremos a continuacin:
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
Resulta necesario que en cada institucin se constituya un Sistema Institucional de
Archivos, tal como estamos proponiendo en nuestro caso: el rgano de
Administracin de Archivos (que en adelante se identificar con las siglas O.A.A.),
el mismo que est integrado por los Archivos de Gestin, los Archivos Perifricos
(cuando stos existan) y por el Archivo Central. Precisamente, este ltimo ser el que
conduzca las labores archivsticas con el desarrollo de un trabajo normativo a nivel
institucional.
Los objetivos de esta etapa implican:
-Determinar los principios de unidad, racionalidad y eficiencia de la
administracin de archivos.
-Brindar servicios de informacin al Estado, a la ciudadana y a la investigacin.
NIVELES DE ARCHIVO
El ARCHIVO DE GESTIN, es comnmente conocido como el archivo de oficina y
est bajo la responsabilidad y manejo directo de cada dependencia o unidad
administrativa de una institucin. Este archivo est formado por la documentacin
producida recientemente, es decir, la que se est an tramitando, as como tambin la
de uso frecuente dentro de cada dependencia. Tiene plena vigencia jurdica y
administrativa.
El ARCHIVO CENTRAL, tambin es denominado archivo administrativo y es el que
est conformado por la documentacin proveniente de las transferencias recibidas de
las distintas oficinas de la institucin. Este archivo centraliza la documentacin que ya
no es objeto de uso frecuente en los archivos de oficina, pero cuyo valor
administrativo an no ha prescrito y todava podra ser objeto de consultas por parte
de la propia administracin o de los ciudadanos. El Archivo Central suele ubicarse
fsicamente en los locales del archivo y est bajo la responsabilidad del Archivero de
la Institucin.
El ARCHIVO PERIFRICO, se constituye opcionalmente como producto de la
complejidad de funciones, nivel de especializacin y ubicacin fsica de las unidades
orgnicas de una institucin que as lo requiera. (En nuestro caso, estamos
proponiendo archivos perifricos para reforzar el trabajo de GDUR y GAF, entre
otros, por su misma complejidad).
El ARCHIVO HISTRICO, est encargado de concentrar, custodiar y/o conservar
documentos de valor permanente y que ya perdieron gran parte de su valor
administrativo y cuentan con ms de treinta aos de originados. Sus principales fines
son la investigacin y la difusin cultural.
5. Organizacin de documentos. Descripcin y
seleccin documental
[http://www.mai l xmai l .com/...organi zaci on-documentos-descri pci on-sel ecci on-documental]
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
Es un proceso tcnico archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de
acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En
esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series
documentales.
-Clasificar documentos: Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que
sean susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura orgnica y/o
las funciones institucionales.
-Ordenar documentos: Se entiende por unir y relacionar los elementos de cada
grupo mediante el sistema ms conveniente: ordenamiento alfabtico, numrico,
alfanumrico, cronolgico, etc.
-Signar documentos:Es asignarles smbolos de codificacin para su rpida
identificacin (por unidades orgnicas, por series documentales, etc.). Pueden ser
letras o nmeros o la combinacin de ambos.
DESCRIPCIN DOCUMENTAL
Es un proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y determinar
los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los
auxiliares o instrumentos descriptivos (guas, inventarios, catlogos), que permitan
conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos
permitir brindar adems un eficiente y eficaz servicio de informacin.
SELECCIN DOCUMENTAL
Es un proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y evaluar las
series documentales generadas en una institucin. Esto sirve para establecer el
tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y
cules otras han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con
fines culturales. Este proceso permite programar las transferencias de documentos,
adems de la eliminacin peridica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su
ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle:
a) Transferencia de documentos: A travs de este proceso archivstico evitamos
que los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles
de archivo en forma indefinida. Esto permite adems disponer de un mayor espacio
fsico, equipos y materiales, garantizando la integridad y la conservacin del
Patrimonio Documental. Se recomienda verificar que los documentos a
transferirse hayan sido debidamente foliados.
b) Eliminacin de documentos: Este proceso archivstico consiste en la destruccin
de los documentos considerados innecesarios, previa autorizacin del Archivo
General de la Nacin o los Archivos Regionales en el mbito de su competencia. Para
ello es necesario conformar un Comit Evaluador de Documentos (CED), que se
constituye en la mxima autoridad archivstica en cada institucin.
IMPORTANTE.- Para proponer una eliminacin de documentos se requiere:
-Acta del CED
-Inventarios de eliminacin
Muestras de las series documentales a eliminarse.
6. Conservacin de documentos: instalaciones, control,
manejo y medidas de seguridad
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CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
La conservacin de documentos es un proceso archivstico que consiste en mantener la
integridad fsica del soporte y de la informacin contenida en los documentos, a travs de la
implementacin de medidas de preservacin y restauracin. Al respecto, se debe tomar en
cuenta el axioma que dice: siempre ser mejor preservar que restaurar.
Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad fsica de
nuestros documentos. Estos son: el factor climatolgico, contaminacin ambiental,
contaminacin biolgica, siniestros, almacenamiento y manejo inadecuado de los
documentos, etc. Por ello es recomendable observar las siguientes recomendaciones
respecto a:
a) El local de archivos
El local deber estar ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un siniestro y
tambin lugares excesivamente hmedos. Preferentemente se debe decidir por locales
construidos con material noble, evitndose el revestimiento de muros y paredes con
materiales inflamables (tapizones, alfombras, etc.)
El local de archivo debe tener bsicamente tres ambientes: rea de trabajo tcnico y
administrativo, depsitos y rea de atencin al usuario (oficina).
Es fundamental tener en cuenta que las instalaciones elctricas y sanitarias debern
conservarse en perfecto estado y el mobiliario archivstico (estantes, archivadores verticales,
mapotecas, etc.) deben ser preferentemente de metal.
b) El control de los Factores Externos
Se debe tener especial cuidado en limpiar diariamente el local, el mobiliario y la
documentacin, as como ventilar por medios naturales o mecnicos, sobre la base de la
utilizacin racional de puertas y ventanas, con el empleo de mquinas (ventiladores, aire
acondicionado, extractores de aire, etc.)
Nos debemos preocupar por prevenir la incidencia de la contaminacin ambiental. En este
caso, se recomienda fumigar el local slo en casos de extrema infestacin biolgica.
Asimismo, se debe evitar la incidencia directa de la luz natural o artificial sobre los
documentos. Slo se expondrn los documentos durante el tiempo necesario y evitar la
oscuridad completa en los depsitos.
c) El manejo de los documentos
Se recomienda encarecidamente NO USAR cintas adhesivasy evitar el uso excesivo de
elementos metlicos (grapas, clips, etc.). Los documentos deben ser protegidos en
unidades de instalacin(cajas, folders o cualquier otro elemento similar). En cuanto sea
posible, se debe evitar el empleo y uso y de productos qumicos (insecticidas,
bactericidas, fungicidas, etc.) y menos rociar directamente sobre los documentos.
Los documentos deteriorados por agentes biolgicos (insectos, hongos, bacterias, etc.)
debern separarse de la documentacin en buen estado y restringir su servicio. Se debe
evitar cualquier tipo de restauracin emprica.
d) Medidas de Seguridad
* Restringir el ingreso a los depsitos a personas no autorizadas. Se debern adoptar las
medidas convenientes para evitar la sustraccin de documentos.
* No fumar, comer o beber en los depsitos, reas de trabajo o en cualquier otro lugar
donde existan documentos. Desconectar los servicios elctricos y cerrar la llave general
del agua al trmino de de la jornada laboral y revisarlos peridicamente.
* No mantener en el Archivo materiales inflamables(gasolina, petrleo, cera, etc.).
Disponer de extintores de polvo qumico seco, con carga vigente y cuyo manejo debe ser
conocido suficientemente por el personal de archivo.
7. Servicios archivsticos (administracin de archivos).
Medidas y ubicacin de estanteras
[ http://www.mai l xmai l .com/...os-archi vi sti cos-admi ni straci on-archi vos-medi das-ubi caci on-estanteri as]
SERVICIOS ARCHIVSTICOS
En realidad, el objetivo principal de todo archivo es brindarse permanente al servicio de la
Institucin y de los administrados. Debemos de estar prestos a poner a disposicin de los
usuarios la documentacin de cada entidad con fines de informacin, mediante la consulta,
bsqueda, lectura, prstamos, expedicin de copias, etc. Es pertinente remarcar que todos
los documentos que son custodiados en los archivos integrantes del Sistema Nacional de
Archivos son accesibles al pblico en general, de acuerdo a las normas administrativas
vigentes, con excepcin de aquellos que puedan atentar contra los intereses y la
seguridad nacional, o contra la privacidad o intimidad personal.
MEDIDAS REGLAMENTARIAS Y UBICACIN DE ESTANTERA
Observando las siguientes recomendaciones podremos orientar correctamente nuestras
acciones para contar con una estructura conveniente y segura al interior del Archivo:
-El largo de cada cuerpo deber ser de 0.90 a 1.20 mts.
-La altura mxima de la estantera ser de 2.10 a 2.30 mts.
-La resistencia de cada balda, segn sea el largo, deber ser de 100 kilos como mnimo.
-Los espacios entre baldas sern de acuerdo al tamao de los documentos que se quieran
instalar.
-El espacio del piso a la primera balda deber ser de, mnimo, 15 cm.
-Cada estante debe tener amarre a la pared o a otro estante para que no pierda
estabilidad.
-La distancia de la ltima balda al techo ser de 30 cm., como mnimo.
-En las esquinas superiores e inferiores de los estantes se colocarn ngulos de soporte
(refuerzos).
-Las baldas pueden ser de doble faz o segn tamao de los documentos o segn
necesidad de su ubicacin.
-Un solo estante no debe tener ms de 10 cuerpos.
Los estantes no deben colocarse pegados a la pared.
8. Sistema nacional de archivos: finalidad. Normas ticas del
archivero
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4. El Sistema Nacional de Archivos
Finalidad
El S.N.A. tiene por finalidad integrar estructural y funcionalmente los archivos de las entidades pblicas
existentes en el mbito nacional mediante la aplicacin de principios, normas, tcnicas y mtodos de
archivo, garantizando con ello la defensa, conservacin organizacin y servicio del Patrimonio
Documental de la Nacin. El Sistema Nacional de Archivos est integrado por:
Archivo General de la Nacin (AGN)
Es un Organismo Pblico Descentralizado y mxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos.
Archivos Regionales
Son Organismos Descentralizados de los Gobiernos Regionales, dependientes tcnica y
normativamente del AGN que conducen las actividades del SNA en su jurisdiccin.
Archivos Pblicos
Son los archivos pertenecientes a la administracin estatal (poderes del Estado, entes autnomos,
instituciones pblicas descentralizadas, empresas estatales de derecho pblico y privado, empresas
mixtas con la participacin accionaria del Estado, gobiernos regionales, locales y las notaras),
dependiendo tcnica y normativamente del AGN. (Cabe aclarar que nuestro archivo institucional est
incluido en este rubro).
Obligaciones que establece el SNA
Los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos estn obligados a cumplir las directivas,
normas, disposiciones y lineamientos de poltica dictados por el rgano rector del Sistema.
Los funcionarios pblicos, sea cual fuere su nivel, no podrn conservar en su poder documentos
generados en el ejercicio de sus funciones, estando obligados a remitirlos al archivo
correspondiente.
Reglamento de Aplicacin de Sanciones del AGN
Los archiveros debemos tener en cuenta que mediante la Resolucin Jefatural N 76-2008-AGN/J, se
aprob el Reglamento de aplicacin de sanciones administrativas por infracciones en contra del
Patrimonio Documental Archivstico y Cultural de la Nacin, el mismo que tiene por finalidad
regular el procedimiento sancionador y establece las escalas, criterios de gradualidad y dems
requisitos para la aplicacin efectiva de sanciones por infracciones cometidas en contra de las normas
establecidas por el Sistema Nacional de Archivos, la Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacin y
las dems normas conexas.
5. Normas ticas del Archivero
-El archivero tiene ante s la enorme responsabilidad de administrar y custodiar los documentos
que son un valioso tesoro que la ciudadana le ha confiado. Debe tener siempre presente que la
informacin pertenece a la ciudadana y debe estar siempre al servicio de ella en las mejores
condiciones posibles.
-Los documentos deben ser manejados con sumo cuidado porque de lo contrario se deterioraran
y finalmente acabaran perdindose irremediablemente. Por eso, cuando ocurre un robo de piezas
documentales, o un desglose de legajos, o cuando se exponen los documentos ante la humedad, la
insolacin, o cuando se les expone ante los destructores biticos (bacterias, hongos, insectos y
roedores) se consuma una prdida irreparable.
-Todos los actos realizados por los archiveros estn sujetos a reglamentos y normas legales, por
lo que nadie puede obligarlos a ir en contra de la Ley, es decir, a ocultar, desaparecer o, sin
escrpulos, vender documentos bajo su custodia.
-El archivero debe procurar constantemente la formacin de una conciencia archivstica en el
pblico, a fin de que ste interprete cabalmente la funcin de los archivos y el papel de los propios
archiveros.
-Por ltimo, los archiveros por su propia condicin de servidores pblicos estn prohibidos de
mantener intereses de conflicto, obtener ventajas indebidas, realizar actividades de proselitismo
poltico, hacer mal uso de informacin privilegiada y de presionar y/o acosar.
Nota: Con este captulo hemos llegado al final del curso.
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