MANUAL DE ALMACENES 1.

INTRODUCCIN El objetivo del presente manual es realizar una presentacin de los principales as pectos y parmetros a considerar con relacin a la Gestin de Almacenes, de manera que permita a las empresas adscritas al Plan PILOT contrastar los resultados obteni dos en el autodiagnstico logstico. El manual incluye aspectos de las cuatro dimens iones o reas fundamentales de toda organizacin: estrategia, procesos, organizacin, personas y cultura y sistemas de informacin. 2. LA GESTIN DE ALMACENES 2.1 DEFINICIN Y ALCANCE El concepto de almacn ha ido variando a lo largo de los aos, ampliando su mbito de responsabilidad dentro de la funcin logstica. Actualmente, la Gestin de Almacenes s e define como: Proceso de la funcin logstica que trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de cualquier mat erial materias primas, semielaborados, terminados, as como el tratamiento e informacin de los datos generados. 1

MANUAL DE ALMACENES Fuente: PricewaterhouseCoopers As, el mbito de responsabilidad del rea de Almacenes nace en la recepcin del element o fsico en las propias instalaciones y se extiende al mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento (proceso, transporte o con sumo), guardando evidencia de ello. La Gestin de Almacenes se sita en el Mapa de P rocesos Logsticos entre la Gestin de Existencias y el Proceso de Gestin de Pedidos y Distribucin. La propia evolucin de la Logstica ha provocado el solapamiento de fu nciones y responsabilidades, llegando a la confusin, principalmente entre la Gest in de Inventarios y la Gestin de Almacenes. Fuente: PricewaterhouseCoopers El mismo origen de la existencia de un almacn fundamentalmente, la necesidad de m antener inventarios marca el lmite entre la Gestin de Existencias y la Gestin de Al macenes. QU CUNTO A CUNTO CUNDO DNDE CMO DEBE SER ALMACENADO ? Gestin de Existencias Gestin de Almacenes 2

MANUAL DE ALMACENES Fuente: PricewaterhouseCoopers Del mismo modo, la Gestin de Almacenes ve finalizada su funcin cuando los objetos almacenados pasan a ser pedido. A partir de ah, el mbito de responsabilidad se tra slada al Proceso de Gestin de Pedidos y Distribucin, como se ver en el Manual corre spondiente. 2.2 FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE ALMACENES La primera razn de ser de un almacn nace de la natural imposibilidad prctica de red ucir a cero el lapso de tiempo entre la preparacin para consumo de un elemento ma terial y el acto en s del consumo, bien por pura imposibilidad de ajustar oferta con demanda, bien por las caractersticas del producto (perecederos, inflamables) E ste fundamento no acota el origen y destino del elemento almacenado. Por ello, e s aplicable tanto a necesidades externas de consumo (clientes) como necesidades internas (clientes internos) entre procesos o reas. En segundo lugar, existen raz ones puramente financieras que dan sentido al uso de almacenes por parte de una empresa. As, por ejemplo, puede salir ms rentable realizar aprovisionamientos en g randes cantidades para reducir los precios, a pesar de necesitar mayor espacio p ara su almacenamiento, o realizar movimientos de materiales en grandes cantidade s . OBJETO DE UN SISTEMA DE CAUSAS ALMACENAJE Solucin a requerimientos propios Ad aptacin a la demanda interna/externa (tiempos de del negocio proceso, estacionali dad, servicio al cliente) Caractersticas de los materiales/productos (perecederos, peligrosos, reciclado) 3

MANUAL DE ALMACENES Optimizacin financieros de los recursos Reduccin de costes a travs del aumento del volumen operado (descuentos en compras, consolidacin de transportes) Reduccin de costes a travs necesidades produc tivas (grupos utilizados en diferentes unidades de proceso) Fuente: PricewaterhouseCoopers Independientemente de estas consideraciones, las tcnicas de Gestin de Almacenes so n aplicables a todo elemento fsico material que forme parte de la compaa. Es decir, no slo aquellos que forman parte directa del negocio, sino tambin cualquier docum entacin generada. 2.3 IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES Observando el mapa de procesos de un sistema de almacenaje y tal y como se muest ra en la tabla comparativa con los Centros de Distribucin (ver apartado 2.1), una de las caractersticas principales de un almacn es la ausencia de actividades que aadan valor de manera directa a los materiales que maneja. A pesar de ello, los f undamentos de su existencia evidencian una posicin vital como proceso soporte de la funcin logstica y justifican la necesidad de desarrollar una Gestin de Almacenes en toda su extensin, con impacto Reduccin de tareas administrativas Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del circulante Mejora de la calidad del producto Optimizacin de costes 4 Reduccin de tiempos de proceso Nivel de satisfaccin del cliente

MANUAL DE ALMACENES tangible en factores de primer nivel para la empresa, obteniendo los siguientes beneficios: Para ello, los objetivos principales que se obtienen de un sistema de almacenaje son: OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE ALMACENAJE Rapidez de entregas Fiabilidad Reduc cin de costes Maximizacin del volumen disponible Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte interno Fuente: PricewaterhouseCoopers La Gestin de Almacenes es ampliamente contemplada en la ISO 9000. Desde la recepc in de mercancas hasta su salida de almacn, pasando por la adecuada conservacin de lo s productos almacenados, la ISO 9000 normaliza las actividades desarrolladas en el almacn, as como las zonas que una empresa debe habilitar para el aseguramiento de su sistema de calidad. Pero adems, la norma implica al almacn el cumplimiento d e otros aspectos como la identificacin de los productos, factor este, fundamental para la gestin de un almacn y para la trazabilidad de los mismos incluso ms all del almacn, tambin contemplado por la norma. 2.4 LOS PROCESOS DE LA GESTIN DE ALMACENES El mapa de procesos mostrado en el apartado 2.1, representa el conjunto de activ idades bajo la responsabilidad de la gestin de almacenes. En l, un 5

MANUAL DE ALMACENES primer proceso de Planificacin y organizacin de la funcin de los almacenes como sub proceso inicial y que se extiende a lo largo de todo el proceso. En un segundo n ivel, los subprocesos que componen la gestin de las actividades y objetivos de lo s almacenes y que abarca la recepcin de los materiales, su mantenimiento en el al macn y el movimiento entre zonas de un mismo almacn. Por ltimo, la gestin de las ide ntificaciones, registros e informes generados a lo largo de los procesos anterio res. 2.4.1 Planificacin y Organizacin Este subproceso alcanza las actividades de carcter estratgico y tctico, al tener qu e dar solucin a las necesidades de recursos y ubicaciones en lnea con las polticas y objetivos generales de la compaa; como por ejemplo, la modalidad de gestin de los almacenes, su ubicacin, los recursos tcnicos y humanos necesarios, o la planifica cin de cada uno de los tres procesos operativos (recepcin, almacn y movimiento). Di seo de la Red de Distribucin y Almacenamiento En primer lugar, una compaa necesita u na Red de Distribucin que permita responder a cambios en la demanda utilizando un a ptima combinacin de instalaciones, modalidades de transporte y estrategias. 6

MANUAL DE ALMACENES Fuente: PricewaterhouseCoopers Una Red de Distribucin es el conjunto de todos los centros de distribucin, almacen es y rutas de transporte entre ellos. El Diseo de una Red de Distribucin es la pla nificacin y ubicacin estratgica de los almacenes y centros de distribucin de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno o ms orgenes hasta el clien te. Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compaa y los clientes requie re considerar una cantidad significativa de elementos: Nmero de almacenes, las ub icaciones, la propiedad de la gestin o el tamao de los mismos. Tras tener identifi cadas las necesidades de distribucin y almacenamiento, la compaa debe decidir qu tip os de almacenes y centros de distribucin se ajustan a sus necesidades de manera ms eficiente, as como la ubicacin de los mismos. Responsabilidad de la Gestin de los almacenes Tras definir la Red de Distribucin que necesita la compaa, la primera gra n decisin que una compaa debe realizar respecto al almacenamiento de sus existencia s es si debe autogestionar los almacenes o subcontratarlos. 7

MANUAL DE ALMACENES La decisin depende de numerosos factores. A continuacin se presentan las ventajas y desventajas que presenta cada una de las modalidades, de manera que una empres a pueda sopesar aquella que mejor se ajuste a su situacin. GESTIN PROPIA Mayor gra do de control Flexibilidad Menos costoso a largo plazo VENTAJAS Optimizacin human os de los recursos SUBCONTRATACIN Conservacin del capital Aumento del espacio de a lmacn para cubrir picos de demanda Riesgo reducido Economas de escala Flexibilidad Ventajas fiscales (impuestos) Conocimiento especfico de los costes de almacenami ento y manutencin Potencial minimizacin of labor disputes DESVENTAJAS Carencia de flexibilidad Financial constraints Rate of return Problemas de comunicacin Carenc ia de servicios especializados El espacio puede no estar disponible (Shortage of space) Beneficios fiscales (tax benefits) Beneficios intangibles Fuente: Fundamentals of Logistics Management. Elaboracin PricewaterhouseCoopers. 8

MANUAL DE ALMACENES Dentro de la denominacin de Gestin Propia se incluyen aquellos almacenes cuyas ins talaciones son propiedad de la misma compaa o son alquilados a agentes externos, p ero que es la propia compaa la que se encarga de gestionarlo. Se refiere, por tant o, a la responsabilidad propia de las actividades que se lleven a cabo en el alm acn, independientemente de la propiedad de las instalaciones. La decisin respecto a la propiedad de las instalaciones responde nicamente a criterios financieros, y es la propia empresa la que debe sopesar la alternativa ms ventajosa para s misma . En casos en los que la demanda presenta fluctuaciones significativas o incluso que la demanda es difcilmente previsible, puede ser til disponer de un almacn de g estin propia para un volumen de existencias y recurrir a la subcontratacin de espa cio durante periodos determinados. La subcontratacin del almacn y por extensin el r esto de las funciones logsticas debe estar basada en las necesidades concretas de la compaa, lo cual puede parecer simple, pero que requiere un exhaustivo conocimi ento interno de la organizacin y externo del sector. Los criterios de subcontrata cin se deben centrar en primer lugar en asegurar una buena calidad del servicio, no permitiendo reducir el nivel de calidad de la compaa (tanto la calidad tangible de las mercancas como tiempos de entrega al cliente, paradas de produccin, etc). Junto con la calidad del servicio, el precio. De hecho, el mayor porcentaje de l as subcontrataciones vienen promovidas por la bsqueda de reduccin de costes. Sin e mbargo, no hay que dejar de considerar otros factores que pueden afectar a medio y largo plazo al xito de la decisin, como son la cobertura del operador, el contr ol de la red, instalaciones adecuadas a las mercancas propias y tecnologas avanzad as de manipulacin y de informacin, entre otros servicios aadidos que proliferan por la expansin del sector. 9

MANUAL DE ALMACENES Ubicacin de almacenes La localizacin de los almacenes debe ser enfocada desde dos puntos de vista: Una visin general del mercado para acotarse geogrficamente a un re a amplia. Una visin local del mercado que contemple aspectos particulares de las zonas acotadas en la visin general. Mientras que la visin general debe responder a criterios de optimizacin del aprovisionamiento de materiales y de la oferta de p roductos y servicios de la compaa, la visin local debe segmentar la visin general e informar de las singularidades de cada subzona. A lo largo de la historia se han desarrollado una serie de modelos matemticos que permiten identificar la mejor u bicacin de un almacn desde el punto de vista general. Los costes de transporte se erigen como el factor de mayor consideracin y base de la mayora de los modelos. En tre los ms utilizados se encuentran los mtodos de: Von Thnen, Hoover, Weber, Greenh ut y el mtodo de Centro de Gravedad. Todos los mtodos mostrados son un buen camino hacia la determinacin de un punto ptimo de ubicacin de un almacn, si bien no ha de olvidarse la complejidad del problema por la cantidad de variables que pueden in tervenir. Los factores que componen el punto de vista local toman gran importanc ia tanto en compaas grandes como en compaas de tamao reducido. Si bien las primeras p ueden encontrar en ellos un aliado perfecto ante la complejidad del clculo de la ubicacin desde la visin global, es obvia la 10

MANUAL DE ALMACENES importancia de los factores locales para aquellas empresas cuyo radio de actuacin es reducido. La tabla previa de ventajas y desventajas de una gestin propia o su bcontratada de un almacn engloba los factores ms importantes de la visin local, a l os que habra que aadir las infraestructuras de la zona, la oferta de transportista s, mano de obra y otros muchos que cada empresa debe sopesar en funcin de sus nec esidades. Tamao de los almacenes El tamao de un almacn es otro de los aspectos a tener en cue nta en la planificacin y organizacin de la Gestin de Almacenes, puesto que una errne a decisin puede acarrear consecuencias considerables en cuanto a costes, mxime cua ndo su alcance es a largo plazo. Un almacn debe ser dimensionado principalmente e n funcin de los productos a almacenar (en tamao, caractersticas propias y cantidad de referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la estacio nalidad de la demanda). Pero adems de estos, intervienen otros factores que deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamao de un almacn. Los factores a t ener en cuenta para el clculo del tamao de un Productos a almacenar (cantidad y ta maos) Demanda de los mercados Niveles de Servicio al cliente Sistemas de manipula cin y almacenaje a utilizar Tiempos de produccin Economas de escala Lay out de exis tencias Requisitos 11 pasillos de Oficinas necesarias

MANUAL DE ALMACENES almacn son: Oficinas necesarias La capacidad de un almacn es expresada habitualmente bien en metros cuadrados, bien en metros cbicos de espacio. La medicin del volumen (metros cbicos) es, sin duda, la mejor opcin de ambas, sobre todo, conforme van aparecien do sistemas de manipulacin y almacenaje que hacen practicables los espacios menos accesibles del almacn; entre ellos la altura. Diseo y Lay-out de los almacenes Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales ms efic iente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseo efectivo opti miza las actividades de un almacn. Los riesgos achacables a las actividades del a lmacn son: de seguridad (tanto de los empleados como ante robos). de control de a utorizacin. de control de inventario. Sanitarios. de manipulacin de productos. Estos riesgos pueden ser gestionados fomentando actitud de trabajo entre los emp leados, forzando la seguridad e implantando un sistema de gestin de almacenes efe ctivo que gestione el almacenamiento y flujo de materiales y productos dentro de l almacn. 12

MANUAL DE ALMACENES El papel de los almacenes en la cadena de suministro ha evolucionado de ser inst alaciones dedicadas a almacenar a convertirse en centros enfocados al servicio. Los objetivos del diseo de los almacenes son facilitar la rapidez de la preparacin de los pedidos, la precisin de los mismos y la colocacin ms eficiente de las exist encias, todos ellos en pro de conseguir ciclos de pedido ms rpidos y con mejor ser vicio al cliente. A la hora de disear un almacn, se debe distinguir entre dos fases bien diferenciad as: Una primera fase de diseo de la instalacin. El continente. Una segunda fase de diseo de la disposicin de los elementos que deben decorar el almacn; el lay-out del almacn. El contenido. DISEO DE LAS INSTALACIONES 13

MANUAL DE ALMACENES Debe incluir: Nmero de plantas: preferentemente almacenes de una planta Planta de l almacn: diseo en vista de planta de la instalacin Instalaciones principales: colu mnado, instalacin elctrica, ventilacin, contra incendios, seguridad, medioambiente, eliminacin de barreras arquitectnicas Materiales: principalmente los suelos para los cuales se debe tener presente la resistencia al movimiento de las mquinas, la higiene y la seguridad LAY OUT El lay-out de un almacn debe asegurar el modo ms eficiente para manejar lo s productos que en l se dispongan. As, un almacn alimentado continuamente de existe ncias tendr unos objetivos de lay-out y tecnolgicos diferentes que otro almacn que inicialmente almacena materias primas para una empresa que trabaje bajo pedido. Cuando se realiza el lay-out de un almacn, se debe considerar la estrategia de en tradas y salidas del almacn y el tipo de almacenamiento que es ms efectivo, dadas las caractersticas de los productos, el mtodo de transporte interno dentro del alm acn, la rotacin de los productos, el nivel de inventario a mantener, el embalaje y pautas propias de la preparacin de pedidos. 14

MANUAL DE ALMACENES Ejemplo de Lay-out: Ventanilla Taller Entrada camiones Zona de descarga Mesa Zona de carga Rampa Artculos de Clase A (fuerte rotacin) Artculos de Clase B (rotacin media) = Cajones = Estanteras piezas pequeas y medianas Artculos de = Estanteras piezas grandes = Estanteras diversas (chapa, ruedas,...) Mostrador pbl ico Clase C (baja rotacin) Fuente: PricewaterhouseCoopers El correcto diseo de las instalaciones del almacn y su lay-out aporta un adecuado flujo de materiales, minimizacin de costes, elevados niveles de servicio al clien te y ptimas condiciones de trabajo para los empleados. Modelos de Organizacin fsica de los almacenes Si la empresa ha optado por la gestionar ella misma el almacn, debe decidir el modelo de gestin a aplicar a nivel operativo. Existen, fundamenta lmente, dos tipos de modelos de gestin operativa de los almacenes. Se denominan: Almacn organizado y almacn catico. 15

MANUAL DE ALMACENES Principio: GESTIN DE ALMACN ORGANIZADO Cada referencia tiene asignada una ubicacin especifica en almacn y cada ubicacin tiene asignadas referencias especificas. Caractersticas: Facilita la gestin manual del almacn Necesita preasignacin de espaci o (independientemente de existencias) GESTIN DE ALMACN CATICO Principio: No existen ubicaciones pre-asignadas. Los productos se almacenan segn disponibilidad de esp acio y/o criterio del almacenista. Caractersticas: Dificulta el control manual de l almacn Optimiza la utilizacin del espacio disponible en el almacn Acelera el alma cenamiento de mercancas recibidas Requiere sistemas de informacin electrnicos Fuente: PricewaterhouseCoopers 2.4.2 Recepcin La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de mercancas, descarga y verificacin tal y como se solicitaron actualizando los registros de inventario. 1 6

MANUAL DE ALMACENES Se trata de un proceso de altsima importancia dentro de las actividades de almacn, puesto que de ella depende en gran medida la calidad del producto final. El obj etivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e inter venciones humanas que no aaden valor al producto. Las inspecciones son imprescind ibles pero no aaden valor, por lo que es factor clave una adecuada seleccin de pro veedores para tender hacia una recepcin segura y eliminar pasos de las inspeccion es. Fuente: PricewaterhouseCoopers En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una previs in de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo 17

MANUAL DE ALMACENES dado y que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de cada recepc in. El registro y trazabilidad electrnicos de las existencias por ubicacin es otro factor que favorece la efectividad y eficiencia de la gestin del almacn y, en conc reto, del proceso de recepcin y por ello, la empresa debe tomar las medidas oport unas para conseguirlo. Conviene distinguir entre las llegadas de mercanca interna de las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las mercanca. Adems, u na correcta metodologa de identificaciones a lo largo de la compaa tambin favorece e normemente la actividad de recepcin. Es el caso de traslado de mercancas entre alm acenes o de proceso de transformacin a almacn. Las mercancas de procedencia externa requieren unas condiciones de llegada ms exhaustivas y deben haber sido establec idas previamente con el proveedor, con lo que se precisa mayor actuacin y respons abilidad desde el almacn. Tras la descarga e identificacin, las cuales deben reali zarse de manera inmediata y en zona especfica habilitada a tal efecto, las mercan cas deben pasar a almacenamiento, bien temporal a la espera de su ubicacin definit iva, bien fijo en su ubicacin definitiva. 2.4.3 Almacn Es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservacin de los producto s con los mnimos riesgos para el producto, personas y compaa y optimizando el espac io fsico del almacn. 18

MANUAL DE ALMACENES Esta optimizacin de espacios tiene como objetivo la facilitacin del desarrollo de las actividades y para ello, la zonificacin del almacn resulta necesaria. El almacn puede dividirse en las siguientes zonas: ZONAS DE UN ALMACN Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso de Recepcin Almacenamiento, reserva o sto ck: zonas destino de los productos almacenados. De adaptacin absoluta a las merca ncas albergadas, incluye zonas especficas de stock para mercancas especiales, devol uciones, etc Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercanca s tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser preparadas para expedicin Sa lida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la expedicin y la inspeccin final de las mercancas Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y mqu inas. Diseados tambin para permitir la total maniobrabilidad de las mquinas. Oficin as: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las operacion es propias de almacn Los sistemas de produccin Just in Time (JIT), eliminan o minimizan al mximo las zo nas de almacenamiento para las mercancas de entrada. En estos 19

MANUAL DE ALMACENES sistemas, el almacn acta como centro de consolidacin ms que de almacenaje. Por otra parte, los tipos de almacenamiento de los productos son: Racking: permite utiliz ar de manera eficiente el espacio vertical, almacenando existencias en grandes r acks. Sin embargo, la recogida puede requerir mayor trabajo y ser ms caro, ya que es necesario utilizar sistemas automticos de elevacin. Por zonas: despacha la rec ogida, permanencia y envo agrupando existencias de caractersticas comunes juntos e n lugares de fcil acceso. La zonificacin, sin embargo, puede resultar en una utili zacin del espacio menos eficiente. Como los requerimientos de espacio para existe ncias se amplan ms all de la capacidad de un rea, puede ser comprimidos en otra, mal gastando el espacio. Aleatorio: agrupa productos de acuerdo al tamao de los lotes y el espacio disponible sin relacionar las caractersticas de los productos. Aunq ue el espacio del almacn se utiliza eficientemente, el almacenamiento aleatorio n o ayuda a la recogida rpida, especialmente cuando se trata de grandes cantidades. De temporada o son promocionales: ubicados en los reas productos de fcil sujetos recogida a y temporalidades abastecimiento para minimizar los costes de manipulacin. Cuarentena de alto riesg o: estos productos, tales como las sustancias controladas, las existencias de al to valor o armas de fuego requieren condiciones especiales de almacenamiento, in cluyendo el acceso restringido que precisa especial control y supervisin para la recogida y envo, as como un seguimiento especial de la trazabilidad dentro del alm acn para prevenirse de los robos. 20

MANUAL DE ALMACENES De temperatura controlada: Si es necesario almacenar productos que requieren reas de temperatura controlada, es importante tener en cuenta la seguridad de los em pleados y protegerlos de los repentinos cambios de temperatura. La manipulacin de los productos puede tambin ser ms lenta debido a tiempo limitado que se puede pas ar en el entorno de temperatura controlada. Una opcin de almacenamiento cuya correcta aplicacin aporta resultados es el Cross-d ocking tambin conceptuable dentro del subproceso de Movimiento -. Se define como l a utilizacin de instalaciones intermedias (almacenes temporales) para el movimien to de mercancas de una ubicacin a otra, especialmente entre los muelles de carga y los de descarga. Un crossdock tpico es un muelle de carga de camiones donde el mat erial es transferido de un camin a otro sin necesidad de ser almacenado. Por su n aturaleza, el Cross-docking o Paso Directo puede ser considerado como un modelo de D istribucin ms que de almacenaje. De hecho, con este modelo no se utilizan inventar ios ya que se trata de mercanca en trnsito y por ello lo ideal es que permanezca e l tiempo de redespacho. Segn esto, no es un sistema aplicable a todo tipo de productos y de ah la disparid ad de resultados que ofrece. Las empresas de Distribucin son las que mejor se pre stan a este sistema, ya que les permite recepcionar grandes volmenes de pedidos, para posteriormente clasificarlos, ordenarlos y agruparlos, permitindoles reducir el tiempo de preparacin y envo al cliente y no generar inventario. Pero tambin otr as empresas pueden verse beneficiados por el Cross-docking en tanto en cuanto ev ita la utilizacin de centros de distribucin con inventarios. Pero para ello, deben considerar las alteraciones que les va a producir en el resto de operaciones y en la relacin con el cliente. 21

MANUAL DE ALMACENES En trminos generales, artculos con acusada estacionalidad, o en promocin son tambin buenos candidatos para el Cross-docking. En el debe del Cross-docking est la nece sidad de una exhaustiva comunicacin y coordinacin entre las operaciones de almacn, por lo que es recomendable la utilizacin de sistemas electrnicos de informacin. 2.4 .4 Movimiento Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los mater iales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona de recepcin a la ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover fsicamente mercancas se pued e lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manip ulacin de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de f actores Volumen del almacn Volumen de las mercancas Vida de las mercancas Coste del equipo frente a la finalidad Cantidad de manipulaciones especiales y expedicion es requeridas Distancia de los movimientos como son: Por lo general, es recomendable utilizar una mezcla mayor o menor de los diferen tes tipos en funcin de la variedad de productos y tcnicas de almacenaje utilizados . La decisin individual de cada equipo deber venir precedida de un anlisis de coste s basado en el nivel de actividad actual, la tecnologa y los costes de espacio en relacin con la estrategia de la compaa. 22

MANUAL DE ALMACENES Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos de entrada y salida del almacn de las mercancas son variadas, como por ejemplo: Last In Firs t Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn, es la primera que sale para ex pedicin. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en productos frescos. First I n First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn, es la primera que es sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada para evitar las obsolescencias Firs t Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de caducidad es el primero en sa lir. 2.4.5 Informacin Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y efectivid ad en el flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo de informacin. Debe ser su optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden en la Gestin de Almacenes. Su mbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos Planificacin y org anizacin, recepcin, almacn y movimiento y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vas: Informacin para gestin. Identificacin de ubicaciones. Identificacin razabilidad de mercancas. Informacin para la gestin Dentro de este epgrafe se incluyen todos aquellos documen tos que contienen: 23

MANUAL DE ALMACENES Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out Datos relativos a los medios dispon ibles Datos tcnicos de las mercancas almacenadas Informes de actividad para Direcc in Evolucin de indicadores Procedimientos e instrucciones de trabajo Perfiles y re quisitos de los puestos Registros de la actividad diaria Todos ellos caracterizados por la importancia que supone establecer una periodic idad en la supervisin y ceirse a modelos y formatos que aporten la informacin para la gestin del almacn. Identificacin de ubicaciones En el apartado 2.4.3 Almacn -, se han descrito las diferentes zonas que puede contener un almacn. Todas estas zona s deben estar perfectamente identificables y conocidas por el personal habilitad o a entrar en el almacn. Para ello, las prcticas ms habituales son la delimitacin de las zonas por colores o la presencia de carteles con la denominacin de las zonas , colgados o posados en el suelo. En el almacn toda ubicacin debe poseer su codifi cacin nica que la diferencie del resto. El mtodo de codificacin es decisin propia de la empresa, no existiendo una codificacin perfecta para todas las empresas. Cada compaa debe buscar la suya en funcin del nmero de almacenes, zonas en cada uno de el los y las ubicaciones en cada zona (estanteras...). Las ubicaciones pueden codificarse por: 24

MANUAL DE ALMACENES Estanteras: cada estantera tiene asociado una codificacin correlativa, del mismo modo que en cada una de ellas, sus bloques tambin estn iden tificados con numeracin correlativa, as como las alturas de la estantera, empezando del nivel inferior y asignando nmeros correlativos conforme se asciende de altur a. Por Pasillo: en este caso, son los pasillos los que se codifican con nmeros co nsecutivos. En este caso, cada dos estanteras se van codificando sus bloques, ya que la relacin es de un pasillo por cada dos estanteras. La profundidad de las est anteras se codifica con numeraciones de abajo arriba, asignando nmeros pares a la derecha e impares a la izquierda, y empezando por el extremo opuesto en el sigui ente pasillo. Codificacin por estantera pasillo Codificacin por 06 05 04 03 02 01 1 01 02 03 04 05 06 2 06 05 04 03 02 01 3 01 02 03 04 05 06 4 06 05 04 03 02 01 5 11 09 07 05 03 01 1 12 10 08 06 04 02 02 04 06 08 10 12 2 01 03 05 07 09 11 11 09 07 05 03 01 3

A continuacin se presenta un ejemplo de codificacin de estanteras: El cdigo de cada estantera ser de 4 dgitos: Primer dgito: letra mayscula representando el lugar que ocupa la estantera en el conjunto total. Las estanteras se nombrarn c on una letra consecutiva del abecedario empezando de derecha a izquierda. Por ej emplo, la estantera ms cercana a las oficinas ser la A y su compaera la B y as suces nte. Segundo dgito: nmero de posicin que ocupa el pallet en la estantera (fila=empez

ando a numerar de abajo arriba, considerando abajo el hueco ms cercano al muelle 25 de descarga, es decir, a la cabecera). El nmero de posiciones posibles de pall ets en una estantera y en un nivel vara entre 01-41, 01-44, 01-29 y 01-32. Tercer dgito: nmero del nivel (altura) al que se puede ubicar un pallet. Por tanto, tendr emos 4 niveles mximos:

MANUAL DE ALMACENES Identificacin y trazabilidad de mercancas Al igual que las ubicaciones, o incluso con mayor importancia, la totalidad de las mercancas almacenadas deben ser codifi cadas asignando identificaciones nicas por artculo. Y an ms, est codificacin debe esta r relacionada con la utilizada para identificar las ubicaciones y con el resto d e procesos de la empresa no slo los logsticos -. Con ello, se consigue disponer de los pasos que sigue una mercanca determinada, tanto en el sentido de la cadena d e valor, como a la inversa, en el caso de que el origen de bsqueda proceda, por e jemplo, del Cliente, es decir, su trazabilidad. Desafortunadamente, todava son mu chas las empresas que desaprovechan las enormes posibilidades que ofrece dispone r de la informacin para el rastreo de los artculos que circulan o han circulado po r la empresa. Gracias a los avances tecnolgicos, la codificacin normalizada de mer cancas y ubicaciones junto a su relacin es hoy en da rpida y cmodamente realizable me diante la identificacin automtica. 26

MANUAL DE ALMACENES Son dos las principales vas de codificacin automtica que se utilizan en la empresa: Codificacin de barras Etiquetas electrnicas La gestin de almacenes basada en cdigo de barras permite un control exhaustivo de los productos. El cdigo de barras es un sistema de codificacin internacional de lo s productos que ofrece grandes posibilidades para maximizar la eficiencia en la gestin de las bases de datos que relacionan los flujos fsicos y de informacin de la s empresas en sus operaciones cotidianas de intercambio. Con el Cdigo EAN las emp resas utilizan un Lenguaje Comn compatible con cualquier sistema interno. El Sist ema EAN proporciona la frmula para identificar de forma nica y no ambigua a los ar tculos y productos, cualesquiera que sea su formato o presentacin. El cdigo EAN dis pone de un principio bsico de gestin: Toda modificacin del producto percibida por el consumidor final tiene un cdigo EAN distinto. 27

MANUAL DE ALMACENES VENTAJAS DE LA CODIFICACIN DE BARRAS Utilizacin de una codificacin comn entre los interlocutores. Captura de datos rpida y eficaz. Gestin inmediata de la informacin. Reduccin de stocks. Aumento del nivel de servicio a los clientes Posibilidad de automatizar el almacn y mejorar el cont rol sobre el almacenaje y la distribucin. Reduccin de errores en el reconocimiento del producto. Gestin artculo por artculo Mejora en la gestin de aprovisionamiento. Informacin directa de la evolucin diaria. Fuente: AECOC Por su parte, las etiquetas electrnicas son un recurso ms sofisticado. Estn basadas en circuitera con microprocesadores, memorias y emisores y 28

MANUAL DE ALMACENES receptores de radio, lo que les permite manejar volmenes de informacin de miles de bytes. Su penetracin es sensiblemente inferior al de los cdigos de barras. 2.5

TIPOLOGAS DE ALMACN Existen una gran variedad de instalaciones de almacenamiento, segn las diferentes clasificaciones que susceptibles de realizarse: CLASIFICACIN Segn su rgimen jurdico TIPO DE ALMACN Leasing Local De trnsito Dinmicos Mviles Semiautomticos y au utoportantes Materiales auxiliares Recambios Documentacin

Propio En alquiler Segn su funcin logstica Central Regional Segn su estructur vencional tcnicas de manipulacin Paletizado En bloque Compactos drivein Segn la na uraleza de los Materias Primas elementos almacenados Semielaborados Productos te rminados Fuente: Manual de Logstica Integral. Elaboracin PricewaterhouseCoopers. Dentro de una Red de Distribucin, el papel de un almacn puede variar. El tipo de a lmacn que una compaa utiliza es un factor crtico en el diseo de la Red. Un almacn cent ralizado alberga existencias para muchos mercados regionales y enva productos dir ectamente al cliente. En tanto en cuanto hay una sla ubicacin de existencias, los altos costes de transporte y el mayor tiempo de entrega del producto pueden dar como 29

MANUAL DE ALMACENES resultado un peor servicio al cliente. Los costes de existencias, sin embargo, s e reducen. Fuente: PricewaterhouseCoopers Los almacenes locales se sitan muy prximos a los mercados objetivo, reduciendo de este modo los tiempos de transporte y de entrega al cliente, e incrementando la satisfaccin del cliente. Si la demanda est dispersada geogrficamente y con difcil pr ediccin, los almacenes locales pueden llevar a altos costes de existencias. Los a lmacenes regionales, por su parte, son similares a los locales pero estn enfocado s a mercados ms grandes. Este tipo de almacn reduce los costes de transporte al re ducir el nmero de almacenes y la frecuencia de envo al cliente. Un menor nmero de a lmacenes puede reducir los costes de existencias reduciendo los costes totales a sociados a los productos, pero puede tambin incrementar las distancias de envo y e ntrega, lo que puede afectar a la satisfaccin del cliente. Fuente: PricewaterhouseCoopers Los almacenes regionales con productos semielaborados pendientes de ensamblaje f inal, empaquetado o etiquetado reducen los costes de 30

MANUAL DE ALMACENES transporte debido a que el punto de personalizacin del producto a las necesidades del cliente est ubicado a lo largo de la Red de Distribucin. Los niveles de exist encias puede disminuirse al no ser necesarias todas las partes del producto en e l montaje. Las partes individuales poseen un menor valor que los productos termi nados ya que los componentes no tienen atribuidas las actividades de valor aadido . Esta dilatacin debida a la personalizacin en almacenes regionales puede llevar a mejores niveles de satisfaccin del cliente. Fuente: PricewaterhouseCoopers 31