ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

8.5.2 ACCIN CORRECTIVA

Tomar accin correctiva para eliminar las causas de no conformidades para prevenir su recurrencia.
Tomar accin correctiva apropiada al impacto de los problemas encontrados. Definir en el procedimiento documentado requisitos para: a) Identificar no conformidades [incluyendo quejas del cliente] b) Determinar las causas de no conformidad c) Evaluar la necesidad de acciones para asegurar que las no conformidades no vuelvan a ocurrir d) Determinar y aplicar la accin correctiva necesaria e) Registrar los resultados de las acciones tomadas f) Revisar las acciones correctivas tomadas

8.5.3 ACCIN PREVENTIVA

Identificar la accin preventiva para eliminar las causas de no conformidades potenciales y evitar que ocurran. Tomar acciones preventivas apropiadas al impacto de los problemas potenciales. Definir disposiciones en el procedimiento documentado para: a) Identificar no conformidades potenciales y sus causas b) Evaluar la necesidad de actuar c) Determinar y asegurar la aplicacin de las acciones preventivas d) Registrar los resultados de las acciones tomadas e) Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas

MEJORA CONTINUA

Accin Correctiva y Accin Preventiva

ACCIONES CORRECTIVAS

ACCIONES CORRECTIVAS

ACCIONES CORRECTIVAS

ACCIONES CORRECTIVAS

CMO ELABORAR UNA ACCIN CORRECTIVA?

Los elementos que debe de contener son:

No Conformidad redactada de forma adecuada

Identificacin de las causas que lo ocasionan Establecer un plan de accin para eliminar la causa raz del problema. Asignar responsabilidades Implementar el plan de accin

Evaluar la eficacia de las acciones tomadas

CMO ELABORAR UNA ACCIN CORRECTIVA?

1. Redactar la no conformidad de manera adecuada. Debe de contener:
Debe contener una negacin. Al inicio.en medioo al final de su redaccin Hecho: Descripcin de lo que se incumple. Que se observa??? Evidencia: Elemento que demuestra el Incumplimiento.. Donde se observa??? Naturaleza: Descripcin del requisito que se incumple REGISTRO E INFORME DE NO CONFORMIDADES: Describir clara y detalladamente los hechos que constituyen la no conformidad. No hacer especulaciones sobre las supuestas causas de la no conformidad. Nunca asignar la culpa de la ocurrencia de una no conformidad. No hacer conjeturas sobre las posibles consecuencias, ni del alcance o gravedad de sus efectos.

CMO ELABORAR UNA ACCIN CORRECTIVA?

2. Identificacin de las Causas:
Se debe aplicar el mtodo que haya establecido la organizacin y que sea el adecuado, para llegar a la identificacin de las causas raz que generaron la no conformidad encontrada.

3. Elaborar un plan de accin para eliminar la causa raz del problema.

Describir las actividades que se realizarn Establecer fecha de inicio y de trmino Asignar los recursos (econmicos, materiales, etc.)

IMPLEMENTACIN DE ACCIONES CORRECTIVAS

4. Asignar responsabilidades
Asignar un responsable con la autoridad necesaria para coordinar y darle seguimiento al plan. Asignar a los responsables del cumplimiento de cada una de las actividades del plan.

5. Implementar el Plan de Accin.

El responsable del seguimiento debe asegurar que las actividades del plan se llevan a cabo. En caso de que las actividades descritas en el plan no estn dando el resultado esperado, este se debe modificar. El plan se debe cumplir respetando las fechas

IMPLEMENTACIN DE ACCIONES CORRECTIVAS

6. Evaluar la eficacia de las acciones tomadas.

Para saber si la accin ha sido eficaz, se debe revisar si verdaderamente se elimin la causa. Hacer seguimiento!!! De lo contrario la accin tomada no fue eficaz. Todo lo anterior debe quedar debidamente documentado y servir como evidencia del adecuado tratamiento a las no conformidades

INVESTIGACIN DE LA NO CONFORMIDAD

Factores clave en el proceso de investigacin:

Aclarar y detallar toda la informacin sobre los hechos que constituyen la no conformidad Investigar el alcance y gravedad de los efectos de la no conformidad Asignar recursos de acuerdo con la gravedad o riesgo del caso Determinar las causas raz que originaron o podran originar la no conformidad

INVESTIGACIN DE LA NO CONFORMIDAD

Determinacin de la necesidad de tomar acciones dependiendo del alcance y la gravedad de los efectos de la No Conformidad. Evaluar los posibles efectos de la no conformidad. Establecer criterios para la clasificacin de las no conformidades. Evaluar la necesidad de tomar acciones preventivas o correctivas. En algunos casos puede no ser necesaria ninguna accin. Sin determinar la importancia relativa, pueden desperdiciarse los recursos disponibles.

Accin Preventiva

ACCIONES PREVENTIVAS

Resultado del control estadstico de procesos. Lmites de servicios. Supervisin de la capacidad de servicios informticos. Porcentaje de retrasos y ausencia de personal. Tendencias de procesos. Riesgos del entorno en diversos escenarios.

ACCIONES PREVENTIVAS

Cuando se debe tomar acciones preventivas?

1. Cuando detectamos una posible falla en la operacin del servicio. 2. Cuando sabemos que la operacin puede presentar fallas o errores. La accin preventiva se toma cuando hay la posibilidad que se presente un problema en el servicio, en el proceso o en el sistema (problema potencial). No ha ocurrido pero puede ocurrir y el no prevenirlo puede generar costos a la organizacin (Prdida de dinero, de clientes, tiempo, recursos materiales o humanos)

ACCIONES PREVENTIVAS

Cmo elaborar una accin preventiva?

1. Identificar el problema potencial (Qu puede Fallar) 2.Redactar la no conformidad potencial de manera adecuada. 3. Identificar las causas que lo ocasionan. 4. Elaborar un plan de accin para eliminar la causa raz del problema. 5. Asignar responsabilidades. 6. Implementar el plan de accin. 7. Evaluar la eficacia de las acciones tomadas.

ACCIONES PREVENTIVAS

Metodologa para registrar la identificacin de acciones preventivas:

QU PUEDE FALLAR?
Las entregas oportunas de productos en poca de invierno por va terrestre a un grande y riguroso cliente.

PORQU PODRA FALLAR?

Por la lenta movilidad en las vas urbanas Bquilla-Cgena, debido al desborde de arroyos, caos y lagunas.

QU HARAMOS PARA EVITAR QUE FALLE?

Anticipar la entrega del producto, estimando un tiempo prudencial de prdida de tiempo de movilidad del transporte atribuible a las inclemencias ambientales y geogrficas. Reprogramar las auditoras, estimando el tiempo de ausencia del personal y el regreso de ellos, actualizar y emitir un nuevo Plan de Auditoras, cambiando su edicin, actualizar el Listado Maestro de Documentos y divulgar el nuevo Plan.

La ejecucin oportuna del prximo ciclo de auditoras internas y por tanto incumplir el Programa y Plan de Auditoras Internas.

Se han desvinculado dos auditores competentes, otro se encontrar en la fecha programada de vacaciones y otra que se encuentra embarazada estar de licencia, quedando slo dos auditores vigentes competentes.

MEJORA CONTINUA ACCIONES DE MEJORA

Cuando no existen no conformidades, pero existe una oportunidad de mejora con una excelente relacin costobeneficio (Pueden ser acciones preventivas) Su objetivo es la mejora de la competitividad de la organizacin. Mejora en los indicadores clave de desempeo. Aumento de la capacidad y de la eficacia de la organizacin para lograr el cumplimiento de objetivos planeados cada vez ms ambiciosos.

Mejora de la calidad de los productos y servicios Mejora de la satisfaccin de los clientes Mejora del clima organizacional y la satisfaccin
personal

del

Aumento de la eficiencia para el uso de los recursos

ACCIN CORRECTIVA, ACCIN PREVENTIVA Y MEJORA CONTINUA

EVALUACIN DE LA EFICACIA

Las acciones correctivas son eficaces si la no conformidad no vuelve a ocurrir.

Las acciones preventivas son eficaces si la no conformidad potencial nunca ocurre.

Las acciones de mejora son eficaces si se logran las metas especificadas para los indicadores de evaluacin del desempeo.

SAC-REDACCIN NO CONFORMIDADES
Las No Conformidades poseen cuatro componentes principales: Lugar de ocurrencia, Descripcin concisa de la naturaleza del incumplimiento, Evidencia que demuestre el incumplimiento y Referencia al requisito que se afecta. Redaccin: Las No Conformidades deben ser redactadas de forma tan clara que alguien ajeno a la organizacin pueda hacerse una idea correcta de la situacin y pueda decidir al respecto. Adems la redaccin debe ser ajustada en tamao y contenido, evitando la reiteracin y los rodeos que dificulten su comprensin. La Redaccin no debe ser ni tan corta que no se entienda ni tan larga que se pierda el concepto.

Las No Conformidades deben redactarse evitando utilizar frases indefinidas, imperativas o de recomendacin, tales como: Hay que.. Se debe. Considero adecuado. No est suficientemente documentado Se considera insuficiente.., etc.

SAC-REDACCIN NO CONFORMIDADES

USANDO TRMINOS TALES COMO:

No se present evidencia de. en vez de No se ha podido verificar En los registros analizados.. en vez de En ningn registro.. No se ha aportado. en vez de No disponen de.

SAC-REDACCIN NO CONFORMIDADES
Las No Conformidades deben estar basadas en un hecho objetivo y que no pueda dar lugar a diferentes interpretaciones. Se debe apartar en todo momento de la subjetividad en las apreciaciones.

EVIDENCIAS:
Siempre que sea factible se deben resear las evidencias observadas, tales como: Identificacin de los registros, Identificacin de los equipos, Identificacin de los documentos del sistema, Reseas de los registros fotogrficos, Placas de vehculos involucrados en la NC, Nmero y fecha de emisin de Leyes, Decretos, Resoluciones, Nmero de contratos, Ordenes de compra, Facturas, etc.

SAC-REDACCIN NO CONFORMIDADES
Mejorable
Se detecta reactivo Patrn Primario PS-274 sin identificar segn Listado de Lotes vigentes publicado por productor.

Comentario
No se especifica qu es lo que falta en el rtulo del reactivo o cal es la No Conformidad especfica que hay con el reactivo. Sera conveniente citar la informacin que hace falta para su correcta identificacin.

Nueva Redaccin
En el Laboratorio se tiene en uso el Lote 30XW del Patrn Primario PS- 274, el cual no est includo en el Listado de lotes vigentes publicado por la USP.

Los criterios establecidos para la evaluacin continua de proveedores no garantizan la aptitud del mismo para cumplir con los requisitos del servicio,

Es un juicio de valor que es necesario ampliar y demostrar para que la NC sea aceptada.

Los criterios establecidos para la evaluacin continua de proveedores no garantizan la aptitud del mismo para cumplir con los requisitos del servicio, puesto que admite la aprobacin de proveedores con un 80% de entregas de resultados de anlisis, en fechas posteriores a las acordadas al solicitar el servicio de anlisis.

Mejorable

En general los informes de auditoras internas no identifican al auditor responsable de su realizacin:

REDACCIN NO CONFORMIDA Comentario DES

Nueva Redaccin
En general los informes de auditoras internas no identifican al auditor responsable de su realizacin no pudindose comprobar su independencia respecto al rea auditada, por ejemplo: Informes 01/11, 02/11, 03/11. En la mayora de los casos se comprueba que los pedidos de Medios de Cultivo recibidos de Suministros Tcnicos Ltda - ,no se ajustan a los requisitos indicados en el POC-03 Rev. 1, en lo referente al certificado de calidad que debe enviar el proveedor. Por ejemplo: Pedidos de Nov/10, Enero/11, Feb/11.

No se aporta evidencia concreta. La naturaleza de la NC no refleja exactamente el porqu del incumplimiento de la norma de referencia.

Se comprueba que los pedidos de compra no se ajustan a lo establecido en el POC-03 Rev. 1, en lo referente al certificado de calidad a enviar por el proveedor.

No informa de la escala del incumplimiento.

No aporta evidencia.

METODOLOGAS PARA EL ANLISIS Y TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES

HERRAMIENTAS ANLISIS DE CAUSA

LLUVIA DE IDEAS

LLUVIA DE IDEAS

LLUVIA DE IDEAS

LLUVIA DE IDEAS POR ESCRITO

Cinco Porqus

CINCO PORQUS?
Los 5 por qu es un mtodo seguido para identificar y profundizar en las causas que originan un problema y encontrar, en el mismo nivel de profundidad, las soluciones correspondientes. La tcnica de los 5 Porqu es un mtodo basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema en particular. El objetivo final de los 5 Porqu es determinar la causa raz de un defecto o problema. Esta tcnica se utiliz por primera vez en Toyota durante la evolucin de sus metodologas de fabricacin, que luego culminaran en el Toyota Production System (TPS). Esta tcnica se usa actualmente en muchos mbitos, y tambin se utiliza dentro de Six Sigma.

CINCO PORQUS?

CINCO PORQUS?

DIAGRAMA CAUSA EFECTO

Los diagramas de causa y efecto son trazados para ilustrar

claramente las diferentes causas que afectan un proceso, identificndolas y relacionndolas unas con otras, para cada

caso pueden identificarse diferentes categoras de causas

principales

No. 1

TAREAS
Describa el efecto o problema

DETALLE

OBSERVACIONES
El efecto o problema debe ser definido en forma clara y concisa

EJEMPLO
Alta accidentalidad en Molinos

Escriba las principales causas de cada categora causas de Primer Nivel

3 2 4 5

Ubique segn afinidad con Se pueden usar otras categoras la categora que que requiera o dejar de usar las 1 corresponda as: que no apliquen al efecto (Informacin) 1. Informacin (Equipo) Condiciones Ausencia Registros inseguras en los molinos 2. Mquina - Equipos Histricos Alta 3. Materia Prima/Insumos accidentalidad 6 4. Condiciones Ambientales en Molinos Primer Nivel 5. Personas -Mano de Obra (Personas ) (C. Ambientales) No uso elementos 6. Mtodos Estndares Piso Resbaloso Proteccin
Tercer Nivel Segundo Nivel

Escriba las causas secundarias y Terciarias

Primer Nivel

Primer Nivel Segundo Nivel Tercer Nivel

Describa todas las causas secundarias y terciarias de cada causa de Primer Nivel

Ausencia Guarda Cadenas Falta Iluminacin (Equipo) Condiciones inseguras en los molinos

Falta presupuesto Ausencia de medios de informacin (Informacin) Ausencia Registros Histricos

Causas de Tercer Nivel

Causas de Segundo Nivel Causas de Primer Nivel Alta accidentalidad en Molinos

Seleccionar causas ms probables

Tercer Nivel Segundo Nivel Primer Nivel

Selecciones las causas que tengan la mayor incidencia sobre el efecto y que requieran de una accin adicional para promover o evitar el efecto

(C. Ambientales) Piso Resbaloso Humedad Liso

(Personas ) No uso elementos Proteccin Falta sensibilizacin

HERRAMIENTAS QUE FACILITAN EL ANLISIS DE INFORMACIN

Diagrama de Pareto

Diagrama de Barras que ordena los casos de mayor a menor. Se utiliza para jerarquizar los problemas.

HERRAMIENTAS QUE FACILITAN EL ANLISIS DE INFORMACIN

Diagrama de Distribucin Una herramienta de anlisis que dibuja pares relacionados de variables para presentar un patrn de relacin o de correlacin. Cada conjunto de datos representa un factor diferente que puede ser cuantificado.

HERRAMIENTAS QUE FACILITAN EL ANLISIS DE INFORMACIN

Histograma
Un Histograma es un tipo especial de grfica de barras que despliega la variabilidad dentro de un proceso. Un Histograma toma datos variables (tales como alturas, pesos, densidades, tiempo, temperaturas, etc.) y despliega su distribucin. Los patrones inusuales o sospechosos pueden indicar que un proceso necesita investigacin para determinar su grado de estabilidad.

PROCEDIMIENTO PARA RESOLVER PROBLEMAS RUTA DE LA CALIDAD Identificacin del problema

Conclusin Estandarizacin Observacin

8
7

3
4

Anlisis del proceso Plan de accin

Verificacin

Ejecutar plan de Accin

IDENTIFICACION
Y DEFINICIN DEL PROBLEMA

RUTA DE LA CALIDAD

OBSERVACIN P
RECONOCIMIENTO DE CARACTERSTICAS

ANLISIS
BSQUEDA PRINCIPALES CAUSAS. POR QU ?

CONCLUSIN
REVISAR LO EFECTUADO Y LOS RESULTADOS OBTENIDOS

DETERMINAR ACCIONES
PLANIFICACIN MEDIDAS. CMO ?

ESTANDARIZACIN
ELIMINACIN PERMANENTE DE LAS CAUSAS

EJECUCIN
REALIZACIN ACCIONES PLANEADAS

NO

SI RESULTADOS
VS

VERIFICACIN V
COMPROBACIN DE EFECTIVIDAD DE ACCIONES PLANEADAS

METAS

QU ES UN PLAN DE MEJORA?
Para que una empresa pueda responder ante los cambios que presenta su entorno y cumplir con los objetivos de su empresa, debe implantar un plan de mejora con la finalidad de detectar puntos dbiles de la empresa, y de esta manera atacar las debilidades y plantear posibles soluciones al problema. El desarrollar un plan de mejora permite definir mecanismos que le permitirn a la empresa alcanzar aquellas metas que se ha propuesto y que le permitirn ocupar un lugar importante y reconocido dentro de su entorno. El plan de mejora no es un fin o una solucin, sencillamente es un mecanismo para identificar riesgos e incertidumbre dentro de la empresa, y al estar consientes de ellos trabajar en soluciones que generen mejores resultados.

PASOS PARA REALIZAR UN PLAN DE MEJORA

Para poder hacer un plan de mejora se deben de seguir los siguientes pasos:
Paso 5 Paso 4 Paso 3

Paso 2

Paso 1

Identificar el proceso o problema a mejorar

Identificar las causas que originan el problema

Definir los objetivos generales de la empresa

Definir los proyectos y acciones de mejora

Planear y dar seguimiento a las acciones

GRACIAS