Introduccin

En el universo logstico y de operaciones en general, independientemente del problema o industria, todo proceso de planeacin o programacin est compuesto de cuatro elementos comunes a todos: un problema operativo que requiere resolucin o toma de decisiones, datos de entrada, el ejercicio numrico/cuantitativo que determina los pasos a seguir y, finalmente, la persona responsable de la toma de decisiones. Este concepto aplica tanto a la planeacin tctica de una cadena de suministro como a la asignacin de flota y tripulacin en una lnea area, el movimiento ptimo de buques de carga en un puerto o la programacin detallada de recursos humanos en un hospital. Los sistemas avanzados de planificacin y programacin (APS) son la herramienta que nos permite analizar las opciones y nos sugieren un plan o programa de accin. Es decir, son simplemente un medio para llegar a la meta, no la meta en s. Para poder sugerirnos o recomendar, el APS debe incorporar la lgica o algoritmo que le permita hacerlo. Esta es la gran diferencia entre un APS y un modelo estndar tipo Excel. El APS recomienda, el modelo Excel no. Todo APS incorpora tres componentes principales: la conexin a las bases de datos corporativas, un modelo o algoritmo, y un entorno (interface, mens, tablas de datos, parmetros, informes, etc.) que le permite al usuario definir escenarios, resolverlos y analizarlos una vez resueltos. En el rea de Supply Chain, los modelos APS se alinean con los tres horizontes de planeacin: estrategia, tctica y ejecucin. Estos modelos forman una capa ubicada encima de los ERPS, alimentndose de los datos transaccionales y retro-alimentando planes y programas de ejecucin. Dado que en cada nivel se enfoca en diferentes aspectos y problemticas de la operacin, los APS correspondientes deben reflejar esta diferencia (una herramienta tctica es demasiado genrica para el da a da, y una herramienta para optimizar el da a da es demasiado detallada para elaborar estrategias).

Advanced Planning System (Sistema de Planificacin Avanzada) APS

Concepto
APS es una aplicacin utilizada como mecanismo de soporte en las decisiones para los procesos de fabricacin y logstica. Un sistema APS toma en cuenta los horizontes de corto y largo plazo en la planeacin. l utiliza algoritmos matemticos avanzados para optimizar y estimular los procesos empresariales desde la planeacin de la demanda, la planeacin/programacin de la produccin hasta la planeacin de la distribucin y el transporte. En otras palabras, una aplicacin APS trabaja como una sombrilla que cubre todos los procesos de fabricacin y la cadena de suministros de la organizacin. El siguiente diagrama representa los estados dentro de un sistema de programacin y planeacin avanzada.

Matriz de la planeacin de la cadena de suministros (basada en Fleischmann et al., 2008)

Objetivo
El principal objetivo de un sistema APS es el de optimizar y proveer la mejor solucin posible basados en el anlisis de costos y beneficios ptimos para las ordenes, la demanda, el suministro, la capacidad y la logstica. Adicionalmente, los sistemas APS contribuyen a la comunicacin y colaboracin con otras organizaciones.

En qu consisten los APS?

Son herramientas que aprovechan la informacin transaccional que entregan los ERP para optimizar procesos particulares y nicos de cada compaa. Permiten incorporar en un solo lugar (mdulo de sistema) una serie de decisiones logsticas de alto impacto en los costos de las empresas, como es el transporte y almacenamiento de productos, por ejemplo. Lo anterior se logra mezclando algoritmos matemticos y realizando ajustes del modelo a la realidad de la empresa, ms software y tecnologa que permiten administrar Correctamente la logstica en todos sus mbitos.

Qu tipo de empresas pueden incorporar este sistema y que ventajas les reportara? Los sistemas APS estn orientados a medianas y grandes empresas que poseen costos operativos de millones de dlares. Sin embargo, esta condicin no es una limitante, pues cualquier industria que enfrente un proceso complejo en su distribucin puede utilizar un Sistema Avanzado de Planificacin. En este sentido, adems de ahorrar dinero, gracias a estas soluciones es posible adelantarse a problemas futuros, ya que llevan un registro exhaustivo de todas las cadenas de distribucin; optimizar la utilizacin de recursos y lograr un mejor desempeo que la competencia. Cules son los inconvenientes que deben enfrentarse a la hora de la implementacin del APS? La resistencia al cambio es una dificultad importante, ya que las implementaciones ERP son ms comunes. Por esa razn, en estas implementaciones es vital un compromiso real de la empresa para poder sobreponernos a este punto. Otro factor a considerar es que el proyecto refleje lo que se quiere hacer nicamente con los datos necesarios, para no mezclar elementos operativos diarios con antecedentes mensuales, que desvirtan el objetivo a cumplir por un APS.

En todo caso, es importante tener en cuenta la ventaja de aplicar esta herramienta en fases para poder estudiar y analizar los inconvenientes y ver si realmente estamos apuntando a solucionar los problemas.

Cunto cuesta implementar un APS y cuando se produce el retorno de la inversin?

Dependiendo del tipo de proyecto y tamao de una compaa, se determina el costo y duracin de un APS, pero normalmente estamos hablando de una inversin que va desde los US$20 mil a los US$150 mil.

Por otra parte, estas herramientas pueden generar ahorros del 2% al 5%, porcentajes muy interesantes cuando estamos hablando de un costo operativo de US$100 millones, que se traduce en unos US$2 US$3 millones por ao.
Vale la pena la utilizacin o implementacin a una empresa de los APS? Categricamente s. En estos tiempos cuando el cambio es la norma y no la excepcin, donde sobran las reestructuraciones y siempre faltan recursos y horas en el da para responder o reaccionar en forma inteligente a dichos cambios, disponer de herramientas que apoyan la toma de decisiones es una necesidad. Quizs hace una dcada se podan considerar un lujo. Hoy es prcticamente imposible gestionar y controlar efectivamente una operacin de tamao mediano para arriba sin herramientas de tipo APS a nivel tctico y operativo. Pero debemos tomar con mucha cautela las proyecciones de ahorros y beneficios.

No cabe duda que, bien implementados y aplicados, sistemas APS permiten incrementar la eficiencia (productividad) y la efectividad (reduccin de costos) de la operacin. Sin embargo, al comparar los tres horizontes de planeacin y sus correspondientes APS vemos que Pareto aplica perfectamente: 1. Los mayores beneficios financieros se logran a nivel estratgico, con una inversin de tiempo y dinero mnima relativo a las herramientas tcticas y operativas. 2. Las herramientas tcticas y operativas son las que contribuyen a una mejor productividad y eficiencia. Son, sin embargo, las que demandan el mayor porcentaje de esfuerzo e inversin inicial. Por qu son tan difciles estos proyectos? Volviendo a nuestro departamento de logstica de la primera parte del artculo, su (mala) experiencia tratando de implementar un APS es, lamentablemente, ms norma que excepcin. Los proyectos terminan siendo ms largos, complejos y caros que lo originalmente presupuestado. Y si no dejan de utilizarse completamente, solemos encontrarnos con herramientas que slo reflejan parcialmente las particularidades importantes de la operacin. No pretendemos presentar una frmula mgica o receta que nos lleve, sin demasiados sobresaltos, a la tierra prometida. Dicha frmula o receta no existe porque, como en todos los procesos de negocio, el xito de un proyecto APS se basa en una parte tcnica que rene herramientas, equipos y procedimientos y en un componente humano que aporta emociones, madurez y voluntad para lograr las cosas Sin embargo hemos encontrado orientaciones generalizables que forman parte de proyectos exitosos:

Enumeracin de unas estrategias para la implementacin del APS:

Redisear los procesos de negocios: Consideramos que el mapeo y rediseo de los procesos de negocios son un prerequisito al desarrollo e implementacin de soluciones APS a niveles tctico u operativo (a nivel estratgico no es realmente necesario). Estos son pasos necesarios para maximizar la eficiencia del proceso de planeacin (S&OP) y cuestionar estrictamente si todas las caractersticas de los productos y servicios ofrecidos siguen siendo apreciados por los clientes. De lo contrario, estaramos simplemente automatizando el hoy, con sus ineficiencias y problemas. Alinear el componente humano: El componente humano es tan o ms importante que procesos o herramientas. De poco sirve un buen proceso y la mejor herramienta sin el apoyo y el nivel tcnico adecuado para soportarlos. Hay dos tendencias que surgen al implementar herramientas APS: Hay ms tiempo disponible para analizar, pensar y decidir y una resistencia al cambio que va mano en mano con esfuerzos de mejoras de procesos e implementacin de nuevos

conceptos y herramientas. La primera tendencia requiere mejorar en nivel tcnico del grupo, la segunda el famoso compromiso gerencial. Implementar soluciones adaptables y evolutivas: Siempre surge el dilema: sacrificamos flexibilidad y diseo a la medida e implementamos una solucin empaquetada (si posible del proveedor del ERP), o introducimos una solucin a la medida que probablemente no va a estar integrada en forma tan transparente? Desde el punto de vista TI, no hay dudas: la solucin ofrecida por el proveedor del ERP. Desde el punto de vista operativo, la solucin empaquetada frecuentemente no es la mejor opcin. Aun cuando existen en el mercado sistemas de planeacin avanzada de marcas muy respetables, suelen pecar de ser poco flexibles y muy caras. A pesar de que se declaran totalmente configurables a travs de parmetros, lo que hacen es encajonar en un modelo de negocio determinado los procesos de planeacin y programacin a su visin particular, cuando en realidad debera ser al revs. Frecuentemente incorporan en su discurso de venta representar las mejores prcticas para cada sector; pero tenga usted la seguridad que lo que constituye lo mejor para su competidor no lo es para su usted. Lo que hace una empresa diferente a otra no es su producto, sino su estrategia competitiva y la forma en que resuelven cada una sus restricciones. As que esa declaracin de mejores prcticas es una garanta de que en el mejor de los casos se llegar a un nivel promedio de desempeo, lo cual es razonable para el precio que tiene? Cuntas veces hemos encontrado empresas que al solucionar sus problemas prioritarios, cambia su enfoque sobre otras temticas, permitiendo dosificar sus esfuerzos de una manera inteligente. Generar planes estratgicos: Implementaciones de herramientas tcticas requieren entre tres y cinco meses. Herramientas de programacin y ejecucin un perodo considerablemente ms largo. Ambos son proyectos complicados y largos, que pueden desgastar y frustrar. Poder desarrollar beneficios reales a corto plazo genera energa y motiva a seguir. Dado que las herramientas estratgicas son las ms fciles de implementar y generan el mayor impacto financiero, siempre sugerimos arrancar con este componente. Desarrollar en fases: Nuestra experiencia sugiere que todo desarrollo de modelos y herramientas complejas, en la medida de lo posible, debe encararse en fases. Esto facilita enormemente la calibracin de la lgica y aporta, aunque en forma limitada, beneficios adicionales a corto plazo.

Beneficios que te ofrece el uso del APS 1. Integrarse transparentemente con su ERP ; 2. Mejorar el servicio al cliente y entregar a tiempo; 3. Reducir costos indirectos; 4. Rpido ROI (Retorno sobre la inversin); 5. Planear para que sus equipos estn siempre trabajando con el material correcto en el momento correcto; 6. Eliminar la Lista de Urgentes; 7. Reducir inventario de produccin en proceso y producto terminado; 8. Comprimir los tiempos de manufactura;

Conclusin Hoy en da operaciones de tamao mediano para arriba no pueden funcionar en forma eficiente y efectiva sin el apoyo de herramientas avanzadas de planeacin y programacin. Pero una buena herramienta de planeacin no debe ser excusa para dejar de pensar. Al contrario, en la medida que agiliza clculos y la optimizacin de escenarios, da ms tiempo para analizar, interpretar y mejorar. La herramienta de planeacin debe servir para entender la estructura del sistema, la flexibilidad de sus comportamientos e interpretar resultados. Tanto los procesos de planeacin como las herramientas que los apoyan tienen que reflejar las necesidades y peculiaridades del negocio y no lo inverso. Ambos tienen que poder adaptarse en forma continua y dinmica a los cambios del ambiente y de la estructura del negocio. Idealmente buscamos soluciones y herramientas evolutivas, que nos permitan aumentar progresivamente su complejidad al incorporar ms procesos de negocio y generando oportunidades de ventajas competitivas continuamente. De esta manera los esfuerzos y recursos se enfocan en lo determinante para la empresa.