Riesgo Operativo:

Est asociado a fallas en los sistemas, procedimientos, controles inadecuados, fallas administrativas, controles defectuosos, fraude, o error humano, en los modelos o en las personas que manejan dichos sistemas. Tambin est asociado a prdidas por fraudes o por falta de capacitacin de algn empleado en la organizacin. Tambin se atribuye este tipo de riesgo a las prdidas en que puede incurrir una empresa o institucin por la eventual renuncia de algn empleado o funcionario de la misma, que durante el perodo en que labor en dicha empresa, concentr todo su conocimiento especializado en algn proceso clave.

3.1 Definicin de Control

Control, segn uno de sus significados gramaticales, quiere decir comprobacin, intervencin o inspeccin. El control es una actividad de monitorear los resultados de una accin que permite tomar medidas para hacer correcciones inmediatas y adoptar medidas preventivas. Tambin tiene como propsito esencial, preservar la existencia de cualquier empresa y apoyar su desarrollo; su objetivo final es contribuir a lograr los resultados esperados.

Se puede afirmar por consiguiente que: El control interno es el conjunto de planes, mtodos y procedimientos adoptados por una empresa u organizacin, con el fin de asegurar que los activos estn debidamente protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las polticas trazadas por lagerencia, en atencin a las metas y los objetivos previstos. (2:4)

CAPTULO III
SISTEMA DE CONTROL INTERNO 3.1 Definicin de Control
Control, segn uno de sus significados gramaticales, quiere decir comprobacin, intervencin o inspeccin. El control es una actividad de monitorear los resultados de una accin que permite tomar medidas para hacer correcciones inmediatas y adoptar medidas preventivas. Tambin tiene como propsito esencial, preservar la existencia de cualquier empresa y apoyar su desarrollo; su objetivo final es contribuir a lograr los resultados esperados. Se puede afirmar por consiguiente que: El control interno es el conjunto de planes, mtodos y procedimientos adoptados

por una empresa u organizacin, con el fin de asegurar que los activos estn debidamente protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las polticas trazadas por la gerencia, en atencin a las metas y los objetivos previstos. (2:4)

3.2 Clasificacin del Control Interno

El control interno se clasifica en:

3.2.1 Control Contable

Comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos cuya misin es salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros; debe disearse de tal manera que brinde la seguridad razonable de que: 37 Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones de la administracin. Las operaciones se registran debidamente para: a.) Facilitar la preparacin de los estados financieros de acuerdo con los Normas Internacionales de Contabilidad. b.) Lograr salvaguardar los activos. c.) Poner a disposicin informacin suficiente y oportuna para la toma de decisiones. El acceso a los activos slo se permite de acuerdo con autorizaciones de la administracin. La existencia contable de los bienes se compare peridicamente con la existencia fsica y se tomen medidas oportunas en caso de presentarse diferencias. El aseguramiento de la calidad de la informacin contable para ser utilizada como base de las decisiones que se adopten. Los objetivos del control contable interno son: La integridad de la informacin: Que todas las operaciones efectuadas queden incluidas en los registros contables. La validez de la informacin: Que todas las operaciones registradas representen acontecimientos econmicos que en verdad ocurrieron y fueron debidamente autorizados. La exactitud de la informacin: Que las operaciones se registren por su importe correcto, en la cuenta correspondiente y oportunamente. El mantenimiento de la informacin: Que los registros contables, una vez contabilizadas todas las operaciones, sigan reflejando los resultados y la situacin financiera del negocio. La seguridad fsica: 38 Que el acceso a los activos y a los documentos que controlan su movimiento sea solo al personal autorizado. Los elementos del control contable interno son:

a.) Definicin de autoridad y responsabilidad: Las empresas deben contar con definiciones y descripciones de las obligaciones que tengan que ver con funciones contables, de recaudacin, contratacin, pago, alta y baja de bienes y presupuesto, ajustadas a las normas que le sean aplicables. b.) Segregacin de deberes: Las funciones de operacin, registro y custodia deben estar separadas, de tal manera que ningn funcionario ejerza simultneamente tanto el control fsico como el control contable y presupuestal sobre cualquier activo, pasivo y patrimonio. Las empresas deben establecer unidades de operaciones o de servicios y de contabilidad, separados y autnomas. Esto con el propsito de evitar irregularidades o fraudes. c.) Establecer comprobaciones internas y pruebas independientes: La parte de comprobacin interna reside en la disposicin de los controles de las transacciones para que aseguren una organizacin y un funcionamiento eficientes y para que ofrezcan proteccin contra fraudes. Al establecer mtodos y procedimientos de comprobacin interna se tendr en cuenta lo siguiente: La comprobacin se basa en la revisin o el control cruzado de las transacciones a travs del trabajo normal de otro funcionario o grupo. Los mtodos y procedimientos deben incluir los procesos de comprobaciones rutinarias, manuales o sistematizadas y la obtencin independiente de 39 informaciones de control, contra la cual pueden comprobarse las transacciones detalladas. Los mecanismos de comprobacin interna son independientes de la funcin de asistencia y asesoramiento a travs de la evaluacin permanente del control interno por parte de la auditora interna.

3.2.2 Control Administrativo

Est orientado a las polticas administrativas de las organizaciones y a todos los mtodos y procedimientos que estn relacionados, en primer lugar, con el debido acatamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y la adhesin a las polticas de los niveles de direccin y administracin y, en segundo lugar, con la eficiencia de las operaciones.(2:30) El control administrativo interno debe incluir anlisis, estadsticas, informes de actuacin, programas de entrenamiento del personal y controles de calidad de productos o servicios. Los elementos del control administrativo interno son: Desarrollo y mantenimiento de una lnea funcional de autoridad. Clara definicin de funciones y responsabilidades. Un mecanismo de comprobacin interna en la estructura de operacin con el fin de proveer un funcionamiento eficiente y la mxima proteccin contra fraudes,

despilfarros, abusos, errores e irregularidades. El mantenimiento, dentro de la organizacin, de la actividad de evaluacin independiente, representada por la auditora interna, encargada de revisar polticas, disposiciones legales y reglamentarias, prcticas financieras y operaciones en general como un servicio constructivo y de proteccin para los niveles de direccin y administracin. 40 Los controles anteriores de tal manera que estimulen y obtengan completa y contina participacin de los recursos humanos de las entidades y de sus habilidades especficas.

3.3 Objetivos del Sistema de Control Interno

El diseo, el desarrollo, la revisin permanente y el fortalecimiento del Control Interno es fundamental para el logro de los siguientes objetivos: Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada administracin ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar (control interno contable). Garantizar la eficacia, eficiencia y economa en todas las operaciones de la organizacin, promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades establecidas (control interno administrativo). Velar porque todas las actividades y recursos de la organizacin estn dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos (control interno administrativos). Garantizar la correcta y oportuna evaluacin y seguimiento de la gestin de la organizacin (control interno administrativo). Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la informacin y los Registros que respaldan la gestin de la organizacin (control interno contable). Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organizacin y que puedan comprometer el logro de los objetivos programados (control interno administrativo). Garantizar que el Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificacin y evaluacin, de los cuales hace parte la auditora interna (control interno administrativo). Velar porque la organizacin disponga de instrumentos y mecanismos de planeacin y para el diseo y desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza, estructura, caractersticas y funciones (control interno administrativo). 41

3.4 Caractersticas del Sistema de Control Interno

Las principales caractersticas son las siguientes: Est conformado por los sistemas contables, financieros, de planeacin, verificacin, informacin y operacionales de la respectiva organizacin. Corresponde a la mxima autoridad de la organizacin la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, que debe adecuarse a la naturaleza, la estructura, las caractersticas y la misin de la organizacin. La auditoria interna, o a quien designe la mxima autoridad, es la encargada de

evaluar de forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del Sistema de Control Interno de la organizacin y proponer a la mxima autoridad de la empresa las recomendaciones para mejorarlo o actualizarlo. El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organizacin (como la sal en la preparacin de las comidas). Debe disearse para prevenir errores y fraudes. Los mecanismos de control se deben encontrar en la redaccin de todas las normas de la organizacin. La ausencia del control interno es una de las causas de las desorientaciones en las organizaciones.

3.5 Estructura del proceso de control

El proceso de control se estructura bajo las siguientes condiciones: Un trmino de comparacin: Que puede ser un presupuesto, un programa, una norma, un estndar o un objetivo. Un hecho real: 42 El cual se compara con la condicin o trmino de referencia del punto anterior. Una desviacin: Que surge como resultado de la comparacin de los dos puntos anteriores. Un anlisis de causas: Las cuales han dado origen a la desviacin entre el hecho real y la condicin ideal o trmino de referencia. Toma de acciones correctivas: Son las decisiones que se adopten y las acciones que se han de desarrollar para corregir la desviacin.

3.6 Elementos de la Estructura de un Sistema de Control Interno 3.6.1 Ambiente de Control

Representa el entorno de la empresa, conformado por: La filosofa (misin y visin) y estilo de operacin de la gerencia. La empresa, objeto de estudio orienta su misin en: Enfocar la capacidad, tiempo y experiencia ofreciendo artculos innovadores, precios convenientes y servicio de calidad, en materia de repuestos y accesorios electrnicos que haga prosperar y satisfacer a los clientes y consumidores llegando a la puerta de cada negocio. Y su visin en: Ser la empresa lder por excelencia en la venta de repuestos y accesorios electrnicos, de eficiente gestin, y competitividad para obtener presencia penetrante en el mercado. Comprometida con el servicio al cliente y la formacin integral del recurso humano. 43 Estructura organizativa de la entidad.

Funcionamiento del consejo de administracin y sus comits, en particular el de la auditora interna. Mtodos de control administrativo. Polticas y prcticas del personal. Diferentes influencias externas que afectan las operaciones y prcticas de la entidad, tales como los exmenes de organismos reguladores. El ambiente de control es el resultado conjunto de diversos factores que afectan la efectividad global del control interno.

3.6.2 Sistema Contable

Son los mtodos y requisitos establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad, as como mantener la contabilizacin del activo y pasivo. Un sistema contable efectivo, debe tomar en consideracin el establecimiento de mtodos y registros que: Identifican y registran todas las transacciones vlidas. Describen oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle para permitir la adecuada clasificacin de las mismas, para incluirse en la informacin financiera. Cuantifican el valor de las operaciones, de tal forma que se registre el valor monetario adecuado en los estados financieros. Determinan el periodo en que las transacciones ocurren, permitiendo registrarlas en el periodo contable correspondiente. Presentan debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes en los estados financieros. 44

3.6.3 Procedimientos de control

Son aquellos que establece la administracin para proporcionar una seguridad razonable de lograr los objetivos especficos de la empresa, sin embargo, el hecho de que existan formalmente polticas o procedimientos de control, no necesariamente significa que estn operando efectivamente, por este motivo el auditor interno, o la persona designada por la mxima entidad de la organizacin, deber confirmar este hecho.

3.7 Principios de Control Interno

El control interno implica que ste se debe disear tomando en cuenta los siguientes principios: El principio de igualdad: consiste en que el Sistema de Control Interno debe velar porque las actividades de la organizacin estn orientadas efectivamente hacia el inters general, sin otorgar privilegios a grupos especiales. El principio de moralidad: todas las operaciones se deben realizar no slo acatando las normas aplicables a la organizacin, sino los principios ticos y morales que rigen la sociedad. Los valores morales surgen primordialmente en el individuo por influjo y en el seno de la familia, y son valores como el respeto, la

tolerancia, la honestidad, la lealtad, el trabajo, la responsabilidad, etc. Los valores morales perfeccionan al hombre en lo ms ntimamente humano, hacindolo ms humano, con mayor calidad como persona. El principio de eficiencia: vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la provisin de bienes y/o servicios se haga al mnimo costo, con la mxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles. El principio de economa: vigila que la asignacin de los recursos sea la ms adecuada en funcin de los objetivos y las metas de la organizacin. El principio de celeridad: consiste en que uno de los principales aspectos sujetos a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organizacin, a las necesidades que ataen a su mbito de competencia. 45 Los principios de imparcialidad y publicidad: consiste en obtener la mayor transparencia en las actuaciones de la organizacin, de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminacin, tanto en oportunidades como en acceso a la informacin. El principio de valoracin de costos ambientales: consiste en que la reduccin al mnimo del impacto ambiental negativo debe ser un valor importante en la toma de decisiones y en la conduccin de sus actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales sus operacin pueda tenerlo. El principio del doble control: consiste en que una operacin realizada por un trabajador en determinado departamento, slo puede ser aprobada por el supervisor del control interno, si esta operacin ya fue aprobada por el encargado del departamento. Cuando se efecta la asignacin de funciones, hay que tener presente que el trabajo que ejecuta un individuo, sea el complemento del realizado por otro, el objetivo es que ninguna persona debe poseer el control total.

3.8 Procedimientos Generalmente Aceptados para Mantener un Eficaz Control

Ejemplos de procedimientos: Delimitar las responsabilidades. Segregar funciones de carcter incompatible. Dividir el procesamiento de cada transaccin. Seleccionar funcionarios hbiles y capaces. Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la informacin. Hacer rotacin de deberes. Fianzas (plizas). Dar instrucciones por escrito. Utilizar cuentas de control. 46 Crear procedimientos que aseguren la totalidad, la autorizacin y el mantenimiento de la informacin. Evaluar los sistemas computarizados. Usar documentos prenumerados. Evitar el uso de dinero en efectivo.

Hacer depsitos inmediatos e intactos de fondos. Mantener orden y aseo. Identificar los puntos clave de control en cada proceso. Usar grficas de control. Realizar inspecciones tcnicas frecuentes. Actualizar medidas de seguridad. Registrar adecuadamente la informacin. Conservar en buen estado los documentos. Usar indicadores. Practicar el autocontrol. Crear por lo menos un suplente (Back Up) en cada puesto dentro de la organizacin para no crear dependencia en determinadas operaciones. Hacer que la gente sepa por qu y para qu se hacen las cosas. Definir objetivos y metas claras y alcanzables. Realizar tomas fsicas peridicas de activos.

3.9 Responsabilidad del Control Interno

Los comits u oficinas de control interno son responsables por las actuaciones de los procesos en las organizaciones que tienen las posibilidades financieras de poder crearlas, de lo contrario, la responsabilidad por las actuaciones recae en la gerencia. La responsabilidad del control interno debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada organizacin. Es necesario establecer un Sistema de Control Interno que les permita tener una confianza moderada de que sus acciones administrativas se ajustan en todo a las normas (legales y estatutarias) aplicables a la 47 organizacin. Adems, es diferente dependiendo de la actuacin o naturaleza de cada empresa u organizacin. Desde el punto de vista del cumplimiento del objeto social y las funciones asignadas a las organizaciones, el control interno es responsabilidad de la gerencia en forma indispensable e indelegable, ya que la responsabilidad no termina con la formulacin de objetivos y metas, sino con la verificacin de que stos se han cumplido. El Sistema de Control Interno debe ser un conjunto armnico, conformado por el sistema de planeacin, las normas, los mtodos, los procedimientos utilizados para el desarrollo de las funciones de la organizacin y los mecanismos e instrumentos de seguimiento y evaluacin que se utilicen para realimentar su ciclo de operaciones.(2:15) Esta caracterstica es fundamental, pues es la que permite que todos los niveles de la organizacin participen activamente en el ejercicio del control: la gerencia a travs de la orientacin general y la evolucin global de resultados; las reas

administrativas a travs del diseo de normas y procedimientos para desarrollar sus actividades, y las dependencias de apoyo, mediante el uso adecuado de procesos administrativos tales como la planeacin, el control de gestin y la evaluacin del desempeo del personal de la empresa u organizacin.

3.10 Diseo del Sistema de Control Interno

Teniendo en cuenta que el Sistema de Control Interno no es un objetivo en si mismo, un criterio fundamental, al momento de idear o establecer tales sistemas, es considerar constantemente la relacin costo-beneficio. En particular, el costo del Sistema de Control Interno se debe diferenciar con el beneficio general, los riesgos que reduce al mnimo y el impacto que tiene en el cumplimiento de la metas de la organizacin. El reto es encontrar el justo equilibrio en el diseo del Sistema de 48 Control Interno; un excesivo control puede ser costoso y contraproducente. Adems, las regulaciones innecesarias limitan la iniciativa y el grado de creatividad de los empleados. Es el gerente de la organizacin, con ayuda de sus colaboradores, quien est llamado a definir y poner en marcha dentro de los parmetros de orden legal y sistemtico, el Sistema de Control Interno que mejor se ajuste a la misin, las necesidades y la naturaleza de la organizacin. El diseo debe comprender, entre otros, los siguientes aspectos:

3.10.1 Organizacin de la Funcin de Control Interno

An cuando en teora no es necesaria la existencia de una oficina especializada en el rea de control interno, en la prctica, resulta conveniente crearla con el fin de que lidere el proceso de diseo e implantacin del sistema y, posteriormente, ayude a la administracin de la organizacin a cumplir su obligacin. Esto es, porque la operacin de un Sistema de Control Interno cuya prctica sea intrnseca al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, supone un cambio cultural muy profundo y difcil de lograr a corto plazo, especialmente si no cuenta con alguien que lidere el proceso y produzca resultados rpidamente y, consecuentemente, induzca y acelere el cambio de actitud entre los miembros de la empresa u organizacin. Debemos comprender que la creacin de una oficina que tenga como atribucin especial el control interno significa erogacin de recursos, por tal razn, en una empresa individual, sera oneroso establecerlo para la relacin costo-beneficio.

3.10.2 Plan de Desarrollo de la Funcin de Control Interno

El diseo es todo un proceso; no es una accin puntual. Por esta razn es importante que su desarrollo obedezca a un plan, en el cual se tengan en cuenta las caractersticas propias de la organizacin y un grado de avance relativo. Este plan debe contemplar los siguientes elementos bsicos: 49 Definicin de la misin de la oficina de control interno. Definicin del alcance de las funciones de la oficina de control interno en el rea del control de gestin. Divisin del trabajo entre la lnea de la organizacin y la oficina de control interno en el desarrollo de las actividades de control. Definicin y cronograma de desarrollo de las herramientas computacionales y de otra naturaleza que servirn de apoyo en el ejercicio del control interno. Cronograma de formalizacin, documentacin e implantacin de los dems procesos y procedimientos de la organizacin.

3.10.3 Anlisis de los Riesgos de Control Interno

Es responsabilidad de la oficina, comit o la entidad encargada del diseo del sistema de control interno, realizar el anlisis respectivo de cada una de las actuaciones o procedimientos de la entidad con el fin de identificar las partes dbiles. En el captulo anterior, se realiz una descripcin de los diferentes riesgos a la entidad bajo estudio en caso de no contar con un sistema de control interno adecuado y se establecieron las medidas preventivas para mitigar el efecto de los riesgos. Los riesgos son inherentes al proceso, los cuales nunca va a desaparecer, pero podemos tomar las medidas preventivas y correctivas del caso. El anlisis de los riesgos se realiz de acuerdo a los procesos empricos de la empresa objeto de estudio, se evalu cada una de las fases de los procedimientos (compras, ventas e inventarios), se establecieron los riesgos probables, y se sugiri medidas preventivas y correctivas, si en algn caso, las medidas preventivas fallaran.