SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS

MANUAL DE MANEJO PROGRAMA DE INVENTARIOS Consideraciones Bsicas. El sistema esta desarrollado para trabajar en Ambientes Windows, Grafico y con manejo del mouse en gran parte de los procesos, Impresiones Grficas. Existen procesos repetitivos, los cuales se explican una sola vez y a los cuales se hace referencia en mdulos posteriores solo para recordar en donde se pueden repasar de ser necesario. Todos los mdulos que requieran la digitacin de informacin tienen un botn llamado cancelar, ( ) este permite terminar un proceso sin salvar o para salir

normalmente despus de haber grabado. Este botn no se describe en el manual por ser comn a todas las ventanas. Para tener acceso a cada modulo del sistema debe seguir los pasos que se describen observando el men principal en la parte superior izquierda de la pantalla principal del programa, pulsando clic y desplazndose hacia abajo busque el modulo al cual quiere tener acceso, sobre ste pulse clic y as tendr acceso a la pantalla principal del modulo seleccionado. Inicio del programa. El usuario debe crear un acceso directo al escritorio del programa medicamentos.exe ubicado en la carpeta Medicamentos en la raz del disco duro, para una mayor comodidad y rpido acceso al Software.

SITEC - SOLUCIONES INFORMATICAS Diagonal 65 N 2 -26 Tunja Boyaca Cel 310-3203012

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS

Teniendo listo este acceso directo iniciar el programa es tan fcil como un doble clic en el icono; el sistema presenta una primera pantalla de bienvenida, con el nombre de la empresa, pulse la tecla entrar para ingresar al programa a trabajar.

El software consta de cuatro subttulos en los cuales se puede realizar las diferentes funciones del programa. Ellos son facturacin, movimientos, listados y otros procesos . A continuacin explicaremos a fondo cada uno de ellos. 1 MODULO DE OTROS PROCESOS En primer puesto explicaremos el modulo de otros procesos: Dada la importancia de este modulo por tener datos indispensables que alimentan las bases del programa principal.

SITEC - SOLUCIONES INFORMATICAS Diagonal 65 N 2 -26 Tunja Boyaca Cel 310-3203012

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS

1.1

Proveedor: Cliente de la empresa el nos vende alguna clase de producto o servicio. En este submen encontramos la opcin de crear, modificar y eliminar. 1.1.1 Crear: en esta opcin ingresaremos la informacin pertinente a todos clientes de la empresa llenando cada uno de los cuadros de texto, cuando se tenga toda la informacin digitada y correctamente se activar la opcin de crear.

1.1.2

Modificar: Esta opcin fue creada para corregir posibles errores en la creacin de cualquier cliente. Se ingresa y se realiza el respectivo correccin de la informacin y acepta oprimiendo la tecla modificar.

SITEC - SOLUCIONES INFORMATICAS Diagonal 65 N 2 -26 Tunja Boyaca Cel 310-3203012

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS

1.1.3

Eliminar: opcin creada para liberar las bases principales de informacin sin utilizar. Se recomienda no eliminar ningn cliente que haya utilizado anteriormente.

1.2

Municipios: este submen fue creado para ingresar posibles municipios en los cuales la empresa pueda extender su red de servicios a nivel nacional y cuenta con dos opciones crear y eliminar. Para crear cualquier municipio se debe diligenciar de la siguiente forma: en la caja de texto identificada con el nombre de cdigo se debe colocar el nmero asignado a nivel nacional, este numero esta conformado por el cdigo del departamento y el cdigo del municipio. Ejemplo vamos a crear el municipio de Chita Boyac entonces conocemos que el cdigo de Boyac es el 015 y el del municipio es 183 entonces el cdigo estara conformado por el numero 015183. Inmediatamente al digitar este nmero activara la casilla identificado con el nombre de municipio donde se ingresaran respectivamente los datos del municipio a crear. Para eliminar cualquier municipio se ingresa a esta opcin y presionando la tecla enter desplegara la lista de municipios existentes se ubica el que se quiere eliminar desplazndose con las flechas y con la tecla esc lo enva al cuadro de texto y presionando la tecla enter lo selecciona y se dara un clic en la opcin de eliminar.

SITEC - SOLUCIONES INFORMATICAS Diagonal 65 N 2 -26 Tunja Boyaca Cel 310-3203012

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS

1.3

Precios: Este submen fue creado para asignarle un precio individual a cada producto existente en el inventario de la empresa. Esta opcin poco se usa ya que los costos de los productos se actualizan cada ves que se realiza una entrada

1.4

Stock mnimo: Este submen es una ayuda integrada del programa para el usuario ya que en ella tiene la opcin de ingresar la cantidad mnima del producto que debe existir para realizar el pedido del mismo y que la existencia nunca llegue a ser cero, Con este dato en programa informa antes de agotarse cuando haya sobrepasado la existencia para que el usuario haga el respectivo pedido.

SITEC - SOLUCIONES INFORMATICAS Diagonal 65 N 2 -26 Tunja Boyaca Cel 310-3203012

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS

1.5

Beneficiarios: opcin creada para alimentar manualmente el programa de los usuarios contratados para la respectiva facturacin.

1.6

Actualizar: opcin creada para subir las base de datos de forma sistemtica al programa. Para realizar el siguiente procedimiento se debe crear el archivo con la base de datos y con la estructura pertinente se debe copiar en la siguiente ruta C:\medicamentos\recibido y el nombre del archivo debe ser llamado apaciente.dbf. cuando se haya realizado lo anterior se presiona la opcin de actualizar.

SITEC - SOLUCIONES INFORMATICAS Diagonal 65 N 2 -26 Tunja Boyaca Cel 310-3203012

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS

1.7

Medicamentos: En este submen fue diseado para la creacin de productos no existentes en la base de datos del inventario y cuenta con las opciones de crear, modificar y eliminar. El procedimiento de los dos ultimas opciones son su funcionamiento es igual a todas las mencionadas atrs. La opcin de crear nos muestra en la pantalla el diseo que esta abajote este escrito, lo importante de esta opcin es crear el cdigo interno el cual identificara al producto en adelante este cdigo puede ser el cdigo de barras del producto y el siguiente paso a seguir es llenar la informacin del producto pas por paso.

1.8

Ips: Opcin para crear todas aquellas entidades de donde nos pueden remitir ordenes de servicios o entrega de productos.
SITEC - SOLUCIONES INFORMATICAS Diagonal 65 N 2 -26 Tunja Boyaca Cel 310-3203012

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS

1.9 1.10

Ars_eps: crear diferente empresas con las que se tiene contrato. Datos bsicos: en esta parte se crea todo los datos de la empresa y estos datos sern los que estarn en los ripss. En la caja de texto identificada con el nombre arseps se selecciona

1.11

Contratos: relacin escrita y formal de un servicio a prestar, estas cajas de texto se alimentan con los datos de los contratos, en primera opcin se escoge la empresa contratante y despus se diligencia el numero del contrato.

1.12

Generar ripss: Es la parte donde se genera la informacin de lo digitado en determinado periodo esta informacin lleva los datos de la empresa descritos en el modulo de datos basicos, lo primero que hay que hacer es estipular las fechas en que se quiere generar la informacin despus el numero de factura, el contrato del cual se desea generar ripss y la empresa a la que se le va facturar.

SITEC - SOLUCIONES INFORMATICAS Diagonal 65 N 2 -26 Tunja Boyaca Cel 310-3203012

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS

Con esto terminamos el modulo principal del programa. 2 MODULO DE FACTURACIN

En este modulo se realizara todo lo pertinente con la digitacin de las autorizaciones despachadas por la empresa adems de esto cuenta con un modulo independiente de venta al publico. 2.1 Facturar: este proceso nos permite descargar de nuestro inventarios todas las salidas a facturar a las empresas contratantes, para poder realizar este proceso es necesario llenar las base de datos de los beneficiarios, las ips y los contratos, si falta alguno de estos no podr realizar el proceso correctamente. El primer paso a realizar es digitar el numero identificacin o numero de carnet con el cual esta creado el beneficiario en la base de datos, si esta creado sistemticamente enviara todos los datos del beneficiario a la pantalla, de lo contrario mostrara un mensaje indicando que el usuario no existe y debe crearlo. Despus de esto se activara la caja de texto de las ips que presionando la tecla Enter desplegara la tabla de ips creadas dando la opcin de elegir alguna de ellas la cual la seleccionar con las fechas del teclado y con tecla esc lo enviara al pantanazo de facturacin. El siguiente paso es escoger el contrato al cual pertenece el beneficiario y el procedimiento es igual a lo anteriormente mencionado en la seleccin de las ips, ya activado el cdigo del producto si se conoce se puede digitar manual mente de lo contrario se debe presionar la tecla enter el cual activa la ayuda de bsqueda en la cual digitando las letras iniciales del producto a facturar sistemticamente nos indicara los productos que existen creados en listado de inventario. Utilizando las fechas del teclado selecciona el indicado y con la tecla enter lo enviara a la a la pantalla trayendo junto con ella la cantidad de existencia en ele momento. El siguiente paso ser digitar la cantidad

SITEC - SOLUCIONES INFORMATICAS Diagonal 65 N 2 -26 Tunja Boyaca Cel 310-3203012

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS

despachada y dar un clic en incluir. Este proceso se debe realizar cuantas veces quiera el usuario o termine de digitar los productos de la formula, despus de terminado el proceso se debe dar un clic en la tecla descargar para que el programa acepte la informacin digitada.

2.2

Publico: este proceso fue creado para separar los despachos contratados de loa ventas al pblico que se pueden realizar. En este proceso hay que seguir paso a paso las cajas de texto llenando la informacin solicitada en cada una de ellas, al llegar al cdigo del producto se realiza el mismo procedimiento que se tiene que hacer al descargar cualquier formula descrito en el numeral 2.1, al digitar la cantidad activa la casilla de vlr unitario en donde el usuario discriminar el valor de venta. El programa automticamente realizara la operacin del total de la venta. Al terminar se descarga y nos muestra el desprendible de la venta.

SITEC - SOLUCIONES INFORMATICAS Diagonal 65 N 2 -26 Tunja Boyaca Cel 310-3203012

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS

2.3 2.4

Modificar: en este proceso se pueden corregir cualquier operacin de salida de las dos anteriores. Anular: este proceso borra producto por producto digitado en cualquier de los dos procesos de salida, este proceso utiliza el consecutivo para borrar los registros, al borrar un registro devuelve automticamente la cantidad al inventario. 3 MODULO DE MOVIMIENTOS

Este modulo esta compuesto por tres procesos individuales Compras, traslados y ajustes 3.1 Compras: En este proceso alimenta el inventario mediante las compras realizadas a los diferentes proveedores por eso mencionbamos la importancia de crear en las bases de datos todos los proveedores con los que cuenta la empresa. En este proceso no permite llenar la fecha de llegada del pedido, el proveedor que nos despacho la mercanca para consolidar la informacin por compras, la fecha de vencimiento del producto, el lote y registro sanitario que son datos importantes del producto y la empresa en caso de presentar propuestas de servicios a otras empresa y por ultimo nos permite alimenta el numero de factura para controlar la duplicidad de facturas del mismo proveedor.

SITEC - SOLUCIONES INFORMATICAS Diagonal 65 N 2 -26 Tunja Boyaca Cel 310-3203012

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS

Ya en el ingreso del producto repetimos las operaciones mencionadas en el proceso de facturacin el cual debe seguir la misma operacin y valindonos de la ayuda de bsqueda del programa, despus de ubicar el producto es decisin del usuario como ingresar la cantidad mnima del producto ya sea por cajas tabletas o frascos aclarando de de la misma manera deber ingresar el costo unitario del producto. El programa nos da la opcin de ingresar el precio pblico o sugerido el cual es de gran ayuda al realizar ventas al pblico pues nos orienta para realizar el cobro del producto. Despus de esto el programa nos pide un subtotal el cual dividir en la cantidad ingresada el cual ayudara a sacar el valor unitario del producto. Cada producto se debe incluir, al terminar la factura totalizara y este total debe coincidir con el de la factura. Por ultimo de debe dar clic en almacenar.

3.1.1

Modificar: este proceso nos da la opcin de modificar producto por producto de las compras, al ingresar a el se deben ubicar por el numero de la factura para evitar modificar alguno diferente.

3.1.2 3.2

Eliminar: Como su nombre lo indica esta diseado para eliminar producto por producto de las compras realizadas.

Traslados: Este proceso esta hecho para trasladar producto entre bodegas de la misma empresa. En este proceso se pueden realizar salidas y entradas por lo tanto se recomienda tener mucho cuidado al dar clic en la opcin de descargar.

SITEC - SOLUCIONES INFORMATICAS Diagonal 65 N 2 -26 Tunja Boyaca Cel 310-3203012

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS

3.2.1 Entradas: lo primero que se debe es seleccionar el municipio o la bodega a la cual se desea enviar el traslado, automticamente habilitara las cajas de texto de vencimiento, lote, registro sanitario y lo siguiente es repetir los mismos procesos anteriormente descritos. Lo nico anotar es que esta parte solicita el valor unitario el cual es diferente al subtotal del producto.

3.2.2

Salidas: despus de seleccionar el municipio se da un clic en la opcin de salida la cual inmediatamente enva al usuario a seleccionar el producto a descargar y con este el programa realiza todo porque internamente recoge los costos del producto y los enva a la pantalla. Con esto solamente el usuario se dedica a escoger los productos a incluir en el traslado.

3.3

Ajustes: este proceso al igual que el anterior tambin realiza entradas como salidas es importante tener claro que es lo que se quiere realizar. En este proceso hay que seleccionar los producto a justar y especificar si son entradas o salidas y el motivo por el cual se esta realizando el ajuste, esto sirve para tener un registro del porque se hacen los ajustes. En caso de seleccionar otro el automticamente habilitara la siguiente caja de texto para especificarlo manualmente. Estos ajuste sirve para ajustar los inventarios en casos de descuadres o mercancas dadas de baja, anotando que deben ser autorizados por la empresa.

SITEC - SOLUCIONES INFORMATICAS Diagonal 65 N 2 -26 Tunja Boyaca Cel 310-3203012

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7

MODULO DE LISTADOS

Medicamentos: listado de medicamentos existentes en el inventario. Cdigos: Listado de medicamentos con su respectivo cdigo para maraca los productos. Ajustes: Listado de ajustes ya se por entradas o salidas, este reporte se realiza entre fechas seleccionadas por el usuario del programa. Arqueo de caja: Informe donde muestra los ingresos de las ventas publico. Inventarios: listado de existencias del programa. Compras: listado de compras entre fechas resumido por proveedor o consolidado. Formulas por eps_ars: listado de autorizaciones descargadas las cuales muestra detallada, en factura que es la formula completa del usuario y sirve para revisar el movimiento diario y las ventas publico, aclarando que estos informes el usuario decide las fecha en las cuales quiere generar el informe.

4.8 4.9 4.10 4.11

Stock mnimo: Listado que informa que referencias estn por debajo del punto mnimo. Proveedores: Listado de proveedores creados en las bases de datos Formulas anuladas: Listado de formulas anuladas Traslados: listado de traslados por municipio o consolidados

SITEC - SOLUCIONES INFORMATICAS Diagonal 65 N 2 -26 Tunja Boyaca Cel 310-3203012

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS

4.12 4.13 4.14

Medicamentos facturados: listado de medicamentos con movimientos durante el periodo escogido por el usuario. Por IPS: Listado de costos acumulados por IPS Movimientos: Listados de movimientos 4.14.1 Detallada: Listado de producto por producto y tiene la opcin de kardex el cual consolida todas las entradas y todas las salidas. La opcin detallada informa producto por producto a que beneficiarios se les despacho y en que fecha con su respectivo numero de formula. 4.14.2 Resumen: consolida todos los movimientos de salida y entradas

4.15

Por Municipio: genera un informe por nivel de atencin de los municipios que fueros atendidos en cada punto. 5 SALIR

Esta opcin le permite al usuario del sistema salir al escritorio de Windows en forma normal.

SITEC - SOLUCIONES INFORMATICAS Diagonal 65 N 2 -26 Tunja Boyaca Cel 310-3203012

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS

OTORGA:

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS SITEC

A: BOTICA COMUNITARIA Municipio de Chita - Boyac. DISEO Y PROGRAMACION: Luis Antonio Jaimes. Enero 2005. Acuerdo de licencia de Software para el Sistema de Facturacin Medicamentos Versin 1.01 2005.
Este Acuerdo de Licencia es un acuerdo legal entre LA BOTICA COMUNITARIA del Municipio de Chita Boyac y SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS SITEC para el PRODUCTO DE SOFTWARE SISTEMA DE FACTURACION MEDICAMENTOS Versin 1.01 y que acompaa este Acuerdo de Licencia, el cul incluye software de computadora, la documentacin, los medios asociados e impresos de los materiales. El PRODUCTO de SOFTWARE est protegido por leyes y tratados de derecho de autor, as como tambin otras leyes y tratados de propiedad intelectual. El PRODUCTO de SOFTWARE con licencia, no es vendido.

Licencia para instalar y copiar El PRODUCTO de SOFTWARE:

SITEC EU otorga licencia del PRODUCTO de SOFTWARE para el uso dentro de una sola compaa. El PRODUCTO de SOFTWARE se puede instalar y puede ser copiado en cualquier computadora de propiedad de la BOTICA COMUNITARA DE CHITA. Bajo ningn concepto, el software, puede ser cedido o vendido a otra Empresa y/o compaa. Bajo ningn concepto, el software, puede ser instalado o copiado a computadoras de propiedad de otras compaas o usado por las mismas.

Licencia para usar El PRODUCTO de SOFTWARE:

SITEC EU le otorga como una compaa el derecho de usar El PRODUCTO de SOFTWARE dentro del contexto de la compaa autorizada es decir para la BOTICA COMUNITARIA de Chita. Cualquier nmero de usuarios puede acceder al software, tantos como la BOTICA COMUNITARIA considere necesario. Bajo ningn concepto la BOTICA COMUNITARIA puede cobrar honorarios por el uso del PRODUCTO de SOFTWARE.

Licencia para modificar El PRODUCTO de SOFTWARE:

SITEC EU le otorga como compaa el derecho de modificar El PRODUCTO de SOFTWARE para satisfacer las necesidades de la BOTICA COMUNITARIA, el alcance de las modificaciones deben cumplir las siguientes condiciones: 1. La nota de los derechos de autor contenido dentro de los archivos fuente debe permanecer intacta y sin alteraciones.
SITEC - SOLUCIONES INFORMATICAS Diagonal 65 N 2 -26 Tunja Boyaca Cel 310-3203012

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS

2. Cualquier fuente alterada permanece bajo la propiedad de SITEC EU y es con sujecin a que stos licencian las restricciones.

En Tunja Boyaca

a Agosto de 2005.

Ing. He. RIGOBERTO SALAZAR CORREA Gerente SITEC EU

Copyright 2005 by SITEC EU, All Rights Reserved.

SOLUCIONES INFORMATICAS ESTRATEGICAS Y TECNOLOGICAS SITEC EU Cel. 310 - 3203012 Email : Siteceu@latinmail.com

SITEC - SOLUCIONES INFORMATICAS Diagonal 65 N 2 -26 Tunja Boyaca Cel 310-3203012