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Empleo y el Instituto de Salud y Trabajo (ISAT), con la colaboracin del Gobierno de Canad. Primera edicin, junio 2011 Diseo grfico: Karim L. Rojas Lujn
Contenido
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Base legal y presentacin Seguro de Vida Ley La Clave SOL Ingresando al sistema utilizando la Clave SOL Trabajando con el Sistema de Registro de Contrato de Seguro Vida Ley
Men principal
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Registrar Contrato Datos del Empleador Datos de la Empresa Aseguradora Datos del Trabajador Listado de Trabajadores Asegurados Altas y Bajas / Actualizacin Altas Bajas Actualizacin Renovacin de Contrato Comprobante de envo Detalle por compaa aseguradora y nmero de pliza
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Reportes
3. Modificacin de los datos que se encuentren en el Registro. La actualizacin del Registro Obligatorio debe realizarse en el plazo mximo de cinco (5) das hbiles de haberse producido cualquiera de los hechos indicados. Los Inspectores de Trabajo estn facultados para verificar el cumplimiento de la inscripcin en el Registro Obligatorio de Contratos de Seguros Vida Ley. En caso de verificarse el incumplimiento en la contraccin del seguro de vida, no mantenerla vigente o no pagar oportunamente la prima a favor de los trabajadores, se impondrn las sanciones administrativas correspondientes, de conformidad con la Ley N 28806, Ley General de Inspeccin del Trabajo, y su Reglamento, aprobado por el Decreto Supremo N 019-2006TR. En tal sentido, de conformidad con lo previsto en el numeral 24.12 del Decreto Supremo N 019-2006-TR, modificado por la Primera Disposicin Complementaria Modificatoria del Decreto Supremo N 003-2011-TR, son infracciones graves en materia de relaciones laborales, los siguientes incumplimientos: no registrar el Contrato de Seguro de Vida Ley en el Registro creado por la Ley N 29549, no contratar la pliza de seguro de vida, no mantenerla vigente o no pagar oportunamente la prima, a favor de los trabajadores con derecho a ste, incurrindose en una infraccin por cada trabajador afectado. Por esas razones, la Oficina General de Estadstica y Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones del Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo ha desarrollado un aplicativo informtico para el registro respectivo, puesto a disposicin de los usuarios en el portal institucional: www.mintra. gob.pe Este manual de usuario se ha diseado con el propsito de orientar y facilitar el proceso de registro de la informacin al sistema.
La Clave SOL
Adicionalmente, para autenticar el ingreso, es obligatorio poseer la Clave SOL que otorga la SUNAT a los contribuyentes, que en nuestro caso son los empleadores. La Clave SOL, en su conjunto, est compuesta por tres datos fundamentales: el nmero del Registro nico de Contribuyentes (RUC), un nombre de usuario y una contrasea. Vea el siguiente ejemplo:
Razn social del empleador o contribuyente RUC Usuario de Clave SOL Contrasea de Clave SOL Agroindustrias del Per S.A. 20602895665 77MBHGYV YbNKntMUb
Importante:
Si no posee la Clave SOL de la SUNAT, no podr ingresar al sistema de informacin. Por lo tanto ser necesario que solicite una en cualquiera de las oficinas de la SUNAT. Vea ms informacin en el siguiente enlace: http://www.sunat.gob.pe/operacLinea/comoObtener.htm
Ingresa en el formulario los siguientes datos y en el mismo orden: Nmero RUC del empleador (11 digitos). Nombre de usuario SOL. Contrasea SOL.
Si el ingreso ha sido correcto, se nos permitir el acceso al sistema y veremos un mensaje de verificacin que nos informa que el sistema se visualizar en breves instantes.
Si los datos ingresados no fueron correctos, recibiremos un mensaje de error y tendremos que repetir el procedimiento de autenticacin.
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Trabajando con el Sistema de Registro de Contrato de Seguro Vida Ley Men principal
Nos encontramos en el men principal del Sistema de Registro de Contratos de Seguro Vida Ley.
Para empezar a trabajar con los contratos o polizas debemos presionar la opcin Gestionar Contratos de Seguro Vida Ley.
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En esta seccin del sistema nos muestra tres (3) campos de bsqueda de Contratos Seguro Vida Ley, en el caso que hayan sido registrados los contratos, los cuales son:
Para el registro de una pliza tenemos que trabajar con las siguientes opciones:
Registrar una pliza. Actualizacin Renovacin de contrato
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Registrar Contrato
Para registrar un contrato debemos hacer clic en el cono Registrar Contrato
Luego se muestra el formulario de Registro de Contrato de Pliza de Seguro Vida Ley que esta dividido en cinco secciones.
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Cuando hacemos clic en el cono buscar muestra una lista de empresas aseguradoras, como se puede visualizar en la pantalla a continuacin.
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Luego hacemos clic sobre la empresa aseguradora requerida y automticamente el sistema mostrar el RUC y la Razn Social de dicha empresa.
Los otros datos son llenados manualmente. Una vez llenados todos los datos de la poliza, hacemos clic en el botn grabar y se mostrar un el siguiente mensaje.
Si est seguro que los datos han sido ingresados correctamente hacemos clic en el botn Aceptar. En el caso que se haya ingresado un dato incorrecto hacemos clic en el botn Cancelar para realizar los cambios. Cuando grabamos los datos el sistema nos mostrar un mensaje indicndonos que se ha grabado satisfactoriamente la poliza:
Luego aparecer un botn de Modificar en lugar del botn Grabar para hacer algunas modificaciones a la poliza, en el caso que se haya cometido algn error en el ingreso de la informacin.
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Una vez que ingresemos el Documento de Identidad (DNI) del trabajador automticamente el sistema se conectar con la RENIEC para extraer los datos bsicos de la persona (apellidos y nombres). El resto de informacin debe ser ingresada manualmente. Todos los datos deben ser ingresados de lo contrario el sistema emitir mensajes recordatorios como el siguiente:
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Una vez que ingresemos todos los datos requeridos hacemos clic en el botn Grabar y el sistema crear una tabla de todos los trabajadores ingresados.
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Estn excluidas las gratificaciones, participaciones, compensacin vacacional adicional y otras que por su naturaleza no se abonen mensualmente. Tratndose de trabajadores remunerados a comisin o destajo se considera el promedio de las percibidas en los ltimos tres meses. Cuenta con seguro de vida en calidad de extrabajador? Responder s o no
Si queremos modificar los datos ingresados debemos buscar en la tabla que se ha creado al trabajador y hacer clic sobre el cono de modificar.
Luego debemos de ingresar los beneficiarios por cada trabajador, para ello debemos hacer clic en el cono beneficiario . Esta opcin mostrar una ventana en la cual debemos ingresar los datos del beneficiario.
Al ingresar el Documento de Identidad (DNI) del trabajador automticamente el sistema se conectar con la RENIEC para extraer los datos bsicos de la persona (apellidos y nombres). El resto de informacin debe ser ingresada manualmente.
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Una vez ingresados los datos requeridos hacemos clic en el cono de grabar y el sistema crear una lista con los beneficiarios ingresados.
Si deseamos hacer alguna modificacin a la informacin ingresada solamente debemos hacer clic en el cono modificar , de lo contrario hacemos clic en el botn regresar, para seguir registrando a los trabajadores y trabajadoras de la pliza.
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Para finalizar este proceso de registro de poliza y enviar la informacin al Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo (MTPE) debemos adjuntar el archivo .PDF de la pliza. Este archivo no debe ser mayor a 500 kb, y luego hacer clic en el botn de enviar.
El sistema automticamente mostrar un mensaje para confirmar si estamos seguros de enviar la pliza al Ministerio de Trabajo. Si estamos conformes hacemos en el botn aceptar.
El sistema nos mostrar un mensaje confirmando que el envo de la pliza ha sido satisfactorio y que debemos imprimir nuestro comprabante. Para ello debemos hacer clic en el cono de imprimir.
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Este comprobante de envo deber ser impreso o guardado en archivo (PDF) para su posterior impresin.
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Como se puede visualizar en la pantalla anterior se han listado las compaas aseguradoras que se han ingresado. El sistema validar la opcin Altas y Bajas / Actualizacin solo para aquellas polizas que el estado sea Recepcionadas por el MTPE, aquellas que tienen el estado Registrado pero no enviada, no podrn acceder a esta opcin ya que la informacin ingresada an no est completa. Una vez seleccionada la poliza hacemos clic sobre la opcin Altas y Bajas / Actualizacin . Se mostrar el formulario con los datos del Empleador y de la Empresa Aseguradora.
Altas
En el caso de que se ingrese un nuevo trabajar a la poliza se tendr que llenar la seccin Trabajador con los datos requeridos. Adems, se agrega un campo ms en el formulario de registro Fecha de Aseguramiento. Esto quiere decir que todos los nuevos trabajadores que se van a ingresar van a tener como fecha de aseguramiento la fecha en que se les incluye en la cobertura de la pliza ya suscrita.
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Una vez que ingresemos el Documento de Identidad (DNI) del trabajador automticamente el sistema se conectar con la RENIEC para extraer los datos bsicos de la persona (apellidos y nombres). El resto de informacin debe ser ingresada manualmente. Todos los datos deben ser ingresados de lo contrario el sistema emitir mensajes recordatorios como el siguiente:
Una vez que ingresemos todos los datos requeridos hacemos clic en el botn Grabar y el sistema crear una tabla de todos los trabajadores ingresados.
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Nombres Fecha de nacimiento Genero Reingreso Fecha de ingreso o reingreso Tipo de moneda Monto Rem. Asegurable
Nombres del trabajador Fecha de nacimiento del trabajador Marcar, masculino o femenino, segn corresponda Marcar, si o no, segn corresponda Da, Mes, Ao Tipo de moneda del contrato de trabajo Teniendo presente lo previsto en el artculo 9 del Decreto Legislativo N 688, modificado por el artculo 1 de la Ley N 29549: Las remuneraciones asegurables para el pago del capital o pliza estn constituidas por aquellas que figuran en los libros de planillas y boletas de pago, percibidas habitualmente por el trabajador aun cuando sus montos puedan variar en razn de incrementos u otros motivos, hasta el tope de una remuneracin mxima asegurable, establecida para efectos del seguro de invalidez, sobrevivencia y gastos de sepelio en el Sistema Privado de Pensiones. Estn excluidas las gratificaciones, participaciones, compensacin vacacional adicional y otras que por su naturaleza no se abonen mensualmente. Tratndose de trabajadores remunerados a comisin o destajo se considera el promedio de las percibidas en los ltimos tres meses. Responder s o no La fecha en que se incluye al trabajador en la cobertura de la pliza.
Bajas
En el caso que se desee dar de baja a un trabajador, es decir que por renuncia, despido, fallecimiento o trmino del contrato se podr retirar a dicho trabajador de la poliza o contrato. Para ello debemos ir a la columna Baja y hacer clic en la X, como se muestra a continuacin.
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Luego el sistema nos mostrar una ventana donde debemos de especificar el motivo por el cual deseamos dar de baja al trabajador.
Una vez seleccionado el motivo de la baja, ingresamos la fecha que estamos procediendo a dar de baja al trabajador.
Luego hacemos clic en el botn Grabar y se mostrar un mensaje preguntando si estamos seguros de dar de baja al Trabajador.
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Actualizacin
En el caso de la actualizacin se podr hacer cambios y/o modificaciones a la informacin ya ingresada, ya sea en los datos de la poliza o en los datos de los trabajadores ingresados. Para finalizar este proceso de Altas/Bajas y/o Actualizacin, debemos reemplazar la pliza y enviarla al Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo (MTPE). Para ello debemos hacer clic en Reemplazar, como se muestra a continuacin.
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Renovacin de Contrato
Esta opcin te permite renovar el contrato o poliza registrada. Para ello ubicanos el contrato o poliza y hacemos clic sobre el botn Renovacin de Contrato y el sistema nos mostrar la siguiente pantalla.
Automticamente el sistema cargar la informacin de la Empresa Aseguradora. Solamente tendremos que ingresar la nueva fecha de vigencia de la poliza y la fecha de suscripcin de la misma, como se muestra a continuacin.
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Para confirmar la informacin ingresada hacemos clic en el botn Aceptar y luego el sistema nos mostrar un mensaje afirmando que la Pliza se grab satisfactoriamente y para verificar la lista de trabajadores que no forman parte de la cobertura de la presente renovacin de la pliza.
En el caso que todos los trabajadores formen parte de la cobertura de la renovacin de la pliza no haremos ningn cambio. Para finalizar este proceso de renovacin de poliza y enviar la informacin al Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo (MTPE), debemos adjuntar el archivo .PDF de la nueva pliza. Este archivo no debe ser mayor a 500 kb, y luego hacer clic en el botn de enviar.
El sistema automticamente mostrar un mensaje para confirmar si estamos seguros de enviar la pliza al Ministerio de Trabajo. Si estamos conformes hacemos en el botn aceptar.
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El sistema nos mostrar un mensaje confirmando que el envo de la pliza ha sido satisfactorio y que debemos imprimir nuestro comprabante. Para ello debemos hacer clic en el cono de imprimir.
Este comprobante de envo deber ser impreso o guardado en archivo (PDF) para su posterior impresin.
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Reportes
Esta opcin permite reimprimir los comprobantes de envo de las plizas o contratos ya registrados en el sistema, adems listar a detalle los datos de los trabajadores y trabajadoras ingresados en la pliza.
Comprobante de envo
En el caso de comprobante de envo debemos ingresar el Nmero de Comprobante y el Ao, como se muestra a continuacin:
A continuacin hacemos clic en el cono de Imprimir y el sistema nos mostrar el comprobante para su impresin.
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A continuacin hacemos clic en el cono de Imprimir y el sistema nos mostrar el Listado de Trabajadores Asegurados por Pliza para su impresin.
En este listado podemos visualizar la informacin registrada en la pliza, tanto de los trabajadores como de sus respectivos beneficiarios.
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