INSTITUCIN EDUCATIVA LICEO QUINDO ORDENES DE COMPRA DE 12 E IGUALES A 20 SALARIOS MNIMOS VIGENTES

ELABORACIN Elaborado por:

REVISIN Revisado por:

APROBACIN Aprobado por:

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

Csar Augusto Londoo Cargo: Coordinador

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

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Ordenes de compra de 12 e iguales a 20 salarios mnimos vigentes

TABLA DE CONTENIDO

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2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES ................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD ............................................................................................... 3 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 6 6. CONTENIDO ..................................................................................................... 8 7. REGISTROS DE CALIDAD ............................................................................. 10 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 10 9. ANEXOS .......................................................................................................... 10

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1. OBJETO

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Este procedimiento tiene como objeto disponer los principios, las competencias los procedimientos para la elaboracin y legalizacin del contrato y en general las reglas que rigen la contratacin de rdenes de compra superiores a doce salarios hasta veinte salarios mnimos, de las instituciones educativas conforme al manejo de los recursos del Fondo de Servicios Educativos. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la actividad de definicin de las necesidades de los elementos a adquirir, continua con la definicin de los recursos, el desarrollo de las etapas de contratacin y termina con el recibo de los elementos, entrada al almacn, pago y liquidacin del contrato.

3. DEFINICIONES 3.1 PRESUPUESTO: Es un clculo anticipado de ingresos y gastos en el desarrollo de una actividad econmica durante una vigencia. 3.2 PLAN DE COMPRAS. Es la programacin de las compras, rdenes de servicios y contratos que se ejecutaran en la vigencia siguiente por parte de la institucin educativa 3.3 PLAN ANUALIZADO DE CAJA: Permite proyectar y monitorear los ingresos y los gastos que se esperan efectuar en un periodo de tiempo, de tal forma que se observe la relacin entre lo ingresado y lo ejecutado. 3.4 SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es La consulta realizada por el ordenador del gasto al auxiliar administrativo con el objeto de verificar que si existen fondos en la actualidad para ejecutar el rubro.

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3.5 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es la respuesta del Auxiliar administrativo al ordenador del gasto donde se confirma que existen o no presupuesto para ejecutar el gasto. 3.6 SOLICITUD DEL REGISTRO: Es la confirmacin de la ejecucin del gasto. 3.7 REGISTRO PRESUPUESTAL: Ejecucin del compromiso del gasto efectuado con anterioridad. 3.8 COTIZACION: Documento por medio del cual se obtiene el valor de lo ofertado por parte de quin va a prestar el servicio. 3.9 ORDEN DE COMPRA: Documento por medio del cual la Institucin Educativa autoriza la adquisicin, del bien. 3.10 CERTIFICADO DE TESORERIA: Es aval del tesorero de la institucin para confirmar que existen los recursos, para el pago del compromiso adquirido. 3.11 INFORME DE SUPERVISOR O RECIBO A SATISFACCIN: Es el documento por medio del cual el supervisor avala o no, la orden de compra realizada por la Institucin (Siendo este de suma importancia para la posterior liquidacin del compromiso) 3.12 ORDEN DE PAGO: Documento Por medio del cual se autoriza el pago de la compra realizada. 3.13 COMPROBANTE DE EGRESO: Documento por medio del cual se realiza el pago de la compra adquirida.

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3.14 ACTA DE LIQUIDACIN:

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Documento por medio del cual las partes da por terminado la ejecucin de la orden de compra. 3.15 ESTUDIOS PREVIOS: Es la justificacin y sustentacin de la necesidad que se requiere por parte de la Institucin Educativa de la compra que se requiere. 3.16 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES: Proceso Concertado y Participativo para la elaboracin del Presupuesto. 3.17 PROPUESTA: Es la oferta del servicio que se quiere ofrecer. 3.18 ARCHIVO: Es el consecutivo histrico que la institucin debe llevar en la institucin a efectos de ser consultado por cualquier persona o ente que lo necesite. 4. NORMATIVIDAD Constitucin Poltica: artculo principalmente los artculos 1, 2, 29, 90, 121, 209, 354,355. Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007: (Introduce medidas para la eficiencia y transparencia en la Ley 80/1993 y se dictan disposiciones generales sobre contratacin) Ley 594 de 2000: Donde se reglamenta la Ley de Archivo a nivel Nacional Ley 715 del 21 de diciembre de 2001 por medio de la cual se dictan normas Orgnicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artculos en sus artculos 10, 11, 12, 13, 14. Ley 819 de 2003: (se dictan disposiciones en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal). Ley 1176 de 2007: (Desarrollan los artculos 356 y 357 de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones Sistema General de Participaciones para La Educacin

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Plan Nacional de Desarrollo Vigente:(Ley 1450/2011 Plan de Desarrollo - 2010 2014) Decreto 111 de 1996: articulo 71: Actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales. Decreto No.2789 de 2004:(reglamenta el Sistema Integrado de Informacin Financiera -SIIF Nacin adems programa Anual Mensualizado de Caja y Las Ordenes de Pago) Decreto 1101 de 2007: (Inembargabilidad de Recursos) Decreto 4791 de 2008: artculo 17 donde determina lo relativo al rgimen de contratacin. Decreto 028 de 2008: (Define estrategia de monitoreo, seguimiento y control integral al gasto que se realice con el SGP) Directiva Ministerial numero 22, del 21 de julio de 2010: donde hace referencia sobre las orientaciones para el uso de los recursos de gratuidad

5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIN PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA SUBPROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Comunidad Educativa, Alcaldas, Secretaria de Educacin Departamental, Ministerio de Educacin Nacional, Proveedores Personas Naturales y Jurdicas. CLIENTE: Comunidad Educativa, Alcaldas, Secretaria de Departamental, Ministerio de Educacin Nacional, Proveedores Naturales y Jurdicas. Educacin Personas

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5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos -

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Efectuar Compras que no correspondan a las necesidades de las Instituciones que sobre pase los doce salarios mnimos. Determinar compras por encima de la capacidad financiera de la Institucin

5.3.2 PUNTOS DE CONTROL - Seguimiento al Plan de Compras anualizado - Anlisis previo al Presupuesto para determinar la capacidad financiera

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6. CONTENIDO
No. DESCRIPCIN PRODUCTO

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RESPONSABLE

TIEMPO

1 Identificacin de necesidades de la Institucin ( Proceso Concertado Y Participativo Remite Circular a Documento los Coordinadores y Docentes Identificacin de para la vigencia del ao siguiente necesidades Rector 3 das 2 Priorizar Necesidades de Acuerdo al Presupuesto Documento Rector 1 da 3 Revisin y Aprobacin de Proyectos Documento Rector 1 da 4 Rector de la Evaluar la Capacidad Institucin y Presupuestal para determinar las Elaboracin de Auxiliar compras presupuesto Administrativo 1 da 5 Rector de la Consultar Plan de Compras para Institucin y verificar que los elementos se Auxiliar encuentren determinados Plan de Compras Administrativo 1 da 6 Consultar Plan Anualizado de Caja para determinar la forma de pago, identificar y valorar el proyecto que contiene componentes relacionados con la necesidad a Rector y Auxiliar satisfacer P.A.C. Administrativo 1 da 7 Asignar el funcionario para la elaboracin Estudios Previos, descripcin de la necesidad para la asignacin y elaboracin teniendo Auxiliar 2 da idoneidad sobre el objeto. Estudios Previos Administrativo 8 Citar al Consejo directivo para evaluar la necesidad de la compra. Documento Rector 1 hora 9 Suscripcin del Acta de aprobacin de la necesidad por parte del Consejo Directivo y Auxiliar Acuerdo del Consejo Acta Administrativo 1 hora 10 Expedicin del certificado de Auxiliar Disponibilidad Presupuestal C.D.P. Administrativo 1 hora

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11 Solicitar Tres cotizaciones como Tres mnimo del bien que se va Ofertantes cotizaciones adquirir. 12 Evaluar las cotizaciones y tomar Auxiliar Cotizacin la decisin. Administrativo. 13 Elaboracin de la Orden de Orden de Auxiliar Compra o contrato Compra Administrativo 14 Verificar requisitos al Contratista. Externos Precontractuales Ofertante Natural y Jurdica( (i)cedula Ciudadana (ii) RUT (iii) Asignacin del Rector Certificado de Antecedentes supervisor Fiscales, (iv) Antecedentes Disciplinarios (v) Certificado de Cmara, de Comercio factura 15 Asignacin del supervisor, Persona Oficio Rector idnea de acuerdo a la necesidad Legalizar la Orden de Compra o Documento para Auxiliar 16 contrato legalizar la orden Administrativo de compra. Solicitud de registro Presupuestal Auxiliar S.R.P. 17 y Expedicin Administrativo Certificado de Tesorera (PAC) Auxiliar C.T. 18 administrativo Acta de inicio para la ejecucin de Auxiliar Acta de inicio 19 la orden de compra o contrato Administrativo Notificacin al supervisor para la Nombramiento 20 actividad de control y vigilancia de Supervisor del supervisor la compra. Acta de recibo a satisfaccin por Informe del Supervisor 21 parte del supervisor supervisor Entrada al almacn e inventarios Documento de Almacenista 22 entrada Elaborar la orden de pago Auxiliar Orden de Pago 23 Administrativo Comprobante de Egreso Comprobante de Auxiliar 24 egreso Administrativo Acta de liquidacin de la compra Auxiliar Acta liquidacin 25 Administrativo Archivo de Gestin Auxiliar Plan Institucional 26 Administrativo

1 da 1 hora 1 hora

1hora

1 hora 1 hora 1 hora 1 hora 1 hora 1 hora 1 horas 2 horas 1 hora 1 hora 3 horas 1 hora

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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIN Cdigo N.A. Nombre Contratos ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN Recoleccin Indizacin Clasificacin ACCESO

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CONSERVACIN Tiempo de Retencin 20 aos

DISPOSICIN FINAL Mtodo Conservacin Total Seleccin y eliminacin Seleccin y eliminacin

N.A.

Entrada Almacn Inventarios

N.A.

Personal Autorizado Auxiliar Carpeta / Alfabtico Directivos y Administrativ Contratos Auxiliar o Admn Auxiliar Carpeta/Entra Alfabtico Rector, Administrativ da Almacn Auxiliar o Admin Auxiliar Carpeta/Inven Alfabtico/Cro Rector Administrativ tario nolgico Auxiliar o General/Deleg Admin acin

10 aos

5 aos

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8. Presupuesto de la vigencia

9. ANEXOS 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 Cedula de ciudadana RUT Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios Certificado de Cmara de Comercio. Factura de Compra