ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE TESORERIA. OBJETIVO ESPECIFICO DEL CONTROL INTERNO. OBETIVOS DE AUTORIZACION.

OBJ. 1 Las fuentes de inversin y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. En los criterios de seleccin de fuentes de inversin y financiamientos utilizados por la empresa, estos deben especificar estndares, respecto a asuntos tales como: Capacidad actual y potencial, y disposicin para endeudar a la empresa o para invertir en ella. Integridad y confiabilidad. TECNICAS DE CONTROL APLICABLES. Polticas por escrito para la seleccin de fuentes de financiamiento. Bases de datos como archivos maestros de accionistas, bonistas, entidades en que se invierte etc. Procedimientos especficos para aadir cambiar o eliminar informacin de las bases de datos. Tcnicas para probar la confiabilidad de las bases de datos como las siguientes: a) Especificar que los cambios en archivos sean aprobados por escrito por personal autorizado. b) Uso de formas estndar prenumeradas para documentar los cambios a las bases de datos de fuentes de inversin o financiamiento, controles fsicos sobre el acceso a dichas formas y conciliacin de las formas usadas con los cambios realmente efectuados. c) Revisin y aprobacin, por personal autorizado, de los informes de cambios a las bases RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO. La empresa puede verse impedida de satisfacer sus necesidades de capital a medida que surgen. Los inversionistas o los acreedores pueden tratar de obtener control de la empresa o de alguno de sus archivos.

Los inversionistas o acreedores pueden retirarse en tiempo oportuno. La empresa puede obtener financiamiento con condiciones no satisfactorias (estipulaciones no autorizadas o excesivamente restrictivas).

motivos para endeudar a la empresa o para invertir en ella. conflictos de intereses existentes y potenciales.

Puede incurrirse en altos costos de capital.

restricciones legales. costo capital.

de datos. d) Verificacin peridica por una persona independiente del proceso, que las fuentes de inversin y financiamiento registradas en las bases de datos sean las autorizadas y se apeguen a las polticas de seleccin aprobadas por la administracin. e) Pruebas peridicas de los archivos por parte de auditora interna. f) En un medio de PED. La revisin peridica de que los cambios a las bases de datos se hicieron correctamente. Conciliacin de las cifras de control con los registros del computador. Limitacin del acceso a la informacin contenida en las bases de datos. Comprobacin de validez de datos importantes.

OBJ. 2 Los importes, momento y condiciones de las Para los objetivos 2 y 3 transacciones de financiamiento y capital Mantener un ndice determinado de deben autorizarse de acuerdo con polticas pasivo de capital. establecidas por la administracin. Ofrecer al pblico hasta un personaje determinado de las acciones comunes de la empresa.

Puede omitirse el cumplimiento de restricciones y clausulas legales o de los prestamos. Puede tenerse una estructura de capital no apropiada.

OBJ. 3 Polticas establecidas por la administracin. Cuando, en qu cantidad y en qu condiciones deben adquirirse recursos. Polticas de inversin. a) Rendimiento aceptable de la inversin. b) Niveles de riesgo aceptables. c) Requisitos de liquidez. d) Requisitos de diversificacin. e) Requisitos de reservas legales y operativas. Polticas de dividendos.

No firmar un contrato de prstamo que viole las estipulaciones de los contratos existentes. Todas las opciones de compra de acciones y derechos a comprar acciones tendran la aprobacin previa de un comit directivo.Ningn prstamo a largo plazo extender de un lmite determinado, ni devengara inters en exceso de la tasa de mercado ms un nmero de puntos de porcentaje, o contendr el requisito de mantener un capital de trabajo mayor de una cantidad determinada. Solo se adquirirn inversiones que se espere produzcan un crdito determinado. La empresa no adquirir un porcentaje mayor que otras empresas a un lmite previamente establecido. Las inversiones en acciones de empresas se limitaran a los resultados de una evaluacin financiera previa. El departamento de tesorera tratara de cubrirse contra ajustes cambiarios de divisas mediante la celebracin de contratos de compra de divisas con entrega futura. Bases de datos como archivo maestro de accionistas, bonistas, entidades en que se tiene invertido etc. y

Los recursos de capital pueden obtenerse a costo o en condiciones que no son las autorizadas y que son inaceptables para la administracin. Pueden hacerse inversiones ilegales o que contravienen las polticas establecidas por la administracin.

OBJ. 4 Los ajustes a las cuentas de inversin en valores, crditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos y primas diferidas y la distribucin contable, deben autorizarse de acuerdo con las polticas establecidas por la administracin. a) Ajuste a las deudas a largo plazo debido a las condiciones de renegociacin. b) Ajuste a los valores en libros de las carteras de inversin. c) Ajuste del inters en las utilidades de la entidad en que se tiene reinversin

procedimientos especficos para aadir, cambiar o eliminar informacin de las bases de datos. Proyecciones de efectivo que se actualicen constantemente. Tabla de fechas o tiempos para los prstamos que se desea obtener, para pago de prstamos y a participantes en el capital y para inversiones de fondos. Cuestionario de cumplimiento de las estipulaciones y restricciones de los prstamos. Lista de inversiones aprobadas. Uso y aprobacin de formas pre numeradas estndar para llevar a cabo los ajustes. Investigacin de ajustes que excedan una cantidad predeterminada. Informes reguilares y anlisis peridicos en las tendencias en las cantidades y tipos de los ajustes. Autorizacin especfica de ajustes, cuando estos no coinciden con las polticas establecidas. En un ambiente de PED: a) Conciliacin de las cifras manuales de control de los ajustes aprobados, con los totales segn el ajuste de informes preparados por el computador. Las cuentas pueden presentarse incorrectamente como consecuencias de ajustes o reclasificaciones errneas. Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la administracin.

Puede que no se reflejen adecuadamente en los estados financieros las utilidades de cantidades en que se tiene invertido y que se contabilizan por el mtodo de participacin. Pueden infringirse estipulaciones de

contabilizada segn el mtodo de participacin cuando cambia la estructura de capital de dicha entidad.

d) Cambio en el valor nominal o asignado de las acciones de capital.

b) Uso de contraseas en las terminales, para limitar el acceso a los archivos de la computadora. c) Comprobacin de validez de los campos de datos importantes y verificacin de lmites en cuanto a importes y nmero de ajustes preparados. Manual de polticas y procedimientos. Requisitos de supervisin y documentacin de sistemas y programas. Verificacin peridica de las aprobaciones que se requieren para transferir responsabilidades, cambios en las formas, cambios en los sistemas de archivos, etc. Estndares aprobados para el desarrollo de sistemas manuales o de PED, incluyendo estndares de programacin y documentacin. En un ambiente de PED: -

prstamos como consecuencia de ajustes de cuentas de pasivo o capital.

OBJ. 5 Los procedimientos de proceso del ciclo de tesorera deben de estar de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.

Los departamentos pueden ser reorganizados y cambiarse las asignaciones de modo que se reduzca la segregacin de funciones. Pueden llevarse a la prctica procedimientos que eviten las tcnicas de control interno existentes.

a) Verificacin peridica de las aprobaciones requeridas por la administracin y usuarios para: Nuevos sistemas y procedimientos y cambios en sistemas, procedimientos y programas.

Pueden modificarse programas de computadora para evitar los controles, cambiar polticas contables o reducir salvaguardas sobre los activos. Pueden alterarse el flujo de la informacin para retener datos de quienes an de recibirlos o facilitarlos a quienes no deben recibirlos.

b) Verificacin peridica de las pruebas, aprobaciones y documentacin de los cambios a los programas. c) Comparacin peridica de los procedimientos con la documentacin y la autorizacin respectiva d) Pruebas peridicas de razonabilidad que comparen los resultados del procesamiento con resultados calculados de antemano. e) Acceso restringido a las reas de procesamiento, a los programas y a la documentacin de los mismos. f) Segregacin de funciones entre los operadores del computador y los programas de sistemas y de aplicaciones. g) Procedimientos documentados y polticas obligatorias de las pruebas que deben efectuarse de los programas y de los sistemas. h) Procedimientos que requieren que los programas del computador y todos los cambios sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de PED, y el jefe del departamento usuario. i) Sistemas programados en el computador que limiten el acceso a los programas nicamente a personas autorizadas, y que registren e informen todo los cambios a los

Pueden perderse datos durante las conversiones de nuevos sistemas. Pueden no procesarse transacciones.

Las transacciones pueden procesarse incorrectamente. Pueden no ejecutarse procedimientos de control.

j)

programas a una persona independiente de la que efecta el cambio. Revisin peridica de los nuevos sistemas y de los programas.

OBJ. 6 Solo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtencin no entrega de recursos que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin.

OBJ. 7 Solo deben aprobarse aquellas solicitudes de compraventa de inversiones que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin.

Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar solicitudes para obtener o devolver recursos y comprar o vender inversiones Uso y control de formas reenumeradas. Archivo de firmas autorizadas para aprobar transacciones de tesorera Inspeccin peridica de las formas utilizadas para ver que estn completas y autorizadas. Aprobacin de funcionario autorizado para cada tipo de transaccin. Designacin por parte de la administracin o consejo de administracin de aquellas personas que puedan firmar ciertos documentos a nombre de la empresa. Comparacin de los detalles importantes de cada transaccin que se realiza con las polticas establecidas por la administracin. Limitacin del acceso a los archivos o

datos d3e entrada manuales o vasados en el cmputo. Informes por excepcin de transacciones de tesorera que no son aceptadas. Revisin de los contratos de prstamos, actas, inversiones de tesorera etc. por consultores externos. Supervisin estrecha de las disponibilidades, vencimientos de prstamos o de inversiones etc. Preparacin oportuna de las actas de asamblea y consejo de administracin. Revisin peridica de las actas de asamblea y consejo por personal de tesorera para cumplir con los acuerdos de pagos de dividendos, compra de acciones de tesorera, contratacin de deudas a largo plazo inversiones etc. Informes manuales o con la computadora del estado que guardan los prestamos, en cuanto pago, intereses, vencimientos y re documentaciones. Uso y control de formas pre numeradas importantes. Informes manuales o con la computadora del estado que guardan Podran no registrarse pasivos en que se ha incurrido. Pueden registrarse incorrectamente o en periodo equivocado el gasto de intereses y las ganancias y prdidas en inversiones. Pueden distraerse, usarse indebidamente o hurtarse ingresos por intereses o dividendos.

OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO CLASIFICACION DE TRANSACCIONES. Y

OBJ .8 Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. OBJ.9 Los gastos financieros de los recursos de capital y a las entregas de los recursos a inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y forma oportuna. 0BJ.10 Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma oportuna.

Pueden no informarse cambios en la clasificacin de inversiones o financiamientos. Las utilidades y prdidas en moneda

OBJ. 11 Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma oportuna.

las inversiones en cuanto rendimientos, plazos, vencimientos etc. Informes sobre los contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura. En un medio de PED: a) Limitacin del acceso a la informacin contenida en las bases de datos del computador, mediante un uso de contraseas o controles fsicos sobre las terminales. b) Uso de dgitos de verificacin sobre los cdigos de las inversiones, acreedores, accionistas, etc. c) Totales de control e identificacin de fechas en los informes.

extranjera y los contratos de cambio para entrega futura de divisas pueden informarse incorrectamente.

OBJ. 12 Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores as como la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos y pasivos en forma oportuna.

Comparacin de los acuerdos de las actas de consejo de administracin con las transacciones registradas por una persona independiente a quien registra las plizas de tesorera. Comparacin de las rdenes de compra y venta de valores a corredores con los avisos de los corredores. Registro cronolgico de rdenes de

Pueden ser incorrectos los saldos de las cuentas de inversin, crditos bancarios, capital y de las cuentas por cobrar y pagar que le son relativas.

OBJ. 13 Las cantidades adeudadas a, o por entidades en que se invierte, corredores y otros, as como la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos y pasivos en forma oportuna.

compra y venta de valores para determinar que cada compra y venta se reconoce dentro del periodo de tiempo apropiado. Conciliacin de total de dividendos a pagar con las acciones en circulacin. Conciliacin de los intereses acumulados por las cantidades a pagar por deudas o a cobrar por inversiones. Conciliacin de las transacciones registradas con los estados de cuenta de los corredores, bancos, fideicomisos etc. En un medio de PED, procedimientos establecidos para aadir, cambiar o eliminar informacin de base de datos y tcnicas para proteger la informacin contenida en dichas bases de datos.

OBJ. 14 Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptadas requieren que se efecten los cambios a los valores de las inversiones, estos cambios deben calcularse en forma oportuna.

Procedimientos documentados par las comparaciones peridicas de los valores en libros con los valores de mercado. Revisin de los cambios en los valores por personal independiente a quien los registro originalmente.Utilizacin de servicios externos, por ejemplo: comisin nacional de

Pueden ser incorrectos los saldos de las cuentas de inversin, crditos bancarios, capital y de las cuentas por cobrar y pagar que le son relativas.

valores, comisin nacional bancaria o el departamento fiduciario de un banco, para informar cambios en los valores de mercado. Procedimientos documentados de proceso, corte y cierre de fin de periodo. Comparacin de resultados reales como los presupuestados y anlisis de las variaciones.

OBJ. 15 Las cantidades adecuadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

OBJ. 16 Las cantidades adecuadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invirtieron en la empresa y otros y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

Procedimientos documentados de procesos, corte y cierre de fin de periodo. Comparacin de resultados reales con los presupuestados y anlisis de variaciones. Investigacin de las interrupciones en la secuencia numrica de formas pre numeradas. Arqueos peridicos de formas pre numeradas y su conciliacin con los controles establecidos para tal efecto. Revisin y seguimiento de los informes de transacciones de tesorera pendientes de procesar. Mantener registros cronolgicos que puedan usarse para acumular o comprobar transacciones de

Pueden no procesarse no intencionalmente, o como resultado de errores, inversiones intereses, pago de prstamos o dividendos etc. Pueden cometerse errores en los asientos contables.

Pueden duplicarse la contabilizacin de comprobantes. Puede ocasionarse serios problemas para serrar oportunamente el periodo de operaciones.

 a)

b)

c) d)

e)

f)

tesorera. En un ambiente de PED: Sistemas de escritura simultanea o comparables basados en el computador, en que se preparan al mismo tiempo en una forma, el correspondiente registro y los auxiliares y mayores de las cuentas por pagar. Totalizar por lotes y registrar los documentos de entrada y conciliacin de los totales de lotes con el total resultante del registro, diario, informe o archivo actualizado. Conciliacin de las formas utilizadas con las anotadas en los registros. Divisin y seguimiento de archivos de cuentas en suspenso que controlan los datos rechazados hasta que estos se subsanan y se les da nueva entrada. Fechas predeterminadas para controlar la oportunidad de los cortes de procesamiento y produccin de informes peridicos en el computador. Dejitos de comprobacin en los cdigos en las cuentas accionistas, bonistas instituciones bancarias etc.

Pueden existir errores en la clasificacin contable de las transacciones de tesorera o bien no registrarlas en el periodo correspondiente. Pueden cometerse asientos contables. error en los

Puede duplicarse la contabilizacin de comprobantes. Pueden ocasionarse serios problemas para cerrar oportunamente el periodo de operaciones.

OBJ. 17 Los recursos obtenidos, los productos de esos recursos, las entregas de los mismos y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada inversin y acreedor.

Conciliacin en forma regular y peridica de los saldos de auxiliares de inversin, prstamos, accionistas etc. contra los saldos del mayor u otros totales del control. Revisin de la aplicacin correcta de los cdigos en los documentos fuente. Revisin de la aplicacin contable a las cuentas correctas de inversin, acreedores y accionistas. Rotar las labores del personal de contabilidad. Revisin de los estados de cuenta de los corredores, de valores o instituciones bancarias y pronta investigacin o seguimiento de las partidas vencidas. Revisin y seguimiento de la lista de excepciones de las cantidades adeudadas por entidades donde se tiene invertido pero no recibidas y de las cantidades adeudadas a acreedores y no pagadas.

Los movimientos pasados a las cuentas auxiliares pueden no concordar con los movimientos pasados al mayor. Las operaciones con instituciones financieras, corredores etc. pueden pasarse incorrectamente en los auxiliares y si los reembolsos se efectan con base en estos auxiliares, pueden ocasionar pagos equivocados.

OBJ. 18 Las compras y ventas de inversin, los productos de las inversiones y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se invierten.

Pueden tomarse decisiones en base a informacin incompleta o inexacta que se encuentre en un auxiliar o registro de una institucin financiera o accionista.

OBJ. 19 Deben preparase asientos contables por las cantidades que se adeudan o a cobrar de inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros y por loa ajustes relativos.

Preparacin de un catalogo de cuentas conteniendo una descripcin de cada cuenta, asi como instrucciones de que conceptos deben afectar las mismas.

Los estados financieros podran no ser preparados en forma oportuna. Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a uno o ms de los siguientes factores:

OBJ. 20 Los asientos contables de tesorera deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.

Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificacin de cuentas. Comparacin de periodo a periodo de los montos de asientos contables recurrentes. Revisin y aprobacin de cada asiento contable por personal supervisor que no tenga participacin activa en su preparacin. Formas pre numeradas de asientos contables y la verificacin correspondiente de que todos los asientos fueron registrados en el periodo.

a) Omisin en transacciones.

el

registro

de

b) Omisin en el registro de un asiento contable.

c) Codificaciones incorrectas. d) Asientos contables duplicados.

OBJ. 21 La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de tesorera debe correcta y oportunamente.

La existencia de procedimientos documentados para preparar, concentrar y comunicar la informacin de impuestos requerida. Revisin de las transacciones importantes por personal conocedor de los requisitos fiscales. Polticas por escrito por escrito relativas a la documentacin requerida fiscalmente para justificar los gastos. Revisiones por parte de auditores internos.

Usar datos errneos en los clculos de los impuestos. Pagar multas y recargos.

Pagar impuestos en exceso.

OBJ. 22 Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamiento y capital y las actividades de transacciones relativas.

Manuales de procedimientos y polticas, graficas de organizacin y otra documentacin que: a) Listen las cuentas, informes, actividades, polticas y procedimientos que han de evaluarse, cuando van a ser estos verificados y evaluados y por quien ser supervisada la actividad. b) Describan como debe efectuarse la verificacin y evaluacin. c) Describan como deben documentarse los resultados de la revisin y a quien debe comunicarse. a) Tcnicas utilizadas para describir errores y omisiones: Conciliacin de saldos y movimientos registrados contra los saldos y movimientos informados por terceros. Actuacin oportuna sobre las quejas de inversionistas y acreedores. Conciliacin de los saldos del mayor con los auxiliares, ya sea manualmente o a travs del computador. Verificacin peridica de los saldos en los libros mediante confirmaciones. Valuacin de pasivos en moneda extranjera al tipo de cambio corriente.

Los informes preparados para la administracin pudieran presentar informacin errnea. Las decisiones importantes que pudiera tomar la administracin podran basarse en informacin errnea.

Algunos errores y omisiones en la salvaguarda fsica, autorizacin y procesamiento de transacciones pudieran pasar inadvertidos y no ser corregidos.

b) c)

d) e)

 Tcnicas para evaluar los saldos. a) Anlisis de ndices, tendencias y variaciones. b) Comparacin de los valores registrados con los valores de mercado. c) Comparacin de los resultados y anlisis de las tendencias de la industria.

OBJ. 23 El acceso al efectivo y los valores debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.

Almacenaje externo (p/e bvedas, cajas de seguridad etc.) Servicios externos (servicios de carros blindados, buzones de depsito nocturno, servicios de guarderas). Seguros y fianzas de fidelidad al personal que maneja valores. Archivos de firmas del personal autorizado. Control de llaves para archivos. Disposicin de lugares de trabajo que permita la visibilidad mxima a los supervisores.

El efectivo o los valores pudieran sustraerse, perderse, destruirse o distraerse temporalmente.

OBJ. 24 El acceso a los riesgos de accionistas de tenedores de deuda y de inversiones, as como las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.

Cajas fuertes, gabinetes cerrados con llave, biblioteca segura de cintas y discos magnticos, almacenaje externo de reserva para registros archivos del computador, as como para programas y otra documentacin relativa. Custodia controlada y pre numeracin de formas importantes (cheques en blanco, rdenes de compra) incluso la rendicin de cuentas peridicas de dichas formas por personal independiente. Segregacin de responsabilidades y restriccin al acceso. Auditoras internas peridicas de cumplimiento. Seguros y fianzas de fidelidad incluyendo la prdida de registros y documentos. Procedimientos sistemticos de archivos de informacin.

Los registros pueden destruirse o perderse, lo cual pudiera resultar en:

a) Imposibilidad para prepara informes financieros confiables. b) Incapacidad para realizar las inversiones en valores.

Los medios de proceso de informacin, parcialmente los del computador pudieran perderse, destruirse o alterar, lo cual podran resultar en:

a) Una incapacidad para informar. b) Una distorsin de las actividades informadas.