Unidad 2: Manuales administrativos

2. Manuales administrativos
La ciencia de la administracin se vale de los manuales administrativos para estandarizar o formalizar actividades en pos de mejorar su eficiencia, control y producir economa de sus recursos. Pero, qu son los manuales administrativos?. Son documentos escritos en forma sistemtica que se utilizan para formalizar las organizaciones, tanto en sus funciones administrativas como operativas, siendo empleados como un medio de comunicacin y control, que contribuye a guiar las actividades organizacionales. Hay diferentes clases de manuales administrativos segn las funciones que cumplen. Si bien los manuales son muy tiles en toda organizacin, esto no significa que siempre se pueda o se sugiera aplicarlos, por ejemplo en emprendimientos unipersonales. Desglosemos estos conceptos con ms detalle: Los manuales son guas prcticas documentadas que describen funciones, actividades, procedimientos y normas para que todos los integrantes de la organizacin trabajen en forma uniforme y de esta manera se economizan recursos. Todo manual tiene un propsito o finalidad para lo cual se crea, esto significa que en su redaccin no debemos perder este objetivo, es decir, si olvidamos la visin de la necesidad del por qu hace falta, la creacin del manual se convertir en inservible para la organizacin. Cmo nos damos cuenta de la necesidad de un manual administrativo para la organizacin?. Algunos de los factores que muestran esa necesidad pueden ser: Numerosos empleados que realizan actividades similares y/o complejas. Alta rotacin de personal entre los puestos de trabajo. Falta de un patrn o normativa que rijan las actividades como medio de control. Trabajos muy especializados y no repetitivos. Importantes y voluminosos flujos de informacin entre unidades funcionales, las que deben estandarizarse. Ahora bien, ya comprendimos la necesidad contar con manuales administrativos en una organizacin, por lo cual estamos en condiciones de reconocer las ventajas y limitaciones que los mismos presentan.

2.1. Ventajas de la disposicin y uso de manuales

Representan la recopilacin de la totalidad de las funciones y procedimientos que se desarrollan en una organizacin y un motivo prctico de consultas. La gestin administrativa y la toma de decisiones son regidas por normas que no permiten las improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante. Distinguen las responsabilidades por reas determinando que niveles deben actuar y que tipo de decisin puede dictaminar o ejecutar. Conservan la homogeneidad en las ejecuciones de las gestiones administrativas Definen a la organizacin formal.

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Facilitan el control por parte de los supervisores de tareas ya que se rigen por normas que estn redactadas. Son instrumentos informativos para capacitar al personal en toda la etapa dentro de la organizacin. Permiten que cada componente de la organizacin conozca los objetivos organizacionales. Constituyen un instrumento efectivo para la evaluacin objetiva del desempeo de cada empleado.

2.2. Limitaciones de los manuales

Tienen costos de redaccin y confeccin que deben afrontarse. Exigen una permanente actualizacin. No incorporan los elementos propios de la organizacin informal. Provocan en la organizacin el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez como causa de la obsesin al control. Su utilidad se ve muy limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un nmero reducido de personas. Constituyen un instrumento til, pero no la solucin para todos los problemas administrativos que se puedan presentarse.

2.3. Clasificacin de manuales administrativos

Continuemos desglosando los conceptos enunciados. Decamos que existan distintos tipos de manuales segn el objetivo que se persegua. Esto da origen a una clasificacin que vara de acuerdo a los autores. En esta materia seguimos la clasificacin citada en la bibliografa bsica. Los manuales administrativos se clasifican en: Manual de Organizacin: describe la organizacin formal, mencionando para cada puesto los objetivos, funciones, autoridades y responsabilidades. Manual de Polticas: contiene los principios bsicos que regirn el accionar de los ejecutivos que toman decisiones. Manual de Procedimientos y Normas: detalla las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden de secuencia de su ejecucin y las normas a cumplir para controlar los procedimientos. Manual para Especialistas: incluye normas e indicadores referidas exclusivamente a determinado tipo de actividad u oficio especfico. Manual del Empleado: abarca objetivos de la empresa, actividades que se desarrollan, planes de incentivos, derechos y obligaciones. Manual de Propsitos Mltiples: reemplaza total o parcialmente a los anteriores manuales. Se emplean segn la dimensin de la organizacin o volumen que justifique su confeccin.

2.4. Partes componentes de un manual

Ahora que conocemos como se clasifican los manuales administrativos estamos en condiciones de saber, qu partes debe contener como mnimo un manual:

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a) Contenido: expone las secciones integrantes del manual. b) ndice: muestra el nmero de pgina en que se localiza cada ttulo. Este ndice puede ser numrico o temtico. Habitualmente el ndice temtico se localiza como ltima seccin del manual. c) Introduccin: expresa la finalidad del manual incluyendo comentarios que predisponen al lector sobre la lectura de los contenidos de captulos siguientes. d) Instrucciones para el uso: indica como localizar un tema dentro del manual, como as tambin, la forma de actualizarlo por el surgimiento de nuevas necesidades o prdida de vigencia. e) Cuerpo principal: es la parte fundamental de todo manual ya que expone la razn de su creacin. en esta seccin debe exhibirse los contenidos de forma simple y gil para que sea ameno para el lector. Los detalles se pueden adicionar como Anexos o Apndices del Manual. f) Glosario: explica la terminologa usada en el manual, para que la comprensin de los contenidos sean homogneos a todos los empelados de los distintos niveles de la organizacin.

2.5. Proceso de elaboracin de un manual administrativo

Todo manual debe contar con ciertos requisitos, en su proceso de elaboracin, para satisfacer las necesidades organizacionales, a saber: Definir el objetivo: se elabora para satisfacer una necesidad concreta de la organizacin a la cual debe dar respuesta. Determinar los responsables de la redaccin: el encargado de la redaccin debe ser un especialista en el tema a tratar, pudiendo ser interno o externo (consultor) a la organizacin. Establecer de un plan de trabajo o gua de acciones a seguir: el empleo de un plan contribuye a guiar los pasos que deben realizarse secuencialmente para cumplir con el objetivo y los tiempos establecidos. Relevar las actividades o acciones que se quieren plasmar en el manual: para poder describir, mejorar o incorporar acciones, primero debemos conocer la informacin que se esta manejando, para ello se aplican tcnicas de relevamiento, segn la informacin que se requiera. Redaccin: para que la comunicacin del manual sea efectiva se debe seleccionar muy bien el mtodo de redaccin, los cuales pueden ser narraditos o a travs del empleo de grficos, pudiendo coexistir ambos mtodos de acuerdo a lo que se desea transmitir.

2.6. Redaccin de manuales de acuerdo a la informacin a relevar y tcnicas a aplicar

A continuacin se presenta una tabla en donde se establece una relacin entre la informacin a relevar y la tcnica a emplear, para que posteriormente sea empleada en la redaccin de los manuales correspondientes.

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TIPO DE INFORMACIN Objetivos de las reas que componen la organizacin, afectada al estudio Establecimientos de polticas Definicin de puestos y jerarquas Informacin que se recibe y procesa en cada sector de la organizacin Tareas que ejecuta cada integrante de un sector Disposicin del personal y oficinas Estudio de tiempos y ritmo de trabajo Homogeneidad o heterogeneidad en los procedimientos realizados Datos personales y ubicacin fsica del puesto Descripcin de relaciones jerrquicas, funciones y tareas Informacin sobre volmenes, frecuencias y denominaciones de la documentacin emitida y recibida Estatutos, decretos o resoluciones de la organizacin Instrucciones internas Reglamentaciones externas que son obligaciones de la organizacin Estudio de contenidos y archivos de documentos

TECNICAS DE RELEVAMIENTO

Niveles Superiores Entrevistas Niveles Operativos

Observacin Personal

Cuestionarios

Estudio de Documentacin

Fuente Consultada: Tcnicas de Organizacin, Sistemas y Mtodos de Alberto

2.7. Manuales de procedimientos. Conceptos bsicos. Contenido y estructura

Recuerdan la clasificacin de manuales administrativos? Ahora abordaremos unos de esos manuales, describindolo detalladamente, por considerarse el de mayor empleo en las organizaciones. Nos estamos refiriendo al manual de procedimientos. Antes de abocarnos de lleno al manual de procedimientos, tendramos que definir, qu es un procedimiento?.

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Un procedimiento es un plan que fija la manera de llevar adelante una accin, en forma exacta y detallando los pasos cronolgicos, otorgando cierto grado de libertad de accin. Entonces, cmo podemos definir al manual de procedimientos?. Como una fuente de informacin que, permanentemente actualizada, facilita al personal de una empresa la correcta ejecucin de tareas normalizadas y que regula la participacin de los distintos sectores de una organizacin, as como tambin de entes externos. Qu ventajas proporciona su empleo? Permite estandarizar la ejecucin de tareas, facilitando el proceso la toma de decisiones programadas. Evita la superposicin de tareas. Permite el establecimiento de un sistema de informacin o bien modificar el existente. Simplifica y/o racionaliza la ejecucin de tareas que resultaban confusas y voluminosas, reduciendo los costos por medio de la normatizacin. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, actividades y mtodos. Permite simplificar el asesoramiento y capacitacin a nuevos empleados de la empresa. Facilita las labores de auditora, y la evaluacin del control interno. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Reduce la participacin de jefes y gerentes, ya que su intervencin se limitara a casos no habituales, o sea a participar en las decisiones no programables. Evita improvisaciones y/o decisiones apresuradas. Despus de leer lo expuesto surge la siguiente pregunta, se pueden aplicar a cualquier organizacin?. Los manuales de procedimientos pueden aplicarse a cualquier tipo de organizacin, independientemente de las actividades que realicen o de los fines que persigan, pero no debemos olvidarnos lo plasmado en la introduccin de este mdulo; en la que hacamos hincapi que en las organizaciones pequeas tal vez no sea necesaria tanta estandarizacin, ya que los manuales requieren un alto costo de redaccin y mantenimiento. Cmo debe ser la estructura de un manual de procedimientos? La norma IRAM 34.551 se ocupa del contenido y presentacin de los manuales de procedimientos administrativos. Si bien para nuestra asignatura no estudiaremos la norma IRAM 34.551, debemos conocer como mnimo, las estructuras y contenidos que establecen para la construccin de un manual de procedimientos administrativo: Esta norma comprende los siguientes tpicos: Contenido: incluye: 1. Enumeracin de contenido. 2. Enumeracin de la norma. 3. Cantidad de pginas de los procedimientos o parte de manual.

Objetivos: explica los propsitos del manual y los motivos por el cual fue creado.

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Responsabilidad: Indica que unidad orgnica es la responsable de los

procedimientos definidos.

Alcance de los procedimientos: contiene la explicacin de las reas (entes) sobre

los que se aplican los procedimientos y cuando deben ser empleados, o por va de excepcin cules son los lmites en que cesa la aplicacin de los mismos.

Instrucciones: incluye:
1. Estructura: disposicin y los fundamentos de las partes en que est ordenado el manual. 2. Codificacin: explica el sistema de codificacin empleado en el manual 3. Actualizacin: informa sobre la forma de identificar las revisiones, modificaciones o actualizaciones, como tambin como incluir nuevo material o destruir el material invlido. 4. Criterios de cumplimiento: establece la forma de verificar el cumplimiento de lo detallado en el manual.

Normas de procedimientos: es la parte fundamental del manual, incluyendo:

1. 2. 3. 4. Cursogramas. Normas de trmite. Formularios. Anexos.

Glosario: define los trminos tcnicos utilizados. ndice temtico: los temas comprendidos deben estar ordenados alfabticamente
para facilitar la consulta.

ndice de referencias cruzadas: seala la ubicacin de los temas que comprende el

manual y que se hallan desarrollados en otros manuales.

Verificacin y asesoramiento: define la unidad orgnica facultada para verificar el

cumplimiento y asesorar, en caso de dudas, sobre el empleo de los procedimientos.

Indicacin de fechas: Los procedimientos debern tener fecha de emisin y fecha

de vigencia, a fin de identificar las distintas ediciones o modificaciones de la norma.

Numeracin de pginas: todas las hojas de un procedimiento deben contener

nmero de pginas, comenzando por el nmero 1 (uno) y la cantidad total de pginas.

Formato: es conveniente que todos los manuales tengan formatos homogneos con
el fin de mantener un ordenamiento lgico de lectura y comprensin. Por ejemplo lo establecido en las normas IRAM 3001 (norma que no es tema de estudio de esta materia).

Armado: muestra el ordenamiento y la disposicin de las partes componentes del

manual, por ejemplo plegado de hojas.

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A modo de sntesis, antes de finalizar, podemos decir que la importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organizacin; logrando evitar errores que suelen cometerse dentro de las reas funcionales. Adems son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organizacin ya que exponen todo lo relacionado con su estructura organizacional, cultura, procedimientos, tareas, responsabilidades y derechos.

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