GIP International

Le guide de l'expert en mission l'tranger

Mai 2007

Madame, Monsieur, Vous avez bien voulu accepter de raliser prochainement une mission ltranger. Je tenais vous en remercier au nom des directions du Ministre de lemploi, de la cohsion sociale et du logement et des tablissements qui composent le GIP International. La coopration internationale caractre bilatral conduite dans les domaines du travail, de lemploi et de la formation professionnelle stend aujourdhui une vingtaine de pays. Le GIP International intervient par ailleurs dans le cadre de la coopration multilatrale (jumelages, appels doffres financs par des fonds communautaires). Par le transfert de savoir-faire favoris par l'accueil de dlgations trangres et lenvoi dexperts sur le territoire tranger, nous tentons dapporter notre exprience aux pays partenaires qui souhaitent faire voluer leurs organisations. Cest aussi une certaine ide du rle de lEtat et des relations sociales que nous cherchons faire partager. Par votre intervention, vous contribuerez faire connatre cette conception. Ce guide a t ralis pour faciliter votre mission. Il rappelle les principes fondateurs qui ont guid laction du GIP international depuis sa cration en 1992. Il fournit des informations gnrales sur les conditions dexercice des missions dexperts ltranger. Il dcrit aussi les modalits de votre intervention et le cadre dlaboration du rapport de mission quil vous faudra rdiger lissue de votre mission. Il comprend enfin des informations pratiques relatives la prparation et au droulement de votre dplacement. Le correspondant de votre service et le charg de mission du GIP International vous fourniront tous renseignements complmentaires quant la prparation et au droulement de votre mission. Je vous remercie pour votre collaboration et vous prie daccepter, Madame, Monsieur, mes cordiales salutations.

La Directrice Marie AGAM-FERRIER

Pour partir, vous devez disposer :

9 de votre passeport (avec son visa si le pays le requiert) 9 de votre lettre de mission 9 de vos billets davion aller et retour (et, le cas chant, des billets 9 9 9 9 9

ncessaires au pr-acheminement) de votre ordre de mission de lautorisation de votre suprieur hirarchique du prsent guide de la brochure dite par la compagnie dassurance des documents que vous avez prpars pour raliser la mission.

Nota : Un virement bancaire du montant de vos indemnits de mission (per diem) sera effectu en votre faveur par le GIP International avant votre dpart.

Sommaire
1.
1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

LA COOPERATION INTERNATIONALE ............................. 6

Le champ de la coopration .................................................................... 7 Le GIP International ..................................................................................... 8 La coopration bilatrale........................................................................... 9 Les autres modes dintervention du GIP International.......................... 10
1.4.1. 1.4.2. Lappui financier aux porteurs de projets................................................10 La coopration multilatrale (jumelages et appels doffres) ..............10

2.
2.1.

LES MISSIONS DEXPERTISE A LETRANGER .................... 12

Le statut de lexpert .................................................................................. 13
2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. Principes.........................................................................................................13 Dontologie ..................................................................................................13 Rmunration ...............................................................................................13

3.

2.2.

LA REALISATION DE LA MISSION ................................. 15

3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.4. 3.1.5.

Le rseau des experts et leur formation ................................................. 14

3.1.

La prparation ........................................................................................... 16
Le contexte de la mission ...........................................................................16 La nature de la mission et ses objectifs ....................................................16 Le travail prparatoire des experts ...........................................................17 La fourniture de documents.......................................................................17 L'information de l'ambassade....................................................................18 Linterprtariat ..............................................................................................19 Laccueil ........................................................................................................19

3.2.

La mission sur place ................................................................................... 18

3.2.1. 3.2.2.

4.
4.1. 4.2.

LE RAPPORT DE MISSION ........................................... 20

4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.2.4.

Objectifs ...................................................................................................... 21 Contenu ...................................................................................................... 21

Le rapport restitue le cadre de lintervention .........................................21 Le rapport dcrit le droulement de lintervention ...............................22 Le rapport comprend des lments dapprciation ............................22 Le rapport comporte des prconisations ................................................23

5.

4.3.

INFORMATIONS PRATIQUES ET FORMALITES .................. 24

La diffusion .................................................................................................. 23

5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6.

Le cadre juridique des dplacements ................................................... 25 La fiche dpart expert .............................................................................. 25 Lautorisation de partir .............................................................................. 25 Lordre de mission ...................................................................................... 26 Passeport et visa ........................................................................................ 27
5.5.1. 5.5.2. 5.6.1. 5.6.2. Passeport .......................................................................................................27 Visas ................................................................................................................27 Principe de prcaution ...............................................................................28 Prcautions sanitaires - vaccinations .......................................................28

Scurit - Sant .......................................................................................... 28

5.7.

5.6.3. 5.6.4. 5.7.1. 5.7.2. 5.7.3.

Les pr et post acheminements .............................................................. 30

Lassurance ...................................................................................................29 Les incidents et accidents ..........................................................................29 Transports en commun................................................................................30 Vhicule personnel ......................................................................................30 Taxi ..................................................................................................................31 Dplacements vers la capitale trangre ..............................................31 Dplacements lintrieur du pays tranger.........................................32 Chambres dhtel........................................................................................32 Restaurants ....................................................................................................33 Lindemnit de frais de mission l'tranger: le " per diem ".............33 Lindemnit de frais de mission sur le sol franais ..............................34 Les frais engags l'tranger, et remboursables sur justificatif .......34 Les frais engags sur le sol franais, et remboursables sur justificatif 35 Alas...........................................................................................................35 Les frais restant la charge de l'expert ...............................................35 L'ambassade.............................................................................................35

5.8. 5.9. 5.10.

Les dplacements vers ltranger et sur le sol tranger....................... 31

5.8.1. 5.8.2. 5.9.1. 5.9.2. 5.10.1. 5.10.2. 5.10.3. 5.10.4. 5.10.5. 5.10.6.

Htellerie et restauration l'tranger ..................................................... 32 Conditions de remboursement des frais ............................................. 33

5.11. 5.12. 5.13.

Les contacts sur place........................................................................... 35

5.11.1.

Le retour de mission ............................................................................... 36 Coordonnes utiles ................................................................................ 36

1. LA COOPERATION INTERNATIONALE

La coopration dans les domaines du travail, de lemploi et de la formation professionnelle vise apporter certains pays une aide destine renforcer les comptences de leurs administrations et en amliorer le fonctionnement. Il ne sagit en aucun cas de transfrer des procdures, des dispositifs, des systmes, vers des pays dont le contexte et les besoins sont fondamentalement diffrents des ntres, mais d'apporter des conseils, des lments de rflexion, une capacit dexpertise, pour concevoir les dispositifs les plus adapts leur situation, leur niveau de dveloppement et leurs projets. En effet, les actions de coopration se droulent dans des cadres politiques, conomiques, sociaux, culturels, humains, qui excluent les solutions toutes faites et les modles cls en main . Le ministre de lemploi, de la cohsion sociale et du logement a mis en place une structure ad hoc, charge de grer et de coordonner lensemble de ses activits de coopration : le Groupement dintrt public pour le dveloppement de lassistance technique et de la coopration internationales (GIP International).

1.1. Le champ de la coopration

Les pays partenaires du Ministre sont confronts des priodes de mutation et de bouleversements, dans des contextes souvent difficiles. Certains dentre eux ont connu et connaissent encore des soubresauts lis la transition dun systme conomique un autre, et sont amens aujourdhui rechercher des solutions pour des problmes quils ntaient pas prpars affronter : monte du chmage, reconversion des secteurs entiers de leur conomie, nouveau contexte social.... Dautres pays prouvent des difficults provenant des insuffisances de lorganisation des services publics ou du manque de formation de leur encadrement. Les actions conduites par le GIP International permettent aux pays partenaires de mieux connatre lexprience franaise dans les domaines du travail, de lemploi et de la formation professionnelle, et de mettre profit le conseil et la capacit dexpertise de spcialistes franais pour construire leur propre modle. Les demandes dintervention sont diverses : lamlioration des conditions de travail ; lmergence et le renforcement des acteurs sociaux, des organisations syndicales et patronales ; le dveloppement du dialogue social, travers la mise en place des instances et des procdures de la ngociation collective ; la professionnalisation des missions de linspection du travail, dans ses divers domaines de comptences ; les systmes dinformation sur le march du travail, travers le suivi des mouvements de main duvre et ltablissement de statistiques ; les politiques demploi et de lutte contre le chmage, notamment celles visant les publics en difficults ou la gestion des consquences sociales des restructurations industrielles ; lorganisation et la gestion des services de lemploi, chargs de laccueil, de lorientation, de lindemnisation des demandeurs demploi, ainsi que la prospection de loffre demploi ; laide la mise en place et au dveloppement de dispositifs de formation professionnelle, travers le cadre lgislatif, les aspects financiers, la mthodologie ; lvaluation des politiques publiques en matire demploi et de formation professionnelle.

1.2. Le GIP International

Groupement d'intrt public, sigent son conseil dadministration il est constitu de lensemble des directions et des services du ministre de lemploi, de la cohsion sociale et du logement : - la direction gnrale du travail, - la dlgation gnrale lemploi et la formation professionnelle, - la direction de ladministration gnrale et de la modernisation des services, - la direction de lanimation de la recherche, des tudes et de la statistique, - la direction de la population et des migrations, - linspection gnrale des affaires sociales, - le service des droits des femmes et de lgalit. Le dlgu aux affaires europennes et internationales en est le commissaire du gouvernement. Sigent galement au conseil dadministration du GIP International, certains tablissements nationaux sous tutelle du ministre : - linstitut national du travail, de lemploi et de la formation professionnelle, - lagence nationale pour lemploi, - lassociation nationale pour la formation professionnelle des adultes, - lagence nationale pour lamlioration des conditions de travail, - lagence nationale daccueil des trangers et des migrations. Le Ministre des affaires trangres (direction de la coopration internationale et du dveloppement) est galement membre du conseil dadministration. La coopration internationale mene par le GIP International couvre une gamme trs large dactions possibles, tant par ses modes dintervention, les thmes traits, que par les rsultats attendus par nos partenaires. Des orientations fixes par le conseil dadministration du GIP International, ainsi que par le contrat dobjectifs, donnent lieu un programme de travail annuel qui conditionne la mise en uvre technique des actions prvues. Ainsi, le groupement est linterlocuteur de lensemble des administrations des pays partenaires pour la dfinition, la ngociation et la mise en uvre des programmes de travail arrts avec ces pays.

Ces orientations sinscrivent dans le cadre de la politique gnrale de coopration de la France dfinie par le ministre des affaires trangres. Le GIP International est charg du suivi et de la mise en uvre de ces orientations en assurant, vis--vis des membres du groupement reprsents son conseil dadministration, une fonction dorganisation, de coordination, de conseil, dexpertise, de soutien logistique et dvaluation.

1.3. La coopration bilatrale

Elle a pour origine un programme labor avec le pays partenaire. Dune dure annuelle ou pluriannuelle, ce programme prvoit, pour chaque domaine daction le contexte dans lequel il sinscrit, les objectifs attendus, et les modalits de la coopration dcomposes si ncessaire en tapes. La plupart des actions de coopration passent par la formation des hommes et se droulent dans un contexte de rformes. Cest pourquoi le GIP International privilgie une coopration pragmatique et qualitative, visant un public de dcideurs de haut niveau. A la ngociation des programmes de coopration, conduite par le prsident du GIP International, participent les reprsentants des directions ou tablissements concerns (membres du conseil dadministration), dnomms oprateurs. Une fois sign, le programme de coopration engage le pays partenaire, le GIP International, ainsi que les oprateurs qui participeront sa ralisation. En effet, le GIP International sappuie avant tout sur les capacits des administrations et tablissements reprsents son conseil dadministration, grce linterface de correspondants internationaux prsents dans lensemble des directions, dlgations et tablissements, sous la coordination des chargs de mission du GIP International. Ceux-ci sont chargs de prciser le contenu des actions et de mobiliser les experts dont la comptence apparatra la plus adapte la demande et aux besoins des pays partenaires. Les experts des services dconcentrs du ministre font galement partie du rseau des experts qui mettent en uvre cette coopration. Les actions se droulant dans les pays partenaires sont privilgies par rapport laccueil en France de dlgations trangres, sauf si cet accueil constitue le complment indispensable une action initie sur place ou si les contacts sont impossibles organiser ailleurs quen France.

1.4. Les autres modes dintervention du GIP International

Outre la coopration bilatrale, le GIP International a dvelopp dautres formes dintervention.

1.4.1. Lappui financier aux porteurs de projets

Des organismes ou institutions telles que des organisations patronales ou syndicales, des associations, des chambres consulaires, oeuvrant dans les domaines de comptences du GIP International, peuvent solliciter un cofinancement pour raliser un projet construit avec des partenaires identifis ou volontaires dans un pays tranger. Le GIP International runit le comit de projets compos des reprsentants des directions et tablissements membres de son conseil dadministration. Lacceptation dun projet est base sur sa pertinence accompagner des changements dans le pays (cadre lgislatif, fonctionnement des institutions, partenariat social). Les fonds sont verss au vu des rapports davancements prsents par le porteur de projet et, si ncessaire, aprs une valuation faite sur place par le GIP International.

1.4.2. La coopration multilatrale (jumelages et appels doffres)

Le jumelage est une forme de coopration qui concerne les pays candidats leur entre dans lUnion Europenne. Ceux-ci choisissent, aprs mise en concurrence des pays de lUnion, celui qui sera leur partenaire pour les accompagner dans la mise niveau de leur systme juridique et de leur organisation administrative.

Le jumelage, lanc en mai 1998, est maintenant lun des principaux outils dassistance au renforcement des institutions. Il a comme but daider les pays bnficiaires mettre sur pied des administrations modernes et efficaces, dotes de structures, ressources humaines et aptitudes de gestion ncessaires lapprciation de lacquis communautaire. Les projets de jumelage impliquent - dune part un expert long terme temps plein (de 12 mois 21 mois), spcialiste de lapplication de lacquis communautaire, appel conseiller rsident du jumelage (RTA) dtach auprs de ladministration dun nouvel Etat membre (Bulgarie et Roumanie), dun pays candidat (Croatie, Turquie et ancienne Rpublique yougoslave de Macdoine) ou dun pays candidat potentiel (Albanie, Bosnie-et-Herzgovine, Montngro, Serbie y compris le Kosovo), - dautre part les experts court terme pour apporter une expertise approfondie dans le cadre des actions mises en uvre durant le projet. Le jumelage est coordonn dans lEtat membre et le pays bnficiaire par un chef de projet. Appels doffres

2. LES MISSIONS DEXPERTISE A LETRANGER

2.1. Le statut de lexpert

2.1.1. Principes
Les experts sollicits interviennent de manire volontaire. Lorsquils appartiennent lune des directions du Ministre, ou lun des tablissements reprsents au conseil dadministration du GIP International (ANPE, AFPA), ils sont sollicits par la cellule internationale de leur structure, selon les rgles propres celle-ci. Lorsquils appartiennent aux services dconcentrs du ministre, ils sont sollicits soit par le GIP International, soit par la direction du ministre, charg du montage de laction. La participation dun expert une mission du GIP International - ou une runion en lien avec cette mission - est toujours subordonne laccord de son suprieur hirarchique.

2.1.2. Dontologie
Les rgles qui s'appliquent aux fonctionnaires dans leurs activits habituelles, sappliquent galement dans le cadre des activits de coopration internationale.

2.1.3. Rmunration
Lexpert en activit qui intervient pour le compte du GIP International conserve durant la mission, la rmunration et les divers avantages accords par sa structure. Il nest en revanche pas rmunr de faon supplmentaire au titre de son intervention en qualit dexpert.

2.2. Le rseau des experts et leur formation

Certains oprateurs du GIP International ont constitu un rseau dexperts. Ces rseaux dexperts constituent des viviers dans lesquels sont choisis les experts intervenant dans le cadre des activits de coopration du GIP International. La slection des personnes faisant partie de ces rseaux est opre sur la base de critres prenant notamment en compte lexprience, la comptence professionnelle, les capacits pdagogiques ou encore les interventions dj ralises ltranger.

3. LA REALISATION DE LA MISSION

3.1. La prparation
Il est important que lexpert pressenti pour participer une mission de coopration ltranger dispose dune connaissance pralable : - du contexte dans lequel la mission se situe, - de la nature de lintervention.

3.1.1. Le contexte de la mission

Il se dfinit : par lensemble des donnes politiques, conomiques et sociale du pays concern par lintervention, par la nature des attentes exprimes par les partenaires trangers, qui sont dcrites dans le programme de coopration ou dans des notes spcifiques, par les actions de coopration prcdemment conduites dans le mme champ.

Il est essentiel que lexpert puisse disposer de rapports tablis loccasion des missions antrieures dans le pays en question.

3.1.2. La nature de la mission et ses objectifs

La mission que lexpert va raliser sinscrit dans le cadre dune commande prcise. Cest lobjet de la lettre de mission (et/ou dun cahier de charges) qui dfinit le contenu de lintervention et les effets attendus, gnralement remis lexpert par loprateur. On peut identifier les catgories de missions suivantes : laudit, ltude, le diagnostic, la formation de formateurs, la formation-action, le dveloppement doutils, llaboration de produits,

laccompagnement dune dmarche de changement, lappui juridique ou mthodologique, llaboration de projets, la prparation de programmes de coopration, lvaluation ou bilan.

3.1.3. Le travail prparatoire des experts

Le GIP International et loprateur communiquent l'expert toutes indications utiles portant sur lenvironnement de lintervention, le nombre et les fonctions des interlocuteurs, les outils qui seront mis disposition Lexpert prpare son intervention la fois en termes de contenu et de pdagogie. Si plusieurs experts participent une mme mission, une concertation pralable sera ncessaire. Les interlocuteurs trangers du GIP International sattendent ce que les experts aient une perception et une connaissance suffisantes de leur environnement administratif et de leurs pratiques professionnelles. Lorsque la mission porte sur la prsentation de politiques ou de lorganisation franaise, la trame de lintervention est btie par les experts, partir des attentes et indications complmentaires reues de la partie trangre. Il est souhaitable que le GIP International dispose suffisamment tt de cette trame pour la communiquer au correspondant tranger, surtout si ce dernier doit la traduire avant diffusion. Lorsquil sagit dune visite dtudes ou dune action dvaluation ncessitant de rencontrer divers interlocuteurs ou de visiter diffrentes structures, le GIP International demande au partenaire tranger dlaborer un programme. Il est indispensable que les experts puissent valider ce programme avant leur dpart, notamment en ce qui concerne les contacts oprationnels, le profil des interlocuteurs, ou encore le choix des sites visiter.

3.1.4. La fourniture de documents

Si les experts jugent ncessaire la remise de documents, ceux-ci peuvent tre dupliqus soit par loprateur, soit par le GIP International avant la mission (une duplication sur place par les partenaires trangers est viter, surtout si les volumes sont importants).

Il est toujours prfrable que les documents remis soient rdigs dans la langue du pays ou, dfaut, dans une langue comprise par le plus grand nombre (anglais). Il en est de mme pour les supports pdagogiques utiliss (transparents, diaporamas).

3.1.5. L'information de l'ambassade

La coopration technique du GIP International sinscrit dans la politique gouvernementale de coopration internationale que met en uvre le Ministre des Affaires trangres (MAE), dont un reprsentant sige au conseil dadministration du GIP International. Il est ncessaire que les ambassades disposent dinformations prcises sur les activits ltranger du GIP International. A cet effet, une courte note est adresse par le charg de mission du GIP International aux services de coopration et daction culturelle de lambassade franaise concerne avant le dbut de chaque mission. Elle prcise le contexte et les modalits de ralisation de la mission, les noms et qualits des experts, les dates dintervention, darrive et de dpart ainsi que les conditions daccueil. Le GIP International entretient des relations constantes avec les ambassades (conseillers sociaux ou services de coopration scientifique et technique). Certains de ces correspondants souhaitent enrichir leur information par un contact avec les experts avant ou durant la mission.

3.2. La mission sur place

Ds le dbut de la mission, les experts vrifient que le contexte est bien celui qui leur a t dcrit, et que leur intervention est approprie aux attentes. Ils procdent le cas chant aux adaptations ncessaires ds lors que le cadre gnral nest pas remis en question. Dans le cas contraire, ils doivent aviser leur oprateur, ou, dfaut, le GIP International.

3.2.1. Linterprtariat
Dans les pays non francophones, il est gnralement prvu que le pays daccueil mette disposition des experts un interprte durant lintgralit de leur intervention. (attention prendre en compte les temps de traduction lors de la prparation de lintervention).

3.2.2. Laccueil
Les modalits pratiques du dplacement (heures et rfrences des vols) sont communiques par le GIP International au partenaire tranger avant le dbut de la mission. Il est dusage que le ministre tranger ou les autres structures concentres accueillent les experts leur arrive laroport et les y achemine le jour de leur dpart. Dans certains cas, le GIP International et le reprsentant de lambassade peuvent convenir dautres modalits.

4. LE RAPPORT DE MISSION

4.1. Objectifs
Le rapport que lexpert est tenu dtablir lissue de la mission doit lui permettre de sinterroger sur les conditions dans lesquelles a t mene la mission, et, autant quil est possible, en valuer limpact. Il est destin : rendre compte du travail ralis, prparer les actions suivantes, aider le pays tranger dans sa dmarche de progrs, enrichir la rflexion lors de la ngociation du programme de coopration venir, faciliter des transferts de savoir faire dautres situations dans le pays, ou dautres pays.

Pour ces raisons, il est essentiel quil soit tabli dans les plus brefs dlais. Le rapport de mission est rdig en langue franaise.

4.2. Contenu
4.2.1. Le rapport restitue le cadre de lintervention
A cet effet, il rappelle : le contexte (cadre institutionnel, contexte politique, conomique, social et juridique), la nature de la commande : la lettre de mission doit figurer en annexe du rapport.

Il est expressment mentionn en dbut de rapport quelle est la structure laquelle appartient l'expert, et quil sagit dune action de coopration ralise pour le compte du GIP International.

4.2.2. Le rapport dcrit le droulement de lintervention

teneur des changes, conditions matrielles (organisation, interprtariat), implication des partenaires trangers, lments facilitant, difficults ventuelles rencontres.

4.2.3. Le rapport comprend des lments dapprciation

Au del des constats, il est essentiel que le rapport soulve des questions: validit de la lettre de mission : La commande lexpert (lettre de mission, ventuellement cahier des charges) tait-elle conforme aux attentes des interlocuteurs ? Y a t il eu adaptation ou rengociation sur place ? Si oui, pourquoi ? pertinence : La mission tait elle approprie la mise en uvre du projet ? Le projet ou le programme est-il toujours pertinent ? efficacit : Dans quelle mesure la mission a t-elle atteint ses objectifs ? A t-elle une incidence sur la ralisation du programme ? continuit : la mission correspond-elle rellement une tape nouvelle d'une opration plus globale, avec constat d'un progrs par rapport aux actions dj ralises ? efficience : les rsultats escompts de la mission et des actions qui suivront, justifient-ils les moyens engags ? difficults : Quels sont les facteurs ou vnements spcifiques qui ont affect les rsultats de la mission et par voie de consquence lavancement du programme ? effets inattendus : La mission a t-elle eu des effets significatifs (positifs ou ngatifs) qui navaient pas t prvus ? stratgie alternative : Y a t-il ou y aurait-il une manire plus efficace daborder le problme et datteindre les objectifs ?

impact : Dans quelle mesure les effets de la mission devraient-ils avoir un prolongement durable aprs le dpart du ou des experts ? transfrabilit : Est-il possible dtendre dautres contextes les actions en cours ou prvues ? Sont-elles transfrables dans dautres pays ?

4.2.4. Le rapport comporte des prconisations

La mission ralise ne constitue gnralement quune tape dune action plus large. Les propositions que peuvent formuler les experts sont essentielles. Destines aux services franais, elles conduiront conforter le plan de travail initial, ou au contraire l'inflchir. Destines aux partenaires trangers, elles contribueront accompagner leur logique de changement.

4.3. La diffusion
Le rapport de lexpert, pralablement valid par loprateur duquel il relve est diffus par le GIP International : - aux partenaires du pays en charg de la coopration, - aux autres experts intervenant sur ce thme. Les remarques et propositions formules par les experts doivent contribuer la dmarche de progrs engage par le pays partenaire. Il sagit donc de dire ce qui doit tre dit dans un esprit constructif, la fois sans critique inutile, et sans langue de bois . Si les experts estiment devoir clairer le GIP International de commentaires qui nont pas leur place dans le rapport, ils les transmettront par une lettre daccompagnement. Il est souhaitable que lexpert transmette au GIP International (toujours via loprateur) le rapport et les autres pices ventuelles, sous forme numrise.

5. INFORMATIONS PRATIQUES ET FORMALITES

5.1. Le cadre juridique des dplacements

Assimil un tablissement public, le GIP International est soumis aux rgles de la comptabilit publique pour ce qui concerne notamment la justification de ses dpenses. La prise en charge des frais de dplacement des experts est rgie : par le dcret n 2006-781 du 31 juillet 2006 fixant les conditions et les modalits de rglement de frais occasionns par les dplacements temporaires des personnels civils de lEtat.

Lorsque le contexte gnre des dpenses que ne prvoie aucun texte, le GIP International se rfre une rgle de prise en charge base sur le triple principe de ncessit, deffectivit et dconomie. L'expert qui intervient pour le compte du GIP international est rembours par le GIP des frais engags conformment aux dispositions prvues par le dcret prcit. Sauf convention particulire, la structure laquelle il appartient nintervient pas dans ce remboursement.

5.2. La fiche dpart expert

La fiche dpart expert est un document tabli par l'oprateur de l'expert, (ou par l'expert lui-mme en l'absence d'oprateur), pour fournir au GIP International toutes indications pratiques telles que coordonnes administratives de l'expert, modalits de remise des pices ncessaires au dpart, conditions de pr-acheminementIl est essentiel de la renseigner avec prcision pour acclrer la prparation du dplacement. Elle doit parvenir au GIP International au moins 20 jours avant le dpart.

5.3. Lautorisation de partir

Lexpert ne peut suspendre son activit habituelle et quitter sa rsidence administrative sans disposer dune autorisation de partir, signe de son suprieur hirarchique. Ce document doit comporter :

Les nom, grade et emploi de lexpert Les rfrences de la mission Les dates de dpart et de retour Les noms et qualit du signataire Le cas chant, si lexpert est autoris utiliser son vhicule personnel pour assurer son pr acheminement.

Dans certaines structures, il est tabli la place de cette autorisation un ordre de mission sans frais . Le GIP International accepte la validit de ce document lorsquil comprend au moins les mentions prcites. Lautorisation de partir doit parvenir au GIP International dix jours au moins avant le dpart.

5.4. Lordre de mission

Aucun expert, quel que soit son statut, ne peut se rendre ltranger sans disposer dun ordre de mission tabli par le GIP International. Cette rgle concerne tous les agents, fonctionnaires, ou non, travailleurs indpendants, salaris de toutes entits de droit public ou priv, en activit ou retraits. Lordre de mission est sign par le directeur du GIP International, ordonnateur de la dpense. Il prcise tous les lments ncessaires la dtermination des droits des experts et notamment le mode de transport autoris. Le directeur du GIP International ne peut signer lordre de mission quaprs avoir vrifi lexistence dune autorisation de partir, dment signe par le suprieur hirarchique de lexpert. Une copie de lordre de mission sign est remise l'expert avant son dpart en mission. Lexpert doit tre en mesure de prsenter son OM durant son sjour ltranger. LOM constitue le justificatif indispensable pour verser les indemnits de mission dues l'expert (dcret du 12 mars 1986). C'est galement la pice officielle qui atteste, en cas daccident, du caractre administratif du dplacement. Par consquent, labsence dOM est de nature empcher le dpart de lexpert.

5.5. Passeport et visa

5.5.1. Passeport
La prsentation dun passeport valide (donc sign) est requise sur la plupart des territoires trangers. Il appartient lexpert de sassurer de la validit de son passeport, qui doit couvrir, selon les pays, soit la dure du sjour, soit trois ou six mois au-del. Toutes les formalits dobtention ou de renouvellement de passeport incombent lexpert. Le GIP International peut rembourser lexpert le montant du timbre fiscal, dans seulement deux cas : - lexpert doit se faire tablir un premier passeport l'occasion du dpart en mission, - lexpert doit proroger son passeport dont lchance ne permet pas de raliser la mission La demande de remboursement est adresse au GIP International par lexpert, sur papier libre accompagn de la photocopie des pages du passeport comportant son identit, le timbre fiscal. Hors le cas o un visa est ncessaire, les passeports ne doivent jamais tre adresss au GIP International.

5.5.2. Visas
Certains pays requirent que le passeport soit pourvu dun visa, valable pour la dure de la mission. Les experts peuvent prendre connaissance des conditions dobtention de visas ainsi que tlcharger les formulaires ncessaires pour leur demande de visa en consultant le site web : http://www.kilometres-services.com/index.php Le GIP International se charge, via son prestataire, des formalits lies au visa, et il en supporte les cots, aprs avoir reu le dossier complet de demande de visa.

A cet effet, lexpert transmet par le moyen le plus sr, ou fait remettre au GIP son passeport dans les meilleurs dlais. Le GIP International restitue le passeport vis lexpert, souvent via son prestataire quil lui envoie par Chronopost (en province et Ile de France) ou par coursier (Paris). Certains agents disposent de passeports professionnels. Dans certains pays leur utilisation facilite les dmarches de visas. Dans dautres, il est en revanche prfrable de ne pas utiliser de passeport professionnel. Dans certains cas et notamment chaque fois que la dmarche de visas doit seffectuer dans un consulat en province, cest lexpert qui effectue lui-mme les formalits. Sil doit se dplacer, le GIP International peut rembourser, sur justificatifs, les frais engags pour le trajet rsidence consulat.

5.6. Scurit - Sant

5.6.1. Principe de prcaution
Les prconisations du Ministre des Affaires Etrangres constituent le principal indicateur sur la conduite suivre pour ne pas exposer lexpert des risques connus : les missions dans les zones dclares formellement dconseilles sont suspendues et des mesures compensatoires (htels et dplacements scuriss par exemple) peuvent tre prises dans dautres zones. (voir le site du Ministre des Affaires Etrangres: http://www.france.diplomatie.gouv.fr/index.html Lanalyse de la situation est faite de manire concerte entre le GIP et la structure laquelle appartient lexpert. La mission est ncessairement annule si le GIP ou la structure juge le risque excessif.

5.6.2. Prcautions sanitaires - vaccinations

Certains vaccins sont fortement recommands ou obligatoires selon les pays. Lexpert est incit interroger lInstitut Pasteur (01.45.68.81.98 211, rue de Vaugirard 75015 Paris) ou consulter son site web : www.pasteur.fr Les vaccinations peuvent tre notamment ralises au centre de vaccination dAir France (arogare des Invalides), lInstitut Pasteur ou dans les centres de sant de Paris.

Dans la mesure o la mission prvue ncessite certaines vaccinations, le GIP International peut les rembourser sur la base des factures envoyes. Seuls sont rembourss les vaccins prconiss par lInstitut Pasteur : - pour le pays considr, - dans des conditions dexcution et de dure qui sont celles de la mission, lexception des vaccinations courantes (poliomylite, diphtrie, ttanos) dont la mise jour est par ailleurs conseille. Les centres mdicaux de Roissy-Charles-de Gaulle 1 et 2 et Orly Sud sont la disposition des passagers pour tous les vaccins: Centre mdical et de vaccinations de Roissy CDG 1 : 01 48 62 28 00 ; de Roissy CDG 2 : 01 48 62 53 33; d'Orly : 01 49 75 45 14. Attention : la vaccination contre la fivre jaune doit tre effectue dans un centre agr.

5.6.3. Lassurance
Si lexpert est fonctionnaire, agent public ou salari, le rgime applicable en cas daccident survenant durant la mission est celui des accidents du travail. Pour les fonctionnaires, les dispositions statutaires sappliquent, selon larticle 34 de la loi du 11 janvier 1984, sous rserve de la dtention par lagent de son ordre de mission sign. Dans tous les cas et pour tous les experts, le GIP International souscrit par ailleurs une assurance-assistance couvrant notamment les vol et perte des bagages, le rapatriement, la responsabilit civile du voyageur, la survenance de dommages graves durant le voyage. Les conditions gnrales de ce contrat font partie des pices remises lexpert avant sa mission.

5.6.4. Les incidents et accidents

Il est prudent que lexpert photocopie avant son dpart tous documents importants (passeports, billets davion, carte de crdit) pour faciliter une ventuelle dclaration de vol. En cas d'incident significatif ou accident, l'expert doit prvenir la fois la structure laquelle il appartient, le GIP International et, si ncessaire, le consulat et ses correspondants dans le pays. Dans le cas o une prise en charge est possible au titre du contrat d'assurance, la compagnie d'assurances doit tre saisie dans les conditions et dlais dfinis par le contrat, avec copie au GIP International. L'attention des experts est attire pour certains pays : - sur les prcautions alimentaires prendre, y compris lors de repas au restaurant,

sur lexistence de rgles ou coutumes en vigueur, dont le non respect peut aller de la simple dsapprobation la sanction (usage ou dtention dalcool par exemple). (cf. site Internet du MAE : www.diplomatie.gouv.fr)

5.7. Les pr et post acheminements

Lorsque lexpert, qui habite en rgion, doit se rendre Paris ou une autre ville pour prendre son avion, le GIP International en supporte le cot et peut organiser lacheminement.

5.7.1. Transports en commun

Le dplacement s'effectue par le moyen de transport le plus rapide et le plus conomique. Le train (seconde classe) est choisi par dfaut. Le GIP International fait rserver les billets de train ou davion en tenant compte des dlais ncessaires aux temps de transfert et dembarquement. Il est ncessaire que lexpert communique les numros des cartes de fidlit donnant lieu aux rductions.

5.7.2. Vhicule personnel

Lexpert ne peut utiliser son vhicule personnel que si son usage entrane un gain de temps, par le transport de charges ou par labsence de transport en commun. Lautorisation de partir signe du suprieur hirarchique doit alors faire apparatre quil est expressment autoris utiliser ce moyen de transport. Par principe, les dplacements sont rembourss au vu des titres de transport. Toutefois, au vu dune attestation signe de lexpert, le dplacement effectu par vhicule est rembours par le GIP au tarif SNCF 2e classe, soit selon le cot du billet lorsquil existe une desserte, soit selon le kilomtrage parcouru par la voie la plus directe ou la plus rapide, dans le cas contraire. Les frais de page dautoroute sont rembourss sur justificatif. Le point de dpart du parcours est la commune de rsidence administrative ou personnelle de lexpert. Lexpert peut, sous sa responsabilit, stationner son vhicule dans un parking daroport. Les frais peuvent en tre rembourss sur justificatif. Le remboursement des frais de parcs de stationnement est li lutilisation du vhicule personnel. La rgle du GIP International est de rembourser hauteur de 72h autorises.

Lexpert doit transmettre au GIP International les photocopies du permis de conduire, de la carte grise et de lassurance de la voiture, ainsi que des originaux des tickets de page et de parking.

5.7.3. Taxi
Lusage du taxi est autoris : - en l'absence de transports en commun, notamment du fait de l'heure du dplacement, - si lexpert doit transporter du matriel ou de la documentation volumineuse, justifis par sa mission. L'expert qui sollicite un remboursement indique prcisment le motif justifiant le recours au taxi, et y joint le justificatif.

5.8. Les dplacements vers ltranger et sur le sol tranger

5.8.1. Dplacements vers la capitale trangre
Ils seffectuent gnralement par avion. Par principe, le vol aller est prvu la veille du premier jour de la mission, le vol retour le lendemain du dernier jour de la mission. Si les horaires de l'intervention le permettent et si lexpert le souhaite, ils peuvent tre situs durant le premier ou dernier jour de la mission. Lorsque les vols se situent durant le week-end, les experts peuvent demander que laller ait lieu le samedi au lieu du dimanche, ou que le retour se situe le dimanche au lieu du samedi. Lconomie ralise (tarif APEX ou quivalent) permet de verser lexpert un per diem supplmentaire, condition que la somme du billet au tarif rduit et du per diem ne dpasse pas le prix du billet plein tarif. Les vols sont rservs et pays par le GIP International. Ils seffectuent avec lune des compagnies rfrences sur trois critres : prix, scurit, ponctualit. En fonctions des conditions tarifaires les vols slectionns sont directs (ou avec escale sans changement davion). Le dplacement seffectue toujours en classe conomique, sauf si le vol dure plus de sept heures. Dans ce dernier cas, il peut seffectuer en classe affaire. Tout souhait portant sur un vol ou itinraire particulier doit tre communiqu au GIP International 20 jours au moins avant le dpart de la mission. Aucun

vol pralablement rserv par le GIP International ne pourra donner lieu la modification de la demande de lexpert pour convenances personnelles, sauf force majeure. Toutes situations particulires telles quun dplacement destin raliser une autre mission avant ou aprs celle du GIP International, achat des billets davion par lexpert, doivent donner lieu un accord pralable du GIP International. Si lexpert souhaite, pour convenances personnelles, anticiper de quelques jours son dpart ou retarder son retour, une autorisation du directeur du GIP est galement requise, vingt jours au moins avant la date de dpart souhaite par lexpert. Elle est subordonne au constat que le cot du vol nest pas suprieur celui initialement prvu. Dans le cas contraire lexpert est tenu de payer son billet intgralement. Durant cette priode additionnelle, lexpert ne peroit pas de per diem et nest pas couvert par lassurance souscrite par le GIP International. Il ne peut prtendre aucune indemnit de la part de son employeur en cas de dommages subis loccasion de ce dplacement.

5.8.2. Dplacements lintrieur du pays tranger

Lorsquils doivent seffectuer en avion, les billets sont rservs, selon les cas, par le GIP International, ou par le pays la demande du GIP International. Ils sont toujours pays par le GIP International soit directement, soit par remboursement lexpert, sur justificatifs. Lorsque la dpense que supportera l'expert est leve, une avance peut lui tre verse, en mme temps que le versement des per diem. Les dplacements raliss entre villes, par dautres moyens de transports, sont gnralement organiss par nos correspondants trangers. Tous les dplacements urbains sont supports par lexpert, et s'imputent sur ses per diem.

5.9. Htellerie et restauration l'tranger

5.9.1. Chambres dhtel

La rservation est gnralement faite par les reprsentants du ministre tranger, sur demande pralable du GIP International. Les htels prconiss par le GIP International tiennent compte du rapport qualit prix, de ladquation au montant du per diem vers, de la proximit des lieux dintervention. Le GIP International ne rembourse pas cette dpense, elle est impute sur le per diem. Les dpenses dhtellerie sont rgles directement par lexpert.

5.9.2. Restaurants
Il n'y a pas de rservation pralable par le GIP International. Les experts se rendent au restaurant de leur choix. Les dpenses de restauration sont rgles directement par lexpert.

5.10. Conditions de remboursement des frais

5.10.1. Lindemnit de frais de mission l'tranger: le " per diem "
Le per diem est lindemnit verse lexpert pour couvrir lensemble des frais engags par lui durant son sjour dans le pays tranger. Cette indemnit journalire de mission est calcule sur la base du nombre de nuits passes ltranger selon les rgles suivantes : est considre comme une nuit chaque priode comprise entre 0h et 5h, un demi per diem supplmentaire est d lorsque la mission se prolonge au-del de 17h le dernier jour, le per diem est rduit de moiti lorsque lexpert na pas payer son hbergement, une nuit passe en avion ne donne pas lieu per diem.

La per diem couvre toutes les dpenses ltranger lies l'hbergement, la prise des repas, et aux menues dpenses ncessites par la mission, telles que les dplacements urbains. tabli par le Ministre des Finances sur la base des taux de chancellerie en vigueur, le per diem est spcifique chaque pays et volue en fonction du taux de conversion du dollar.

Les per diem sont verss l'expert avant son dpart, par virement bancaire, aprs la rception de son RIB. En cas dannulation, de diminution de la dure de la mission ou de gratuit de l'hbergement, lexpert restitue au GIP International (au bnfice de son prestataire) les sommes indment perues.

5.10.2. Lindemnit de frais de mission sur le sol franais

Repas : Lorsque lexpert qui se rend laroport (ou qui en revient) se trouve en dehors de ses rsidences familiale et administrative durant lintgralit de la priode 11h 14h, il peroit une indemnit de repas de midi de 15,25. Une indemnit de repas du soir, de mme montant, est due, sur les mmes critres, pour la priode 18h 21h. Nuite : Lorsque, du fait du temps ncessaire au pr ou au postacheminement, lexpert doit partir la veille du vol ou arrive sa rsidence le lendemain du vol, et se trouve ainsi en dehors de sa rsidence entre 0h et 5h. Lindemnit, verse au vu du justificatif ou de la dpense engage, est fixe forfaitairement 60 maximum. Ces indemnits de repas et de nuite ne sont pas verses avant la mission. S'il est concern, lexpert expdie au GIP International, son retour, ltat de frais complt qui rcapitule les indemnits ventuellement dues. Le justificatif de prise en charge de repas nest pas ncessaire. La facture (ou justificatif quivalent) de la dpense dhbergement est par contre obligatoire. Les montants prcits sont ceux en vigueur compter du 1er novembre 2006.

5.10.3. Les frais engags l'tranger, et remboursables sur justificatif

Du fait de caractre forfaitaire du per diem, le remboursement de frais engags sur le territoire tranger est strictement limit aux dpenses suivantes : taxe daroport et de douane, liaisons ariennes, ferroviaires ou routires interurbaines, cot dexcdent de bagage justifi par la mission. Le remboursement ne peut se faire quaprs accord pralable au dpart en mission.

5.10.4. Les frais engags sur le sol franais, et remboursables sur justificatif
Les frais engags sur le sol franais dans les conditions prcises au point 5.6 sont remboursables sur prsentation des originaux des pices justificatives. Les lieu, date, (et si ncessaire heure) et montant doivent tre explicites sur ces documents. A rception de ltat de frais et aprs vrification des justificatifs, le remboursement est effectu par un virement bancaire.

5.10.5. Alas
Si lexpert sest trouv dans lobligation de supporter des dpenses non couvertes par lune de ses assurances (imprvus durant le dplacement, consquence dun vol, dun accident, d'une maladie) il devra adresser au GIP International un descriptif prcis de lvnement et y joindre tous justificatifs. Le GIP International apprciera l'opportunit du remboursement au cas par cas. S'il s'agit de dpenses susceptibles dtre prises en charge par lune des assurances, lexpert doit dabord en saisir lassureur.

5.10.6. Les frais restant la charge de l'expert

Sont concernes les dpenses dagrment et plus gnralement toutes dpenses non ncessites par la mission.

5.11.

Les contacts sur place

5.11.1. L'ambassade
Chaque ambassade est destinataire des programmes de coopration. Elle a gnralement t associe leur ngociation. Elle est informe par un tlgramme diplomatique manant du ministre des affaires trangres de la venue des experts, des dates et de la nature de la mission. Enfin, lambassade reoit le rapport de mission des experts.

Il est donc essentiel de fournir nos interlocuteurs tous les lments complmentaires quils pourraient souhaiter quant au droulement de la mission et son impact. Vous tes invits prendre des contacts appropris, avant votre dpart, ou sur place, selon les recommandations figurant dans le Dossier Pays.

5.12.

Le retour de mission

Ds votre retour, vous devez remettre au GIP : - vos souches de billets davion (et billets SNCF/RATP, le cas chant) - les originaux de tous vos justificatifs de frais engags, et dont le GIP doit assurer le remboursement. Il convient d'utiliser le formulaire et l'enveloppe pr-libelle qui vous ont t remis. Le remboursement est effectu par chque, dans un dlai moyen de trois semaines, par lintermdiaire du prestataire du GIP International.

5.13.

Coordonnes utiles

Douanes: www.douanes.gouv.fr Centre de renseignements: 0820 02 44 44 Objets trouvs : Orly Sud : 01 49 75 34 10, Orly Ouest : 01 49 75 42 34, Roissy CDG1 : 01 48 62 13 34, Roissy CDG2 : 01 48 16 63 83 ADP Objets trouvs : BP 20101, 95711 Roissy cedex Au del d'un certain dlai les objets non rclams sont achemins au 36, rue des Morillons, Paris 75015 Tl. : 01 55 76 20 00

En 4me de couverture:

Ce guide traite des missions temporaires hors du territoire franais assures par des personnes qualifies dnommes experts, appartenant soit aux directions et tablissements sigeant au Conseil dAdministration du GIP, soit son secrtariat gnral, soit des entits de droit public ou priv sollicits par ceux- ci pour le compte du GIP International, dans le cadre de la mise en uvre des programmes de coopration bilatrale. Ne sont viss ni les jumelages, ni les conventions impliquant des porteurs de projets, ni les affectations d'experts entranant changement de rsidence.