Reforma Administrativa

Expediente Electrnico

Secretara Legal y Tcnica Reforma Administrativa

El Expediente Electrnico lleg al Gobierno de la Ciudad.

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En el camino hacia el Expediente Electrnico, se incorpor al SADE el mdulo de Comunicaciones Oficiales, y posteriormente el mdulo de Generador de Documentos Electrnicos.

Ahora, el Gobierno de la Ciudad comenz la implementacin del mdulo SADE de Expediente Electrnico y en breve tambin incorporaremos Escritorio nico y Portafirmas.

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Caractersticas del Expediente Electrnico:
Se entiende por Expediente Electrnico al conjunto ordenado de documentos electrnicos que se encuentran en el Repositorio nico de Documentos Oficiales. Por ende, este mdulo lo que permite es vincular documentos electrnicos, de modo de conformar el Expediente. Todos los documentos que deban formar parte de un expediente electrnico tendrn que ser previamente generados en forma electrnica a travs de Comunicaciones Oficiales, GEDO, el propio mdulo de EE, o bien, si existieran en papel u otro formato debern ser digitalizados a travs de GEDO. Se accede con usuario SADE (dado de alta en CC.OO). El sistema permite replicar los distintos roles y funciones que cada a usuario tiene hoy en su accionar sobre un expediente en papel: hay usuarios con permisos para solicitar caratular, caratular, tramitar, combinaciones de estas y una nueva funcin que es la de asignar tareas. Tambin, existen permisos para manejar las cuestiones de archivo y desarchivo de expedientes, como as tambin la de supervisin y avocacin de tareas. Los pases pueden hacerse a un Usuario Particular, a una Reparticin/Sector (Grupo de Trabajo) o a una Mesa Virtual de la Reparticin. Pero las tareas en si, las acciones, son siempre individuales. No tiene rutas ni tareas preestablecidas, su tramitacin es libre. Las Providencias de pase se generan en forma automtica y permiten generar un documento muy prctico para la tramitacin, sin necesidad de ir al mdulo GEDO para generarlas.

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Caractersticas del Expediente Electrnico:
Se pueden realizar asociaciones entre expedientes. Se pueden adjuntar documentos de trabajo, sin ser parte del Expediente, ya que no se guardan en el Repositorio nico de Documentos Oficiales. Por ej. un modelo de convenio, sirve para tomarlo e introducirles modificaciones en las distintas etapas de la tramitacin, en el Expediente se irn guardando como los proyectos de convenio. Se puede asociar un documento a ms de un Expediente. Guarda las referencias, por lo que se puede consultar cuales son los expedientes a los que fue vinculado ese documento. Se pueden asociar datos o metadatos a cada uno de los tipos de trata (obligatorios o no obligatorios) y por ende crear cartulas especiales por trata, o incorporar datos tiles para su bsqueda, identificacin, asociacin o tramitacin en cualquier momento del trmite. Se pueden realizar consultas en lnea del Expediente. Se puede realizar una tramitacin en paralelo, o sea, que el expediente pueda tramitar en ms de un lugar a la vez, estableciendo un usuario que controle el proceso (an no liberado).

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