SISTEMA DE INVENTARIOS ABC

Se puede afirmar que uno de los primeros pasos para la administracin y anlisis de un sistema de inventarios es realizar un anlisis ABC. Este sistema permite determinar que artculos representan la mayor parte de la inversin y si se justifica mantener invertidos estos recursos. El sistema ABC utiliza el principio econmico planteado por VILFREDO PARETO, quien estudi la distribucin de la riqueza en el siglo XIX: Gran parte de la riqueza pertenece a un pequeo segmento de la poblacin. Ford Dickie (1951) aplica este principio a la administracin de inventarios y lo llam anlisis ABC. Dado que mantener un nivel de inventario implica un capital inactivo es natural que se ejerza un control sobre aquellos artculos que representen una mayor inversin en capital, al contrario aquellos artculos que contribuyen muy poco en la inversin en capital merecen poca atencin. El Sistema ABC permite establecer y determinar en una forma sencilla cuales artculos son de mayor valor y cuales de menor valor de manera que se pueda tomar decisiones eficientes lo cual permite optimizar la administracin de recursos asignados a los inventarios. El sistema ABC clasifica los artculos del inventario en tres grupos: Grupo A: Se incluyen los artculos ms importantes para efectos de control. Aquellos que contribuyen al 80% del valor monetario acumulado y generalmente constituyen alrededor del 20% de los artculos. Como se puede apreciar representan pequeas cantidades de artculos costosos los cuales deben estar sujetos a un estrecho control, se utilizan procedimientos complejos de pronstico y debe tenerse cuidado al estimar los diversos parmetros de costo para establecer las polticas de operacin. Grupo B: Corresponde a aquellos artculos de importancia secundaria, corresponden a valores monetarios porcentuales entre el 80% y el 95%, y comprende alrededor del 25% de todos los artculos. A estos artculos se les aplica un control moderado, los artculos se pueden revisar de forma peridica, se solicitan por grupos y no de forma individual y se utilizan mtodos de pronstico menos complicados. Grupo C: Son artculos de importancia reducida, corresponden entonces al 5% del valor monetario porcentual y comprenden mas o menos el 55% de los artculos. A estos artculos se les ejerce un grado mnimo de control, se deben realizar pedidos de gran tamao con el fin de minimizar la frecuencia de pedidos Esta clasificacin es arbitraria pudiendo existir un nmero diferente de grupos. Si se desea un mayor refinamiento, tambin el % exacto de artculos de cada clase vara de un inventario al siguiente. Esta relacin emprica formulada por Wilfredo Pareto, ha demostrado ser una herramienta muy til y sencilla de aplicar a la gestin empresaria. Permite concentrar la atencin y los esfuerzos sobre las causas ms importantes de lo que se quiere controlar y mejorar. El procedimiento a seguir para el sistema e inventarios ABC es el siguiente:

a) Determinar la participacin monetaria de cada artculo en el valor total del inventario. (Multiplicar el costo unitario de cada artculo por el nmero total de unidades demandadas). b) Calcular porcentaje acumulado de artculos basado en el nmero total de artculos. c) Calcular porcentaje acumulado de uso del dinero basado en el uso total. d) Tabular los artculos del inventario en orden descendente segn el total de dinero invertido en cada tem del inventario. e) Graficar la curva ABC del porcentaje acumulado del uso del dinero en funcin del porcentaje acumulado de artculos.

Ejemplo: Clasificar por el sistema ABC los Productos que se presentan en la tabla 1. Tabla 1: Datos del ejemplo ABC

Solucin: 1. Calcular la participacin monetaria de cada artculo en el valor total del inventario. Ver tabla 2; para hallar el uso anual de dinero se multiplica precio unitario por la cantidad utilizada. 2. Para hallar el porcentaje de uso anual de dinero se divide la informacin del uso anual del dinero entre el total de esta columna. Tabla 2: Solucin ABC.

3. se tabula la informacin en orden descendente segn el porcentaje del uso anual del dinero.

A continuacin se presenta un ejemplo desarrollado por el ing Tomas A. r. Fucci que permitir visualizar cmo se determinan las tres zonas (A-B-C) en un inventario constituido por 20 artculos:

Solucin Se debe determinar la participacin monetaria de cada artculo en el valor total del inventario. Para ello se debe construir una tabla (ver tabla 23) de acuerdo a lo siguiente: Columna n 1: Corresponde al n de artculo. Columna n 2: Los porcentajes de participacin de cada artculo en la cantidad total de artculos. Para nuestro ejemplo, como tenemos un inventario constituido por 20 artculos, cada artculo representa el 5% dentro del total (100%/ 20 art.= 5%)

Columna n 3: Representa la valorizacin de cada artculo. Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo. Al pie de la columna obtenemos el valor de nuestro inventario de los 20 artculos. Columna n 4: Nos muestra el % que representa cada una de las valorizaciones en el valor total del inventario.

2. Ahora se deben reordenar las columnas 1 y 4, tomando las participaciones de cada artculo en sentido decreciente, lo que dar origen a la tabla 4. Tabla 4. Determinacin de la participacin monetaria de cada artculo en el valor total de inventario.

3. Trazado de la grfica y determinacin de zonas ABC.

A partir de los datos de la tabla 23 y la grfica se puede observar que unos pocos artculos son los de mayor valorizacin. Si solo se controlaran estrictamente los tres primeros, se estara controlando aproximadamente el 60% del valor del inventario. Asignamos la zona A para estos artculos. Controlando tambin los art. 3, 6 y 11, se estara controlando, en forma aproximada, el 82% del valor del inventario. (Zona B) Se ve claramente en la grfica que el 15% del inventario justifica el 60% del valor, mientras que el 30% del mismo justifica el 82% de dicho valor; a su vez, el 70% del inventario justifica el 18% del valor. Si se tiene en cuenta los costos de mantenimiento y de control de estos ltimos, se llega a la conclusin que no es necesario controlarlos estrictamente, ya que son de poca valorizacin, y que debe mantenerse el mnimo stock posible de los mismos. La asignacin de las zonas A, B y C en la grfica que estamos analizando se realiz en funcin del alto % de valorizacin de los tres primeros artculos (25,47%, 18.55% y 16.08%, respectivamente), sin embargo, las zonas pueden asignarse de forma diferente, por ejemplo, incluyendo en la zona A los seis primeros artculos, que representan alrededor del 80% del valor del inventario, en la zona B los siguientes tres artculos, y los restantes en la zona C. De esta forma, controlando el 30% del inventario (zona A) se estara controlando aproximadamente el 80% del valor del mismo. Observando las zonas A y B de la grfica que se da a continuacin, se puede ver que el 45% del inventario justifica alrededor del 90% de su valor y que el 55% del inventario justifica, aproximadamente, el 10% del mismo valor. SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO ABC

El sistema de control A B C nos muestra como manejar el inventario de acuerdo con la clasificacin de prioridades,sta puede realizarse de tres diferentes formas;de acuerdo al costo de unitario,de acuerdo al costo total de existencia y de acuerdo al orden de requerimientos sin tener presente el costo.Cada una de ellas sern ampliadas ms adelante,observando que en cualquiera de las tres se subdivide en los grupos A,B,y C.

Pueden observarse diferentes tcnicas que mejoren los mtodos de trabajo especialmente en el rea de produccin una de ellas es el anlisis ABC, tambin llamado respuesta de esfuerzo, anlisis de respuesta anlisis de estructura de dos fenmenos.

"Esta tcnica se utiliza especialmente en:Gestin de stock, anlisis de productos, anlisis de ventas, anlisis de clientes, entre otros"

Este sistema pretende que el costo y el manejo del inventario disminuyan.Adems puede proporcionar una rotacin de inventario ms frecuente incremento en las ventas y reduccin de sistemas de trabajo que disminuirn costos.

"La filosofa delsistema dice:Muchas veces cuesta ms el control que lo que vale lo controlado."Por esta razn sugiere clasificar segn la importancia y consumo, as: A: Son aquellos que requieren mayor control por su costo de adquisicin y por el costo de tenerlo en inventario, por su aporte directo a las utilidades y por ser material importante dentro del trabajo fundamental.Generalmente un pequeo nmero de elementos pertenece a este grupo y los pedidos se realizan por cantidades exactas o con base en las solicitudes hechas por los clientes. B: Los que no son tan necesarios como los anteriores por costos, por utilidad y por el control que se ejerce sobre ellos.Para la realizacin de pedidos debe calcularse la cantidad ptima de pedido. C: Artculos que requieren poca inversin por ser de poca importancia en la elaboracin del producto final, requiriendo revisin sencilla sobre las existencias, pero que sern suficientes para lo requerido finalmente.Puede mantenerse una cantidad considerable en bodega, se procura no sobrepasar ni estar por debajo de los que debe mantener de existencia.

Para la clasificacin de los artculos dentro del anlisis ABC pueden observarse varios aspectos:

Valor anual en dinero de las transacciones para un artculo.

Costo unitario. Escasez del material utilizado para la fabricacin de ese artculo. Disponibilidad de recursos, fuerza de trabajo e instalaciones para producir el artculo. Tiempo necesario de obtencin. Requerimientos de almacenamiento para un artculo. Costo de escasez del artculo. Volatilidad del diseo de ingeniera". El anlisis ABC puede observarse con un solo criterio o con mltiples.En el primer caso se separan los artculos en tres grupos de acuerdo a su consumo anual: A Elevado, B intermedio y C bajo.Siendo A el 20%,que representa el 65% del consumo anual, B el 30% que representa el 30% de los artculos y el 25% del consumo anual y C el 50% que representa el 10% del consumo anual.Sin olvidar que estos porcentajes no son constantes en todas las empresas.

Con este mtodo pueden identificarse los artculos de mayor impacto en el costo total de inventarios.Para observar el costo de inventario es conveniente hacerlo de acuerdo a los artculos del grupo A, determinando un anlisis cuidadoso de decisiones de cantidades a solicitar, en que momento pedirlas y poder as realizar pronsticos.

Se tendr mayor atencin en los artculos de ms importancia pero nmero menor (A) y menor en los menos significativos, aunque puede llegar a pasarse muchas cosas por alto.

En el segundo pueden observarse puntos diferentes a tener en cuenta adems de los costos, algunos de ellos son:disponibilidad, obsolescencia, grado de sustitucin y urgencia del artculo.Este ltimo es quizs uno de los ms importantes ya que por ello puede incurrir en el incremento de costos, ya que la premura en la entrega de un pedido puede llevar a comprar donde se encuentre primerosin importar otros factores.

El procedimiento se debe seguir en estos pasos:

Distribucin de consumo en dinero y las categoras asociadas. Establecer categoras de carcter crtico, discriminando estas as I, II, III;esta clasificacin se hace intuitiva e implcitamente.El I podra ser aquellas que no tienen sustitutos, los III son de menor importancia y los II son el punto medio entre unos y otros. Debe tenerse una administracin concreta de lo que se hace, para ello se requiere:verificar los registros, ya que en muchas ocasiones no coincide el conteo fsico con lo registrado, por lo que debe realizarse una revisin fsica con ms frecuencia especialmente para los artculos A.El inventario de seguridad y la cantidad de pedido se determinan segn el dinero y la urgencia con que se requiera.

Al utilizar este mtodo podremos tomar ciertas medidas, como:

-Aplicar un tipo de control especfico a cada grupo de artculos en funcin de suvalor.

Concentrar los esfuerzos de control sobre los productos ms importantes. Gestionar las compras y controlar las entregas de mercancas en funcin de la importancia de las compras en valor y no en cantidad".