UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS BASICAS TECNOLOGIA E INGENIERIA

ACTIVIDAD 10. TRABAJO COLABORATIVO N 2 FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN 100500_26

PREPARADO POR: OSCAR HERNAN DUARTE NIXON LEONEL JULIO MARYSOL MURCIA BRENDA DEL CARMEN VILLACOT

COLOMBIA JULIO DE 2013

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN ........................................................................................................ 3 OBJETIVOS ................................................................................................................ 4 General: ................................................................................................................... 4 Objetivos Especficos: ............................................................................................. 4 ACTIVIDAD 6. TRABAJO COLABORATIVO N 2....................................................... 5 PLANEACIN.......................................................................................................... 5 1. 2. 3. 4. Misin ............................................................................................................. 5 Visin ............................................................................................................. 5 Objetivo .......................................................................................................... 6 Metas ............................................................................................................. 6 4.1 Actividades a realizar para alcanzar el Objetivo. ............................................ 7 4.2 Diagrama de Gantt ......................................................................................... 8 4.3 Recursos (Humanos, Tecnolgicos, Financieros, Fsicos) ............................. 9 5. Polticas........................................................................................................ 10

CONCLUSIONES...................................................................................................... 25 BIBLIOGRAFA ........................................................................................................ 26

Act. 10. Trabajo Colaborativo 2.

INTRODUCCIN A travez del tiempo la administracin a evolucionado buscando mejorara dia tras dia sus resultados, la administracin con sus diferentes procesos nos permiter reconocer los puntos necesarios para ser buenos administradores. Nos permitir conocer diferentes puntos que existen en las organizaciones como son La comunicacin organizacional, organizacional. las relaciones interpersonales, el liderazgo y la cultura

Act. 10. Trabajo Colaborativo 2.

OBJETIVOS

General: Aplicar los conocimientos adquiridos durante el estudio de la Unidad No. 2 Proceso Administrativo a travs de la planeacin, organizacin y Direccin, identificando la comunicacin a utilizar y el control a ejercer dentro de una organizacin.

Objetivos Especficos: Desarrollar la fase de planeacin de una organizacin a travs de la elaboracin de la misin, visin, objetivos, metas

Act. 10. Trabajo Colaborativo 2.

ACTIVIDAD 6. TRABAJO COLABORATIVO N 2

DESARROLLO DEL CONTENIDO PLANEACIN Grupo Colaborativo No. 26: Contratados para administrar la empresa El Futuro en sus Manos, es una empresa dedicada a la prestacin de los servicios Contables a las pequeas y medianas empresas del Centro de Bogot- Colombia.

Quienes Somos: Estamos formados por una asociacin de profesionistas altamente capacitados, especialistas en las diferentes reas de la Contadura y la Consultora, que cumplen con las ms altas normas de calidad y tica para ofrecer servicios integrales y soluciones concretas eficientes que resuelvan los problemas de las empresas.

1. Misin Ser una empresa que brinde a sus clientes, seguridad y confianza, conforme a sus necesidades particulares, mediante servicios y soluciones de excelencia y calidad que permitan a las empresas su fortalecimiento y desarrollo para que nuestro pas logre su desarrollo econmico.

2. Visin

La organizacin El futuro en sus Manos en el 2019 ser la empresa que ofrece servicios contables mejor posicionada en la ciudad de Bogot, seremos reconocidos por nuestra flexibilidad, innovando con los ltimos avances tecnolgicos en nuestros

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proyectos contables, de este modo incrementaremos la calidad de nuestro servicios pero sin descuidar nunca nuestro servicio al cliente, ya que ustedes son lo ms importante para nosotros. Realizaremos diferentes convenios con pequeas y medianas empresas de la ciudad para incrementar nuestra cobertura en el medio y de esta forma atender y cumplir con las necesidades de la poblacin.

3. Objetivo

Ofrecer soluciones a las necesidades expuestas por nuestros clientes y en conjunto buscar soluciones integrales que permitan mejor las reas de impacto, crecer de la mano de nuestros clientes en la expansin y desarrollo a travs de la toma de decisiones adecuadas que permitan su consolidacin en los mercados nacionales y extranjeros.

4. Metas El futuro en sus Manos adems es importante que nuestras soluciones contribuyan al fortalecimiento econmico de nuestros clientes, por lo tanto les brindaremos el mejor servicio, es por esto que para mejorar nuestra calidad intercambiaremos experiencias y nos apoyaremos mutuamente con los despachos contables de mayor prestigio. El futuro en sus Manos tiene como meta principal es responder a las mltiples necesidades de nuestros clientes de forma estratgica. Por eso prestamos servicios integrales que complementan la asesora de la mejor manera. Nuestro objetivo es mantener o mejorar nuestra calidad en lo referente a la atencin al cliente, dado que nunca est de ms mejorar nuestra

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comunicacin integrndonos con las nuevas tecnologas y redes sociales de esta manera estaremos ms cerca de nuestros clientes.

4.1 Actividades a realizar para alcanzar el Objetivo.

Act. 10. Trabajo Colaborativo 2.

4.2 Diagrama de Gantt

1er Trimestre Ene. Feb. Mar.
Fsicos

RECURSOS
N

2 do Trimestre May. Jun. Abr.

3 er Trimestre Ago. Sep. Jul.

4 to Trimestre Nov. Oct. Dic.

ACTIVIDAD
Humanos Tecnolgicos Financieros
$ 24.000.000 $ 46.000.000 $1a 2.000.000 $1a 6.000.000

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Arriendo Nomina Capacitaciones Marketing Material conferencias Escritorios Computadores Telfonos Impresora Licencia del software ContaPyme Mantenimiento de

$ 3.000.000 $ 3.000.000 $ 6.000.000 $ 320.000 $ 320.000 $ 2.000.000 $ 3.000.000

4.3 Recursos (Humanos, Tecnolgicos, Financieros, Fsicos) (De acuerdo con el objetivo y las metas. Determinar cules son las actividades necesarias para llegar a cumplir con el objetivo y metas.) En cuanto a los recursos de la empresa se puede afirmar lo siguiente:

Recursos financieros: Son el efectivo y el conjunto de activos financieros con que cuenta la empresa.

Recursos tcnico y/o tecnolgico: Es un medio que se vale de la tecnologa para cumplir con su propsito. Estos pueden ser tangibles (como un computador, una impresora u otra mquina) o intangibles (un sistema, una aplicacin virtual).

Recurso humano: Es el trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de la organizacin. En este caso este recurso hace parte de todo lo relacionado con la empresa, ya que sin estos la compaa no existira en el mercado, no tendra razn de ser.

Recursos fsicos: Son todos los bienes tangibles, en poder de la empresa, que son susceptibles de ser utilizados para el logro de los objetivos de la misma.

Diagrama Gantt: El diagrama de Gantt o grfica de Gantt es una popular herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. En este caso est representado en la columna trimestres y las estrellas representan las la ejecucin de dicha actividad en el trimestre especifico.

Estas actividades son realizadas durante el primer ao de la empresa y estn representados los costos que se necesitaron para la creacin y manutencin de una empresa. Cuando la organizacin comience a laborar se presentaran circunstancias

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imprevistas como inversiones necesarias para brindar una mejor atencin y mantener la calidad de los servicios. Por otro lado no se pueden prever la cantidad de reuniones con clientes o conferencias que se realizaran durante el ao.

5. Polticas (4) La empresa mejorar continuamente la calidad de sus servicios para asegurar su permanencia en el negocio y aumentar la satisfaccin de sus clientes. Para mantener la calidad de nuestros servicios todo empleado sea nuevo o antiguo deber comparecer a las capacitaciones que la empresa determine importantes para el rea en cuestin. En el caso de generarse una vacante se dar preferencia al personal de la compaa, no se podr realizar ninguna contratacin de personal que no haya cumplido con el proceso de seleccin. La informacin de la empresa es confidencial y contara con todos los aspectos de seguridad necesarios, no est permitido transportar estos documentos en el espacio externo a la empresa.

Act. 10. Trabajo Colaborativo 2.

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ORGANIZACIN 1. Organigrama

EL FUTURO EN SUS MANOS

Gerencia General

Gerencia Financiera

Coordinador Calidad Departamento Contable

Coordinador Consultoras

Consultores

Coordinador Tecnolgico rea de Informacin y Atencin al cliente

Asistente Administrativa

Servicios Generales

2. Deberes de cada empleado

Gerente: Tiene a su cargo el direccionamiento de la organizacin, es quien gua al personal, toma de decisiones, es el representante legal. Coordinador de Calidad: Desarrolla todas las actividades relacionadas con la planificacin, ejecucin y mantenimiento de los procesos y procedimientos de la organizacin, con el propsito de cumplir con los requisitos de los clientes, manteniendo constante comunicacin con las reas y verificando que se cumplan las actividades planeadas.

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Coordinador de Consultoras: Persona encargada de llevar a cabo los procedimientos de marketing, se encarga de presentar a los clientes el portafolio de servicios de la organizacin, y llevar a cabo la solidificacin de las consultoras.

Departamento Contable: Se encarga de ejecutar los procedimientos necesarios para garantizar la seguridad en la captacin y registro de las operaciones financieras de y cumplimiento de metas de la organizacin, con el propsito de tomar decisiones que permitan promover la eficiencia y eficacia del control de gestin.

Consultores: Profesionales en contadura con especializacin en reas especificas, encargados de ejecutar las consultorios solicitadas por el cliente, es el personal que tiene relacin directa con la misin de la organizacin, del desarrollo y xito de la razn de ser de El Futuro en sus Manos.

Coordinador Tecnolgico: Persona encargada de coordinar el desarrollo de las actividades tecnolgicas, de acuerdo a los lineamientos establecidos, adems de asesorar al personal de consultora en la utilizacin de los mtodos, tcnicas y materiales tecnolgicos que permitan mejor cumplimiento de los servicios de asesoras ofrecidos por la organizacin.

rea de Informacin y atencin al cliente: Encargados de mantener una comunicacin asertiva con los clientes, apoyo en la resolucin de problemas generados en las consultoras, y recepcin de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

Asistente Administrativa: Persona encargada de la correspondencia, la elaboracin de documentos de orden administrativo, del manejo del archivo, la recepcin de los clientes, y trabajo en conjunto con los procedimientos de marketing.

Servicios Generales: Personal que a travs del desarrollo de las actividades mantendrn las instalaciones en ptimas condiciones de limpieza, adems de
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mantener una buena comunicacin con los clientes y relaciones laborales adecuadas.

3. reas de Autoridad y Responsabilidad CARGO RESPONSABILIDAD Responsable de la: Planeacin estratgica de la organizacin. Planificar los objetivos generales y especficos de la empresa a corto y largo plazo. Representacin legal de la empresa. Presupuestos e inversiones. Autorizar rdenes de compra. Autorizar convenios a nombre de la empresa. Responsabilidad de: Apoyar al representante de la direccin y los responsables de los procesos en el desarrollo de sus funciones y coordinar todas las acciones que permitan el normal funcionamiento de los procesos. Responsable de: La coordinacin necesario para consultoras. AUTORIDAD Autoridad para: Dirigir el desarrollo de las actividades generales de la empresa. Revisar y aprobar la documentacin; procesos, procedimientos, manuales, programas, etc.,

Gerente

Coordinador de Calidad

Coordinador de Consultoras

Autoridad para: Asistir al Representante de la Direccin en el seguimiento de las funciones operativas del Sistema de Gestin de Calidad. Autoridad para: Organizar los equipos de del personal consultora de acuerdo a ejecutar las los acuerdos comerciales pactados con los clientes. Autoridad para: Organizar, controlar, supervisar y registrar, con base en la normatividad vigente, los movimientos de ingresos y gastos en los reportes contables principales y auxiliares respectivos, con el fin de evaluar el estado financiero de la organizacin.

Departamento Contable

Responsable de la: Clasificacin, registro, anlisis e interpretacin la informacin financiera. Llevar en orden los libros mayores. Preparar y presentar informes sobre la situacin financiera de la empresa. Asesorar a la Gerencia en planes econmicos y financieros.

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CARGO

RESPONSABILIDAD Responsabilidad para: Ejecutar las actividades de consultora de acuerdo a los procesos y procedimientos establecidos. Planificar y coordinar las actividades que se llevaran a cabo durante la consultora.

AUTORIDAD Autoridad para: Toma de decisiones durante el desarrollo de las consultoras.

Consultores

Coordinador Tecnolgico

Responsable de: Mantener en buen funcionamiento los equipos de cmputo, adecuar e integrar la red, as como apoyar al personal de las reas que lo soliciten para la solucin de problemas tcnicos que se pudieran presentar durante la ejecucin de actividades de consultora. Responsables de: La recepcin de quejas sugerencias y reclamos de los clientes. Apoyar la resolucin de dificultades que presenten las empresas a las que se les preste la consultora o asesora. Responsable de: Recepcin de todos los documentos que llegan a la empresa para ser organizados en el archivo. Recepcin de llamadas. Atencin y orientacin de clientes. Responsable: De mantener el aseo general y detallado de las instalaciones o espacios que le sean asignados. Atender y orientar a los clientes.

Autoridad para: Gestionar los recursos necesarios para el buen funcionamiento de los equipos de cmputo en cada una de las reas de la organizacin. Dar mantenimiento al equipo de cmputo, software y configuracin de red. Gestionar y controlar el acceso a la red local. Autoridad para: Determinar la solucin adecuada para ayudar al cliente en la resolucin de dificultades. Autoridad para: Ejercer el control de la correspondencia recibida y enviada. Mantener comunicacin constante con clientes y proveedores para las subastas. Autoridad para: Desarrollar actividades que permitan mantener las instalaciones en perfecto estado de limpieza.

rea de Informacin y atencin al cliente:

Asistente Administrativa

Servicios Generales

Act. 10. Trabajo Colaborativo 2.

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4. Recursos necesarios para el desempeo del trabajo

RECURSOS NECESARIOS Recurso

EXPLICACIN humano necesario para el

desarrollo de las consultoras. Gerente Coordinador de Calidad Coordinador de Consultoras. HUMANOS Contador Consultores Coordinador Tecnolgico Personal de informacin y atencin al cliente. Asisten administrativo Personal de servicios generales. Instalaciones: Oficinas, escritorios. FISICOS Papelera: consumo ganchos) Computadores e impresoras. TECNOLOGICOS Conexin a internet. Medios de comunicacin (Telefona celular). utilizada (resmas como de elemento de

papel,

carpetas,

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DIRECCIN

1. Coordinacin de Actividades

2. Comunicacin entre Empleados

3. Fomento del Inters, Iniciativa y Participacin del Personal

4. Mantener la Disciplina en el Grupo de Trabajo

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CONTROL

1. Informacin de las Actividades que se Requieren Controlar y Analizar

Atendiendo los principios organizacionales nosotros como control interno lo orientaremos hacia el cumplimiento de los objetivos metas, polticas, misin y visin de El futuro en sus manos. Teniendo en cuenta lo siguiente: Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada

administracin. Garantizar la eficacia y la eficiencia en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin y de sus registros.

Para el cumplimento de lo mencionado todos los procesos de la organizacin deben ser documentados en registros que permitan trazabilidad y control. Por tal motivo se cumplir con la siguiente codificacin: IC-001 este sera el cdigo para la elaboracin de los instructivos contables de el futuro en sus manos, variando el consecutivo numrico en orden ascendente. El instructivo contiene indicaciones muy precisas como ensear a realizar actividades. PRC-001 Este sera el cdigo para la elaboracin de los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un mtodo para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronolgicas de las acciones requeridas. Son guas de accin, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Dentro de los procedimientos fundamentales para el cumplimiento del control de nuestros clientes se encuentran los siguientes: PRC-001 Procedimiento del control de documentos PRC-002 Procedimiento de acciones correctivas PRC-003 Procedimiento de acciones preventivas PRC-004 Procedimientos de quejas y reclamos.
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Despus de que todos nuestros procesos este debidamente documentados procedemos a la socializacin con cada de los miembros de la empresa, para

asegurar el mismo lenguaje un lenguaje universal. Controlaremos el cumplimiento de los procesos con auditoras internas trimestrales y auditoras externas anuales. Teniendo en cuenta lo siguiente:

IDENTIFICACIN Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las dems reas de la empres y a los usuarios externos Se tienen debidamente identificados los productos de los dems procesos que se constituyen en insumos del proceso contable. Se tienen identificados en la organizacin

los procesos que generan

transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de informacin del proceso contable? CLASIFICACIN Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la organizacin proceso contable? Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales realizados por la organizacin son de fcil y confiable clasificacin en el Catlogo General de Cuentas? han sido incluidos en el

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Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificacin de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la organizacin contable pblica? La clasificacin de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretacin tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica.

2. Cmo se Realiza el Control

REGISTRO Y AJUSTES Se realizan peridicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las reas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorera, y dems reas y/o procesos de la organizacin? Se realizan peridicamente tomas fsicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes? Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas? Se hacen verificaciones peridicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos?

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3. Cmo se Basarse en Hechos Reales

Elaboracin de Estados Contables y Dems Informes Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parmetros establecidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica? Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad? Se efecta el mantenimiento, actualizacin y parametrizacin necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la informacin? Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contadura General de la Nacin, a los organismos de inspeccin, vigilancia y control, y a los dems usuarios de la informacin.

4. Cundo Tomar Medidas Correctivas

Acciones Implementadas Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de ndole contable de la organizacin en forma permanente? Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de ndole contable?

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Se realizan autoevaluaciones peridicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable? Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecucin de las diferentes actividades del proceso contable? Las polticas contables, procedimientos y dems prcticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas?

COMUNICACIN

1. Comunicacin Utilizada

La comunicacin es esencial en nuestras vidas como seres sociales y es fundamental y decisiva en el mbito laboral.

La comunicacin se efecta tanto a dentro como afuera de la estructura jerrquica de la empresa. Podemos encontrar la comunicacin formal y la comunicacin informal

Comunicacin formal: Es propia de la organizacin que establece las vas de comunicacin siguiendo los niveles jerrquicos y los protocolos establecidos. Es empleada para transmitir rdenes e instrucciones relacionadas con el trabajo.

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COMUNICACIN FORMAL Comunicacin oral: A travs de signos orales y palabras habladas Comunicacin escrita: Por medio de la representacin grafica o signos Memorandos y cartas: Los memorando son utilizados para transmitir informacin breve y concisa, se aclara quien es el receptor y el emisor. Son de circulacin interna generalmente en una organizacin grande se utilizan para enviar mensajes entre los diferentes reas. Las cartas en cambio son utilizadas para la relacin entre la organizacin y medio ambiente. Los informes contienen informacin estandarizada y preestablecida. Las actas se escriben en reuniones, entre directivos en un consejo se transcriben el resultado de la reunin. Estos establecen los procedimientos a llevar en la organizacin ante una determinada situacin. Son muy tiles cuando ingresa una persona nueva en la organizacin. Es un documento que se le va adicionando informacin acerca de un tema determinado del cual se necesita el consentimiento de todas las reas.

COMUNICACIN VERBAL

COMUNICACIN ESCRITA

ACTAS E INFORMES FORMALIDADES

MANUALES

EXPEDIENTES

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Comunicacin informal: Esta surge espontneamente entre los miembros de una empresa movidos por la necesidad de comunicarse, sin seguir los cauces oficiales, lo cual permite agilizar trmites y para obtener informacin adicional. COMUNICACIN INFORMAL Algunas formales CONFIRMAR ratifican es en los serio mensajes el jefe

sancionara a los que lleguen tarde, lo escuche cuando lo gritaba en la oficina Llena lagunas que dejan los mensajes formales incompletos usted podr

EXPANDIR

preguntarle a un compaero con ms experiencia Algunas ratifican los mensajes formales esta vez es en serio, el jefe

ACELERAR

sancionara a los lleguen tarde, lo escuche cuando lo gritaba en la oficina Algunas veces contradicen mensajes oficiales No te multaran si llegas tarde, no te preocupes, eso solo lo dice el reglamento A veces hasta la gerencia sabe que la

CONTRADECIR

COMPLEMENTAR

comunicacin

es

informal

es

importante porque complementa la formal Si la organizacin

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Comunicacin vertical: Se da entre los diferentes niveles de jerarqua jefes subalternos esta influye

ascendente o descendente entre subordinados, esta comunicacin permite regular y controlar la conducta de los subordinados en aspectos como: Instrucciones y planificacin de las tareas Informacin relativa a procedimientos, practicas, polticas Valoracin del rendimiento de los empleados.

Los canales de comunicacin entre los empleados para la misma son: Telfono Reuniones Correo electrnico Manuales, guas entre otros

Comunicacin Horizontal:

En el mismo nivel subalternos a jefes, pueden ser entre departamentos, grupos o de forma individual, no hay presencia de autoridad y sirven para agilizar la estructura organizativa. Ese tipo de informacin se puede obtener a travs de juntas, informes, asambleas, etc. Se da entre los empleados de un mismo nivel jerrquico y se utiliza para: Coordinar las actividades de los distintos empleados o departamentos de la empresa. Resolver problemas de un departamento en la tengan que intervenir varios departamentos. Se usan reuniones de trabajo, notas, comunicados internos, trabajo en equipo, debates, telfono, Internet etc. toma de decisiones en las que

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CONCLUSIONES

Pudimos aprender como estn conformado los diferentes procesos administrativos como son la previsin y planeacin, la organizacin y direccin y la comunicacin y control. Nos relacionamos y conocimos el papel que cumplen en las organizacines los procesos administrativos.

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BIBLIOGRAFA

Documento: Mdulo del Curso Acadmico Fundamentos de Administracin. Autor: Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD Vicerrectora de Medios y Mediaciones pedaggicas, Bogot D.C. Recuperado el 06 de Julio de 2013. www.unad.edu.co Documento: Libro Administracin Moderna. Autor: Agustn Reyes Ponce LIMUSA / Noriega Editores 2004- Mxico. Recuperado el 06 de Julio de 2013. http://books.google.es/books?id=TwnmlLyBJIYC&pg=PA15&dq=universalidad+en+ad ministracion&hl=es&sa=X&ei=zBDaUfbnEsHa0QHzyYBI&ved=0CEEQ6AEwAw#v=o nepage&q=universalidad%20en%20administracion&f=false

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