GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA FAZENDA SUPERINTENDNCIA DA ADMINISTRAO FINANCEIRA SAF DIRETORIA DA CONTABILIDE PBLICA - DICOP

CARTILHA PARA CONCILIAO DE CONTAS BANCRIAS

- VERSO 1-

AGOSTO/2011

GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA FAZENDA SUPERINTENDNCIA DA ADMINISTRAO FINANCEIRA SAF DIRETORIA DA CONTABILIDE PBLICA - DICOP

SUMRIO
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. CONCEITOS .............................................................................................................................3 OBRIGATORIEDADES ..........................................................................................................3 PRINCIPAIS INFORMAES ..............................................................................................3 CRITRIOS UTILIZADOS .....................................................................................................3 RESPONSABILIDADES.........................................................................................................4 REGRAS GERAIS ...................................................................................................................4 MODELOS DE FORMULRIOS .........................................................................................5

GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA FAZENDA SUPERINTENDNCIA DA ADMINISTRAO FINANCEIRA SAF DIRETORIA DA CONTABILIDE PBLICA - DICOP

1. CONCEITOS

CONTA BANCRIA: conta fsica cadastrada, junto instituio bancria, utilizada para movimentao dos recursos financeiros. CONTA CONTBIL: conta constante do plano de contas do SICOF a qual se vincula uma conta bancria. EXTRATO DA CONTA: demonstrativo da movimentao de dbitos e crditos de uma conta bancria. RAZO DA CONTA: demonstrativo dos lanamentos de dbitos e crditos de uma conta contbil. CONCILIAO DA CONTA: um comparativo entre as movimentaes existentes em uma conta bancria e a conta contbil. 2. OBRIGATORIEDADES

Todos os rgos e entidades do Poder Executivo, sendo facultada a utilizao destes procedimentos pelos outros Poderes, Ministrio Pblico e Defensoria Pblica.

3. PRINCIPAIS INFORMAES

rgo/Entidade, Unidade, conta bancria, Instituio bancria, agncia, conta contbil, ms/ano de referncia, tipo de lanamento, valor, data do lanamento, providncias adotadas, quem elaborou, data da elaborao, gestor

4. CRITRIOS UTILIZADOS Quando da conciliao, a unidade dever confrontar o Razo, emitido pelo Sistema de Informaes Contbeis e Financeiras - SICOF, com os extratos, avisos de lanamento e relaes de documentos fornecidos pelos bancos, preenchendo, em duas vias, os formulrios constantes dos Anexos I, II, III e IV desta cartilha. 3

GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA FAZENDA SUPERINTENDNCIA DA ADMINISTRAO FINANCEIRA SAF DIRETORIA DA CONTABILIDE PBLICA - DICOP

Uma via dever ser enviada Diretoria de Finanas ou unidade equivalente e a outra via mantida em arquivo da prpria unidade.

5. RESPONSABILIDADES As contas bancrias referentes movimentao de recursos prprios, oriundos de convnios e outros recursos, sero conciliadas pela unidade responsvel por sua movimentao e as contas bancrias referentes aos recursos do Tesouro Estadual sero conciliadas pela Diretoria do Tesouro DEPAT, obedecendo aos seguintes critrios: I diariamente, nas contas com movimentao mdia mensal superior a 500 (quinhentos) lanamentos; II semanalmente, nas contas com movimentao mdia semanal superior a 100 (cem) lanamentos; ou III mensalmente, nas demais contas bancrias.

6. REGRAS GERAIS Devero ser observadas as seguintes regras NAS CONCILIAES BANCRIAS: I fazer a conferncia e a reviso dos valores registrados; II acompanhar as providncias adotadas pelas unidades, para correo das irregularidades existentes; III promover gesto junto Instituio Financeira, objetivando a regularizao das pendncias identificadas; e IV fornecer informaes aos rgos de controle interno sobre situaes no regularizadas h mais de 30 (trinta) dias.

GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA FAZENDA SUPERINTENDNCIA DA ADMINISTRAO FINANCEIRA SAF DIRETORIA DA CONTABILIDE PBLICA - DICOP

7.

MODELOS DE FORMULRIOS

GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA

rgo/Entidade

CONCILIAO BANCRIA - RESUMO

ANEXO I 2 5
Cdigo Contbil

1 4 7.1

Unidade

3 6

Ms / Ano de Referncia

Banco / Agncia

N. da Conta Bancria

7 - Informaes
1. SALDO DO RAZO

(D) _________________

2. SALDO DO EXTRATO BANCRIO

7.2 7.3

C) _________________

3. LANAMENTOS NO RAZO NO EXISTENTES NO EXTRATO BANCRIO 3.1 A DBITO 3.2 A CRDITO

7.3.1 7.3.2 7.4

(_________________) __________________

_________________ (_________________)

4. LANAMENTOS NO EXTRATO BANCRIO NO EXISTENTES NO RAZO 4.1 A DBITO 4.2 A CRDITO

7.4.1 7.4.2 7.5 7.6

5. SALDOS APURADOS

________________ = _______________

6. AJUSTES DE LANAMENTOS INDEVIDOS NO RAZO 6.1 A DBITO 6.2 A CRDITO

7.6.1 7.6.2 7.7

(______________) _______________

(_______________) _________________

7. AJUSTES DE LANAMENTOS INDEVIDOS NO EXTRATO BANCRIO 7.1 A DBITO 7.2 A CRDITO

7.7.1 7.7.2 7.8 9

______________

_______________

(_________)
_______________
Gestor

(__________)
= ________________

8. SALDOS AJUSTADOS
Data

/
1 VIA -DIFIN

Elaborado por

10

2 VIA UNIDADE EMITENTE

GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA FAZENDA SUPERINTENDNCIA DA ADMINISTRAO FINANCEIRA SAF DIRETORIA DA CONTABILIDE PBLICA - DICOP

1.

rgo/Entidade:

Informar

cdigo

sigla

do

rgo

ou entidade.

2. Unidade: informar o cdigo e a sigla da unidade gestora ou administrativa, conforme definido em Portaria do Secretrio da Fazenda. 3. Cdigo Contbil: informar o cdigo contbil definido no Sistema de Informaes Contbeis e Financeiras - SICOF, referente conta bancria. 4. Ms/Ano de conciliao. Referncia: identificar o ms e o ano a que se refere a

5. Banco/Agncia: informar o nmero do banco e da agncia bancria onde a conta corrente mantida. 6. N da Conta Bancria: informar o nmero da conta bancria. 7. Informaes: saldos, lanamentos e ajustes: 7.1 Saldo do Razo: informar o saldo registrado de referncia, constante no Razo. no ltimo dia do ms

7.2. Saldo do Extrato Bancrio: informar o saldo existente no ltimo dia do ms de referncia.

do

extrato bancrio,

7.3. Lanamentos no Razo, no Existentes no Extrato Bancrio:

7.3.1. A

Dbito: informar o total registrados na coluna Dbito, BANCRIA-PENDNCIAS, TIPO I.

dos lanamentos pendentes, no formulrio CONCILIAO

7.3.2. A Crdito:

informar o total registrados na coluna Crdito, BANCRIA-PENDNCIAS, TIPO I.

dos lanamentos pendentes, no formulrio CONCILIAO

7.4. Lanamentos no Extrato Bancrio, no Existentes no Razo:

7.4.1. A

Dbito: informar o total registrados na coluna Dbito, BANCRIA-PENDNCIAS, TIPO II;

dos lanamentos pendentes, do formulrio CONCILIAO

7.4.2. A Crdito:

informar o total dos lanamentos pendentes, registrados na coluna Crdito, do formulrio CONCILIAO BANCRIA-PENDNCIAS, TIPO II. apurada

7.5. Saldos Apurados: informar o resultado da soma algbrica em cada coluna, verificando a igualdade entre elas.

7.6. Ajustes de Lanamentos Indevidos no Razo: 7.6.1. A Dbito: informar o total dos valores indevidos, a ajustar, registrados

GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA FAZENDA SUPERINTENDNCIA DA ADMINISTRAO FINANCEIRA SAF DIRETORIA DA CONTABILIDE PBLICA - DICOP

na coluna Dbito, do -PENDNCIAS, TIPO I;

formulrio

CONCILIAO

BANCRIA-

7.6.2. A Crdito: informar o total dos valores indevidos, a ajustar, registrados na coluna Crdito, do formulrio CONCILIAO BANCRIA-PENDNCIAS, TIPO I. 7.7. Ajustes de Lanamentos Indevidos no Extrato Bancrio: 7.7.1. A Dbito: informar o total dos valores indevidos, a ajustar, registrados na coluna Dbito, do formulrio CONCILIAO BANCRIA-PENDNCIAS, TIPO II. 7.7.2. A Crdito: informar o total dos valores indevidos, a ajustar, registrados na coluna Crdito, do formulrio CONCILIAO BANCRIA-PENDNCIAS TIPO II. 7.8. Saldos Ajustados: registrar o resultado da soma algbrica dos Saldos Apurados com os ajustes de cada coluna, atentando para a igualdade dos valores entre as mesmas. 8. Data: informar em algarismos, na forma DD/MM/AA, a data em que foi concluda a conciliao. e identificao do Servidor

9. Elaborado por: espao destinado assinatura responsvel pela elaborao da conciliao. 10. Gestor: espao destinado assinatura e

identificao do Gestor da unidade.

GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA FAZENDA SUPERINTENDNCIA DA ADMINISTRAO FINANCEIRA SAF DIRETORIA DA CONTABILIDE PBLICA - DICOP

GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA

rgo/Entidade

CONCILIAO BANCRIA - PENDNCIAS

ANEXO II 2 5
Cdigo Contbil

1 4

Unidade

3 6

Ms/Ano de Referncia

Banco/Agncia

N. da Conta Bancria

7.1

Tipo I - Lanamento No Razo No Existente No Extrato Bancrio

Tipo II - Lanamento No Extrato Bancrio No Existente No Razo 7.2

Data Lanamento

Histrico

Dbito

Lanc Indev

Crdito

Lanc Indev

10

12

11

12

13 14
Data

Totais ou a Transportar Totais Valores Indevidos a Ajustar

/
1 VIA -DIFIN

15

Elaborado por

16

Gestor

17

2 VIA - UNIDADE EMITENTE

GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA FAZENDA SUPERINTENDNCIA DA ADMINISTRAO FINANCEIRA SAF DIRETORIA DA CONTABILIDE PBLICA - DICOP

1. rgo/entidade: 2.

informar o cdigo

e a

sigla do rgo ou entidade.

Unidade: informar o cdigo e a sigla da unidade gestora ou administrativa, conforme definido em Portaria do Secretrio da Fazenda. Cdigo Contbil: informar o cdigo contbil definido no Sistema de Informaes Contbeis e Financeiras - SICOF, referente conta bancria.

3.

4. Ms/Ano de Referncia: identificar o ms e o ano a que se refere a conciliao. 5. Banco/Agncia: informar o nmero do onde a conta corrente mantida. banco e da agncia bancria

6.

N da Conta Bancria: informar o nmero da conta bancria.

7. Tipos de Lanamentos: informar, assinalando no retngulo especfico, o TIPO de lanamentos relacionados na folha de PENDNCIAS, atentando para no serem relacionados em uma mesma folha, lanamentos de diferentes tipos, ou seja: 7.1. TIPO I: lanamentos no razo no existentes no extrato bancrio; 7.2. TIPO II: lanamentos no extrato bancrio no existentes no Razo. 8. Data do Lanamento: informar em a data do lanamento, conforme seja: algarismos, na forma DD/MM/AA,

8.1 TIPO I: a data em que o registro foi efetuado no SICOF, ou a data constante do documento originrio do lanamento, para as unidades que executem os seus procedimentos contbeis OFF LINE. 8.2. TIPO II: a data em que o registro foi efetuado no extrato bancrio. 9. Histrico: informar o nome do documento, na forma de sigla, e seu respectivo nmero, ou descrever sucintamente o fato que originou o lanamento pendente de regularizao. 10. Dbito: indicar o valor, em moeda corrente, correspondente lanamento identificado no histrico, de acordo com o TIPO I ou II. 11. Crdito: indicar o valor, em moeda corrente, correspondente lanamento identificado no histrico, de acordo com o TIPO I ou II. ao

ao

12. Lanamentos Indevidos: identificar, nessas colunas, com um asterisco (*), quando o valor relacionado corresponder a um lanamento indevido. Para que um determinado lanamento seja considerado indevido necessrio conhecer-se a que se refere, analisando e identificando a sua origem. 13. Totais ou a Transportar : informar os dbito e crdito , transferindo-os para BANCRIA-RESUMO, da seguinte forma: 13.1 TIPO I a dbito - campo 3.1; a crdito - campo 3.2. valores totais das colunas o formulrio CONCILIAO

GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA FAZENDA SUPERINTENDNCIA DA ADMINISTRAO FINANCEIRA SAF DIRETORIA DA CONTABILIDE PBLICA - DICOP

13.2 TIPO II -

a dbito - campo 4.1; a crdito - campo 4.2.

No sendo uma folha suficiente para relacionar todos os lanamentos pendentes, transportar a soma desses valores para o incio das colunas da folha de continuao. 14. Totais Valores Indevidos a Ajustar: informar os valores totais dos lanamentos indevidos das colunas dbito e crdito, transferindo-os para o formulrio CONCILIAO BANCRIA - RESUMO, da seguinte forma: 14.1. TIPO I - a dbito - campo 6.1; a crdito - campo 6.2; 14.1. TIPO II - a dbito - campo 7.1; a crdito - campo 7.2. 15. Data: informar da conciliao. em algarismos, na forma DD/MM/AA, a data da realizao

16. Elaborado por: espao destinado assinatura e identificao do responsvel pela elaborao da conciliao.

Servidor

17. Gestor: espao destinado assinatura e identificao do Gestor da unidade.

10

GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA FAZENDA SUPERINTENDNCIA DA ADMINISTRAO FINANCEIRA SAF DIRETORIA DA CONTABILIDE PBLICA - DICOP

GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA

rgo/Entidade

CONCILIAO BANCRIA - PROVIDNCIAS

Unidade

1 4
Valor

ANEXO III 2
5

Cdigo Contbil

3
6

Ms/Ano de Referncia

Banco/Agncia

N. da Conta Bancria

Tipo do Lan.

Data. do Lan.

Identificao das pendncias h mais de 30 dias Providncias Adotadas

10

Data

11

Elaborado por

12

Gestor

13

1 VIA - DIFIN

2 VIA - UNIDADE EMITENTE

11

GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA FAZENDA SUPERINTENDNCIA DA ADMINISTRAO FINANCEIRA SAF DIRETORIA DA CONTABILIDE PBLICA - DICOP

1. rgo/entidade: informar o cdigo e a sigla do rgo ou entidade. 2. Unidade: informar o cdigo administrativa, conforme definido e a sigla da unidade gestora ou em Portaria do Secretrio da Fazenda.

3. Cdigo Contbil: informar o cdigo contbil definido no Sistema de Informaes Contbeis e Financeiras -SICOF, referente conta bancria. 4. Ms/Ano de Referncia: conciliao. identificar o ms e o ano a que se refere a

5. Banco/Agncia: informar o nmero onde a conta corrente mantida. 6. N da Conta Bancria: informar o o

do

banco

da

agncia

bancria

nmero tipo de

da

conta

bancria. da pendncia,

7. Tipos do Lanamento: Informar, I ou II.

lanamento

8. Data do Lanamento: informar em algarismos, na forma DD/MM/AA, a data de origem do lanamento, a do SICOF ou do documento de origem, se for do TIPO I , ou a do extrato bancrio, se for do TIPO II. 9. Valor: Informar, em moeda corrente, o valor das pendncias relacionadas.

10. Providncias Adotadas: descrever, de forma sucinta, quais as medidas efetivamente adotadas pela unidade, DIFIN ou unidade equivalente, objetivando a regularizao das pendncias identificadas. Ex.: Of. n XX/97, de DD/MM/AA, dirigido ao Banco Y; CI n XX/97, de DD/MM/AA, dirigido Secretaria Z. 11. Data: Informar em algarismos, preenchimento do formulrio. na forma DD/MM/AA, a data do

12. Elaborado por: Espao destinado assinatura e identificao do Servidor responsvel pela elaborao da conciliao. 13. Gestor: Espao destinado assinatura e identificao do Gestor da unidade.

12

GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA FAZENDA SUPERINTENDNCIA DA ADMINISTRAO FINANCEIRA SAF DIRETORIA DA CONTABILIDE PBLICA - DICOP

ANEXO IV MAPA MENSAL DE ACOMPANHAMENTO E CONTROLE PERODO/REF:

CONCILIAO BANCRIA - PROVIDNCIAS ADOTADAS E NO ATENDIDAS H MAIS DE 30 DIAS CDIGO UNIDADE XXXXXX TP XX D/ C X DATA LCTO XX/XX/XX BCO XXX AG XXXX CONTA XXXXXX-X HISTRICO (30 CARACTERES) VALOR 9.999.999,99 PROVIDNCIA TIPO N DATA DOC XXX XXXX XX/XX/XX

TP=TIPO I OU TIPO II D/C=DBITO OU CRDITO

ASSINAT. E IDENTIF. DIRETOR DE FINANAS OU OCUPANTE DE CARGO EQUIVALENTE:_________________________________ _________________

13