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Contabilizacin de Factura por FI

Contenido
Contabilizacin de Factura por FI ............................................................................................................ Introduccin ........................................................................................................................................ 2 Flujo de Proceso ................................................................................................................................. 3 Contabilizar una Factura por FI .......................................................................................................... 6 Visualizando un Documento SAP ..................................................................................................... 10 Anulacin de Individual de Documento ............................................................................................ 15 Visualizar un documento anulado..................................................................................................... 21 Anulacin masiva de documentos .................................................................................................... 24

Introduccin
Se ha recibido una Factura de un Acreedor que debe ser contabilizada por FI (FB60) en el sistema SAP. Luego como esa Factura fue contabilizada en la cuenta equivocada es necesario reversar la misma.

Acreedores
Al contabilizar datos en Acreedores, el sistema crea un documento y transfiere los datos introducidos al libro mayor. A continuacin, se actualizan las cuentas de mayor y de acreedor, en funcin de las actividades de pago de acreedor (deuda, anticipo, abono, etc.) que afectan a la operacin. Todas las operaciones contables se contabilizan y gestionan mediante cuentas, y para ello se crean registros maestros de acreedor. Para evitar la acumulacin de grandes cantidades de datos maestros, se utilizan proveedores espordicos.

Objetivo
En este escenario se trata la contabilizacin de datos contables para acreedores en Acreedores.

Ventajas
Acreedores es tambin una parte integral del sistema de compras. Las contabilizaciones efectuadas en Acreedores tambin se registran directamente en el libro mayor. El programa de pagos puede efectuar automticamente las transferencias bancarias y los anticipos.

Flujo de Proceso
Este procedimiento muestra como ingresar una Factura de un Acreedor de materiales de oficina en el sistema SAP y luego como anular la misma. Cada da se reciben Facturas de Acreedores que es necesario contabilizar por FI (sin Orden de Compra). Una vez contabilizada la Factura se proceder a visualizar la Factura contabilizada. Esto permitir verificar si el documento ha sido contabilizado de forma correcta. En el caso de que sea identificado algn error se deber proceder a reversar el documento y luego contabilizarlo nuevamente. Contabilizacin de documentos de contabilidad de acreedores Compensacin manual y automtica de partidas abiertas Contabilizacin de anticipos mediante el programa de pagos Contabilizacin manual y automtica de pagos efectuados

Evento Contable de acreedores 1 Contable de acreedores 2

Registros maestros

Anticipo

Entrada de documentos

Compensacin

Creacin de registros maestros de acreedor

Contabilizaci n de solicitudes de anticipos

Contabilizaci n de facturas de acreedor

Revisin y liberacin de facturas bloqueadas

Existen anticipos ? S Traslado de anticipos No

Existen abonos de acreedor ?

Contabilizaci n de abonos con referencia a la factura Seleccin de facturas a pagar Creacin de medios de pago mediante Payment Media Workbench (alternativa 1) Creacin de medios de pago mediante el programa Classical Payment Medium Contabilizacin (alternativamanual 2) de pagos efectuados

Contabilizaci n de anticipos mediante el programa de pagos

Revisin y bloqueo de facturas para pago segn las necesidades Seleccion e el mtodo de pago

Tratamient o de extractos de cuenta manuales

Iconos
Icono Significado Precaucin Ejemplo Nota Recomendacin Sintaxis

Convenciones tipogrficas
Tipo de Estilo Texto de Ejemplo Descripcin Palabras o caracteres que aparecen en la pantalla. Incluyen nombres de campo, ttulos de la pantalla, botones as como nombres de men, las trayectorias y las opciones. Referencias cruzadas a otra documentacin. Palabras o frases en texto del cuerpo, ttulos de grficos y tablas que se desean resaltar. Nombres de elementos en el sistema. Incluyen los nombres del informe, nombres del programa, cdigos de transaccin, nombres de tabla, y palabras claves individuales de un lenguaje de programacin, cuando son acompaadas por texto del cuerpo, por ejemplo, SELECT y INCLUDE. Salida de pantalla. Esto incluye nombres de archivo y directorio y sus trayectorias, mensajes, cdigo de fuente, nombres de variables y parmetros as como nombres de instalacin, upgrade y de base de datos. Teclas en el teclado, por ejemplo, Tecla de funcionamiento (tales como F2) o la Tecla de INSERTAR. Entrada de usuario exacta. Estas son palabras o caracteres que usted incorpora en el sistema exactamente como aparecen en la documentacin.

Texto de Ejemplo TEXTO DE EJEMPLO

Texto de Ejemplo

TEXTO DE EJEMPLO

Texto de Ejemplo

<Texto de Ejemplo> Entrada de usuario variable. Los soportes acentuados indican que usted substituye estas palabras y los caracteres por las entradas apropiadas.

Abreviaciones
R Entrada Requerida (Usar los procesos de usuario final) O Entrada Opcional (Usar los procesos de usuario final) C Entrada Condicional (Usar los procesos de usuario final)

Contabilizar una Factura por FI


Ingresar una Factura por FI de un gasto genrico.

Objetivo
Ingresar una Factura por FI para luego compensar el Anticipo ingresado en el documento anterior con esta Factura.

Documento de Instruccin
1.
Inicie la transaccin utilizando la ruta del men o el cdigo de transaccin. Men Cdigo de transaccin Finanzas Gestin financiera Acreedores Contabilizacin FB60 - Factura FB60

SAP Easy Access

2.

Haga doble-clic en

Registrar factura de acreedor: Sociedad BP01

3.

Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes: Nombre del Campo Fecha factura Importe Moneda R/O/C R R R Descripcin Descripcin de Fecha factura. Ejemplo: 10.11.2004 Descripcin de Importe. Ejemplo: 12000 Descripcin de Importe. Ejemplo: MXP

4.

Haga clic en

5.

Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes: Nombre del Campo Cta.mayor Importe moneda doc. Ind.impuestos Centro coste R/O/C R R R R Descripcin Descripcin de Cta.mayor. Ejemplo: 630040 Descripcin de Importe moneda doc. Ejemplo: * Descripcin de Ind.impuestos. Ejemplo: V2 Descripcin de Centro coste. Ejemplo: 1901

6.

Haga clic en

Resumen de documentos

7.

Haga clic en

Registrar factura de acreedor: Sociedad BP01

Visualizando un Documento SAP


A travs de esta transaccin es posible visualizar un Documento especfico que fue contabilizado en el sistema SAP.

Objetivo
Visualizar la Factura contabilizada en el paso anterior.

Documento de Instruccin
1.
Inicie la transaccin utilizando la ruta del men o el cdigo de transaccin. Men Cdigo de transaccin Finanzas Gestin financiera Documento FB03 - Visualizar FB03 Acreedores

SAP Easy Access

10

2.

Haga doble-clic en

Visualizar documento: Acceso

3.

Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes: Nombre del Campo N documento Sociedad Ejercicio R/O/C R R R Descripcin Descripcin de N documento. Ejemplo: 19000066 Descripcin de Sociedad. Ejemplo: BP01 Descripcin de Ejercicio. Ejemplo: 2004

4.

Haga clic en

11

Resumen de documentos: Visualizar

5.

Haga doble-clic en

12

Visualizar documento: Posicin 001

6.

Haga clic en

13

Modificar doc.: Posicin 001

7.

Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes: Nombre del Campo Texto R/O/C R Descripcin Descripcin de Texto. Ejemplo: Texto Uno

8.

Haga clic en

14

Anulacin de Individual de Documento


A travs de esta transaccin podemos visualizar un Documento de Anulacin.

Objetivo
Anular documento individual, visualizando documento antes de anular.

Documento de Instruccin
1.
Inicie la transaccin utilizando la ruta del men o el cdigo de transaccin. Men Cdigo de transaccin Finanzas Gestin financiera Acreedores Anular FB08 Anulacin Individual FB08

SAP Easy Access

15

Anular documento: Datos cabecera

16

Motivo de anulacin o contabilizacin inversa (1)

5 Entradas encontradas

17

Anular documento: Datos cabecera

2.

Haga clic en

18

Resumen de documentos: Visualizar

3.

Haga clic en

Anular documento

19

4.

Haga clic en

Resumen de documentos: Visualizar

20

Visualizar un documento anulado


Objetivo
Visualizar el documento que genera el sistema despus de realizar una anulacin individual

Documento de Instruccin
1.
Inicie la transaccin utilizando la ruta del men o el cdigo de transaccin. Men Cdigo de transaccin Finanzas Gestin financiera Documento FB03 - Visualizar FB03 Acreedores

Visualizar documento: Acceso

21

2.

Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes: Nombre del Campo N documento Sociedad Ejercicio R/O/C R R R Descripcin Descripcin de N documento. Ejemplo: 17000016 Descripcin de Sociedad. Ejemplo: BP01 Descripcin de Ejercicio. Ejemplo: 2004

3.

Haga clic en

Resumen de documentos: Visualizar

4.

Haga doble-clic en

22

Visualizar documento: Posicin 001

5.

Haga clic en

23

Anulacin masiva de documentos


Objetivo
Realizar anulaciones de documentos de manera masiva mediante criterios pre-establecidos

Documento de Instruccin
1.
Inicie la transaccin utilizando la ruta del men o el cdigo de transaccin. Men Cdigo de transaccin Finanzas Gestin Financiera Anular Anulacin en Masa F.80 Acreedores

SAP Easy Access

2.

Haga doble-clic en

24

Anulacin de documentos en masa: Acceso

3.

Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes: Nombre del Campo N documento R/O/C R Descripcin Descripcin de N documento. Ejemplo: a Ejercicio R R 19000065

Descripcin de a. Ejemplo: 19000069 Descripcin de Ejercicio. Ejemplo: 2004

4.

Haga clic en

25

5.

Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes: Nombre del Campo Motivo de anulacin R/O/C R Descripcin Descripcin de Motivo de anulacin. Ejemplo: 01

6.

Haga clic en

Anular documentos en masa: Ejec.test log

7.

Haga clic en

26

Anulacin de documentos en masa: Acceso

8. 9.

Haga clic en Haga clic en .

27

Anular documentos en masa: Ej.act. log

El sistema despliega el mensaje de los documentos anulados, si existieran dentro del rango definido documentos previamente anulados no serian afectados y el reporte en pantalla despliega cual si fue posible anular.

10.

Ha concluido esta transaccin.

Resultado
Se ha podido cumplir exitosamente los pasos del Documento.

28

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