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MICROSOFT EXCEL
Sesin N 08:
Formatos e Impresin de Hojas
de Clculo en Excel
8.1. Cambiar el aspecto de un libro.
8.2. Mejorar la legibilidad de un libro.
8.3. Imprimir las hojas de clculo.
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8.1. Cambiar el aspecto de un libro
Excel 2010 le ofrece diversas opciones para presentar los datos, de forma que resulten
ms fciles de interpretar. Puede mejorar el aspecto visual del libro mediante el uso de
temas y estilos. Tambin puede modificar el aspecto del libro cambiando el estilo de la
fuente, el tamao de los caracteres o el color utilizados.
8.2. Dar formato a una celda
Excel 2010 le ayuda a cambiar el aspecto de los datos de una hoja de clculo; para ello,
puede dar formato a las celdas que contienen los datos. Para dar formato a las celdas,
puede utilizar los comandos de la ficha Inicio, por ejemplo Negrita, Cursiva, Fuente y
Borde. As, para aplicar el formato Negrita al contenido de una celda, seleccione la celda
con los datos y, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botn Negrita.
Tambin puede dar formato a las celdas aplicando bordes a una celda o un rango de
celdas. Si lo desea, puede seleccionar estas opciones en la ficha Fuente, en el cuadro
de dilogo Formato de celdas.
Puede utilizar distintos colores para la fuente de las celdas. Excel 2010 proporciona los
comandos Color de relleno y Color de fuente para cambiar el color de la fuente y el
relleno de una celda. Por ejemplo, imagine que es el encargado de una tienda y tiene
que llevar registro diario de la disponibilidad de existencias. Tiene una lista de 30
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artculos y debe comprobar la disponibilidad de cada uno de ellos. Puede utilizar colores
distintos para indicar los distintos niveles de disponibilidad: rojo para disponibilidad nula,
verde para nivel de existencias completo y azul para un nivel de existencias del 50 por
ciento.
Para aplicar simultneamente varios formatos y garantizar que las celdas tienen un
formato coherente, puede utilizar un estilo de celda. Excel 2010 ofrece una galera de
estilos de celda para cambiar el aspecto de las celdas de los libros. Encontrar la galera
de Estilos de celda haciendo clic en Estilos de celda, en la ficha Inicio, en el grupo
Estilos. Para cambiar el estilo de una celda, seleccinela y, a continuacin, en la galera
de estilos, seleccione el que desee. Tambin puede crear su propio estilo de celda
personalizado utilizando las opciones del cuadro de dilogo Nuevo estilo. Si desea
copiar los formatos de un rango de celdas en otro, puede utilizar el comando Copiar
formato en lugar de dar formato a cada celda.
8.3.Temas y estilos de los libros
Puede cambiar el aspecto de los libros utilizando los diversos temas de libro y estilos de
tabla que ofrece Excel 2010. Un tema est formado por las fuentes, los colores y los
efectos grficos que se muestran en los libros. Un estilo de tabla es el formato que se
aplica a las tablas de un libro para cambiar su aspecto. Adems del tema integrado,
tambin puede crear un tema propio para un libro de Excel 2010. Adems, puede aplicar
y definir los estilos de tabla de un libro.
Para aplicar un tema existente a un libro, en la ficha Diseo de pgina, en el grupo
Temas, haga clic en Temas y, a continuacin, seleccione el tema que desea aplicar al
libro. De forma predeterminada, Excel 2010 aplica el tema de Office a los libros. Puede
crear un tema nuevo seleccionando los valores del color, las fuentes y los efectos.
Tambin puede definir y aplicar estilos de tabla para cambiar el aspecto de los datos de
un libro. Para crear un estilo de tabla, en la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic
en Dar formato como tabla. Puede elegir un estilo de la galera Dar formato como tabla.
Si desea crear un estilo de tabla personalizado, en la galera Dar formato como tabla,
haga clic en Nuevo estilo de tabla. Puede crear un nuevo estilo de tabla utilizando el
cuadro de dilogo Nuevo estilo de tabla.
8.4. Creur y upllcur un extllo Je tublu
Puede cambiar el aspecto de un libro mediante la aplicacin de estilos de tabla. Puede cambiar
la fuente, el color y los efectos grficos utilizando los estilos existentes en Excel 2010. En esta
demostracin, ver cmo crear y aplicar los estilos de tabla.
2. Mejorar la legibilidad de un libro
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Excel 2010 proporciona herramientas que puede utilizar para cambiar el aspecto de una
hoja de clculo agregndole imgenes y aplicndole temas y estilos. Puede hacer que la
hoja de clculo tenga un aspecto presentable y fcil de leer si cambia el formato de las
celdas. Con Excel 2010 puede establecer formatos condicionales en una celda o rango
de celdas, para que resulte ms fcil identificar los valores.
ur formuto u lox Jutox numrlcox
Una hoja de clculo de Excel 2010 puede contener datos numricos y de texto. Puede
categorizar estos datos mediante un formato reconocido, dando formato a la celda que los
contiene. Por ejemplo, puede utilizar los formatos de moneda y nmero de telfono. Puede
hacer que un nmero de 10 dgitos en una celda se muestre con el formato de nmero de
telfono, por ejemplo, con un prefijo de 3 dgitos, un prefijo de central de 3 dgitos y un
nmero de lnea de 4 dgitos. Puede dar formato a la celda que contiene el valor de 10 dgitos
para que los datos tengan el aspecto del formato de nmero de telfono. En esta demostracin,
ver cmo asignar los formatos de fecha, nmero de telfono y moneda a un rango de celdas.
Formato condicional
Excel 2010 le ofrece la opcin de usar el formato condicional. Puede utilizar el formato
condicional para aplicar un formato slo cuando se cumplen las condiciones definidas.
Puede crear un formato condicional mediante la creacin de reglas. Por ejemplo, puede
establecer un formato condicional para mostrar un valor de 10 dgitos en una celda
como un nmero de telfono que tiene un cdigo de rea de 3 dgitos, un cdigo de
central de 3 dgitos y un nmero de 4 dgitos.
Excel 2010 slo comprueba la precisin tcnica de las reglas de formato. Por
consiguiente, debe asegurarse de que las condiciones son correctas desde el punto de
vista lgico. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, si escribe un valor de 9 dgitos en la
celda en lugar de un valor de 10 dgitos, Excel 2010 no mostrar un mensaje de error.
En lugar de ello, Excel 2010 mostrar el valor como un cdigo de rea de 2 dgitos, un
cdigo de central de 3 dgitos y un nmero de 4 dgitos.
En Excel 2010, puede establecer varios formatos condicionales. Tambin puede
establecer varias condiciones en una celda determinada.
Elemento Descripcin
Tipos de
formatos
condicionales
Hay tres tipos de formatos condicionales:
Barras de datos. En este tipo de formato condicional,
slo se utiliza un color para presentar el valor de la
celda. La longitud de la barra de datos representa el
valor de la celda. Una barra ms larga representa el
valor ms alto y una barra ms corta representa un
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valor inferior.
Escalas de color. En este tipo de formato condicional,
se utiliza un conjunto de dos o tres colores para mostrar
el valor de la celda. Las escalas de color le ayudan a
entender la distribucin y variacin de los datos. Las
escalas de color comparan un rango de celdas
utilizando una gradacin de colores. El tono del color
representa los valores altos, medios o bajos.
Conjuntos de iconos. En este tipo de formato
condicional, se utiliza un conjunto de iconos para
agregar notas a los datos y clasificarlos en categoras,
que pueden ser de tres a cinco, separadas por un valor
de umbral. Cada icono representa un rango de valores.
Administrador
de reglas de
formato
condicionales
El cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato
condicionales le ayuda a definir una regla para el formato
condicional. Puede establecer diferentes reglas y establecer
niveles de prioridad para implementar cada regla.
Puede crear una nueva regla haciendo clic en el botn
Nueva regla.
Puede cambiar una regla existente seleccionndola y
haciendo clic en el botn Editar regla.
Puede quitar una regla seleccionndola y haciendo clic
en el botn Eliminar regla.
Puede cambiar el orden de implementacin de una
regla haciendo clic en la flechas Subir o Bajar.
Puede controlar cmo Excel 2010 evala los formatos
condicionales activando o desactivando la casilla de
verificacin Detener si es verdad. Si activa la casilla de
verificacin Detener si es verdad, Excel 2010 dejar de
evaluar las reglas en cuanto una regla sea verdadera.
Si desactiva la casilla de verificacin Detener si es
verdad, Excel 2010 evaluar todas las reglas.
Puede guardar una regla nueva y cerrar el cuadro de
dilogo Administrador de reglas de formato
condicionales haciendo clic en el botn Aceptar.
Puede guardar una regla nueva sin cerrar el cuadro de
dilogo Administrador de reglas de formato
condicionales haciendo clic en el botn Aplicar.
Puede descartar los cambios que no se han guardado
haciendo clic en el botn Cerrar.
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Agregur lmdgenex u unu hoju Je cdlculo
Suponga que va a guardar en una hoja de clculo los datos personales de sus empleados.
Tiene que almacenar datos como el nombre, nmero de telfono, direccin y fotografa de
cada empleado. Excel 2010 le ayuda a insertar las imgenes en la hoja de clculo. En esta
demostracin, ver cmo agregar una imagen a una hoja de clculo existente, cmo reducir el
tamao de la imagen, cmo establecer la imagen como fondo de la hoja de clculo, y cmo
eliminar la imagen de fondo.
8.1. Impresin de hojas de clculo
Despus de crear y configurar la hoja de clculo de Excel 2010, puede imprimirla. Las
copias impresas de la hoja de clculo pueden resultar tiles en presentaciones y
reuniones. Excel 2010 proporciona opciones de impresin para imprimir una hoja de
clculo completa o slo una parte de ella. Las opciones de impresin tambin ayudan a
controlar el aspecto de los datos y grficos en la hoja de clculo impresa.
8.1.1. Definir encabezados y pies de pgina
Para que la copia impresa de una hoja de clculo contenga informacin adicional, en
Excel 2010 puede agregar encabezados o pies de pgina. Puede utilizarlos para
garantizar que en la parte superior o parte inferior de todas las pginas impresas
aparece la misma informacin. Un encabezado es el texto que aparece en el margen
superior de cada pgina, y un pie de pgina es el texto que aparece en el margen
inferior de cada pgina.
Para crear un encabezado o un pie de pgina en Excel 2010, en la ficha Insertar, en el
grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de pgina para que se muestre la ficha
Diseo. Puede agregar informacin de encabezado y de pie de pgina predefinida, o
insertar el nmero de pgina, la fecha y hora, y el nombre de archivo en el encabezado
o el pie de pgina.
Excel 2010 divide los encabezados y pies de pgina en tres secciones: izquierda, media
y derecha. Para editar una seccin de encabezado o de pie de pgina, haga clic en ella.
Al hacer clic en una seccin de encabezado o de pie de pgina, Excel 2010 agrega la
ficha Diseo a la cinta de opciones, que puede utilizar para editar la seccin de
encabezado o de pie de pgina.
La ficha Diseo contiene varios encabezados y pies de pgina estndar, por ejemplo los
nmeros de pgina y el nombre del libro. Tambin puede agregar al libro un encabezado
automtico desde la ficha Diseo.
Adems, puede crear encabezados personalizados escribiendo los datos que desea que
aparezcan en la seccin de encabezado o de pie de pgina, o utilizando los controles
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del grupo Elementos de encabezado y pie de pgina para insertar la fecha, la hora, el
nombre de la hoja de clculo o el nmero de pgina. Tambin puede insertar imgenes,
por ejemplo la imagen del logotipo de la empresa, en la hoja de clculo utilizando los
controles de encabezado y pie de pgina. Despus de insertar una imagen en un
encabezado o pie de pgina, el botn Formato de imagen se activa en el grupo
Elementos de encabezado y pie de pgina. Puede usar el botn Formato de imagen
para editar la imagen.
Nota: Despus de crear el encabezado y pie de pgina del libro, ste se muestra en
Excel 2010 en la vista Diseo de pgina. La vista Diseo de pgina muestra el libro
como versin imprimible, en la que se pueden seguir haciendo modificaciones. Esta
posibilidad no existe en la opcin Vista preliminar.
8.1.2. Establecer las propiedades del libro
Antes de imprimir una hoja de clculo con una gran cantidad de datos, puede utilizar la
nueva vista Diseo de pgina para mejorar la hoja de clculo y definir diversas
propiedades del libro, de forma que tenga un aspecto ms profesional. En la vista
Diseo de pgina, puede cambiar el diseo y el formato de los datos. Puede medir los
mrgenes de la pgina con las reglas, cambiar la orientacin de la pgina, cambiar los
encabezados y pies de pgina, y definir los mrgenes de impresin. En la tabla siguiente
se describen las distintas opciones que puede configurar antes de imprimir una pgina.
Configur
acin
Descripcin Captura de pantalla
Margen Puede configurar los valores de los
mrgenes para cambiar los lmites
entre las diferentes secciones de la
pgina impresa. Tambin puede
arrastrar cada lnea del margen
para cambiar la posicin del
margen correspondiente, y
aumentar o reducir la cantidad de
espacio asignada a cada seccin
de la hoja de clculo.
Excel 2010 ofrece tres opciones de
margen: normal, ancho y estrecho.
La configuracin de los mrgenes
predeterminada es Normal. Sin
embargo, puede seleccionar
cualquiera de las tres opciones
mostrando la ficha Diseo de
pgina y, a continuacin, en el
grupo Configurar pgina, haciendo
clic en Mrgenes. Puede ver los
mrgenes de un documento y la
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ubicacin del contenido del
encabezado, pie de pgina y
cuerpo en relacin con los
mrgenes en la ventana Vista
preliminar.
Orientaci
n de
pgina
Puede cambiar la orientacin de la
pgina de una hoja de clculo
utilizando los controles de la ficha
Diseo de pgina. Con los
controles de la ficha Diseo de
pgina puede cambiar la alineacin
de las filas y columnas de la
pgina. En el modo vertical, las
columnas son paralelas a la
longitud de una pgina. En el modo
horizontal, las columnas son
paralelas al ancho de una pgina.
Para garantizar que todo los datos
caben en la pgina impresa, puede
usar las herramientas del grupo
Ajustar al rea de impresin. Estas
herramientas ayudan a reducir el
tamao del contenido de la hoja de
clculo, de forma que toda la hoja
de clculo se pueda imprimir en
una sola pgina.
Saltos de
pgina
Puede utilizar saltos de pgina en
la hoja de clculo para garantizar
que todos los datos aparecern en
el papel impreso. Puede asignar
saltos de pgina indirectamente,
cambiando el margen de una hoja
de clculo y mostrando
directamente la hoja de clculo en
el modo Vista previa de salto de
pgina. En la ficha Vista, en el
grupo Vistas de libro, haga clic en
Vista previa de salto de pgina
para mostrar la hoja de clculo en
el modo Vista previa de salto de
pgina. Tambin puede utilizar el
modo Vista previa de salto de
pgina para ver cmo otros
cambios, por ejemplo la orientacin
de la pgina y los cambios de
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formato, afectan a los saltos de
pgina automticos.
Puede agregar saltos de pgina sin
mostrar el libro en el modo Vista
previa de salto de pgina. Para
agregar un salto de pgina en la
vista Normal, haga clic en una fila o
un encabezado de columna. A
continuacin, en la ficha Diseo de
pgina, en el grupo Configurar
pgina, haga clic en Saltos y, a
continuacin, haga clic en Insertar
salto de pgina. Tambin puede
mover un salto de pgina
arrastrando la lnea del salto de
pgina hasta su nueva posicin.
Excel 2010 cambia
automticamente las propiedades
de la hoja de clculo, de forma que
el rea que defina se imprima en
una sola pgina.
Orden de
impresi
n de las
pginas
Cuando vea un documento en el
modo Vista previa de saltos de
pgina, Excel 2010 indicar el
orden en que se imprimirn las
pginas mediante palabras en gris
claro en la hoja de clculo. Puede
cambiar el orden en que se
imprimen las pginas
seleccionando la opcin
Horizontalmente, luego hacia abajo
de la ficha de la hoja. La
configuracin predeterminada del
orden de impresin es Hacia abajo,
luego hacia la derecha.