GUIA DE REFERENCIA RAPIDA BioStar Version 1.

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Ingresar al sistema Administracin de Trabajadores Agregar un Trabajador Modificar Datos de un Trabajador Transferir todos los datos de los usuarios al dispositivo Borrar trabajadores Descarga Manual de Marcaciones Creacin de Reportes de Asistencia Creacin de Reglas de Asistencia Creacin del Calendario de Trabajo Asignacin de horarios a los usuarios Emisin de tarjetas de proximidad

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Ingresar al sistema Haga doble-click en el cono del BioStar.

Digitar el nombre de usuario y contrasea. Nota: En la seccin Server Setting se debe definir la direccin IP de la computadora servidor donde se ejecuta el BioAdmin Server.

Si no conoce dicho IP, lo puede consultar al administrador de redes de su empresa. El puerto es el 1480

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Administracin de Trabajadores La administracin de trabajadores se realiza desde la seccin User

Agregar un Trabajador Presionar Add New User

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Debe Llenar los campos siguientes: Name: Apellido y nombre Department: Departamento. Agregar a un departamento (en caso de que haya sido previamente creado) haciendo click sobre los puntos suspensivos User ID: nmero de cdula Admin level: nivel de administracin (usuarios normales o administradores) Dems datos que considere relevantes El enrolamiento de la huella del trabajador (registro de la huella en el sistema) se realiza desde la pestaa Fingerprints.

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Enroll Device: dispositivo desde el cual se tomar la huella Presione Scan para capturar la huella. El dedo debe colocarse dos veces.

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Se pueden capturar dos dedos por trabajador. En la pestaa Access Control verificar el acceso de la persona La regla de asistencia se asigna al trabajador en la pestaa T&A (Time and attendance).

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Shift Management: Horario normal. Holiday Rules Management: Reglas para los das feriados. Leave Management: Das de ausencia justificada. Hacer click en Add y seleccionar el horario correspondiente Presione Apply para guardar los datos.

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Modificar Datos de un Trabajador

Haga doble click en la fila del trabajador que desea modificar. Puede modificar los datos, las huellas o cambiar la regla de control de asistencia que les corresponde. Transferir todos los datos de los usuarios al dispositivo Luego de realizar los cambios necesarios, estos deben ser enviados a los dispositivos haciendo click sobre Transfer All Users To Device.

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Seleccione el dispositivo con el cual desea realizar la sincronizacin. Transfer to device: transfiere los usuarios al dispositivo Overwrite users with different information: sobreescribir usuarios con informacin diferente a la que se est enviando Atencin: La opcin de Synchronize All Users reemplaza toda la informacin de los trabajadores que se encontraba grabada en los equipos, sustituyndola por la informacin que se encuentra en el software BioStar.

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Borrar trabajadores Seleccione los usuarios que desea borrar (para seleccionar varios puede ayudarse de las teclas shift y control)

Se debe hacer click derecho sobre ellos y presionar Delete User.

Si est realmente seguro que quiere borrar estos usuarios, presione Aceptar. Los trabajadores desaparecern del sistema.

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REPORTES DE ASISTENCIA Descarga Manual de Marcaciones Para poder realizar reportes, primero debe realizar la descarga de marcaciones (eventos de entrada y salida de los trabajadores) del dispositivo hacia el software BioAdmin. NOTA: Si los terminales de control estn configurado para Usar Servidor, la descarga de marcaciones se hace automticamente y este procedimiento no es necesario. La descarga de marcaciones se realiza desde la seccin Monitoring haciendo click en la pestaa Log List.

Presione el botn Upload Log

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Seleccionando Upload Log podemos descargar los logs correspondientes a cierto periodo de tiempo especificado o podemos descargar todos los logs seleccionando Upload all Log Elija el o los dispositivos y presione Ok. Las marcaciones se pasarn al software BioStar.

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Creacin de Reportes de Asistencia Los reportes de asistencia se ven en la seccin Time and Attendance haciendo click en Report

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Seleccione el rango de fechas para las cuales desea generar el reporte Seleccione el tipo de reporte que desea generar. Daily Report: Muestra la actividad detallada de los trabajadores ordenada por da. Individual Report: Muestra la actividad detallada de los trabajadores ordenada por trabajador. Daily Summary: Muestra el total de la actividad realizada por da. Individual Summary: Muestra el total de la actividad realizada por trabajador. Result Report: Muestra los trabajadores que cumplan con el criterio deseado. Presione Update Report para generar el reporte.

Para imprimirlo o exportarlo presione View Report.

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Desde aqu lo puede imprimir o exportar.

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CREACIN DE REGLAS DE ASISTENCIA A modo de ejemplo, veremos la creacin de una regla de asistencia para un horario de lunes a sbado. En ello consideraremos que los das lunes a viernes tienen el mismo horario y que el da sbado tiene un horario diferente. Creacin del Horario para Lunes a Viernes En la seccin Time and Attendance, debemos crear una Time Category (haciendo click derecho sobre Time category y add timecategory), por cada bloque de horas existente durante el da, all especificamos: Time Rate: valor en horas de trabajo durante ese rango de tiempo. Por ejemplo si son horas extras, estas tendrn un valor por encima de 1 que sera el valor para un horario normal Rounding Unit (min): redondeo del tiempo en minutos Display Color: color del bloque horario

Presionar Apply, luego de crear los diferentes bloques se procede a crear el horario diario (haciendo click derecho sobre Daily Schedule y add daily schedule).
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Day Start Time: indica el comienzo de un nuevo da First Check-in/ Last check-out: configura la primera marcacin como marcacin de entrada y la ultima como marcacin de salida (no utilice esta opcin en los casos donde est configurada la marcacin separada por dispositivos de entrada/salida o el manejo de eventos de entrada/salida con las teclas de funcin del equipo) Agregando las Time Category y configurando sus caractersticas: Start time: tiempo de inicio del Time category (bloque). Se usa para calcular las tardanzas End time: tiempo de finalizacin. Se usa para el clculo de salidas antes de tiempo Minimum Duration (min): Es la mnima cantidad de minutos que se debe laborar para considerar que la persona cumpli con la carga de trabajo mnima. Si no se cumple esta cantidad de horas mnimas se considerar a la persona ausente. Grace Start/End: tiempo de gracia (en minutos) a la entrada/salida Rounding In/Out: redondeo del tiempo de entrada/salida en minutos Auto Check IN/OUT: tomar automticamente el chequeo de entrada/salida a la hora establecida como entrada o salida, es decir, sin necesidad de que haya la marcacin
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Affect Result: modifica el estatus en el reporte, se usa para los bloques o franjas que son obligatorias que en caso de no haber marcacin coloque el estatus como ausente.

Nota: Para agregar una nueva time category debemos hacer click sobre add, y luego de configurarla hacer click en modify para que los cambios tengan efecto. Los espacios vacios (en blanco) se toman como no laborables. Presionar Apply Creacin del Calendario de Trabajo Luego de crear los diferentes horarios, como por ejemplo un horario diferente para los sbados, se procede a crear el horario de la semana (haciendo click derecho sobre Shift y add shift).

Name: asignar un nombre al horario Cycle Type: tipo de ciclo: o weekly: ciclos que se repiten semanalmente o Daily: ciclos que se repiten luego de un nmero determinado nmero de das (solo versin SE)
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Start Date: fecha de entrada en vigencia del horario End Date: fecha de expiracin del horario

Ms abajo se muestran los das de la semana de lunes a domingo, se activan al hacer click sobre el cuadro que se encuentra al lado de cada da y luego se especifica el horario de ese da haciendo click sobre los puntos suspensivos. Luego de hacer el procedimiento para cada da de lunes a viernes, como atajo tambin podemos solo hacer click en la flecha hacia abajo para asignar el horario de forma ms rpida. Finalmente asignamos el horario del sbado y presionamos Apply.

En la pestaa User se muestran los usuarios a los cuales se les ha asignado este horario, en este caso no debera aparecer ninguno ya que hasta ahora se est creando

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Asignacin de horarios a los usuarios Para asignar los horarios se debe ir a la seccin User hacer doble click sobre el usuario, ir a la pestaa T&A(Time and attendance), hacer click sobre Shift Management y Add, seleccionar el horario y darle a OK, finalmente darle Apply

En caso de querer asignar el horario a un conjunto de usuarios o grupo, se debe seleccionar el grupo o conjunto de usuarios (con la ayuda de las teclas ctrl y shift), hacer click derecho y luego escoger la opcin Common Item Setting

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Seleccionar en este caso el horario (Shift), hacer click en la flecha hacia la derecha y darle siguiente

Seleccionar el horario, darle a siguiente, finalmente darle a Save y finalizar

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Listo!

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ANEXO I Emisin de tarjetas de proximidad 1. Ingrese al software BioStar Client. 2. En la seccin User del men principal seleccione el usuario al que le ser asignada la tarjeta de proximidad y haga doble click sobre l. 3. Posteriormente ir a la pestaa card

4. Escoger el tipo de tarjeta (Card type) e ir al botn Card Management, donde dependiendo del tipo de tarjeta mostrar diferentes opciones. En el caso de tarjetas EM, la ventana que se muestra es la siguiente:

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En Device ID se selecciona el dispositivo desde el cual se leer la tarjeta con el botn Read Card y finalmente OK 5. Seleccionar Bypass Card y dar click sobre Apply 6. Recuerde Sincronizar los usuarios despus del procedimiento.

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