CONTAS A PAGAR Como Elaborar um controle de contas a pagar para uma empresa de revenda de material de casa de rao situada

em vila Velha/ES Resumo: Esta pesquisa tem por objetivo, nos trazer um embasamento terico sobre auditoria, controle interno em geral e controle interno focado na estrutura de contas a pagar para fornecer base para a elaborao e implantao de um controle interno no setor de contas a pagar, que traga maior qualidade e confiabilidade nas informaes em uma empresa revendedora de material para animais situada em vila velha/ES, e conta com tpicos relatando sobre a origem e importncia da auditoria, origem e importncia do controle interno, controle interno no setor de contas a pagar onde visa estudo sobre controles e testes que tragam confiabilidade e qualidade nas informaes e uma forma de bloqueio contra fraudes e erros que possam tornase em eventuais problemas administrativos e financeiros para a empresa, e os mtodo que sero utilizados para obter conhecimento na formao e implantao da estrutura de controle de contas a pagar. Sempre visando a qualidade e confiabilidade das informaes. Introduo De acordo com estudos feitos as empresas para terem um bom funcionamento e uma boa qualidade para se manter no mercado e garantir seu futuro tem necessariamente que adotar uma pratica de controle interno para toda a sua atividade. Para manter a organizao e a linha do seu trabalho evitando fraudes e erros. Para garantir essa qualidade e manter essa linha as empresas esto investindo e inovando em meios de controle interno e auditoria interna que trazem mais qualidade na forma de atingir a atividade principal da empresa com maior qualidade e mais aceitao no mercado. E com isso trazendo informaes de qualidade para a as tomadas de decises de seus administradores que do continuidade ao sucesso da empresa. Justificativa Analisando a empresa de casa de rao situada em Aribiri, Vila Velha nota-se que no a um controle para o setor de contas a pagar onde gera grandes problemas e prejuzos para empresa, com isso a necessidade de implantar um meio de controle interno no setor de contas a pagar que garanta a qualidade das informaes necessrias para a tomada de deciso. O Problema Como elaborar um controle de contas a pagar para uma empresa comercial que traga maior qualidade e confiabilidade possvel nas informaes. Objetivo de estudo Auditoria Controle interno focalizados na estrutura de contas a pagar Campo de ao Empresa comercial varejista que tem em sua atividade revenda de material de casa de rao

situada no bairro Aribiri em Vila Velha. Objetivo geral: Fornecer uma estrutura de controle de contas a pagas que traga qualidade na informao e ajude na tomada de deciso dos scios da empresa. Objetivo especifico: Estudo terico de controle interno e auditoria da estrutura de contas a pagar. Elabora um modelo de controle interno de contas a pagar Implantar modelo de ordem de compra Implantar modelo de ordem de pagamento Implantar o controle de confronto de ordem de compra com ordem de pagamento Implantar um sistema de contas a pagar que traga todas as informaes necessrias Elaborar um estudo que possa auxiliar o conhecimento do empresrio na analise do controle de contas a pagar para tomada de deciso. Mtodo de Abordagem. Mtodo dedutivo Segundo Marconi, Marina de Andrade. [...] mtodo dedutivo que, partindo das teorias e leis, na maioria das vezes prediz a ocorrncia dos fenmenos particulares (conexo descendente). Mtodos de procedimento Mtodos histricos [...] para descobrir as causas da decadncia da aristocracia cafeeira, investigam-se os fatores scio-econmicos do passado. (Lakatos, 1981:32) Mtodo qualitativo Cabe aprofundar a complexidade de fenmenos, Fatos e processos particulares e especficos de grupos mais ou menos delimitados em extenso e capazes de serem abrangidos intensamente (Minayo, M. C. S., 1992. O Desafio do Conhecimento) Reviso Analtica. Pesquisar alguma parte hoje da estaca zero. Mesmo que exploratria, isto , de avaliao de uma situao concreta desconhecida, em um dado local, algum ou um grupo em algum lugar, j deve ter feito pesquisa iguais ou semelhantes, ou mesmo complementares de certos aspectos da pesquisa pretendida. Uma procura de tais fontes, documentais ou bibliogrficas, torna-se imprescindvel para a no-duplicao de esforos, a no descoberta de idias j expressas, a no-incluso de lugares- comuns no trabalho. (Marconi, Marina de Andrade) Pesquisa-ao. Conforme Thiollent (1997): um tipo de pesquisa social com base emprica que concebida e realizada em estreita associao com uma ao ou com a resoluo de um problema coletivo e na qual os pesquisadores e os participantes representativos da situao ou do problema esto envolvidos de modo cooperativo ou participativo

Tcnicas Observao direta intensiva Observao: utiliza os sentidos na obteno de determinados aspectos da realidade. Entrevista: uma conversao efetuada face a face. De maneira metdica; proporciona ao entrevistador, verbalmente, a informao necessria. Observao direta extensiva Questionrio; constitudo por uma srie de perguntas que devem ser respondidas por escrito e sem a presena do pesquisador. Teste; instrumentos utilizados com a finalidade de obter dados que permitam medir o rendimento, a freqncia, a capacidade ou a conduta de indivduos, de forma quantitativa; Autor: Marconi, Marina de Andrade. Metodologia do trabalho Cientfica. So Paulo: Atlas 7 Edio, 2007. Pesquisa documental. Trata-se de um mtodo de coleta de dados que elimina, ao menos em parte, a eventualidade de qualquer influncia presena ou interveno do pesquisador do conjunto das interaes, acontecimentos ou comportamentos pesquisados, anulando a possibilidade de reao do sujeito operao de medida(Kelly apud Gauthier (1984: 296)

Marco Terico Auditoria Conceito e origem Auditoria e um meio utilizado para mensurar a adequao e confiabilidade dos Registros contbeis. Auditoria consiste no exame de documentos, livros e registros, inspees, obteno de informaes e confirmaes internas e externas, obedecendo a normas apropriadas de procedimento,objetivando verificar se as demonstraes contbeis representam adequadamente a situao nelas demonstrada, de acordo com princpios fundamentais e normas de contabilidade, aplicados de maneira uniforme.( Hilrio Franco e Ernesto Marra,1992.p.20) Em virtude do aparecimento de grandes empresas e da taxao do imposto de renda baseado nos resultados apurados em balano surgiu como conseqncia a necessidade de confirmao e da veracidade dos dados informados em suas demonstraes. A auditoria surgiu primeiramente na Inglaterra, que, como dominadora dos mares e controladora do comrcio mundial, foi a primeira a possuir as grandes companhias de comrcio e a primeira tambm a instituir a taxao do imposto de renda, baseado nos lucros

das empresas. ( HILRIO FRANCO E ERNESTO MARRA, 1992, p.33) Com o crescimento do capitalismo as empresas tiveram a necessidade de sarem do grupo familiar e a partissem para novas formas de capitao de recursos que trazia com sigo a necessidade de informaes mais confiveis e consistentes com isso alavancaram a necessidade da auditoria. para que se fossem aplicados recursos nas empresas em crescimento no mercado; garantissem o retorno do recursos aplicado Segundo Marcelo Cavalcanti Almeida, 1996. A auditoria surgiu como parte da evoluo do capitalismo, com a expanso do mercado e o acirramento da concorrncia, houve a necessidade das empresas ampliarem suas instalaes fabris e administrativas, investir no desenvolvimento tecnolgico e aprimorar os controles e procedimentos internos em geral, principalmente visando reduo de custas e, portanto, tornando mais competitivos seus produtos no mercado; entretanto, para processar todas essas mudanas seria necessrio um volume de recursos impossvel de ser obtido por meio das operaes lucrativas da empresa ou do patrimnio dos scios. Por conseqncia a empresa teve de captar esses recursos junto a terceiros como bancos, financeiros ou abrindo o seu capital. No entanto, esses futuros investidores precisavam conhecer a posio patrimonial e financeira, a capacidade de gerar lucros e como estava sendo efetuada a administrao financeira da empresa. Essa necessidade de informao e para o que o investidor pudesse avaliar a segurana, a liquidez e a rentabilidade de seu futuro investimento e se tem garantia de retorno. Como conseqncia as demonstraes contbeis passaram a ter importncia muito grande para os futuros investidores; como medida de segurana contra a possibilidade de manipulao de informaes, os futuros investidores passaram a exigir que essas demonstraes fossem examinadas por um profissional independente da empresa e de reconhecida capacidade tcnica. Esse profissional que examina as demonstraes contbeis da empresa e emiti sua opinio sobre estas e chamado de Auditor Externo ou independente. Auditoria Externa A auditoria externa aquela exercida por profissional liberal ou independente, sem qualquer subordinao com a empresa, tendo como objetivo primordial expressar a opinio se as demonstraes financeiras esto apresentadas de acordo com princpios de contabilidade geralmente aceitos e se esses princpios foram aplicados de forma consistente em relao ao perodo analisado. Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira freire, Roberta Maria Madalon, TCC, UVV 2002. A auditoria externa tem por finalidade a emisso de um parecer sobre as demonstraes financeiras, preparadas inicialmente pela administrao da empresa e tem como objetivo julgar as demonstraes financeiras apresentadas pela administrao e informar independentemente sobre a posio financeira e os resultados das operaes, o que e feito atravs do relatrio de auditora. Auditoria interna Com a necessidade de maior controle nos procedimentos de trabalho da empresa e nos meios de formarem suas demonstraes, as grandes empresas sentiram a necessidade de uma auditoria mais peridica e corretiva para minimizarem erros e fraudes e aumentarem o grau de profundidade nas analises das demonstraes e nos meios de controle interno. Com isso ocorre o surgimento da auditoria interna. A auditoria interna e uma atividade de avaliao independente e de assessoramento da administrao, voltada para o exame e avaliao da adequao, eficincia e eficcia dos sistemas de controle interno, das informaes fsicas, contbeis, financeiras, operacionais da organizao, bem como de qualidade do desempenho das reas em relao as atribuies e aos planos, metas, objetivos e polticas definidas para as mesmas. A ao da auditoria interna

estende-se por todos os servios, programas, operaes e controles existentes na organizao. Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira freire, Roberta Maria Madalon, TCC, UVV 2002.p.10 A auditoria interna uma funo independente de avaliao criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades, como um servio e essa mesma organizao. A proposta da auditoria interna auxiliar os membros da administrao a desincumbirem-se eficazmente de suas responsabilidades. Para tanto, a auditoria interna lhes fornece anlise, avaliaes, recomendaes, assessoria e informaes relativas s atividade examinadas.WILLIAM ATTIE.1992.p.29. O departamento de auditoria interna parte integrante da organizao e das funes, segundo as polticas traadas pela administrao. A declarao de finalidade, autoridade e responsabilidade para a auditoria interna aprova pela administrao deve ser compatvel com as normas para o exerccio profissional da auditoria interna. .WILLIAM ATTIE.1992.p.29 Segundo ATTIE a auditoria interna tem por objetivo examinar a integridade e fidedignidade das informaes financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir, localizar, classificar e comunicar essas informaes, examinar os sistemas estabelecidos, para certificar a observncia as polticas, plano, leis e regulamentos que tenham, ou possam ter,impacto sobre operaes e relatrios, e determinar se a organizao est em conformidade com as diretrizes, examinar os meios usados para a proteo dos ativos e, se necessrio,comprovar sua existncia real, verificar se os recursos so empregados de maneira eficiente e econmica, examinar operaes e programas e verificar se os resultados so compatveis com os planos e se essas operaes e esses programas so executados de acordo com o que foi planejado e comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomados as providencias necessrias a respeito de suas descobertas. Auditor interno Os auditores internos so empregados da empresa, cujos registros e procedimentos examinam. Eles devem sua fidelidade principalmente empresa. Seus trabalhos, suas remuneraes e suas oportunidades para as promoes so todos controlados pela mesma administrao que controla e supervisiona o departamento de contabilidade sob exame. Isto no quer dizer, que os auditores internos no possuam independncia. A independncia tanto um estado de esprito quanto uma questo de separao organizacional. O alto grau de independncia, tanto em organizao como em atitude, perfeitamente possvel em um departamento de auditoria interna.( http://www.guiacontabil.hpg.com.br/auditoria.doc - -1k) Auditor Externo Uma empresa de auditores independentes uma organizao inteiramente independente da empresa que ela examina. Como organizao de profissionais liberais, ela se reserva o direito de dirigir e controlar seus prprios empregados, sem interferncia das empresas, suas clientes. Uma vez contratado o trabalho para exame, o auditor independente livre para usar os mtodos mais convenientes, e aumentar ou reduzir, a seu prprio critrio, o volume e a natureza do trabalho que executa. Alm disso, no relatrio que apresenta, ao concluir seu exame, ele pode tambm se expressar sem recear outras conseqncias, a no ser a perda do cliente. Isto lhe d considervel independncia com relao queles cujos relatrios e atos esto sob seu exame, posio essa de menor subordinao que aquela do auditor interno. ( http://www.guiacontabil.hpg.com.br/auditoria.doc - -1k) Surgimento da Auditoria no Brasil

Aqui no Brasil, pouco se tem sobre divulgaes de pesquisas referentes as origens da auditoria, sendo somente certo que teve origem inglesa. Segundo Jund (2002c, p. 5): Apesar de formalmente organizada em 26 de maro de 1957, quando formado o Instituto de Contadores Pblico no Brasil, em So Paulo, a auditoria foi oficialmente reconhecida apenas em 1968, por ato do Banco Central do Brasil. O fortalecimento da atividade, todavia, ocorreu em 1972, por regulamentaes do Banco Central do Brasil, conselho Federal de contabilidade e Instituto dos Auditores Independentes. Posteriormente, face ao desenvolvimento da economia e a abertura do Mercado de capitais, com a entrada de grandes multinacionais a Auditoria passou a ser exigida pela matriz daquelas empresas em relao a suas filias aqui no Brasil. Com esse crescimento no mercado brasileiro ocorreram outras influencias que tambm contriburam para o crescimento da auditoria no Brasil como Necessidades de financiamentos de empresas brasileiras atravs de entidades internacionais, Crescimento dos negcios ,necessidade de capital de giro e investimentos fixos, Criao das normas de auditoria para instituies financeiras, determinada pelo Banco Central do Brasil, Criao da CVM Comisso de Valores Mobilirios, Promulgao da lei das sociedades annimas ( lei 6.404) em 1976.

Normas de Auditoria As normas de auditoria em essncia correspondem a todo o arcabouo terico, doutrinrio e prtico no qual se apia o auditor para emitir seu parecer sobre a reviso das demonstraes contbeis. Portanto sustentam todo o trabalho desenvolvido Segundo Sergio Arnor Vieira. As normas de auditoria esto sustentadas em trs pilares: Gerais: descrevem os requisitos mnimos exigidos para desempenho da auditoria, entre os quais se incluem a competncia tcnica e a adequada preparao profissional. Relativas ao parecer: Definem as formas como so preparados os pareceres de auditoria, o que depender das circunstncias Relativas ao trabalho de campo: explicitam as providncias necessrias que conduziro o trabalho da maneira mais adequada e racional possvel. As normas relativas ao trabalho de campo prescrevem que deve ser efetuada a adequada avaliao do controle interno, como base de apoio para determinao da extenso dos trabalhos a serem executados Segundo ATTIE (1992 p.56) As normas usuais de auditoria definidas para o exerccio profissional da auditoria foram elaboradas pelo the institute of internal auditor, INC, baseado no fato de que a administrao das empresas demonstra, em grau cada vez maior, aceitao da auditoria interna para a obteno de opinio independente quanto sade da organizao. Tendo em vista esse fator. As normas usuais de auditoria tm por finalidade aclarar o conhecimento do papel e as responsabilidades dos auditores internos a todos os interessados, assim como estabelecer uma base para orientao e avaliao do desempenho da auditoria. As normas usuais subdividem-se em cinco itens referentes a: independncia, competncia profissional, mbito do trabalho, execuo do trabalho, administrao do departamento. Controle interno

Origem do controle interno Sabemos que todas as empresas inconscientemente possuem seus meios de controle interno mas em 1949 o Comit de Procedimentos de Auditoria do Instituto de Contadores Pblicos Certificados (AICPA) identificou a importante ligao entre o sistema de controle interno e os controles contbeis de uma organizao e com isso inicia-se os pensamentos de organizar e instrutora meios de controle interno. Segundo WILLIAM ATTIE,1992.p.217 Em 1978, o Security Exchange comission (SEC) enviou um relatrio ao congresso que estabelecia um mandato para a melhoria do acompanhamento de controles internos e sugeria a criao de comits independentes de auditoria. As empresas, principalmente bancos e conglomerados financeiros do exterior, tm adotado, cada vez em maior escala, fazer o acompanhamento dos controles internos por intermdio de comits de auditoria Conceito de controle interno Controle interno e um plano de organizao que possui mtodos e medidas adotados pelas empresas para proteger seu patrimnio, garantir a eficincia operacional manter a poltica da empresa e trazer a exatido e a veracidade de seus dados contbeis. Segundo Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.50 O controle interno representa em uma organizao o conjunto de procedimentos, mtodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada dos negcios da empresa. Segundo Almeida existem dois meio de controles contbil e administrativo so exemplos de controles contbeis sistemas de conferencia,aprovao e autorizao, segregao de funes, controles fsicos sobre ativos, auditoria interna. Controles administrativos so anlises estticas de lucratividade por linha de produtos, controle de qualidade, treinamento de pessoal, estudos de tempos e movimentos, anlise das variaes entre os valores orados e os incorridos e o controle dos compromissos assumidos, mas ainda no realizados conomicamente com isso demonstram os mtodos utilizados que definem o que controle interno. A importncia do controle interno Torna-se visvel a importncia do controle interno quando uma empresa se torna impossvel quando uma empresa no pode garantir a continuidade do fluxo de operaes e informao proposta por falta de organizao e forma continua de trabalho. Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira Freire, Roberta Maria Madalon. TCC. UVV. O controle interno compreende o plano de organizao que o modo pelo qual se organiza um sistema. A estrutura organizacional necessita corresponder a uma diviso, adequada e balanceada, de trabalho, de forma que sejam estabelecidas as relaes de autoridade e responsabilidade entre vrios nveis pelas parcelas de trabalho exigidas para a consecuo dos objetivos da empresa coordenados por um conjunto de mtodos e medidas que estabelecem os caminhos e os meios de comparao e julgamento para se chegar a determinado fim. A empresa, como um todo, pode ser caracterizada como a conjuno de vrios subsistemas, que, por sua vez, compe-se de uma cadeia de procedimentos destinados a gerar e registrar informaes finais. O planejamento de um sistema, alm de resultar num sistema eficiente, prtico, econmico e til, deve levar em conta a definio de procedimentos especificamente destinados para promover o controle sobre as operaes e as atividade preferencialmente formalizadas atravs de manuais. Objetivo do controle interno. O objetivo e de manter um controle das atividades da empresa atravs de salvaguarda dos

interesses da empresa, a preciso e a confiabilidade dos informes e relatrios contbeis financeiros e operacionais, o estmulo a eficincia operacional e a aderncia s polticas existentes. Segundo Hilrio Franco Ernesto Marra.1992.p.208 Objetivos primordiais dos controles internos so: fornecer contabilidade dados corretos e conferir a exatido da escriturao, evitar alcances, desperdcios, erros e, se ocorridos, identific-los. Esses objetivos aplicam-se aos controles institudos no sistema contbil e financeiro. Se institudos em outras reas, como a administrativa, ou de produo, ou de expedio etc. outros objetivos sero identificados, mas todos eles podem ser resumidos num s: proteger o patrimnio da empresa. Conforme analisado anteriormente o objetivo principal do controle interno e proteger o patrimnio da empresa. Sero demonstrados alguns Princpios para alcanar o objetivo principal do controle interno. Princpios utilizados para controle interno Segundo Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p 51. Os princpios fundamentais de controles so segregao de responsabilidade, definio de rotinas, limitao ao Acesso aos Ativos, Segregao de funes, confronto dos ativos com os registros, auditoria interna e limitaes do controle interno. Sero mencionadas como citaes as caractersticas de cada uma delas segundo Marcelo Cavalcante Almeida. Responsabilidade: as atribuies dos funcionrios ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferncia por escrito, mediante o estabelecimento, e por sua modificao, no sentido de adapt-lo s novas circunstncias. As razes para se definirem as atribuies so: assegurar que todos os procedimentos de controles sejam executados; detectar erros e irregularidades; apurar as responsabilidades por eventuais omisses na realizao das transaes da empresa. Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.51 Rotinas internas: a empresa deve definir no manual de organizao todas as sua rotinas internas. Essas rotinas compreendem. Formulrios internos e externos, como por exemplo. Requisio de material ou servios, formulrio de cotao de preos, mapa de licitao,ordem de compra aviso de recebimento de material, mapa de controle de programao financeira, ficha de lanamentos contbeis, boletim de fundo fixo, carta de comunicao com os bancos; formulrio de devoluo de material, pedido de vendas adiantamento para viagem, relatrio de prestao de contas de adiantamento para viagem instruo para o preenchimento e destinaes dos formulrios internos e externos, evidencias das execues dos procedimentos internos de controle e procedimentos internos dos diversos setores da empresa como por exemplo contas a pagar, vendas fiscal. Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.52 Acesso aos Ativos; a empresa deve limitar o acesso dos funcionrios a seus ativos e estabelecer controles fsicos sobre esses. O acesso aos ativos da empresa representa. Manuseio de numerrio recebido antes de ser depositado em conta corrente bancria; emisso de cheques sozinho (nica assinatura) manuseio de cheques assinados, manuseio de envelopes de dinheiro de salrios, custdia de ativos ( dinheiro em caixa, cautelas de ttulos, estoques imobilizado Etc.) Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.53 Segregao de funes; a segregao de funes consiste em estabelecer que uma mesma pessoa no pode ter acesso aos ativos e aos registros contbeis, devido ao fato de essas funes serem incompatveis dentro do sistema de controle interno. os registros contbeis

compreendem o razo geral e os registros inicial, intermedirio e final. O acesso a esses registros representa as pessoas que o preparam ou manuseiam informaes que servem de base para sua elaborao, em circunstncia que lhes permitem modificar os dados desses registros. Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.54 Confronto dos ativos com os registros; a empresa deve estabelecer procedimentos de forma que seus ativos, sob a responsabilidade de alguns funcionrios, sejam periodicamente confrontados com os registros da contabilidade. O objetivo desse procedimento detectar desfalque de bens ou at mesmo registro contbil inadequado de ativos. Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.54 Auditoria interna; no adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem algum verificar periodicamente se os funcionrios esto cumprindo o que foi determinado no sistema, ou se o sistema no deveria ser adaptado s novas circunstncias. Os objetivos da auditoria interna so exatamente esses, ou seja verificar se as normas internas esto sendo seguidas, avaliar a necessidade de novas normas internas ou de modificao j existentes. Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.57 As limitaes do controle interno so principalmente com a; conluio de funcionrios na apropriao de bens da empresa, os funcionrios no so adequadamente instrudos com relao s normas internas, funcionrios negligentes na execuo de suas tarefas dirias. . Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.57 Segundo Marcelo Cavalcante de Almeida mesmo que o sistema de controle interno da empresa seja o de maior qualidade possvel os auditores externos tem que fazer o mnimo de testes para atender a seu parecer.

Controle interno no setor de contas a pagar

Importncia e conceito A Importncia do controle interno setor de contas a pagar e evitar prejuzos financeiros, fraude e perdas. O conceito de contas a pagar em si mesmo muito simples. Contas a pagar significa o dinheiro que a empresa deve, em contas e obrigaes. Em contas a pagar esto includos dvidas contradas com fornecedores de matrias primas e insumos, obrigaes com o fisco e outras sadas previstas de dinheiro que devem ser bem analisadas e controladas pelo setor de contas a pagar em parceria com a tesouraria. Esse controle financeiro absolutamente primordial para a empresa possa diagnosticar problemas, estabelecer metas e buscar solues. Uma tesouraria eficiente exerce esse controle financeiro, gerenciando os recursos financeiros da empresa, estabelecendo regras para o uso racional dos recursos disponveis e sugerindo formas de aumentar as receitas e diminuir as despesas, inclusive com o investimento de recursos financeiros do caixa ou com a captao de recursos no mercado para suprir dficits. Os processos de controle financeiro exercidos pela tesouraria devem ser transparentes e embasados em conhecimento tcnico e atualizado. Em resumo a tesouraria deve ser capaz de gerenciar de forma eficaz contas a receber e contas a pagar, crdito cobrana, controles bancrios, conciliao de caixa, controle de numerrio, aplicaes financeiras, emprstimos e financiamentos. Como rea chave do gerenciamento empresarial e base da lucratividade das empresas, o controle financeiro precisa ser executado por profissionais especializados, treinados e competentes. Alm disso, grande parte dos

processos de controle financeiro de uma tesouraria tem hoje em dia o suporte de softwares especficos que facilitam a coleta, consolidao e anlise de dados e informaes financeiras de vrios setores da empresa. www.contaspagar.com Mtodos de controle no setor de contas a pagar. Os mtodos de controles so examinar as condies de compras as formas de pagamentos, examinar confrontao de ordem de compra com nota fiscal de compra, conferir preos, clculos e somas das notas e faturas dos fornecedores e dos prestadores de servios e com isso fazer teste para caracterizar e confirmar a veracidade e necessidade de compra com isso evitando fraude e outros problemas. Sendo sempre necessrio fazer a conferencia do material fsico e os registros contbeis referentes a composio de endividamento. Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira freire, Roberta Maria Madalon, TCC, UVV 2002.p.20. Na conferncia dos registros contbeis, verifica se todas as compras ou servios foram creditados inicialmente em contas a pagar, se foram efetuados pagamentos sem ser a dbito de contas a pagar, se as classificaes das compras e dos servios foram corretos nas contas de ativo e de despesas, ou se foram desviadas para contas incorretas Para um controle mais completo do setor de contas a pagar so feitos testes e exames para confirmarem a necessidade e a veracidade das informaes do setor. Alguma delas so: teste de adequacidade do volume de compras ( verificar se a necessidade de todo o volume), exame de pagamento, Exame de contra partidas anormais na liquidao, exame no controle dos saldos a pagar no-liquidados, verificao de passivos, remessas de cartas-circulares, exame de outras obrigaes a pagar, exame das provises, exame de papeis de trabalho e analise de riscos e fraudes ou seja todo ou qualquer tipo de mtodo contbil ou administrativo que assegure a veracidade das informaes e qualidade do trabalho pode ser utilizado para manter o controle interno no setor. A seguir citaes referentes a caracterstica de cada exame ou teste citado a cima. Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira Freire, Roberta Maria Madalon,2002.TCC.UVV. O teste da adequacidade do volume de compras verifica se em funo do volume de produo, compra ou em volume de vendas, houve exagero nas compras ou ocorreram desnecessariamente. Isso cabe a todo o meio de contas a pagar englobando as despesas fixas e variveis se esto de acordo com a atividade da empresa, e com isso garantido a veracidade da demonstrao e reduzindo o risco de ser efetuada alguma compra forjada para facilitar a diminuio dos pagamentos de impostos em cima do resultado esconde fraudes para manipular as sadas de caixa ou qualquer outra tentativa peculiar. O exame de pagamento e feito para garantir a confirmao do pagamento se todos os pagamentos foram feitos com o devido controle estipulado pela administrao da empresa. Se possuem copias de cheque, se o pagamento foi feito na devida data do vencimento e se foi autorizado pelo profissional responsvel garantindo assim a responsabilidade da operao e a minimizao de erros ou fraudes. O exame de contrapartidas anormais na liquidao de contas a pagar e utilizado para a verificao dos pagamentos e forma de contabilizao dos pagamentos, pois pagamentos anormais ou fora do prazo estipulado possuem descontos ou juros. Com isso o desembolso e feitor de forma diferenciada do previsto pelo controle de contas a pagar e tem que se contabilizado de forma adequada fazendo os devidos registros contbeis nas contas do passivo e de receita ou despesa de acordo com a operao. Controle dos saldos a pagar no-liquidados para a verificao de contas a pagar j vencidas,

que possuiro alteraes na forma de contabilizar devido aos surgimentos das despesas financeiras referentes aos atrasos , colher informaes que correspondam ao devido motivo do atraso dos pagamento e informaes que possam evitar outras despesas financeiras que possam ocorre pelo mesmo motivo. Verificao de Passivos Omitidos Verifica se as ltimas compras ou as ltimas despesas foram realmente contabilizadas e levadas seus valores para contas a pagar. Pesquisa os pagamentos feitos nos meses posteriores data do balano para verificar se foram feitos pagamentos de compras ou servios realizados at a data do balano e cujos valores no constaram como contas a pagar do balano citado. Remessas de cartas-circulares so utilizadas para confirmao de saldos em aberto com os seus fornecedores, crditos volumosos ou credito que voltem a ateno dos auditores para suspeitas de fraudes e irregularidades. Exame das provises Examina as provises ou crditos feitos em contas a pagar no ltimo ms do exerccio, isto , provises de balano, verifica se tais provises so adequadas, ou se foram feitas para alterar o resultado de lucros e perdas. Por ltimo, verificar se algumas dessas provises foram estornadas logo nos primeiros meses do exerccio seguinte. Papeis de Trabalho da Empresa so para os administradores atestarem que todos os documentos contbeis foram contabilizados de forma correta e coerente. Os papeis de trabalho fornecidos pela empresa fazem a listagem individual de todos os saldos de contas a pagar classificados por vencimentos, de modo que a soma dessa listagem coincida com o total da conta geral de contas a pagar ou com os saldos das diversas contas gerais a pagar. E emite uma declarao assinada pelo diretores da empresa de que todas as compras foram contabilizadas, todos os compromissos a pagar foram contabilizados, e de que no existem passivos omitidos. Papeis de trabalho do Auditor so papeis utilizados pelos auditores que junto com o parecer tem como comprovao e garantia da veracidade os seus papeis de trabalho. Os papeis de trabalho preparados pela auditoria e gerados pelo programa de trabalho da auditoria, traz um mapa discriminativo com erros e falhas encontrados no exame das condies das compras e ou servios classificados incorretamente no ativo e na despesa. Relata sobre a adequacidade do volume da compras e sobre a contratao de servios. As anormalidades verificadas no pagamento das contas. Mapa de dbitos feitos em contas a pagar com contrapartidas anormais, contas a pagar vencidas e no liquidadas. Relao de passivos omitidos. Mapa de controle de expedio e respostas de cartas-circulantes pedindo confirmao de saldos de contas a pagar. Relato sobre anormalidades verificadas em outras contas a pagar e mapa discriminativo de provises ou crditos em contas a pagar feitos no ltimo ms do exerccio social. Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira Freire, Roberta Maria Madalon,2002.TCC.UVV Fraudes. So muito comuns ocorrem fraudes e erros em sistemas e meios de controles financeiros. Os mais vistos so compra registradas contabilmente mas no efetuadas, compra de produtos desnecessrios, parcerias entre fornecedores e funcionrios afim de benefcios futuros e outros mas. Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira Freire, Roberta Maria Madalon,2002.TCC.UVV. Os tipos de fraudes encontrados em compras e contas a pagar : compras ou despesas no-efetuadas e/ou compras desnecessria, nas compras desnecessrias ou em quantidades superiores s que seriam normais, procura-se com este procedimento favorecer determinados fornecedores a fim de que estes fornecedores distribuem posteriormente gratificaes aos funcionrios da empresa que concordaram com a emisso ou majorao da quantidade do volume de compras. Este tipo de fraude geralmente descoberto quando se processam os testes de adequacidade do volume de compras . no caso de compras acima dos normais trata-se de uma frauda que se processa com a conivncia do fornecedor.

Quando a fraude praticada em importaes, as majoraes de preos tero como finalidade beneficiar algum com crditos no exterior. Forjar despesas a pagar para reduzir o lucro este tipo de fraude orientada pelo empresrio, geralmente tais lanamentos so feitos nos ltimos dias do encerramento do exerccio social e no se encontram perfeitamente documentos por comprovantes expedidos pelos fornecedores. Outros tipos fraudes so pagamentos a maior ou em duplicidade, emisso de cheque para pagar, mas o cheque desviado e o pagamento no processado e por ltimo fazer lanamento de compra duas vezes. Fechamento Capitulo 1. Falar. Sobre a importncia da Auditoria e do Controle interno. Capitulo 2. Falara sobre a importncia da estrutura de controle interno sistema de contas a pagar Capitulo 3. Falaremos sobre a caractersticas do sistema de contas a pagar a ser implantado. Capitulo 4 . padronizao da nova estrutura de contas a pagar Capitulo 5. Forma de implantao de nova estrutura de contas a pagar Capitulo 6. Analise de avaliao da nova estrutura de contas a pagar Capitulo 7. Estudo bsico sobre como avaliar a nova estrutura de contas a pagar. Capitulo 8. Anlise de retorno e adaptao da nova estrutura e seu comportamento na empresa. Referncias bibliogrficas Auditoria Contbil , Editora.Atlas S.A 1992 autor. Hilrio Franco e Ernesto Marra Auditoria, Editora Atlas S.A 1996 autor. Marcelo Cavalcanti Almeida Auditoria Interna. Editora Atlas S.A. 1992 Autor. William Attie TCC. Controle interno nos setores de contas a receber e contas a pagar,Biblioteca UVV. Autores. Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira Freire, Roberta Maria Madalon Site: www.contaspagar.com