Universidad de San Martn de Porres

Facultad de ngeniera y Arquitectura

Escuela Profesional de ngeniera de Computacin y Sistemas
ImpIementacin deI Sistema de
Informacin para administrar y controIar eI
negocio de ventas de productos de
combustibIes en Ias Estaciones de
Servicio de CHEVRONLUBRICANTS S.A.C.
CAPTULO II DESCRIPCIN GENERAL DEL PROYECTO
nforme por Experiencia para optar el Ttulo Profesional de ngeniero de Computacin y Sistemas
AUTOR
Francisco RodoIfo CabeIIo CaIero
Lima - Per 2008
. .
RESUMEN .
ABSTRACT .
INTRODUCCIN .
CAPTULO I EMPRESA DONDE SE REALIZ EL TRABAJO . .
CAPTULO II DESCRIPCIN GENERAL DEL PROYECTO . .
1
2.1 Enunciado .
1
2.2 Antecedentes . .
2
2.3 AIcance .
3
2.4 FinaIidad .
3
2.5 Necesidad .
4
2.6 Importancia .
5
2.7 Objetivos .
5
2.7.1 Objetivo generaI: .
5
2.7.2 Objetivos especficos: .
5
2.8 Factores crticos de xito . .
6
CAPTULO III TRABAJO REALIZADO .
CAPITULO IV RESULTADOS OBTENIDOS .
CONCLUSIONES . .
RECOMENDACIONES .
GLOSARIO .
FUENTES DE INFORMACIN .
ANEXOS .
CAPTULO II DESCRIPCIN GENERAL
DEL PROYECTO
2.1 Enunciado
El proyecto tiene como ttulo: mplementacin del sistema de informacin para administrar
y controlar la venta de productos de combustibles en estaciones de servicios.
La implementacin del Sistema de Gestin de nformacin en Estaciones de Servicio
consiste en la administracin y control de los procesos de informacin que se desarrollan
en la negociacin de ventas de productos de combustibles.
Mediante la implementacin de este sistema, se mejoran los tiempos de respuesta
en la atencin al cliente y como consecuencia se logra una atencin ms personalizada
en los requerimientos del cliente, el control de las negociaciones al contado, al crdito,
pago por adelantado, Ventas de combustibles con tarjeta de crdito, manejo de paquetes
promocionales con intervalos de fechas y horas. Adems interfase con sistema de control
deinventarios de combustibles enlazado a dispensadores de despachos de combustibles
en playa, monitoreos de tanques para el control de stock de productos, programacin de
compras de combustibles. Asimismo optimizacin en cierres de ventas de partes diarios y
cierres mensuales de ventas, cuadres de control de ventas de combustibles facturadasen
CAPTULO II DESCRIPCIN GENERAL DEL PROYECTO
"Programa Cybertesis - Derechos son del Autor" 1
volumen y dinero por producto versus reportes de inventarios en volumen y dinero del
sistema de controlde inventarios de tanques.
El Sistema de Gestin de nformacin de la Estacin de Servicio est conformado
por un Mdulo de Ventas, un Mdulo de nventarios, Modulo de Cuentas por Cobrar,
Punto de venta en Playa y Punto de Venta FoodMart, Modulo de Seguridad, Mdulos de
nterfase: con Sistema de Control de Stock de productos en tanques y con Sistema de
Consolidacin de estaciones de servicio en Oficina Principal.
El proyecto brinda las pautas yalcances necesarios parala implementacin de los
principales Mdulos del Sistema de Gestin de nformacin, orientados aadministrar el
negocio y controlar los procesos neurlgicos de la estacin. Ello a partir de la experiencia
obtenida, y despus de implementar todas las estaciones de servicios a nivel nacional.
El financiamiento del desarrollo de este Proyecto fue asumido en un 100% por la
Compaa ChevronTexaco PetroleumCompany Sucursal Per, con la aprobacin de la
Gerencia General de Per, y la aprobacin del rea de Marketing SupportDepartment en
Coral Gables Miami USA.
Los recursos horas/hombres inmersos en este proyecto, es 100% local, con la
participacin activa de las reas de Marketing, Contralora, Finanzas, T (nformacin de
Tecnologa).
El responsable del Proyecto de mplementacin es el Jefe de mplementacin del
Sistema de Gestin de nformacin de estaciones de Servicio, Sr. Francisco Rodolfo
Cabello Calero.
La Estacin de Servicio Modelo para la primera implementacin del Sistema de
Gestin de Estaciones de Servicio: E/S Principal ubicado en la Av. Jos Glvez
Barrenechea ex Av. Principal 1105, Urb. Corpac San Borja, Lima, Per.
Funcionan en total 24 estaciones de servicios a nivel nacional implementadas y
puesto en produccin el Sistema de Gestin de nformacin de Estaciones de Servicio.
2.2 Antecedentes
En el ao 2000, cuando ChevronTexaco, inicia sus operaciones de venta de
combustibles, a travs de sus estaciones de servicio, contaba para sus procesos de
informacin administrativa, financiera y contable, con los siguientes sistemas:
Dos software de ventas, correspondientes a un proveedor local: Sistema de Punto de
Venta en Estaciones de Servicio, llamado Zigma y desarrollado en Plataforma DOS,
con manejador de bases de datos FOXPRO y Sistema de punto de venta visual para
Tienda de Conveniencia, desarrollado en lenguaje de programacin Visual Basic, con
manejador de Base de Datos MS Access.
Sistema de resmenes de venta y de inventarios, desarrollado en Clipper en el ao
1997 por Texaco, usado para facturacin de ventas al por mayor en terminales
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productos de combustibIes en Ias Estaciones de Servicio de CHEVRONLUBRICANTS S.A.C.
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remotos. En el ao 2000, el sistema fue adaptado para el registro de resmenes
diarios de ventas e inventarios enestaciones de servicios.
De la infraestructura independiente de soporte tecnolgico para sus principales procesos
en el negocio, se generaban los siguientes problemas:
Demora en la atencin a los clientes.
Prdidas de oportunidades de venta.
Descuadres y retrasos en los cierres diarios.
Demora en la entrega de comprobantes de pago.
Deficiencia en el control de ventas al crdito.
Deficiencias en el control de ventas por adelantado.
Redundancia de registro de informacin en los sistemas.
Retrasos en los cierres mensuales.
Retrasos de envo de Registros de venta a Sunat.
Elaboracin de reportes de control en Excel.
En el 2002, ChevronTexaco del Per acuerda la creacin del proyecto de desarrollo e
mplementacin del Sistema de Gestin de Estaciones de Servicios. Posteriormente,
aprueba la inversin del proyecto de Desarrollo e mplementacin del sistema.
El 1 de enero del 2003 se inicia el proceso de mplementacin del primer Punto de
Venta.
2.3 AIcance
La implementacin del Sistema de Gestin de nformacin de Estaciones de Servicios
compromete las siguientes reas:
a) Administracin: Facilitar el control diario de ventas.
b) Contralora: Asegurar que se cumplan los procedimientos de control.
c) Crditos y Cobranzas: Controla las cuentas corrientes de clientes.
d) Finanzas: Controla y concilia recaudaciones diarias del efectivo.
e) Mercadeo: Define las polticas de precios, promociones de ventas, control de
productos aplicados en el sistema.
f) Logstica: Registra las compras y/o recepciones de productos.
2.4 FinaIidad
CAPTULO II DESCRIPCIN GENERAL DEL PROYECTO
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La implementacin del Sistema de Gestin de nformacin de Estaciones de Servicios
tiene por finalidad:
Controlar la operacin del negocio con la implementacin de facturacin en playa,
facturacin en tienda, inventarios, logstica, cuentas por cobrar, ventas, cuadres de
diarios, cierres mensuales.
Mejorar el servicio de atencin al cliente, a partir de la reduccin de la cola de espera,
reflejado en una atencin ms personalizada al cliente.
ncrementar las ventas, a partir de la implementacin del punto de venta, modalidad
facturacin automtica.
Dar soporte en la administracininterna del negocio, con la implementacin del
mdulo de cierres diarios de ventas, registro de turnos de vendedores, reportes de
cuadres de ventas por clientes, vendedores, sobrantes faltantes, ventas con tarjetas
de crditos.
Cumplir con las polticas de seguridad de la informacin en los procesos con
frecuencia diaria, semanal, mensual, anual.
Cumplir con los procedimientos de seguridad de accesos de los usuarios al sistema
(claves de accesos, permisos a pantallas, seguridad de actualizaciones de datos).
ntegrar tecnolgicamente todas las unidades del negocio (playa, tiendas, alquileres
de espacio, servicio de lavado, servicios de engrase y/o lubricacin).
Transferir datos en forma bidireccional, desde la estacin de servicio a la oficina
principal y desde sta a la estacin de servicio.
Monitorear la informacin en oficina principal, a partir de la implementacin del
sistema en la misma oficina central.
2.5 Necesidad
La implementacin del Sistema de Gestin de nformacin de Estaciones de Servicios
surge a partir de la necesidad de:
Reducir el tiempo de atencin al cliente.
Disminuir el tiempo en los cierres diarios y mensuales.
Control de ventas al contado y al crdito.
Control de inventarios de productos.
Control de ventas por turnos de los vendedores de combustibles y tiendas.
Automatizar controles manuales llevados en hojas de clculo (MS-Excel) por el
administrador.
Seguridad en lainformacin por la prdida de datos.
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productos de combustibIes en Ias Estaciones de Servicio de CHEVRONLUBRICANTS S.A.C.
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Seguridad de acceso al sistema, por la rotacin continua de personal administrativo y
de ventas.
ntegrar sistemas en uno solo, anteriormente fueron tres sistemas para controlar el
negocio.
2.6 Importancia
La implementacin del Sistema de Gestin de nformacin de Estaciones de Servicios es
importante porque:
Ofrece soluciones a la medida del negocio, con la participacin activa de todos los
actores crticos internosdel negocio de las diferentes reas involucradas.
ntegra Puntos de ventas, BackOffice, HeadOffice, aplicable a cualquier cadena de
estaciones de servicio de Latinoamrica y el Caribe de CHEVRONTEXACO.
Facilita el ingreso amical de transacciones diarias, semanales, mensuales y
presentan como resultado de sus procesos, informacin vital para el administrador
que es el actor principal del negocio de la estacin.
Asegura el cumplimiento de las polticas de control del negocio segn estndares
corporativos del negocio, verificado y aprobado por los usuarios de las reas de
Contralora, Crditos, Finanzas y Mercadeo.
Permite al rea de Mercadeo, monitorear los precios histricos, operar con paquetes
promocionales, manejar precios con descuentos para clientes exclusivos.
Ofrece una documentacin integral del sistema: Manual del usuario, Manual tcnico,
Modelo lgico del sistema, diccionario de datos.
2.7 Objetivos
2.7.1 Objetivo generaI:
La implementacin del sistema de gestin de estaciones de servicio tiene como objetivo
general ser una solucin de tecnologa de informacin, orientada a la administracin y
control del negocio de estaciones de servicio, integrando todas las unidades de negocio
que lo componen.
2.7.2 Objetivos especficos:
CAPTULO II DESCRIPCIN GENERAL DEL PROYECTO
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a) Permitir la gestin administrativa del negocio de las estaciones de servicio para las
reas de Administracin, Mercadeo, y Crditos.
b) Facilitar el control de procesos del rea de Finanzas, cumpliendo con los
requerimientos de control de recaudaciones diarias, control de sobrantes - faltantes por
vendedor, ingresos de dinero en bancos.
c) Asegurar el control de procesos para el rea de Contralora, a fin de monitorear
los cierres diarios de ventas y cierres mensuales.
d) Proveer a todas las reas involucradas, informacin segura, real, oportuna,
cumpliendo con las exigencias requeridas del negocio.
2.8 Factores crticos de xito
Se detallan a continuacin:
Compromiso de la Alta Direccin, apoyo al equipo del proyecto de implementacin en
todo lo necesario.
Considerar el proyecto de implementacin como una prioridad estratgica del
negocio.
Administracin y monitoreo adecuado del plan de trabajo del proyecto
deimplementacin.
Seleccin de los mejores recursos humanos para conformar el equipo de
implementacin.
Comprometerse e involucrartodas las partes interesadas en el proyecto de
implementacin.
Conocimiento y concepcin clara de los objetivos y alcances del proyecto de
implementacin del sistema por el equipo de implementacin.
Organizacin y experiencia del todo el equipo de implementacin.
Usuarios finales bien entrenados y preparados para el uso u operatividad del sistema.
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