V o l u m e n

Versin JS 10 Dic, 2007

EL ROL DE LA ASOCIACIN DE PADRES DE FAMILIA

Plan Estratgico de la APF del Colegio Alemn

Gestin 2008 - 2012

Plan Estratgico Asociacin de Padres de Familia Colegio Alemn 2008 - 2012

Calle 21, Nro. 8265 esq. Adrin Patio, Calacoto La Paz, Bolivia Telfono: (591) 2 214 6140
Instructor rea de Experiencia Celular Correo Electrnico Jorge Schmidt Especialista en Desarrollo Organizacional 720 24250 jschmidt@bpi.com.bo

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Tabla de Contenido

El Punto de Partida__________________________________________________________ 3
La Visin, Misin y Valores Vigentes del Colegio Alemn ____________________________ 3

Anlisis Estratgico _________________________________________________________ 4

Factores Internos a favor (Fortalezas) _______________________________________________ Factores Internos en contra (Debilidades) ___________________________________________ Factores Externos en contra (Amenazas) ___________________________________________ Factores Externos a favor (Oportunidades) __________________________________________ Escenario Estratgico Vigente a Favor y en Contra __________________________________ Escenarios Estratgicos Posibles a Favor y en Contra ________________________________ Preguntas a Responder ____________________________________________________________ ROLES DE LA APF ___________________________________________________________________ Los Escenarios a Construir y Evitar __________________________________________________ 4 4 5 5 6 7 8 8 9

Enfoque Estratgico _______________________________________________________ 11

Construyendo la Visin y Misin de la APF _________________________________________ 11 Definiendo Objetivos _____________________________________________________________ 12 Objetivos Iniciales: _______________________________________________________________ 12

Resultados ________________________________________________________________ 16
Objetivos Estratgicos Definidos ___________________________________________________ 17 Las Estrategias a Ejecutar _________________________________________________________ 18 La Gestin de Trabajo (factores crticos de xito) ___________________________________ 22 Creando Sinergia _________________________________________________________________ 23

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El Punto de Partida LA VISIN, MISIN Y VALORES VIGENTES DEL COLEGIO ALEMN

Visin:
Mejorar la calidad educativa a travs de un perfeccionamiento continuo en los mbitos humano, metodolgico y tecnolgico de manera que aquella logre promover en los estudiantes una actitud positiva en el aprendizaje, formar agentes de cambio con compromiso social y fortalecer el encuentro cultural boliviano -

alemn con la participacin activa de la comunidad

educativa. Misin:
Desarrollar, en condicin de colegio de encuentro cultural boliviano alemn, una educacin motivadora, en un mbito pluricultural, trilinge, democrtico y participativo, brindando una slida y optima formacin integral, humana y acadmica, que contribuya a la conformacin de ciudadanos comprometido consigo mismos y con su entorno.

Valores Institucionales:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Actitud democrtica (libertad, justicia y equidad) Respeto por las personas y grupos humanos Tolerancia a las diferencias (de pensamiento, de creencias, culturales, sociales, etc.) Responsabilidad con uno mismo, con su comunidad y con su entorno Disciplina, como libertad dentro de los limites aceptados Sinceridad y honestidad Solidaridad, compaerismo y compromiso social Dedicacin y perseverancia en el trabajo Voluntad de conocimiento y de investigacin Modestia y lucidez critica Optimismo y actitud positiva frente a la vida.

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Anlisis Estratgico
De acuerdo al anlisis realizado por los padres de familia de la gestin vigente de la APF se lleg a las siguientes conclusiones:

FACTORES INTERNOS A FAVOR (FORTALEZAS)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. Contar con miembros que tienen mucho compromiso. Poder contar con una agenda de trabajo. Larga tradicin de la APF. Reconocimiento dentro de la Comunidad, por la direccin del colegio y por toda la comunidad de padres. Sostenibilidad financiera. Apoyo del colegio en aspectos formales. Asociacin ya constituida. Cuotas de los asociados se cobran a travs de sistema de cobros del colegio. Capacidad de convocatoria para las actividades que realiza. Goza de credibilidad ante la mayor parte de comunidad educativa. Si se lo propone, genera inters de participacin en ciertos grupos de padres. Goza del suficiente reconocimiento del colegio como institucin, para seguir funcionando (sus elecciones de representantes, por ejemplo, son parte de la dinmica del colegio). Demostr capacidad a la hora de dar soluciones. Da un apoyo real a familias que atraviesan momentos econmicos difciles. Da apoyo a iniciativas y actividades de manera eficiente (banda, juegos Humboltd). Cuenta con el Herr Chukuta, un valiosos instrumento de informacin que podra ser mejor explotado. Tiene un espacio fsico (oficina) donde funcionar. Cuenta con un reglamento y organigrama en el que estn especificadas tanto los fines, como las funciones y atribuciones del sus miembros. Es parte de la tradicin del colegio.

FACTORES INTERNOS EN CONTRA (DEBILIDADES)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Percepciones errneas del rol de la APF respecto a aspectos curriculares del colegio. Hay representantes que no asumen el compromiso de su participacin en la APF No establecer agenda de trabajo. No existe un canal de comunicacin efectivo con la comunidad de padres. Poca informacin. No saben que hacemos. La asociacin no est posicionada como la representacin de los padres ante cualquier ente de la comunidad del colegio. No tiene un plan de accin para seguir a corto, mediano y largo plazo, lo que limita su capacidad de gestin. No tiene mecanismos adecuados para hacer visibles sus acciones y lograr ms apoyo y compromiso. No cuenta con el apoyo constante de sus miembros del directorio ni tiene mecanismos para lograrlo. No genera compromiso de sus miembros ni tiene mecanismos de coercin que garanticen la participacin responsable y sostenible. No involucra a padres que no estn en el directorio en su dinmica, hecho que limita el accionar de sus comisiones (Ej. la comisin de deportes est integrada por una persona). Su rol es desconocido por gran parte de la comunidad educativa. No es percibida como instancia vlida para generar soluciones a problemas generales o particulares de padres y alumnos. No tiene la capacidad suficiente de respuesta a las todava incipientes demandas de los padres de familia. El seguimiento a sus acciones positivas es limitado.

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15. No es creativa al momento de generar soluciones en reas que son o pueden ser de su competencia. 16. No tiene mecanismos que le permitan tener una relacin ms interactiva con los padres y alumnos. 17. No aprovecha adecuadamente el espacio ni el protagonismo que tiene dentro la estructura del colegio. 18. No propone acciones que seguramente seran apoyadas por otras instancias (Direccin, CECA, etc) 19. Baja participacin de padres de familia en general. 20. Bajo impacto (El rol de la APF se ha concentrado principalmente en las becas). 21. No tiene opinin sobre decisiones que afectan a alumnos del colegio en casos especiales.

FACTORES EXTERNOS EN CONTRA (AMENAZAS)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Prdida de credibilidad de la comunidad de padres, por no cumplir objetivos. Distanciamiento con la Direccin del colegio. Falta de inters en participar de parte de los padres. Perder legitimidad por falta de un plan de trabajo. Podra cuestionarse la limitacin de su accionar y perder apoyo de la comunidad educativa. Perder su capacidad de convocatoria por falta de nuevas iniciativas. Ser percibida como instancia sin capacidad de renovacin, carente de propuestas y sin validez para dar soluciones efectivas. 8. Hacerse ms invisible. 9. Perder el espacio ganado hasta ahora dentro y fuera del colegio. 10. Corrientes ideolgicas radicales que pueden poner en peligro la autonoma e independencia del colegio alemn.

FACTORES EXTERNOS A FAVOR (OPORTUNIDADES)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Trabajar ms de cerca con el colegio, respecto a consolidar valores. Promover ms actividades independientes de los alumnos, (Deportiva, culturales) Fortalecer la capacidad econmica de la Asociacin. Desarrollar un mecanismo financiero para poder cubrir a ms personas. Hay un nuevo Director en el colegio. Corriente favorable hacia todo lo participativo y empoderamiento comunitario. Constituir a la asociacin como la nica instancia con representacin vlida. Crear un sistema de comunicacin efectivo de ida y vuelta con la comunidad del colegio. Ser una institucin slida financieramente capaz de solventar las actividades de la APF. Goza de reconocimiento de instituciones educativas y no educativas (por ej. consigue patrocinio/apoyo de empresas). Tiene la posibilidad de ganar ms protagonismo gracias a que es reconocida por el Reglamento Interno del colegio como instancia vlida para representar y ejercer los derechos de los padres de familia (Cap. VI). Puede explotar espacios de participacin y accin dentro el colegio. Puede hacer ms amplia su labor solidaria. Puede servir como instrumento de interrelacin y comunicacin entre padres y profesores, padres y direccin, y otras. Puede ser un mecanismo de informacin imprescindible para los padres y alumnos.

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ESCENARIO ESTRATGICO VIGENTE A FAVOR Y EN CONTRA

De acuerdo a los aportes es posible tener una versin resumida del Escenario vigente:
rea de anlisis I. Apoyo 1. Factores a Favor Apoyo del colegio en aspectos formales. Capacidad de convocatoria para las actividades que realiza. genera inters de participacin en ciertos grupos de padres Poder contar con una agenda de trabajo. Asociacin ya constituida. Demostr capacidad a la hora de dar soluciones. Cuenta con un reglamento y organigrama en el que estn especificadas tanto los fines, como las funciones y atribuciones del sus miembros. Cuenta con el Herr Chukuta, un valiosos instrumento de informacin que podra ser mejor explotado. 1. Factores en Contra No cuenta con el apoyo constante de sus miembros del directorio ni tiene mecanismos para lograrlo. No involucra a padres que no estn en el directorio en su dinmica, hecho que limita el accionar de sus comisiones (Ej. la comisin de deportes est integrada por una persona). No establecer agenda de trabajo. No tiene un plan de accin para seguir a corto, mediano y largo plazo, lo que limita su capacidad de gestin. El seguimiento a sus acciones positivas es limitado. No es creativa al momento de generar soluciones en reas que son o pueden ser de su competencia. No aprovecha adecuadamente el espacio ni el protagonismo que tiene dentro la estructura del colegio.

II.

Capacidad de Convocatoria

2. 3. 4. 5. 6.

2.

3. 4. 5. 6. 7.

III.

Capacidad de Gestin

7.

8. IV. Comunicacin

8.

No existe un canal de comunicacin efectivo con la comunidad de padres. 9. Poca informacin. No saben que hacemos. 10. No tiene mecanismos que le permitan tener una relacin ms interactiva con los padres y alumnos 11. Percepciones errneas del rol de la APF respecto a aspectos curriculares del colegio. 12. Su rol es desconocido por gran parte de la comunidad educativa. No es percibida como instancia vlida para generar soluciones a problemas generales o particulares de padres y alumnos. 13. Bajo impacto (El rol de la APF se ha concentrado principalmente en las becas). 14. Hay representantes que no asumen el compromiso de su participacin en la APF. 15. Baja participacin de padres de familia en general. 16. La asociacin no est posicionada como la representacin de los padres ante cualquier ente de la comunidad del colegio. 17. No tiene mecanismos adecuados para hacer visibles sus acciones y lograr ms apoyo y compromiso. 18. No tiene opinin sobre decisiones que afectan a alumnos del colegio en casos especiales.

9. V. Filosofa de Trabajo

Da un apoyo real a familias que atraviesan momentos econmicos difciles. 10. Da apoyo a iniciativas y actividades de manera eficiente (banda, juegos Humboltd).

VI.

Participacin

11. Contar con miembros que tienen mucho compromiso.

VII.

Reconocimiento

12. Larga tradicin de la APF. 13. Reconocimiento dentro de la Comunidad, por la direccin del colegio y por toda la comunidad de padres. 14. Goza de credibilidad ante la mayor parte de comunidad educativa. 15. Es parte de la tradicin del colegio. 16. Sostenibilidad financiera. 17. Cuotas de los asociados se cobran a travs de sistema de cobros del colegio.

VIII.

Sostenibilidad Financiera

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ESCENARIOS ESTRATGICOS POSIBLES A FAVOR Y EN CONTRA

De acuerdo a los aportes es posible tener una versin resumida del Escenario vigente:
rea de anlisis Factores a Favor 1. Apoyo del colegio en aspectos formales. 1. Factores en Contra No cuenta con el apoyo constante de sus miembros del directorio ni tiene mecanismos para lograrlo. Prdida de credibilidad de la comunidad de padres, por no cumplir objetivos. Perder su capacidad de convocatoria por falta de nuevas iniciativas. Distanciamiento con la Direccin del colegio.

I.

Apoyo

2. II. Capacidad de Convocatoria 3.

III.

Capacidad de Gestin

2. Hay un nuevo Director en el colegio. 3. Puede explotar espacios de participacin y accin dentro el colegio. 4. Crear un sistema de comunicacin efectivo de ida y vuelta con la comunidad del colegio. 5. Puede ser un mecanismo de informacin imprescindible para los padres y alumnos. 6. Promover ms actividades independientes de los alumnos, (Deportiva, culturales) 7. Corriente favorable hacia todo lo participativo y empoderamiento comunitario. 8. Trabajar ms de cerca con el colegio, respecto a consolidar valores. 9. Puede servir como instrumento de interrelacin y comunicacin entre padres y profesores, padres y direccin, y otras.

4.

IV.

Comunicacin

5.

6.

V.

Filosofa de Trabajo

7.

Ser percibida como instancia sin capacidad de renovacin, carente de propuestas y sin validez para dar soluciones efectivas. Corrientes ideolgicas radicales que pueden poner en peligro la autonoma e independencia del colegio alemn. Podra cuestionarse la limitacin de su accionar y perder apoyo de la comunidad educativa. Falta de inters en participar por parte de los padres.

VI.

Participacin 10. Constituir a la asociacin como la nica instancia con representacin vlida. 11. Goza de reconocimiento de instituciones educativas y no educativas (por ej. consigue patrocinio/apoyo de empresas). 12. Tiene la posibilidad de ganar ms protagonismo gracias a que es reconocida por el Reglamento Interno del colegio como instancia vlida para representar y ejercer los derechos de los padres de familia (Cap. VI). 13. Fortalecer la capacidad econmica de la Asociacin. 14. Desarrollar un mecanismo financiero para poder cubrir a ms personas. 15. Ser una institucin slida financieramente capaz de solventar las actividades de la APF.

8.

9.

VII.

Reconocimiento

Perder legitimidad por falta de un plan de trabajo. 10. Hacerse ms invisible. 11. Perder el espacio ganado hasta ahora dentro y fuera del colegio.

VIII.

Sostenibilidad Financiera

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PREGUNTAS A RESPONDER
De acuerdo a los factores internos y externos, es posible formular un conjunto de preguntas en tres grandes grupos:

Gestin y posicionamiento de la APF Por qu nadie quiere participar de la APF?

Definicin del propsito de la APF Qu es y que hace la A.P.F.?

Campo de Accin en relacin a padres de familia, estudiantes y colegio Cul es el campo de accin de la A.P.F.? Qu capacidad tiene la A.P.F. de llegar a la direccin con planteamiento de problemas rutinarios y de obtener respuesta? Como puede la A.P.F. lograr que el colegio realice actividades extracurriculares (deportes, cultura, valores). ? En qu medida la A.P.F. puede participar en el colegio? Existe una instancia de relacionamiento entre el colegio y la A.P.F.?

Porque la A.P.F. no tiene representatividad? Qu posibilidad hay de que el periodo de cada gestin de la directiva sea ampliado? Cmo se puede mejorar los canales de comunicacin hacia los padres? Cmo hacer la gestin de la APF sostenible?

Cul es el criterio que se toma para otorgar becas? Cul la funcin de la A.P.F.? Para qu sirve? Qu esperan los dems miembros de la comunidad de la APF?

ROLES DE LA APF
Con el fin de aclarar los roles de la APF se han definido cuadro pilares de accin que definen su filosofa de trabajo:

Solidaridad
Aprovechar la estructura de comunidad para beneficios solidarios para las familias, becas, seguro. Solidario a: Padres Alumnos

Representatividad
Canalizador de inquietudes de los padres en relacin al servicio que presta el colegio. Canal Facilitador: Ms resolucin de problemas. Mas orientacin

Complemento a actividades de formacin

Fomentar, promover y apoyar actividades especficas y positivas

Canal de Comunicacin

colegio  padres Promover, informar e involucrarse en la solucin de problemas humanos y acadmicos.

Canal de comunicacin

Promover actividades que generen inters en los padres.

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LOS ESCENARIOS A CONSTRUIR Y EVITAR

Para la definicin de los objetivos y estrategias se ha procesado las siguientes ideas: 1. Qu debera ocurrir por parte del colegio para que su visin y misin sean realizables? Poder contar con el apoyo de la comunidad. Socializar adecuadamente los planes. La visin y misin del colegio debera ser difundida y entendida por los miembros de la comunidad del colegio. Seguir con una actitud de apertura a las iniciativas de la APF. Tener una relacin ms estrecha con la APF. Sugerir acciones en reas comunes de trabajo. Desde el colegio se observa una verdadera intencin por mejorar la gestin de toda nuestra comunidad educativa de manera integral. Esperamos que esta nueva lgica no se quede slo en papeles sino que se traduzca en hechos y decisiones cuando se lo requiera. 2. Qu debera ocurrir por parte de los padres de familia para que su visin y misin sean realizables? Contar con una agenda de trabajo de mediano plazo. Contar con una directiva que lidere el desarrollo de la agenda de trabajo. Socializar adecuadamente este plan. Tener el apoyo del colegio. La visin y misin de la APF debe ser difundida y entendida por los padres de familia. Cambiar su actitud de indiferencia por una de mayor participacin e involucrarse ms en la dinmica del colegio y, en consecuencia, de la APF. De parte de los padres, se necesita un genuino inters hacia el desarrollo integral de los hijos, ms all de la parte acadmica. Inters que se reflejara en una participacin ms efectiva en las actividades que la APF organiza. No se necesita que todos los padres participen en todo; pero necesitamos que apoyen las iniciativas de la APF de la forma que cada quien pueda hacerlo. Combatir la indiferencia, mayor involucramiento. 3. Qu debera ocurrir por parte de los alumnos para que su visin y misin sean realizables? Tomar conocimiento del plan. Canalizar algunos objetivos a travs del CECA, Centro de Estudiantes del Colegio Alemn. Los alumnos podran tener ms actividades Extracurriculares Acercarse y relacionarse ms con la APF. Sugerir reas de accin comunes. En realidad se necesita una mejor actitud hacia el colegio en general. Los padres focalizan nicamente aspectos acadmicos y por tanto los estudiantes tambin. Aprender a valorar al colegio como un espacio para el desarrollo de sus aptitudes y destrezas sociales, fsicas, intelectuales, ms all del plano acadmico 4. Qu debera ocurrir por parte de la influencia externa para que su visin y misin sean realizables? Es importante que colaboren con algunos principios bsicos, especficamente el del respecto al resto de la comunidad. Actualmente, en Bolivia hay una tendencia favorable hacia todo lo que es participativo, empoderamiento comunitario, etc; pero con un fuerte ingrediente ideolgico basado en lo tnico. Si logramos eliminar todos los componente ideolgicos contrarios a nuestra misin y visin, podramos subirnos al carro del cambio y no quedar excluidos o al margen de lo que est pasando en el pas. No debemos convertirnos en una isla, debemos mantener nuestra identidad (de toda la comunidad educativa del colegio alemn) sin excesos para no generar posiciones radicales en contra
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5.

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6.

7.

8.

Qu podra ocurrir por parte del colegio que afectara la realizacin de su visin y misin? Principalmente que los objetivos de una u otra parte no sean coincidentes. No difundirla y hacerla entender. No tomar medidas para que la visin y misin sean alcanzadas Retiro de su apoyo y el reconocimiento. Poner lmites a acciones destinadas a complementar el desarrollo humano y acadmico. Mantener posiciones radicales, cerrarse a los cambios que puedan surgir a partir de este proceso de institucionalizacin y modernizacin de la APF, en el cual estamos hoy involucrados. Qu podra ocurrir por parte de los padres de familia que afectara la realizacin de su visin y misin? Que no se cumplan algunos valores bsicos, como ser respeto. No ejecutar los planes y estrategias planificadas. Retiro de reconocimiento y apoyo econmico. Mayor apata para participar en actividades de la APF. Que no se involucren, que se mantengan al margen de todo lo que ahora estamos haciendo, que no se identifiquen con todo este proceso, Que desconozcan nuestros roles y se generen expectativas erradas Qu podra ocurrir por parte de los alumnos que afectara la realizacin de su visin y misin? No estar alineados a la visin y misin del colegio de la APF Retiro del reconocimiento que le ha otorgado, por ms pequeo que este sea. Indiferencia ante las sugerencias de trabajo conjunto. Que desconozcan la representatividad de la APF y trabajen al margen de nosotros o sean apticos e indiferentes. Qu podra ocurrir por parte la influencia externa que afectara la realizacin de su visin y misin? Actualmente una amenaza llega a ser la situacin poltica del pas, especialmente respecto a lo que educacin privada se refiere. Retiro del apoyo y el reconocimiento hasta ahora conseguidos. Cualquier cambio de polticas sobre la educacin privada en nuestro pas puede afectarnos en tanto nuestra misin y visin es complementaria al colegio.

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Enfoque e Estrat gico CONSTRUYENDO LA VISIN Y MISIN DE LA A APF

El objetivo o es usar esta a herramienta a para afinar r la direccin n del APF y que q el PEI sea a una herram mienta dinmica de gestin. La Brjula NOS S E ser la prin ncipal herramiienta gua de e la gestin es stratgica del APF.

Cul debera ser el Norte de la organizacin dentro de los siguientes 5 aos? Qu Objetivos Estratgicos se deben cumplir para alcanzar la Visin ? n?
E S M A R T pecficos edibles lineados ealistas iempo lmite

N O E

Definir cada objetivo de acuerdo a:

( C a d a e s c e n a ri o e s u n c o n ju n to d e r e s u lta d o s in t e r n o s y e x te r n o s re a lc a n z a d o s a tr a v s d e e s tr a t e g ia s , p r o y e c to s y a c c io n e s .)

Qu Escenarios se deben construir para alcanzar llo os objetivos y que Escenarios se deben evita r que puedan ar afectar el xito de la gestin?

Cmo es posible crear Sinergia para lograr la visin? (Para lograr SINERGIA es posible considerar a directores, instituciones, personas internas y externas)
M de la APF A , de tal for rma que complemente la gestin g estratgica El Norte resumir la Visin y Misin a mismo tiemp po represente e las expectat tivas de los pa adres de familia. del colegio y al os Objetivos Estratgicos E d definirn las prioridades y ra ango de acc cin de la APF F de acuerdo o a las Lo ne ecesidades y expectativas de la comu unidad educa ativa, con esp pecial atenci n a los padr res de fa amilia. Los objetivos estarn n divididos en n las 4 perspec ctivas del Cua adro de Mand do Integral: o o Cliente e: Para garan ntizar que exiista un enfoq que de satisfa acer expectativas no aten ndidas por pa arte del coleg gio, alumnos, padres p de fam milia y dems miembros de e la comunida ad. Gestin Organizacio onal: Para que se optimice e la gestin op perativa y hum mana de la APF A de acuerd do a los obj jetivos trazad dos y tareas que debe ejecutar. Es a travs de e esta perspe ectiva que se s definir lo os roles de los miembro os de la APF, su arquite ectura organi izacional, los procesos que e deben ser ejecutados e y recursos ope erativos que deben d ser usa ados para alcanzar los obje etivos trazado os. Financ ciera: Para qu ue se tenga un na gestin financiera eficie ente que perm mita administrar los recurso os econmicos de la APF de acuerdo a sus prioridades y objetivos que pret tende alcanz zar anualmen nte. Innova acin y Desar rrollo: Para qu ue exista un proceso de me ejora continua a de la gesti n de la APF, y sta sea institucionaliza i ada y sostenible para futu uras generacio ones de alum mnos y padres s de familia.

Lo os Escenarios s sern las consecuencia c as de diferen ntes etapas construidas de d acuerdo a los objetivos traza ados, estrateg gias ejecutadas para mantener continu uamente la in nstitucionalida ad de a APF y proces so de fortalec cimiento cont tinuo de la AP PF dentro de la a Comunidad d Educativa. la La a Sinergia es la gestin es strategia especfica de co on quin y cmo c trabajar en conjunto o con actores interno os de la com munidad y otro os actores ex xternos que puedan p ayudar la gestin de la A . APF

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Definiendo Objetivos OBJETIVOS INICIALES:

Objetivos I. Perspectiva CLIENTE: Objetivos tomando en cuenta Padres de familia, alumnos, colegio y otros actores que sean parta de la comunidad educativa A. Comunicar las actividades de la APF a los padres de familia.. B. Conseguir ms apoyo de la comunidad a las actividades de la APF o o o o o Nmero de confirmaciones de recepcin de mensajes. Uso de los buzones. Nmero de participantes en la primera reunin de padres. Ms padres participando en ms actividades Estudiantes trabajando en coordinacin directa con la APF Ms acceso a nuevas tecnologas Indicadores

C. Crear un sistema de comunicacin efectivo con los padres de familia. D. Informar mediante este sistema que es lo que hace la APF, sus planes y objetivos a corto y largo plazo. E.

Mediante una campaa posicionar en la mente de los padres o de familia que la APF tiene la representacin legtima de los padres, que los puede representar ante cualquier ente del colegio, ayudar financieramente (en forma limitada) y desarrollar proyectos en bien de la comunidad del colegio. Implementar mejores canales de comunicacin con la comunidad educativa hasta enero de 2008 (va internet, buzn de sugerencias).

F.

G. Concienciar a los padres sobre la importancia de ser represente de su grado antes de las elecciones de la gestin 2008. (informacin va internet, impresos). Hacer conocer las funciones de los vocales y cun vital es su participacin a lo largo del ao. H. I. J. Promover una participacin ms efectiva de los padres de familia Estrechar relaciones con las organizaciones estudiantiles del colegio Apoyar los procesos de innovacin tecnolgica del colegio.

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Objetivos II. Perspectiva Gestin Organizacional: Objetivos tomando en cuenta la institucionalidad, gestin de procesos, organizacin y funcionamiento de la APF. A. Hacer la cosas bien B. Mantener un canal de comunicacin abierto con el colegio y el Centro Escolar Alemn

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Indicadores o Ver respuesta de los padres en respuesta a mail, sugerencias, etc.

C. Apoyar iniciativas de parte del colegio D. Crear comisiones de trabajo integradas por un miembro de la directiva de la APF y varios miembros (dependiendo de la comisin) de las directivas de curso (preferentemente) y finalmente por padres voluntarios con ganas de trabajar. E. Apoyar al trabajo de estas comisiones brindndoles apoyo financiero, capacitacin y cualquier apoyo que la comisin requiera. Iniciar una campaa para reforzar la imagen de la APF ante la comunidad educativa hasta enero de 2008. (carteles, boletines impresos, boletas de sugerencias).

F.

G. Desconcentrar y equilibrar todos los roles de la APF de manera de afectar positivamente a un mayor nmero de alumnos y padres H. Representar adecuadamente, oportunamente y de forma ecunime los casoso especiales ante el colegio a travs de un Tribunal de Honor o similar Elaborar un plan de accin para la gestin 2008 e incluir en el calendario impreso del colegio las actividades principales de la APF. Dar informacin sobre las actividades de la gestin 2007 el da de las inscripciones 2008, y dar un adelanto de los objetivos para el 2008.

I.

J.

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Objetivos III. Perspectiva Financiera: Objetivos tomando en cuenta la gestin financiera de la APF. A. Ampliar la capacidad de recaudar fondos B. Hacer mejor uso de los recursos financieros para poder ayudar a mayor cantidad de grupos familiares en el colegio.

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Indicadores

C. Llevar una gestin transparente del uso de fondos de la APF. D. Crear un fondo administrado en fideicomiso por una institucin financiera dedicado a brindar varios tipos de seguro a los padres de familia (seguro de estudios- en caso de muerte del padre hasta salir bachiller, en caso de cesanta por 3 meses. Seguro medico y contra accidentes.) E. Hacer por lo menos un esbozo del Presupuesto 2008 antes de terminar la gestin 2007, con el fin de poder iniciar actividades ya al comenzar el 2008.

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Objetivos IV. Perspectiva Innovacin y Desarrollo: Objetivos tomando en cuenta que debe hacer la APF para ser innovadora y tener un desarrollo eficaz de su gestin para siguientes generaciones A. Coadyuvar ms de cerca con los planes del colegio B. Ser un canal de comunicacin complementario e influyente del colegio hacia nuestros hijos

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Indicadores

C. Unificar criterios para establecer y consolidar algunos valores D. Realizar consultas a la comunidad del colegio (padres, alumnos, profesores) sobre proyectos que deseen que la APF realice. E. Hacer de los proyectos a realizar sean de los padres, o de actores que los propusieron (alumnos, profesores, etc.) y que meritos por el xito de estos recaigan sobre los que ejecutaron para crear un sentido de pertenencia a asociacin. los los los la

F.

Recabar informacin sobre actividades de instituciones parecidas en otros colegios del interior y exterior para aprender de esas actividades y tratar de adecuarlas a la realidad del colegio.

G. Realizar un plan de campaas en coordinacin con las distintas comisiones comunicacin, vialidad, deportes, valores- que sean aplicadas desde los primeros meses del 2008 y durante todo el ao. (Ej. Campaa: Deja a tu hijo en un lugar seguro, para mejorar la vialidad. 3 secretos para crecer: Comer bien, dormir lo suficiente y practicar un deporte, para incentivar el deporte.). H. Realizar un plan de accin con la comisin de valores para determinar qu valores se deben fomentar, cmo hacerlo y darle continuidad. Realizar un levantamiento de datos de los padres el da de la inscripcin, de modo que podamos tener mejor contacto va internet o va telefnica. Encabezar acciones solidarias con instituciones (hogares de nios o ancianos) o con situaciones (desastres naturales). Elaborar un POA anual con actividades especficas para cada rea de gestin

I.

J. K.

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Resultados
La visin y misin planteados por la APF son los siguientes:

Visin
Ser una asociacin pro-activa, representativa, solidaria, con capacidad de gestin, complementaria a la misin del colegio, y reconocida por la comunidad educativa. Misin Apoyar y complementar el desarrollo humano y acadmico en la comunidad educativa del colegio.
Los Escenarios a construir planteados por la Visin y Misin se lograrn de acuerdo a los siguientes principios de xito: 1. Ser reconocidos por nuestra tradicin, representatividad activa de los padres de familia, y por trabajar mano a mano con el colegio por el bien de los alumnos; 2. Ser proactivos con propuestas oportunas, actividades productivas y motivadoras, y proyectos complementarios a la misin del colegio; 3. Representar adecuadamente, oportunamente y de forma tica y ecunime a los intereses y expectativas de los padres de familia; 4. Ser solidarios con todos los integrantes de la comunidad educativa, en las buenas y en las malas; 5. Poner en prctica: Lo que nos proponemos lo logramos. 6. Ser un canal oportuno y eficiente de comunicacin entre los padres y la comunidad educativa; 7. Buscar continuamente lo mejor para nuestros hijos.

Pilares Estratgicos COMUNICACIN REPRESENTATIVIDAD SOLIDARIDAD FORMACIN

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OBJETIVOS ESTRATGICOS DEFINIDOS

Objetivos Estratgicos I. Perspectiva CLIENTE: Objetivos tomando en cuenta Padres de familia, alumnos, colegio y otros actores que sean parte de la comunidad educativa. 1. 2. 3. Indicadores Encuestas a encuestas, etc. comunicados,

Implementar sistemas de comunicacin efectivos y oportunos. Afianzar la representativa de la APF en los padres. Ampliar los canales de solidaridad hacia adentro y afuera.

Nmero de participantes en las actividades de la APF. Nmero de beneficiarios iniciativa de la APF. de

II. Perspectiva Gestin Organizacional: Objetivos tomando en cuenta la institucionalidad, gestin de procesos, organizacin y funcionamiento de la APF. 1. Representar oportuna, adecuada y ecunimemente a los padres de familia ante la comunidad del colegio, bajo los lineamientos del Reglamento Interno del colegio y los estatutos de la APF. Trabajar sobre planes de accin bianuales, a travs de comisiones integradas por miembros de la APF y otros padres, conformando equipos ad-hoc para actividades tradicionales o habituales. Formalizar las herramientas de gestin.

Cantidad de comentarios a favor y en contra que llegan a la APF por canales formales o informales probados. Cumplimiento de los objetivos trazados por perodo o actividad. Efectividad del tiempo de las reuniones del directorio.

2.

3.

III. Perspectiva Financiera: Objetivos tomando en cuenta la gestin financiera de la APF. 1. Elaborar un POA bianual con actividades especficas para cada rea de gestin, revisando semestralmente. 2. Trabajar sobre objetivos mensuales de manejo de las finanzas de la APF. 3. Ampliar otras fuentes de financiacin para los proyectos de la APF. IV. Perspectiva Innovacin y Desarrollo: Objetivos tomando en cuenta que debe hacer la APF para ser innovadora y tener un desarrollo eficaz de su gestin para siguientes generaciones. 1. Establecer y mantener nexo directo y estrecho con la Direccin del Colegio como un efectivo canal de comunicacin y seguimiento de gestin. Complementar la formacin integral de los alumnos a travs de actividades extracurriculares, involucrando tambin a distintos actores de la comunidad del Colegio. Crear y actualizar bases de datos de mltiples criterios de bsqueda, de acceso libre y si posible annimo, para apoyar a las familias. Ampliar las comisiones invitando a otros padres que no sean directores, bajo la coordinacin de por lo menos un director.

Cumplimiento de los objetivos trazados en el POA anual y flujo mensual. Ingresos adicionales comparados con pasadas. logrados gestiones

Cantidad de actividades extras realizadas. Cantidad de participantes en dichas actividades. Cantidad de voluntarios participantes en las comisiones. Cantidad de enlaces realizados a travs de la base de datos. Problemas y situaciones atendidos y resueltos en coordinacin con padres y direccin.

2.

3.

4.

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LAS ESTRATEGIAS A EJECUTAR

Para cada objetivo es necesario definir las estrategias a ejecutar. Por favor llene los blancos e indique cmo se puede medir su xito. Ver ejemplo: Obj Cmo PERSPECTIVA CLIENTE Planificar una asamblea de padres para el inicio del ao escolar 2008 para comunicar lo ms relevante del PEI y convocar padres voluntarios para apoyo en diversas actividades de la APF. Re-organizar el sistema de comunicacin actual a travs del Herr Chukuta y con la inclusin de Boletines Electrnicos Cortos con lo ms relevante. Fomentar el envo de comentarios varios al correo central de la APF, para ser analizados, procesados y presentados en directorio. Formar Comits Ad Hoc para la atencin de casos especiales que requieren una atencin especial en representatividad de los padres, alumnos o colegio. Enviar cuestionario a los Padres de Familia con consultas especficas de la percepcin de representatividad de la APF para identificar los factores de cambio y oportunidades detectadas. Una vez procesada la informacin se debe formalizar los criterios de representacin para evitar malos entendidos y mantener la posicin intermediaria en la relacin entre padres y colegio. Convocar una reunin con padres voluntarios y directores del colegio para proponer lneas de accin, definir estrategias especficas de gestin social y solidaridad por parte del colegio y miembros de la comunidad educativa. Gestionar fondos de solidaridad complementarios a las actividades de becas, de acuerdo a las ideas y proyectos aprobados. Feb 2008 Cuando Quin Dnde Medios Con Cuanto

a.

Feb 2008

I 1

b.

Ene 2008

Comit Cliente

Colegio Internet

Por Definir

c.

a.

b. I 2 c.

Ene 2008 a Feb 2008

Comits Ad Hoc

Reuniones Directorio Internet

Por Definir

a.

I 3 b.

Sub - Comit de Solidaridad

Reuniones por Proyecto Internet

Por Definir

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Dnde Medios Con Cuanto

Obj

Cmo

Cuando

Quin

PERSPECTIVA GESTIN
a. Organizar el directorio internamente de acuerdo a las perspectivas del PEI para que se mantenga la concordancia con las acciones y objetivos propuestos. Desarrollar una gua corta del reglamento interno del colegio y de los estatutos de la APF, para comunicar a todos los miembros y aclarar dudas. Proponer una sesin especfica informativa a padres de familia al respecto del reglamento del colegio y funcionamiento de la APF. Luego socializar con dems padres de familia. Asignar a 2 personas del directorio por ao escolar para ser un canal directo de apoyo, anlisis y decisin para casos especiales que requieren una atencin especial. Estas personas podran atender regularmente a las reuniones del directorio del colegio. Desarrollar un plan de trabajo para el 2008 y 2009 de acuerdo a los lineamientos del PEI y presentarlo en la 1ra reunin de directorio del 2008. Revisar los cumplimiento de los planes bianuales 2 veces por ao escolar Desarrollar un acta de trabajo con objetivos, estrategias, responsables, indicadores y plazos para ser usado en las reuniones de directorio. Esta debe ser procesada en dos das, numerada y socializada a los miembros del directorio por correo electrnico. Asignar a la secretaria el rol de mantenimiento de las actas y de socializacin A partir de feb 2008 Comit de Gestin

b.

Colegio Asambleas Directorios Por Definir

II 1

c.

d.

a. II 2 b. a.

Colegio A partir de feb 2008 Comit de Gestin Directorio Asambleas Directorios Por Definir

II 3 b.

A partir de feb 2008

Directorio Secretaria

Directorios

n/a

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Dnde Medios Con Cuanto

Obj

Cmo

Cuando

Quin

PERSPECTIVA FINANCIERA
a. b. III 1 c. Conformar un comit especfico del control de la gestin financiera. Convertir el POA bi anual en presupuestos anuales para ser revisados mensualmente y reformulados semestralmente. Manejar el sistema financiero usando un sistema de saldo inicial + ingresos egresos = saldo final. Incluir en las asambleas una sesin de presentacin del manejo presupuestario.

Directorio A partir de Feb 2008 Comit Financiero Directorio n/a

d.

a. III 2 b.

El ltimo directorio del mes debe ser de revisin de cumplimiento objetivos operativos y financieros del mes en trmino y planificacin del nuevo mes. Implementar una hoja de control de flujo mensual incluyendo el saldo inicial + movimiento y proyeccin mensual.

Directorio A partir de Feb 2008 Comit Financiero Directorio n/a

a.

Para cada evento o proyecto, en el proceso de convocatoria de padres voluntarios se debe incluir sesin de ideas de captacin de fondos. Buscar dentro de los padres de familia, patrocinadores que puedan apoyar de forma empresarial algunos eventos como parte de su estrategia de responsabilidad social. Promover Endowments por parte de padres de familia y ex alumnos para proyectos especiales. Directorio A partir de Mar 2008 Comit Financiero Directorio n/a

III 3

b.

c.

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Dnde Medios Con Cuanto

Obj

Cmo

Cuando

Quin

PERSPECTIVA INNOVACIN Y DESARROLLO

IV 1 a. Definir y formar una comisin reducida a cargo de esta tarea, y pedir a la Direccin reuniones semanales de no ms de una hora, para estar al tanto de lo que pasa en el colegio y las acciones que se tomarn de acuerdo a los distintos temas que puedan surgir. Realizar durante el ao 08 por lo menos un evento a nivel colegio con el objetivo de fortalecer algn valor. (Puede se limpiar el colegio, recaudar fondos para ayuda a la comunidad, etc.) Apoyar a 3 agrupaciones existente o nuevas del colegio existente, a las que se apoyar a todo nivel para ayudar que puedan cumplir con sus objetivos propios. (Banda, Big Band, Scouts, Gimnasia, Voleibol, Atletismo, Tenis, Montaismo, Natacin, etc.) Obtener emails de todos los padres. Disear folleto de los objetivos de esta encuesta, disear formulario, establecer base de datos, hacer accesible la informacin. Definir las comisiones que deberan ser permanentes de acuerdo a los nuevos objetivos: (Ej. Recaudaciones, Nexo Direccin, Deportiva, Eventos y Valores, Agrupaciones, etc). Establecer reuniones de trabajo para las comisiones. Invitar a padres a unirse a las comisiones. Constante Comisin Innovacin y Desarrollo Colegio Eventos Por Definir Comisin Especial No se aplica

Semanal

Colegio

a.

1 / ao Comisin Innovacin y Desarrollo Trimestral

IV 2 b.

Colegio

Por Definir

a. IV 3 b.

a.

IV 4 b. c.

Constante

Sub Comisiones por Actividad

Colegio Eventos Reuniones

Por Definir

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LA GESTIN DE TRABAJO (FACTORES CRTICOS DE XITO)

Los FCE son los criterios acordados que definirn el xito del funcionamiento de la APF FCE Descripcin Poder conformar comits de al menos 2 personas a cargo de diferentes procesos de trabajo y que convoquen la participacin voluntaria de al menos 3 padres adicionales seleccionados por inters, disponibilidad de tiempo y motivacin. Comisin de valores: Identificar cules son los valores sobre los que hay que trabajar de manera urgente y sugerir acciones para hacerlo. Comisin de comunicacin: Elaborar un plan de acciones para mejorar la comunicacin y la informacin dentro de la APF y con la comunidad educativa. Planificar una salida ms ordenada y peridica del Herr Chukuta. Comisin de vialidad: Preparar un plan para ir desarrollando a lo largo del ao. Comisin de actividades: Sugerir actividades que no estn en el cronograma ya establecido. Comisin de deportes: Desarrollar un plan de actividades que incluya no slo festivales deportivos, sino quiz un club de algn deporte. Comisin econmica: Preparar un presupuesto anual teniendo en cuenta las actividades de cada comisin y otras, en coordinacin con el colegio (biblioteca), alumnos (ceca, banda).

Funcionamiento a travs un cronograma tentativo de acciones en el que participen todas las comisiones y comenzar el trabajo desde el primer da de clases del 2008. Cada comisin debe tener ya una labor especfica en la cual trabajar. Funcionamiento bajo un sistema de trabajo con adecuadas de gestin para ir monitoreando el desarrollo de los objetivos establecidos. Ej Agenda de trabajo, actas de avances, presupuestos.

Adecuada y oportuna socializacin del rol de la APF en la comunidad del colegio: Mantener permanente informados al comunidad del colegio sobre la actividades del colegio y de la APF y consolidarse como un canal formal hacia los padres.

Consolidacin de la APF como una instancia de resolucin de inquietudes o problemas de los padres de familia

Capacidad de incremento de recaudacin de fondos, para ampliar el nmero de familias que pueden ser ayudadas. Innovar o desarrollar alternativas para poder dar mayor cobertura de apoyo a las familias.

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CREANDO SINERGIA
El dicho La Unin hace la Fuerza es una simple versin de una realidad necesaria que puede lograr que un plan de cambio sea o no exitoso. Por esta razn es necesario que se trabaje de forma conjunta con personas y otras reas para que el cambio se d. Con quien crear sinergia Como crear la sinergia Mediante un trabajo coordinado par cumplir objetivos comunes. Tener un adecuado entendimiento de los roles de la APF y del CEA. Coadyuvar para el cumplimiento de los objetivos acadmico. Ayudar al cumplimiento del reglamento interno

Centro Escolar Alemn CEA

Direccin del Colegio

Alumnos

A travs del CECA, poder coordinar acciones para ayudarlos en los planes que tengan y que a la vez nos ayuden a socializar nuestras actividades.

Ex alumnos

Mantener un canal abierto con toda la comunidad de Ex alumnos, tambin padres de familia, para poder contar con su apoyo en actividades.

Representantes de los cursos y grados.

Conversar personalmente con cada representante de curso y de grado peridicamente, para tener una idea clara de problemas en los cursos, sugerencias, necesidades, etc. Enviar al menos un boletn informativo al mes, dando a conocer las acciones de la APF e informacin que pueda ser de su inters. Invitar a padres lideres a las reuniones para tratar temas especficos, como valores.

Padres de familia

Alumnos

Conversar personalmente con cada representante de los alumnos de cada curso para ver cules son sus problemas, sugerencias, necesidades, etc. Darles a conocer la disposicin de la APF a ayudarlos y apoyarlos. Delegar a un director para que tenga una relacin directa con el CECA, ello con el fin de saber ms sobre sus necesidades, puntos de vista, proyectos, etc, y detectar las reas en las que necesitan apoyo. Realizar al menos una reunin con los profesores para conocer sus puntos de vista, reclamos, observaciones, etc. Darles a conocer la disposicin de colaboracin y apoyo.

CECA

Profesores

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Mapa Estratgico 2008 a 2012 APF Colegio Alemn

Principios de xito
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Reconocimiento por resultados. Pro actividad complementaria a la labor de la comunidad. Representatividad activa, oportuna y tica. Solidarios con todos integrantes de la comunidad. Lo que nos proponemos lo logramos Canal de comunicacin oportuno y eficiente. Buscar continuamente lo mejor para nuestros hijos.

Visin
Ser una asociacin pro-activa, representativa, solidaria, con capacidad de gestin, complementaria a la misin del colegio, y reconocida por la comunidad educativa.

Misin
Apoyar y complementar el desarrollo humano y acadmico en la comunidad educativa del colegio.

I. Enfoque Cliente II. Enfoque Gestin III. Enfoque Financiero

1. 2. 3. 1. 2. 3.

Implementar sistemas de comunicacin efectivos y oportunos. Afianzar la representativa de la APF en los padres. Ampliar los canales de solidaridad hacia adentro y afuera. Representar oportuna, adecuada y ecunimemente a los padres de familia. Trabajar sobre planes de accin bianuales. Formalizar las herramientas de gestin.

1. 2. 3.

Elaborar un POA bianual con actividades para cada rea de gestin. Trabajar sobre objetivos mensuales de manejo de las finanzas de la APF. Ampliar otras fuentes de financiacin para los proyectos de la APF.

IV. Enfoque Innovacin Desarrollo

1. 2. 3. 4.

Establecer y mantener nexo directo y estrecho con la Direccin del Colegio. Complementar la formacin integral de los alumnos. Crear y actualizar bases de datos de mltiples criterios de bsqueda y enlaces entre padres de familia Ampliar las comisiones invitando a otros padres voluntarios. C R S F

Los Pilares Estratgicos COMUNICACIN REPRESENTATIVIDAD SOLIDARIDAD FORMACIN