Tema 2 EL PROCESO DE DIRECCIN Y LA TOMA DE DECISIONES

Introduccin
Se suele plantear una problemtica para distinguir entre los conceptos de direccin, gestin y administracin.

Concepto de Direccin y Niveles Directivos

El trabajo del directivo es combinar los recursos humanos y tcnicos hacia los objetivos de la empresa. Se requiere una sistemtica respuesta a los cambios del entorno empresarial. Dirigir consiste en conseguir los objetivos de la empresa mediante los factores disponibles, desarrollando las funciones de planificacin, organizacin, gestin y control. Los principios directivos son de aplicacin general para empresas, museos, etc. Los niveles directivos forman la pirmide jerrquica que se puede desglosar en: ALTA DIRECCION Presidente y altos directivos, que desarrollan los planes a largo plazo, elaboracin de nuevos productos, compra de empresas, etc. DIRECCION INTERMEDIA Directores de fbricas o jefes de divisin. Se ocupan de cuestiones especficas, desarrollan planes y procedimientos (cuantos vendedores se necesitan para una zona, seleccin de operarios, etc.) DIRECCION OPERATIVA, DE SUPERVISION O 1 LINEA Se encarga de desarrollar los planes de los mandos intermedios y estn en contacto directo con los trabajadores. En los tres casos antes vistos se deben tener cualidades entre las que podemos definir: 1. CUALIDADES TECNICAS Aunque no debe conocerse al detalle, si al menos unos mnimos conocimientos para comunicarse con todo el mundo. 2. CUALIDADES HUMANAS Deben mantenerse unas sinceras y buenas relaciones con los subordinados. 3. CUALIDADES REFLEXIVAS Enfocar los problemas de forma lgica y sistemtica, en un contexto mas amplio y a largo plazo.

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La Funcin de la Planificacin
Concepto de Planificacin
La planificacin comporta el establecimiento de objetivos, y la decisin sobre las estrategias y las tareas necesarias para alcanzarlas.

EL HORIZONTE TEMPORAL DE LA PLANIFICACION Planes a corto plazo (menor de un ao) y deben estar integrados en los planes a largo plazo, ya que sino no seran operativos. Planes a largo plazo: Duracin variable entre 3 y 5 aos los cuales se ejecutan con la planificacin estratgica.

ELEMENTOS DE LOS PLANES OBJETIVOS: o metas, es el resultado final que se espera conseguir con el plan. El beneficio es l ms comn. Si estn bien definidos permiten establecer prioridades. POLITICAS: Lneas que orientan el pensamiento y la accin p. e. productos de gran calidad y elevado precio, lo que a largo plazo dar una buena imagen a la empresa. PROCEDIMIENTOS: guas especificas de actuacin. Sealan los pasos que hay que dar para actividades como la contratacin de persona, etc. Suelen ser criticados al ser considerados como burocracia o papeleo. REGLAS: Son ms estrictas que los procedimientos. Sealan lo que se puede y no se puede hacer en momentos definidos. PRESUPUESTOS: Expresan las expectativas en cifras. No todos son financieros (caja, ingresos, previsiones de ventas, etc.)

EL PROCESO DE PLANIFICACION Deben seguirse las siguientes fases: 1. Reconocimiento de las oportunidades existentes: existen sectores sin cubrir?, Hay que buscarlas para que cuando ocurran se est al tanto. 2. Seleccin de los objetivos del plan. El plan debe tener objetivos claros y concisos. 3. Identificacin y creacin de alternativas. Se han de identificar las distintas alternativas para conseguir los objetivos.

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4. Evaluacin de las alternativas. Todas han de evaluarse con precisin para detectar sus ventajas e inconvenientes. 5. Seleccin de una alternativa. Si se han seguidos los pasos anteriores es fcil seleccionar la adecuada, pero hay que afinar ya que nunca se tiene toda la informacin adecuada para tomar una decisin, pero hay que tomarla 6. Seguimiento del plan. Como hay muchas variaciones, el plan debe ser seguido.

DE LA PLANIFICACION A LA DIRECCION ESTRATEGICA Hay tres etapas sobre la planificacin de la direccin. 1. Planificacin a largo plazo. Al principio era una lnea que segua la planificacin anual, pero ahora se tienen en cuenta factores de crecimiento, etc. 2. Planificacin estratgica. Aparte de planificar a largo plazo, hay que realizar un diagnstico estratgico de la empresa, y generar diversas alternativas. p.e. antes de adoptar los presupuestos se deben debatir las opciones estratgicas. 3. Direccin estratgica. Trata de facilitar al personal de todos los niveles herramientas y ayuda para gestionar el cambio estratgico. Se trata de superar los inconvenientes de la planificacin estratgica que son: - La planificacin estratgica se centra en variables econmicas y tecnolgicas, no en las psicosociopolticas. - En la relacin empresa-entorno, se parte de que el interior de la empresa no se toca, sino que se aprovecha lo bueno y se atrinchera lo malo, pero no se cambia la empresa. - Se enfatiza en la formulacin de las estrategias pero no en el ambiente y creacin de condiciones.

La funcin de la Organizacin
CONCEPTO As como la funcin de la planificacin genera un objetivo, la de organizacin hace que los planes se lleven a efecto entre todos los elementos del sistema. en una entidad bien organizada nadie es imprescindible Organizar es dividir el trabajo entre las personas o grupos, y coordinar sus actividades LA DEPARTAMENTACION El principal objetivo de toda organizacin es la divisin del trabajo. Se llama departamentacin a dividir el trabajo entre los distintos departamentos. los organigramas son grficos en los que se representan los departamento y las relaciones que entre ellos existen.

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Los tipos de departamentos son: 1. Departamentacin por funciones. Se separan las tareas segn los principales tipos de actividades (marketing, produccin, recursos humanos. A su vez se subdividen en otras. Es tpica de la alta direccin. Departamentacin por territorios. Suele ser para el marketing. Es mas bien geogrfica. Para cada territorio se nombra una. Departamentacin por productos. Es para empresas que fabrican productos muy diferentes, o muchos. Tambin tiene subdivisiones. Departamentacin por procesos. Es frecuente en el rea de fabricacin. separando el trabajo en varios procesos. Departamentacin por procesos y canales de distribucin. La departamentacin se puede hacer en funcin de los distintos tipos de clientes y representantes.

2. 3. 4. 5.

TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS Tenemos 4 tipos de estructuras organizativas: 1. Lineal. La estructura lineal es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados. p.e. la estructura militar. Vale para pequeas empresas, y suele tener problemas de lentitud, ser poco flexible para adaptarse a los cambios del entorno. 2. En lnea y staff. Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staffs Los departamentos en lnea se ocupan de las decisiones, y los staffs realizan apoyo y asesoramiento. Segn el grfico del libro de texto, las lneas rectas representan la linealidad y las discontinuas el staff. Esta estructura y la matricial son las nicas formas para cubrir la organizacin en las pymes. 3. Estructura en comit. Es aquella en la autoridad y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo de personas en vez de una. En ella se rene el comit, por lo general para tomar una decisin, y suele complementar a la de lnea o staff. Suele aplicarse para la creacin de un nuevo producto, donde se renen los distintos departamentos para decidir. Suele tener detractores por su lentitud y ser conservadoras. 4. Estructura matricial. Se trata de una estructura en la que especialistas de diferentes partes de la organizacin se une para trabajar en proyectos especficos. Suele responderse entre dos superiores en vez de uno, utilizndose en la NASA en el proyecto Apolo. Se observa una doble autoridad, la autoridad de lnea (habitual) y la autoridad de proyecto (especfica. Para evitar doble mando el director de proyecto suele responder ante el director general. Es gil y flexible,

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pero como el director de proyecto no aglutine a los operarios, puede traer problemas. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD La autoridad es el derecho o capacidad de mandar, de hacerse obedecer. La responsabilidad es la obligacin de la persona de llevar a efecto las tareas que le han sido asignadas Ha de haber relacin entre la autoridad de las personas y la autoridad que se les confiere. EL LIMITE DE LA DIRECCION O LIMITE DEL CONTROL Los directivos tienen limitaciones en cuanto al nmero de actividades y de subordinados. La delegacin de autoridad consiste en asignar una tarea a un subordinado, conferirle autoridad para desempearla, y controlarles para ver si la desempea. El limite de la direccin, o limite de control es el nmero de personas directamente a cargo de un directivo Y depender del trabajo, conocimientos, etc. CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION Se trata de la concentracin de la mayora de las decisiones importantes en unos pocos puestos de la cspide de la organizacin. La descentralizacin ocurre cuando se toman las decisiones a mas bajo nivel sobre todo las decisiones rutinarias. LA ORGANIZACIN INFORMAL Hasta ahora, se ha visto la organizacin formal, con sus tipos. Pero con el paso del tiempo se van creando relaciones, nuevos roles que deben ser controlados por los directivos, no debindose escapar de las manos de la empresa esta organizacin informal.

La funcin de Gestin o Direccin en sentido restringido

CONCEPTO Gestionar consiste en hacer que las personas de la organizacin cumplan sus funciones y obligaciones para alcanzar los objetivos deseados. Una vez planificado y organizado, debe realizarse, para lo que se necesita liderazgo y motivacin a las personas que se tiene a cargo. TEORIAS SOBRE EL LIDERAZGO Se han estudiado los siguientes enfoques

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1. Proceso de incidencia social. Se ejerce a travs de la comunicacin sobre las conductas de los individuos. 2. Elemento vinculado a la motivacin. Cuando mas motivado est el subordinado, mayor grado de obedecimiento. 3. Propiedad personal. Conjunto de rasgos (como es el lder) y de conductas (como se comporta el lder), para influir en las conductas de los seguidores. El liderazgo ha pasado a ser elemento bsico de la cultura. ESTILOS DE LIDERAZGO Un estilo de liderazgo es la forma e comportarse el lder con sus seguidores. Podemos distinguir los siguientes tipos de comportamiento: 1. Autocrtico o autoritario. Toman decisiones sin consultar con los subordinados. Son dogmticos y esperan de forma absoluta que estos acaten el mando. 2. Democrticos. Hacen que sus subordinados participen en las decisiones. Son abiertos. 3. Laissez faire o dejar hacer. Dan poca orientacin a los subordinados, dejando que estos decidan por si mismos. El ejercicio de autoridad podra ir de 1 a 7 siendo 1 el autoritario y 7 el laissez faire. Hay teoras que consideran que existe un liderazgo nico que es el mejor para todas las ocasiones, pero el enfoque contingencial opina que para diferentes

LAS TEORIAS X E Y Douglas McGregor observ que el comportamiento del lder depende de la visin que tenga de las personas, con dos teoras extremas X e Y. 1. Teora X. Dice que los subordinados trabajan poco, sin ambicin, evitan las responsabilidades, prefieren que les manden, se resisten a los cambios, son crdulos y si no es por la direccin no haran nada. Teora Y. Consideran el trabajo como un juego, se autodirigen hacia objetivos, buscan responsabilidades, tienen imaginacin, motivacin y sumen los objetivos.

2.

Segn Mc Gregor, en funcin de la visin que tiene el lder de los subordinados depende el comportamiento de estos. Si son todos X tender a ser autocrtico, y si son todos Y democrtico. LA TEORIA Z

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Viene del Japn y fue descrita por Ouchi con estos principios: compromiso de empleo de por vida, lentitud de evaluacin y promocin, consenso en la toma de decisiones, responsabilidad colectiva, control informal e implcito y total cuidado de los empleados. LA MOTIVACION Para que las personas realicen las actividades bien, deben estar motivadas. La mejor forma de que las personas se motiven es tratndolas como a tales, que se consideren como empresa, para lo que se debe delegar autoridad, comunicar a las personas lo que se espera de ella, reconocer sus mritos, que dispongan de medios para que sepan sus progresos, que participen en decisiones que conciernen a sus trabajos, facilitar la formacin y desarrollo personal. asegurar que la remuneracin y promocin sean acordes, estimular la creatividad de las personas. etc.

La funcin de Gestin o Direccin en sentido restringido

CONCEPTO Tras planificar, organizar y conseguir que se ejecute, los directivos han de ejecutar la opcin de control. Controlar significa ajustar, comparar los resultados reales con lo que se haba planificado, y ajustar las diferencias negativas Para controlar hay que fijar unos estndares para un tiempo futuro, medir los resultados reales, comparar lo real con lo estndar, determinar las razones de las diferencias y tomar las medidas oportunas. EL PROCESO DE CONTROL Podemos dividirlo en las siguientes fases: 1. Planificacin. Comunicar los objetivos, con su poltica, reglas y dems a conseguir. 2. Recogida de informacin. Sobre los hechos reales, de forma mas o menos sofisticada, comparando con los estndares especificados y evaluando los resultados, si son positivos o negativos. 3. Medidas correctoras. No siempre son precisas. Pueden ser creadas por una mala planificacin. INCONVENIENTES DEL CONTROL Podemos citar los siguientes: 1. Coste. Las horas de los directivos ms el departamento 2. Represivo. Puede ser represivo si los empleados se pasan

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3. Confundir el objetivo. Puede darse que las polticas procedimientos y reglas parezcan ms importantes que los objetivos, y esto no es as. 4. Falseamiento de informacin. Pueden manipularse los datos por parte de los directivos para que estos sean favorables.. EL AUTOCONTROL Lo ideal es el autocontrol, de modo que no haya problemas, y se busca la poltica de cero defectos. Hoy por hoy se opina que la empresa debe orientarse hacia el cliente. Antes la empresa estaba orientada hacia s misma.

El proceso de Direccin en la Pequea Empresa

En la pequea empresa es habitualmente una persona la que realiza varias direcciones. Esto trae consigo falta de especializacin, pero tiene a su vez ciertas ventajas. 1. Al ser mas informales, el personal suele participar mejor. 2. La comunicacin es mas fluida y es ms fcil que todos estn informados. 3. Es ms fcil conseguir que todos alcancen la idea de grupo, que estn motivados para alcanzar los objetivos. 4. Mejor trato con los empleados, mas humano.

La direccin y la empresa como sistema

La interpretacin de una empresa como sistema, se planifica de la manera siguiente: Direccin-Planificacin-Organizacin-Gestin-Control Financiero, Comercial) (Dpto. de Produccin,